Your Federal Quarterly Tax Payments are due April 15th Get Help Now >>

Board Adopts Strategic Planning Process by vmf15988


									       98 N. Washington Street, Suite 401 
              Boston, MA 02114
                                                                                                                            May/June 2005

      Inside This Issue
                                                                               A Publication of the Massachusetts Board of Library Commissioners

                  Volume 24 No. 3                               Board Adopts Strategic Planning Process
                                                                Following several months of discussion, the Massachusetts Board of Library Commission­
Board Meeting Highlights . . . . . . . . . . . . 2
                                                                  ers (MBLC) voted on April 7, 2005, to move forward with a Strategic Planning Process.
Board Promotes Summer Reading                                   Under the direction of Commissioner John Arnold, MBLC Chairman, the Commissioners
Spotlight on LSTA                                               and Management Team of the Board reviewed the results and history of the last MBLC
State Aid Q&A . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 3     Strategic Planning effort that was done in 1993, read up on some of the current thinking
                                                                regarding strategic plans and worked to develop some ideas for how to best proceed.
Library Happenings . . . . . . . . . . . . . . . 4&5
                                                                Under the Strategic Planning Process adopted, a Three Phase Process: (1) define and select
Trustee Forum                                                   key issues, (2) develop specific goals and objectives for the key issues and (3) implement the
Young Writers Honored . . . . . . . . . . . . . . 6             goals and objectives is planned. 
Board Awards Commendations                                      1. Define and select key issues
MLA Library Advocacy Award                                      In Phase 1, the Commissioners will work to define and select the key issues that need to be
Preservation Inquirer . . . . . . . . . . . . . . . . 7         addressed in the Strategic Plan. Input from the Board and staff, the library community and
                                                                the public will be gathered. The outcome of this phase will provide a framework to guide
Aris Q&A                                                        the work in Phase 2. 
Fast Facts
Calendar of Events                                              “It is my belief that the Commissioners should be actively involved in deciding on the key
We’ve Moved . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8     issues facing the agency and topics that affect our ability and the manner in which we use state
                                                                and federal funding to support individual libraries statewide,” said MBLC Chairman Arnold.
                                                                Phase 1 will concentrate on hearing as many different points of view as possible.  This will
                                                                entail a review of the strengths, weaknesses, opportunities, threats and challenges faced by the MBLC. 

                                                                Through meetings with various constituencies, the following questions may be asked:
                                                                 •What services provided by the MBLC or funded by the MBLC have helped your library or
                                                                  organization be successful?

                                                                 •What needs does your library or organization have that are not addressed by a Board service?
      he Board of Library Commissioners is the agency            •What services currently provided by the MBLC would provide greater benefit to your library or
      of  state  government  with  the  statutory  authority      organization if they were emphasized more or better implemented?

and responsibility to organize, develop, coordinate  and         •What programs or services not currently provided by the MBLC would help your library or
improve  library  services  throughout  the  Common­              organization be successful if they were provided?

wealth. The Board advises municipalities and library             •What challenges do you encounter when you present the case for state funding for library services?
trustees  on  the  operation  and  maintenance  of  public
libraries,  including  construction  and  renovation.  It                                                                                          (continued on page 8)
administers state and federal grant programs for libraries

                                                                Dunbar Appointed to the
and  promotes  cooperation  among  all  types  of  libraries
                                                                                                                      A graduate of Elmira College in New York,
through regional library systems and automated resource
                                                                                                                      Dunbar is a past treasurer of the Springfield
sharing. It also works to ensure that all residents of the

                                                                                                                      Girls Club Family Center, past president of
Commonwealth, regardless of their geographic location,
                                                                                         ichard D. Dunbar of          the Rotary Club of Great Barrington, and a
social or economic status, age, level of physical or intel­
                                                                                         West Springfield has         member of the American Association of
lectual  ability  or  cultural  background,  have  access  to
                                                                                     been appointed by Gov­           Museums and the New England Associa­
essential  new  electronic  information  technologies  and
                                                                                     ernor Mitt Romney to a           tion of Museums.
significant electronic databases.
                                                                                     three­year term on the
                                                                                                                      Planning and Design Grant
                                                                                     nine­member Massachu­
                                                                                     setts Board of Library
                                                                                     Commissioners.                   Awarded to Egremont

           John E. Arnold, Westborough                          Richard D. Dunbar
                                                                                    “I look forward to the                he Massachusetts Board of Library
                    Chairman                                                                                              Commissioners voted to award an
                                                                opportunity to serve the Commonwealth
                                                                and contribute to the effectiveness of the            additional Planning and Design Grant from
       Dr. Em Claire Knowles, Medford                           Massachusetts Board of Library Commis­                the 2004­2005 Grant Round to the Town of
               Vice­Chairman                                    sioners in providing oversight to strengthen          Egremont for $20,000 at its Board Meeting
                                                                the free public library system of the Com­            on May 5, 2005. This is in addition to the
         Edward L. Bertorelli, Milford                          monwealth, and to utilize my experience to            13 municipalities who were awarded Plan­
       George T. Comeau, Esq., Canton                           assist in this endeavor,” said Dunbar.                ning and Design Grants in January 2005. 
       Richard D. Dunbar, W. Springfield
          Joseph S. Hopkins, Amherst                            Dunbar is currently the Vice President of             A Project for Planning and Design does not
           Michele M. Mann, Beverly                             Financial Operations at the Springfield Muse­         involve actual construction, but proposes to
            Elia D. Marnik, Reading                             ums Association that operates the Connecti­           develop a Building Program, architectural
          Emily M. Salaun, Needham                              cut Valley Historical Museum, George Walter           plans and cost analyses of options and alter­
                                                                Vincent Smith Art Museum, Museum of                   natives, site investigation, and preparation
                                                                Fine Arts, Springfield Science Museum, and            of schematic drawings for a future project.
                                                                the Dr. Seuss National Memorial Sculpture             The 1,265 square­foot Egremont Free
                   Robert C. Maier
                                                                Garden.  As chief financial officer for the past      Library was built in 1830 as a school and
                       Director                                                                                       became a library in 1887 serving an agrarian
                                                                25 years, Dunbar was also affiliated with the
                                                                Springfield City Library until 2003 when the          community of approximately 500.  This
                                                                City of Springfield commenced operations              grant will investigate current and future pop­
                                                                for the library system.                               ulation needs, as well as examine the present
                                                                                                                      and alternate sites for future growth.
                          Board Meeting Highlights
The March meeting of the Massachusetts               Chairman Arnold then brought before the
Board of Library Commissioners (MBLC)                Board the names of four individuals for            BOARD OF LIBRARY COMMISSIONERS
was cancelled.                                       Commendations: Margaret Atkins, Trustee               98 N. Washington Street, Suite 401

                                                     of the Middleborough Public Library;                         Boston, MA 02114
                        he April 7th meeting         Angela Ayre, Coordinator of the Literacy                 800­952­7403 (in­state only)
                        of the Massachusetts         Project at the Cambridge Public Library;                       617­725­1860
                    Board of Library Com­            Henry Bazan, former Trustee of the                  
missioners (MBLC) was held at the Perkins            Chicopee Public Library, and Lynne Wein­
School for the Blind in Watertown where              traub, Coordinator of the Jones Library
Steven Rothstein, President, welcomed those          E.S.L. Center in Amherst.  Both Ayre and                   Robert C. Maier, Director
present, and introduced Kim Charlson,                Weintraub were 2004 Massachusetts Liter­                    Dianne L. Carty, Head, 
Director of the Talking Book Library.                acy Champions of the Massachusetts Liter­               State Aid & Data Coordination
                                                     acy Foundation, and Bazan and Weintraub                   Barbara Glazerman, Head, 
MBLC Chairman John Arnold welcomed                   were long­time trustees of their libraries.              Internal Operations & Budget
new Commissioner Emily Salaun of Need­               The Board unanimously voted to award                Maureen J. Killoran, Head, Public Library 
ham, and appointed Commissioner George               them all “Commendations for their contributions       Advisory Services/Government Liaison
Comeau secretary pro tem.  He also stated            to literacy and libraries in the Commonwealth.”
that he would be sending a letter of thanks to
former Commissioner Deborah Hill Born­               Following these actions, several reports                        Editorial Staff
heimer for her years of service to the Board.        were made. 
                                                                                                                David L. Gray, Director, 
                                                                                                            Communications & Public Information
In the first action before the Board, Ellie          Director Maier announced that Shelley
Chesebrough, Chair of the Board of Trustees          Quezada, MBLC Consultant to the Under­
of the Simon Fairfield Public Library in             served, and he had been meeting with                       Programs and Services
Douglas, presented a one day “request for            Diantha Schull, President of the Americans
extension of the time to confirm local funding for   for Libraries Council, about a program called          Certification of Library Personnel
Douglas under the Massachusetts Public Library       EqualAccess Libraries that is being offered to
                                                                                                          Communications and Public Relations
Construction Program” that was approved.             Massachusetts through the Council’s pro­
                                                     gram arm, Libraries for the Future.  “The             Continuing Education and Training
The next item approved was “the revised              EqualAccess concept helps libraries take full
FY2006 Library Services and Technology Act,          advantage of emerging electronic resources,             Data Coordination and Analysis
Program and Budget,” as presented by Beth            raise educational achievement and encourage
Wade, Grants Manager. Ninety­one appli­              economic development.  Further informa­                   Federal Library Services and 
cations were received as opposed to 84 last          tion will be available once MBLC works out                 Technology Act Program
year, she said.  “Requests significantly             a formal agreement to implement the pro­                     Library­Based Literacy
exceeded the amounts previously budgeted             gram,” said Maier.
in six categories, with all the others within                                                              Library Reference/Research Services
or close to budget.  However, the total              Perkins President Rothstein made a presen­
requests exceeded the amount budgeted.”              tation on their proposal for an increase in              Library Services for the Blind 
                                                     state funding for the Braille and Talking                and Physically Handicapped
Two action items were presented by Robert            Book Library program.  “Perkins serves
C. Maier, MBLC Director.  The first was to           more than 16,000 residents throughout the            Massachusetts Library and Information 
approve the “Renewal of the Board Policy on          Commonwealth and offers Braille, large                   Network/Library Technology
Budget Revisions for Regional Library Systems.”      print and audio versions of more than               Preservation and Collection Management
Several of the Massachusetts Regional                75,000 popular titles,” he said.  “The pro­
Library System administrators present stated         posal is to increase statewide funding from                 Public Library Advisory 
that the current policies were working fine,         $1,678,550 to $2,385,800 that would allow                   and Technical Assistance
and the Board voted to renew the policy for          an increase in service to 23,000 users.” 
another five years as required by statute.                                                                     Public Library Construction
                                                     Kim Charlson, Director of the Talking
The second item presented by Director                Book Library at Perkins, gave an overview             Public Library Emergency Assistance
Maier, along with Chairman Arnold, was a             of the past year’s activities that included the          Regional Library Systems and 
Proposed Strategic Planning Process. “It has         175th anniversary of the founding of the                   Library of Last Recourse
been more than 10 years since a strategic            school.  Among some of the highlights were
plan has been adopted by the Board,” said            the awarding of commendations to mail                     State Aid to Public Libraries
Maier. “Since August of 2004, the Board              carriers from the United States Postal Ser­
has been discussing how to proceed in find­          vice who help deliver materials free­of­                 Statewide Services to Libraries 
ing out what issues and topics should be             charge to patrons; contracting to provide                      and Library Users
included and the procedure for tackling              talking book service to patrons in Rhode
those issues.  We are looking for a three step       Island; the construction of an elevator in                Publication Information
process,” he continued, “1) Define and               the shipping area of the library; and work­
select key issues, 2) Develop specific goals         ing with the Massachusetts Commission for          MBLC Notes is a bi­monthly publication 
and objectives, and 3) Implement the goals           the Blind to help identify new users for              printed in January, March, May, July, 
and objectives.”  Chairman Arnold stated             Newsline®, a toll­free telephone service that        September and November. The editor 
that he and Director Maier had already               allows patrons to hear daily and weekly            welcomes unsolicited material and reserves 
begun to gather some information in infor­           newspapers, that she then demonstrated.             the right to edit and publish it based on 
mation gathering meetings with both the                                                                  space and suitability. Submissions must 
Administrators of the Massachusetts                  In other reports, Chairman Arnold stated he         be sent to the editor at least four weeks 
Regional Library Systems and the Resource            had presented two workshops on the “Eco­                    prior to publication date. 
Sharing Networks.  Following some discus­            nomic Value and Today’s Public Library,” as
sion by the Board about the timetable and            well as participating in the “Library as                For further information contact 
key publics who might need to be included,           Commons” conference presented by the                  David Gray at 
the Board unanimously voted to approve               Southeastern Massachusetts Regional                       or by calling 617­725­1860.
the proposed “MBLC Strategic Planning                Library System.
Process, and authorized work to begin on Phase 1:
Defining Key Issues.” (See Story on Page 1)          Director Maier updated the Board on the
                                                                                (continued on page 6)

2                                                                                                                           Vol.24 No.3 May/June 2005
Board Once Again Promotes Summer Reading
F   ollowing last                                                                                                           State Aid Q&A

    summer’s first­
ever statewide                                                                                                        Are waivers available for the hours open or
promotion of the                                                                                                      materials expenditure standards?

                                                                                                                 Adifficulties in Massachusetts, the Massa­
Summer Reading
Adventure, the                                                                                                      No.  However, given the ongoing fiscal
Massachusetts Board
of Library Commis­                                                                                               chusetts Board of Library Commissioners
sioners is once again                                                                                            (MBLC) is continuing the policy of accom­
teaming up with                                                                                                  modation of the standards of the State Aid
theaters, TV and                                                                                                 to Public Libraries program.  
newspapers to pro­
mote the 2005                                                                                                    A municipality will be certified for FY2006
Statewide Summer                                                                                                 State Aid to Public Libraries if it:
Library Adventure.                                                                                                •meets the FY2006 Municipal Appropria­

                                                                                                                   tion Requirement (MAR), or receives a

Working with the                                                                                                   MAR waiver,

advertising and mul­                                                                                              •meets the materials expenditure and hours

ticultural marketing                                                                                               open standard at either a full (100%), mid­

firm, Argus, two                                                                                                   level (90%) or minimum amount (80%),

advertisements have                                                                                               •meets all other statutory and regulatory

been developed that                                                                                                requirements for State Aid to Public

will appear in movie                                                                                               Libraries, including the education level of

previews across the                                                                                                the library director. 

state, as well as in
some newspapers                                                                                                  Awards for municipalities meeting adjusted
who are also helping                                                                                             standards will be reduced according to the
to sponsor the read­                                                                                             compliance with the reduced standards,
ing program in their                                                                                             and will be no less than 50 percent of the
areas.                                                                                                           full award for meeting the minimum (80%)
                                                                                                                 of both standards.  Each standard that is
Using this year’s                                                                                                met at a lower level will result in a 12.5
theme Going places                                                                                               percent reduction to the full award for each
@ your library, the                                                                                              level of reduction.  Awards may be made in
ads encourage kids to “Join the Summer         and from Boston to Manchester, as a spon­                         the amounts of 100, 87.5, 75, 62.5 and 50
Reading Adventure and experience going         sor of the Summer Reading Adventure.                              percent. 
away without having to travel farther than     Univision will be producing and airing two
your local library.”  The ads will begin       public service announcements to promote                           For example, Library X serves a population
appearing in 31 theaters with 370 screens      the program, as well as cover several reading                     of 17,000 and is meeting its MAR.  It is
on June 10th and run through June 14th.        events at libraries that are geared to the His­                   required to be open 50 hours each week
(For a complete list of the theaters, loca­    panic population.                                                 and expend 15 percent of its budget on
tions and their dates, go to the MBLC Web                                                                        library materials.  It was only open 45 hours
site,                      As the program kicks off across the state, the                    and spent 14 percent on library materials,
                                               MBLC will be working with the regional                            mid­level compliance for both standards.
In addition to the movie ads, the MBLC is      Youth Service Consultants and other part­                         As a result, the FY2006 State Aid award will
working with Univision­ Boston (WUNI­          ners, to publicize and highlight various                          be reduced to 75 percent of the Cherry
27) that provides Spanish language pro­        Summer Reading Adventure activities and                           Sheet total.
gramming from Providence to Worcester          the benefits of reading during the summer.
                                                                                                                 For further information on this and other
                                                                                                                 State Aid policies, go to
                                Spotlight on LSTA                                                      

Community Languages: Building a Chinese Collection


To Susan Paju, Reference Librarian at the
    Acton Memorial Library, it had become
obvious that the Chinese population of                                                                           Q    Under what circumstances would a munici­

                                                                                                                      pality not be certified?

                                                                                                                 Apality would not be certified:

Acton had increased during the 1990s, and
they increasingly wanted more Chinese                                                                             There are four reasons why a munici­

books and videos than the  few the library
owned.  “At first I would help the patrons
borrow Chinese language books from the                                                                             1) The municipality chooses not to apply
Boston Public Library or other surrounding                                                                         for State Aid.
communities,” says Paju.  “I also showed                                                                           2) The municipality is ineligible to apply
patrons how they could reserve them by                                                                             for State Aid due to not meeting mini­
using the Minuteman Library Network, but I                                                                         mum public library standards.
knew that without outside resources, it                                                                            3) The municipality is denied a waiver of
would take a long time to build up our col­                                                                        the Municipal Appropriation Requirement.
lection.”                                                                                                          4) The municipality is decertified due to
                                               Chinese Language Volunteer Yufen Liu, left, and Susan Paju,         closure of the library for reasons other
Knowing that there were Library Services       Reference Librarian at the Acton Memorial Library, with some of     than undertaking a project to improve
                                               the materials they were able to purchase using LSTA funds.
and Technology Act (LSTA) grants available                                                                         library services (such as construction,
for community language projects, Paju          Chinese community in Acton.  “This really                           automation preparation or inventory) or
worked with volunteers from the newly          gave the library the ability to use a volun­                        the occurrence of a natural catastrophe
opened Acton Chinese Language School, as       teer group to help with the grant and its                           (including a limited emergency closing
well as some of her Chinese patrons, to see    implementation,” Paju continued.  “This let                         due to illness or death.)
if the library couldn’t apply for a grant to   the Chinese know that we recognize that
improve its services to the rapidly growing                                         (continued on page 8)

Vol.24 No.3 May/June 2005                                                                                                                                           3
                      Lt. Governor Tours Braille & Talking Book Library                                                                                                                                                                                        LIBRA
                      L   ieutenant Governor Kerry Healey recently visited
                          the Perkins School for the Blind in Watertown to
                      learn more about the Perkins Braille & Talking Book
                                                                                                                             Dr. Seuss on what would’ve been his 101st birthday,”
                                                                                                                             said Healey. “I enjoyed meeting such bright kids who
                                                                                                                             proved that there are other ways of learning that don’t
                      Library and read with students.                                                                        have to do with sight.” 
                                                                                                                                                                                                                                 Belmont Gets Duc
                                                                                                                                                                                                                                 Library Week
                      “I was very encouraging to see both state and federal                                                  Celebrating its 175th anniversary, Perkins serves 60,000

                                                                                                                                                                                                                                 Youngsters from all over Be
                      governments working together to make books on tape                                                     people who are blind or visually impaired with multi­
                      available to so many people with disabilities,” said                                                   ple disabilities, here and in 55 developing countries
                      Healey. “I was very impressed by the efficient operation                                               around the world. Perkins Braille & Talking Book
                                                                                                                                                                                                                                    brated National Library W
                      of Perkins Braille & Talking Book Library, and the                                                     Library provides books on tape and in Braille to 19,000
                                                                                                                                                                                                                                 by quacking the quiet of the B
                      extraordinary number of people served.”                                                                people who can’t read traditional type due to a visual,
                                                                                                                                                                                                                                 ial Library.  On Thursday, Apr
                                                                                                                             physical or learning disability.
                                                                                                                                                                                                                                 showing of the movie “Make 
                      After touring the Library, Healey joined Perkins stu­
                                                                                                                                                                                                                                 lings” was shown to kindergar
                      dents in reading from text and Braille copies of Dr.

                                                                                                       (Photo by John Kennard)
                                                                                                                                                                                                                                 grade children.  Following the
                      Seuss’ book, Horton Hatches the Egg, as part of Read
                                                                                                                                                                                                                                 the generosity of a library patr
                      Across America, a weeklong celebration of Dr. Seuss’
                                                                                                                                                                                                                                 received a bright yellow duck 
                      birthday that promotes reading every day. “Reading
                                                                                                                                                                                                                                 gift,” said Elizabeth Moult, ch
                      with the students was a great way to pay tribute to 
                                                                                                                                                                                                                                 “and paraded through the libr
                                                                                                                                                                                                                                 away.”  In addition, the childr
(Photo by John Kennard)

                                                                                                                                                                                                                                 craft” following their parade.

                                                                                                                                 Lt. Gov. Kerry Healey, second from left, tours Perkins Braille & Talking Book
                                                                                                                                 Library with Steven Rothstein, President of the Perkins School for the Blind, far left,
                                                                                                                                 Kim Charlson, Director of the Perkins Braille and Talking Book Library, and
                                                                                                                                 Robert Maier, Director of the Massachusetts Board of Library Commissioners. 

                      Lt. Gov. Kerry Healey reads with 13­year old Anton Sviridenko at the Perkins
                      School for the Blind. 

                          Concordians Rededicate 
                          Library Following Its Renovation
                                                                                                                                                                                                                                 Max Copes Finke, lef t, and Jalen Keel, righ
                                                                                                                                                                                                                                 National Library Week by making ducks at

                          The new entrance to the Concord Free Public Library is now on School Street and 

                          completely handicapped accessible.
                                                                                                                                                                                                                                 Children at the Belmont Memorial Library 
                               n Sunday, May 1, 2005, the Concord Free Public Library                                                     The beautifully redone atrium in the historic Concord Free Public                      Library Week with a duck parade.
                               hosted a rededication celebration attended by more than                                                    Library.
                          125 people.  Inspiring speakers included local historian and
                          author Doris Kearns Goodwin and local author Alan Light­
                          man.  Peggy Briggs, Chair of the Selectmen expressed the
                          town’s appreciation for the renovation.  Flowers were
                          designed by the Concord Garden Club with music by local
                          band Jazz Express.  As with most parties, cake was served. 

                          The historical renovation that was completed earlier this year
                          was made possible by generous contributions of over $7.7
                          million.  The majority of donors were Concordians with
                          gifts that ranged from one dollar to $1 Million.  In addition,
                          the library received a prestigious Kresge Foundation grant of
                          $400,000 and town funds of $400,000 toward the completion
                          of the project.  For more information, please check out the
                          library’s Web site at
                                                                                                                                          The special collections room of the Concord Free Public Library now allows for a climate controlled environment
                                                                                                                                          for its many historic papers, as well as artifacts such as Thoreau’s surveying equipment, (left).

                      4                                                                                                                                                                                                       Vol.24 No.3 May/June 2005

                            Historic Provincetown 
 cky for                    Building Reopens as Library

 elmont cele­
Week, April 10­16,
 Belmont Memor­
 ril 14th, a special
  Way for Duck­
 rten and first
 e film, through
 ron, “each child
   rain poncho as a
hildren’s librarian,
 rary quacking
ren made a “duck

                                                                                                                       The new Provincetown Public Library opened on April 28, 2005.  Final work on the cupola,
                                                                                                                       historic façade and landscaping is ongoing.
                            MBLC Assistant Library Building Consultant Anne Larsen, left, with MBLC Com­
                            missioner Edward Bertorelli, right, in the new children’s room housing the Schooner Rose   Director Debbie DeJonker­Berry.  Citizens and children from

                            First constructed in 1860 as the Center Methodist Episco­
                            Dorothea of the Provincetown Public Library.                                               the town oohed and aahed at the colorful nautical theme,
                                                                                                                       gorgeous views from the many large windows, as well as the
                                                                                                                       amount of space the building provides following the ribbon
                                pal Church, the historic building, which for the past sev­
                                                                                                                       cutting.  “Completion of the landscaping, decorative front
                            eral years was closed, reopened in a grand way on Thursday,
                                                                                                                       façade and lower level are awaiting further fundraising, while
                            April 28, 2005, as the new Provincetown Public Library.
                                                                                                                       the former church’s cupola is undergoing restoration now”
                            Located only a few blocks from the building that had served
                                                                                                                       said Library Trustee Marcia Fair. 
 ht, helped celebrate       as the library since 1873, the new library sports a water motif
 t the Belmont Memorial     where, in the children’s room, there is a half­scale model of                              Now the historic building that has had so many lives, first as
                            the schooner Rose Dorothea as the centerpiece.                                             a church, then the Chrysler Art Museum, Center for the
                                                                                                                       Arts, and Heritage Museum (during which the schooner was
                            “The interior of the building was completely gutted, recon­
                                                                                                                       built inside), is now beginning its next rebirth as the new
                            structed and the grand staircases and vaulted ceiling in the
                                                                                                                       Provincetown Public Library.
                            National Historic Landmark property restored,” said Library

                             Western Region Holds Grand Opening

  celebrated National

                                                                                                                                                 MBLC Commissioner George Comeau offering
                                                                                                                                                 his congratulations at the opening of the new
                                                                                                                                                 WRMLS office.

                             State Sen. Stan Rosenberg, WMRLS Administrator John Ramsey, State Rep. John Scibak, State Rep. Ellen Story,
                             WMRLS President & Greenfield Public Library Director Dianne Ryan, WMRLS honored employee Donna Augustus,
                             and USDA Rural Development State Director David Tuttle help cut the ribbon at the new WMRLS headquarters in

                             Whately on Friday, May 13, 2005.

                                 nder bright blue skies, librarians and local and state officials, cut the ribbon
                                 to officially open the new Western Massachusetts Regional Library System
                             headquarters in Whately on Friday, May 13th.

                             First begun in 1948, author William MacLeish said “this building is the realiza­
                                                                                                                                                 State Senator Stan Rosenberg, left, congratulat­
                             tion of what his father, Archibald MacLeish and others, had first talked about 57                                   ing WMRLS Administrator John Ramsey,
                             years ago… an organization to pool resources and purchasing power to improve                                        right, on the great library service provided to the
                             library service in western Massachusetts.                                                                           western part of Massachusetts.

            Vol.24 No.3 May/June 2005
                                                                                                                                          In Level One (Grades 4 to 6),
Board Highlights (continued from page 2)                                                                                                  Karlee Sullivan, a 5th grader
                                                                                                                                          from Ayer was awarded Top
Agency’s projected move; thanked the
                                                                                                                                          Honors.  Karlee wrote a
Commissioners for their support of the
                                                                                                                                          moving letter to Shel Silver­
Legislative Breakfasts, and said that the
                                                                                                                                          stein about his poem, The
Regional Reference Center Committee had
met twice and would be working on some
proposals.  He also mentioned that he,
                                                                                                                                          Level One Honors were
along with Commissioner Elia Marnik and
                                                                                                                                          awarded to Trevor Dixson, 
Dianne Carty, MBLC Head of State Aid &
                                                                                                                                          a 6th grader from Wayland; 
Data Coordination, had met with the New­
                                                                                                                                          Taylor Eckstrom, a 4th grader
bury Town Library trustees, and a meeting
                                                                                                                                          from Scituate; Rachael 
with the trustees of the Field Memorial
                                                                                                                                          Ferrari, a 6th grader  from
Library in Conway with State Representa­
                                                                                                                                          Beverly; Danielle Shea, a 
tive Steve Kulik, along with himself and
                                                                                                                                          6th grader from Maynard, 
Dianne Carty, had also taken place to dis­
                                                                                                                                          and Margy Weathers, a 5th
cuss State Aid.  He also mentioned that the
                                                                                                                                          grader from Arlington.
Gates Foundation may also be awarding           Lt. Gov. Kerry Healey, center, with the 2005 Letters to Literature Massachusetts Award
some new grant funds to Massachusetts for       Winners at The State House.
                                                                                                                                    Honorable Mentions in Level
outreach to both rural libraries and            missioners and an Assistant Dean in the                                One include Elliot Berman, Concord;
Spanish­speaking populations.                   Graduate School of Library and Informa­                                Adam Constantine, Beverly; Andrew
                                                tion Science at Simmons College.                                       Hurley, Kingston; Elena LaCourt, Arling­
Maureen Killoran in her legislative report
                                                                                                                       ton; Emily Malec­Brown, Newton; Jaclyn
said that in the new House and Senate           “The letters speak volumes about the hopes,
                                                                                                                       Matrinko, Chelsea; Lucia Millham, Waban;
committee structure, library bills would be     fears, challenges and triumphs of Massachu­
                                                                                                                       Maggie Mullins, Andover, and Sarah Pez­
heard by the new Joint Committee on             setts students,” said Shaloo.  “They tell a com­
                                                                                                                       zulo, Salem.
Tourism, Arts and Cultural Development.         ing­of­age story for the early 21st century, and
She also announced that the $75 million         we are privileged to listen to the tale.”                              To read more about the program and view
library construction bond bill introduced by
                                                                                                                       the letters written by this year’s award win­
State Senator Bryan Joyce, and others, had      This year’s judges – Gwen Art, Vice Presi­
                                                                                                                       ners, go to 
been assigned number 1841.                      dent, School Division, Houghton Mifflin
                                                Co.; Dr. John Brereton, Director, Calder­
In Standing Committee reports, David            wood Writing Initiative at the Boston
Gray, MBLC Director of Communications           Athenaeum; Dr. Em Claire Knowles;                                                        Trustee Forum
                                                                                                                       Sixth Annual Trustee 
& Public Information, was asked to give a       Sharon Shaloo, and Dr. Kevin Scott Wong,
report of the Public Relations Committee.       Professor of History, Williams College –
He reported that the Committee had met          recognized achievements at three levels in
                                                                                                                       Symposium Held

with several advertising and marketing          each of the three age­level categories. 
firms in February and selected the firm of                                                                                 he 6th Annual Trustee Symposium,
Argus, along with Solomon & McCown, to          In Level Three (Grades 9 to 12), Top Hon­                                  sponsored by the Massachusetts Library
serve as the Agency’s marketing and PR          ors went to Karen Wilfrid, a 12th grade stu­                           Trustees Association (MLTA) and the Mass­
firm.  He said that they had been working       dent from Holden, for her outstanding let­                             achusetts Board of Library Commissioners
on developing the advertising for the Sum­      ter to Katherine Mansfield about the                                   (MBLC), took place on Saturday, April 9th at
mer Reading Program that would be shown         author’s short story, Miss Brill. Honors in                            the Clarion Hotel in Northampton. 
in movie theaters across the Common­            Level Three were awarded to Rebekah
wealth, as well as having met with the          Carter, a 12th grade student from Northbor­                            Although it was a lovely spring day, 80
Executive Committee of the Board to begin       ough; Tiffany CatulloRoberts, a 10th grader                            enthusiastic library trustees attended the
to plan out other promotional initiatives.      from Monterey; Alexander Chin, an 11th                                 Symposium for a full day of workshops,
                                                grader from Shrewsbury; Michael Hession,                               sharing and conversation.  They experienced
                                                an 11th grader from Milton, and Joshua                                 presentations by two excellent speakers, and
Young Writers Honored at
                                                Munro, an 11th grader from Hull.                                       a chance to network with fellow trustees
                                                                                                                       from other regions of Massachusetts.
The State House                                 Level Three Honorable Mentions include

                                                Daniela Ortiz Bahamonde, Worcester;                                    Maureen Killoran, MBLC Head of the Pub­
     he Massachusetts Center for the Book       Christopher Bennett, Hanson; Micah                                     lic Library Advisory Unit, welcomed the
     (MCB) announced the winners of the         Desmond, Hull; Daniel Ford, West                                       attendees. Elaine Melisi, President of MLTA,
Commonwealth’s Letters About Literature         Yarmouth; Matthew Knoll, Worcester; Ben                                emphasized the important role that trustees
2005 program at an award ceremony at the        Sherman, Marblehead; Jessenia Urrea, East                              play in advocating for their libraries. She also
State House on April 6, 2005 to honor the       Boston, and Joaquina Wilkins, Dorchester.                              stressed the important role that MLTA plays
42 students chosen this year.  As part of the                                                                          in supporting library trustees through con­
Massachusetts Library Association’s Library     Level Two (Grades 7 and 8) Top Honors                                  tinuing education and advocacy.
Legislative Day, a standing room only           went to Katharine Henry of Melrose, an 8th
crowd of students, teachers, librarians and     grader from Melrose, for her inspiring letter                          Robert Maier, MBLC Director, reviewed
state legislators gathered to honor them as     to Frances Hodgson Burnett about The Secret                            the current proposals for state funding of
exceptional Massachusetts student writers.      Garden.                                                                public libraries in Fiscal Year 2006 as
                                                                                                                       adopted by the MBLC.  He highlighted the
Lieutenant Governor Kerry Healey congrat­       Level Two Honors were awarded to                                       importance of public library construction
ulated the students and welcomed their          Lindsay Cagney, 7th grader from Byfield;                               funding and the need for increased funds
families in the Great Hall of the State         Michael Chung, 8th grader from Chelsea;                                for Library Technology and Resource Shar­
House.  “I am so impressed with your let­       Isatu Crosby, 7th grader from Canton;                                  ing in the state budget.
ters,” she said.  “Writing is one of the most   Alexa Hilmer, 8th grader from Orleans, and
important things you can do.”  Others tak­      James Kennedy, 7th grader from Worcester.                              Peter Sturges, Executive Director of the
ing part included Sharon Shaloo, Executive                                                                             Massachusetts State Ethics Commission,
Director of the Massachusetts Center for        Honorable Mentions in Level Two were                                   provided an informative review of the ethics
the Book and Richard Wendorf, Director of       accorded to John Doisneau, Needham;                                    laws in Massachusetts and their importance
the Boston Athenaeum.  Awards were pre­         Angelline Gould, Plymouth; Elizabeth                                   in conducting governmental affairs. 
sented by Massachusetts Board of Library        Kendrick, Boston; Cassandra Moakley,
Commissioner Elia Marnik, Chair of the          South Boston; Elizabeth Munk, East Long­                               After lunch which provided a chance for
MCB, and Dr. Em Claire Knowles, Vice­           meadow; Robert Powers, Belmont, and Max                                trustees to converse with their counterparts
Chair of the Massachusetts Board of Com­        Alexander Zeiger, Needham. 

6                                                                                                                                               Vol.24 No.3 May/June 2005
from across the state, the Symposium              For example, if John Doe were to donate his
reconvened for a workshop on “How to              family’s papers to the library, they should be      these years has been exemplary and has given
Handle Those Difficult Questions.”  Rockie        arranged and described as the “John Doe             new trustees a role model.” 
Blunt, a professional consultant in the area      Family Papers” and not divided up into his
of corporate communication, led this inter­       books, diaries, photographs, letters, etc., cata­   Bazan, who died on February 21, 2005,
active session, in which he encouraged the        loged individually, and spread all over the         “worked tirelessly with his community to
audience to discuss difficult public relations    LHR with these different types of materials.        facilitate the construction and realization of
issues that had arisen in their libraries.        At the same time, there are instances where         one of the most significant new public
Trustees had an opportunity to share their        collections are large enough that it makes          library buildings.  His pride in the City of
thoughts on how these problems could be           sense to divide them into the John Doe              Chicopee, vision, energy and persistent sup­
handled effectively, and to learn effective       Family collection of photographs and the            port has truly helped library services,” said
methods of dealing with the challenges of         John Doe Family collection of manuscripts,          Nancy Contois, Director of the Chicopee
working with the public.                          to ensure that the materials are housed and         Public Library.
                                                  handled properly.  However, these compo­
We are looking forward to next spring’s Trustee   nents need to be of significant size and there

                                                                                                      Brewer Receives MLA
Symposium.  We hope to see you there.             needs to be a clear and distinct connection
                                                  between them to allow researchers to con­
Maureen Killoran                                  nect all components of the collection
                                                                                                      Library Advocacy Award
                                                                                                      State Senator Stephen M. Brewer
Head, Public Library Advisory Unit                together when conducting research. 

                                                  By completing an inventory of the holdings             (D­Worcester, Hampden, Hampshire
                                                  in the LHR, it will be possible to gain a           and Franklin) was honored with the 2005
      Preservation Inquirer                       handle on the materials there and to begin          Library Advocacy Award from the Massa­

QWe have a number of archival/manuscript
                                                  to determine not only what there is but             chusetts Library Association (MLA) on
                                                  how to make it available for research.  All         Wednesday, April 6, 2005 in the Great Hall
    materials in our local history collection.    too often valuable information has been lost        of the State House in Boston.
What should we do to make them available to       because collections have been divided up
patrons, and where should we start?               and cataloged individually or housed like           “For many years, Senator Brewer has sup­

AThis is often raised by public librarians
                                                  items together.  Dealing with non­mono­             ported libraries in Massachusetts,” says
                                                  graphic materials involves a different type         Carolyn Noah, MLA President and Admin­
    since many have not received training         of training that librarians need to be aware        istrator of the Central Massachusetts
in this area in library school.                   of and realize it is important to approach          Regional Library System. “His efforts in
                                                  them differently and is a systematic manner.        helping to ensure funding for our Regional
First, one needs to begin by getting an inven­                                                        Library Systems has guaranteed better and
tory of the materials.  Time and time again,      Gregor Trinkaus­Randall                             more efficient library service throughout
librarians have said they do not have any idea    Preservation Specialist                             the Commonwealth through inter­library
what is in their local history room (LHR).                                                            loan, staff training, cooperative purchasing
By conducting an item­by­item and/or col­                                                             and other programs. In addition, he has
                                                  Board Awards 
lection­by­collection inventory of the hold­                                                          spoken up for libraries in the legislature, on
ings, determine what needs to be approached                                                           committees, in his district and beyond,”
as a collection and what appears to be a single   Commendations                                       continued Noah. “The Massachusetts

                                                  Four individuals were awarded Commen­
item, begin to determine if any of the materi­                                                        Library Association is proud to recognize
als need conservation work, decide what kind                                                          Senator Brewer’s steadfast support of the
of archival supplies may be needed, and cre­         dations by the Massachusetts Board of            cause of education, literacy and life­long
ate a written inventory of everything there.      Library Commissioners at its April 7, 2005          learning as it is practiced in our libraries.”
Once this has been done, it will be possible      Board Meeting. Honored were Margaret
to determine the best way to gain intellectual    Atkins, former trustee, Middleborough
control over these materials.  There may be       Public Library; Angela Ayre, Coordinator of
photographic or manuscript collections            the Literacy Project at the Cambridge Pub­
housed there, and it might be determined          lic Library; Henry J. Bazan, former trustee,
that a consultant is needed to provide the        Chicopee Public Library, and Lynne Wein­
expertise to work with them.  Perhaps the         traub, Coordinator of the Jones Library
staff determines that they can address it         E.S.L. Center in Amherst.
themselves, but that they need additional
training before beginning the project.  How­      Both Ayre and Weintraub were commended
ever, it might also be decided that much of       for their work with literacy in the Common­
the material is completely out of the scope of    wealth and for being chosen as 2004 Literacy
the collection policy of the library and a new    Champions by Verizon Reads and the Mass­
home needs to be found for the material.          achusetts Literacy Foundation.  Ayre’s “will­       Sen. Stephen Brewer receiving the 2005 MLA Library Advocacy
                                                  ingness to find teaching methods that               Award from MLA President Carolyn Noah at the State House on
Because most librarians are used to han­          respond to individual student’s needs…and
                                                                                                      April 6, 2005.

dling materials on an item by item level,         her commitment to incorporating learner’s           Senator Brewer, a graduate of the Univer­
there is a tendency to approach materials         experiences, interests and goals has truly          sity of Massachusetts/Amherst and Assump­
housed in LHR the same way.  However, in          made her a champion of adult literacy,” says        tion College, was first elected to the House
many instances materials that were                the Foundation.  Weintraub’s “15 years of           of Representative in 1989, and as a Senator
deposited in the LHR are not individual           service and programs of citizenship prepara­        in 1997. Currently he is Chair of the Bills
items but collections of papers, photographs      tion, classes, individual tutoring, assistance      in Third Reading Committee and Veterans
or ephemera, in addition to books.  One of        and coaching have enabled more than 1,000           & Federal Affairs Committee; Vice Chair of
the key concepts to understand in dealing         people in western Massachusetts attain citi­        Public Safety & Homeland Security Com­
with these collections is that of provenance:     zenship,” says Beth Girshman, Adult Ser­            mittee; and a member of the Joint House &
“the principle that records…of the same           vices Librarian, Jones Library in Amherst.          Senate Ways & Means Committee, and
[organization/person/family, etc.] must not                                                           Environment, Natural Resources & Agri­
be intermingled with those of any other           Former trustees Atkins and Bazan have given         cultural Committee.
[organization/person/family, etc.] (Bellardo,     years of service to each of their respect
A Glossary for Archivists, Manuscript Curators,   libraries.  During her more than 30 years of        The Award Ceremony is part of MLA
and Records Managers, 1992).  This means          service, Atkins “willingness to roll up her         Library Legislative Day, when library sup­
that these materials must be treated as a         sleeves and do anything that needs to be            porters from across the state gather at the
unit or collection and not divided up into        done was legendary,” says Marjorie Judd,            State House to express to the Legislature
different categories based on media or cata­      Director of the Middleborough Public                and Executive Branch the importance of
loged individually.                               Library.  “Her work as a trustee during all         state support for libraries.

Vol.24 No.3 May/June 2005                                                                                                                                      7
       Calendar of Events

                                                  up the third generation. But it is hard for                                                                                      Planning Process (continued from page 1)
                                                  grandparents who don’t speak much Eng­                                                                                           The outcomes of Phase 1 will include:
                                                  lish at all and who don’t drive and have to                                                                                       •An organized set of key issues that need to

          Board Meetings                          be stuck in an empty house when their                                                                                              be addressed specifically in a complete

                                                  children are busy at work and grandchil­                                                                                           Strategic Plan for the Massachusetts Board

MBLC Board Meeting                                dren are in school.”                                                                                                               of Library Commissioners.

 Thursday, June 2, 2005, 10 am
                                                                                        ARIS Q&A
                                                                                                                                                                                    •A specific charge (or set of charges) to a

 Palmer Public Library

                                                  QOur assistant director is also our children’s
                                                                                                                                                                                     Committee (or set of Committees) to ana­

 1455 North Main Street
                                                                                                                                                                                     lyze and develop goals and recommenda­

MBLC Board Meeting                                      librarian.  How should we report her posi­                                                                                   tions for the specific key issues.

 Thursday, July 7, 2005, 10 am                    tion and education level on the ARIS form?                                                                                        •The appointment of the appropriate Com­

                                                  AStaff in smaller libraries sometimes work
 Levi Heywood Memorial Library                                                                                                                                                       mittee(s).

 55 West Lynde Street, Gardner                                                                                                                                                      •The approval of a budget for professional
                                                      in multiple positions or are responsible                                                                                       facilitation of the development of the

                                                  for a variety of tasks that would be the                                                                                           overall Strategic Plan.

Spotlight on LSTA (continued from page 3)
                                                  responsibility of several positions in larger
they are a vital part of Acton, that the          libraries.  The position should be reported                                                                                      2. Develop specific goals and objectives for the
library takes their needs seriously, and that     only once under the classification where it                                                                                      key issues
it is their library too.”                         has the most hours or the most responsibil­                                                                                      In Phase 2, various committees will tackle a
                                                  ity.  Report the education level also only                                                                                       detailed analysis of the key issues identified
With the $20,000 grant, along with addi­          once under the same classification chosen                                                                                        by Phase 1, and develop specific goals and
tional money from the library and Acton           based on hours or level of responsibility.                                                                                       objectives that will drive the implementa­
Memorial Library Foundation, more than                                                                                                                                             tion in Phase 3.
1,000 books in both traditional and simpli­
fied Chinese, as well as almost 100 feature
                                                                                        Fast Facts                                                                                 Phase 2 will begin with the full set of key
films and television series on DVD and                                                                                                                                             issues that have been identified from Phase
                                                  The Braille and Talking Book Library at
Chinese VCD were purchased.  “Although                                                                                                                                             1. One or more strategic planning commit­
                                                  the Perkins School for the Blind in Water­
we could have used a vendor’s pre­selected                                                                                                                                         tees will be appointed to fully analyze these
                                                  town and the Talking Book Library at the
set, we used our volunteer group to help us                                                                                                                                        issues and develop specific goals and objec­
                                                  Worcester Public Library sent an average
make selections that were of the most inter­                                                                                                                                       tives that will successfully address them
                                                  of 10,684 books per week to their patrons
est to our patrons locally.”                                                                                                                                                       according to a specific charge and commit­
                                                  in FY2004.
                                                                                                                                                                                   tee composition. 
                                                  Source: MBLC FY2004 Annual Report
Circulation of these materials has been phe­
nomenal with as much as 50 percent of the                                                                                                                                          Assuming that the Phase 2 work can begin
collection out of the library at any one time.                                                                                                                                     in the fall, a target completion date for
“This grant really helped us jump start this                                                                                                                                       Phase 2 would be for Committee reports to
collection and we hope to now be able to                                            We’ve Moved                                                                                    be delivered to the Board in early 2006.
continually add to it.  By working with the
local Chinese community, the library also                                                                                                                                          3. Implement the goals and objectives
gained invaluable local resources.  I now                                                                                                                                          Though the actual strategic plan will be
                                                               Zakim                                                                                         .
                                                               Bridge                            Charlestown                                              St

have a wonderful e­mail list of volunteers                                                                                                                                         completed at the end of Phase 2, the plan
                                                                                                 Bridge                                             ial

who are more than willing to help our staff                                                                                                                                        can only achieve its full effect by planning


with anything we need,” concludes Paju.                                                                                                                                            for a set of rigorous activities that will fully

                                                                       North                                          .
                                                                       Station                                     St

                                                                                                                                                                                   investigate the various ways to achieve the
                                                                                                                           N.Washington St.



                                                           TD Banknorth

As a patron recently said, “It feels so good to                                P

                                                                                                                                                                                   goals and objectives set out in the plan. 

                                                              Garden                                                                           98 N. Washington St.


                                                                                                 T                                             Suite 401

see Chinese books in the library, and even



                                                                                                                                                        North End

though I can read books in English, I love to                                                                                                                                      Phase 3 will begin with the adoption of the



be able to read in my own language.”                                                                                                                                               Strategic Planning Committee report(s) by


                                                                                                                                                                                   the Board. Some Phase 3 activities may be
                                                                                     ac S                                                                                      .
                                                                                                                          T                                                  St

“Chinese as a language and literary presence                                                                                                                                       quickly realized. Others may require align­
                                                                                            t.                                                                           r
                                                               Staniford St.


                                                                                                          nS                                                       no

has achieved a very high level in history and                                                                                                                                      ment with legislative or funding calendars.
                                                                                                  Cha                                                            Ha


it still has a lot of life today” says Sarah                                                                                                                                       Regardless of the timeframe, the impor­



Geary, a member of Acton’s Chinese Selec­

                                                                                                                                                                                   tance of recognizing Phase 3 as a distinct

                                                                                                 Su Government

tion Team. “This collection is also very                                                                                                                                           phase of the process is to establish the out­
                                                          Cambridge St.                                                                                 Faneuil Hall
                                                                                                       Center                                           Quincy Market

much enjoyed by grandparents who are vis­         The Massachusetts Board of Library                                                                                               put of the Strategic Plan as a guiding force
iting here. Chinese culture emphasizes the        Commissioners has moved its headquarters.                                                                                        behind the Board’s legislative, organiza­
bond between family members and usually           Check our Web site,, for                                                                                       tional and funding priorities.
grandparents are very involved in bringing        updates on phone numbers & directions.

                                                                                                                                                                                                           NON­PROFIT ORG.
                                                                                                                                                                                                           U.S. POSTAGE PAID
                                                                                                                                                                                                           BOSTON MA
                                                                                                                                                                                                           PERMIT NO. 58249
      98 N. Washington Street, Suite 401                                       Return Service Requested
             Boston, MA 02114

         800­952­7403 (in­state only)



To top