Productos Ramo article

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					Caso: Productos Ramos
Productos Ramo S.A.

   •       La cantidad de clientes ha crecido en un 10 por ciento.

   •       El tiempo de implementación de las encuestas para clientes disminuyó de un año a
           cuatro meses.

   •       La compañía puede planificar mejor las estrategias de ventas.

                                                             Productos Ramo S.A. es una
                                                             popular compañía de refrigerios
                                                             fundada en 1950, con sede en
                                                             Cundinamarca, Colombia. Ramo
                                                             fue la primera marca local en
                                                             ofrecer pasteles preparados y
                                                             empaquetados en Colombia y su
                                                             producto insignia, Chocoramo, una
                                                             tajada de pastel recubierta de
                                                             chocolate,     ha    deleitado    a
                                                             generaciones de colombianos. Esta
                                                             exitosa compañía posee varias
                                                             fábricas en todo el país y produce
                                                             la mayor parte de sus ingredientes,
                                                             incluso la harina y los huevos, de

       “Al crear ubicaciones en los mapas de todos los       forma interna. Es común ver por
       clientes de la compañía se crearon nuevas             las grandes ciudades de Colombia
       zonas de distribución”.                               a jóvenes en bicicletas de reparto
                                                             distribuyendo los productos Ramo
                                                             a las tiendas de los vecindarios.


Ramo ha disfrutado un período de
crecimiento dinámico, lo que ha hecho
necesario un aumento en la producción.
Para abordar este crecimiento de la
manera más efectiva, Ramo decidió llevar
a cabo una encuesta para clientes a fin de
reorganizar su red de distribución.
Tradicionalmente, las encuestas para
clientes se realizaban mediante la
impresión de mapas de la ciudad que se
dividían en diferentes zonas, en un intento
de ayudar a la compañía a manejar sus
territorios de venta con mayor eficacia.
                                                  A nivel interno, los gerentes de ventas de
                                                  Productos Ramo crean y redistribuyen
                                                  geográficamente las áreas de venta y
                                                  entrega.
Una vez impresos, se dibujaban en las zonas las ubicaciones de todos los clientes. El
proceso de creación de los mapas de zona y de encuesta de los clientes normalmente
tardaba más de un año. Debido a los prolongados plazos, la información no era lo
suficientemente precisa para el crecimiento comercial de Ramo. La compañía necesitaba
encontrar una forma de reducir el plazo de entrega de las encuestas para los clientes y
actualizar la información del sistema de ventas para mejorar los plazos y la precisión de los
datos que llegaban a los equipos de ventas.

Luego de un proceso de selección formal, Ramo eligió la solución ArcGIS Server de ESRI,
implementada por el distribuidor de ESRI en Colombia, Procálculo Prosis S. A. “Era obvio
que la plataforma de ESRI respondería completamente a las necesidades de Ramo”,
comenta Oscar Herrera, Gerente de Tecnología de la Información de Productos Ramos S.A.
“Procálculo Prosis tenía la capacidad y experiencia necesarias para llevar a cabo un proceso
de implementación exitoso”.

A través de ArcGIS Server y un sistema de gestión de bases de datos relacionales de Oracle
(RDBMS), Ramo logró crear una base de datos geográfica de la empresa para mantener
toda la información en una ubicación central. Esta base de datos geográfica ofrece a la
compañía la capacidad de ingresar datos una vez y utilizarlos a través de toda la
organización. Ahora la organización entera dispone de datos tales como las ubicaciones de
los clientes unidas a los volúmenes de ventas, los conjuntos de datos a nivel de calle y las
capas relacionadas con la empresa, incluso los territorios de ventas y entregas.

Se crearon mapas de zonas al digitalizar los datos con ArcGIS Desktop. Posteriormente, el
personal utilizó estos mapas para crear, visualizar y analizar las zonas de distribución. Se
formaron y organizaron nuevas zonas de distribución por medio de reglas en ArcGIS
basadas en las ventas existentes de la compañía.

Ramo también utilizó ArcGIS para codificar geográficamente las ubicaciones de los clientes.
Las ubicaciones se crearon de acuerdo con mapas de calles locales administrados en la base
de datos geográfica. En las áreas donde no se disponía
de mapas de calles, se utilizó un Sistema
de Posicionamiento Global (GPS) para
crear la ubicación de un punto. Se
generaron rutas de entrega óptimas para
las 700 bicicletas y camiones de reparto
de la compañía por medio de la extensión
ArcGIS Network Analyst de ESRI. Este
producto de software le permite a Ramo,
de     ser    necesario,    crear    rutas
manualmente en regiones más rurales
para los que no existen mapas de rutas.
Se ha configurado la extensión Network
Analyst para que tome en cuenta el
hecho de que las bicicletas de reparto
impulsadas por personas no pueden usar
calles demasiado empinadas y elija rutas “La creación de nuevas zonas para prestar
alternativas.                               servicio a los clientes de ArcGIS permitió a
                                             Productos Ramo brindar un mejor servicio al
Cuatro analistas distribuyen e incorporan cliente.”
los mapas publicados en las herramientas internas de generación de informes comerciales
de Ramo. Este procedimiento asegura que el análisis de comercialización, los mapas de las
zonas de distribución y las ubicaciones de los clientes estén disponibles para cualquier
persona de la organización. El personal de ventas y comercialización, así como el equipo de
administración y los accionistas de la compañía son usuarios frecuentes de los datos.

La implementación de ArcGIS ha beneficiado tanto a Ramo como a sus clientes. El software
se configuró y empezó a usarse en sólo cinco meses. Actualmente, la encuesta para clientes
que realiza Ramo lleva mucho menos tiempo. En lugar de que se requiera un año para
encuestar a todos los clientes, Ramo ha disminuido el plazo a sólo cuatro meses y medio. Al
contar con la información más confiable y oportuna de esta encuesta, Ramo puede planificar
mejores estrategias de venta.

La utilización de la tecnología SIG para crear
nuevas zonas y rutas de distribución para los
productos en lugar de llevar esta tarea a cabo
manualmente brinda un mejor servicio al cliente ya
que la información disponible permite a Ramo
identificar las necesidades de sus clientes y analizar
las ventas de productos. Sobre la base de esta
información, se han reorganizado las zonas y éstas
generan más ganancias.

“La clave del éxito de este proyecto fue la selección
y participación de un grupo de representantes            Los diferentes departamentos dentro
líderes de ventas”, comenta Herrera. Tanto el de Productos Ramo pueden acceder
Director General como el Director de Tecnología de       por la Web a las áreas de distribución
la Información de Ramo han apoyado el proyecto           y ventas recientemente creadas.
desde el inicio y han garantizado que la compañía cuente con suficientes recursos para
ejecutar una implementación exitosa del proyecto. El contar con la participación de
Procálculo Prosis desde el principio y a través de la implementación de la tecnología también
ha sido muy importante para el éxito del proyecto.

Ramo ha podido cumplir con su objetivo de aumentar en un 10 por ciento la cantidad de
clientes en cada zona de venta y distribución. Sólo en Bogotá, por ejemplo, Ramo ha
encontrado 8000 nuevos clientes. Comuníquese con Marta Madrid, mmadrid@prosis.com,
para obtener más información.