Docstoc

34

Document Sample
34 Powered By Docstoc
					                                                                   LISA 4
                                                                   Asjaajamiskorra juurde

DOKUMENTIDE REKVISIIDID JA NENDE VORMISTAMINE


Igal dokumendiliigil on kindel rekvisiitide komplekt, mis koosneb dokumendi kohustuslikest
rekvisiitidest ja vastavalt dokumendile omastest lisarekvisiitidest. Rekvisiitide paigutus peab olema
püsiv.

Kõigi paberkandjale vormistatavate dokumentide kohustuslikud rekvisiidid on
dokumendi väljaandja,
dokumendi liigi nimetus väljaarvatud ametkirjal,
kuupäev,
dokumendi registriindeks (registreeritavatel dokumentidel),
tekst,
allkiri või allkirjad.

1.   Dokumendiplankide vormistamiseks kasutatakse järgmisi rekvisiite.
     1) asutuse embleem
     2) dokumendi väljaandja
     3) asutuse registrinumber
     4) dokumendiliigi nimetus
     5) kuupäev
     6) dokumendiregistri indeks (number dokumentide loetelu järgi ja registreerimise järjekorra
         number)
     7) viide “Teie” sissetulnud dokumendi kuupäevale ja dokumendiregistri indeksile
     8) väljaandmise koht
     9) dokumendi läbivaatamise ja kasutamise korda reguleeriv märge (näiteks “KIIRE”,
         “ISIKLIK”, “AMETKONDLIK”)
     10) adressaat
     11) kinnitusmärge
     12) pealkiri
     13) pöördumine
     14) tekst
     15) tervitusvormel
     16) allkiri
     17) märkus lisade kohta
     18) lisaadressaadid
     19) kooskõlastusmärge
     20) viisa
     21) pitser
     22) märge dokumendi ettevalmistamise astme, originaalsuse või terviklikkuse kohta (näiteks:
         “KOOPIA”, “ÄRAKIRI”, ”VÄLJAVÕTE”, ”PROJEKT”, “EELNÕU”)
     23) ärakirja, koopia, väljavõtte tõestusmärge
     24) koostaja nimi ja telefoninumber
     25) arvutifaili tähis
     26) asutuse kontaktandmed (registrinumber, aadress, telefon, faks, jms.).

     Näidisvormingutel (juurde lisatud) on rekvisiidi number märgitud ümarsulgude vahele.
  Rekvisiitide vormistamine:

1) Kaitseliidu Peastaabis kasutada dokumendiplankidel Kaitseliidu embleemi (kinnitatud
   Vabariigi Valitsuse 5.10.99 määrusega nr.285) ja asutuse nime (Kaitseliit, Kaitseliidu
   Peastaap).
   Maksimaalne piir on 4,2 cm lehe ülaservast, kuhu võib vormistada kirjapeavälja.
   - Malevad ja eriorganisatsioonid peavad kasutama Kaitseliidu embleemi (millel on hõbedane
   vasakule pöördunud rinnaturvises kotkas. Kotka tiivad on avatud, suleotsad allapoole.
   Vasaku jala küünistega hoiab kotkas riigivappi ja parema jala küünistega mõõka) seni, kuni
   nad ei ole kinnitanud oma struktuuriüksuse logo ametlikult. Kui see on kinnitatud
   Riigikantselei sümboolika osakonnas, võib kasutada dokumendiplankidel vastavale
   struktuuriüksusele kinnitatud logo.
   Kaitseliidu embleemi kujutis trükitakse kirjapeaväljale keskele asutuse nime kohale.

2) - Asutuse nimi peab vastama Kaitseliidu seaduses märgitud nimele (näit. Kaitseliit,
   Kaitseliidu Peastaap, Naiskodukaitse, Tallinna Malev, jt).
   Asutuse nimi peab olema dokumendiplangil nimetavas käändes.
   Trükkimisel mitte kasutada suuremaid tähti kui 24 punkti(olenevalt asutuse nime pikkusest).

3) Üldplangile märgitakse dokumendi koostaja või väljaandja nimetavas käändes.

   NÄITEKS: K A I T S E L I I T
            K A I T S E L I I D U P E A S T A AP
            KAITSELIIDU X M A L E V
            NAISKODUKAITSE
            NOORED KOTKAD
            KODUTÜTRED

   Kaitseliidu Peastaabi osakonnad võivad lisada Kaitseliidu Peastaabile lisaks osakonna nime
   Malevate ja eriorganisatsioonide dokumendiplankidel võib lisada allstruktuuriüksuse nime

   NÄIDE:         KAITSELIIDU PEASTAAP
                  PLANEERIMISOSAKOND

                NAISKODUKAITSE
               TALLINNA RINGKOND

4) Asutuse registrinumber on number, mis antakse asutusele Tallinna Linnakohtu
   registriosakonnas. Registrinumber märgitakse ametkirjaplangil kontaktandmete väljal
   asutuse aadresse all, jättes vahele ühe rea

   Näide:
   Toompea 8
   10142 TALLINN

   Reg nr 01275087

5) Dokumendiliigi nimetus vormistatakse suurtähtedega, sõrendatult ja topeltkirjas plangi
   vasakust veerisest ja plangi ülaservast 5,5 cm kaugusel kirjapunktiga 14.
   Dokumendiliigi nimetus ei tohi olla suurem kui asutuse nimetus (näiteks asutuse nimetus 18
   punkti, dokumendiliigi nimetus maksimum 14 punkti).
   NÄIDE: K Ä S K K I R I
          KORRALDUS
          PROTOKOLL
          OTSUS
          AKT
          LEPING

6) Kuupäeva märkimiseks kasutada numbrilist või sõnalis-numbrilist kirjutusviisi. Eesti
   keelsetel dokumentidel kirjutada kuu nimetus nimetavas käändes.
   Kuupäev märgitakse 6,3 cm kaugusel plangi ülaservast viitevälja all ja samal real
   adressaadiväljale trükitud kolmanda reaga plangi vasakust servast 12,2 cm kaugusele.
   Kuupäeva numbrit plangile ei trükita, see kirjutatakse dokumendile käsitsi samaaegselt
   allkirja ja kirja numbriga.
   Tekstis kuupäeva aastat märkides lisada sõnale aasta vajalikus käändes või lühend a ilma
   punktita.
   Õigusaktides ja välisriikide korrespondentidega peetavas kirjavahetuses eelistada selguse
   mõttes kuupäeva sõnalis-numbrilist märkimisviisi.

   NÄITED:        11.07.2001,            kus 11 märgib kuupäeva ja 07 kuu või 11.juuli 2001
                  6 July 2000            inglise keelsetes kirjades
                  den 11.Juli 2001       saksakeelsetes kirjades
                  July 11, 2001          Ameerika Ühendriikidesse saadetavates kirjades

6) Dokumentide registreerimisel antakse dokumendile registriindeks n.n. “Meie”, mis koosneb
   registreerimise kuupäevast; dokumenditoimiku indeksist, mis koosneb struktuuriüksuse
   tähisest ja loetelu järgsest järjekorranumbrist ja asutuse dokumendiregistri alusel
   registreerimise järjekorranumbrist.

  NÄIDE: 30.03.2000.a. Nr. G7-12/267-3 – kus G7 on (struktuuriüksuse) kantselei tähis, 12
        dokumenditoimikute loetelu järgne toimiku number e sarja tähis ( näiteks
        kirjavahetus malevatega), 267 dokumendi järjekorranumber ja 3 – dokumenti
        individualiseeriv indeks (näitab mitmes kiri samal teemal on koostatud).

  Õigusaktidele märgitakse peale kuupäeva üksnes järjekorranumber, millele lisatakse õigusakti
  liigiti eristav individualiseeriv indeks. Personalialastel käskkirjadel on P; põhitegevuse kohta
  vormistatud käskkirjad on individualiseeriva tähiseta, komandeeringute ja puhkuste
  käskkirjad tähistatakse tähemärgiga L.
  Erinevat liiki õigusaktid registreeritakse eraldi registrite alusel vastavalt säilitustähtaegadele
  (põhitegevusalased käskkirjad alatise, personalialased 75 aastat ja puhkused, komandeeringud
  7 aastat säilitustähtaeg). Asjaajamisperioodi alustatakse aasta algusest numbrist 1.

  Lepingud (v.a. personalialased), aktid registreeritakse eraldi järjekorranumbri all, millele võib
  soovi korral lisada numbrilise või tähelise tähise arvestuse pidamiseks erinevate lepingu- või
  aktiliikide üle.

  Kindla tegevusperioodiga või ülesandega moodustatud komisjonide või muude ajutiste
  töögruppide dokumendid nummerdatakse läbivalt kogu komisjoni/töögrupi tegevusperioodi
  jooksul.

7) Viide on sissetulnud dokumendi kuupäev ja dokumendiregistriindeks nn “Teie”.
   Vastuskirjas on kohustuslik viidata saabunud algatuskirja kuupäevale ja dokumendi
   registriindeksile. See näitab lugupidamist adressaadi suhtes.
    Viite olemasolu muudab dokumendi registreerimise operatiivsemaks ja mugavamaks ning
    võimaldab vastuse saajal kiiresti leida oma algatuskiri ja muud sellega seotud dokumendid.

    Algatus- ja vastuskirja kuupäeva ja indeksit eristatakse sõnade Teie ja Meie abil.
    Viited “Teie” ja “Meie” peab plangile trükkima ametikirja vormistamise ajal juhul kui
    saadetakse välja adressaadile vastuskiri. Vastuskirjadel adressaadi esimese rea kõrgusel
    (plangi ülaservast 5,5 cm) paremas veerus (plangi vasakust servast 12,2) viidata saabunud
    algatuskirja kuupäevale ja dokumendiregistri indeksile.

    NÄIDE:                                                Teie   14.02.2000 nr J1– 6/771

                                                          Meie 02.03.2000 nr G7–11/653

 8) Üldplangile koostatavatel dokumentidel märgitakse koostamise või väljaandmise koht,
    kus dokument on koostatud, nimetavas käändes vasakusse veerisesse plangi ülaservast 6,3
    cm kaugusele.

    NÄITED:        KÄSKKIRI
                   Tallinn (Saaremaa, Viljandi)

 9) Dokumendi läbivaatamise ja kasutamise korda reguleeriv märge.
    Kui dokumendi läbivaatamisega on kiire, dokument on isiklik või ametkondlik/asutusesisene
    ja tema kasutamine on piiratud teadmisvajadusega, siis tehakse vastav märge suurte
    tähtedega nii dokumendile, esimese lehe ülemises parempoolses nurgas, kui ka ümbrikule
    (Näiteks: “KIIRE”, “ISIKLIK”, “AMETKONDLIK/ASUTUSESISENE, jt).
    Märkega “KIIRE” edastatakse koheselt juhtkonnale otsuse langetamiseks.
    Märkega “ISIKLIK” edastatakse koheselt adressaadile.
    Märget “AMETKONDLIK/ASUTUSESISENE” on lubatud kasutada ja edastada ainult
    vastavalt ametkondliku teabe kasutamise ja kaitse korrale ja avaliku teabe seadusele. Märge
    tehakse igale lehele keskele, lehe üles ja lehe alla äärele, samuti ka ümbrikule, kui dokument
    edastatakse postiga.
    Kui dokumendi kasutamine on täies mahus piiratud või kehtib see vaid teatud
    dokumendiosade        kohta,      tehakse       piiratud      kasutusega     osadele     märge
    “AMETKONDLIK/ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS” dokumendi iga lehe, mis
    sisaldavad vastava tasemega teavet, üles ja alla st kirjapeavälja alla ja kontaktandmete välja
    joone peale. Kui dokument on köidetud ja kaanestatud, tehakse vastavad märked ka esi- ja
    tagakaanele. Märgitakse dokumendi esilehele ülesse parempoolsesse nurka tekstist vabale
    pinnale juurdepääsupiirangu kehtestanud struktuuriüksuse nimetus, juurdepääsupiirangu
    kehtivuse tähtaeg. Samad märked tehakse ka ümbrikule va riigisaladust sisaldavate
    dokumentide puhul käesolevas korras eristustega (vastavalt riigisaladuse kaitse korra alusel).

10) Adressaat ja adresseerimine
    Kiri adresseeritakse ametiisikule, asutuse struktuuriüksusele, asutusele, üheliigiliste asutuste
    grupile, juriidilisele või füüsilisele isikule. Kirja saaja nimi märgitakse nimetavas käändes.
    Aadressi koostisosad märgitakse järjekorras:
    - viisakusvormel või tiitel ja isiku ees-ja perekonnanimi;
    - auaste, selle olemasolu korral. Sel juhul ei märgita ees-ja perekonna nime ette
        viisakusvormelit;
    - asutus;
    - asutuse struktuuriüksus (vajadusel);
    - tänav, maja ja korteri number;
    - asula või sidejaoskond;
- sihtnumber ja linn või maakond
- riik (kui kiri saadetakse teise riiki).
Adressaadi viimane rida kirjutatakse suurte tähtedega.

NÄIDE 1                                               NÄIDE 2

Kapten Mait Mets                                      Kaitseliidu Peastaap
Kaitseliidu Peastaap                                  Kantselei
Toompea 8                                             Toompea 8
10142 TALLINN                                         10142 TALLINN

Hea asjaajamistava kohaselt adresseeritakse kirjad personaalselt.
Vastuskirjad adresseeritakse kirja saatnud isikule kui kirjas ei ole märgitud teist adressaati.

Kirja adresseerimisel välismaale järgitakse “Ülemaailmse postikonventsiooni
täitevreglementi”. Aadress kirjutatakse ladina tähtede ja araabia numbritega. Aadressi
koostisosade järjestuses ja kirjaviisis järgitakse võimalikult täpselt vastava maa reegleid ja
tavasid. Kui sihtriigis on kasutusel teine tähestik või numbrid, soovitatakse aadress kirjutada
ka nende tähtede ja numbritega välja arvatud riigi nimi. Riigi nimi kirjutada ladinatähtedega.
Sihtkoht ja riik kirjutatakse suurte tähtedega viimasele kohale aadressis. Kindlasti tuleb
kirjutada tuntud rahvusvahelises keeles.

NÄIDE:         Mr John Smith
               44 Golden Street
               London BC 3 23 M
               ENGLAND

Kui soovitakse, et kiri antakse avamatult adressaadile, siis peab selle adresseerima
järgmiselt:

NÄIDE:         ISIKLIK
               Pr Sirje Kaik
               Kaitseliidu Peastaap
               Toompea 8
               10142 TALLINN

Mitmele adressaadile lahendamiseks või informatsiooniks saadetavad kirjad vormistatakse
asutuse kirjaplangile. Asutusse jääb kirja originaal, välja saadetakse kirja koopiad.
Valitsusasutustele ja teistele püsikorrespondentidele saadetavate kirjade adressaadiväljale
võib märkida kuni neli adressaati tähestiku järjekorras ilma postiaadressita kusjuures
adressaatide vahele jäetakse tühi rida. Konkreetsele adressaadile tõmmatakse joon alla.
Kui adressaate on rohkem kui neli, siis märgitakse adressaadiväljale üks adressaat ning
ülejäänud adressaadid märgitakse lisaadressaatide reale. Kasutada sel juhul dokumendi
saatmise eesmärki selgitavaid sõnu “Sama”, “Teadmiseks” või “Koopia”.
NÄIDE 1:       Adressaadiväljal

               Eesti Linnade Liit

               K minister Peeter Puu

               L minister Laine Lepp

               M minister Mait Mets
NÄIDE 2: Adressaadiväljal                             Lisaadressaatide reas
        L minister Peeter Puu                         Sama: Eesti Linnade Liit
                                                             K minister Laine Lepp
                                                             L minister Mait Mets
                                                             N minister Tõnu Paap

Igale konkreetsele adressaadile määratud kirja eksemplaril vahetatakse andmeid
adressaadiväljal ja lisaadressaatide real. Adressaatidele, kellele kiri on määratud teadmiseks,
saadetakse koopia ühest põhiadressaadile määratud kirjast. Kui konkreetseid kirja saajaid on
rohkem kui üks, tõmmatakse vastavale adressaadile joon alla.

Valitsusasutuste ja teiste püsikorrespondentide hulka mittekuuluvate adressaatide
puhul märgitakse adressaadiväljale üks adressaat koos postiaadressiga. Lisaadressaatide reale
märgitavad teised adressaadid võib märkida ilma postiaadressita:

NÄIDE:         Adressaadiväljal               Lisaadressaatide real:
               Tallinna Malev                 Koopiad: (või Sama:) Tartu Malev
               Narva mnt 81                                          Viru Malev
               10127 TALLINN

Kui mitmele adressaadile lahendamiseks saadetava ühesisulise kirja sisust ei tulene vajadus
informeerida adressaati teistest selle kirja saajatest, siis võib kirja vormistada kui ühele
adressaadile saadetava kirja dokumendiplangile, teistele saata koopiad ja asutusse jääb kirja
koopia.

Üheliigiliste hallatavate asutuste või alluvate kaitseväelaste grupile saadetava kirja
adressaadiväljale võib märkida üldistatud adressaadi.

NÄIDE:         Kaitseliidu Malevad / Kaitseväe õppeasutused

Selline kiri vormistatakse dokumendiplangile ühes eksemplaris ja pärast allakirjutamist
paljundatakse vastavalt adressaatide arvule. Välja saadetakse kirja koopiad, asutusse jääb
originaal.

Paljude erinevate adressaatide puhul koostatakse adressaatide nimekiri eraldi lehele. Sel
juhul tehakse asutusse jääva kirja adressaadiväljale märkus “Vastavalt nimekirjale”.

Kui ei teata, kes teemaga personaalselt tegeleb, adresseeritakse kiri järgmiselt:

NÄIDE 1:                                      NÄIDE 2:
Kaitseliidu Peastaap                          Kaitseliidu Peastaap
Toompea 8                                     Kantselei
10142 TALLINN                                 Toompea 8
                                              10142 TALLINN

Adresseerimisel väljapoole Kaitseliitu kõrgematele           valitsus-   ja   riigiteenistusjatele
kasutatakse adressaadina ametinimetust ja nime

NÄIDE:         Hr Indrek Väli
               Riigikontrolör
                   Hr Mart Mets
                   Justiitsminister

    Adresseerimisel akadeemilist tiitlit omavale isikule kasutatakse akadeemilist tiitlit ja nime

    NÄIDE 1::                                     NÄIDE 2:
    Prof Ain Arusoo                               Dr Rein Karusoo
    Tallinna Tehnikaülikool                       Kaitseväe Tervisekeskus
    Ehitajate tee 5                               Suur-Sõjamäe 7
    12618 TALLINN                                 16281 TALLINN


11) Kinnitusmärge
    Kinnitusmärke puhul tehakse vahet dokumentide vahel, mis kinnitatakse korraldava
    dokumendiga (struktuuriüksuse põhimäärus, ametijuhendid, asjaajamiskord, sisekorraeeskiri,
    jms) ning dokumentide vahel, mis kinnitatakse kõrgemalseisva ametniku allkirjaga st
    kinnitusmärkega.

    Käskkirjaga kinnitatav dokument (näiteks asjaajamiskord, sisekorraeeskiri, ametijuhend
    vms) vormistatakse valgele paberile. Dokumendi esimese lehe ülemisse parempoolsesse
    nurka, dokumendi liigi nimetusest kõrgemal, tehakse kinnitusmärge järgmise vormi kohaselt:

    KINNITATUD
    Kaitseliidu ülema 17. aprilli 1999
    käskkirjaga nr 48

    Kui käskkirjaga kinnitatakse rohkem kui üks dokument, tuleb need nummerdada. Sel juhul
    tehakse kinnitusmärge koos märkega lisatud dokumendi numbri kohta järgmise vormi
    kohaselt:

    KINNITATUD
    Kaitseliidu ülema 17. aprilli 1999
    käskkirjaga nr 48
    Lisa nr 1

    Õigusaktiga kinnitatavatel dokumentidel peavad olema dokumendile vajalikud
    rekvisiidid: pealkiri, allkiri, koostamise kuupäev, kooskõlastusmärked, viisad. Õigusaktiga
    kinnitatavale dokumendile kirjutab alla selle kinnitamiseks esitanud või dokumendi sisu eest
    vastutav ametiisik/kaitseväelane (dokumendi koostaja ) tulenevalt dokumendi liigist.

    Allkirjaga kinnitatav dokument, mida ei kinnitata käskkirjaga (näiteks asjaajamise
    üleandmise-vastuvõtmise akt, dokumentide hävitamise akt, jm.) vormistatakse üldplangile.
    Kinnitusmärge trükitakse dokumendiliigi nimetusest allpool kuupäeva ja dokumendiregistri
    numbriväljal 6,3 cm plangi ülaservast ja 9,2 cm plangi vasakust veerisest.
    NÄIDE:

    AKT
    15.jaanuar 2002                                     KINNITAN

    Tallinn                                             (allkiri)

                                                        Benno Leesik
                                                        Major
                                                        Kaitseliidu ülem
                                                          .01. 2002

    Kuupäeva number kirjutatakse käsitsi peale allkirjaga kinnitamist.
    Akti nimetuse all olev kuupäev trükitakse dokumendile akti koostamisel ja selle
    vormistamisel.

    Teksti osa:
    Käesolev akt on koostatud 00.jaanuaril 2000 N materjalide mahakandmiseks komisjoni
    poolt: esimees N. Kukk, liige M. Neil.
    Kanda maha alljärgnevad materjalid:
    1………..
    2.……jne.

12) Pealkiri
    Kõikidel dokumentidel peab olema pealkiri. Pealkirjata võivad olla lühikesed (kuni
    kümnerealised) kirjad, õnnitlus- ja tänukirjad, kaastundeavaldused.
    Pealkiri peab olema võimalikult lühike ja avama üldistatult dokumendi põhisisu ja
    koostamise eesmärgi. Pealkiri lihtsustab dokumendi registreerimist, leidmist ja sisuga
    tutvumist.
    Pealkiri vormistatakse nimetavas käändes ja punktita lõpus.
    Pealkiri trükitakse kaldkirjas, tähesuurusega 12 punkti, plangi ülaservast 9,7 cm kaugusel.
    Pealkirja reapikkus ei tohi ületada 30 tähemärki so kuni 9,2 cm lehe vasakust veerust.

    NÄIDE: Ohvitseride täiendkoolitus

    Kiri peab üldjuhul käsitlema üht küsimust. Suuremahulistele ja mitut küsimust käsitletavatele
    dokumentidele pannakse alapealkirjad.

 13) Pöördumine
    Pöördumine vormistatakse 2-4 rida allpool pealkirja.
    Pöördumiseks kasutatakse kõrgemate kaitseväelaste/teenistujate puhul eelkõige
    ametinimetust. Akadeemiliste kraadide ja tiitlite, sõjaväeliste ja diplomaatiliste auastmete
    olemasolul peab neid kasutama.
    Olenevalt ametikirja sisust võib pöördumine ka puududa.
    Pöördumisel ei või kasutada lühendeid, adressaadi eesnime ja kirjavahemärke pöördumise
    lõpus.

    NÄIDE 1:                                    NÄIDE 2:
    Adressaat                                   Pöördumine

    Hr Jaan Tamm                                Lugupeetud härra minister
    Kaitseminister
   Dr Rein Aas                                    Lugupeetud rektor

   Prof Peeter Tuvi                               Austatud professor

   Pr Mai Rebane                                  Lugupeetud proua Rebane

   Välisriikidesse    saadetavatel   kirjadel   asendub   rekvisiit   “Pöördumine”     rekvisiidiga
   “Tervitus”.

   NÄITED:

   Dear Sir      kirjutatakse mehele, kelle nime ei teata;
   Dear sirs     kirjutatakse, kui kiri on adresseeritud organisatsioonile, kus kedagi ei teata;
   Dear Sir or Madam kirjutatakse, kui ei teata, mis soost on adressaat;
   Dear Mr Smith         kirjutatakse, kui adressaat on teada

14) Tekst
   Dokumendi tekst trükitakse plokkstiilis 2-4 rida allpool pöördumist, selle puudumisel allpool
   pealkirja.
   Kõik read algavad vasakust veerisest, taandridu ei kasutata.
   Dokumendi tekst peab olema konkreetne, võimalikult lühike, täpne, keeleliselt ja stiililt
   korrektne ning üheselt mõistetav.
   Kirja tekst esitatakse üldjuhul ainsuse kolmandas või mitmuse esimeses isikus.
   Dokumendi teksti struktuur ja ülesehitus sõltub koostatava dokumendi liigist.
   Kiri peab üldjuhul käsitlema üht küsimust st olema individuaaldokument.
   Suuremahulistele ja mitut küsimust käsitlevatele (liitdokument) dokumentidele pannakse ka
   alapealkirjad.
   Pikemate dokumentide tekst tuleb liigendada nii, et dokument oleks ülevaatlik ja tema
   kasutamine hõlbus. Väga pikkadele (üle 10 lehekülje) dokumentidele peab koostama
   sisukorra.
   Dokumendi tekst liigendatakse peatükkideks (osadeks), jagudeks (alaosadeks), punktideks ja
   alapunktideks. Peatükid ja jaod pealkirjastatakse.
   Mahukamate dokumentide puhul võib pealkirjastada ka punktid.
   Jaotised tähistatakse araabia numbritega, mis eraldatakse üksteisest punktiga, kusjuures
   viimase numbri järel punkti ei panda.
   Kogu dokumendi teksti läbiv numeratsioon on vaid peatükkidel.
   Kõik väiksemad jaotised nummerdatakse suurema jaotise piires, kusjuures number sisaldab
   kõiki suuremate jaotiste numbreid. Dokumendi piires kasutatakse ühte numereerimise viisi.
   (näide 1).

   Õigusaktidega kinnitatavate dokumentide teksti punktid võib nummerdada läbiva
   numeratsiooniga. Punkti võib ümarsulgu kasutades liigendada osad alapunktideks. Osad
   tähistada läbiva numeratsiooniga rooma numbritega.
   Osad pealkirjastatakse (näide 2).

   NÄIDE 1                                        NÄIDE 2
   1. Peatükk (osa)                               I Osa
   1.1 Jagu (alaosa)                              1. Punkt
   1.2……….                                        2……….
          1.2.1 Punkt                                    1) Alapunkt
          1.2.2………                                       2).………..
            1.2.2.1 Alapunkt                             3)…………
15) Tervitusvormel /lugupidamisavaldus
   Tervitusvormel või lugupidamisavaldus trükitakse 2-4 rida allpool ametikirja teksti.
   Mida ametlikumad on suhted seda lühem on tervitusvormel.
   Tervitusvormel kirjutatakse sama kaugel vasakust veerisest kui pöördumise tekst. Olenevalt
   kirja tekstist võib tervitusvormel ka puududa.

   NÄIDE:          Austusega
                   Lugupidamisega
                   Edukat koostööd soovides
                   Edukale koostööle lootma jäädes

   Ingliskeelsete kirjade puhul sõltub tervitusvormeli tekst sellest, kuidas kirja alustatakse:

   Kui kiri algab tervitusega-    Dear Sir, Dear Sirs, Dear Madam, Dear Sir or Madam,
   siis lõpetatakse kiri-         Yours faithfully

   Kui kiri algab isikliku pöördumisega           Dear Mr Smith,
   Siis lõpetatakse kiri-                         Yours sincerely.

16) Allkiri
    Allkiri on omakäeliselt kirjatähtedega kirjutatud nimi teksti (tervitusvormeli) all.
    Allkiri koosneb dokumendile alla kirjutanu isiklikust allkirjast, selle desifreeringust (alla
    kirjutaja ees- ja perekonnanimest) ja auastmest ning ametinimetusest (ametikoha plangil
    ametinimetust ei kasutata).
    Allkirja jaoks tuleb vabaks jätta vähemalt 3 rida ja see on seotud tervitusvormeliga.
    Allkiri kirjutatakse täpselt ees- ja perekonnanime kohale mitte kõrvale.
    Ainult must-valgetele plankidele vormistatud dokumentidele ei tohi alla kirjutada musta
    värvisisuga tindi või pastapliiatsiga, soovitav sinise tindiga ja lähtuda tindi
    säilivuskindlusest.
    Allakirjutaja nimi, auaste ja ametinimetus algavad suurte tähtedega.

   NÄIDE:
   Lugupidamisega

   (allkiri)

   Benno Leesik
   Major
   Kaitseliidu ülem

   Komisjonis tegutseva komisjoni nimel alla kirjutaja märgib lisaks oma ametinimetusele ka
   ametinimetuse vastavas komisjonis.

   Mitut allkirja vajavate dokumentide allkirjad vormistatakse järgmiselt:

   -kui dokumendile kirjutab alla mitu erineva staatusega ametiisikut/kaitseväelast, paigutatakse
   nende allkirjad astmeliselt esmalt ametikohtade ja siis auastmete järjekorras, nihutades
   järgmist rekvisiiti “allkiri” ühe rea võrra allapoole.
   NÄIDE:

   (allkiri)
                                                   (allkiri)
   Benno Leesik
   Major                                           Urmas Muld
   Kaitseliidu ülem                                Kapten
                                                   Kaitseliidu Peastaabi ülem

   -kui dokumendile kirjutavad alla võrdse staatusega ametiisikud/kaitseväelased, siis
   paigutatakse nende allkirjad ühele tasemele.

   -kui ettenähtud allkirjastaja ei saa dokumendile alla kirjutada ja seda teeb teine selleks
   volitatud kaitseväelane/ametiisik, peab allkirja desifreeringu, ametinimetuse ja auastme
   ümber vormistama.

   -õigusaktiga kinnitatavale dokumendile kirjutab alla selle kinnitamiseks esitanud või
   dokumendi sisu eest vastutav ametiisik/kaitseväelane (koostaja) tulenevalt dokumendiliigist.

   Kui dokumenti ei allkirjasta kaitseväelane/ametiisik, kelle pädevusse kuulub antud
   dokumendi allkirjastamise õigus ja seda teeb keegi teine selleks volitatud või määratud isik,
   vormistatakse allkirja desifreering ning ametinimetus järgmiselt:

   NÄIDE:
   Urmas Muld
   Kapten
   Kaitseliidu Peastaabi ülem
   Kaitseliidu ülema ülesannetes

   Digitaalallkiri on elektronkeskkonnas dokumentide usaldusväärsust tõestav kood, mis
   tuleneb digitaalallkirja seadusest ja mida täiendatakse veel.

17) Märkus lisa(de) kohta.

   Ametikirja (ka akti) lisa kohta tehakse märge 2-4 rida allkirjast allpool.

   - kui kirja tekstis on lisale viidatud, trükitakse ainult lisa lehtede ja eksemplaride arv.

   NÄIDE:          Lisa: 8 lehel 2 eks

   - kui kirjal on tekstis märkimata lisasid, tuleb lisade reale märkida nende nimetused, lehtede
   ja eksemplaride arv.

   NÄIDE:          Lisa: .Kaitseliidu asjaajamiskorra aluste eelnõu 24 lehel 1 eks

 - kui kirjale lisataval dokumendil on omakorda lisa, vormistatakse märge selle sisu olemasolu
   kohta järgmiselt:

   NÄIDE: Lisa: Kaitseliidu asjaajamiskorra aluste eelnõu 24 lehel 1 eks ja lisa selle juurde 5
                lehel 1 eks.
    - õigusaktide ja protokollide puhul märgitakse lisa nimetus dokumendi tekstis vastava punkti
    järel.

    NÄIDE:        Kinnitan asjaajamiskorra Kaitseliidus (juurde lisatud)

    Dokumendi lisale tehakse esimese lehe paremasse ülanurka märge dokumendi kohta, mille
    juurde see kuulub (välja arvatud kirjale lisatavad dokumendid).
    Kui lisasid on mitu, tuleb need nummerdada. Lehtede numeratsioon on igal lisal omaette.

    NÄIDE:        Lisa
                  Kaitseliidu ülema 11.05.2001
                  käskkirja nr 122 juurde
    või
                  Lisa 3
                  Kaitseliidu asjaajamiskorra juurde

 18) Lisaadressaadid e. dokumendi jaotuskava.
    Kui sama tekstiga kiri saadetakse mitmele adressaadile, vormistatakse adressaadiväljale üks
    adressaat ning ülejäänud kirjutatakse lisaadressaatide reale so 2-4 rida allpool allkirja
    kasutades seejuures saatmise eesmärki selgitavaid sõnu “Sama”, “Teadmiseks”, “Koopia”.
    Jaotuskava märgitakse dokumendi originaalile alla vasakule lehe vabale pinnale või eraldi
    lehele tähesuurusega 10 punkti.

    NÄIDE:        Koopiad:
                  1) personalijaoskond
                  2) rahandusosakond
                  3) Kl malevad

    Käskkirja, protokolli jt. sisedokumentide puhul vormistatakse samale lisaadressaatide reale
    2-4 rida allkirjast allpool dokumendi jaotuskava (täitjad).

19) Kooskõlastamismärge
    Kui dokumendi jõustumiseks on ette nähtud selle kohustuslik kooskõlastamine asutuse või
    ametiisikuga, vormistatakse kooskõlastusmärge analoogiliselt rekvisiidiga “Kinnitusmärge”.
    Kooskõlastusmärge trükitakse rekvisiitide parempoolses veerus allkirjast allpool või
    dokumendi tagumisel küljel kooskõlastusviisade kohal. Suurema hulga kooskõlastuste puhul
    kasutatakse kooskõlastuslehte, mis lisatakse dokumendile.
    Kui kooskõlastajaks on ametiisik ainuisikuliselt, vormistatakse kooskõlastusmärge
    järgmiselt:

    KOOSKÕLASTAN

    (allkiri)

    Tarmo Tiiger
    Tallinna Tööinspektsiooni peainspektor
    26.07.2000

    Dokumendi kooskõlastamine kollegiaalse arutelu tulemusena vormistatakse järgmiselt:

    KOOSKÕLASTATUD
    Tallinna Tööinspektsiooni
    20.mai 2000 otsusega nr 8
    Kaitseliidu siseseks dokumendi kooskõlastamise vormiks on selle eelnõu viseerimine.
    Dokumendi koostaja kooskõlastab eelnõu kõigepealt vahetu ülemaga, seejärel asjaomaste
    struktuuriüksuste, osakondade või isikutega, keda antud küsimus puudutab. Dokument
    kooskõlastatakse koostaja poolt etteantud tähtajaks, selle puudumisel vähemalt 3 tööpäeva
    jooksul.

20) Viisa e. asutusesisene kooskõlastamine koosneb viseerija allkirjast, allkirja desifreeringust
    (kui allkiri ei ole loetav) ja kuupäevast, ametinimetusest ja auastmest.

    NÄIDE:

    Allkiri

    Mati Murakas
    Rahandusosakonna ülem
    12.11.2001

    Viisad paigutatakse dokumendi viimasele leheküljele allkirjast allapoole või viimase lehe
    pöördele.
    Koostaja viisa on kohustuslik märkida kõikidele dokumentidele; koostaja viisana kasutatakse
    märget koostaja kohta (käskkirjadel auaste ja nimi, ametikirjadel auaste, nimi ja telefoni
    number), lisades sellele ka koostaja allkirja ja kuupäeva.
    Koostaja viisa paigutatakse vasakule, kooskõlastusviisad lehe paremale poolele.
    Asutusesisesed dokumendid viseeritakse esimesel ning kõrgemalseisvatele asutustele
    esitatavad õigusaktide eelnõud esimesel (väljasaadetaval) eksemplaril.
    Asutuse siseseks õigusaktide eelnõude kooskõlastamiseks võib kasutada eraldi
    kooskõlastuslehte, mis paigutatakse õigusakti originaali juurde.

    Kui viseerija ei ole dokumendi sisuga nõus või tekib eriarvamus, vormistatakse viisa eraldi
    lehel (A4), kusjuures tuuakse välja see, millega viseerija nõus ei ole; miks pole nõus ning
    konkreetne ettepanek muudatuse suhtes. Eriarvamus lisatakse dokumendi eelnõule ja seda
    säilitatakse koos dokumendiga juhul, kui arvamust ei arvestata dokumendi lõplikul
    vormistamisel.

    NÄIDE:
    Eriarvamus

    (allkiri)

    Mati Kuusk
    Kapten
    (Kuupäev)

    Kaitseliidus asutusesisesed dokumendid viseeritakse ja kooskõlastatakse esimesel
    eksemplaril ning väljasaadetavad dokumendid asutusse jääval eksemplaril.
    Erandina viseeritakse Kaitseministeeriumile esitatavate õigusaktide eelnõud (Vabariigi
    Valitsuse, kaitseministri määrus) esimesel (väljasaadetaval) eksemplaril.

21) Pitser
    Pitsat on dokumendi autentsuse tõestamise vahend.
    Asutuse pitsatiga pannakse pitser dokumendile juhul, kui see on õigusaktiga ette nähtud.
    Kõigil muudel juhtudel, kui on vaja tõestada füüsiliste või juriidiliste isikute õigusi või
    tuvastada tehingute aluseks olevaid fakte, kasutatakse asutuse pitsatit vastavalt seadusele,
    seaduse alusel kehtestatud õigusaktidele või teistele sisemist töökorraldust reguleerivatele
    dokumentidele.
    Dokumendi koopiaid, väljavõtteid ja muid tõestust ning kinnitust vajavaid dokumente
    kinnitatakse lihtpitsatiga (kantselei, personalijaoskond, jt.).
    Üldjuhul pannakse pitser dokumendile füüsiliste või juriidiliste isikute õiguste tõestamisel ja
    faktide tuvastamisel, mis on aluseks tehingutele raha ja materiaalsete väärtustega.

    Pitser on pitsatiga dokumendile tehtud jäljend. Pitser pannakse dokumendile nii, et see
    riivaks sõna ÕIGE või allkirja viimaseid tähti. Ei tohi kasutada musta värviga pitserit.

22) Märge dokumendi ettevalmistuse astme, originaalsuse või terviklikkuse kohta
    (KOOPIA; ÄRAKIRI; VÄLJAVÕTE; EELNÕU, PROJEKT).
    Märge dokumendi ettevalmistuse astme, originaalsuse või terviklikkuse kohta vormistatakse
    dokumendi esimese lehe paremasse ülanurka suurtähtedega kirjavahemärke kasutamata koos
    eelnõu, projekti jm vastava variandi valmimise kuupäevaga.

23) Koopia, ärakirja, väljavõtte tõestusmärge
    Asjaajamise käigus võib kasutada paljundatud allkirjafaksiimilega dokumendikoopiat.
    Dokumendi ärakirjad (koopiad), mille abil saab tõestada isikute õigusi või tuvastada
    tehingute aluseks olevaid fakte ja/või nende õigsust, tuleb tõestada tõestusmärke ja pitsatiga.
    Ärakirja (koopia) esimese lehe ülemisele parempoolsele nurgale kirjutatakse sõna või
    lüüakse vastava templiga sõna “ÄRAKIRI” või “KOOPIA” ning tehakse viimasele lehele
    alljärgnev tõestusmärge.

    NÄIDE:                 KOOPIA ÕIGE

                            (allkiri ja kantselei lihtpitsat)

                            Merike Karu
                            Kaitseväeametnik
                            Kantseleiülem
                            (kuupäev)

    Kui dokumendi tekstis sisalduvat informatsiooni on vaja osaliselt taas esitada, tehakse
    dokumendist väljavõte.
    Väljavõte vormistatakse asutuse üld- või kirjaplangile vastavalt sellele, mis dokumendist
    tehakse väljavõte.
    Väljavõtte ülemisele parempoolsele nurgale kirjutatakse või lüüakse templiga sõna
    “VÄLJAVÕTE”.
    Väljavõttes peavad olema taasesitatud kõik andmed, mille abil saab identifitseerida
    dokumendi väljaandjat, dokumendiliiki, väljaandmise aega ja kohta.
    Väljavõtte õigsust, mille abil saab tõestada isikute õigusi või tuvastada tehingu aluseks
    olevaid fakte ja nende õigsust, tuleb tõestada tõestusmärke ja lihtpitsatiga.
    Tehes dokumendist väljavõtte, on kohustuslik taasesitada kõik andmed, mille abil saab
    identifitseerida dokumendi väljaandjat, dokumendiliiki, väljaandmise aega ja kohta:
    - dokumendiliik va ametikirja väljavõttel;
    - väljaandmise aeg ja dokumendiregistri number;
    - väljaandmise koht va ametikirja väljavõttel;
    - pealkiri;
    - tekst, väljajäetud osad märgitakse punktiirjoonega;
    - allakirjutaja(te) nime(de) desifreering(ud) ja ametinimetus(ed)
    Vormistatakse järgmiselt:
    - dokumendi esimese lehe ülemisse parempoolsesse nurka trükitakse sõna KOOPIA
    (ÄRAKIRI, VÄLJAVÕTE);
    - dokumendi viimase lehe tekstist ja allkirjadest alla poole plangi vasakule poole tehakse
    tõestusmärge koos pitseriga nii, et pitser riivaks sõna KOOPIA (ÄRAKIRI, VÄLJAVÕTE)
    ÕIGE ja kinnitaja allkirja viimaseid tähti.

    NÄIDE:

    KOOPIA (ÄRAKIRI, VÄLJAVÕTE) ÕIGE

    (allkiri ja pitser)

    Teet Kask
    Kantselei ülem
    22.10.2000

    Kaitseliidu sisese asjaajamise käigus tehtud dokumendikoopiad ei vaja tõestamist.
    Väljavõtte, samuti Kaitseliidu siseselt asjaajamise käigus tehtud dokumentide koopiate (kui
    on vajalik) õigsust võib tõestada kantselei pitseriga.

    Kaitseliidu Peastaabis tõestab ärakirjade ja väljavõtete õigsust kantselei ülem, malevates
    asjaajamise eest vastutav isik; personalidokumentidest, samuti isikutoimikutesse
    paigutatavate dokumentide ärakirjade ja väljavõtete õigsust tõestab personali spetsialist.

    Arhiivikoopia tõestusmärke alla märgitakse dokumendi leidandmed.

    NÄIDE:           Alus: arhivaalide loetelu - juhtimine (1-1), arh 2, leht 120

24) Dokumendi koostaja andmed
    Üldjuhul märgitakse ametikirjale selle koostaja (vastutava täitja) ees- ja perekonnanimi ning
    telefoninumber ühel real tähesuurusega 10 punkti. Elektronposti aadress märgitakse ees- ja
    perekonnanime alla.. Juhul, kui kirja koostaja on ühtlasi selle allakirjutaja, märgitakse vaid
    telefoninumber ning selle kõrvale elektronposti aadress.

    NÄIDE            ltn Mikk Mand 064 4070
                     mikk.mand@klps.ee

                     064 4070; mikk.mand@klps.ee

    Õigusaktide vormistamisel märgitakse ainult vastutava kaitseväelase/ametiisiku nimi ja
    auaste (telefoninumbrit ei märgita).

25) Arvutifaili tähis
    Kõikidele dokumentidele on rekvisiitidest viimasele positsioonile (kirja puhul soovitavalt
    kontaktandmete välja joone peale) kohustuslik märkida arvutifaili tähis st kataloog ja faili
    nimi. Faili nimi peab võimalikult täpselt avama sarja dokumentide loetelu järgi ja dokumendi
    sisu. Dokumendi identifitseerimise mõttes on kohustuslik märkida ka versiooni kuupäev.
    Arvutifaili tähis trükitakse arvutis salvestatud dokumentide viimase lehe alumisse vasak-
    poolsesse nurka kirja suurusega 8 järgmiselt:
    NÄIDE:
    G1.4.19 ohvitseride kursused 11.11.01.doc, kus
    G1                    kataloogi nimetus, samuti personalijaoskonna tähistus, avades
                          funktsiooni
      4                   sarja tähis
    19                    toimiku tähis antud sarjas
    ohvitseride kursused faili nimi
    11.11.01              dokumendi “ohvitseride kursused” versiooni kuupäev

    Lõplikult vormistatud dokumendil olev faili nimi koos asukohaviidaga ja vastavas kataloogis
    antud nime all olev dokument peavad olema identsed.

26) Kontaktandmete asukoht on lehe alumises osas( altäärest 0,9 cm kuni 2,6 cm kõrgusele),
    kus peab olema äratoodud asutuse registrinumber, aadress, telefon-faks, elektronposti
    aadress ja pangarekvisiidid.

    NÄIDE:

    Toompea 8                    kantselei        0 604 8619         a/a 221001154174
    10142 TALLINN                faks             0 694 8639         Hansapnk
                                 E-post kantselei@kaitseliit.ee
    Reg nr 01275087

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Stats:
views:200
posted:5/26/2010
language:Estonian
pages:16