Fixed Assets Stocktake Guide for Asset Officers FIXED ASSETS STOCKTAKE by guy22

VIEWS: 1,769 PAGES: 10

									2008 Fixed Assets Stocktake                          Guide for Asset Officers 




  2008 FIXED ASSETS STOCKTAKE 




             Guide for Asset Officers 

                                July 2008




                               Page 1 of 10 pages 
2008 Fixed Assets Stocktake                                                            Guide for Asset Officers 




                                                     Contents 

1 Overview ............................................................................................................. 3 
2 Stocktake Process ............................................................................................ 4 
  2.1 Pre­Stocktake checking ................................................................................. 4 
  2.2 Stocktake schedule......................................................................................... 4 
  2.3 Scope of stocktake.......................................................................................... 4 
  2.4 Stocktake ........................................................................................................ 4 
    2.4.1 Asset exists but is not able to be sighted.................................................... 5 
    2.4.2 Asset missing asset number or barcode sticker .......................................... 5 
    2.4.3 Asset lost or stolen .................................................................................... 5 
    2.4.4 Additional Assets found ............................................................................ 5 
3 Asset Impairment .............................................................................................. 6 
4 Completion of Stocktake ................................................................................. 6 
5 Contacts ­ Fixed Assets Management Office .............................................. 6 
Attachment 1 – Example of Stocktake List ..................................................... 7 
Attachment 2 – Certificate of Assets Not Visible ........................................... 8 
Attachment 3 – Items on Loan ........................................................................... 9 
Attachment 4 – Certificate of Stocktake Completion ...................................10




                                                 Page 2 of 10 pages 
2008 Fixed Assets Stocktake                                          Guide for Asset Officers 



1 Overview 
Under  the  current  Assets  Policy,  the  University  undertakes  rolling  three  year 
stocktakes.  However,  the  Audit  and  Compliance  Committee  has  decided  that  a  full 
stocktake  will  be  carried  out  in  2008.  This  decision  was  made  as  the  Office  of  the 
Auditor  General  reported  to  State  Parliament  that  Curtin  had  not  successfully 
completed  a  stocktake  for  some  years.  It  is  therefore  essential  that  the  2008 
stocktake be completed which includes:

    ·   finalisation of investigations of missing assets;
    ·   the completion of relevant forms; and
    ·   certification by the relevant head of Faculty/School/Area and Asset Officer. 

           The 2008 Fixed Assets Stocktake is scheduled to commence on: 
                  14 July and be completed by early September. 

The  Stocktake  ensures  that  Curtin  appropriately  accounts  for  items  deemed  to  be 
fixed  assets,  meets  external  audit  requirements  and  complies  with  accounting 
standards. The stocktake is coordinated by the Financial Services Assets Office, with 
assets being sighted by a Stocktake Officer from the Assets Office together with the 
relevant Asset Officer.  The Stocktake Officer provides an independent verification of 
the existence of the assets. 

NOTE: Asset Officers (nominated by the Head of School/Area) need to be familiar 
with the exact location of all assets under their control in their Faculty/School/Area 
prior to the physical Stocktake. 

The Fixed Assets Stocktake covers all identifiable non­monetary Assets with physical 
substance owned by, or under the control of the University that have a purchase cost 
of greater than $5,000 (excluding GST) and a Useful Life of more than one year. 
Fixed (sometimes referred to as Tangible) Assets include, but are not restricted to:
        · land and buildings,
        · plant and equipment,
        · office equipment, fixtures and furniture,
        · computing hardware,
        · motor vehicles,
        · machinery, tools and scientific equipment,
        · teaching aids such as audio­visual equipment, and
        · any other item included in the Fixed Asset Register.




                                       Page 3 of 10 pages 
2008 Fixed Assets Stocktake                                          Guide for Asset Officers 



2 Stocktake Process 
2.1 Pre­Stocktake checking 
Asset Officers should regularly check the assets on the Fixed Assets Register (FAR) 
to  ensure  the  information  it  contains  is  accurate.  A  Quick  Reference  Sheet  (QRS) 
has  been  developed  to  assist  Asset  Officers  in  the  use  of  the  Asset  Enquiry  on 
Finance One. 

A  Stocktake  List,  in  spreadsheet  form,  is  provided  by  the  Assets  Office  to  Asset 
Officers  or  the  Asset  Coordinator  for  a  Faculty/School/Area  before  the  physical 
stocktake, to facilitate a pre­check by Asset Officers of all assets for which they are 
responsible.  Asset Officers need to:

    ·   Identify assets that are not their responsibility;
    ·   Confirm the location of assets; and
    ·   Ensure any outstanding documentation, such as retirement, loan book entries 
        and transfer forms, has been completed. 

An example of a Stocktake List is at Attachment 1. 


2.2 Stocktake schedule 
Asset  Officers  will  be  advised  of  the  estimated  start/finish  dates  for  their 
Faculty/School/Area prior to the commencement of the stocktake.   Asset Officers are 
requested to be available for this day/time to accompany the Stocktake Officer when 
sighting the assets and to advise the location of the assets. 

A schedule of Stocktake dates and times will be provided to Asset Officers. 

2.3 Scope of stocktake 
A  reconciliation  between  the  Fixed  Assets  Register  (FAR)  and  the  General  Ledger 
was performed at the end of month (EOM) 27 June 2008. This provides the baseline 
for the stocktake. 

The Stocktake is of assets at the EOM close 27 June 2008. Any assets purchased 
after the EOM close for June, will not be included in this stocktake. 

2.4 Stocktake 
A  Stocktake  Officer  from  the  Assets  Office  will  visit  the  relevant  Asset  Officer  or 
Asset Coordinator  in  the  Faculty/School/Area  and  the Stocktake Officer  and Assets 
Officer will undertake the stocktake. 

Wherever possible assets are recorded by the Stocktake Officer as sighted (recorded 
as  F  Found).  Where  an  asset  cannot  be  sighted  (recorded  as  N  Not  Found),  the 
procedures below will be followed.




                                       Page 4 of 10 pages 
2008 Fixed Assets Stocktake                                                      Guide for Asset Officers 



2.4.1 Asset exists but is not able to be sighted 

Situation          Action required        Form                                               Record for 
                                                                                             Stocktake 
Cannot be        Asset Officer            Certificate of Assets Not Visible form at          N Certificate 
viewed, eg.,     and Cost Centre          attachment 2 
an asset within  Manager to 
another asset    Certify asset 
or               exists and is in 
underground      location 
Changed          Complete and             Inter­Departmental Asset Transfer                  N Transfer 
location/area –  submit Transfer                                                             until sighted 
transferred      Form. Sight in                                                              then 
                 new area.                                                                   F Transfer 
Changed          Visit location to                                                           F 
location/area –  sight asset                                                                 Change 
not transferred                                                                              location on 
                                                                                                   1 
                                                                                             FAR 
Asset on loan      View Loan Book         Items on Loan at attachment 3                      N loan 
                   or complete 
                   Loan form 
1 
     FAR – Fixed Asset Register on Finance One 

2.4.2 Asset missing asset number or barcode sticker 

Situation          Check                  Action                                             Record for 
                                                                                             Stocktake 
Missing asset      Verify the asset       Record as found with missing barcode sticker.      F No sticker 
number or          by description         Arrange for new sticker. 
barcode            and/or advice 
sticker            from Asset 
                   Officer 



2.4.3 Asset lost or stolen 

Situation          Action required        Form                                               Record for 
                                                                                             Stocktake 
Cannot be          Complete               Application for Asset Retirement                   N Lost 
found – lost or    retirement form                                                           Or 
stolen                                                                                       N Stolen 

Where  an  asset  is  sighted  that  is  not  on  the  Stocktake  List,  the  Stocktake  Officer 
follow the procedures below. 

2.4.4 Additional Assets found 

Situation          Check                    Action                                           Record for 
                                                                                             Stocktake 
Asset found        IF asset purchased       Ensure an Asset Registration Advice form is 
but not on         after June 2008          completed but do not include in Stocktake. 
Stocktake List 
for area 
                   IF asset belongs to      Add to Stocktake List and                        F when sighted 
                   another area             Ensure asset sighted as part of other area’s 
                                            stocktake. 
                   IF asset with value      Add details to Stocktake List. Check against     F
                   >$5,000 belongs to       reconciliation. Ensure an Asset Registration 
                   this area and was        Advice form is completed. 
                   purchased before 
                   July 2008 




                                               Page 5 of 10 pages 
2008 Fixed Assets Stocktake                                              Guide for Asset Officers 



3 Asset Impairment 
Curtin  University  of  Technology  is  required  to  comply  with  Australian  Accounting 
Standard AASB 136 (Impairment of Assets) that requires assets to be assessed for 
impairment.  The determination of asset impairment is as follows: 

“Is there any indication that the value of an asset may have declined or been impaired which 
may  include:    significant  technological,  market,  economic  or  legal  changes,  evidence  of 
obsolescence  or  physical  damage,  significant  decline  in  current  market  price  or  significant 
adverse change in expected use of the asset. “ 

For the purposes of the stocktake, assets should only be regarded as impaired if they 
are:
    · no longer used or
    · not working. 

An Application for Asset Retirement should be completed for these cases. 

4 Completion of Stocktake 
It is expected that the Stocktake will be completed on the day of stocktake or at the 
latest within five working days. A revised Stocktake List will be provided with assets 
noted as Found or Not found with comment. 

On  completion  of  the  Stocktake  for  an  area,  the  Certificate  of  Completion  form  at 
Attachment 4  must  be  completed.  Signing the form  certifies that  the  information  as 
entered on the 2008 Asset Stocktake List is true and accurate and that the Stocktake 
has been carried out in accordance with the procedures contained in this 2008 Fixed 
Assets Stocktake – Guide for Asset Officers. 


5 Contacts ­ Assets Office 
The Assets Office staff can be contacted for any clarification regarding procedures. 

They are: 

Brad Lawtie                                         Stocktake                2119 
                                                    Coordinator 
Mervyn Chong                                        Stocktake Officer        4055 
Ivana Bulatovic                                     Stocktake Officer        7328 
Dhiren Shah                                         Stocktake Officer        3020




                                         Page 6 of 10 pages 
     2008 Fixed Assets Stocktake                                                                                     Guide for Asset Officers 


     Attachment 1 – Example of Stocktake List 
      Financial Services 


      Asset                                                               Serial                               Selection              Bar        Verified 
      Number           Description                                        Number            Indicator  Status  Comment                Code       By 
                                                                                                                                                 Ivana 
      02018600         MOBILE HIAB011 BZ 7XG 232 CRANE                    44856             Not Found    Active                                  Bulatovic 
                                                                                                                                                 Ivana 
      04402000         RICHO AFICIO400 #204                               3917081008        Not Found    Active                                  Bulatovic 
                                                                                                                                                 Ivana 
      04666100         HP LASERJET 8100DN PRINTER                         SGWG000316        Not Found    Active                                  Bulatovic 
                       KAWASAKI KL250H MOTORCYCLE­ MANL 1AT                                                                                      Ivana 
      04801100         275                                                1AT 275           Not Found    Active                                  Bulatovic 
                                                                                                                                                 Ivana 
      05228000         KONICA PHOTOCOPIER                                 56EN01532         Not Found    Active                                  Bulatovic 
                                                                                                                                                 Ivana 
      05370500         CANON MP60 READER MICROFICHE                       AQ403458          Not Found    Active                                  Bulatovic 
                                                                                                                                                 Ivana 
      05864020         CONCUR TECHNOLOGIES LICENCE SOFTWARE                                 Not Found    Active                                  Bulatovic 
                                                                                                                                                 Ivana 
      05899350         FUJI XEROX APC4300 PHOTOCOPIER                     640102            Not Found    Active                                  Bulatovic 




NOTE: There are additional columns to the right which can be seen if View Normal is selected.




                                       Page 7 of 10 pages 
Attachment 2 – Certificate of Assets Not Visible 

            CERTIFICATE OF ASSETS NOT VISIBLE: 
                     STOCKTAKE 2008 


Faculty/School/Area 

I  certify  that  the  items  listed  below,  while  they  could  not  be  sighted  during  the 
stocktake, exist at the locations indicated below. 

ASSET           ITEM DESCRIPTION               Location          REASON WHY NOT VISIBLE 
NO                                             (Building/ 
                                               Room) 




SIGNED (Asset Officer)                  PRINT NAME HERE                  STAFF ID 
DATE            /         / 2008 




SIGNED (Head of Faculty/School/Area)    PRINT NAME HERE                  STAFF ID 
DATE            /         / 2008 




This form is ONLY to be used for items which CANNOT be sighted.
Attachment 3 – Items on Loan 

                                  ITEMS ON LOAN: 
                                  STOCKTAKE 2008 


Faculty/School/Area 


Please  complete  this  list  by  adding  the  asset  number,  description  and  serial 
number of each item that you have on loan. The asset number is located on 
the Curtin barcode label. 

This  form  should  be  completed  for  each  individual  who  has  Items  on  Loan 
where there is no entry in an area Loan Book. 

ASSET NO                ITEM DESCRIPTION                         SERIAL NO 




Address at which these items are now located: 

_________________________________________ 

_________________________________________ 

_________________________________________ 
I declare that I have the above items currently in good working condition, which are the 
property of Curtin University of Technology, in my possession. 




SIGNED                                PRINT NAME HERE                     STAFF or 
                                                                          STUDENT ID 
DATE           /         / 2008
Attachment 4 – Certificate of Stocktake Completion 

                    CERTIFICATE OF COMPLETION: 
                          STOCKTAKE 2008 


Faculty/School/Area 

             DATE COMMENCED                                        DATE COMPLETED 
              _____/_____/2008                                     _____/_____/2008 


CONDUCTED BY 
                                        (Name of Asset Officer) 




                                    (Name of Stocktake Officer) 

I certify that the information as entered on the attached 2008 Asset Stocktake List is 
true and accurate and that the Stocktake has been carried out in accordance with the 
procedures  contained  in  the  2008  Fixed  Assets  Stocktake  –  Guide  for  Assets 
Officers. 

Investigation has been undertaken to identify assets NOT FOUND.  All forms relating 
to these assets have been completed and submitted to the Financial Services Assets 
Office.  For items on loan to staff, students or external parties either the entry in the 
Loan  Book  for  the  area  has  been  sighted  or  an  Items  on  Loan  form  has  been 
completed and is attached. 


I have assessed all assets on the 2008 Stocktake List and annotated where Asset 
Impairment is applicable, including written justification. 




SIGNED (Asset Officer)                    PRINT NAME HERE                STAFF ID 
DATE            /         / 2008 




SIGNED (Head of Faculty/School/Area)      PRINT NAME HERE                STAFF ID 
DATE            /         / 2008

								
To top