KONAKLAMA İŞLETMELERİNDE MÜHASEBE BÖLÜMÜ

Document Sample
KONAKLAMA İŞLETMELERİNDE MÜHASEBE BÖLÜMÜ Powered By Docstoc
					KONAKLAMA ĠġLETMELERĠNDE
    MÜHASEBE BÖLÜMÜ



 Bayram AKAY
MUHASEBE BÖLÜMÜ
• Otel iĢletmelerinde tüm faaliyetlerin etkin bir
  Ģekilde yürütülmesi, düzenli iĢleyen bir
  muhasebe sisteminin bulunmasına bağlıdır.
  Ayrıca, bu sistemin otel yöneticilerinin tüm
  ihtiyaçlarını karĢılayacak ve belirlenen
  amaçlara hizmet edebilecek bir niteliğe sahip
  olması gerekir.
• Muhasebe        bölümü      otelde     yürütülen
  faaliyetlerle ilgili hesapların kaydedilmesi,
  sınıflandırılması ve bunlarla ilgili raporların
  eksiksiz bir Ģekilde hazırlanması ile görevlidir.
          Muhasebe Bölümünün Amaçları
• ĠĢletmenin varlık ve kaynaklarıyla ilgili değer hareketlerinin
    kayıt ve kontrolünü sağlamak.
•   Otel departmanlarının birbirlerinin toplam gelir ve giderleri
    içindeki payını tespit etmek, sonuçta iĢletmenin bir bütün olarak
    gelir ve giderlerini belirtmek.
•   MüĢterilere sunulan mal ve hizmetlerin maliyetlerini (oda,
    yemek ve içki fiyatları gibi) tespit etmek.
•   Kısa ve uzun dönemli yatırım ve pazarlama politikalarının
    belirlenerek gelecekteki kazanç ve kayıpları tespit etmek.
•   GeçmiĢ hesap dönemlerindeki bilgilere dayanarak istatistiki
    bilgiler sağlamak,
•   ĠĢletme yöneticilerinin sağlıklı karar alabilmeleri ve iĢletmeyi
    yönetebilmeleri için gerekli bilgileri hazırlamak (Denizer
    vd..1995: 166).
Muhasebe Bölümü Bilgisayar Kullanımı

  Konuk hesap kartlarının elektronik olarak
  yapılması,
  Her oda ve konuk için ayrı bir folio yaratılması,
  Bölümlerdeki satıĢ noktalarında
  (terminallerde) satıĢlarla ilgili kayıtların
  anında ve otomatik yapılması,
  Gece kontrolünün yapılması aĢamasında
  hesap özetinin otomatik yapılması,Ayrıntılı
  olarak raporların hazırlanması ve konuk
  kredi limitlerinin kontrolünün yapılmasıdır.
KONAKLAMA ĠġLETMELERĠNĠN
ORGANĠZASYON YAPISI VE MUHASEBE
DEPARTMANIN YERĠ
• Büyük      otel     iĢletmelerinde    muhasebe
  departmanı otel genel müdürüne bağlı olarak
  çalıĢır. Zincir otellerde genellikle genel
  merkezin daha geliĢmiĢ muhasebe bölümü
  vardır. Bu bölüm, zincire bağlı otellerdeki
  iĢleyiĢ durumuna nezaret eder.
• Muhasebe departmanının iki temel görevi
  vardır. Birincisi, alacakların hesabını yapmak
  ve finansal raporları hazırlamak, ikincisi olarak
  da sonuçları kontrol etmektir.
Otel Organizasyonunu Meydana Getiren
Bölümler
MUHASEBE BÖLÜMÜ ORGANĠZASYONU
 • Muhasebe       departmanının iĢlevini yerine
   getirebilmesi için muhasebe departmanının
   organizasyonu nasıl olacağının, kimlerin görev
   alacağının ve görev tanımlarının hiyerarĢik
   yapı ile birlikte konaklama iĢletmesi
   yönetimince belirlenmiĢ olması gerekir.
 • ġüphesiz tüm otel iĢletmeleri için geçerli tek
   tip bir muhasebe organizasyonu Ģemasının
   çizilemeyeceği ve iĢletmeden iĢletmeye
   muhasebe         bölümü        organizasyonunda
   farklılıklar bulunacağı açıktır.
• Dedeman İstanbul Oteli Muhasebe
 Departmanı Organizasyon Yapısı
 Muhasebe Departmanı Personelinin
 Görevleri
Muhasebe Müdürü
• Tüm gelir gider departmanlarına ait günlük
  durum raporlarını, gece denetim raporlarını
  kontrol etmek.
• Hafta içi her gün veznedarın kesmiş olduğu
  kasa ile ilgili muhasebe fişlerinin kontrolünü
  yapmak.
• Satın alma talep formlarını onaylamak. Satın
  almalarda fiyatların incelemesini sağlamak.
  Bütçeyi aşan alımlarda satın alma talebini
  onaylamamak ve genel müdüre bilgi
  vermek.
 Muhasebe Şefi
• SatıĢ ünitelerinden gelen raporların, satıĢ
  faturalarının   ve     masraf     faturalarının
  muhasebeleĢtirilerek      ilgili     kayıtların
  yapılmasını sağlamak,
• Bankalardan hesap bakiyelerini almak,
  bankalara gerekli talimatları yazmak,
• Faturaları irsaliyeleri ile karĢılaĢtırarak
  kontrolünü yapmak ve faturaların ödenebilir
  hale gelmesini sağlamak.
• Ödemelerin belirlenen yazılı usullere göre
  teminini yapmak.
Muhasebe Memuru
Tüm faturaların muhasebeleĢtirilmesini
yapmaktır.
Stok faturalarını yiyecek içecek bölümünden
transfer etmek.
Faturaların irsaliyeleri ile karĢılaĢtırarak,
kontrolünü yapmak ve faturaların ödenilebilir
hale gelmesini sağlamak.
Ödeme günlerinde ödeme listesini hazırlamak,
satıcıların makbuzlarını onaylayarak vezneden
nakit veya çekle ödenmesini sağlamak.
Maliyet Kontrol (Cost Control) ġefi
• A) Günlük ĠĢler

•   Malzeme alımları konusunda öneriler sunulmalıdır.
•   Günlük tesellüm, ambar, depolama ve ambardan
    çıkıĢlar kontrol edilmelidir.
•   Yemek ve barlar porsiyon ve reçete kontrolleri
    yapılmalıdır.
•   Departmanlar arası transfer, zayiatların ve iadelerin
    bilgisayar giriĢi günlük olarak yapılmalıdır.
•   Barlar satıĢ noktalarından gelen satıĢ miktarları
    gece sonu sayımlarının bilgisayara iĢlenerek,
    stoklardan düĢüĢünü sağlanmalıdır.
B) Haftalık ĠĢler
• Menü planlaması yapılmalıdır,
• Maliyet ve fiyatlandırma çalıĢmaları yapılmalıdır,
• Ara dönem bar sayımları yapılmalıdır.
C) Aylık ĠĢler
• Fiyatlandırma ve maliyet çalıĢmaları yapılmalıdır,
• Aylık tüm iĢletmenin yiyecek, içecek ve genel
    malzeme sayımları ve envanter çalıĢmaları
    yapılmalıdır,
• Departmanların maliyet analizleri hazırlanarak,
    departmansal     bazda      envanter      farkları
    belirlenmelidir,
• Her ayın sonunda yapılan envanter çalıĢmaları
    muhasebeye gönderilmelidir.
Tesellüm (Sayım) Memuru Görevleri
• Satın alınan tüm malzemelerin              konaklama
  iĢletmesine teslim alma aĢamasında kontrollerini
  yapmak. Fatura veya irsaliye üzerindeki değerler ile
  teslim alınan malları karĢılaĢtırmak.
• Faturalara tesellüm kaĢesi vurarak ambar giriĢ
  kayıtlarını yapmak.
• Ambar sorumlusu izinli veya rahatsız olduğu
  durumlarda onun iĢlerini yapmak.
Ambar (Depo) Memuru
• Ambar kayıtlarını tutmak,
• Ambardaki          malzemelerin         yerleĢtirilmesi,
  sınıflandırılması,        etiketlendirilmesi         ve
  sınıflandırılmasını yapmak
Portör (Ambar Ġçisi)
• Teslim alınan malzemeleri raflara düzenli bir
    şekilde yerleştirmektir
•   Ambarda eksilen malzemelerin tedarik edilmesi
    için ambar memuruna bilgi vermek.
•   Mevcut gıda maddelerinin son kullanma
    tarihlerini kontrol etmek.
•   Ay sonu sayımlarına katılmak, sayım öncesi
    düzenlemeleri yapmak.
Gelirler Kontrolörü
Gece denetiminden (night audit) sonra yazıcıdan çıkarılan
tüm raporlar ile faturalardan yiyecek içecekle ilgili olanları
maliyet kontrol Ģefinden, otel ile ilgili olanları da kredi
Ģefinden teslim almak.
Günlük raporların hazırlanmasına veri teĢkil eden bilgi
raporunu maliyet kontrol bölümüne göndermek
Kat hizmetleri (hauskeeper) raporunu incelemek
uyuĢmazlık durumunda rapor düzenlemek ve muhasebe
müdürüne bilgi vermek.
ġef Kasiyer (General Cashier)
Havuz, otopark, çamaĢırhanedeki yazar kasaların aylık
raporlarını almak, muhasebeye teslim etmek.
Bankaya yatırılan depozitleri hotel hesabına iĢlenip
iĢlenmediğini kontrol etmek.
Günlük banka hesaplarının kontrolü yanında haftalık
banka hesaplarını da kontrol etmektir.


Veznedar
Otel hâsılatı içerisinde yer alan ve TL olarak yapılmıĢ
ödemeleri kaydetmek.
Kasa sayımı yapmak.
Kredi Servis ġefi
Kredili kalan konuklarla yapılan kredi sözleĢmelerinin
takibini ve kontrolünü yapmak.
Tahsilât yapılmayan veya geciken firmalara gerekli ikaz
yazıları göndermek,


Kredi Memuru
Yapılan tahsilâtların vezneye teslim edilmeden önce
kontrolünü yapmak
Haftada iki kez ilgili banka Ģubelerine hesap
cüzdanlarına iĢlettirmek, gelen havaleleri
muhasebeleĢtirmek,
 MUHASEBE ĠLE DĠĞER DEPARTMAN
 ĠLĠġKĠLERĠ
Ön Büro Muhasebe ĠliĢkileri

Muhasebe departmanı konuk ile direkt temas halinde
olmadıklarından muhasebe kayıtları temel iĢlemleri ön
büro tarafından yerine getirilir.

Önceden ön büroda çalıĢan kasiyer muhasebe
departmanının bir elamanı olarak çalıĢıyordu.
Günümüzde konaklama iĢletmeleri otomasyon sayesinde
kasiyer çalıĢtırmamakta ve ön kasa iĢlemleri ön büro
elemanlarınca yerine getirilmektedir.
Muhasebe Bölümünün Otel
Organizasyonundaki Yeri
Ön büro bölümünde konuk ile iliĢkiler dört
aĢamada gerçekleĢir
 GeliĢ öncesi aĢamada: Konuğun rezervasyonu yapılır.
  Bu aĢamada konaklama iĢletmesinde ön kayıt
  iĢlemleri yapılır. Konuktan ön ödeme veya kredi
  kartı numarası alınarak konaklama iĢletmesi
  gelirlerinin    rezervasyon      yaptırdığı     halde
  gelmeyenlere (no show) karĢı korunması amaçlanır.
 GeliĢ/varıĢ aĢamasında: Konuğun kayıt ve oda tahsisi
  iĢlemleri yapılır. bu aĢamada konuğun satıĢ
  noktalarında harcamalarını nasıl yapacağı, ara ödeme
  yapması gereken tutarlar, ödemeleri nasıl yapacağı,
  hangi pansiyon durumuna göre hangi fiyattan
  kalacağı belirlenir . konuğa bir hesap kartı (folio)
  açılır.
• Konuğun konaklama aĢaması: konuğun kalıĢ
  süresi içinde çeĢitli satıĢ ünitelerinden kredili
  satın aldığı ürünler müĢterinin oda hesabına
  aktarılır. Her gece saat 24’ten sonra gece
  denetimi iĢlemleri yapılır
• Konuğun iĢletmeden ayrılması: Konuğun
  yapmıĢ olduğu harcamaları gösteren bir ekstre
  çıkartılarak müĢteriye verilir. Eğer konuğun bir
  ihtirazı yoksa tahsilat yapılarak faturası kesilir.
  ĠĢletmenin tahsilat politikasına göre; nakit, kredi
  kartı, travel çek vb Ģekillerden birini veya
  birkaçını    kullanarak     konuk      ödemelerini
  yapacaktır.
Kat Hizmetleri Bölümü Muhasebe ĠliĢkisi

• Muhasebe bölümü ile kat hizmetleri
  arasında bilgi alışverişi birçok konudan
  ortaya çıkmaktadır. Bu işlerin yürütülmesi
  için, şu raporla düzenlenir:
• Personel Devam Formu,                    -
  Oda Uyuşmazlık raporu.
• Housekeeper Raporu,
Muhasebe Bölümü Üniformalı Hizmetler
Bölümü ĠliĢkisi
• Üniformalı hizmetler konuğun kapıda
 karşılanması, odaya bagajların taşınması,
 yerel çekicilikler ve şehirdeki etkinlikler vb.
 konularda bilgi ihtiyacının karşılanması gibi
 işlerden sorumludur.

• Muhasebe üniformalı hizmetler bölümünün
 giderleri ile ilgili kayıtlarının tutulması ve
 takibini yapar.
    Yiyecek Ġçecek Departmanı Ġle Muhasebe
    ĠliĢkisi
• Yiyecek        –içecek      departmanı,    konaklama
    işletmelerinin ikinci önemli gelir merkezidir.
    Dolayısıyla yiyecek –içecek gelirlerinin doğru bir
    biçimde izlenebilmesi ve muhasebe kayıtlarına
    geçirilebilmesi için bu bölümdeki bütün mali
    kaynaklı işlemlerin belgeye dayandırılması gerekir.
•    Yiyecek –içecek departmanında kesilen adisyonlar
    ya peşin tahsil (kredi kartı da olabilir) ya da
    konuğun hesabına aktarılacaktır.
•   Konuk      adına    açılan   adisyonlar   muhasebe
    departmanında çalışan kasiyerler tarafında alınır ve
    oda hesaplarına işlenir.
• Yiyecek –içecek servisinin yapılabilmesi için
  katlanılacak giderlerin (malzeme, personel)
  izlenmesinde de yiyecek –içecek departmanı
  ile muhasebe departmanı iliĢki halindedir.
• Konaklama iĢletmecileri yöneticileri karın
  maliyetleri aĢağı çekerek arttırılabileceği
  gerçeğinden hareketle yiyecek maliyet
  kontrolünü çok önemsemektedirler.
• Muhasebe departmanında bulunan maliyet
  kontrolörü ve ekibi özellikle yiyecek–içecek
  maliyetlerini izlemekle görevlidir
Teknik Hizmetler Departmanı Ġle Muhasebe
ĠliĢkisi
• Otel iĢletmelerinde teknik bölüm, otelin
  değiĢik bölümlerinde kullanılmakta olan araç,
  gereç ve donanımları her zaman iyi bir Ģekilde
  iĢlevini yapacak Ģekilde hazır bunmasını
  sağlamakla görevli bölümdür.
• Bakım hizmetleri, onarım hizmetleri, tasarrufa
  yönelik hizmetler, eğitim hizmetlerinin
  aksamadan yürümesi için gerekli olan iĢler için
  harcanan giderlerin muhasebe departmanı
  tarafından kayıt altına alınır ve izlenir
Ġnsan Kaynakları Ġle Muhasebe Departmanı
ĠliĢkisi
• İnsan        kaynakları     departmanının
   sorumluluk     alanlarına  giren   işleri
   yapabilmek için gerekli duyduğu araç,
   gereç, donanım, malzeme, personel için
   belirli harcamaların yapılmasına ihtiyaç
   duyar.

• İnsan kaynakları departmanı gider merkezi
 olması açısından     muhasebe     ile   ilişki
 içindedir.
Pazarlama Ve SatıĢ Departmanı Ġle Muhasebe
ĠliĢkisi
• Konaklama iĢletmelerinde pazarlama ve satıĢ bölümü
    konukların ihtiyaç ve isteklerini analiz ederek iĢe
    baĢlar. Konukların isteklerine ve demografik
    özelliklerine göre pazarı bölümler ve pazara uygun
    ürünlerin üretilmesini sağlar. Üretilen ürünler pazar
    dilimlerindeki konuklara duyurulması ve konukların
    ürünleri alma yönünde harekete geçirilmesi için
    kullanılan araçlar devreye girer.
•   KiĢisel satıĢ, reklâm, halkla iliĢkiler, tutundurma
    süreçlerinde kullanılan araçlardır. Pazarlama ve satıĢ
    departmanınca yapılan tüm bu faaliyetlerin
    konaklama iĢletmesine bir maliyeti vardır. Bir gider
    merkezi olarak pazarlama ve satıĢ departmanı
    muhasebe ile iliĢki içindedir
Güvenlik Departmanı Ġle Muhasebe
Departmanı ĠliĢkisi


• Konaklama iĢletmelerinde güvenlik denilince
  konukların ve personelin can ve mal güvenliği
  ile iĢletmenin mülkünün ve maddi unsurların
  emniyeti anlaĢılmaktadır.
• Güvenlik departmanı ile muhasebenin iliĢkisi
  bir gider merkezi olması nedeniyledir
DĠNLEDĠĞĠNĠZ ĠÇĠN TEġEKÜR
          EDERĠZ

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Stats:
views:104
posted:5/27/2010
language:Turkish
pages:31