Drafting a Business Plan: Why? What? How? Hacer un Borrador de un Plan de Negocio Por que? Que? Como?
Professor Robert Kennedy Latin America Social Enterprise Symposium Santiago, Chile
Agenda
Why write a business plan? Key elements of your narrative Step-by-step outline— businesses vs. socially oriented organization Common Mistake
?Por que escribir un plan de negocios? Elementos claves de tu narración Resumen paso a paso negocios versus organizaciones de orientación social Errores comunes
Summary
Resumen
I.
?Por que escribir un plan de negocios?
Para ayudar con la recaudación de fondos
Why Write a Business Plan?
To help with raise funding To think more precisely about your organization and its goals
To clarify what makes your organization unique (i.e why fund us?)
Para pensar con mas precisión sobre tu organización y sus metas Para aclarar las características únicas de tu organización Responsabilidad y transparencia Para atraer socios Porque muchos donantes lo exigen
Accountability and transparency To attract partners Because it is now expected by many donors!!
Business Plan Definition Definición de un Plan de Negocio
A structured way of discussing: » An opportunity Una manera organizada para conversar: » Una oportunidad
» Your organization’s strategy and value proposition
» Likely benefits (defined with metrics) » Range of risks
A business plan is a communications tool, not a financial tool.
» La estrategia y proposición de valor de tu organización
» Beneficios probables (definidos con métricos) » Un gama de riesgos
Un plan de negocio es una herramienta comunicativa, no financiera.
Why?: Trend is Toward Using Business Tools to Improve Effectiveness
Por que? El Corriente es de Usar Herramientas de Negocio para Mejorar Eficaz
Reduce grant dependence (Accion) Improve resource targeting (Houses for Africa) Improve commercial sustainability (Aravind) Improve attractiveness to donors (World Bank and Acumen)
Reducir dependencia de donaciones (Acción) Mejorar foco de recursos (Casa por África) Mejorar sustentabilidad comercial (Aravind) Aumentar el interés de donantes (World Bank and Acumen)
Reduciendo Dependencia de Donaciones: Accion International
Microenterprise finance and SME development in Latin America Until 1980s, focus on development funding and making small loans to informal sector » Issue: grants chunky and infrequent, need for loans is not{missing something} » Tension between social mission and loan size » Solution: split into a for-profit (Banco Solidario) and a nonprofit (Prodem) – Improved focus and message for ―investors‖ – Needed ―business documents‖ to support bank launch 2000s, further business model innovation
Finanzas de microempresas y desarrolla de PYMES en América Latina Hasta los anos 80, se enfocaba en el desarrollo de financiamiento y de prestamos pequeños al sector informal Problema: becas grandes e infrecuentes, necesidad de prestamos no es…. Tensión entre misión social y el tamaño del préstamo Solución: Dividir, creando un entidad con fines de lucro (Banco Solidario) y una sin fines de lucro (Prodem)
– Enfoque mejorado y mensaje para inversionistas – Necesidad de documentos de negocios para apoyar el lanzamiento del banco
2000s, innovación adicional en modelo de negocios
Acción: ONG Conversión Con Fines de Lucro
Focus on development, Clear donor message, Work on social goals
Accion: NGO For Profit Conversion
Assets (loans), Qualified Customers, Branches Actives, Prestamos, Clientes calificados, Subsidiarias
Attract investors Ease funding lumpiness Earn profits
Prodem
Enfoque en desarrollo, mensaje claro para donantes, trabajar en objetivos sociales
BancoSol
Atraer inversionistas,
Shares, Dividends Acciones, Dividendos
Financiamiento fácil y en bruto, ganar utilidades
Resource Targeting: Houses for Africa Identificar Recursos: Casas para la Àfrica
Huge backlog of low income housing in Zimbabwe (> 1mm units in country with 12mm people) Opportunity, but very little activity
Enorme atrasado de casas de bajos ingresos en Zimbabwe Oportunidad, pero poco actividad
» Código de edificio, Gob., regulación de lista de espera, mercado hipotecaria
» Building codes, govt. regulation of waiting lists, mortgage market
Two businesses: construction and mortgages
» Capital intensive mortgage bus
– AID money available – Long paybacks, regulation, local partners needed
Dos empresas: construcción y hipotecaria
» Sociedad hipotecaria intensivo capital
– Dinero disponible para ayudar – Época larga para recuperar la
» Funds construction business
inversión, regulación, necesitan socios local
Within four years, building 70% of low income housing in Zimbabwe
Dentro de cuatro anos, construyen 70% de los casas de ingresos bajo en Zimbabwe
Mejorar la Sostentabilidad: Hospital Aravind para los Ojos
To Improve Commercial Sustainability: Aravind Eye Hospital
Goal: Eliminate needless blindness among the poor
» 250,000+ cataract surgeries annually, 70% for free
Scare resources: doctors and equipment
» Extreme specialization: 50-60 surgeries/day vs. 3-4 in U.S. » Avg. cost is $20 vs. $1800
Business plan focuses on grants for equipment. NOT OPERATIONS. Dr. Aravind ―If we need grants to operate, we are at the mercy of donors. Grants are appropriate for one-time expenses like a new facility, not day to day operations.‖
Meta: Eliminar ceguera innecesario entre los pobre » 250,000+ cirugía de cataract cada ano, 70% gratis Medios escaso: Medico y equipo » Especialización extrema: 5060 cirugías/cada día vs. 3-4 in U.S.A. » Media gastos: $20 vs. $1800 Plan de negocio son enfocado en becas por equipo. No par operaciones. Dr. Aravind ―Si, necesitamos becas para operar, estamos a merced de donantes. Becas son para gastos de una vez, como una facilidad nuevo, no para los dia por dia operaciones.
Increase Attractiveness to Donors (1) Mejorar sus imágenes para los donantes (1)
World Bank’s Development Marketplace
» $14 million in funding ($6mm internal) » 4,000+ ideas, narrowed to 300 in three stages » Competition for funding. Criteria:
– Issue addressed – Innovation – Operational and costs effectiveness – Operational sustainability (fixed vs. running costs)
Mercado de desarrollo del Banco Mundial
» $14 millones de dolores en recursos ($6 millones interno) » Empiezan con 4,000 + ideas y terminan con 300 después de 3 etapas. » Competencia para fondos: Criterios:
– Tema enfrentado – Innovación – Efectividad operacional y de costos – Sustentabilidad operacional (fijos vs. en marcha)
In Summary: Why? Resumen: el Por qué
Must convince donors that your organization facilitates effective, high impact deployment of resources NOT, ―there is a problem and we are we intentioned.‖
Debe convencer donantes que su organización facilite lanzamientos de recursos efectivos y de alto impacto NO, hay un problema y somos bien intencionados
II. Key Elements of Your Narrative Elementos claves de su narrativa
People Opportunity / Need Context Metrics ** Business Model
** especially important for social organizations
Personas Oportunidad/Necesi dad Contexto Métrico** Modelo de Negocio
**importante especialmente para organizaciones social
People Las Personas
Relevant experience
» Individually and as a team
Experiencia relevante
» individualmente y como un equipo
Qualifications Sophisticated understanding of the context, ―the industry‖ and ―the business‖ Judgment
Requisito Entendimiento sofisticado del contexto, ―la industria‖ y ―la empresa‖ Juicio
Arthur Rock: ―I invest in people, not ideas‖
Arthur Rock: ―Yo hago inversiones en gente, no en ideas‖
Oportunidad/ Necesidad
Opportunity/Need
Is the problem large or small? Growing or stable? What is your product/service? (Not goals!!)
Es la problema grande o pequeña? Creciendo o estable?
Que son sus productos/servicios? (No sus metas)
Who are the customers? (i.e. who pays?)
Who will provide the service? What makes your organization/service unique? Is this a one-time, or an ongoing intervention?
Quien son sus clientes? ( quien pagas?) Quien pagas para la servicio? Que hagas su organización/servicio único? Es un intervención de una-vez o de manera regular?
Context El contexto
What dependencies exist?
» Regulatory, other funding, other orgs, access?
Que dependencias existen?
» Regulador, otras fondos, organ., acceso?
What other solutions exist? How will rivals respond to your plans? Are clients willing to pay?
» How many? How much?
Que otra soluciones existen? Como responderían rivales a sus planes? Sus clientes están dispuesta en pagar?
» Cuantos? Cuánto?
Metrics Métricos
How will you measure success?
» # people affected? Cure rates? Not $ spent!! » Is data available and easy to gather?
Como medidas su éxito?
» Personas afectado? Tasa de cura? » Es disponible el dato y es fácil para juntar?
Are your goals financial, social, or both?
– How do you balance tension between the two?
Tus metas son financieras, social o los dos?
– Como encuentres equilibrio entre la tensión de os dos?
Are your goals the same as those of funding organizations? What is cost per unit of benefit?
» At the beginning, once up and running
Sus metas son la misma de los metas de su donante? Que son los gasto para cada unidad de beneficio?
» Al principio, después que estas corriendo
Business Model Modelo de Negocio
Nature of costs
» One time vs. operating » Fixed vs. variable
Naturaleza de los costos
» Una vez vs. de operaciones » Fijo vs. variable
What drives efficiency?
» Scale of operations (2x revenues -> 1.5x costs) » Geographic density » Preferential access to inputs or customers » Are regulatory protections or preferences needed?
Que son los factores de la eficiencia
» Escala de las operaciones (2x ingresos -> 1.5x costos) » Densidad geográfica » Acceso preferencia a materias primas o clientes » ¿Necesidad para protecciones o preferencias regulador?
Accounting for overhead
» Fundraising, administration, downtime
Contabilización de gastos administrativos
» Recaudación de fondos, administración, tiempo no productivo.
Midwestern Youth Services: Salad Dressing Servicios para la juventud regional: Vinagreta
Price: $3.50 Est. unit cost 3.15 Est. margin (10%) 0.35 Proper direct costs 10.33
Precio: $3.50
Gasto Unitario USD$ 3,15 Margen (10 %) 0,35 Gastos directos 10,33
-periodo de inactividad de un trabajador, R&D, gastos de ingrediente, etc
- worker downtime, R&D, ingredient costs, etc.
With indirect costs $90.00
- share of overhead, facilities, etc
Gastos indirectos 90,00
» Parte de gastos generales, facilidades, etcetera….
The Cash Flow Cycle (1) El Ciclo del Flujo de Caja
400 200 0 -200 -400 -600 -800 -1000 -1200 -1400 Investment Operating Cash Flow
The Cash Flow Cycle (2)
400 200 0 -200 -400 -600 -800 -1000 -1200 -1400 Investment Operating Cash Flow
The Cash Flow Cycle (3)
400 200 0 -200 -400 -600 -800 -1000 -1200 -1400 Investment Operating Cash Flow
Understanding Cash Flow Entender el Ciclo del Flujo
One-time vs. ongoing costs Depth of ―hole‖ Duration of losses Existence or magnitude of operating surplus
Gasto de una vez vs. Gastos en curso Profundidad del ―hoyo‖ Duración de los perdidas
Existencia o magnitud de excedente del operación
III. Step by Step Outline: Typical For-Profit Paso a paso, una ONG típico
1. Exec Summary 2. Opportunity 3. Competition/other solutions 4. Business idea/value prop. 5. Sustainability 6. People 7. Risks 8. Financial projections
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Resumen Ejecutivo Oportunidad Competición/ y otras soluciones Ideas de negocio/ proposición de valor La sustentabilidad Personas Riesgos Proyección Financiero
Step by Step Outline: Typical NGO Paso a paso, una ONG típico
1. Summary of ―the ask‖ 2. Analysis of social need 3. Current approaches 4. Your unique approach 5. Metrics and scalability 6. People 7. Risks Inv., timeline, and measurable commitments
1. 2.
3. 4. 5. 6.
7.
Resumen de ―la peticion‖ Análisis de las necesidades sociales Enfoques corrientes Tu enfoque única Métricos y escalabilidad Gente Riesgos
Inv., línea de tiempo y obligaciones medidas
“The Ask” La Petición
What are you asking for?
» How much, when, etc.
Que estas pidiendo? Cuando lo quieres? Que estas ofreciendo? Puedes hacer un compromiso cuantitativo?
When would you like it?
What are you offering? Can you make a quantitative commitment?
Analysis of Social Need/Current Approaches Análisis de las necesidades sociales y los enfoques actuales
What is the problem? Why does it exist? Why hasn’t issue been solved already? What current services exist to address this problem?
» What works, what does not?
Que es la problema? Por que existe? Por que no ha soluciono la problema? Que corriente servicios existen para dirigir la problema?
» Que trabajas, que no trabajas?
Your Value Proposition El propósito de valor
What are you offering? What makes it unique?
Step-by-step, how does your service work
» Funding org. has to understand, not just share goal
Que están ofreciendo? Que lo hace único? Paso a paso, como trabaja su servicio
» Organización de fondos, tienen que entender, no solo apoyar sus metas
Why will your approach succeed when others have not?
Por que su enfoque va a tener éxito cuando otros no pueden?
Metrics Métricos
How will you measure success?
» # people affected? Cure rates? Not $ spent!! » Is data available and easy to gather?
Como medidas su éxito?
» Personas afectado? Tasa de cura? _No $ gastado! » Es disponible el dato y es fácil para juntar?
Are your goals financial, social, or both?
– How do you balance tension between the two?
Tus metas son financieras, social o los dos?
– Como encuentres equilibrio entre la tensión de os dos?
Are your goals the same as those of funding organizations? What is cost per unit of benefit?
» At the beginning, once up and running
Sus metas son la misma de los metas de su donante? Que son los gasto para cada unidad de beneficio?
» Al principio, después que estas corriendo
People Las Personas
Relevant experience
» Individually and as a team
Experiencia relevante
» individualmente y como un equipo
Qualifications Sophisticated understanding of the context, ―the industry‖ and ―the business‖ Judgment Arthur Rock: ―I invest in people, not ideas‖
Requisito Entendimiento sofisticado del contexto, ―la industria‖ y ―la empresa‖ Juicio
Arthur Rock: ―Yo hago inversiones en gente, no en ideas‖
Risks Los Riesgos
What could go wrong? » Options if this happens How will you measure if on track? Are you willing to pull the plug if off track? » Evidence » Most funders worry about overcommitment
Que puede salir mal? » Opciones, si algo pasa Como medir si estas en bueno camino? Estas dispuesta a retirarse se no estas de camino? » Evidencia » La mayoría de los donantes preocupa de compromiso de mas
Investment, Timeline, Commitments Inversión, Plazo y Compromisos
Account for all costs Duration of investment phase Deliverables at each point in time? Break into pieces
» Think of as a series of ongoing experiments, each with a measurable commitment
Cuenta por todos los gastos Duración del fase de inversión Proyectos en cada punta de tiempo Romper en pedazos » Pensar como un serie de experimentos en curso, cada uno con un compromiso que puede medir
IV. Common Mistakes (1) Errores comunes (1)
Falling in love with the goals, not the solution
» Have to convince investors you are willing to pull the plug
Enamorarse de las metas, no de la solución Confundir las metas con la propuesta de valor Ir afuera de las competencias específicas
Confusing goals with value proposition
» Eradicate malaria, vs. ―we are the most effective solution‖
Moving beyond specific competencies
» Mission based vs. non-mission based » Business is not easy. If so, everyone would be successful.
Common Mistakes (2) Errores comunes (2)
Calculating real returns and real costs
» Fixed vs. variable, one-time vs. ongoing costs » Ignoring indirect costs
– Administration, facilities, financing, worker downtime, etc.
Calculando rendimiento real y gastos real
» Fijo vs. variable, una vez vs. gastos persistente » Ignorando gastos indirecto
– Administrador, facilidades, financia, periodo de inactividad de un trabajador, etc
Confusing revenues with contribution Scaling up too quickly
» Moving beyond slack resources causes new costs
Confundiendo ingreso con contribuciones Crecimiento muy rápido Es único y es sostenible?
Is this unique and sustainable?
Summary Resumen
Business plan is a means, not an end Key is structured and honest thinking, not marketing
Planes de negocios son un camino, no el fin La clave es estar estructurado y honesto en pensamiento, no en el marketing Analíticas son igualmente importante como las metas Enfoque en la responsabilidad y la transparencia
Analytics are at least as important as goals
Focus on accountability and transparency