Social Environmental Responsibility in our Supply Chain

Document Sample
Social Environmental Responsibility in our Supply Chain Powered By Docstoc
					                                                        




                                                     d

        Social & Environmental 
    Responsibility in our Supply Chain
                                                         
      Information & Working Guideline for Bestseller Suppliers 
 
      
     This document is a guideline for all suppliers on the expectations and requirements of all Bestseller 
     brands. 
 
        This includes information and directions on working with: 
 
        Bestseller’s Code of Conduct 
        Bestseller’s Chemical Restrictions 
        Bestseller’s Environmental Work 
 




                                                     d                    Social & Environmental Responsibility 
                                                                          Bestseller A/S 
                                                                          1/10/2008 
                                           Social & Environmental Responsibility  2008 

Contents 
1. Responsible Production in Bestseller ............................................................................................................ 3 
2.  SER Department Structure............................................................................................................................ 4 
3.  Bestseller’s Code of Conduct ........................................................................................................................ 6 
    3.1 Introduction to the COC .......................................................................................................................... 6 
    3.2 Overview of New Supplier Procedure ..................................................................................................... 6 
    3.3 Adding new factories to production ........................................................................................................ 7 
    3.4 Sub‐contractors & suppliers of materials ................................................................................................ 7 
    3.5 Bestseller’s Audit Program ...................................................................................................................... 8 
    3.6 Bestseller’s COC Rating System ............................................................................................................... 9 
    3.7 Bestseller’s Child Labour Policy ............................................................................................................. 10 
    3.8 Non‐compliance to the Code of Conduct .............................................................................................. 11 
    3.9 Education & Training ............................................................................................................................. 12 
4. Bestseller’s Chemical Restrictions (CR) ....................................................................................................... 14 
    4.1 Introduction to the CR ........................................................................................................................... 14 
    4.2 Overview of general working procedure for CR .................................................................................... 14 
    4.3 Control of Production & how to comply ............................................................................................... 15 
    4.4 REACH .................................................................................................................................................... 16 
    4.5 Bestseller Testing Requirements (Overview) ........................................................................................ 17 
    4.6 Sending Samples to the testing laboratory ........................................................................................... 18 
    4.7 Non‐compliance to the Chemical Restrictions: procedure for failed styles .......................................... 19 
5. Bestseller’s Environmental Work ................................................................................................................ 22 
    5.1 Introduction ........................................................................................................................................... 22 
    5.2 Approach and expectations ................................................................................................................... 22 
    5.3 Environmental Rating System ............................................................................................................... 23 
    5.4 Examples of best‐practice techniques ................................................................................................... 23 
    5.5 Overview of textile production & the environment .............................................................................. 24 
6. Overview of general requirements for a Bestseller Supplier ...................................................................... 25 


 
                                                  



                                                                  2
                           Social & Environmental Responsibility  2008 

1. Responsible Production in Bestseller 
 
Bestseller designs, develops and supplies fashion apparel for our 10 brands, which are targeted at 
young men and women, as well as children of all ages.  We sell products in our own shops and 
through independent retailers. 
 
As we do not own producing factories, we cooperate with a number of independent suppliers 
globally who manufacture our styles according to our specifications.  The majority of production 
occurs in China, but we are also producing substantially in Turkey, Bangladesh, India and Italy.  
Production is controlled and regulated through Purchase Offices located in these countries. 
 
Our supply chain is very complicated and involves many different countries and cultures.   We take 
our responsibility as an international company very seriously, and work hard to ensure that our 
global business activities are carried out in a socially and environmentally responsible manner.  
This work will also help to protect and develop our business, and to create a more sustainable 
future for us and our suppliers. 
 
Bestseller’s Social & Environmental Responsibility Department was set up to coordinate the efforts 
of Bestseller in ensuring our business activities meet a certain standard.  This has initially been 
focused on our supply chain, but has recently begun to encompass our internal activities and those 
in our offices and shops. 
 
The Code of Conduct was developed ‐ stating the minimum requirements for the working 
conditions inside the factories ‐ and the Auditing Program was later developed to ensure that our 
suppliers were meeting our agreements.  In addition, the SER department develops and updates 
the Chemical Restrictions and (in cooperation with Quality Assurance) coordinates the Chemical 
Testing Program to check that our goods are reaching the standards. 
 
Over the past year we have placed more focus on the environmental impacts of our business, 
which is something that will continue to increase over the next few years. 
 
We have focused on integrating the activities of the SER department with the rest of the company, 
as it is essential to recognize that we can only be effective in achieving our goals of being a socially 
and environmentally responsible company when all parts of the business are involved and working 
together.   
 
We expect to have a close relationship with our suppliers, and that the SER department, the 
purchase offices, the buyers and suppliers can all communicate together effectively, and each take 
part of the responsibility to ensure responsible production. 
 
As a Bestseller supplier we require that you work accordingly within our Code of Conduct and 
Chemical Restrictions, respect our policies and procedures in the management of our supply chain, 
and continuously strive to improve your performance in social and environmental issues. 



                                         3
                             Social & Environmental Responsibility  2008 

2.  SER Department Structure 
 
The SER department consists of more than 20 colleagues, situated in Denmark and throughout our 
production countries. 
 
Each purchase office has an employee responsible for SER activities, who will be the main contact 
with all suppliers connected to that office. 
 
All suppliers should contact this person for any queries relating to Bestseller’s Code of Conduct, 
Chemical Restrictions or Environmental Work. 
 
Those suppliers attached to the Danish purchase office should contact the SER department in 
Denmark directly.  Factories will then be assigned to a COC colleague depending on their location.  
 
Those suppliers producing in regions where BS SER colleagues are not located will need to arrange 
for an external auditing company to perform a social audit at this factory prior to it being accepted 
as a producer for Bestseller. 
 
 
 

                                                  Bestseller 
                                                   Turkey,
          Bestseller China,                      4337 Etiler/ 
               Beijing                             Istanbul
              Shanghai
             Hong Kong                                                       Bestseller 
            BS Studio (SH)                                                     India, 
          BS Fashion Group                                                  New Delhi  
                                                 Bestseller                  11003
                 (BJ)                           Head Office,
                                                 Brande, 
                                                 Denmark




                                  Bestseller                        Bestseller 
                                 Bangladesh,                          Italy, 
                                 1213 Dhaka                          Bologna

                                                                                                          
 
Diagram 1: SER department, General Structure  
 

                                        4
               


 
         



               
Bestseller’s Code of
Conduct




               
                        
                          Social & Environmental Responsibility  2008 


3.  Bestseller’s Code of Conduct 
 

3.1 Introduction to the COC  
 
Bestseller’s Code of Conduct is a code of practice for all Bestseller suppliers, written in 2002 and 
updated yearly.  The COC states the minimum working standards in the producing factories, and 
covers, among others, issues of health & safety issues, social responsibility, environment 
protection and animal welfare. 
 
Commitment and compliance of our suppliers to the COC is very important to Bestseller, and we 
will not work with suppliers that do not respect this.  Our work with the COC has been developing 
rapidly since 2002; the following sections give suppliers details of the current working procedure 
and requirements. 
 

3.2 Overview of New Supplier Procedure 
 
 
     •   All suppliers and their factories/ subcontractors must read and sign agreement to the 
         Code of Conduct  
     •   Supplier must declare all factories/ subcontractors / homeworkers that will be 
         involved in the manufacturing process of Bestseller products  
     •   Supplier must allocate a responsible person within their company for all SER‐related 
         issues 
 
 
     •   A social audit will be arranged at all factories that will potentially be involved in the 
         making‐up of Bestseller garments 
     •                          
         Factory will be prepared for audit by SER colleagues.  Supplier will be required to 
         complete pre‐audit information 
     •   Audit report will be written and sent to SER Denmark and buying departments 
     •   A development plan will be devised for the factory which must be agreed to by the 
         supplier, the factory and Bestseller


     •   Production facilities will be rated according to Bestseller's Rating System 
     •   Supplier will only be accepted if they are seen to be working within our Code of  
         Conduct.  Accepted suppliers will be given access to Bestseller’s Supplier Portal – 
         which holds all the information of the company and factories, and is where orders are 
         placed and accepted 
     •   We expect that our suppliers continuously work to improve in social & environmental 
         issues,  and meet any deadlines set in the Development Plan 


                                         6
                           Social & Environmental Responsibility  2008 


3.3 Adding new factories to production  
 
Our suppliers can only produce in factories that we have registered in the supplier portal – and 
which have been approved by the Social & Environmental Responsibility department.  When 
accepting orders suppliers must select the specific factory that will produce that order in the 
Bestseller system. 
If a supplier would like to add a new factory to their production – they will need to contact the 
purchase office and request for an audit at the factory – which must be rated at least with a yellow 
BS rating prior to any orders being placed there.    
 
Suppliers attached to the Danish buying office (Bestseller AS) 
The main suppliers will be handled from Denmark.  If they are producing in factories in countries 
where we have our purchase offices these factories will be handled by the COC responsible for this 
region.  They will be placed under the ‘COC Office’ of that country and enter the Bestseller 
auditing program. 
Factories in regions where there are no purchase offices are required to have a social audit from 
an external auditing company. 
 
If a supplier is found producing Bestseller orders in a factory that is not registered on our system 
and has not been approved by the Social & Environmental Responsibility Department – we will 
immediately end cooperation with this supplier. 
 




                                                                        
 

3.4 Sub‐contractors & suppliers of materials 
 
It is important that the principles of Bestseller’s Code of Conduct are effectively communicated 
down the supply chain.   
 
It is therefore important that our supplier’s source from reliable companies, ideally with some 
form of certification in regards to both quality and Social Responsibility.  The supplier must ensure 
that the products they are buying are made in accordance with our requirements and restrictions, 
as well as the law. 
 
The suppliers of materials, and any washing, dyeing & printing facilities must be provided during 
factory audits.  It is important that we know whether these facilities have any official certifications. 

                                          7
                            Social & Environmental Responsibility  2008 


3.5 Bestseller’s Audit Program 
 
All factories producing goods for a Bestseller brand must be involved in the Audit Program, 
whereby the factories will be checked and monitored by a Bestseller SER colleague.   
It is important that all suppliers are involved with this process and ensure that all factories 
associated to them are working in accordance to the Code of Conduct.   
 
Required Attendees: 
There should always be a supplier representative present at the factory audit, as well as the 
factory manager and the Bestseller SER colleague.

Announced or Unannounced: 
Initial audits will always be announced and arranged well in advance to ensure that all paperwork 
and parts of the factory will be available for the audit.  Some follow‐up audits may be 
unannounced – and we reserve the right to check factories at any time.

Time:  
The time taken for an audit depends on a number of factors – the size of the site, the number of 
employees, if this is a new supplier or a new factory for a current supplier, etc. 
It is a general principle in Bestseller that a full day is used for each audit to ensure that all aspects 
of the audit program can be executed effectively, and the supplier and factory should allow for 
this.

Pre‐Audit Preparation: 
The SER colleague will inform the supplier and factory of the structure of the audit and the 
documentation that they will require to see during the audit.  The supplier must ensure that all 
paperwork requested is available or it will be counted as not present.  Suppliers applying for new 
sub‐contractors should perform an audit themselves first to ensure that the factory is up to BS 
standard.  Due to the number of suppliers we have we cannot waste time on unprepared 
factories. 
 
Audit Structure: 
A Bestseller audit will include the following 
 
1. Pre‐audit preparation 
2. Opening Meeting 
3. Factory Tour 
4. Workers Interviews 
5. Examination of Documentation 
6. Closing meeting 
                                         
Please note that the audit structure and the sequence of events can differ, and that each 
individual auditor will adopt the most effective structure for their audits.  
Factories will be re‐audited every 6‐12 months. Suppliers are responsible for ensuring that agreed 
developments are completed effectively and on time
                                           8
                            Social & Environmental Responsibility  2008 


3.6 Bestseller’s COC Rating System 
 
Once the factory Audit Form has been completed, the findings will be assessed and the factory will 
be given a Bestseller rating.   

d        Factory is in compliance with Bestseller’s Code of Conduct 

d        Factory is basically complying with Bestseller’s Code of Conduct, but which still has a few 
         minor issues to be improved 

d        Factory is below the standard of Bestseller’s Code of Conduct, with more than 5 minor 
         issues, or any serious issues which need to be improved 

d        Factory is below the standard of bestseller’s Code of Conduct, and has a number of critical 
         issues which need to be improved 
 
d        Factory is far below the standard set in Bestseller’s Code of Conduct, and the management 
         is showing no will to improve 

                  •   Factory is working according to        •   Bestseller are satisfied with the work this 
                      Bestseller’s COC                           factory is doing in regards to SER issues 
d Green           •   Factory demonstrates a number of       •   Factory is not regarded as ‘perfect’ and should 
                      best practices                             always be working to improve further and 
                                                                 maintain a high standard in order to keep rating 
                  •   Factory is basically compliant         •   No more than 5 ‘minor’ issues highlighted as 
d Yellow          •   Minor issues are found                     being needed for improvement 
                  •   Factory is making continuous            
                      progress 
                  •   Factory is non‐compliant to the        •   More than 5 ‘minor’ issues or ‘serious’ issues 
d Orange              COC                                        found in the factory 
                  •   ‘Serious’ issues are found  
                  •   Factory is non‐compliant to the        •   Any ‘critical issues’ found automatically result in 
d Red                 COC                                        a red rating.   
                  •   ‘Critical’ issues are found            •   Extensive negligence in regards to workers 
                  •   Factory is showing the will to make        health & safety will also result in a red rating 
                      improvements 
                  •   Factory is non‐compliant to the        •   Management refuses to make improvements to 
d Black               COC                                        meet standard 
                  •   Factory is making no progress          •   Audit shows too many critical issues & factory is 
                  •   Management lacking the will to             too far below our standards to approve 
                      improve                                •   Bestseller production will not occur 

 
The accumulative factory ratings will determine the overall rating of the main supplier (always 
based on the lowest‐rated factory).   
The rating will be visible in the supplier portal, the buying system and on all order forms. 
Factories rated black will automatically be closed and cannot be used for production. 


                                             9
                             Social & Environmental Responsibility  2008 


3.7 Bestseller’s Child Labour Policy 
 
Bestseller has made a commitment that we will continuously work to ensure that no child labour 
occurs in our producing factories. 
 
Bestseller’s Code of Conduct identifies that any person under 15 years of age is defined as a ‘child’ 
(based on ILO’s convention no. 138).  In some regions that national law defines a child as being 
older than 15 – and in these cases the National law will always apply.  If the National law sets the 
definition of a ‘child’ at 14 years – the National Law will also apply in these cases.  These levels are 
normally based on when the completion of basic education will occur.


Action if non‐compliance is found 

When suppliers sign the Code of Conduct they are agreeing to respect the Child Labour Policy, 
which outlines the procedures taken if an underage worker is found in a factory. 

Cases of underage workers can vary from case to case, and it is understood that different actions 
may needed to be taken accordingly.  Bestseller’s Child Labour Policy was developed in order to 
take the best interests of the child into account and will be implemented if any underage workers 
are found in factories. 

General principles of the Child Labour Policy 

    •   If a child is identified Bestseller will take direct contact with this child so as to obtain full control of 
        the situation 
    •   The child must not be dismissed from the factory 
    •   The family will be contacted, and an agreement between the child, and the child’s family on a place 
        of education should be met.  This should be arranged until the child has reached at least the legal 
        working age.   
    •   The supplier must continue to pay wages to the child during the school period 
    •   This case will be closely followed up on by Bestseller 

Action for the Supplier 

    •   The supplier will receive a clear written warning from Bestseller 
    •   The supplier must agree to and carry out all agreed actions based on the Child Labour Policy 
        without question. 
    •   The supplier must show how the employment policy and documentation check will be improved in 
        the future. 
    •   If the situation arises again the co‐operation with Bestseller can be terminated. 
 
 
 
 


                                             10
                          Social & Environmental Responsibility  2008 


3.8 Non‐compliance to the Code of Conduct 

We understand the difficulties that factories can face in regards to working within the Code of 
Conduct.  There are many complications – and unforeseen problems can often arise.  
Consequences of non‐compliance to the Code of Conduct will vary according to the specific 
circumstances, which will be reviewed on a case‐by‐case basis.   We will of course always discuss 
the situation with the supplier – to work out how that problem occurred and what can be done to 
prevent similar problems in the future. 
 
Suppliers should be aware that a serious breach of the COC, or continuous breaches, may result in 
the supplier being removed from Bestseller’s supplier list.  Orders will be removed from the 
supplier and new orders will not be authorized through the system. 
 
It is essential that suppliers declare all production units, which must be checked according to the 
COC.  If Bestseller production is found in non‐registered factories, Bestseller will end the 
relationship with the supplier.  It is important that we are honest and open – we must know where 
all products are made. 
 
Less serious, but recurring problems, such as not meeting deadlines and agreements set in 
development plans, will result in a warning from Bestseller.  Suppliers will need to show that they 
are committed to improving and developing – and to moving towards becoming a more socially 
responsible company.  If necessary a supplier will be asked to give regular feedback on the work 
and progress that they are making.  We expect that our suppliers also take some responsibility to 
get better in these areas – and not rely on being guided through by Bestseller. 
 
Suppliers should also be aware that Bestseller brands are working in different ways with the COC, 
some brands may have specific extra requirements for their suppliers COC performance.  All 
brands are determined to only work with suppliers who are able to meet the standards set in the 
COC. 
 
 
 
 We are here to help and to have honest and open discussions about any issues that may arise.  
Problems that are found that we have not been informed about, or have been deliberately hidden 
during audits and meetings, will be taken very seriously.  If, however, we are informed early on of 
problems we can work together to find solutions. 
  
 
 
 
 


 
 
                                      11
                         Social & Environmental Responsibility  2008 


3.9 Education & Training 

In Bestseller we believe in having a close relationship with our suppliers so that we can develop 
and improve together in all areas of our business.  We understand that working with social and 
environmental issues is often difficult, and therefore we hope to provide our suppliers with as 
much information and as many working tools as we possibly can. 
 
If suppliers have any questions regarding the Code of Conduct, or the work of the SER department 
we hope that you will immediately contact the SER responsible to your purchase office, or directly 
to Head Office, Brande (all contact information in appendix). 
 
 
Better Suppliers Programme 
The Better Suppliers Programme is being developed, and will be launched from the beginning of 
2009. 
 
The Better Suppliers Programme will be a resource for our suppliers to gain further information 
and skills in a number of different topics to help improve their status as a socially responsible 
company.  The training will focus on enabling supplier to increase social compliance whilst still 
developing as a business.  We also hope that the training meetings will be an opportunity for 
suppliers & factories to meet up and discuss ideas and experiences, and to share knowledge. 
 
Training will occur approximately 2 times per year – the expected participation of a supplier will 
vary depending on the amount of business that they do with Bestseller.   
 
Bestseller will also start producing booklets from January 2009 intended to give the workers more 
information on Bestseller as a company and the Code of Conduct.   
 
These training sessions and booklets are intended to improve communication between suppliers, 
factory managers and factory workers.  We respect our supplier’s business techniques and 
strategies; the aim of the supplier training is to create a resource for developing and sharing 
information, and to reach further down in the supply chain to where it matters most. 
 
Suppliers should contact local purchase offices for further information.  
 




                                                                        
                                      12
              



 
        




 
Bestseller’s Chemical
Restrictions




 
                             Social & Environmental Responsibility  2008 


4. Bestseller’s Chemical Restrictions (CR) 
 

4.1 Introduction to the CR 
 
Bestseller’s Chemical Restrictions describe the limitation and prohibition of substances in products 
manufactured for Bestseller.  These restrictions are developed based on a concern for the health 
of our customers, the working conditions inside the factories producing our goods, the 
preservation of the environment, as well as law and legislations. 
 
All suppliers producing for Bestseller must abide by the list of forbidden and restricted substances.  
Suppliers must have tight control over their production networks and materials suppliers and 
ensure that they are working within the CR.  The following section describes our expectations of 
how suppliers should be working with the CR, and the control and testing procedures from 
Bestseller. 
 
 
 

4.2 Overview of general working procedure for CR 
 
    All suppliers will read and sign agreement to Bestseller’s Chemical Restrictions and in doing so 
    they take full responsibility for ensuring that all products meet the standards required.   
 
 
 
 
    Suppliers must communicate the Chemical Restrictions to all points in their production 
 
    network (dye‐houses, print‐houses, washing facilities, suppliers of raw material, accessories 
 
    suppliers etc) and ensure that they are in full control of entire production process.  At no point 
 
    during the production process can substances on the ‘Forbidden Substances List’ in the CR be 
 
    used.  Other chemicals must be strictly controlled. 
 
 
 
    All suppliers will be included in Bestseller’s Testing Procedure – whereby styles will be tested 
    for compliance to the Chemical Restrictions according to both risk‐assessed and random 
    selections.  Testing must be done in Bestseller‐approved internationally recognized 
    laboratories and in coordination with the CR responsible at your local Purchase office. 
 
 
 
    Any problems found in relation to the CR will be taken very seriously.  Action taken will 
    depend on the seriousness of the individual case and will be based on the CR non‐compliance 
    consequences (p.20) and managed in coordination with SER Department, the relevant buyer 
    and the supplier. 

                                          14
                          Social & Environmental Responsibility  2008 


4.3 Control of Production & how to comply 
 
Due to the nature of chemicals and textile production, it is rare that restricted chemicals will be 
found on un‐treated raw material.  Forbidden and restricted chemicals can be used during the 
preparation, dyeing, printing, washing and finishing of garments, and it is therefore important that 
suppliers have strict control over all parts of their production network.  Suppliers must make sure 
that the companies that are doing the dyeing, printing and finishing are selecting products that are 
accepted by Bestseller’s Chemical Restrictions.  We must protect our customers and the 
environment, as well as our businesses, by controlling production carefully. 
 
Bestseller expects suppliers to set up a strict quality control program, whereby they have full 
control over every material that is involved in the manufacturing process.  Suppliers should 
regularly test raw materials coming in, as well as finished goods leaving the factory.  Factories 
should not use fabric or accessories from their stock – unless they test this item to guarantee the 
chemical safety and composition.  Suppliers should not source any materials from small 
uncertified suppliers or markets – this will cause a big non‐compliance risk. 
 
Bestseller requests that in order to minimize the risk of non‐compliance, suppliers’ source 
materials from fabric and thread suppliers that are Oeko‐tex 100 certified (or similar). 
 
Bestseller recommends that suppliers work with dye and print companies that are using reputable 
and certified colorants only (for example Huntsman, Clariant, Dystar or similar).  This will greatly 
minimize the risk of non‐compliance.  More information on dye stuffs and dye manufacturers 
suppliers can visit www.etad.com (Ecological Toxicological Association of Dyestuffs) which lists 
reputable dye manufactures globally. 
 
Suppliers should demand to receive MSDS sheets and up‐to‐date inventories of chemicals from all 
parts of the production network.  Suppliers should be able to provide Bestseller with relevant 
MSDS sheets for any product when requested. 
 
If a supplier has any questions or requires further assistance in production network control the 
relevant SER colleague responsible for your purchase office should be contacted. 
 
 




                                                                                               
                                       15
                          Social & Environmental Responsibility  2008 


4.4 REACH 
 
What is REACH? 
 
Regulation (EC) No 1907/2006, of the European Parliament and the Council of 18 December 2006 
concerning the Registration, Evaluation, Authorisation and Restriction of Chemicals (REACH). 
 
REACH has been introduced as a means to more effectively monitor and control the import of 
chemicals into the EU.  It aims to ensure that all manufacturers and importers of chemicals 
identify the substances that they are bringing in, and that this is effectively managed to identify 
and limit the risks that these chemicals may pose to human health and the environment. 
 
Producers and importers of articles have to notify REACH if their article contains ‘Substances of 
Very High Concern’ (SVHC’s).  All chemicals relevant for textiles in the SVHC list are restricted for 
use in production in Bestseller’s Chemical Restrictions.  We would, however, like to request that all 
suppliers visit the REACH webpage (www.echa.eu) regularly and ensure that they remain fully up‐
to‐date with this regulation. 
 
Suppliers should be prepared for further introductions of banned and restricted chemicals – for 
further information and a list of chemicals that may appear on the SVHC list ‐ suppliers can visit 
the REACH SIN (Substitute It Now) webpage (www.sinlist.org).  
 
 
 
 
 




 

 
                               




                                       16
                          Social & Environmental Responsibility  2008 


4.5 Bestseller Testing Requirements 

Bestseller require risk‐based as well as random chemical testing on finished garments as a further 
control to prevent products that do not meet our requirements being sent to our shops and 
customers.   
 
Chemical Testing is controlled through the purchase offices, and all results are stored centrally on 
the supplier portal and can be seen in the buying system.   
 
For details of the chemical testing program, and the contact details for the approved laboratories 
in your region, please contact your purchase office contact.  Testing requests are made either 
through the CR/ Quality departments in the purchase offices, or directly through the purchase 
order system from the buying departments in Denmark. 
 
The amount of tests requested will vary depending on the style types and the supplier set‐up and 
history.  Suppliers should test risk‐products automatically regardless of a request from Bestseller. 
 
Suppliers should be aware that we are testing a large amount of products delivered in Denmark as 
a final precaution prior to distribution to our shops. 
 
We hope that all suppliers will follow these requirements carefully, and will ensure strict control 
over their production network.  Compliance to the Chemical Restrictions is an essential part of 
doing business with Bestseller.  Any supplier found to disregard this – will be blocked as a style 
supplier for all Bestseller brands. 
                                 




                                       17
                          Social & Environmental Responsibility  2008 


4.6 Sending Samples to the testing laboratory 
 
 
 
When a style is selected to be tested according to Bestseller’s Chemical Restrictions, suppliers 
must observe the following requirements: 
 
      1 sample in each specified colour should be taken from the bulk production near the start 
      of production 
      (If problems are found then there will be time to correct the production) 
       
      Samples should be individually wrapped in air‐tight bags and labeled with the specific style 
      number, style name and BS order number 
       
      Samples should be sent to the internationally recognized testing laboratory – approved and 
      specified by Bestseller.  For further information on approved laboratories please contact 
      your purchase office 
       
      Suppliers should send an email to the testing laboratory and the CR responsible in the 
      relevant purchase office stating: 
             ‐ Style name and number 
             ‐ Brand name 
             ‐ Quantity of samples being sent 
             ‐ Required tests 
             ‐ Results must be sent to BS representative as well as supplier (if supplier is 
                 requesting the test) 
                  
      Results and test reports will be recorded and uploaded on the Bestseller supplier portal 
      system.  Bestseller have a record of all tests that are done – this is why it is important if a 
      supplier tests products that all reports get sent to Bestseller – so that we have the record 
      and do not request testing on styles that have already been tested. 
        




 
 
 
                               


                                       18
                                 al & Env
                             Socia           mental R
                                        vironm            sibility  2008 
                                                    Respons              


                 e to the Che
4.7 Non‐compliance                   strictions: p
                            emical Res                                styles 
                                                 procedure for failed s

 

        blems foun
     Prob                  o 
                 nd prior to                            Problems found afte
                                                        P                 er 
           shipmeent                                          ship
                                                                 pment



                     sure that the 
     Supplier must ens                                 D
                                                       Depending on the violatioon –
          pment does not leave
       ship                                             p
                                                        products may need to bee re‐
                                                                    hops/ custom
                                                       called from sh          mers 
                                                       w           e handled by
                                                       which will be           y the 
                                                                    epartments.
                                                            buying de


         he production must be 
        Th
      modified/ cancelled/ remade
                                e 
         pending on th
       dep           he problem                           Goods that t are known to 
                                                                     gal/ dangero
                                                         contain illeg          ous 
                                                       chemicals will be destroyed in 
                                                                  Denmark 


      The supplier musst provide a 
       pass           ort prior to 
          sed test repo                                 upplier will c
                                                       Su                         ts and 
                                                                     cover all cost
               shipmeent                                     claims aand take full 
                                                        esponsibility
                                                       re           y (as agreed iin CR)



                                                        S           ations will res
                                                        Serious viola             sult in 
          pment samples and styles
       Ship                          s 
                                                                    er being bloc
                                                          the supplie             cked 
       sent                          e 
           t to shops are likely to be
                                                        from receiving further orders
          ed again from
      teste            m BS Denmar   rk 
           ensure supplier has met 
        to e                                                Non‐serious violation ns 
        requirements inn all shipped                    o
                                                        occurring mo  ore than oncce will 
                   goodds                                                         eing 
                                                          result in the supplier be
                                                        b
                                                        blocked from             orders
                                                                     m receiving o

                                                                                         
 
 
 
          must provid
Suppliers m                                 o why the p
                    de full explanation as to          problem occ  curred and how they w will prevent 
          happening in the future
this from h                      e. 
 
         must prove t
Supplier m                      ave stricter control ove
                     that they ha                      er their prodduction network prior to 
                     rs – and will be subject
receiving future order                                  ed testing.
                                            t to increase


                                           19
                                                                                                                                

                                                                                                            Stage of production 


                                                                                    STAGE 1                                             STAGE 2                                           STAGE 3 
                                                                 Violation of CR is found by either the supplier     Violation of CR found by either supplier or       Violation of CR found by external party 
Classification of chemical problem found 




                                                                 or Bestseller prior to shipment                     Bestseller following shipment                     (customers, press, authorities etc) 
                                               
                                                                 Non‐serious violation of the CR:                    Non‐serious violation of the CR:                  Non‐serious violation of the CR:
                                                                 Supplier must identify source of problem and        Depending on situation – part‐recall/ claim       Depending on situation – part‐recall/ claim 
                                                  CLASS C



                                                                 control                                             may be necessary                                  may be necessary 
                                                                 Depending on situation‐product will not be          Supplier must identify problem and control        Supplier must identify problem and control 
                                                                 shipped until problem rectified and product         Supplier will receive warning                     Supplier will receive warning 
                                               
                                                                 re‐tested 
                                                                 Violation of the CR:                          Violation of the CR:                                    Violation of the CR
                                                                 Product must not be shipped                   Product contains significant levels of                  Product contains significant levels of 
                                                  CLASS B




                                                                 Problem must be identified, controlled and    restricted substances                                   restricted substances 
                                                                 regulated                                     Recall may be necessary – case specific                 Recall may be necessary – case specific 
                                                                 Reproduction and re‐testing necessary         Supplier will receive 1 warning before orders           Supplier will receive 1 warning before orders 
                                               
                                                                                                               are blocked                                             are blocked 
                                                                 Serious violation of the CR:                   Serious violation of the CR:                           Serious violation of the CR:
                                                                 Product is a danger to health and illegal     Product is a possible danger to health                  Product is a possible danger to health 
                                                  CLASS A




                                                                 Product must not be shipped                   Product is illegal                                      Product is illegal 
                                                                 Re‐production necessary                       Re‐call necessary                                       Re‐call necessary 
                                                                 Supplier will cover costs of delay            Supplier will be blocked from receiving BS              Supplier will be blocked from receiving BS 
                                               
                                                                                                               orders                                                  orders 
                                            Please note all cases are subject to an individual review by the SER department prior to action being taken.



                                                                                                                                                Red cases will result in either immediate termination of the 
                                                            Class A: Serious violation of the CR involving 
                                                                                                                                                supplier relationship or severe penalties to the supplier 
                                                            chemicals from the ‘forbidden substances list’ or 
                                                                                                                                                 
                                                            restricted substances at levels which are illegal 
                                                                                                                                                Supplier will receive a written warning. More than 3 cases 
                                                             
                                                                                                                                                could result in termination of the relationship & penalties 
                                                            Class B: Violation of the CR involving any restricted 
                                                                                                                                                 
                                                            substances in levels clearly above the limit set 
                                                                                                                                                Non‐serious violations that are found prior to shipment will 
                                                             
                                                                                                                                                be closely followed up, but will result in no action against the 
                                                            Class C: Minor violation of the CR involving 
                                                                                                                                                supplier   
                                                            borderline‐levels of restricted substances  
              



 
 
 
 
 

Bestseller’s Environmental
 
 

Work
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
                            Social & Environmental Responsibility  2008 


5. Bestseller’s Environmental Work 
5.1 Introduction 

Bestseller’s Code of Conduct stipulates that our suppliers must follow all national & regional environmental 
laws.  All factories must set up, and continuously develop, an ‘environmental management plan’ in order to 
minimize the effect of our business activities on the environment. 
 
In recent years our work on environmental issues throughout our business has become more focused – as 
our expectations for achieving a more sustainable business approach have become higher.  Bestseller’s 
environmental work follows the product from ‘the cradle to the grave’.   The following information 
however, is aimed at our supply chain, and the beginning of the life‐cycle of our garments. 
 
Throughout the supply chain we are focusing on the use of water.  The textile industry is responsible for 
using huge quantities of water every year during the pre‐treatment, washing, dyeing, printing and finishing 
processes – as well as the tanning of leather goods.   
 
Our Environmental work aims to ensure that our suppliers are using water responsibly as well as disposing 
and treating wastewater responsibly.  We are also looking at water and energy saving techniques; whereby 
our suppliers can minimize their use of such resources and aim for cleaner production and a more 
sustainable future.   
 
For more details on our environmental work please contact your local purchase office. 

5.2 Approach and expectations  
 
               Approach                                   Bestseller expectations on suppliers 
Step 1:                                   ‐All suppliers must ensure that all parts of their production 
Focus on the evaluation of wastewater     network involved in the use of water during production have 
treatment systems throughout the          adequate wastewater treatment plants operating in accordance 
supply chain                              to the law. 
                                          ‐All suppliers must be able to provide documentation and 
                                          readings from the wastewater treatment plant in all relevant 
                                          sites. 
Step 2:                                   ‐Suppliers should prepare by mapping entire production 
Focus on the practices and details of     network, stating company names and addresses as well as details 
the entire production network of          on their production. 
Bestseller suppliers                      ‐Suppliers should be able to provide any information requested 
                                          in regards to Bestseller’s CR and the environmental work, for 
                                          example chemicals that are used, certifications etc. 
Step 3:                                   ‐Suppliers should continuously aim to improve their 
Suppliers are rated using the             environmental status and aim to implement ‘Cleaner Production’ 
‘Environmental Rating System’.            techniques over time. 
Suppliers will be provided with 
information and training on ‘cleaner 
production’ techniques to improve 
resource‐use efficiency 


                                          22
                                Social & Environmental Responsibility  2008 


5.3 Environmental Rating System 
 
The environmental performance of suppliers will be rated using a system similar to the Code of Conduct 
rating system.  Due to the obvious connection the environmental rating will also take into account the 
suppliers control and compliance to the Chemical Restrictions. 
 
 
Green            ‐Fully compliant                   ‐All dyeing, printing and finishing sites (DPFs) used by the supplier 
                 ‐Demonstrates best practice in     have been evaluated concerning waste water and rated fully 
                 environmental work & cleaner       compliant1 
                 production                         ‐All DPFs demonstrate best‐practice cleaner production 
                                                    techniques 
                                                    ‐No problems in meeting requirements set by Bestseller’s 
                                                    Chemical Restrictions 
Yellow           ‐Basically compliant               ‐All DPFs used by the main supplier have been screened 
                 ‐Minor issues are found            concerning waste water and rated ‘basically compliant’ and have a 
                 ‐Factory making  progress          documented wastewater plant in compliance with the national 
                                                    law. 
Orange           ‐Non‐compliant                     ‐Lacking transparency in their supply chain  
                 ‐Serious issues are found          ‐Missing plan for environmental and waste management 
                 ‐Factory making progress & 
                 showing will to improve 
Red              ‐Non‐compliant                     ‐Lacking documentation & evidence of wastewater treatment in 
                 ‐Critical issues are found         one or more DPFs used by the main supplier 
                 ‐Factory making progress &         ‐Breach on national environmental law for any step in the supply 
                 showing will to improve            chain 
Black            ‐Non‐compliant                     ‐Inadequate or missing wastewater treatment in one or more 
                 ‐Factory is making no progress     DPFs used by the main supplier 
                 ‐Management lacking the will to    ‐Repeated failure to meet Bestseller’s Chemical Restrictions 
                 improve 
                  
 

5.4 Examples of best‐practice techniques 
       •     Does the site use an automated dosing & dispensing system for chemicals? 
       •     Is the site recycling the condensed water in the boiler system? 
       •     Does the site recover the heat from hot wastewater streams by heat‐exchange with the in‐going 
             cold process water? 
       •     Is there a heat‐recovery system for hot off‐gasses? 
       •     Are the most concentrated alkali baths from mercerization (of cotton/ viscose) recovered and 
             recycled? 
       •     Are pre‐washing and bleaching combined into one step? 
       •     Are dyes with high fixation degrees used (i.e. high utilization)?   This should be at least 70% 


1
  A fully compliant site will have provided documentation of an efficient waste water treatment plant in 
compliance with the bench mark set by the Sustainable Water Group (SWG). 
http://www.bsr.org/reports/awqwg/BSR_AWQWG_Guidelines‐Testing‐Standards.pdf 

                                               23
                                                                                                
5.5 Overview of textile production & the environment 
The below table gives an overview of the key environmental and health issues involved in each stage of textile production, and recommendations for 
effective management of the risks. 
 
Supply chain   Processes                                           Environmental and health key features                  Recommendations / (potential future Bestseller requirements)
step
Clothing       Making up - cutting and sewing only for most        Solid waste (textiles, packaging's), monotonous        Separation of waste, recycling of textiles and packaging's (waste management).
manufacturer   products - for more complex products adding         repetitive work, chemicals in textiles (e.g.           Implement job rotation.
               of fillings etc.                                    formaldehyde).
               Garment finishing - garment washing and             Chemicals in waste water.                              Waste water treatment is important for garment washing/finishing with chemicals.
               special garment finishing's like stone or acid                                                             Use of "biostoning" (with enzymes) in stead of acid- and stonewashing.
               washing of jeans.
Print-house    Printing including pre-treatment processes like     Chemicals and impurities in waste water,               Treatment of waste water essential. No use of certain known hazardous
               kiering, washing, bleaching, desizing etc. and      chemicals in exhaust air and textiles, energy and      chemicals. Apply certain known cleaner production options to reduce consumption
               finishing processes like softening and coating.     water consumption, solid waste (primarily              of energy, water and chemicals (e.g. use of dyestuffs with high degree of
                                                                   packaging's).                                          utilization). Separation of waste, recycling of packaging's (waste management).
Dye-house      Dyeing including pre-treatment processes like       Chemicals and impurities in waste water,               Treatment of waste water essential. No use of certain known hazardous
               kiering, washing, bleaching, desizing etc. and      chemicals in textiles, energy and water                chemicals. Apply certain known cleaner production options to reduce consumption
               finishing processes like softening and coating.     consumption, solid waste (primarily packaging's).      of energy, water and chemicals (e.g. use of dyestuffs with high degree of
                                                                                                                          utilization). Separation of waste, recycling of packaging's (waste management).
Pre-treater    Including tanning of hides and pre-treatment        Chemicals and impurities in waste water, energy        Treatment of waste water essential. No use of certain known hazardous
               processes like e.g. kiering, washing,               and water consumption, solid waste (primarily          chemicals. Apply certain known cleaner production options to reduce consumption
               bleaching, desizing etc.                            packaging's).                                          of energy, water and chemicals (e.g. combining pre-washing and bleaching in one
                                                                                                                          single step). Separation of waste, recycling of packaging's (waste management).
Knitter        Knitting.                                           Dust, noise, use of knitting oils, solid waste         Protect workers from occupational exposure (dust, noise). Use biodegradable
                                                                   (packaging's).                                         knitting oils. Separation of waste, recycling of packaging's (waste management).
Weaver         Weaving and sizing.                                 Dust, noise, sizing agent in waste water, solid        Protect workers from occupational exposure (dust, noise). Separation of waste,
                                                                   waste (packaging's).                                   recycling of packaging's and sizing agents (waste management).
Spinner        Spinning and other related processes e.g.           Dust, noise, energy use, use of spinning oils, solid   Protect workers from occupational exposure (dust, noise). Use biodegradable
               carding, combing etc.                               waste (textile fibres and yarns, packaging's).         spinning oils. Separation of waste, recycling of fibres and packaging's (waste
                                                                                                                          management).
Fibre          Natural fibres – Agricultural processes e.g.        Use and emission of various agrochemical (to air,      No use of certain agrochemicals that have been banned or severely restricted.
manufacturer   cotton crop growing, sheep farming.                 water and soil) e.g. fertilisers, pesticides.          Protect workers from occupational exposure to hazardous agrochemicals.
                                                                   Exposure of workers to agrochemicals can be            Controlled use of irrigation in cotton crop growing.
                                                                   lethal. For cotton water consumption can be
                                                                   significant.
               Man-made fibres (e.g. viscose and polyester)        Energy use, chemicals in waste water and               Treatment of exhaust air and waste water extremely important. Recovery and
               - Industrial chemical processes like                exhaust air.                                           recycling of processing chemicals is very important. Substitution of certain
               polymerisation.                                                                                            hazardous chemicals. Use of spin finishes application that are not harmful to
                                                                                                                          environment and health and that are readily biodegradable.
Textile        Accessories of textile origin like                  In principal all of the above mentioned key            In principal all of the above mentioned recommendations from fibre manufacturing
accessories    embroideries and fillings - in principal            features from fibre manufacturing to clothing          to clothing manufacturing.
manufacturer   processes similar to the clothing chain.            manufacturing.
               Other standard components like buttons,             Energy use, chemicals in waste water and               Treatment of exhaust air and waste water extremely important. Recovery and
               zippers etc (plastics e.g. polyester, metals e.g.   exhaust air, solid waste (e.g. from mining of          recycling of processing chemicals is very important. Substitution of certain
               brass etc.) - industrial processes related to the   metals).                                               hazardous chemicals.
               specific materials.
                                                                       

6. Overview of general requirements for a Bestseller Supplier 

 
         Bestseller’s Code of Conduct                 Bestseller’s Chemical Restrictions                Bestseller’s Environmental Work 
                                                                        
    •   Full compliance to BS COC                 •   Full compliance towards BS CR                 •   Full compliance to all 
    •   Appointed COC responsible in              •   Close follow up on REACH regulations              environmental laws and 
        company                                   •   Appointed QC/CR responsible in                    specifications by SER department 
    •   Constant development and focus on             company                                       •   Appointed responsible person in 
        social & environmental issues in          •   Strict policies controlling the source            company who can coordinate 
        collaboration with BS COC                     and quality of materials entering the             activities and provide required 
        colleagues                                    factories to produce garments                     information to SER department 
    •   Bestseller suppliers will only produce    •   Use of respected and high‐quality             •   Full control of production network – 
        in registered and COC approved                facilities for dyeing, printing, finishing        use of respected and high‐quality 
        factories                                     etc.                                              print, dyeing & finishing 
    •   Commitment to applying COC                •   Full details and mapping of supply                establishments 
        standards and ethics further down             chain, and knowledge of all chemicals         •   Full details and mapping of supply 
        the supply chain                              and the quantities that they are used.            chain 
                                                  •   Completion of BS testing                      •   Control of wastewater treatment 
                                                      requirements on finished products                 and willingness to supply 
                                                                                                        documentation and details to 
                                                                                                        Bestseller on request. 
                                                                                                    •   Application of best‐practice 
                                                                                                        techniques in regards to ‘cleaner 
                                                                                                        production’ 
                                                   


This guideline is intended for use by all suppliers working producing for brands connected to 
Bestseller AS.   
 
The latest update of this information will always be available on the supplier portal.  Suppliers are 
also required to watch out for news updates from the SER department that are placed on the front 
page of the supplier portal. 
 
Any external party with queries or comments on this guideline, please contact our Social & 
Environmental Responsibility Department in Denmark on Codeofconduct@bestseller.com 
 
SER Department, Bestseller A/S. 
Brande, Denmark.  October 2008.