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COMO ESTAMOS FAZENDO A GESTÃO DE
PROCESSOS NA USP
Marli Marques de
Souza
Procedimentos de abertura de
processo
Cadastro no Sistema Proteos:
DOC BASE
14
40
18
Seguem o padrão
Seguem parcialmente o padrão
Não seguem o padrão
Procedimentos de abertura de
processo
Cadastro no Sistema Proteos:
Interessado
2
70
Seguem o padrão Não seguem o padrão
Procedimentos de abertura de
processo
Cadastro no Sistema Proteos:
Detalhamento do Assunto
1
1
70
Detalhamento longo
Informações necessárias
Falta de informações
Procedimentos de abertura de
processo
Cadastro no Sistema Proteos:
Assunto (código de classificação)
15
1
56
Seleção do código específico
Seleção do código geral
Inconsistência na seleção do código
Procedimentos de abertura de
processo
Autuação/montagem do processo:
Numeração das folhas do processo
72
Numeram as folhas do processo
Procedimentos de abertura de
processo
Autuação/montagem do processo:
Rubrica das folhas do processo
29
43
Rubricam as folhas do processo
Não rubricam as folhas do processo
Procedimentos de abertura de
processo
Autuação/montagem do processo:
Despacho de encaminhamento
2
70
Utilizam despacho para encaminhar informando o
setor de destino
Não utilizam o despacho para encaminhar
informando o setor de destino
Procedimentos de juntada/entranhamento
de documentos em processos/protocolados
Numeração das folhas do processo
72
Numeram as folhas do processo
Procedimentos de juntada/entranhamento
de documentos em processos/protocolados
Rubrica das folhas do processo
25
47
Rubricam as folhas do processo
Não rubricam as folhas do processo
Procedimentos de juntada/entranhamento
de documentos em processos/protocolados
Despacho de juntada de folhas no
processo
32
40
Registram despacho de juntada de folhas no
processo
Não registram despacho de juntada de folhas no
processo
Procedimentos de juntada/entranhamento
de documentos em processos/protocolados
Despacho para encaminhar
informando o setor de destino
72
Utilizam despacho para encaminhar informando o
setor de destino
Procedimentos de juntada/entranhamento
de documentos em processos/protocolados
Cadastro no Sistema Proteos:
Despacho de juntada de folhas no
Sistema Proteos
30
42
Registram o despacho de juntada de folhas no
Sistema Proteos
Não registram o despacho de juntada de folhas no
Sistema Proteos
Procedimentos de juntada/entranhamento
de documentos em processos/protocolados
O conjunto de procedimentos:
Numerar e rubricar folhas + despacho de juntada = segurança
Permitem: prevenir a retirada de folhas,
alteração da seqüência dos documentos,
Asseguram sua autenticidade e validam
legalmente.
Sistema Proteos
Foi criado para:
Informar os processos que tratam de um
determinado assunto;
Informar decisões que foram tomadas em
processos e os setores da universidade que
as tomaram;
Informar em que setor se encontra
determinado processo.
Movimentação de processos
USP possui 37.000 processos com status de
extraviado – variando de 7600 dias a 07
dias.
Movimentação de processos
Foi criado pelo Departamento de Informática
uma funcionalidade no Sistema Proteos que
permite um controle mais efetivo dos
processos e protocolados:
Movimentação de processos
Movimentação de processos
Verificação diária de todos os processos e
protocolados que estão em movimento na
Universidade;
As situações de movimentação:
– Extraviado: com saída para um setor há mais de 07 dias
corridos;
– Retido: com entrada em um setor no qual permanece sem
saída. O setor define o n º. de dias para ser considerado
retido.É um procedimento opcional.
Movimentação de processos
O usuário cadastra a si próprio - é
denominado “usuário notificado”;
O sistema enviará email, diariamente, para o
usuário de um setor informando os
processos que encontram em situação de
extraviado ou retido;
Movimentação de processos
O usuário poderá registrar no Sistema
ocorrência de “extraviado” ou “retido”. A tela
de andamento exibirá uma mensagem que
permanece até o processo ser movimentado;
Movimentação de processos
Movimentação de processos
Quando o processo recebe o registro da
ocorrência “extraviado” ou “retido” cessa o
envio do email.
Movimentação de processos
MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL:
PROCEDIMENTOS DE PROTOCOLO
Procedimentos na forma de fluxograma;
despachos/termos pertinentes ao
procedimento;
telas do Proteos envolvidas nos
procedimentos;
notas com instruções complementares.
MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL:
PROCEDIMENTOS DE PROTOCOLO
Convenções usadas nos fluxogramas:
Operação Tela Mensageiro Notas
manual PROTEOS importantes
MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL:
PROCEDIMENTOS DE PROTOCOLO
JUNTADA/ENTRANHAMENTO DE DOCUMENTOS
MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL:
PROCEDIMENTOS DE PROTOCOLO
JUNTADA/ENTRANHAMENTO DE DOCUMENTOS
DESPACHO 2
Despacho de juntada/entranhamento de documentos (rodapé do verso
da folha anterior à juntada).
“Segue juntada das folhas de nº ........... a ............, ofício nº ...............”
(Setor, data, assinatura/carimbo).
MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL:
PROCEDIMENTOS DE PROTOCOLO
JUNTADA/ENTRANHAMENTO DE DOCUMENTOS
TELA PROTEOS 4
Entrada
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PROCEDIMENTOS DE PROTOCOLO
JUNTADA/ENTRANHAMENTO DE DOCUMENTOS
TELA PROTEOS 7
Juntada de Documento
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PROCEDIMENTOS DE PROTOCOLO
JUNTADA/ENTRANHAMENTO DE DOCUMENTOS
TELA PROTEOS 5
Saída
MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL:
PROCEDIMENTOS DE PROTOCOLO
JUNTADA/ENTRANHAMENTO DE DOCUMENTOS
Notas
A juntada deverá ser efetuada pelo Setor de Protocolo ou pelos
próprios Órgãos envolvidos nas decisões ou providências atinentes.
Deve ocorrer atendendo a alguns procedimentos mínimos de
segurança, de forma que se possa prevenir e detectar a retirada
indevida de documentos, ou a alteração de sua seqüência.
O despacho de juntada registrado no rodapé do verso da folha
anterior à juntada dos documentos permite identificar o setor, o
funcionário responsável pela juntada e a eventual falta de folhas,
fatos que podem ser passíveis de punição administrativa.
MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL:
PROCEDIMENTOS DE PROTOCOLO
JUNTADA/ENTRANHAMENTO DE DOCUMENTOS
Importante:
O setor que receber processo com folhas juntadas sem numeração,
rubrica e despacho, ou ainda com outros tipos de irregularidades, salto
ou repetição de números deve devolver à origem para a devida
correção.
Qualquer regularização efetuada no processo deve ser registrada
através de despacho esclarecedor.
MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL:
PROCEDIMENTOS DE PROTOCOLO
JUNTADA/ENTRANHAMENTO DE DOCUMENTOS
** É proibido o uso de repetição de números seguidos de letras, por
exemplo:113ª, 35B, tal procedimento somente é permitido ao DRH da
Reitoria quando elabora apostila de alteração de nome de funcionário.
A apostila é juntada ao processo de contrato, logo em seguida das
folhas de contrato ou título de contrato numerando a folha com o
mesmo número da anterior acrescentado a letra “A”.**
Ao se efetuar a correção de irregularidades no processo referente à
numeração, não pode haver borrões, rasuras, evitando o uso de
corretivo líquido. Tornar sem efeito a numeração anterior com um
traço transversal em cima do número cancelado. Registrar no
processo e no Sistema Proteos o termo de regularização.
MANUAL DE GESTÃO DOCUMENTAL:
PROCEDIMENTOS DE PROTOCOLO
Objetivo do manual:
Tornar mais simples os procedimentos e as
regras as quais os documentos são
submetidos.
