GUIDE DE REMPLISSAGE QUESTIONNAIRE POLITIQUE D'ACHATS SUR LES MEDICAMENTS ET LES DISPOSITIFS MEDICAUX
Le Comité Régional du Médicament et des Dispositifs Médicaux (CRMDM) est une instance de réflexion et de développement d’une politique régionale du médicament et des dispositifs médicaux, avec une vision prospective permettant d’intégrer l’innovation thérapeutique et d’assurer un égal accès des patients aux thérapeutiques. Il a pour objectifs notamment, de promouvoir le bon usage du médicament et des dispositifs médicaux, de sécuriser le circuit du médicament, de soutenir la lutte contre la iatrogénie et de rationaliser les coûts. Pour répondre à ces objectifs 7 commissions ont été crées, dont la commission politique d'achats mise en place afin de disposer d'informations sur les coûts des médicaments et dispositifs médicaux, ainsi que leurs procédures d'achats.
I - Objectifs de l'étude
Ce questionnaire a pour but de répondre à l'objectif prioritaire défini par la commission politique d’achats, à savoir : "Dresser un état des lieux des politiques d'achats et de prix en Aquitaine." Cette enquête permettra d'analyser la composition des achats (en prix et volume) en médicaments et dispositifs médicaux gérés par les pharmacies ainsi que les procédures d'achats. En outre, la restitution des résultats permettra à chaque établissement de se comparer à la moyenne de sa catégorie.
II - Etablissements concernés
Ce questionnaire s'adresse à tous les établissements de santé publics et privés de la région Aquitaine disposant d’une pharmacie à usage intérieur. Dans une première phase de validation, il a été adressé à une quinzaine d'établissements de santé représentatifs des différentes catégories d'établissements et modifié d’après leurs observations. Il est maintenant adressé à l’ensemble des établissements.
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III - Support de collecte
Le questionnaire est adressé à chaque établissement de santé sous format électronique (fichier Excel) et est à renommer («fonction « enregistrer sous ») selon les modalités suivantes : établissement public : CHU : CHU_nom de l’établissement Centre Hospitalier : CH_nom de l’établissement Hôpital Local : HL_nom de l’établissement Exemple : CH_cotebasque établissement privé : Clinique : CL_nom de l’établissement PSPH : PSPH_nom de l’établissement Exemple : PSPH_tourdegassies
Le remplissage du questionnaire s'effectue conformément à la section V. Pour toute difficulté liée aux items et au remplissage du questionnaire, vous pouvez prendre contact avec les personnes ressources dont les coordonnées sont indiquées en page 5 : rubrique VI "Pour toute question" Le questionnaire dûment complété est à adresser, sous format électronique, avant le 1er juillet 2005 : Par mail à : : arh@arh.aquisante.fr A défaut, par courrier (disquette / CD ROM) à : Comité Régional du Médicament et des Dispositifs Médicaux (CRMDM) ARH Aquitaine Espace Rodesse 103, bis rue Belleville – BP 905 - 33 063 BORDEAUX CEDEX Si le questionnaire ne peut être renvoyé sous format électronique, merci de contacter : Martine BALFET au 05 57 01 96 29 Secrétariat ARH au 05 57 01 69 71
IV - Organisation générale du questionnaire
Le questionnaire est présenté sous format Excel avec une fiche par type d'informations demandées. Chaque fiche est identifiée par un onglet. Ces derniers sont au nombre de 5 : 1 sur les informations générales relatives à l'établissement, 1 sur les spécialités dont le montant total Hors Taxe représente 80% de la valeur globale des achats, 1 sur les Dispositifs Médicaux courants, 1 sur les DM spécialisés non prothétiques 1 sur les observations.
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Pour les onglets relatifs aux DM, une liste est proposée. Les onglets intitulés "dispositifs médicaux courants" et "dispositifs médicaux spécialis" fonctionnent sur le même mode en terme d'informations collectées : pour chaque DM listé est demandé : le fournisseur, la référence, le prix unitaire HT (PUHT), la quantité… Le mode de remplissage est explicité dans la section suivante.
V - Informations collectées et méthodologie de remplissage
L’ensemble des informations collectées se rapporte à l'année 2004. Des montants globaux sont demandés pour 2003 afin de suivre leur évolution au plan régional.
1) Onglet 1 : IdentifEtab Dans cette page sont recueillies les caractéristiques permettant une identification de l'établissement : le nom de l'établissement, le type de structure : cliquez sur la case à remplir, apparaît à droite une flèche de défilement qui permet de sélectionner dans le menu déroulant le type de stru cture correspondant à votre établissement (CHU, Chpsychiatrique, PSPH…). Une fois la structure sélectionnée, cette dernière s'affiche dans la case. le nombre de lits et places MCO et autres… Ces données sont complétées, notamment, par des items spécifiques aux Médicaments et Dispositifs Médicaux tels que : nombre de références stockées, budget de la pharmacie : il s’agit du montant des dépenses, en montant des achats et montant des consommations, pour les médicaments et les DM. Si la pharmacie gère d’autres achats, préciser lesquels ainsi que leur montant global dans le dernier onglet « observations ». Dans ce dernier onglet, peuvent être précisés les DM non gérés par la pharmacie. Les montants globaux sont demandés pour 2003 (achats, montant consommation interne et rétrocession).
2) Onglet 2 : SPECIALITES Dans le présent tableau, il vous est demandé d’indiquer les spécialités dont le montant total H.T. représente 80% de la valeur globale des achats de médicaments. Le terme spécialité désigne les médicaments avec AMM ou sous ATU. Pour chaque spécialité vous devrez préciser : le code UCD (Unité Commune de Dispensation) ; le code CIP ne doit pas être utilisé, le nom de la spécialité, le prix unitaire d’achat Hors Taxe en euros (en 2004) ; il s’agit du prix facturé et non du prix moyen pondéré le nombre d’unités achetées,
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le coût total d’achat Hors Taxe en euros, la modalité d’achat (« achat groupé ») : un choix limité de réponses est donné par produit. Pour accéder à la liste de choix cliquez sur la case à remplir, une flèche de défilement apparaît sur la droite. Elle vous permet de sélectionner dans le menu déroulant la modalité d'achat correspondant à votre établissement : pas d’achat groupé (« non »= établissement seul), Groupement Aquitaine, cacic… Une fois la modalité d'achat sélectionnée, cette dernière s'affiche dans la case. la procédure : suivez la même méthodologie que précédemment pour sélectionner dans le menu déroulant la procédure correspondante : appel d'offre ouvert, marché négocié sans mise en concurrence et sans publicité (art.35.III.4), marché négocié avec mise en concurrence, demande de prix sans concurrence, demande de prix avec concurrence. Les 4 premiers items proposés font référence au Code des Marchés Publics 2004, les 2 suivants à des procédures d’achats en établissements privés. le mois et l'année de fixation du prix : correspond à la date à laquelle l’offre est clôturée (procédure d’appel d’offre ouvert), ou le prix convenu entre l’établissement et le fournisseur (autres procédures). la situation concurrentielle : cet item correspond à la situation de concurrence de la spécialité lors de l’année de fixation du prix. A partir du menu déroulant vous pouvez sélectionner les propositions : "oui : générique", "oui : équivalent thérapeutique", "non : monopole", les observations : préciser les unités gratuites et les remises forfaitaires à l’année. le prix facturé en 2005 : à renseigner lorsqu’il diffère du prix facturé en 2004, sinon laisser la case vierge.
Les deux onglets suivants sont à remplir selon le même mode. Il est à noter que lorsque l’établissement n’est pas concerné par une référence les cases doivent être laissées vierges. De même, aucune ligne supplémentaire ne peut être rajoutée au document.
3) Onglet 3 : Dispositifs médicaux courants Une liste des dispositifs médicaux les plus courants a été constituée. Pour chacun, différentes informations sont recueillies (NB Les mêmes informations sont demandées dans l’onglet suivant) : le fournisseur : ne retenir que le fournisseur principal, la référence : il s'agit de la référence du fournisseur, à renseigner impérativement pour pouvoir établir des comparaisons, le prix unitaire d’achat Hors Taxe (PUHT), la quantité achetée, le coût total d'achat Hors Taxe, l'achat groupé, la procédure d'achat,
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le mois et l’année de fixation du prix, la situation concurrentielle : cet item correspond à la situation de concurrence du dispositif médical lors de l’année de fixation du prix. A partir du menu déroulant sélectionner "Oui" ou "Non".
4) Onglet 4 : "Dispositifs médicaux spécialis" Cette fiche recense les Dispositifs Médicaux Spécialisés non prothétiques. Les informations collectées et le mode de remplissage sont les mêmes que ceux mentionnés pour l’onglet 3 : "Dispositifs Médicaux courants".
5) Onglet 5 : Observations Dans le cadre du questionnaire, nous vous remercions de bien vouloir nous faire part des difficultés rencontrées pour le remplissage ainsi que de vos observations afin que nous puissions en tenir compte pour l’exploitation des données du questionnaire. Merci de préciser ici par exemple si la pharmacie n’est pas informatisée, si le système d’information ne permet pas le suivi des achats et des consommations par UCD, ou ne permet pas le suivi des consommations par service…
VI - Pour toute question
Si vous avez des questions par rapport au questionnaire et à son remplissage vous pouvez contacter l'une des personnes ressources suivantes : Mme MAACHI (pour les DM) : isabelle.maachi@chu-bordeaux.fr Mme PETITEAU : francoise.petiteau@chu-bordeaux.fr Mr. SOUSSELIER : michel.sousselier@ch-perigueux.fr Mme VALLANTIN : vallantin@voila.fr
MERCI DE VOTRE COLLABORATION
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