Get documents about "SEMINAR ZUM GRANT-MANAGEMENT Handbuch für
Document Sample
SEMINAR ZUM GRANT-MANAGEMENT
Handbuch für Seminarleiter
Für Pilotdistrikte des Future Vision Plans
DE—(210)
Dies ist die Ausgabe 2010 des Handbuchs für Leiter des Seminars zum
Grant-Management. Die Informationen in dieser Publikation beruhen auf der
Absichtserklärung für Clubs, den Bestimmungen für District Grants und Global
Grants der Rotary Foundation und dem Code of Policies der Rotary Foundation,
die ausführliche Richtlinien enthalten. Änderungen an diesen Dokumenten, die
vom TRF-Kuratorium beschlossen werden, sind für die in dieser Publikation
genannten Richtlinien bindend.
Fragen?
Bei Fragen zu ... bitte an folgende Adresse emailen ...
Grant-Management, Qualifizierung fvqualification@rotary.org
District Grants, Global Grants futurevision@rotary.org
diesem Leitfaden und
Schulungsmaßnahmen leadership.training@rotary.org
Inhalt
Planung und Organisation
Zweck des Distriktseminars zum Grant-Management 2
Ablaufplan 2
Organisatorisches 3
Vorbereitung der Seminarleiter 4
Hinweise zur Verwendung des Handbuchs 4
Hinweise zur Verwendung der Unterrichtsanleitungen 5
Auswertung 7
Lehrveranstaltungen
Eröffnungsplenum 13
Einheit 1: Projektkonzeption 19
Einheit 2: Beantragung von Grants 31
Einheit 3: Projektrealisierung 47
Einheit 4: Qualifizierung 59
Abschlussplenum 65
Der Abschnitt „Planung und Organisation“ des vorliegenden Handbuchs
ist für den TRF- und den Ausbildungsausschuss des Distrikts vorgesehen.
Neben organisatorischen Hinweisen enthält das Handbuch eine Anleitung
zur Verwendung der Unterrichtsanleitungen, von denen jeder Seminarleiter
ein Exemplar haben sollte. Die im Abschnitt „Lehrveranstaltungen“
enthaltenen Unterrichtsanleitungen sind an den für die jeweilige Lehreinheit
verantwortlichen Seminarleiter zu verteilen.
Planung und Organisation
Das Handbuch für Leiter des Seminars zum Grant-Management beschreibt die
Organisation des Distriktseminars zur Verwaltung von TRF-Grants, das eine
Voraussetzung für die Auszahlung von Fördermitteln an die Clubs ist. Auf
dem Seminar eignen sich die Clubmitglieder die erforderlichen Kenntnisse
zur erfolgreichen und ordnungsgemäßen Verwaltung von Fördermitteln der
Foundation an. Distriktführungskräfte sollten den Leitfaden auf die örtlichen
Vorschriften und Gegebenheiten abstimmen und zu diesem Zweck mit
relevanten Beispielen, Fragen und Kernpunkten ergänzen.
Das vorliegende Handbuch wird in neun Sprachen veröffentlicht und steht
allen Pilotdistrikten zur Verfügung. Es dient als Hilfsmittel bei der Verwaltung
der Fördermittel und der Organisation von Schulungsmaßnahmen für Clubs,
zu denen sich die Distrikte in ihrer Absichtserklärung (Memorandum of
Understanding, MOU) bereit erklärt haben. Dieser Leitfaden, die zugehörigen
Powerpoint-Folien und ein Handbuch für Teilnehmer sind auch im Internet
unter www.rotary.org/de/fvdistrict verfügbar.
Allgemeine Informationen zur organisatorischen und inhaltlichen Gestaltung
von Schulungsveranstaltungen des Distrikts finden Sie im District Trainer’s
Manual (246-EN).
Auszug aus der Absichtserklärung (MOU), Abschnitt 5
Nur qualifizierte Clubs haben Anspruch auf Rotary Foundation Global-Grants und es liegt in der
Verantwortung jedes Distrikts, jeden Mitgliedsclub, der Interesse bekundet, bei einer Qualifizierung zu
unterstützen.
A. Der Distrikt hat die Aufgabe mit Hilfe von Rotary Foundation Trainings-Ressourcen allen Clubs, die
daran interessiert sind Grant-Gelder zu erhalten, Trainings zur Grant-Verwaltung und Qualifizierung
anzubieten. Diese Trainings können entweder auf dem Presidents elect Training Seminar, der
Distriktversammlung oder der Distriktkonferenz abgehalten werden.
B. Für die Clubqualifizierung kann ein Distrikt einen eigenen Qualifizierungsplan sowie eigene
Qualifizierungsbedingungen und -richtlinien festlegen, solange diese die Mindestanforderungen
von TRF erfüllen:
1. Der Club stimmt der von TRF erhaltenen Absichtserklärung zu und unterzeichnet diese.
2. Der Clubpräsident elect oder ein dafür ernanntes Clubmitglied nimmt an Grantverwaltungs- und
Qualifizierungs-Trainings teil.
Seminar zum Grant-manaGement – HanDBuCH FÜr SeminarLeiter 1
Zweck des Distriktseminars zum Grant-Management
Das Anliegen des Distriktseminars zur Verwaltung von TRF-Mitteln ist es:
• Clubmitglieder auf die ordnungsgemäße Verwaltung von TRF-Grants
vorzubereiten
• Clubs für den Erhalt von Global Grants der Rotary Foundation zu
qualifizieren
Ablaufplan
Der nachfolgende Ablaufplan baut auf den in diesem Leitfaden beschriebenen
Themen auf.
Empfohlene
Beginn Ende Dauer Programmaktivität
30 min. Anmeldung
20 min. Eröffnungsplenum
60 min. Seminar 1:
Projektkonzeption
60 min. Seminar 2:
Beantragung von Grants
20 min. Erfrischungspause
90 min. Seminar 3:
Projektrealisierung
30 min. Seminar 4:
Qualifizierung
30 min. Abschlussplenum
Bei der Planung des Ausbildungsprogramms sind die folgenden Punkte zu
beachten:
• Räumen Sie ausreichend Zeit für Raumwechsel, Pausen und evtl. auch eine
Mahlzeit ein.
• Planen Sie mehr Zeit für Diskussionen und Aktivitäten ein.
• Sorgen Sie für eine relevante Präsentation der Themen, indem Sie diese
anhand von Beispielen aus dem Club oder Distrikt veranschaulichen.
• Sprechen Sie über die Richtlinien des Distrikts zum Umgang mit District
Grants.
• Sprechen Sie über Aspekte des Grant-Managements, die sich
speziell auf Ihren Distrikt beziehen und stellen Sie entsprechenden
Unterrichtsanleitungen für die Seminarleiter bereit.
• Setzen Sie kulturell angemessene Unterrichtsmethoden ein.
• Sorgen Sie mit unterschiedlichen Formaten – Podiumsgesprächen,
audiovisuellen Präsentationen, Gruppenaktivitäten usw. – für ein
abwechslungsreiches Programm (siehe „Interaktive Übungen“ auf Seite 6).
2 Seminar zum Grant-manaGement – HanDBuCH FÜr SeminarLeiter
Organisatorisches
Das Distriktseminar zur Verwaltung von TRF-Fördermitteln kann zusammen
mit dem PETS-Seminar, der Distriktversammlung oder der Distriktkonferenz
veranstaltet werden. Falls sich diese Möglichkeiten für Ihren Distrikt nicht
eignen, wäre zu überlegen, ob das Seminar als Einzelveranstaltung oder an
mehreren Tagen stattfinden könnte. Die neuen Clubführungskräfte sollten das
Seminar noch vor Beginn ihres Amtsjahres besuchen. Auf diese Weise bleibt
ihnen ausreichend Zeit zur Abgabe der unterschriebenen Absichtserklärung,
Erfüllung der Qualifizierungsvoraussetzungen und weiterer, vom Distrikt
auferlegter Bestimmungen (sofern zutreffend), und sind sie gut auf den Umgang
mit TRF-Mitteln vorbereitet.
Clubpräsidenten elect oder beauftragte Clubmitglieder müssen am Seminar
zum Grant-Management teilnehmen, damit sich ihr Club für die Vergabe
der Mittel qualifiziert. Darüber hinaus empfiehlt die Foundation die
Seminarteilnahme für folgende Personengruppen:
• Neue Mitglieder oder Leiter von TRF-Ausschüssen
• Neue Clubsekretäre
• Neue Clubschatzmeister
Organisiert werden sollte das Seminar von folgenden Rotariern:
• Governor elect (verantwortlich für das Gesamtprogramm)
• Governor (unterstützt den Governor elect)
• Mitglieder des Distriktausschusses für Aus- und Weiterbildung
(verantwortlich für die Planung des Seminars und Vorbereitung der
Seminarleiter)
• Leiter des TRF-Distriktausschusses (als Berater bei der inhaltlichen
Gestaltung des Seminars und verantwortlich für die Leitung der TRF-Arbeit
im Distrikt unter Aufsicht des Governors)
• Distriktbeauftragter für Zuwendungen (als Berater bei der inhaltlichen
Gestaltung und verantwortlich für die Beaufsichtigung der
Clubqualifizierung)
Materialien
Das Handbuch Grant-Management (auch als Download verfügbar) bietet
Hintergrundinformationen, Tipps und Unterstützung und Arbeitsblätter für
jede Einheit des Seminars. Alle Seminarteilnehmer sollten diese Dokumente
in Vorbereitung auf die Veranstaltung sorgfältig lesen. Es wird empfohlen, dass
der Distrikt die Links zu den Online-Dokumenten rechtzeitig veröffentlicht.
Auch die folgenden Dokumente liefern den Teilnehmern wichtige
Informationen über die Verwendung und Verwaltung von TRF-Mitteln:
• Absichtserklärung (MOU) (www.rotary.org/RIdocuments/de_pdf/fv_
memorandum_de.pdf)
• Bestimmungen für District Grants und Global Grants der Rotary Foundation
(www.rotary.org/RIdocuments/de_pdf/fv_grant_terms_conditions_de.pdf)
Die Arbeitsblätter für die einzelnen Unterrichtseinheiten (am Ende dieses
Leitfadens) sollten kopiert und allen Teilnehmern ausgehändigt werden.
Seminar zum Grant-manaGement – HanDBuCH FÜr SeminarLeiter 3
Teilnehmerwerbung
Alle Clubführungskräfte müssen sich über die Bedeutung des Seminars im
Klaren sein. Im Monatsbrief des Governors und auf der Website des Distrikts
sollten Werbe- und andere Informationen zu dieser Schulungsveranstaltung
bekannt gegeben werden. Für alle, die nähere Informationen wünschen, sollte
ein Ansprechpartner verfügbar sein. Die Assistant Governors und andere
Rotarier, die bei der Werbung für das Seminar mithelfen, sollten vor allem auf
Folgendes achten:
• Schicken Sie eine Einladung mit den Anmeldeunterlagen mindestens
zwei Monate vor dem Seminar an jeden Club. Schicken Sie wiederholt
Erinnerungsschreiben, je näher das Seminar rückt.
• Bleiben Sie per Telefon oder E-Mail mit den Teilnehmern in Kontakt.
Vorbereitung der Seminarleiter
Die bei dieser Veranstaltung eingesetzten Seminarleiter verfügen mit Sicherheit
über unterschiedliche Erfahrungen. Um einen hohen Grad an Einheitlichkeit
und Kontinuität der Ausbildung und der vermittelten Informationen zu
gewährleisten, müssen die Seminarleiter entsprechend geschult werden. Der
Schulungsausschuss des Distrikts sollte sich bei Planung und Durchführung
der Seminarleiterschulung möglichst an den vom Governor vorgegebenen
Zeitraum halten. Im Mittelpunkt sollten didaktische Vermittlungsfähigkeiten
stehen und die Seminarleiter sollten die Möglichkeit zur praktischen Übung
erhalten. Nähere Informationen zur Ausbildung von Seminarleitern stehen
im District Training Manual. Der Schulungsausschuss des Distrikts sollte den
Seminarleitern folgende Materialien bereitstellen:
• „Hinweise zur Verwendung der Unterrichtsanleitungen“ (Seiten 5-6)
• Anleitungen für die von ihnen geleiteten Lehrveranstaltungen
• Ablaufplan
• Flipchart und Folienstifte
• LCD-Projektor und Leinwand
Hinweise zur Verwendung des Handbuchs
Den Seminarleitern wird empfohlen, distriktspezifische Auflagen für
Mittelvergabe und Qualifizierung sowie örtliche Bestimmungen in das
Seminarprogramm aufzunehmen, um es für die Clubs im Distrikt relevanter
zu machen. Der Inhalt der elektronischen Unterrichtsanleitungen kann auf die
Situation im Distrikt abgestimmt werden. Das Handbuch enthält Anleitungen
für die Plenarsitzungen und die gelenkten Diskussionen.
Anleitungen für die Plenarsitzungen
Die Anleitungen für das Eröffnungs- und Abschlussplenum enthalten u.a.
Themenvorschläge für die Rede des Governors elect. Sie sollten auf die
Situation der Clubs im Distrikt zugeschnitten werden.
4 Seminar zum Grant-manaGement – HanDBuCH FÜr SeminarLeiter
Anleitungen für die gelenkten Gruppendiskussionen
Bei angeleiteten Diskussionen tauschen die Teilnehmer Wissen und Erfahrung
untereinander aus und lernen voneinander. Die Anleitungen zur Leitung
(Moderation) von Gruppendiskussionen helfen dem Seminarleiter bei der
Lenkung der Teilnehmerdiskussionen. Der Seminarleiter sollte flexibel sein
und dafür sorgen, dass die Diskussionen nicht ins Stocken geraten, aber auch
nicht vom Thema abweichen. Weitere Informationen zu den angeleiteten
Diskussionen finden Sie im District Training Manual.
Hinweise zur Verwendung der Unterrichtsanleitungen
Alle Seminaranleitungen haben ein Standardformat mit folgenden
Bestandteilen.
Diskussionsfragen
Diskussionsfragen sind Beispiele für Fragen, die den Seminarteilnehmern
gestellt werden könnten, um eine Diskussion über ein bestimmtes
Schlüsselkonzept auszulösen.
Musterantworten
Musterantworten sind Beispiele für mögliche Antworten der Teilnehmer. Die
Seminarleiter könnten beispielsweise mit Musterantworten eine Diskussion
anregen, wenn den Teilnehmern die Beantwortung einer bestimmten Frage
schwer fällt. Es brauchen nicht alle Musterantworten eingesetzt zu werden.
Kernpunkte
Kernpunkte machen die Teilnehmer auf wichtige Aspekte aufmerksam. Die
Seminarleiter sollten sich bemühen, diese Aussagen mit eigenen Worten
wiederzugeben.
Für den Seminarleiter
Die Hinweise für den Seminarleiter enthalten Informationen, Vorschläge und
Anleitungen zur Durchführung der Seminare.
Hinweise auf den Einsatz von Folien
Diese Hinweise fordern den Seminarleiter dazu auf, ein neues Thema oder
bestimmte Kernpunkte anhand einer Powerpoint-Folie zu illustrieren. Die
Folien für dieses Handbuch sind auf der beiliegenden CD-ROM enthalten (und
können auch unter www.rotary.org/de/fvdistrict heruntergeladen werden). Sie
können bei Bedarf den örtlichen Gegebenheiten im Distrikt angepasst werden.
Es wird empfohlen, die Folien mit Grafiken und Fotos distriktspezifischer zu
gestalten.
Hinweise auf Arbeitsblätter
Damit werden die Seminarleiter auf ein Arbeitsblatt aufmerksam gemacht, das
sie für die Lerneinheit verwenden sollten. Die Arbeitsblätter sind am Ende
jeder Unterrichtsanleitung und in den Handbüchern der Teilnehmer enthalten.
Seminar zum Grant-manaGement – HanDBuCH FÜr SeminarLeiter 5
Interaktive Übungen
Mit interaktiven Übungen lässt sich die Aufmerksamkeit auf ein bestimmtes
Thema lenken und das Interesse aufrechterhalten. Dabei wird eine
Lernatmosphäre geschaffen, die es den Teilnehmern erlaubt, Ideen zu äußern
und das im Unterricht Gelernte anzuwenden. Den größten Lerneffekt bewirkt
eine ausgeglichene Mischung aus angeleiteten Diskussionen und interaktiven
Übungen. Folgende Aktivitäten sind zu empfehlen:
• Gegenseitiges Kennenlernen
Die Teilnehmer erzählen über sich selbst und ein vorgegebenes Thema, um
sich miteinander bekannt zu machen und über den Lehrstoff nachzudenken.
Wenn sich die Teilnehmer noch nicht kennen, schafft diese Übung eine
angenehme Lernatmosphäre, die zur Mitarbeit anregt.
• Pair and share (Partnerübungen)
Bei dieser Aktivität denken die Teilnehmer zunächst allein über eine
bestimmte Frage nach, diskutieren ihre Gedanken mit einem Partner und
tragen das Ergebnis anschließend der gesamten Gruppe vor, sofern die
Zeit dafür ausreicht. Auf diese Weise wird gewährleistet, dass jeder die
Möglichkeit erhält, seine Ideen darzubieten.
• Abstimmung
Die Teilnehmer geben durch ein Häkchen an, welche der auf dem Flipchart
genannten Themen für sie von besonderem Interesse sind. So lässt sich
schnell feststellen, was die Teilnehmer am meisten interessiert und am
stärksten beschäftigt.
• Kleine Gruppen
Die Aufteilung der Seminargruppe in kleine Gruppen fördert den Dialog
zwischen den Teilnehmern und bringt Schwung und Bewegung in den
Unterricht, da die Teilnehmer dazu aufstehen und hin- und hergehen
müssen. Die Aufteilung kann zufällig erfolgen (z.B. durch Abzählen) oder
die Teilnehmer könnten nach einem bestimmten Interesse (z.B. einem
Hobby) in Gruppen aufgeteilt werden. Die Gruppen sollten nicht größer als
drei bis fünf Personen sein.
• Rollenspiele
Den Kursteilnehmern werden bestimmte Rollen zugewiesen, um eine Idee
oder Situation vorzuführen. Für diese Übung eignen sich kleine Gruppen am
besten, um den Teilnehmern die Hemmungen zu nehmen.
• Abschlussübung
Am Ende des Unterrichts überlegen die Teilnehmer, was sie dazugelernt
haben und wie sich das in ihrer künftigen Arbeit niederschlagen wird.
Diese Übung gibt den Teilnehmern die Möglichkeit, über das Gelernte
nachzudenken und zu überlegen, wie sie es in Praxis umsetzen können.
6 Seminar zum Grant-manaGement – HanDBuCH FÜr SeminarLeiter
Auswertung
Die Auswertung ist ein wichtiger Bestandteil jedes Ausbildungsprogramms.
Sie regt die Teilnehmer und Ausbilder zu Kommentaren und Rückäußerungen
an, die zur Verbesserung künftiger Schulungsveranstaltungen genutzt werden
können. Ein Musterbogen ist auf den Seiten 8-10 zu sehen und kann nach
Bedarf abgeändert werden.
Die Seminarleiter sollten einmal die inhaltlichen und organisatorischen
Aspekte der erhaltenen Ausbildung beurteilen und zum anderen einschätzen,
wie gut sie auf ihre Aufgabe als Seminarleiter vorbereitet worden sind.
Der Musterauswertungsbogen (siehe Seiten 11-12) wird nach Abschluss
des Seminars zum Grant-Management ausgefüllt und dient sowohl zur
Einschätzung der eigenen Vorbereitung wie auch des Ablaufs des Seminars.
Ändern Sie den Musterbogen nach Bedarf ab.
Die Auswertungsergebnisse sollten an den Governor und Governor nominee
weitergeleitet werden. Die gesammelten Informationen können dazu beitragen,
die Qualität des Seminars im nächsten Jahr zu verbessern.
Seminar zum Grant-manaGement – HanDBuCH FÜr SeminarLeiter 7
Distriktseminar zum Grant-Management: Bewertungsbogen für Teilnehmer (Muster)
Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit nehmen und diesen Auswertungsbogen ausfüllen. Ihr Feedback ist von
wesentlicher Bedeutung für die Einschätzung des Lernerfolgs und die zukünftige Verbesserung unserer
Methodik.
Angaben zur Person
Nur für Clubamtsträger
Geben Sie bitte an, welches Amt Sie am 1. Juli in Ihrem Club übernehmen werden.
Präsident/in Sekretär/in Schatzmeister/in
Ausschussvorsitzende/r Sonstige
Nur für Ausschussvorsitzende
Geben Sie bitte an, welchen Ausschuss Sie ab 1. Juli leiten werden.
Verwaltung Mitgliedschaft Öffentlichkeitsarbeit
Dienstprojekte Rotary Foundation Sonstige
Programm
Geben Sie bitte anhand der nachfolgenden Skala an, wie gut Sie vor und nach dem Seminar über die
folgenden Themen informiert waren/sind.
THEMA VOR DIESEM SEMINAR NACH DIESEM SEMINAR
Keine Einige Gute Keine Einige Gute
Kenntnisse Kenntnisse Kenntnisse Kenntnisse Kenntnisse Kenntnisse
Verwaltung von Geldern
Projektkonzeption
Beantragung von Grants
Mittelbeschaffung
(Fundraising)
Projektrealisierung
Projektauswertung
Berichterstattung
Qualifizierung
8 Seminar zum Grant-manaGement – HanDBuCH FÜr SeminarLeiter
Programmpräsentation
Bewerten Sie anhand der Antwortskala, inwieweit Sie den nachfolgenden Aussagen zustimmen.
Stimme Stimme teil-
Stimme zu teilweise zu weise nicht zu Stimme nicht zu Nicht zutreffend
Die Referate der Plenarsitzungen waren
informationsreich.
Die Seminarleiter lenkten die
Gruppendiskussionen gut.
Es wurden angemessen unter-
schiedliche Lehrmethoden eingesetzt.
Die Powerpoint-Folien haben den
Lernprozess unterstützt.
Das Handbuch war ein nützliches
Hilfsmittel.
Ich bin jetzt in der Lage, die
Beantragung und Verwaltung von TRF-
Mitteln in meinem Club zu leiten.
Die Diskussionen gaben mir praktische
Ideen, die ich in meinem Club
umsetzen möchte.
Ich weiß jetzt, wo und wie ich
Hilfsmittel zur erfolgreichen
Beschaffung von TRF-Grants finde.
Ich werde vieles von dem, was ich
im Seminar gelernt habe, anwenden
können.
Das Führungsteam des Distrikts ist eine
nützliche Informationsquelle in Bezug
auf Grants.
Das Seminar hat mir die Rolle des
Clubs beim Grant-Management
verständlich gemacht.
Das Seminar hat mir die Rolle des
Distrikts beim Grant-Management
verständlich gemacht.
Geben Sie nachfolgend an, wie die diskutierten Themen Ihrer Meinung nach in Zukunft verbessert werden
könnten.
Seminar zum Grant-manaGement – HanDBuCH FÜr SeminarLeiter 9
Organisatorisches
Bewerten Sie anhand der Antwortskala, inwieweit Sie den nachfolgenden Aussagen zustimmen.
Stimme Stimme teil-
Stimme zu teilweise zu weise nicht zu Stimme nicht zu Nicht zutreffend
Ich wurde rechtzeitig über das Seminar
informiert.
Die Anmeldeunterlagen enthielten alle
notwendigen Informationen.
Das Seminar fand zu einem günstigen
Zeitpunkt statt.
Der Veranstaltungsort lag günstig.
Weitere Kommentare und Vorschläge:
Ich hätte gern weitere Informationen über:
Name (Angabe freigestellt):
Name des Clubs (Angabe freigestellt):
Kontaktinformationen (Angabe freigestellt):
Vielen Dank.
10 Seminar zum Grant-manaGement – HanDBuCH FÜr SeminarLeiter
Distriktseminar zum Grant-Management: Bewertungsbogen für Seminarleiter (Muster)
Als Seminarleiter ist Ihre Einschätzung von der Qualität Ihrer Ausbildung sowie von Ablauf, der
inhaltlichen Gestaltung des Seminars und der Unterrichtsmaterialien von unschätzbarem Wert. Ihr
Feedback stellt die Grundlage für die Gestaltung des Seminars im nächsten Jahr dar. Wir danken Ihnen
für Ihre Bereitschaft und Hilfe bei der Durchführung und Auswertung des diesjährigen Seminars.
Welche Lehrveranstaltungen haben Sie geleitet? (Alle zutreffenden Antworten umkreisen)
Lehrveranstaltungen
Projektkonzeption
Beantragung von Grants
Projektrealisierung
Qualifizierung
Sonstige (bitte angeben):
Lehrveranstaltungen
Bewerten Sie anhand der Antwortskala, inwieweit Sie den nachfolgenden Aussagen zustimmen.
Stimme Stimme teil-
Stimme zu teilweise zu weise nicht zu Stimme nicht zu Nicht zutreffend
Das Handbuch für Leiter des Seminars
zum Grant-Management war einfach zu
verwenden.
Ich hatte ausreichend Zeit, um mich auf
das Seminar vorzubereiten.
Die für die einzelnen Lehrveranstaltun-
gen vorgesehene Zeit reichte völlig aus.
Falls das nicht der Fall war, bitte zu kurz gekommene Themen hier angeben:
In den von mir geleiteten Diskussionen
waren die Teilnehmer gut auf die
Themen vorbereitet.
Die Dauer des Seminars war
angemessen.
Die Unterrichtsanleitungen waren für
meine Gruppendiskussion nützlich.
Die Teilnehmer verstanden in meinen
Lehrveranstaltungen den behandelten
Lehrstoff.
Seminar zum Grant-manaGement – HanDBuCH FÜr SeminarLeiter 11
Stimme Stimme teil-
Stimme zu teilweise zu weise nicht zu Stimme nicht zu Nicht zutreffend
Die Unterrichtsmethoden waren für die
Mitarbeit förderlich.
Die Folien trugen zum Lernerfolg bei.
Die Handouts trugen zum Lernerfolg
bei.
Organisatorisches
Bewerten Sie anhand der Antwortskala, inwieweit Sie den nachfolgenden Aussagen zustimmen.
Stimme Stimme teil-
Stimme zu teilweise zu weise nicht zu Stimme nicht zu Nicht zutreffend
Die Räume für die Gruppendiskussio-
nen waren angemessen groß.
Die Schulung fand zu einem günstigen
Termin statt.
Der Veranstaltungsort lag günstig.
Welche Themen hätten Ihrer Meinung nach im Seminar behandelt werden sollen?
Wie könnte die Qualität des Seminars zum Grant-Management noch verbessert werden?
Weitere Kommentare:
Vielen Dank.
12 Seminar zum Grant-manaGement – HanDBuCH FÜr SeminarLeiter
Eröffnungsplenum
Das Eröffnungsplenum stimmt die Teilnehmer auf das gesamte Seminar ein und
gibt dem Governor elect eine erste Gelegenheit, sich an die Seminarteilnehmer
zu wenden, um diese zu informieren, motivieren und inspirieren. Die
nachfolgende Gliederung und die zugehörigen Folien bilden den Rahmen für
die Eröffnungsrede des Governors elect.
Lernziele
Im Seminar lernen die Teilnehmer die Antwort auf folgende Fragen:
1. Welcher Zusammenhang besteht zwischen ordnungsgemäßen Umgang
mit Mittel und gutem Grant-Management und warum sind diese für die
Projektrealisierung wichtig?
2. Welche Voraussetzungen muss ein Club für die Qualifizierung erfüllen?
3. Was kennzeichnet ein erfolgreiches Projekt?
Materialien
Folien 1-7
Handout 1: Arbeitsblatt Absichtserklärung (Memorandum of Understanding)
Distriktseminar zum Grant-Management
Folie 1
• Willkommen beim Seminar zum Grant-Management von Distrikt XXXX.
• Dieses neue Training vermittelt Pilotdistrikten wichtige Kenntnisse zum
Seminar zum Grant-Management von Distrikt XXXX
ordnungsgemäßen Umgang mit Grants der Rotary Foundation.
eröFFnunGSpLenum 13
Zweck der Veranstaltung
• Wie ist mit TRF-Grants umzugehen?
• Welche Erwartungen stell die Foundation? Folie 2
• Wie werden Clubs auf die Umsetzung der
Absichtserklärung vorbereitet?
• Wie qualifizieren sich Clubs für Grants der
• Kurzer Überblick über das Anliegen des Trainings, bei dem die Teilnehmer
Rotary Foundation?
lernen:
Seminar zum Grant-Management von Distrikt XXXX
− wie mit TRF-Grants umzugehen ist
− welche Erwartungen die Foundation stellt
− wie Clubs auf die Umsetzung der Absichtserklärung vorbereitet werden
− wie sich der Club für die Vergabe von Fördermitteln der Rotary
Foundation qualifiziert
• Wieso gibt der Future Vision Plan den Clubs und Distrikten mehr
Entscheidungsgewalt?
• Welche Mittel gibt das Seminar den Clubs zum Umgang mit der zusätzlichen
Verantwortung in die Hand? (Absichtserklärung für Clubs, Abschnitt 1B)
Grant-Management
• Erfordert angemessene finanzielle Kontrolle.
• Muss besten technischen Normen
entsprechen.
• Wird von humanitären und pädagogischen
Folie 3
Prinzipien geleitet.
• Deckt den Bedarf der Projektbegünstigten.
• Gutes Grant-Management gewährleistet, dass Projekte:
• Erfüllt die Zielstellungen.
• Schützt Spendenmittel vor Missbrauch. − mit der richtigen finanziellen Kontrolle realisiert werden
Seminar zum Grant-Management von Distrikt XXXX
− besten technischen Normen entsprechen
− von humanitären und pädagogischen Prinzipien geleitet werden
− den Bedarf der Projektbegünstigten decken
− die Zielstellungen erfüllen
− die Spendenmittel vor Missbrauch schützen
Erfolgreiche Grant-Projekte
• Deckung eines echten Bedarfs im
Gemeinwesen
• Regelmäßiger Informationsaustausch
zwischen Partnern
Folie 4
• Implementierungsplan mit messbaren
Zielen und Ergebnissen • Was macht ein Projekt erfolgreich?
• Fortführung nach Ablauf der Förderung
• Ordnungsgemäße Verwaltung der Gelder − Kommunale Bedarfsanalyse
Seminar zum Grant-Management von Distrikt XXXX
• Das Projekt deckt einen echten Bedarf im Gemeinwesen.
• Ein Projekt, das vom Gemeinwesen angestrebt und initiiert wird,
gewährleistet Nachhaltigkeit, da die Begünstigten stärker an der
Fortsetzung eines solchen Projekts interessiert sind.
• Projekte sollten nicht von internationalen Partnern aufgedrängt
werden.
− Partnerschaften erfordern regelmäßige Kommunikation und gemeinsame
Leitung.
• Rotarier sollten mit kommunalen und anderen fachkompetenten
Organisationen zusammenarbeiten, doch müssen die Projekte von
Rotariern geleitet und verwaltet werden.
• Bei der Zusammenarbeit geht es nicht nur um finanzielle Hilfe,
sondern darum, die Kompetenz des Partners bei der Realisierung des
Projekts oder der Aktion zu nutzen.
14 Seminar zum Grant-manaGement – HanDBuCH FÜr SeminarLeiter
− Aufstellung eines effektiven Plans zur Projektdurchführung mit
realistischen Zielen
− Ordnungsgemäße Verwaltung und Kontrolle der Fördermittel
• Clubs sind für die Verwendung der Fördermittel verantwortlich.
• Mit einem Finanzverwaltungsplan können Clubs vor der Beantragung
von Fördermitteln gewährleisten, dass die erforderlichen Prozesse zur
Verwaltung von Mitteln vorhanden sind.
• Ein Finanzverwaltungsplan erhöht die Transparenz und macht es
wahrscheinlicher, dass potenzieller Missbrauch und Misswirtschaft
hinsichtlich der Fördermittel von den Clubmitgliedern rechtzeitig
aufgedeckt werden.
• Wenn mehrere Rotarier bei der Entscheidungsfindung mitwirken,
besteht eine bessere Kontrolle darüber, wie die Mittel jeder Zuwendung
ausgegeben werden.
Verwaltung der Finanzmittel
Verantwortlicher Umgang mit Geldern und
Kontrolle der Fördermittel:
• Rotarische Projektleitung Folie 5
• Verwendung üblicher Geschäftspraktiken
• Meldung von Unregelmäßigkeiten an TRF • Es ist wichtig, dass Rotarier die Kontrolle über das Projekt übernehmen, um
• Einhaltung der genehmigten Pläne
• Prüfung der Finanzunterlagen die Interessen der Rotary Foundation zu wahren.
• Termingerechte Rechenschaftslegung
Seminar zum Grant-Management von Distrikt XXXX
• Die ordnungsgemäße Verwaltung von Finanzmitteln gehört zu den
Grundwerten von Rotary, wie sie in der Vier-Frage-Probe und der Erklärung
zur geschäftlichen und beruflichen Tätigkeit der Rotarier zum Ausdruck
kommen. Clubs müssen unbedingt übliche Geschäftspraktiken bei der
Mittelverwaltung einsetzen. Dazu gehört auch, dass sie den vom Kuratorium
genehmigten Implementierungsplan einhalten und Unregelmäßigkeiten der
Foundation melden.
• Gute Mittelverwaltung wird auch durch die Einführung eines Systems
gewährleistet, dass alle Clubmitglieder über die Verwendung von Mitteln
informiert. Hohe Transparenz beugt Misswirtschaft vor.
• Ordnungsgemäße Verwaltung von Finanzmitteln bedeutet
verantwortungsbewusste Finanzverwaltung und Kontrolle von
Fördermitteln. Diese bilden das Fundament eines effektiven Grant-
Managements und verbessern die Qualität von Projekten, die den
Begünstigten echte Hilfe bringen.
• Es besteht ein direkter Zusammenhang zwischen Kontrolle, Transparenz und
Rechenschaftspflicht des Clubs beim Umgang mit TRF-Fördermitteln und
dem Vertrauen der Spender, die für unsere Foundation geben.
• Die Prüfung der Finanzunterlagen ist wichtig, um sich der ordnungsgemäßen
Verwendung der Mittel zu vergewissern.
• Vollständige und korrekte Berichte müssen termingerecht abgegeben werden
und die verantwortungsbewusste Verwaltung der Mittel durch den Club an
alle Spender der Rotary Foundation dokumentieren.
eröFFnunGSpLenum 15
Qualifizierungsvoraussetzungen
• Teilnahme am Distriktseminar zum Grant-
Management
• Zustimmung zur Absichtserklärung für
Verweis auf Handout 1
Clubs (MOU)
• Abgabe der unterzeichneten MOU Arbeitsblatt Absichtserklärung (Memorandum of Understanding)
• <<Zusätzliche Auflagen des Distrikts hier
einfügen>>
Folie 6
Seminar zum Grant-Management von Distrikt XXXX
• Clubs haben nur Anspruch auf Global Grants der Rotary Foundation,
wenn sie die entsprechenden Auflagen erfüllen. Auf diese Weise wird
gewährleistet, dass die Clubs die Auflagen von TRF vor der Auszahlung von
Mitteln kennen und die erforderlichen Instrumentarien zur Erfüllung dieser
Auflagen sowie zur erfolgreichen Verwaltung ihrer Projekte erhalten.
• Welche Voraussetzungen müssen für die Qualifizierung erfüllt werden:
− Mindestens ein Clubmitglied muss das Seminar zum Grant-Management
besuchen und die dort erhaltenen Informationen an die anderen
Clubmitglieder weitergeben.
− Der Clubpräsident und sein Nachfolger (elect) müssen sich mit ihrer
Unterschrift mit der Absichtserklärung für Clubs (MOU) einverstanden
erklären, in der die Mindestvoraussetzungen der Foundation für das
Grant-Management erläutert werden.
• Die Absichtserklärung für Clubs ist eine verbindliche Vereinbarung
zwischen dem Club und Distrikt.
• Vor der Unterzeichnung des Dokuments muss der Club den Inhalt des
Dokuments verstanden haben und die erforderlichen Ressourcen zur
Erfüllung der Voraussetzungen haben.
− Zusätzliche Auflagen des Distrikts [in die Folie aufnehmen]
• Bitten Sie die Teilnehmer, sich das Arbeitsblatt Absichtserklärung für
Clubs (MOU) anzusehen. Erklären Sie, dass dieses Dokument Praktiken
zur verantwortungsbewussten Mittelverwaltung enthält, die den richtigen
Umgang mit Global Grants gewährleisten sollen und vorteilhaft für die
Verwaltung aller Mittel unter der Kontrolle ihres Rotary Clubs sind.
• Weisen Sie darauf hin, dass das Arbeitsblatt eine Erläuterung zu jedem
Abschnitt und Fragen enthält, die der Club beim Umsetzen der einzelnen
Teile beantworten sollte, sowie Platz für Notizen lässt.
• Bitten Sie die Teilnehmer, das Arbeitsblatt im gesamten Seminar zu
verwenden und nach Bedarf Fragen zu stellen.
Qualifizierungsvoraussetzungen
• Qualifizierung ist ein Rotary-Jahr gültig.
• Der Club als Ganzes ist für die
Mittelverwendung zuständig.
Folie 7
• Offenlegung möglicher Interessenkonflikte
• Einverständnis mit allen Prüfungen
• Erläutern Sie die Qualifizierungsbedingungen:
− Wenn ein Club die Qualifizierungsvoraussetzungen zufriedenstellend
• Zweckgemäße Verwendung der
Fördergelder
Seminar zum Grant-Management von Distrikt XXXX
erfüllt hat, gilt er ein Jahr lang als qualifiziert (siehe Absichtserklärung für
Clubs, Abschnitt 1A).
− Alle Clubmitglieder begreifen, dass der gesamte Club für die Verwendung
der Fördermittel Verantwortung trägt.
16 Seminar zum Grant-manaGement – HanDBuCH FÜr SeminarLeiter
− Der Club legt jegliche Interessenkonflikte gemäß der im Code of Policies
der Rotary Foundation festgelegten Richtlinie zu Interessenkonflikten
für Teilnehmer an Förderprojekten (Conflict of Interest Policy for Grant
Participants) offen.
− Der Club erklärt sich mit allen Standortbesuchen, Kontrollen und
Prüfungen einverstanden.
− Der Missbrauch von Fördermitteln führt dazu, dass dem Club die
Qualifizierung entzogen wird.
− Die Nichterfüllung der Absichtserklärung kann dazu führen, dass dem
Club die Qualifizierung entzogen wird.
− Clubs, die Global-Grant-Projekte durchführen möchten, müssen
ihre Qualifizierung jedes Jahr erneuern und zu diesem Zweck am
entsprechenden Training teilnehmen. Außerdem muss der Präsident
und Präsident elect des Clubs die Absichtserklärung unterschreiben und
zusätzliche Auflagen des Distrikts erfüllen.
Ablaufplan
• Besprechung der Tagesordnung für das Seminar
eröFFnunGSpLenum 17
NOTIZEN
Einheit 1: Projektkonzeption
(60 minuten)
Lernziele
Im Seminar lernen die Teilnehmer:
1. optimale Vorgehensweise für die Wahl eines Projekts
2. die Aufstellung eines Plans zur Projektimplementierung
3. was für die Entwicklung eines Finanzverwaltungsplans erforderlich ist
Gliederung
Einleitung 5 Minuten
Projektwahl 20 Minuten
Projektplanung 30 Minuten
Zusammenfassung 5 Minuten
Materialien
Arbeitsblätter Folien
2: Zusammenfassung 8: Titel
3: Bedarfsanalyse 9: Lernziele
4: Checkliste Projektplanung 10: Erfolgreiche Grant-Projekte
11: Bedarfsanalyse
12: Partner
13: Projektplanung
14: Aufstellung eines Budgets
15: Lernziele
Für den Seminarleiter
• informationen zur Leitung dieser unterrichtseinheit und möglichen interaktiven Übungen finden Sie in
den „Hinweisen zur Verwendung der unterrichtsanleitungen“ und sind auch beim Schulungsausschuss
des Distrikts erhältlich.
• ergänzen Sie den inhalt dieser unterrichtsanleitung mit informationen über örtliche gesetzliche
Bestimmungen, Distriktauflagen und Beispielen aus dem Distrikt, sofern angemessen.
• nähere informationen finden Sie im Handbuch Grant-Management.
• Dieses Symbol weist darauf hin, dass eine interaktive Übung empfohlen wird.
• Halten Sie außerdem kopien der absichtserklärung des Distrikts und des Clubs, der Bestimmungen
für District Grants und Global Grants der rotary Foundation, Richtlinien für erfolgreiche Projekte in
Gemeinwesen und der Hilfen für kommunale Bestandsaufnahmen bereit.
einHeit 1: projektkonzeption 19
NOTIZEN
Einleitung (5 minuten) BiS
FOLIE 8
Titel
Für den Seminarleiter
• Stellen Sie sich den Teilnehmern vor und
erläutern Sie Ihre Rolle als Diskussionsleiter. Seminar zum Grant-Management von Distrikt XXXX
• Erläutern Sie die Richtlinien und das Format
für die Gruppendiskussionen, damit diese
zu Ergebnissen führen. Dazu gehören u.a.
Grundregeln, die festlegen, wann wer das
Wort ergreift, der Hinweis darauf, dass alle
Kommentare begrüßt und akzeptiert werden und
dass Handys unerwünscht sind.
• Empfehlenswert ist eine Aktivität, bei der sich
die Teilnehmer gegenseitig vorstellen. Auf
diese Weise können Sie feststellen, wie sehr die
Teilnehmer mit der Rotary Foundation vertraut
und involviert sind.
• B e s p r e c h e n S i e die Lernziele dieser
Unterrichtseinheit.
• Verweisen Sie auf die Zusammenfassung der
Einheit (Arbeitsblatt) und empfehlen Sie den
Teilnehmern, sich Notizen zu machen.
FOLIE 9
Lernziele • Optimale Vorgehensweisen für die Wahl
eines Projekts
• Aufstellung eines Plans zur
VERWEIS AUF ARBEITSBLATT 2
Projektimplementierung
• Voraussetzungen für die Entwicklung
Zusammenfassung eines Finanzverwaltungsplans
Seminar zum Grant-Management von Distrikt XXXX
20 Seminar zum Grant-manaGement – HanDBuCH FÜr SeminarLeiter
NOTIZEN
Projektwahl (20 minuten) BiS
FOLIE 10
Erfolgreiche Grant-Projekte • Decken einen echten Bedarf im Gemeinwesen.
• Beruhen auf regelmäßiger Kommunikation mit
den Projektpartnern.
• Haben einen Implementierungsplan mit
KERNPUNKT
messbaren Zielen und Ergebnissen.
• Werden auch nach Ablauf der Förderung
fortgesetzt (Nachhaltigkeit).
• Gewährleisten die ordnungsgemäße
• Im Plenum wurde bereits darauf hingewiesen, Verwendung der Fördermittel.
dass erfolgreiche Förderprojekte: Seminar zum Grant-Management von Distrikt XXXX
– einen echten Bedarf im Gemeinwesen decken
– auf regelmäßiger Kommunikation mit den
Projektpartnern beruhen
– einen Implementierungsplan mit messbaren
Zielen und Ergebnissen haben
– nachhaltig sind, d.h. auch nach Ablauf der
Fördermittel fortgesetzt werden
– die ordnungsgemäße Verwaltung der
Fördermittel gewährleisten
FOLIE 11 • Befragung der Bürger im Gemeinwesen
Bedarfsanalyse
• Einschätzung der Kapazität und
Verfügbarkeit des Clubs und seiner
Partner zur Deckung des Bedarfs
• Wahl eines Projekts, das einen erkannten
Bedarf deckt
KERNPUNKTE
• Erfolgreiche Projekte decken einen echten Bedarf
Seminar zum Grant-Management von Distrikt XXXX
im Gemeinwesen.
• Rotarier müssen gemeinsam mit verschiedenen
kommunalen Gruppen feststellen, wo der Bedarf
liegt.
• Sobald die Bedürfnisse ermittelt wurden,
sollte der Club überlegen, welche sich mit den
Ressourcen und verfügbaren Kapazitäten des
Clubs und seiner potenziellen Partner (andere
Rotary Clubs, Distrikte, die Rotary Foundation,
andere Non-Profit-Organisationen) decken
lassen.
• Das Projekt muss bedarfsgesteuert und vom Club
und seinen Partnern realisierbar sein.
einHeit 1: projektkonzeption 21
NOTIZEN
• Das Gemeinwesen sollte in die Projektwahl
einbezogen und an der Planung und
Implementierung des Projekt beteiligt werden,
um sich seiner Unterstützung zu versichern.
• Nähere Informationen zur Durchführung einer
kommunalen Bedarfsanalyse enthalten die
Publikationen Richtlinien für erfolgreiche
Projekte in Gemeinwesen und Hilfen für
kommunale Bestandsaufnahmen.
Wer hat bereits an einer
kommunalen Bedarfsanalyse
teilgenommen und kann kurz
darüber sprechen?
VERWEIS AUF ARBEITSBLATT 3
Bedarfsanalyse
Für den Seminarleiter
• Für diese Übung sollten 10 Minuten eingeplant
werden.
• Teilen Sie die Seminargruppe in drei kleine
Gruppen auf und lassen Sie jede Gruppe an einer
Option (A, B oder C) des Arbeitsblatts arbeiten.
• Die Teilnehmer lesen die Fallstudie, suchen die
zugeteilte Option und sprechen über die Stärken
und Schwächen dieser Option (dafür haben sie 5
Minuten Zeit).
• In den letzten fünf Minuten trägt jede Gruppe die
Ergebnisse ihrer Diskussion vor.
• Fassen Sie die Übung anhand der nachfolgenden
Kernpunkte zusammen.
22 Seminar zum Grant-manaGement – HanDBuCH FÜr SeminarLeiter
NOTIZEN
• Wenn 20 Minuten für diese Übung zur Verfügung
stehen, teilen Sie die Seminargruppe in 3-4
Gruppen auf und bitten Sie jede Gruppe, die
Fallstudie und alle drei Optionen zu lesen
und über deren Stärken und Schwächen zu
diskutieren. In den letzten fünf Minuten stellt
jede Gruppe die Option vor, die sie für am besten
hält, und erklärt warum.
• Der Antwortschlüssel am Ende der Einheit dient
zur Kontrolle der Antworten.
KERNPUNKTE
• Option B ist am besten, weil sie den Bedarf
der ursprünglichen 25 Begünstigten deckt und
die Nachhaltigkeit durch die Ausbildung und
Befähigung der Bürger und den Ausbau von
Ressourcen im Gemeinwesen sicherstellt. Als
einzige Option hilft sie dem Gemeinwesen, das
Problem langfristig selbst zu lösen.
• Option C ist ebenfalls insofern erfolgreich, als sie
Menschen mit benötigten Bettnetzen versorgt.
Sie ist jedoch nicht nachhaltig und es wird
mehr Geld benötigt, um zusätzliche Bettnetze zu
kaufen bzw. um die Menschen in der Herstellung
der Netze auszubilden.
• Option A ist zwar eine gute Idee, aber
problematisch. Weder das Gemeinwesen noch
die Rotarier am Projektort haben die nötigen
Ressourcen, um eine Produktionsanlage zu
bauen und zu betreiben.
• Selbst gut gemeinte Hilfsmaßnahmen können
wirkungslos und untragbar sein, wenn kein
Interesse daran besteht oder die Bürger
weder ausgebildet noch in der Lage sind, die
Maßnahmen in Zukunft selbst fortzusetzen.
einHeit 1: projektkonzeption 23
NOTIZEN
Welche Erfahrungen haben Sie als
Projektpartner gemacht? Was lief
gut und was hat nicht funktioniert?
FOLIE 12 • Rotarier, die auf einen Bedarf im örtlichen
Partner
Gemeinwesen aufmerksam machen
• Host-Partner mit persönlichem Interesse
am Projekt
• Gute Kommunikation zwischen Host- und
KERNPUNKTE internationalem Partner wichtig
• Mit ihren Partnern tragen Rotary Clubs zur Seminar zum Grant-Management von Distrikt XXXX
Mission der Foundation bei und befähigen
Rotarier, mit Projekten, die sie allein nicht
realisieren könnten, Völkerverständigung, guten
Willen und Frieden in aller Welt zu fördern.
• Partner können andere Clubs, Distrikte, die
Rotary Foundation oder Organisationen sein, die
nicht zu Rotary gehören.
• Global Grants werden nur für Projekte
bereitgestellt, die örtliche und internationale
Partner haben.
• Damit ein internationales Projekt erfolgreich
verläuft, sollten die Partner am Projektort in
allen Phasen des Projekts einbezogen werden,
angefangen bei der Bedarfsanalyse, über die
Planung bis hin zur Projektrealisierung und
Berichterstattung.
• Projekte, die mit District Grants finanziert
werden, können Clubs mit anderen Clubs im
Distrikt oder mit anderen Distrikten und ihren
Clubs durchführen.
• Gute Kommunikation zwischen dem örtlichen
und internationalen Partner sorgt dafür, dass
beide Partner umfassend und voll über alle
Aspekte des Projekts auf dem Laufenden sind
und die Übersicht behalten.
• Während der Pilotphase wird den Clubs
empfohlen, neue Partner zu suchen und sein
rotarisches Netz auszubauen
24 Seminar zum Grant-manaGement – HanDBuCH FÜr SeminarLeiter
NOTIZEN
Wie oft und wie sollten Sie sich mit
dem Partner verständigen?
KERNPUNKTE
• Projektpartner sollten sich monatlich beim
anderen Partner melden und über den aktuellen
Stand berichten.
• Alle Clubmitglieder sollten die E-Mail-Adressen
der am Projekt beteiligten Clubpräsidenten und
Projektausschüsse haben, falls jemand nicht
ansprechbar ist oder es Probleme mit der E-Mail
gibt.
• Falls E-Mail nicht zuverlässig funktioniert, sind
alternative Kommunikationsformen (Fax usw.)
zu nutzen.
einHeit 1: projektkonzeption 25
NOTIZEN
Projektplanung (30 minuten) BiS
FOLIE 13
Projektplanung • Berufung eines Dreierausschusses
• Zuweisung von Rollen
• Setzen von messbaren und nachhaltigen
KERNPUNKTE Zielen
• Aufstellung eines Budgets
• Erstellung eines Implementierungsplans
• Rotarier müssen alle Projekte, die Fördermittel • Konzeption eines Alternativplans
von der Rotary Foundation erhalten, leiten. Seminar zum Grant-Management von Distrikt XXXX
• Für jeden Grant muss ein Ausschuss aus drei
Rotariern eingesetzt werden, die das Projekt
leiten.
• Die Rollen und Verantwortlichkeiten jedes
Ausschussmitglieds sind klar zu definieren.
• Es darf kein Rotarier in diesem Ausschuss
mitarbeiten, bei dem auch nur der Verdacht eines
Interessenkonflikts besteht.
Wen würden Sie in den
Dreierausschuss berufen?
Musterantworten
— Mitglieder des TRF-Clubausschusses
— Clubmitglied mit Erfahrung in Projektleitung/
Grant-Management
— Clubmitglied mit Berufserfahrung im finanziel-
len Bereich
— Clubmitglied mit Erfahrung im Land des
Projektpartners
26 Seminar zum Grant-manaGement – HanDBuCH FÜr SeminarLeiter
NOTIZEN
KERNPUNKTE
• Beginnen Sie die Projektplanung mit der
Formulierung von messbaren, tragfähigen und
erreichbaren Zielen, indem Sie:
– die derzeit verfügbaren Daten im Gemeinwesen
zusammentragen
– messbare Projektziele setzen, die auf diesen
Daten aufbauen
– überlegen, wie das Projekt fortgesetzt oder
aufrechterhalten werden kann, wenn die
Projektmittel aufgebraucht sind
• Nehmen Sie ausführliche Informationen und
einen Zeitrahmen für den Kauf und die Verteilung
von Produkten, für Bauleistungen, Training und
andere Maßnahmen in den Plan auf.
• Stellen Sie ein Budget auf.
• Legen Sie Termine fest.
• Überlegen Sie, welche Haftung Sie für das Projekt
tragen, und schließen Sie einen entsprechenden
Versicherungsschutz für Ihren Club ab.
• Richten Sie ein Verfahren zur Aufbewahrung
von Dokumenten in Verbindung mit den
Fördergeldern (siehe Absichtserklärung für
Clubs, Abschnitt 4) ein.
FOLIE 14
Aufstellung eines Budgets • Realistisch
• Ausschreibungsverfahren
• Vernünftige Preise
• Offenlegung möglicher oder echter
Interessenkonflikte
Seminar zum Grant-Management von Distrikt XXXX
einHeit 1: projektkonzeption 27
NOTIZEN
KERNPUNKTE
• Das Budget muss realistisch und lückenlos sein,
um eine angemessene Finanzierung zu erhalten.
• Bei der Wahl von Lieferanten sollten Rotarier ein
Ausschreibungsverfahren anwenden, um beste
Qualität zu günstigsten Preisen zu bekommen.
• Alle Angebote im Zusammenhang mit der
Zuwendung müssen mit entsprechenden Belegen
dokumentiert werden, um für eine Buchprüfung
oder bei Nachfragen zur Verfügung zu stehen
(siehe Absichtserklärung für Clubs, Abschnitt 4).
• Legen Sie mögliche Interessenkonflikte in
Verbindung mit dem Budget offen (siehe
Absichtserklärung für Clubs, Abschnitt 1C).
VERWEIS AUF ARBEITSBLATT 4
Checkliste Projektplanung
Für den Seminarleiter
• Für diese Übung sollten 15 Minuten eingeplant
werden.
• Die Teilnehmer lesen sich die Checkliste durch
und notieren sich die Punkte, die sie bisher außer
Acht gelassen haben.
• In den letzten 10 Minuten bitten Sie die
Teilnehmer, über diese Punkte zu diskutieren,
und fragen, ob jemand bereits über Erfahrungen
mit der Planung dieses Projektteils verfügt.
28 Seminar zum Grant-manaGement – HanDBuCH FÜr SeminarLeiter
NOTIZEN
Zusammenfassung (5 minuten) BiS
FOLIE 15
Lernziele • Optimale Vorgehensweisen für die Wahl
eines Projekts
• Aufstellung eines Plans zur
VERWEIS AUF ARBEITSBLATT 2 Projektimplementierung
• Voraussetzungen für die Entwicklung
Zusammenfassung eines Finanzverwaltungsplans
Seminar zum Grant-Management von Distrikt XXXX
Für den Seminarleiter
• Gehen Sie noch einmal die Lernziele durch, um
sicherzustellen, dass alle Themen ausreichend
behandelt worden sind. Beantworten Sie
mögliche Fragen.
• Bitten Sie die Teilnehmer, auf dem Arbeitsblatt
„Zusammenfassung“ anzugeben, was sie im
Unterricht dazugelernt haben und wie sich das
auf ihre künftige Arbeit konkret auswirken wird.
Stellen Sie den Teilnehmern frei, ob sie ihre
Gedanken ihrem Sitznachbarn oder der gesamten
Seminargruppe mitteilen.
• Danken Sie den Teilnehmern für ihre Mitarbeit.
einHeit 1: projektkonzeption 29
NOTIZEN
Antwortschlüssel für Arbeitsblatt 3: Bedarfsanalyse
Option A
Ist zwar eine gute Idee, aber problematisch. Weder das Gemeinwesen noch die Rotarier am Projektort
haben die Kapazität, um eine Produktionsanlage zu bauen und zu betreiben. Letztendlich wäre dem
Gemeinwesen mit dem ursprünglichen Projekt – Bereitstellung von Bettnetzen – besser geholfen.
Option B
Ist am besten, weil sie den Bedarf der ursprünglichen Begünstigten deckt und die Nachhaltigkeit durch
Training und Ausbau von Kapazitäten im Gemeinwesen sicherstellt. Als einzige Option hilft sie dem
Gemeinwesen, das Problem langfristig selbst zu lösen.
Option C
Ist ebenfalls insofern erfolgreich, als sie Menschen mit Bettnetzen versorgt. Sie ist jedoch nicht
nachhaltig und es wird mehr Geld benötigt, um zusätzliche Bettnetze zu kaufen bzw. um die Menschen
in der Herstellung der Netze auszubilden.
30 Seminar zum Grant-manaGement – HanDBuCH FÜr SeminarLeiter
NOTIZEN
Einheit 2: Beantragung von Grants
(60 minuten)
Lernziele
Im Seminar lernen die Teilnehmer:
1. einen Projektvorschlag und Antrag auf einen Grant zu stellen, der zum Erfolg führt
2. Praktiken der guten Finanzverwaltung für die Mittelbeschaffung anzuwenden
Gliederung
Einleitung 5 Minuten
Beantragung von Grants 40 Minuten
Finanzierung 10 Minuten
Zusammenfassung 5 Minuten
Materialien
Arbeitsblätter Folien
5: Zusammenfassung 16: Titel
6: Fallstudie Nachhaltigkeit 17: Lernziele
7: Projektvorschlag für die Beantragung 18: Beantragung von District Grants
eines Global Grants 19: Mission der Rotary Foundation
20: Beantragung von Global Grants
21: Fokusbereiche
22: Nachhaltigkeitsprinzipien
23: Finanzierung von Global Grants
24: Finanzierungsrichtlinien
25: Lernziele
Für den Seminarleiter
• informationen zur Leitung dieser unterrichtseinheit und möglichen interaktiven Übungen finden Sie in
den „Hinweisen zur Verwendung der unterrichtsanleitungen“ und sind auch beim Schulungsausschuss
des Distrikts erhältlich.
• ergänzen Sie den inhalt dieser unterrichtsanleitung mit informationen über örtliche gesetzliche
Bestimmungen, Distriktauflagen und Beispielen aus dem Distrikt, sofern angemessen.
• Dieses Symbol weist darauf hin, dass eine interaktive Übung empfohlen wird
• Halten Sie außerdem kopien der absichtserklärung des Distrikts und des Clubs, der Bestimmungen für
District Grants und Global Grants der rotary Foundation und der Richtlinien für erfolgreiche Projekte in
Gemeinwesen bereit.
einHeit 2: BeantraGunG Von GrantS 31
NOTIZEN
Einleitung (5 minuten) BiS
FOLIE 16
Titel
Für den Seminarleiter
• B e s p r e c h e n S i e die Lernziele dieser
Unterrichtseinheit. Seminar zum Grant-Management von Distrikt XXXX
• Verweisen Sie auf die Zusammenfassung der
Einheit (Arbeitsblatt) und empfehlen Sie den
Teilnehmern, sich Notizen zu machen.
FOLIE 17
Lernziele • Verfassen eines Projektsvorschlags und
Antrags auf Fördermittel, die zum Erfolg
führen
VERWEIS AUF ARBEITSBLATT 5 • Praktiken der guten Finanzverwaltung für
die Mittelbeschaffung
Zusammenfassung
Seminar zum Grant-Management von Distrikt XXXX
32 Seminar zum Grant-manaGement – HanDBuCH FÜr SeminarLeiter
NOTIZEN
Beantragung von Grants (40 minuten) BiS
KERNPUNKTE
• Der Future Vision Plan der Rotary Foundation
sieht zwei Arten von Zuwendungen vor: District
Grants und Global Grants.
• District Grants werden von den Clubs beim
Distrikt nach den Richtlinien des Distrikts und
des TRF-Kuratoriums beantragt.
• Global Grants werden von den Clubs direkt bei
der Rotary Foundation nach den Richtlinien des
Kuratoriums beantragt.
FOLIE 18 • Distrikt erhält Globalsumme, die er unter
Beantragung von District Grants den Clubs aufteilt
• Unterstützung der TRF-Mission
• Lokale oder internationale Projekte/
Aktivitäten
KERNPUNKTE
• Die Rotary Foundation zahlt jedem Distrikt eine Seminar zum Grant-Management von Distrikt XXXX
Globalsumme (Block-Grant), die dieser unter den
Clubs aufteilt.
• Die Rotary Foundation hat breite Parameter für
die Art von Aktivitäten festgelegt, die mit diesen
Zuwendungen finanziert werden können:
– Sie stehen im Zusammenhang mit der Mission
von TRF.
– Sie können lokal oder in einem anderen Land
durchgeführt werden.
– Sie können zur Finanzierung von Dienst-
projekten, Stipendien oder Berufsausbil-
dungsteams dienen.
• Distrikte können eigene Richtlinien für
interessierte Clubs entwickeln, die festlegen:
– wie Mittel beantragt werden müssen
– in welcher Höhe Mittel bereitgestellt werden
– welche Aktivitäten unterstützt werden können
einHeit 2: BeantraGunG Von GrantS 33
NOTIZEN
Für den Seminarleiter
• Ergänzen Sie diese Kernpunkte und die Folie mit
distriktspezifischen Auflagen für District Grants.
Rotarier zu befähigen,
FOLIE 19 durch die Verbesserung der
Gesundheitsfürsorge,
Mission der Rotary Foundation
Bereitstellung von Bildung
und Bekämpfung von Armut
einen Beitrag zur Förderung
von Völkerverständigung, gutem Willen und
Frieden in aller Welt zu leisten.
Welche Arten von Projekten tragen Seminar zum Grant-Management von Distrikt XXXX
zur Erfüllung der Mission der Rotary
Foundation bei?
FOLIE 20 • Einreichen des Projektsvorschlags und
Beantragung von Global Grants Antrags in Mitgliederzutritt
• Projekt erfüllt Ziele von Fokusbereichen
• Projekt ist nachhaltig
• Teilnahme von Clubs aus zwei
KERNPUNKTE
Pilotdistrikten
• Mindestbudget: 30.000 USD
• Distrikt bestätigt Qualifizierung des Clubs
• Rotarier und Rotary Clubs können sich bei der Seminar zum Grant-Management von Distrikt XXXX
Foundation um einen Global Grant bewerben.
• Die Anträge können jederzeit im Online-Portal
Mitgliederzutritt (auf rotary.org) eingereicht
werden und bestehen aus zwei Teilen: dem
Projektvorschlag und dem Antrag.
• Damit das Projekt oder die Aktivität Anspruch
auf einen Global Grant hat, muss das Projekt
bzw. die Aktivität:
– mit einem oder mehreren der Ziele der
Fokusbereiche im Zusammenhang stehen
– nachhaltig sein
– die Teilnahme von Rotary Clubs aus zwei
Pilotdistrikten beinhalten
– ein Mindestbudget von 30.000 US-Dollar
haben
• Der Distrikt muss bestätigen, dass der Club
Anspruch auf einen Global Grant hat (d.h.
qualifiziert ist).
34 Seminar zum Grant-manaGement – HanDBuCH FÜr SeminarLeiter
NOTIZEN
FOLIE 21
Fokusbereiche • Frieden und Konfliktprävention/-lösung
• Krankheitsprävention und -behandlung
• Wasser- und sanitäre Grundversorgung
KERNPUNKTE •
•
Gesundheit von Müttern und Kindern
Grundbildung und Alphabetisierung
• Wirtschaftliche und kommunale
• Folgende Fokusbereiche wurden für die Entwicklung
Projektarbeit definiert: Seminar zum Grant-Management von Distrikt XXXX
– Frieden und Konfliktprävention/-lösung
– Krankheitsprävention und -behandlung
– Wasser- und sanitäre Grundversorgung
– Gesundheit von Müttern und Kindern
– Grundbildung und Alphabetisierung
– Wirtschaftliche und kommunale Entwicklung
• Jeder Fokusbereich hat spezielle Zielstellungen,
die zur Weiterentwicklung von Projekten
herangezogen werden sollten, um echte
Bedürfnisse im Gemeinwesen zu decken.
FOLIE 22 •
•
Projekt nach Ablauf der Förderung weiter
wirksam
Wirtschaft, Kultur, Gesellschaft, Ressourcen
Nachhaltigkeitsprinzipien •
•
Optimale Nutzung örtlicher Ressourcen
Natur- und Umweltschutz
• Hilfe für die meisten Begünstigten
• Neue Methoden in Berufszweigen
KERNPUNKTE
• Fachleute für größtmögliche Wirksamkeit
ausbilden
• Hinweise und Kompetenz von Basisgruppen
nutzen Seminar zum Grant-Management von Distrikt XXXX
• Projekte bzw. Aktivitäten sind nachhaltig, wenn
sie auch nach Ablauf der Finanzierung durch die
Rotary Foundation Wirkung zeigen.
• Nachhaltigkeit sollte auf mehreren Ebenen
erzielt werden: auf wirtschaftlicher, kultureller,
gesellschaftlicher Ebene und bei den Ressourcen.
• Örtliche Ressourcen, regionale Informationen
und einheimisches Wissen müssen optimal und
weitestgehend ausgenutzt werden.
• Die natürliche Umwelt muss respektiert und darf
nicht geschädigt oder zerstört werden.
• Es muss versucht werden, so vielen Menschen
wie möglich mit dem Projekt zu helfen.
einHeit 2: BeantraGunG Von GrantS 35
NOTIZEN
• Die Menschen sollten auf den Einsatz neuer und
innovativer Methoden in Berufszweigen, die
mit einem Fokusbereich in Verbindung stehen,
vorbereitet werden.
• Fachkräfte sind darauf vorzubereiten, dass
sie in den Gemeinden und Berufen, in denen
sie arbeiten, eine größtmögliche Wirkung und
Effektivität erzielen.
• Die Hinweise und Kompetenz von Basisgruppen,
wie den Rotary Community Corps, sind für
den fortgesetzten Erfolg von Projekten und
Aktivitäten zu nutzen.
VERWEIS AUF ARBEITSBLATT 6
Fallstudie Nachhaltigkeit
Für den Seminarleiter
• Für diese Übung sollten 10 Minuten eingeplant
werden.
• Besprechen Sie das Arbeitsblatt mit den
Teilnehmern.
• Lassen Sie die Teilnehmer Gruppen aus zwei
bis vier Personen bilden und über die Fallstudie
diskutieren.
• Jede Gruppe bestimmt ein Mitglied, das die
Ergebnisse der Diskussion der gesamten
Seminargruppe vorträgt.
Welche Faktoren machen dieses
Projekt nachhaltig?
36 Seminar zum Grant-manaGement – HanDBuCH FÜr SeminarLeiter
NOTIZEN
KERNPUNKTE
• Wenn eine Frauenkooperative die Materialien
erhält, um Einkommen zu erwirtschaften, und
in den Geschäftspraktiken ausgebildet wird, um
aus der erhöhten Textilherstellung Kapital zu
schlagen, kann sich die Kooperative finanziell
selbst tragen, nachdem die Gelder des Global
Grants aufgebraucht sind.
• Mit berufsausbildenden und Alphabeti-
sierungsmaßnahmen wird gewährleistet, dass
die Frauen der Kooperative besser gerüstet sind,
um auf lange Sicht wirtschaftlich stabil und
finanziell unabhängig zu bleiben.
Wer hat bereits Erfahrung mit der
Beantragung von Grants? Was muss
der Projektvorschlag enthalten?
KERNPUNKTE
• Für einen Global Grant der Rotary Foundation
müssen Clubs und Distrikte einen kurzen
Projektvorschlag einreichen, anhand dessen
festgestellt wird, ob das Projekt bzw. die Aktivität
einem Fokusbereich entspricht. Erst dann kann
ein offizieller Antrag gestellt werden.
• Dieser Prozess wurde eingeführt, um die
Anerkennungsquote bei Zuwendungsanträgen
zu erhöhen.
• Nach Abgabe des offiziellen Antrags kann die
Foundation je nach Komplexität des Projekts
oder der beantragten Zuwendungssumme
weitere Gutachten anfordern.
• Projektvorschläge werden im Online-Portal
Mitgliederzutritt (rotary.org) eingereicht.
VERWEIS AUF ARBEITSBLATT 7
Projektvorschlag
einHeit 2: BeantraGunG Von GrantS 37
NOTIZEN
Für den Seminarleiter
• Für diese Übung sollten 15 Minuten eingeplant
werden.
• Sprechen Sie Arbeitsblatt 7 mit den Teilnehmern
durch.
• Lassen Sie die Te ilnehmer in Paaren darüber
diskutieren, wie der Vorschlag verbessert werden
könnte.
• In den letzten 5 Minuten lassen Sie jede Gruppe
über ein Problem diskutieren, das sie im
Vorschlag erkannt haben, und eine Lösung dafür
vorschlagen.
• Der Antwortschlüssel am Ende der Einheit
dient zur Kontrolle der von den Teilnehmern
gefundenen Probleme und weist auf übersehene
Probleme hin.
38 Seminar zum Grant-manaGement – HanDBuCH FÜr SeminarLeiter
NOTIZEN
Finanzierung (10 minuten) BiS
FOLIE 23
Finanzierung von Global Grants • Geldspenden von Rotariern
• District Designated Fund
• Gelder aus dem Weltfonds
KERNPUNKTE • Geldspenden von Nichtrotariern (werden
nicht von TRF entgegengenommen oder
ergänzt)
• Das Mindestbudget für ein Global-Grant-Projekt
beträgt 30.000 USD. Seminar zum Grant-Management von Distrikt XXXX
• Global Grants werden aus vier Hauptquellen
finanziert:
– Geldspenden der Rotarier (Direktspenden von
Rotariern oder Gelder aus Spendenaktionen;
die zu 50 Prozent von der Foundation ergänzt
werden)
– Gelder aus dem District Designated Fund (die
zu 100 Prozent von der Foundation ergänzt
werden)
– Zuwendung aus dem Weltfonds der Rotary
Foundation (mind. 15.000 USD)
– Geldspenden von Nichtrotariern (Spenden
anderer Organisationen oder von Parteien mit
persönlichem Interesse am Projekt; werden
nicht an die Foundation überwiesen noch von
ihr ergänzt)
FOLIE 24 • Geldspenden müssen von
Rotariern kommen oder gesammelt werden.
Finanzierungsrichtlinien • Gelder dürfen nicht von Projektbegünstigten
im Gegenzug für die Zuwendung
entgegengenommen werden.
• Gelder dürfen nicht aus anderen
Zuwendungen kommen.
• Spenden sollten dem Geber angerechnet
werden.
Seminar zum Grant-Management von Distrikt XXXX
einHeit 2: BeantraGunG Von GrantS 39
NOTIZEN
KERNPUNKTE
• G e l d s p e n d e n f ü r G r a n t s m ü s s e n v o n
Rotariern überwiesen oder bei kommunalen
Spendenaktionen gesammelt werden, es sei
denn, die Gelder sind bereits im Club oder
Distrikt verfügbar.
• Rotarier dürfen keine Gelder von den
Projektbegünstigten im Gegenzug für den Erhalt
der Zuwendung annehmen.
• Beiträge dürfen nicht aus anderen TRF-
Förderprojekten stammen.
• Geldspenden sollten immer dem Geber
angerechnet werden. Rotarier dürfen keine
Gelder von Personen annehmen und dann die
Gabe als eigene Spende geltend machen, es sei
denn, der Spender hat dazu ausdrücklich seine
Genehmigung erteilt.
Wie beschaffen Sie Spendengelder
für Projekte?
Wie können Sie Spender zu
weiteren Spenden bewegen?
Musterantworten
— Spender erhalten Anerkennung und Dank für
ihre Gabe.
— Die gespendeten Gelder werden für den beab-
sichtigten Zweck ausgegeben.
— Es wird ausführlich darüber Rechenschaft abge-
legt, wie die Mittel ausgegeben wurden und wer
davon profitiert hat.
40 Seminar zum Grant-manaGement – HanDBuCH FÜr SeminarLeiter
NOTIZEN
Zusammenfassung (5 minuten) BiS
FOLIE 25
Lernziele • Verfassen eines Projektsvorschlags und
Antrags auf Fördermittel, die zum Erfolg
führen
VERWEIS AUF ARBEITSBLATT 8 • Praktiken der guten Finanzverwaltung für
die Mittelbeschaffung
Zusammenfassung
Seminar zum Grant-Management von Distrikt XXXX
Für den Seminarleiter
• Gehen Sie noch einmal die Lernziele durch, um
sicherzustellen, dass alle Themen ausreichend
behandelt worden sind. Beantworten Sie
mögliche Fragen.
• Bitten Sie die Teilnehmer, auf dem Arbeitsblatt
„Zusammenfassung“ anzugeben, was sie im
Unterricht dazugelernt haben und wie sich das
auf ihre künftige Arbeit konkret auswirken wird.
Stellen Sie den Teilnehmern frei, ob sie ihre
Gedanken ihrem Sitznachbarn oder der gesamten
Seminargruppe mitteilen.
• Danken Sie den Teilnehmern für ihre Mitarbeit.
einHeit 2: BeantraGunG Von GrantS 41
Antwortschlüssel für Arbeitsblatt 7: NOTIZEN
Projektvorschlag
Vorschlag für Global Grants (Proposal)
Lesen Sie vor Beginn die Teilnahmebedingungen /Terms and Conditions) durch.
1. Der „Host“-Partner ist ein
Club
Distrikt
Hauptkontaktinformationen
Nachname Smith Vorname John
E-Mail-Adresse: johnsmith@email.com
Telefon: +00-999-999-9999
Distrikt: 1000 Club: South Pole
2. Der „internationale“ Partner ist ein
Club
Distrikt
Hauptkontaktinformationen
Nachname Jones Vorname Jane
E-Mail-Adresse: janejones@email.com
Telefon: +00-888-888-8888
Distrikt: 1100 Club: North Pole
3. Bitte beschreiben Sie das nutznießende Gemeinwesen, einschl. Standort und relevanter
geografischer und demografischer Informationen.
Jeder Abschnitt des Proposals muss ausgefüllt werden. Falls eine Frage in den
Pflichteingabefeldern des Vorschlags bzw. der Anwendung ausgelassen wird, kann der
Vorschlag nicht über das Mitgliederportal an die Foundation geschickt werden.
Bessere Antwort:
Die Gemeinde South Pole ist abseits der Zivilisation und mehr als x km von der nächsten Siedlung
entfernt und bei entsprechender Wetterlage oft abgeschnitten. Das Einkommen der Bewohner liegt
bei ungefähr 1USD pro Tag. Es besteht kaum eine Gesundheitsversorgung außer einer ambulanten
Versorgung.
42 Seminar zum Grant-manaGement – HanDBuCH FÜr SeminarLeiter
4. Welche lokalen Bedarfslagen wurden ermittelt? NOTIZEN
Nicht ausreichende Gesundheitsversorgung
Es sind mehr Details notwendig, um zu zeigen, dass eine lokale Bedarfsanalyse erstellt
wurde.
Bessere Antwort:
Es gibt viele Bedürfnisse in der Region, z. B. fehlende Bildungsmöglichkeiten für Kinder und
Erwachsene, von denen eine konsequente Gesundheitsversorgung jedoch der dringendste Mangel ist.
Dem soll mit diesem Projekt abgeholfen werden.
Diese Antwort informiert über die Hintergründe, die kommunale Bedarfslage sowie die
Kommunikation der beiden Clubs.
5. Wie wird diesen Bedarfslagen gegenwärtig durch lokale Ressourcen und/oder
Regierungsstellen, NGOs etc. entsprochen?
Keine Hilfsaktionen vor Ort.
Es sind mehr Details notwendig.
Bessere Antwort:
Den meisten der beschriebenen Bedürfnisse in der Region wird keine Abhilfe geschaffen. Die lokale
Verwaltung übernimmt nur einen kleinen Teil der Ambulanzkosten. Das Rotary-Grant-Projekt könnte
demgegenüber adäquate Gerätschaften und Schulung daran bereitstellen. Andere Organisationen sind
nicht in der Region aktiv.
6. Fassen Sie kurz (max. 250 Wörter) die vorgeschlagene Aktivität zusammen, einschließlich dem
Bedarf, dem sie Abhilfe schafft, die vorgesehenen Nutznießer, und die potentiellen Vorteile für
das Gemeinwesen.
Die Ambulanz vor Ort versorgt über 7.500 Patienten pro Jahr. Das medizinische Gerät ist über 25 Jahre
alt. Der RC X würde gerne gebrauchte Gerätschaften ankaufen und der Klinik zur Verfügung stellen.
Ein einmaliger Ankauf bzw. die Bereitstellung von medizinischem Gerät ist keine
nachhaltige Lösung. Zudem haben gebrauchte Geräte eine geringere Lebensdauer und die
Wahrscheinlichkeit von notwendigen Reparaturen oder einem Versagen des Geräts erhöht
sich.
Bessere Antwort:
Die Ambulanz vor Ort versorgt über 7.500 Patienten pro Jahr. Das medizinische Gerät ist über 25
Jahre alt. Die beiden Rotary Clubs würden gerne neue Gerätschaften anschaffen und damit die Klinik
ausstatten, um so die Versorgungskapazitäten zu verbessern und dem Bedarf anzupassen. Daneben
wird ein spezialisiertes Berufstrainingsteam die Ambulanz besuchen, und bei der Installation sowohl
als auch der Schulung zu Betrieb und Instandhaltung mitwirken. Auch wird das Klinikpersonal in
neuen Behandlungstechniken und der Patientenaufklärung fortgebildet.
Neues Gerät ist zuverlässiger und bietet modernere Behandlungsmethoden. Die Entsendung
des Spezialistenteams sorgt dafür, dass das Gerät korrekt in Betrieb genommen wird und
dass das lokale Personal angemessen eingeführt und fortgebildet wird. Zugleich wird so eine
Einbeziehung des lokalen Gemeinwesens gewährleistet, und der Wissenstransfer sorgt für
eine nachhaltige positive Wirkung des Projektes.
einHeit 2: BeantraGunG Von GrantS 43
NOTIZEN
7. Bitte führen Sie alle kooperierenden Organisationen oder Universitäten auf, die in die
vorgeschlagene(n) Aktivität(en) einbezogen sind.
Nicht zutreffend.
8. Beschreiben Sie, wie das nutznießende Gemeinwesen in die Aktivität(en) einbezogen wird.
Geben Sie konkrete Beispiele.
Das Personal wird die neuen Geräte einsetzen und eine medizinische Versorgung gewährleisten.
Die zu Frage 8 bis 12 gegebenen Antworten sind an sich nicht falsch, doch sind die
Informationen vage. Mehr Details wären empfehlenswert und würden Zeugnis ablegen, dass
die Club bereits sorgfältige Recherchen für das Projekt angestellt haben.
Bessere Antwort:
Die am meisten involvierten Gemeindemitglieder werden die Mitarbeiter der Ambulanz sein.
Sie erhalten das Gerät und die meiste Schulung daran. Daneben werden aber auch mit Hilfe des
Klinikpersonals ausgewählte Personen in Gesundheitsfragen fortgebildet, so dass auch sie beratend
tätig werden können und so die Versorgung expandiert wird.
Die erweiterten Antworten zu 8 bis 12 geben den Mitarbeitern der Foundation einen besseren
Eindruck über die Zielsetzungen und die bereits durchgeführte Planung.
9. Hat das nutznießende Gemeinwesen bzw. deren verantwortliche Gemeindevertreter bestätigt,
dass die Aktivität(en) so stattfinden soll(en)?
Ja.
10. Welchem Schwerpunkt oder welchen Schwerpunkten entspricht/entsprechen die
vorgeschlagene(n) Aktivität(en)? Zutreffendes bitte auswählen
Frieden und Konfliktvermeidung
Krankheitsvorsorge und –behandlung
Wasser und Hygiene
Gesundheit von Mutter und Kind
Elementarbildung
Wirtschafts- und Kommunalentwicklung
11. Bitte beschreiben Sie, wie die vorgeschlagene(n) Aktivität(en) den Zielen des Schwerpunktes/
der Schwerpunkte entsprechen.
Das Projekt entspricht dem Schwerpunkt 2. Krankheitsvorsorge und –behandlung. Wir stellen Geräte
bereit, sodass die Menschen im Gemeinwesen besser medizinisch versorgt werden können.
Bessere Antwort:
Das Projekt entspricht dem Schwerpunkt 2. Krankheitsvorsorge und –behandlung. Wir stellen Geräte
bereit, sodass die Menschen im Gemeinwesen besser medizinisch versorgt werden können. Durch die
Fortbildung ausgewählter Personen in Gesundheitsfragen wird die Versorgung expandiert und mehr
Bewusstsein für Gesundheitsfragen und Prophylaxe geschaffen.
44 Seminar zum Grant-manaGement – HanDBuCH FÜr SeminarLeiter
12. Was sind die sofortigen und langfristigen Resultate der Aktivität(en)? NOTIZEN
Bessere Patientenversorgung der Klinik und bessere Gesundheitslage im Gemeinwesen.
Bessere Antwort:
Als kurzfristiges Resultat wird die Klink in der Lage sein, eine wesentlich verbesserte medizinische
Versorgung für die Bevölkerung bereitzustellen. Durch die Kombination von neuem Gerät
und intensiver Schulung durch Spezialisten wird das Klinikpersonal in der Lage sein, neue
Behandlungsformen durchzuführen, die vorher nicht verfügbar waren. Es können mehr Patienten
versorgt werden und Behandlungen vorgenommen werden, die früher oft eine Verlegung oder gar
Evakuierung erfordert hätten.
Langfristig wird das bessere Versorgungsangebot im Verbund mit der Fortbildung von lokalen
Beratern (community trainers) für eine verbesserte Gesundheitslage in dem Gemeinwesen sorgen.
13. Erläutern Sie, wie alle Beteiligten die Nachhaltigkeit der Aktivität(en) gewährleisten.
Das Klinikpersonal wird die Wartung der Gerätschaften übernehmen.
Die Antwort bietet keinerlei Informationen darüber, wie die Sponsoren weiterhin involviert
bleiben. Sie erweckt auch den Eindruck, dass nach dem Projektabschluss keine Bereitschaft
seitens der Sponsoren besteht, die Nachhaltigkeit des Projektes zu gewährleisten.
Bessere Antwort:
Die Rotary Clubs werden den Kontakt mit der Klinik halten und durch regelmäßige Besuche
sicherstellen, dass der Gerätebetrieb und die korrekte Anwendung sichergestellt ist. Die beiden Clubs
werden ebenso in stetem Kontakt bleiben, um Informationen über die Situation auszutauschen.
Freiwillige des RC North Pole werden weiterhin die Klinik so oft wie möglich besuchen,
und dabei neben der Überprüfung der Gerätschaften auch das Personal in neue erfolgreiche
Behandlungsmethoden einführen.
Diese Antwort zeigt, dass die Partnerclubs Pläne zur weiteren Überwachung des Projektes
(monitoring) eingerichtet haben, um den nachhaltigen Erfolg des Projektes auch nach der
Aufwendung der Projektgelder zu gewährleisten.
14. Vorgesehener Starttermin:
1.9.2010
15. Vorgesehener Abschlusstermin:
1.10.2010
16. Vorgeschlagener Etat/Projektrahmen (in USD):
Medizinisches Material: 16.500
Trainingsmaterialien: 1.000
Reisekosten 10.000
Unterbringung 4.000
Reisekosten vor Ort 1.500
einHeit 2: BeantraGunG Von GrantS 45
17. Vorgeschlagene Finanzierung (in USD): NOTIZEN
DDF Betrag 5.000 12.500
Rot. Barbeiträge 5.000 5.000
Zusätzlich Drittfinanzierung
Beantragter TRF-Zuschuss 7.500 15.000
Gesamtbetrag 17.500 32.500
Der Mindestetat für Global Grants ist USD 30.000.
Der in dem Antrag nun genannte Finanzierungsbetrag entspricht den Anforderungen der
Foundation.
46 Seminar zum Grant-manaGement – HanDBuCH FÜr SeminarLeiter
NOTIZEN
Einheit 3: Projektrealisierung
(90 minuten)
Lernziele
Im Seminar lernen die Teilnehmer:
1. wie Projektfortschritte gemessen werden
2. was die optimalen Vorgehensweisen für die Mittelverwaltung und Dokumentation sind
3. warum es wichtig ist, ein Projekt auszuwerten und Lehren daraus zu ziehen
4. welche Berichtspflichten zu erfüllen sind
Gliederung
Einleitung 5 Minuten
Erfolgreiche Projektimplementierung 15 Minuten
Gruppenübung 40 Minuten
Projektbewertung 15 Minuten
Rechenschaftslegung 10 Minuten
Zusammenfassung 5 Minuten
Materialien
Arbeitsblatt
8: Zusammenfassung 29: Gruppenübung
30: Projektbewertung
Folien 31: Berichte für District Grants
26: Titel 32: Berichte für Global Grants: Häufigkeit
27: Lernziele 33: Berichte für Global Grants: Inhalt
28: Erfolgreiche Projektimplementierung 34: Lernziele
Für den Seminarleiter
• informationen zur Leitung dieser unterrichtseinheit und möglichen interaktiven Übungen finden Sie in
den „Hinweisen zur Verwendung der unterrichtsanleitungen“ und sind auch beim Schulungsausschuss
des Distrikts erhältlich.
• ergänzen Sie den inhalt dieser unterrichtsanleitung mit informationen über örtliche gesetzliche
Bestimmungen, Distriktauflagen und Beispielen aus dem Distrikt, sofern angemessen.
• Dieses Symbol weist darauf hin, dass eine interaktive Übung empfohlen wird.
• Halten Sie außerdem kopien der absichtserklärung des Distrikts und des Clubs, der Bestimmungen für
District Grants und Global Grants der rotary Foundation und der Richtlinien für erfolgreiche Projekte in
Gemeinwesen bereit.
einHeit 3: projektreaLiSierunG 47
NOTIZEN
Einleitung (5 minuten) BiS
FOLIE 26
Titel
Für den Seminarleiter
• B e s p r e c h e n S i e die Lernziele dieser
Unterrichtseinheit. Seminar zum Grant-Management von Distrikt XXXX
• Verweisen Sie auf die Zusammenfassung der
Einheit (Arbeitsblatt) und empfehlen Sie den
Teilnehmern, sich Notizen zu machen.
FOLIE 27 • Messen der Projektfortschritte und
Lernziele •
Planeinhaltung
Optimale Vorgehensweisen für
Mittelverwaltung und Dokumentation
• Bedeutung der Projektbewertung und
VERWEIS AUF ARBEITSBLATT 8 •
daraus gezogener Lehren
Anforderungen an die
Zusammenfassung Rechenschaftslegung
Seminar zum Grant-Management von Distrikt XXXX
48 Seminar zum Grant-manaGement – HanDBuCH FÜr SeminarLeiter
NOTIZEN
Erfolgreiche Projektimplementierung (15 minuten) BiS
Welche Erfahrungen haben Sie bei
der Implementierung von Projekten
gemacht? Was lief gut und was hat
nicht funktioniert?
Für den Seminarleiter
• Tragen Sie die Kommentare der Teilnehmer auf
einem Flipchart in die Spalten „Erfolg“ und
„Herausforderung“ ein.
FOLIE 28
Erfolgreiche Projektimplementierung •
•
Kommunikation
Verwaltung der Gelder
• Dokumentation
• Einhaltung des Originalplans
Seminar zum Grant-Management von Distrikt XXXX
einHeit 3: projektreaLiSierunG 49
NOTIZEN
KERNPUNKTE
• Guter Informationsaustausch ist das A und O,
damit die Projektimplementierung erfolgreich
verläuft. Kommunizieren Sie regelmäßig mit:
– den Partnern und dem Gemeinwesen, um diese
über den Fortschritt des Förderprojekts auf
dem Laufenden zu halten
– dem Club und Distrikt, um diese detailliert
über die Verwendung der Fördergelder zu
informieren
– der Rotary Foundation oder dem Distrikt, wie
es in den Bestimmungen zur Berichterstattung
der Zuwendung festgeschrieben ist.
• Der Club muss einen Finanzverwaltungsplan für
die Fördergelder aufstellen, der u.a. Folgendes
vorsieht:
• ein separates Bankkonto, einen Plan zur Übergabe
der Kontenaufsicht, sollte dies notwenig werden,
einen Plan zur Auszahlung der Mittel und andere
gesetzlich vorgeschriebene Regelungen.
• Die ausführliche Dokumentation der Mittelver-
wendung vereinfacht die Rechenschaftslegung
und die Beantwortung von Fragen. Außerdem
erhöht sie die Transparenz des Grant-
Managements.
• Bei Global Grants muss der von der Foundation
genehmigte Plan eingehalten werden. Alle
Änderungen hinsichtlich Rahmen und
Reichweite des Projekts oder des Budgets müssen
erst bei der Foundation beantragt werden.
Wie kann noch gewährleistet
werden, dass das Projekt des Clubs
erfolgreich umgesetzt wird?
Wie kann der Club den von uns
identifizierten Herausforderungen
begegnen?
50 Seminar zum Grant-manaGement – HanDBuCH FÜr SeminarLeiter
NOTIZEN
Gruppenübung (40 minuten) BiS
FOLIE 29
Gruppenübung Themen Diskussionspunkte
• Kommunikationsplan • Welche Vorteile hat ein
• Finanzverwaltungsplan solcher Plan?
• Dokumentationsplan • Welche Schritte sind zu
VERWEIS AUF ARBEITSBLATT 8 seiner Umsetzung
erforderlich?
• Wer ist verantwortlich?
Zusammenfassung • Was werden Sie tun, wenn
etwas schief geht?
Seminar zum Grant-Management von Distrikt XXXX
Für den Seminarleiter
• Für diese Übung sollten 40 Minuten eingeplant
werden.
• Bitten Sie die Teilnehmer, das Arbeitsblatt
„Zusammenfassung“ zur Hand zu nehmen und
sich während der Diskussion Notizen zu machen.
• Teilen Sie die Seminargruppe in drei kleine Grup-
pen auf und teilen Sie jeder Gruppe ein Thema zu:
Kommunikationsplan, Finanzmanagementplan
oder Dokumentationsplan.
• Geben Sie jeder Gruppe Flipchart-Papier und
Folienstifte, die sie zur Präsentation vor der
gesamten Gruppe benötigen.
• Die Teilnehmer lesen den Text auf Folie 29 für
das ihnen zugewiesene Thema und haben dann
25 Minuten Zeit, um in der Gruppe über die
Vorteile und Schritte zur Umsetzung des Plans
zu sprechen.
• Die Teilnehmer sollten überlegen, wem sie
Aufgaben übertragen würden, wie sie auf
unerwartete Herausforderungen reagieren
würden und wie viele Rotarier beteiligt werden
sollten.
• In den letzten 15 Minuten hat jede Gruppe
5 Minuten Zeit, um ihre Antworten auf die
nachfolgenden Fragen der gesamten Seminar-
gruppe zu präsentieren.
einHeit 3: projektreaLiSierunG 51
NOTIZEN
Welche Vorteile hat ein
Kommunikationsplan? Wie werden
Sie den Plan umsetzen und wer trägt
die Verantwortung? Was werden
Sie tun, wenn etwas schief geht?
Welche Vorteile hat ein
Finanzmanagementplan? Wie
werden Sie den Plan umsetzen und
wer trägt die Verantwortung? Was
werden Sie tun, wenn etwas schief
geht?
Welche Vorteile hat ein
Dokumentationsplan? Wie werden
Sie den Plan umsetzen und wer trägt
die Verantwortung? Was werden
Sie tun, wenn etwas schief geht?
52 Seminar zum Grant-manaGement – HanDBuCH FÜr SeminarLeiter
NOTIZEN
Auswertung (15 minuten) BiS
FOLIE 30
Projektbewertung • Kontinuierlicher Prozess während und
nach dem Projekt
• Vergleicht das Erreichte mit den gesetzten
KERNPUNKTE
Zielen
• Erleichtert Rechenschaftslegung
• Verbessert Qualität künftiger Projekte,
öffentlichkeitswirksames Potenzial
• Das Projekt wird während seiner Realisierung
und nach Fertigstellung evaluiert. Seminar zum Grant-Management von Distrikt XXXX
• Beurteilen Sie den Erfolg des Projekts anhand
der in der Planungsphase gesetzten Ziele.
• Welche Informationen und Methoden Sie zur
Projektauswertung heranziehen werden, sollte
schon während der Planungsphase festgelegt
werden.
• Die Beurteilung des Projekts erleichtert auch die
vorgeschriebene Rechenschaftslegung.
• Verwenden Sie die gezogenen Lehren, um beim
nächsten Projekt Erfolge zu wiederholen und
Problemen rechtzeitig zu begegnen.
• Machen Sie sowohl im Club als auch außerhalb
auf den Projekterfolg aufmerksam. Auf diese
Weise wecken Sie bei anderen das Interesse
an der Teilnahme an TRF-Projekten. Dieses
Vorgehen ist auch ideal, um den Spendern zu
zeigen, was mit ihren Spendengeldern erreicht
wurde.
• Bewertungsmethoden werden in der Publikation
Richtlinien für erfolgreiche Projekte in
Gemeinwesen eingehend beschrieben.
Mit welchen Methoden kann der
Club den Erfolg eines Projekts
beurteilen?
einHeit 3: projektreaLiSierunG 53
NOTIZEN
Musterantworten
— Befragung der Projektbegünstigten und Projekt-
teilnehmer vor und nach dem Projekt
— Analyse von Informationen aus dem Gemein-
wesen
— Vergleich der Ziele des Förderprojekts mit den
Ergebnissen
Wer hat bereits ein Förderprojekt
beurteilt? Was haben Sie dabei
gelernt?
Wie haben Sie die bei der
Projektauswertung gewonnenen
Informationen verwendet?
Wie haben Sie die Rotarier im Club
und Distrikt sowie die Bürger des
Gemeinwesens auf den Erfolg Ihres
Projekts aufmerksam gemacht?
54 Seminar zum Grant-manaGement – HanDBuCH FÜr SeminarLeiter
NOTIZEN
Rechenschaftslegung (10 minuten) BiS
Warum ist es so wichtig, über die
Verwendung von Fördermitteln
Rechenschaft abzulegen?
KERNPUNKTE
• Die Rechenschaftslegung ist (laut Richtlinien
des Kuratoriums) Pflicht und ein wesentlicher
Bestandteil eines ordnungsgemäßen Finanz- und
Grant-Managements.
• Durch die Berichterstattung wird nachgewiesen,
dass die Fördermittel ordnungsgemäß verwaltet
und im Einklang mit den Richtlinien der Rotary
Foundation ausgegeben wurden.
• Wenn Spender wissen, dass über ihre Gelder
Rechenschaft abgelegt wird, sind sie eher bereit,
auch in Zukunft zu geben.
• Wer bereits ein Projekt evaluiert und alle
Dokumente und Unterlagen gemäß der
Absichtserklärung gepflegt hat, dem dürfte die
Anfertigung der von TRF vorgeschriebenen
Berichte nicht schwer fallen.
FOLIE 31 • <<BERICHTSANFORDERUNGEN DES
Berichte für District Grants DISTRIKTS HIER EINFÜGEN>>
Seminar zum Grant-Management von Distrikt XXXX
einHeit 3: projektreaLiSierunG 55
NOTIZEN
Für den Seminarleiter
• Ergänzen Sie an dieser Stelle und auf Folie 31
die vom Distrikt vorgeschriebenen Berichte.
• Dabei sollte festgelegt werden:
– Wann Berichte abzugeben sind (abhängig
davon, wann die Fördergelder erhalten
wurden) und wie oft
– Wie Berichte einzureichen sind (an wen und
in welcher Form)
– Welche Informationen Berichte enthalten
sollten (einschl. Anlagen wie Finanz-
dokumente)
KERNPUNKTE
• Vom Distrikt vorgeschriebene Berichte für
District Grants hier einfügen.
FOLIE 32
Berichte für Global Grants: Häufigkeit
• Zwischenberichte:
spätestens 12 Monate nach der ersten
Rate
• Zwischenberichte:
alle 12 Monate bis Ende der Laufzeit
KERNPUNKTE • Abschlussberichte: spätestens 2 Monate
nach Abschluss des Projekts
• Zwischenberichte müssen innerhalb von 12 Seminar zum Grant-Management von Distrikt XXXX
Monaten nach Erhalt der ersten Ratenzahlung
und danach alle 12 Monate im Online-Portal
Mitgliederzutritt (auf rotary.org) eingereicht
werden.
• Der Abschlussbericht ist spätestens zwei Monate
nach Abschluss des Projekts fällig und ist
ebenfalls über Mitgliederzutritt einzureichen.
• Mit nicht verwendeten Fördermittel können
zusätzliche, berechtigte und genehmigte
Ausgaben bestritten werden. Alle nicht
verwendeten Mittel, die an die Rotary Foundation
zurückgezahlt wurden, werden dem Weltfonds
gutgeschrieben.
56 Seminar zum Grant-manaGement – HanDBuCH FÜr SeminarLeiter
NOTIZEN
Welche Informationen sollten
Berichte für Global Grants
enthalten?
FOLIE 33 • Beteiligung beider Partner
Berichte für Global Grants: Inhalt
• Art der Aktivität: Hilfsprojekt, Stipendium,
Berufsausbildungsreise
• Beurteilung der Projektziele und Erfüllung
der Ziele der Fokusbereiche
• Ausgabe der Mittel
KERNPUNKT • Zahl der Begünstigten und Art der Hilfe
• Zuwendungsberichte müssen folgende Informa- Seminar zum Grant-Management von Distrikt XXXX
tionen enthalten:
– Wie sich beide Partner an der Zuwendung
beteiligt haben
– Welche Art von Projekt/Aktivität durchge-
führt wurde (Hilfsprojekt, Stipendium,
Berufsausbildungsteam usw.)
– Beurteilung der Projektziele und wie mit den
Mitteln die Ziele der Fokusbereiche erfüllt
wurden
– Wie die Mittel ausgegeben wurden
– Zahl der Begünstigten und wie ihnen mit dem
Projekt/der Aktivität geholfen wurden
einHeit 3: projektreaLiSierunG 57
NOTIZEN
Zusammenfassung (5 minuten) BiS
FOLIE 34
Lernziele • Messen der Projektfortschritte und
Planeinhaltung
• Optimale Vorgehensweisen für
VERWEIS AUF ARBEITSBLATT 8
Mittelverwaltung und Dokumentation
• Bedeutung der Projektbewertung und
daraus gezogener Lehren
Zusammenfassung • Anforderungen an die
Rechenschaftslegung
Seminar zum Grant-Management von Distrikt XXXX
Für den Seminarleiter
• Gehen Sie noch einmal die Lernziele durch, um
sicherzustellen, dass alle Themen ausreichend
behandelt worden sind. Beantworten Sie
mögliche Fragen.
• Bitten Sie die Teilnehmer, auf dem Arbeitsblatt
„Zusammenfassung“ anzugeben, was sie im
Unterricht dazugelernt haben und wie sich das
auf ihre künftige Arbeit konkret auswirken wird.
Stellen Sie den Teilnehmern frei, ob sie ihre
Gedanken ihrem Sitznachbarn oder der gesamten
Seminargruppe mitteilen.
• Danken Sie den Teilnehmern für ihre Mitarbeit.
58 Seminar zum Grant-manaGement – HanDBuCH FÜr SeminarLeiter
NOTIZEN
Einheit 4: Qualifizierung
(30 minuten)
Lernziele
Im Seminar lernen die Teilnehmer:
1. welche Voraussetzungen für die Qualifizierung erfüllt werden müssen
2. wie der Club seine Qualifizierung erhalten und behalten kann
Gliederung
Einleitung 5 Minuten
Qualifizierung 20 Minuten
Zusammenfassung 5 Minuten
Materialien
Arbeitsblätter Folien
9: Zusammenfassung 35: Titel
10: Checkliste Clubqualifizierung 36: Lernziele
37: Qualifizierungsvoraussetzungen
38: Beibehaltung der Qualifizierung
39: Checkliste Clubqualifizierung
40: Lernziele
Für den Seminarleiter
• informationen zur Leitung dieser unterrichtseinheit und möglichen interaktiven Übungen finden Sie in
den „Hinweisen zur Verwendung der unterrichtsanleitungen“ und sind auch beim Schulungsausschuss
des Distrikts erhältlich.
• ergänzen Sie den inhalt dieser unterrichtsanleitung mit informationen über örtliche gesetzliche
Bestimmungen, Distriktauflagen und Beispielen aus dem Distrikt, sofern angemessen.
• Dieses Symbol weist darauf hin, dass eine interaktive Übung empfohlen wird.
• Halten Sie außerdem kopien der absichtserklärung des Distrikts und des Clubs und der Bestimmungen
für District Grants und Global Grants der rotary Foundation bereit.
einHeit 4: QuaLiFizierunG 59
NOTIZEN
Einleitung (5 minuten) BiS
FOLIE 35
Titel
Für den Seminarleiter
• Besprechen Sie die Lernziele dieser Unterrichts-
einheit. Seminar zum Grant-Management von Distrikt XXXX
• Verweisen Sie auf die Zusammenfassung der
Einheit (Arbeitsblatt) und empfehlen Sie den
Teilnehmern, sich Notizen zu machen.
FOLIE 36 • Voraussetzungen für die Qualifizierung
Lernziele • Leitung des Qualifizierungsprozesses
VERWEIS AUF ARBEITSBLATT 9
Zusammenfassung Seminar zum Grant-Management von Distrikt XXXX
60 Seminar zum Grant-manaGement – HanDBuCH FÜr SeminarLeiter
NOTIZEN
Qualifizierung (20 minuten) BiS
KERNPUNKTE
• Mit der Qualifizierung wird gewährleistet, dass
der Club die Kontrollen für eine ordnungsgemäße,
effektive und kontinuierliche Verwaltung der von
der Rotary Foundation erhaltenen Fördermittel
eingerichtet hat.
• Eine gute, effektive und kontinuierliche
Finanzwirtschaft schafft wiederum die
Voraussetzungen für ein gutes Grant-Management.
Verantwortungsbewusste Finanzwirtschaft und
gutes Grant-Management gehen Hand in Hand.
• Auf diese Weise wird gewährleistet, dass die
Clubs die Auflagen von TRF vor der Auszahlung
von Mitteln kennen und die erforderlichen
Instrumentarien zur Erfüllung dieser Auflagen
sowie zur erfolgreichen Verwaltung ihrer Projekte
erhalten.
• Teilnahme am Distriktseminar zum Grant-
FOLIE 37 Management
Qualifizierungsvoraussetzungen
• Zustimmung zur Absichtserklärung (MOU)
• Abgabe der unterzeichneten MOU
• <<Zusätzliche Auflagen des Distrikts hier
einfügen>>
KERNPUNKTE Seminar zum Grant-Management von Distrikt XXXX
• Mit der Teilnahme an diesem Seminar haben
Sie den ersten Schritt für die Qualifizierung
getan. Der zweite Schritt besteht darin, dass
der Clubpräsident und sein Nachfolger
die Absichtserklärung (MOU) des Clubs
unterschreiben und abgeben sowie mögliche
weitere Auflagen des Distrikts erfüllen.
• Ein qualifizierter Club behält diesen Status ein
Rotary-Jahr lang bei.
• Die Qualifizierung muss jedes Jahr neu beantragt
werden, weil jedes Jahr neue Amtsträger gewählt
werden.
einHeit 4: QuaLiFizierunG 61
NOTIZEN
FOLIE 38
Beibehaltung der Qualifizierung • Einhaltung der Bedingungen der MOU
• Praktiken der zweckgemäßen
Mittelverwaltung zur Verhinderung von
Missbrauch
KERNPUNKT • Berufung eines Mitglieds/Ausschusses zur
Leitung der Qualifizierung
• Damit Club den Qualifizierungsstatus behalten,
müssen sie: Seminar zum Grant-Management von Distrikt XXXX
– die Bedingungen der Absichtserklärung, der
Bestimmungen für Grants und die im Code
of Policies festgeschriebenen Richtlinien von
Rotary und der Rotary Foundation einhalten.
– dafür sorgen, dass Maßnahmen und
Praktiken einer guten Finanz- und
Fördermittelverwaltung bei allen
Zuwendungen der Rotary Foundation
umgesetzt werden, um einen Missbrauch der
Mittel zu verhindern.
– ein oder mehrere Mitglieder mit der Leitung
des Antragsprozesses für die Qualifizierung
beauftragen. Es wird empfohlen, die Rotarier
gestaffelt in diesen Ausschuss zu berufen, um
die Transparenz, Kontrolle und Kontinuität
zu wahren.
VERWEIS AUF ARBEITSBLATT 10
Checkliste Clubqualifizierung
FOLIE 39 Welche MOU-Bestimmungen hat der Club
Checkliste Clubqualifizierung bereits erfüllt?
Welche Auflagen muss der Club noch
erfüllen?
Wer im Club könnte bei der Umsetzung der
MOU-Bestimmungen helfen?
Seminar zum Grant-Management von Distrikt XXXX
62 Seminar zum Grant-manaGement – HanDBuCH FÜr SeminarLeiter
NOTIZEN
Für den Seminarleiter
• Für diese Übung sollten 15 Minuten eingeplant
werden.
• Bitten Sie die Teilnehmer, Arbeitsblatt 10 zur
Hand zu nehmen.
• Lassen Sie die Teilnehmer 10 Minuten lang die
nachfolgenden Fragen in Paaren diskutieren.
• In den letzten 5 Minuten lassen Sie die
Teilnehmer ihre Antworten vortragen. Notieren
Sie die Antworten auf dem Flipchart.
Welche Auflagen der
Absichtserklärung hat Ihr Club
bereits erfüllt?
Welche Auflagen muss Ihr Club
noch erfüllen?
Wen werden Sie im Club um
Mithilfe bei der Umsetzung der
Absichtserklärung bitten?
einHeit 4: QuaLiFizierunG 63
NOTIZEN
Zusammenfassung (5 minuten) BiS
FOLIE 40
Lernziele • Voraussetzungen für die Qualifizierung
• Leitung des Qualifizierungsprozesses
VERWEIS AUF ARBEITSBLATT 9
Zusammenfassung
Seminar zum Grant-Management von Distrikt XXXX
Für den Seminarleiter
• Gehen Sie noch einmal die Lernziele durch, um
sicherzustellen, dass alle Themen ausreichend
behandelt worden sind. Beantworten Sie
mögliche Fragen.
• Bitten Sie die Teilnehmer, auf dem Arbeitsblatt
„Zusammenfassung“ anzugeben, was sie im
Unterricht dazugelernt haben und wie sich das
auf ihre künftige Arbeit konkret auswirken wird.
Stellen Sie den Teilnehmern frei, ob sie ihre
Gedanken ihrem Sitznachbarn oder der gesamten
Seminargruppe mitteilen.
• Danken Sie den Teilnehmern für ihre Mitarbeit.
64 Seminar zum Grant-manaGement – HanDBuCH FÜr SeminarLeiter
Abschlussplenum
Das Abschlussplenum wird vom Governor elect geleitet und bildet den
Schlusspunkt der Lehrveranstaltungen und Diskussionen. Es gibt dem
Governor elect noch einmal die Gelegenheit, auf die wichtigsten Aspekte
und Fragen für das kommende Rotary-Jahr hinzuweisen. Die nachfolgende
Gliederung und die zugehörige Folien bilden den Rahmen für die
Abschlussrede des Governors elect.
MATERIALIEN
Handout
Evaluierung (siehe Musterbogen auf den Seiten 8-10)
Folie 41
Vielen Dank fürs Mitmachen!
Zusammenfassung des Erreichten und weiteres Vorgehen
• Fassen Sie zusammen, was die Teilnehmer auf dem Seminar gelernt haben
Seminar zum Grant-Management von Distrikt XXXX
und wie ihnen dieses Wissen im nächsten Jahr helfen wird.
• Der nächste Schritt besteht darin, dass die Teilnehmer die im Seminar
gelernten Informationen an alle Clubmitglieder herantragen, mit der
Umsetzung der Auflagen der Absichtserklärung beginnen und ihren
Clubpräsidenten und seinen Nachfolger um die Abgabe der von ihnen
unterschriebenen Absichtserklärung für Clubs beim TRF-Ausschuss des
Distrikts bitten.
Anerkennung der Teilnehmer
Danken Sie den Teilnehmer für ihre Teilnahme und Mitarbeit.
Auswertung
Bitten Sie die Teilnehmer nachdrücklich darum, den Bewertungsbogen
auszufüllen, damit die Qualität künftiger Veranstaltungen verbessert werden
kann und sie Unterstützung vom Distrikt erhalten.
aBSCHLuSSpLenum 65
Arbeitsblatt 1: Absichtserklärung für Clubs (MOU)
Dieses Arbeitsblatt führt die Bedingungen der Absichtserklärung für Clubs (MOU) auf, erläutert diese und
stellt Fragen, die der Club zur Erfüllung der Bedingungen umsetzen muss. Das Arbeitsblatt dient auch als
Anhaltspunkt für die Erstellung eines Implementierungsplans. Die leeren Abschnitte sind für Notizen der
Teilnehmer am Distriktseminar zum Grant-Management vorgesehen.
Clubs, die an der Pilotphase des Future Vision Plans teilnehmen, erhalten vom Distrikt die offizielle
Absichtserklärung für Clubs der Rotary Foundation. Dabei handelt es sich um eine Vereinbarung zwischen
dem Club und seinem Distrikt, die erklärt, welche Auflagen der Club erfüllen muss, damit sichergestellt
wird, dass die Fördermittel der Foundation ordnungsgemäß verwaltet, ausgegeben und dokumentiert
werden. Mit seiner Genehmigung der offiziellen Absichtserklärung für Clubs erklärt sich der Club damit
einverstanden, dass er alle Auflagen der Foundation erfüllen wird.
Anforderungen Erläuterung
1. Qualifizierungsvoraussetzungen Wenn einem Club ein Global Grant der Rotary
A. Nach Erfüllung der Grundvoraussetzungen Foundation zugesprochen wird, sind alle
einer Qualifizierung gilt ein Club für ein Jahr Mitglieder des Clubs (und nicht nur ein Rotarier
als qualifiziert. oder eine Rotarierin) für die Fördergelder
B. Durch Zustimmung zu dieser Übereinkunft und das Projektergebnis verantwortlich. Den
und den Erhalt von Rotary Foundation Clubmitgliedern muss klar sein, dass jeder
Grant-Geldern, verpflichtet sich der Club Einzelne im Club für die Ergebnisse eines mit
als Gesamteinheit, die Verantwortung für TRF-Mitteln geförderten Projekts Verantwortung
die Verwendung von Grant-Geldern zu trägt.
übernehmen, ungeachtet dessen, welche
Einzelperson(en) oder welche Gruppe die Wie werden Sie den Mitgliedern verständlich
Gelder im Einzelnen kontrollieren. machen, dass sie alle für Global-Grant-Gelder
C. Der Club ist zur Angabe jeglicher verantwortlich sind?
Interessenkonflikte und zur Einhaltung der
Richtlinien zu Interessenkonflikten für Grant-
Teilnehmer (Conflict of Interest Policy for
Grant Participants), wie unter Punkt 7.030 der
Richtlinien der Rotary Foundation aufgeführt,
verpflichtet.
D. Der Club muss sich mit allen Distrikt- und
TRF-Prüfungen einverstanden erklären. Wer wird im Club dafür sorgen, dass bei der
Planung eines Projekts keine Interessenkonflikte
auftreten?
Anmerkungen
arBeitSBLatt 67
Anforderungen Erläuterung
2. Verantwortlichkeiten der Clubführung bei der Obwohl alle Clubmitglieder Verantwortung für
Qualifizierung Fördergelder der Foundation tragen, müssen
A. Ein Clubmitglied muss mit der Leitung aller die Clubführungskräfte sicherstellen, dass die
Qualifizierungsschritte beauftragt werden Bedingungen der Absichtserklärung erfüllt
und gewährleisten, dass die erforderlichen werden. Ein Clubmitglied oder ein Ausschuss
Finanz- und Grant-Managementmaßnahmen aus mehreren Mitgliedern muss darüber Aufsicht
und -praktiken für alle TRF-Zuwendungen führen, dass die in der Absichtserklärung
implementiert werden. festgeschriebenen Maßnahmen und Praktiken
B. Der Club muss einen Nachfolgeplan für die eines sachgemäßen Finanz- und Grant-
Übertragung aller Zuwendungsunterlagen Managements eingesetzt werden.
einrichten, um die Aufbewahrung der
Informationen und Dokumente zu Wer wird im Club mit der Verwaltung der
gewährleisten. Fördergelder beauftragt werden?
C. Der Clubpräsident elect oder ein ernanntes
Clubmitglied nimmt an Schulungsmaßnahmen
des Distrikts für Grant-Management und
Qualifizierung teil.
Wie kann der Club dafür sorgen, dass ein
anderer Rotarier diese Aufgabe sofort
übernimmt, falls dieses Mitglied den Club
verlässt?
Anmerkungen
68 Seminar zum Grant-manaGement – HanDBuCH FÜr SeminarLeiter
Anforderungen Erläuterung
3. Finanzverwaltung Zur Gewährleistung von Transparenz
A. Der Club muss ein Bankkonto einrichten, und Aufsicht über die ordnungsgemäße
das im Einklang mit örtlich geltenden Mittelverwaltung muss der Club einen
Bestimmungen ausschließlich für die Gelder Finanzverwaltungsplan einrichten. Dieser Plan
aus Global Grants verwendet wird. hilft dem Club auch bei der Erfüllung seiner
1. Das Konto sollte einen niedrigen oder gar Berichtspflichten.
keinen Zinssatz bieten. Zinsen müssen
genau dokumentiert und für zulässige, im Wer wird im Club die Verantwortung für das
Voraus genehmigte Förderprojekte genutzt Bankkonto für Fördergelder der Foundation
werden oder an TRF bzw. den Distrikt übernehmen? Wie wird dem Clubvorstand über
weitergeleitet werden. den Stand dieses Kontos Rechenschaft abgelegt
2. Fördergelder dürfen nicht auf werden? Und dem gesamten Club?
Festgeldkonten angelegt werden. Dazu
zählen u.a.: Anlagefonds, festverzinsliche
Wertpapiere, Anleihepapiere und Aktien.
3. Für das Ausstellen von Schecks und
Kontoabhebungen sind jeweils immer die
Unterschriften zweier Rotarier nötig.
B. Der Club ist zur Erstellung eines
Finanzverwaltungsplans verpflichtet, der Wer übernimmt die Aufsicht über den
folgende Maßnahmen regelt: Finanzverwaltungsplan? Wie wird dieser
1. Die Pflege gewisser Darstellungen, u.a. Prozess regelmäßig überwacht werden?
einer detaillierten Berichterstattung zu
Quittungen und Auslagen, die Verwaltung
von Belegen zu Ausgaben ab 75 USD (oder
ab jener Summe an Ausgaben, die vom
Gesetz vorgeschrieben wird).
2. Methoden zur Verteilung von
Fördergeldern direkt an Rotarier, Welche Rolle übernimmt der Clubschatzmeister
Lieferanten und Projektbegünstigten, wie dabei?
im Zuwendungsantrag genehmigt. Alle
Fördergelder, die nicht sofort ausgezahlt
werden, müssen auf einem eigens dafür
eingerichteten Projektkonto verbleiben.
Ausgenommen von dieser Regelung sind
Direktzahlungen im Zusammenhang mit
Projektaktivitäten oder Rückzahlungen an
den Distrikt oder TRF.
3. Die Pflege getrennter Einkommens- und Anmerkungen
Ausgabenberichte, in denen eventuelle
Zinszuwächse und Regresserlöse aufgeführt
sind.
4. Die Pflege eines Hauptbuchs, in dem die
Gelder nach Projekten getrennt aufgeführt
sind.
5. Die Einrichtung eines Bestandssystems,
durch das Ausrüstungen und andere
Bestände, die mit Fördergeldern gekauft
wurden, erfasst werden, und das
Berichte über Posten, die im Zuge von
Projektaktivitäten gekauft, hergestellt oder
verteilt wurden, enthält.
6. Die Durchführung monatlicher
Kontenabstimmungen.
7. Die Einrichtung eines Planes zur
Übergabe der Kontenaufsicht bei
Führungskräftewechsel.
8. Gewährleistung, dass alle mit
Fördergeldern finanzierten Aktivitäten,
einschl. der Umwandlung von Mitteln, mit
geltendem Recht in Einklang stehen.
arBeitSBLatt 69
Anforderungen Erläuterung
4. Aufbewahrung von Dokumenten Einer der häufigsten Gründe für überfällige
A. Der Club muss ein System zur Berichte sind fehlende Unterlagen
Dokumentaufbewahrung einrichten oder Informationen über das Projekt
bzw. ein Clubarchiv anlegen, in dem bzw. die Aktivität, was oft an einem
Originaldokumente mindestens fünf Jahre Leitungswechsel oder dem Austritt des
oder länger, falls vom Gesetz vorgeschrieben, Projektansprechpartners aus dem Club liegt.
aufbewahrt werden. Dies schließt unter Ein Dokumentaufbewahrungssystem organisiert
anderem folgende Dokumente ein: die für die Berichterstattung erforderlichen
1. Alle Dokumente, die im Zusammenhang Informationen an zentraler Stelle.
mit der Qualifizierung stehen
2. Alle Unterlagen und Dokumente zu Wer wird im Club die Unterlagen in Verbindung
Richtlinien und Verfahren, die durch die mit der Qualifizierung und dem Förderprojekt
Absichtserklärung für Clubs vorgeschrieben aufbewahren? Wird der Club das bestehende
werden Archivierungssystem fortführen oder ein neues
3. Unterlagen, die im Zusammenhang System einrichten?
mit TRF-Zuwendungen stehen, u.a.
Originaldokumente zu allen Grants,
Kopien von Vorschlägen und Anträgen,
Kopien von Zuwendungsvereinbarungen,
Kopien von Berichten, die an TRF und
den Distrikt gesandt wurden, Quittungen
und Rechnungen zu allen Käufen, die
mit Fördergeldern getätigt wurden, Wer wird darüber Aufsicht führen?
handschriftliche und elektronisch verfasste
Korrespondenz
B. Alle Dokumente müssen an einem bekannten
Ort aufbewahrt werden, der für Clubmitglieder
zugänglich ist und auf Anfrage oder im Falle
einer Prüfung an TRF oder den Distrikt
übergeben werden. Welche Rolle wird der Clubsekretär bei diesem
Prozess spielen?
Wie lange müssen Dokumente nach geltendem
Recht aufbewahrt werden?
Anmerkungen
70 Seminar zum Grant-manaGement – HanDBuCH FÜr SeminarLeiter
Anforderungen Erläuterung
5. Berichterstattung über die Verwendung von Durch die Rechenschaftslegung werden die
Fördergeldern Foundation, der Distrikt und die Rotarier über
Der Club muss über die Verwendung von die Verwendung der Fördermittel informiert.
Fördergeldern gemäß den Geschäftsbedingungen Diese Angaben helfen der Foundation auch bei
der Rotary Foundation für District Grants und der Evaluierung des Pilotvorhabens.
Global Grants Bericht erstatten.
Wer wird für die Rechenschaftslegung in
Verbindung mit dem Förderprojekt vor
dem Club, Distrikt und der Foundation
verantwortlich sein?
Wie und wie oft werden diese Informationen
übermittelt?
Wie wird dieser Bericht in den Monatsbericht
des Schatzmeisters an den Vorstand integriert?
Anmerkungen
arBeitSBLatt 71
Anforderungen Erläuterung
6. Methoden für die Berichterstattung und das Rotarier wenden viel Zeit und Anstrengungen für
Verhalten bei inkorrekter Verwendung von die Mittelbeschaffung und Spendenaktionen auf.
Fördergeldern Deshalb müssen alle Rotarier dafür Sorge tragen,
Der Club ist verpflichtet, jeglichen möglichen dass die Gelder der Foundation ordnungsgemäß
Missbrauch und Unregelmäßigkeiten im verwendet werden. Wenn Probleme und
Zusammenhang mit Projektfördergeldern an den Unregelmäßigkeiten im Umgang mit den Geldern
Distrikt zu melden. sofort gemeldet werden, lassen sie sich besser
rechzeitig lösen, damit das Gemeinwesen noch
Nutzen aus dem Projekt ziehen kann. Auch
ist es dann weniger wahrscheinlich, dass der
Club die Mittel zurückzahlen muss. Wenn
Rotarier und Clubs wissen, wie die Fördergelder
verwendet werden, sind sie eher bereit, weiter
für die Foundation zu spenden. Als Teil der
Qualifizierung wird vom Distrikt verlangt,
dass er jeglichen Vorwürfen des Missbrauchs
von Fördergeldern nachgeht, diese untersucht
und aufklärt, bevor er die Foundation um ein
Eingreifen bittet. Beim Verdacht auf derartige
Verstöße wenden Sie sich bitte umgehend an den
TRF-Distriktausschuss.
Wer könnte im Club mit der Überwachung der
Fördergeldverwendung beauftragt werden?
Wem sollten die Clubmitglieder oder Bürger
einen mutmaßlichen Mittelmissbrauch melden?
Welcher Distriktamtsträger sollte von diesen
Anschuldigungen in Kenntnis gesetzt werden?
Wie kann gewährleistet werden, dass
alle Clubmitglieder verstehen, dass sie
mutmaßlichen Mittelmissbrauch melden
müssen?
Anmerkungen
72 Seminar zum Grant-manaGement – HanDBuCH FÜr SeminarLeiter
Anforderungen Erläuterung
7. Autorisierung und Zustimmung Die Absichtserklärung (MOU) des Clubs ist eine
rechtskräftige Vereinbarung zwischen dem Club
und Distrikt. Mit ihrer Unterschrift bestätigen
der Clubpräsident und der Clubpräsident elect,
dass es sich um eine rechtskräftige Vereinbarung
mit der Rotary Foundation handelt, die den Club
zur Einhaltung aller TRF- und RI-Bestimmungen
verpflichtet.
Wie werden Sie den Clubmitgliedern ihre
Verantwortung, die in der Vereinbarung
festgeschrieben ist, verständlich machen?
Anmerkungen
arBeitSBLatt 73
Arbeitsblatt 2: Zusammenfassung
Notizen
Projektkonzeption
Kontakte
Lernpunkte
Aktionen
74 Seminar zum Grant-manaGement – HanDBuCH FÜr SeminarLeiter
Arbeitsblatt 3: Bedarfsanalyse
Lesen Sie die folgende Fallstudie über die Bedürfnisse in einer Kommune. Auf den anschließenden
Seiten werden drei mögliche Optionen und ihre Ergebnisse beschrieben. Lesen Sie die Option, die
Ihrer Gruppe zugeteilt wurde, und sprechen Sie in der Gruppe über die Stärken und Schwächen dieser
Option. Bestimmen Sie ein Gruppenmitglied, das die Schlussfolgerungen Ihrer Gruppe der gesamten
Seminargruppe vorträgt. Einigen Sie sich als Gruppe darauf, welche Option das beste Resultat erzielt.
Teil 1 – Fallstudie: Bedarfsanalyse
Rotarier X ist Arzt an einem örtlichen Krankenhaus. Das Hospital betreut viele Malaria-Patienten. Er
sieht die Notwendigkeit, mit Insektiziden behandelte Moskitonetze für die Familien der Patienten zu
beschaffen. Er trägt seine Idee in seinem Club, dem Rotary Club Morning Valley, vor und unterbreitet
den Vorschlag, eine Spendenaktion anzukurbeln, um Bettnetze für 5.000 Familien finanzieren zu
können. Im Club herrscht die Meinung, dass über das Jahr bereits viele Spenden in der Kommune
gesammelt wurden, und dass angesichts der schwierigen wirtschaftlichen Zeiten ein Rotary
Foundation Global Grant die bessere Option sei.
Der Rotary Club Cherry Tree hat Interesse an einer Partnerschaft mit dem Rotary Club Morning Valley,
bemerkt allerdings, dass die Kosten für 5000 Moskitonetze nur 5000 USD betragen, und somit unter
der Mindestbudgetgrenze von 30.000 USD für Global Grants. Der RC Morning Valley gibt zu verstehen,
dass auch weitere ähnliche Bedarfe im Gemeinwesen bestehen und dass das Projekt entsprechend
erweitert werden könne. Er führt dazu eine Bedarfsanalyse durch, mit dem Ergebnis, dass er ein
Programm entwickeln könnte, um Moskitonetze für alle bedürftigen im Distrikt zu stellen. Das würde
die Projektkosten auf 40.000 USD erhöhen. Bei der Prüfung der kommunalen Bedarfsanalyse hat der
RC Cherry Tree jedoch Bedenken, dass ein Projekt, das nur Moskitonetze bereitstellt, keine nachhaltige
Perspektive hat. Daher bittet der Club den RC Morning Valley, zwei Schulungskomponenten zu
integrieren: Schulung der Menschen vor Ort in Bezug auf Verteilung und richtiger Benutzung
der Netze und zweitens Anleitung der Menschen zur eigenen Herstellung von Moskitonetzen in
lokaler Produktion in einem lokalen Kleinunternehmen. Rotarier der RC Cherry Tree bieten an, dem
Gemeinwesen einen Besuch abzustatten und für die Etablierung der Herstellungsstätte außerhalb
der Global Grant-Finanzierung zu übernehmen. Dem Host-Club gefällt die Idee der Anleitung der
Menschen zur lokalen Verteilung, doch hat er Bedenken bezüglich der Herstellungsstätte. Während ein
Bedarf an Moskitonetzen und geschulten Verteilern besteht, gibt es bereits einen Herstellungsbetrieb
in der Distrikthauptstadt mit etabliertem Kundenstamm, einschließlich des örtlichen Krankenhauses.
Der Host-Club befürchtet, dass mehr Moskitonetze hergestellt würden als Nachfrage besteht. Er ist auch
besorgt, dass es schwierig sein könnte, ein Kleinunternehmen zu gründen und zu verwalten, bis es sich
selbst tragen kann, was eine Ablenkung von den anderen Projektkomponenten bedeuten würde.
Was sollte der Host-Club tun?
Option A: Mit dem (internationalen) Club Cherry Tree übereinstimmen und einen Antrag auf ein Global
Grant einreichen.
Option B: Änderungen im Projektplan vorschlagen.
Option C: Die Partnerschaft aufgeben.
Wenn Sie A wählen, fahren Sie auf Seite 76 fort.
Wenn Sie B wählen, fahren Sie auf Seite 77 fort.
Wenn Sie C wählen, fahren Sie auf Seite 78 fort.
arBeitSBLatt 75
Option A
Mit dem (internationalen) Club Cherry Tree übereinstimmen und einen Antrag auf ein Global Grant
einreichen.
Da die Kommune wirklich die anderen Komponenten des Projektes benötigt und das Angebot des RC
Cherry Tree so enthusiastisch und großzügig erscheint, stimmt der RC Morning Valley der Idee zu.
Nach Erhalt des Antrages, der lokalen Bedarfsanalyse und des Fachberaterberichtes (Cadre Report)
gehen eine Reihe von E-Mails hin und her, um auszuloten, ob ein Bedarf für eine Produktionsstätte
besteht. Der Club bestätigt, dass ein solcher Bedarf besteht, da er den Antrag genehmigt sehen möchte,
ist aber nicht sicher, ob das problematisch sein würde. Diese Korrespondenz nimmt einige Wochen in
Anspruch.
Resultate
Die Zuwendung sorgte letztlich dafür, dass viele Menschen Moskitonetze erhielten, dass sie diese
richtig verwendeten, und dass einige Personen im Distrikt praktische und weiterverwendbare
Fähigkeiten erlernten. Leider war es schwierig, für den Host-Club, nach Errichtung der
Produktionsstätte eine Management-Beratung zu stellen. Lokale Rotarier halfen bei der Schulung
zur Verteilung der Netze, doch mussten für den Betrieb der Herstellungsstätte zwei Fachleute von
außerhalb geholt werden. Die Betriebsunkosten und Werbungskosten waren so hoch, dass der
Betrieb nie die Gewinnschwelle überschritt. Er konnte die Netze nicht zu einem konkurrenzfähigen
Preis herstellen. Daher konnten nur wenige Menschen angestellt werden. Da es sich nicht um eine
Großproduktion handelte, konnten sie keine übertragbaren Fähigkeiten erlernen, die sie für eine
erfolgreiche Bewerbung in einem größeren Betrieb benötigten.
Führen Sie die Stärken dieser Option auf:
Führen Sie die Schwächen dieser Option auf:
76 Seminar zum Grant-manaGement – HanDBuCH FÜr SeminarLeiter
Option B
Änderungen im Projektplan vorschlagen.
Der Club erklärt seine Bedenken dem internationalen Club, und schlägt vor, anstatt die Komponente
des Kleinunternehmens zu realisieren, darin zu investieren, dass Gemeindemitglieder zur
Lehrlingsausbildung in einen größeren Betrieb geschickt werden. Der internationale Club ist zunächst
enttäuscht, erkennt dann aber, dass es sich um eine sehr gute Entscheidung handelt und unterstützt
das Projekt. Es dauerte drei Monate, bis die Clubs sich in diesen Fragen einigen konnten, was die
Antragstellung beträchtlich verzögert, doch schließlich erlaubte die zusätzliche Zeit den Partnerclubs,
einen vollständigen Antrag einzureichen, der schnell genehmigt wurde.
Resultate
Die Zuwendung sorgte letztlich dafür, dass viele Menschen Moskitonetze erhielten, dass sie diese
richtig verwendeten, und dass einige Personen im Distrikt praktische und weiterverwendbare
Fähigkeiten erlernten. Weiterhin sorgte das Lehrlingsprogramm dafür, dass Mitglieder des
Gemeinwesens spezifische berufliche Fähigkeiten erlernten, die in jedem Herstellungsbetrieb
anwendbar wären, daneben Berufserfahrungen in einem Großbetrieb und andere nützliche Fähigkeiten.
Zehn Jahre später kommt einer der Lehrlinge zurück in das Dorf und eröffnet einen Betrieb, der
örtliche Bewohner einstellt. Die positiven Effekte des Projektes sind weit gestreut und nachhaltig.
Führen Sie die Stärken dieser Option auf:
Führen Sie die Schwächen dieser Option auf:
arBeitSBLatt 77
Option C
Die Partnerschaft aufgeben.
Der Club erklärt dem RC Cherry Tree seine Bedenken und kommt zu dem Schluss, dass er sich derzeit
nicht in der Lage sieht, das Projekt im vorgeschlagenen Rahmen durchzuführen. Dann beantragt der
RC Morning Valley District Grant-Mittel von seinem Distrikt zum Erhalt von Geldern zum Ankauf von
5.000 Moskitonetzen für das Gemeinwesen. Da der Club qualifiziert ist, genehmigt der Distrikt den
Antrag und gibt die Mittel frei.
Resultate:
Das Projekt wird schnell realisiert, und der Club ist in der Lage, 5.000 Haushalte mit Moskitonetzen
zu versorgen. Später im Laufe des Jahres stellt sich heraus, dass 10.000 weitere Haushalte solche
Moskitonetze benötigen. Es stehen jedoch keine Grant-Mittel mehr zur Verfügung. Um eine nachhaltige
Lösung für das Problem zu finden, muss der Distrikt einen neuen Grant-Antrag stellen.
Führen Sie die Stärken dieser Option auf:
Führen Sie die Schwächen dieser Option auf:
78 Seminar zum Grant-manaGement – HanDBuCH FÜr SeminarLeiter
Arbeitsblatt 4: Checkliste Projektplanung
Die Planung und Realisierung eines TRF-Förderprojekts kann eine überwältigende Aufgabe sein.
Überprüfen Sie anhand der nachfolgenden Checkliste, dass Sie jeden Schritt im Planungsprozess
berücksichtigt haben. Notieren Sie sich die Punkte, die Sie bisher bei der Planung von TRF-
Förderprojekten außer Acht gelassen haben.
Berufung eines Dreierausschusses
Offenlegung möglicher Interessenkonflikte
Zuweisung von Rollen an jedes Ausschussmitglied
Rolle Verantwortliches Clubmitglied (Name)
Kommunikation mit Projektpartner
Verwaltung der Gelder
Aufbewahrung von Dokumenten
Durchführung einer Bedarfsanalyse
Projektbewertung
Berichterstattung
Setzen von messbaren, nachhaltigen und realistischen Zielen
Festlegen des Zeitrahmens für Kauf und Verteilung von Gütern, Training und Finanzierung
Haftungs- und Versicherungsschutz (der gesamte Club ist für die Verwendung der Fördergelder
verantwortlich)
Einrichtung eines Systems zur Aufbewahrung von Unterlagen an einem Ort, der allen Clubmitgliedern
zugänglich ist
Aufstellung eines Budgets und:
Ermittlung der tatsächlichen Kosten für ein realistisches Budget (das nach Einreichung bei der
Foundation nicht mehr geändert werden sollte)
Anwendung eines Ausschreibungsverfahrens, um den besten Preis für die beste Leistung zu
bekommen
Offenlegung möglicher Interessenkonflikte
arBeitSBLatt 79
Arbeitsblatt 5: Zusammenfassung
Notizen
Beantragung von Grants
Kontakte
Lernpunkte
Aktionen
80 Seminar zum Grant-manaGement – HanDBuCH FÜr SeminarLeiter
Arbeitsblatt 6: Fallstudie Nachhaltigkeit
Lesen Sie das folgende Beispiel für einen Global Grant und beantworten Sie die anschließende Frage.
Beispiel
Rotarier eines Clubs in Distrikt A wollen gegen die Armut in einer benachbarten Kommune vorgehen.
Zusammen mit Rotariern eines Clubs in Distrikt B führen sie eine Bedarfsanalyse durch und kommen
zu dem Schluss, dass die Unterstützung der örtlichen Frauenkooperative das wirksamste Herangehen
an die Förderung der wirtschaftlichen Entwicklung sei. Die beiden Clubs beantragen einen Global
Grant bei der Rotary Foundation zur Finanzierung der folgenden Maßnahmen:
• Kauf eines mechanischen Webstuhls und von Rohstoffen, damit die Kooperative mehr Textilien
herstellen und vor Ort verkaufen kann
• Alphabetisierungsprogramm für die Frauen der Kooperative
• Berufsausbildungsseminar für die Frauen der Kooperative, das zum Teil von den Rotariern des
Hostclubs geleitet wird, bei dem die Frauen lernen, einen Geschäftsplan zu entwickeln, und die
Bedeutung einer sorgfältigen Finanzbuchhaltung verstehen lernen.
Welche Faktoren machen dieses Projekt nachhaltig?
arBeitSBLatt 81
Arbeitsblatt 7: Projektvorschlag für die Beantragung
eines Global Grants
Lesen Sie den folgenden Vorschlag für die Beantragung eines Global Grants durch. Dieser Vorschlag wurde
an den Distrikt zurückgeschickt, weil er die Kriterien für einen Global Grant nicht erfüllt hat. Überlegen
Sie gemeinsam mit Ihrem Partner, was geändert werden muss, damit der Vorschlag akzeptiert werden
kann. Nehmen Sie die Änderungen direkt am Vorschlag vor.
Vorschlag für Global Grants (Proposal)
Lesen Sie vor Beginn die Teilnahmebedingungen /Terms and Conditions) durch.
1. Der „Host“-Partner ist ein
Club
Distrikt
Hauptkontaktinformationen
Nachname Smith Vorname John
E-Mail-Adresse: johnsmith@email.com
Telefon: +00-999-999-9999
Distrikt: 1000 Club: South Pole
2. Der „internationale“ Partner ist ein
Club
Distrikt
Hauptkontaktinformationen
Nachname Jones Vorname Jane
E-Mail-Adresse: janejones@email.com
Telefon: +00-888-888-8888
Distrikt: 1100 Club: North Pole
82 Seminar zum Grant-manaGement – HanDBuCH FÜr SeminarLeiter
3. Bitte beschreiben Sie das nutznießende Gemeinwesen, einschl. Standort und relevanter
geografischer und demografischer Informationen.
4. Welche lokalen Bedarfslagen wurden ermittelt?
Nicht ausreichende Gesundheitsversorgung
5. Wie wird diesen Bedarfslagen gegenwärtig durch lokale Ressourcen und/oder
Regierungsstellen, NGOs etc. entsprochen?
Keine Hilfsaktionen vor Ort.
6. Fassen Sie kurz (max. 250 Wörter) die vorgeschlagene Aktivität zusammen, einschließlich dem
Bedarf, dem sie Abhilfe schafft, die vorgesehenen Nutznießer, und die potentiellen Vorteile für
das Gemeinwesen.
Die Ambulanz vor Ort versorgt über 7.500 Patienten pro Jahr. Das medizinische Gerät ist über 25 Jahre
alt. Der RC X würde gerne gebrauchte Gerätschaften ankaufen und der Klinik zur Verfügung stellen.
7. Bitte führen Sie alle kooperierenden Organisationen oder Universitäten auf, die in die
vorgeschlagene(n) Aktivität(en) einbezogen sind.
Nicht zutreffend.
arBeitSBLatt 83
8. Beschreiben Sie, wie das nutznießende Gemeinwesen in die Aktivität(en) einbezogen wird.
Geben Sie konkrete Beispiele.
Das Personal wird die neuen Geräte einsetzen und eine medizinische Versorgung gewährleisten.
9. Hat das nutznießende Gemeinwesen bzw. deren verantwortliche Gemeindevertreter bestätigt,
dass die Aktivität(en) so stattfinden soll(en)?
Ja.
10. Welchem Schwerpunkt oder welchen Schwerpunkten entspricht/entsprechen die
vorgeschlagene(n) Aktivität(en)? Zutreffendes bitte auswählen
Frieden und Konfliktvermeidung
Krankheitsvorsorge und –behandlung
Wasser und Hygiene
Gesundheit von Mutter und Kind
Elementarbildung
Wirtschafts- und Kommunalentwicklung
11. Bitte beschreiben Sie, wie die vorgeschlagene(n) Aktivität(en) den Zielen des Schwerpunktes/
der Schwerpunkte entsprechen.
Das Projekt entspricht dem Schwerpunkt 2. Krankheitsvorsorge und –behandlung. Wir stellen Geräte
bereit, sodass die Menschen im Gemeinwesen besser medizinisch versorgt werden können.
84 Seminar zum Grant-manaGement – HanDBuCH FÜr SeminarLeiter
12. Was sind die sofortigen und langfristigen Resultate der Aktivität(en)?
Bessere Patientenversorgung der Klinik und bessere Gesundheitslage im Gemeinwesen.
13. Erläutern Sie, wie alle Beteiligten die Nachhaltigkeit der Aktivität(en) gewährleisten.
Das Klinikpersonal wird die Wartung der Gerätschaften übernehmen.
14. Vorgesehener Starttermin:
1.9.2010
15. Vorgesehener Abschlusstermin:
1.10.2010
16. Vorgeschlagener Etat/Projektrahmen (in USD):
Medizinisches Material: 16.500
Trainingsmaterialien: 1.000
17. Vorgeschlagene Finanzierung (in USD):
DDF Betrag 5.000
Rot. Barbeiträge 5.000
Zusätzlich Drittfinanzierung
Beantragter TRF-Zuschuss 7.500
Gesamtbetrag 17.500
arBeitSBLatt 85
Arbeitsblatt 8: Zusammenfassung
Notizen
Projektrealisierung
Kontakte
Lernpunkte
Aktionen
86 Seminar zum Grant-manaGement – HanDBuCH FÜr SeminarLeiter
Arbeitsblatt 9: Zusammenfassung
Notizen
Qualifizierung
Kontakte
Lernpunkte
Aktionen
arBeitSBLatt 87
Arbeitsblatt 10: Checkliste Clubqualifizierung
Die folgende Checkliste enthält die Maßnahmen, die Clubs für die Qualifizierung, die Umsetzung der
Absichtserklärung und die Beibehaltung der Qualifizierung ergreifen müssen. Die vollständige und
verbindliche Liste der Qualifizierungsanforderungen steht in der Absichtserklärung für Clubs. Clubs gelten
ein Jahr lang als qualifiziert.
Schritte zur Qualifizierung
Der Präsident elect oder ein vom Club bestimmter Vertreter nehmen am vom Distrikt organisierten TRF-
Seminar zum Grant-Management teil.
Der Clubpräsident und sein Nachfolger erklären sich mit ihrer Unterschrift mit allen Bedingungen in
der Absichtserklärung (MOU) des Clubs einverstanden und schicken das Dokument an den Distrikt.
Der Club erfüllt alle weiteren Qualifizierungsauflagen des Distrikts.
Implementierung
Aufstellung eines Nachfolgeplanes für die Clubführung, damit alle Informationen und Dokumente im
Zusammenhang mit der Qualifizierung aufbewahrt werden
Einrichtung eines Bankkontos für die Gelder des Grants und Bestimmung von zwei unbescholtenen
und informierten Clubmitgliedern zu Zeichnungsberechtigten im Einklang mit Abschnitt 3 der
Absichtserklärung
Entwicklung eines Finanzverwaltungsplans, der Folgendes beinhaltet:
Pflege gewisser Darstellungen
Fristgemäße und direkte Auszahlung von Geldern
Pflege getrennter Einkommens- und Ausgabenberichte
Pflege eines Hauptbuchs
Einrichtung eines Bestandsystems
Einhaltung örtlich geltender Bestimmungen
Durchführung monatlicher Kontenabstimmungen.
Einrichtung eines Planes zur Übergabe der Kontenaufsicht
Einrichtung eines Systems zur fünfjährigen Aufbewahrung (oder länger, wenn gesetzlich
vorgeschrieben) der folgenden Dokumente an einem allen Mitgliedern zugänglichen Ort:
Originaldokumente für District und Global Grants
Dokumente zur Clubqualifizierung
Dokumentierte Pläne und Verfahren
Erfüllung der TRF- und Distriktauflagen zur Rechenschaftslegung über die Verwendung von
Fördergeldern
Meldung eines potenziellen Missbrauchs an den Distrikt
88 Seminar zum Grant-manaGement – HanDBuCH FÜr SeminarLeiter
DE—(210)
