Google Apps for Education is a suite of powerful,

							1.    What is Google Apps for Education? 

Google Apps for Education is a suite of powerful, easy­to­use tools    which provide the student community 
a platform where they can share information and ideas more easily using communication, collaboration, 
and publishing tools.    Students can create and share calendar events, documents and spreadsheets. 

Google Apps for Education is available to all ODU students.    These services are hosted by Google and 
there is no hardware or software to download or install.. The Google Apps software suite that includes 
Google Docs (documents, spreadsheets, presentations), Google Calendar and Google Sites (Web Site 
Creator). 


2.    How do I access Google Apps? 

Google Apps can be accessed in multiple ways. They can be accessed through the web links at the top of 
your Gmail web client, web links on your Google Start page, or by bookmarking the direct web link to the 
specific Google apps application.    See below: 

        A.  Gmail Interface: 
            http://mail.google.com/a/odu.edu 
            http://monarchs.odu.edu 

        B.  Google Start/Portal Page: 
            http://partnerpage.google.com/odu.edu 

        C.    Web link to Google Docs or Google Sites: 
                1.    Google Docs:  http://docs.google.com/a/odu.edu 
                2.    Google Sites:  http://sites.google.com/a/odu.edu 


3.    Why are we using Google Apps? 

ODU is committed with providing students with leading edge tools to improve productivity and 
communications. Google focuses on building excellent products, maintaining the feature set and creating 
innovative solutions for tomorrow. 

Our goal is to offer you a reliable, practical, secure, feature­rich communications environment. We think that 
Google offers brand quality and extensive operational experience to provide such an environment while our 
IT staff can utilize an administrative set of APIs to build on top of Google Apps rather than starting from 
ground zero. 

4.    How do I get started? 

For new students, activation of student e­mail and LAN accounts are now processed via MIDAS. You will 
need to activate your MIDAS account and create your security profile.    You can request for a new account 
from the link below: 

http://occs.odu.edu/accounts/studemail/ 

For students who had previous email accounts on Lotus Notes, all eligible student email accounts 
were activated for ODU Gmail on December 15th, 2008.    As of December 18th, 2008, 38,057 accounts 
have been activated.    If you have not yet logged into your ODU Gmail account and verified it, here is how 
you do it: 

Agree to the Gmail terms
  1. Continue to Gmail to agree to the Google terms 
  2. You will be directed to a "Shibboleth" Login page, enter you MIDAS ID and Password and click login 
  3. Enter the word verification. 
  4. Agree and finalize your account (you should see the gmail interface, if you get placed back at the 
same verification screen, you probably typed the word verification incorrectly, try again.) 
  5. Logout of Gmail and close the window. 

Once Activated you can access your email by logging into http://my.odu.edu.    Please remember that all 
new mail will now be delivered to your gmail account just created, but older mail will remain in Notes 
(season.odu.edu). The portal, my.odu.edu, will display a login button for both systems. For help with access 
or account creation, please contact the Help Desk at 757 683­3192. For assistance with gmail, please visit 
http://google.com/support/a/users/?hl=en 


5.    How are the Google services linked together? 

You have one username for all services in the Google Apps package. Once you log in to one service, you 
can easily access all others. 

Rely on the Start Page to provide access to the rest of the services. The Start Page is publicly available, but 
won't display personalized content until you log in. You can see a recent snapshot of new mail, calendar 
events and updated documents. 

Within your email account, you can chat with your contacts. You'll receive invitations for calendar events 
and to collaborate on documents and spreadsheets. 


6.    What do I need to know about Google Docs & Spreadsheets? 

It's a web­based word processing and spreadsheet application. It can help us collaborate on projects from 
anywhere. Your documents are stored online. You and anyone whom you invite to collaborate can access 
the document from any Internet­connected computer and make changes simultaneously. Multiple people 
can make changes at once and everyone's changes show in real time. 

You can get started right away by creating a new document or by uploading a file from your computer. Since 
the products are integrated, you can use your email account Contacts list to invite people to view or edit 
your documents. 

More Tips 
Revision history ­ Individual edits are kept so you can see who made changes and revert back, if necessary. 
Search ­ Just like the rest of Google products, you can harness the power of Google search to look for a 
document that you have not edited in months. 
Security and privacy ­ You choose who sees your document. Other users can only access your document 
or spreadsheet if you add them to the list of collaborators or viewers or if you decide to publish the 
document. 


7.    What is the difference between Google Chat and Google Talk?? 

Google Chat is integrated in your Gmail interface and allows you to chat with other gmail users on your 
contact list without re­authentication. 

Google Talk requires a separate Google account and a light client (Google Talk client) to be installed. 
Your MIDAS password credentials are not passed and you will be prompted to log in again on 
Google's site using your other Google account.    Google Talk offers free voice calls, voicemail for when 
your contacts are offline and file transfers while chatting.    Also, PC­to­PC voice calls (VoIP) are practical
and offer great quality. The person on the other end can be anywhere in the world as long as he or she is 
connected to the Google Talk network. 

Google Talk client can be downloaded at: 
http://dl.google.com/googletalk/googletalk­setup.exe 


8.    Google Apps support is limited: 

* Google apps is hosted and supported by Google.    Very limited support is available through OCCS. 
* All data will be stored by Google and OCCS will be unable to access and/or restore deleted data. 
* Google Apps will not be able to access ODU resources such as address book lookup, meeting rooms, and 
calendaring resources available only by using Exchange. 


9.    Can I access my Google email through my wireless device (ie.    Palm, Blackberry, iPhone, Windows 
Mobile device, etc)?? 

*Google Mobile Client will not work since authentication occurs on ODU's domain, not Google. 

* POP/IMAP Services are not available since authentication occurs on ODU's domain, not Google. 

*You can access your student Gmail account using your mobile device's web browser: 

        http://mail.google.com/a/odu.edu 

        http://monarchs.odu.edu/ 


(Note:    Javascript must be supported by your mobile device's web browser) 


10.    Where can I find more information on Google Apps? 

Google provides numerous resources for information on Google Apps.    Discussion boards, blogs, tutorial 
videos of key features, and more can be found in the web links below: 

USEFUL WEB LINKS FOR GOOGLE APPS: 

Google Apps End User Help Center: 
http://www.google.com/support/a/users 

Google Apps Help: 
http://www.google.com/support/a/users/ 

Google Blog: 
http://google.blogspace.com/ 

Google Student Blog: 
http://googleforstudents.blogspot.com/ 

Google Gadgets: 
http://www.google.com/ig/directory 

Google Docs: 
https://www.google.com/accounts/ServiceLoginAuth?service=writely
Google Docs Help Center: 
http://docs.google.com/support/ 

Google Docs User­to­user Discussion Group: 
http://groups.google.com/group./GoogleDocsSpreadsheeets 

Google Docs New Features: 
http://www.google.com/a/help/intl/en­GB/admins/new.html 


Google Calender Tour: 
http://www.google.com/googlecalendar/tour.html 

Google Calendar Overview: 
http://www.google.com/googlecalendar/overview.html 

Google Calendar Help Center: 
http://www.google.com/googlecalendar/tour.html 

Google Calendar Overview: 
http://www.google.com/support/calendar/ 

Google Calendar Help Group: 
http://groups.google.com/group/Google­Calendar­Help/ 



TRAINING PRESENTATIONS (VIDEO AND SLIDESHOWS): 

Google Apps Quick Tour: 
http://www.youtube.com/watch?v=kJT3pagjd8s 
http://www.google.com/a 

Google Docs: 
http://services.google.com/apps/resources/overviews_breeze/DocsSpreadsheets/index.html 

Google Talk: 
http://services.google.com/apps/resources/overviews_breeze/Chat/index.html 

Creating Start Page: 
http://services.google.com/apps/resources/overviews_breeze/StartPage/index.html