EVOLUSI STRATEGI INTEGRASI SISTEM INFORMASI RAGAM INSTITUSI
Kiat Memecahkan Permasalahan Politis dalam Kerangka Manajemen Perubahan
Richardus Eko Indrajit, indrajit@post.harvard.edu
Sekolah Tinggi Manajemen Informatika dan Komputer
STIMIK Perbanas – Jakarta, Indonesia
ABSTRAK
Salah satu permasalahan rumit yang kerap dijumpai para praktisi teknologi informasi adalah ketika menghadapi
tantangan dimana sejumlah sistem informasi yang berbeda harus diintegrasikan. Peristiwa yang dimaksud misalnya
terjadi pada saat aktivitas merger dan akuisisi, penggabungan satu atau dua institusi pemerintahan, kerjasama
program berbasis lintas sektoral, dan lain sebagainya. Berdasarkan pengalaman, kompleksitas permasalahan yang
dijumpai tidak saja bertumpu pada aspek teknis, namun kerap lebih menonjol pada hal-hal yang bersifat non-teknis
(baca: politis) yang biasanya didominasi oleh isu “ego sektoral” pada masing-masing institusi yang terlibat. Tanpa
adanya strategi yang jelas, maka sering kali kegiatan integrasi sistem tersebut menemui jalan buntu, atau tidak
berhasil. Kunci permasalahan terjadinya fenomena tersebut pada dasarnya terletak pada kesalahan pemilihan
pendekatan atau metodologi proses terkait. Dalam menghadapi tantangan ini, metodologi yang dipergunakan harus
mampu menjawab berbagai kendala teknis maupun non teknis yang seyogiyanya dijumpai pada setiap isu
penggabungan. Artinya, metodologi yang dipakai harus dibangun dengan memperhatikan berbagai aspek yang
dimaksud tersebut. Artikel ini memperlihatkan sebuah metodologi yang dikembangkan dengan menggunakan
prinsip pemilihan strategi yang berevolusi dari satu tahapan waktu ke tahapan waktu selanjutnya; dalam arti kata
bahwa pendekatan yang dipergunakan adalah merupakan suatu rangkaian strategi yang beragam, yang disesuaikan
dengan tingkat perkembangan proyek integrasi. Metodologi ini dikembangkan oleh penulis berdasarkan teori
evolusi standar yang diperkenalkan oleh seorang guru besar dari Massachusetts Institute of Technology.
Kata kunci:evolusi, integrasi, merger, akuisisi, manajemen perubahan.
1. FENOMENA INTEGRASI SISTEM • Restrukturisasi korporasi yang dilakukan
INFORMASI dengan mengubah pola relasi antar anak-anak
perusahaan dalam sebuah konsorsium grup
Tuntutan globalisasi dan persaingan bebas serta usaha;
terbuka dewasa ini secara langsung telah memaksa • Strategi kerjasama berbagai institusi
berbagai organisasi komersial seperti perusahaan pemerintah secara lintas sektoral untuk
maupun non komersial seperti pemerintah untuk meningkatkan kinerja birokrasi;
menata uang platform organisasinya. Dalam konteks • Tuntutan berbagai mitra usaha dalam dan luar
ini, berbagai inisiatif strategi ditelurkan oleh negeri untuk meningkatkan kualitas aliansi
sejumlah praktisi organisasi yang masing-masing dan kolaborasi; dan lain sebagainya.
mengarah pada keinginan berkolaborasi atau
berkooperasi untuk menyusun kekuatan dan Adanya berbagai fenomena tersebut secara tidak
keunggulan baru dalam bersaing (baca: coopetition = langsung memberikan dampak bagi manajemen
collaboration to compete). Terkait dengan hal ini, organisasi, terutama dalam kaitannya dengan
sejumlah fenomena yang menggejala akhir-akhir ini pengelolaan sumber dayanya masing-masing.
antara lain: Beragam tuntutan yang bermuara pada keinginan
• Terjadinya merger dan akuisisi antar dua atau untuk ”mengintegrasikan” secara fisik maupun relasi
sejumlah organisasi dalam berbagai industri dua atau lebih organisasi tersebut bermuara pada
vertikal, seperti: perbankan, asuransi, kebutuhan melakukan upaya ”sharing” sejumlah
manufaktur, pendidikan, kesehatan, dan lain sumber daya data dan informasi (maupun
sebagainya; pengetahuan) yang dimiliki sesama organisasi.
Prosiding Konferensi Nasional Teknologi Informasi & Komunikasi untuk Indonesia 98
3-4 Mei 2006, Aula Barat & Timur Institut Teknologi Bandung
Artinya adalah bahwa, dua atau lebih sistem
informasi yang ada harus diupayakan untuk
”diintegrasikan”. Terkait dengan hal ini, pengalaman
membuktikan bahwa proses tersebut tidaklah
sesederhana yang dipikirkan. Lamanya proses
integrasi dan sering kandasnya usaha tersebut
menggambarkan tingkat kesulitan atau kompleksitas
usaha integrasi yang dimaksud. Banyak kalanagan GAMBAR: EVOLUSI STRATEGI INTEGRASI
praktisi menilai bahwa masalah utama yang dihadapi
bukanlah karena kendala teknis, namun lebih banyak Tahap I: Eksploitasi Kapabilitas Lokal
didominasi oleh hal-hal yang non teknis (baca: politik
organisasi). Tidak banyak pihak yang mampu Pada tahap pertama ini, yang perlu dilaksanakan
mencari jalan keluar dalam menghadapi kenyataan adalah melakukan pengembangan maksimal terhadap
ini. kapabilitas sistem informasi masing-masing
organisasi. Tujuan dari dilakukannya tahap ini adalah
2. METODOLOGI SEBAGAI BAHASA untuk memahami secara sungguh-sungguh batasan
BERSAMA maksimal kemampuan sistem informasi dalam
menghasilkan kebutuhan manajemen strategis dan
Dengan mempelajari sejumlah ilmu perilaku operasional organisasi yang bersangkutan – baik
organisasi, jalan buntu politisasi tersebut dapat dilihat dari segi keunggulannya maupun
dipecahkan dengan menggunakan sebuah metodologi keterbatasannya. Hasil kajian ini sangatlah berguna
yang disusun berdasarkan fenomena resistensi yang untuk tahapan selanjutnya, terutama nanti dalam
kebanyakan disebabkan karena hal-hal sebagai melihat cara-cara mengatasi keterbatasan masing-
berikut: masing sistem informasi terkait. Adanya tahap ini
juga bermanfaat bagi mereka yang selama ini belum
• Ego sektoral organisasi yang sangat tinggi tahu benar mengenai karakteristik dan spesifikasi
sehingga menutup kemungkinan untuk mau sistem informasi yang dimiliki untuk dapat lebih
diatur atau bekerjasama dengan organisasi lain mengerti kapabilitas kemampuan sistem yang
(kecuali jika yang bersangkutan menjadi sebenarnya. Aktivitas eksploitasi yang dimaksud
pemimpin konsorsium); dapat hanya merupakan sebuah kajian atau simulasi
• Anggapan bahwa sistem informasi merekalah analisa belaka atau benar-benar dilakukan
yang terbaik dibandingkan dengan yang pengembangan sistem yang dimaksud. Berbagai
dimiliki oleh pihak-pihak mitra lainnya; pendekatan teori manajemen dapat dipakai untuk
• Konteks kepentingan yang berbeda pada membantu proses eksploitasi ini, seperti misalnya:
setiap organisasi sehingga sulit dicari titik SWOT, risk assessment, gap analysis, value
temu yang memungkinkan untuk melakukan assessment, dan lain sebagainya. Esensi keluaran
integrasi secara cepat; (baca: outcome) dari tahap ini adalah pemahaman
• Berebutan untuk menjadi pimpinan tim akan keunggulan dan keterbatasan sistem informasi
integrasi dalam sebuah konsorsium kerja yang dimiliki organisasi dalam hal memenuhi visi
sama; dan misi organisasi yang bersangkutan maupun
• Ketidakinginan untuk saling membagi data, dalam kaitannya dengan kebutuhan organisasi mitra
informasi, maupun pengetahuan yang dimiliki lainnya yang diajak bekerjasama.
karena akan dianggap mengurangi keunggulan
kompetitif individu maupun organisasi; Tahap II: Lakukan Integrasi Tak Tampak
• Ketidaktahuan harus memulai usaha integrasi
dari mana sehingga kondusif untuk dilakukan Setiap kerjasama atau kolaborasi dua atau lebih
sejumlah pihak terkait; dan lain sebagainya. organisasi kerap mendatangkan kebutuhan baru. Dan
Pendekatan dimaksud adalah dengan menggunakan ketika kebutuhan bersama ini muncul, seringkali
metodologi yang menekankan pada evolusi tidak dapat dipenuhi oleh sebuah sistem informasi
pelaksanaan enam tahap integrasi seperti yang yang dimiliki salah satu anggota konsorsium. Karena
dijelaskan berikut ini. Tahap I yaitu kajian kapabilitas sudah dilakukan,
tidak akan ada satu organisasi pun yang berani
”berbohong” atau ”membual” bahwa hanya sistem
informasinyalah yang dapat menyediakan kebutuhan
kerjasama konsorsium. Pada saat kebutuhan baru ini
berhasil didefinisikan secara jelas, masing-masing
Prosiding Konferensi Nasional Teknologi Informasi & Komunikasi untuk Indonesia 99
3-4 Mei 2006, Aula Barat & Timur Institut Teknologi Bandung
organisasi melalui CIO-nya (CIO = Chief didominasi oleh faktor emosional ke ide-ide brilian
Information Officer) – atau personal dengan otoritas yang dipandu oleh pemikiran rasional.
tertinggi di bidang sistem informasi – berkumpul dan
berdiskusi bersama untuk mencari jalan keluar Tahap IV: Redesain Arsitektur Proses
pemenuhan kebutuhan yang ada. Secara tidak
langsung, dalam proses ini, cetak biru arsitektur Mencari solusi dengan berbekal berbagi pakai
masing-masing sistem informasi dapat mulai saling sumber daya biasanya dapat dilakukan untuk
diperkenalkan dan dipertukarkan. Jika hal ini berhasil memenuhi kebutuhan pemilik kepentingan internal
dilakukan, maka tahap yang tersulit dalam integrasi, (baca: internal stakeholder). Ketika konsorsium
yaitu duduk bersama untuk memikirkan kepentingan organisasi tersebut harus berurusan dengan
yang lebih besar berhasil dilalui. Pada saat inilah pemenuhan kebutuhan pemilik kepentingan eksternal,
sebenarnya hakekat ”integrasi” telah dilakukan. seperti misalnya pelanggan atau publik, maka proses
Secara teknis yang biasa dihasilkan adalah ide-ide yang cepat, berkualitas, dan murah adalah yang
solusi dalam bentuk penambahan sejumlah entitas menjadi dambaan mereka. Hal tersebut tidaklah
atau komponen sebagai jembatan antara satu sistem mungkin terjadi jika secara lintas organisasi tidak
dan sistem lainnya tanpa harus merusak masing- dilakukan aktivitas redesain proses. Di sinilah tahap
masing sistem informasi yang telah dianggap baik penentu integrasi diuji kembali, karena yang akan
bekerja oleh setiap organisasi yang ada. Artinya terlibat tidak sekedar para CIO, melainkan pimpinan
adalah bahwa secara vertikal, masing-masing sistem nomor satu dari masing-masing organisasi. Kegiatan
informasi tetap melayani setiap organisasi terkait, kolaborasi ini akan efektif jika bermula dari akhir,
sementara secara horisontal telah dilakukan proses dalam arti kata menggunakan kebutuhan pemegang
integrasi melalui penambahan komponen-komponen kepentingan akhir (yaitu pelanggan atau publik)
baru hasil diskusi beragam organisasi yang terlibat sebagai target solusi redesain. Dengan berpegang
(misalnya: interface, middleware, application pada konsep dan teori BPR (= Business Process
integration system, database clearing house, dsb.). Reengineering) sejumlah usaha untuk melakukan
Keluaran sesungguhnya dalam tahap ini adalah eliminasi, simplifikasi, integrasi, dan otomatisasi
kepercayaan dan kesadaran akan perlunya kerjasama proses akan dilakukan. Hal yang perlu diperhatikan
untuk memecahkan solusi. di sini adalah semangat kolaborasi antar CIO yang
harus ditularkan ke para pimpinan organisasi.
Tahap III: Kehendak Berbagi Pakai Biasanya yang dilakukan adalah para CIO melakukan
kajian terlebih dahulu, dan mendesain arsitektur
Ketika skenario pada tahap kedua telah berjalan proses baru (baca: tentatif) yang dipresentasikan
dengan baik (baca: efektif), langkah berikutnya kepada para pimpinan dengan sebuah pesan penting
adalah melakukan evaluasi seberapa efisien dan yaitu desain terkait dapat dan mungkin diterapkan
optimum solusi tersebut berhasil dibangun terutama oleh beragam organisasi tersebut. Keluaran dari tahap
dalam kaitannya dengan pemanfaatan beraneka terberat ini adalah kesepakatan untuk melakukan
ragam sumber daya organisasi. Tentu saja efisiensi kolaborasi secara lebih jauh, yaitu dengan
dan optimalisasi tertinggi belum terlihat dalam solusi memperhatikan nilai (atau value) dari pemegang
tersebut karena dibangun dengan paradigma ”tidak kepentingan utama dari seluruh organisasi yang
mengganggu” masing-masing sistem informasi. berkolaborasi. Ragam proses baru inilah yang akan
Sekali lagi para CIO akan berkumpul dan melihat menjadi cikal bakal atau embrio arsitektur sebuah
bahwa banyak peluang untuk meningkatkan kinerja sistem informasi terintegrasi yang dimaksud, yang
solusi yang dihasilkan jika dan hanya jika adanya merupakan penjelmaan ”secara tidak sadar”
”sharing” atau pola berbagi pakai antar sumber daya kumpulan sistem informasi organisasi beragam yang
teknologi informasi yang dimiliki masing-masing ada.
organisasi. Dalam konteks inilah mulai terlihat
adanya tawaran untuk misalnya menggunakan server Tahap V: Optimalkan Infrastruktur
dari organisasi A, aplikasi dari organisasi B, database
dari organisasi C, jaringan dari organisasi D, dan lain Rancangan beraneka ragam proses baru yang
sebagainya. Semua itu terjadi sebagai dampak dihasilkan pada tahap sebelumnya tidaklah akan
kehendak untuk mencari solusi yang terbaik, berjalan secara efektif, efisien, optimal, dan
sehingga seluruh CIO merasa tertantang terkontrol dengan baik apabila secara fundamental
intelejensianya dalam menghasilkan sistem yang tidak dilakukan penyesuaian terhadap infrastruktur
dimaksud. Keluaran terpenting dari tahap ini adalah organisasi yang ada – dalam hal ini adalah arsitektur
mulai bergesernya pemikiran-pemikiran yang sistem informasi terintegrasi yang dimiliki. Dalam
kaitan inilah maka optimalisasi sistem informasi
Prosiding Konferensi Nasional Teknologi Informasi & Komunikasi untuk Indonesia 100
3-4 Mei 2006, Aula Barat & Timur Institut Teknologi Bandung
terintegrasi yang bercikal bakal pada masing-masing untuk melumerkan ketegangan politis yang terjadi
sistem informasi organisasi akan menghasilkan dalam setiap proyek penggabungan atau kolaborasi
sebuah sistem dengan komponen-komponen sistem informasi. Dalam prakteknya, rangakaian
lengkapnya seperti: perangkat keras, perangkat lunak, tahapan tersebut akan berlangsung membentuk siklus
infrastruktur jaringan, sumber daya manusia, sistem hidup yang tidak berkesudahan, sejalan dengan
database terpadu, dan lain sebagainya. Perlu keinginan setiap organisasi untuk selalu memperbaiki
diperhatikan bahwa proses optimalisasi bertujuan kinerjanya dari waktu ke waktu. Tentu saja setelah
untuk memenuhi kebutuhan pemegang kepentingan melalui proses evaluasi dan pembelajaran yang
utama dengan batasan (baca: contraint) tetap terjadi secara kontinyu dan berkesinambungan.
dijaganya kinerja masing-masing sistem informasi
untuk melayani organisasi yang ada secara vertikal.
Keluaran dari tahap optimaliasi ini adalah sebuah 3. REFERENSI
sistem informasi terpadu yang dapat bekerja secara
efektif melayani kepentingan vertikal maupun [1] Cook, Melissa, Building Enterprise Information
horisontal. Dan tentu saja yang tidak kalah Technology Architectures – Reengineering
pentingnya, yaitu semakin eratnya relasi antar Information Systems, Uppers Saddle River,
organisasi yang berkolaborasi setelah melewati Prentice-Hall Inc., 1996.
sejumlah tahap sebelumnya. [2] Hammer, Michael, and James Champy,
Reengineering the Corporation - a Manifesto for
Tahap VI: Transformasi Organisasi Business Revolution, Nicholas Brealey
Publishing, London, 1993.
Tahap terakhir yang akan dicapai sejalan dengan [3] Indrajit, Richardus Eko, dan Richardus
semakin eratnya hubungan antar organisasi adalah Djokopranoto, Konsep dan Aplikasi Business
transformasi masing-masing organisasi. Transformasi Process Reenginering, Jakarta: Grasindo, 2002.
yang dimaksud pada dasarnya merupakan akibat dari [4] Indrajit, Richardus Eko, Pengantar Konsep
dinamika kebutuhan lingkungan eksternal organisasi Dasar Manajemen Sistem Informasi dan
yang memaksanya untuk menciptakan sebuah sistem Teknologi Informasi, Jakarta: Elex-Media
organisasi yang adaptif terhadap perubahan apapun. Komputindo, 2000.
Sistem informasi masa kini yang dibangun dengan [5] Indrajit, Richardus Eko, dan Richardus
menggunakan paradigma rumah tumbuh dan berbasis Djokopranoto, Konsep Manajemen Supply
komponen (baca: object-based approach) secara tidak Chain, Jakarta: Grasindo, 2002.
langsung akan menular kepada karakteristik dari [6] Ong, Peter, dan Richardus Eko Indrajit, ”The
organisasi terkait. Artinya, sejumlah hal baru akan Business Value of Information Technology”,
tumbuh menggantikan sesuatu yang telah lama Jakarta: i2bc Journal – 3rd Edition, 2003.
dianut, misalnya: [7] Porter, Michael E., Competitive Advantage –
Creating a Sustaining Superior Performance,
• Transformasi dari organisasi berbasis struktur New York: The Free Press, 1985.
dan fungsi menjadi organisasi berbasis proses; [8] Robert S.Kaplan, David P.Norton, Translating
• Transformasi dari organisasi berbasis sumber Strategy into Action: The Balanced Scorecard,
daya fisik menjadi organisasi berbasis Harvard Business School Press, Boston, 1996.
pengetahuan; [9] Tenner, Arthur R., and Irving J.DeToro, Process
• Transformasi dari organisasi berbasis Redesign – The Implementation Guide for
kebutuhan pemilik kepentingan internal Managers, Reading, Massachusetts: Addison-
menjadi organisasi berbasis kebutuhan Wesley Publishing Company, 1996.
pemilik kepentingan eksternal; [10] Van Grembergen, W. and Timmerman, D.,
• Transformasi dari organisasi berbasis rantai “Monitoring the IT Process Through the
nilai fisik menjadi organisasi berbasi rantai Balanced Scorecard,” proceedings of the 9th
nilai virtual; dan lain sebagainya. Information Resources Management (IRMA)
International Conference, Boston, 1998.
Tahapan Setelah Integrasi [11] Ward, John, and Joe Peppard, “ Strategic
Planning for Information Systems”, New Jersey,
Dengan memperhatikan rangkaian kejadian di atas, USA: John Wiley and Sons Inc., 2002.
terlihat bahwa proses integrasi merupakan sebuah [12] Zachman, John, A, “Framework for Information
strategi transisi yang terjadi secara alami, bukan Systems Architecture”, USA: IBM Systems
dipaksakan oleh satu atau dua kubu kepentingan Journal, 1987.
tertentu. Hal inilah yang sebenarnya menjadi kunci
Prosiding Konferensi Nasional Teknologi Informasi & Komunikasi untuk Indonesia 101
3-4 Mei 2006, Aula Barat & Timur Institut Teknologi Bandung