Public Service Company of New Mexico (PNM by hhr21145

VIEWS: 19 PAGES: 44

									Public Service Company of New Mexico (“PNM”) 
REQUEST FOR PROPOSAL NUMBER: RB080709 

THE ABOVE NUMBER MUST APPEAR ON ALL PROPOSALS AND RELATED 
CORRESPONDENCE. 
ISSUE DATE:  August 7, 2009            THIS IS NOT AN ORDER 

 RFP Description                    Single Point of       Phone No.: 505­241­2770 
 Customer­Sited Utility­Owned       Contact (“POC”): 
                                                          Email:solarrfp@pnm.com 
 (‘CSUO’) Photovoltaic              RFP Administrator 
                                                          Website: 
 Installation Program                                     www.pnm.com\rfp\solarpv\ 


 Name and Address of Respondent: 



Respondent Comments 




ACKNOWLEDGEMENT OF ADDENDA 
          Dated ____________________________ 
          Dated ____________________________ 
          Dated ____________________________ 




Proposal submitted by:               Name                  Title         Company 
      Date 
                  (Please sign and return this cover page with your Proposal)
   Request for Proposals 
               for 

Customer­Sited Utility­Owned 
Solar Photovoltaic Installation 




   Issue Date: August 7, 2009 
Response Due: September 1, 2009
                     Customer­Sited Utility­Owned Photovoltaic Installation Request For Proposal 



TABLE OF CONTENTS 


Purpose and Scope ........................................................................................................ 1 
      Background ......................................................................................................... 2 
          Eligible Proposals................................................................................................ 3 

RFP Process................................................................................................................... 4 
     Communication ................................................................................................... 4 
          Schedule.............................................................................................................. 4 
          Notification of Intent to Respond......................................................................... 5 
          Bidders Conference ............................................................................................. 5 
Proposal Content 
      Pricing................................................................................................................. 5 
          Non­Pricing  ........................................................................................................ 5 
          Errors and Omissions .......................................................................................... 7 
          Financial Information .........................................................................................  7 

RFP Submission ............................................................................................................ 8 
     Proposal Content ................................................................................................. 8 
          RFP Submission Fee............................................................................................ 8 
          Proposed Submission........................................................................................... 8 
          Confidentiality..................................................................................................... 9 
          Collusion ........................................................................................................... 10 
          Compliance with Regulations ............................................................................ 10 

Evaluation of Proposals .............................................................................................. 10 
      Accounting Information..................................................................................... 11 
          Evaluation Process............................................................................................. 11 

Definitive Agreement .................................................................................................. 13 
       PNM Reservation of Rights and Disclaimers  .................................................... 13 

Scope of Service........................................................................................................... 15 
      Site Assumptions ............................................................................................... 16 
          Design and Engineering..................................................................................... 16


8/7/2009                                                                                                                          Page i 
                    Customer­Sited Utility­Owned Photovoltaic Installation Request For Proposal 


          Startup and Acceptance Testing ......................................................................... 17 
          Operating and Monitoring.................................................................................. 17 
          Warranties and Guarantees ................................................................................ 18 

Technical Specifications.............................................................................................. 18 
      Standards of Performance .................................................................................. 19 
          Solar Module Mounting System ........................................................................ 19 
          Structural Design ............................................................................................... 19 
          Footprint and Permanent Disturbance ................................................................ 20 
          Footings ............................................................................................................ 20 
          Monitoring/Metering Interface........................................................................... 20 
          PV Module Specifications ................................................................................. 20 
          PV Module Electrical Design............................................................................. 21 
          Module Qualification Testing ............................................................................ 22 
          Field Wet Resistance Test.................................................................................. 22 
          Inverter Specifications ....................................................................................... 23 
          DC Electrical..................................................................................................... 23 
          AC Electrical..................................................................................................... 24 
          Grounding ......................................................................................................... 24 


          Project Schedule .............................................................................................. 25 
          Engineering, Procurement and Construction Schedule  ...................................... 25 
          Substantial Completions .................................................................................... 25 
          Final Completion ............................................................................................... 25 
          Liquidated Damages .......................................................................................... 25 
          Test Run Period ................................................................................................. 26 
          Subcontracts ...................................................................................................... 26 
          Preference for Local Labor and Materials .......................................................... 26 
          Exceptions and Deviations................................................................................. 27 
          Corrections and Omissions ................................................................................ 27 
          Publication ........................................................................................................ 27




8/7/2009                                                                                                                         Page ii 
                    Customer­Sited Utility­Owned Photovoltaic Installation Request For Proposal 


Project Management ................................................................................................... 27 
       Respondent's Project Team  ............................................................................... 27 
          Progress Updates ............................................................................................... 28 
          Drawings ........................................................................................................... 28 
          Instruction Manuals ........................................................................................... 29 



Attachment 1 – Minimum Standards ......................................................................... 29 

Attachment 2­ Respondent Questionnaire – Qualitative ........................................... 30 

Attachment 3 – Respondent Questionnaire – Price & Economic Impact ................. 35 

Attachment 4 – Sample Installation Sites .................................................................. 37 

Attachment 5 ­ Notification of Intent to Respond to Request For Proposal  ............ 38




8/7/2009                                                                                                                       Page iii 
                Customer­Sited Utility­Owned Photovoltaic Installation Request For Proposal 


Purpose and Scope 
In this Request for Proposal (“RFP”), PNM  is seeking qualified proposals (“Proposals”)  for the 
design,  engineering,  procurement,  supply,  installation,  testing,  commissioning  and  maintenance 
of  multiple  fully  integrated  and  operational  Photovoltaic  (PV)  systems  to  be  installed  on  land­ 
tracts or rooftops between 2010 and 2012. The installed PV systems will be PNM­owned and will 
have a single system capacity ranging from 3 kWDC to 250 kWDC.  Based on feedback from PV 
contractors, 3 kW DC was  selected as optimal  for small  systems.   Respondents can provide an 
alternative minimum system size with documented assumptions. 


The  purpose  of  the  Customer­Sited  Utility­Owned  (“CSUO”)  program  is  to  meet  the  New 
Mexico Renewable Portfolio Standard. The PNM Retail Renewable Team has allocated 4 MW of 
planned solar capacity for the CSUO PV program. 


PNM  will  negotiate  for  the  use  of  space  on  customer  premises  (e.g.,  open  tracts  of  land,  roof­ 
tops,  etc),  for  installing  PNM­owned  PV  systems  where  leasing  agreements  or  right­of­way 
grants  are  secured.    The  PV  installations  will  not  involve  net  metering,  as  they  will  be 
interconnected to the grid on the Utility­side of the meter. This RFP will not address the cost of 
right of way or the cost impacts of interconnecting to the PNM electric power system, therefore 
Respondents are not required to bid on this activity. Respondents may submit proposed prices for 
the following types of installation: 
                          100kW of total installation for these system sizes 

                                             3.0 kW                            20 kW 


                 Rooftop 

                 Ground 



                            1MW of total installation for these system sizes 

                                             100 kW                            250 kW 


                 Rooftop 

                 Ground




8/7/2009                                                                                       Page 1 of 39 
                Customer­Sited Utility­Owned Photovoltaic Installation Request For Proposal 




The planned overall size of the program of 4.0 MWDC will be split to include site installations at 
either residential or commercial  sites. Respondents can  bid  from 100 kW up to 4.0 MW of the 
project. The minimum installed capacity that a Respondent can bid on is 100 kW. The template in 
Attachment 3 should be used to clearly document your pricing Proposal. Respondents may bid on 
a single type of  installation or all types of  installation, but in doing so  must commit to meeting 
the  minimum  amount  of  planned  installed  capacity  (e.g.  Respondent  ‘A’  bids  on  the  3  kW 
rooftop projects with a total installed capacity of 100 kW) . 


Eligible proposals shall be from Respondents that have a proven track­record of success on solar 
projects  or  other  large  construction  projects  and  that  are  in  good  financial  health.  Eligible 
Proposals shall also use proven technology (minimum of 2 years successful operations), common 
manufacturing and construction techniques; best  installation practices and adheres to this RFP’s 
specifications.  PNM  reserves  the  right  to  select  more  than  one  entity  to  provide  these  services. 
Joint  proposals  among  multiple  entities  acting  as  a  single  Respondent  are  encouraged  but  not 
required.  PNM  expects  the  Respondent  to  provide  a  turn­key  solution  for  the  design  and 
installation of PV systems as described above (the “Project”). 


Respondents  shall  demonstrate  their  ability  to  begin  installing  PV  technologies  in  2010  on 
designated  rooftop  and  ground  mount  locations  throughout  New  Mexico  using  NABCEP 
certified installers or demonstrate plans to achieve NABCEP certification.  PNM may collaborate 
with the selected Respondent(s) to determine which locations in New Mexico should be used for 
installation.  Any such collaboration shall not be priced as part of the current bid proposal. 


Background 
PNM  is  a  wholly  owned  subsidiary  of  PNM  Resources  Inc.  (NYSE:  PNM)  based  in 
Albuquerque,  N.M.,  with  consolidated  operating  revenues  of  $2.3  billion.  PNM  provides  retail 
electric service to a large area of north central New Mexico, including the cities of Albuquerque, 
Santa  Fe,  Rio  Rancho,  Las  Vegas,  Belen  and  Bernalillo.    PNM  also  provides  retail  electric 
service  to  Deming,  Ruidoso,  Alamogordo,  Lordsburg,  Silver  City  and  Bayard  in  southwestern 
New Mexico and to Clayton in northeastern New Mexico.


8/7/2009                                                                                       Page 2 of 39 
                  Customer­Sited Utility­Owned Photovoltaic Installation Request For Proposal 




It is PNM’s intention that this Project will foster the development of PV systems within PNM’s 
service  territory  and  stimulate  the  State  of  New  Mexico’s  economy  by  providing  jobs  for 
installers and/or manufacturers of photovoltaic equipment and related components. PNM prefers 
the  Project  to  include  local  content  and  be  constructed  by  local  workers.  As  such,  PNM  is 
seeking the following sourcing targets:
         ·  a majority of material cost of the project is to be sourced from New Mexico;
         ·  New  Mexico  labor  represents  a  majority  of  the  workforce  charged  with  developing 
             and constructing the project 


Proposals  offering  greater  local  content  will  receive  a  higher  score  than  Proposals  offering  a 
smaller amount of locally sourced material and labor. 
Eligible Proposals 
Only the following types of Proposals are eligible for consideration under this RFP:
    ·    Offers for turn­key solution for the design through installation and maintenance of the PV 
         system;
    ·    Offers to install  < = 3 kW solar capacity rooftop sites and/or;
    ·    Offers  to  install  20kW,  100kW  and  250kW  solar  capacity  rooftop  and  ground  mounted 
         sites 
Eligible Proposals must meet the following general guidelines, among other requirements, to be 
considered for evaluation, all as more fully described in this RFP:
         ·  Proposals must be submitted in accordance with the instructions of this RFP;
         ·  Proposals must comply with all applicable federal, state and local laws;
         ·  Proposals must be for PV technologies;
         ·  Proposals and indicative pricing should be valid effective January 2010;
         ·  Respondent must have all applicable New Mexico contractor’s licenses 


PNM will not consider the following proposals:
         ·  Offers for unproven/non­commercial technologies or submittals for research and 
             development projects
         ·  Technologies other than Photovoltaic


8/7/2009                                                                                         Page 3 of 39 
               Customer­Sited Utility­Owned Photovoltaic Installation Request For Proposal 




RFP Process 
Communication 
All  inquiries and other communications relating  in any  manner to this RFP  must be directed  in 
writing  by  e­mail or  voice  message  to the  PNM  RFP  administrator.  Respondent  questions  and 
corresponding  answers (without identification of  the party asking the questions) will  be posted 
on www.pnm.com\rfp\solarpv\  on Tuesdays and Thursdays by noon MDT on August 26, 2009. 
Contact information is provided below: 
                       RFP Administrator 
                       PHONE: 505­241­2770 
                       E­mail: SolarRFP@pnm.com 


Schedule 
PNM reserves the right to modify, suspend, or terminate this RFP, the selection Process and any 
schedule  related  thereto  at  its  sole  discretion  without  liability  to  Respondents.  PNM  will 
communicate via the website to prospective Respondents regarding the status of the RFP Process, 
including any and all changes and addenda or attendant schedules. 


The anticipated schedule for the RFP process is as follows: 


       ACTION                                                           DATE 
       Notice of Intent to issue RFP                                    7/29/09 
       RFP issued to Respondents                                        8/07/09 
       Intent to respond to RFP due                                     8/10/09 
       Onsite bidders conference – Albuquerque, NM                      8/12/09 

       Questions from Respondents regarding this RFP                    8/07/09 – 8/26/09 
       Proposal due back from Respondents                               9/01/09 
       Respondent selections made, and all Respondents                  TBD
       informed 




8/7/2009                                                                                      Page 4 of 39 
                 Customer­Sited Utility­Owned Photovoltaic Installation Request For Proposal 


Notification of Intent to Respond 
In order to identify persons or entities interested in submitting a Proposal, and to assure that all 
those  having  such  an  interest  receive  any  subsequent  information  distributed  in  the  Proposal 
process,  interested  parties,  should  submit  via  e­mail  a  Notification  of  Intent  to  Respond  on  or 
before  5:00  P.M.  MDT  on  Monday,  August  10,  2009.    The  form  for  the  Notification  can  be 
downloaded via PNM’s website at http://www.pnm.com/rfp\solarpv\ . 


Bidders Conference 
On August 12, 2009, PNM will host a bidders conference detailing the information requested in 
the RFP. A recording of the conference and presentation material will be available on the website 
www.pnm.com\rfp\solarpv\ shortly after the conference.  Only Suppliers that have submitted an 
Intent to Respond are invited to attend the bidders conference. 



        Date:            Wednesday, August 12, 2009 
        Time:            9:00 am – 11:00 am, MDT 
        Where:           PNM Headquarters 
                                            nd 
                         Alvarado Square – 2  Floor (Commercial Kitchen) 
                         414 Silver Ave. SW 
                         Albuquerque, N.M., 87102­3289 


Proposal Content 
Pricing 
All  pricing  must  be  in  terms  of  current  year  (2009)  US  dollars  and  should  include  all  costs 
associated  with  the  acquisition  of  goods  and  services  for  the  design,  engineering,  installation, 
testing and maintenance of the Project (to be bid on). Indicative pricing must be valid effective 
January 2010. A pricing template is provided in Attachment 3 and must be completed as part of 
the proposal submittal. 


Non­Pricing 
All  questions  that  detail  Respondent’s  business  structure,  financial  stability,  credit  worthiness, 
technical  qualifications/acumen,  readiness  to  participate,  environmental  plan,  project


8/7/2009                                                                                        Page 5 of 39 
              Customer­Sited Utility­Owned Photovoltaic Installation Request For Proposal 


management and references should be addressed in the questionnaire provided in Attachment 2 
and must be completed as part of the proposal submittal. 


Respondents must meet the following non­pricing requirements: 
   1.  Satisfactory Credit 
   Credit quality of the Respondent is an important factor in the selection process.  PNM will 
   utilize the better of the published credit ratings from Standard & Poor’s Ratings Group 
   (“S&P”) or Moody’s Investor Services, Inc. (“Moody’s) for long­term senior unsecured debt 
   to determine a Respondent’s credit rating.  PNM will also consider a Dun & Bradstreet 
   (“D&B”) credit rating of 3A2 or better.  Execution of definitive agreements under this RFP is 
   conditional upon full satisfaction of any PNM credit support requirements. 


   PNM requires larger Respondents to either have an investment grade rating (S&P BBB­ or 
   above; Moody’s Baa3 or above; D&B 3A2 or above), or have sufficient equity security to 
   cover Respondent’s anticipated delivery obligations under any contract entered into as a 
   result of this RFP process. 


   If Respondent is unable to satisfy the foregoing credit standards, Respondent may designate a 
   Credit Support Provider/Guarantor, and if the Credit Support Provider/Guarantor is 
   satisfactory to PNM, the Respondent shall be deemed to have satisfied PNM’s credit 
   standards.  The quality of credit of the proposed Credit Support Provider/Guarantor will be 
   evaluated under the same standards as set forth in the previous paragraph. 

   In lieu of designating a Credit Support Provider/Guarantor, a Respondent that is otherwise 
   unable to satisfy the foregoing credit standards may elect to satisfy PNM’s credit standards 
   by providing adequate collateral to PNM, in the form of cash or a letter of credit in a form 
   acceptable from a financial institution satisfactory to PNM. 

   PNM reserves the right to require additional credit standards and to review and evaluate the 
   quality of credit of each Respondent and to make adjustments, as necessary, in the 
   application of the foregoing standards.




8/7/2009                                                                                     Page 6 of 39 
                 Customer­Sited Utility­Owned Photovoltaic Installation Request For Proposal 


    2.  Insurance Coverage 

    Respondents will be required to maintain the following insurance coverage for the duration 
    of any subsequent contract, and shall provide a Certificate of Insurance upon request. 


    Workers’ Compensation and Employer Liability Insurance, to cover obligations imposed by 
    federal and state statutes pertaining to Respondent’s employees engaged in the performance 
    of any services, with a minimum limit of One Million Dollars ($1,000,000). 
    Commercial General Liability Insurance, or the equivalent, with a minimum limit of Two 
    Million Dollars ($2,000,000) per occurrence.  The policy shall include coverage for bodily 
    injury liability, broad form property damage liability, blanket contractual, Respondent’s 
    protective, products liability and completed operations. 
    Umbrella Liability Insurance, or the equivalent, with limit of not less than Ten Million 
    Dollars ($10,000,000). 
    Errors and Omissions 
    Respondent’s shall provide Errors and Omissions, (or Professional Liability) insurance with a 
    minimum limit of Two Million Dollars ($2,000,000). 


In  the  event  Respondent  fails  to  provide  such  proof  of  insurance,  or  fails  to  maintain  such 
insurance,  PNM  may,  at  its  sole  discretion,  remove  Respondent  from  consideration  under  this 
RFP, without any further or continuing obligation to Respondent. 


Financial Information 
Each  Proposal  is  required  to  include  the  most  current  Securities  and  Exchange  Commission 
(“SEC”) Form 10­K and 10­Q reports of any Respondent or its guarantor subject to SEC filing 
requirements. 


Any  Respondent  or  guarantor  not  subject  to  SEC  filing  requirements  should  provide  its  most 
recently issued statement of financial condition, including balance sheet, income statement, cash 
flow statement and complete  footnotes, with (if  available) audited  financial  statements certified 
by a nationally recognized certified public accounting firm for the 3 most recent fiscal years, and 
its most recent un­audited interim statement.


8/7/2009                                                                                        Page 7 of 39 
                 Customer­Sited Utility­Owned Photovoltaic Installation Request For Proposal 




RFP Submission 
Proposal Content 
All Respondents must submit to the PNM RFP Administrator the original Proposal, which must 
include:
    ·  a completed RFP Cover Form
    ·  a completed Pricing Template
    ·  a completed Non­Pricing Questionnaire
    ·  any  other  attachments  (e.g.  financial  data,  insurance  certificates,  drawings,  calculations 
           etc.) deemed necessary by Respondent to assist PNM in the evaluation of the Proposal 


RFP Submission Fee 
A  non­refundable  RFP  submission  fee  of  $350.00  must  accompany  the  Proposal  in  order  to 
qualify  the  Proposal(s)  for  consideration  of  administrative  costs  and  to  ensure  that  adequate 
technical evaluation can be accomplished.  The fee may be paid by certified check made payable 
to  “Public  Service  Company  of  New  Mexico”  and  submitted  with  the  Proposal  or,  upon 
Respondent’s request, arrangements can be made for electronic funds transfer. 


Proposal Submission 
Respondents shall submit:
    ·  one (1) electronic copy of the Proposal (CD or DVD), AND;
    ·  two (2) paper copies of the original Proposal;
    ·  one (1) of the paper copies  must bear an original signature with evidence satisfactory to 
        PNM that the signatory has full authority to bind the Respondent to all of the terms and 
        conditions contained in the Proposal;
    ·  Proposal must be enclosed in a sealed envelope;
    ·  On the envelope, the words “PNM SOLAR PV RFP” must be visible;
    ·  PNM will not accept Proposals via facsimile 


Complete  Proposals,  including  all  exhibits,  forms,  and  fee,  must  be  received  on  or  before  4:00 
p.m. (MDT) on Tuesday September 1, 2009 at the following address:


8/7/2009                                                                                        Page 8 of 39 
                Customer­Sited Utility­Owned Photovoltaic Installation Request For Proposal 




                         RFP Administrator 
                         Public Service Company of New Mexico 
                         4201 Edith Blvd. NE Mail Stop ES30 
                         Albuquerque, N.M., 87107 


None  of  the  material  received  by  PNM  from  Respondents  in  response  to  this  RFP  will  be 
returned.  All Proposals and exhibits will become the property of PNM. PNM will not accept any 
late proposals. 


The anticipated dates for conducting and completing Proposal evaluations and negotiations, and 
for  entering  into  definitive  agreements,  are  estimates.  Actual  dates  will  vary  for  reasons  that 
include,  but  are  not  limited  to;  negotiation  time,  availability  of  key  personnel,  due  diligence, 
evaluation of Respondent’s creditworthiness and actions taken, or required to be taken, by third 
parties. 


Confidentiality 
PNM  will  take  reasonable  precautions  and  use  commercially  reasonable  efforts  to  protect  any 
claimed  proprietary  and  confidential  information  contained  in  a  Proposal,  provided  that  such 
information  is  clearly  identified  by  the  Respondent  as  "PROPRIETARY  AND 
CONFIDENTIAL".  For  confidential  treatment,  Respondents  may  not  mark  entire  Proposals  as 
confidential  but  must  identify  specific  information  in  the  Proposal  as  confidential.  PNM  may 
nonetheless  release  such  information:  (1)  to  any  external  contractors  (who  will  be  required  to 
observe the same care with respect to disclosure as PNM), and to others who have a need for such 
information  for  purposes  of  evaluating  the  RFP,  the  RFP  process  or  the  definitive  agreements 
resulting from the RFP process, including but not limited to the New Mexico Public Regulation 
Commission (“NMPRC”), its employees, staff, consultants and/or agents, and other parties, their 
consultants and/or agents, or (2) if PNM is requested or compelled to disclose such information 
(or portions thereof) (i) pursuant to subpoena or other court or administrative process; (ii) at the 
express direction of any agency with jurisdiction over PNM, or (iii) as otherwise required by law. 
If  PNM  determines  that  the  release  of  such  information  will  be  made  under  one  of  the


8/7/2009                                                                                       Page 9 of 39 
                Customer­Sited Utility­Owned Photovoltaic Installation Request For Proposal 


circumstances set out above, PNM will provide  Respondent with written notice. PNM holds no 
duty  or  requirement  to  Respondent  to  withhold  such  information  if  it  is  requested  as  described 
above.   Under no circumstances will PNM, its corporate affiliates, or the directors, management, 
employees,  agents  or  contractors  of  any  of  them  be  liable  for  any  damages  resulting  from  the 
disclosure of Respondent's claimed confidential information during or after the RFP process. 


If a Respondent requires greater assurances of confidentiality in connection with its Proposal, it 
may include in its Notification of Intent to Respond, or in its Proposal, a form of confidentiality 
agreement which PNM may review and enter into, as deemed appropriate by PNM. 


In  the  event  PNM  uses  internal,  proprietary  projections  in  its  evaluation  process,  the  resulting 
projections  will  not  be  shared  with  anyone  outside  PNM  or  its  consultants  or  representatives, 
including with Respondents, unless required by law. 


Collusion 
By  submitting  a  Proposal  to  PNM  in  response  to  this  RFP,  the  Respondent  certifies  that  the 
Respondent  has  not  divulged,  discussed,  or  compared  its  Proposal  with  other  Respondents  and 
has  not  colluded  whatsoever  with  any  other  Respondent  or  parties  with  respect  to this  or other 
Proposals; provided, however, that this provision does not and is not intended to prevent multiple 
parties  from  making  a  Joint  Proposal  in  which  the  roles  and  responsibilities  of  each  party  are 
clearly delineated in the Proposal. 


Compliance with Regulations 
Each Respondent shall ensure that its Proposal is in full compliance with all applicable Federal, 
State and local laws, rules, regulations or other requirements. 


Evaluation of Proposals 
Accounting Information 
PNM  will  assess  all  Proposals  for  appropriate  accounting  or  tax  treatment.  Respondents  must 
supply  all  information  PNM  reasonably  requires  to  make  such  assessments.  For  example, 
accounting and tax rules may require the seller of assets owned by the seller be consolidated as a


8/7/2009                                                                                       Page 10 of 39 
                Customer­Sited Utility­Owned Photovoltaic Installation Request For Proposal 


Variable Interest Entity onto PNM’s  balance  sheet. In addition, each Respondent  must agree to 
make available, upon PNM’s request and at any point in the Proposal evaluation process, any and 
all  financial  data  associated  with  Respondent  and  the  Project  or  related  matters  to  determine 
potential  accounting  impacts.  Nonpublic  information  will  be  subject  to  the  confidentiality 
provisions of this RFP. 


Evaluation Process 
Step 1:         Each  Proposal  will  be  checked  for  its  conformance  to  the  instructions  and 
specifications set forth herein. If the required information is not provided on the forms provided 
or identified  in this RFP, the Proposal will be deemed non­responsive and will not be considered 
for further evaluation. 


Step 2:         Proposals  that  have  provided  the  required  data  will  be  passed  to  the  initial 
screening  phase  of  the  evaluation.  Those  Proposals  will  be  evaluated  for  quality  and  the 
likelihood of achieving successful commercial operation under the terms proposed. 


Step 3:         Each  Proposal  will  then  be  scored  using  installation  cost,  impact  to  the  New 
Mexico economy (price evaluation) and qualitative criteria which includes the following: 
1)  Conformance to RFP Proposal requirements 
2)  Respondent’s  financial  stability  and  creditworthiness,  which  includes  a  Respondent’s 
managerial and financial qualifications 
3)  Respondent’s Engineering, Construction, Operating and Environmental Team qualifications, 
including number of NABCEP installers 
4)  Technical Acumen, Feasibility and Operational Viability 
    a)  Detailed design, installation and operations plan for the Project 
    b)  Detailed Project critical path schedule identifying all important development elements and 
        their timing 
    c)  Identification of the major equipment supplier(s) to be used for the Project 
5)  Environmental Plan 
    a)  An  environmental  assessment  of  the  environmental  feasibility  for  each  site  and  all 
        necessary right of ways


8/7/2009                                                                                       Page 11 of 39 
               Customer­Sited Utility­Owned Photovoltaic Installation Request For Proposal 


   b)  Respondent’s Environmental Management System,  i.e., how the Respondent handles the 
       environmental risk associated with its operations 
   c)  An environmental milestone schedule addressing all requisite permits 
6)  Readiness to Support New Mexico­wide Installations 
   a)  Existing supplier relationship to purchase PV modules 
   b)  Existing supplier relationship to purchase inverters 
7)  Coverage/infrastructure in New Mexico. 
   a)  Respondent  shall  provide  details  of  its  existing  footprint  in  this  region  or  a  substantive 
       plan to develop operations in New Mexico 
   b)  Logistics network capable of supporting state­wide site installations 
8)  Any  potential  for  delay  as  the  result  of  a  Respondent’s  need  for  regulatory  actions  or 
   approvals or for permitting licensing 
9)  Ability to help PNM achieve the RPS resource diversity targets 
10)  References 


A template to assess Respondents qualitatively is located in Attachment 2 and must be completed 
as part of your RFP submission. 


The price screening consists of measuring each Proposal's total cost impact, including: 
   1.  Fixed costs 
   2.  Development costs 
   3.  Variable installation costs 
   4.  Operational costs 
   5.  Other system benefits or costs, including impact to system losses 
   6.  Contribution to local economy in jobs and material 
   7.  Any additional costs that are required but not provided for in the Proposal 


Respondents shall also provide details of the incremental costs associated with assuming rooftop 
liability. All assumptions should be clearly documented.




8/7/2009                                                                                      Page 12 of 39 
                Customer­Sited Utility­Owned Photovoltaic Installation Request For Proposal 


Proposals with a low total cost impact will receive a higher score than Proposals with a high total 
cost impact. 


All eligible Proposals will be evaluated on the basis of their prices and operational performance 
factors.  Respondent­supplied  price  information  should  be  given  in  current  dollars  and  shall 
include  capital  and/or  capacity  costs,  fixed  operation  and  variable  costs.    Installed  cost  should 
include all development costs, such as permitting, interest during construction, etc. 


PNM  will  also  assess  the  impact  of  Respondent’s  Proposal  on  the  New  Mexico  economy.  A 
positive impact (e.g. increase in local jobs, procurement of non­commodity materials within New 
Mexico) will be viewed more favorably than neutral or negative. 


Respondents  shall  include  sufficient  detail  for  PNM  to  be  able  to  evaluate  all  costs  associated 
with  the  Proposal(s).  Respondents  are  advised  that  price  will  be  a  major  factor  in  PNM's 
evaluation, however, the evaluation is based on both price and qualitative factors, therefore, the 
lowest price Proposal may not be selected. 


Definitive Agreement 
As soon as practicable after PNM completes its analysis of Proposals and completes negotiations 
as  appropriate,  it  expects  the  successful  Respondent(s)  to  execute  a  definitive  engineering, 
procurement  and  construction  agreement.    Failure  of  a  Respondent  to  promptly  execute  such  a 
definitive  written  agreement  will,  in  PNM's  sole  discretion,  result  in  PNM  electing  to  contract 
with  another  Respondent.    The  definitive  agreement  shall  not  bind  PNM  until  both  parties 
execute it, and the agreement is approved or otherwise authorized by the NMPRC and any other 
applicable regulatory authority. 


PNM Reservation of Rights and Disclaimers 
PNM  may  determine  at  its  sole  discretion  the  value  to  PNM  customers  of  any  and/or  all 
Proposals.  PNM  reserves  the  right  to  negotiate  with  a  Respondent  or  Respondents  after 
submission  of  a  Proposal.    PNM  further  reserves  the  right  to  negotiate  with  only  those 
Respondents whose Proposals,  in PNM’s sole discretion,  have a reasonable  likelihood of  being


8/7/2009                                                                                       Page 13 of 39 
                  Customer­Sited Utility­Owned Photovoltaic Installation Request For Proposal 


executed.  In  the  event  negotiations  with  a  Respondent  or  Respondents  do  not  produce  a  final 
contract satisfactory to PNM and approved by NMPRC for inclusion in PNM’s renewable energy 
supply portfolio, PNM reserves the right to pursue any and all other resource options available to 
it. 


PNM may reject any Proposal that, in PNM’s sole discretion:
       ·  Does not meet the minimum requirements set forth in the RFP;
       ·  Does not include all required data items;
       ·  Is not economically competitive with other Proposals; or
       ·  Is submitted by Respondents who are determined by PNM, in its sole discretion, to have 
          insufficient creditworthiness, insufficient financial resources, and/or insufficient technical 
          qualifications to provide dependable or reliable service; or
       ·  Does not meet adequate levels of New Mexico labor and materials content 


PNM reserves the right, without qualification and in its sole discretion, to accept or reject any or 
all Proposals for any reason at any time after submittal without explanation to the Respondent, or 
to  enter  into  an  agreement  at  any  time  with  a  Respondent  who,  in  the  opinion  of  PNM,  will 
provide the  most value to PNM customers.   PNM also reserves the right to contract with other 
than  the  lowest  price  Respondent  or  with  other  than  the  Respondent  evidencing  the  greatest 
technical  ability,  if  PNM,  in  its  sole  discretion,  determines  that  to  do  so  would  result  in  the 
greatest value or stability to PNM customers. 


PNM,  in  its  sole  discretion,  may  decline  to  enter  into  an  agreement  with  any  Respondent,  and 
may terminate negotiations with any Respondent, at any time during the process. 


Those  Respondents  who  submit  Proposals  do  so  without  legal  recourse  against  PNM,  PNM’s 
parent company or affiliates, and the directors, management, employees, agents or contractors of 
any  of  them,  due  to:  (1)  PNM's  rejection,  in  whole  or  in  part,  of  any  Proposal  (2)  PNM’s 
rejection, modification or withdrawal, in whole or in part, of this RFP, (3) failure to execute any 
agreement with PNM, or (4) any other reason arising out of this RFP. PNM shall not be liable to




8/7/2009                                                                                         Page 14 of 39 
                Customer­Sited Utility­Owned Photovoltaic Installation Request For Proposal 


any  Respondent  or  to  any  other  party,  in  law  or  equity,  for  any  reason  whatsoever  relating  to 
PNM's acts or omissions arising out of or in connection with the RFP process. 


Respondent  shall  be  liable  for  all  of  its  costs,  and  PNM  shall  not  be  responsible  for  any  of 
Respondent's costs incurred to prepare, submit, or negotiate its Proposal, a contract or any other 
activity related thereto. 


Selection and elimination of Proposals and subsequent notification of Respondents at all stages of 
the evaluation will remain entirely at PNM's discretion.  PNM's intent is to notify Respondents of 
those Proposals that are eliminated from further consideration under this RFP within a reasonable 
period of time. 


Scope of Service 
Site Assumptions 
For  the  purpose  of  this  RFP,  Respondents  shall  develop  their  installation  around  three  sites  as 
described below: 
Site 1 –Albuquerque
    ·  Rooftop site (Warehouse building, roof less than 5 years old)
    ·  PV capacity 20kW,100 kW or 250 kW (Assume square footage of rooftop has sufficient 
       space for 250kW)
    ·  Meter enclosure is 100 feet south of building center. 

Site 2 – Northeast Albuquerque
    ·  Residential Rooftop site (No obstructions, asphalt tile roof less than 5 years old)
    ·  PV capacity 3.0 kW
    ·  Meter  enclosure  on  west  side  of  house  on  garage  wall,  electrical  panel  located  inside 
        garage
    · 
Site 3 – 5 acre parcel
    ·  Price ground mounted PV systems assuming parcel is located in Rio Rancho, NM AND 
       Deming, NM
    ·  Ground site – level/no obstructions
    ·  PV capacity 20 kW, 100 kW or 250 kW




8/7/2009                                                                                       Page 15 of 39 
                Customer­Sited Utility­Owned Photovoltaic Installation Request For Proposal 


Detailed maps of sites 1, 2 and 3 are provided for reference in Attachment 4. Please note these 
are illustrative sites for the purpose of obtaining comparable bids; they are NOT the actual sites 
where we intend to install a PV system. 


Design and Engineering 
The  Respondent  shall  design  a  solar  electrical  generating  system  taking  into  consideration  the 
types  of  installation  sites,  the  available  solar  resource,  applicable  permits  and  codes  and  other 
relevant factors. The Respondent shall provide design documents to fully disclose the design and 
its  basis,  plans  for  manufacturing  and  supply  of  equipment,  installation,  startup,  testing, 
commissioning, monitoring and maintenance including but not limited to the following:
        ·  Overall system description
        ·  Governing design standards, codes and compliance
        ·  Installation guidelines and procedures
        ·  Bill of materials
        ·  Key equipment specifications
        ·  Design calculations
        ·  Electrical, structural and mechanical design
        ·  Corrosion control
        ·  Detailed drawings, equipment layout and construction plans
        ·  Electrical interconnection
        ·  Quality assurance plans and inspection records
        ·  Energy production estimates (daily profile for each month)
        ·  Performance monitoring details, guidelines and procedures
        ·  Installation, startup and commissioning plans
        ·  Maintenance plan 


The Respondent shall provide a complete and operational design  for a solar electric generating 
system.  All  equipment  and  systems  must  meet  the  minimum  technical  specifications  described 
by this RFP.




8/7/2009                                                                                       Page 16 of 39 
                 Customer­Sited Utility­Owned Photovoltaic Installation Request For Proposal 


All  engineering  analysis  and  calculations  must  be  approved  and  stamped  by  a  Professional 
Engineer (“PE”) licensed in the state of New Mexico for 50 kW designs and greater. Respondent 
will be responsible for obtaining all necessary city, county and state permits required for system 
installation. 


Electrical and Interconnection 
The  Respondent  shall  supply  and  install  all  required  materials  and  equipment  and  perform  all 
work  as  necessary  to  design,  engineer,  procure,  construct,  commission  and  maintain  the  solar 
system.  The  Respondents  scope  shall  include,  but  not  be  limited  to  providing  all  applications, 
studies,  engineering,  submittals,  equipment,  labor,  materials,  testing,  commissioning  and 
maintenance  up  to  the  point  of common  coupling  (PCC).  The  costs  associated  with  the  actual 
interconnection to the PNM electric power system and subsequent interconnection studies are not 
in the scope of this RFP. 


Startup and Acceptance Testing 
The  Respondent  shall  provide  all  services  related  to  start  up  and  transfer  of  the  PV  system to 
PNM.  During  startup,  PNM  shall  observe  the  system’s  performance.  The  Respondent  shall 
perform the following minimum required services:
    ·  Startup,  operate  and  adjust  the  solar  system  until  it  achieves  its  performance 
         requirements.  The  system  power  production  shall  be  recorded  at  the  inverter  output 
         between  10am  and  2pm  during  an  irradiance  period  which  exceeds  750  W/m2  at  the 
         plane  of  the  array.  The  power  production  shall  be  normalized  to  Standard  Test 
         Conditions (STC) with respect to the irradiance and temperature conditions and reported 
         to PNM prior to final system acceptance. The performance requirements for PV systems 
         larger than 50 kW shall be tested with an IV curve tracer to illustrate an aggregate peak 
         power production at STC which conforms to these specifications.
    ·  Perform all required performance testing to certify system and component performance. 
         Document  Voc  (open  circuit  voltage)  and  Isc  (short  circuit  current)  of  each  solar  array. 
         The irradiance, time of day and date shall be recorded for each string of modules. All Voc 
         and Isc  values shall be within the stated manufacturer’s tolerance. All faulty or suspected 
         faulty modules or other components shall be replaced immediately


8/7/2009                                                                                        Page 17 of 39 
                Customer­Sited Utility­Owned Photovoltaic Installation Request For Proposal 


    ·  Meggar each  length of  wire to ensure  it  meets the  minimum acceptable resistance of 5 
         Meg­Ohms to ground. Results for these tests shall be recorded and submitted to PNM
    ·  Conduct  successful  acceptance  tests,  finalize  punch­list  items  and  perform  a  walk­ 
         through with PNM to reach Substantial and Final Completion 


Operating and Monitoring 
The  Respondent  shall  provide  an  operating  and  monitoring  system  that  will  allow  PNM  to 
monitor the  PV  system’s  performance  in  historical  and  real  time  for  the  life  of  the  equipment. 
The proposed monitoring system should make use of PNM’s existing REC meter. 


Warranties and Guarantees 
The Respondent shall provide a warranty against defective design, materials, workmanship and 
latent  defects  for  the  first  five  (5)  year  period  following  completion.  Respondents  shall  fully 
define  each  offered  warranty.  The  following  is  a  list  of  desired  warranty  requirements; 
Respondents should identify what warranties they can actually offer:
    ·  Five (5) year performance, design, workmanship, repair and replacement warranty
    ·  Twenty Five (25) year PV panel manufacturers warranty
    ·  Ten (10) year inverter manufacturer’s warranty
    ·  Describe  the  Warranties  and  Guarantees  you  currently  provide  your  customers  for 
         liability  from  damage  caused  by  the  installation  of  roof  mounted  PV  systems.  Please 
         describe any other measures to mitigate such liability if any. 


The work shall be warranted for power output (kW) and annual energy performance (kWh). The 
guarantee parameters shall be submitted as part of this bid. Should the work fail to meet any of 
the guarantee parameters, the Respondent shall have the opportunity to correct the deficiency to 
PNM’s  satisfaction  within  a  period  of  30  days.  All  costs  to  correct  the  deficiency,  including 
engineering, fabrication, materials, labor and re­testing shall be the Respondent’s responsibility. 
The Respondent shall guarantee the annual energy performance of the PV system. 


Technical Specifications




8/7/2009                                                                                       Page 18 of 39
                 Customer­Sited Utility­Owned Photovoltaic Installation Request For Proposal 


Maximum  use  of  commercially  mature  equipment  and  technologies  also  provides  the  greatest 
opportunity  to  maintain  project  cost,  schedule  and  performance  requirements  and  is  consistent 
with  PNM’s  core  business  as  a  regulated  investor­owned  utility  providing  electrical  energy  to 
retail and commercial customers. Use of commercially mature equipment and technologies offers 
significant  opportunities  for  reduced  design  and  engineering  time;  faster  procurement, 
construction, commissioning and lower life cycle and training costs. 


Regardless  of  how  much  of  the  system  is  composed  of  commercially  mature  equipment  or 
technologies,  the  Respondent  shall  ultimately  be  responsible  for  integration  of  such  equipment 
and technologies and providing an operational  system conforming to the performance  intent of 
these specifications. Respondent shall review and describe the intended usage environment of the 
commercial  equipment  and  technologies  and  establish  to  what  extent  this  differs  from  (or  is 
similar  to)  the  proposed  usage  environment  to  ensure  solar  system  performance,  safety, 
reliability and durability. 


Standards of Performance 
It  is  not the  intent  of  this  specification  to  reproduce  the  technical  requirements  covered  by  the 
applicable  industry  codes  and  standards.  All  components  furnished  by  the  Respondent  shall  be 
designed, fabricated and installed using high­quality design, materials and workmanship meeting 
the  requirements  of  applicable  industry  codes  and  standards  including  but  not  limited  to  those 
standard  cited  in  Attachment  1  of  this  RFP.  Industry  codes  and  standards  shall  supersede  any 
PNM prescribed technical requirement. 


Reference  is  made  in  these  specifications  to  various  standards  under  which  the  work  is  to  be 
performed or tested. If the Respondent proposes to deviate  from any published  standard  in any 
way, a written statement as to the exact  nature of the proposed deviation shall  be submitted to 
PNM  for  approval.  Unless  otherwise  specified,  the  minimum  standards  listed  in  Attachment  1 
shall apply. 

Solar Module Mounting System




8/7/2009                                                                                        Page 19 of 39 
                Customer­Sited Utility­Owned Photovoltaic Installation Request For Proposal 


A fixed tilt solar module racking system is the preferred mounting system. The rack system shall 
be  reliable,  proven  in  similar  projects  and  shall  be  designed  for  corrosion  resistance  over  the 
expected 25 year lifetime. 




Structural Design 
All structures, including array structures, shall  be designed  for withstanding  local wind speeds, 
seismic loads and physical conditions for the area. Seismic, wind and geotechnical calculations 
shall  be provided to PNM for review. The system  must be able to withstand  wind  speeds of at 
least  120  mph.  Additionally,  thermal  loads  caused  by  expected  fluctuations  of  component  and 
ambient temperature must be combined with the above load combinations. 


All  structural  components  shall  be  designed  to  support  a  minimum  25  year  design  life  unless 
otherwise  indicated  by  the  Respondent.  Particular  attention  shall  be  given  to  corrosion 
prevention  at  the  connection  points  between  dissimilar  metals  (bimetallic  corrosion)  such  as 
aluminum and steel. Anti­theft/locking mounting bolts are preferred. 


Footprint of Permanent Disturbance 
The  footprint  of  permanent  disturbance  shall  be  kept  to  a  minimum.    PNM  will  evaluate  the 
energy  density  per  unit  area  in  the  proposal  evaluation.  Proposals  that  minimize  the  overall 
disturbance area are preferred. 


Footings 
Footings  shall  be  designed  to  withstand  lateral  and  uplift  loads  resulting  from  120  mph  wind 
speeds. Additionally, the footings shall be designed to withstand the temperature fluctuations and 
precipitation  for  the  region.  Because  extreme  heat  and  cold  temperatures  are  common,  the 
footing shall be carefully designed for the anticipated loads and to ensure a 25 year lifetime. 


Monitoring/Metering/Interface (for large PV systems) 
Regularly collected data may include but not be limited to the following:
                     ·  Power produced (kW)


8/7/2009                                                                                       Page 20 of 39 
                Customer­Sited Utility­Owned Photovoltaic Installation Request For Proposal 


                    ·    Energy produced (kWh)
                    ·    AC Voltage
                    ·    DC Voltage
                    ·    Irradiance
                    ·    Ambient Temperature
                    ·    System availability
                    ·    Averaged and accumulated output
                    ·    Capacity factor
                    ·    Percent degradation
                    ·    Equipment reliability 

Proposals that include a web­enabled interface with data recorded in a server that may be stored 
with  easy  access  to  PNM  and  makes  use  of  PNM’s  existing  REC  meter  will  be  preferred. 
Respondents  may  provide  an  optimized  Monitoring/Metering/Interface  solution  for  small  scale 
PV that does not include all of the above listed parameters. 


Photovoltaic Module Specifications 
PV  modules  provided  for  this  RFP  may  include  mono  crystalline,  polycrystalline  or  thin  film 
technologies. The PV modules shall be designed to produce low cost energy, have a minimum 25 
year design life and be designed for normal unattended operation. Acceptable mounting methods 
for unframed modules shall be provided by the manufacturer. 


Bolted and similar connections shall be non­corrosive and include locking devices  designed  to 
prevent twisting over the 25 year design life of the PV system. 


As  the  installations  will  be  on  customer  owned  properties,  the  aesthetics  of  the  overall 
installation  are  extremely  important  to  PNM.  To  create  a  uniform  appearance  of  the  array(s), 
spacing between individual modules  and panels should be kept uniform and to a minimum. 


PV Module Electrical Design 
All  PV  modules  and  electrical  components  shall  be  required  to  be  listed  or  recognized  by  an 
appropriate  safety  laboratory  (e.g.  Underwriters  Laboratories  (UL)).  The  electrical  design  and 
installation for the PV system shall conform to the National Electric Code (“NEC”). Article 690 
of  the  NEC  applies  specifically  to  photovoltaic  system  safety,  protection,  control  and  interface


8/7/2009                                                                                       Page 21 of 39
                   Customer­Sited Utility­Owned Photovoltaic Installation Request For Proposal 


with other sources. The PV system electrical design shall also comply with the applicable IEEE 
standard for power system safety. 


All  electrical  components,  including  over  current  protection,  disconnects,  surge  suppression 
devices, conduit, wiring and terminals must have a UL or equivalent listing and have appropriate 
voltage, current and temperature ratings for this application. 


Voltage drop in the PV array DC circuits should be limited to no more than 2%, including losses 
in conductors and through all fuses, blocking diodes and termination points. 


All  series­connected  PV  modules  must  include  a  series  fuse  as  required  by  UL  and  NEC  to 
protect  wiring  and  other  system  components.  Parallel  connected  cells  within  the  individual 
modules are allowable as long as the module listing allows for a series fuse as required for this 
configuration. 


All  series­connected  strings  of  modules  must  include  a  blocking  diode  to  prevent  reverse 
currents. These diodes should have low voltage drop to meet the requirements above, and have a 
voltage and current rating at  least twice the open circuit voltage and short circuit ratings of the 
PV module DC circuit. 


PV module operating voltage shall be compatible with the DC to AC inverter provided under the 
specifications. 


Compression type connectors at the PV module output terminals shall be provided in a watertight 
connection terminal box with knockouts for  watertight  conduit  mountings.  Bypass  diodes  shall 
be supplied, mounted  and  connected  on  each  PV  module  in  the  watertight  connection  terminal 
box. If  bypass diodes are  not required, evidence  of this  must be  supplied with the proposal  for 
approval  by  PNM.  Twist­on  wire  splices,  crimped,  soldered  or  taped  connections  are  not 
permitted for required field­installed wiring.




8/7/2009                                                                                          Page 22 of 39 
                 Customer­Sited Utility­Owned Photovoltaic Installation Request For Proposal 


Outdoor enclosures shall be NEMA 3 waterproof and capable of surviving  intact under the site 
environmental  conditions  specified.  Outdoor  enclosures  shall  be  equipped  to  prevent 
condensation. 


Module Qualification Testing 
All PV modules must be UL listed or listed by the equivalent NRTL. 


Field Wet Resistance Test 
The  ground­mounted  installed  modules  and  DC  system  shall  be  subjected  to  a  wet  resistance 
current leakage test by the Respondent. The test shall be conducted during installation of the PV 
system after all modules and DC wiring are installed but prior to connecting the voltage sensitive 
components, such as surge protectors and parallel connection of the source circuits. 


The test shall consist of measuring the leakage resistance between the test  section  and  ground 
while the  modules are wet. A 1,000 volt high­impedance ohm  meter (“Megger”) shall  be used. 
The Megger shall be inserted between the test section connection point and ground (i.e. module 
or array structure). The tests section shall  be  floating and open circuited  for this test.  The test 
shall be performed one at a time on all test sections. A minimum resistance to ground of 5 Meg 
ohm shall be demonstrated for all wire runs. 


The  Respondent  shall  provide  a  test  procedure  for  the  field  wet  resistance  test  and  pass/fail 
criteria  for  the  allowable  leakage  current.  The  Respondent  should  describe  a  similar  test 
procedure for rooftop installations. 


Inverter Specifications 
The  inverter  shall  be  UL  listed  or  listed  by  the  equivalent  NRTL  and  designed  for  a  fully 
functional  utility  interactive  system  installed  to  meet  the  requirements  set  forth  in  this 
specification.  The  inverter  shall  be  designed  to  produce  high­efficiency  low­cost  energy,  have 
minimum maintenance requirements and high reliability and be designed for normal unattended 
operation. The inverter must be of a proven design successfully operated in solar power systems




8/7/2009                                                                                        Page 23 of 39 
                 Customer­Sited Utility­Owned Photovoltaic Installation Request For Proposal 


for a minimum period of at least two years. Respondent shall provide documentation indicating 
that the inverter has met UL or NRTL requirements. 


Design output of the inverter and the current rating of the components must be designed per NEC 
690. The inverter shall be sized 10% greater than the expected AC output of the system. 


The  inverter  shall  be  housed  in  a  suitable  waterproof  and  dust  proof  enclosure  and  shall  have 
provisions to prevent moisture condensation and  entrance  of  rodents  into  air  intake  or  exhaust 
ports.  Direct  sunlight  and  extreme  weather  shall  be  considered  for  the  inverter  location.  The 
inverter location shall be appropriately housed or shielded from the elements. 


DC Electrical 
The  inverter  will  accept  nominal  input  voltage  between  250  and  600  VDC.  The  open  circuit 
voltage of the DC system shall be limited to 600 VDC. The DC electrical design shall include a 
visible load breaking means of disconnect (e.g. switch, circuit breaker, removable link etc.). The 
disconnect  means  shall  be  provided  to  disconnect  both  poll  conductors  and  neutral  conductor. 
The  poll  and  neutral  disconnect  shall  be  located  together  and  ganged.  PNM  requires  that  all 
disconnect switches be grouped together where feasible. 


The inverters shall include a DC voltage limiting surge protection device. This component shall 
be installed in a manner to allow convenient and safe replacement. The design basis shall address 
thermal aging and maximum voltage and current characteristics of such devices. 


AC Electrical 
The inverters shall be capable of operation by local controls. The inverters shall also be capable 
of operating  in  parallel  with other  inverters on the EPS. For the 20, 100  and 250 kW systems, 
inverter  output  shall  be  480  Volts  AC,  60  hertz,  three  phase.  For  proposed  3.0  kW  system, 
inverter output shall be 60 hertz, single phase or three phase. 


Inverters  shall  operate  in  an  ambient  temperature  range  of ­20°  C  to  +50°C  with  an  operating 
efficiency greater than 90%. The Respondent must specify the inverter derating for altitude.


8/7/2009                                                                                        Page 24 of 39 
                Customer­Sited Utility­Owned Photovoltaic Installation Request For Proposal 




The  inverter  shall  include  all  necessary  self­protective  features  and  self­diagnostic  features  to 
protect the inverter from damage (in the event of component failure or from parameters beyond 
normal operating range due to internal or external causes). The self­protective features shall not 
allow the inverters to be operated in a manner which may be unsafe or damaging. Faults due to 
malfunctions  within  the  inverter  or  solar  system  shall  be  cleared  by  the  inverter  over­current 
protection device and work in conjunction with PNM’s protection system. 


The AC disconnect switch must be a load break, lockable and with a visible disconnect. 


Grounding 
All  grounding  must  be  NEC  compliant.  An  inverter  grounding  system  shall  be  designed  and 
installed for the solar system. The grounding system shall provide personnel protection for step 
and touch potential in accordance with IEEE standard 80 (Safety in AC Substation Grounding). 
The system shall also be adequate for detection and clearing of ground faults. 


Other Requirements 
The  following  information  represents  additional  considerations  that  could  impact  pricing 
decisions  in  Respondents’  Proposals.    The  list  is  not  exhaustive  and  does  not  represent  all  the 
terms and conditions of the final agreement or the full details of provisions to be included in the 
final agreement. 


Engineering, Procurement and Construction Schedule 
Once  specific  site  locations  are  identified,  PNM  anticipates  issuing  an  EPC  contract.  The 
Respondent selected for the Project will  be required to maintain a detailed project schedule  for 
the purpose of job tracking and project status review. 


Substantial Completion 
Substantial  Completion  is  achieved  when  the  following  milestones,  among  others,  are 
completed:




8/7/2009                                                                                       Page 25 of 39 
                 Customer­Sited Utility­Owned Photovoltaic Installation Request For Proposal 


      ·  The entire solar installation(s) has passed all acceptance tests and can be operated as a 
          fully integrated generation asset
      ·  All regulatory permit conditions have been satisfied
      ·  All cleanup and restoration of the project site have been completed
      ·  All punch list items have been identified and mutually agreed with PNM
      ·  PNM has received a waiver from the Respondent for any contractual liens 


Final Completion 
Final Completion is achieved when the following milestones, among others, are completed:
      ·  Substantial Completion
      ·  All punch list items have been cleared and signed off by PNM
      ·  The test run period was successfully completed
      ·  All final drawings and documentation have been submitted and accepted by PNM
      ·  The Respondent has removed all remaining personnel, equipment and waste materials 
          from site 


Subcontracts 
The Respondent shall provide a comprehensive list of any and all subcontractors it intends to use 
to  fulfill  any  part  of  the  work. Included  on  the  list  shall  be  the  subcontractor’s  name,  address, 
phone number, area of specialty and percentage of the work it is to receive. 
The  Respondent  shall  not  subcontract  any  of  the  work  to  be  performed  without  prior  written 
consent from PNM. The Respondent shall be fully responsible to PNM for all acts and omissions 
of its subcontractors and of the persons directly or indirectly employed by a subcontractor. 


Preference for Local Labor and Materials 
It is PNM’s intention that this Project will foster the development of PV systems within PNM’s 
service  territory  and  stimulate  the  State  of  New  Mexico’s  economy  by  providing  jobs  for 
installers and/or manufacturers of photovoltaic equipment and related components. PNM prefers 
the  Project  to  include  local  content  and  to  be  constructed  by  local  workers.  As  such,  PNM  is 
seeking the following sourcing targets:
        ·  a majority of material cost of the project is to be sourced from New Mexico;


8/7/2009                                                                                        Page 26 of 39
                 Customer­Sited Utility­Owned Photovoltaic Installation Request For Proposal 


          ·  New  Mexico  labor  represents  a  majority  of  the  workforce  charged  with  developing 
             and constructing the project 


Exceptions and Deviations 
Respondent shall conduct the necessary due diligence to identify the actual as­built conditions. 
Respondents who discover discrepancies or lack of information during the bidding process shall 
make a written request to PNM for a clarification. Any deviation from the specifications outlined 
in  this  document  by  the  Respondent  shall  be  brought  to  the  attention  of  PNM  in  writing  and 
requires written authorization from PNM for approval. 


Corrections and Omissions 
Any  corrections  or  omissions  from  these  specifications  identified  by  the  Respondent  shall  be 
brought to the attention of PNM in writing. All corrections or omissions submitted to PNM will 
be reviewed for appropriate response by PNM. 


Project Management 
It is intended that all design information, calculations etc. shall be submitted to PNM for review. 
Design assumptions and concepts shall be established in concert with PNM. 


Respondent’s Project Team 
The  Respondent  shall  submit  a  list  of  its  key  people  who  will  make  up  the  project  team  and 
provide a brief (1 page) resume for each team member.  Changes in Respondent’s key personnel 
during the evaluation period must be promptly reported to PNM and may subject the Proposal to 
re­evaluation or elimination. 


Drawings 
All  preliminary  drawings  shall  be  submitted  to  PNM  for  review  and  approval.  The  drawings 
shall be submitted using industry standard paper for PNM’s review and comment. All text shall 
be  in  English  language  and  all  dimensional  units  shall  be  in  English  and  SI  formats.  The 
computer drawing  files  may  be  in  AutoCAD®, Microstation®, DXF or other standard drawing 
format.


8/7/2009                                                                                        Page 27 of 39
               Customer­Sited Utility­Owned Photovoltaic Installation Request For Proposal 




Payment and Performance Bonds 
Upon award of Project(s) with a value greater the $500,000.00, the successful Respondent(s) will 
be required to furnish, in a form acceptable to PNM executed by a surety company satisfactory to 
PNM and which satisfies all requirements of applicable law, a payment bond for the protection 
of persons furnishing labor and materials and a performance bond for the protection of PNM that 
assures full and faithful performance in the payment of all obligations relating to the Project.




8/7/2009                                                                                      Page 28 of 39 
                 Customer­Sited Utility­Owned Photovoltaic Installation Request For Proposal 


                                  Attachment 1 – Minimum Standards 
Reference New Mexico Interconnection Manual Exhibit 2 Certification Codes and Standards and 
the following:




                                                                                       Page 29 of 39 
               Customer­Sited Utility­Owned Photovoltaic Installation Request For Proposal 




                     Attachment 2­ Respondent Questionnaire – Qualitative 
PNM Photovoltaic RFP                 Company Name – Here 

Qualitative Questions                Your Responses 
    Business Structure 
    Provide a summary of your 
1  business structure 

     Are you responding to this 
     RFP as part of a joint 
2    venture? If so, with whom? 
     Are you responding to this 
     RFP as a sole proprietor or 
3    LLC? 

     Are you responding to this 
     RFP as a branch of a larger 
     company?  If so, provide 
4    details of your parent 
     Please provide a summary 
     of your organizational 
5    structure 
     Financial stability 
     Will you require an up front 
     payment from PNM? If so, 
6    how much? 
     Credit worthiness 
     Please provide your current 
7    bond amount




                                                                                     Page 30 of 39 
               Customer­Sited Utility­Owned Photovoltaic Installation Request For Proposal 




     Please provide your Dunn & 
     Bradstreet number.  What is 
8    your current D&B rating? 
     What is your current liquidity 
9    ratio? 
    What are the average 
    payment days to your 
10  suppliers? 
    Do you meet the insurance 
    requirements detailed in the 
11  RFP? 

    Provide your latest audited 
    financial statements or bank 
12  letter of credit 
     Engineering, construction, 
     operating and 
     environmental team 
     qualifications 


    Provide details of previous 
    PV projects including major 
    suppliers and contractors 
    and customer contact 
13  information 
    Do you have a current NM 
    general and electrical 
    contractors licenses? If not, 
    do you intend to apply for 
14  one? 

    Please provide professional 
    engineering (PE) references 
15  from previous projects 
    Provide details of your 
16  quality management plan 

    Provide relevant 
    certifications (e.g. NABCEP) 
17  or intent to comply 

     Readiness to participate 
    Do you have existing 
    contracts to purchase PV 
18  modules?




                                                                                     Page 31 of 39 
                 Customer­Sited Utility­Owned Photovoltaic Installation Request For Proposal 


     Do you have PV module 
    suppliers in your supply 
19  base? 
    Do you have inverter 
    suppliers in your supply 
20  base? 
    Do you have existing 
    contracts to purchase 
21  inverters? 
    Technical acumen 

    Provide summary resumes / 
    qualifications of your project 
22  team and company officers 

    Have any of your project 
    teams members participated 
    or developed electrical or PV 
23  codes and standards? 



    What percentage of your PV 
    installers are NABCEP 
24  certified? 

      Include any relevant PV 
      articles or studies authored 
      by key personnel in your 
25    company 
      Environmental plan 
      Provide details of your 
      Environmental Management 
      System (EMS) ) and any 
      written environmental 
26    policies of your company 
      Indicate any permits you will 
      obtain for the work 
      requested including 
      milestone schedules for 
27    each site location 
      Describe your ability to 
      obtain environmental and 
      other regulatory permits and 
      indicate if subcontractor will 
      be used and their 
28    qualifications




                                                                                       Page 32 of 39 
                Customer­Sited Utility­Owned Photovoltaic Installation Request For Proposal 


    Does your company use 
    renewable energy or 
    implement energy efficiency 
    measures in its daily 
29  operations? If so describe. 



      Describe steps you take to 
      manage your impact to the 
30    environment 
      Describe your plans to 
      minimize your waste stream 
      and the manufacturing 
      waste stream for 
      components likely to be part 
31    of this project 
      Describe your hazardous 
      material handling 
      procedures. Detail any 
      hazardous material that 
      would be used in this 
32    project. 
      Describe your plan to create 
      a neat and uniform 
      appearance of installed 
33    arrays 
      Describe your plans to 
      minimize the projects impact 
      to construction / build sites 
      including wildlife and 
34    environment 
      Describe your recycling 
      program and indicate how it 
      applies to components likely 
35    to be part of this project 

    Coverage/infrastructure in 
    New Mexico (include all 
    subcontractors and 
    partners) 
    How many PV projects have 
    you completed in New 
    Mexico (indicate size and 
    location)? 
    How many other projects 
    have you completed outside 
    of New Mexico (indicate size 
36  and location)?




                                                                                      Page 33 of 39 
                Customer­Sited Utility­Owned Photovoltaic Installation Request For Proposal 



    Describe your business 
    footprint in New Mexico. Is 
    your corporate office in New 
37  Mexico? 
    How many New Mexico 
    based employees do you 
38  currently employ? 
    Estimate the $ amount of 
    goods and services 
    procured in New Mexico 
39  over the last 3 years 
    Regulatory hurdles or 
    issues 
    Describe your experience 
    with the interconnection of 
    PV systems to the grid in 
    New Mexico. Specify voltage 
    levels, complexity of 
    interconnection and number 
40  of systems. 
    References 
    Are you aware of any 
    pending personal or 
    business lawsuits? If so, 
    please describe the 
41  circumstances. 
    Provide a minimum of 3 
    projects of similar scope 
    within the past 5 years. 
    Provide description of 
    project, your role, location, 
    major suppliers and 
    customer contact 
42  information. 
    Project management 
    experience 
    Describe your project 
    management system, tools 
43  and process 
    What performance metrics 
    do you use for large 
44  projects? 
    Exceptions 
    Please list any exceptions 
    you have with the proposed 
45  RFP




                                                                                      Page 34 of 39 
                Customer­Sited Utility­Owned Photovoltaic Installation Request For Proposal 


    Please list any exceptions 
    you have with the terms and 
46  conditions 




             Attachment 3 – Respondent Questionnaire – Price & Economic Impact 

Total Installation Price 

           Site Type                       20 kW                  100 kW                  250 kW 

Commercial Rooftop –                $                       $                      $ 
Albuquerque 
state all assumptions 

Total Installation Price: 

           Site Type                       3.0 kW 

Residential Rooftop –               $ 
Albuquerque 
state all assumptions 

Total Installation Price: 
           Site Type                       20 kW                  100 kW                  250 kW 

Ground site – Rio Rancho            $                       $                      $ 

state all assumptions




                                                                                        Page 35 of 39 
                 Customer­Sited Utility­Owned Photovoltaic Installation Request For Proposal 




Total Installation Price: 
             Site Type                      20 kW                  100 kW                  250 kW 

Ground site – Deming                 $                       $                      $ 

state all assumptions 




Economic Benefit to New Mexico* 
Site Type                        Number of Jobs  Inverter Spend             Panel Spend  Balance of System 
Commercial Rooftop – 
Albuquerque 
Residential Rooftop – 
Albuquerque 
Ground site – 
Rio Rancho 
Ground site – 
Deming 
* expected impact for 1 year. Document all assumptions




                                                                                         Page 36 of 39 
                Customer­Sited Utility­Owned Photovoltaic Installation Request For Proposal 


                             Attachment 4 – Sample Installation Sites* 

Site 1 –Albuquerque:
    ·  Rooftop site (Warehouse building, roof less than 5 years old)
    ·  PV capacity 20kW,100 kW or 250 kW (Assume square footage of rooftop has sufficient 
        space for 250kW)
    ·  Meter enclosure is 100 feet south of building center 




              * Sample installation sites for comparison only. Do not contact owners, occupants 
              or residents for access 

Site 2 – Northeast Albuquerque:
    ·  Residential Rooftop site (No obstructions, asphalt tile roof less than 5 years old)
    ·  PV capacity 3.0 kW
    ·  Meter  enclosure  on  west  side  of  house  on  garage  wall,  electrical  panel  located  inside 
        garage




                                                                                      Page 37 of 39 
             Customer­Sited Utility­Owned Photovoltaic Installation Request For Proposal 




           * Sample installation sites for comparison only. Do not contact owners, occupants 
           or residents for access 

Site 3 – 5 acre parcel:
    ·  Price ground mounted PV systems assuming parcel is located in Rio Rancho, NM AND 
        Deming, NM
    ·  Ground site – level/no obstructions
    ·  PV capacity 20 kW, 100 kW or 250 kW 

                                           5 acre parcel 
                                  N 
                                                                                   466 feet 




                                    3 phase distribution line 

                                                  466 feet
                                                  466 feet 




                                                                                   Page 38 of 39 
                 Customer­Sited Utility­Owned Photovoltaic Installation Request For Proposal 




          Attachment 5 – Notification of Intent to Respond to Request For Proposal 


                       PUBLIC SERVICE COMPANY OF NEW MEXICO 
                          REQUEST FOR PROPOSAL NO. ________ 


                                NOTICE OF INTENT TO RESPOND 


Required Response Date for Intent to Respond:  5:00 P.M. MDT, Monday, August 10, 2009 

Return this completed and signed form to:  solarrfp@pnm.com 


I hereby affirm that my company intends to submit a response to the PNM Customer­Sited 
Utility­Owned Photovoltaic Program Request for Proposal identified above. 

[Please provide the following information and sign below:] 

       COMPANY NAME:                _________________________________ 
       NAME OF PRINCIPAL CONTACT:  ________________________________ 
       ADDRESS:  _____________________________________________________ 
       PHONE NUMBER:  ______________________________________________ 
       FAX NUMBER:  _________________________________________________ 
       EMAIL ADDRESS:  ______________________________________________ 

[If your proposal will include a joint venture or partnership with another company, please 
provide the information below] 

       NAME OF PARTNERING COMPANY:  ___________________________ 
       NAME OF PRINCIPAL CONTACT:  ________________________________ 
       ADDRESS:  _____________________________________________________ 
       PHONE NUMBER:  ______________________________________________ 
       FAX NUMBER:  _________________________________________________ 
       EMAIL ADDRESS:  ______________________________________________ 

[I/We] [intend/do not intend] to attend the Bidder’s conference scheduled for August 12, 2009, in 
Albuquerque, NM. 

Yours truly, 
[name & title]




                                                                                       Page 39 of 39 

								
To top