Entourage 2008 Calendar Quick Reference Guide Entourage 2008 quick book

Document Sample
Entourage 2008 Calendar Quick Reference Guide Entourage 2008  quick book Powered By Docstoc
					                                                                      Entourage 2008 Calendar Quick Reference Guide 
                                                                     Entourage 2008 Calendar Quick Reference Guide 
A. Entourage Terms                                                           E. Schedule a Meeting                                                  Schedule a Meeting cont’d.
            1. Calendar Event can refer to a personal appointment, a             1. Click New. A New Event window opens. 
                                                                                                                                                        11. Click Appointment and in the body of the e‐mail 
               meeting that you invite others to, or an all‐day event.           2. To invite others (or a resource) to the meeting, click 
                                                                                                                                                            message area, type the details or comments about the 
            2. Tasks are action items that display in a To‐Do List that             Invite. 
               you can view alongside your calendar or independently             3. In the To: field, type the name of the person you want 
                                                                                                                                                        12. If the event is recurring, set the recurrence pattern and 
               on the desktop by using the My Day application.                      to invite. The system will automatically search for the 
                                                                                                                                                            range (see Section J: “Schedule a Recurring Meeting”). 
                                                                                    name and offer you a list of possible matches in a 
                                                                                                                                                        13. To attach information: 
B. Change Daily, Weekly and Monthly Views                                           dropdown list (this may take several seconds to 
                                                                                                                                                              a. Expand the Attachments field (click triangle) and 
            With the calendar open, click Day, Work Week, Week or                   populate). 
                                                                                                                                                                 click Add. 
            Month to change the calendar views.                                     NOTE: Since the system searches all of your directories 
                                                                                                                                                              b. Locate and select the item, and click Choose. 
                                                                                    and Contacts, you may get more than one result for the 
                                                                                                                                                              c. If prompted, either Compress the attachment or 
                                                                                    same name.  
                                                                                                                                                                 click Cancel.  
C. Change Calendar Work Week Defaults                                            4. From the dropdown list of search results, click on the 
                                                                                                                                                        14. Click Send Now to invite attendees and resource.  
            1. From the Entourage menu, choose Preferences >                        correct name. 
                                                                                 5. To “invite” a resource to your meeting, in the To: field         
               General Preferences > Calendar. 
            2. In the Calendar section, set your desired first day of the           type in the resource’s e‐mail address (resource name +          F. Use Scheduling to Check Conflicts 
               week, and check the days to include                                  &nd.edu). Example:  r_main_700@nd.edu                               When scheduling a meeting, you can use the Scheduling 
               in your work week.                                                   NOTES:                                                              button in the meeting window to view attendee schedules 
            3. Set the work hours.                                                                                                                      to check for possible conflicts with the proposed meeting 
                                                                                      There is a list of resources on the Exchange website 
            4. Click OK.                                                                                                                                date and time. 
                                                                                        at (http://oit.nd.edu/exchange).  In the To: field, 
                                                                                        type the resource’s name you find on the list and               1. Either create a new meeting with attendees or open an 
            NOTE: Also from this screen you can make sure your 
                                                                                        add @nd.edu for the e‐mail address.                                existing meeting. 
            default time zone for new events is:  
                                                                                      It is recommended that you create an address book                2. Click Scheduling.  
            (GMT‐05:00) Eastern Time (US & Canada)  
                                                                                        entry for the resources you use regularly. This will               The horizontal bars show busy times for all attendees 
                                                                                        add them to your Contacts so they can be searched                  combined, as well as for individuals. The current 
D. Schedule an Appointment                                                              on.                                                                proposed meeting time is shown by a vertical box.  
            1. Click New. A New Event window opens.                              6. When the list of invitees is complete, click the gray box           3. To see schedule detail for individuals who have shared 
            2. In the Subject box, type an appointment title.                       in the upper left corner (or anywhere outside the                      their calendar with you, hover your mouse over the 
            3. In the Location box, type a location (e.g., My Office).              window) to close the window. The invitee names                         busy times (blue bars).  
            4. Set the date and Start and End time for the                          (including any resource you invited) appear in the Invite              NOTE: You will only see details for those who have 
               appointment.                                                         field of the notification e‐mail.                                      shared their calendar.  
            5. In the body of the e‐mail message area, type the details             NOTE: Once you are back in the e‐mail window, if you                4. To add additional attendees, click in the Invite field and 
               or comments about the appointment.                                   need to add others to the meeting, click in the Invite:                type in additional names.  
            6. If the appointment is recurring, set the recurrence                  field to re‐open the search window.                                 5. To change the meeting time and/or date, use the Start 
               pattern and range (see Section J: “Schedule a Recurring           7. In the Subject box, type a meeting title.                              and End date and time fields or drag the vertical box on 
               Meeting”).                                                        8. In the Location field, type the name of the resource you               the grid. You can also use the scroll bars to move to 
            7. Close the window (click the red button). If prompted,                added to the invite field. If you did not invite a resource,           new times and dates. 
               click Save.                                                          type in the meeting location.                                       6. When the meeting is set, click Send Now or Send 
                                                                                 9. Click Scheduling to check for conflicts (see Section F:                Update. 
                                                                                    “Use Scheduling to Check Conflicts”). 
                                                                                10. Set the date and start and end time for the meeting.  

Office of Information Technologies                                                               University of Notre Dame                                                                          February 10, 2009 
Entourage 2008 Calendar  Page 2 of 4 
G. Modify a Meeting You Scheduled                                   I. Copy a Meeting                                                   K. Cancel an Item You Scheduled 
     1. Double‐click on the meeting to open it.                        To save time in scheduling meetings, you can duplicate               1. Double‐click the scheduled item to open it.  
     2. If the meeting is not recurring:                               any meeting you scheduled; however, this will not check              2. If the meeting is recurring, choose Open this one or 
          a. Change the meeting options as necessary, such as          attendee schedules for conflicts.                                       Open the series and click OK. 
             subject (meeting title) or attendees, etc.                                                                                     3. Click Cancel Invite. 
                                                                       To duplicate a meeting, hold down the Option key and 
          b. Click Send Update.                                                                                                             4. Click Yes (with or without comments) to notify invitees 
                                                                       click and drag the meeting you wish to copy to a new 
       If the meeting is recurring and change is only needed for                                                                               and click OK. 
                                                                       date/time on the calendar. 
       part of the series:                                                                                                                  5. If you chose to send with comments, enter message and 
          a. Choose Open this one and click OK.                                                                                                click Send. 
          b. Change the meeting options as necessary, such as       J. Schedule a Recurring Meeting                                      
             subject (meeting title) or attendees, etc.                1. If necessary, double‐click on the meeting to open it.         L. Schedule an All‐Day Event (vacation, holiday, 
          c. Click Send Update.                                        2. In the Occurs: dropdown menu, choose one of the 
                                                                          default patterns.                                                etc.) 
       If the meeting is recurring and the change applies to all 
                                                                       3. Choose Edit to customize the pattern and/or range.                1. Click New. A New Event window opens with the 
                                                                       4. Click OK.                                                            Appointment window displayed. 
          a. Choose Open the series and click OK. 
                                                                       5. Click Send Now or Send Update.                                    2. In the Subject box, type an event title.  
          b. Change the meeting options as necessary, such as 
                                                                                                                                            3. In the Location box, type a location (e.g., My Office). 
             subject (meeting title) or attendees, etc.                NOTES:                                                               4. Check All‐day event and change the date as necessary.  
          c. To change the recurrence pattern, use the Occurs           Schedule recurrences for an existing meeting: With the             5. If the event is recurring, set the recurrence pattern and 
             dropdown menu or click Edit, make changes and               meeting open, from the Occurs: dropdown menu,                         range (see Section J: “Schedule a Recurring Meeting”). 
             click OK.                                                   choose a recurrence pattern and, if necessary, click Edit          6. By default, the time in your calendar will show as busy. 
          d. Click Send Update.                                          to alter the pattern or set a date range.  Click OK and               To change this, click the Status dropdown menu and 
     NOTES:                                                              Send Update. When you send an update, the original                    choose another option. 
      You can drag and drop a meeting to another date or                meeting notification e‐mail is automatically moved to                 NOTE: If you are “inviting” others to an event just to 
       time on your calendar. When you are asked if you want             the attendee’s Deleted Items folder so only the most                  keep them informed, be sure to set the Status as Free 
       to send an update to attendees, choose Yes, either with           recent (the correct) invitation is visible in the Inbox.              before you send the invitation, so the time will not be 
       or without comments, then click OK (clicking “Cancel”            Change a single occurrence of a meeting in a series: You              blocked on their calendars. 
       will cancel the move). If you choose “with comments,”             can change the date and/or time of a meeting in a series           7. Close the window (click the red button). If prompted, 
       complete your message and click Send. Be aware that               of recurring meetings (open the single occurrence and                 click Save. 
       using the “drag and drop” method does not check                   make date and/or time changes, or drag the occurrence              NOTE: To quickly create an event, click in the box below 
       attendee schedules for conflicts.                                 to a new location on the calendar). However, if you later          the date of the first day of the event. To add a location, 
      NOTE: If you save and close an updated meeting, this              make changes to the entire series (such as extend the              click on “Location” and type the location.  
       only saves the meeting on your calendar. Invitees will            series or change the day or time of the entire series), the 
                                                                                                                                            Modify an Event 
       not see new or changed information until you click Send           meeting you scheduled out of sequence will be changed 
       Update.                                                           back to be part of the sequence again.                             1. Double‐click the event to open it. 
                                                                        Add an additional date not in the sequence: You cannot             2. Follow the instructions under Section G: “Modify a 
                                                                         add an isolated date out of sequence to the series. You               Meeting You Scheduled.” 
H. View Response Status of Invitees 
                                                                         must schedule a new meeting or copy an existing                    Change an Event to an Appointment 
   1. Double‐click on the meeting to open it. 
                                                                         meeting (see Section I: “Copy a Meeting”).                         1. Double‐click the event to open it. 
     2. Click View attendee status to see a list of invitees and 
        their response status.                                                                                                              2. Uncheck the All day event check box. 
        NOTE: If someone has replied to the meeting but chose                                                                                  NOTE: Because an event is defined as lasting for 24 
        “Don’t send response,” their response will be marked as                                                                                hours, from midnight to midnight, clearing this check 
        “none,” even if they accepted the meeting.                                                                                             box allows you to enter specific times. 
     3. Close both the Response and Meeting windows to                                                                                      3. Enter the Start and End times of the appointment.  
        return to the calendar.                                                                                                             4. Click Save or Send Update. 

Office of Information Technologies                                                     University of Notre Dame                                                                        February 10, 2009 
Entourage 2008 Calendar  Page 3 of 4 
M. Respond to a Meeting                                            N. Create a Group and View Their Schedules                           Create a Group and View Their Schedules cont’d.
     You can respond to a meeting in Entourage Calendar or            Create a Group                                                       4. To add a name, click Add (plus icon), type a name, then 
     E‐Mail.                                                          1. Choose New > Group.                                                  locate and click the correct name from the dropdown 
                                                                      2. Enter a name for the group.                                          list. 
     Respond to a Meeting from Entourage Calendar                                                                                             To delete a name, select the name and click Remove 
                                                                      3. Click Add (plus icon), or click in the blank area below the 
     1. Double‐click on the meeting to open it.                          group name.                                                          (minus icon). 
     2. If the meeting is recurring, choose Open this one or          4. Type a name, then locate and click the correct name               5. When done, close the window (click the red button). 
        Open the series and click OK.                                    from the dropdown list.                                           6. If prompted, click Save. 
     3.  Choose Accept, Tentative, or Decline.                        5. When the group list is complete, close the window (click          Delete a Group 
        NOTE: If you choose Decline, the item will be removed            the red button).                                                  1. Click the Address Book icon (upper left corner). 
        from your calendar.                                           6. If prompted, click Save.                                          2. If necessary, expand the On My Computer folder, then 
        You are asked if you want to send a response and must                                                                                 click the Address Book folder. 
                                                                      View a Group Schedule 
        choose from three options:                                                                                                         3. In the Address Book pane, locate and select the name of 
           Yes, with comments (you can type and send                 1. Click New to open new event window.                                  the group and press Delete. 
             comments with your attendance choice)                    2. Click Invite.                                                     4. If prompted, click Delete again to permanently delete 
           Yes, without comments (sends your attendance              3. If the Address Book panel is not visible, click the                  the group. 
             choice with no comments)                                    Address Book icon.                                                    
           No (no attendance choice will be sent)—NOT                4. In the Address Book dropdown menu, choose Address 
                                                                         Book (On My Computer). 
                                                                                                                                        O. Print Your Calendar 
             RECOMMENDED                                                                                                                    1. Choose File > Print. 
             IMPORTANT!! You must send a response in order for        5. Locate the group to invite and double‐click on it. 
                                                                                                                                            2. In the Print: dropdown menu, choose the view to print 
             the meeting organizer to know your attendance            6. Click the To: field and add others to view along with the 
                                                                                                                                               (daily, weekly, or monthly calendar, or calendar list). 
             status.                                                     group’s schedule (optional). 
                                                                                                                                            3. Click Layout to select what to print and the font 
     4. Choose to send the response now or edit the response          7. From the Entourage menu bar, click File > Save. The 
        and click OK.                                                    meeting is saved but an e‐mail is not yet sent and the 
                                                                                                                                            4. Choose the Print Range start‐to‐end dates. 
     5. If you choose to edit the response, do so and click OK.          meeting window remains open. 
                                                                                                                                            5. Use the Form: dropdown menu to change the format. 
                                                                         NOTE: You cannot view the individual schedules in a 
     NOTES:                                                                                                                                 6. Check Show Quick Preview to preview the output. 
                                                                         group in a new meeting window until the meeting is 
                                                                                                                                            7. Click Print. 
      Once you have responded to a meeting, you can change                                                                                     
                                                                      8. Click Scheduling to view the busy times of the 
       your response within the calendar, unless you have                                                                               P. Mark a Meeting as Private 
                                                                         individuals of the group as well as others you’ve added 
       declined the meeting. 
                                                                         as invitees.                                                       In Entourage you can only mark a meeting as private after 
      If you are uncertain whether or not you will attend a 
                                                                      9. Finish scheduling the meeting (see Section F: “Use                 it is created and appears on your calendar.  
       meeting, choose Accept Tentatively (versus Decline) to 
                                                                         Scheduling to Check Conflicts”). 
       hold the meeting on your calendar.                                                                                                   1. Hold down the Control key and click the meeting on the 
       If you Decline a meeting, the proposed meeting is             NOTE: If a meeting is already on your calendar and the                   calendar.  
       removed from your calendar and, by default, the                group is already invited, to view group schedule,  double‐            2. Choose Private from the dropdown menu. 
       meeting notification is moved to your Deleted Items            click to open the meeting and then click Scheduling. 
                                                                      Add/Delete a Group Member                                             NOTES:  
                                                                                                                                             You will not see any indication on your calendar that 
                                                                      1. Click the Address Book icon (upper left corner).                     the meeting is private. Only those who have permission 
                                                                      2. If necessary, expand the On My Computer folder, then                 to view your calendar will be able to see that the 
                                                                         click the Address Book folder.                                       meeting is private. 
                                                                      3. In the Address Book pane, locate and double‐click on 
                                                                                                                                             To check whether a meeting is private, Control+Click on 
                                                                         the group name to open the group. 
                                                                                                                                              it to see whether Private is checked or unchecked in the 
                                                                                                                                              dropdown menu for that item. 

Office of Information Technologies                                                    University of Notre Dame                                                                        February 10, 2009 
Entourage 2008 Calendar  Page 4 of 4 
Q. Share Your Calendar (read only access and                         R.       Act as a Delegate                                              T. Create Additional Calendars 
    delegate access)                                                      Schedule a Meeting as Delegate                                         Entourage allows you to create calendars in addition to 
     You can share your default calendar with others who use                  1. View the calendar for which you are delegate.                   the default calendar. 
     an Exchange server and set permission levels for read only               2. Follow the steps in Section E: “Schedule a Meeting.”            1. From within the calendar, click the arrow next to New 
     or full delegate rights.                                                    NOTE: The meeting notification the invitees receive will           and choose Calendar. 
     Share Your Default Calendar with Others                                     indicate “from <your name> on behalf of <other                  2. Enter a name for the calendar and verify that the Type: 
     1. Click the calendar you wish to share from the list on the                person’s name>.”                                                   dropdown menu reads Calendar. 
        left side of the Entourage window.                                                                                                       3. Click the location in your folder list where you want the 
                                                                          Respond to a Meeting as Delegate                                          new calendar to appear.  
     2. Choose Edit > Folder Properties from the Entourage 
        menu. Your default calendar name should appear in the                 1. Open the calendar for which you are delegate.                      NOTE: If you click a folder, the calendar will be placed 
        General pane’s Name: field.                                           2. Control+Click on the meeting and choose a response                 in that folder. If you click the existing calendar, the new 
     3. Click the Permissions button.                                            on the calendar owner’s behalf.                                    calendar will appear following it in the list. 
     4. Click Add User, type the name, and then click Find.                                                                                      4. Click OK. The new calendar appears in the list. 
                                                                                 NOTE: The e‐mail notification will indicate “from <your 
        NOTE: In the following steps you will be asked to                        name> on behalf of <other person’s name>.” 
        provide the person’s NetID. If you do not know it, 
                                                                                                                                             U. Send Meeting E‐Mail Post‐Creation from 
        Control+Click on any column header and choose Alias 
        from the dropdown menu, which will display the NetID.        S. Create and Assign Color Categories                                      Calendar 
     5. Select the name from the list and click Advanced.                 You can assign color categories to items to make them                  Send a Meeting E‐Mail as a Meeting Organizer  
     6. In the Domain: field enter nd.edu                                 easier to identify and organize. The default color                     1. In the calendar, double‐click on the meeting to open it.  
     7. In the Account ID: field, enter the person’s NetID.               categories have generic names that you can change to suit              2. If necessary, make changes (Subject, Location, 
     8. Click OK.                                                         your work needs.                                                          Start/End: time/date, etc.) 
     9. From the Permission Level: dropdown menu, select                                                                                         3. Enter/change the message text. As soon as a change is 
        Reviewer (read only) or Editor (delegate). Use the check          Apply a Color Category to an Item 
                                                                                                                                                    made anywhere in the window, the Send Update 
        boxes to further define the permissions.                          Control+Click on the item, choose Categories and then the                 button becomes available. 
    10. Click OK.                                                         name of the category from the dropdown menu.                           4. Click Send Update. 
    11. Send an e‐mail to the person you shared your calendar 
        with to let them know you have made them a reviewer.              Rename a Default Category                                              Send a Meeting E‐Mail as an Invitee 
        NOTE: You may need to close and re‐open Entourage for             1. Control+Click on any meeting and choose Categories >                In Calendar, click once on the meeting to select it, and 
        the permissions to take effect.                                      Edit Categories.                                                    choose Event from the Entourage menu and then select 
                                                                          2. Double‐click the name of the color category you wish to             one of the following: 
     View a Shared Calendar and Work with a Delegated                        rename to select the text. 
     Calendar                                                                                                                                        Reply           Sends to meeting organizer 
                                                                          3. Type the new category name. 
     1. From within the calendar, from the Entourage menu                                                                                            Reply to All    Sends to meeting organizer and all 
                                                                          4. Close the window (click the red button).  
        choose File > Open Other User’s Folder.                                                                                                                      attendees 
     2. Click the Find User icon to the right of the User: field.         Remove a Color Category from an Item                                       Forward         Forward message to those you 
     3. Type in the other user’s name and click Find. (See note           Control+Click on the item and choose Categories > None.                                    choose 
        above on displaying the NetId)                                                                                                              A new e‐mail window opens with the details of the 
     4. Select the name from the search results and click                                                                                           original meeting in the message area. 
                                                                                                                                                 In Mail, locate and open the original meeting e‐mail and 
     5. In the Server address: field, enter: 
                                                                                                                                                 click Reply, Reply to All, or Forward. 
        https://owa.nd.edu/exchange/the person’s 
     6. Click OK.                                                                                                                            General Note: Changing time increments and viewing 
     7. Make sure the Type: field is Calendar and click OK.                                                                                  calendars side‐by‐side are not available in Entourage. 
Office of Information Technologies                                                          University of Notre Dame                                                                         February 10, 2009 

Shared By: