1. Yang dimaksud dengan penyusunan rencana program kerja adalah by xld14276

VIEWS: 1,252 PAGES: 9

More Info
									                        STANDAR OPERASIONAL PELAKSANAAN (SOP)
                      PENYUSUNAN RENCANA KEGIATAN DAN LAPORAN
                                PELAKSANAAN KEGIATAN

A. Penyusunan rencana kegiatan
    1. Yang dimaksud dengan penyusunan rencana program kerja adalah rencana kegiatan
        yang akan dilakukan pada tahun yang akan datang.
    2. Seluruh unit wajib menyusun program kerja tahunan unit berdasarkan renstra ISI
        Denpasar dan tiga pilar pembangunan pendidikan.
    3. Penyusunan program kerja tahunan diselenggarakan pada bulan Januari tahun berjalan.
    4. Format penulisan rencana program kerja mengikuti lampiran 1
    5. Penyusunan program kegiatan didasarkan pada pelaksanaan dan anggaran yang telah
        dilaksanakan pada tahun sebelumnya.
    6. Jika terdapat kegiatan yang secara prioritas perlu dilakukan, unit pengusul boleh
        mengajukan usulan kegiatan baru dan anggarannya disusun berdasarkan ketentuan yang
        berlaku dan mengikuti lampiran 1.
    7. Proposal yang dalam pelaksanaan kegiatannya memerlukan peralatan/bahan modal perlu
        dilampirkan pula spesifikasi teknis seperti yang terdapat dalam lampiran 1.
    8. Hasil susunan program kerja unit secara berjenjang diberikan kepada unit di tingkat
        atasnya untuk keperluan kordinasi dan harus ditandantangani penanggung jawab
        kegiatan
    9. yang dimaksud dengan penanggung jawab kegiatan dalah PR I, PR II, PR III, PR IV,
        Dekan FSP, Dekan FSRD, dan Kepala LP2M.
    10. Penanggung jawab kegiatan wajib mengevaluasi dan mengelompokan rencana program
        kegiatan.
    11. yang dimaksud dengan evaluasi rencana dan program kegiatan adalah penyesuaian
        rencana dan program unit dengan program prioritas Institut dan renstra ISI Denpasar.
    12. Untuk keperluan koordinasi, program kerja/proposal yang telah disusun oleh setiap unit
        diserahkan pula pada unit subbagian perencanaan.
    13. Untuk memperlancar kegiatan penyusunan program, Subbagian perencanaan dapat
        memberikan asistensi penyusunan rencana program dan kegiatan.
    14. Batas penyerahan proposal dari setiap unit adalah tanggal 31 januari jam 13.30
    15. Bagi unit yang mengumpulkan proposal melebihi batas waktu penyerahan dianggap tidak
        mengumpulkan proposal
    16. Penyerahan proposal dibuat dalam bentuk digital dengan menggunakan program
        microsoft word dan microsoft excel.
    17. untuk kepentingan rekapitulasi rancangan program, proposal dapat dikirim melalui email
        perencanaan@isi-dps.ac.id. Sedangkan untuk bentuk manual diserahkan pada tingkat
        unit di atasnya untuk diketahui dan disetujui sekaligus ditandatangani.
    18. Subbagian perencanaan memberikan tanda terima Bagi proposal yang telah diterima
        dalam bentuk digital dan dikirim ke alamat email unit pengusul.
    19. Hard copy dan soft copy (dalam bentuk CD) hanya dapat diserahkan oleh tujuh
        penanggung jawab kegiatan, dilengkapi dengan kata pengantar, daftar isi dan
        ditandatangani.
    20. Tanda terima memuat nama unit/penanggung jawab yang menyerahkan, judul kegiatan,
        dan ditandatangani.
    21. Tanda terima dicetak/print oleh pengusul dan penerima untuk dijadikan arsip.
    22. Subbagian perencanaan mengolah proposal yang diterimanya ke dalam bentuk PDF dan
        disimpan di folder perencanaan pada server repository data dengan menggunakan
        format FTP.
   23. Nama file dibuat dalam nama unit pengusul/penangung jawab dan tahun usulan.
   24. Subbagian perencanaan Paling lambat tanggal 7 Februari membuat laporan kepada
       rektor yang memuat rekapitulasi rencana program kegiatan pada tahun yang akan
       datang.
   25. Format rekapitulasi rencana program kegiatan mengikuti lampiran 2.
   26. Hasil pembahasan dengan senat rencana program kegiatan dengan menggunakan
       lampiran 4 dijadikan bahan untuk rembugnas pada tahun berjalan.
   27. Subbagian perencanaan bekerjasama dengan subagian keuangan menyelenggarakan
       rapat kerja untuk penyusunan program kerja dan anggaran berdasarkan rekapitulasi
       usulan rencana program yang masuk.
   28. Rapat kerja dilaksanakan setiap awal mei pada tahun berjalan
   29. Subbagian keuangan membuat laporan hasil rapat kerja
   30. Laporan hasil rapat kerja berupa draft RKAKL ISI Denpasar yang akan diajukan ke
       Depdiknas
   31. Program kerja dan anggaran tahun yang akan datang bersama draft RKAKL kemudian
       dibahas di senat sebelum diajukan ke Depdiknas.
   32. Pembahasan dengan senat dilakukan paling lambat tanggal 15 Juni
   33. Unit yang tidak membuat rencana program kegiatan diberikan sangsi sesuai dengan
       ketentuan yang berlaku

B. Penyusunan Laporan pelaksanaan kegiatan
    1. Yang dimaksud dengan laporan pelaksanaan kegiatan adalah tulisan tentang
        pelaksanaan sebuah kegiatan yang dibiayai oleh DIPA ISI Denpasar
    2. Setiap unit yang kegiatannya didanai oleh DIPA ISI Denpasar wajib membuat laporan
        pelaksanaan kegiatan.
    3. Laporan kegiatan dibuat dua macam yaitu laporan kegiatan yang telah dilaksanakan dan
        laporan tahunan pelaksanaan kegiatan tingkat unit.
    4. Laporan pelaksanaan kegiatan, dibuat selambat-lambatnya satu 7 hari kerja setelah
        selesai melaksanakan kegiatan.
    5. Format penulisan laporan pelaksanaan kegiatan mengikuti lampiran 3
    6. Laporan kegiatan dibuat dalam bentuk digital dengan menggunakan program microsoft
        word dan dan microsoft excel untuk laporan keuangannya.
    7. Laporan kegiatan dalam bentuk digital dikirim ke subbagian perencanaan melalui email
        perencanaan@isi-dps.ac.id, dan email unit yang ada di atasnya
    8. Laporan dapat dicetak dan dijadikan arsip oleh unit yang membuat laporan pelaksana
        kegiatan.
    9. Subbagian perencanaan melakukan rekapitulasi pelaksanaan kegiatan yang dilaksanakan
        berbagai unit setiap tanggal 1 juni tahun berjalan.
    10. Rekapitulasi pelaksanaan kegiatan mengikuti lampiran 4
    11. Hasil rekapitulasi pelaksanaan kegiatan dilaporkan ke Rektor secara berjenjang.
    12. Hasil rekapitulasi subbagian perencanaan merupakan rangkuman dari berbagai laporan
        pelaksanaan kegiatan dan dapat dijadikan laporan tengah tahun atau semester pertama.
    13. Laporan tengah tahun selanjutnya dibawa ke rapat pimpinan sebagai bahan evaluasi
        pelaksanaan kegiatan.
    14. Rapim evaluasi juga sebagai sarana untuk menilai kinerja dari setiap unit pelaksana
        kegiatan
    15. Setiap jenjang unit yang ada di ISI Denpasar wajib membuat laporan tahunan.
    16. Laporan pelaksanaan kegiatan tahunan merupakan rangkuman pelaksanaan kegiatan
        unit yang dilaksanakan pada tahun berjalan
    17. Format laporan tahunan unit mengikuti lampiran 5
     18. Laporan tahunan paling lambat pada tanggal 30 Nopember sudah diterima oleh
         subbagian perencanaan.
     19. Subbagian perencanaan merekapitulasi seluruh pelaksanaan kegiatan dan program dari
         setiap unit yang menyerahkan laporannya.
     20. Rekapitulasi pelaksanaan program dan kegiatan paling lambat tanggal 7 Desember
         sudah dilaporkan lepada rektor.
     21. Paling lambat dua minggu setelah laporan diserahkan ke Rektor, subbagian perencanaan
         melaksanakan rapim sebagai evaluasi tahunan pelaksanaan program kegiatan, dan
         capaian indikator.
     22. Unit yang tidak membuat laporan tahunan diberikan sangsi sesuai dengan peraturan
         yang berlaku.




Lampiran 1

A.     Judul Program
B.     Latar Belakang
   Berisi alasan kenapa program ini yang dibuat
B. Rasional
   Berisi kondisi yang ingin dicapai
C. Tujuan
   Berisi tujuan yang diharapkan.
D. Mekanisme pelaksanaan
       Memuat tahapan pelaksanaan dan staf/unit yang melaksanakan mulai dari tahap
   persiapan sampai pembuatan laporan pelaksanaan
E. Jadwal Pelaksanaan
        Memuat jadwal rencana pelaksanaan sesuai dengan tahapan yang terdapat dalam
     mekanisme berikut waktu pengerjaannya. Mengikuti format berikut.

No     Tahapan                                            Bulan
       kegiatan         1     2     3     4     5       6     7       8       9   10   11    12




F. Biaya yang dibutuhkan
Pembiayaan disesuaikan dengan format RKAKL
Rekapitulasi pendanaan
No    Tahapan kegiatan         A       B   C        D      E      F       G


*) A= belanja honor, B= belanja barang opersional, C=belanja bahan, D= belanja perjalanan,
E=belanja modal F= belanja sosial. G = lain-lain,
Kolom dapat ditambahkan sesuai dengan kebutuhan
Rincian Pendanaan
belanja honor, barang operasional, dan perjalanan mengikuti format
No    Tahapan Kegiatan          Uraian                     Volume  Satuan Jumlah
                                A
                                B
                                C
                                D
Belanja Modal Peralatan
No    Nama Peralatan            Spesifikasi    Volume    Satuan Jumlah Merk dan
                                                                         model



G. Indikator Kinerja
   Indikator kinerja dapat bersifat kuantitatif dan kualitatif sesuai dengan rasional dan tujuan
   kegiatan. Indicator kualitatif diuraikan dengan persentase dan indicator kuantitatif diuraikan
   dengan jumlah.

     Dibuat mengikuti format berikut.
No     Nama indikator             Based line        target           Capaian        Teknik perhitungan



H. Penanggung Jawab
Dicantumkan nama kepala unit/staf yang ditugaskan untuk melaksanakan kegiatan

Mengetahui                                                  Denpasar, ……………………200…
Ka.Bag/KaBiro                                        kasubbag/kabag



(............................)                                   (...............................)
Nip.                                                 Nip.


                                         Menyetujui:
                                  Penanggung Jawab Kegiatan



                                   (....................................)
                                    Nip.
Lampiran 2
Rekapitulasi Rencana Program kegiatan tahun…….

1. Rekapitulasi berdasarkan Penanggung jawab kegiatan
No. Penanggung Jawab            Jumlah Program                        Pendanaan
      Kegiatan                                      A    B    C     D   E     F     G     H    Total
1     PR I
2     PR II
3     PR III
4     PR IV
5     Kepala LP2M
6     Dekan FSP
7     Dekan FSRD
*) A= belanja honor, B= belanja barang opersional, C=belanja bahan, D= belanja perjalanan,
E=belanja modal F= belanja sosial. G =……..,
Kolom dapat ditambahkan sesuai dengan kebutuhan

2. Rekapitulasi berdasarkan Unit Pengusul
No. Unit Pengusul         Judul Program                               Pendanaan
                                                 A     B    C     D     E    F    G     H     Total
1
2
3
4
5
6
7
*) A= belanja honor, B= belanja barang opersional, C=belanja bahan, D= belanja perjalanan,
E=belanja modal F= belanja sosial. G = ……..,
Kolom dapat ditambahkan sesuai dengan kebutuhan

3. Rekapitulasi kelengkapan proposal program kegiatan
No. Unit Pengusul             Judul Program       Kelengkapan proposal sesuai format*
                                                  A    B    C    D     E     F    G     H
1
2
3
4
5
6
7
    * diisi dengan tanda contreng pada kolom huruf
C.       Judul Program
D.       Latar Belakang
I. Rasional
J. Tujuan
K. Mekanisme pelaksanaan
L. Jadwal Pelaksanaan
M. Biaya yang dibutuhkan
N. Indikator Kinerja
O. Penanggung Jawab

4. Rekapitulasi Program dan target indicator
No. Unit Pengusul      Judul Program       Nama Indikator           Based line       Target
1
2
3
4
5
6
7


                                                 Denpasar, ……………………200…
                                                 Subbagian Perencanaan



                                                 (...............................)
                                                 Nip.




Lampiran 3
A.     Judul Program
B.     Latar Belakang
     Berisi alasan kenapa program ini yang dibuat
C.     Pelaksanaan
     Memuat tahapan pelaksanaan dan staf/unit yang melaksanakan mulai dari tahap persiapan
sampai pembuatan laporan pelaksanaan

D.      Biaya yang dipergunakan
Pembiayaan disesuaikan dengan format RKAKL
Rekapitulasi pendanaan
No    Tahapan Pelaksanaan      Volume   Satuan                Total



E. Capaian Indikator
    Indikator kinerja dapat bersifat kuantitatif dan kualitatif sesuai dengan rasional dan tujuan
    kegiatan. Indicator kualitatif diuraikan dengan persentase dan indicator kuantitatif diuraikan
    dengan jumlah. Dibuat mengikuti format berikut.

No       Nama indikator          Based line         target           Capaian        Teknik perhitungan



F. Penanggung Jawab
Dicantumkan nama kepala unit/staf yang ditugaskan untuk melaksanakan kegiatan

Mengetahui                                                  Denpasar, ……………………200…
Ka.Bag/KaBiro                                        kasubbag/kabag


(............................)                                   (...............................)
Nip.                                                 Nip.

                                         Menyetujui:
                                  Penanggung Jawab Kegiatan

                                   (....................................)
                                    Nip.




Lampiran 4

1. Laporan Tahunan Tingkat Unit
Nama Unit           :………………
No. Judul Program      Pendanaan            Realisasi           Nama                 Based           Target
                                            Pendanaan           Indikator            line
1
2
3
4
5

Mengetahui                                           Denpasar, ……………………200…
Ka.Bag/KaBiro                                 kasubbag/kabag



(............................)                        (...............................)
Nip.                                          Nip.

2. Laporan Tahunan Tingkat Penaggung Jawab Kegiatan.
No. Unit            Judul          Pendanaan      Realisasi      Nama      Based      Target
      Pelaksana     Program                       Pendanaan Indikator      line
A.    Program Pemerataan danPerluasan Akses
1
2
n
B     Peningkatan Mutu,Rellevansi dan Daya Saing
1
2
n
C     Penguatan Tata Kelola, Akuntabilitas dan Pencitraan Publik
1
2
n
                                                        Denpasar, ……………………200…
                                                        Penanggung Jawab Kegiatan/…..


                                                      (...............................)
                                                      Nip.




3. Rekapitulasi Program dan Capaian Indicator
No. Unit           Judul          Pendanaan      Realisasi      Nama                      Based   Target
     Pelaksana     Program                       Pendanaan Indikator                      line
A    Program Pemerataan danPerluasan Akses
1
2
n.
B    Peningkatan Mutu,Rellevansi dan Daya Saing
1
2
n.
C    Penguatan Tata Kelola, Akuntabilitas dan Pencitraan Publik
1
2
n.
Denpasar, ……………………200…
Subbagian Perencanaan



(...............................)
Nip.

								
To top