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1. ORGANO DE DIRECCION
1.1. Asamblea General de Accionistas
La Asamblea General de Accionistas es el máximo órgano de gobierno de la
Entidad y está integrada por los accionistas inscritos en el Libro de Registro de
Accionistas, reunidos conforme a las prescripciones de los estatutos y de la ley.
1.1.1. Funciones
Corresponde a la Asamblea de Accionistas ejercer las funciones establecidas en la
ley y en los estatutos de la Fiduciaria, entre las cuales se resaltan las siguientes:
a) Elegir a los miembros de la Junta Directiva con sus respectivos suplentes y
señalarles su remuneración.
b) Designar al Revisor Fiscal y su Suplente, señalarles su remuneración y
establecer las apropiaciones necesarias para el suministro de los recursos
humanos y técnicos destinados al desempeño de sus funciones.
c) Darse su propio reglamento.
d) Reformar los estatutos.
e) Decretar la capitalización de utilidades.
f) Resolver sobre la disolución de la Sociedad, antes de vencido el término de
su duración o sobre las prórrogas de éste.
g) Decidir sobre el cambio del domicilio social, sobre la fusión de la Sociedad
con otra u otras entidades, sobre la incorporación en ella de otra u otras
entidades, y en general sobre las reformas que afecten las bases
fundamentales del contrato o que aumenten las cargas de los accionistas.
h) Ordenar que en una determinada emisión de acciones ordinarias se
prescinda del derecho de preferencia, para lo cual se requerirá el voto
favorable de no menos del setenta por ciento (70%) de las acciones
presentes en la reunión.
i) Decretar la distribución de utilidades, la cancelación de pérdidas y la
creación de reservas no previstas en la Ley o en estos estatutos.
j) Ordenar toda emisión de bonos en los términos fijados por la Ley.
k) Adoptar las medidas que exigiere el interés de la Sociedad.
l) Estatuir y resolver sobre todos los asuntos que le corresponda como
suprema autoridad directiva de la Sociedad y que no hayan sido
expresamente atribuidos a ningún otro órgano o funcionario.
m) Crear y colocar acciones preferenciales sin derecho a voto; sin embargo,
éstas no podrán representar más del porcentaje (%) máximo establecido por
la Ley.
En materia de Buen Gobierno le competen las siguientes funciones:
• Examinar la situación de la Entidad, dentro de los límites que le impone la ley.
• Aprobar o improbar, en sus reuniones ordinarias, las cuentas, el balance y el
estado de pérdidas y ganancias.
• Considerar y aprobar los informes de los administradores sobre el estado de los
negocios sociales y de los negocios fiduciarios, así como el informe del Revisor
Fiscal que ordena la Ley.
• Remover libremente cualquier empleado o funcionario de la Fiduciaria cuya
designación le corresponda.
• Autorizar a los administradores cuando se lo soliciten previa presentación de la
información pertinente, para participar por sí o por interpuesta persona en interés
personal o de terceros, en actividades que impliquen competencia de la sociedad
o en actos respecto de los cuales exista conflicto de intereses.
• Adoptar la decisión de entablar la acción social de responsabilidad contra los
administradores, con una mayoría de la mitad más una de las acciones
representadas en la reunión. Existe acción social de responsabilidad contra los
administradores de la sociedad y será tomada por la Asamblea General de
Accionistas, aunque no conste en el orden del día.
• La convocatoria podrá realizarse por un número de accionistas que represente
por lo menos el veinte por ciento (20%) de las acciones en que se halle dividido
el capital suscrito. La decisión se tomará por la mitad más uno de las acciones
representadas en la reunión, e implicará la remoción del administrador
respectivo.
Cuando adoptada la decisión por la Asamblea General de Accionistas, no se
inicie la acción social de responsabilidad dentro de los tres (3) meses siguientes,
ésta podrá ser ejercida por cualquier administrador, el revisor fiscal o por
cualquiera de los accionistas en interés de la sociedad. En este caso, los
acreedores que representen por lo menos el cincuenta por ciento (50%) del
pasivo externo de la sociedad, podrán ejercer la acción social, siempre y cuando
el patrimonio de la sociedad no sea suficiente para satisfacer sus créditos. Lo
dispuesto en este artículo se entenderá sin perjuicio de los derechos individuales
que correspondan a accionistas y a terceros.
2. ORGANOS DE ADMINISTRACION
2.1. La Junta Directiva
En su calidad de máximo órgano administrativo su actividad se dirige a aprobar la
estrategia general de la sociedad fiduciaria y a alinear los planes de quienes
gestionan la entidad con los intereses de todos los accionistas y de la sociedad.
Se compone de cinco (5) miembros o vocales de reconocida solvencia moral y
competencia profesional, elegidos por la Asamblea General de Accionistas para
periodos de un (1) año, en la forma prevista en los estatutos. Cada vocal o miembro
principal de la Junta Directiva tendrá un suplente personal, elegido en la misma
forma que el principal.
La Junta Directiva elige de su seno un Presidente y un Vicepresidente quienes
presiden en su orden las sesiones. Se reúne una vez al mes, en las fechas que ella
misma señale y siempre que sea convocada por su Presidente, por el Presidente de
la Fiduciaria, por el Revisor Fiscal o por tres (3) de sus miembros que estén
actuando como principales.
Puede funcionar con la presencia de la mayoría absoluta de sus miembros. Sus
decisiones son tomadas con el voto favorable de la mayoría absoluta de los
miembros que la componen.
2.1.1. Principios de actuación de los directores
• Los directores representan a todos los accionistas de la Fiduciaria, de tal manera
que ejercerán sus funciones en interés de todos ellos y de la Fiduciaria en
general.
• Ejercerán su cargo en forma objetiva e independiente.
• Participarán activamente en las reuniones de Junta y de los Comités a los que
pertenezcan, para lo cual revisarán y analizarán de manera previa a las sesiones
la documentación que les suministre la administración de la Fiduciaria.
• Contratarán directamente u ordenarán a la administración la contratación de
asesores externos cuando lo consideren necesario para el ejercicio de sus
funciones.
• Desempeñaran sus funciones de buena fe exenta de culpa, con la debida
diligencia y cuidado.
• Actuarán con lealtad a la Fiduciaria de tal manera que se abstendrán de actuar
en situaciones de conflictos de interés, salvo autorización expresa de la
Asamblea de Accionistas.
• Se abstendrán de revelar cualquier información confidencial obtenida en ejercicio
de su cargo, aún después de haber terminado el ejercicio de su cargo.
• Informarán a la Fiduciaria de todas las reclamaciones judiciales, administrativas o
de cualquier índole dirigidas en su contra que por su importancia pudieran incidir
gravemente en la reputación de la sociedad.
2.1.2 Funciones
Corresponde a la Junta Directiva ejercer las funciones establecidas en la ley y en los
estatutos de la Fiduciaria, entre las cuales se resaltan las siguientes:
a) Nombrar y remover en cualquier tiempo al Presidente y fijar su asignación.
b) Establecer y suprimir, previos los requisitos legales, las sucursales y
agencias que estime convenientes.
c) Crear cuando juzgue conveniente, otros cargos como asesores de la Junta
Directiva señalándoles sus funciones y remuneración.
d) Crear los empleos necesarios para el funcionamiento de la Sociedad,
fijándoles su remuneración y funciones.
e) Presentar a la asamblea general ordinaria de accionistas, en asocio del
Presidente, un informe con cortes a 30 de junio y 31 de diciembre de cada
año, que establezca la situación de la Sociedad, el balance del último
ejercicio y el proyecto de distribución de utilidades.
f) Reglamentar la colocación de acciones en los casos y en la forma
establecidos en la Ley y en estos estatutos.
g) Nombrar, cuando lo estime conveniente, juntas asesoras o consultivas para
las sucursales o agencias de la Sociedad, fijándoles sus atribuciones y
remuneraciones.
h) Aclarar, previa consulta con la Superintendencia Financiera, el sentido de
los artículos de estos estatutos cuando se presentare alguna duda, de lo
cual deberá informar a la Asamblea General en la próxima reunión.
i) Dictar el reglamento de la Sociedad, el de sus sucursales o agencias que se
establecieren y el de la misma Junta Directiva.
j) Ordenar la convocación de la Asamblea General de Accionistas a reuniones
extraordinarias cuando así lo exijan las necesidades imprevistas o urgentes
de la Sociedad.
k) Aprobar el reglamento de manejo de los patrimonios fideicomitidos y de
funcionamiento de los Consejos de la Administración de Fideicomisos que
se lleguen a establecer.
En materia de Buen Gobierno le competen las siguientes funciones:
• Delegar en Comités formados por uno o más de sus miembros o en funcionarios
de la Fiduciaria, las facultades que considere necesarias.
• Crear cuando lo juzgue conveniente otros cargos como asesores de la Junta
Directiva, señalándoles sus funciones y remuneración.
• Aprobar y modificar el Código de Buen Gobierno presentado por el Presidente de
la Fiduciaria, en el cual se compilen todas las normas, mecanismos y
procedimientos exigidos por las disposiciones vigentes.
• Velar porque el Código de Buen Gobierno regule la prevención, manejo,
divulgación y solución de las situaciones generadoras de conflictos de interés
que puedan presentarse entre los accionistas y los directores, los
administradores o los altos funcionarios y entre los accionistas controladores y
los accionistas minoritarios
• Velar porque se cumplan las disposiciones contenidas en el Código de Buen
Gobierno que adopte la Fiduciaria y establecer procedimientos que garanticen
que los accionistas y demás inversionistas puedan presentar sus reclamos sobre
posibles violaciones al mencionado Código.
2.1.3. Independencia de la Junta Directiva
De acuerdo con la ley, la Junta Directiva no podrá estar integrada por número de
miembros principales y suplentes vinculados laboralmente a la Fiduciaria que
puedan conformar por sí mismos la mayoría necesaria para adoptar cualquier
decisión.
Así mismo, no podrá haber en la Junta Directiva un mayoría cualquiera formada con
personas ligadas entre sí por matrimonio o por parentesco dentro del tercer grado de
consanguinidad o segundo de afinidad o primero civil.
Finamente, no podrán ser miembros de la Junta Directiva quienes ejerzan o hayan
ejercido, dentro del año anterior a su designación, en un cargo directivo, funciones
de inspección y vigilancia o control en la Superintendencia de Valores o Financiera
relacionadas directamente con la actividad de la Fiduciaria; quienes tengan litigio
pendiente con la entidad, o quienes se hayan desempeñado como revisor fiscal,
auditor interno o defensor del cliente de la entidad durante el año anterior.
2.2. Presidente y Suplentes
La Fiduciaria tendrá un presidente, que será el representante legal del mismo y como
tal el ejecutor y gestor nato de los negocios y asuntos sociales. Estará directamente
subordinado y deberá oír y acatar el concepto de la Junta Directiva, cuando de
conformidad con la ley y con los estatutos sea necesario, y en tal caso obrar de
acuerdo con ella.
El período del Presidente será de un (1) año, pudiendo ser reelegido
indefinidamente.
El Presidente tendrá los suplentes que designe la Junta Directiva y que lo
reemplazarán en sus faltas absolutas, temporales o accidentales.
Al fijar la remuneración del Presidente, la Junta Directiva tendrá en cuenta sus
calidades, experiencia, responsabilidades, generación de valor agregado a la entidad
y la situación financiera de la misma.
2.2.1. Funciones
Corresponde al Presidente ejercer las funciones establecidas en la ley y en los
estatutos de la Fiduciaria, entre las cuales se resaltan las siguientes:
a) Representar legalmente a la Sociedad ante los accionistas, ante terceros y
ante toda clase de autoridades del orden administrativo o jurisdiccional.
b) Ejecutar u ordenar todos los actos y operaciones correspondientes al objeto
social, de conformidad con lo previsto en las Leyes y en estos estatutos.
c) Nombrar aquellos empleados que no sean designados por la Asamblea
General o la Junta Directiva.
d) Dirigir la correspondencia y negocios de la Sociedad.
e) Otorgar los poderes necesarios para que otra u otras personas, representen
en forma transitoria a la Sociedad en asuntos de carácter judicial,
administrativo, comercial o fiscal.
f) Cumplir y hacer cumplir los estatutos sociales y las determinaciones de la
Asamblea General y la Junta Directiva.
g) Convocar a la Asamblea General de Accionistas y a la Junta Directiva de la
Sociedad.
h) Tomar todas las medidas que reclame la conservación y seguridad de los
bienes sociales.
i) Tomar todas las medidas y celebrar los actos y contratos relativos a los
bienes que integran cualquiera de los patrimonios fideicomitidos, pudiendo
obrar libremente en cuanto que tales medidas o negocios no excedan los
límites fijados por el consejo de administración si lo hay, nombrado para tal
fideicomiso o fideicomisos o a las instrucciones de manejo de los patrimonios
fideicomitidos.
j) Renunciar a la gestión de la Sociedad en determinado fideicomiso, previa
autorización de la Junta Directiva y del Superintendente Financiero.
k) Practicar el inventario de los bienes fideicomitidos, prestar los mismos en los
casos a que haya lugar.
l) Proteger y defender los patrimonios fideicomitidos, contra actos de terceros,
del beneficiario y aún del mismo constituyente.
m) Pedir instrucciones al Superintendente Financiero cuando tenga fundadas
dudas acerca de la naturaleza y alcance de las obligaciones de la Sociedad
o cuando debe esta apartarse de las autorizaciones contenidas en el acto
constitutivo, cuando así lo exijan las circunstancias.
n) Dar cumplimiento a la finalidad o finalidades previstas para cada uno de los
patrimonios fideicomitidos y procurar el mayor rendimiento de los bienes que
integran los mismos.
o) Convocar a sesiones a los consejos de administración de los Fideicomisos
que se llegaren a crear por disposición de la Junta Directiva para
determinado fideicomiso, tipo de fideicomiso o grupo de fideicomisos.
p) Ejercer todas aquellas funciones que le sean asignadas por la Asamblea
general o la Junta Directiva.
En materia de Buen Gobierno, le competen las siguientes funciones:
• Velar porque se suministre al mercado información oportuna, completa y veraz
sobre sus estados financieros y sobre su comportamiento empresarial y
administrativo.
• Presentar a la Junta Directiva para su aprobación, un Código de Buen Gobierno
con todas las normas y mecanismos exigidos por la ley, los reglamentos, la
Asamblea General de Accionistas, los estatutos, y en general las mejores
prácticas de buen gobierno corporativo. Este Código se mantendrá
permanentemente a disposición de los accionistas e inversionistas para su
consulta en la Secretaría General de la Fiduciaria.
2.3. Información sobre Directores, Presidente y Suplentes.
La información sobre los administradores podrá ser consultada en el sitio web:
www.helmtrust.com.co.
2.4. Comités de Apoyo
Los siguientes son Comités de apoyo a la gestión de los administradores y hacen
parte del sistema de control interno de la Fiduciaria:
• Comité de Inversiones - Mesa de Dinero
• Comité de Inversiones de Carteras Colectivas
• Comité de Riesgos Helm Trust S.A. (antes comité de gerentes – Comité de Riesgos)
• Comité de Fideicomisos
• Comité de Riesgos Financieros del Grupo Comité de Cartera
• Comité de Auditoria
• Comité de Oficiales de Cumplimiento
• Comité Central de Crédito
2.4.1. Comité de Inversiones – Mesa de Dinero.
Finalidad
El Comité de Inversiones tiene como finalidad reunirse semanalmente con el propósito de
realizar un seguimiento permanente al mercado evaluando la situación de los diferentes
emisores en cuanto a sus tasas de captación y negociación en el mercado primario y
secundario, la oferta de nuevos títulos, las fluctuaciones en las tasas de interés a diferentes
plazos y en general el movimiento de las variables macroeconómicas en el corto plazo.
Composición
El Comité de Inversiones lo constituirá el Presidente, Vicepresidente de Inversiones y
Funcionarios Mesa de Dinero.
Funciones
• Definir los objetivos comerciales, de productos y rentabilidades, para los portafolios
administrados.
• Analizar los informes de VAR y Sensibilidad de los portafolios suministrados por el área
de Riesgos.
• Establecer las estrategias generales de inversión.
2.4.2. Comité de Inversiones – Carteras Colectivas.
Finalidad
El Comité de Inversiones es responsable del análisis de las inversiones y de los emisores,
así como del análisis y propuesta de definición de los cupos de inversión y las políticas para
adquisición y liquidación de inversiones de las carteras colectivas administradas. Se reunirá
mínimo una vez al mes. Los miembros de este comité se considerarán administradores de
conformidad con lo establecido en el artículo 22 de la Ley 222 de 1995 o cualquier otra
norma que lo modifique, sustituya o derogue.
El Comité de Inversiones será el mismo para todas las Carteras Colectivas administradas
por la Fiduciaria, salvo que en el reglamento de la respectiva Cartera se especifique lo
contrario.
Composición
El Comité de Inversiones estará compuesto por tres (3) miembros así:
• El Presidente de la sociedad fiduciaria. El Presidente podrá ser reemplazado en sus
faltas temporales o absolutas por cualquiera de sus suplentes.
• El Vicepresidente de Inversiones de la sociedad fiduciaria.
• El Gerente de Posición Propia de la sociedad fiduciaria.
Cuando se considere necesario, el Comité de Inversiones podrá citar a más personas de la
Fiduciaria, quienes tendrán voz pero no voto.
Funciones.
• Evaluar la composición del portafolio y definir la estrategia de inversión y los límites
en los recursos a administrar.
• Analizar las fluctuaciones en las tasas de interés y en general el movimiento de las
variables macroeconómicas.
• Realizar un seguimiento permanente al mercado evaluando la situación de los
diferentes emisores en cuanto a sus tasas de captación y negociación en el
mercado primario y secundario y la oferta de nuevos títulos.
• Analizar los informes de VAR y Sensibilidad de las Carteras Colectivas
suministrados por el área de Riesgos de la sociedad fiduciaria.
• De conformidad con lo establecido en los reglamentos de las carteras colectivas,
analizar el porcentaje de liquidez de las mismas y definir su monto y composición,
en todo caso, atendiendo los limites establecidos en los reglamentos respectivos.
2.4.3. Comité de Riesgos.
Finalidad
El Comité de Riesgos tiene como finalidad reunirse mínimo trimestralmente, para definir las
políticas, procedimientos y controles en la realización de las actividades relacionadas con
la administración de portafolios y evaluar el impacto de las inversiones en los diferentes
portafolios, analizando las posiciones por riesgo de mercado (tasa de interés), riesgo de
liquidez, riesgo de solvencia, riesgos operativos y jurídicos.
Composición
El Comité de Riesgos lo constituirá el Presidente de la Fiduciaria, y los Vicepresidentes
Comercial y de Inversiones, el Gerente Nacional de Fondos, el Vicepresidente de Riesgos
Financieros del GHFS y el Gerente Administrativo. Cuenta con la participación del
Coordinador del Área de Riesgo Financiero para filiales del grupo HFS
Funciones.
• Efectuar sus actividades de supervisión y control apoyados en los estudios e informes
elaborados por la Vicepresidencia de Riesgo Financiero del Grupo HFS, en especial el
informe mensual de posiciones y riesgos en negocios de tesorería.
• Determinar los modelos y propuestas de límites y políticas para los portafolios de las
carteras colectivas y demás portafolios administrados.
• Evaluar con la periodicidad necesaria los modelos y límites de riesgos crediticio, de
mercado y liquidez, mediante las pruebas de back y stress testing.
• Sugerir los límites y políticas a fijar por parte de la Junta Directiva de la fiduciaria.
2.4.4. Comité de Fideicomisos.
Finalidad
Cuando la ejecución del contrato de fiducia así lo requiera, se reunirá el Comité de
Fideicomisos, el cual tiene como finalidad definir las políticas específicas para cada
contrato, sin exceder los lineamientos generales de la Fiduciaria, ni los límites establecidos
por las normas de los organismos de control.
Composición
El Comité de Fideicomisos está conformado por los lideres de cada una de las áreas que
se vean involucrada en la ejecución del negocio fiduciario especifico.
Funciones
• Asegurar la correcta ejecución del negocio fiduciario.
• Definir las políticas, metodologías y procedimientos que regulen la ejecución del
negocio fiduciario.
• Proponer límites y controles en la ejecución del negocio fiduciario.
2.4.5. Comité de Riesgo Financieros del Grupo.
Finalidad.
El Comité de Riesgo del Grupo Financiero se reúne una vez por mes para definir y
asegurar la correcta implementación de políticas, metodologías y procedimientos que
cuantifiquen de manera adecuada los riesgos asumidos por la actividad de portafolio, en las
empresas del Grupo Financiero, en especial los riesgos de mercado y crédito. Por
delegación de la Junta Directiva el Comité de Riesgos tendrá como objetivo definir las
políticas y procedimientos y controlar las actividades relacionadas con las operaciones de
portafolio del Banco. El Comité de Riesgos asumirá las funciones que mencionan la
Circular Básica y Contable de la Superintendencia Financiera. Así mismo, corresponderá al
Comité de Riesgo definir los parámetros sobre los cuales se desarrollará esta misma labor
en las empresas filiales del Banco.
Composición.
El Comité de Riesgo del Grupo Financiero está conformado por los Presidentes de las
compañías del Grupo Financiero, el Vicepresidente Financiero, el Vicepresidente de Control
de Crédito, el Vicepresidente Comercial, el Vicepresidente de Procesos y Tecnología, el
Vicepresidente de Riesgos y el Vicepresidente del área de Riesgos Financieros del Banco.
Funciones
• Asegurar la correcta ejecución de la estrategia de riesgos definida por el Comité Ejecutivo.
• Definir y asegurar la correcta implementación de políticas, metodologías y procedimientos
que cuantifiquen de manera adecuada los riesgos asumidos por la actividad de portafolio,
en especial los riesgos de mercado y crédito.
• Proponer límites y controles de riesgos a la Junta Directiva y al Comité ejecutivo.
• Asesorar a Junta Directiva y la Alta Gerencia en la definición de la estructura de límites de
pérdidas máximas y velar por su cumplimiento.
• Definir los niveles de autorización para los excesos temporales de límites, que deben ser
ratificados por el Comité Central de Crédito del Banco.
• Proponer metodologías para el control de riesgo crediticio de las operaciones de portafolio.
• Informar al Comité Ejecutivo de los resultados obtenidos en relación con los riesgos
asumidos por las diferentes filiales del Banco en los negocios de portafolio.
• Proponer metodologías y esquemas para la gestión de riesgos operativos y legales
relacionados con el negocio de portafolios.
• Velar por la capacitación del personal.
• Propender por el establecimiento de sistemas adecuados de información de riesgos
financieros.
• Adicional a las anteriores funciones el Comité de Riesgos asumirá las que se derivan del
cumplimiento de la Circular Básica y Contable de la Superintendencia Financiera.
• Corresponderá al Comité Ejecutivo definir los participantes del Comité de Riesgo. En todo
caso el responsable del Área de Riesgo Financiero de la entidad participará y será el
responsable de presentar los informes y recomendaciones, así como de realizar las actas
del respectivo comité.
2.4.6. Comité de Cartera
Finalidad
El Comité de Cartera tiene como finalidad realizar una gestión sobre los saldos de la
cartera que se encuentran en dificultad de recaudo y establecer algunas políticas para el
manejo de los mismos, su proceso de cobro coactivo y los criterios para la constitución de
provisiones.
Composición
El Comité de Cartera esta conformado por:
Miembros Permanentes
Presidente Helm Trust
Vicepresidente Comercial Helm Trust
Gerente Jurídico Banco de Crédito
Contralor
Director Administrativo
Miembros Invitados
Jefe de Contabilidad
Auxiliar de Cartera
Analista administrativo
Funciones
• Apoyar a la Presidencia y a la Junta Directiva en la definición, seguimiento y control de
las políticas generales en la gestión de cobro, facturación y estructuración de los
modelos de cobro de las comisiones a los diferentes clientes de las fiducias de
administración y de garantía.
• Velar porque se provean las herramientas necesarias a la organización para que se
cumpla a cabalidad con los requerimientos de la Superintendencia Financiera en cuanto
a evaluación, calificación y reporte del endeudamiento tanto de la Sociedad como de los
Patrimonios Autónomo.
2.4.7. Comité de Auditoria
Finalidad
El Comité de Auditoria tiene como finalidad realizar un control permanente sobre el
desarrollo operacional de la compañía, analizando el trabajo realizado por las áreas de
control de Helm Trust S.A.
Composición
El Comité de Auditoria esta conformado por:
Miembros Permanentes
Presidente
2 Miembros de la Junta Directiva
Miembros Invitados
Contralor
Revisor Fiscal
Auditor Interno Banco de Crédito
Funciones
• Apoya a la Presidencia y a la Junta Directiva en el seguimiento y control del
cumplimiento de las políticas establecidas.
• Vela porque se respondan oportuna y correctamente los requerimientos de información
enviados por los entes de control como la Superfinanciera y la DIAN.
2.4.8. Comité de Oficiales de Cumplimiento
Finalidad
El Comité de Oficiales de Cumplimiento tiene como finalidad realizar un control sobre la
legalidad del origen de los recursos administrados a los clientes del grupo financiero.
Composición
El Comité de Oficiales de Cumplimiento esta conformado por los siguientes miembros
permanentes:
Oficial de cumplimiento HELM TRUST S.A.
Oficial de cumplimiento BANCO DE CREDITO
Oficial de cumplimiento LEASING DE CREDITO
Funciones
• Apoya a la Junta Directiva en el proceso de control y desarrollo de las operaciones de
los clientes.
• Estudia las operaciones inusuales que se presenten, para establecer si se llevan a nivel
de “sospechosos” y autoriza su reporte a las autoridades de control
2.4.9. Comité Central de Crédito
Finalidad
El Comité Central de Crédito tiene como finalidad evaluar las propuestas de cupos para
emisores y contrapartes y establecer criterios comunes en cuanto a políticas de inversión,
derivados del análisis de los Estados Financieros de las entidades del sector para las
cuatro compañías del grupo: Banco, Fiduciaria, Comisionista y Compañía de Leasing.
Composición
El Comité Central de Crédito esta conformado por los Presidentes del Banco, la Fiduciaria,
la Comisionista y la Compañía de Leasing, por el Vicepresidente de Riesgo Financiero y
por los responsables de las áreas financieras de las cuatro compañías del Grupo.
Funciones
El Comité de Central de Crédito tendrá las siguientes funciones asociadas con las
operaciones de tesorería y portafolios, adicionales a las señaladas en las políticas del
Sistema de Administración de Riesgo Crediticio SARC.
Aprobar los límites y cupos de los emisores y contrapartes con los cuales se realizarán
operaciones de tesorería y portafolio.
Autorizar las metodologías que cuantifican el consumo del límite o cupo de crédito.
Dichas metodologías deben tener en cuenta cuando menos el tipo de producto y plazo.
3. DE LOS ACCIONISTAS E INVERSIONISTAS
3.1. Accionistas
La Fiduciaria lleva un registro de accionistas inscrito en la Cámara de Comercio de
Bogotá, en el cual se anotan los nombres de los accionistas, la cantidad de acciones
que a cada cual le corresponde, las enajenaciones, traspasos, prendas, usufructos,
embargos y demandas judiciales, así como cualquier otro acto sujeto a inscripción.
Las acciones de la Fiduciaria son libremente negociables y transferibles conforme a
las leyes. Para que la transferencia surta efectos con relación a la Fiduciaria y
terceros se requiere su registro en el Libro de Accionistas de la Fiduciaria.
3.1.1. Derechos de los Accionistas
Todos los accionistas tendrán los siguientes derechos:
• Recibir un trato equitativo.
• Acceder a la misma información que se suministre a todos los accionistas de su
misma clase, con igual detalle y oportunidad.
• Ser convocados y participar en las deliberaciones de las Asambleas Generales
de Accionistas y votar en ellas.
• Participar en los dividendos de la entidad, de acuerdo con el número de acciones
que posean, siempre que la asamblea adopte la decisión de distribuir tales
dividendos.
• Negociar libremente las acciones con sujeción a la ley y a los estatutos.
• Inspeccionar libremente los libros y papeles de la entidad, dentro de los quince
(15) días hábiles anteriores a la Asamblea General en que se examinen los
estados financieros de fin de ejercicio.
• Recibir en caso de liquidación de la entidad una parte proporcional a los activos
sociales, una vez pagado el pasivo externo de la sociedad.
• Solicitar sin impedimento alguno el estudio técnico previsto en el artículo 62 del
Estatuto Orgánico del Sistema Financiero, para los casos de fusión y escisión.
En los casos en que se compruebe que se ha impedido o restringido el ejercicio
de este derecho, los accionistas respectivos podrán solicitar que se contrate una
auditoría financiera con una firma de reconocida trayectoria, la cual tendrá por
objeto determinar el valor de las entidades y la relación de intercambio.
• Elevar consultas verbales o escritas de manera previa o durante las asambleas.
3.1.2. Deberes de los Accionistas
Los accionistas tendrán la obligación de actuar con lealtad con la sociedad.
Igualmente se abstendrán de revelar a terceros la información de la sociedad o
relativa a ella, que hayan conocido en ejercicio de sus derechos.
3.2. Inversionistas
Tienen tal carácter quienes invierten recursos en las carteras colectivas y/o fondos
privados de capital administrados por la Fiduciaria.
3.2.1. Derechos de los Inversionistas
Todos los inversionistas tienen los siguientes derechos:
• Acceder a la misma información que se suministre a todos los inversionistas de
su misma clase, con igual detalle y oportunidad.
• Que se les absuelvan los interrogantes que tengan en relación con la información
que se les haya suministrado y que esté relacionada con la protección de sus
derechos.
Los inversionistas de las Carteras Colectivas y/o Fondos de Capital Privado
administrados por la Fiduciaria tendrán, además, los siguientes derechos:
• Participar en los resultados económicos generados del giro ordinario de las
operaciones de la cartera colectiva y/o fondo de capital privado.
• Examinar, dentro de los términos fijados en cada Reglamento, los documentos
relacionados con la cartera colectiva y/o el fondo de capital privado, a excepción
de aquellos que se refieran exclusivamente a los demás inversionistas, los
cuales nunca podrán ser consultados por los inversionistas diferentes del propio
interesado, en la forma y términos previstos en el reglamento.
• Negociar sus participaciones en la cartera colectiva, de conformidad con la
naturaleza de los documentos representativos de dichas participaciones.
• Solicitar la redención total o parcial de sus participaciones en la cartera colectiva
y/o en el fondo de capital privado, de conformidad con lo establecido en el
reglamento.
• Ejercer los derechos políticos derivados de su participación, a través de la
asamblea de inversionistas.
• Convocar la asamblea de inversionistas de conformidad con lo establecido en los
reglamentos.
3.2.2. Deberes de los Inversionistas
Los inversionistas tendrán la obligación de actuar con lealtad con la sociedad y
deberán abstenerse de participar en actos o conductas respecto de las cuales exista
conflicto de intereses. Igualmente se abstendrán de revelar a terceros la información
de la sociedad o relativa a ella, que hayan conocido en ejercicio de sus derechos, así
como de utilizarla para obtener provecho propio o ajeno, distinto al derivado del
ejercicio de los derechos inherentes a su calidad de inversionista.
El incumplimiento de estos deberes implicará una violación al contrato mediante el
cual se vincularon a la sociedad.
Los inversionistas de las Carteras Colectivas y/o Fondos de Capital Privado
administrados por la Fiduciaria tendrán, además, las siguientes obligaciones:
Aceptar y cumplir el contenido de los reglamentos de las Carteras Colectivas y/o
Fondos de Capital a los que se hayan vinculado.
Suministrar completa y oportunamente la información y documentos que le
solicite la Sociedad Administradora, en especial la establecida por la ley y la
Superintendencia Financiera para prevenir el lavado de activos provenientes de
actividades delictivas. Igualmente es obligación del suscriptor actualizar la
información y documentación por lo menos una vez al año y cada vez que se
presenten modificaciones a la misma.
Efectuar los aportes y solicitar las redenciones, de conformidad con los
procedimientos y parámetros establecidos en los reglamentos.
Informar a la Sociedad Administradora la cuenta bancaria que será utilizada para
redimir los derechos, para consignar los recursos que sobrepasen los límites de
concentración por inversionista o para el desarrollo del proceso de liquidación, y
cualquier otro procedimiento operativo que lo requiera.
Si lo requiere la Sociedad Administradora, presentar el documento representativo
de la inversión o su equivalente, para solicitar la redención parcial o total de los
derechos en ellos representados.
Las demás establecidas por las normas vigentes.
3.3. Mecanismos que permiten a los accionistas e inversionistas reclamar el
cumplimento de lo previsto en el Código de Buen Gobierno.
El representante legal de la Entidad velará por el cumplimiento de los estatutos y de
las normas y disposiciones de la Asamblea General y de la Junta Directiva.
Los accionistas e inversionistas de la Entidad podrán presentar solicitudes
respetuosas ante la entidad, cuando crean que ha habido incumplimiento de lo
previsto en el Código de Buen Gobierno, y en estos casos, la administración de la
Entidad a través de EL CONTRALOR, dará respuesta clara y suficiente al solicitante,
con la mayor diligencia y oportunidad.
Los accionistas e inversionistas de la Entidad podrán presentar quejas o
reclamaciones ante el Revisor Fiscal, por el incumplimiento de lo previsto en el
Código de Buen Gobierno. Para estos efectos, la Entidad dará cumplida y oportuna
respuesta a los requerimientos que con ocasión de la queja efectúe el Revisor Fiscal,
y atenderá las observaciones que señale el Revisor Fiscal sobre el particular, cuando
se establezca la existencia del mencionado incumplimiento.
El Presidente de la Entidad tomará las provisiones para dar a conocer al mercado, a
los inversionistas y accionistas, los derechos y obligaciones de éstos, así como la
existencia y contenido del presente código. El texto del presente código deberá
quedar a disposición de los accionistas, en el Despacho de EL CONTRALOR, en el
domicilio principal de la Entidad, o mediante cualquier otro medio de carácter
electrónico que permita el acceso de cualquier persona a su contenido.
LA CONTRALORÍA será la dependencia encargada de la atención al accionista y al
inversionista, bajo la dirección de EL CONTRALOR de la misma. Dicha oficina
servirá como enlace entre los accionistas, los inversionistas y los órganos de
gobierno de la Entidad, y se ocupará de la gestión necesaria para atender
oportunamente las necesidades y requerimientos.
4. MECANISMOS DE CONTROL.
4.1. CONTROLES EXTERNOS
4.1.1. Superintendencia Financiera
Le corresponde a la Superintendencia Financiera, como organismo de carácter
técnico adscrito al Ministerio de Hacienda y Crédito Público, ejercer la inspección,
vigilancia y control de quienes ejerzan la actividad financiera y organizar, regular y
promover las actividades realizadas a través del mercado público de valores, así
como efectuar el seguimiento y supervisión de los agentes que actúan en dicho
mercado. Para el efecto, de manera general, sus objetivos son los siguientes: 1)
Velar para que las instituciones financieras mantengan solidez económica y
coeficientes de liquidez adecuados; 2) Supervisar la actividad de las entidades
vigiladas para que la prestación del servicio se cumpla de acuerdo con las normas
legales en condiciones de seguridad, transparencia y eficiencia; 3) Prevenir
situaciones que puedan derivar en la pérdida de confianza del público; 4) Supervisar
el cumplimiento de los mecanismos de regulación prudencial, en particular respecto
de las filiales del exterior; 5) Velar para que la actividad se desarrolle dentro de
buenas prácticas comerciales y reglas de libre mercado; 6) Ejercer una función de
control consistente en velar por la calidad, oportunidad y suficiencia de la información
remitida al mercado público de valores.
4.1.2. Revisoría Fiscal
La Fiduciaria tendrá un Revisor Fiscal con un suplente, elegido por la Asamblea
General de Accionistas para periodos iguales al de la Junta Directiva, en las mismas
condiciones de reelección o remoción. El suplente reemplazará al principal en sus
faltas absolutas, temporales o accidentales.
Las funciones del Revisor Fiscal son incompatibles con el desempeño de cualquier
otro cargo o empleo en la Sociedad o de alguna de sus subordinadas. El Revisor
no podrá ser accionista de la Sociedad ni asociado o empleado de la Sociedad
matriz; tampoco podrá estar ligado por matrimonio o por parentesco dentro del
cuarto (4o.) grado de consanguinidad, (1o.) primero civil o segundo (2o) de afinidad,
o sean consocios de los administradores y funcionarios directivos, con el cajero,
con el tesorero o con el contador o auditor. El Revisor Fiscal tendrá las demás
incompatibilidades señaladas en la Ley.
4.1.2.1. Funciones
Corresponde al Revisor Fiscal ejercer las funciones establecidas en la ley y en los
estatutos de la Fiduciaria, entre las cuales se resaltan las siguientes:
a) Velar porque se lleven regularmente la contabilidad de la Sociedad y las actas
de la Asamblea general y de la Junta Directiva y porque se conserven
debidamente la correspondencia y los comprobantes de las cuentas, e impartir
las instrucciones necesarias para tales fines.
b) Inspeccionar asiduamente los bienes sociales y procurar que se tomen
oportunamente las medidas para la conservación y seguridad de los mismos y
de los que la Sociedad tenga en custodia, a cualquier título.
c) Impartir las instrucciones, practicar las inspecciones y solicitar los informes que
sean necesarios para establecer un control permanente sobre los valores
sociales.
d) Cerciorarse de que las operaciones que se ejecutan o cumplan por cuenta de
la Sociedad están conformes con la Ley, con los estatutos y con las
disposiciones de la Asamblea General de Accionistas y de la Junta Directiva.
e) Dar oportuna cuenta, por escrito, a la Asamblea General de Accionistas, a la
Junta Directiva o al Presidente, según los casos, de las irregularidades que
note en los actos de la Sociedad y en el desarrollo de sus negocios.
f) Autorizar con su firma los balances, con dictamen o informe correspondiente.
g) Convocar las reuniones de la Asamblea General de Accionistas y de la Junta
Directiva.
h) Las demás que le impongan las Leyes y las que le encomiende la Asamblea y
que sean compatibles con la naturaleza de su cargo y con las señaladas en los
apartes anteriores.
4.1.2.2. Información sobre la Revisoría Fiscal.
La información sobre la Revisoría Fiscal podrá ser consultada en el anexo del
presente documento.
4.2. CONTROLES INTERNOS.
4.2.1 Auditoría Interna.
La Fiduciaria cuenta, a nivel de Grupo Financiero, con un Departamento de Auditoría
Interna que reporta a la Presidencia de la Fiduciaria y cuya misión es apoyar a la
entidad en la evaluación los procesos y resultados verificando el cumplimiento de
políticas y controles adoptados por la administración mediante la presencia en
diferentes áreas, utilizando como insumo los estudios de control y mapas de riesgos
elaborados y aprobados por la misma entidad.
Dentro de sus funciones se encuentra la de evaluar el desempeño del negocio con
base en el plan estratégico, verificar el cumplimiento y eficiencia de las operaciones
y el control interno, además de lo que se indica a continuación:
• Diseñar mecanismos de monitoreo que permitan efectuar y planear trabajos de
auditoría en forma continua.
• Evaluar el control interno identificando debilidades en áreas y productos de mayor
riesgo, sugiriendo las recomendaciones para mejorar procesos, controles y
servicios.
• Evaluar el cumplimiento de los objetivos previstos por la administración de la
Fiduciaria.
• Verificar la eficiencia de los procesos, la confianza en la información financiera y
el cumplimiento de regulaciones.
• Participar en la creación de esquemas de control descentralizado y en la
divulgación e implementación de políticas de autocontrol.
Las auditorías o revisiones regulares se basan en programas de trabajo previamente
establecidos y diseñados de acuerdo con las necesidades de revisión de las distintas
dependencias de la Fiduciaria. Estas corresponden a planes de trabajo para
períodos de 6 meses o un año preparados por la misma Auditoría Interna.
Existen auditorías o exámenes especiales que obedecen a situaciones relacionadas
con investigaciones operativas o administrativas, análisis o estudio de hechos
contables, crediticios, financieros, etc., referentes a operaciones o transacciones
efectuadas por la Fiduciaria, las cuales pueden ser solicitadas por la administración o
llevadas a cabo según el propio criterio de la Auditoría Interna.
Los planes de trabajo de la Auditoría Interna para los exámenes regulares han de
proyectarse sobre revisiones de una muestra representativa de oficinas,
departamentos, áreas, entidades u operaciones auditables, se hace lo propio
mediante examen y evaluación para una muestra significativa de aplicaciones,
software, hardware y en general lo relacionado con Tecnología de Información a
través de su área de sistemas.
La determinación del universo a auditar en un período, se hará con base en la
calificación de factores críticos dentro de los cuales se cuenta el nivel de riesgos y el
impacto que puedan tener estos en el negocio. Se dispone si se estima necesario, la
realización de un número adicional de revisiones regulares con el propósito
específico de efectuar pruebas sustantivas en oficinas o exámenes de productos y
servicios especiales.
De conformidad con los resultados obtenidos en las revisiones regulares
precedentes, el Auditor General determina la mayor o menor intensidad y frecuencia
con que las Unidades Auditables deben ser examinadas.
4.2.2. Sistema de Administración de Riesgo de Lavado de Activos y
Financiación del Terrorismo..
La Fiduciaria ha adoptado y tiene implementado un Sistema de Administración de
Riesgo de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo, que contempla el
cumplimiento de lo establecido en el Estatuto Orgánico del Sistema Financiero
Colombiano y demás normas emitidas por la Superintendencia Financiera de
Colombia, lo mismo que las recomendaciones y mejores prácticas internacionales
en esta materia.
Las políticas, controles y procedimientos implementados, dentro de un concepto de
administración del riesgo, son acciones que buscan la debida diligencia para prevenir
el uso de nuestra institución por elementos criminales para propósitos ilícitos. Dichas
acciones incluyen entre otros aspectos, el conocimiento del cliente y de sus
operaciones con nuestra entidad, definición de segmentos de mercado por nosotros
atendidos, monitoreo de transacciones, capacitación al personal y reportes de
operaciones sospechosas a la autoridad competente.
Los procedimientos y reglas de conducta sobre la aplicación de todos los
mecanismos e instrumentos de control del Riesgo de Lavado de Activos y
Financiación del Terrorismo están contemplados en el Manual del SARLAFT y en el
Código de Conducta aprobados por la Junta Directiva, los cuales son de obligatorio
cumplimiento por todos los funcionarios de la entidad.
Para verificar el cumplimiento del mencionado sistema, la Fiduciaria ha designado
un oficial de cumplimiento que se encuentra debidamente posesionado ante la
Superintendencia Financiera.
4.2.2.1. Información sobre el Oficial de Cumplimiento
La información sobre el Oficial de Cumplimiento podrá ser consultada en el anexo
del presente documento.
4.2.3. Contralor Normativo
La Sociedad Administradora cuenta con un Contralor Normativo, que no se
encuentra vinculado laboralmente con la sociedad fiduciaria. El Contralor Normativo
es nombrado por la Junta Directiva de la Fiduciaria y es el encargado de supervisar
el cumplimiento de las normas aplicables a la gestión de las carteras colectivas
administradas y demás obligaciones señaladas en el artículo 21 de la Ley 964 de
2005. La identificación y los datos de contacto del Contralor serán dadas a conocer a
través del sitio web de la Sociedad Administradora.
Las funciones del Contralor Normativo se ejercerán sin perjuicio de las que
correspondan al Revisor Fiscal y al Auditor Interno, de conformidad con la legislación
aplicable.
5. PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA Y MECANISMOS DE INFORMACION.
5.1. Transparencia.
• La Fiduciaria prepara y presenta la información relevante a sus accionistas y al
mercado en general.
• La información que se divulga es correcta y veraz.
• La información se transmite en forma equitativa y de manera oportuna
5.2. Mecanismos de Información.
5.2.1. Informe de Gestión.
Este informe se prepara con una periodicidad semestral y compila el informe de la
Junta Directiva y del Presidente a los accionistas. Incorpora los siguientes aspectos:
• La situación de la Fiduciaria, el balance del último ejercicio y el proyecto de
distribución de utilidades.
• La información y análisis sobre los factores de riesgo esenciales para la
Fiduciaria, así como las políticas y estrategias que se utilizarán para enfrentar
dichos riesgos. Para este efecto se incluirá información sobre el riesgo del sector,
riesgo de mercado, dependencia de proveedores o contratos esenciales, los
riesgos derivados de sus vínculos con controlantes y los riesgos del entorno
económico.
• Políticas de control interno de la Fiduciaria, el cumplimiento de las mismas y los
hallazgos relevantes del Comité de Auditoría.
• La evaluación sobre el cumplimiento de los mecanismos de Buen Gobierno.
5.2.2. Estados Financieros y sus notas.
Los estados financieros al cierre de cada ejercicio, junto con el de los Fideicomisos,
carteras colectivas y Fondos Privados administrados por la Fiduciaria, previa
autorización de la Superintendencia Financiera, se publican en un diario de amplia
circulación nacional una vez aprobados por la Asamblea General de Accionistas. Las
notas a los mismos, que detallan las principales cuentas, se pueden consultar en la
Secretaría General de la Fiduciaria.
5.2.3. Dictamen del Revisor Fiscal.
El Revisor Fiscal dictamina los estados financieros de cierre de ejercicio para lo cual
certifica la veracidad de los mismos, su fidelidad frente a la contabilidad de la
Fiduciaria y la de los Fideicomisos, carteras colectivas y Fondos Privados
administrados por la Fiduciaria, y en el mismo expresa todas las salvedades que
estime pertinentes, así como la indicación de toda situación de riesgo o
incumplimiento de normas.
5.2.4. Remisión de la Información a la Superintendencia Financiera.
Para efectos de supervisión la Fiduciaria remite periódicamente la información
requerida por este ente de control. En particular, se puede consultar en la página
web de la Superintendencia Financiera (www.superfinanciera.gov.co) la siguiente
información: los valores de las carteras colectivas administradas y las tasas de
rentabilidad, entre otros.
5.2.5. Calificadoras de Riesgo.
Anualmente, la Fiduciaria solicita la revisión de la calificación de algunas de las
carteras colectivas por ella administradas. Dentro de estos procesos de calificación,
las calificadoras de riesgo permanentemente evalúan la sociedad como
administradora de portafolios y los riesgos de mercado y crediticios del portafolio. La
calificación otorgada es revelada al mercado y consta en un anexo del presente
documento.
5.2.6. Mecanismos adicionales de Divulgación.
Además de los mecanismos de información antes mencionados, la Fiduciaria
mediante el mecanismo de información relevante, comunica a la Superintendencia
Financiera todo hecho relevante u operación o acto extraordinario o significativo de
trascendencia para la Fiduciaria y/o los negocios fiduciarios administrados, en los
términos previstos en la normatividad vigente.
5.2.7. Mecanismos de divulgación de información para los inversionistas de
Carteras Colectivas:
La Fiduciaria como sociedad administradora de Carteras Colectivas y/o Fondos de Capital
Privado, pondrá a disposición de los inversionistas y demás interesados, toda la información
necesaria para el adecuado entendimiento sobre la naturaleza de la Cartera Colectiva y/o
Fondo de Capital Privado y de la inversión en la misma, a través de los mecanismos
descritos en cada reglamento, los cuales, según el caso, son:
Extracto de Cuenta.
Rendición de Cuentas.
Ficha Técnica.
Prospecto de Inversión.
Adicionalmente, la Fiduciaria cuenta con el sitio web www.helmtrust.com.co, en el que se
podrá consultar de manera permanente y actualizada la información relacionada con las
Carteras Colectivas y/o Fondos de Capital Privado que se detalla en cada uno de los
reglamentos.
6. NORMAS DE ETICA Y CONFLICTOS DE INTERES.
6.1. Reglas de Conducta
La Fiduciaria ha expedido en cumplimiento de la normatividad vigente, las normas
sobre conducta y las sanciones a aplicar, las cuales se encuentran contenidas en el
Código de Conducta y el Reglamento Interno de Trabajo y se aplicarán
armónicamente con el presente Código de Buen Gobierno.
Los administradores, además de los deberes consagrados en la ley, en los estatutos
y en el presente documento, se sujetan a las siguientes reglas de conducta, las
cuales se hacen extensivas a todos los funcionarios de la entidad. Tales reglas de
conducta son las siguientes:
• Abstenerse de ofrecer, solicitar o aceptar gratificaciones, comisiones o cualquier
otra forma de remuneración personal en transacciones o negocios que
involucren a la Fiduciaria.
• Dar, ofrecer o aceptar, en forma directa o indirecta, regalos, favores,
donaciones, invitaciones, viajes o pagos en desarrollo de las actividades
realizadas en la Fiduciaria que puedan influir en sus decisiones para facilitar
negocios propios o de terceros.
• Guardar reserva de la información confidencial que conozcan en el ejercicio de
sus funciones.
• Abstenerse de utilizar para sí o para un tercero información privilegiada.
• Esmerarse en la prestación del servicio a la clientela, de manera eficiente y
oportuna.
• Atender con amabilidad, moderación y eficiencia las inquietudes y reclamos de
los clientes.
• Abstener de colocarse en situaciones en las cuales sus intereses personales
entren en conflicto con sus relaciones con la Fiduciaria.
• Abstenerse de ser contraparte o representantes de clientes ante la entidad.
• Abstenerse de utilizar su sitio y elementos de trabajo para manejar o promover
negocios a título personal o en provecho de terceros.
6.2. Conflictos de Interés.
Se entiende por conflicto de interés, la situación en virtud de la cual, una persona en
razón de su actividad se enfrenta a distintas alternativas de conducta con relación a
intereses incompatibles, ninguno de los cuales puede privilegiar en atención a sus
obligaciones legales o contractuales.
6.3. Resolución de los Conflictos de Interés.
6.3.1. De los Administradores.
De acuerdo con la normatividad vigente, los administradores deberán abstenerse de
participar por sí o por interpuesta persona en interés personal o de terceros, en
actividades que impliquen competencia con la Fiduciaria o en actos respecto de los
cuales se configure un conflicto de interés, salvo autorización expresa de la
Asamblea de Accionistas.
En estos casos, el administrador suministrará a la Asamblea toda la información que
sea relevante para la toma de la decisión. De la respectiva determinación deberá
excluirse el voto del administrador, si fuere accionista. En todo caso, la autorización
sólo podrá otorgarse cuando el acto no perjudique los intereses de la entidad.
6.3.2. De los Funcionarios.
Los funcionarios deberán abstenerse de participar en actos respecto de los cuales
exista conflicto de intereses, salvo autorización expresa del superior jerárquico.
6.3.3. En el manejo de Carteras Colectivas y/o Fondos de Capital Privado.
Helm Trust S.A. cuenta con mecanismos que permitan establecer un adecuado manejo de
la información relativa a las carteras colectivas para evitar conflictos de interés y el uso
indebido de información privilegiada, incluyendo la reserva o confidencialidad que sean
necesarias. No obstante, a continuación se describen posibles situaciones generadoras de
conflictos de interés, y su respectivo manejo para mitigarlo:
• La celebración de operaciones donde concurran las órdenes de inversión de varias carteras
colectivas, fideicomisos o portafolios administrados por una misma sociedad sobre los
mismos valores o derechos de contenido económico, caso en el cual se realizará una
distribución de la inversión sin favorecer ninguna de las carteras partícipes, en detrimento
de las demás.
• La inversión que la sociedad administradora pretenda hacer en las carteras colectivas que
administra, sin superar el quince por ciento (15%) del valor de la cartera colectiva al
momento de hacer la inversión. La participación deberá conservarse durante el plazo
mínimo de un año.
• La inversión directa o indirecta de los recursos de la cartera colectiva en valores cuyo
emisor, avalista, aceptante, garante u originador de una titularización sea la matriz, las
subordinadas de ésta o las subordinadas de la sociedad administradora. Esta inversión
sólo podrá efectuarse a través de sistemas de negociación de valores debidamente
autorizados por la Superintendencia Financiera de Colombia. El monto de los recursos
invertidos en los valores de que trata el presente numeral no podrá ser superior al treinta
por ciento (30%) de los activos de la respectiva cartera colectiva.
• La realización de depósitos en cuentas corrientes o de ahorros en la matriz o las
subordinadas de ésta. En ningún caso el monto de estos depósitos podrá exceder del diez
(10) por ciento del valor de los activos de la respectiva cartera.
7. GRUPOS DE INTERES.
En sus relaciones con los grupos de interés, la Fiduciaria reconoce y asegura
plenamente sus derechos y persigue el beneficio mutuo entre las partes, dentro de
un marco de transparencia y legalidad.
7.1. Relaciones con los Proveedores.
La Fiduciaria cuenta con un Registro de Proveedores, en el cual se inscriben todas
las personas que pretendan entablar relaciones contractuales con la Entidad, y en el
que se consigna la hoja de vida del Proveedor, su experiencia, especialidades y en
general todos los aspectos relevantes para llevar a cabo el proceso de adjudicación
y contratación.
La Fiduciaria no contrata con proveedores que no se encuentren inscritos en el
mencionado registro.
No podrán formar parte del registro de proveedores las siguientes personas:
• Aquellas personas cuyos recursos presenten un origen desconocido o que no
cumplan con todos los requerimientos de conocimiento establecidos en el SIPLA
(Sistema Integral para la Prevención del Lavado de Activos).
• Quienes sea cónyuges o compañeros permanentes o se encuentren dentro del
segundo grado de consanguinidad o segundo de afinidad con el funcionario que
haya presentado la solicitud de compra de un bien o servicio. Igualmente, el
funcionario no contratará con personas jurídicas de las cuales sea socio o
representante legal.
El presidente de la Entidad establecerá una escala de atribuciones para efectos de la
aprobación de las contrataciones y la calificación de los proveedores.
En el proceso de negociación se analizarán criterios de oportunidad, calidad y precio,
antes de tomar la decisión de adjudicación.
Todo contrato deberá estar amparado por pólizas de cumplimiento, de acuerdo con
los riesgos propios de cada contrato en particular, las cuales deberán ser tomadas
con una Compañía Aseguradora legalmente constituida en Colombia, en las cuales
la Entidad figure como beneficiaria.
Todo contrato deberá contar con el previo visto bueno, de carácter general o
particular, emitido por el área jurídica de la Entidad.
Todo empleado, director o administrador que se encuentre incurso en un conflicto de
interés respecto de una negociación, deberá informarlos a sus inmediato superior, y
abstenerse de participar en ella. En caso de no dar cumplimiento a esta disposición,
la persona se someterá a las acciones y sanciones civiles, penales y laborales que
correspondan.
Existe un procedimiento previamente definido para realizar las Compras de la
Fiduciaria.
7.2. Relaciones con los Empleados.
La Fiduciaria selecciona de manera cuidadosa sus empleados, para lo cual ha
establecido políticas de contratación adecuadas.
Así mismo, la Fiduciaria elabora planes concretos de inducción, capacitación y
desarrollo profesional. Estos planes deberán comprender sistemas de seguimiento a
cada uno de los funcionarios de tal forma que se garantice que durante su
permanencia en la entidad éstos observarán un comportamiento adecuado con sus
niveles de responsabilidad en la Fiduciaria y en su entorno social.
7.3. Relaciones con los Clientes.
Los clientes constituyen la razón de ser de la Fiduciaria. De ahí que hace parte de la
misión de esta entidad el proveer soluciones financieras integrales a clientes
seleccionados.
En la Fiduciaria se establece las relaciones sobre valores de transparencia,
integridad, confianza, respecto, excelencia en el servicio, atención personalizada,
trabajo en equipo, orientación al logro e innovación.
Los clientes cuentan con mecanismos internos de atención de quejas y reclamos y
con el defensor del cliente.
7.3.1. Defensor del Cliente.
El defensor del cliente de la Fiduciaria actúa como vocero de los clientes o usuarios
de la respectiva institución y conoce las quejas relativas a la prestación de sus
servicios.
En anexo al presente Código se mantendrá actualizada la información relativa al
Defensor del Cliente Financiero y sus calidades.
7.3.2. Procedimiento SQR.
Se establece como objetivo de este procedimiento la respuesta de las solicitudes,
quejas y reclamos en tiempos óptimos, para lo cual se identifican al interior de la
organización quienes son los responsables de dar respuesta y se garantiza que la
misma se imparta en plazos que se identifiquen óptimos.
7.4. Relaciones con la Comunidad en General.
La Fiduciaria contribuye al progreso económico y social de país y aporta al bienestar
de la comunidad en general en la medida en que su actuación empresarial se rige no
sólo por el principio de cumplimiento de la ley sino igualmente por principios éticos.
