Get documents about "1. Yang dimaksud dengan penyusunan rencana program kerja adalah
Description
tahapan-penyusunan-kegiatan pdf
Document Sample
STANDAR OPERASIONAL PELAKSANAAN (SOP)
PENYUSUNAN RENCANA KEGIATAN DAN LAPORAN
PELAKSANAAN KEGIATAN
A. Penyusunan rencana kegiatan
1. Yang dimaksud dengan penyusunan rencana program kerja adalah rencana kegiatan
yang akan dilakukan pada tahun yang akan datang.
2. Seluruh unit wajib menyusun program kerja tahunan unit berdasarkan renstra ISI
Denpasar dan tiga pilar pembangunan pendidikan.
3. Penyusunan program kerja tahunan diselenggarakan pada bulan Januari tahun berjalan.
4. Format penulisan rencana program kerja mengikuti lampiran 1
5. Penyusunan program kegiatan didasarkan pada pelaksanaan dan anggaran yang telah
dilaksanakan pada tahun sebelumnya.
6. Jika terdapat kegiatan yang secara prioritas perlu dilakukan, unit pengusul boleh
mengajukan usulan kegiatan baru dan anggarannya disusun berdasarkan ketentuan yang
berlaku dan mengikuti lampiran 1.
7. Proposal yang dalam pelaksanaan kegiatannya memerlukan peralatan/bahan modal perlu
dilampirkan pula spesifikasi teknis seperti yang terdapat dalam lampiran 1.
8. Hasil susunan program kerja unit secara berjenjang diberikan kepada unit di tingkat
atasnya untuk keperluan kordinasi dan harus ditandantangani penanggung jawab
kegiatan
9. yang dimaksud dengan penanggung jawab kegiatan dalah PR I, PR II, PR III, PR IV,
Dekan FSP, Dekan FSRD, dan Kepala LP2M.
10. Penanggung jawab kegiatan wajib mengevaluasi dan mengelompokan rencana program
kegiatan.
11. yang dimaksud dengan evaluasi rencana dan program kegiatan adalah penyesuaian
rencana dan program unit dengan program prioritas Institut dan renstra ISI Denpasar.
12. Untuk keperluan koordinasi, program kerja/proposal yang telah disusun oleh setiap unit
diserahkan pula pada unit subbagian perencanaan.
13. Untuk memperlancar kegiatan penyusunan program, Subbagian perencanaan dapat
memberikan asistensi penyusunan rencana program dan kegiatan.
14. Batas penyerahan proposal dari setiap unit adalah tanggal 31 januari jam 13.30
15. Bagi unit yang mengumpulkan proposal melebihi batas waktu penyerahan dianggap tidak
mengumpulkan proposal
16. Penyerahan proposal dibuat dalam bentuk digital dengan menggunakan program
microsoft word dan microsoft excel.
17. untuk kepentingan rekapitulasi rancangan program, proposal dapat dikirim melalui email
perencanaan@isi-dps.ac.id. Sedangkan untuk bentuk manual diserahkan pada tingkat
unit di atasnya untuk diketahui dan disetujui sekaligus ditandatangani.
18. Subbagian perencanaan memberikan tanda terima Bagi proposal yang telah diterima
dalam bentuk digital dan dikirim ke alamat email unit pengusul.
19. Hard copy dan soft copy (dalam bentuk CD) hanya dapat diserahkan oleh tujuh
penanggung jawab kegiatan, dilengkapi dengan kata pengantar, daftar isi dan
ditandatangani.
20. Tanda terima memuat nama unit/penanggung jawab yang menyerahkan, judul kegiatan,
dan ditandatangani.
21. Tanda terima dicetak/print oleh pengusul dan penerima untuk dijadikan arsip.
22. Subbagian perencanaan mengolah proposal yang diterimanya ke dalam bentuk PDF dan
disimpan di folder perencanaan pada server repository data dengan menggunakan
format FTP.
23. Nama file dibuat dalam nama unit pengusul/penangung jawab dan tahun usulan.
24. Subbagian perencanaan Paling lambat tanggal 7 Februari membuat laporan kepada
rektor yang memuat rekapitulasi rencana program kegiatan pada tahun yang akan
datang.
25. Format rekapitulasi rencana program kegiatan mengikuti lampiran 2.
26. Hasil pembahasan dengan senat rencana program kegiatan dengan menggunakan
lampiran 4 dijadikan bahan untuk rembugnas pada tahun berjalan.
27. Subbagian perencanaan bekerjasama dengan subagian keuangan menyelenggarakan
rapat kerja untuk penyusunan program kerja dan anggaran berdasarkan rekapitulasi
usulan rencana program yang masuk.
28. Rapat kerja dilaksanakan setiap awal mei pada tahun berjalan
29. Subbagian keuangan membuat laporan hasil rapat kerja
30. Laporan hasil rapat kerja berupa draft RKAKL ISI Denpasar yang akan diajukan ke
Depdiknas
31. Program kerja dan anggaran tahun yang akan datang bersama draft RKAKL kemudian
dibahas di senat sebelum diajukan ke Depdiknas.
32. Pembahasan dengan senat dilakukan paling lambat tanggal 15 Juni
33. Unit yang tidak membuat rencana program kegiatan diberikan sangsi sesuai dengan
ketentuan yang berlaku
B. Penyusunan Laporan pelaksanaan kegiatan
1. Yang dimaksud dengan laporan pelaksanaan kegiatan adalah tulisan tentang
pelaksanaan sebuah kegiatan yang dibiayai oleh DIPA ISI Denpasar
2. Setiap unit yang kegiatannya didanai oleh DIPA ISI Denpasar wajib membuat laporan
pelaksanaan kegiatan.
3. Laporan kegiatan dibuat dua macam yaitu laporan kegiatan yang telah dilaksanakan dan
laporan tahunan pelaksanaan kegiatan tingkat unit.
4. Laporan pelaksanaan kegiatan, dibuat selambat-lambatnya satu 7 hari kerja setelah
selesai melaksanakan kegiatan.
5. Format penulisan laporan pelaksanaan kegiatan mengikuti lampiran 3
6. Laporan kegiatan dibuat dalam bentuk digital dengan menggunakan program microsoft
word dan dan microsoft excel untuk laporan keuangannya.
7. Laporan kegiatan dalam bentuk digital dikirim ke subbagian perencanaan melalui email
perencanaan@isi-dps.ac.id, dan email unit yang ada di atasnya
8. Laporan dapat dicetak dan dijadikan arsip oleh unit yang membuat laporan pelaksana
kegiatan.
9. Subbagian perencanaan melakukan rekapitulasi pelaksanaan kegiatan yang dilaksanakan
berbagai unit setiap tanggal 1 juni tahun berjalan.
10. Rekapitulasi pelaksanaan kegiatan mengikuti lampiran 4
11. Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan dilaporkan ke Rektor secara berjenjang.
12. Hasil rekapitulasi subbagian perencanaan merupakan rangkuman dari berbagai laporan
pelaksanaan kegiatan dan dapat dijadikan laporan tengah tahun atau semester pertama.
13. Laporan tengah tahun selanjutnya dibawa ke rapat pimpinan sebagai bahan evaluasi
pelaksanaan kegiatan.
14. Rapim evaluasi juga sebagai sarana untuk menilai kinerja dari setiap unit pelaksana
kegiatan
15. Setiap jenjang unit yang ada di ISI Denpasar wajib membuat laporan tahunan.
16. Laporan pelaksanaan kegiatan tahunan merupakan rangkuman pelaksanaan kegiatan
unit yang dilaksanakan pada tahun berjalan
17. Format laporan tahunan unit mengikuti lampiran 5
18. Laporan tahunan paling lambat pada tanggal 30 Nopember sudah diterima oleh
subbagian perencanaan.
19. Subbagian perencanaan merekapitulasi seluruh pelaksanaan kegiatan dan program dari
setiap unit yang menyerahkan laporannya.
20. Rekapitulasi pelaksanaan program dan kegiatan paling lambat tanggal 7 Desember
sudah dilaporkan lepada rektor.
21. Paling lambat dua minggu setelah laporan diserahkan ke Rektor, subbagian perencanaan
melaksanakan rapim sebagai evaluasi tahunan pelaksanaan program kegiatan, dan
capaian indikator.
22. Unit yang tidak membuat laporan tahunan diberikan sangsi sesuai dengan peraturan
yang berlaku.
Lampiran 1
A. Judul Program
B. Latar Belakang
Berisi alasan kenapa program ini yang dibuat
B. Rasional
Berisi kondisi yang ingin dicapai
C. Tujuan
Berisi tujuan yang diharapkan.
D. Mekanisme pelaksanaan
Memuat tahapan pelaksanaan dan staf/unit yang melaksanakan mulai dari tahap
persiapan sampai pembuatan laporan pelaksanaan
E. Jadwal Pelaksanaan
Memuat jadwal rencana pelaksanaan sesuai dengan tahapan yang terdapat dalam
mekanisme berikut waktu pengerjaannya. Mengikuti format berikut.
No Tahapan Bulan
kegiatan 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12
F. Biaya yang dibutuhkan
Pembiayaan disesuaikan dengan format RKAKL
Rekapitulasi pendanaan
No Tahapan kegiatan A B C D E F G
*) A= belanja honor, B= belanja barang opersional, C=belanja bahan, D= belanja perjalanan,
E=belanja modal F= belanja sosial. G = lain-lain,
Kolom dapat ditambahkan sesuai dengan kebutuhan
Rincian Pendanaan
belanja honor, barang operasional, dan perjalanan mengikuti format
No Tahapan Kegiatan Uraian Volume Satuan Jumlah
A
B
C
D
Belanja Modal Peralatan
No Nama Peralatan Spesifikasi Volume Satuan Jumlah Merk dan
model
G. Indikator Kinerja
Indikator kinerja dapat bersifat kuantitatif dan kualitatif sesuai dengan rasional dan tujuan
kegiatan. Indicator kualitatif diuraikan dengan persentase dan indicator kuantitatif diuraikan
dengan jumlah.
Dibuat mengikuti format berikut.
No Nama indikator Based line target Capaian Teknik perhitungan
H. Penanggung Jawab
Dicantumkan nama kepala unit/staf yang ditugaskan untuk melaksanakan kegiatan
Mengetahui Denpasar, ……………………200…
Ka.Bag/KaBiro kasubbag/kabag
(............................) (...............................)
Nip. Nip.
Menyetujui:
Penanggung Jawab Kegiatan
(....................................)
Nip.
Lampiran 2
Rekapitulasi Rencana Program kegiatan tahun…….
1. Rekapitulasi berdasarkan Penanggung jawab kegiatan
No. Penanggung Jawab Jumlah Program Pendanaan
Kegiatan A B C D E F G H Total
1 PR I
2 PR II
3 PR III
4 PR IV
5 Kepala LP2M
6 Dekan FSP
7 Dekan FSRD
*) A= belanja honor, B= belanja barang opersional, C=belanja bahan, D= belanja perjalanan,
E=belanja modal F= belanja sosial. G =……..,
Kolom dapat ditambahkan sesuai dengan kebutuhan
2. Rekapitulasi berdasarkan Unit Pengusul
No. Unit Pengusul Judul Program Pendanaan
A B C D E F G H Total
1
2
3
4
5
6
7
*) A= belanja honor, B= belanja barang opersional, C=belanja bahan, D= belanja perjalanan,
E=belanja modal F= belanja sosial. G = ……..,
Kolom dapat ditambahkan sesuai dengan kebutuhan
3. Rekapitulasi kelengkapan proposal program kegiatan
No. Unit Pengusul Judul Program Kelengkapan proposal sesuai format*
A B C D E F G H
1
2
3
4
5
6
7
* diisi dengan tanda contreng pada kolom huruf
C. Judul Program
D. Latar Belakang
I. Rasional
J. Tujuan
K. Mekanisme pelaksanaan
L. Jadwal Pelaksanaan
M. Biaya yang dibutuhkan
N. Indikator Kinerja
O. Penanggung Jawab
4. Rekapitulasi Program dan target indicator
No. Unit Pengusul Judul Program Nama Indikator Based line Target
1
2
3
4
5
6
7
Denpasar, ……………………200…
Subbagian Perencanaan
(...............................)
Nip.
Lampiran 3
A. Judul Program
B. Latar Belakang
Berisi alasan kenapa program ini yang dibuat
C. Pelaksanaan
Memuat tahapan pelaksanaan dan staf/unit yang melaksanakan mulai dari tahap persiapan
sampai pembuatan laporan pelaksanaan
D. Biaya yang dipergunakan
Pembiayaan disesuaikan dengan format RKAKL
Rekapitulasi pendanaan
No Tahapan Pelaksanaan Volume Satuan Total
E. Capaian Indikator
Indikator kinerja dapat bersifat kuantitatif dan kualitatif sesuai dengan rasional dan tujuan
kegiatan. Indicator kualitatif diuraikan dengan persentase dan indicator kuantitatif diuraikan
dengan jumlah. Dibuat mengikuti format berikut.
No Nama indikator Based line target Capaian Teknik perhitungan
F. Penanggung Jawab
Dicantumkan nama kepala unit/staf yang ditugaskan untuk melaksanakan kegiatan
Mengetahui Denpasar, ……………………200…
Ka.Bag/KaBiro kasubbag/kabag
(............................) (...............................)
Nip. Nip.
Menyetujui:
Penanggung Jawab Kegiatan
(....................................)
Nip.
Lampiran 4
1. Laporan Tahunan Tingkat Unit
Nama Unit :………………
No. Judul Program Pendanaan Realisasi Nama Based Target
Pendanaan Indikator line
1
2
3
4
5
Mengetahui Denpasar, ……………………200…
Ka.Bag/KaBiro kasubbag/kabag
(............................) (...............................)
Nip. Nip.
2. Laporan Tahunan Tingkat Penaggung Jawab Kegiatan.
No. Unit Judul Pendanaan Realisasi Nama Based Target
Pelaksana Program Pendanaan Indikator line
A. Program Pemerataan danPerluasan Akses
1
2
n
B Peningkatan Mutu,Rellevansi dan Daya Saing
1
2
n
C Penguatan Tata Kelola, Akuntabilitas dan Pencitraan Publik
1
2
n
Denpasar, ……………………200…
Penanggung Jawab Kegiatan/…..
(...............................)
Nip.
3. Rekapitulasi Program dan Capaian Indicator
No. Unit Judul Pendanaan Realisasi Nama Based Target
Pelaksana Program Pendanaan Indikator line
A Program Pemerataan danPerluasan Akses
1
2
n.
B Peningkatan Mutu,Rellevansi dan Daya Saing
1
2
n.
C Penguatan Tata Kelola, Akuntabilitas dan Pencitraan Publik
1
2
n.
Denpasar, ……………………200…
Subbagian Perencanaan
(...............................)
Nip.
