Docstoc
EXCLUSIVE OFFER FOR DOCSTOC USERS
Try the all-new QuickBooks Online for FREE.  No credit card required.

SIKLUS PENGELUARAN BAGIAN I

Document Sample
SIKLUS PENGELUARAN BAGIAN I Powered By Docstoc
					SIKLUS PENGELUARAN
PROSEDUR PEMBELIAN DAN
PENGELUARAN KAS BAGIAN I

Kebanyakan entitas bisnis beroperasi dengan cara kredit dan tidak membayar sumber
daya hingga saat memperolehnya. Waktu jeda antara berbagai kegiatan ini
memisahkan proses perolehan kedalam dua tahap:
    Tahap fisik, melibatkan pemerolehan sumber daya, dan
    Tahap financial, melibatkan pengeluaran kas.

Untuk kemudahan, dua tahap ini diperlakukan sebagai transaksi yang terpisah dan
yang diproses melalui subsistem yang terpisah.


I. GAMBARAN UMUM AKTIVITAS PEMBELIAN PENGELUARAN KAS

   A. Sistem Permprosesan Pembelian
      Diagram data pada Figur 2-1 menyajikan gambaran umum berbagai aktivitas
      terkait yang membentuk sistem pemprosesan pembelian. Berbagai proses ini
      dijelaskan dalam tahap berikut ini :
       1. Fungsi pembelian dimulai dengan mengenali kebutuhan untuk menambah
          persediaan kembali melalui observasi catatan persediaan. Tingkat
          persediaan turun karena penjualan langsung ke pelanggan (aktivitas siklus
          pendapatan) atau transfer ke proses manufaktur (aktifitas siklus konversi).
          Informasi kebutuhan persediaan dikirim ke proses pembelian dan utang
          usaha.
       2. Proses pembelian menentukan jumlah yang akan dipesan, memilih
          memasok, dan membuat pesanan pembelian, Informasi tersebut dikirimkan
          ke pemasok dan proses utang usaha.
       3. Setelah beberapa waktu, perusahaan akan menerima barang persediaan
          dari pemasok. Barang yang diterima akan diperiksa kualitas dan jumlahnya
          serta dikirim ke toko atau gudang.
       4. informasi mengenai penurunan barang digunakan untuk memperbarui
          catatan persediaan.
       5. Proses utang usaha menerima faktur dari pemasok. Utang usaha akan
          merekonsiliasinya dengan informasi lain yang telah dikumpulkan untuk
          transaksi tersebut dan catatan kewajiban untuk membayar di masa
          mendatang, tergantung dari syarat perdagangan dengan pemasok. Biasanya
          pembayaran akan dilakukan paling tidak hari terakhir yang diisyaratkan
          untuk mendapatkan keuntungan penuh dari bunga yang dihasilkan dari
          diskon yang ditawarkan.
       6. Buku besar menerima informasi ringkasan dari utang usaha (kenaikan total
          dalam kewajiban) dan pengendali persediaan (kenaikan total dalam
          persediaan). Informasi ini direkonsiliasi akurasinya dan dicatat ke akan
          utang usaha serta akun pengendali persediaan.
Gambar 2-1   DFD untuk Sistem Pembelian
Gambar 2-2   Sistem Pembelian Manual
Gambar 2-3   Permintaan Pembeli




Gambar 2-4    Pesanan Pembeli
Gambar 2-5   Pesanan Pembelian Tembusan Kosong




Gambar 2-6    Laporan Penerimaan
B. Sistem Pengeluaran Kas
   Sistem pengeluaran kas memproses pembayaran berbagai kewajiban yang
   timbul dari sistem pembelian. Tujuan utama dari sistem ini adalah untuk
   memastikan bahwa kreditor yang valid menerima jumlah terutang yang benar
   ketika kewajiban jatuh tempo. Jika sistem tersebut melakukan pembayaran
   lebih awal, perusahaan akan melepas penghasilan dari bunga yang seharusnya
   didapatkannya atas dana tersebut. Akan tetapi, jika kewajiban terlambat
   dibayar, perusahaan akan kehilangan diskon pembelian atau dapat merusak
   pringkat kreditnya.
C. Sistem Manual
   Bagian alir terpperinci mengenai sistem pengeluaran kas manual disajikan
   dalam gambar 2-10




D. Pengendalian Siklus Pengeluaran
   Bagian ini menjelaskan pengendalian internal utama dalam siklus pengeluaran
   berdasarkan prosedur pengendalian yang dispesifikasikan dalam SAS 78.
   Hal-hal lainnya diringkas dalam table 2-1
Table 2-1       Ringkasan Pengendalian Siklus Pengeluaran
                POIN PENTING PENGENDALIAN DALAM SIKLUS PENGELUARAN
Aktivitas Pengendalian          Sistem Pemrosesan Pembelian               Sistem Pengeluaran Kas

Otorisasi transaksi             Pengendalian persediaan                   Bagian   utang     usaha    mengotorisasi
                                                                          pembayaran


Pemisahan Pekerjaan             Pengendalian persediaan dipisahkan dari   Pisahkan bagian buku besar pembantu
                                bagian pembelian dan penyimpanan          utang usaha, pengeluaran kas, dan buku
                                persediaan. Buku besar utang usaha        besar.
                                terpisah dari buku besar.


Supervisi                       Agen penerimaan


Catatan Akuntansi               Buku pembantu utang usaha, buku besar,    File voucher ulang, buku pembantu utang
                                file permintaan pembelian, file pesanan   usaha, jurnal pengeluaran kas, akun kas di
                                pembelian, file laporan penerimaan.       buku besar.


Akses                           Keamanan fisik aktiva, batasi akses       Keamanan yang memadai atas kas. Batasi
                                hanya ke catatan akuntansi di atas.       akses ke berbagai catatan akuntansi di
                                                                          atas.


Verifikasi Independen           Bagian utang dagan merekonsiliasi         Peninjauan akhir oleh bagian pengeluaran
                                berbagai dokumen sumber sebelum           kas. Rekonsiliasi keseluruhan oleh bagian
                                mencatat kewajiban. Bagian buku besar     buku besar. Rekonsiliasi bank secara
                                merekonsiliasi akurasi umum proses        berkala oleh kontroler.
                                tersebut




                      1. Otorisasi Transakasi
                         a. Subsistem pembelian, bagian pengendalian persediaan memonitor
                            tingkat persediaan secara terus-menerus. Ketika tingkat persediaan
                            jatuh pada titik pemesanan ulang yang telah ditetapkan, bagian
                            pengendalian persediaan secara formal akan mengotorisasi pengisian
                            kembali melalui permintaan pembelian.
                         b. Subsistem pengeluaran kas. Bagian utang usaha mengotorisasi
                            pengeluaran kas melalui bukti kas keluar. Untuk memberikan
                            pengendalian yang efektif di seluruh arus kas dari perusahaan. Staf
                            administrasi bagian pengeluaran kas seharusnya tidak menulis cek
                            tanpa otorisasi yang jelas. Jurnal pengeluaran kas (daftar cek) yang
                            berisi nomor voucher mengotorisasi tiap cek (lihat gambar 2-11) dan
                            merupakan jejak audit untuk memverikasi setiap cek yang ditulis.
2. Pemisahan Pekerjaan
   a. Pemisahan Pengendalian Persediaan dari Gudang. Dalam subsistem
      pembelian, aktiva fisik utamanya adalah persediaan. Bagian
      pengendalian persediaan mencatat secara terperinci berbagai aktiva
      tersebut, sedangkan bagian gudang harus menyimpannya. Kapan saja,
      auditor dapat merekonsiliasi catatan persediaannya secara fisik.
   b. Pemisahan Bagian Buku Besar dan Utang Usaha dengan Pengeluaran
      Kas. Aktiva yang berpotensi menghadapi eksposur dalam subsistem
      pengeluaran kas adalah kas. Catatan yang mengendalikan aktiva ini
      adalah buku pembantu utang usahadan akun kas di buku besar.
      Seseorang dengan tanggung jawab gabungan antara menulis cek,
      mencatat akun kas, dan mencatat utang usaha dapat melakukan
      penipuan diperusahaan.
3. Supervisi
   Area yang mendapat manfaat paling banyak dari supervisi di siklus
   pengeluaran adalah bagian penerimaan. Banyak sekali jumlah aktiva yang
   bernilai mengalir melalui area ini ke gudang. Supervisi yang ketat di
   bagian ini akan mengurangi peluang terjadinya dua jenis eksposur
   a. Inspeksi Aktiva. Ketika barang datang dari pemasok, staf administrasi
      bagian penerimaan harus memeriksa jumlah dan kondisinya (dari
      kerusakan, cacat dan sebagainya).
   b. Pencurian Aktiva. Bagian penerimaan kadang kacau dan tidak teratur
      dalam masa-masa sibuk. Di situasi ini, persediaan yang masuk
      menghadapi potensi pencurian kecuali jika diamankan di gudang.
      Prosedur pemeriksaan yang tidak benar disertai dengan supervisi yang
      tidak memadai dapat menciptakan situasi yang konduksif untuk
      terjadinya pencurian persediaan dalam transit.
4. Catatan Akuntansi
   Tujuan pengendalian catatan akuntansi adalah untuk menyimpan jejak
   audit yang memadai agar dapat menelusuri sebuah transaksi dari dokumen
   sumbernya hingga ke laporan keuangan. Siklus pengeluaran
   mempengaruhi berbagai catatan akuntansi berikut ini: buku besar
   pembantu utang usaha, daftar voucher, daftar cek, dan buku besar.

5. Pengendalian Akses
   a. Akses langsung. Dalam siklus pengeluaran, perusahaan harus
      mengendalikan akses ke aktiva fisik seperti kas dan persediaan.
   b. Akses Tidak Langsung. Perusahaan harus membatasi akses ke berbagai
      dokumen yang mengendalikan aktiva fisiknya.

6. Verifikasi Independen
   a. Verifikasi Independen oleh Bagian Utang Usaha. Bagian utang usaha
      memainkan peran penting dalam kegiatan verifikasi yang dilakukan
      oleh lainnya dalam sistem ini. Tiap dokumen berisi berbagai fakta yang
      berbeda mengenai transaksi pembelian, yang harus direkonsiliasi oleh
      staf administrasi bagian utang usaha sebelum perusahaan mengakui
      kewajiban. Kegiatan ini seperti:
      1) Permintaan pembelian, yang menunjukan bahwa perusahaan
         membutuhkan persediaan tersebut.
      2) Pesanan pembelian, yang menunjukan bahwa staf bagian
         pembelian hanya memesan persediaan yang dibutuhkan dari
         pemasok yang valid. Dokumen ini harus direkonsiliasikan dengan
         permintaan pembelian.
      3) Laporan penerimaan, yang merupakan bukti dari penerimaan fisik
         barang tersebut, kondisinya, dan jumlah yang diterima. Rekosiliasi
         atas dokumen ini dengan dua dokumen sebelumnya menunjukan
         bahwa perusahaan memiliki kewajiban yang sah.
      4) Faktur dari pemasok, yang menyediakan informasi keuangan yang
         dibutuhkan untuk mencatat kewajiban ini sebagai utang usaha. Staf
         administrasi bagian utang usaha memverifiksi bahwa harga dalam
         faktur adalah harga wajar jika dibandingkan dengan perkiraan
         harga di pesanan pembelian.


   b. Verifikasi Independen oleh Bagian Buku Besar. Dari berbagai angka
      ringksan ini, staf administrasi bagian buku besar memverifikasi bahwa
      kewajiban total yang dicatat sama dengan pengendalian yang diterima
      dan bahwa pengurangan total dalam utang usaha sama dengan total
      pengeluaran kas.
II. PEMBELIAN BERBASIS KOMPUTER
   A. Otomatisasi Prosedur Pembelian Dengan Menggunakan Teknologi
      Pemrosesan Batch
      Banyak dari berbagaai fungsi manual sistem batch dalam gambar 2-12 sama
      dengan yang berada pada gambar 2-2. Hanya terdapat perbedaan utama pada
      berbagai kegiatan rutin akuntansi diotomatiskan. Bagian akhir ini
      menjelaskan berbagai urutan peristiwa yang terjadi dalam sisitem ini

III. APLIKASI PENGELUARAN KAS
   A. Implikasi Pengendalian
      Isu pengendalian teknologi (yaitu yang terkait dengan penggunaan file
      berurutan versus file akses langsung) umum terjadi. Oleh karnanya, kita
      mempelajari hanya berbagai isu khusus dalam siklus ini dengan
      memfokuskan diri pada berbagai perbedaan antara sistem otomatis dengan
      yang direkayasa ulang

     1. Sistem Otomatis
         a. Perbaikan Pengendalian Persediaan. Keuntungan terbesar dari sistem
            otomatis (batch) jika dibandingkan dengan sistem manual adalah
            perbaikan kemampuan untuk mengelola kebutuhanpersediaan.
            Kebutuhan persediaan dideteksi ketika muncul, dan diproses secara
            otomatis. Sebagai hasilnya, resiko mengakumulasi kelebihan
            persediaan atau kelebihan persediaan akan berkurang. Akan tetapi,
            selain keuntungan tersebut juga ada masalah dalam pengendalian.
         b. Pengelolaan Kas yang Lebih baik. Jenis sistem ini mendukung
            pengelolaan kas yang efektif dengan pemindaian file voucher per hari
            untuk melihat barang yang harus dibayar, hingga menghindarkan dari
            pembayaran dini dan terlewatnya tanggal jatuh tempo. Selain itu,
            dengan menulis cek secara otomatis, perususahaan mengurangi biaya
            tenaga kerja, menghemat waktu pemprosesan, dan meningkatkan
            akurasi.
         c. Jeda Waktu. Terdapat jeda waktu antara datangnya barang di bagian
             penerimaan dengan pencatatan penerimaan persediaan di file
             persediaan.
         d. Kemacetan dalam Pembelian. Dalam sistem batch rekaan ini, bagian
            pembelian secara langsung akan terlibat dalam semua keputusan
            pembelian.
         e. Dokumen Kertas yang berlebih. Sistem batch dasar dibebani dengan
            berbagai dokumen kertas. Semua departemen operasional akan
            membuat dokumen, yang dikirimkan ke bagian pemprosesan data dan
            bagian pemprosesan data akan mengonversinya ke media magnetis.
2. Sistem yang Direkayas Ulang
   Sistem ini menangani banyak kelemahan operasional yang ditemukan
   dalam sistem batch biasa. Secara khusus, bagian penting dari sistem ini
   adalah :
         Sistem ini menggunakan prosedur real time dan file akses
            langsung untuk mempersingkat waktu tenggangdalam pencatatan.
        Sistem ini meniadakan prosedur manual rutin melalui otomatisasi.
        Sistem ini mewujudkan pengurangan dokumen kertas secara
         signifikan dengan menggunakan komunikasi elektronik antara
         berbagai departemen.dan menyimpan berbagai record dalam
         media akses langsung.
    a. Pemisah Tugas. Sistem ini menghilangkan pemisah mendasar antara
       pemprosesan otorisasi dengan transakasi. Di sini, berbagai program
       komputer akan mengotorisasi dan memproses pesanan pembelian,
       serta mengotorisasi dan menerbitkan cek untuk para pemasok.
    b. Pengendalian Catatan Akuntansi dan Akses. Sistem ini melihat catatan
       akuntansi secara ekslusif dalam disket magnetis.
Tugas
Kasus pengendalian Internal
1. Green Mountain Coffee Roasters, Inc.
   (Dsiapkan oleh Ronica Sharma, LehighUneversity)
   Green Mountain Coffee Roasters, Inc., didirikan pada tahun 1981 dan awalnya
   anya sebuah cafe kecil di Waitsfield., Vermont, memanggang dan menyajikan
   kopi premium di tempat itu. Saat ini Gree Mountai mencampur dan
   mendistribusikan kpi ke berbagai pelanggan, termasuk kafe, toko roti, dan
   restoran dimana saat ini sudah memiliki 6.700 di berbagai negara bagian Amerika
   Serikat. Seiring dengan perkembangan perusahaan, beberapa jenis minuman telah
   ditambahkan ke lini produknya, termasuk signature blend, light roast, heavy
   roast, kopi tanpa kafein, teh tanpa kafein, dan teh herbal. Green Mountain Coffee
   Roasters Inc., telah go public sejak tahun 1993 dan memiliki penjualan lebih dari
   $84 juta untuk tahun fiskal yang berakhir September 2002.
       Green Mountain Coffee Memiliki gudang dan pabrik di Wiltron. Vermont,
   dengan karyawan penuh waktu dan paruh waktu sebanyak 250 orang. Perusahaan
   ini menerima kopi dalam jumlah besar dari sekelompok distributor terpilih yang
   berada di seluruh dunia, dan pemasok terbesarnya adalah Columbia Beans Co.
   Green Mountain Coffee juga menjual aksesori yang melengkapi produknya,seperti
   cangkir, termos, dn tempat penyimpanan kopi yang dibeli dari pemasok Coffee
   Lovers Inc. selain menjual kopi dan aksesorinya, Green Mountain menggunakan
   pproduk kertas seperti kantong kopi, cangkir kopi, dan pengaduk untuk
   didistribusikan ke pelanggan dan membungkus kopi yang dibeli dari Save the
   Trees Inc.


   a. Sistem Pembelian
        Saat ini Green Mountain menggunakan sistem pembelian manual dengan
        teknologi komputer minimal. Green Mountain Coffee membeli biji dan
        campurannya dari berbagai perusahaan lain dan kemudian menjualnya ke
        toko-toko. Persedian biji kopi berfluktuasi sesuai dengan penjualan campuran
        ke berbagai toko. Sara bertangung jawab atas menajemen persediaan dalam
        gudang, Dia meninjau laporan status persediaan secara berkala untuk
        mengindentifikasi kebutuhan persediaan. Ketika suatu barang jatuh ke dalam
        titik pemesanan ulang yang telah ditetapkan, dia membuat permintaan
        pembelian. Dia menyimpan satu salinan untuk dirinya di bagian tempatnya
        bekerja, dan menyimpan satu permintaan pembelian terbuka, dan mengirim
        sebuah salinan ke bagian utang usaha. Pada akhir jam kerja, pesanan
        pembelian yang terdiri atas tiga bagian akan dibuat. Satu salinan akan
        disimpan dan dua akan dikirim ke pemasok.
                Ketika barang tiba, Sara memeriksa dan menghitungnya, serta
        mengirimkan slip pengepakan ke Fayth di bagian akuntansi. Dengan
        menggunakan PC, Sara memperbaharui buku pembantu persediaan dan, pada
        akhir jam kerja, mengirimkan ringkasan akun ke Vic di bagian buku besar.
        Setelah memeriksa untuk melihat bahwa terdapat permintaan pembelian untuk
        mendukung slip pengepakan, Fayth akan menyimpan berbagai dokumen
        dalam file utang usaha tunda. Fakur dari pemasok dikirimkan secara langsung
   ke Fayth, yang akan memeriksanya dengan berbagai dokumen file tunda.
   Dengan menggunakan sistem PC, dia akan memperbaharui buku besar
   pembantu utang usaha dan mencatat transaksi tersebut dalam jurnal
   pembelian. Pada akhir jam kerja dua akan membuat voucher jurnal. Yang akan
   dikirim ke Vic diagian buku besar. Dengan menggunakan sistem berbasis PC
   yang terpisah, Vic memperbaharui berbagai akun pengendali yang terpengaruh
   oleh transaksi tersebut dan memberikan ringkasan tersebut dan voucher
   jurnalnya.
b. Ringkasan sistem Pengeluaran Kas
   Dengan menggunakan sistem PC, Fayth akan meninjau berbagai file utang
   usaha untuk melihat barang yang akan harus dibayar, menunggu hingga
   tanggal terakhir untuk melakukan pembayaran dengan masih memanfaatkan
   diskon. Dia kemudian memperbaharui (meutup) record buku pembantu utang
   usaha yang terkait, mencatat cek yang terdiri atas dua bagian, dan mencatat
   pembayaran tersebut dalam file daftar cek. Fayth memiliki otoritas untuk
   menandatangani pembayaran di bawah $5.000. Berbagai cek yang jumlahnya
   lebih besar dari $5.000 akan dikirim ke Stuart, bendahara Green Mountain
   Coffee, yang akan menandatangani cek tersebut dan mengembalikannya ke
   Fayth untuk ditandatangani. Pada akhir jam kerja, Fayth akan mengirim cek
   tersebut ke para pemasok, menyimpan sebuah salinan, dan membuat voucher
   jurnal, yang akan diteruskan ke Vic. Vic mencatat transaksi tersebut dalam
   berbagai akun buku besar yang terpengaruh dan menyimpan voucher
   jurnalnya.

   Diminta:
   a. Buatlah diagram arus data dari sistem saat ini.
   b. Buatlah bagan alir dokumen dari sistem yang ada saat ini.
   c. Analisislah kelemahan pengendalian interval dalam sistem ini. Sesuaikan
      jawaban Anda dengan enam kategori aktivitas pengendalian fisik yang
      disebutkan dalam SAS 78.
   d. Siapkan bagan alir sistem dari sistem berbasis komputer yang didesain
      ulang yang bisa menyelesaikan kelemahan pengendalian yang Anda
      identifikasi.

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Stats:
views:11871
posted:5/13/2010
language:Indonesian
pages:15