Docstoc

De basisprincipes van tracking & tracing

Document Sample
De basisprincipes van tracking & tracing Powered By Docstoc
					Tracking & Tracing
              -Avans Meubelen-




Project:             „Tracking & Tracing‟
Inhoudsdeskundige:   Dhr. Overeem
Klas:                BMA
Datum:               06-01-2009
Projectgroep:        Bas Sonnevelt
                     Niek Lubbersen
                     Esther van der Velden
                     Elke van Rooij




                                             1
Management Summary

Avans Meubelen wil in de toekomst meer structuur aanbrengen door middel van Tracking &
Tracing. Tracking & Tracing maakt het mogelijk om continue een grondstof, hulpstof en/of
eindproducten te volgen, zowel voor, tijdens als na het productieproces. De volgende
basisprincipes leggen de basis voor tracking & tracing:
           Identificatie
           Vastleggen van transactiegegevens
           Linksmanagement
           Communicatie

Na de verschillende mogelijkheden te hebben bestudeerd is er voor gekozen om binnen
Avans Meubelen te tracken en tracen door middel van barcodes. Hiervoor is gekozen
omdat dit goedkoper is dan tracken en tracen door middel van RFID. Verder is er voor
deze vorm gekozen omdat er op dit moment nog veel nadelen zitten aan RFID. Er worden
op dit moment niet zoveel producten ingekocht door Avans Meubelen om RFID rendabel te
maken.
Er wordt gekozen voor 1D barcodes. Hier wordt voor gekozen omdat er alleen intern
gescand wordt. Ook is hiervoor gekozen omdat er is besloten dat er intern serie- of
lotnummers worden toegewezen. Dit houdt in dat er ook barcodes geprint moeten worden.
Er zijn op dit moment te weinig 2D scanners die geschikt zijn voor magazijnen.
Er is voor het gebruik van eigen barcodes gekozen omdat Avans Meubelen op dit moment
niet groot genoeg is om van leveranciers te eisen dat zij barcodes gaan gebruiken die
overeenkomen met het systeem van Avans Meubelen. Verder wordt er voor eigen barcodes
gekozen omdat deze dan overeen kunnen komen met de artikelnummers in Dynamics
NAV.

Op dit moment wordt er op geen enkele manier getrackt en getracet door Avans
meubelen. Er is zichtbaar wat de voorraadsamenstelling is, maar dit is het enige wat
zichtbaar is binnen Navision.
Bij Avans meubelen is er sprake van KOOP 5. Producten worden klantspecifiek ingekocht.
Als er in de toekomst ook meubelen geproduceerd gaan worden, verandert de KOOP van
Avans. Dan is er sprake van KOOP 3, assembleren op order.
In de toekomst heeft Avans meubelen met betrekking tot tracking en tracing een aantal
doelen. Het doel is dat als de bestelde artikelen binnen komen in het magazijn dat een
medewerker van het magazijn een barcode uitdraait.

Als een klant een klacht heeft en daarover contact opneemt met het hoofdkantoor van
Avans meubelen dient er een RMA nummer aangemaakt te worden. De klant kan via de
website bekijken wat de status is van de bestelling.In de toekomst wil Avans meubelen zelf
producten gaan assembleren, als dit gaat gebeuren is het fijn om te weten waar de
verschillende onderdelen vandaan komen.

Navision heeft een aparte submodule voor artikeltracering. Hierbij is een filter mogelijk op
serienummer, lotnummer en batchnummer. Via de submodule Artikeltracering in Microsoft
Dynamics NAV beschikken bedrijven over een gebruiksvriendelijk traceringsysteem,
waarmee gegevens over elk afzonderlijk product kunnen worden opgeslagen, zoals:
       Wanneer het is ontvangen;
       Waar het is geplaatst;
       Wanneer het vervalt;
       Welke klant het heeft gekocht en wanneer.
       Het instellen van artikeltracering bestaat uit drie stappen.
     Artikeltraceringscodes instellen
     Serie en lotnummers instellen
     Artikelen instellen.


Voor de implementatie van tracking en tracing moeten er magazijn opslaglocaties
ingevoerd worden in Navsion. Hierbij moet rekening gehouden worden met grootte en
gewicht van de artikelen.

Tracking en tracing zal grote invloed hebben op het inkoopproces van Avans meubelen.
Voor de invoer van Tracking en Tracing zal het proces bijgesteld moeten worden.

                                                                                           2
In de verdere toekomst zal ook het verkoopproces aangepast moeten worden. Dit als
Avans meubelen besluit dat artikeltracering voor de klant ook mogelijk is. Hiervoor moet er
een module komen zodat de klant op de hoogte gehouden kan worden over de status van
de bestelling.

In de nabije toekomst biedt Avans meubelen al een gedeelte van tracking en tracing naar
de klant toe aan. De klant krijgt een RMA nummer als er een product teruggestuurd wordt.
Aan de hand van dit RMA nummer weet de magazijnmedewerker welk product er
teruggestuurd is en wat de problemen zijn. De klant kan op dit moment kiezen of het
product gemaakt wordt, er een vervangend product wordt opgestuurd of dat de klant het
geld terugkrijgt.




                                                                                         3
Inhoudsopgave

Management Summary

Inhoudsopgave                                              4

Inleiding                                                  5
1.0     Algemene informatie                                6
        1.1   definitie                                    6
        1.2   Basisprincipes                               6
        1.3   Mogelijkheden van Tracking en Tracing        7
        1.4   Conclusie                                    9

2.0    Huidige situatie                                    10
       2.1    Tracking en Tracing Avans meubelen           10
       2.2    KOOP Avans                                   10

3.0    Gewenste situatie                                    11
       3.1  Toekomstvisie                                   11
       3.2  Welke mogelijkheden zijn wenselijk bij het runnen van
            een meubelbedrijf                               11

4.0    Navision                                            12
       4.1    Mogelijkheden binnen Navision                12

5.0    Implementatie                                       14
       5.1   Invoeren magazijnlocaties                     14
       5.2   Invoeren van artikelgrootte                   15
       5.3   Inkoop en magazijnproces                      17
       5.4   Bestellingen                                  18
       5.5   Verkoopproces                                 19
       5.6   RMA procedure                                 21

6.0    Eindconclusie                                       25

Bijlage 1                                                  26
Bijlage 2                                                  28




                                                                    4
Inleiding
Dit rapport bevat aanbevelingen met betrekking tot Tracking & Tracing binnen Avans
meubelen. Avans meubelen wil in de toekomst gestructureerder en efficiënter werken door
middel van Tracking & Tracing. Allereerst is er gekeken naar de mogelijkheden op het
gebied van Tracking & Tracing en de toepasbaarheid voor Avans meubelen. Daarnaast is er
veldonderzoek verricht in de vorm van een bedrijfsbezoek bij Piet Klerkx, een ervaren
bedrijf in de meubelbranche. Daarna is vastgesteld wat bruikbaar is en past binnen de
toekomstvisie van Avans meubelen. Vervolgens is er gekeken naar de toepasbaarheid
binnen Navision, omdat Avans meubelen hier al mee werkt. Uiteindelijk is beschreven wat
voor veranderingen er plaatsvinden binnen de bedrijfsprocessen en het hoe het
implementatietraject eruit gaat zien.




                                                                                     5
1.0       Algemene informatie

1.1       Definitie
Tracking & Tracing maakt het mogelijk om continue een grondstof, hulpstof en/of
eindproducten te volgen, zowel voor, tijdens als na het productieproces. De vraag naar
producten leidt tot een groeiende interesse in Tracking & Tracing. Ook dwingt de overheid
tot registratie tijdens het productieproces. Zo zijn er regels voor productaansprakelijkheid,
voor de wijze van verpakken, opslaan en transporteren.1

Tracking: Volgen van een specifieke eenheid of batch van handels- of verbruiksgoederen
vanaf grondstofleverancier/producent tot aan eindverbruiker/verkooppunt.

Tracing: Herleiden van de herkomst van een specifieke eenheid of batch van handels- of
verbruiksgoederen door aan de hand van opgeslagen gegevens terug te gaan in de
logistieke en/of productieketen.

Traceability: Het is staat zijn om zowel individuele producten tijdens het productieproces
als een partij door de gehele logistieke keten heen te kunnen volgen (tracking) en ook hun
afgelegde weg te kunnen reconstrueren (tracing).

Traceabilitysysteem: Een geordende werkwijze die het mogelijk maakt om zowel de
herkomst (tracing) als de actuele status (tracking) van grondstoffen, halffabricaten en
eindproducten te bepalen. Dit kan een niet geautomatiseerd systeem zijn maar ook een
                                      2
zeer geavanceerde softwareapplicatie.

1.2       Basisprincipes
De volgende basisprincipes leggen de basis voor tracking & tracing:
          Identificatie
          Vastleggen van transactiegegevens
          Linksmanagement
          Communicatie

Identificatie
Op het moment dat een bedrijf een product wil volgen of herleiden moet het product uniek
te identificeren zijn. De volgende standaards kunnen gebruikt worden bij het identificeren:
        EAN- artikelcode
        EAN- verzendcode
        EAN- adrescode

Vastleggen van transactiegegevens
Het gaat hierbij over het vastleggen van transacties, zoals ontvangsten en uitleveringen in
de logistieke keten. De volgende standaards kunnen gebruikt worden bij het vastleggen;
           Symbooltechnieken
           EPC Global network

Linksmanagement
Het gaat hierbij over het maken van koppelingen tussen productie batches en logistieke
verzendeenheden in verschillende administraties, zoals productie-, voorraad-, en
expeditieadministratie. Alles is geïntegreerd zoals bij een ERP systeem.

Communicatie
Dit houdt het verschaffen van informatie in aan handelspartners die noodzakelijk is om de
traceerbaarheid van het product te waarborgen. Belangrijk is dat de informatie die fysiek
op de goederen wordt aangebracht minimaal wordt gehouden.

Binnen Avans meubelen zal alles geïntegreerd gaan worden binnen één ERP systeem
namelijk Navision. Meer informatie hierover is te vinden in bijlage 1.




1
    http://www.trackingentracing.nl/Over_T_en_T.aspx
2
    http://www.gs1.nl/docs/BDBinDoc.asp?ID={22D3F4EC-034C-4755-87F0-343573ABB530}

                                                                                            6
1.3       Mogelijkheden van Tracking & Tracing
Er zijn verschillende mogelijkheden met betrekking tot tracking & tracing. De producten
kunnen op meerdere manieren in de gaten gehouden worden.

De volgende mogelijkheden zijn bekend:
      RFID (EPC tag)
      Barcode (EAN codes)
      GPS
      DGPS
      GDSN (Global Data Synchronisation Network)
GPS, DGPS en GDSN zijn geschikt voor externe tracking en tracing. Hiermee kunnen
vrachtwagens met producten tot op een aantal meter nauwkeurig in de gaten gehouden
worden.

RFID en Barcode zijn geschikt voor interne tracking en tracing. Hierbij kunnen producten
tot op de millimeter nauwkeurig gevolgd worden.

RFID
Via RFID is het mogelijk om van een afstand te bepalen waar producten zijn. Er zit een tag
in het product dat herkend wordt door sensoren. Een EPC code is een unieke productcode
waardoor elk product herkend wordt. Er zijn meerdere vormen van tracking & tracing, er
kan gewerkt worden met actieve en passieve RFID tags. Hieronder worden de
verschillende voor- en nadelen van RFID benoemd.

Voordelen3
    Unieke code zodat ieder individueel object altijd en overal gevolgd kan worden;
    Er is geen fysiek contact nodig (zoals bij bankpasjes);
    Er is geen zichtlijn nodig (zoals bij de streepjescode);
    Vele (honderden) codes kunnen in een of enkele seconden worden gelezen;
    Veel grotere afstanden zijn mogelijk dan bij de streepjescode;
    Vervalsen van RFID-tags is veel complexer dan de streepjescode;
    Door de unieke codering wordt productvervalsing bemoeilijkt en/of snel
       opgespoord;
    Door weersinvloeden kunnen streepjescodes (in tegenstelling tot RFID-tags)
       onleesbaar worden.

Nadelen
    De privacy kan in het geding komen;
    Als identificatiedocumenten zoals een paspoort een RFID-tag hebben, kunnen
       regeringen of bijvoorbeeld inlichtingendiensten hier misbruik van maken en
       mensen monitoren;
    Als het identificatienummer van een RFID-tag geassocieerd kan worden met een
       individu, kan dit individu gevolgd worden (door marketeers,
       overheidsfunctionarissen, stalkers, dieven of andere criminelen);
    Lees/schrijf mogelijkheden van de RFID-tag kunnen het mogelijk maken dat er
       ongemerkt fraude wordt gepleegd;
    Er worden niet bedoelde RFID-tags gelezen die de gegevensverwerking kunnen
       verstoren;
    Als meerdere RFID-chips tegelijk worden geactiveerd, en ze tegelijk hun code
       versturen, kan de ontvanger de verschillende codes niet onderscheiden. Dit kan
       voorkomen worden door de chips na activatie een willekeurige tijd te laten
       wachten, voordat de tag verstuurd wordt;
    Veel informatiesystemen zijn niet ingericht om de 'Tsunami' van gegevens te
       kunnen verwerken. Om dit op te vangen wordt specifieke middleware en edgeware
       ontwikkeld;
    RFID kan medische apparatuur op afstand verstoren;
    RFID is duurder in vergelijk met een barcode.




3
    Bron: http://nl.wikipedia.org/wiki/RFID

                                                                                           7
Barcode
Een barcode is een herkenningscode die op veel producten te vinden is. Door het product
en de locatie te scannen wordt er duidelijk op welke plaats in het magazijn een bepaald
product te vinden is. Barcodes worden gescand door een barcodescanner, deze werkt met
een lasertechniek. De barcodes worden gescand en gelezen en herkent door de
barcodescanner. Alleen een barcode scanner is niet genoeg om te tracken en te tracen.
Om met barcodes te kunnen werken is een softwarepakket nodig. Dit kan bijvoorbeeld een
ERP systeem zijn. Er zijn verschillende standaarden met betrekking tot barcodes, er zijn
lineare codes en tweedimensionale codes.

Lineaire codes
Dit zijn codes die in één dimensie worden gelezen. Daarbinnen onderscheiden we:
        Continue vs. discrete codes: een continue streepjescode codeert alle tekens als
         een ononderbroken reeks, terwijl in discrete codes ieder gecodeerd teken een
         begin- en eindmarkering heeft. De ruimte tussen twee tekens wordt bij discrete
         genegeerd, zo lang deze niet groot genoeg is om als het einde van de tekenreeks
         te worden gedecodeerd.
        Codes met slechts 2 breedtes vs. codes met meer breedtes: In codes met slechts 2
         breedtes bestaan slechts smalle en brede strepen, die niet meer dan 1 bit
         informatie bevatten. Codes met meerdere breedtes kennen meestal 4 breedtes, die
         veelvouden zijn van wat in jargon module heet.
        Gestapelde (stacked) codes: deze codes bevatten meer dan 1 regel met in elke
         regel een lineaire code.

Tweedimensionale codes
Hiervan bestaan veel soorten. De belangrijkste familie is die van de matrixcodes, waarin
vierkante vlakken of stippen op een bepaalde manier in een raster zijn gerangschikt. 4

GPS
GPS, DGPS en GDSN zijn bedoeld voor externe tracking en tracing. Deze vormen van
Tracking en Tracing zijn niet geschikt voor Avans meubelen omdat Avans meubelen wil
gaan werken met interne tracking en tracing.

De satellieten zenden de informatie uit op twee frequenties. Op deze frequenties zijn dan
met modulatietechnieken digitale codes aangebracht. Die codes bevatten informatie over
de satelliet zelf, zijn Keplerse baanparameters, de onderlinge synchronisatie van de
satellietklokken, en de benaderde baanparameters van alle satellieten. Deze codes vormen
samen de informatie die van belang is voor de plaatsbepaling.5

Met een GPS systeem wordt door middel van satellieten de plaats bepaald van een product
dat voorzien is van GPS. De locatie van een product kan op 10 meter nauwkeurig bepaald
worden. Voor een betere nauwkeurigheid is DGPS een alternatief. Omdat het tracken en
tracen van producten voor Avans meubelen ook in het magazijn moet gebeuren valt GPS
af. Wel zal DGPS besproken worden.

DGPS
Het maakt gebruik van een referentieontvanger waarvan de positie bekend is, en een
tweede ontvanger. Bij de referentieontvanger worden de verschillen tussen de bekende
positie en de met GPS berekende positie berekend, waarna de afwijkingen naar de
ontvanger verzonden worden. De berekende posities van de ontvanger wordt vervolgens
gecorrigeerd. Door middel van deze referentie ontvanger en de tweede ontvanger kan de
locatie van producten tot op 2 meter afstand bepaald worden. 6

GDSN
Met het Global Data Synchronisation Network™ (GDSN™) kan Avans meubelen ervoor
zorgen dat leveranciers en klanten de juiste gegevens van de artikelen kunnen zien. Het
systeem synchroniseert continu de neutrale, logistieke artikelgegevens in databases over

4
    Bron: http://nl.wikipedia.org/wiki/Barcode
5
    bron: http://nl.wikipedia.org/wiki/Global_Positioning_System
6
    Bron: http://nl.wikipedia.org/wiki/DGPS

                                                                                           8
de hele wereld. De Global Product Classification (GPC) is onderdeel van GDSN en zorgt
voor effectief Category Management.7

1.4       Conclusie
Na de verschillende mogelijkheden te hebben bestudeerd is er voor gekozen om binnen
Avans Meubelen te tracken en tracen door middel van barcodes. Hiervoor is gekozen
omdat dit goedkoper is dan tracken en tracen door middel van RFID. Verder is er voor
deze vorm gekozen omdat er op dit moment nog veel nadelen zitten aan RFID. Er worden
op dit moment niet zoveel producten ingekocht door Avans Meubelen om RFID rendabel te
maken.

Er wordt gekozen voor 1D barcodes. Hier wordt voor gekozen omdat er alleen intern
gescand wordt. Ook is hiervoor gekozen omdat er is besloten dat er intern serie- of
lotnummers worden toegewezen. Dit houdt in dat er ook barcodes geprint moeten worden.
Er zijn op dit moment te weinig 2D scanners die geschikt zijn voor magazijnen.

Er is voor het gebruik van eigen barcodes gekozen omdat Avans Meubelen op dit moment
niet groot genoeg is om van leveranciers te eisen dat zij barcodes gaan gebruiken die
overeenkomen met het systeem van Avans Meubelen. Verder wordt er voor eigen barcodes
gekozen omdat deze dan overeen kunnen komen met de artikelnummers in Dynamics
NAV.

De barcode moet bestaan uit codes die allemaal een betekenis hebben. Zo moet het
leveranciersnummer, het artikelnummer, batchnummer/serienummer terug te zien zijn in
de barcode. Hieronder is te zien hoe de barcodes er ongeveer uit moeten komen te zien. In
onderstaande barcode is ook een houdbaarheidsdatum verwerkt, maar deze is natuurlijk
niet relevant voor een meubelbedrijf.




7
    Bron: http://www.gs1.nl/

                                                                                        9
2.0     Huidige situatie

2.1     Tracking & Tracing Avans meubelen
Avans Meubelen werkt op dit moment niet uitgebreid met tracking en tracing. In Dynamics
NAV wordt bijgehouden hoeveel producten er per vestiging op voorraad zijn. In
onderstaande figuur wordt zichtbaar in hoeverre Avans Meubelen op dit moment met
tracking en tracing werkt.




Figuur 1: Printscreen Artikelen per vestiging

Uit het bovenstaande printscreen blijkt dat er 3 magazijnen zijn voor Avans meubelen.
Vestiging Breda kent een zgn. bulkopslag (met name van grondstoffen), vestiging Tilburg
is gericht op de assemblage van hardware en kent afzonderlijke magazijnen voor
componenten en eindproducten. Vestiging ‟s-Hertogenbosch richt zich op handelsgoederen.
De logistieke sturing van de magazijnen is verschillend ingericht.8

Op dit moment wordt het magazijn in Tilburg niet gebruikt. Dit heeft te maken met het feit
dat Avans meubelen nog geen eigen productie heeft. Het is de bedoeling dat er in de
toekomst gebruik gemaakt wordt van het magazijn in Tilburg. Dit zal gebeuren zo gauw er
binnen Avans meubelen geassembleerd wordt.

2.2     KOOP Avans
Bij Avans Meubelen is er sprake van KOOP 5: Inkopen en maken op order 9. Er wordt geen
voorraad bijgehouden. Het product wordt klantspecifiek ingekocht.

In de toekomst gaat Avans meubelen ook produceren. Er is dan sprake van assembleren
op order. De aanwezige halffabricaten worden samengesteld tot 1 product specifiek voor
een klant. Men kan hierbij denken aan een blauwe kast. Dit is een voorbeeld van KOOP
3.10

8
  Bron: https://bb.avans.nl/webapps/portal/frameset.jsp?tab_id=_15_1
9
  H.M. Visser en Ad van Goor (1994). Werken met logistiek. Wolters-Noordhoff B.V. ISBN
9789020732238
10
   H.M. Visser en Ad van Goor (1994). Werken met logistiek. Wolters-Noordhoff B.V. ISBN
9789020732238



                                                                                          10
3.0    Gewenste situatie
3.1      Toekomstvisie
Het doel is dat als de bestelde artikelen binnen komen in het magazijn dat een
medewerker van het magazijn een barcode uitdraait. Het systeem dient dusdanig ingericht
te zijn dat het een locatie in het magazijn aanwijst waar de artikelen opgeslagen worden.
Als er een order binnenkomt, is het de bedoeling dat het systeem direct aangeeft waar het
artikel gevestigd is binnen het magazijn, zodat er efficiënter gewerkt kan worden.

Als een klant een klacht heeft en daarover contact opneemt met het hoofdkantoor van
Avans meubelen dient er een RMA nummer aangemaakt te worden. Zodat degene in het
magazijn op de hoogte zijn van de retouren.

De klant kan via de website bekijken wat de status is van de bestelling. De bedoeling is dat
als het proces afwijkt van normaal dat de klant dan een mailtje krijgt toegestuurd met een
melding hiervan.

In de toekomst wil Avans meubelen zelf producten gaan assembleren, als dit gaat
gebeuren is het fijn om te weten waar de verschillende onderdelen vandaan komen. Dit in
verband met productiefouten.

3.2      Welke mogelijkheden zijn wenselijk bij het runnen van een meubelbedrijf.
Er zijn diverse mogelijkheden op het gebied van tracking & tracing voor Avans meubelen.
Er zijn mogelijkheden die voordelen opleveren voor het bedrijf en er zijn mogelijkheden die
voordelen opleveren voor de klanten en leveranciers. Mogelijkheden die voordelen
opleveren voor het bedrijf zijn vaak indirect ook voordelen voor de klanten en leveranciers.
Dit komt doordat het gehele logistieke proces en distributieproces beter op elkaar is
afgestemd.

De mogelijkheden die wenselijk zijn voor een meubelbedrijf
Er zijn verschillende opties op het gebied van tracking & tracing die de bedrijfsvoering van
een meubelbedrijf kunnen vergemakkelijken. Hieronder zullen de mogelijkheden worden
besproken die wenselijk kunnen zijn voor Avans meubelen. Hierbij wordt er rekening
gehouden dat Avans meubelen een bedrijf is dat B to B opereert en niet beschikt over een
winkel. Er is echter wel aangenomen dat Avans meubelen beschikt over een showroom.

Mogelijkheid tot het opsporen van meubels in het magazijn.
Het magazijn van Avans meubelen moet te allen tijden overzichtelijk blijven om meubels
snel terug te kunnen vinden. Dit gebeurt door middel van barcodering. Dit betekent dat er
een systeem wenselijk is waarmee meubels snel opgezocht kunnen worden in het
magazijn. Hierdoor kan het bedrijf veel tijd besparen en kunnen klanten sneller worden
geholpen.

Mogelijkheid tot het zien waar een bestelling zich bevindt in het logistieke proces
Op het moment dat een Avans meubelen een bestelling plaatst bij een leverancier is het
wenselijk inzicht te hebben in de status van deze bestelling. Avans meubelen wil dus weten
waar de bestelling zich bevindt en hoe lang het duurt voordat de bestelling binnenkomt.
Inzicht in de status van een bestelling is om meerdere redenen interessant, namelijk:
     Het bedrijf moet ruimte hebben in het magazijn wanneer de bestelling komt.
     Klanten die een meubelstuk bestellen willen deze over het algemeen zo snel
         mogelijk hebben.
     Het bedrijf wil geen nee verkopen aan klanten die om een bepaald product vraagt
         dat niet op voorraad is.
De mogelijkheid tot het zien waar een bestelling zich bevindt is dus zowel voordelig voor
het bedrijf als voor klanten.

Mogelijkheid tot het beperken van derving/diefstal
Als Avans meubelen goed zicht heeft op de voorraad en de indeling van de voorraad wordt
de kans op derving/diefstal kleiner. Het bedrijf kan dan snel inventariseren en eventuele
voorraadverschillen snel opsporen. Ook kan het bedrijf dan snel dieven pakken door
meubels van een label/batch te voorzien dat gekoppeld is aan het beveiligingssysteem.


                                                                                          11
Deze manier van beveiligen wordt al veel toegepast in winkels, maar kan ook toegepast
worden bij handelsbedrijven. Door derving /diefstal te beperken kunnen er een hoop
kosten bespaard worden.

Mogelijkheid tot communicatie tussen afdelingen
Als klanten naar Avans meubelen toekomen om meubels uit te zoeken in de showroom kan
tracking & tracing binnen de verkoop ook erg wenselijk zijn. In het bedrijf kan bijvoorbeeld
gebruik worden gemaakt van pasjes waarop de afdeling verkoop producten kan zetten
voor de klant. Dit pasje is van toepassing voor producten die uit de showroom worden
uitgekozen en vervolgens uit het magazijn moeten komen. De klant komt met dit pasje bij
financiële afdeling om er een factuur van te maken en kan dan zien welke producten er
afgerekend moeten worden. Op het moment dat de klant de factuur heeft gekregen en de
meubels opgehaald moet worden uit het magazijn komt er in het magazijn een melding
binnen met de aankoop van de klant. De medewerkers gaan vervolgens de bestelling
verzamelen in het magazijn. In de afhaalplaats van het magazijn hangt een beeldscherm
voor de klant waarop de klant kan zien hoever de medewerkers zijn met het bij elkaar
zoeken van de bestelling. Hierin zijn op het scherm verschillende fases te zien. Dit systeem
levert dus zowel voordelen op voor een meubelbedrijf als voor klanten.

Mogelijkheid tot verkrijgen van inzicht van de voorraad per vestiging/magazijn.
Wanneer een bedrijf als Avans meubelen meerdere vestigingen heeft waarin men voorraad
heeft is het wenselijk een overzicht te hebben van de voorraad per vestiging. Zo kan men
zien of ze bepaalde producten ergens anders nog op voorraad hebben en dus snel kunnen
leveren. Dit gebeurt door middel van barcodering. Dit systeem moet tegelijkertijd
inzichtelijk zijn voor klanten. Als Avans meubelen gebruik wil gaan maken van een website
waarop het assortiment getoond wordt is het voor klanten wenselijk dat men inzicht heeft
in de voorraad van de desbetreffende meubels. De klant kan dan van te voren zien waar
de meubels op voorraad zijn en waar ze eventueel opgehaald moeten worden. Op het
moment dat de meubels niet op voorraad zijn kan de klant al verwachten dat het langer
duurt voordat de meubels afgehaald of bezorgd kunnen worden. Dit systeem kan ook
voordelen bieden voor de leverancier. Als de leveranciers inzicht hebben in de voorraad
van Avans meubelen kan de leverancier een inschatting maken van de volgende bestelling
van Avans meubelen waardoor men sneller kan inspelen op de daadwerkelijke bestelling.
Deze mogelijkheid van Tracking & tracing biedt dus voordelen voor de klant, de leverancier
en voor Avans meubelen.

4.0        Navision

4.1        Mogelijkheden binnen Navision
Navision beschikt op dit moment al over een submodule Artikeltracering. Deze is te vinden
onder “Inkoophistorieartikeltracering”
Er is hierbij een filter mogelijk op serienummer, lotnummer, artikelnummer en variant.

Momenteel worden er op weinig plaatsen artikelnummers van de leverancier aangegeven.
Het volgende stukje is erg van toepassing op Avans Meubelen11
“Het kan zijn dat bedrijven die goederen verkopen die rechtstreeks van de leverancier naar
de klant worden verzonden, serie- of lotnummers aan de geleverde goederen willen
toewijzen. Afhankelijk van de procedure kunnen de serie- of lotnummers worden
toegewezen aan de inkooporderregel of de verkooporderregel.”

Via de submodule Artikeltracering in Microsoft Dynamics NAV beschikken bedrijven over
een gebruiksvriendelijk traceringsysteem, waarmee gegevens over elk afzonderlijk product
kunnen worden opgeslagen, zoals:
       Wanneer het is ontvangen;
       Waar het is geplaatst;
       Wanneer het vervalt;
       Welke klant het heeft gekocht en wanneer.




11
     Pagina 18 van NAV training voorraadbeheer. Hoofdstuk 6: Serie- of lotnummers verwerken

                                                                                              12
Artikeltraceringsposten, waarmee de transactiehistorie van elk afzonderlijk artikel met
serie- en/of lotnummers wordt bijgehouden, bevatten gegevens waarmee de gang van een
artikel door de toeleveringsketen kan worden getraceerd.

Het instellen van artikeltracering bestaat uit drie stappen:
       Artikeltraceringscodes instellen: met een artikeltraceringscode definieert u de
        artikelparameters (serienummer, lotnummer of beide) die in het programma
        worden gebruikt om de artikelen in de verschillende afdelingen te traceren terwijl
        deze worden verwerkt.
       Serie- en lotnummers instellen: wanneer een bedrijf automatisch serie- en
        lotnummers aan artikelen wil toewijzen, moet dit een nummerreeks voor het
        programma instellen. De instellingsprocedure voor deze nummerreeks is
        vergelijkbaar met de instellingsprocedure voor andere nummerreeksen en maakt
        onderdeel uit van de boekhoudinstellingen.
       Artikelen instellen: voordat een bedrijf een bepaald artikel kan traceren, moet
        dit het artikel eerst instellen voor artikeltracering door een bepaalde
        artikeltraceringscode toe te passen. Hierbij kunnen ook een serie- of
        lotnummerreeks en een formule voor het berekenen van de verloopdatum worden
        opgegeven.

Code Omschrijving
LOTALL     Lot-specifieke tracering
LOTALLVERV Lot-specifieke tracering, handmatige expiratie
LOTSNVERK  Lot-specifieke SN verk.-tracering
SNALLE     SN tracering specifiek
SNVERK     SN tracering verkoop
VRIJPOST   Vrije traceringspost




                                                                                        13
5.0    Implementatie

5.1    Invoeren magazijnlocaties
Allereerst dienen de magazijn opslaglocaties ingevoerd te worden in Navision. Zie
onderstaande afbeelding voor het magazijn van Avans Meubelen. Het magazijn van Avans
Meubelen heeft in totaal tien stellingkasten, deze stellingkast is onderverdeeld in 5
schappen met daarbij 5 planken. Zie afmetingen in onderstaande afbeelding.




5.1.1 Maximale kubieke inhoud
Er moet een pallet opkunnen. De grootte van een pallet is 120*80 cm.
Aan beide kanten 5 centimeter extra, komt op een totaal van 130*90 cm.
De diepte hierbij zal 220 cm zijn, zodat er van beide kanten pallets geplaatst kunnen
worden. Kubieke inhoud in m3 komt daarbij op 1,3*0,9*2,2=2,574m3
Deze is zo ingevoerd in Navision, zie bijlage 2.

5.1.2 Maximaal gewicht
Normale draagkracht van een stelling is 1200kg/pallet.
Rekening houdend met aanrijschade, waardoor de sterkte met 40% af zal nemen, zullen
wij een maximaal gewicht hanteren van 0.6*1200kg/pallet=720kg/pallet. Dit is zo
ingevoerd in Navision, zie bijlage 2.




                                                                                        14
5.2    Invoeren van artikelgrootte

Ook de artikelen moeten voorzien worden van groottes en gewicht. Dat doen we door op
de artikelkaart te klikken op de button artikelartikeleenheden
In deze tabel rechtermuisknopkolommen weergeven, en dan ook de kolommen hoogte,
breedte, lengte, inhoud en gewicht weergeven.

Op dit moment is de huidige voorraad te hoog om alle artikelen in te voeren in Navision.
Om te testen of het werkt zijn er een aantal artikelen voorzien van grootte en gewicht. In
de toekomst is het van belang dat alle artikelen voorzien worden van grootte en gewicht.
Het is belangrijk dat de processen binnen Avans Meubelen hierop aangepast worden, zo
dient de afdeling inkoop alle nieuwe producten in te voeren in Navision. Deze
werkzaamheden worden verderop in het verslag beschreven.




                                                                                         15
Om uit te testen of het werkt binnen Navision zijn er 100 bovenpanelen
ingekocht. Bij de inkoop hiervan wijst Navision zelf een opslaglocatie toe aan het
product. Het maximaal aantal bovenpanelen dat op één opslaglocatie kan liggen
qua grootte en gewicht is 51 stuks. Wanneer de magazijnchef de artikelen op wil
slaan worden er automatisch twee opslaglocaties toegewezen, zie onderstaand
figuur.




                                                                                16
5.3    Inkoop/magazijnproces

Tracking & tracing zal vooral een belangrijke rol gaan spelen in het inkoopproces van
Avans meubelen. Avans meubelen wil in de toekomst beschikken over:
       Mogelijkheid tot het zien waar een bestelling zich bevindt in het logistieke proces
       Mogelijkheid tot het opsporen van meubels in het magazijn.
       Mogelijkheid tot het beperken van derving/diefstal
       Mogelijkheid tot verkrijgen van inzicht van de voorraad per vestiging/magazijn.

Om dit te bereiken moeten de processen binnen de afdeling inkoop en het magazijn
worden aangepast. Er zal meer geregistreerd en gecontroleerd moeten worden in de
toekomst. In onderstaand processchema is het toekomstige inkoop/magazijnproces
weergeven. De belangrijkste veranderingen zijn:
       Onbekende artikelen worden aangemaakt in Navision door de afdeling inkoop. Zie
        5.2 bestellingen.
       Bij het aanmaken van een nieuw product wordt er informatie ingevoerd over het
        product, bijvoorbeeld afmetingen en gewicht.
       Vervolgens wordt een barcode aan elk nieuw artikel toegevoegd door de
        magazijnchef. (zie hoofdstuk 1.4 barcode)
       De barcode wordt uitgeprint en op het artikel geplakt door de
        magazijnmedewerker. Zie hoofdstuk 5.4 bestellingen.
       Bij elk nieuw artikel wordt automatisch een vaste opslaglocatie bepaald in
        Navision.
       Artikelen worden direct naar opslaglocatie gebracht door de magazijnmedewerker.




                                                                                          17
5.4    Bestellingen

Hieronder is te zien hoe het proces bestellingen verandert. Artikelen worden in de
toekomst direct aangemaakt in Navision door de afdeling inkoop en hierbij wordt direct
zoveel mogelijk informatie ingevoerd over het artikel. Hierbij valt te denken aan
bijvoorbeeld afmeting en gewicht. Vervolgens wordt er een barcode aangemaakt door de
magazijnchef. Deze wordt uitgeprint en op het artikel geplakt. Uiteindelijk wordt het artikel
naar de bijbehorende opslaglocatie gebracht die is bepaald door Navision.




                                                                                          18
5.5    Verkoopproces

Avans meubelen wil in de toekomst ook gebruik maken van tracking & tracing in het
verkoopproces. Avans meubelen wil klanten beter op de hoogte stellen van de status van
hun bestelling. Om te beginnen gaat Avans meubelen in de toekomst een bevestiging
sturen van de binnengekomen order. Hierin wordt de klant bedankt voor zijn bestelling en
wordt er een indicatie gegeven van de levertijd, dit is afhankelijk van de status van de
voorraad en de levertijd van de leverancier. Over het algemeen is er geen voorraad dus
daarom is nu in het processchema te zien dat het bestelproces wordt gestart op het
moment dat er geen voorraad is. Vervolgens wordt gewacht tot de bestelling binnen is. Op
het moment dat de bestelling binnen is stuurt Avans meubelen de klant opnieuw een mail
dat de order onderweg is en binnen 3 dagen bezorgd zal worden. Op deze manier van
werken weet de klant waar hij aan toe is en zal de klant het gevoel hebben dat er alles aan
wordt gedaan om zo snel mogelijk te leveren. Zie het processchema op de volgende
pagina.




                                                                                        19
20
5.6       RMA procedure

Voor alle defecte producten kan de klant onder voorbehoud een RMA nummer aanvragen.
Een RMA nummer wordt door de klant aangevraagd voordat de klant de producten
retourneert aan Avans meubelen. De RMA wordt dan in behandeling genomen en de klant
kan de producten onder vermelding van het RMA nummer retour zenden. Avans Meubelen
zal bij binnenkomst van de producten kijken of de RMA levering voldoet aan de door Avans
meubelen gestelde eisen.

Er kan om verschillende redenen een RMA nummer aangevraagd worden:
       Technische RMA
           o Een DOA: Een product dat defect is bij aflevering. De DOA wordt;
               vastgesteld binnen de garantietermijn;
           o Reparatie binnen de garantie;
           o Reparatie buiten de garantie. De kosten komen op naam van de klant.

         Commerciële RMA
             o Een levering die niet klopt met de bestelling;
             o Een levering die niet klopt met de factuur;
             o Een product dat door de klant verkeerd is besteld;
             o Een geannuleerde bestelling waarvan de producten toch geleverd worden;
             o Een dubbele levering.

Er moeten verschillende voorwaarden gesteld worden aan een RMA. Zo moet er worden
vastgesteld wie de kosten draagt en moet de RMA binnen een bepaalde periode retour
gezonden worden.

In Navision kan er een retourorder worden aangemaakt. Hierin wordt het klantnummer
vermeld. Verder worden de producten vermeld en de reden van retour. Het belangrijkste is
het nummer dat de klant toegewezen krijgt. Dit is het RMA nummer. Deze moet op de
retourzending vermeldt worden.




Figuur 1: Retourzendingen




                                                                                     21
In het overzicht van de retourzendingen wordt het RMA nummer gegeven. In figuur X is dit
1002. Verder wordt het klantnummer gegeven. Ook de vestiging waar de retourorder naar
toe moet, moet duidelijk zijn.




Figuur 2: overzicht retourzendingen

In de verkoop retour order moet ook de verzending goed worden ingevuld. Hier moet de
vestiging worden aangegeven waar de retourorder naar toe moet. Dit moet ook duidelijk
gecommuniceerd worden naar de klant.




Figuur 3: verzending verkoop retourorder.




                                                                                     22
In het tabblad facturering moet worden aangegeven naar welk bedrijf het retourbedrag
moet. Verder moet er een vereffeningscode gegeven worden. Hierdoor wordt er een
creditnota aangemaakt voor de klant. Verder moet er een code gegeven worden waardoor
duidelijk wordt naar welke afdeling de retourorder gestuurd word.




Figuur 4: Facturering

Als het product in de juiste vestiging is binnen gekomen zal het product gerepareerd
worden, verzonden worden naar de leverancier voor reparatie of zal het product in het
magazijn gelegd worden (indien commerciële RMA). Er is binnen Avans meubelen geen
sprake van DOA‟s. Dit omdat een product wel kapot kan zijn, maar niet Dead on Arrival.

Er wordt een unieke barcode geplaatst op de pakbon die de klant krijgt. Op deze bon staat
dat dit ook het garantiebewijs voor de producten is. Ook de garantietermijn staat op de
pakbon vermeld. Er wordt aangeraden dat de pakbon 5 jaar bewaard moet worden door de
klant. De pakbon, of een duidelijke kopie moet samen met de RMA terug naar Avans
meubelen.




                                                                                         23
Wil een klant het geld terug, wat kan binnen de gestelde garantietermijn, wordt er een
creditnota verstuurd. Dit betekent dat Avans Meubelen geld retour moet zenden aan de
klant. De producten die retour gekomen zijn worden dan omschreven, ook het aantal en de
prijs per stuk worden vermeld. Zo komt het uiteindelijk te retourneren bedrag tot stand.




Figuur 5: Het versturen van een creditnota




                                                                                     24
6.0    Eindconclusie
Avans meubelen gaat in de toekomst meer gebruik maken van tracking en tracing. Op de
eerste plaats is er voor gekozen om binnen Avans Meubelen te tracken en tracen door
middel van barcodes. Er is voor het gebruik van eigen barcodes gekozen omdat Avans
Meubelen op dit moment niet groot genoeg is om van leveranciers te eisen dat zij barcodes
gaan gebruiken die overeenkomen met het systeem van Avans Meubelen. Verder wordt er
voor eigen barcodes gekozen omdat deze dan overeen kunnen komen met de
artikelnummers in Dynamics NAV. De barcode moet bestaan uit codes die allemaal een
betekenis hebben. Zo moet het leveranciersnummer, het artikelnummer,
batchnummer/serienummer en locatienummer voor opslag terug te zien zijn in de barcode.

Als er een order binnenkomt, wordt er een barcode toegekend en geeft het systeem direct
aan waar het artikel opgeslagen moet worden binnen het magazijn. Door de barcode
kunnen artikelen snel uit het magazijn gehaald worden. Hiervoor dienen allereerst de
magazijn opslaglocaties ingevoerd te worden in Navision en moet de artikelgrootte en
zwaarte geregistreerd worden in Navision. Via de submodule Artikeltracering in Microsoft
Dynamics NAV beschikt Avans meubelen in de toekomst over een gebruiksvriendelijk
traceringsysteem. In dit systeem kunnen allerlei gegevens over elk afzonderlijk product
worden opgeslagen, zoals; Wanneer het is ontvangen, waar het is geplaatst; wanneer het
vervalt; welke klant het heeft gekocht en wanneer.

Naast het registratiesysteem gaat Avans meubelen nauwer samenwerken met leveranciers
om meer informatie te verkrijgen over de status van een bestelling bij een leverancier.
Hierdoor kan Avans meubelen in de toekomst ook gebruik maken van tracking & tracing in
het verkoopproces. Avans meubelen wil klanten namelijk beter op de hoogte stellen van de
status van hun bestelling. Hoe dit precies in zijn werk gaat wordt uitgelegd bij het
implementatiestuk van het verkoopproces. In de toekomst gaat Avans meubelen ook
produceren. Er is dan sprake van assembleren op order. De aanwezige halffabricaten
worden samengesteld tot 1 specifiek product voor een klant. Men kan hierbij denken aan
een blauwe kast. Dit is een voorbeeld van KOOP 3.




                                                                                      25
Bijlage 1
Implementatieniveaus
Tracking en tracing kan op verschillende niveaus worden toegepast. Het niveau bepaald in
welke mate tracking & tracing wordt toegepast. De volgende 4 implementatieniveaus
worden onderscheiden:
       Niveau 1: identificeren van consumenteneenheden
       Niveau 2: Identificeren van handelseenheden, logistieke verzendeenheden en
        logistieke adressen.
       Niveau 3: Vastleggen gegevens en linksmanagement met behulp van EAN-label.
       Niveau 4: Communicatie met behulp van EDI verzendbericht.

Niveau 1: identificeren van consumenteneenheden
Dit niveau heeft betrekking op consumenteneenheden, dus per stuk/artikel. Deze code
wordt voornamelijk gebruikt voor kassascanning. Door middel van een EAN artikelcode
wordt een artikel uniek identificeerbaar. Deze 14-cijferige code is opgebouwd uit
verschillende verklaarbare nummers die iets zeggen over het product. Zo bestaat de 14-
cijferige code uit de volgende nummers:




Er kan verschillende informatie toegevoegd worden aan de codes, zoals prijs, kleur, maat,
omschrijving, etc. De codes moeten vastgelegd worden in het artikelbestand en deze codes
kunnen worden voorzien van een EAN- symbool, bijvoorbeeld een streepjescode. Het EAN-
symbool kan zelf aan het artikel bevestigd worden of het wordt meegenomen in het
ontwerp van de verpakking.

Niveau 2: Identificeren van handelseenheden, logistieke verzendeenheden en logistieke
adressen
Handelseenheden zijn verzendeenheden met een standaard inhoud, zo ook pallets die met
standaard verzendeenheid te bestellen zijn. Een logistieke verzendeenheid bestaat uit een
of meerdere handelseenheden zie samen een verzendeenheid vormen.

Coderen van handelseenheid
Het coderen van handelseenheden gaat met behulp van de EAN- artikelcode. Het verschil
met consumenteneenheden ontstaat bij het omzetten van de EAN- artikelcode naar een
EAN- symbool. Bij handelseenheden kunnen niet alleen EAN13-symbool gebruikt worden,
maar ook een ITF14- en het EAN128-symbool. Met dit Symbool kan aanvullende informatie
worden toegevoegd, zoals batchnummer, houdbaarheidsdatum, gewicht, etc. Hieronder
staat een voorbeeld.




Coderen van logistieke verzendeenheid
Het coderen van logistieke verzendeenheden gaat met behulp van de EAN-verzendcode
(SSCC, Serial Shipping Container Code). Deze verzendcode dient als hulpmiddel voor een
computerbestand waarin informatie over de verzendeenheid is opgenomen.


                                                                                       26
                                                             Coderen van adressen
                                                             Het coderen van adressen
kan met behulp van de EAN- adrescode. De adrescode bestaat uit 4 elementen, namelijk:




Niveau 3: Vastleggen gegevens en linksmanagement met behulp van EAN-label.
Om een verzendeenheid identificeerbaar te maken gebruikt men een unieke EAN-
verzendcode. Dit gebeurt op het moment dat de verzendeenheid ontstaat. Het EAn- label
wordt gebruikt om extra informatie te plaatsen. Ook realiseert het een koppeling tussen de
handelseenheid, batchnummer, de verzendeenheid en de locatie. Met EAN- label kan
precies aangegeven worden naar wie welke pallets met welke producten en batchnummers
zijn gegaan. Dit label is zowel in code, als tekstueel weergegeven. Zie onderstaand
voorbeeld:



                                                  Blok 1: Vrije informatie
                                                  Blok 2: Tekstueel
                                                  Blok 3: EAN- symbool




Niveau 4: Communicatie met behulp van EDI verzendbericht.
Communiceren via het EDI verzendbericht kan beschouwd worden als een
gestandaardiseerde elektronische pakbon. De samenstelling en structuur van het
verzendbericht zijn bepaald door bedrijven uit de branche. Voorbeelden van standaard
elektronisch communiceren zijn: EANCOM® en XML.




                                                                                       27
Bijlage 2

Hieronder zie je hoe je de maximale inhoud en gewicht kunt invoeren in Navision.




                                                                              28

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Tags:
Stats:
views:180
posted:4/16/2010
language:English
pages:28
Jun Wang Jun Wang Dr
About Some of Those documents come from internet for research purpose,if you have the copyrights of one of them,tell me by mail vixychina@gmail.com.Thank you!