Four Stages in Report Writing - DOC

Document Sample
Four Stages in Report Writing - DOC Powered By Docstoc
					                       Support for Trade Regulation and Trade Promotion
                       European Commission CARDS Programme – Albania
                       Rruga “Deshmoret e 4 Shkurtit”, Sky Tower Building, 8th Floor,
                                     Room Nr. 83, Tirana, Albania
                                  Tel: (+355-4) 221 666 ext.117/ 118
                                    Fax: (+355-4) 221 666 ext.123




     MODUL 3 – Shkruajtja e një Raporti

Cfarë është një raport efikas?

Që raporti juaj të jetë efikas, ai duhet:
                        Jetë I thjeshtë për tu lexuar
                        Mesazhi juaj duhet të jetë I qartë
                        Të bindë lexuesit tuaj që të ndjekin këshillën tuaj



Katër fazat e shkruajtjes së një raporti

                  Mendoni

                  Planifikoni

                  Shkruani

                  Rishikoni


1.     Mendoni

       a)         Pse po e shkruaj këtë dokument?
                        Për të informuar?
                        Për të rekomanduar?
                        Për të marrë leje?
                        Për të marrë informacion?
                        Për të bërë përshtypje të mirë?


       b)         Cfarë dua që të ndodhë më pas?
                        Vendim?
                        Veprim?


Shkrimi I njëRaporti                                                           Faqe 1 nga 4
                      Rezultat?
                      Më shumë burime?
                      Ndryshim politikash?


       c)         Kush do ta lexojë atë?
                      Cfarë duan ata të dinë?
                      Cfarë dinë paraprakisht?
                      Cfarë ekspertize kanë?
                      Cili është niveli i tyre i interesit?
                      Cili është niveli i tyre i influencës?
                      Cili është qëndrimi i tyre ndaj kësaj teme?
                        o       Pozitiv / negativ?
                        o       Optimist / pesimist?
                        o       Në ankth për të vepruar / duan të shtyjnë ndërmarrjen e
                                  një veprimi?
                      Cfarë stili do ti influenconte ata?
                        o       Shumë detaje apo pikëpamje strategjike?
                        o       Fjalë apo foto, tabela apo diagrama?
                      Si do ta lexojnë atë?
                        o       Ka nevojë për përmbledhje?
                        o       Ka nevojë për Apendikse?
                      Cili është qëndrimi i tyre ndaj meje, shkruajtësit?
                        o       Mbështetës / kritik?


       d)         Cfarë burimesh kam?
                      Sa kohë kam në dispozicion për të përgatur këtë raport?
                      A mund ta gjej të gjithë informacionin që më nevojitet?
                      A kam nevojë për ndihmën dhe bashkëpunimin e të tjerëve?



2.     Planifikoni

       a)         Mbledhja e informacionit
                      Nga burimet e mia
                      Nga të tjerët
                      Verifikim faktesh




Shkrimi I njëRaporti                                                         Faqe 2 nga 4
       b)         Përzgjedhja e informacionit
                      Sa informacioni më duhet?
                      Cfarë informacioni është i përshtatshëm?


       c)         Seleksionimi dhe grupimi i informacionit
                      Që ti përputhet objektivave të mia
                      Që të plotësoje kërkesat e lexuesit

       d)         Përcaktimi i strukturës dhe rradhës së informacionit

                      Pjesët
                      Titujt
                      Logjika dhe rrjedha e informacionit
                      Përmbledhjet
                      Përfundimet




3.     Shkruani

       a)         Përqëndrohuni te stili
                      Toni
                         o      Nivel I përshtatshëm zyrtar?
                         o      Për kolegët, Ministrat apo publikun?
                      Veta
                         o      „Unë rekomandoj…”
                         o      „„Ju duhet të ….‟
                         o      “„Ne kemi identifikuar…”
                         o      “Agjencia do të jetë përgjegjëse për…”
                      Gjuha
                         o      Lexueshmëria


       b)         Lidhini idetë me pjesët e raportit

       c)         Etiketojini




Shkrimi I njëRaporti                                                     Faqe 3 nga 4
4.     Rishikoni


       a)         Arritje e qëllimit
                       A do të arrijë raporti rezultatin apo vendimin që keni identifikuar
                        në fazën e Të Menduarit?

       b)         Lexueshmëria
                  Kontrolloni:
                       Rrjedhën, logjikën, lidhjet
                       Zhargonin
                       Paqartësinë
                       Përsëritjen
                       Fjalët e tepërta

       c)         Ndfikimi vizual
                       Lista e përmbajtjes
                       Etiketimi
                       Faqosja
                       Gërmat, formatimi dhe vënia e numrave
                       Ortografia dhe gramatika


       d)         Saktësia
                       Fakte dhe shifra
                       Supozime, hamendësi dhe përfundime


       e)         Gjatësia
                       E nevojshme dhe e mjaftueshme për të kënaqur lexuesit?




Shkrimi I njëRaporti                                                           Faqe 4 nga 4