Aan by chenshu

VIEWS: 7 PAGES: 4

									Aan:                  Commissie Projectbewaking
Van:                  Ton Verschuren
Datum:                19 januari 2005 – CONCEPT
Kenmerk:              OW 04.XXX
Betreft:              Intake Review project 'DARELUX’


Samenvatting

De Commissie Projectbewaking bewaakt in opdracht van de directeur van Stichting SURF de
voortgang van het onderwijsvernieuwingsproject 'DARELUX'. In dat kader voert de Commissie
Projectbewaking een zgn. Intake Review uit. De heer Verschuren heeft namens de Commissie
Projectbewaking de Intake Review voorbereid. Zijn bevindingen, conclusies en advies zijn
verwerkt in voorliggend memo.

In dit memo komen achtereenvolgens aanbod:
     inleiding
     Intake Review: doel en resultaat
     Intake Review: werkwijze
     karakteristieken van het project
     resultaten tot dusverre
     bevindingen
     conclusies en advies.


Inleiding

De directeur van Stichting SURF heeft de Commissie Projectbewaking verzocht de voortgang
van het onderwijsvernieuwingsproject 'DARELUX' te bewaken. De Commissie Projectbewaking
heeft deze opdracht geaccepteerd en voert de projectbewaking uit volgens de gebruikelijke
procedures. Dit betekent dat de Commissie Projectbewaking:
    op basis van kwartaalrapportages de voortgang van het project toetst,
    drie keer een inhoudelijke beoordeling van het project uitvoert, te weten:
     o enkele maanden na de start van het project (Intake Review; dit document)
     o ongeveer halverwege de projectperiode (Mid Term Review)
     o na afloop van het project (End Review).


Intake Review: doel en resultaat

Het doel van een Intake Review is:
    beoordelen of de Commissie Projectbewaking op basis van de voorliggende stukken
     (controlling document, eerste rapportage) haar opdracht goed kan uitvoeren
    beoordelen of het project goed uit de startblokken is gekomen
    met de projectleider de beheers-, succes- en faalfactoren, en het risicomanagement
     bespreken.

Een Intake Review resulteert in een schriftelijk advies van de Commissie Projectbewaking aan de
directeur van Stichting SURF.
Intake Review: werkwijze

De Commissie Projectbewaking bepaalt voor elk project welk lid van de Commissie eerst
verantwoordelijke en dus de Reviewer is. Voor het project 'DARELUX' is dat de heer
Verschuren. De Reviewer bereidt de Intake Review voor.

In het kader van de Intake Review heeft de Reviewer de volgende documenten beoordeeld of in
de beoordeling meegenomen:
    controlling document (ons kenmerk XXX);
    eerste voortgangsrapportage over oktober-november 2004;
    Concept eerste deliverable A.1: Measurement Data Structures, Metadata schema’s and
     Ingest Procedures, v1.1 d.d. 8-10-04;
    Concept Business plan scheme, v3.0, d.d. 3-11-04.
Daarnaast heeft de Reviewer op 19 januari 2005 met de projectleider een gesprek gevoerd.

De Reviewer heeft zijn bevindingen, conclusies en advies opgenomen in het hier voorliggende
memo. Een concept van dit memo is voorgelegd aan de projectleider met het verzoek te reageren.
Zijn reacties zijn waar relevant in dit memo verwerkt. Het memo is geagendeerd voor bespreking
in de vergadering van de Commissie Projectbewaking van 22 februari 2005. De projectleider is
uitgenodigd daarbij aanwezig te zijn.


Karakteristieken project

Het project 'DARELUX' (Data Archiving River Environment LUXemburg) wordt uitgevoerd
door de bibliotheek van de TU Delft (penvoerder) in samenwerking met de Faculteiten EWI en
Civiele Techniek en Aardwetenschappen (Hydrologie) van de TU Delft en de Faculteit
Geowetenschappen van de Universiteit Utrecht. De uitvoering vindt plaats van 1 oktober 2004 tot
1 oktober 2006. De projectbegroting bedraagt € 195.900. Stichting SURF heeft maximaal €
102.750 subsidie voor de uitvoering beschikbaar gesteld.

DARELUX beoogt het duurzaam opslaan van meetgegevens die worden verzameld in een
stroomgebied in Luxemburg. Men richt zich daarbij op de gegevensverzamelingen en model
input parameters. Deze zullen in een lange termijn archief worden opgenomen samen met de
analyse resultaten en de publicaties. Om tijdens en na de looptijd van dit soort onderzoek
verzekerd te zijn van de bruikbaarheid van de verkregen gegevens en de analyseprogrammatuur
is duurzame opslag van deze gegevens van eminent belang. Het realiseren hiervan is tot nu toe
geen vanzelfsprekendheid.

Middels dit project worden de volgende doelen gerealiseerd:

         -         Een operationele aan de OAI-pmh standaard voldoende repository, met
                   modellen voor Ingest, retrieval en opslag van gegevens;
         -         Een op een uitgebreide testperiode gebaseerde gebruikers evaluatie;
         -         Een generiek ontwerp voor dit type repositories;
         -         Het ontwerp en inrichting van de organisatie rond de repository;
         -         Een kosten/baten analyse als opmaat tot een exploitatiemodel.

Het project maakt gebruik van en bouwt voort op de resultaten van het in 2002 succesvol
afgeronde e-Archive project.

Resultaten tot dusverre

De projectorganisatie is opgezet, exclusief de Stuurgroep. Er zijn twee concept rapporten
opgeleverd:




Intake Review project DARELUX – memo Reviewer                                                2
        Concept Measurement Data Structures, Metadata schema’s and Ingest Procedures, v1.1
         d.d. 8-10-04;
        Concept Business plan scheme, v3.0, d.d. 3-11-04.

Een eerste opzet van het archief in geïmplementeerd en online beschikbaar. Het project ligt
daarmee keurig op schema.

Bevindingen

Het Controlling Document is heel helder van opzet en goed geschikt om de voortgang van het
project te bewaken. Er zit een kleine fout in de beschrijving van het projectmanagement, waar
gesteld wordt dat de projectleider één dag per week hiervoor beschikbaar heeft, terwijl er in
totaal zestien dagen begroot zijn. De zestien dagen blijken correct en de projectleider spendeert
veel minder dan één dag per week aan projectmanagement.

De indruk die ontstond na het lezen van het CD, de eerste rapportage en de meegeleverde
stukken, gaf geen aanleiding voor zorg, integendeel: het project lijkt zeer voortvarend uit de
startblokken gekomen te zijn.

Het gesprek met de projectleider verliep uiterst prettig. Naast een aantal vragen over de inhoud
en achtergronden van het project, die met name de nieuwsgierigheid van de reviewer
bevredigden, zijn de volgende zaken vermeldenswaard.

Het project is inderdaad voortvarend van start gegaan. Na een week lag het eerste concept
resultaat er al. Dit bleek ook nodig om te starten met de bouw van het archief, dat in een eerste
versie—met echte data—al beschikbaar is. Er is een ervaren projectleider en een projectgroep die
al eerder heeft samengewerkt (in het door SURF gesubsidieerde e-Archive project) en die
voortbouwt op resultaten en tools uit dat project. Het project ligt dan ook keurig op schema.

De Stuurgroep is nog niet samengesteld. Uit het gesprek bleek dat de ideeën van de projectleider
over de stuurgroep wat meer richting operationele aspecten gaat (meer als klankbord) en niet naar
een bestuurlijk orgaan dat bij escalatie ingezet kan worden. De projectleider wil de stuurgroep
inrichten met belanghebbenden uit het veld (de waterinstituten), waarin met name de ideeën over
het businessplan kunnen worden getoetst. Er is geen inzet van andere bibliothecarissen of
personen met kennis specifiek over de ―DARE-aspecten‖ van het project voorzien. De reviewer
denkt dat deze aanpak—anders dan bij Onderwijsvernieuwingsprojecten—past bij de aard van dit
project.

Naar de mening van de reviewer zijn de twee grootste risico’s van het project gelegen in de
kwaliteitsbewaking en het vinden van een business plan, waarmee voortzetting van de resultaten
van het project als dienst na afloop is gewaarborgd.
Wat de kwaliteitsbewaking betreft: er staat niets over geschreven in het CD. De vraag van de
reviewer is in hoeverre te waarborgen is dat wat wordt opgeleverd—zowel wat
specificaties/modellen, als wat implementatie betreft—minimaal state-of-the-art is. In het
gesprek met de projectleider werd duidelijk dat als projectmethodiek eXtreme Programming (XP)
wordt gebruikt, waarbij wordt gewerkt in duo’s, die elkaars werk reviewen. Er is echter geen
externe reviewer en ook geen ―DARE-specialist‖ in de op te zetten stuurgroep. Volgens de
projectleider speelt dit aspect ook bij andere DARE-projecten. Er is inmiddels wel een
dwarsverbandenoverleg met die andere DARE-projecten ingesteld. De reviewer suggereert om
op DARE-niveau te zorgen voor liaisons met belangrijke spelers op dit gebied (OAI,
webservices). Zodoende kan beter worden gewaarborgd dat de te nemen ontwerp- en
implementatiebeslissingen aansluiten bij de trends in het veld. Een voorbeeld van zo’n besluit is
de afweging tussen slimme objecten in een domme opslag (het voorstel van dit project) versus
domme objecten in een slim archief (de bestaande aanpak binnen de sociaal-wetenschappelijke
hoek).




Intake Review project DARELUX – memo Reviewer                                                  3
Het tweede risico is dat er in de projectperiode geen model wordt gevonden voor een duurzame
exploitatie. Er is—zeker ook gezien de termijn van de houdbaarheid van de data uit het project:
zo’n vijftig jaar—geen eensluidend beeld van het toekomstige gebruik van de op te leveren
voorzieningen. Dit doet op zich niets af aan de slaagkans van het project zelf, maar wel aan de
kansen voor een exploiteerbaar vervolg. Wellicht dat op DARE-niveau dit aspect aandacht kan
krijgen.

Tot slot is de projectleider erop gewezen dat er voor voortgangsrapportages een sjabloon op de
website van SURF beschikbaar is. De rapportage over oktober-november voldoet niet aan dit
sjabloon.

Conclusies en advies

Het DARELUX-project is voortvarend van start gegaan en de reviewer heeft een goed gevoel
over het verdere verloop van het project. Er is nog geen stuurgroep ingesteld en de projectleider
denkt daarbij ook niet aan een stuurgroep zoals die in de onderwijsvernieuwingsprojecten
gebruikelijk is. De reviewer lijkt dit geen probleem, maar maakt het platformmanagement hier
wel op attent. De grootste risico’s die de reviewer op dit moment ziet, zijn de kwaliteitsbewaking
van de op te leveren resultaten en een haalbare exploitatie na afloop van het project.

Geadviseerd wordt derhalve:
   de voortgangsrapportage in het vervolg te baseren op het sjabloon van SURF;
   het aspect van de kwaliteitsbewaking op DARE-niveau te adressen;
   op DARE-niveau aandacht te besteden aan de exploiteerbaarheid van dit soort repositories;
   de Intake Review met positief gevolg af te sluiten;
   de projectleider niet bij de bespreking in de CP uit te nodigen.




Intake Review project DARELUX – memo Reviewer                                                   4

								
To top