PEMBANGUNAN SISTEM PENGURUSAN REKOD UNDANG- UNDANG by myi16408

VIEWS: 7 PAGES: 2

									   PEMBANGUNAN SISTEM PENGURUSAN REKOD UNDANG-
                     UNDANG

      THE DEVELOPMENT OF LEGAL RECORDS MANAGEMENT
                         SYSTEM

                 RESEARCH CODE: UKM-GUP- NBT-08-29-117


                                      SINOPSIS

Maklumat dan pengetahuan adalah sumber strategik pengurusan diperlukan bagi
melaksanakan tugas harian organisasi, membantu membuat keputusan yang tepat dan
berkualiti, serta meningkatkan sistem penyampaian perkhidmatan organisasi. Selain itu,
organisasi juga berupaya melaksanakan tugas dengan teratur, cekap dan berkesan; dan
menawarkan perkhidmatan secara konsisten dan adil. Kajian lampau mencadangkan
supaya organisasi merancang dan melaksanakan program pengurusan rekod mengikuti
prinsip, prosedur dan amalan terbaik yang diterima pakai pada peringkat global. Ini bagi
memastikan kesahihan, keandalan (reliable) dan boleh dipercayai supaya boleh diterima
di mahkamah. Pada hari ini, penggunaan teknologi maklumat yang meluas mengubah
cara kerajaan beroperasi dalam melaksanakan fungsi dan aktivitinya. Pelaksanaan
Kerajaan Elektronik (e-kerajaan) membuka era baru dalam pengurusan rekod elektronik.
Dalam bidang perundangan, e-Syariah adalah salah satu daripada tujuh projek perintis
kerajaan elektronik dan disusuli oleh e-Kehakiman yang masih dalam proses
penambahbaikan.Pindaan Pekeliling Perkhidmatan pada Mei 2007 dikenali sebagai
Panduan Pengurusan Pejabat (Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 tahun 2007)
menekankan penggunaan Sistem Pengurusan Dokumen dan Rekod Elektronik dalam
jabatan dan agensi kerajaan. Penggunaan Sistem pengurusan dokumen/rekod diberi fokus
ekoran kesan daripada pengunaan teknologi maklumat (IT) yang intensif mengakibatkan
penghasilan rekod elektronik dalam jumlah yang besar sehingga menimbulkan masalah
sekiranya tidak diurus pada peringkat awal lagi. Selain itu, isu seperti pemeliharaan
rekod elektronik dalam persekitaran teknologi yang pantas berubah dan ketidak
seragaman sistem yang digunakan dalam semua jabatan undang-undang turut menjadi
cabaran yang besar dalam pengurusan rekod elektronik. Justeru, penyelidikan ini
bertujuan membangunan sistem pengurusan rekod yang luwes yang boleh diguna pakai
oleh semua firma yang terbabit dengan rekod undang-undang. Sebelum sistem boleh
dibangunkan, maklumat asas seperti status pengamalan pengurusan rekod, jenis rekod,
keperluan pengurusan rekod yang diperlukan, mengenal pasti masalah sistem pengurusan
rekod konvensional, masalah dan risiko dalam peralihan rekod konvensional kepada
rekod elektronik dan kaji masalah yang dihadapi dalam sistem elektronik yang sedia ada
perlu diketahui supaya sistem yang bakal dibina benar-benar berasaskan kepada
keperluan dan keadaan sebenar oleh firma dalam sektor perundangan. Sistem pengurusan
rekod meliputi penciptaan, pendaftaran, pengkelasan, penyebaran, penyelenggaraan,
capaian dan pelupusan rekod. Oleh yang demikian, tanpa kajian awal berdasarkan
keadaan sebenar, sistem yang bakal dibangunkan tidak mungkin dapat memenuhi
                                                                                    1
segala keperluan dan spesifikasi pengguna. Sistem sedia ada yang dibangunkan untuk
kegunaan organisasi tempatan adalah kurang menitikberatkan elemen pengurusan rekod.



                                        SYNOPSIS
Information and knowledge are management strategic resource required to carried out the
organizational daily transaction, help in well informed and quality decision-making and
improve organizational service delivery system. Organisation also enable to perform task
orderly, efficienltly, and effectively; other than offering consistent and just services. Past
research suggested that organization to plan and implement records management program
according to principle, procedure and best practice accepted globally. This is to ascertain
the validity, reliability and authencity so as to be accepted as evidence at court.Today, the
widely use of information technology (IT) changes the way government operates in
performing their tasks and activities. The implementation of e-government carves new
era in managing electronic records. In legal area, e-Syariah is one of the seven e-
government pioneer projects and is followed by e-Kehakiman which still innthe
improvement process. The amendment of Service Circulation on May 2007 known as
Office Administration Guide (Service Circulation Number 5 2007) emphasise the
utilisation of Document and Electronic Records Management System in government
department and agencies. The used of document/records management system is given
focus as a situation whereby the intensive used of IT resulted in large volume of
electronic records production. This could cause problem if records are not manage from
initial stage. Other than that, issue such as electronic records preservation under the fast
changing technology environment and the inconsistency of system used by legal
departments has also pose challenge in managing electronic records. Thus, this research
aims at developing a records management systems, articulates and applicable to all firms
involve in legal records. Prior to the development of the system, basic information such
as the status of records management practice, types of records, the requirement of
records management needed, identifying problems in conventional records management,
problems and risks in changing from conventional records to electronic records and
studying the problems encountered in the current electronic system ought to be made
known in order the system tobe built is based on the requirement of the firm in legal
sector. Records management system covers the creation, registration, classification,
dissemination, maintainance, access and disposal of records. Thus, without feasibility
study based on actual situation, the system to be developed would not be able to fullfil
user requirements and specifications. The available system developed for used by local
organizations do not emphasise on the element of records management.




                                                                                         2

								
To top