Writing a Project Proposal A project proposal is a detailed

Document Sample
Writing a Project Proposal A project proposal is a detailed Powered By Docstoc
					                Writing a Project Proposal 
A project proposal is a detailed plan for investigating a design or process alternative.   
            Purpose:  to persuade the reader to authorize the proposed project 
            Audience:  the person with the authority to approve what you’re proposing 
            Tone:  confident and sales‐oriented because you must sell your idea and yourself 
 
 
 
                                        Proposal Format
                                                     
A proposal may take one of the following forms: 
 
        •   an informal memo or letter 
        •   A semi‐formal report, including a cover page and appendices. 
        •   A formal report with an accompanying letter of transmittal. 
 
To make your proposal easy to read, use visual cues such as headings, subheadings, and 
numbered or bulleted lists.  For long or more formal reports, be sure to include a table of 
contents and a title page that gives the title and also details the authors, recipient, and the date 
the proposal was submitted.   
 
 
 
                                     Parts of the Proposal
                                                     
Executive Summary 
The executive summary appears first but is written last, after the entire report has been written.  
This summary should be self‐contained and include an overview of every part of the proposal 
and all key points.  The executive summary is written with the busy decision‐maker in mind. 
 
 
Introduction 
Begin the introduction as if the executive summary were not there.  First, state the purpose so 
that it is clear that you are proposing something.  Next, define the need for investigation by 
telling what problem, situation, or unsatisfactory condition you would like to improve or study.  
Then establish the significance of the investigation by telling your reader what benefit will be 
derived from conducting the investigation.  Last, briefly preview the contents of the proposal. 
 
 
Project Description 
The project description should answer these questions: 
             
    1. What do you propose to do?                        4. What equipment will be required to 
                                                             complete the investigation? 
    2. What are the technical specifications for          
        the proposed investigation?                      5. What specific tasks will be performed?  
                                                          
    3. How will current research be used?                6. What is the timeline for this project? 
The project description should be subdivided into the following sections.   
 
       •      Background.  The background outlines the circumstances leading to the problem or 
              condition that you are trying to solve.  It also includes the results of previous work. 
        
       •      Objectives.  The objectives must be tangible, specific, concrete, measurable, and 
              achievable in a specified period of time.  In this section, describe the project goals 
              and the expected outcomes.  Define what needs to be done to solve the problem.  
              Establish criteria for the best solution. 
        
       •      Scope.  This section outlines any limitations imposed on the project by the person 
              who is authorizing or undertaking it.  These types of limitations might include the 
              cost, the time it will take to complete the project, and the depth of the study.   
        
       •      Methods.  This section tells the experimental, numerical, and/or theoretical 
              methods you will use to conduct the investigation.  It describes specific activities or 
              tasks that you will do to meet the objectives.  It enables the reader to visualize the 
              implementation of the investigation by providing the order and timing of tasks in 
              narrative form.   
        
       •      Timetable.  In this section, the project schedule should be portrayed graphically, 
              organized by task over time.  You can use a calendar, a table, or a Gantt chart. (See 
              Table 1 for an example of a Gantt chart.)   
 
                           Table 1. Gantt Chart Illustrating a Home Construction Schedule
        
                                   Jan.     Feb.     Mar.     Apr.    May      June      July     Aug.     Sept.     Oct.
      Preliminary Design
      Design Revisions
      Project Bids
      Site Preparation
      Construction
      Finishing
        
           Adapted from An Engineer’s Guide to Technical Communication by Sheryl A. Sorby and William M. Bulleit, pg 191
        
        
References 
Use both internal citation and a reference list to indicate your sources.  The citation style 
you choose should be appropriate for your field.   
 
 
Appendices 
The appendices may include supporting material in sections such as facilities and 
equipment, budget, and personnel/qualifications if these sections are not included as 
independent sections of the report.  Each appendix should have its own name (usually a 
letter name) and numbering system for graphics (begin at Figure 1 again in the appendix).  
The appendix should also be referred to somewhere in the body of the proposal with a key 
phrase such as “See Table 5 in Appendix A for a detailed breakdown of the budget.” 
     
                                                                    
                                                             References: 
        Blicq and Moretto, Writing Reports to Get Results; Sorby and Bulleit, An Engineer’s Guide to Technical Communication; 
    “Proposals” from Univ. of Toronto Engineering Communication Centre website; University of Bath Proposal Project Website; 
                “mytechcommlab” Pearson & Longman website; Salter, “The Persuasive Document,” course handout 


                   Technical Communications Center • Texas A&M University at Qatar
                     Access all of our handouts online at www.qatar.tamu.edu/tcc/