Docstoc
EXCLUSIVE OFFER FOR DOCSTOC USERS
Try the all-new QuickBooks Online for FREE.  No credit card required.

Perubahan Organisasi

Document Sample
Perubahan Organisasi Powered By Docstoc
					Bab. 4.
Perubahan Organisasi dan Perencanaan SDM.
Dalam artikel “Mengelola SDM untuk menghadapi abad 21 pada AT&T Global Businness Communications System
menunjukkan “ beberapa statemen berikut:
1. mengelola SDM secara efektif merupakan suatu keharusan untuk keberhasilan bisnis dalam lingkungan yang
    sangat kompetitif sekarang ini,
2. ketika bisnis mengubah strategi, sasaran, misi, dan nilai-nilai, perencanaan yang sistematis menuntun cara
    manajer mengelola SDM dengan baik,
3. pada proses berikutnya, departemen SDM harus mengubah aktivitas SDM-nya supaya berkaitan dengan strategi,
    sasaran, misi, dan nilai-nilai bisnis yang dijalankan,
4. ketika departemen SDM berkaitan langsung dengan bisnis, departemen ini akan mereposisi kedudukannya,
    mengembangkan keahlian baru, dan mengembangkan cara-cara baru untuk mengorganisasikan segala
    sesuatunya supaya dapat melayani pelanggan dengan lebih baik.

Mengelola perubahan organisasi dan perencanaan SDM

         Organisasi harus dapat merespon dari banyak kejadian yang disebabkan oleh perubahan -perubahan kekuatan
lingkungan yang mempengaruhinya. Karena sebagian besar perubahan melibatkan manusia dan akan mempengaruhi
kinerja karyawan, perubahan ini memiliki implikasi utama pada pengelolaan SDM dan menimbulkan isu (informasi) yang
signifikan bagi pihak-pihak yang terkait dengan SDM. Untuk dapat membahas implikasi ini dengan efektif, organisasi
perlu memahami perubahan tersebut dan memahami proses perubahannya. Manajer harus menerima dan
menyampaikan pada karyawan untuk menerima gagasan bahwa perubahan adalah sesuatu yang di perlukan dan
merupakan proses yang berkelanjutan. Kekuatan lingkungan yang menyebabkan perubahan organisasi berubah-ubah
dari waktu ke waktu dan dari bisnis yang satu ke bisnis yang lainnya.

Tiga contoh perubahan organisasi yang memiliki implikasi utama terhadap pengelolaan SDM dan sangat mungkin tetap
berlangsung dalam abad 21(masa datang), adalah:
(a) perubahan yang terus berlangsung ke arah strategi yang berfokus pada konsumen dan kualitas total;
(b) restrukturisasi organisasi dan terus berlangsungnya upaya perampingan perusahaan dan pemutusan hubungan
    kerja; dan
(c) inisiatif untuk merespon terhadap tuntutan angkatan kerja yang semakin beragam.

Mengelola perubahan organisasi membutuhkan waktu terutama menggabungkan kemampuan SDM dengan kondisi
organisasi yang ada. Lebih dari itu, proses perubahan itu sendiri membutuhkan waktu: karena organisasi merupakan
sistem yang kompleks dengan berbagai ketergantungan, dengan mengadakan perubahan berarti melakukan
kerjasama dan kemitraan antar manajer lini, profesional SDM dan semua karyawan. Idealnya, kerjasama ini terjadi
selama berlangsungnya semua fase perubahan, dimulai dari pengertian terhadap sifat perubahan organisasi itu sendiri
dan terus berlanjut pada perencanaan, pelaksanaan, penilaian kembali, dan penyesuaian kembali SDM. Fase
"perubahan organisasi dan perencanaan SDM" mengacu pada kegiatan dan proses yang berhubungan dengan
penggabungan, perencanaan kembali dan reposisi SDM organisasi.

Strategi Total Quality Management (TQM) atau Manajemen Mutu Total (MMT)

Inti dari strategi MMT adalah usaha sistematis dan terkoordinasi yang meliputi seluruh level perusahaan untuk secara
terus menerus memperbaiki mutu pelayanan dan produk perusahaan. Fokusnya semakin diarahkan ke pelanggan.
Dalam manajemen mutu total, kunci strategi yang dipusatkan pada pelanggan ialah pertanyaan "apakah kualitas (mutu)
itu?" Jawabannya "Kualitas (mutu) berarti memberikan produk dan layanan yang konsisten mengikuti seluruh dimensi
kualitas dalam usaha bisnis.

Untuk produk manufaktur, dimensi kualitas meliputi:
 Kinerja: Karakteristik operasi yang ada pada suatu produk. Contohnya ialah kemampuan suatu mobil untuk
   menambah kecepatan dan kejelasan gambar televisi.
MSDM-SM I - 08/09 – BAB 4                                                                                  Page 14
   Bentuk (features): Pelengkap terhadap karakteristik fungsi dasar produk, seperti one-touch power windows untuk
    satu mobil.
   Keandalan (reliability): Jaminan tidak adanya kecelakaan atau akibat dari penggunaan produk untuk periode waktu
    yang telah ditentukan.
   Kesesuaian (conformance): Tingkat yang menyatakan kesesuaian desain produk dan karakteristik operasi dengan
    standar yang telah ditetapkan.
   Daya tahan : Berapa umur produk.
   Tingkat pelayanan : Kecepatan dan kemudahan memperbaiki produk tersebut.
   Keindahan: Bagaimana penampilan, rasa, dan bau produk tersebut.
   Kualitas yang dipersiapkan : Kualitas berdasarkan pendapat konsumen.

Untuk jasa, dimensi kualitas meliputi:
 Berwujud: Setting fisik dari jasa tersebut; misalnya lokasi, karyawan, materi komunikasi, dan peralatannya.
 Keandalan: Kemampuan jasa untuk melakukan sesuatu sesuai dengan apa yang dijanjikan .
 Kecepattanggapan: Sejauh mana karyawan membantu konsumen dan menyediakan jasa yang tepat dan cepat.
 Jaminan: Pengetahuan, kesopanan dan kemampuan karyawan untuk menjaga kepercayaan dan keyakinan.
 Empati : Perhatian dan kepedulian terhadap konsumen secara individual.

Pentingnya Manajemen Kualitas Total

          Persaingan, baik domestik maupun internasional, semakin ketat dari tahun ketahun. Kebutuhan organisasi
untuk berubah dan memperbaiki kualitas secara berkesinambungan tidak pernah sebesar saat ini. Organisasi dalam
abad ke-21 hanya memiliki sedikit pilihan: mereka harus terus berubah dan memperbaiki mutu atau bersiap-siap gulung
tikar - dibeli oleh perusahaan lain atau terpaksa mengadakan merjer supaya dapat terus bertahan.
Hasil pelaksanaan strategi manajemen mutu total adalah lebih dari sekedar keberlangsungan hidup perusahaan.
Keinginan untuk bertahan hidup dan berhasil merupakan motif kuat dilakukannya perubahan yang diperlukan dan
dalam menangani implikasinya pada manajemen SDM.
Jadi, melakukan perubahan kualitas total memerlukan dedikasi, komitmen, dan keterlibatan seluruh karyawan.

Peran SDM dalam Manajemen Mutu Total
         Untuk sebagian besar organisasi, komponen SDM merupakan salah satu dari beberapa hal yang harus dikelola
perusahaan dengan efektif apabila ingin memperbaiki mutu. Beberapa perusahaan mencari sertifikat ISO 9000 sebagai
strategi keunggulan bersaing terhadap kualitas produk. Sertifikat ISO 9000 didasarkan pada seperangkat standar lima
sistem mutu yang dikembangkan oleh International Organization for standardization di Geneva, Switzerland. Standar
ini, yang telah diadopsi oleh banyak perusahaan dalam European Union, aplikasinya lebih pada pengelolaan komponen
teknik dari suatu organisasi.

Mengelola Perampingan Karyawan dan pemutusan hubungan kerja /PHK
        Dalam usaha mencapai efisiensi, survival, persaingan global, dan profitabilitas, banyak perusahaan melakukan
perubahan organisasi: mereka merestrukturisasi operasi mereka. Ini berarti hilangnya jabatan /pekerjaan dalam
kebijakan pemutusan hubungan kerja./PHK.




MSDM-SM I - 08/09 – BAB 4                                                                                  Page 15
Bagan: Hubungan antara perubahan dan manajemen SDM


         Kekuatan               Perubahan
         Perubahan              Organisasi:
         Lingkungan:             Kualitas total,
                                  strategi yang             Implikasi           Aktivitas
        Kondisi                  berorientasi             pengelolaan        perencanaan
         Ekonomi                  kepada                      SDM                 SDM
        Karakteristik            pelanggan
         angkatan                Restrukturisasi
         kerja                    dan
        Kualitas                 perampingan
         sosial                  Mengelola
                                  perbedaan
                                perbedaan.


Bagan: The Deming Chain Reaction.
                                 Kualitas Terpadu dan Keuntungannya

                                   Penurunan biaya karena
                                   lebih sedikit terjadi-pengerjaan
     Perbaikan Kualitas            kembali, penggunaan waktu serta          Produktivitas
                                   bahan baku yang lebih tepat.              meningkat




         Perusahaan dapat                                                Perusahaan dapat
         menguasai      pasar           Perusahaan tetap berada          menyediakan lebih
         dengan mutu yang               dalam bisnis.                    banyak jabatan dan
         lebih baik dan harga                                            menyerap tenaga kerja
         yang lebih rendah                                               lebih banyak .



Pandangan mereka yang tetap bertahan dengan Perusahaan
        Menghadapi ancaman kehilangan pekerjaan dan melihat karyawan lain kehilangan pekerjaan dapat merupakan
pengalaman yang traumatis dan pahit. Namun tampaknya, proses PHK itu sendiri dapat mempengaruhi persepsi
karyawan yang tetap tinggal di perusahaan. Dalam memandang kehilangan pekerjaan yang diakibatkan oleh akuisisi,
suatu penelitian menyimpulkan bahwa kehilangan pekerjaan, kekurangan informasi dan begitu mudahnya manajemen
berubah pikiran (dalam memantapkan kebijakan perusahaan), serta kebijakan mengenai siapa yang harus
diberhentikan menyebabkan kecemasan karyawan. Apabila karyawan yang tidak terkena PHK menyadari bahwa
proses yang digunakan untuk memutuskan siapa yang harus berhenti dilakukan dengan adil, maka produktivitas dan
mutu kerja karyawan tersebut tidak akan begitu terganggu. Jadi, dalam mengembangkan kebijakan SDM, prosedur dan
tindakan perampingan serta PHK, mereka yang tetap tinggal di perusahaan juga harus diperhatikan.
Komunikasi
Komunikasi merupakan proses dasar bagi semua usaha perubahan yang akan dilakukan organisasi. Begitu juga
dengan perbaikan kualitas. Komunikasi horisontal adalah komunikasi antar individu, antar tim, antar divisi.
Karyawan memerlukan komunikasi yang terbuka, tepat dan dilakukan dua arah untuk dapat berpartisipasi dalam
keberhasilan perusahaan. Ini artinya;
 arah bisnis harus jelas dan dikomunikasikan ke seluruh bagian organisasi.

MSDM-SM I - 08/09 – BAB 4                                                                             Page 16
   karyawan memiliki informasi yang dibutuhkan untuk melakukan pekerjaannya.
   gagasan dan usulan akan dinilai.
   komunikasi dilakukan berkelanjutan, jujur, dan dua arah, serta karyawan secara kontinyu mengukur keefektifan
    kinerjanya.
Karyawan saling membagi gagasan untuk mendukung perbaikan yang terus-menerus dan melaksanakan metode yang
paling sesuai.

Bagan: Model proses pengembangan dan rencana implementasi perampingan karyawan

Menginformasikan PHK.

      Keputusan untuk         Menentukan           Menentukan
       Restrukturisasi        struktur baru        struktur baru




                          Menentukan
                          perampingan            Tentukan jabatan           Tentukan
                           sasaran                yang harus              kebutuhan
                           batas waktu            dihilangkan           karyawan yang
                           anggaran                                       dibutuhkan.


                                                                        Rencana pendukung
                                                                        penyelia:
                                                                        1. Tentukan sasaran
                           Evolusi metode            Rencana            2. Hitung biaya
                                                                        3. Kembangkan
                           perampingan*            perampingan*            rencana
                                                                        4. Laksanakan
                                                                           rencana
                                                                        5. Evaluasi rencana
                                                                        6. Perbaiki rencana




                                                   Evaluasi rencana         Ubah praktek
      Kembangkan              Laksanakan           setelah pelaksa-        manajemen SDM
      rencana PHK             rencana PHK           naan dilakukan           dan standar
                                                                          operasi organisasi*



PHK yang sifatnya sementara atau perampingan permanen , apapun jenisnya perlu dipertimbangkan dan
diinformasikan kepada seluruh karyawan.. Pihak manajemen harus menjamin bahwa kebijakan yang dilakukan
perusahaan tidak melanggar UU ketenaga kerjaaan. Apakah ini merupakan perampingan organisasi melalui PHK atau
pensiun awal, tentunya karyawan mendapat hak sesuai dengan peraturan-kebijakan yang harus dilaksanakan. Program
ini secara mudah dapat dilihat langsung dengan mengeluarkan pekerja-pekerja yang kurang produktif ataupun
memberikan insentif yang relatif memadai, seperti beberapa waktu yang lalu (oleh bank BUMN- merjer antar bank ,
pensiun awal, dsb



MSDM-SM I - 08/09 – BAB 4                                                                              Page 17
Masalah ketenagakerjaan di Indonesia perlu diatur dengan obyektif dan dituangkan dalam Undand-undang.
 1. Komponen Rencana Perampingan
   Metode PHK (sukarela-terpaksa, PHK-pensiun, penempatan kembali)
   Fase rencana dan jangka waktu
   Rencana PHK
   Rencana pendukung karyawan yang tidak terkena PHK (sebelum, selama dan sesudah perampingan)
   Rencana komunikasi (informasi yang diberikan kepada siapa dan kapan)
 2. Komponen Rencana PHK
   Pelatihan manajemen-supervisor wawancara PHK kembali
   Paket ganti rugi yang ditentukan seperti: umur, lamanya kerja, dll
   Jenis dan sejauh mana bantuan untuk karyawan diberikan: pelayanan penempatan kerja diluar perusahaan,
    penelitian kembali, rekomendasi, tunjangan
  Pengumuman PHK: jangka waktu pemberitahuan dengan tanggal PHK
  Metode wawancara PHK, dilakukan oleh siapa dan dengan metode apa
  Program komunikasi: informasi apa yang diberikan pada, untuk siapa, oleh siapa, kapan dan bagaimana
 3. Komponen Rencana Pendukung PHK
  Pelatihan manajemen-supervisor-- membahas kembali kekuatiran survivor (karyawan yang tetap tinggal di
    perusahaan) dan masalah semangat kerja.
  Program komunikasi
  Konseling stres
  Sesi informasi: sasaran, peran, persyaratan kinerja, dan peluang karir
  Program pengembangan karyawan: pelatihan kembali untuk meningkatkan ketrampilan survivor, dan
    perencanaan karir independen dari organisasi
 4. Komponen SDM dan Organisasi Lainnya
  Restrukturisasi dan paket pendukung kompensasi
  Program pengembangan karyawan: tangga karir, pendefinisian kembali keamanan kerja, perencanaan karir,
    pengembangan pengetahuan yang dibutuhkan, ketrampilan dan kemampuan
  Perubahan standar dan prosedur operasi


Alternatif selain PHK
Tanpa memandang penyebabnya, kehilangan pekerjaan dapat mengakibatkan trauma bagi karyawan. Untuk mengatasi
masalah pada masa transisi tersebut, organisasi dapat menggunakan beberapa strategi berikut ini:
 Job Sharing.
   Job sharing melibatkan pengurangan jumlah jam kerja karyawan dan jumlah gajinya. Ini membantu perusahaan
   mengurangi biaya karyawan dan menciptakan produktivitas yang tinggi karena karyawan dapat berkonsentrasi
   dengan jam kerja yang lebih sedikit. Salah satu kekurangannya adalah biaya per-karyawan biasanya membengkak
   karena biaya tunjangan akan merupakan fungsi dari jumlah karyawan bukan jumlah kerja atau jumlah gaji. Di sisi
   lain, terjadi penghematan dana seperti pengurangan biaya karyawan, asuransi pengangguran, dan bantuan untuk
   karyawan. Motorola menemukan bahwa dengan melaksanakan job sharing dibandingkan PHK terjadi penghematan
   sebesar $1.868 per karyawan atau hampir $1 juta secara keseluruhan dalam satu pabrik.
 Pensiun Dini
   Kebijakan yang dapat dilakukan perusahaan adalah merangsang karyawan agar mau melakukan pensiun awal
   secara sukarela. Kunci keberhasilannya adalah pengertian terhadap kebutuhan karyawan yang dijadikan sasaran
   pensiun awal. Insentif yang diberikan dapat berupa pembayaran pensiun sebelum dan setelah usia 55 sampai 60
   tahun, asuransi kesehatan dan nilainya cukup besar. Selain itu, perusahaan dapat juga mempertahankan program
   pensiun yang telah ada dan dapat memensiunkan karyawan yang kurang produktif.

Peran departemen SDM dalam perubahan organisasi.
        Dari mulai rekrutmen dan PHK ke pelatihan dan manajemen kinerja, setiap kegiatan SDM mempengaruhi SDM
lainnya, oleh karenanya, keberhasilan ataupun kegagalan usaha kearah perubahan organisasil dan kompetisi akan
mempunyai dampak secara internal. Memelihara sistem SDM digabung dengan strategi bisnis seperti manajemen
MSDM-SM I - 08/09 – BAB 4                                                                               Page 18
kualitas total merupakan tantangan SDM yang akan berlaku pada abad ke-21. AT&T dan Eaton Corporation merupakan
ilustrasi spesifik mengenai bagaimana departemen SDM dapat memfasilitasi sasaran bisnis stratejik.

Secara umum, departemen SDM dapat:
 Membantu memformulasikan strategi dan prinsip bisnis strategi perusahaan.
 Mengidentifikasi misi SDM atau budaya yang konsisten dengan kebutuhan bisnis.
 Mengidentifikasi kebutuhan strategi SDM yang merupakan hasil dari prinsip bisnis dan strategi.
 Mengembangkan dan melaksanakan inisiatif SDM serta kegiatan yang konsisten dengan budaya SDM.

Perencanaan SDM
Secara umum, sekarang istilah perencanaan SDM mengacu pada usaha perusahaan mengidentifikasi implikasi SDM
pada perubahan organisasi dan pada isi bisnis utama supaya dapat menggabungkan SDM dengan kebutuhan yang
dihasilkan dari perubahan dan isu tersebut. Pada awalnya, stabilitas lingkungan, perencanaan SDM berpusat pada
penyesuaian tuntutan SDM dengan suplai SDM. Pada masa itu, memperkirakan kebutuhan dan perencanaan SDM
yang diperlukan sebagian besar merupakan perhitungan angka belaka. Proses ini biasanya terdiri dari pengembangan
serta pelaksanaan rencana dan program untuk menjamin jumlah dan jenis karyawan yang tersedia yang dapat
digunakan pada waktunya untuk melayani kebutuhan dunia usaha yang masih dapat diperkirakan. Contohnya, jika
bisnis bertumbuh sebesar 10 persen, manajemen puncak akan terus menambah jumlah karyawannya sebesar 10
persen; jika cara ini berhasil sebelumnya, maka akan berhasil pula dimasa yang akan datang.

Lima fase perencanaan SDM.
1. Mengidentifikasi isu bisnis.
   Mengumpulkan data untuk mempelajari dan memahami semua aspek lingkungan perusahaan. Hal ini membantu
   perusahaan mengantisipasi dan merencanakan isu yang muncul dari kondisi yang stabil maupun yang dinamis.
2. Menentukan implikasi SDM
       a. Mengembangkan pemahaman yang jelas mengenai bagaimana informasi yang dihasilkan selama fase 1 ,
            dan pengaruhnya terhadap permintaan perusahaan di masa datang.
                        Memperkirakan permintaan SDM
       b. Mengembangkan gambaran yang akurat mengenai penawaran SDM yang tersedia secara internal.
                        Memperkirakan penawaran SDM
3. Mengembangkan tujuan dan sasaran SDM.
       Tersedianya informasi mengenai kondisi sekarang dan yang akan datang. Langkah berikutnya melibatkan
       interpretasi informsi dan menggunakannya untuk menetapkan prioritas, sasaran, dan tujuan. Dalam jangka
       pendek, contoh sasarannya meliputi peningkatan jumlah orang yang tertarik kepada perusahaan dan melamar
       pekerjaan, memarik pelamar yang berbeda, memperbaiki persyaratan karyawan baru, melatih karyawan baru
       untuk meningkatkan ketrampilan yang dibtuhkan perusahaan, dan sebagainya. Isu mengenai manajemen
       kualitas total dan keanekaragaman melibatkan jangka waktu panjang untuk menetapkan sasaran.
4. Merancang dan melaksanakan kebijakan, program, dan praktek SDM.
   Hal ini termasuk program keanekaragaman yang ditujukan untuk menarik pelamar, memperbaiki usaha sosialisasi
   sehingga karyawan yang baik ingin tetap tinggal dengan perusahaan, program perampingan, dan program untuk
   memberdayakan karyawan serta meningkatkan partisipasi supaya menjamin kesuksesan perubahan manajemen
   kualitas total.
5. Mengevaluasi, merevisi, dan memfokuskan kembali.
   Ketika perusahaan menawarkan suatu produk untuk pasar eksternal, perusahaan merasa yakin bahwa produk
   tersebut akan mengalami kesuksesan berdasarkan indicator tertentu. Begitu juga dalam pasar internalnya. Dalam
   tahap ini sasaran yang ditetapkan selama tahp 3 digunakan kembali untuk mendifinisikan criteria yang akan
   digunakan dalam mengevaluasi apakah program akan berhasil atau masih membutuhkan revisi.




MSDM-SM I - 08/09 – BAB 4                                                                              Page 19
Bagan: Hubungan dinamis antara Komponen Sistem Bisnis yang   terintegrasi penuh dengan perencanaan SDM




     Identifikasi isu   Tentukan       Kembangkan      Rencana &       Evaluasi       Level puncak
     utama              implikasi       tujuan dan     laksanakan      , revisi &
      Kondisi            SDM             sasaran        program       fokuskan
       lingkungan
      Strategi &
       nilai
       organisasi
      Tahap daur
       hidup
      Teknologi
     




     Identifikasi isu   Tentukan       Kembangkan      Rencana &        Evaluasi,       Level
     utama              implikasi       tujuan dan     laksanakan        revisi &       menengah
      Kondisi            SDM             sasaran        program        fokuskan
       lingkungan
      Strategi &
       nilai
       organisasi
      Tahap daur
       hidup
      Teknologi
     




     Identifikasi isu   Tentukan       Kembangkan      Rencana &          Evaluasi,      Level Bawah
     utama              implikasi       tujuan dan     laksanakan          revisi &
      Kondisi            SDM             sasaran        program            fokus
       lingkungan
      Strategi &
       nilai
       organisasi
      Tahap daur
       hidup
      Teknologi
     


        Fase 1           Fase 2          Fase 3          Fase 4            Fase 5




   MSDM-SM I - 08/09 – BAB 4                                                                           Page 20

				
DOCUMENT INFO
Stats:
views:9767
posted:5/28/2010
language:Indonesian
pages:7
Description: Organisasi harus dapat merespon dari banyak kejadian yang disebabkan oleh perubahan -perubahan kekuatan lingkungan yang mempengaruhinya