Implementasi Perpustakaan Digital di Institut Teknologi Bandung

Document Sample
Implementasi Perpustakaan Digital di Institut Teknologi Bandung Powered By Docstoc
					Jurnal Pustakawan Indonesia volume 6 nomor 1


        Implementasi Perpustakaan Digital di
            Institut Teknologi Bandung
                                     Nanan Hasanah
                         Pustakawan Madya pada Perpustakaan Pusat ITB

                                               Abstrak
             In order to develop sciences owned by ITB, the ITB Digital Library was
      developed. The ITB Library programs related to the intellectual property covered
      and considered some important items, such as the content or library’s collection,
      atmosphere and attitude developed. Knowledge covered in the ITB Digital Library
      was categorized according to the kinds of information. The categories chosen are:
      the Student Last Project (Skripsi), that is the student’s last project for
      undergraduate level; Thesis, that is the last project of the graduate students;
      Dissertation, that is the student’s last project of the Ph.D. level; E-clipping, that
      is the electronic newspaper article; Proceeding, that is the papers from seminar,
      workshop, scientific meeting held in ITB, and the products of the civitas academica;
      Research Report from any research groups in ITB; Grey Literature, that is the
      unpublished documents of the ITB civitas academica, such as inaugural speech,
      scientific papers, and articles; Jurnals published by departments or units in ITB;
      Expert Directory, compiled according to the subjects of the experts; Patent,
      categorized according to the subjects, such as medicine, food, and software;
      Books, at the beginning books were not covered in this digital library, but it is the
      fact that many ITB faculty members publish their books related to the course
      materials.

      Kata Kunci: perpustakaan digital, e-library, digital library

1. Pendahuluan                                     dengan pustakawan di ITB mulai memikirkan
                                                   bagaimana caranya agar ilmu pengetahuan
       Dua diantara Tridharma Perguruan            yang dihasilkan oleh sivitas akademika ITB
Tinggi adalah pendidikan dan penelitian.           dapat dimanfaatkan lebih luas lagi, agar
Kedua kegiatan ini merupakan tugas utama           masyarakat Indonesia menjadi lebih pandai.
dari para pengajar yang sekaligus berperan         Salah    satu    caranya   adalah    dengan
serta sebagai peneliti di setiap perguruan         memanfaatkan sarana internet.
tinggi. Kegiatan Utama para pengajar dan                 Pembangunan Perpustakaan Digital di
peneliti seyogyanya ditunjang oleh sumber          ITB     ini    merupakan     upaya    untuk
informasi yang layaknya dimiliki oleh              mengembangkan ilmu pengetahuan yang
institusinya. Namun pada kenyataannya,             dimiliki oleh ITB dengan format digital.
tidak semua informasi itu dapat diperoleh          Format digital dipilih karena lebih mudah
dari perpustakaan yang sebenarnya dapat            pengorganisasiannya, penyimpanannya, dan
berfungsi sebagai tempat memperoleh                penyebarannya. Untuk membangun koleksi
informasi. Ini merupakan kelemahan yang            pada perpustakaan digital tidak sekedar
terjadi pada hampir setiap perpustakaan di         mengisi server dengan koleksi-koleksi dalam
Indonesia.                                         format digital, namun harus dipikirkan pula
       Tim     Knowledge       Management          bentuk organisasi yang mengelolanya.
Research Group (KMRG) – ITB bekerjasama            Organisasi yang dibentuk ini antara lain
                                                                                              11
Jurnal Pustakawan Indonesia volume 6 nomor 1

untuk menentukan para pengelola yang             panutan di dalam negeri menurut Adang
bertanggungjawab pada setiap kegiatan,           Surahman (2002), ITB harus menjadi pelopor
seperti pengumpulan data, pengorganisasian,      dalam       perkembangan       cabang-cabang
sampai dengan pemasaran produknya.               keilmuan tersebut. Oleh karena itu ITB harus
Pengelola inilah yang bertanggungjawab agar      dapat menunjukkan jati dirinya sebagai
produk perpustakaan digital ini sampai           institusi    yang    mempunyai      kekayaan
kepada      komunitas       pengguna     yang    intelektual pada baris terdepan. Hal ini dapat
memerlukannya.                                   dicapai dengan didukung oleh niat, metoda,
      Filosofi yang mendasari dibangunnya        dan sarana yang memadai.
perpustakaan digital, bahwa pengetahuan                 Selanjutnya WRSA (2002) menyatakan
yang ada harus disebarluaskan. Secara            bahwa dalam setiap perguruan tinggi,
alamiah, dari ilmu yang sudah ada kelak akan     perpustakaan adalah merupakan jantung
timbul ilmu-ilmu baru lainnya. Penyebaran        informasi bagi kegiatan akademik. Disini
ilmu secara tradisional pada umumnya             perpustakaan      dituntut    untuk      dapat
melalui pengajaran di kelas, penulisan buku,     menentukan posisinya sebagai lembaga yang
makalah, atau artikel dalam bentuk tercetak.     bertugas menyebarkan informasi sebanyak-
Cara penyebaran ini memiliki keterbatasan,       banyaknya, tetapi sebagai bagian dari
antara lain pengajaran di        kelas sangat    perguruan tinggi berkewajiban menjaga
dibatasi oleh ruang/ dinding.                    kepentingan institusinya, terutama jika
      Sebelum      menguraikan       mengenai    menyangkut hak cipta.
Implementasi Perpustakaan Digital di ITB,
dirasakan perlu untuk mengetengahkan             3. Peran perpustakaan berkait-
kebijakan ITB mengenai Kekayaan Intelektual         an dengan kekayaan intelek-
ITB serta peran perpustakaan berkaitan              tual
dengan      kekayaan      intelektual,   yang
merupakan uraian yang disampaikan oleh                  Program perpustakaan ITB berkaitan
Wakil Rektor Senior Bidang Akademik-ITB          dengan      kekayaan     intelektual    harus
(WRSA).                                          memasukkan       dan      mempertimbangkan
                                                 beberapa hal penting, mencakup kandungan
2. Kebijakan ITB mengenai                        atau isi perpustakaan dan suasana dan sikap
   Kekayaan Intelektual                          yang dikembangkan. Beberapa diantara
                                                 kandungan perpustakaan merupakan public
       Perguruan tinggi adalah suatu institusi   domain,     sehingga   sering     kali  tidak
yang menghasilkan produk berupa lulusan          digolongkan sebagai kekayaan intelektual,
dan karya-karya ilmiah. Karya ilmiah yang        tetapi merupakan suatu keharusan sebagai
mempunyai nilai yang sangat berarti apakah       kelengkapan suatu perpustakaan.
dari segi financial ataupun dari segi ukuran            ITB merupakan suatu institusi yang
lainnya, dapat dikatakan sebagai kekayaan        tidak     hanya    dimiliki    oleh    sivitas
intelektual.                                     akademikanya, tetapi juga oleh masyarakat
       Menurut Wakil Rektor Senior Bidang        luas. Hal ini tercermin dalam penetapan
Akademik – WRSA (2002), ITB sebagai salah        statusnya sebagai BHMN. Oleh karena itu
satu perguruan tinggi yang tertua di             Perpustakaan ITB juga diharapkan dapat
Indonesia sudah seharusnya memanfaatkan          memberikan pendidikan bagi masyarakat
kekayaan intelektual yang sudah dimilikinya      luas, sehingga menjadikan ITB sebagai pusat
sejak waktu yang lama. Dari segi pengaturan      informasi,    pengetahuan      yang    selalui
dan manajemen akademik, ITB adalah               diperbaharui     dan      bermanfaat     bagi
       institusi pendidikan yang memberikan      kepentingan umum.
basis pendidikan sains, teknologi, seni dan             Perpustakaan ITB diharapkan oleh
budaya. Sebagai institusi yang menjadi           pimpinan ITB harus menjadi penghubung

12
Jurnal Pustakawan Indonesia volume 6 nomor 1

antara ITB dengan dunia luar di bidang ilmu-    sebagai akibat timbulnya bidang ilmu yang
ilmu tersebut. Hubungan sifatnya dua arah,      baru atau kemajuan suatu ilmu.
yaitu ITB selalu mengikuti perkembangan                Publikasi kekayaan intelektual akan
ilmu di seluruh dunia, dan sebaliknya ITB       membantu menciptakan suatu kehidupan
melalui perpustakaan dapat menunjukkan          akademik, yaitu suatu suasana dimana
hasil karya-karya ilmiahnya yang bermanfaat     seluruh sivitas akademika yang memberikan
bagi    peningkatan     kesejahteraan    umat   komitmen dan tekadnya terhadap tujuan-
manusia. Hasil karya dari perguruan tinggi      tujuan institusi, dapat melakukan komunikasi
adalah berupa skripsi (tugas akhir), tesis,     secara     terbuka     dan     lugas,   dapat
disertasi, laporan penelitian, buku, diktat     menyampaikan             perbedaan-perbedaan
kuliah, dan informasi lainnya. Beberapa         pendapatnya, dan terjadi saling percaya dan
produk tersebut menurut pimpinan ITB,           saling    menghormati.      Diseminasi   atau
dapat dikaitkan dengan hak cipta atau paten,    penyebaran kekayaan intelektual telah
sehingga perpustakaan harus memperhatikan       dijamin     kebebasannya dalam mimbar
kaidah-kaidah yang berlaku untuk produk-        akademik, yang memberikan perlindungan
produk tersebut.                                kepada seluruh sivitas akademika untuk
       Perpustakaan diharapkan oleh ITB         menyampaikan        konsep-konsep     barunya
mempunyai sarana yang paling lengkap untuk      dalam masalah akademik, dan tidak
menjadi media penyampaian informasi,            menghalangi siapapun terhadap pendapat-
beberapa diantaranya dikategorikan sebagai      pendapat baru. Benar salahnya suatu isi
kekayaan intelektual. Kekayaan intelektual      publikasi ilmiah pada umumnya dapat
merupakan stimulan untuk pembentukan            dibuktikan oleh suatu norma yang sifatnya
sikap kreatif dan inovatif pada mahasiswa       universal. Oleh karena itu kebebasan mimbar
yang membaca dan menekuni cara-cara             akademik hendaknya digunakan secara
penelitian dan metoda-metoda penemuan           bertanggungjawab, karena dapat menentukan
hal-hal    yang     baru     terutama    yang   martabat suatu institusi yang melakukan
menghasilkan kekayaan intelektual tersebut.     publikasi karya tersebut.
Tersedianya berbagai informasi ilmiah akan             Dari uraian di atas dapat disimpulkan
membentuk kemampuan menganalisis suatu          bahwa ITB mendukung untuk penyebarluasan
masalah dan mensintesis ilmu pengetahuan        kekayaan intelektual sivitas akademika
yang berasal dari banyak sumber. Pencarian      melalui Perpustakaan Digital, tetapi kaidah
informasi di luar jam kuliah dapat dijadikan    hukum yang ditetapkan oleh ITB tetap harus
pembentukan sikap kemandirian akademik,         dipatuhi.
memberikan kesempatan kepada mahasiswa
untuk memiliki sikap terbuka terhadap           4. Implementasi           Perpustakaan
konsep-konsep baru, dan keinginan untuk            Digital di ITB
maju.
       Dengan      diberikannya     informasi         Bermula dari kelangkaan literatur di
terhadap hasil-hasil penelitian, maka akan      perpustakaan, para peneliti Computer
tercipta suatu suasana dimana keinginan         Network Research Group (CNRG) - ITB dan
berinovasi merupakan suatu falsafah hidup.      Pustakawan      ITB     pada     tahun   1998
Terhadap pendidikan di ITB, menurut WRSA,       memutuskan untuk menekuni pengembangan
hal ini memberikan kesempatan suatu             perpustakaan      digital.   Pada     mulanya
mekanisme dimana penemuan baru yang             perpustakaan     digital   di     ITB  hanya
ditularkan secara langsung kepada peneliti      mengutamakan        karya     ilmiah   sivitas
ataupun       secara      tidak     langsung,   akademika, yang berupa tesis, disertasi,
diinkoporasikan pada kurikulum. Maka akan       laporan penelitian, prosiding seminar, artikel
tercipa suatu mekanisme snow balls atau bola    pada jurnal ilmiah terbitan departemen di
salju, yaitu penelitian akan berkembang         lingkungan ITB. Pemilihan ini timbul karena

                                                                                           13
Jurnal Pustakawan Indonesia volume 6 nomor 1

karya-karya ilmiah di Indonesia ini sangat         5. Pengelolaan atas berbagai
sulit diperoleh. Sebagian besar karya ilmiah          jenis bentuk pengetahuan
yang dapat diakses melalui internet adalah
karya peneliti-peneliti dari luar negeri. Sangat          Pengetahuan pada perpustakaan digital
jarang ditemukan karya-karya bermutu tinggi        di ITB dikategorikan berdasarkan jenis
dari bangsa kita yang hadir di internet. Hal ini   informasinya. Kategori yang dipilih adalah:
pula yang menyebabkan Indonesia mendapat           1. Tugas Akhir (Skripsi), adalah tugas
nilai tidak baik, ditinjau dari jumlah                 akhir    mahasiswa      tingkat      sarjana.
penelitian yang dilakukan. Masalah ini                 Pengelompokkan                  berdasarkan
sebenarnya timbul karena penyebaran                    departemen di ITB, kemudian dipilah
informasinya masih belum efektif, karena               berdasarkan tahun terbit;
keterbatasan sarana.                               2. Tesis, adalah karya dari mahasiswa
        Tahun 2000, bagi Perpustakaan ITB              pascasarjana. Kategori diambil sama
merupakan saat yang tidak dapat dilupakan              dengan tugas akhir dan disertasi;
dalam         perjalanan         pengembangan      3. Disertasi, adalah karya dari mahasiswa
perpustakaan, karena pada tanggal 3 Oktober            tingkat doktor;
tahun tersebut, untuk pertama kalinya              4. E-clipping, adalah artikel dalam surat
diluncurkan perangkat lunak Ganesa Digital             kabar elektronik, baik yang memuat
Library (GDL), oleh Pimpinan ITB (Pembantu             informasi mengenai ITB ataupun artikel
Rektor I ITB). Perangkat lunak GDL ini                 yang ditulis oleh sivitas akademika ITB.
merupakan salah satu sarana untuk                      Dipilah berdasarkan tahun.
membangun jaringan perpustakaan digital.           5. Prosiding,       yaitu     hasil    seminar,
Saat itu tidak hanya merupakan awal bagi               lokakarya, pertemuan ilmiah yang
Perpustakaan ITB dalam menerapkan                      diadakan di ITB, dan karya sivitas
Perpustakaan Digital, tetapi ada hal penting           akademika ITB yang memberikan
lain yang dihasilkan pada pertemuan yang               presentasi diberbagai kegiatan ilmiah.
dihadiri oleh 40 orang peserta dari 23                 Pengelompokan berdasarkan departemen
institusi, para pustakawan dan ahli teknologi          di ITB, kemudian dipilah berdasarkan
informasi menyepakati beberapa isu penting             tahun;
untuk membangun jaringan digital di                6. Laporan        penelitian      dari     setiap
Indonesia.                                             kelompok penelitian di ITB. Kategori
     Implementasi Perpustakaan Digital di              berdasarkan Kelompok Penelitian yang
ITB bertujuan untuk:                                   ada di ITB, kemudian dipilah berdasarkan
     Menyebarluaskan karya-karya ilmiah                tahun terbitnya;
     yang dimiliki oleh sivitas akademika ITB      7. Grey Literature, berupa karya sivitas
     secara online, sehingga karya-karya               akademika ITB yang tidak diterbitkan,
     ilmiah ini dapat dimanfaatkan lebih luas          seperti pidato pengukuhan, orasi ilmiah,
     lagi oleh masyarakat baik di dalam                karya tulis, artikel. Pengelompokkan
     maupun luar negeri.                               berdasarkan      departemen       di     ITB,
     Membangun kerjasama dengan lembaga-               kemudian dipilah berdasarkan tahun
     lembaga penelitian dan perguruan tinggi           terbitnya;
     di dalam dan luar negeri, sehingga koleksi    8. Jurnal yang diterbitkan oleh departemen
     virtual yang dimiliki oleh ITB semakin            dan unit di ITB. Pengelompokkan
     meningkat.                                        berdasarkan judul jurnal, kemudian
        Perpustakaan digital tidak hanya               dikelompokkan berdasarkan tahun terbit;
mengelola karya ilmiah yang berbentuk teks,        9. Direktori        kepakaran.         Kategori
karena pada saat ini ilmu pengetahuan dapat            direktori berdasarkan subjek pakar;
diperoleh melalui berbagai media.


14
Jurnal Pustakawan Indonesia volume 6 nomor 1

10. Paten.     Kategori untuk paten diambil           9. Electronic clipping (ECLIP)
    berdasarkan subjeknya, antara lain tentang        10. Buku (BOOKS)
    obat dan makanan, software;                       11. Expert Directory (EXP)
11. Books. Awalnya kategori buku tidak
    dimasukkan ke dalam Perpustakaan Digital,         8. Standard Inisial Departemen
    tetapi berdasarkan kenyataan bahwa banyak            di Lingkungan ITB
    staf pengajar di ITB menerbitkan bukunya
                                                      Departemen Astronomi                      = AS
    yang      berhubungan         dengan     materi
                                                      Departemen Biologi                        = BI
    perkuliahan, maka 2 tahun terakhir dibuat
                                                      Departemen Desain                         = DS
    category books. File yang ditampilkan adalah
                                                      Departemen Farmasi                        = FA
    halaman judul dan daftar isi, selain metadata
                                                      Departemen Fisika                         = FI
    dan deskripsi singkat dari buku sebagai ganti
                                                      Departemen Geofisika dan Meteorologi      = GM
    dari abstrak.
                                                      Departemen Kimia                          = KI
       Alamat situs perpustakaan digital di ITB
                                                      Departemen Matematika                     = MA
adalah http://digilib.itb.ac.id. Secara garis besar
                                                      Departemen Seni Murni                     =SM
pengelolaan tesis, disertasi, prosiding, laporan
                                                      Departemen Teknik Arsitektur              = AR
penelitian, dan grey literature, dipilah-pilah
                                                      Departemen Teknik Elektro                 = EL
berdasarkan departemen yang ada di ITB,
                                                      Departemen Teknik Fisika                  = TF
kemudian dipilah lagi berdasarkan tahun terbitnya.
                                                      Departemen Teknik Geodesi                 = GD
Alasan pemilahan berdasarkan departemen,
                                                      Departemen Teknik Geofisika               = TG
karena     dianggap       telah   mewakili   subjek
                                                      Departemen Teknik Geologi                 = GL
pengetahuan.
                                                      Departemen Teknik Industri                = TI
                                                      Departemen Teknik Informatika             = IF
6. Standard   Penamaan    File                        Departemen Teknik Kelautan                = KL
   untuk Content Perpustakaan                         Departemen Teknik Kimia                   = TK
   Digital                                            Departemen Teknik Lingkungan              = TL
       Penamaan file content Perpustakaan Digital     Departemen Teknik Mesin                   = MS
ITB untuk seluruh Perpustakaan Digital         di     Departemen Teknik Penerbangan             = PN
lingkungan Institut Teknologi Bandung (Pusat dan      Departemen Teknik Perminyakan             = TM
Departemen) diwajibkan mengacu pada standard          Departemen Teknik Pertambangan            = TA
pembagian kategori yang berlokasi di folder top       Departemen Teknik Planologi               = PL
masing-masing digital library. Standard penamaan      Departemen Teknik Sipil                   = SI
file yang dibuat ditetapkan oleh Perpustakaan
Pusat ITB dan KMRG.                                   9. Standard tata nama                      file
                                                         Perpustakaan Digital
7. Standard Kategori Perpusta-                             Standard     penamaan      file   dalam
   kaan Digital ITB                                   Perpustakaan Digital adalah sebagai berikut:
        Standard pembagian kategori Perpustakaan        Klp. 1         Klp. 2                Klp. 3
Digital dan singkatan kategori untuk penamaan file
digital adalah sebagai berikut:
1. Grey Literature (GL)
2. Journal internal (JRNL)                            Tahun_kategori dokumen(3-4 hrf)_Ini-
3. Proceedings (PRO)                                  sial Departemen (2-3hrf)_kata terakhir
4. Research Reports (LP)                              nama pengarang_no. file
5. S1-Final Projects (TA)
6. S2-Thesis (TS)
7. S3-Dissertations (DIS)                                          Klp. 4       Klp. 5
8. Course Material – (CM)
                                                                                                      15
Jurnal Pustakawan Indonesia volume 6 nomor 1

       Dengan ketentuan sebagai berikut:        kategori yang ada. Oleh karena data masih
Kelompok 1 adalah tahun terbit dokumen          berupa hard copy, yaitu berupa koleksi yang
Kelompok 2 adalah inisial kategori (dapat       dimiliki oleh     Perpustakaan Pusat ITB,
dilihat di standard kategori Digital Library)   terlebih dahulu diperlukan proses digitalisasi
Kelompok 3 adalah inisial Departemen (dapat     menggunakan scanner.
dilihat di Standard Inisial Departemen)                Untuk mempertanggungjawabkan isi
Kelompok 4 adalah kata terakhir nama            dari perpustakaan digital, tidak setiap staf
pengarang                                       perpustakaan diperbolehkan mengisi data ke
Kelompok 5 adalah nomor file dari seluruh       dalam     perpustakaan     digital.  Tingkat
file yang dihasilkan pada proses scanning       kewenangan staf dibagi menjadi tiga
suatu dokumen.                                  kelompok, yaitu Superuser, Chief Knowledge
                                                Officer,    dan    Editor.   Editor    hanya
Contoh:                                         diperkenankan mengetik data. Data disunting
Tesis tahun 2004 dengan judul :                 dan difilter oleh Chief Knowledge Officer,
“Makna Ragam Hias Pada Rana Makam Raja          setelah    seluruh    informasinya     benar,
–Raja Sumenep di Asta Tinggi Madura”            kemudian      dimasukkan    sesuai   dengan
ditulis oleh Lintu Yulistyantoro dari           kategori. Superuser yang bertanggungjawab
Departemen Desain                               pada keseluruhan isi pangkalan data.

Maka penamaan file hasil scanning tesis         11. Proses Digitalisasi dokumen
tersebut adalah:
2004_TS_DS_ Yulistyantoro _1 = untuk file              Staf yang melakukan digitalisasi adalah
     yang berisi hasil scanning halaman muka,   tenaga lulusan SMA, dari berbagai Bagian di
     halaman pengesahan, Halaman Abstrak,       Perpustakaan ITB, karena keterbatasan staf
     Daftar Isi, Kesimpulan dan Daftar          yang khusus bertugas di Bagian Digital
     Bibliografi                                Content hanya seorang, maka staf yang
2004_TS_DS_ Yulistyantoro _2 = untuk file       bertugas di Bagian lain juga di antara waktu
     yang berisi hasil scanning bab 1           luang, mereka mengerjakan digitalisasi
2004_TS_DS_ Yulistyantoro _3 = untuk file       tesis/disertasi.
     yang berisi hasil scanning bab 2                  Proses digitalisasi di Perpustakaan ITB
                                                semenjak tahun 2005 memakai Scanner High
2004_TS_DS_ Yulistyantoro _4 = utnuk file       Speed Canon DR 3080, dengan kemampuan
   yang berisi hasil scanning bab 3             40 lembar/menit. Setiap hari (7 jam kerja)
2004_TS_DS_ Yulistyantoro _5 = utnuk file       dapat menscan tesis/disertasi (100 – 200
   yang berisi hasil scanning bab 4             lembar) sebanyak 5-7 judul.
                                                       Langkah      yang    dilakukan    dalam
10. Pengelola Perpustakaan                      menscan tesis/disertasi :
                                                     Tesis/disertasi    yang    akan    discan,
   Digital                                           dibongkar jilidnya, sehingga lembaran
       Pengelola perpustakaan digital ITB            tesis menjadi lembar lepas yang bebas
terdiri dari dua kelompok. Kelompok pertama          dari lem, hechter dll.
adalah kelompok yang bertugas untuk                  Disimpan dalam container scanner DR
menangani software GDLnya, tugas ini                 3060
dilakukan oleh KMRG. Kelompok lainnya                Scanner menscan semua lembar lepas
adalah kelompok pustakawan yang bertugas             (cara kerja seperti mesin fotokopi
menangani pengetahuan yang ada di dalam              mengkopi lembar demi lembar).
perpustakaan digital.                                Di save dalam folder atas nama staf. File
       Staf perpustakaan memiliki pembagian          disimpan dalam format pdf.
tugas untuk mengisi data dari berbagai

16
Jurnal Pustakawan Indonesia volume 6 nomor 1

     File didisplay untuk melihat kualitas scan,   dimana dalam acara tersebut dibuka oleh
     bila kualitasnya belum sesuai dengan          Rektor ITB dan hadir juga Wakil Rektor
     yang diharapkan, maka petugas akan            Bidang Akademik (WRSA). Sewaktu melihat
     mengeditnya sampai diperoleh hasil scan       tampilan fulltext Tesis, yaitu 10 halaman
     yang kualitasnya baik.                        pertama dari Bab Pendahuluan, WRSA
     Staf mengkopi paste data-data dan             menyatakan bahwa Bab 1 merupakan usaha
     abstrak ke dalam metadata.                    kerja keras penulis tesis, sehingga tidak
     Upload halaman-halaman yang diijinkan         diperkenankan untuk ditampilkan dalam
     oleh ITB untuk ditampilkan.                   perpustakaan digital, yang diijinkan untuk
     Metadata dan Abstrak di view untuk            ditampilkan adalah: Halaman Judul, Lembar
     melihat kualitas tampilan.                    pengesahan pembimbing, abstrak, daftar isi,
     Tesis dijilid ulang dan disimpan di           daftar lampiran, kesimpulan dan daftar
     Koleksi     Khusus     (Koleksi    Thesis/    pustaka.
     Disertasi).                                           Semenjak waktu itu, Perpustakaan ITB
        Kumpulan file utuh (fulltext) dari tesis   hanya menampilkan metadata dan file digital
/ disertasi disave dalam CD-ROM.                   tesis dll sesuai dengan kebijakan yang
                                                   dikeluarkan oleh WRSA.
12. Peraturan, etika penyimpan-                            Dari      awal    menghimpun       koleksi
    an dan akses koleksi digital                   kekayaan intelektual ITB, terutama tesis dan
    ITB                                            disertasi, apabila ada pengguna yang
                                                   memerlukan kopi utuh (fulltext) dari jenis
       Perpustakaan ITB sebagai suatu unit         kekayaan intelektual ini, maka peraturan yang
khusus di ITB yang bertanggungjawab untuk          diberlakukan adalah peminta informasi
menyediakan        layanan       perpustakaan      tersebut diwajibkan untuk meminta ijin
khususnya bagi seluruh sivitas akademika           kepada penulis tesis/disertasi atau kepada
ITB, juga memberikan pelayanan bagi                pembimbingnya, bila sudah didapat ijin
masyarakat luar ITB. Dalam menyediakan             tertulis,     Perpustakaan      bersedia    untuk
informasi     kekayaan     intelektual     ITB,    mengkopinya. Arsip ijin tertulis, disimpan di
Perpustakaan tidak menentukan sendiri              Bagian yang menyimpan Koleksi tersebut.
kebijakan dalam hal penyimpanan koleksi                    Dalam transaksi ini, perpustakaan
tersebut dalam bentuk digital di Perpustakaan      tidak menetapkan profit, hanya membantu
Digital.                                           pengguna untuk memperoleh informasi untuk
       Pada awal belum tersedianya koleksi         pendidikannya.          Begitu     juga    setelah
digital di Perpustakaan Digital, pengguna          mengimplementasikan Perpustakaan Digital,
perpustakaan yang memerlukan informasi             peraturan tersebut tetap diberlakukan.
dari Tugas Akhir, Tesis ataupun Disertasi,                 Untuk koleksi di luar tesis dan
yang diijinkan untuk dikopi adalah dari            disertasi, yaitu Laporan Penelitian, Makalah
halaman judul sampai dengan sepuluh                seminar, Grey literature dll, file yang
halaman pertama dari Bab Pendahuluan.              ditampilkan di Perpustakaan Digital adalah
Sehingga pada awal pengisian Perpustakaan          lengkap (fulltext).
Digital ITB dengan content jenis tesis, skripsi            Pengguna           yang         mengakses
dan disertasi, yang discan adalah halaman          Perpustakaan                 Digital          ITB
tersebut.                                          (http://digilib.itb.ac.id) dapat menampilkan
       Perpustakaan      ITB       mempunyai       metadata kekayaan intelektual ITB beserta
pegangan     atau     mengetahui     mengenai      abstraknya secara bebas, tetapi apabila
kebijakan isi (content) dari suatu tesis dll       pengguna ingin menampilkan file serta
yang     dapat    ditampilkan     fulltext   di    mendownloadnya, maka dia harus menjadi
Perpustakaan Digital adalah sewaktu Soft           member dulu. Pengguna wajib registrasi dulu
Launching OneLib System tahun 2003,                secara online untuk menjadi member,
                                                                                                  17
Jurnal Pustakawan Indonesia volume 6 nomor 1

mengisi data-data pribadi pengguna. Untuk                 Dalam     membangun        Perpustakaan
menjadi member tanpa dipungut fee (free).          Digital, perpustakaan ITB sejak tahun 1999
Selanjutnya dia akan memperoleh password           sudah memanfaatkan software GDL (Ganesa
untuk mengakses file kekayaan intelektual          Digital Library). Software GDL dibuat oleh
ITB. Hal ini dilakukan dengan maksud agar          Tim Knowledge Management Research
pihak      admin      perpustakaan       digital   Group       (KMRG)         –     ITB     untuk
mendapatkan       data-data   dari     member      menyebarluaskan kekayaan intelektual ITB.
Perpustakaan Digital ITB. Untuk menjadi            Software ini juga pada tahun 2002 sudah
member juga tidak otomatis seseorang itu           dimanfaatkan oleh perpustakaan di luar ITB,
mendapatkan account member, tetapi perlu           sekitar 80 institusi sudah terhubung ke IDLN
diaktivasi oleh admin Perpustakaan Digital.        (Indonesia Digital Library Network).
Hal ini dilakukan untuk melihat keseriusan         Peminat GDL dari luar Indonesia, antara lain
dari member bahwa dia betul-betul                  Laos, Malaysia, dan Singapore.
membutuhkan informasi di Perpustakaan                     Di lingkungan ITB sendiri, pada tahun
Digital ITB.                                       2003 sejalan dengan konsep Onelib System
       Pengalaman di ITB, pengguna yang            yang dicanangkan pada tahun itu, software
mengakses      Perpustakaan     Digital    ITB,    GDL sudah diinstal di hampir semua
selanjutnya dia mengirimkan email dengan isi       Perpustakaan Departemen (23 Perpustakaan
meminta pihak Perpustakaan ITB untuk               Departemen). Tahun 2003, 23 perpustakaan
membantu dia dalam memperoleh topic-topik          departemen dilengkapi dengan Hardware
penelitian yang sedang dikerjakan oleh dia         computer yang terakses ke internet dan tahun
dalam menuntaskan studi S1 atau S2 di suatu        2004 peralatan scanner diberikan ke
perguruan tinggi. Disini sebetulnya pihak          Perpustakaan       Departemen.       Pengadaan
pustakawan patut berbangga hati, bahwa dia         hardware tsb didanai oleh Perpustakaan
dianggap sebagai konsultan informasi yang          Pusat untuk membangun Onelib system,
punya pengetahuan luas mengenai informasi          dimana       informasinya       terpusat      di
yang diperlukan oleh penggunanya. Tetapi           Perpustakaan      Pusat,     sedangkan     fisik
untuk membantu sampai tuntas keinginan             kekayaan intelektual masih berada di lokasi
pengguna tersebut, tentunya diperlukan             masing-masing perpustakaan departemen.
seorang subject specialist atau information               Bersamaan dengan melengkapi sarana
specialist yang tugasnya hanya menelusur apa       komputer dan scanner di Perpustakaan
yang diperlukan penggunanya. (Contoh:              Departemen, Sumber daya manusia (staf)
Email query ke Perpustakaan Digital ITB –          perpustakaan      departemen      juga   diberi
dalam lampiran).                                   pelatihan mengenai Digitalisasi dan Upload
       Dalam hal konsekuensi melakukan             file ke Perpustakaan Digital. Pelatihan
uploading sumber daya digital, pihak               diberikan oleh Tim KMRG dan Pustakawan
perpustakaan            ITB           langsung     Perpustakaan ITB yang sudah diberi bekal
mengalihbentukkan        koleksi     kekayaan      pengetahuan        tersebut      dan     sudah
intelektual ITB dari tesis/disertasi format        melaksanakan digitalisasi sebagai kegiatan
hardcopy, karena pihak ITB sudah memberi           rutinnya.
ijin untuk mengalihbentukkan karya tersebut,              Menurut Djembar Lembasono (2006)
sehingga tidak perlu lagi setiap karya             dari KMRG, Infrastruktur Perpustakaan
dimintakan ijin ke pemegang haknya untuk           Digital ITB terdiri dari :
dapat ditampilkan di Perpustakaan Digital
ITB.                                               Teknologi Software :
                                                     Operating System: FreeBSD 5.1- Release
13. Infrastruktur          Perpustakaan              Web server : Apache 2.0
                                                     Database: MySQL 3.23.56
    Digital ITB                                      DL System: GDL 4.0

18
Jurnal Pustakawan Indonesia volume 6 nomor 1

Hardware:                                       selanjutnya. OneLib system pada dasarnya
  P4 Server (Operating + 30 Services)           adalah integrasi sistem otomasi perpustakaan
      o 512 MB RAM                              dan perpustakaan digital yang tersebar di
      o 2.0 GHz Processor                       seluruh departemen di lingkungan ITB.
      o 140 GB HDD                              Sementara itu dalam rencana ke depan,
  Sun Vire V40z (New configuration)             Perpustakaan ITB akan dikembangkan
      o 16 GB RAM                               menjadi sebuah Knowledge Center.
      o 8x Dual Core AMD Opteron
      o 1,4 TB HDD
Connectivity :
  Fiber Optic Back bone
  11 mbps satellite connection by A13
  (upgrade to 55 mbps via TIENS II)
  Cisco Switch Manageable
  Gigabit Ethernet
  1 C class Network.

14. Metadata koleksi digital ITB
     Sistem metadata koleksi digital ITB         Gambar 1. Tampilan web perpustakaan ITB
mengikuti skema Dublin Core – 15 core
elements:                                       Knowledge Center ITB nantinya akan berupa
1. Title            8. Type                     tempat dimana anggota sivitas akademika ITB
2. Creator          9. Format                   dan masyarakat pada umumnya dapat belajar
3. Subject          10. Identifier              menyerap ilmu pengetahuan dan sekaligus
4. Description      11. Source                  juga menjadi produsen pengetahuan. Jadi
5. Publisher        12. Language                selain menyimpan pengetahuan yang didapat
6. Contributor      13. Relation                dari luar, Knowledge Center ITB juga
7. Date             14. Coverage                memuat pengetahuan dari ITB sendiri.
                    15. Rights                         Layanan pada Knowledge Center ITB,
                                                nantinya akan terdiri dari:
      Menurut      Ismail   Fahmi    (2000)
penyusunan elemen-elemen metadata ini           1. Otomasi Perpustakaan
pertama-tama didasari oleh salah satu goal            Pencarian dan peminjaman koleksi
GDL yaitu suatu saat akan bisa berkolaborasi    Perpustakaan Pusat dan Perpustakaan
dan tergabung dalam jaringan digital library    Departemen dengan menggunakan Sistem
resources elektronik internasional, misalnya    Otomasi Perpustakaan Otomigen-X. Layanan
NDTLD (Networked Digital Library of Theses      ini masih dalam tahap pengembangan untuk
and Dissertations). Oleh sebab itu, GDL         lebih disempurnakan baik ke dalam sisi
mengadopsi      Standard    Interoperabilitas   layanan perpustakaan maupun ke dalam
Metadata untuk Theses dan Disertasi yang        integrasi dengan sistem lainnya yaitu Digital
dikembangkan oleh NDLTD dari Dublin Core.       Library, e-Journals dan e-Books, Database
                                                Genom, dan layanan analisa paten.
15. Rencana Pengembangan
   Perpustakaan Digital ITB                     2. Digital Library
                                                      Layanan Digital Library, di mana
      ITB telah membangun OneLib System
                                                pengguna selain dapat mengakses koleksi
sebagai upaya untuk menyatukan layanan
                                                yang tersedia juga dapat berkontribusi dalam
dari seluruh perpustakaan yang ada di ITB.
                                                membangun        Knowledge-based      society
Tetapi OneLib System belum mencakup
                                                dengan mengupload dan membagi karya-
layanan-layanan yang akan dikembangkan
                                                                                          19
Jurnal Pustakawan Indonesia volume 6 nomor 1

karya yang dihasilkan. Software digital         dicapainya keberlanjutan pengelolaan dari
library yang dipakai akan dikembangkan lagi     layanan yang diberikan oleh system ini.
dengan menyertakan konsep knowledge                    Pemanfaatan akses internet oleh sivitas
management di mana pengguna dapat               akademika (dalam hal ini mahasiswa) di
berkomunikasi dan berkolaborasi dengan          lingkungan ITB terlihat jelas secara visual,
pengguna lain, saling bertukar pengetahuan,     yaitu mereka memanfaatkan laptop-laptop
baik eksplisit maupun tacit knowledge.          yang dibawa sendiri dan mengakses internet
                                                dengan fasilitas WiFi (hot spot) yang tersedia
3. e-Journals dan e-Book                        di beberapa tempat di ITB, diantaranya di
       Layanan e-Journals dan e-Books           Perpustakaan.
dengan restricted area khusus bagi anggota             Dari statistik yang dibuat tiap bulan,
sivitas akademika ITB karena terikat aturan-    juga terlihat bahwa kecenderungannya
aturan dengan penerbit. Sementara itu           sekarang pengguna perpustakaan lebih
pengguna dari luar hanya dapat melihat          senang dengan mengunjungi perpustakaan
sampai dengan bagian-bagian tertentu yang       secara    virtual    daripada    datang     ke
diperbolehkan     menurut    aturan     yang    perpustakaan secara fisik. Dapat terlihat dari
disepakati antara penerbit dengan pengelola     data berikut:
Knowledge Center ITB.
                                                                    Jan.     Feb.        Mrt.
4. Genom Database                                      Pengunjung   10.457    13.616    18.261
       Layanan database Genom. Database ini            (fisik)
merupakan mirror dari APAN Bio Mirror                  Pengunjung   85.481   115.175   123.450
                                                       virtual ke
yang berisi data gen manusia. Data yang                situs
dihimpun pada database ini sangatlah besar
dan akan selalu bertambah sehingga
                                                16. Penutup
membutuhkan kapasitas pemyimpanan yang
sangat besar dan dapat terus ditambah seiring          Dengan           diimplementasikannya
dengan bertambahnya data. Data dari layanan     Perpustakaan Digital di ITB diharapkan dapat
ini sangat berguna bagi para peneliti bidang    mendukung         terciptanya     masyarakat
biologi, kedokteran, farmasi dan bidang-        Indonesia yang berbasis ilmu pengetahuan.
bidang terkait lainnya.                         Harapan ini dapat tercapai apabila informasi
       Dibagunnya sistem ini       mengingat    berbagai karya ilmiah dapat diakses secara
semua infrastruktur yang telah dibangun dan     nasional, bahkan internasional. Selain itu
telah beroperasi memerlukan peningkatan         diharapkan Perpustakaan ITB dapat lebih
utilisasi dari pengguna. Sistem ini akan        meningkatkan layanan informasi baik secara
memberikan kemudahan kepada pengguna            fisik maupun secara virtual dalam hal
dalam mengakses semua layanan yang              penerbitan karya-karya ilmiah dengan cara
diberikan     oleh      perpustakaan.    Dari   yang mudah dan murah.
sebelumnya dirasakan bahwa sistem yang                 Harapan terakhir dengan adanya
telah terbangun tetapi belum mempunyai          sarana baru ini dapat menunjang pendidikan
suatu tempat yang nyaman tidak akan             dan penelitian, sehingga berdampak pada
membuat       pengguna      tergugah    untuk   kualitas lulusan ITB yang semakin meningkat,
memanfaatkannya secara lebih mendalam.          dan jumlah hasil karya ilmiah lebih
       Tujuan yang ingin dicapai dari rencana   meningkat. Selain itu karya-karya ilmiah ini
ini adalah beroperasinya sistem perpustakaan    dapat diterapkan di masyarakat dan bidang
terpadu dengan tingkat utilisasi yang tinggi.   industri.
Dengan demikian pengguna dapat merasakan
manfaat dari adanya system ini. Manfaat ini
menjadi     penting     karena    menentukan

20
Jurnal Pustakawan Indonesia volume 6 nomor 1


17. Daftar Pustaka:
[1] Fahmi, Ismail; Metra Cahya Utama; dan      [5] Sukmana, Ena (2004). SOP Scanning
    Arif     Rifai     Dwiyanto     (2000).        Tesis    dan     Disertasi. Bandung:
    IndonesiaDLN       Indonesian    Digital       Perpustakaan ITB, 2004.
    Library Network : Managing intellectual    [6] Surahman, Adang (2002). Kebijakan
    capital of our nation toward the               Perguruan Tinggi mengenai Intelllectual
    development of a knowledge-based               Capital. Makalah dalam Seminar Ilmiah
    Society. Hasil pertemuan IndonesiaDLN          & Rapat Kerja Nasional Forum
    di Lembang, 3-4 Oktober 2000.                  Perpustakaan      Perguruan     Tinggi
    Bandung: KMRG ITB, 2000.                       Indonesia, Aula Timur ITB, 8-9 Juli
[2] Fahmi, Ismail (2000). Ganesha Digital          2002. Bandung: FPPTI, 2002.
    Library : makalah Seminar Internasional    [7] Suwandi, Studiati & Nanan Hasanah
    Digital Library, Sasana Budaya Ganesha         (2003). Jaringan informasi memicu
    ITB, 2 Oktober 2000. Bandung: KMRG             timbulnya kreativitas bagi kegiatan
    ITB, 2000.                                     Tridharma Perguruan Tinggi di Institut
[3] Lembasono, Djembar (2006). ITB Digital         Teknologi Bandung. Makalah pada
    Library Infrastrukture. Bandung: KMRG          seminar Perpustakaan Digital sebagai
    ITB, 2006.                                     Sumber Pengetahuan Tanpa Batas.
[4] Sukmana, Ena (2004). Digitalisasi              Dalam Pekan Informatika di Univ.
    Pustaka. Makalah pada Seminar “Peran           Teknik Yogyakarta, 31 Maret 2003.
    Pustakawan pada era digital”, 16 April         Yogyakarta:     Universitas     Teknik
    2005 di Gedung Loka Abika Widya                Yogyakarta, 2003.
    (Student Center) ITENAS. Bandung:
    FPPT Jabar & Itenas, 2004.




                                                                                       21