Docstoc

SOP PERSURATAN DINAS

Document Sample
SOP PERSURATAN DINAS Powered By Docstoc
					                                                              Nomor SOP                  03.01.02.04
                      KEMENTERIAN AGAMA                       Tanggal Pembuatan          30 Maret 2010
                  MADRASAH ALIYAH NEGERI NEGARA               Tanggal Revisi
                      KABUPATEN JEMBRANA                      Tanggal Efektif            1 April 2010
                                                              Disahkan oleh              Kepala MAN Negara
                                           SOP PERSURATAN DINAS
Dasar Hukum :                                                     Kualifikasi Pelaksana
1. Pedoman penyusunan SOP di lingkungan Kementerian               1. Jenis Surat
    Agama                                                         2. Distribusi Surat
                                                                  3. Otorisasi penerimaan dan pengiriman surat
                                                                  4. Dokumen yang digunakan

Keterkaitan                                                       Peralatan/Perlengkapan
1. Bagian Tata Usaha                                              Panduan tata persuratan, komputer, mesin ketik, kertas
2. Arsiparis
3. Unit yang terlibat

Peringatan                                                        Pencatatan dan Pendataan
Jika tidak dilaksanankan maka dokumen tidak terkelola
dengan baik

Definisi:
Persuratan adalah kegiatan dokumentasi surat masuk dan keluar pada tingkat Madrasah dan pendistribusiannya pada
orang/unit yang berkepentingan


                                            Pelaksana                                Mutu Baku
No            Aktivitas                                 pelaksa    Persyaratan/                                      Ket
                                   Kamad      Kaur TU                                  Waktu           Output
                                                          na       Perlengkapan
A.   Surat Masuk
1.   Meneriman surat masuk                                                          10 Menit       Diterimanya
                                                                                                   surat


2.   Menyerahkan surat                                                              10 Menit       Kaur TU
     kepada Kaur Tata Usaha                                                                        menerima
                                                                                                   surat

3.   Menyerahkan surat untuk                                                        10 Menit       Kodefikasi
     dipilih dan diberi kode                                                                       surat
     surat (penting dan biasa)
     dilampiri blangko disposisi

4.   Mencatat Hal surat dalam                                                       10 Menit       Terlaksananya
     lembar disposisi dan                                                                          pencatatan
     meneruskannya kepada                                                                          hal surat
     Kepala Madrasah

5.   Menyortir, memilah, dan                                       Kartu kendali    1 Hari         Surat tersortir
     mencatat surat sesuai                                         putih
     kode dari disposisi

6.   Menerima, memaraf dan                                                          10 Menit       Paraf pada
     mengembalikan kartu                                                                           kartu kendali
     kendali

7.   Menyimpan kartu kendali                                                        10 Menit       Tersimpannya
     putih                                                                                         kartu kendali

8.   Mengantar surat kepada                                                         10 Menit       Kamad
     Kepala Madrasah                                                                               menerima
                                                                                                   surat




                                                                                                  SOP Persuratan Dinas
                                         Pelaksana                               Mutu Baku
No            Aktivitas                              pelaksa   Persyaratan/                                    Ket
                                 Kamad    Kaur TU                                  Waktu          Output
                                                       na      Perlengkapan
9.    Membaca dan memahami                                                      1 Hari        Terbacanya
      maksud isi surat                                                                        surat

10.   Merespon/mengambil                                                        1 Hari        Kamad
      keputusan/tindak lanjut                                                                 memberi
                                                                                              respon

11.   Membuat disposisi                                                         1 Hari        Disposisi
      langsung kepada yang                                                                    kamad
      berkepentingan

12.   Mendistribusikan surat                                                    1 Hari        Surat
      sesuai lembar disposisi                                                                 terdistribusi

13.   Mengarsipkan surat dan                                                    10 Menit      Terarsipnya
      menyimpan kartu kendali                                                                 surat dan
      kuning                                                                                  kartu kendali

14.   Mengembalikan surat                                                       Kondisional   Surat salah/
      yang tidak jelas/salah                                                                  alamat tidak
      alamat                                                                                  jelas terkirim
                                                                                              kembali

B.    Surat Keluar
1.    Menerima dan                                             Disposisi pada   10 Menit      Diterimanya
      menindaklanjuti                                          surat masuk,                   disposisi pada
      memo/nota/disposisi                                      memo/nota                      surat masuk,
                                                               atasan                         memo/nota
                                                                                              atasan

2.    Meneruskan kepada Kaur                                                    1 Hari        Konsep surat
      TU/pelaksana untuk                                                                      keluar
      mengkonsep surat keluar

3.    Memproses Penerbitan                                                      1 Hari        Surat
      Surat sesuai petunjuk
      Kepala Madrasah

4.    Memberi paraf                                                             10 Menit      Paraf

5.    Memeriksa dan                                                             1 Hari        Surat ditanda-
      menandatangani surat                                                                    tangani

6.    Mencatat dan melakukan                                   Buku agenda      10 Menit      Pencatatan
      penomoran surat                                          keluar atau                    dan
                                                               kartu kendali                  penomoran
                                                                                              surat

7.    Memasukan surat ke                                       Amplop surat     5 Menit       Surat siap
      amplop                                                                                  dikirim

8.    Mengirim surat ke alamat                                 Perangko         Kondisional   Surat terkirim
      tujuan surat langsung /
      via pos

9.    Menyimpan copy surat                                                      10 Menit      Tersimpannya
      sebagai arsip                                                                           arsip surat
                                                                                              surat keluar




                                                                                              SOP Persuratan Dinas
FLOWCHART SOP PERSURATAN DINAS
       A. SURAT MASUK


                MULAI




      MENERIMA DAN MENYERAHKAN
         SURAT KEPADA KAUR TU



   MEMILAH DAN MEMBERI KODE SURAT
   DAN MELAMPIRI BLANGKO DISPOSISI



   MENCATAT DALAM LEMBAR DISPOSISI
    DAN MENERUSKAN KEPADA KAMAD




   MERESPON/MENGAMBIL KEPUTUSAN/
       TINDAK LANJUT/DISPOSISI



   MENYORTIR, MEMILAH, DAN MENCATAT
    SESUAI KODE DAN DISPOSISI KAMAD



  MENGARSIPKAN DAN MENDISTRIBUSIKAN
  SURAT DAN MENYIMPAN KARTU KENDALI



    MENGEMBALIKAN SURAT YANG TIDAK
         JELAS/SALAH ALAMAT




                SELESAI




                                      SOP Persuratan Dinas
             A. SURAT KELUAR


                     MULAI




MENERIMA DAN MENINDAKLANJUTI MEMO/NOTA DISPOSISI



              KONSEP SURAT KELUAR



       MEMPROSES PENERBITAN SURAT KELUAR



      MEMERIKSA DAN MENANDATANGANI SURAT



         MENCATAT DAN PENOMORAN SURAT



        MEMASUKAN SURAT KEDALAM AMPLOP



       MENGIRIMKAN SURAT KE ALAMAT TUJUAN
             SURAT LANGSUNG/VIA POS




       MENYIMPAN COPY SURAT SEBAGAI ARSIP




                     SELESAI




                                                   SOP Persuratan Dinas

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Tags:
Stats:
views:5384
posted:5/10/2010
language:Indonesian
pages:4