Moving Beyond Bullet Points A Three-Step System 1

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Moving Beyond Bullet Points A Three-Step System 1 Powered By Docstoc
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Contents
Acknowledgments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .xi
Introduction . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . xv


Chapter 1
Moving Beyond Bullet Points: A Three-Step System                                                                                 1
Introducing the Scenario. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 2
Analyzing the Problem . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
        Three Analysis Questions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
        Can I See the Focus of the Presentation by Reading Only the Slide Titles? . . 5
        Does This Presentation Balance My Spoken Words and Projected Visuals? . . 7
        Does This Look Interesting to My Audience?. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
Selecting a Strategy . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10
        Introducing the Hollywood Approach . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11
        Interpreting Classical Ideas with Modern Technology . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
        Aligning Your Strategy with the Research . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
Understanding the Three-Step Approach . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
        Writing a Script to Focus Your Ideas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 14
        Storyboarding Your Script to Clarify Your Ideas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16
        Producing Your Script to Engage Your Audience . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17
Getting Started . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19




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      We want to hear from you!                                                      www.microsoft.com/learning/booksurvey/
vi        Contents



Chapter 2
Setting the Stage for Your Story in Act I                                                           21
The Beyond Bullet Points Story Template. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22
Writing Using Three Ground Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 25
        Rule 1: Write Complete Sentences with a Subject and a Verb in
                Active Tense . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 26
        Rule 2: Use a Conversational Tone That Is Simple, Clear, and Direct . . . . . . . 27
        Rule 3: Constrain the Length of Your Sentences to the Limits of
                the Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 28
Act I: Setting Up Your Story . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
        Act I, Scene 1: Establishing Your Setting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29
        Act I, Scene 2: Naming a Protagonist . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31
        Act I, Scene 3: Describing the Imbalance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 32
        Act I, Scene 4: Aiming for Balance . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 34
        Act I, Scene 5: Recommending a Solution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 36
Closing the Curtain on Act I . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 38
        Reviewing the Five Scenes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
        Appealing to Your Audience’s Emotions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 39
        Focusing Your Ideas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40
10 Tips for Enhancing Act I . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 40


Chapter 3
Fleshing Out Your Story in Acts II and III                                                           51
Introducing Acts II and III . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
        Appealing to Reason in Act II . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
        Appealing to Emotion and Reason in Act III. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 52
Act II: Developing the Action . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
        Centering on the Solution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 53
        Choosing from Three Levels of Detail . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 54
Specifying Three Main Supporting Points . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 55
        Act II, Scene 1: Supporting the First Main Point. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 58
        Act II, Scenes 2 and 3: Repeating the Process . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 62
        Act II, Scene 4: Creating the Turning Point . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 64
                                                                                                    Contents             vii



Act III: Framing the Resolution. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
        Act III, Scene 1: Restating the Crisis . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 65
        Act III, Scene 2: Recommending the Solution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
        Act III, Scene 3: Setting Up the Climax . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 66
        Act III, Scene 4: Reaching the Resolution . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 67
Reading Your PowerPoint Script Aloud . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 68
Reviewing Your Script with Your Team. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 69
Lowering the Curtain on Your Story Template . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70
10 Tips for Enhancing Your Story Template. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 70


Chapter 4
Preparing and Planning Your Storyboard                                                            77
Introducing the Storyboard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
Transferring Your Script to PowerPoint . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 78
        Sending the Story Template from Word to PowerPoint . . . . . . . . . . . . . . . . . 80
        Setting Up the Slide Master . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 82
        Changing the Slide Layout . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 84
        Editing the Headlines. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 85
Preparing Your Storyboard. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
        Adding a Title and Closing Credits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 87
        Creating Storyboard Guides . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 88
        Repositioning the Storyboard Guides . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 91
Planning Your Spoken Words . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93
        Setting Up the Notes Master . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 93
        Writing Your Narrative . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 96
Storyboarding Using Three Ground Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 98
        Rule 1: Keep Reviewing the Big Picture . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
        Rule 2: Maintain a Steady Pace . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 99
        Rule 3: Tie Your Acts and Scenes Together . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 101
Rehearsing with Your Headlines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 102
10 Tips for Enhancing Your Storyboard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 103
viii        Contents



Chapter 5
Choosing a Design Style for Your Storyboard                                                                     113
Designing Using Three Ground Rules . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 114
        Rule 1: Design the Complete Experience Around the Headline . . . . . . . . . . 114
        Rule 2: Make Your Slides Collaborative . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 117
        Rule 3: Try Three Treatments . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118
Applying a Variety of Design Techniques to Three Slides . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 118
        Preparing a Test File . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 119
        Beginning the Design Process. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 120
        Filling the Screen with a Photograph. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 122
        Ensuring That the Headline Is Legible . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 126
        Hiding the Headlines . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 131
        Adding a Visual Prop . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 133
        Using Clip Art. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 135
        Animating Your Words. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 138
        Mixing and Matching Techniques . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143
Choosing a Style . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 143
10 Tips for Enhancing Your Slides . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 144


Chapter 6
Expanding Your Graphical Options                                                         149
Snapping a Screen Shot . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 150
Displaying Detailed Numbers . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 151
Explaining an Idea Using a Diagram . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 152
        Creating a Diagram. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 154
        Explaining an Idea Across Three Slides Using a Diagram . . . . . . . . . . . . . . . . 159
        Explaining an Idea on a Single Slide Using a Diagram . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161
Explaining an Idea Across Slides Using a Chart . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 161
Improving Your Storyboard . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168
        Adding Graphics to the Title and Closing Credits . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 168
        Reinforcing the Three Main Ideas . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 169
        Aligning with the Research . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 171
Rehearsing the Presentation . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172
Finalizing the Notes Pages . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 172
                                                                                                           Contents             ix



Getting Clearance and Approvals . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173
10 Tips for Enhancing Your Slides . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 173


Chapter 7
Bringing Your Story to Life                                             181
Producing Using Three Ground Rules. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182
        Rule 1: Make Your Media Transparent . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 182
        Rule 2: Create a Dialog with Your Audience . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 183
        Rule 3: Improvise Within Constraints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 184
Removing Distractions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185
        Preparing the Environment. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 185
        Checking the Technology . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 186
        Planning for Problems . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187
        Rehearsing Away Distractions. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 187
        Using Notes . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 188
Developing a Dialog . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 190
        Being Authentic . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 191
        Working Confidently with Your Slides . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 192
        Enlivening the Dialog. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193
        Handling Q & A . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 193
Improvising Within Constraints . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194
        Keeping Control of Your Story . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 194
        Preparing for Different Contexts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 195
        Turning Off Your Slides . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196
        Handing Out Handouts . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 196
Presenting Without Being Present. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197
        Sending Your Notes Pages (Not Your Slides). . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 197
        Producing an Online Presentation. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198
And Now Presenting . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 198
10 Tips for Enhancing Your Production . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 199


Conclusion . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 205
x         Contents



Appendix A
Aligning with the Research, 207
Reviewing Mayer’s Research-Based Principles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207
        Communicating with Words and Pictures. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 207
        Avoiding the Redundancy of Narration and On-Screen Text . . . . . . . . . . . . 208
        Keeping Information in Bite-Sized Segments. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 209
        Clearly Signaling Information . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210
        Using a Conversational Style . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 210
        Placing Headlines Near Graphics . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 211
        Keeping the Screen Clear of Distractions . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 212
        Narrating Animated Elements. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 213
        Synchronizing Animation and Narration. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214
Applying Advanced Principles . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 214
Learning More About the Research . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215
        Additional Resources . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 215


Appendix B
Using the Beyond Bullet Points Slide Formatter, 217
Installing the Beyond Bullet Points Storyboard Formatter as the
                 Default for New Presentations . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 218


Index . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 221




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