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AUSSCHREIBUNG NR. SANCO/2009/A1/005
Leistungsbeschreibung
Aufforderung zur Angebotsabgabe betreffend die Vergabe von
Rahmenverträgen über externe Unterstützungsleistungen für Maßnahmen der
Außenkommunikation auf dem Gebiet Gesundheit und Verbraucher
Los 1: Multimediale Gestaltung, Informationsmaterial und Website
Los 2: Konferenzen, Ausstellungen und andere Veranstaltungen
Los 3: Audiovisuelle Dienstleistungen und Medienfortbildungsseminare
Öffentliche Auftraggeber:
Generaldirektion Gesundheit und Verbraucher der Europäischen Kommission („GD
SANCO“) und Exekutivagentur für Gesundheit und Verbraucher (die „Agentur“)
Hinweis: Im Falle von Abweichungen zwischen dieser Übersetzung und dem englischen Text
ist die englische Originalfassung verbindlich.
INHALT
Teil I: Fachliche Beschreibung
I.1 Einleitung
I.2 Hintergrund
I.3 Vertragsgegenstand
I.4 Beschreibung der Lose
Los 1: Multimediale Gestaltung, Informationsmaterial und Website
Los 2: Konferenzen, Ausstellungen und andere Veranstaltungen
Los 3: Audiovisuelle Dienstleistungen und Medienfortbildungsseminare
I.5 Veröffentlichungs- und Urheberrechte
Projektmanagement
Teil II: Vertragsbedingungen und Verwaltungsmodalitäten
II.1 Allgemeine Bedingungen für die Angebotsabgabe
II.2 Keine Verpflichtung zur Auftragsvergabe
II.3 Mehrfach-Rahmenvertrag und „Kaskadensystem―
II.4 Dienstleistungsaufträge
II.5 Gemeinsame Angebote und Vergabe von Unteraufträgen
II.6 Kontinuität der Dienstleistungen
II.7 Leistungsort
II.8 Vertragslaufzeit
II.9 Maximaler Auftragswert
II.10 Zahlungsmodalitäten
II.11 Aussetzung des Vertrags
II.12 Allgemeine Angaben zur Angebotsabgabe
II.13 Aufmachung und Inhalt des Angebots
II.13.1 Verwaltungstechnische Angaben (Teil 1)
II.13.2 Fachliches Angebot (Teil 2)
II.13.3 Preisangebot (Teil 3)
Teil III: Bewertung der Angebote und Zuschlagserteilung
III.1 Verfahrensablauf
III.2 Ausschlusskriterien
III.3 Auswahlkriterien
III.3.1 Nachweis der Teilnahmeberechtigung des Bieters
III.3.2 Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit
III.3.2 Nachweis der fachlichen und beruflichen Leistungsfähigkeit
-2-
III.4 Zuschlagskriterien
III.4.1 Qualitätskriterien
III.4.2 Preiskriterien
Tabelle Nr. 1: Bewertungskriterien für das allgemeine Konzept für die Lose 1 und 3
Tabelle Nr. 2: Bewertungskriterien für das allgemeine Konzept für Los 2
Tabelle Nr. 3: Fallstudien zu Los 1
Tabelle Nr. 4: Fallstudien zu Los 2
Tabelle Nr. 5: Fallstudien zu Los 3
Teil IV: Entwurf des Rahmenvertrags
Teil V: Anhänge zur Leistungsbeschreibung:
Verzeichnis der Anhänge:
Anhang 1: Formular für die Angebotseinreichung
Anhang 2: Formular Finanz- und Bankangaben
Anhang 3: Formular für natürliche Personen
Anhang 4: Erklärung zu den Ausschlusskriterien
Anhang 5: Reisekostenerstattung
Anhang 6: Technische Spezifikationen für die Überführung in das CMS (Los 1)
Anhang 7: Technische Spezifikationen für audiovisuelle Erzeugnisse (Los 3)
Anhang 8: Redaktionelle Leitlinien für EUTube (Los 3)
Anhang 9: Europäischer Lebenslauf – Muster
Anhang 10: Preisverzeichnis für Los 1
Anhang 11: Preisverzeichnis für Los 2
Anhang 12: Preisverzeichnis für Los 3
-3-
TEIL I
FACHLICHE BESCHREIBUNG
I.1 Einleitung
Die vorliegende Ausschreibung erfolgt interinstitutionell und wird von der Generaldirektion
Gesundheit und Verbraucher der Europäischen Kommission („GD SANCO“) in
Zusammenarbeit mit der Exekutivagentur für Gesundheit und Verbraucher(die „Agentur“)
veröffentlicht. Die Abwicklung der Ausschreibung und die Verwaltung der sich
anschließenden Rahmenverträge erfolgt durch die GD SANCO.
Ziel dieser Ausschreibung ist der Abschluss von Rahmenverträgen mit Unternehmen, die in
der Lage sind, die GD SANCO und die Agentur durch Beratung sowie Vorbereitung und
Durchführung von Informations- und Kommunikationsmaßnahmen in folgenden
Politikbereichen zu unterstützen: Verbraucherschutz, öffentliches Gesundheitswesen,
Lebensmittel- und Futtermittelsicherheit, Pflanzenschutz, Tiergesundheit und Tierschutz. Dies
soll es der GD SANCO und der Agentur ermöglichen, ihre Informations- und
Kommunikationspolitik in diesen Bereichen auszubauen und zu verbessern.
Die Ausschreibung ist in drei Lose aufgeteilt:
Los 1: Multimediale Gestaltung, Informationsmaterial und Website
Los 2: Konferenzen, Ausstellungen und andere Veranstaltungen
Los 3: Audiovisuelle Dienstleistungen und Medienfortbildungsseminare
Die Bieter können Angebote für ein oder mehrere Lose abgeben. Für jedes Los ist ein
eigenständiges Angebot einzureichen, in dem der Name des Bieters und die Nummer des
Loses deutlich anzugeben sind.
I.2 Hintergrund
Die GD SANCO hat den Auftrag, im Wege der Ausarbeitung von fachpolitischen
Maßnahmen, Rechtsetzungsakten und Programmen die Lebensqualität in der Europäischen
Union zu verbessern. Ihre drei Hauptzuständigkeitsbereiche sind: öffentliche Gesundheit,
Lebensmittelsicherheit und Rechte der Verbraucher.
Weitere Informationen über die GD SANCO sind über folgende Website abrufbar:
http://ec.europa.eu/dgs/health_consumer/index_de.htm
Die Agentur hat den Auftrag, europäische Programme zur öffentlichen Gesundheit, zum
Verbraucherschutz und zur Lebensmittelsicherheit durchzuführen (Initiative „Bessere
Schulung für sicherere Lebensmittel―).
Weitere Informationen über die Agentur sind über folgende Website abrufbar:
http://ec.europa.eu/eahc/
-4-
Die im Rahmen dieser Ausschreibung zu erbringenden Dienstleistungen sollen die
Kommunikationsstrategie der GD SANCO für die Bürger und alle Beteiligten in den
folgenden Zuständigkeitsbereichen der Generaldirektion unterstützen:
Stärkung der Position der Verbraucher,
Schutz und Verbesserung der menschlichen Gesundheit,
Gewährleistung einer sicheren und gesunden Ernährung,
Förderung europäischer Normen für Lebensmittelsicherheit weltweit,
Schutz der Gesundheit von Tieren und Pflanzen,
Förderung der artgerechten Behandlung von Tieren.
Die als Ergebnis dieser Ausschreibung zu entwickelnden Instrumente und Aktionen
(Informationsprodukte und Promotionsmaterial, Website, audiovisuelle Materialien,
Organisation von Konferenzen, Ausstellungen und anderen Veranstaltungen) müssen zu einer
besseren Wahrnehmbarkeit und zu einem größeren Verständnis der Aktionen der
Gemeinschaft auf dem Gebiet der menschlichen Gesundheit, der Lebensmittelsicherheit, der
Tiergesundheit und des Tierschutzes sowie der Rechte der Verbraucher beitragen. Ferner
müssen diese Instrumente und Aktionen dazu beitragen, den Dialog zuwischen der
Kommission, den zuständigen nationalen Behörden, den Interessenvertretern, den
internationalen Organisationen und den europäischen Bürgerinnen und Bürgern zu stärken
und zu bereichern.1
I.3 Vertragsgegenstand
Für jedes der drei Lose können als Ergebnis dieser Ausschreibung Mehrfach-Rahmenverträge
nach Maßgabe der Bestimmungen unter Ziffer II.3. geschlossen werden.
Auf der Grundlage dieser Rahmenverträge können die betreffenden Unternehmen
entsprechend dem Bedarf der GD SANCO bzw. der Agentur Auftragsangebote nach Maßgabe
von Ziffer II.4 erhalten.
I.4 Beschreibung der Lose
Die hier ausgeschriebenen Leistungen sind in drei Lose aufgeteilt:
Los 1: Multimediale Gestaltung, Informationsmaterial, Website
In diesem Los geht es um Konzeption, Redaktion und Produktion sämtlicher Träger von
Informationsprodukten und Promotionsmaterialien in den unter Ziffer I.1.aufgeführten
Politikbereichen sowie Erstellung und Anpassung der Inhalte der Website der GD SANCO
auf dem Portal EUROPA, außerdem Konzeption, Realisation und Hosting themenspezifischer
Websites im Zusammenhang mit speziellen Kommunikationsmaßnahmen.
Um die sprachliche und redaktionelle Qualität der Informationsprodukte zu gewährleisten, ist
es unerlässlich, dass sich der Auftragnehmer bei sämtlichen Redaktions- und/oder
Übersetzungstätigkeiten streng an die interinstitutionellen Regeln für Veröffentlichungen hält.
1
Hinweis: Die Kampagne „HELP― zur Bekämpfung des Tabakmissbrauchs, die Gegenstand eines eigenständigen
Verfahrens ist, fällt nicht unter diese Ausschreibung.
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Die meisten Leistungen sind in englischer, in geringerem Umfang auch in französischer
Sprache zu erbringen. Darüber hinaus muss der Auftragnehmer in der Lage sein, aus jeder
Sprache in die anderen Amtssprachen der EU und die der EFTA/des EWR, der
Bewerberländer und unter Umständen anderer Länder übersetzen zu lassen (vgl. auch die
Auswahlkriterien unter Ziffer III.3).
Die interinstitutionellen Regeln sind unter folgender Adresse abrufbar:
http://publications.europa.eu/code/en/en-000100.htm;
die Liste der Sprachen unter folgender Adresse:
http://publications.europa.eu/code/pdf/370000en.htm.
Die Aufgaben können Folgendes umfassen (diese Aufzählung ist nicht erschöpfend):
Recherche, Sammlung und Analyse von Informationen und Unterlagen.
Redaktion, Übersetzung, Revision und Anpassung aller Arten von
Informationsmaterial : Berichte, Magazine, Newsletter, Memos, Broschüren,
Faltblätter, Merkblätter, Poster, Werbeanzeigen, Website-Rubriken, Aushänge und
Plakate, Werbebanner usw.
Konzeption und Erstellung von Präsentationen (PowerPoint, Flash-Animationen
usw.).
Grafischer Entwurf bzw., Recherche, Erwerb und Anpassung oder Herstellung von
Bildern und Illustrationen für alle Arten von Informationsmaterial.
Grafischer Entwurf von Logos, identitätsstiftenden Blickfängern und grafischen
Aufmachern.
Strukturierung und Seitenlayout der vorgenannten Informationsprodukte zu Zwecken
der Veröffentlichung in Druck- bzw. Webfassung.
Erstellung entsprechender Dateien (Formate: QuarkXPress, Adobe InDesign, pdf press
optimised usw.).
Rasche Drucklegung in begrenzter Auflage (höchstens 72 Stunden) und Transport
oder Versendung des hergestellten Informationsmaterials.
Anpassung aller vorgenannten Vorhaben im Hinblick auf ihre Veröffentlichung auf
Websites und/oder Datenträgern (CD-ROM, DVD aller Formate, USB-Speicher usw.).
Erstellung von Offline-Multimediaprodukten (CD-ROM usw.).
Erstellung von Bildreportagen und Aufnahmen für Veröffentlichungen und Websites.
Messung der Wirkung und der Effizienz der entwickelten Produkte bei den
Zielgruppen.
In bestimmten Fällen kann vom Auftragnehmer auch verlangt werden, Lösungen für die
Verbreitung des Materials vorzuschlagen, um eine möglichst große Wirkung der im Rahmen
dieser Ausschreibung entwickelten Instrumente und Aktionen zu erzielen, einschließlich
Suche nach und Erwerb von Werbemöglichkeiten, so z. B. in der Presse oder im Internet.
Im Zusammenhang mit dem Internet-Auftritt können insbesondere folgende Aufgaben dazu
gehören (diese Aufzählung ist nicht erschöpfend):
Erstellung oder Anpassung von Inhalten (redaktionell und grafisch) für die auf dem
Portal EUROPA veröffentlichten Websites der GD SANCO (einschließlich Erstellung
neuer Seiten, Verbesserung von Benutzerfreundlichkeit und Klarheit der Texte).
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Vorstudien, Konzeption, Erstellung, Hosting und Pflege themenspezifischer Websites
im Zusammenhang mit speziellen Kommunikationsmaßnahmen.
Entwicklung von multimedialen und interaktiven Funktionen.
Analyse und Anpassung der Websites an die Bedürfnisse der verschiedenen
Zielgruppen (grafische und gestalterische Elemente, Ergonomie,
Benutzerfreundlichkeit, Funktionalitäten usw.).
Erstellung statistischer Berichte über die Nutzung des Webangebots.
Erstellung, Veröffentlichung und Behandlung von Online-Umfragen und
-Abstimmungen.
Der Bieter wird auf folgende Punkte hingewiesen:
Der Auftragnehmer muss im Fachbereich Webdesign und elektronische
Publikationserstellung arbeiten und sich über alle technologischen Entwicklungen in
diesem Sektor auf dem Laufenden halten.
Generell gilt, dass der Auftragnehmer die Politik der Europäischen Kommission im
Bereich Informationstechnologien berücksichtigen muss (siehe auch
http://ec.europa.eu/dgs/informatics/index_de.htm). Weiterhin sind die Regeln des IPG
(Information Providers Guide) und der WAI (Web-Zugangsinitiative) zu befolgen.
Der Kommission/Agentur ist in regelmäßigen, vorab festgelegten Abständen sowie
zusätzlich am Ende der Vertragslaufzeit eine umfassende Dokumentation über alle im
Rahmen dieses Vertrags entwickelten Instrumente vorzulegen. Darüber hinaus hat der
Auftragnehmer der Kommission/Agentur sämtliche Materialien zu übergeben
(Quelldateien, urheberrechtlich freie Bilder, Programme, Rechte usw.), damit die
Kommission/Agentur und etwaige andere Beteiligte die vom Auftragnehmer erstellten
Instrumente weiterentwickeln und weiternutzen können.
Der Auftragnehmer muss umfangreiche Erfahrungen im Multimediabereich und im
Management von Web-Inhalten sowie in der Nutzung neuer Multimedia- und
Internettechnologien nachweisen können, so dass er in der Lage ist, Web-Instrumente
von hoher Qualität zu entwickeln (vgl. auch die Auswahlkriterien unter Ziffer III.3).
Besonderheiten betreffend die Website der GD SANCO:
Der Auftragnehmer hat die für das Portal EUROPA der Europäischen Kommission
geltenden Regeln zu beachten.
Der Auftragnehmer hat die Tatsache zu berücksichtigen, dass die GD SANCO
beabsichtigt, ihre vorhandenen Website in das von der Europäischen Kommission als
Standard genutzte und auf dem Produkt ‚Documentum‘ beruhende
Inhaltsverwaltungssystem CMS (Content Management System) zu überführen, und
dies wahrscheinlich noch während der Vertragslaufzeit.
Alle vom Auftragnehmer entwickelten Funktionen müssen dazu beitragen, eine mit
dem Gesamterscheinungsbild des Portals EUROPA kohärente und kompatible
redaktionelle Aufmachung sicherzustellen und die vom Auftragnehmer erarbeiteten
Inhalte gemäß den technischen Spezifikationen in Anhang 6 in das CMS-
Inhaltsverwaltungssystem der Kommission zu überführen.
Unerlässlich sind Erfahrungen mit XML, XSL/XSLT, XML Schema, XHTML und
CSS.
Unerlässlich sind ebenfalls Erfahrungen mit der Nutzung eines CMS-
Inhaltsverwaltungssystems und mit dem strukturierten Austausch zwischen
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verschiedenartigen CMS-Inhaltsverwaltungssystemen (vgl. auch die Auswahlkriterien
unter Ziffer III.3).
Los 2: Konferenzen, Ausstellungen und andere Veranstaltungen
Zur Unterstützung ihrer Kommunikationsmaßnahmen können die GD SANCO und die
Agentur beschließen, selbst Ereignisse (Konferenzen, Workshops, Seminare, Ausstellungen
und andere Veranstaltungen) zu organisieren oder an von Dritten organisierten Ereignissen
teilzunehmen.
Die unter dieses Los fallenden Aktionen betreffen Konzeption und Organisation von
Ereignissen sowie Entwurf und Produktion von Ausstellungsständen unterschiedlicher
Größen und Qualitätsstufen (Standard oder hochwertige Ausstattung) je nach Maßgabe des
betreffenden Ereignisses, des behandelten Themenbereichs und des Veranstaltungsortes.
Der Bieter wird auf die Tatsache hingewiesen, dass er große Flexibilität an den Tag legen
muss, um innerhalb des angesetzten zeitlichen Rahmens rasch und mit der nötigen
Professionalität auf die von der GD SANCO (oder der Agentur) verlangte Durchführung von
Maßnahmen zu reagieren.
Diese Aktionen können Folgendes umfassen (diese Aufzählung ist nicht erschöpfend):
Beratung hinsichtlich der Ausarbeitung eines Konzepts für ein neuartiges Ereignis
nach Maßgabe der Ziele und der Zielgruppen.
Planung des Ereignisses nach haushaltsrelevanten und operativen Aspekten.
Erkundung von Veranstaltungsorten, Aushandlung der Entgelte/Preise und Anmietung
des betreffenden Objekts zu „Pauschalpreisen― (d. h. inklusive Wasser- und
Stromversorgung, Telekommunikationsanschlüssen, Haftpflichtversicherungen usw.).
Ausstattung, Ausrüstung und Einrichtung der Veranstaltungsräume, einschließlich
einer angemessenen Ausschilderung.
Allgemeine Koordinierung mit der GD SANCO (oder der Agentur), den beteiligten
Dienststellen der Kommission (SCIC, OIB usw.), den Referenten und
Podiumsteilnehmern (Ablaufplanung der Themenbeiträge), den anderen etwa am
Projekt beteiligten Auftragnehmern.
Handelt es sich um eine Veranstaltung, die von Dritten organisiert wird:
Koordinierung der logistischen, technischen und abrechnungsrelevanten Fragen mit
den Organisatoren vor, während und nach der Veranstaltung.
Erfassung, Kanalisierung und Betreuung der Teilnehmer, was auch sämtliche
Aufgaben im Zusammenhang mit der Anmeldung der Teilnehmer mit umfasst (z. B:
Einrichtung einer Internetseite für die Online-Registrierung, Kontaktpflege zu den
Teilnehmern, Versendung von persönlichen Einladungsschreiben mit elektronischer
Post und/oder als Briefpost, Erinnerungen, Bestätigungen, praktische Auskünfte,
Telefongespräche, Beantwortung der Fragen von Teilnehmern, Aufstellung einer
Einladungsliste, endgültige Teilnehmerliste usw.).
Empfang der Teilnehmer am Veranstaltungsort durch mehrsprachiges Personal,
Ausgabe der Teilnehmerausweise/Namensschildchen, Programme, Teilnehmer-Kits
und sonstigen Promotionsartikeln.
Organisation der Tagesmahlzeiten und sonstigen Verpflegung der Teilnehmer.
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Organisation der Unterkünfte und der Reiseverbindungen (Flugzeug oder Zug) der
Teilnehmer (einschließlich der Bereitstellung der Zugfahrscheine oder Flugtickets)
sowie Organisation der Nahverkehrsmittel am Ort der Veranstaltung.
Vorbereitung der Abrechnungsunterlagen der Teilnehmer, deren Auslagen die
Kommission ganz oder teilweise im Wege der Rückerstattung übernimmt, und deren
Einreichung bei der Kommission zu Zwecken der Auszahlung.
Bewerbung der Veranstaltung, einschließlich Internetwerbung (Postwurfsendungen,
Online-Direktwerbung, Internetseite oder andere Methoden).
Konzeption, Produktion und Bereitstellung von feststehenden Ständen (neu oder
angepasst) oder mobilen Ständen (von der Art Marktschirm oder anderer Art).
Lieferung von Zusatzmaterial nach Maßgabe der Standardausstattung eines
feststehenden Standes (Empfangstheke, Hocker, Tische, Stühle, Schränke usw.).
Grafische Gestaltung und/oder Herstellung von Drucksachen (Einladungen, Plakaten,
Teilnehmerausweisen, Programmen,…) und Promotionsmaterial in den Amtssprachen
der EU wie auch den Sprachen von Drittländern nach Maßgabe des Ortes der
Veranstaltung (vgl. Ziffer II.7).
Grafische Gestaltung, Aufhängen und Abhängen von Werbebannern an den
Veranstaltungsorten (Gebäude der Kommission oder andere Räumlichkeiten).
Einrichtung, Hosting und Pflege (einschließlich regelmäßiger Aktualisierung) einer
dieser Veranstaltung gewidmeten Website, auf der man sich online zur Veranstaltung
anmelden kann, und auf der in einer oder mehreren Sprachen alle nützlichen
Informationen zu dieser Veranstaltung angeboten werden.
Lagerung, Transport und Abtransport der Materialien, Ausrüstungen und
Dokumentationen zum und vom Veranstaltungsort, einschließlich Einpacken und
Auspacken, Einordnen der Veröffentlichungen in Regale vor der Veranstaltung und
Wiederverpackung nach der Veranstaltung.
Bereitstellung, Einrichtung und Inganghaltung sämtlicher technischer Ausrüstungen,
die für die Veranstaltung erforderlich sind (Daten- und Informationsverarbeitung,
Telekommunikation, audiovisuelle Ausstattung usw.) sowie deren
Übertragungsmöglichkeiten (Webstreaming).
Bereitstellung von Simultanverdolmetschung ais/in verschiedene Sprachen
(Amtssprachen der Europäischen Union oder andere nach Maßgabe des Ortes der
Veranstaltung), einschließlich des erforderlichen Materials (Kabinen, Kopfhörer
usw.).
Aufzeichnung und Übersetzung der Teilnehmerbeiträge zu Zwecken ihrer späteren
Verbreitung.
Nachbereitung der Veranstaltung im Wege der Verbreitung/Veröffentlichung der
Tagungsberichte/-protokolle, Vorträge, Reden usw.
Bereitstellung professioneller fotografischer Dienstleistungen während und nach der
Veranstaltung, einschließlich der täglichen Versendung der Veranstaltungsfotos mit
elektronischer Post an die für die Website zuständige Person und der
Zusammenstellung aller aufgenommenen Fotos auf einer CD-ROM, die den
Dienststellen der Kommission spätestens zwei Wochen nach der Veranstaltung zu
übergeben ist.
Messung der Wirkungen und der Effizienz der durchgeführten Aktionen bei den
Zielgruppen.
Los 3: Audiovisuelle Dienstleistungen und Medienfortbildungsseminare
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Die ins Auge gefassten Aktionen sollen bei den europäischen Fernsehsendern mehr
Interesse an den Tätigkeiten der Europäischen Union auf dem Gebiet menschliche
Gesundheit, Tiergesundheit und Tierschutz, Sicherheit von Lebensmitteln und Rechte der
Verbraucher wecken. Dabei handelt es sich um die Gestaltung und Herstellung von
Reportagen und Dokumentarbeiträgen, Animationsfilmen, Video News Releases (VNR)
und anderen audiovisuellen Erzeugnissen zu Zwecken ihrer Verbreitung unter
verschiedenen Formen (DVD, CD-ROM, Website, Web-TV usw.). Der Auftragnehmer
muss auch in der Lage sein, Medien-Fortbildungsseminare für das Personal der GD
SANCO oder der Agentur zu organisieren.
Diese Aktionen können Folgendes umfassen (diese Aufzählung ist nicht erschöpfend):
Beratung und Unterstützung der GD SANCO (bzw. der Agentur) bei der Ausarbeitung
ihrer Strategie gegenüber den Fernsehsendern.
Ermittlung von Zielpersonen, z.B. an europäischen Themenstellungen interessierten
Fernsehjournalisten/-produzenten, und Feststellung ihres Bedarfs.
Beratung und Unterstützung der GD SANCO (bzw. der Agentur) bei der Entwicklung
von Produkten, die speziell auf die breite Öffentlichkeit abstellen, so insbesondere zu
Zwecken von deren Verbreitung über Internet (EU-Tube oder andere).
Herstellung von Reportagen, Dokumentarbeiträgen, Videos, VNR, Fernsehspots,
Animationsfilmen, Werbeclips und anderen audiovisuellen Materialien zwecks
Verbreitung auf DVD oder über Internet2 in allen Amtssprachen der Europäischen
Union (einschließlich der Übersetzung und/oder Anpassung der Texte, Kommentare,
Untertitel usw.).
Vervielfältigung der Produkte in allen geeigneten Formaten und deren Versendung.
Mediengerechte Aufbereitung, einschließlich Redaktion, Druck und Versendung von
Pressemitteilungen oder Pressemappen zur Förderung der kostenlosen Verbreitung der
betreffenden Produkte, so insbesondere bei den Fernsehsendern in der EU.
Erfolgskontrolle jeder einzelnen medienwirksamen Verbreitungsaktion, Bericht über die
Sendungen, für die eine Anschubleistung erbracht wurde, und Erfolgskontrolle in Bezug
auf die medienwirksamen Nebeneffekte.
Messung der Wirkungen und der Effizienz der entwickelten Produkte bei den
Zielgruppen.
Fortbildungsseminare für das Personal der GD SANCO (bzw. der Agentur) in Bezug
auf die Techniken des Umgangs und der Kontaktpflege mit den Medien, so
insbesondere in Bezug auf die Interviewtechniken im Rahmen der in die
Zuständigkeiten dieser GD fallenden spezifischen Themenbereiche.
Alle vom Auftragnehmer im Rahmen dieses Loses erbrachten Dienstleistungen müssen den
technischen Spezifikationen in Anhang 7 entsprechen.
Besonderheiten betreffend die Fortbildungsseminare in Bezug auf die Techniken des
Umgangs und der Kontaktpflege mit den Medien:
Vom Auftragnehmer kann verlangt werden, Fortbildungsseminare für die Angehörigen des
Personals der GD SANCO (bzw. der Agentur) zu organisieren, damit diese lernen können,
besser mit den Medien zu kommunizieren. Diese Fortbildungsseminare stellen ab auf die
2
Beispielsweise auf der Website „Audiovisual Service― der Europäischen Kommission
http://ec.europa.eu/avservices/home/index_en.cfm, EU-Tube http://www.youtube.com/eutube
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Feststellung des Bedarfs und der Erwartungen der Journalisten, den Aufbau und die
Ausformulierung von Kernbotschaften und Schlüsselmeldungen und die Konzeption von
audiovisuellen Produkten und ihre Anpassung an den jeweiligen Zuschauerkreis sowie auf die
Beherrschung der Interviewtechniken im Zusammenhang mit den spezifischen
Themenbereichen dieser GD. Die Fortbildungsseminare müssen das Personal insbesondere
darauf vorbereiten, sich bei Veranstaltungen, die in den Mitgliedstaaten organisiert werden
(z. B. einer Initiative wie „Going Local―), vor Journalisten auszudrücken bzw. deren Fragen
zu beantworten. Die Fortbildungsseminare finden in den Räumlichkeiten der Europäischen
Kommission bzw. der Agentur in Brüssel oder Luxemburg statt und umfassen ein 1- oder 2-
tägiges Programm für einen Teilnehmerkreis von 8-10 Personen.
Die zu erbringenden Dienstleistungen umfassen Folgendes:
Festlegung des Programms und der Themen der Ausbildung im Benehmen mit der GD
SANCO bzw. mit der Agentur.
Verwaltungstechnische und logistische Organisation in Verbindung mit der GD
SANCO bzw. der Agentur (Einladung der Teilnehmer, Reservierung der
Seminarräume und der Ausrüstungen wie PC oder anderer Hilfsmittel)
Vorbereitung der Inhalte der Ausbildungsblöcke in Französisch oder Englisch auf der
Grundlage der von der GD SANCO bzw. der Agentur mitgeteilten Informationen.
Ausarbeitung und Vervielfältigung der pädagogischen Lern- und Hilfsmittel.
Pädagogische Betreuung der Ausbildungsblöcke (theoretische Kenntnisse und
praktische Erfahrungen) auf Französisch oder Englisch durch zwei Ausbilder.
Erstellung eines Evaluierungsberichts über jeden Ausbildungsblock.
I.5 Veröffentlichungs- und Urheberrechte
Mit Ausnahme bereits vor Vertragsschluss bestehender Rechte sind sämtliche Ergebnisse und
Rechte, insbesondere die Urheberrechte und sonstigen Rechte am geistigen und gewerblichen
Eigentum, die im Zuge der Vertragserfüllung erzielt bzw. erworben werden, ausschließliches
Eigentum der Kommission bzw. der Agentur, die über die Verwendung und Veröffentlichung
sowie die Abtretung an Dritte ohne geografische oder sonstige Einschränkung entscheiden
können.
Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass alle erbrachten Leistungen frei von Rechten,
einschließlich Urheberrechten und sonstigen Rechten am geistigen und gewerblichen
Eigentum, erbracht werden.
Beabsichtigt der Auftragnehmer, im Rahmen der unter diese Ausschreibung fallenden
Tätigkeiten gewisse Elemente (Abbildungen, Darstellungen oder andere Details) zu
verwenden, für die das Urheberrecht oder jegliches sonstige Recht am geistigen und
gewerblichen Eigentum einem Dritten zusteht, so hat er dafür je nach Einzelfall die vorherige
schriftliche Zustimmung der Kommission bzw. der Agentur einzuholen. Erteilt die
Kommission bzw. die Agentur ihre Zustimmung, muss der Auftragnehmer noch schriftlich
bestätigen, dass er vonseiten des Inhabers dieser Rechte alle erforderlichen Genehmigungen
eingeholt und erhalten hat, bevor er die betreffenden Elemente verwenden darf. Sämtliche
Kosten für den Erwerb dieser Genehmigungen gehen zulasten des Auftragnehmers und sind
in seinen Rechnungen eindeutig auszuweisen.
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I.6 Projektmanagement
Vor einer Auftragsbestellung oder Unterzeichnung eines konkreten Einzelvertrags kann die
Kommission oder die Agentur vom Auftragnehmer verlangen, mit dem Projektleiter und allen
Mitgliedern des Projektteams zusammenzukommen, um die Einzelheiten in den
Lebensläufen, die dem Angebot des Bieters beizufügen sind, zu überprüfen oder zu
vervollständigen. Zu diesen Zwecken kann die Kommission oder die Agentur auf alle Mittel
zurückreifen, die sie für besonders geeignet hält (Prüfgespräche, Eignungstests oder andere
Verfahren); ferner behält sie sich alle Rechte vor, die Ablösung und Ersetzung des Personals
zu verlangen, dessen Eignung und Befähigung nicht mit dem im Angebot des Bieters
beschriebenen Profil übereinstimmt.
In Bezug auf das Projektmanagement können für jedes einzelne Projekt folgende Einzelheiten
verlangt werden:
- Sitzungsprotokolle (von der Kommission oder der Agentur genehmigt),
- die vorläufigen Fassungen der Produkte/Dienstleistungen (von der Kommission oder
der Agentur genehmigt),
- die endgültige Fassung der Produkte/Dienstleistungen (von der Kommission oder der
Agentur genehmigt),
- Funktionsbeschreibungen,
- technische Spezifikationen
- Qualitätssicherungsplan.
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TEIL II
VERTRAGSBEDINGUNGEN UND
VERWALTUNGSMODALITÄTEN
II.1 Allgemeine Bedingungen für die Angebotsabgabe
Die Teilnahme an dieser Ausschreibung steht allen natürlichen und juristischen Personen im
Geltungsbereich der Verträge sowie allen natürlichen und juristischen Personen eines
Drittlands, das mit den Gemeinschaften ein besonderes Abkommen im Bereich des
öffentlichen Beschaffungswesens geschlossen hat, unter den Bedingungen dieses Abkommens
bei uneingeschränkter Chancengleichheit offen.
Mit der Einreichung seines Angebots erkennt der Bieter alle in dieser Leistungsbeschreibung
(einschließlich der Anhänge) festgelegten Vertragsbedingungen an und verzichtet gleichzeitig
auf alle sonstigen Geschäftsbedingungen.
Mit der Einreichung seines Angebots ist der Bieter, wenn er den Zuschlag erhält, für die
Dauer der Auftragsausführung an sein Angebot gebunden.
Angebotsänderungen werden nur akzeptiert, wenn sie der Kommission vor Ablauf der
Angebotsfrist zugehen.
Ausgaben, die bei der Erstellung und Einreichung der Angebote anfallen, können nicht
erstattet werden.
Es werden keinerlei Auskünfte zum Stand der Angebotsbewertung erteilt.
Die Europäische Kommission kann eine elektronische Fassung des Angebots oder eines Teils
davon verlangen, wenn für die Angebotsbewertung Übersetzungen erforderlich sind.
Sobald die Kommission das Angebot annimmt, geht es in ihr Eigentum über und wird von ihr
vertraulich behandelt.
II.2 Keine Verpflichtung zur Auftragsvergabe
Weder die Aufforderung zur Angebotsabgabe noch die Erfüllung der
Ausschreibungsbedingungen verpflichten die Kommission zur Zuschlagserteilung.
Nicht berücksichtigte Bieter haben gegenüber der Kommission keinerlei
Entschädigungsansprüche. Dies gilt auch dann, wenn die Kommission auf die
Auftragsvergabe verzichtet.
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II.3 Mehrfach-Rahmenvertrag und „Kaskadensystem“
Für jedes Los wird mit jedem der drei Bieter, die bei der Bewertung der Angebote das beste
Ergebnis erzielt haben, ein gesonderter Mehrfach-Rahmenvertrag geschlossen (siehe Teil III).
Unter „Mehrfach-Rahmenvertrag― versteht man zwischen der Europäischen Kommission und
mehreren Dienstleistern geschlossene, jeweils gesonderte, aber inhaltlich identische
Rahmenverträge für jedes Los, so dass im Bedarfsfall ein Auftrag gemäß den festgelegten
Bedingungen von verschiedenen Auftragnehmern ausgeführt werden kann.
Ist der erstplatzierte Auftragnehmer der aufgrund der vorliegenden Ausschreibung erstellten
Liste (vgl. Ziffer III.4) nicht in der Lage, den Auftrag auszuführen, oder wurde die
mangelhafte Ausführung eines vorhergehenden Auftrags oder Einzelvertrags (siehe
Ziffer II.11, Aussetzung des Vertrags) festgestellt – die gleichwohl nicht die Kündigung des
Rahmenvertrags nach sich zieht –, so wird die Auftragsanfrage automatisch an den zweiten
Auftragnehmer auf der Liste („Kaskadensystem―) gerichtet. Wenn nötig, findet das gleiche
Verfahren dann auch beim nachfolgenden Auftragnehmer Anwendung.
II.4 Aufträge
Jede benötigte Dienstleistung ist Gegenstand einer schriftlichen Anfrage der Kommission
bzw. der Agentur, in der im Hinblick auf einen Einzelvertrag bzw. eine Auftragserteilung die
Art der angeforderten Dienstleistung und die dabei einzuhaltenden Zeitvorgaben genau
bezeichnet sind. Die Anfrage wird nach Maßgabe der vorstehend erläuterten Modalitäten des
Kaskadensystems und gemäß dem nachstehend erläuterten Verfahren (siehe auch Art I.4 des
Rahmenvertrags in Teil IV dieser Leistungsbeschreibung) an den betreffenden Auftragnehmer
geschickt.
Im Fall eines Auftrags verfügt der Auftragnehmer über 5 Werktage ab dem Datum der
Absendung der Anfrage seitens der Kommission bzw. der Agentur, um entweder mitzuteilen,
dass er das Angebot annimmt, indem er den Auftragsschein unterzeichnet und zurückschickt,
oder dass er den Auftrag ablehnt. Im Falle der Auftragsannahme begründet das Zurücksenden
des unterzeichneten Auftragsscheins durch den Auftragnehmer seine konkreten
Vertragspflichten.
Im Fall eines Einzelvertrags verfügt der Auftragnehmer über 3 Werktage ab dem Datum der
Absendung der Anfrage seitens der Kommission bzw. der Agentur, um seine Absicht
mitzuteilen, ein Angebot abzugeben, und über weitere 7 Werktage, um sein konkretes
Angebot einzureichen, in dem er auch detaillierte Angaben zu den einzusetzenden Ressourcen
zu machen hat. Den Entwurf des Einzelvertrags, den ihm die Kommission bzw. die Agentur
zuleitet, muss er innerhalb von 5 Werktagen ab dem Datum seiner Absendung unterzeichnet
zurückzuschicken.
Im Falle der Nichteinhaltung der einen oder der anderen Frist durch den Auftragnehmer oder
im Falle der Uneinigkeit über den Ressourceneinsatz ist der Auftragnehmer als nicht
verfügbar zu betrachten, und die Kommission bzw. die Agentur kann sich an den im
Kaskadensystem nachfolgenden Auftragnehmer wenden.
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Die Auftragsscheine bzw. Einzelverträge werden auf der Grundlage von Einheitspreisen
ausgefertigt, die in den Preisverzeichnissen in Anhang 10 für Los 1, Anhang 11 für Los 2 und
Anhang 12 für Los 3 aufgeführt sind.
Bei einem Auftrag oder einem Einzelvertrag kann der Auftragnehmer auf Anfrage der
Kommission oder der Agentur und vorbehaltlich seines eigenen Einverständnisses die
Bereitstellung zusätzlicher Dienstleistungen oder Produkte vorschlagen, die von ihrer Art her
den in dieser Leistungsbeschreibung vorgesehenen Leistungen zwar ähnlich, aber nicht im
Preisverzeichnis erfasst sind, sofern diese zusätzlichen Leistungen keine wesentliche
Änderung der Bestimmungen des Rahmenvertrags darstellen. In diesem Fall sind die
nachfolgenden Auftragnehmer aufgefordert, innerhalb von drei Tagen ab der Aufforderung
durch die Kommission oder die Agentur ein Preisangebot gemäß den festgelegten
Anforderungen (Art der Leistungen und Fristen) vorzulegen. Der Zuschlag für die
zusätzlichen Leistungen wird auf das niedrigste, der Leistungsbeschreibung entsprechende
Angebot erteilt. Jedes Angebot eines der Auftragnehmer stellt die vertragliche Verpflichtung
dar, im Fall der Annahme des Angebots die angeforderten zusätzlichen Leistungen innerhalb
der vorgesehenen Fristen zu erbringen.
II.5 Gemeinsame Angebote und Vergabe von Unteraufträgen
Bietergemeinschaften können unabhängig von ihrer Rechtsform Angebote einreichen. Bieter
können nach Bildung einer Bietergemeinschaft gemeinsame Angebote abgeben, solange dabei
die Wettbewerbsvorschriften eingehalten werden. In diesem Fall muss einer der Bieter die
federführende Rolle übernehmen und zum Hauptauftragnehmer bestimmt werden. Eine Kopie
der Vollmacht, mit der dieser federführende Bieter ermächtigt wird, ein gemeinsames
Angebot auch im Namen der anderen Bieter abzugeben, ist zwingend mit vorzulegen. Erhält
die Bietergemeinschaft den Zuschlag, so ist der Vertrag vom Hauptauftragnehmer zu
unterzeichnen, der gegenüber der Kommission dann die alleinige für die Durchführung des
Auftrags verantwortliche Vertragspartei ist.
Angebote von Firmenkonsortien oder von sonstigen Bietergemeinschaften müssen genaue
Angaben zum Aufgabenbereich, zur fachlichen Befähigung und zur Berufserfahrung jedes
einzelnen Mitglieds des Zusammenschlusses oder der Gemeinschaft enthalten. Auch muss
jedes einzelne Mitglied seine Berechtigung zur Teilnahme an der Ausschreibung nachweisen
(vgl. Ziffer III.3.1) und die Erklärung über das Nichtvorliegen von Interessenkonflikten sowie
sämtliche Unterlagen hinsichtlich der Ausschlussgründe und der Auswahlkriterien (vgl.
Ziffer III.3.2 und Ziffer III.3.3) vorlegen.
Wenn nötig, kann der Auftragnehmer einen Teil der Dienstleistungen durch
Unterauftragnehmer erbringen lassen. Diese Unterauftragsvergabe unterliegt zwingend der
vorherigen schriftlichen Zustimmung der Kommission oder der Agentur. Der Auftragnehmer
hat in seinem Angebot deutlich zu machen, welche Art von Aufgaben bzw. welche Teile er
eventuell weitervergeben will, und dabei Angaben zu Namen, Anschrift und Rechtsform der
etwaigen Unterauftragnehmer zu machen. Juristische Personen müssen ein Dokument mit
einer Aufstellung der beruflichen Qualifikationen des Unterauftragnehmers und insbesondere
der vertraglich verantwortlichen Person(en) vorlegen. Der Auftragnehmer bleibt
selbstverständlich für die Qualität der Arbeiten seiner Unterauftragnehmer verantwortlich.
Das Angebot muss auch ein Dokument enthalten, in dem der (bzw. die) Unterauftragnehmer
mit seiner (ihrer) Unterschrift erklärt (erklären), dass er (sie) die mit der Unterauftragsvergabe
bezweckten Aufgaben und die diesbezüglichen Vertragsbedingungen dieser
-15-
Leistungsbeschreibung annimmt (annehmen). Nach Unterzeichnung des Vertrags unterliegt
die Weitervergabe von Aufträgen den Bestimmungen des Artikels II.13 des Rahmenvertrags
(vgl. Abschnitt IV).
II.6 Kontinuität der Dienstleistungen
Die Kommission bzw. die Agentur und der Auftragnehmer tauschen ihre für die
Dienstleistungen notwendigen Kenntnisse untereinander aus. Sie halten den Stand ihrer
Kenntnisse während der gesamten Laufzeit des Rahmenvertrags auf dem erforderlichen
Niveau und stellen diese Kenntnisse auch der jeweils anderen Partei zu Zwecken der
Durchführung der betreffenden Dienstleistungen zur Verfügung. Die Anpassung des
Kenntnisstands an das erforderliche Niveau und die Weitergabe von Kenntnissen an die
jeweils andere Partie begründen keinerlei Zahlungsverpflichtung.
Der Auftragnehmer vergewissert sich während der gesamten Laufzeit des Rahmenvertrags,
dass die für die Kontinuität der Dienstleistungen und die für die ordnungsgemäße Erfüllung
der Einzelverträge erforderlichen Faktoren beibehalten werden. Der Auftragnehmer hat die
Verpflichtung, die Dienststellen der Kommission oder die Agentur unverzüglich über alle
neuen Faktoren in Kenntnis zu setzen, die seine fachliche Leistungsfähigkeit, aufgrund deren
er ausgewählt wurde, verändern.
Hierzu stellt der Auftragnehmer sicher, dass eine etwaige Auswechslung von Personal nur
schrittweise erfolgt. Er sorgt in diesem Fall für die Weitergabe der zur Erbringung der
Dienstleistungen erforderlichen Kenntnisse und übernimmt die dabei anfallenden Kosten. In
keinem Fall kann der Auftragnehmer sich auf einen Personalwechsel berufen, um sich einer
seiner Verpflichtungen, so insbesondere in Bezug auf die Einhaltung der Fristen und der
Qualität der Leistungen, zu entziehen.
Bei allen Aufgaben, bei denen ein Austausch des Personals nur schwer möglich ist, wie z. B.
bei Konzeption, Durchführung und Verwaltung von Projekten, ist der Auftragnehmer sorgsam
darauf bedacht, dass ein Austausch nur im Falle einer unabwendbaren Notwendigkeit erfolgt.
II.7 Leistungsort
In der Regel sind die Dienstleistungen in den 27 Mitgliedstaaten der Europäischen Union und
gelegentlich auch in den EFTA-/EWR-Ländern (Schweiz, Island, Liechtenstein und
Norwegen) sowie in den Beitrittskandidatenländern (Kroatien, ehemalige jugoslawische
Republik Mazedonien und Türkei) zu erbringen. Ausnahmsweise können Dienstleistungen
auch Nachbarländer der Europäischen Union oder Länder des Mittelmeerraums sowie unter
hinreichend gerechtfertigten und sehr eng auszulegenden Umständen auch Länder anderswo
auf der Welt betreffen.
Es ist jedoch zu beachten, dass die Koordinierung mit den Dienststellen der Kommission oder
der Agentur in Brüssel und Luxemburg sicherzustellen ist.
II.8 Vertragslaufzeit
Jeder Rahmenvertrag wird für eine Laufzeit von zwei Jahren ab dem Zeitpunkt seiner
Unterzeichnung geschlossen und kann zweimal um je ein Jahr verlängert werden.
-16-
II.9 Maximaler Auftragswert
Bei vier Jahren Höchstlaufzeit gelten für die 3 Lose die folgenden maximalen Auftragswerte:
Los 1: 7 Mio. EUR(davon maximal 1 Mio. EUR für den Erwerb von Werbemöglichkeiten)
Los 2: 10 Mio. EUR
Los 3: 15 Mio. EUR
Alle erstattungsfähigen Ausgaben wie die Reise- und Aufenthaltskosten sind in diesen
Beträgen mit enthalten. Sobald diese Höchstbeträge erreicht sind, werden keine weiteren
Einzelverträge mehr geschlossen.
II.10 Zahlungsmodalitäten
Die Zahlungen aufgrund des Rahmenvertrags erfolgen nach Maßgabe des Artikels II.4 des
Rahmenvertragsentwurfs (siehe Teil IV). Zahlungsaufforderungen sind nicht zulässig, wenn
im Rahmen von vorhergehenden Aufträgen oder Einzelverträgen fällige Zahlungen wegen
Nicht- oder Schlechterfüllung des Auftragsnehmers nicht bewirkt werden konnten.
II.11 Aussetzung des Vertrags
Hat ein Auftragnehmer Leistungen mit einem Verzug erbracht, der sich im Vergleich zu der
im Auftrag oder Einzelvertrag festgelegten Frist nachteilig auf die Ergebnisse der Maßnahme
auswirkt, kann die Kommission (bzw. die Agentur), sofern der Verzug nicht der Kommission
(bzw. der Agentur) anzulasten oder Gegenstand der Feststellung mangelhafter Ausführung
eines Auftrags oder Einzelvertrags ist, von Rechts wegen per Einschreiben die Vergabe der
drei nächsten Aufträge an diesen Auftragnehmer aussetzen und den auf der Rangliste
nachfolgenden Auftragnehmer ansprechen.
II.12 Allgemeine Angaben zur Angebotsabgabe
Die Bieter können Angebote für eines oder mehrere der drei Lose abgeben. In letzterem Fall
ist für jedes betreffende Los ein eigenes Angebot unter Angabe der Los-Nummer
einzureichen.
Unter Einhaltung der einschlägigen Bestimmungen gemäß Ziffer II.5 können auch
Bietergemeinschaften (oder Firmenkonsortien) unabhängig von ihrer Rechtsform Angebote
einreichen.
Da der Bieter nach dem Inhalt seines Angebots beurteilt wird, muss aus diesem eindeutig
hervorgehen, dass er in der Lage ist, die Anforderungen dieser Leistungsbeschreibung zu
erfüllen.
Die Angebote müssen in einer der Amtssprachen der Europäischen Union abgefasst sein. Die
Einreichung eines Angebots in englischer oder französischer Sprache würde jedoch das
Bewertungsverfahren erleichtern und beschleunigen, ohne dass dies jedoch Einfluss auf das
Ergebnis haben wird. Nach Abschluss des Vergabeverfahrens hat jeglicher, sich auf den
-17-
Vertrag beziehende offizielle Informationsaustausch zwischen der Kommission bzw. der
Agentur und dem Auftragnehmer in englischer oder französischer Sprache zu erfolgen, sofern
die Kommission oder die Agentur keine andere Regelung trifft.
II.13 Inhalt des Angebots
Dieser Teil ist im Hinblick auf die Bewertung des Angebots, die Erteilung des Zuschlags und
die sich daraus ergebende künftige Vertrags- bzw. Auftragserfüllung maßgebend. Im
Folgenden finden sich dazu einige Hinweise, doch sollten die Bieter auch die
Zuschlagskriterien beachten, aus denen hervorgeht, welchen Teilen des fachlichen Angebots
besondere Aufmerksamkeit zu widmen ist.
Alle Angebote müssen aus drei Teilen bestehen:
den verwaltungstechnischen Angaben (Teil 1),
dem fachlichen Angebot (Teil 2)
dem Preisangebot (Teil 3).
II.13.1 Verwaltungstechnische Angaben (Teil 1)
Dieser Teil muss alle Angaben und Unterlagen enthalten, die zur Bewertung des Angebots
anhand der Ausschlussgründe gemäß Ziffer III.2 und der Auswahlkriterien gemäß Ziffer III.3
durch den öffentlichen Auftraggeber erforderlich sind.
II.13.2 Fachliches Angebot (Teil 2)
Dieser fachliche Teil ist für die Bewertung des Angebots, die Erteilung des Zuschlags und die
künftige Durchführung des Rahmenvertrags und aller daraus hervorgehenden Verträge von
ausschlaggebender Bedeutung. Das fachliche Angebot muss auf alle unter Ziffer I.4
(Beschreibung der Lose) und unter Ziffer III.4 (Zuschlagskriterien) dieser
Leistungsbeschreibung dargestellten Aspekte eingehen, so auf die in Tabelle Nr. 1 betreffend
das allgemeine Konzept für Lose 1 und 2 und in Tabelle Nr. 2 betreffend das allgemeine
Konzept für Los 3 sowie in den Tabellen betreffend die Fallstudien (in Tabelle Nr. 3 für
Los 1, in Tabelle Nr. 4 für Los 2 und in Tabelle Nr. 5 für Los 3). Hinsichtlich Inhalt und
Darstellung muss das Angebot präzise und realistische Angaben enthalten und doch eindeutig
und knapp abgefasst sein.
II.13.3 Preisangebot (Teil 3)
Alle Preise sind in Euro anzugeben, auch wenn der Bieter in einem Land ansässig ist,
das nicht der Euro-Zone angehört. Bieter aus diesen Ländern dürfen ihr Preisangebot nicht
im Nachhinein an die Wechselkursentwicklung anpassen. Die Entscheidung über den
zugrundegelegten Wechselkurs liegt beim Bieter. Etwaige Wechselkursschwankungen
gehen damit zu seinen Lasten oder Gunsten.
-18-
Die Preise sind anhand der Preisverzeichnisse in Anhang 10 für Los 1, in Anhang 11
für Los 2 und in Anhang 12 für Los 3 anzugeben. Die dort verzeichneten Preise sind
Pauschalpreise und umfassen alle Gemeinkosten im Zusammenhang mit der Erbringung
der Dienstleistungen, einschließlich der Betriebs-, Versicherungs-, Verwaltungs- und
Telekommunikationskosten. Die Gemeinkosten umfassen auch die Reise- und
Aufenthaltskosten, die bei der Teilnahme an den regelmäßigen Sitzungen mit der
Kommission oder der Agentur in Brüssel oder Luxemburg zu Zwecken der Vor- und
Nachbereitung der Arbeiten anfallen. Die sonstigen Reise- und Aufenthaltskosten des
Auftragnehmers, die im Rahmen der Erbringung seiner Dienstleistungen anfallen, werden
gemäß den Bestimmungen in Anhang 5 (Reisekostenerstattung) erstattet.
Die Preise sind ohne Abgaben, Steuern und sonstige Gebühren, also auch ohne
Umsatzsteuer, anzugeben, da die Gemeinschaften in der EU von solchen Abgaben gemäß
Artikel 3 und Artikel 4 des Protokolls über die Vorrechte und Befreiungen der
Europäischen Gemeinschaften vom 8. April 1965 (ABl. L 152 vom 13. Juli 1967) befreit
sind. Die Mitgliedstaaten nehmen aufgrund von Belegen nachträgliche Erstattungen an die
Europäische Kommission vor oder gewähren ihr unmittelbare Befreiungen. Für die
Länder, in denen nach nationalem Recht eine Befreiung in Form einer Rückerstattung
vorgesehen ist, ist die Umsatzsteuer getrennt auszuweisen. Im Falle von Zweifeln
bezüglich des geltenden Umsatzsteuerrechts obliegt es dem Bieter, mit seinen
innerstaatlichen Behörden Kontakt aufzunehmen, um zu klären, in welcher Form die
Europäischen Gemeinschaften von der Umsatzsteuer befreit sind.
-19-
TEIL III
BEWERTUNG DER ANGEBOTE UND
ZUSCHLAGSERTEILUNG
III.1 Ablauf
Die Bewertung erfolgt anhand des Angebots des Bieters.
Sämtliche Informationen werden anhand der in dieser Leistungsbeschreibung aufgeführten
Kriterien geprüft. Das Zuschlagsverfahren, bei dem nur zulässige Angebote berücksichtigt
werden, wird in drei aufeinanderfolgenden Stufen durchgeführt. Nur Angebote, die den
Anforderungen der jeweiligen Stufe genügen, werden zur nächsten Bewertungsstufe
zugelassen.
Die einzelnen Stufen laufen wie folgt ab:
1) In der ersten Stufe wird anhand der Ausschlusskriterien geprüft, ob die Bieter die
Voraussetzungen erfüllen, um am Vergabeverfahren teilzunehmen und ggf. den Zuschlag
zu erhalten (siehe Ausschlusskriterien unter Ziffer III.2).
2) In der zweiten Stufe werden anhand der Auswahlkriterien die fachliche und berufliche
Leistungsfähigkeit sowie die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
derjenigen Bieter überprüft, die den Anforderungen der ersten Stufe genügen (siehe
Auswahlkriterien unter Ziffer III.3).
3) In der dritten Stufe werden anhand der Zuschlagskriterien alle Angebote geprüft, die den
Kriterien der ersten und zweiten Stufe genügen (siehe Zuschlagskriterien unter
Ziffer III.4).
Wird das Angebot von einem Konsortium oder unter Einbeziehung von Unterauftragnehmern
eingereicht, so müssen die Bieter alle unter Ziffer II.5 aufgeführten Bestimmungen einhalten.
III.2 Ausschlusskriterien
III.2.1 Von der Teilnahme am Vergabeverfahren ausgeschlossen werden
Bieter,
a) die sich im Konkursverfahren, in Liquidation oder im gerichtlichen
Vergleichsverfahren befinden oder ihre gewerbliche Tätigkeit eingestellt haben
oder sich aufgrund eines in den einzelstaatlichen Rechts- und
Verwaltungsvorschriften vorgesehenen gleichartigen Verfahrens in einer
vergleichbaren Lage befinden;
b) die aufgrund eines rechtskräftigen Urteils aus Gründen bestraft worden sind, die
ihre berufliche Zuverlässigkeit infrage stellt;
c) die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit eine schwerwiegende Verfehlung
begangen haben, welche vom Auftraggeber nachweislich festgestellt wurde;
-20-
d) die ihrer Pflicht zur Entrichtung von Sozialversicherungsbeiträgen, Steuern oder
sonstigen Abgaben nach den Rechtsvorschriften des Landes ihrer Niederlassung,
des Landes des öffentlichen Auftraggebers oder des Landes der Auftragserfüllung
nicht nachgekommen sind,
e) die rechtskräftig wegen Betrugs, Korruption, Beteiligung an einer kriminellen
Vereinigung oder einer anderen gegen die finanziellen Interessen der
Gemeinschaften gerichteten Handlung verurteilt worden sind;
f) die derzeit von einer verwaltungsrechtlichen Sanktion nach Artikel 96 Absatz 1
der Haushaltsordnung betroffen sind (der öffentliche Auftraggeber kann
verwaltungsrechtliche oder finanzielle Sanktionen verhängen: a) gegenüber
Bewerbern oder Bietern, auf die eine Situation gemäß Ziffer III.2.3. zutrifft, b)
gegenüber Auftragnehmern, bei denen im Zusammenhang mit einer anderen
Ausschreibung oder einer Finanzhilfe aus dem Gemeinschaftshaushalt eine
schwere Vertragsverletzung wegen Nichterfüllung ihrer Verpflichtungen
festgestellt worden ist. In allen Fällen muss der öffentliche Auftraggeber jedoch
der betreffenden Person zuvor Gelegenheit zur Äußerung geben.
Buchstaben a und d gelten nicht im Falle des Erwerbs von Leistungen zu besonders günstigen
Bedingungen bei Leistungserbringern, die ihre Geschäftstätigkeit endgültig einstellen, oder
bei Insolvenzverwaltern oder Liquidatoren im Rahmen eines Insolvenz- oder gerichtlichen
Vergleichsverfahrens oder eines gleichartigen Verfahrens nach innerstaatlichem Recht.
Der Bieter muss bestätigen, dass die genannten Ausschlussgründe nicht auf ihn
zutreffen; dazu hat er das als Anhang 4 beigefügte Formblatt „Erklärung in Bezug auf
die Ausschlusskriterien― auszufüllen und zu unterzeichnen.
Bei Aufträgen im Wert von 133 000 EUR oder mehr oder wenn der öffentliche
Auftraggeber so entscheidet, gilt: Der Bieter, der den Zuschlag erhält, muss ferner
nachweisen, dass die unter den vorstehenden Buchstaben a, b, d und e genannten
Ausschlussgründe zum Zeitpunkt der Auftragsvergabe nicht auf ihn zutreffen. Dieser
Nachweis ist in einer der unter nachstehender Ziffer III.2.2 beschriebenen Formen zu
erbringen.
III.2.2 Vom Bieter vorzulegende Nachweise
a) Der öffentliche Auftraggeber akzeptiert als ausreichenden Nachweis dafür, dass
keine der unter Ziffer III.2.1 Buchstaben a, b oder e genannten Sachverhalte auf
den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, zutrifft, einen Strafregisterauszug
neueren Datums oder – in Ermangelung eines solchen – eine gleichwertige
Bescheinigung einer zuständigen Justiz- oder Verwaltungsbehörde des Ursprungs-
oder Herkunftslandes, aus der hervorgeht, dass diese Anforderungen erfüllt sind.
b) Der öffentliche Auftraggeber akzeptiert als ausreichenden Nachweis dafür, dass
der unter Ziffer III.2.1 Buchstabe d genannte Sachverhalt nicht auf den Bieter
zutrifft, eine von der zuständigen Behörde des betreffenden Landes ausgestellte
Bescheinigung neueren Datums. Wird die im ersten Absatz genannte
Bescheinigung oder der entsprechende Nachweis von dem betreffenden
Mitgliedstaat nicht ausgestellt, so kann, wie auch für die anderen unter
Ziffer III.2.1 genannten Ausschlussgründe, stattdessen eine eidesstattliche
Versicherung oder ersatzweise eine ehrenwörtliche Erklärung vorgelegt werden,
die die betreffende Person vor einer Gerichts- oder Verwaltungsbehörde, einem
-21-
Notar oder einer dafür zuständigen Berufsorganisation des Ursprungs- oder
Herkunftslandes abgibt.
c) Je nach dem Recht des Landes, in dem der Bieter seinen Sitz hat, betreffen die in
Ziffer III.2.2 genannten Urkunden alle juristischen und natürlichen Personen sowie
– wenn der öffentliche Auftraggeber dies für erforderlich hält – die
Unternehmensleiter bzw. alle anderen Personen, die in Bezug auf den Bieter über
Vertretungs-, Entscheidungs- oder Kontrollbefugnisse verfügen.
III.2.3 Von der Auftragsvergabe ausgeschlossen werden Bieter, die im
Zeitpunkt dieses Vergabeverfahrens
a) sich in einem Interessenkonflikt befinden;
b) im Zuge der Mitteilung der vom öffentlichen Auftraggeber für die
Teilnahme an der Ausschreibung verlangten Auskünfte schuldhaft falsche
Erklärungen abgegeben haben oder die verlangten Auskünfte nicht erteilt
haben;
c) eines der in Ziffer III.3.1 genannten Kriterien für den Ausschluss von
diesem Vergabeverfahren erfüllen.
Der Bieter muss nachweisen, dass die unter Buchstabe a beschriebene Situation nicht
auf ihn zutrifft; dazu hat er das als Anhang 4 beigefügte Formblatt „Erklärung in
Bezug auf die Ausschlusskriterien― auszufüllen und zu unterzeichnen.
III.3 Auswahlkriterien
III.3.1 Nachweis der Teilnahmeberechtigung des Bieters
Der Bieter hat anzugeben, in welchem Staat er seinen Geschäftssitz bzw. seinen
Wohnsitz hat und dazu die nach einzelstaatlichem Recht erforderlichen Nachweise
vorzulegen (siehe Anhang 1 „Formblatt für die Angebotsabgabe―).
Außerdem hat der Bieter Folgendes vorzulegen:
- seine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt.-IdNr.) (siehe Anhang 1);
- Name und Position der Person, die zur Unterzeichnung des Vertrags befugt ist (siehe
Anhang 1);
- Kontonummer und Anschrift der Bank (Beleg mit sämtlichen Angaben oder
Standardformular in Anhang 2);
- soweit er eine natürliche Person ist, auch das ausgefüllte Standardformular in
Anhang 3.
III.3.2 Nachweis der wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit
Jeder Bieter muss den Nachweis seiner wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit
durch Vorlage folgender Dokumente erbringen:
-22-
Bilanzen oder Bilanzauszüge mindestens der letzten beiden abgeschlossenen
Geschäftsjahre, soweit die Bilanzveröffentlichung in dem Land, in dem der
Bieter ansässig ist, laut Gesellschaftsrecht vorgeschrieben ist;
Erklärung über den Gesamtumsatz und den Umsatz mit auftragsrelevanten
Tätigkeiten in einem Zeitraum, der höchstens die letzten drei Geschäftsjahre
umfassen darf. Erforderlich ist in Bezug auf Dienstleistungen, die unter die
betreffenden Einzellose fallen, ein jährlicher Mindestumsatz von 300 000 EUR
für Los 1, von 750 000 EUR für Los 2 und von 1 000 000 EUR für Los 3. Kann
ein Bieter wegen eines von der Kommission als stichhaltig anerkannten
außergewöhnlichen Grundes einzelne der geforderten Unterlagen nicht
beibringen, so kann er den Nachweis seiner wirtschaftlichen und finanziellen
Leistungsfähigkeit durch Vorlage anderer Belege erbringen, die die
Kommission für geeignet erachtet.
III.3.3 Nachweis der fachlichen und beruflichen Leistungsfähigkeit
Die Leistungsfähigkeit des Bieters, die im Rahmen dieser Ausschreibung geforderten
Dienstleistungen zu erbringen, wird anhand der einzelnen nachstehenden Kriterien und
Unterlagen bewertet.
Bieter, die nicht in der Lage sind, alle Mindestbedingungen selbst zu erfüllen, können eine
Bietergemeinschaft (bzw. ein Konsortium) bilden oder Unterauftragnehmer einbeziehen. Die
von Bietergemeinschaften stammenden oder Unterauftragnehmer einbeziehenden Angebote
müssen zwingend genaueste Angaben zu Bezeichnung, Funktion und Erfahrung jedes
einzelnen Mitglieds enthalten und sämtliche Anforderungen der Leistungsbeschreibung
gemäß Ziffer II.5 (gemeinsame Angebote und Vergabe von Unteraufträgen) erfüllen.
Da die fachliche und berufliche Leistungsfähigkeit des Bieters anhand der nachstehend
aufgeführten Unterlagen beurteilt wird, werden die Bieter darauf hingewiesen, dass jegliche
vollständige oder teilweise Auslassung von Informationen, die einem oder mehreren vom
Angebot betroffenen Dienstleistungserbringern zurechenbar ist, die Kommission veranlassen
kann, dieses Angebot vom weiteren Verfahren auszuschließen.
Los 1: Multimediale Gestaltung, Informationsmaterial und Website
Kriterien Einzelheiten zu den Auswahlkriterien und vorzulegenden
Unterlagen betreffend Los 1
Kriterium Kompetenzen auf dem Gebiet der Informationsprodukte: Fachwissen, Sachverstand
1 und Erfahrungen von mindestens drei Jahren auf dem Gebiet der Erstellung von
Informationsprodukten und Promotionsmaterialien in mehreren Sprachen (mindestens 3)
mit Ausrichtung auf mehrere Länder.
Vorzulegende Unterlagen:
1) Aufstellung der wichtigsten Auftraggeber und der wichtigsten Dienstleistungen, die
im Laufe der letzten drei Jahre bedient bzw. erbracht wurden, unter Angabe der
jeweiligen Auftragswerte, Zeiträume und Empfänger (öffentliche oder private
Auftraggeber) der einzelnen Dienstleistungen.
2) Beispiele von Leistungen in den letzen drei Jahren auf sämtlichen Arten von
Informationsträgern (Papier, DVD, CD-ROM). Wurden diese Arbeiten zum Teil von
Mitgliedern einer Bietergemeinschaft (oder eines Firmenkonsortiums) oder von
Unterauftragnehmern durchgeführt, so muss der Bieter klare und deutliche Angaben zur
-23-
Funktion und zum geleisteten Beitrag jedes einzelnen Beteiligten machen. Bei den
Referenzprojekten ist ein Ansprechpartner anzugeben, der gegebenenfalls die erbrachten
Dienstleistungen bestätigen kann.
3) Lebensläufe der Führungskräfte und der anderen Mitglieder des vom Bieter
vorgeschlagenen Projektteams (vgl. Europäischer Lebenslauf – Muster in Anhang 9).
4) Im Falle von Bietergemeinschaften (bzw. Konsortien) oder bei Einbeziehung von
Unterauftragnehmern eine Erklärung mit genauen Angaben zu Funktion,
Qualifikationen und Erfahrungen jedes einzelnen Mitglieds.
Kriterium Kompetenz zur Websitegestaltung: Fachwissen, Sachverstand und Erfahrungen von
2 mindestens drei Jahren auf dem Gebiet der Konzeption, Erstellung (redaktionelle und
grafische Inhalte) und Pflege von mehrsprachigen Websites, einschließlich der
Beherrschung von XML, XSL/XSLT, XML Schema, XHTML und CSS sowie
Erfahrungen mit der Nutzung eines CMS und mit strukturiertem Austausch zwischen
verschiedenartigen CMS-Inhaltsverwaltungssystemen.
Vorzulegende Unterlagen: wie bei Kriterium 1
Kriterium Fachliche Leistungsfähigkeit: Fachliche Kompetenz, die in Bezug auf die verlangten
3 Dienstleistungen erforderlich ist (vgl. Ziffer I.4 – Beschreibung der Lose – Los 1).
Vorzulegende Unterlagen:
1) Erklärung betreffend die Materialien und technische Ausrüstung, über die der Bieter
zur Erbringung der ausgeschriebenen Dienstleistungen verfügt (Systemkonfiguration
Hardware und Software).
2) Detaillierte Aufstellung der Software-Lizenzen, die der Bieter im Hinblick auf die
ausgeschriebenen Dienstleistungen innehat. Der öffentliche Auftraggeber kann vom
Bieter die Vorlage der nötigen Nachweise verlangen.
3) Erklärung betreffend die Dienstleistungen, die der Bieter direkt ausführen kann, sowie
über Dienstleistungen, die er gegebenenfalls an Unterauftragnehmer zu vergeben
beabsichtigt.
4) Gegebenenfalls Beschreibung der vom Bieter bereits ausgewählten
Unterauftragnehmer, an die der Bieter eventuell bestimmte Arbeiten vergeben wird.
5) Erklärung betreffend den durchschnittlichen jährlichen Personalbestand des jeweiligen
Dienstleistungserbringers mit Angabe der Führungskräfte.
Kriterium Sprachliche Kompetenz in Englisch und Französisch
4 Kapazität zur redaktionellen Bearbeitung und/oder Anpassung aller Arten von Texten
auf Englisch oder Französisch (auf dem Niveau eines Muttersprachlers oder
gleichwertig) zwecks Erstellung des unter diese Ausschreibung fallenden
Informationsmaterials.
Vorzulegende Unterlagen:
1) Erklärung mit dem Nachweis der sprachlichen Fähigkeiten und Fertigkeiten des Bieters
in Bezug auf die Beherrschung der englischen und der französischen Sprache.
2) Beispiele von früheren Arbeiten auf Englisch und auf Französisch.
Kriterium Mehrsprachige Kompetenz
5 Fähigkeit, in allen EU-Sprachen zu arbeiten und die dazu nötigen Ressourcen schnell zu
mobilisieren, um die verlangten Dienstleistungen in allen Sprachen der EU wie auch in
denen der EFTA-Staaten, der Bewerberländer und eventuell auch anderer Länder
erbringen zu können.
Vorzulegende Unterlagen:
1) Erklärung über die sprachliche Kompetenz des Bieters.
2) Beispiele von früheren Arbeiten in anderen Gemeinschaftssprachen als der des Bieters.
3) Beschreibung des vorgesehenen Verfahrens zur Auswahl bzw. Mobilisierung der
erforderlichen sprachlichen Kompetenzen.
-24-
Los 2: Konferenzen, Ausstellungen und andere Veranstaltungen
Kriterien Einzelheiten zu den Auswahlkriterien und vorzulegenden
Unterlagen betreffend Los 2
Kriterium Kompetenzen auf dem Gebiet der Organisation von Veranstaltungen
1 Fachwissen, Sachverstand und Erfahrungen von mindestens drei Jahren auf dem Gebiet
der Veranstaltungsorganisation in mehreren Ländern und in mehreren Sprachen,
(einschließlich Einladung, Registrierung, An- und Abreise, Unterkunft und Verpflegung
der Teilnehmer).
Vorzulegende Unterlagen:
1) Aufstellung der wichtigsten Auftraggeber und der wichtigsten Dienstleistungen, die
im Laufe der letzten drei Jahre bedient bzw. erbracht wurden, unter Angabe der
jeweiligen Auftragswerte, Zeiträume und Empfänger (öffentliche oder private
Auftraggeber) der einzelnen Dienstleistungen.
2) Beispiele von Leistungen in den letzen drei Jahren auf sämtlichen Arten von
Informationsträgern (Papier, DVD, CD-ROM). Wurden diese Arbeiten zum Teil von
Mitgliedern einer Bietergemeinschaft (oder eines Firmenkonsortiums) oder von
Unterauftragnehmern durchgeführt, so muss der Bieter klare und deutliche Angaben zur
Funktion und zum geleisteten Beitrag jedes einzelnen Beteiligten machen. Bei den
Referenzprojekten ist ein Ansprechpartner anzugeben, der gegebenenfalls die erbrachten
Dienstleistungen bestätigen kann.
3) Lebensläufe der Führungskräfte und der anderen Mitglieder des vom Bieter
vorgeschlagenen Projektteams (vgl. Europäischer Lebenslauf – Muster in Anhang 9).
4) Im Falle von Bietergemeinschaften (bzw. Konsortien) oder bei Einbeziehung von
Unterauftragnehmern eine Erklärung mit genauen Angaben zu Funktion,
Qualifikationen und Erfahrungen jedes einzelnen Mitglieds.
Kriterium Kompetenzen auf dem Gebiet der Betreuung/Bewirtschaftung von
2 Ausstellungsständen
Fachwissen, Sachverstand und Erfahrungen von mindestens drei Jahren auf dem Gebiet
der Konzeption, der Herstellung und der Gestaltung von Ausstellungsständen in
mehreren Ländern und in mehreren Sprachen.
Vorzulegende Unterlagen: wie bei Kriterium 1.
Kriterium Kompetenzen zur Websitegestaltung: Fachwissen, Sachverstand und Erfahrungen von
3 mindestens drei Jahren auf dem Gebiet der Konzeption, Erstellung (redaktionelle und
grafische Inhalte) und Pflege von mehrsprachigen Websites, einschließlich der
Beherrschung von XML, XSL/XSLT, XML Schema, XHTML und CSS.
Vorzulegende Unterlagen: wie bei Kriterium 1.
Kriterium Fachliche Leistungsfähigkeit: Fachlichen Kompetenz in Bezug auf die verlangten
4 Dienstleistungen (vgl. Ziffer I.4 – Beschreibung der Lose – Los 2).
Vorzulegende Unterlagen:
1) Erklärung betreffend Materialien und technischen Ausrüstung, über die der Bieter zur
Erbringung der ausgeschriebenen Dienstleistungen verfügt.
2) Erklärung betreffend die Dienstleistungen, die der Bieter direkt ausführen kann, sowie
über Dienstleistungen, die er gegebenenfalls an Unterauftragnehmer zu vergeben
beabsichtigt.
3) Gegebenenfalls Beschreibung der vom Bieter bereits ausgewählten
Unterauftragnehmer, an die der Bieter eventuell bestimmte Arbeiten vergeben wird.
4) Erklärung betreffend den durchschnittlichen jährlichen Personalbestand des jeweiligen
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Dienstleistungserbringers mit Angabe der Führungskräfte.
Kriterium Sprachliche Kompetenz in Englisch und Französisch
5 Kapazität zur Ausarbeitung von Texten auf Englisch oder Französisch (auf dem Niveau
eines Muttersprachlers oder gleichwertig) zwecks Erstellung verschiedenster Materialien
im Zusammenhang mit der Organisation von Veranstaltungen.
Vorzulegende Unterlagen:
1) Erklärung über die sprachliche Kompetenz des Bieters in Bezug auf die englische und
die französische Sprache.
2) Beispiele von früheren Arbeiten auf Englisch und Französisch.
Kriterium Mehrsprachige Kompetenz
6 Fähigkeit, in allen EU-Sprachen zu arbeiten und die dazu nötigen Ressourcen schnell zu
mobilisieren, um die verlangten Dienstleistungen in allen Sprachen der EU wie auch in
denen der EFTA-Staaten, der Bewerberländer und eventuell auch anderer Länder
erbringen zu können.
Vorzulegende Unterlagen:
1) Erklärung über die sprachliche Kompetenz des Bieters.
2) Beispiele von früheren Arbeiten in anderen Gemeinschaftssprachen als der des Bieters.
3) Beschreibung des vorgesehenen Verfahrens zur Auswahl bzw. Mobilisierung der
erforderlichen sprachlichen Kompetenzen.
Los 3: Audiovisuelle Dienstleistungen und Medienfortbildungsseminare
Kriterien Einzelheiten zu den Auswahlkriterien und vorzulegenden
Unterlagen betreffend Los 3
Kriterium Kompetenzen auf dem Gebiet der audiovisuellen Dienstleistungen
1 Fachwissen, Sachverstand und Erfahrungen von mindestens drei Jahren auf dem Gebiet
der Konzeption, Dreharbeiten/Aufnahmen, Herstellung und medienwirksamen
Aufbereitung und Verbreitung von audiovisuellen Produkten in mehreren Ländern und
in mehreren Sprachen.
Vorzulegende Unterlagen:
1) Aufstellung der wichtigsten Auftraggeber und der wichtigsten Dienstleistungen, die
im Laufe der letzten drei Jahre bedient bzw. erbracht wurden, unter Angabe der
jeweiligen Auftragswerte, Zeiträume und Empfänger (öffentliche oder private
Auftraggeber) der einzelnen Dienstleistungen.
2) Beispiele von Leistungen in den letzen drei Jahren auf sämtlichen Arten von
Informationsträgern (Papier, DVD, CD-ROM). Wurden diese Arbeiten zum Teil von
Mitgliedern einer Bietergemeinschaft (oder eines Firmenkonsortiums) oder von
Unterauftragnehmern durchgeführt, so muss der Bieter klare und deutliche Angaben zur
Funktion und zum geleisteten Beitrag jedes einzelnen Beteiligten machen. Bei den
Referenzprojekten ist ein Ansprechpartner anzugeben, der gegebenenfalls die erbrachten
Dienstleistungen bestätigen kann.
3) Lebensläufe der Führungskräfte und der anderen Mitglieder des vom Bieter
vorgeschlagenen Projektteams (vgl. Europäischer Lebenslauf – Muster in Anhang 9).
4) Im Falle von Bietergemeinschaften (bzw. Konsortien) oder bei Einbeziehung von
Unterauftragnehmern eine Erklärung mit genauen Angaben zu Funktion,
Qualifikationen und Erfahrungen jedes einzelnen Mitglieds.
Kriterium Kompetenzen auf dem Gebiet der Medienfortbildung
2 Fachwissen, Sachverstand und Erfahrung von mindestens drei Jahren auf dem Gebiet
der Organisation von Aus- und Fortbildungsmaßnahmen im Hinblick auf den
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Umgang mit den Medien in englischer und in französischer Sprache und in einem
multikulturellen Umfeld. Erfahrungen auf dem Gebiet des Umgangs mit den Medien in
verschiedenen Ländern wären von Vorteil.
Vorzulegende Unterlagen: wie bei Kriterium 1.
Kriterium Fachliche Leistungsfähigkeit: Fachliche Kompetenz zur Erbringung der
3 ausgeschriebenen Dienstleistungen (vgl. Ziffer I.4 – Beschreibung der Lose – Los 3).
Vorzulegende Unterlagen:
1) Erklärung betreffend die Materialien und technische Ausrüstung, über die der Bieter
zur Erbringung der ausgeschriebenen Dienstleistungen verfügt (gemäß der technischen
Leistungsbeschreibung in Anhang 7).
2) Erklärung betreffend die Dienstleistungen, die der Bieter direkt ausführen kann, sowie
über Dienstleistungen, die er gegebenenfalls an Unterauftragnehmer zu vergeben
beabsichtigt.
3) Gegebenenfalls Beschreibung der vom Bieter bereits ausgewählten
Unterauftragnehmer, an die der Bieter eventuell bestimmte Arbeiten vergeben wird.
4) Erklärung betreffend den durchschnittlichen jährlichen Personalbestand des jeweiligen
Dienstleistungserbringers mit Angabe der Führungskräfte.
Kriterium Sprachliche Kompetenz in Englisch und Französisch
4 Exzellente Beherrschung der englischen und der französischen Sprache (auf dem Niveau
eines Muttersprachlers oder gleichwertig), um alle unter Los 3 fallenden Arten von
Dienstleistungen erbringen zu können.
Vorzulegende Unterlagen:
1) Erklärung über die sprachliche Kompetenz des Bieters in Bezug auf die englische und
die französische Sprache.
2) Beispiele von früheren Arbeiten auf Englisch und Französisch.
Kriterium Mehrsprachige Kompetenz
5 Fähigkeit, in allen EU-Sprachen zu arbeiten und die dazu nötigen Ressourcen schnell zu
mobilisieren, um die verlangten Dienstleistungen in allen Sprachen der EU wie auch in
denen der EFTA-Staaten, der Bewerberländer und eventuell auch anderer Länder
erbringen zu können.
Vorzulegende Unterlagen:
1) Erklärung mit dem Nachweis der sprachlichen Kompetenz des Bieters.
2) Beispiele von früheren Arbeiten in anderen Gemeinschaftssprachen als der des Bieters.
3) Beschreibung des vorgesehenen Verfahrens zur Auswahl und Mobilisierung der
erforderlichen sprachlichen Kompetenzen.
III.4 Zuschlagskriterien
Die Angebote werden miteinander verglichen und anhand ihrer Gesamtpunktzahl, die sich aus
der Punktzahl für die Qualität des Angebots und der Punktzahl für das Preisangebot
zusammensetzt, auf einer Rangliste eingestuft. Diese Liste dient dann als Grundlage für die
Vergabe von Aufträgen nach dem unter Ziffer II.3 (Mehrfach-Rahmenvertrag und
„Kaskadensystem―) beschriebenen Verfahren.
Bei der Bewertung der Angebote nach qualitativen Gesichtspunkten erhält jedes Angebot eine
Punktzahl, die im Einzelnen nach den unter Ziffer III.4.1 (Qualitätskriterien) dargestellten
Modalitäten errechnet wird.
-27-
Anschließend erfolgt die Bewertung anhand des Preisangebots nach den im Einzelnen unter
Ziffer III.4.2 (Preiskriterien) dargestellten Modalitäten.
Die Angebote, die bei den qualitativen Zuschlagskriterien insgesamt weniger als die
Mindestpunktzahl von 65 Punkten erhalten oder die Mindestpunktzahl für eines der
folgenden Kriterien nicht erreichen, scheiden vom restlichen Bewertungsverfahren aus
und werden somit bei der anschließenden Prüfung der finanziellen Zuschlagskriterien
nicht berücksichtigt.
III.4.1 Qualitätskriterien
Für jedes Los geht die Bewertung der Qualität des Angebots von einer Höchstzahl von
100 Punkten aus, die mit folgender Gewichtung vergeben werden:
maximal 30 Punkte für das allgemeine Konzept, bewertet anhand der Kriterien in
Tabelle Nr. 1 betreffend Los 1 und Los 3 sowie Tabelle Nr. 2 betreffend Los 2;
maximal 70 Punkte für das fachliche Angebot für die beiden Fallstudien, bewertet
anhand der Leistungsbeschreibungen und Kriterien in Tabelle Nr. 3 betreffend Los 1,
Tabelle Nr. 4 betreffend Los 2 und Tabelle Nr. 5 betreffend Los 3.
Die Vergabe von Punkten für die Qualität des Angebots erfolgt auf der Basis eines Vergleichs
der Angebote in Bezug auf jedes Beurteilungskriterium, wobei das beste Angebot die höchste
Punktzahl für das jeweilige Kriterium erhalten kann.
Um eine möglichst hohe Punktzahl zu erreichen, müssen die Bieter detaillierte Angaben zu
allen in dieser Leistungsbeschreibung angesprochenen Aspekten machen. Bieter, die lediglich
die Mindestanforderungen dieser Leistungsbeschreibung wiedergeben, ohne dabei ins Detail
zu gehen oder einen Wertzuwachs einzubringen, erhalten nur eine sehr niedrige Punktzahl.
Werden wesentliche Aspekte dieser Leistungsbeschreibung im Angebot nicht ausdrücklich
behandelt, so kann der Bewertungsausschuss beschließen, das entsprechende
Qualitätskriterium mit null Punkten zu bewerten.
Es ist Sache des Bieters, seine eigenen detaillierten Vorstellungen zu Organisation, Methodik
und fachlicher Durchführung so zu präsentieren, dass er die allgemeinen Anforderungen
dieser Leistungsbeschreibung erfüllt. Detaillierte Anleitungen dazu sind unter Ziffer II.12
(„Allgemeine Angaben zur Angebotsabgabe―) und Ziffer II.13 („Aufmachung und Inhalt des
Angebots―) zu finden.
Die Punktzahl für die Qualität des Angebots errechnet sich wie folgt:
Punktzahl für das allgemeine Konzept + Punktzahl für die Fallstudien.
III.4.2 Preiskriterien
Der Bieter hat ein Preisverzeichnis auf der Grundlage von Anhang 10 für Los 1, Anhang 11
für Los 2 und Anhang 12 für Los 3 zu erstellen; er hat ferner für jede Fallstudie des Loses, auf
welches sich sein Angebot bezieht, Preise anzusetzen, indem er die Tabelle am Ende des
jeweiligen Anhangs ausfüllt.
-28-
Die Angebote, welche die Bewertung anhand der Qualitätskriterien mit Erfolg bestanden
haben, werden anschließend anhand des für jede Fallstudie angesetzten Preises auf der
Grundlage der Preiskriterien bewertet. Berücksichtigt wird der Gesamtpreis der zwei
Fallstudien, um die Preisangebote miteinander vergleichen und für jedes eine entsprechende
Punktzahl vergeben zu können.
Die von den Bietern angesetzten Preise dienen auch als Referenzwerte für die Analyse der
Angebote im Hinblick auf spätere Aufträge bzw. Einzelverträge.
Um die Gleichbehandlung der Bieter und die Vergleichbarkeit ihrer Preisangebote zu
gewährleisten, müssen die von den Bietern angesetzten Preise unbedingt folgende
Anforderungen erfüllen:
Sämtliche in der jeweiligen Fallstudie verlangten Leistungen sind abzudecken;
Sie dürfen ausschließlich auf den Einheitspreisen der Standardpreisverzeichnisse beruhen
(vgl. Anhang 10 für Los 1, Anhang 11 für Los 2 und Anhang 12 für Los 3);
So detailliert wie nur möglich sein, damit der öffentliche Auftraggeber überprüfen kann,
ob alle in den Fallstudien verlangten Aufgaben mit einbezogen wurden;
In allen Punkten der technischen Leistungsbeschreibung für die jeweilige Fallstudie
entsprechen;
In allen Punkten dem fachlichen Angebot des Bieters für die jeweilige Fallstudie
entsprechen;
Angebote, die diese Anforderungen nicht in allen Einzelheiten erfüllen, können als nicht
ordnungsgemäß betrachtet und vom Verfahren der Zuschlagserteilung ausgeschlossen
werden.
Die Punktzahl für das Preisangebot errechnet sich wie folgt:
Das beste Preisangebot (d. h. das Angebot mit dem niedrigsten Preis unter den als
ordnungsgemäß eingestuften Angeboten, das anhand der Qualitätskriterien die
Mindestpunktzahl von 65 Punkten erreicht und für jede Fallstudie die erforderliche
Mindestpunktzahl erhalten hat) erhält eine preisbezogene Punktzahl in Höhe der
qualitätsbezogenen Punktzahl für das qualitativ beste Angebot (d. h. für das Angebot,
das die meisten Punkte für seine Qualität erhalten hat).
Die anderen als ordnungsgemäß eingestuften Angebote erhalten eine Punktzahl für ihr
Preisangebot, das sich wie folgt errechnet:
(Preis des besten Preisangebots / Preis des jeweiligen Angebots) x Punktzahl für das
qualitativ beste Angebot.
Für jedes Los werden die Angebote auf einer Rangliste anhand der erhaltenen
Gesamtpunktzahl eingestuft, die sich wie folgt errechnet:
Gesamtpunktzahl =
Punktzahl für das Preisangebot+ Punktzahl für die Qualität des Angebots
-29-
Diese Rangliste dient dann als Grundlage für die Vergabe von Aufträgen nach dem unter
Ziffer II.3 (Mehrfach-Rahmenvertrag und „Kaskadensystem“) beschriebenen Verfahren.
-30-
Tabelle Nr. 1
Bewertungskriterien für das allgemeine Konzept für die Lose 1 und 3
Los 1: Multimediale Gestaltung, Informationsmaterial und Website
Los 3: Audiovisuelle Dienstleistungen und Medienfortbildung
Bewertungs-
kriterien Vorzulegende Unterlagen
1. Qualität und Hier hat der Bieter die Grundzüge des vorgeschlagenen Konzepts zu
Relevanz des beschreiben, wie die von der Europäischen Kommission verfolgten
vorgeschlagene Zielsetzungen erreicht und die im Rahmen dieser Ausschreibung verlangten
n Konzepts Dienstleistungen und/oder Produkte realisiert werden sollen.
(9 Punkte)
Der Bieter sollte Herausforderungen/größere Hindernisse herausarbeiten
und Lösungen vorschlagen sowie gegebenenfalls sachdienliche Anregungen
vorlegen.
Der Bieter hat auch eingehende Ausführungen zu seinen
Qualitätssicherungsmaßnahmen in Bezug auf die Dienstleistungen und/oder
Produkte sowie zu den Vorkehrungen zur Gewährleistung der Wahrung der
Fristen vorzulegen.
2. Kreativität Hier hat der Bieter zu erläutern, wie er ein kreatives Konzept erarbeiten will, um
dieses Konzepts attraktive, originelle und hochwertige Produkte zu liefern (etwa detaillierte
(7 Punkte) Beschreibung der Methodik, die er für die Konzeption eines Prototyps des
jeweiligen Produkts anwenden will).
3. Qualität der Beschreibung der Organisation des vorgeschlagenen Projektteams im Hinblick
Organisation auf größtmögliche Kosteneffizienz, Schnelligkeit und Qualität der verlangten
der Dienstleistungen.
Arbeitsabläufe;
(7 Punkte) Beschreibung der verschiedenen Personalverwaltungsmaßnahmen im Hinblick
auf ein nachhaltig hohes Leistungsniveau (z. B. Berichterstattungs- und
Überwachungssysteme für die jeweiligen Leistungen, Fortbildungsmaßnahmen,
Coaching usw.).
Gegebenfalls eingehende Beschreibung des Teils der Aufgaben, der an
Unterauftragnehmer weitervergeben werden soll, sowie der Maßnahmen zur
Qualitätskontrolle der von den Unterauftragnehmern erledigten Arbeiten.
4.Wirkung und Der Bieter hat anzugeben, welche Mittel (Methoden, Instrumente und
Effizienz der Indikatoren) er zur Messung der Wirkungen und Ergebnisse der durchgeführten
Aktionen Aktionen in Bezug auf Qualität, Quantität und Kosten-Nutzen-Verhältnis einsetzen
(5 Punkte) will.
5. Verständlich- Die Angebote müssen auf sämtliche Anforderungen der Leistungsbeschreibung
keit und eingehen und hinsichtlich Inhalt und Darstellung präzise und realistische
Schlüssigkeit Angaben enthalten, jedoch eindeutig und knapp abgefasst sein (vgl. Ziffern II.12
des Angebots und II.13).
(2 Punkte)
Vorne im Angebotsdossier muss sich ein Inhaltsverzeichnis befinden, die Seiten
sind durchlaufend zu nummerieren und zu binden, zu heften oder auf andere Weise
übersichtlich miteinander zu verbinden usw.
Die dem Angebot beigefügten Unterlagen (auf Papier, CD-ROM, DVD usw.)
sind mit der Losnummer, der Nummer des jeweiligen Anhangs und einem Hinweis
-31-
auf den Inhalt aufzuführen.
Maximale Punktzahl: 30 Punkte
Erforderliche Mindestpunktzahl: 15 Punkte
-32-
Tabelle Nr. 2
Bewertungskriterien für das allgemeine Konzept betreffend Los 2
Konferenzen, Ausstellungen und andere Veranstaltungen
Bewertungs- Vorzulegende Unterlagen
kriterien
1. Qualität, Hier hat der Bieter die Methode zu beschreiben, die er vorsieht, um
Relevanz und professionell und innerhalb der jeweiligen Fristen auf jegliche Aufforderung
Kreativität des zur Organisation von Veranstaltungen (einschließlich der Errichtung und
vorgeschlagene Aufstellung von Ausstellungsständen) an unterschiedlichen Orten und zu
n Konzepts beliebigen Terminen zu reagieren. Das Konzept muss von Sachdienlichkeit
(11 Punkte) und Genauigkeit geprägt sein, so auch im Hinblick auf die Planung der
betreffenden Arbeiten.
Der Bieter hat die Herausforderungen/größeren Hindernisse
herauszuarbeiten und die Kreativität seines Konzepts darzulegen im Hinblick
auf geeignete Lösungen und sachdienliche Anregungen darzulegen.
2. Qualität der Beschreibung der Organisation des vorgeschlagenen Projektteams im
Organisation, Hinblick auf größtmögliche Kosteneffizienz, Schnelligkeit und Qualität der
der verlangten Dienstleistungen
Arbeitsabläufe
und der Beschreibung der Personalverwaltungsmaßnahmen im Hinblick auf ein
Logistik nachhaltig hohes Leistungsniveau (z. B. Berichterstattungs- und
Überwachungssysteme für die jeweiligen Leistungen, Fortbildungsmaßnahmen,
(9 Punkte) Coaching usw.).
Gegebenfalls eingehende Beschreibung des Teils der Aufgaben, der an
Unterauftragnehmer weitervergeben werden soll, sowie präzise Schilderung
der Mechanismen für die Auswahl der Unterauftragnehmer/örtlichen
Lieferanten (Konferenzzentren, Übersetzungsbüros, Verkehrsunternehmen,
Gastronomiebetriebe, Reinigungsfirmen usw.), aufgrund deren es möglich wird,
die erwarteten Leistungen zu den besten Bedingungen zu erhalten, insbesondere
in Bezug auf das Preis-Leistungs-Verhältnis.
Beschreibung der vorgesehenen Maßnahmen zur Kontrolle der Qualität der
Leistungen von Unterauftragnehmern/örtlichen Lieferanten sowie zur
Sicherstellung des schnellen Austauschs einzelner Beteiligter im Falle der Nicht-
bzw. Schlechterfüllung.
3. Wirkung und Der Bieter hat anzugeben, welche Mittel (Methoden, Instrumente und
Effizienz der Indikatoren) er zur Messung der Wirkung und Ergebnisse der Aktionen in
Aktionen Bezug auf Qualität, Quantität und Kosten-Nutzen-Verhältnis einsetzen will.
(7 Punkte)
4. Verständlich- Die Angebote müssen auf sämtliche Anforderungen der Leistungsbeschreibung
keit und eingehen und hinsichtlich Inhalt und Darstellung präzise und realistische
Schlüssigkeit Angaben enthalten, jedoch eindeutig und knapp abgefasst sein (vgl.
des Angebots Ziffern II.12 und II.13).
Vorne im Angebotsdossier muss sich ein Inhaltsverzeichnis befinden, die
-33-
(3 Punkte) Seiten sind durchlaufend zu nummerieren und zu binden, zu heften oder auf
andere Weise übersichtlich miteinander zu verbinden usw.
Die dem Angebot beigefügten Unterlagen (Papier, CD-ROM, DVD usw.) sind
mit der Losnummer, der Nummer des jeweiligen Anhangs und einem Hinweis
auf den Inhalt aufzuführen.
Maximale Punktzahl: 30 Punkte
Erforderliche Mindestpunktzahl: 15 Punkte
-34-
Tabelle Nr. 3: Fallstudien zu Los 1
Multimediale Gestaltung, Informationsmaterial und Website
Vom Bieter wird verlangt, ein spezielles fachliches Angebot für jede der beiden
nachstehenden Fallstudien abzugeben und für jedes der beiden fachlichen Angebote eine
detaillierte Kostenaufstellung (Preishypothese) vorzulegen.
NB: Die Fallstudien wurden ausschließlich für dieses Ausschreibungsverfahren
ausgearbeitet. Sie sind vollkommen fiktiv und können keinesfalls als Hinweis auf Prioritäten
oder Art künftiger Aktionen betrachtet werden.
Das fachliche Angebot muss Folgendes umfassen:
- Detaillierte Angaben zu Arbeitskonzept, Arbeitsschritten und Arbeitsmethoden, die
der Bieter für sämtliche in der Fallstudie verlangten Leistungen vorsieht, unter genauer
Angabe derjenigen Leistungen, die an Unterauftragnehmer weitervergeben werden
sollen.
- Detaillierte Angaben zu jedem Arbeitsschritt, der Zusammensetzung des Projektteams
und der dienstlichen Verwendung des Personals, das er einzusetzen beabsichtigt, unter
genauer Angabe der Anzahl der Personentage pro Personalkategorie.
- Planungsvorschlag unter Angabe der Fristen, die pro Arbeitschritt für notwendig
erachtet werden, unter Berücksichtigung der für den Austausch mit den
Kommissionsdienststellen benötigten Zeiten und der verschiedenen
Validierungsschritte.
- Vorlage von Mustern / Auszügen der verlangten Arbeiten.
Die detaillierte Kostenaufstellung (Preishypothese) muss
- sämtliche Leistungen umfassen, die der Bieter für die vorliegende Fallstudie erbringen
muss;
- anhand der Tabellen am Ende des Anhangs 10 für jede Fallstudie getrennt vorgelegt
werden;
- vollkommen mit den Anforderungen unter Ziffer III.4.2 („Preiskriterien―) im Einklang
stehen; der Bieter wird daher aufgefordert, diese Bestimmungen vor der Ausarbeitung
seiner detaillierten Kostenaufstellung nochmals sorgfältig durchzulesen.
Hintergrund der beiden Fallstudien:
Die GD SANCO startet eine Informationskampagne auf EU-Ebene, mit der die neue
Richtlinie über die Rechte der Verbraucher3 gefördert werden soll. Mit dieser Kampagne
sollen die Verbraucher über die Vorteile informiert werden, die ihnen diese neue Richtlinie
bringt, und die europäischen Bürgerinnen und Bürger sollen angeregt werden, ihre Rechte
3
Es handelt sich hierbei um ein vollkommen fiktives Szenario zu Zwecken der Fallstudien; die betreffende Richtlinie muss
erst noch formal vom Europäischen Parlament und vom Rat verabschiedet werden.
-35-
geltend zu machen, so insbesondere im Zusammenhang mit dem grenzübergreifenden
Geschäftsverkehr, und zwar unabhängig davon, ob es sich um den klassischen Einkauf im
Geschäft oder um Onlineshopping handelt.
Die Kampagne läuft zwei Wochen lang, startet gleichzeitig in allen 27 Ländern der
Europäischen Union und erfolgt in Partnerschaft mit den Vertretungen der Europäischen
Kommission in den Mitgliedstaaten, mit den Mitgliedern des ECC-Net
(http://ec.europa.eu/consumers/redress_cons/index_en.htm) und den nationalen und lokalen
Verbraucherverbänden/Verbraucherschutzorganisationen. Während dieser zwei Wochen
werden verschiedene öffentliche Veranstaltungen (Workshops, Wettbewerbe, Spiele usw.) in
Brüssel und in den Mitgliedstaaten organisiert und Werbematerial (Broschüren, Poster,
Postkarten, Aufkleber, Sonstiges) an die Öffentlichkeit verteilt. Die Kampagne wird mit einer
Pressekonferenz des für Verbraucherfragen zuständigen Mitglieds der Kommission eröffnet,
gefolgt von einer Reihe von Pressekonferenzen in den Mitgliedstaaten, die mit der jeweiligen
Kommissionsvertretung organisiert werden. Aus Anlass dieser Kampagne wird auch eine
speziell dieser neuen Richtlinie gewidmete Website eingerichtet.
Fallstudie Nr. 1: Schaffung eines einheitlichen Erscheinungsbilds und
Erarbeitung von Informationsmaterial
Der Auftragnehmer muss für diese Informationskampagne ein einheitliches Erscheinungsbild
(„visuelle Identität―) entwickeln, mit Logo, Motto und drei Schlüsselaussagen, die bei
verschiedenen Kommunikationsmaßnahmen sowie in/auf verschiedenen Promotionsträgern
(Broschüren, Postkarten, Postern usw.) zum Einsatz kommen. Er muss auch das
Werbematerial für diese Kampagne konzipieren und zusammenstellen, es anpassen und in alle
Sprachen der EU übersetzen sowie eine begrenzte Auflage davon drucken lassen (die
Produktion großer Stückzahlen übernimmt das Amt für amtliche Veröffentlichungen der
Kommission).
Dabei gelten folgende Vorgaben:
- Zielgruppe dieser Kampagne ist die allgemeine Öffentlichkeit (d. h. die europäischen
Verbraucher).
- Logo, Motto und Schlüsselaussagen müssen in allen Sprachen der EU leicht
verständlich sein.
- Der Bieter stützt sich bei der Ausarbeitung seiner grafischen und redaktionellen
Vorschläge auf die auf folgender Website veröffentlichten Informationen zur
Richtlinie: http://ec.europa.eu/consumers/rights/cons_acquis_en.htm.
- Die zu verfassenden Texte müssen auf den dem Bieter zur Verfügung gestellten
Informationen beruhen, dürfen aber keinesfalls eine vollständige oder teilweise Kopie
bereits vorhandener Texte sein.
- Die GD SANCO hat vor, verschiedene Arten von Informationsmaterial herstellen zu
lassen, darunter eine Broschüre, eine Postkarte und ein Poster4.
4
Ein Werbevideoclip und andere Werbeartikel (Schlüsselanhänger, USB-Speicher usw.) werden von anderen
Auftragnehmern hergestellt und sind bei dieser Fallstudie nicht zu berücksichtigen.
-36-
- Die Broschüre ist im Vierfarbendruck im Format A5, mit 20 Seiten ohne
Umschlagsseiten und einer Abbildung pro Seite zu erstellen. Ihr Text ist komplett vom
Bieter zu verfassen (65 000 Zeichen).
- Das Poster (Format A2, Vierfarbendruck) und die Postkarte (Format 10 x 15 cm,
Vorderseite Vierfarbendruck, Rückseite Schwarz-weiß) folgen einer einheitlichen
Gestaltung und müssen eine der drei vom Bieter erarbeiteten Schlüsselaussagen
illustrieren.
- Hinsichtlich der Abbildungen (Fotos oder grafische Elemente) hat der Bieter freie
Wahl, solange diese frei von Rechten zur Verfügung gestellt werden.
- Die genannte Zeichenzahl versteht sich einschließlich Leerzeichen und ist mit einer
Marge von +/- 10 % einzuhalten.
- Bei der Ausarbeitung seines Angebots muss der Bieter Folgendes berücksichtigen: Er
muss drei unterschiedliche Basiskonzepte für das Logo und zwei unterschiedliche
Basiskonzepte für das Layout der Broschüre sowie für das Layout des Posters
vorlegen. Die GD SANCO sucht sich davon je ein Basiskonzept aus und kann dann
vom Auftragnehmer bis zu drei sukzessive Varianten auf der Grundlage dieses
Konzepts verlangen. Diese verschiedenen Arbeitsschritte müssen zwar in der
Kostenaufstellung (Voranschlag) des Bieters eindeutig zum Ausdruck kommen, die
vorgelegten Probeexemplare dürfen aber nur das endgültige Ergebnis zeigen.
Vom Bieter zu erledigende Aufgaben:
NB: Alle diese Aufgaben sind in der vom Bieter ausgearbeiteten Preishypothese eindeutig zu
nennen.
- Beratung, Projektvorbereitung (Inhalt und Kosten), Überwachung der Arbeiten und
Koordinierung des Projekts während seiner gesamten Laufzeit.
- Schaffung einer visuellen Identität (einschließlich Logo) für die Kampagne, eines
Mottos und dreier Schlüsselaussagen.
- Konzeption, Ausarbeitung und Herstellung (Text und grafische Elemente) des
folgenden Informationsmaterials: eine Broschüre, ein Poster und eine Postkarte5
einschließlich Erstellung von Texten und Bildmaterial, außerdem Seitengestaltung.
- Anpassung und Übersetzung des Mottos, der drei Schlüsselaussagen, der Broschüre,
des Posters und der Postkarte in die 23 Amtssprachen der EU.
- Lektorieren, Überprüfen und Korrigieren der Druckfahnen der Broschüre, der
Probeandrucke des Posters und der Korrekturabzüge der Postkarte in den 23 Sprachen
vor der Drucklegung („Proof-reading―).
- Herstellung und Übermittlung an die GD SANCO eines Farbandrucks wie auch der
Dateien (Format pdf für die Website, Format pdf mit hoher Auflösung für den Druck
und Format InDesign oder gleichwertig) der Broschüre, des Posters und der Postkarte
in den 23 Sprachen.
5
Ein Werbevideoclip und andere Werbeartikel (Schlüsselanhänger, USB-Speicher usw.) werden von anderen
Auftragnehmern hergestellt und sind bei dieser Fallstudie nicht zu berücksichtigen.
-37-
- Druck und Lieferung einer begrenzten Auflage folgender Produkte an die GD SANCO
binnen einer Frist von 72 Stunden ab der Druckfreigabe: der Broschüre
(500 Exemplare in EN, 300 Exemplare in FR, 200 Exemplare in DE, 200 Exemplare
in ES, 200 Exemplare in IT, 50 Exemplare pro Sprache in allen anderen
Sprachfassungen), des Posters (100 Exemplare in EN, 50 Exemplare in FR,
30 Exemplare in DE, 20 Exemplare in ES, 20 Exemplare in IT, 10 Exemplare pro
Sprache in allen anderen Sprachfassungen) und der Postkarte (1000 Exemplare in EN,
500 Exemplare in FR, 300 Exemplare in DE, 200 Exemplare in ES, 200 Exemplare in
IT, 100 Exemplare pro Sprache in allen anderen Sprachfassungen).
Vorzulegende Muster und Probeexemplare / Auszüge der verlangten Arbeiten (ausschließlich
in Englisch):
- Ein Motto und drei Schlüsselaussagen.
- Modell des Seitenlayouts der Broschüre (Umschlagsseite + Modell der Innenseiten)
- Vorschlag zur Strukturierung des Inhalts der Broschüre (mit kurzer Inhaltsangabe der
einzelnen Teile)
- Text der Einleitungsseite der Broschüre (3 000 Zeichen)
- Text einer inhaltlich ausgestalteten Seite der Broschüre (5 000 Zeichen)
- Layout des Posters (Text und Abbildung)
Bewertungskriterien –
maximale Punktzahl: 35 Punkte – erforderliche Mindestpunktzahl: 20 Punkte:
- Qualität, Kohärenz und Relevanz des Konzepts und der Arbeitsmethoden (6 Punkte);
- Relevanz des Mottos und der Schlüsselaussagen (5 Punkte);
- Relevanz der Struktur der Broschüre (6 Punkte);
- Qualität und Relevanz der für die Einleitung und die inhaltliche Ausgestaltung einer
Seite vorgeschlagenen Texte (6 Punkte);
- Qualität, Relevanz und Kreativität des Layouts der Broschüre (6 Punkte);
- Qualität, Relevanz und Kreativität des Posters (6 Punkte).
Fallstudie Nr. 2: Einrichtung einer Website
Im Rahmen der weiter oben beschriebenen Informationskampagne (vgl. „Hintergrund―) wird
auch eine neue Website eingerichtet. Diese Website ist hauptsächlich für die allgemeine
Öffentlichkeit (die Verbraucher) als Zielgruppe dieser Kampagne gedacht, sie muss aber auch
einige Seiten für professionelle Zielgruppen (Verbraucherverbände, Unternehmen und
Journalisten) enthalten.
Dabei gelten folgende Vorgaben:
- Der Inhalt dieser Website muss es dem Besucher möglich machen, sich vollständige,
eindeutige und verständliche Informationen über die sie unmittelbar betreffenden
Bestimmungen der Richtlinie zu verschaffen, und die durch diese Bestimmungen
erreichten Verbesserungen hervorheben.
- Die Website muss auch Links zu den Websites der Partner dieser
Informationskampagne enthalten (Vertretungen der Europäischen Kommission in den
-38-
Mitgliedstaaten, nationale und lokale Verbraucherverbände und -schutzorganisationen,
Mitglieder des ECC-Net).
- Die Website muss ebenfalls ein spezielles Kontingent für professionelle Zielgruppen
enthalten (Verbraucherverbände, Unternehmen und Journalisten).
- Die Website besteht aus einer Startseite und 15 Folgeseiten, wovon 10 Seiten für die
allgemeine Öffentlichkeit und 5 Seiten für professionelle Zielgruppen bestimmt sind.
- Die Website enthält auch 5 animierte Grafiken, die vom Bieter zu erstellen sind,
5 Fotos und 10 Dokumente als Anhang (Formate pdf (Text/Bild) und Word).
- Die für die allgemeine Öffentlichkeit bestimmten 10 Seiten sind in allen
Amtssprachen der Europäischen Union abrufbar. Die restlichen Seiten stehen nur auf
Englisch zur Verfügung.
- Die Website muss auch interaktive Elemente (Simulationen oder Ähnliches) umfassen,
die der Bieter vorzuschlagen hat. Ihr Inhalt muss auf die allgemeine Öffentlichkeit
zugeschnitten und in einfacher, allgemeinverständlicher Sprache abgefasst sein.
- Der Aufbau der Website, einschließlich der Zahl der Ebenen, steht im freien Ermessen
des Bieters, der sich aber auf die unter folgender Adresse abrufbaren Informationen
über die Richtlinie stützen muss:
http://ec.europa.eu/consumers/rights/cons_acquis_en.htm.
- Die grafische Gestaltung der Website steht im freien Ermessen des Bieters. Dieser
kann zwar, muss aber nicht unbedingt seine Vorschläge für die Fallstudie Nr. 1
aufgreifen.
- Bei der Ausarbeitung seines Angebots muss der Bieter folgende Faktoren
berücksichtigen: Es zwei grafische Basiskonzepte für die Gestaltung der Website
vorzulegen. Die GD SANCO sucht sich davon ein Basiskonzept aus und kann dann
vom Auftragnehmer zwei sukzessive Varianten auf der Grundlage dieses Konzepts
verlangen, bevor mit der Erstellung der Website begonnen wird. Diese verschiedenen
Arbeitsschritte müssen zwar in der Kostenaufstellung (Voranschlag) des Bieters
eindeutig zum Ausdruck kommen, die eingereichten Muster und Probeexemplare
dürfen aber nur das endgültige Ergebnis zeigen.
Vom Bieter zu erledigende Aufgaben:
NB: Alle diese Aufgaben sind in den vom Bieter ausgearbeiteten Kostenaufstellungen
(Preishypothese) eindeutig festzulegen.
- Beratung, Projektvorbereitung (Inhalt und Kosten), Überwachung der Arbeiten und
Koordinierung des Projekts während seiner gesamten Laufzeit.
- Erstellung der Website von A bis Z : Analyse, Konzeption, Produktion (Texte und
grafische Gestaltung).
- Übersetzung, Anpassung, Lektorieren/Überprüfen des Inhalts der Seiten in den
verschiedenen Sprachfassungen.
- Erstellung der 5 animierten Grafiken und der 5 Abbildungen.
- Vorschlag, Konzeption und Entwicklung von interaktiven Elementen, die der Bieter in
seinem Angebot vorzuschlagen hat (Simulationen oder Ähnliches).
-39-
- Hosting und Pflege der Website für die Dauer eines Jahres mit Übernahme der Kosten
für sämtliche Schritte im Zusammenhang mit Auswahl und Erwerb einer eigenen
Internetadresse (URL) sowie mit allen anderen für das Hosting der Website
erforderlichen Aufgaben.
Vorzulegende Muster / Auszüge der verlangten Arbeiten (Englisch, auf CD-ROM):
- Detaillierte Struktur und Inhalte der Website mit einer Beschreibung der
verschiedenen Funktionalitäten.
- Statisches Modell der Startseite (mit Text und grafischen Elementen) im Format html.
- Statisches Modell einer inhaltlich ausgestalteten Seite nach Wahl des Bieters (mit Text
und grafischen Elementen) im Format html.
- Exportdateien gemäß den technischen Spezifikationen in Anhang 6, mit fünf Seiten,
die untereinander in drei Ebenen verknüpft sind, mit einem Bild und 5 abrufbaren
Dokumenten; wobei jeder Formattyp (pdf (Text/Bild und Word) mit mindestens einem
Dokument vertreten sein muss.
Bewertungskriterien –
maximale Punktzahl: 35 Punkte – erforderliche Mindestpunktzahl: 20 Punkte:
- Qualität, Kohärenz und Relevanz des Konzepts und der Arbeitsmethoden (5 Punkte);
- Relevanz und Benutzerfreundlichkeit der Struktur der Website (5 Punkte)
- Qualität und Relevanz des Inhalts der Website (5 Punkte)
- Relevanz und Kreativität der Startseite (5 Punkte)
- Relevanz und Kreativität der inhaltlich ausgestalteten Seite (5 Punkte)
- Übereinstimmung der Exportdateien mit den technischen Spezifikationen in
Anhang 6, überprüft anhand eines vom Bewertungsausschuss durchgeführten
Testlaufs (10 Punkte).
-40-
Tabelle Nr. 4: Fallstudien zu Los 2
Konferenzen, Ausstellungen und andere Veranstaltungen
Vom Bieter wird verlangt, ein separates fachliches Angebot für jede der beiden
nachstehenden Fallstudien abzugeben und für jedes der beiden fachlichen Angebote eine
detaillierte Kostenaufstellung (Preishypothese) vorzulegen.
NB: Die Fallstudien wurden ausschließlich für dieses Ausschreibungsverfahren
ausgearbeitet. Sie sind vollkommen fiktiv und können keinesfalls als Hinweis auf Prioritäten
oder Art künftiger Aktionen betrachtet werden.
Das fachliche Angebot muss Folgendes umfassen:
- Detaillierte Angaben zu Arbeitskonzept, Arbeitsschritten und Arbeitsmethoden, die
der Bieter für sämtliche in der Fallstudie verlangten Leistungen vorsieht, unter genauer
Angabe derjenigen Leistungen, die an Unterauftragnehmer weitervergeben werden
sollen.
- Detaillierte Angaben zu jedem Arbeitsschritt, der Zusammensetzung des Projektteams
und der dienstlichen Verwendung des Personals, das er einzusetzen beabsichtigt, unter
genauer Angabe der Anzahl der Personentage pro Personalkategorie.
- Planungsvorschlag unter Angabe der Fristen, die pro Arbeitsschritt für notwendig
erachtet werden, unter Berücksichtigung der für den Austausch mit den
Kommissionsdienststellen benötigten Zeiten und der verschiedenen
Validierungsschritte.
- Vorlage einer Bewertung der Risiken und Schwierigkeiten, die den Erfolg des
Projektes gefährden können, sowie von Lösungsvorschlägen.
- Vorlage von Mustern / Auszügen der verlangten Arbeiten.
Die detaillierte Kostenaufstellung (Preishypothese) muss
- sämtliche Leistungen umfassen, die der Bieter für die vorliegende Fallstudie erbringen
muss;
- anhand der Tabellen am Ende des Anhangs 11 für jede Fallstudie getrennt vorgelegt
werden;
- vollkommen mit den Anforderungen unter Ziffer III.4.2 („Preiskriterien) im Einklang
stehen; der Bieter wird daher aufgefordert, diese Bestimmungen vor der Ausarbeitung
seiner detaillierten Kostenaufstellung nochmals sorgfältig durchzulesen.
Fallstudie Nr. 1: Organisation eines Seminars für internationale Fachleute
Hintergrund:
Die GD SANCO beabsichtigt, ein großes Seminar mit verschiedenen Workshops in
Brüssel zu organisieren, das Denkanstöße zu folgendem Themenbereich geben soll:
„Gibt es wirkungsvolle Präventivmaßnahmen zum Schutz der Jugend vor
Alkoholmissbrauch und wie sehen sie aus?― An diesem Seminar sollen 150 europa-
-41-
und weltweit anerkannte Fachleute auf dem Gebiet des Gesundheits- und des
Bildungswesens wie auch aus dem Forschungsbereich sowie Vertreter von
Jugendverbänden und nationalen und internationalen Regierungsstellen teilnehmen.
Das Seminar soll dazu dienen, gute und bewährte Methoden und Praktiken zu
ermitteln und die jeweiligen Schlussfolgerungen daraus zu ziehen, die der
Europäischen Kommission dann als Grundlage dienen können, einen umfassenden
Anhörungs- und Beratungsprozess über einen künftigen europäischen Aktionsplan auf
den Weg zu bringen.
Vgl. dazu die Website der GD SANCO zum Themenbereich Alkohol:
http://ec.europa.eu/health/ph_determinants/life_style/alcohol/alcohol_de.htm
Dabei gelten folgende Vorgaben:
- Das Seminar und die Workshops finden an zwei Tagen in einem im Europaviertel
gelegenen Gebäude der Europäischen Kommission statt.
- Programm dieser beiden Tage: Plenarsitzung am Vormittag des ersten Tages, gefolgt
von Debatten/Diskussionen in Workshops am Nachmittag, die am Tag darauf den
ganzen Tag über fortgesetzt werden und mit Schlussfolgerungen im Plenum
erfolgreich zu Ende geführt werden.
- Teilnehmerzahl: 150 Personen, die sich auf 5 Workshops mit etwa 30 Teilnehmern
verteilen.
- Die Tagungsräume werden von der GD SANCO reserviert und entsprechend
ausgerüstet.
- Die Kommission sorgt bei den Plenarsitzungen für die Verdolmetschung in
3 Sprachen (Französisch, Englisch und Deutsch), während die Workshops auf
Englisch stattfinden.
- In Zusammenarbeit mit dem Auftragnehmer wird von der Kommission eine
Einladungsliste für 200 potenzielle Teilnehmer erstellt.
- Die Kommission übernimmt die gesamten Reise – und Übernachtungskosten der
150 Teilnehmer sowie die Verpflegungskosten (Kaffeepausen, Mittag- und
Abendessen).
Vom Bieter zu erledigende Aufgaben:
NB: Alle diese Aufgaben sind in den vom Bieter ausgearbeiteten Preishypothesen eindeutig
festzulegen. Jedoch dürfen Kosten, die nicht beim Bieter anfallen, wie Kosten für
Fahrausweise/Flugtickets, Hotelübernachtungen, Speisen und Getränke, Anmietung von
Räumen für das Abendessen, nicht in seine Kostenaufstellung einfließen. Dagegen müssen die
Aufwendungen des Auftragnehmers für alle von ihm erbrachten Dienstleistungen,
insbesondere für die Organisation der Unterbringung und Beförderung der Teilnehmer
(einschließlich eventueller Agenturgebühren oder sonstiger Aufschläge auf
Beförderungsscheine), berücksichtigt werden.
- Beratung sowie Planung und allgemeine Organisation des Seminars und der
Workshops, einschließlich der Aufstellung des Finanz- und des Arbeitsplans, der
administrativen Verwaltung und der Rechnungsführung, der Überwachung sowie der
-42-
Koordinierung mit den Dienststellen der Kommission, den verschiedenen
Dienstleistern und den Referenten (Ablaufplanung der Beiträge).
- Teilnehmerregistrierung, einschließlich Versendung persönlicher Einladungsschreiben
per elektronischer Post an insgesamt 200 Personen, Erinnerung per elektronischer
Post und Telefon, Registrierungsbestätigung, praktische Auskünfte, Registrierung für
die verschiedenen Workshops, Erstellung einer endgültigen Teilnehmerliste
(einschließlich Namen, Anschriften, Telefonverbindungen usw.).
- Organisation der Unterbringung für 150 Teilnehmer: Auswahl einer Reihe von Hotels
in der Nähe des Tagungsortes, Preisverhandlungen, Reservierung, Bezahlung der
Rechnungen (Vorfinanzierung durch den Auftragnehmer).
- Organisation der An- und Abreise für 130 Teilnehmer: Ermittlung der günstigsten
Preise, Reservierung, Bereitstellung der Beförderungsausweise (Flugtickets für
100 Teilnehmer, E-Tickets, Touristenklasse, und Eisenbahnfahrkarten für
30 Teilnehmer, 1. Klasse) mit Vorfinanzierung durch den Auftragnehmer.
- Zusammenstellung der Anträge auf Reisekostenerstattung für die 20 anderen
Teilnehmer, deren Reisekosten von der Kommission übernommen werden, und
Übermittlung dieser Anträge an die Kommission zwecks Auszahlung.
- Konzeption (einschließlich grafischer Gestaltung), Weiterentwicklung und
Ausgestaltung, Aufbau/Abbau eines mobilen Ausstellungstands vom Typ „Nomadic―
(oder gleichwertig) im Eingangsbereich des Konferenzraums.
- Organisation der Verpflegung der Teilnehmer am Seminarort mit Kaffeepausen und
Mittagessen in Zusammenarbeit mit dem in den Dienstgebäuden der Europäischen
Kommission tätigen Dienstleistungs-Vertragspartner der Kommission.
- Organisation des Abendessens nach Maßgabe des von der Kommission festgelegten
Mittelansatzes: Suche nach geeigneten Räumen und Dienstleistern, Gestaltung und
Dekoration des Speisesaals, Überwachung der Dienstleistung vor Ort.
- Ständige Anwesenheit während der zwei Veranstaltungstage, einschließlich Empfang
und Registrierung der Teilnehmer, Überwachung der Logistik und der örtlichen
Dienstleister.
- Einrichtung, Hosting, regelmäßige Aktualisierung und Pflege einer speziellen Website
auf Englisch (Start: 2 Monate vor dem Seminar, Einstellung: 1 Woche nach
Seminarende), die alle nützlichen Informationen über das Seminar bereitstellt und den
Teilnehmern die Online-Anmeldung und den Zugriff auf alle Unterlagen zum Seminar
ermöglicht.
- Herstellung von Namensschildern, grafische Gestaltung und Herstellung von
Informationsmaterial für das Seminar: 10 Exemplare eines Plakats, Format A1,
laminiert, 200 Konferenztaschen gehobener Qualität samt Inhalt: Kugelschreiber;
Broschüre, 4-seitig, A5, 135 g/m2, Vierfarbendruck; Informationsmaterial, 16-seitig,
A4, 135 gm2/, Zweifarbendruck.
- Erstellung der Konferenzdokumentation anhand der von der GD SANCO
bereitgestellten Texte , 500 Exemplare (60 Seiten, A5, 80 g/m2, Umschlagsseiten im
Vierfarbendruck, 200 g/m2, Innenseiten s/w).
- Erstellung eines Abschlussberichts über die Organisation der Veranstaltung.
Vorzulegende Muster / Auszüge der verlangten Arbeiten (in Englisch):
-43-
- Startseite der Website sowie die Seite für die Online-Anmeldung der Teilnehmer im
Format html (auf CD-ROM);
- Layout des Posters für den mobilen Ausstellungs- und Informationsstand (Text und
grafische Gestaltung).
Bewertungskriterien –
maximale Punktzahl: 35 Punkte – erforderliche Mindestpunktzahl: 20 Punkte:
- Qualität, Kohärenz und Relevanz des Konzepts und der Arbeitsmethoden (10 Punkte)
- Qualität und Relevanz der Risikobewertung und der vorgeschlagenen Lösungen
(8 Punkte)
- Qualität und Relevanz der Startseite und der Seite für die Online-Anmeldung der
Teilnehmer (8 Punkte)
- Qualität und Kreativität des Layouts des Posters (9 Punkte)
Fallstudie Nr. 2: Organisation einer Konferenz mit Aufstellung eines
Ausstellungs- und Informationsstands
Hintergrund:
Die GD SANCO beabsichtigt, eine hochrangige Konferenz in London zu organisieren, um
das 30-jährige Bestehen des Europäischen Schnellwarnsystems RASFF zu würdigen, das eine
unverrückbare Säule der EU-Politik im Bereich Lebensmittelsicherheit darstellt. Die
Konferenz soll 500 Teilnehmer aus Europa und dem Rest der Welt (Afrika, Lateinamerika
und Asien) sowie verschiedene Persönlichkeiten aus der Politik, Vertreter der Mitgliedstaaten,
der Lebensmittelindustrie, der Verbraucherverbände sowie der Presse zusammenbringen.
Siehe auch die Website der GD SANCO zum Europäischen Schnellwarnsystem RASFF:
http://ec.europa.eu/food/food/rapidalert/index_en.htm
Dabei gelten folgende Vorgaben:
- Die Konferenz findet an einem Tag (nur Plenarsitzung) an einem renommierten Ort
statt, der es ermöglicht, 500 Personen zu empfangen und eine große Pressekonferenz
zu organisieren sowie Interviews mit bestimmten Persönlichkeiten zu führen (VIP-
Bereich).
- Die gesamte Verpflegung, einschließlich eines Lunchbuffets, eines Cocktailempfangs
und eines Abendessens ist vom Bieter im Konferenzgebäude zu organisieren; die
Kosten werden von der Kommission übernommen.
- Der Konferenzsaal ist mit Dolmetschkabinen (Simultan, Englisch, Französisch,
Deutsch, Spanisch, Portugiesisch und Chinesisch) auszustatten (Dauer: ungefähr
3 Stunden am Vormittag + 3 Stunden am Nachmittag mit zwei halbstündigen Pausen).
- Am Konferenzort muss auch die Aufstellung eines direkt vom Konferenzsaal aus
zugänglichen Ausstellungsstands in gehobener Ausstattung mit einer Fläche von 25m2
möglich sein.
- Dieser Stand ist und bleibt Eigentum des Auftragnehmers. Er ist mit 5Tafeln mit je
einem Plakat (Foto und Text) und allem nötigen Mobiliar (in gehobener Ausstattung)
-44-
sowie mit folgenden Ausrüstungsgegenständen auszustatten: PC mit Internetzugang,
DVD-Spieler, Flachbildschirm 42 Zoll und Standard-Projektionswand (2 m x 3 m)
- Die Kommission erstellt in Zusammenarbeit mit dem Auftragnehmer eine
Einladungsliste für 700 potenzielle Teilnehmer.
- Die GD SANCO übernimmt die Reise- und Übernachtungskosten für 100 Personen,
die als Sachverständige eingeladen werden.
- Die Teilnehmer müssen ihre An- und Abreise sowie ihre Unterkunft selbst
organisieren, mit Ausnahme der 10 Referenten (Organisation durch den Bieter).
Vom Bieter zu erledigende Aufgaben:
NB: Alle diese Aufgaben sind in den vom Bieter ausgearbeiteten Kostenaufstellungen
(preislichen Hypothesen) eindeutig zu nennen. Jedoch dürfen Kosten, die nicht beim Bieter
anfallen, wie Kosten für Fahrausweise/Flugtickets, Hotelübernachtungen, Speisen und
Getränke, Anmietung von Räumen für das Abendessen, nicht in seine Kostenaufstellung
einfließen. Dagegen müssen die Aufwendungen des Auftragnehmers für alle von ihm
erbrachten Dienstleistungen, insbesondere für die Organisation der Unterbringung und
Beförderung der Teilnehmer (einschließlich eventueller Agenturgebühren oder sonstiger
Aufschläge auf Beförderungsscheine), berücksichtigt werden.
- Beratung sowie Planung der Konferenz, einschließlich Festlegung der notwendigen
Maßnahmen, Einsatz des Personals, Aufstellung des Mittelansatzes, Suche nach
geeigneten Dienstleistern, Einholung von Kostenvoranschlägen, administrative
Verwaltung und Rechnungsführung, Überwachung sowie Koordinierung mit den
Dienststellen der Kommission, den verschiedenen Dienstleistern und den Referenten
(Ablaufplanung der Beiträge).
- Vorschlag eines für die Veranstaltung geeigneten Konferenzortes (im Vorschlag des
Bieters präzise zu nennen).
- Registrierung der Teilnehmer, einschließlich Versendung von persönlichen
Einladungsschreiben per elektronischer Post an insgesamt 700 Personen, Erinnerung
per elektronischer Post, Registrierungsbestätigung, praktische Auskünfte, Handhabung
der Online-Anmeldungen, Erstellung einer endgültigen Teilnehmerliste.
- Organisation der An- und Abreise sowie der Unterbringung der 10 Referenten
(Flugzeug, Touristenklasse, Zusendung der E-Tickets), wobei die Flugtickets und die
Hotelzimmer vom Bieter vorzufinanzieren sind.
- Organisation der Verpflegung der Teilnehmer, des Cocktailempfangs und des
Abendsessens nach Maßgabe des von der GD SANCO festgelegten Mittelansatzes.
- Organisation der Simultanverdolmetschung.
- Zusammenstellung der Anträge auf Reisekostenerstattung für die 100 Personen, die
als Sachverständige geladen werden (Einsammeln und Überprüfung der ausgefüllten
Formulare und der entsprechenden Belege), und Übermittlung dieser Anträge an die
Kommission zwecks Auszahlung.
- Konzeption des Ausstellungsstands (einschließlich der grafischen Gestaltung für die
5 Plakate), Herstellung, Transport, Auf- und Abbau.
-45-
- Betreuung des Stands und der betreffenden Ausrüstungsgegenstände sowie Präsenz
einer Hostess/eines Stewards während der gesamten Dauer der Konferenz.
- Abholung von 500 kg Dokumentationsmaterial vom Dienstgebäude der GD SANCO
in Brüssel und Beförderung zum Konferenzort.
- Ständige Präsenz während des gesamten Tages, Empfang/Registrierung der
Teilnehmer, Überwachung der gesamten Logistik wie auch der lokalen Dienstleister.
- Einrichtung, Hosting, regelmäßige Aktualisierung und Pflege einer speziellen Website
auf Englisch (Start: 2 Monate vor der Konferenz, Einstellung: 1 Woche nach
Konferenzende), die alle nützlichen Informationen über das Seminar bereitstellt und
den Teilnehmern die Online-Anmeldung und den Zugriff auf alle Unterlagen zur
Konferenz ermöglicht.
- Herstellung von Namensschildern, grafische Gestaltung und Herstellung von
Informationsmaterial für die Konferenz: 300 Exemplare eines Plakats, Format A1,
Papier, laminiert; 600 Konferenztaschen gehobener Qualität samt Inhalt:
Kugelschreiber; Broschüre, 4-seitig, A5, 135 g/m2, Vierfarbendruck;
2
Informationsmaterial, 16-seitig, A4, 135 g/m , Zweifarbendruck.
- Erstellung eines Abschlussberichts über die Organisation der Konferenz.
- Herstellung eines Videos über die Konferenz.
Vorzulegende Muster / Auszüge der verlangten Arbeiten (in Englisch):
- Muster des Plakats zu der Konferenz
- Modell des Ausstellungsstands mit seiner vom Bieter vorgeschlagenen räumlichen
Anordnung am Konferenzort.
Bewertungskriterien –
maximale Punktzahl: 35 Punkte – erforderliche Mindestpunktzahl: 20 Punkte:
- Qualität, Kohärenz und Relevanz des Konzepts und der Arbeitsmethoden (10 Punkte);
- Qualität und Relevanz der Bewertung der Risiken und der vorgeschlagenen Lösungen
(8 Punkte);
- Relevanz und Kreativität des Plakats (7 Punkte);
- Kreativität und Qualität des Modells des Ausstellungsstands und der räumlichen
Anordnung am Konferenzort (10 Punkte).
-46-
Tabelle Nr. 5: Fallstudien zu Los 3
Audiovisuelle Dienstleistungen und Medienfortbildungsseminare
Vom Bieter wird verlangt, ein spezielles fachliches Angebot für jede der beiden
nachstehenden Fallstudien abzugeben und für jedes der beiden fachlichen Angebote eine
detaillierte Preishypothese vorzulegen.
NB: Die Fallstudien wurden ausschließlich für dieses Ausschreibungsverfahren
ausgearbeitet. Sie sind vollkommen fiktiv und können keinesfalls als Hinweis auf Prioritäten
oder Art künftiger Aktionen betrachtet werden.
Das fachliche Angebot muss Folgendes umfassen:
- Detaillierte Angaben zu Arbeitskonzept, Arbeitsschritten und Arbeitsmethoden, die
der Bieter für sämtliche in der Fallstudie verlangten Leistungen vorsieht, unter genauer
Angabe derjenigen Leistungen, die an Unterauftragnehmer weitervergeben werden
sollen.
- Detaillierte Angaben zu jedem Arbeitsschritt, der Zusammensetzung des Projektteams
und der dienstlichen Verwendung des Personals, das er einzusetzen beabsichtigt, unter
genauer Angabe der Anzahl der Personentage pro Personalkategorie.
- Planungsvorschlag unter Angabe der Fristen, die pro Arbeitschritt für notwendig
erachtet werden, unter Berücksichtigung der für den Austausch mit den
Kommissionsdienststellen benötigten Zeiten und der verschiedenen
Validierungsschritte.
- Vorlage von Mustern/ Auszügen der verlangten Arbeiten.
Die detaillierte Preishypothese muss
- sämtliche Leistungen umfassen, die der Bieter für die vorliegende Fallstudie erbringen
muss;
- anhand der Tabellen am Ende des Anhangs 12 für jede Fallstudie getrennt vorgelegt
werden;
- für die Fallstudie Nr. 1 in drei getrennten Teilen vorgelegt werde: 1) Mittelansatz für
das VNR; 2) Mittelansatz für den Videoclip; 3) geschätzter Mittelansatz für die
Reisekosten im Zusammenhang mit den Dreharbeiten für das VNR nach Maßgabe der
Bestimmungen in Anhang 5.
- vollkommen mit den Anforderungen unter Ziffer III.4.2 („Preiskriterien―) im Einklang
stehen; der Bieter wird daher aufgefordert, diese Bestimmungen vor der Ausarbeitung
seiner detaillierten Kostenaufstellung nochmals sorgfältig durchzulesen.
Hintergrund der beiden Fallstudien:
-47-
Als öffentlichkeitswirksamen Auftakt zum Aktionsplan der Gemeinschaft für den Schutz und
das Wohlbefinden von Tieren organisiert die GD SANCO mithilfe der Vertretungen und
Delegationen der Kommission und in Partnerschaft mit den zuständigen nationalen Behörden
eine Reihe von Konferenzen und Workshop-Debatten in den Mitgliedstaaten sowie in
mehreren Ländern außerhalb der EU. Die GD SANCO möchte aus diesem Anlass ein „Video
News Release― (VNR) für die europäischen Fernsehsender sowie einen Werbevideoclip für
die allgemeine Öffentlichkeit herstellen. Am Rande der Konferenzen und Workshop-Debatten
werden ebenfalls Presse-/Redaktionsgespräche mit den lokalen Medien organisiert, an denen
auch Angehörige des Personals der GD SANCO teilnehmen.
Weitere Informationen sind zu finden unter
http://ec.europa.eu/food/animal/welfare/index_en.htm zum Thema Tierschutz und
und in IP/06/64 und MEMO/06/21 zum Aktionsplan.
Fallstudie Nr. 1: Produktion eines VNR und eines Videoclip für die
allgemeine Öffentlichkeit
Die Aufgabe besteht darin, ein Videoprodukt in zwei Versionen zu erstellen: einmal als VNR
für die europäischen Fernsehsender und für EBS, sodann als Werbeclip für die allgemeine
Öffentlichkeit. Das VNR soll den Aktionsplan der Gemeinschaft für den Schutz und das
Wohlbefinden von Tieren bei den europäischen Fernsehsendern und bei EBS positiv in Szene
setzen. Der Videoclip soll die allgemeine Öffentlichkeit für die Aktionen der EU auf dem
Gebiet des Tierschutzes sensibilisieren und wird über Internet verbreitet, insbesondere über
EUTube.
Weitere Informationen sind zu finden unter
http://ec.europa.eu/avservices/ebs/welcome_en.cfm zu EBS,
http://www.youtube.com/eutube zu EUTube,
IP/08/1670 und http://farmland-thegame.eu/ zu Farmland.
Dabei gelten folgende Vorgaben:
- Das Szenario des VNR (maximale Dauer: 12 Minuten) kann der Bieter frei wählen.
- Der Videoclip (maximale Dauer 1 Minute 30 Sekunden) muss unterhaltsam und
kreativ sein und zum redaktionellen Konzept von EUTube passen (vgl. Anhang 8). Es
darf sich nicht einfach nur um einen Auszug aus dem VNR handeln.
- Der Videoclip wird im Wesentlichen unter Verwendung des während der Dreharbeiten
für das VNR zusammengetragenen audiovisuellen Materials und gegebenenfalls von
Archivmaterial (Ton/Bild) produziert, sofern der Bieter die erforderlichen
Genehmigungen zur Verwertung der Urheberrechte und sonstigen Rechte erhält.
- Im Mittelpunkt des Videoclips steht eine auf die allgemeine Öffentlichkeit
zugeschnittene Kernbotschaft/ein Motto, wobei der Bieter freie Hand hat.
- Die Dreharbeiten für das VNR und die Interviews erfolgen im Herkunftsland des
Bieters sowie in drei weiteren Ländern seiner Wahl.
- Die Gesamtdauer der Dreharbeiten für das VNR darf 8 Tage nicht übersteigen
(einschließlich An- und Abreisezeiten).
-48-
- Das VNR enthält keinerlei Archivbilder.
- Für die Interviews hat der Bieter freie Wahl; sie sind jeweils in der Sprache der
Befragten zu führen.
- Die Originalfassung kann in einer beliebigen Amtssprache der Europäischen Union
erstellt werden.
Vom Bieter zu erledigende Aufgaben:
NB: Alle diese Aufgaben sind in der vom Bieter ausgearbeiteten Preishypothese eindeutig zu
nennen.
- Beratung, Projektvorbereitung (Inhalt und Kosten), Überwachung der Arbeiten und
Koordinierung des Projekts während seiner gesamten Laufzeit.
- Verfassen des Drehbuchs anhand von Informationen, die der Bieter selbst
zusammengetragen hat.
- Durchführung der Interviews und der gesamten Dreharbeiten.
- Verfassen von Kommentaren, „Voice over― und Untertiteln zu den Interviews.
- Herstellung einer internationalen Fassung sowie von vier separaten Sprachfassungen
(Englisch, Französisch, Deutsch und Spanisch) mit Kommentar und Narration in jeder
dieser Sprachen sowie Untertiteln zu den Interviews.
- Vorschlag eines Titels für das VNR in jeder Sprachfassung.
- Medienwirksame Verbreitung des VNR bei den Fernsehsendern in den
27 Mitgliedstaaten, einschließlich Verfassen von Pressemitteilungen (auf Französisch,
Englisch, Deutsch, Spanisch), Herstellung und Verschickung mit Eilboten
(Veranschlagung: 120 BETA DIGITAL, davon 40 EN, 30 FR, 30 DE, 20 ES).
- Herstellung eines digitalen BETA-Masters für jede Sprachfassung und Lieferung an
die GD SANCO in Brüssel.
- Herstellung von vier DVD (eine pro Sprache) auf der Grundlage des Masters und
Lieferung von 10 Exemplaren pro Sprachfassung (insgesamt 40 DVD) an die
GD SANCO.
- Herstellung und Lieferung von entsprechenden elektronischen Fassungen für den
Onlinebetrieb (Format AVI oder RM).
Vom Bieter zu erledigende Aufgaben:
NB: Alle diese Aufgaben sind in der vom Bieter ausgearbeiteten Preishypothese eindeutig zu
nennen.
- Beratung, Projektvorbereitung (Inhalt und Kosten), Überwachung der Arbeiten und
Koordinierung des Projekts während seiner gesamten Laufzeit.
- Verfassen des Drehbuchs für den Videoclip.
- Produktion des Videoclips auf Englisch, Französisch, Deutsch und Spanisch
(Untertitel und „Voice over―.
- Produktion der für die Veröffentlichung auf EUTube erforderlichen Zusatzelemente
(Titel, Zusammenfassung, Schlüsselwörter, Weblinks). Die Zusammenfassung
-49-
(maximal 600 Zeichen einschließlich Leerzeichen) beschreibt den Inhalt des
Videoclips in allgemeinverständlicher Sprache, also ohne Jargon und Fachausdrücke.
- Bereitstellung in den verschiedenen Sprachfassungen in Form eines digitalen BETA-
Masters sowie in Form einer Datei MPEG2 (8 Megabit/Sekunde).
- Herstellung einer DVD für jede Sprachfassung auf der Grundlage des Masters (Diva-
Box oder Gleichwertiges, mit Farblabel) und Lieferung von 1000 Exemplaren an die
GD SANCO (500 EN, 300 FR, 100 DE, 100 ES).
Vorzulegende Muster / Auszüge der verlangten Arbeiten (Englisch oder Französisch):
- Detaillierte Beschreibung des Inhalts des VNR, einschließlich Vorschlägen zu
spezifischen Themen, Interviewpartnern, Drehorten und Drehbuch.
- Detaillierte Beschreibung des Inhalts des Videoclips, einschließlich Thema,
Botschaft/Motto.
- Zusatzelemente (Titel, Zusammenfassung, Schlüsselwörter, Weblinks).
Bewertungskriterien –
maximale Punktzahl: 40 Punkte – erforderliche Mindestpunktzahl: 25 Punkte:
- Qualität, Kohärenz und Relevanz des Konzepts und der Arbeitsmethoden (10 Punkte)
- Relevanz und Qualität des Inhalts des VNR (15 Punkte)
- Relevanz und Kreativität des Videoclips (10 Punkte)
- Relevanz und Qualität der Zubehörteile des Videoclips (5 Punkte)
Fallstudie Nr. 2: Organisation von Medienfortbildungsseminaren
Dabei handelt es sich um die Organisation von Fortbildungsmaßnahmen für das Personal der
GD SANCO, das an den Konferenzen und Workshop-Debatten im Rahmen der Umsetzung
des Aktionsplans der Gemeinschaft für den Tierschutz und die Tiergesundheit teilnimmt. Ziel
ist die Schulung des Personals der GD SANCO für den Umgang mit Journalisten. Die
Ausbilder müssen den Teilnehmern vermitteln, ihre Botschaft so zu präsentieren und Fragen
so zu beantworten, dass sie das Interesse der Medien am Thema Tierschutz wecken. Die
Teilnehmer werden auch in Interviewtechniken geschult.
Dabei gelten folgende Vorgaben:
- Die Fortbildung betrifft zwei Gruppen von je 8 Personen, die von der GD SANCO
ausgewählt wurden (eine Gruppe englischsprachig, die andere französischsprachig).
- Teilnehmerprofil: höhere Verwaltungsbeamte mit Erfahrung auf dem Gebiet der
mündlichen Kommunikation mit der Öffentlichkeit, aber ohne professionellen Bezug
zum Umgang mit den Medien. Etwa die Hälfte der Teilnehmer sind Fachleute auf dem
Gebiet Tiergesundheit und Tierschutz, die andere Hälfte hat kein spezielles
Fachwissen auf diesem Gebiet.
- Zwei Seminare von je zwei Tagen (eine auf Französisch, eine auf Englisch) in den
Räumen der Europäischen Kommission in Brüssel.
- Jedes Seminar wird von jeweils zwei Ausbildern betreut.
-50-
Vom Bieter zu erledigende Aufgaben:
NB: Alle diese Aufgaben sind in der vom Bieter ausgearbeiteten Preishypothesen) eindeutig
zu nennen.
- Beratung, Projektvorbereitung (Inhalt und Kosten), Überwachung der Arbeiten und
Koordinierung des Projekts während seiner gesamten Laufzeit.
- Programmvorschlag für die GD SANCO, inhaltliche Vorbereitung der
Fortbildungsmaßnahmen, Ausarbeitung und Vervielfältigung der Dokumentation und
der Unterrichtsmaterialien.
- Verwaltungstechnische und logistische Organisation in Zusammenarbeit mit der
GD SANCO (Einladung der Teilnehmer, Reservierung von Unterrichtsräumen und
Ausrüstung, z. B, PC).
- Pädagogische Betreuung der Unterrichtseinheiten.
- Erstellung eines Evaluierungsberichts zum Abschluss der Fortbildungsmaßnahmen.
Vorzulegende Muster / Auszüge der verlangten Arbeiten (auf Englisch):
- Detaillierter Vorschlag für das Fortbildungsprogramm einschließlich Zeitplan für
jeden Seminartag.
- Detaillierte Beschreibung der Fortbildungsinhalte sowie der pädagogischen Methoden
und Instrumente sowie Unterrichtsmaterialien, die der Bieter einzusetzen beabsichtigt.
- Auswahl von fünf Fragen, die üblicherweise von Journalisten gestellt werden, mit
Vorschlägen für entsprechende Antworten.
Bewertungskriterien –
maximale Punktzahl: 30 Punkte – erforderliche Mindestpunktzahl: 18 Punkte:
- Qualität, Kohärenz und Relevanz des Konzepts und der Arbeitsmethoden (10 Punkte);
- Relevanz und Qualität des Programms sowie der Inhalte, Instrumente und
Unterrichtsmaterialien (10 Punkte)
- Relevanz der Komponente Fragen/Antworten (10 Punkte)
-51-
TEIL IV
ENTWURF DES RAHMENVERTRAGS
FRAMEWORK SERVICE CONTRACT
CONTRACT NUMBER – [complete]
The European Community (hereinafter referred to as "the Community"), represented by the
Commission of the European Communities (hereinafter referred to as "the Commission"),
which is represented for the purposes of the signature of this contract by [name in full,
function, department],
And
The Executive Agency for Health and Consumers (hereinafter referred to as "the Agency")
represented by the Commission,
of the one part,
and
[official name in full]
[statutory registration number]
[official address in full]
[VAT registration number]
(hereinafter referred to as "the Contractor"6), [represented for the purposes of the signature of
this contract by [name in full and function,]]
of the other part,
6
In the case of a joint offer and provided the invitation to tender so specifies, the following clause should be added below
the identification of the parties: ―The parties identified above and hereinafter collectively referred to as ‗the Contractor‘
shall be jointly and severally liable vis-à-vis the Commission for the performance of this contract‖.
-52-
HAVE AGREED
the Special Conditions and the General Conditions below and the following Annexes:
Annex I – Tender Specifications (Invitation to Tender No [complete] of [complete])
Annex II – Contractor's Tender (No [complete] of [complete])
Annex III – Schedule of prices
Annex IV – Request for service form - template
Annex V – Specific contract - template
Annex VI – Order form – template
Annex VII – Reimbursement of travel expenses
Annex VIII – Financial identification form
which form an integral part of this contract (hereinafter referred to as ―the Contract‖).
The terms set out in the Special Conditions shall take precedence over those in the other parts
of the Contract. The terms set out in the General Conditions shall take precedence over those
in the Annexes. The terms set out in the Tender Specifications (Annex I) shall take
precedence over those in the orders (Annex VI) and specific contracts (Annex V), the orders
and specific contracts taking precedence over the Contractor's Tender (Annex II).
Subject to the above, the several instruments forming part of the Contract are to be taken as
mutually explanatory. Ambiguities or discrepancies within or between such parts shall be
explained or rectified by a written instruction issued by the Commission, subject to the rights
of the Contractor under Article I.8 should he dispute any such instruction.
The Contract shall be applicable to the Contractor, to the Commission and to the Agency.
-53-
I – SPECIAL CONDITIONS
ARTICLE I.1 - SUBJECT
I.1.1 The subject of the Contract is [short description of subject according to lot ].
I.1.2 Signature of the Contract imposes no obligation on the Commission and on the
Agency to purchase. Only implementation of the Contract through orders and specific
contracts is binding on the Commission and on the Agency.
I.1.3 Once implementation of the Contract has been asked or has commenced, the
Contractor shall reply and execute the tasks in accordance with all terms and
conditions of the Contract.
I.1.4 The Contract does not confer on the Contractor any exclusive right to provide the
services described in Annex I to the Commission and to the Agency.
ARTICLE I.2 - DURATION
I.2.1 The Contract shall enter into force on the date on which it is signed by the last
contracting party.
I.2.2 Under no circumstances may implementation commence before the date on which the
Contract enters into force. Execution of the tasks may under no circumstances begin
before the date on which the order or specific contract enters into force.
I.2.3 The Contract is concluded for a period of two years with effect from the date on which
it enters into force. This contractual period and all other periods specified in the
Contract are calculated in calendar days unless otherwise indicated.
I.2.4 The orders or specific contracts shall be returned signed before the Contract to which
they refer expires.
The Contract shall continue to apply to such orders and specific contracts after its
expiry, but no later than 6 months.
I.2.5 The Contract may be renewed up to two times, each time for a period of one year, only
before expiry of the Contract and with the express written agreement of the parties.
Renewal does not imply any modification or deferment of existing obligations.
ARTICLE I.3 –PRICES
I.3.1 The prices of the services shall be based on the price schedule (Annex III) as
complemented by mutual agreement between the Commission and the Contractor
following the order of additional or complementary services by the Commission
according to the provisions of Point II.4 of the Tender Specifications (Annex I)
I.3.2 Prices shall be expressed in EUR.
I.3.3 Prices shall be fixed and not subject to revision for implementation during the first
year of duration of the Contract.
-54-
From the beginning of the second year of duration of the Contract, each price may be
revised upwards or downwards each year, where such revision is requested by one of
the contracting parties by registered letter no later than three months before the
anniversary of the date on which it was signed. The Commission shall purchase on the
basis of the prices in force on the date on which orders or specific contracts are signed.
Such prices shall not be subject to revision.
This revision shall be determined by the trend in the harmonised consumer price index
MUICP published for the first time by the Office for Official Publications of the
European Communities in the Eurostat monthly bulletin at
http://www.ec.europa.eu/eurostat/.
Revision shall be calculated in accordance with the following formula:
Ir
Pr = Po (0,2+0,8 — )
Io
where:
Pr = revised price;
Po = price in the original tender;
Io = index for the month in which the validity of the tender expires
Ir = index for the month in which the revised prices take effect.
I.3.4. In addition to the total amount specified in each order or specific contract, travel,
subsistence and shipment expenses shall be reimbursed in accordance with Annex VII
up to a maximum amount that will be specified in the specific contracts.
ARTICLE I.4 – IMPLEMENTATION OF THE CONTRACT
I.4.1 Specific contracts
The Commission or the Agency shall specify the services needed (type of services and
timetable) and send a written request to the Contractor to submit an offer according to the
form in annex IV. From the sending of the request, the Contractor shall have 3 working days
to notify the Commission its willingness to submit an offer and 7 additional working days to
make the offer including the resources to be allocated with particulars in support.
Within 5 working days of a draft specific contract being sent by the Commission or by the
Agency to the Contractor, the Commission or the Agency shall receive it back, duly signed
and dated.
In the event of failure by the Contractor to observe either of these deadlines or disagreement
on the allocation of resources, the Contractor shall be considered unavailable and the
Commission or the Agency shall be entitled to send the request to the next contractor on the
list as a result of the award procedure of the invitation to tender (see Annex I).
In order to be considered by the Contractor, all requests for offers must originate either from
the Directorate General Health and Consumers of the Commission (DG SANCO) or from the
Agency. Specific contracts between the contractor and other Directorates General of the
Commission will only be valid if DG SANCO has given its prior consent in writing.
-55-
I.4.2 Orders
The Commission or the Agency shall specify the services needed and the delivery time in an
order according to the form in annex VI. From the sending of the order, the Contractor shall
have 5 working days to accept the order in signing and sending back the form or to refuse it.
In the event of refusal or non observance of the 5 working days deadline, the Contractor shall
be considered unavailable and the Commission shall be entitled to send an order to the next
contractor on the list as a result of the award procedure of the invitation to tender (see Annex
I).
The period allowed for the execution of the tasks shall start to run on the date the Contractor
signs the order form, unless a different date is indicated on the form.
In order to be considered by the Contractor, all orders must originate either from the
Directorate General Health and Consumers of the Commission (DG SANCO) or from the
Agency. Orders coming from other Directorates General of the Commission will only be valid
if DG SANCO has given its prior consent in writing.
I.4.3 Additional services
By the establishment of an order or of a specific contract, at the request of the Commission or
of the Agency and subject to the contractor's agreement, the latter may offer to provide
additional services or products similar to those provided for in these specifications but which
are not included in the price schedules, provided that these additional services do not
represent a substantial change of the terms set out in the framework contract. In this case, the
other contractors of the cascade will also be invited to present an offer corresponding to the
specifications stated (nature of services and deadlines) within 3 working days from the request
by the Commission or the Agency. The additional services will be attributed to the lowest
offer corresponding to the technical specifications stated. The submission of an offer by a
contractor will have a contractually binding value: in case its offer is selected, the contractor
will be bound to provide the additional services requested within the deadlines specified.
ARTICLE I.5 – PAYMENT PERIODS
Payments under the Contract shall be made in accordance with Article II.4. Payments shall be
executed only if the Contractor has fulfilled all his contractual obligations by the date on
which the invoice is submitted. Payment requests may not be made if payments for previous
orders or specific contracts have not been executed as a result of default or negligence on the
part of the Contractor.
I.5.1 Pre-financing
For orders or specific contracts for a total amount of less than EUR 80 000 :
There shall be no pre-financing.
-56-
For orders or specific contracts for a total amount of EUR 80 000 or more :
The Contractor may request a pre-financing payment of 20% of the total cost
of the services, excluding his travel and subsistence expenses and any
unforeseen expenditure.
I.5.2 Interim payment
For orders or specific contracts for a total amount of less than EUR 80 000 :
No interim payment shall be made.
For orders or specific contracts for a total amount of EUR 80 000 or more :
No interim payment shall be made for work lasting less than six months.
For services lasting six months or more, the Contractor may request an interim
payment of 30% of the total cost of the service, excluding his travel and
subsistence expenses and any unforeseen expenditure.
Requests for interim payment by the Contractor shall be admissible only if accompanied by
the interim technical report produced in accordance with the instructions in the order or
specific contract or by the acknowledgement of receipt of the services provided by the
Commission or by the Agency.
In the case of a technical report, the Commission or the Agency shall have twenty days from
receipt to approve or reject the report, and the Contractor shall have ten days in which to
submit additional information or a new report.
The interim payment corresponding to 30% of the total amount of the order or specific
contract, excluding the Contractor's travel or subsistence expenses and any unforeseen
expenditure, shall be made within forty five days of the date of approval of the report or
acceptance of the services by the Commission or by the Agency.
I.5.3 Payment of the balance
The balance shall be paid after performance of the work by the Contractor and acceptance
thereof by the Commission or by the Agency within thirty days of receipt of the request for
payment.
The request for payment of the balance shall be admissible if accompanied by:
either the final technical report in accordance with the instructions laid down in
the order or specific contract, or an acknowledgement of receipt of the service
provided by the Commission or by the Agency;
statements of reimbursable expenses in accordance with Article II.7;
the relevant invoices, indicating the reference number of the Contract and of
the order or specific contract to which they refer.
-57-
In the case of a technical report, the Commission or the Agency shall have twenty days from
receipt to approve or reject the report, and the Contractor shall have ten days in which to
submit additional information or a new report.
The balance corresponding to the relevant invoices shall be paid within forty five days of the
date on which the report is approved or the service is accepted by the Commission or by the
Agency.
[For Contractors established in Belgium, the orders shall include the following provision:
“En Belgique, l’utilisation de ce bon de commande vaut présentation d’une demande
d’exemption de la TVA n° 450” or an equivalent statement in Dutch or German. The
Contractor shall include the following statement in his invoice(s): “Exonération de la TVA,
article 42, paragraphe 3.3 du code de la TVA” or an equivalent statement in Dutch or
German.]
I.5.4 Financial guarantee
In the case of pre-financing in excess of EUR 50 000 (fifty thousand euros), the Commission
or the Agency shall demand a financial guarantee equal to the amount of the pre-financing
and provided by a bank, an authorised financial institution or a third party. It shall be released
on the payment of the balance of the specific contract.
ARTICLE I.6 – BANK ACCOUNT
Payments shall be made to the Contractor‘s bank account denominated in euro, identified in
the financial identification form in Annex VIII.
ARTICLE I.7 – GENERAL ADMINISTRATIVE PROVISIONS
Any communication relating to the Contract or to its implementation shall be made in writing
and shall bear the Contract and order or specific contract numbers. Ordinary mail shall be
deemed to have been received by the Commission or by the Agency on the date on which it is
registered by the department responsible indicated below. Communications shall be sent to
the following addresses:
Commission:
European Commission
Directorate-General for Health and Consumers
Directorate [complete]
Unit [complete]
[Postcode and city]
Agency :
Executive Agency for Health and Consumers
Directorate or Unit [complete]
-58-
[Postcode and city]
Contractor:
Mr/Mrs/Ms [complete]
[Function]
[Company name]
[Official address in full]
ARTICLE I.8 – APPLICABLE LAW AND SETTLEMENT OF DISPUTES
I.8.1 The Contract shall be governed by Community law, complemented, where necessary,
by the national substantive law of Belgium.
I.8.2 Any dispute between the parties resulting from the interpretation or application of the
Contract which cannot be settled amicably shall be brought before the courts of
Brussels.
ARTICLE I.9 – DATA PROTECTION
Any personal data included in or relating to the Contract, including its execution, shall be
processed pursuant to Regulation (EC) No 45/2001 on the protection of individuals with
regard to the processing of personal data by the Community institutions and bodies and on the
free movement of such data. It shall be processed solely for the purposes of the performance,
management and follow-up of the Contract by the Commission or by the Agency acting as
data controller without prejudice to possible transmission to internal audit services, to the
European Court of Auditors, to the Financial Irregularities Panel and/or to the European Anti-
Fraud Office (OLAF) for the purposes of safeguarding the financial interests of the
Community. The Contractor shall have the right of access to his personal data and the right to
rectify any such data that is inaccurate or incomplete. Should the Contractor have any queries
concerning the processing of his personal data, he shall address them to the Commission or to
the Agency as indicated under I.7. The Contractor shall have right of recourse at any time to
the European Data Protection Supervisor. http://www.cc.cec/dataprotectionofficer
ARTICLE I.10 – TERMINATION BY EITHER CONTRACTING PARTY
Either contracting party may, of its own volition and without being required to pay
compensation, terminate the Contract by serving a three months formal prior notice. Should
the Commission terminate the Contract, the Contractor shall only be entitled to payment
corresponding to the services ordered and executed before the termination date. On receipt of
the letter terminating the Contract, the Contractor shall take all appropriate measures to
minimise costs, prevent damage, and cancel or reduce his commitments. He shall draw up the
documents required by the Special Conditions for the services rendered up to the date on
which termination takes effect, within a period not exceeding sixty days from that date.
-59-
ARTICLE I.11 – LEGAL AUTONOMY OF ORDERS AND SPECIFIC CONTRACTS
In the event of the Contractor having a complaint against an Institution, Body or Agency in
relation to the conclusion, execution or termination of Specific Contracts or orders, the
Contractor remains bound to his obligations under the Framework contract and Specific
Contracts or orders concluded with the other Institutions, Bodies or Agencies. Without
prejudice to Article I.7 of the Special Conditions, the Contractor expressively renounces
hereby to compensate or suspend the execution of Specific Contracts or orders related to the
other Institutions, Bodies or Agencies.
ARTICLE I.12 – SUSPENSION OF SERVICES
If a contractor performs services with a delay in relation to the deadline stipulated in the order
or specific contract which is damaging to the results of the action, and provided that this delay
is not caused by the Commission (or the Agency) or if the contractor is found to be in faulty
execution of an order or of a specific contract, the Commission (or the Agency) may
automatically suspend by registered letter the award of the next three services to this
contractor and consult the next contractor on the priority list.
This clause applies without prejudice to Articles I.11 (Legal autonomy of orders and specific
contracts), II.15 (Termination by the Commission or by the Agency) and II.16 (Liquidated
damages).
ARTICLE I.13 – OWNERSHIP OF THE RESULTS – INTELLECTUAL PROPERTY
Any results or rights thereon, including copyright and other intellectual or industrial property
rights obtained in performance of the contract shall be owned solely by the Commission or by
the Agency as the case may be which may use, publish, assign or transfer them as it sees fit,
without geographical or other limitation, except where rights already exist prior to conclusion
of the contract.
The contractor should ensure that any work or component of work delivered is original and or
free of rights thereon, including copyright and other intellectual or industrial property rights.
Should the contractor envisage using elements (images, illustrations or others) covered by a
copyright or by another property right owned by a third party, the contractor should send a
written request for prior consent to the Commission or the Agency as the case may be. In case
the Commission or the Agency agrees, the contractor will have to confirm in writing that he
obtained the authorisation of the holder of these rights before using these parts. Any costs
arising from obtaining this authorisation shall be borne by the Contractor and clearly
identified on his invoice.
-60-
II – GENERAL CONDITIONS
ARTICLE II. 1 – PERFORMANCE OF THE CONTRACT
II.1.1 The Contractor shall perform the Contract to the highest professional standards. The
Contractor shall have sole responsibility for complying with any legal obligations
incumbent on him, notably those resulting from employment, tax and social
legislation.
II.1.2 The Contractor shall have sole responsibility for taking the necessary steps to obtain
any permit or licence required for performance of the Contract under the laws and
regulations in force at the place where the tasks assigned to him are to be executed.
II.1.3 Without prejudice to Article II.3 any reference made to the Contractor‘s staff in the
Contract shall relate exclusively to individuals involved in the performance of the
Contract.
II.1.4 The Contractor must ensure that any staff performing the Contract have the
professional qualifications and experience required for the execution of the tasks
assigned to him.
II.1.5 The Contractor shall neither represent the Commission/the Agency nor behave in any
way that would give such an impression. The Contractor shall inform third parties that
he does not belong to the European public service.
II.1.6 The Contractor shall have sole responsibility for the staff who execute the tasks
assigned to him.
The Contractor shall make provision for the following employment or service
relationships with his staff:
staff executing the tasks assigned to the Contractor may not be given orders
direct by the Commission or the Agency;
the Commission or the Agency may not under any circumstances be considered
to be the staff's employer and the said staff shall undertake not to invoke in
respect of the Commission or the Agency any right arising from the contractual
relationship between the Commission or the Agency and the Contractor.
II.1.7 In the event of disruption resulting from the action of a member of the Contractor's
staff working on Commission or the Agency premises or in the event of the expertise
of a member of the Contractor's staff failing to correspond to the profile required by
the Contract, the Contractor shall replace him without delay. The Commission or the
Agency shall have the right to request the replacement of any such member of staff,
stating its reasons for so doing. Replacement staff must have the necessary
qualifications and be capable of performing the Contract under the same contractual
conditions. The Contractor shall be responsible for any delay in the execution of the
-61-
tasks assigned to him resulting from the replacement of staff in accordance with this
Article.
II.1.8 Should any unforeseen event, action or omission directly or indirectly hamper
execution of the tasks, either partially or totally, the Contractor shall immediately and
on his own initiative record it and report it to the Commission or the Agency. The
report shall include a description of the problem and an indication of the date on which
it started and of the remedial action taken by the Contractor to ensure full compliance
with his obligations under the Contract. In such event the Contractor shall give priority
to solving the problem rather than determining liability.
II.1.9 Should the Contractor fail to perform his obligations under the Contract in accordance
with the provisions laid down therein, the Commission or the Agency may - without
prejudice to its right to terminate the Contract - reduce or recover payments in
proportion to the scale of the failure. In addition, the Commission or the Agency may
impose penalties or liquidated damages provided for in Article II.16.
ARTICLE II. 2 – LIABILITY
II.2.1 The Commission or the Agency shall not be liable for damage sustained by the
Contractor in performance of the Contract except in the event of wilful misconduct or
gross negligence on the part of the Commission or the Agency.
II.2.2 The Contractor shall be liable for any loss or damage caused by himself in
performance of the Contract, including in the event of subcontracting under Article
II.13. The Commission or the Agency shall not be liable for any act or default on the
part of the Contractor in performance of the Contract.
II.2.3 The Contractor shall provide compensation in the event of any action, claim or
proceeding brought against the Commission or the Agency by a third party as a result
of damage caused by the Contractor in performance of the Contract.
II.2.4 In the event of any action brought by a third party against the Commission or the
Agency in connection with performance of the Contract, the Contractor shall assist the
Commission or the Agency. Expenditure incurred by the Contractor to this end may be
borne by the Commission or the Agency.
II.2.5 The Contractor shall take out insurance against risks and damage relating to
performance of the Contract if required by the relevant applicable legislation. He shall
take out supplementary insurance as reasonably required by standard practice in the
industry. A copy of all the relevant insurance contracts shall be sent to the
Commission or the Agency should it so request.
ARTICLE II. 3 - CONFLICT OF INTERESTS
II.3.1 The Contractor shall take all necessary measures to prevent any situation that could
compromise the impartial and objective performance of the Contract. Such conflict of
interests could arise in particular as a result of economic interest, political or national
affinity, family or emotional ties, or any other relevant connection or shared interest.
-62-
Any conflict of interests which could arise during performance of the Contract must be
notified to the Commission or the Agency in writing without delay. In the event of
such conflict, the Contractor shall immediately take all necessary steps to resolve it.
The Commission or the Agency reserves the right to verify that such measures are
adequate and may require additional measures to be taken, if necessary, within a time
limit which it shall set. The Contractor shall ensure that his staff, board and directors
are not placed in a situation which could give rise to conflict of interests. Without
prejudice to Article II.1 the Contractor shall replace, immediately and without
compensation from the Commission or the Agency, any member of his staff exposed
to such a situation.
II.3.2 The Contractor shall abstain from any contact likely to compromise his independence.
II.3.3 The Contractor declares:
that he has not made and will not make any offer of any type whatsoever from
which an advantage can be derived under the Contract,
that he has not granted and will not grant, has not sought and will not seek, has
not attempted and will not attempt to obtain, and has not accepted and will not
accept, any advantage, financial or in kind, to or from any party whatsoever,
where such advantage constitutes an illegal practice or involves corruption,
either directly or indirectly, inasmuch as it is an incentive or reward relating to
performance of the Contract.
II.3.4 The Contractor shall pass on all the relevant obligations in writing to his staff, board,
and directors as well as to third parties involved in performance of the Contract. A
copy of the instructions given and the undertakings made in this respect shall be sent
to the Commission or the Agency should it so request.
ARTICLE II. 4 – INVOICING AND PAYMENTS
II.4.1 Pre-financing:
Where required by Article I.5.1, the Contractor shall provide a financial guarantee in the
form of a bank guarantee or equivalent supplied by a bank or an authorised financial
institution (guarantor) equal to the amount indicated in the same Article to cover pre-
financing under the Contract. Such guarantee may be replaced by a joint and several
guarantee by a third party.
The guarantor shall pay to the Commission or the Agency at its request an amount
corresponding to payments made by it to the Contractor which have not yet been covered
by equivalent work on his part.
The guarantor shall stand as first-call guarantor and shall not require the Commission or
the Agency to have recourse against the principal debtor (the Contractor).
The guarantee shall specify that it enters into force at the latest on the date on which the
Contractor receives the pre-financing. The Commission or the Agency shall release the
-63-
guarantor from its obligations as soon as the Contractor has demonstrated that any pre-
financing has been covered by equivalent work. The guarantee shall be retained until the
pre-financing has been deducted from interim payments or payment of the balance to the
Contractor. It shall be released the following month. The cost of providing such guarantee
shall be borne by the Contractor.
II.4.2 Interim payment:
At the end of each of the periods indicated in Annex I the Contractor shall submit to the
Commission or the Agency a formal request for payment accompanied by those of the
following documents which are provided for in the Special Conditions:
an interim technical report in accordance with the instructions laid down in Annex I;
the relevant invoices indicating the reference number of the Contract and of the order
or specific contract to which they refer;
statements of reimbursable expenses in accordance with Article II.7.
If the report is a condition for payment, on receipt the Commission or the Agency shall
have the period of time indicated in the Special Conditions in which:
to approve it, with or without comments or reservations, or suspend such period and
request additional information; or
to reject it and request a new report.
If the Commission or the Agency does not react within this period, the report shall be
deemed to have been approved. Approval of the report does not imply recognition either of
its regularity or of the authenticity, completeness or correctness of the declarations or
information enclosed.
Where the Commission or the Agency requests a new report because the one previously
submitted has been rejected, this shall be submitted within the period of time indicated in
the Special Conditions. The new report shall likewise be subject to the above provisions.
II.4.3 Payment of the balance:
Within sixty days of completion of the tasks referred to in each order or specific contract,
the Contractor shall submit to the Commission or the Agency a formal request for payment
accompanied by those of the following documents, which are provided for in the Special
Conditions:
a final technical report in accordance with the instructions laid down in Annex I;
the relevant invoices indicating the reference number of the Contract and of the order
or specific contract to which they refer;
statements of reimbursable expenses in accordance with Article II.7.
If the report is a condition for payment, on receipt the Commission or the Agency shall
have the period of time indicated in the Special Conditions in which:
to approve it, with or without comments or reservations, or suspend such period and
request additional information; or
to reject it and request a new report.
If the Commission or the Agency does not react within this period, the report shall be
deemed to have been approved. Approval of the report does not imply recognition either of
-64-
its regularity or of the authenticity, completeness or correctness of the declarations and
information enclosed.
Where the Commission or the Agency requests a new report because the one previously
submitted has been rejected, this shall be submitted within the period of time indicated in
the Special Conditions. The new report shall likewise be subject to the above provisions.
ARTICLE II. 5 – GENERAL PROVISIONS CONCERNING PAYMENTS
II.5.1 Payments shall be deemed to have been made on the date on which the Commission or
the Agency's account is debited.
II.5.2 The payment periods referred to in Article I.5 may be suspended by the Commission
or the Agency at any time if it informs the Contractor that his payment request is not
admissible, either because the amount is not due or because the necessary supporting
documents have not been properly produced. In case of doubt on the eligibility of the
expenditure indicated in the payment request, the Commission or the Agency may
suspend the time limit for payment for the purpose of further verification, including an
on-the-spot check, in order to ascertain, prior to payment, that the expenditure is
eligible.
The Commission or the Agency shall notify the Contractor accordingly and set out the
reasons for the suspension by registered letter with acknowledgment of receipt or
equivalent. Suspension shall take effect from the date of dispatch of the letter. The
remainder of the period referred to in Article I.5 shall begin to run again once the
suspension has been lifted.
II.5.3 In the event of late payment the Contractor shall be entitled to interest, provided the
calculated interest exceeds EUR 200. In case interest does not exceed EUR 200, the
Contractor may claim interest within two months of receiving the payment. Interest
shall be calculated at the rate applied by the European Central Bank to its most recent
main refinancing operations (“the reference rate”) plus seven percentage points (“the
margin”). The reference rate in force on the first day of the month in which the
payment is due shall apply. Such interest rate is published in the C series of the
Official Journal of the European Union. Interest shall be payable for the period
elapsing from the calendar day following expiry of the time limit for payment up to
the day of payment. Suspension of payment by the Commission or the Agency may
not be deemed to constitute late payment.
ARTICLE II. 6 – RECOVERY
II.6.1 If total payments made exceed the amount actually due or if recovery is justified in
accordance with the terms of the Contract, the Contractor shall reimburse the
appropriate amount in euro on receipt of the debit note, in the manner and within the
time limits set by the Commission or the Agency.
II.6.2 In the event of failure to pay by the deadline specified in the request for
reimbursement, the sum due shall bear interest at the rate indicated in Article II.5.3.
Interest shall be payable from the calendar day following the due date up to the
calendar day on which the debt is repaid in full.
-65-
II.6.3 In the event of failure to pay by the deadline specified in the request for
reimbursement, the Commission or the Agency may, after informing the Contractor,
recover amounts established as certain, of a fixed amount and due by offsetting, in
cases where the Contractor also has a claim on the Communities that is certain, of a
fixed amount and due. The Commission or the Agency may also claim against the
guarantee, where provided for.
ARTICLE II. 7 - REIMBURSEMENTS
II.7.1 Where provided by the Special Conditions or by Annex I, the Commission or the
Agency shall reimburse the expenses that are directly connected with execution of the
tasks on production of original supporting documents, including receipts and used
tickets.
II.7.2 Travel and subsistence expenses shall be reimbursed, where appropriate, on the basis
of the shortest itinerary.
II.7.3 Travel expenses shall be reimbursed as follows:
a) travel by air shall be reimbursed up to the maximum cost of an economy class ticket
at the time of the reservation;
b) travel by boat or rail shall be reimbursed up to the maximum cost of a first class
ticket;
c) travel by car shall be reimbursed at the rate of one first class rail ticket for the same
journey and on the same day;
d) travel outside Community territory shall be reimbursed under the general conditions
stated above provided the Commission or the Agency has given its prior written
agreement.
II.7.4 Subsistence expenses shall be reimbursed on the basis of a daily allowance as follows:
a) for journeys of less than 200 km (return trip) no subsistence allowance shall be
payable;
b) daily subsistence allowance shall be payable only on receipt of a supporting
document proving that the person concerned was present at the place of destination;
c) daily subsistence allowance shall take the form of a flat-rate payment to cover all
subsistence expenses, including accommodation, meals, local transport, insurance
and sundries;
d) daily subsistence allowance, where applicable, shall be reimbursed at the rate
specified in Article I.3.
-66-
II.7.5 The cost of shipment of equipment or unaccompanied luggage shall be reimbursed
provided the Commission or the Agency has given prior written authorisation.
ARTICLE II. 8 – OWNERSHIP OF THE RESULTS - INTELLECTUAL AND
INDUSTRIAL PROPERTY
Any results or rights thereon, including copyright and other intellectual or industrial property
rights, obtained in performance of the Contract, shall be owned solely by the Community,
which may use, publish, assign or transfer them as it sees fit, without geographical or other
limitation, except where industrial or intellectual property rights exist prior to the Contract
being entered into.
ARTICLE II. 9 – CONFIDENTIALITY
II.9.1. The Contractor undertakes to treat in the strictest confidence and not make use of or
divulge to third parties any information or documents which are linked to performance
of the Contract. The Contractor shall continue to be bound by this undertaking after
completion of the tasks.
II.9.2. The Contractor shall obtain from each member of his staff, board and directors an
undertaking that they will respect the confidentiality of any information which is
linked, directly or indirectly, to execution of the tasks and that they will not divulge to
third parties or use for their own benefit or that of any third party any document or
information not available publicly, even after completion of the tasks.
ARTICLE II.10 - USE, DISTRIBUTION AND PUBLICATION OF INFORMATION
II.10.1 The Contractor shall authorise the Commission or the Agency to process, use,
distribute and publish, for whatever purpose, by whatever means and on whatever
medium, any data contained in or relating to the Contract, in particular the identity of
the Contractor, the subject matter, the duration, the amount paid and the reports.
Where personal data is concerned, Article I.9 shall apply.
II.10.2 Unless otherwise provided by the Special Conditions, the Commission or the Agency
shall not be required to distribute or publish documents or information supplied in
performance of the Contract. If it decides not to publish the documents or
information supplied, the Contractor may not have them distributed or published
elsewhere without prior written authorisation from the Commission or the Agency.
II.10.3 Any distribution or publication of information relating to the Contract by the
Contractor shall require prior written authorisation from the Commission or the
Agency and shall mention the amount paid by the Community. It shall state that the
opinions expressed are those of the Contractor only and do not represent the
Commission or the Agency's official position.
II.10.4 The use of information obtained by the Contractor in the course of the Contract for
purposes other than its performance shall be forbidden, unless the Commission or the
Agency has specifically given prior written authorisation to the contrary.
-67-
ARTICLE II. 11 – TAXATION
II.11.1 The Contractor shall have sole responsibility for compliance with the tax laws which
apply to him. Failure to comply shall make the relevant invoices invalid.
II.11.2 The Contractor recognises that the Commission or the Agency is, as a rule, exempt
from all taxes and duties, including value added tax (VAT), pursuant to the
provisions of Articles 3 and 4 of the Protocol on the Privileges and Immunities of the
European Communities.
II.11.3 The Contractor shall accordingly complete the necessary formalities with the
relevant authorities to ensure that the goods and services required for performance of
the Contract are exempt from taxes and duties, including VAT.
II.11.4 Invoices presented by the Contractor shall indicate his place of taxation for VAT
purposes and shall specify separately the amounts not including VAT and the
amounts including VAT.
ARTICLE II. 12 – FORCE MAJEURE
II.12.1 Force majeure shall mean any unforeseeable and exceptional situation or event
beyond the control of the contracting parties which prevents either of them from
performing any of their obligations under the Contract, was not due to error or
negligence on their part or on the part of a subcontractor, and could not have been
avoided by the exercise of due diligence. Defects in equipment or material or delays
in making it available, labour disputes, strikes or financial problems cannot be
invoked as force majeure unless they stem directly from a relevant case of force
majeure.
II.12.2 Without prejudice to the provisions of Article II.1.8, if either contracting party is
faced with force majeure, it shall notify the other party without delay by registered
letter with acknowledgment of receipt or equivalent, stating the nature, likely
duration and foreseeable effects.
II.12.3 Neither contracting party shall be held in breach of its contractual obligations if it has
been prevented from performing them by force majeure. Where the Contractor is
unable to perform his contractual obligations owing to force majeure, he shall have
the right to remuneration only for tasks actually executed.
II.12.4 The contracting parties shall take the necessary measures to reduce damage to a
minimum.
ARTICLE II. 13 – SUBCONTRACTING
II.13.1 The Contractor shall not subcontract without prior written authorisation from the
Commission or the Agency nor cause the Contract to be performed in fact by third
parties.
-68-
II.13.2 Even where the Commission or the Agency authorises the Contractor to subcontract
to third parties, he shall none the less remain bound by his obligations to the
Commission or the Agency under the Contract and shall bear exclusive liability for
proper performance of the Contract.
II.13.3 The Contractor shall make sure that the subcontract does not affect rights and
guarantees to which the Commission or the Agency is entitled by virtue of the
Contract, notably Article II.17.
ARTICLE II. 14 – ASSIGNMENT
II.14.1 The Contractor shall not assign the rights and obligations arising from the Contract,
in whole or in part, without prior written authorisation from the Commission or the
Agency.
II.14.2 In the absence of the authorisation referred to in 1 above, or in the event of failure to
observe the terms thereof, assignment by the Contractor shall not be enforceable
against and shall have no effect on the Commission or the Agency.
ARTICLE II. 15 – TERMINATION BY THE COMMISSION OR BY THE AGENCY
II.15.1 The Commission or the Agency may terminate the Contract, a pending order or a
specific contract in the following circumstances:
(a) where the Contractor is being wound up, is having his affairs administered by the
courts, has entered into an arrangement with creditors, has suspended business
activities, is the subject of proceedings concerning those matters, or is in any
analogous situation arising from a similar procedure provided for in national
legislation or regulations;
(b) where the Contractor has not fulfilled obligations relating to the payment of social
security contributions or the payment of taxes in accordance with the legal provisions
of the country in which he is established or with those of the country applicable to the
Contract or those of the country where the Contract is to be performed;
(c) where the Commission or the Agency has evidence or seriously suspects the
Contractor or any related entity or person, of professional misconduct;
(d) where the Commission or the Agency has evidence or seriously suspects the
Contractor or any related entity or person, of fraud, corruption, involvement in a
criminal organisation or any other illegal activity detrimental to the Communities'
financial interests;
(e) where the Commission or the Agency has evidence or seriously suspects the
Contractor or any related entity or person, of substantial errors, irregularities or fraud
in the award procedure or the performance of the Contract;
-69-
(f) where the Contractor is in breach of his obligations under Article II.3;
(g) where the Contractor was guilty of misrepresentation in supplying the information
required by the Commission or the Agency as a condition of participation in the
Contract procedure or failed to supply this information;
(h) where a change in the Contractor‘s legal, financial, technical or organisational
situation could, in the Commission or the Agency‘s opinion, have a significant effect
on the performance of the Contract;
(i) where execution of the tasks under a pending order or a specific contract has not
actually commenced within fifteen daysof the date foreseen, and the new date
proposed, if any, is considered unacceptable by the Commission or the Agency;
(j) where the Contractor is unable, through his own fault, to obtain any permit or licence
required for performance of the Contract;
(k) where the Contractor, after receiving formal notice in writing to comply, specifying
the nature of the alleged failure, and after being given the opportunity to remedy the
failure within a reasonable period following receipt of the formal notice, remains in
serious breach of his contractual obligations.
II.15.2 In case of force majeure, notified in accordance with Article II.12, either contracting
party may terminate the Contract, where performance thereof cannot be ensured for a
period corresponding to at least to one fifth of the period laid down in Article I.2.3.
II.15.3 Prior to termination under point c), d), e), h) or k), the Contractor shall be given the
opportunity to submit his observations.
Termination shall take effect on the date on which a registered letter with
acknowledgment of receipt terminating the Contract is received by the Contractor, or
on any other date indicated in the letter of termination.
II.15.4 Consequences of termination:
In the event of the Commission or the Agency terminating the Contract or a pending
order or specific contract in accordance with this Article and without prejudice to any
other measures provided for in the Contract, the Contractor shall waive any claim for
consequential damages, including any loss of anticipated profits for uncompleted
work. On receipt of the letter terminating the Contract, the Contractor shall take all
appropriate measures to minimise costs, prevent damage, and cancel or reduce his
commitments. He shall draw up the documents required by the Special Conditions
for the tasks executed up to the date on which termination takes effect, within a
period not exceeding sixty days from that date.
The Commission or the Agency may claim compensation for any damage suffered
and recover any sums paid to the Contractor under the Contract.
On termination the Commission or the Agency may engage any other contractor to
execute or complete the services. The Commission or the Agency shall be entitled to
-70-
claim from the Contractor all extra costs incurred in doing so, without prejudice to
any other rights or guarantees enforceable under the Contract.
ARTICLE II.15a – SUBSTANTIAL ERRORS, IRREGULARITIES AND FRAUD
ATTRIBUTABLE TO THE CONTRACTOR
Where, after the award of the Contract, the award procedure or the performance of the
Contract prove to have been subject to substantial errors, irregularities or fraud, and where
such errors, irregularities or fraud are attributable to the Contractor, the Commission or the
Agency may refuse to make payments, may recover amounts already paid or may terminate
all the contracts concluded with the Contractor, in proportion to the seriousness of the errors,
irregularities of fraud.
ARTICLE II. 16 – LIQUIDATED DAMAGES
Should the Contractor fail to perform his obligations under the Contract within the time limits
set by the Contract, then, without prejudice to the Contractor's actual or potential liability
incurred in relation to the Contract or to the Commission or the Agency's right to terminate
the Contract, the Commission or the Agency may decide to impose liquidated damages
of 0.2% of the amount of the relevant purchase per calendar day of delay. The Contractor may
submit arguments against this decision within thirty days of notification by registered letter
with acknowledgement of receipt or equivalent. In the absence of reaction on his part or of
written withdrawal by the Commission or the Agency within thirty days of the receipt of such
arguments, the decision imposing the liquidated damages shall become enforceable. These
liquidated damages shall not be imposed where there is provision for interest for late
completion. The Commission or the Agency and the Contractor expressly acknowledge and
agree that any sums payable under this Article are in the nature of liquidated damages and not
penalties, and represent a reasonable estimate of fair compensation for the losses that may be
reasonably anticipated from such failure to perform obligations.
ARTICLE II. 17 – CHECKS AND AUDITS
II.17.1 Pursuant to Article 142 of the Financial Regulation applicable to the general budget
of the European Communities, the European Court of Auditors shall be empowered
to audit the documents held by the natural or legal persons receiving payments from
the budget of the European Communities from signature of the Contract up to five
years after payment of the balance of the last implementation.
II.17.2 The Commission or the Agency or an outside body of its choice shall have the same
rights as the European Court of Auditors for the purpose of checks and audits limited
to compliance with contractual obligations from signature of the Contract up to five
years after payment of the balance of the last implementation.
II.17.3 In addition, the European Anti-Fraud Office may carry out on-the-spot checks and
inspections in accordance with Council Regulation (Euratom, EC) No 2185/96 and
-71-
Parliament and Council Regulation (EC) No 1073/1999 from signature of the
Contract up to five years after payment of the balance of the last implementation.
ARTICLE II. 18 – AMENDMENTS
Any amendment to the Contract shall be the subject of a written agreement concluded by the
contracting parties. An oral agreement shall not be binding on the contracting parties. An
order or a specific contract may not be deemed to constitute an amendment to the Contract.
ARTICLE II. 19 – SUSPENSION OF THE CONTRACT
Without prejudice to the Commission's right to terminate the Contract, the Commission may
at any time and for any reason suspend execution of the Contract, pending orders or specific
contracts or any part thereof. Suspension shall take effect on the day the Contractor receives
notification by registered letter with acknowledgment of receipt or equivalent, or at a later
date where the notification so provides. The Commission may at any time following
suspension give notice to the Contractor to resume the work suspended. The Contractor shall
not be entitled to claim compensation on account of suspension of the Contract, of the orders
or specific contracts, or of part thereof.
SIGNATURES
For the Contractor, For the Commission,
[Company name/forename/surname/function] [forename/surname/function]
signature[s]: _______________________ signature[s]:_____________________
Done at [Brussels], [date] Done at [Brussels], [date]
In duplicate in English.
-72-
ANNEX I
Tender Specifications
-73-
ANNEX II
Contractor's Tender (No [complete] of [complete])
-74-
ANNEX III
Schedule of prices
-75-
ANNEX IV
Resquest for service FORM (Template) No :
governed by the provisions of Framework Contract No [complete] signed on [complete]
.
Requesting service Name of lot
(Commission/Agency)
Request Form ID
Framework Contract N°
To Company: XXXXXXXX Phone n°: XXXXXXXX
Contact person: XXXXXXX FAX n°: XXXXXXXX
Description of required service
Specification (reference to attached Technical Annex): XXXXXXXXXX
Approximate start date: XXXXXXXXXX
Delivery date (depends on the start date):
Place of delivery : XXXXXXXX
Date for acceptation or refusal to present an offer: XX/XX/XXXX
(*)
Offer presentation date: (*) XX/XX/XXXX
From DG SANCO/ ECDC/PHEA Phone n°: XXXXXXXXXXX
Contact person: XXXXXX FAX n°:
Signature: … Date (dd/mm/yy):
Accepted by the company on Date
Signature
Refused by the company on Name infull and complete
Function
Company seal
We wish to remind you that this Request Form does not constitute any firm order. A
specific contract has to be signed by both parties before work can begin.
-76-
ANNEX V
SPECIFIC CONTRACT No [template]
implementing Framework Contract No ...
[The European Community (hereinafter referred to as "the Community"), represented by the
Commission of the European Communities (hereinafter referred to as "the Commission"),
which is represented for the purposes of the signature of this contract by [name in full,
function, department],
[The Executive Agency for Health and Consumers (hereinafter referred to as "the Agency"),
which is represented for the purposes of the signature of this contract by [name in full,
function, department]
of the one part,
and
[official name in full]
[official legal form]7
[statutory registration number]8
[official address in full]
[VAT registration number]
(hereinafter referred to as "the Contractor"9), [represented for the purposes of the signature of
this contract by [name in full and function,]]
of the other part,
HAVE AGREED
ARTICLE III.1: SUBJECT
III.1.1 This specific contract implements Framework Contract No [complete] signed by the
Commission [the Agency] and the Contractor on [complete date] [and renewed on
complete date].
III.1.2 The subject of this specific contract is [short description of subject].
III.1.3 The Contractor undertakes, on the terms set out in the Framework Contract and in this
specific contract and the annex[es] thereto, which form an integral part thereof, to
perform the tasks specified in Annex I]
ARTICLE III.2: DURATION
7
Delete if contractor is a natural person or a body governed by public law.
8
Delete if contractor is a body governed by public law. For natural persons, indicate the number of their identity card or,
failing that, of their passport or equivalent.
9
In the case of a joint offer and provided the invitation to tender so specifies, the following clause should be added below
the identification of the parties: ―The parties identified above and hereinafter collectively referred to as ‗the Contractor‘
shall be jointly and severally liable vis-à-vis the Commission for the performance of this contract‖.
-77-
III.2.1 This specific contract shall enter into force on the date on which it is signed by the last
contracting party
III.2.2 The duration of the tasks shall not exceed [days/months]. Execution of the tasks shall
start from [date of entry into force of this specific contract] or [indicate date]. The
period of execution of the tasks may be extended only with the express written
agreement of the parties before such period elapses.
ARTICLE III.3: PRICE
III.3.1 The total amount to be paid by the Commission [the Agency]under this specific
contract shall be EUR [amount in figures and in words] covering all tasks executed.
III.3.2 In addition to the price [no reimbursable costs are foreseen] [costs up the an amount
of EUR … will be reimbursed according to the provisions of the Framework contract]
[For Contractors established in Belgium, the provisions of this contract constitute a
request for VAT exemption No 450, provided the Contractor includes the following
statement in his invoice(s): “Exonération de la TVA, article 42, paragraphe 3.3 du code de
la TVA” or an equivalent statement in the Dutch or German language.]
ARTICLE III.4: ANNEXE[S]
Annex A – Technical annex
Annex B – Contractor‘s offer
SIGNATURES
For the Contractor, For the Commission,[the Agency]
[Company name/forename/surname/function] [forename/surname/function]
signature[s]: _______________________ signature[s]:_____________________
Done at [Brussels], [date] Done at [Brussels], [date]
In duplicate in English.
-78-
ANNEX VI
ORDER FORM No [complete]
governed by the provisions of Framework Contract No [complete] signed on [complete]
European Commission / Agency Mr/Mrs/Ms [complete]
Directorate-General [complete] [Function]
[Directorate [complete]] [Company name]
[Unit [complete]] [Official address in full]
[Postcode and city]
Pursuant to the provisions of Articles 3 and 4 of the Protocol on the Privileges and Immunities of the European Communities, the
Commission is exempt from all taxes and dues, including value added tax, on payments due in respect of this order form.
[In Belgium, use of this order form constitutes a request for VAT exemption. The invoice must include the following statement:
"Commande destinée à l'usage officiel des Communautés européennes. Exonération de la TVA; article 42 § 3.3 du code de la
TVA".]
Description of the services Quantity Price
TOTAL PRICE
[Fixed price without reimbursable costs] [Reimbursable costs up to a maximum amount of
EUR … to be added to the price according to the conditions laid down in the Contract]
[The duration of the tasks shall not Other details:
exceed complete].
[Execution of the tasks shall start from
[the date of Contractor’s signature of this
order form] [complete date].]
Acceptance of this order implies that the Contractor waives all other terms of business or of
execution of the services.
For the Commission [the Agency], For the Contractor,
[forename/surname/function] [Company name/forename/surname/function]
signature[s]:_____________________ signature[s]: _______________________
Done at [Brussels], [date] Done at [Brussels], [date]
-79-
ANNEX VII
Reimbursement of travel expenses
Travel and subsistence expenses will be reimbursed in euros.
Train
Transport costs are reimbursed on the basis of a first class ticket, by the shortest route in terms of
cost/effectiveness.
Costs are reimbursed on presentation of supporting documents.
Air
Air travel is in economy class or equivalent, at the lowest available rates at the time of reservation.
Costs are reimbursed on presentation of supporting documents.
Car
In the event of the use of the Contractor's vehicle, reimbursement is on the basis of a €0.42, non-
revisable allowance per kilometre.
Car rental: costs are reimbursed on presentation of an invoice.
Taxis: reimbursement on presentation of invoices only when large amounts of luggage are involved.
Accommodation
The limit on hotel expenses is €120 a night. If this limit is exceeded in exceptional circumstances,
proper justification must be provided. Costs are reimbursed on presentation of supporting
documents.
Per diem allowance
The per diem allowance is a fixed, non-revisable amount of €90 and is paid on an individual basis. It
covers breakfast, two main meals and any other personal expenditure. No allowance is due for
journeys to places that are less than 50 km (one-way) from the Contractor's place of origin (by
public transport).
The allowance is not paid for journeys of six hours or less.
The allowance is calculated in accordance with the following table:
More than 6 hours but no more than 12 hours 0.5
More than 12 hours but no more than 30 hours 1
More than 30 hours but no more than 36 hours 1.5
More than 36 hours but no more than 54 hours 2
More than 54 hours but no more than 60 hours 2.5
More than 60 hours but no more than 78 hours 3
Etc.
-80-
ANNEX VIII
Financial identification form
-81-
TEIL V
ANHÄNGE ZUR LEISTUNGSBESCHREIBUNG
Anhänge:
Anhang 1: Formular für die Angebotseinreichung
Anhang 2: Formular Finanz- und Bankangaben
Anhang 3: Formular für natürliche Personen
Anhang 4: Erklärung zu den Ausschlusskriterien
Anhang 5: Reisekostenerstattung
Anhang 6: Technische Spezifikationen für die Überführung in das „Content Management
System― (CMS) (Los 1)
Anhang 7: Technische Spezifikationen für audiovisuelle Erzeugnisse (Los 3)
Anhang 8: Redaktionelle Leitlinien für EUTube (Los 3)
Anhang 9: Europäischer Lebenslauf - Muster
Anhang 10: Preisverzeichnis für Los 1
Anhang 11: Preisverzeichnis für Los 2
Anhang 12: Preisverzeichnis für Los 3
-82-
ANNEX 1
Formular für die Angebotseinreichung
Tender submission form
One signed original and two copies of this form must be supplied.
1 SUBMITTED by
Tenderer name*
Headquarters
address
City
Postcode
State
VAT N°
* In the case of a consortium, insert the agreed name of the consortium
2 CONTACT PERSON (for this tender)
Name
Address
Telephone
Fax
e-mail
3 PERSON AUTHORISED TO SIGN THE CONTRACT
Name
Address
Telephone
Fax
e-mail
4 STATEMENT
I, the undersigned, being the authorised signatory of the above tenderer (including all
consortium partners, in the case of a consortium), hereby declare that we have
examined and accept without reserve or restriction the entire contents of the tender
dossier for the tender procedure referred to above. We propose to provide the
services requested in the tender dossier on the basis of our offer.
Name
Signature
Date
If applicable, a copy of the statutes must be joined.
-83-
ANNEX 2
Formular Finanz- und Bankangaben
Financial identification form
This form can be downloaded from:
http://ec.europa.eu/budget/execution/ftiers_en.htm
-84-
ANNEX 3
Formular für natürliche Personen
Form for natural persons
(carrying out work on their own account or on behalf of a legal entity)
PERSONAL DETAILS
NAME:
First name(s):
Sex : M F
Identification number (i.e. your SIRE number, if you have already provided services for the Commission):
MARITAL STATUS *
Married / Single / Other (please specify):
ADDRESS
Street: No:
Town: Postcode: Country:
Nationality:
DATE AND PLACE OF BIRTH
Date
Place of birth Town: Country:
DOCUMENTS TO BE ENCLOSED
- curriculum vitae
- copy of birth certificate
- copy of identity card, passport or driving licence
SERVICES PREVIOUSLY PROVIDED
Have you already provided services to the Commission's departments on previous occasions?
YES NO
If so, please complete the attached form
* delete as appropriate
-85-
SERVICES PREVIOUSLY PROVIDED
(please fill in one box for each contract)
TYPE OF CONTRACT *
Auxiliary staff / SNE / Temporary staff / Other (please specify):
DURATION AND LOCATION
From: to: Number of days:
Directorate-General: Place where services were provided:
TYPE OF CONTRACT *
Auxiliary staff / SNE / Temporary staff / Other (please specify):
DURATION AND LOCATION
From: to: Number of days:
Directorate-General: Place where services were provided:
TYPE OF CONTRACT *
Auxiliary staff / SNE / Temporary staff / Other (please specify):
DURATION AND LOCATION
From: to: Number of days:
Directorate-General: Place where services were provided:
TYPE OF CONTRACT *
Auxiliary staff / SNE / Temporary staff / Other (please specify):
DURATION AND LOCATION
From: to: Number of days:
Directorate-General: Place where services were provided:
TYPE OF CONTRACT *
Auxiliary staff / SNE / Temporary staff / Other (please specify):
DURATION AND LOCATION
From: to: Number of days:
Directorate-General: Place where services were provided:
* delete as appropriate
-86-
ANNEX 4
Erklärung zu den Ausschlusskriterien
Certification with respect to the Exclusion Criteria
The undersigned [to be completed]:
Name of the company/organisation [to be completed, or write “Not applicable”]:
Legal address [to be completed]:
Registration number [to be completed]:
VAT number [to be completed]:
Name of the signatory of this form [to be completed]:
Position [to be completed]:
representative legally authorised to represent the tenderer vis-à-vis third parties and acting
on behalf of the aforementioned company or organisation [please tick box if applicable]
hereby certifies that [please tick one of the two boxes]
they
the company or organisation that they represent:
a) is not bankrupt or being wound up, is not having its affairs administered by the courts, has
not entered into an arrangement with creditors, has not suspended business activities, is
not the subject of proceedings concerning those matters, and is not in any analogous
situation arising from a similar procedure provided for in national legislation or
regulations;
b) has not been convicted of an offence concerning professional conduct by a judgment
which has the force of res judicata;
c) has not been guilty of grave professional misconduct proven by any means which the
contracting authorities can justify;
d) has fulfilled its obligations relating to the payment of social security contributions or the
payment of taxes in accordance with the legal provisions of the country in which it is
established, or with those of the country of the contracting authority or those of the
country where the contract is to be carried out;
e) has not been the subject of a judgement which has the force of res judicata for fraud,
corruption, involvement in a criminal organisation or any other illegal activity detrimental
to the Communities' financial interests;
f) they are currently subject to an administrative penalty referred to in Article 96(1) of the
Financial Regulation (The contracting authority may impose administrative or financial
penalties on the following: (a) candidates or tenderers in the cases referred to in point (b)
of point 14.3, (b) contractors who have been declared to be in serious breach of their
obligations under contracts covered by the budget. In all cases, however, the contracting
authority must first give the person concerned an opportunity to present his observations.)
-87-
Points (a) to (d) of the first subparagraph shall not apply in the case of purchase of supplies on
particularly advantageous terms from either a supplier which is definitively winding up its
business activities, or from the receivers or liquidators of a bankruptcy, through an
arrangement with creditors, or through a similar procedure under national law
In addition, the undersigned declares on their honour:
g) that on the date of submission of the tender, they, the company or organisation they
represent and the staff proposed for this tender are not subject to a conflict of
interests in the context of this invitation to tender; the undersigned undertakes to
inform the Commission without delay of any change to this situation after the date
of submission of the tender.
h) that the information provided to the Commission within the context of this
invitation to tender is accurate, sincere and complete.
By signing this form, the undersigned acknowledges that they have been acquainted with the
administrative and financial penalties described under paragraph 12 of the Specifications,
which may be applied if any of the declarations or information provided prove to be false.
Full name Date Signature
[complete] [complete] [please sign]
-88-
ANNEX 5
Reisekostenerstattung
Reimbursement of travel expenses
Travel and subsistence expenses will be reimbursed in euros.
Train
Transport costs are reimbursed on the basis of a first class ticket, by the shortest route in terms of
cost/effectiveness.
Costs are reimbursed on presentation of supporting documents.
Air
Air travel is in economy class or equivalent, at the lowest available rates at the time of reservation.
Costs are reimbursed on presentation of supporting documents.
Car
In the event of the use of the Contractor's vehicle, reimbursement is on the basis of a €0.42, non-
revisable allowance per kilometre.
Car rental: costs are reimbursed on presentation of an invoice.
Taxis: reimbursement on presentation of invoices only when large amounts of luggage are involved.
Accommodation
The limit on hotel expenses is €120 a night. If this limit is exceeded in exceptional circumstances,
proper justification must be provided. Costs are reimbursed on presentation of supporting
documents.
Per diem allowance
The per diem allowance is a fixed, non-revisable amount of €90 and is paid on an individual basis. It
covers breakfast, two main meals and any other personal expenditure. No allowance is due for
journeys to places that are less than 50 km (one-way) from the Contractor's place of origin (by
public transport).
The allowance is not paid for journeys of six hours or less.
The allowance is calculated in accordance with the following table:
More than 6 hours but no more than 12 hours 0.5
More than 12 hours but no more than 30 hours 1
More than 30 hours but no more than 36 hours 1.5
More than 36 hours but no more than 54 hours 2
More than 54 hours but no more than 60 hours 2.5
More than 60 hours but no more than 78 hours 3
Etc.
-89-
ANNEX 6
Technische Spezifikationen für die Überführung in das „Content
Management System“ (CMS) (Los 1)
Technical specifications for import
to the Content Management System (Lot 1)
The specifications are available at the following web address:
Site packaging – import process:
http://ec.europa.eu/ipg/tools/authoring/wcm/documentation/site_packaging_import_pr
ocess_en.pdf
Site packaging – pivot format and package structure :
http://ec.europa.eu/ipg/tools/authoring/wcm/documentation/pivot_format_and_packag
e_structure_en.pdf
-90-
ANNEX 7
Technische Spezifikationen für audiovisuelle Erzeugnisse (Los 3)
Technical specifications for audiovisual products (Lot 3)
1. SPECIFICATIONS FOR FILMED AND/OR EDITED MATERIAL
1.1 Picture and sound
The standard use is 625/50 SD or 1080p50 or 720p50 HD - unless otherwise specified by the
Commission - and must comply with the EBU's standards for professional broadcasting.
1.2. Cassettes, cameras, editing systems
1.2.1. The formats required are:
- for shooting (cameras): professional or industrial digital format
- for editing: format corresponding to the cameras
1.2.2. For documentaries and spots, the contractor will provide a viewing copy on DVD as well as the
master.
1.2.3. All the original cassettes and edit masters must be handed to the Commission.
1.2.4. The Commission reserves the right to change the formats and standards required, in
consultation with the contractor.
1.2.5. Most subjects are in 16:9.
1.2.6 The camera and related equipment required must be of professional or industrial quality
corresponding to the final use of the product. In any case, the basic equipment required by a film crew
is as follows (the formats listed below concern shooting only and not necessarily editing and
mastering; for post production, see point 2.1 above)
IMAGE
- Broadcast or industrial quality digital camera (with shutter synchronisation unit for filming TV
screens/PC monitors).
- Lens: 13x9, 14x8, ….with 2x converter.
- Professional tripod
- Portable lighting (on camera) : 50,100 or 150 W – 12 V + dichroic filter
- Battery for torch and camera
- Lighting set (case) : 3 sources 650/800 W + gels
- Battery-operated portable colour TV monitor with loudspeaker
- Sufficient camera batteries for a full days' shooting without recharging
- Essential accessories: Rain protection for the camera, extension cables for lighting
- Recommended accessories: set of graduated neutral density filters, polarising filters etc…
SOUND
- portable mixer
- Microphones 1 hand mike + windshield
2 tie-mikes
1 rifle-mike
2 radio mikes
- Telescopic boom: +/- 0.5 m to 3.5 m
- Essential accessories: headsets, batteries for mike, extension leads etc…
-91-
1.2.7 If an SNG mobile unit is required for the project, it must be licensed in the country in which it is
operating. It must be digital with at least 4 audio channels and have an on-board power generator.
1.3. Technical report
All cassettes whether originals, edits or copies, must be accompanied by a technical report containing
the following information:
- The Commission reference, which will be specified in due time
- a detailed description of the various sound tracks used and their characteristics
- the recording time of the cassette
1.4. Time code
All cassettes must have a time code. The Commission uses a longitudinal time code for its shotlists.
1.5. Shotlists and content analysis
A typed shotlist in English or French will be sent by electronic means in a format agreed between the
parties and compatible with the system used by the Commission. The list will also indicate "good" and
"bad" shots.
Information on formatting and content will be sent to the contractor in due time.
2. ADDITIONAL SPECIFICATIONS FOR VNRs AND OTHER DOCUMENTARIES
For the production of a VNR and other documentary, the Contractor must provide the Commission
with the following:
2.1. The original edited master (file or tape) for each language version.
The master soundtrack may be mono or stereo or 5.1. Soundtracks must be mixed.
2.2. The international version has no title or credits (unless they can be easily amended - e.g.
completely separated from the pictures).
2.3. The commentary MP3 file.
2.4. All the rushes accompanied by a shotlist (in English or French) as specified under point 1 here
above
2.5 A written statement transferring all rights (images and sound) to the Commission
2.6 A list of all the music used (in English or French) giving its origin and a statement of rights
2.7 A transcript of the commentary together with titles subtitles and credits (to be sent by e-mail)
2.8 A technical report and a summary of the content (in English or French) as specified in point 1.3
hereabove. (to be sent by e-mail)
-92-
ANNEX 8
Redaktionelle Leitlinien für EUTube (Los 3)
Editorial lines for EUTube (Lot 3)
The average viewer of EUTUBE is a man between 25 and 55 years old.
They have a very short attention span and are mainly looking for entertainment/infotainment.
Standard video news releases (VNR) or documentaries are therefore not really suitable for the
EU Tube public. You would need therefore to make a special product for EUTUBE alongside
with your standard VNR or documentary.
We do count on your good judgement and that you will honestly scrutinise and screen the
clips and videos before sending an upload request to DG COMM. Ask yourself:
Is this unique and innovative? Is this really, really good? Would I send it to any of my
peers? Is it truly relevant or entertaining for the target group?
When you can answer positively to all these questions, then the chances are bigger that your
clip or video will eventually end up on EU Tube.
What are we looking for:
Content: catchy description of policy, campaign or action (so no VNRs). Use the clip
on EUTUBE to drag people to your website, for example to see a full length video
clip, to read more about the subject,…
Length: The attention span of viewers is very short. The average length of clips and
videos that get a lot of viewers on Youtube is between 1 and 2 minutes..
Languages: provide an EN, FR and DE version. The videos should come with English,
French and German subtitles or voiceover.
Each video has to be accompanied by:
A snappy,short title
A short, descriptive text – maximum length 600 characters including spaces –
in popular EN, DE and FR according to the language of the video (avoid
jargon and add link to more information). Do say what people will see in the
clip/video.
A deep link to a website providing more information
Tag words (key words for the search engine): identify the 5 – 10 words that
people are likely to type into a search engine (add EU and European
Commission by default)
-93-
ANNEX 9
Model of European CV
Templates are available at :
http://europass.cedefop.europa.eu/europass/home/hornav/Downloads/EuropassCV/
CVTemplate.csp
-94-
ANHANG 10
Standardpreisverzeichnis und Kostenaufstellung (Preishypothese) für Los 1
Multimediale Gestaltung, Informationsmaterial, Website
Sämtliche Komponenten dieses Anhangs müssen vom Bieter vollständig ausgefüllt und im
Teil 3 seines Angebots berücksichtigt werden (Preisangebot).
Firma: ____________________________________________________________________
Name und Vorname: ________________________________________________________
Datum: ___________________________________________________________________
Unterschrift: ______________________________________________________________
Sämtliche Spalten der nachstehenden Standardpreisaufstellung sind unter Einhaltung der
Bestimmungen gemäß Ziffer II.13.3 (Preisangebot) vollständig auszufüllen.
NB: Eine Seite (auf Papier oder im Web), die zu verfassen oder zu übersetzen ist, wird angesetzt mit
1 500 Zeichen ohne Leerzeichen. Bei einem Umfang zwischen 0 und 1 499 Zeichen ist der
angegebene Preis durch zwei zu teilen.
Standardpreisverzeichnis nach Kategorien – Los 1
Preis
pro
Einheit
Personal Einheiten
in EUR
ohne
MwSt.
. Projektleiter /Person/Tag
. Stellvertretender Projektleiter /Person/Tag
. Assistent des Projektleiters /Person/Tag
. Chefredakteur /Person/Tag
. Juniorjournalist /Person/Tag
. Seniorjournalist /Person/Tag
. Texter /Person/Tag
. Informationssammler10 /Person/Tag
11
. Interviewer /Person/Tag
10
Z. B. für die Recherche im Internet, Recherche in Archiven, Recherche nach konkreten Beispielen, Recherche nach
Bildmaterial, Ermittlung von potenziellen Interviewpartnern, Recherche nach Fotografien oder anderem Bildmaterial
usw.
11
Für Zählungen, Umfragen und Erhebungen (Direktinterviews oder Telefonumfragen).
-95-
. Assistent/Sekretär(in) /Person/Tag
. Layout Designer /Person/Tag
. Grafikdesigner (Erstellung von Grafiken, Tabellen,
/Person/Tag
Zeichnungen usw.)
. Grafiker/Reinzeichnung /Person/Tag
. Designer HTML-Struktur und Navigation /Person/Tag
. Fotograf12 /Person/Tag
. Illustrator /Person/Tag
. Senioranalytiker /Person/Tag
. Analytiker Benutzeroberflächen, Ergonomie und
/Person/Tag
Verfügbarkeit
. Strategieberater /Person/Tag
. Web-Architekt /Person/Tag
. Seniorwebentwickler /Person/Tag
. Juniorwebentwickler /Person/Tag
. Webmaster/Websiteadministrator /Person/Tag
. Web-Designer /Person/Tag
. Contentmanager /Person/Tag
. Technischer Redakteur /Person/Tag
. Technischer Schreiber /Person/Tag
Anpassung eines Textes13 /Seite
Typografische, orthografische und grammatikalische
/Seite
Korrektur14
Stilistische Überarbeitung und „fact-checking/internal
/Seite
cross-checking―)
Recherche nach Illustrationen und Fotografien /Person/Tag
Kauf von Illustrationen und Fotografien auf
/Stück
Realkostenbasis
Korrekturlesen /Seite
Entwicklung eines Logos15 /Stück
Erstellung oder Anpassung eines Grafikkonzepts für
Veröffentlichungen und Werbematerial:
12
Unter diesen Posten fällt auch der Erwerb von Rechten für die Veröffentlichung (auf Papier oder im Internet)
vorliegender Fotos (berechnet als „EUR/Person/Tag―).
13
Gegebenenfalls Neuschreiben des gesamten Textes.
14
Ohne Neuschreiben des Textes.
15
Der Preis umfasst die Vorlage von zunächst drei Konzepten, dann von bis zu drei Varianten auf der Grundlage desjenigen
der drei Konzepte, das die Kommission auswählt.
-96-
. Erstellung eines neuen Grafikkonzepts16 /Stück
. Anpassung eines bestehenden Grafikkonzepts17
/Stück
Übersetzungen:
Übersetzung und Anpassung pro Sprache der EU /Seite
Übersetzung ins Russische und Anpassung /Seite
Übersetzung ins Chinesische und Anpassung /Seite
Übersetzung ins Türkische und Anpassung /Seite
Übersetzung in sonstige Sprachen und Anpassung /Seite
Preisaufschlag für eine innerhalb von 24 Stunden
+…%
anzufertigende Übersetzung
Digitalisieren von Fotografien/Bildmaterial
. für eine Papier-Veröffentlichung (300 dpi) /Stück
. für eine Internet-Veröffentlichung (72 dpi) /Stück
Retouchieren von Fotografien /Stück
Ausleihen nicht urheberrechtlich geschützter Fotografien
/Stück
(z. B. aus einer dem Bieter gehörenden Mediathek)
Seitenumbruch eines auf elektronischem Datenträger
gespeicherten Texts
. Format 10 x 15 (Postkarte) /Seite
. Format 21 x 10 /Seite
. Format A5 /Seite
. Format A4 /Seite
. Format A3 /Seite
. Format A2 /Seite
. Format A1 /Seite
. Format A0 /Seite
. Format B5 /Seite
. Format C5 /Seite
Seitenumbruch von auf elektronischem Datenträger
gespeicherten Text und Bildmaterial
. Format 10 x 15 (Postkarte) /Seite
. Format 21 x 10 /Seite
. Format A5 /Seite
. Format A4 /Seite
. Format A3 /Seite
16
Der Preis umfasst die Vorlage von zunächst zwei Konzepten, dann von bis zu drei Varianten auf der Grundlage
desjenigen der beiden Konzepte, das die Kommission auswählt.
17
Der Preis umfasst die Vorlage von zunächst zwei Konzepten, dann von bis zu drei Varianten auf der Grundlage
desjenigen der beiden Konzepte, das die Kommission auswählt.
-97-
. Format A2 /Seite
. Format A1 /Seite
. Format A0 /Seite
. Format B5 /Seite
. Format C5 /Seite
-98-
Farbprobe (Prüfqualität für Druck Iris, Epson oder
anderem Typ) :
. Format 10 x 15 (Postkarte) /Stück
. Format 21 x 10 /Stück
. Format A5 /Stück
. Format A4 /Stück
. Format A3 /Stück
. Format A2 /Stück
. Format A1 /Stück
. Format A0 /Stück
. Format B5 /Stück
. Format C5 /Stück
Express-Druck (maximal 72 Stunden)
. Veröffentlichung im Format A5 (Deckblatt
Vierfarbendruck, beschichtet, matt, 250 g.; innen
Vierfarbendruck, beschichtet, matt, 100 g.)
. Auflage: 1 - 100 Stück
- 8 bis 12 Seiten /Stück(Frist…)
- 13 bis 20 Seiten /Stück(Frist…)
- 21 bis 40 Seiten /Stück(Frist…)
- 41 bis 60 Seiten /Stück(Frist…)
- 61 bis 80 Seiten /Stück(Frist…)
- 81 bis 100 Seiten /Stück(Frist…)
. Auflage: 101 -300 Stück
- 8 bis 12 Seiten /Stück(Frist…)
- 13 bis 20 Seiten /Stück(Frist…)
- 21 bis 40 Seiten /Stück(Frist…)
- 41 bis 60 Seiten /Stück(Frist…)
- 61 bis 80 Seiten /Stück(Frist…)
- 81 bis 100 Seiten /Stück(Frist…)
. Auflage: 301 -500 Stück
- 8 bis 12 Seiten /Stück(Frist…)
- 13 bis 20 Seiten /Stück(Frist…)
- 21 bis 40 Seiten /Stück(Frist…)
- 41 bis 60 Seiten /Stück(Frist…)
- 61 bis 80 Seiten /Stück(Frist…)
- 81 bis 100 Seiten /Stück(Frist…)
. Auflage: 501 -1000 Stück
- 8 bis 12 Seiten /Stück(Frist…)
- 13 bis 20 Seiten /Stück(Frist…)
- 21 bis 40 Seiten /Stück(Frist…)
- 41 bis 60 Seiten /Stück(Frist…)
-99-
- 61 bis 80 Seiten /Stück(Frist…)
- 81 bis 100 Seiten /Stück(Frist…)
. Veröffentlichung im Format A4 (Deckblatt
Vierfarbenddruck, beschichtet, matt, 250 g.,
Fotopapier matt; innen Vierfarbendruck, beschichtet,
matt, 100 g.)
. Auflage: 1 -100 Stück
- 8 bis 12 Seiten /Stück(Frist…)
- 13 bis 20 Seiten /Stück(Frist…)
- 21 bis 40 Seiten /Stück(Frist…)
- 41 bis 60 Seiten /Stück(Frist…)
- 61 bis 80 Seiten /Stück(Frist…)
- 81 bis 100 Seiten /Stück(Frist…)
- 101 bis 300 Seiten /Stück(Frist…)
. Auflage: 101 -300 Stück
- 8 bis 12 Seiten /Stück(Frist…)
- 13 bis 20 Seiten /Stück(Frist…)
- 21 bis 40 Seiten /Stück(Frist…)
- 41 bis 60 Seiten /Stück(Frist…)
- 61 bis 80 Seiten /Stück(Frist…)
- 81 bis 100 Seiten /Stück(Frist…)
- 101 bis 300 Seiten /Stück(Frist…)
. Auflage: 301 -500 Stück
- 8 bis 12 Seiten /Stück(Frist…)
- 13 bis 20 Seiten /Stück(Frist…)
- 21 bis 40 Seiten /Stück(Frist…)
- 41 bis 60 Seiten /Stück(Frist…)
- 61 bis 80 Seiten /Stück(Frist…)
- 81 bis 100 Seiten /Stück(Frist…)
- 101 bis 300 Seiten /Stück(Frist…)
. Auflage: 501 -1000 Stück
- 8 bis 12 Seiten /Stück(Frist…)
- 13 bis 20 Seiten /Stück(Frist…)
- 21 bis 40 Seiten /Stück(Frist…)
- 41 bis 60 Seiten /Stück(Frist…)
- 61 bis 80 Seiten /Stück(Frist…)
- 81 bis 100 Seiten /Stück(Frist…)
- 101 bis 300 Seiten /Stück(Frist…)
Reproduktion eines Posters (Vierfarbendruck, Papier
135 g)
. Format A2:
. Auflage: unter 100 Stück /Stück(Frist…)
-100-
. Auflage: 101 -300 Stück /Stück(Frist…)
. Auflage: 301 -500 Stück /Stück(Frist…)
. Auflage: 501 -1000 Stück /Stück(Frist…)
. Format A1:
. Auflage: unter 100 Stück /Stück(Frist…)
. Auflage: 101 -300 Stück /Stück(Frist…)
. Auflage: 301 -500 Stück /Stück(Frist…)
. Auflage: 501 -1000 Stück /Stück(Frist…)
. Format A0:
. Auflage: unter 100 Stück /Stück(Frist…)
. Auflage: 101 -300 Stück /Stück(Frist…)
. Auflage: 301 -500 Stück /Stück(Frist…)
. Auflage: 501 -1000 Stück /Stück(Frist…)
. Format 70 * 100 cm:
. Auflage: unter 100 Stück /Stück(Frist…)
. Auflage: 101 -300 Stück /Stück(Frist…)
. Auflage: 301 -500 Stück /Stück(Frist…)
. Auflage: 501 -1000 Stück /Stück(Frist…)
Reproduktion einer Postkarte, Format 10 x 15 cm:
(Recto Vierfarbendruck, Verso s/w, Papier 300 g.,
kartoniert) :
. Auflage: unter 100 Stück /Stück(Frist…)
. Auflage: 101 -300 Stück /Stück(Frist…)
. Auflage: 301 -500 Stück /Stück(Frist…)
. Auflage: 501 -1000 Stück /Stück(Frist…)
Provision des Bieters für Express-Druck (maximal
72 Stunden) in allen anderen Formaten und % der Istkosten
Papierqualitäten
Produktion einer Präsentations-CD-ROM mit:
. 15 Texte + 15 Grafiken/Abbildungen, anzufertigen nach /Stück
Vorgabe
. 20 Texte + 20 Grafiken/Abbildungen, anzufertigen nach /Stück
Vorgabe
. 40 Texte + 40 Grafiken/Abbildungen, anzufertigen nach /Stück
Vorgabe
. 100 Fotografien /Stück
Produktion einer DVD-R/Dual Layer/Blue Ray
einschließlich Authoring und Programmierung mit:
. 15 Texte + 15 Grafiken/Abbildungen, anzufertigen nach
/Stück
Vorgabe
-101-
. 20 Texte + 20 Grafiken/Abbildungen, anzufertigen nach
/Stück
Vorgabe
. 40 Texte + 40 Grafiken/Abbildungen, anzufertigen nach
/Stück
Vorgabe
. 100 Fotografien /Stück
Kopie der Dokumente/Veröffentlichungen auf
/Stück
Speichermedien wie USB-Speichern oder SD-Karten
Reproduktion einer CD-ROM durch Pressung,
inklusive Lieferung in Jewel Box:
. Auflage: unter 100 Stück /Stück(Frist…)
. Auflage: 100 -299 Stück /Stück(Frist…)
. Auflage: 300 -499 Stück /Stück(Frist…)
. Auflage: 500 -1000 Stück /Stück(Frist…)
Reproduktion einer CD-ROM durch Brennen
(Schnellverfahren), inklusive Lieferung in Jewel Box:
. Auflage: unter 100 Stück /Stück(Frist…)
. Auflage: 100 -299 Stück /Stück(Frist…)
. Auflage: 300 -499 Stück /Stück(Frist…)
. Auflage: 500 -1000 Stück /Stück(Frist…)
Vervielfältigung einer DVD-R/Dual Layer/Blue Ray
durch Pressung, inklusive Lieferung in Jewel Box:
. Auflage: unter 100 Stück /Stück(Frist…)
. Auflage: 100 -299 Stück /Stück(Frist…)
. Auflage: 300 -499 Stück /Stück(Frist…)
. Auflage: 500 -1000 Stück /Stück(Frist…)
Vervielfältigung einer DVD-R/Dual Layer/Blue Ray
durch Brennen (Schnellverfahren), inklusive
Lieferung in Jewel Box:
. Auflage: unter 100 Stück /Stück(Frist…)
. Auflage: 100 -299 Stück /Stück(Frist…)
. Auflage: 300 -499 Stück /Stück(Frist…)
. Auflage: 500 -1000 Stück /Stück(Frist…)
Druck und Anbringung eines Aufklebers im
Vierfarbendruck auf CD-ROM/DVD:
. Auflage: unter 100 Stück /Stück(Frist…)
. Auflage: 100 -299 Stück /Stück(Frist…)
. Auflage: 300 -499 Stück /Stück(Frist…)
. Auflage: 500 -1000 Stück /Stück(Frist…)
Drucken im Vierfarbendruck eines vierseitigen
Booklets und dessen Einfügen in die Jewel Box für
CD-ROM/DVD sowie eines Labels und Anbringung
-102-
auf der Rückseite:
. Auflage: unter 100 Stück /Stück(Frist…)
. Auflage: 100 -299 Stück /Stück(Frist…)
. Auflage: 300 -499 Stück /Stück(Frist…)
. Auflage: 500 -1000 Stück /Stück(Frist…)
Materialtransport
(die genannten Preise sind Gesamtpreise, zusätzliche
Kosten für den Rücktransport sind nicht zulässig)
. 0 bis 0,5 m³ /km
. 0,6 bis 1 m³ /km
. 1,1 bis 1,5 m³ /km
. 1,6 bis 2 m³ /km
. 2,1 bis 3 m³ /km
. 3,1 bis 5 m³ /km
. 5,1 bis 10 m³ /km
. 10,1 bis 15 m³ /km
. 15,1 bis 20 m³ /km
. 20,1 bis 30 m³ /km
. 30,1 bis 50 m³ /km
Ankauf von Werbeflächen und Fotografien: Die Kommission oder die Agentur hat unter
Umständen Bedarf, Werbeflächen anzukaufen, um die im Rahmen dieser Ausschreibung
durchzuführenden Aktionen zu bewerben, oder Fotografien/Bilder/Illustrationen zu erwerben,
um diese Aktionen zu konzipieren. In diesem Fall erfolgt die Bezahlung gegen Rechnung auf
Basis der tatsächlichen Kosten.
Versand von Material: In bestimmten Fällen kann vom Auftragnehmer verlangt werden,
sich auch um den Versand des hergestellten Materials zu kümmern. Die Versandkosten
werden dann gegen Rechnung auf Basis der tatsächlichen Kosten erstattet.
Der Bieter ist berechtigt, seinem Angebot die eigene Preisliste für zusätzliche Produkte
oder Dienstleistungen, die nicht vom Standardpreisverzeichnis erfasst sind,
hinzuzufügen.
Preishypothesen für die Fallstudien
Der Bieter ist aufgefordert, anhand des vorstehenden Standardpreisverzeichnisses
Preishypothesen gemäß der vorstehenden detaillierten Anweisungen für jede der beiden
Fallstudien zu erstellen.
Preishypothese für Fallstudie Nr. 1 zu Los 1
Aufgabe Anzahl der Kosten je Einheit Zwischensumme
Einheiten in EUR ohne in EUR ohne
-103-
MwSt. MwSt.
Betrag für
unvorhergesehene
Ausgaben (5 % des
Gesamtbetrags)
Gesamtbetrag in
EUR
Preishypothese für Fallstudie Nr. 2 zu Los 1
Aufgabe Anzahl der Kosten je Einheit Zwischensumme
Einheiten in EUR, ohne in EUR, ohne
MwSt. MwSt.
Betrag für
unvorhergesehene
Ausgaben (5 % des
Gesamtbetrags)
Gesamtbetrag in
EUR
-104-
ANHANG 11
Standardpreisverzeichnis und Preishypothesen für Los 2
Konferenzen, Ausstellungen und andere Veranstaltungen
Sämtliche Teile dieses Anhangs müssen vom Bieter vollständig ausgefüllt und in Teil 3 seines
Angebots (Preisangebot) berücksichtigt werden.
Firma: ____________________________________________________________________
Name und Vorname: ________________________________________________________
Datum: ___________________________________________________________________
Unterschrift: ______________________________________________________________
Sämtliche Spalten der nachstehenden Standardpreisaufstellung sind unter Einhaltung der
Bestimmungen gemäß Ziffer II.13.3 (Preisangebot) vollständig auszufüllen.
NB: Eine Seite (auf Papier oder im Web), die zu verfassen oder zu übersetzen ist, wird angesetzt mit
1 500 Zeichen ohne Leerzeichen. Liegt die Anzahl der Anschläge zwischen 0 und 1 499, so ist der
angegebene Preis durch zwei zu teilen.
Standardpreisverzeichnis nach Kategorien – Los 2
Preis
pro
Einheit
Personal Einheiten
in EUR
ohne
MwSt.
- Projektleiter /Person/Tag
- Stellvertretender Projektleiter /Person/Tag
- Projektassistent /Person/Tag
- Sekretär(in)/Assistent(in) /Person/Tag
- Experte für IT und Audiovisuelles Person/Stunde
- Grafiker Person/Stunde
- Interviewer18 Person/Stunde
- Redakteur/Editor Person/Stunde
- Techniker (Unterstützung vor Ort) Person/Stunde
- Dolmetscher – Amtssprachen der EU-27 Person/Stunde
- Dolmetscher – andere Sprachen Person/Stunde
18
Für Zählungen, Umfragen und Erhebungen (Direktinterviews oder Telefonumfragen).
-105-
- Hostess/Steward in Uniform, mit guter Beherrschung der
englischen und der französischen Sprache sowie der Sprache Person/Stunde
des Landes, in dem die Veranstaltung stattfindet
Organisation der Veranstaltung und Betreuung der Preis
Teilnehmer pro Einheiten
Einheit
Vorbereitung und allgemeine Organisation der
Veranstaltung: Unterstützung bei der Festlegung des
Konzepts, Suche nach einem geeigneten Veranstaltungsort,
Aufstellung des Mittelansatzes und des Arbeitsplans,
Ermittlung von Dienstleistern (Verpflegung, örtliche
/Person/Tag
Verkehrsmittel usw.), Organisation und Steuerung der
nach Kategorie
Werbemaßnahmen, administrative Verwaltung und
des Personals
Rechnungsführung, Überwachung und Koordinierung mit den
Dienststellen der Kommission, den verschiedenen
Dienstleistungserbringern und den Referenten(Ablaufplanung
der Beiträge)
- Bis 50 Teilnehmer
- 51 bis 100 Teilnehmer
- 101 bis 300 Teilnehmer
- 301 bis 500 Teilnehmer
- 501 bis 700 Teilnehmer
Betreuung und Logistikmanagement am
Veranstaltungsort: Ausstattung/Dekoration der
Räumlichkeiten, Empfang und Registrierung der Teilnehmer,
/Person/Tag
Ausgabe der Namensschilder und der Teilnehmermappen,
nach Kategorie
Überwachung der gesamten Logistik, einschließlich der
des Personals
technischen Ausrüstung, Kaffeepausen und Tagesmahlzeiten
sowie aller örtlichen Dienstleister
- Bis 50 Teilnehmer an 1 Tag
- Bis 50 Teilnehmer an 2 Tagen
- 51 bis 100 Teilnehmer an 1 Tag
- 51 bis 100 Teilnehmer an 2 Tagen
- 101 bis 300 Teilnehmer an 1 Tag
- 101 bis 300 Teilnehmer an 2 Tagen
- 301 bis 500 Teilnehmer an 1 Tag
- 301 bis 500 Teilnehmer an 2 Tagen
- 501 bis 700 Teilnehmer an 1 Tag
- 501 bis 700 Teilnehmer an 2 Tagen
-106-
Einladungen: Einrichtung einer elektronischen Adresse für
die Veranstaltung, Kontakte mit den Teilnehmern, Zusendung
/Person/Tag
persönlicher Einladungsschreiben per elektronischer Post
nach Kategorie
und/oder Briefpost, Erinnerung, Bestätigung, praktische
des Personals
Auskünfte, Telefongespräche, Beantwortung der Fragen von
Teilnehmern, Erstellung einer endgültigen Teilnehmerliste
- Bis 50 Teilnehmer
- 51 bis 100 Teilnehmer
- 101 bis 300 Teilnehmer
- 301 bis 500 Teilnehmer
- 501 bis 700 Teilnehmer
Unterbringung der Teilnehmer: Kontakt- und Anlaufstelle
für die Teilnehmer, Suche nach Hotels, Preisverhandlung,
Reservierungen, Vorfinanzierung der Hotelkosten. Wichtiger /Teilnehmer
Hinweis: Der angegebene Preis muss die Gebühren eines
eventuell eingeschalteten Reisebüroseinschließen.
Organisation der An- und Abreise der Teilnehmer, die mit
dem Zug reisen: Anlaufstelle für die Teilnehmer,
Reservierung, Vorfinanzierung und Übermittlung der
/Teilnehmer
Zugfahrkarten (1. Klasse). Wichtiger Hinweis: Der angegebene
Preis muss die Gebühren eines eventuell eingeschalteten
Reisebüros einschließen.
Organisation der An- und Abreise der Teilnehmer, die mit
dem Flugzeug reisen: Anlaufstelle für die Teilnehmer,
Reservierung und Bereitstellung der Flugtickets
(Touristenklasse, nach Möglichkeit E-Ticket). Wichtiger /Teilnehmer
Hinweis: Der angegebene Preis muss die Gebühren eines
eventuell eingeschalteten Reisebüros einschließen.
Zusammenstellung der Unterlagen für die Erstattung der
Reisekosten der Teilnehmer, deren Kosten ganz oder zum Teil
von der Kommission/Agentur übernommen werden, und /Teilnehmer
Übermittlung dieser Unterlagen an die Kommission/Agentur
zwecks Auszahlung.
Lieferung von Namensschildern mit Clip oder Band, in vier
Farben und mit dem Logo der GD oder dem
Veranstaltungslogo:
- Namensschilder aus Plastik (90 x 60 mm, Vierfarbendruck) /Stück
- Namensschilder aus Papier (90 x 60 mm, Vierfarbendruck) /Stück
Lieferung von Namensschildern in Maschinenschrift
(zweifarbig) /Stück
Erstellung eines Abschlussberichts auf Englisch oder
Französisch über die Organisation der Veranstaltung /Bericht
(10 Seiten)
-107-
Verwaltung der Website, Fotografien, Preis
Übersetzungsdienstleistungen pro Einheiten
Einheit
Einrichtung der Website, die der Veranstaltung gewidmet ist
/Person/Stunde
und auf der man sich zur Veranstaltung anmelden kann
Hosting der Website auf dem Server des Bieters /Woche
Verwaltung der Website und Bereitstellung aller nützlichen
Informationen über die Veranstaltung in einer oder mehreren
/Person/Stunde
Sprachen. Aktualisierung durchschnittlich einmal pro Woche –
eine Sprache
Verwaltung der Website und Bereitstellung aller nützlichen
Informationen über die Veranstaltung in einer oder mehreren
/Person/Stunde
Sprachen. Aktualisierung durchschnittlich einmal pro Woche –
zusätzliche Sprache
Erstellung einer PowerPoint-Präsentation (Daten werden
/Diapositiv
bereitgestellt)
Suche nach Fotos im Hinblick auf Anmietung/Ankaufs /Person/Stunde
Anmietung eines Fotos für ein Plakat A1 (einmalige
/Stück
Verwendung)
Fotograf /Person/Stunde
Tägliche Versendung von Fotos der Veranstaltung per
elektronischer Post an die für die Website zuständige Person /Person/Stunde
Übersetzung aus einer Amtssprache der EU-27 in eine andere
EU-Sprache /Seite
Druck, Vervielfältigung und Direktwerbung Preis
pro Einheiten
Einheit
Druck und Versand von Einladungen/Programmen
- Direktwerbung (Einladungsschreiben, 4-seitiger
/100 Stück
Programmentwurf in Farbe, in Briefumschlag mit Vignette)
- Broschüre, 4-seitig, A5, Vierfarbendruck, 135 g/m² /100 Stück
- Dokumentation, A4, Vierfarbendruck, 200 g/m² /100 Stück
- Einladungen, 110 x 225 mm; Papier 240 g/m² /100 Stück
- Umschlagseiten A4, 200 g/m² - Vierfarbendruck /100 Stück
- 4 Seiten A4, 135 g/m² - Zweifarbendruck /100 Stück
- 4 Seiten A4, 135 g/m² - Vierfarbendruck /100 Stück
- 8 Seiten A4, 135 g/m² - Zweifarbendruck /100 Stück
- 8 Seiten A4, 135 g/m² - Vierfarbendruck /100 Stück
- 16 Seiten A4, 135 g/m² - Zweifarbendruck /100 Stück
- 16 Seiten A4, 135 g/m² - Vierfarbendruck
/100 Stück
Plakate/Werbebanner/Beschilderung
- Papier A0 170 g/m², mit Laminierung /100 Stück
- A0, PVC mit Laminierung /10 Stück
-108-
- Papier A1 170 g/m², mit Laminierung /100 Stück
- A1, PVC mit Laminierung /10 Stück
- Papier A2 170 g/m², mit Laminierung /100 Stück
- A2, PVC mit Laminierung /10 Stück
- Papier A3 150 g/m², mit Laminierung /100 Stück
- A3, PVC mit Laminierung /10 Stück
- PVC nicht standardisiert mit Laminierung (bei 5 Stück /cm²
- Banner aus Textil, Vierfarbendruck (bei 1 Stück /m²
Konferenzniederschriften/Berichte: Seitenlayout (Text wird
von der Kommission/Agentur bereitgestellt) und Druck im
Format A5, Umschlagseiten im Vierfarbendruck, 200 g/m²,
innen s/w, Papier 80 g/m²
- 40 Innenseiten /100 Exemplare
- 60 Innenseiten /100 Exemplare
- 80 Innenseiten /100 Exemplare
Block selbsthaftender Notizzettel, 50 Innenseiten:
- 75 x 75 mm in Vierfarbendruck mit Hardcovereinband /500 Stück
- 100 x 100 mm in Vierfarbendruck mit Hardcovereinband /500 Stück
Notizblöcke, 25 Innenseiten:
- A4, Zweifarbendruck /100 Stück
- A5, Zweifarbendruck /100 Stück
Zusammenstellung einer DVD mit allen Dokumenten zur
Veranstaltung (Protokolle, Beiträge, Fotos usw.) /Stück
Aufzeichnung der Veranstaltung (ausgehend von einer
Stunde) und Herstellung einer DVD /Stück
Vervielfältigung der DVD /100 Stück
-109-
Feste Ausstellungs- und Informationsstände: Konzeption Preis
und Montage pro Einheiten
Einheit
Konzeption und Aufstellung des Stands: Tafelelemente,
Stromversorgung für Beleuchtung und andere Verbraucher, /m²
Fußboden, inklusive Standardausrüstung19
Einrichtung eines Lagerraums mit Regalen /m²
Aufbau des Stands /m²
Vermietung des Stands mit kompletter Einrichtung und
/m²/Tag
Ausstattung
Abbau des Stands /m²
Transport:
< 50 m² Entfernung Hin- und Rückfahrt < 3 000 km /km
< 50 m² Entfernung Hin- und Rückfahrt 3 000 – 5 000 km /km
< 50 m² Entfernung Hin- und Rückfahrt > 5 000 km /km
> 50 m² Entfernung Hin- und Rückfahrt < 3 000 km /km
> 50 m² Entfernung Hin- und Rückfahrt 3 000 – 5 000 km /km
>50 m² Entfernung Hin- und Rückfahrt > 5 000 km /km
Tafeln für modularen Aufbau, innenliegende Verkabelung /m Länge
Standreinigung /m²/Stunde
Bilderrahmen in Aluminium 70 x 100 cm /Stück
Installationsboden /m²
Aluminiumrahmen /m²
Strahlerleuchten 100 Watt /Stück
Zusätzliches Mobiliar für feste Stände Preis
pro Einheiten
Einheit
Tresen – Standardausführung /Stück/Tag
Tresen – gehobene Ausführung /Stück/Tag
Stuhl – Standardausführung /Stück/Tag
Stuhl – gehobene Ausführung /Stück/Tag
Hocker, niedrig – Standardausführung /Stück/Tag
Hocker, niedrig - gehobene Ausführung /Stück/Tag
Hocker, hoch – Standardausführung /Stück/Tag
Hocker, hoch - gehobene Ausführung /Stück/Tag
Tisch (120 x 80 cm) Standardausführung /Stück/Tag
Tisch, rund (80 cm Durchmesser) – Standardausführung /Stück/Tag
19
Folgende Standardausrüstung muss im Preis enthalten sein: 1 Empfangsschalter, 1 PC-Tisch, ein TV-Tisch,
1 Plasmabildschirm, durchgehender Teppichboden, allgemeine Beschilderung, Fotoschautafeln, Präsentationsständer für
Dokumentation, 1 abschließbarer Materialschrank mit Einlegeböden, 1 Kleiderständer, 1 Papierkorb.
-110-
Sitzecke – 1 Couchtisch /Stück/Tag
Sitzecke – 4 Sessel/Sofas /Stück/Tag
Cocktail-Tisch /Stück/Tag
Computerbildschirm /Stück/Tag
Vitrine – Standardausführung /Stück/Tag
Vitrine - gehobene Ausführung /Stück/Tag
Prospekthalter – Standardausführung /Stück/Tag
Prospekthalter - gehobene Ausführung /Stück/Tag
Abschließbarer Metallschrank (0,5 m³) /Stück/Tag
Rednerpult /Stück/Tag
Papierkorb /Stück/Tag
Kaffeemaschine /Stück/Tag
Kühlschrank /Stück/Tag
Elektroherd /Stück/Tag
Technische Ausrüstung Preis
pro Einheiten
Einheit
Flachbildschirm 42 Zoll mit Halterung und DVD-Spieler/PC-
/Stück/Tag
Anschluss
DVD-Spieler /Stück/Tag
Multimedia-PC mit Bildschirm 17 Zoll und Internetanschluss /Stück/Tag
Lautsprecher /Stück/Tag
Mikrofon zum Anschluss an Lautsprechersystem /Stück/Tag
Kopfhörer /Stück/Tag
Projektor /Stück/Tag
Projektionswand - Standardformat 2 x 3 m /Stück/Tag
Projektionswand - Großformat 4 x 6 m /Stück/Tag
Fotokopierer (Tischgerät) /Stück/Tag
Laserdrucker - schwarz/weiß /Stück/Tag
Laserdrucker – Farbe /Stück/Tag
Mobile Ausstellungsstände Preis
pro Einheiten
Einheit
Klassische Systemstruktur vom Typ „Nomadic― oder
gleichwertig, mit Magnetschiene, bedruckten Wänden, /Struktur
2 Leuchten, 2 Steckdosen, Rollcontainer
Banner-System Display Quick (80 x 191 cm) oder
gleichwertig, mit Nylontasche /Artikel
Druck (600 dpi) von Plakaten /m²
Druck (600 dpi) von Bannern /m²
-111-
Werbeartikel mit Aufdruck (Logo/Motto/Internetadresse) Preis
Vierfarbendruck pro Einheiten
Einheit
USB-Speicher 1 GB /100 Stück
Konferenztasche (min. 30 x 37 cm) – Standardausführung /100 Stück
Konferenztasche (min. 30 x 37 cm) – gehobene Ausführung /100 Stück
T-Shirt, Baumwolle, 150 g. /100 Stück
Einkaufstasche aus Baumwolle (35 x 40 x 10 cm) /100 Stück
Einkaufstasche aus Papier (35 x 40 x 10 cm) /100 Stück
Regenschirm (klein) /100 Stück
Dynamo-Taschenlampe /100 Stück
Kugelschreiber – Kunststoff, Standardausführung /100 Stück
Kugelschreiber – Kunststoff, bessere Qualität /100 Stück
Bleistift /100 Stück
USB-Leuchte für PC /100 Stück
Aufwendungen des Bieters für Werbeartikel, die nicht im
Preisverzeichnis aufgeführt sind, und auf Verlangen der % des Preises
Kommission/Agentur bei Dritten eingekauft werden.
Der Bieter ist berechtigt, seinem Angebot die eigene Preisliste für zusätzliche Produkte
oder Dienstleistungen, die nicht vom Standardpreisverzeichnis erfasst sind,
hinzuzufügen.
Preishypothesen für die Fallstudien
Der Bieter ist aufgefordert, anhand des vorstehenden Standardpreisverzeichnisses
(Preishypothesen gemäß der vorstehenden detaillierten Anweisungen für jede der beiden
Fallstudien zu erstellen.
Preishypothese für Fallstudie Nr. 1 zu Los 2
Aufgabe Anzahl der Kosten je Einheit Zwischensumme
Einheiten in EUR, ohne in EUR, ohne
MwSt. MwSt.
Betrag für
unvorhergesehene
Ausgaben (5 % des
Gesamtbetrags)
Gesamtbetrag in
EUR
-112-
Preishypothese für Fallstudie Nr. 2 zu Los 2
Aufgabe Anzahl der Kosten je Einheit Zwischensumme
Einheiten in EUR, ohne in EUR, ohne
MwSt. MwSt.
Betrag für
unvorhergesehene
Ausgaben (5 % des
Gesamtbetrags)
Gesamtbetrag in
EUR
-113-
ANHANG 12
Standardpreisverzeichnis und Preishypothesen für Los 3
Audiovisuelle Dienstleistungen und Medienfortbildungsseminare
Sämtliche Teile dieses Anhangs müssen vom Bieter vollständig ausgefüllt und im Teil 3 seines
Angebots (Preisangebot) berücksichtigt werden.
Firma: ____________________________________________________________________
Name und Vorname: ________________________________________________________
Datum: ___________________________________________________________________
Unterschrift: ______________________________________________________________
Sämtliche Spalten der nachstehenden Standardpreisaufstellung sind unter Einhaltung der
Bestimmungen gemäß Ziffer II.13.3 (Preisangebot) vollständig auszufüllen.
Standardpreisverzeichnis nach Kategorien – Los 3
Personal Preis pro Einheiten
Einheit
in EUR,
ohne
MwSt.
Projektleiter /Person/Tag
Journalist /Person/Tag
Dokumentalist /Person/Tag
Szenarist /Person/Tag
Regisseur /Person/Tag
Regieassistent /Person/Tag
Script-Girl /Person/Tag
Produktionsleiter /Person/Tag
Produktionsbeauftragter /Person/Tag
Produktionsassistent /Person/Tag
Studioleiter /Person/Tag
Aufnahmeleiter /Person/Tag
Kameramann /Person/Tag
Kameraassistent /Person/Tag
Teleprompter-Techniker /Person/Tag
Chefelektriker /Person/Tag
Elektriker /Person/Tag
Bühnenmeister /Person/Tag
Maschinist /Person/Tag
-114-
Tonoperateur /Person/Tag
Stylist – Requisiteur /Person/Tag
Maskenbildner /Person/Tag
Dekorateur /Person/Tag
Schauspieler /Person/Tag
Statist /Person/Tag
Interviewer20 /Person/Tag
Zuschlag für zusätzliche Arbeitsstunden, +%
die 10 Stunden pro Tag übersteigen
Zuschlag für Arbeit an Samstagen, +%
Sonntagen und Feiertagen nach Rücksprache
mit der Europäischen Kommission/Agentur
Ausrüstung für Dreharbeiten (einschließlich Versicherung)
Kamera (digital broadcast SD) /Tag
Kamera (HD (720p50) broadcast) /Tag
Kamera (HD 1080p60) /Tag
Kamera (HD 720p50 industrial) /Tag
Teleprompter /Tag
Weitwinkelobjektiv x 0,8 /Tag
Grundausstattung für Tonaufnahmen /Tag
(transportables Mischpult, 1 Handmikrofon,
1 Windschutz, 1 Ansteckmikrofon,
1 Stangenmikrofon)
HF-Mikrofon /Stück
Beleuchtungsausrüstung für Reportagen /Tag
Mobile HD-Produktionseinheit
Fahrzeug mit digitalen HD- /Tag
Fernsehkameras (3 Kameras) + Regie + Ton +
erforderliches Personal
Kilometer /Km
Mobile SD-Produktionseinheit
Fahrzeug mit digitalen HD-
Fernsehkameras (3 Kameras) + Regie + Ton +
erforderliches Personal
20
Für Zählungen, Umfragen und Erhebungen (Direktinterviews oder Telefonumfragen).
-115-
Kilometer /Km
HD-Videschnitt
Digitalschnitt eines HD-Videos /Stunde
(einschließlich Cutter)
Cutter /Person/Tag
SD-Videoschnitt
Digitalschnitt eines SD-Videos /Stunde
(einschließlich Cutter)
Cutter /Person/Tag
Grafiken
Grafikpalette 2D /Stunde
2D-Grafiker /Person/Stunde
Grafikpalette 3D /Stunde
3D-Grafiker /Person/Stunde
Ton-Nachbearbeitung
Sprecher /Stunde
Übersetzung – Bearbeitung in EU-Sprache /Seite
Transkription /Stunde
Tontechniker /Person/Tag
Tonstudio /Stunde
Mehrspur-Mischstudio /Stunde
Geräuschtechniker /Person/Tag
Geräuschstudio /Stunde
Beratung TV-Programmgestaltung und Koproduktion
Projektleiter (allgemeine Koordinierung) /Person/Tag
TV-Experte /Person/Tag
Assistent /Person/Tag
DVD-Herstellung
Komprimierung /Min.
Authoring/Programmierung /Person/Tag
BLU RAY-Herstellung
-116-
Komprimierung /Min.
Authoring/Programmplanung /Person/Tag
Verbrauchsmaterial
Kassette DVC Pro /Stück
Kassette DVCam /Stück
Kassette XDCam /Stück
Kassette MiniDV /Stück
Kassette Beta SP /Stück
Datei MPEG2 /Stück
Datei MPEG4 /Stück
Video-DVD /Stück
DVD-ROM /Stück
Blu Ray Disk /Stück
Herstellung eines Masters für 500 DVD- /Stück
Kopien (Glasmaster)
Vervielfältigung: KOPIEN und CODEUMWANDLUNG
KOPIEN > Digital BETACAM SP
15‘ 30‘ 60‘
KOPIEN > DVC Pro
15‘ 30‘ 60‘
DVD-KOPIEN
1 bis 250
251 bis 500
501 +
Der Bieter ist berechtigt, seinem Angebot die eigene Preisliste für zusätzliche Produkte
oder Dienstleistungen, die nicht vom Standardpreisverzeichnis erfasst sind,
hinzuzufügen.
Medienfortbildungsseminare
-117-
Fester Pauschalpreis, der sämtliche Aufgaben in Bezug auf Organisation, Vorbereitung,
Durchführung (zwei Ausbilder je Unterrichtseinheit) und Evaluierung der
Fortbildungsmaßnahmen abgedeckt.
Preis pro Einheiten
Art der Fortbildungsmaßnahme Einheit in
EUR, ohne
MwSt.
Medienfortbildungsseminar für 1 Gruppe von 8- /Seminar
10 Teilnehmern in Brüssel oder Luxemburg – Dauer:
1 Tag
Medienfortbildungsseminar für 2 Gruppen von 8- /Seminar
10 Teilnehmern in Brüssel oder Luxemburg – Dauer:
1 Tag
Medienfortbildungsseminar für 3 Gruppen von 8- /Seminar
10 Teilnehmern in Brüssel oder Luxemburg – Dauer:
1 Tag
Medienfortbildungsseminar für 1 Gruppe von 8- /Seminar
10 Teilnehmern in Brüssel oder Luxemburg – Dauer:
2 Tage
Medienfortbildungsseminar für 2 Gruppen von 8- /Seminar
10 Teilnehmern in Brüssel oder Luxemburg – Dauer:
2 Tage
Medienfortbildungsseminar für 3 Gruppen von 8- /Seminar
10 Teilnehmern in Brüssel oder Luxemburg – Dauer:
2 Tage
Der Bieter ist berechtigt, seinem Angebot die eigene Preisliste für zusätzliche Produkte
oder Dienstleistungen, die nicht vom Standardpreisverzeichnis erfasst sind,
hinzuzufügen.
Preishypothesen für die Fallstudien
Der Bieter ist aufgefordert, anhand des vorstehenden Standardpreisverzeichnisses
Preishypothesen gemäß der vorstehenden detaillierten Anweisungen für jede der beiden
Fallstudien zu erstellen.
Preishypothese für Fallstudie Nr. 1 zu Los 3 – Produkt VNR
Aufgabe Anzahl der Kosten je Einheit Zwischensumme
Einheiten in EUR, ohne in EUR, ohne
MwSt. MwSt.
Betrag für
-118-
unvorhergesehene
Ausgaben (5 % des
Gesamtbetrags)
Gesamtbetrag in
EUR
Preishypothese für Fallstudie Nr. 1 zu Los 3 – Produkt Videoclip
Aufgabe Anzahl der Kosten je Einheit Zwischensumme
Einheiten in EUR, ohne in EUR, ohne
MwSt. MwSt.
Betrag für
unvorhergesehene
Ausgaben (5 % des
Gesamtbetrags)
Gesamtbetrag in
EUR
Veranschlagung der Reisekosten im Zusammenhang mit den Dreharbeiten für
das VNR (Fallstudie Nr. 1 zu Los 3)
Aufgabe Anzahl der Kosten je Einheit Zwischensumme
Einheiten in EUR, ohne in EUR, ohne
MwSt. MwSt.
Betrag für
unvorhergesehene
Ausgaben (5 % des
Gesamtbetrags)
Gesamtbetrag in
EUR
Preishypothese für Fallstudie Nr. 2 zu Los 3
Aufgabe Anzahl der Kosten je Einheit Zwischensumme
Einheiten in EUR, ohne in EUR, ohne
MwSt. MwSt.
Betrag für
unvorhergesehene
-119-
Ausgaben (5 % des
Gesamtbetrags)
Gesamtbetrag in
EUR
-120-
