Procédures de maintenance (PM) Libérez-vous des contraintes… et

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Procédures de maintenance (PM) Libérez-vous des contraintes… et Powered By Docstoc
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Des outils indispensables aller plus loin dans la gestion


                             Procédures de maintenance (PM)
                             Libérez-vous des contraintes… et
                             (re) organisez, comme vous le souhaitez, vos
                             dossiers de gestion et de comptabilité.
                             QUESTIONS/RÉPONSES
                             Certaines des références articles de mon      Avec le Compagnon «Procédures de Main-
Le Compagnon                 dossier de gestion commerciale ont été mal    tenance» vous allez pouvoir supprimer la
«Procédures de               codifiées. Puis-je les modifier ?               fiche en double tout en réaffectant son
maintenance »                Le Compagnon «Procédures de Mainte-           historique au compte que vous conservez.
                             nance» a été conçu typiquement pour ce
permet d’intervenir          genre de cas ! Une procédure automatique      Si j’utilise le Compagnon «Procédures de
directement sur des          va faire cette opération, habituellement      Maintenance», est-ce que je sais ce qu’il
dossiers commer-             «verrouillée » avec les produits SAGE.        se passe ?
                             Bien évidemment toutes les informa-           Non seulement vous suivez étape par
ciaux ou compta-             tions rattachées à cette fiche article sont    étape les actions sur l’écran, mais aussi le
bles pour effectuer          traitées par la procédure : mouvements de     Compagnon «Procédures de Maintenance»
des opérations non           ventes, d’achats, de stocks, tarifs           conserve un fichier journal ou un rapport
                             d’exception…                                  des procédures exécutées.
standard. Ces pro-
cédures automati-            Certains comptes clients dans ma gestion      J’ai 3000 articles à recodifier, puis-je
sées fonctionnent            commerciale sont en doublons sous des         automatiser l’opération ?
                             codes différents. Comme ils sont associés à   Bien sûr ! Créez dans un fichier Excel 2
avec les logiciels           un historique commercial je ne peux pas les   colonnes, avec l’ancien et le nouveau
Sage ligne 100 sous          supprimer.                                    code,… et lancez l’exécution par lots.
SQL Server.
                                                                                           Le Compagnon «Procédures
                                                                                                                          PM- Janvier 2005 - Sage et Crystal Reports sont des marques déposées.




Parmi les procédures exis-                                                                   de Maintenance» :
tantes en standard :                                                                       • Réalise des opérations
recodification d’une fiche                                                                       non gérées par SAGE.
article, d’une fiche client                                                                 •   Propose une bibliothè-
                                                                                               que de procédures qui
ou fournisseur, réaffec-                                                                       résout des problèmes
tation des mouvements,                                                                         concrets de la gestion
modification d’un re-                                                                           informatique de l’en-
présentant sur facture                                                                         treprise.
comptabilisée, suppression                                                                 •   Très simple à utiliser,
d’une fiche client en dou-                                                                      agit seul et peut séria-
                                                                                               liser les opérations.
ble, archivage d’une fiche
                                                                                           •   Journalise les opéra-
article…                                                                                       tions réalisées.
                             « CUBI-SPOT, CONSERVOR, PROSTEEL, LANGUEDOC CHIMIE...
                             utilisent les Compagnons d’Arcadie »
    Procédures de Maintenance (PM)

 Exemples de procédures de maintenance
 Recodification d’une fiche                        Tous les mouvements de stocks associés à
 article                                         l’article sont également supprimés.
 La procédure permet de changer le code          Recodification d’une fiche client
 d’une fiche article. Toutes les informa-        La procédure permet de changer le code
 tions qui font référence à cette fiche          d’une fiche client. Toutes les informations
 article sont traitées par la procédure : les    qui font référence à cette fiche client
 mouvements de ventes, d’achats ou de            sont traitées par la procédure : les mou-
 stocks, les tarifs d’exception clients, les     vements de vente, les tarifs, les contacts
 références fournisseurs, etc.                   du client, les écritures comptables, etc.
 Réaffectation des mouvements                    Recodification d’une fiche
 La procédure remplace une référence ar-
 ticle par une autre référence sur l’ensem-      fournisseur
 ble des mouvements de ventes, d’achats,         La procédure permet de changer le code
 de stocks ou de caisses.                        d’une fiche fournisseur. Toutes les infor-
 La référence de remplacement doit bien          mations qui font référence à cette fiche
 sûr exister ! Les désignations des mouve-       fournisseur sont traitées par la procédu-
 ments ne sont par contre pas remplacées.        re : les mouvements d’achats, les tarifs,
 Attention, un réajustement des cumuls           les contacts du fournisseurs, les écritures
 est nécessaire après l’exécution de la          comptables, etc.
 procédure si la référence remplacée, ou la      Suppression d’une fiche en double
 référence de remplacement, est suivie en        La procédure supprime la fiche d’un
 stock.                                          client qui existe déjà sous un autre code.
                                                 L’historique commercial de la fiche client
 Archivage d’une fiche article                    supprimée est réaffecté au compte client
 Les mouvements de vente, d’achat ou de
                                                 conservé. Toutes les autres informations
 caisse qui font référence à l’article à ar-
                                                 de la fiche supprimée, comme les infor-
 chiver sont réaffectés : le code de l’article
                                                 mations bancaires, les contacts, etc.,
 à archiver est remplacé sur l’ensemble de
                                                 sont supprimées.
 ces mouvements par la référence d’archi-
 vage.
 L’article d’archivage ne doit pas être suivi    Autres exemples de procédures ...
 en stock ; sa seule vocation est de per-        (spécifiques ou standards) : suppression
 mettre la consultation des historiques          de doublons clients, changement de prix
 commerciaux.                                    sur portefeuilles de commandes, recodifi-
 La procédure supprime ensuite la fiche          cation d’une famille article, synchronisa-
 article à archiver. Toutes les informations     tion des stocks entre deux entités com-
 attachées à cette fiche article sont sup-       merciales, transfert du bon de commande
 primées : les tarifs d’exceptions, les con-     fournisseur (d’un dossier source) vers un
 ditionnements, etc. ainsi que les mouve-        BC client (vers un autre dossier de desti-
 ments de stocks de l’article à archiver.        nation), archivage (et/ou restauration)
                                                 de devis...
 Annulation du suivi en stock d’un
 article
 La procédure permet d’annuler le mode de        A vous de jouer maintenant !
 suivi en stock d’un article. L’article suivi    Distributeurs, vous pouvez vous aussi créer une
 en stock passe en mode suivi de stock           procédure spécifique pour votre client ou nous
 «Aucun».                                        demander de la réaliser.




CoMPAGNoNS D’ARCADIE - 30, rue Théron de Montaugé - 31200 Toulouse - Téléphone : 05 61 26 71 64
              info@compagnons-arcadie.com/ www.compagnons-arcadie.com

				
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