Apa itu Rekod Awam

Document Sample
Apa itu Rekod Awam Powered By Docstoc
					                PENGURUSAN REKOD
                BERKUALITI
                                               Oleh
                                        Zailan binti Yussoff
                                      Quality Quest Resources
                                       zaiyus57@yahoo.com
                                            0192697004




2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760
           Pengarah Urusan QQR / Penceramah Bebas
           Sarjana Muda (Komunikasi)
           Sarjana Kaunseling
           25 tahun pengalaman bekerja dalam Perkhidmatan Awam
            termasuk 9 tahun di INTAN Bukit Kiara


       ISO 9000, Audit Kualiti Dalaman, Benchmarking, MPK & FM,
       Penyeliaan, Kesetiausahaan , Amalan 5 S, Perkhidmatan
       Pelanggan, Kaunter & Telefon, Pembentukan Imej, Protokol
       & Etiket Sosial, Pembentukan Budaya Korporat, Pengurusan
       Organisasi, Pentadbiran Pejabat, Training of Trainers,
       Pengucapan Awam, Pengurusan Mesyuarat, Perhubungan
       Awam, Penulisan Dokumen Resmi Kerajaan, KMK, KPI
          zaiyus57@yahoo.com                0192687004         fax - 78425830
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760
                                       OBJEKTIF
           Di akhir program ini diharapkan :
            sistem rekod akan lebih teratur dan
             berkesan;
            pegawai-pegawai akan
             mengamalkan sistem rekod dengan
             lebih sistematik;
            sistem rekod dapat dijaga dan
             dikawal agar dapat memastikan
             urusan aktiviti harian tidak terjejas
             akibat kehilangan atau kesilapan
             rekod.
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760
                  TOPIK DIBINCANGKAN
               PENGENALAN KEPADA KONSEP DAN
                KEPENTINGAN PENGURUSAN REKOD
                YANG SISTEMATIK
               PENDAFTARAN DAN PENGENDALIAN FAIL
               KONSEP SISTEM FAIL DAN KLASIFIKASI
                FAIL
               KAWALAN PENYIMPANAN DAN
                PEMULIHARAAN REKOD

2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760
                    TOPIK 1
           PENGENALAN KEPADA KONSEP
               PENGURUSAN REKOD




2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760   03/04/06
                      Istilah-ISTILAH
                      Dalam Pengurusan Rekod
                      Akta Arkib Negara Malaysia 2003 (Akta 629)


                      •     REKOD
                      •     REKOD AWAM
                      •     REKOD KERAJAAN
                      •     DOKUMEN RESMI
                      •     PENGURUSAN REKOD
                      •     ARKIB
                      •     ARKIB AWAM
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760   03/04/06
                                                       REKOD

            • Sebarang maklumat yang tercatat

            • Akta ANM - Kertas, Buku,
              Dokumen, Filem, Pita bentuk lain

            • RASMI - Diterima / Dihasilkan
                                                                                                                       7
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760
                                                   REKOD AWAM


        Rekod yang diterima secara rasmi atau yang
        dikeluarkan oleh mana-mana pejabat awam
          bagi perjalanan hal ehwalnya atau oleh
         mana-mana pekhidmat awam atau pekerja
           pejabat awam dalam perjalanan tugas
          rasminya dan termasuk segala rekod di
        bawah jagaan Akta Arkib Negara 1966 (Akta
                           511)
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760   03/04/06
                      Yang ditetapkan oleh Ketua Pengarah
                       sebagai mempunyai nilai kebangsan
                       atau sejarah yang kekal dan lama
                       bertahan atau kedua-duanya sekali;dan
                      Yang telah dipindahkan ke Arkib Negara
                       atau mana-mana tempat lain yang
                       diarahkan oleh Ketua Pengarah dari
                       semasa ke semasa.


2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760   03/04/06
             DEFINISI REKOD KERAJAAN
                                            Akta Arkib Negara Malaysia
                                                 2003 (Akta 629)
            BAHAN DALAM BENTUK BERTULIS ATAU BENTUK LAIN
             YANG MENYATAKAN FAKTA ATAU PERISTIWA ATAU
                 SELAINNYA MERAKAMKAN MAKLUMAT DAN
             TERMASUKLAH KERTAS, DOKUMEN,DAFTAR,BAHAN
             BERCETAK, BUKU, PETA, PELAN, LUKISAN,GAMBAR
             FOTO,MIKROFILEM,RAKAMAN BUNYI,REKOD YANG
            DIHASILKAN SECARA ELEKTRONIK OLEH MANA-MANA
              PEGAWAI AWAM DI DALAM MENJALANKAN TUGAS
                            RASMI JABATAN
             TANPA MENGIRA BENTUK ATAU CIRI-CIRI FIZIKAL
                       DAN APA-APA SALINANNYA.
                                                                                                                       10
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760
                  DOKUMEN RASMI
           Apa-apa jenis maklumat yang tercatit berkenaan
           dengan perkara-perkara rasmi termasuk:

       bertulis, bertaip, bertulis trengkas, disalin,
        berstensil,bercetak, draf dan buangan perkara
        itu;
       Fotograf, fotosalinan, pelan cetak, negatif foto,
        filem dan rakaman;
       Pelan, pelan lakar, lukisan, gambarajah, peta dan
        aneka jenis carta
       Huruf cetak, huruf cetak atur, acuan, stensil dan
        lain-lain alat yang digunakan untuk membuat
        dokumen rasmi
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760
                                                               ARKIB
                 REKOD YANG DIPELIHARA BAGI NILAI
              KEBANGSAAN ATAU SEJARAHNYA YANG KEKAL
               DAN LAMA BERTAHAN ATAU KEDUA-DUANYA


                                                    ARKIB AWAM
                                   REKOD AWAM         

                      MANA-MANA REKOD PERSENDIRIAN ATAU
                       BAHAN LAIN YANG DITETAPKAN SEBAGAI
                                ADA NILAI SEJARAH

2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760
                   PENGURUSAN REKOD
                SUATU PROSES YANG MELIBATKAN
                KAEDAH KAWALAN MAKLUMAT/
                REKOD DARI PERINGKAT:

                                PEWUJUDAN REKOD
                                PENGGUNAAN DAN
                                 PEMELIHARAAN REKOD
                                PEMISAHAN REKOD
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760   03/04/06
           PROSES PENGURUSAN REKOD
                                                                                       SISTEM
     PENERIMAAN                          P’WUJUDAN             FAIL




                                                                                                           JENIS FAIL MENGIKUT
                                                                                                             PERKARA/SUBJEK




     PROSES                                                                                    PENYIMPANAN
    PELUPUSAN
                                                  DI MUSNAHKAN




     PUSAT REKOD/ARKIB
    NEGARA/NEGERI ARKIB                                 PENGASINGAN
        ORGANISASI                                     DAN PEMINDAHAN
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004            PENCARIAN
                                                                                                   fax : 03-55112760
                        PEWUJUDAN REKOD
            MENGKAJI DAN MENENTUKAN JENIS-JENIS
            REKOD YANG PERLU DIWUJUDKAN OLEH
            SESEBUAH AGENSI:

                  MENGAWAL PERTUMBUHAN REKOD
                  MEMASTIKAN IA DISALURKAN DENGAN BETUL
                   SUPAYA KEUTUHAN REKOD TERPELIHARA.
                  KAITAN ANTARA SATU KUMPULAN REKOD
                   DENGAN YANG LAIN TIDAK TERHALANG.


2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760
                      KEPENTINGAN REKOD

                    WARISAN NEGARA
                    ILMU PENGETAHUAN
                    SUMBER UTAMA RUJUKAN
                    MAKLUMAT


2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760   03/04/06
                     KEPENTINGAN SISTEM REKOD

     KLASIFIKASI                                                              LOKASI
     ACCESSIBILITY                                                            PENINGKATAN
     KEANJALAN                                                                 PRODUKTIVITI
     RUJUKAN SILANG                                                           EKONOMI
     PERHUBUNGAN                                                              TEMPOH
      AWAM                                                                      SIMPANAN YANG
     PERANCANGAN                                                               JELAS
      JABATAN


2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760   03/04/06
                     APAKAH TANGGUNGJAWAB
                     TERHADAP REKOD AWAM?

         ANGGOTA PERKHIDMATAN AWAM
         PEGAWAI REKOD JABATAN
         ORANG AWAM




2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam,Tel : 03:79565004 atau 0192697004 fax : 03-79560145 : 03-55112760
10A, Jalan 17/54, 46400 Petaling Jaya Selangor.    Selangor.      Tel : 03:55112750 atau 0192697004 fax               03/04/06
              CABARAN DAN MASALAH YANG DIHADAPI :
            Kepekaan jabatan terhadap kepentingan
             rekod-rekod yang telah ditutup.
            Kerjasama antara pegawai dan kakitangan
             dalam menjaga kepentingan rekod.
            Tiada kesungguhan yang diberikan oleh
             pegawai dan kakitangan dalam pengurusan
             rekod.
            Kurangnya sokongan pihak atasan kepada
             PRJ dalam hal-hal berkaitan dengan
             pengurusan rekod.
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760
                                     PERUNDANGAN DALAM
                                      PENGURUSAN REKOD




2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760
           •           AKTA 629 ARKIB NEGARA 2003
           •           SURAT PEKELILING AM BIL 1/1970
           •           SURAT PEKELILING AM BIL 23 TAHUN 1972
           •           SURAT PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL 10
                       TAHUN 1984
           •           ARAHAN PERBENDAHARAAN 156
           •           ARAHAN PERBENDAHARAAN 299

           •           ARAHAN PERKHIDMATAN BAB 5
           •           SURAT PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL 9 TAHUN
                       1986

           •           SURAT KEMENTERIAN KEWANGAN 3 NOVEMBER
                       1993


                                                                                                                       21
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760
       1997
       Peraturan Pemeliharaan Rekod-rekod
       Kerajaan

                 PENYENARAIAN REKOD-REKOD BERUMUR 5
                  TAHUN
                 PEMINDAHAN REKOD-REKOD TERPERINGKAT
                 PEMUSNAHAN REKOD KEWANGAN.
                 PENYELARASAN DI PERINGKAT AGENSI
                 PEMUSNAHAN REKOD
                 PENYELIDIKAN REKOD
                 RUJUKAN KEMBALI REKOD


2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760   03/04/06
              ARAHAN PERKHIDMATAN
                 Bab 3 :                          - Surat Menyurat
                                                   - Menulis minit-minit
                                                   - Melayani surat-surat yang diterima
                 Bab 4 : -                               Fail-memail
                                               -   Pengelasan fail
                                               -   Mendaftar dan menyelenggara fail
                                               -   Pengedaran fail
                                               -   Simpan Dalam Perhatian
                                               -   Memelihara dan menyimpan rekod-
                                                   rekod kerajaan
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760
                 Bab 5 :
                   - Memelihara dan menyimpan rekod
                  rekod kerajaan
                - Rekod-rekod kerajaan dan peranan
                  Arkib Negara
                - Pemeliharaan Rekod




2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760
                        Akta Arkib Negara 2003 ( Akta
                        692)

                TIDAK BOLEH MUSNAH ATAU BENARKAN
                 PEMUSNAHAN MANA-MANA REKOD AWAM
                 YANG DALAM JAGAAN ATAU DI BAWAH
                 KAWALAN ORANG ITU
                JIKA BERNIAT,HENDAKLAH MEMBERITAHU KP
                 DALAM BORANG YANG DITETAPKAN DENGAN
                 MENYATAKAN SIFAT REKOD AWAM
                KEBENARAN PEMUSNAHAN – OLEH KP
                KESALAHAN : BOLEH DIDENDA TIDAK
                 MELEBIHI RM5000/PENJARA TIDAK MELEBIHI
                 1 TAHUN ATAU KEDUA-DUANYA.

2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760
                                    TOPIK 2
                                PENDAFTARAN DAN
                               PENGENDALIAN FAIL




2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760
                KANDUNGAN FAIL
       Fail yang hendak dibuka perlu mengandungi :

                                   Kertas Minit
                                   Tali Fail
                                   Tajuk Fail
                                   Nombor Fail
                                   Kad Pengedar

2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760
                 Format kulit fail
               Ditetapkan dan direka oleh Arkib Negara
               Ruangan tentang tarikh dibuka dan
                ruangan bagi tarikh patut ditutup dan
                dihantar ke ANM
               Jenis fail: Fail Terbuka (Am 435 Pin 1/80) – Putih
                                                                    ( Am 435 A Pin 1/82                        – Coklat Muda
                                              Fail Sulit            ( Am 436)                                  – Hijau

               Fail Rahsia (Am 437)       - Merah Jambu Berpalang
                                            Merah
               Fail Rahsia Besar (Am 438) - Kuning Muda Berpalang
                                            Merah

2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam,Tel : 03:79565004 atau 0192697004 fax : 03-79560145 : 03-55112760
10A, Jalan 17/54, 46400 Petaling Jaya Selangor.    Selangor.      Tel : 03:55112750 atau 0192697004 fax               03/04/06
                        Maklumat kulit luar fail
          No. rujukan    – nombor fail mengikut kod
                            klasifikasi
          Kertas-kertas berhubung – Nombor fail atau
                                              fail-fail berkaitan
          Didaftar dibawah perkara – Indek perkara
          Perkara – Tajuk fail mengikut klasifikasi perkara
          Tarikh kandungan akhir – tarikh surat/
                                        lampiran terakhir
          Maklumat mengenai edaran fail.

2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760   03/04/06
                     PROSES MEMBUKA FAIL BARU


                    Sediakan kulit fail baru

                    Lipatkan kulit fail mengikut kesan
                     lipatan

                    Gunakan penebuk lubang tebukan satu
                     lubang satu inci dari atas dan satu inci
                     dari tepi tulang fail
                    Masukkan tali hijau melalui tebukan
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760   03/04/06
                    Masukkan kertas minit ke dalam fail
                     bahagian kiri setelah ditebuk lubang
                     pada kertas minit.

                    Tebukan lubang itu hendaklah satu
                     inci dari atas dan satu inci dari tepi
                     dikedua-dua penjuru atas.

                    Berikan nombor fail


2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam,Tel : 03:79565004 atau 0192697004 fax : 03-79560145 : 03-55112760
10A, Jalan 17/54, 46400 Petaling Jaya Selangor.    Selangor.      Tel : 03:55112750 atau 0192697004 fax               03/04/06
                  Surat-surat disebelah kanan
                   dalam fail.
                  Tuliskan catitan ringkas pada
                   kertas minit
                  Tuliskan tajuk fail
                  Masukkan kad edaran

                     -
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam,Tel : 03:79565004 atau 0192697004 fax : 03-79560145 : 03-55112760
10A, Jalan 17/54, 46400 Petaling Jaya Selangor.    Selangor.      Tel : 03:55112750 atau 0192697004 fax               03/04/06
                   Kaedah Mendaftar Fail Baru
         1. Beri tajuk fail
            > Baca Surat dengan teliti dan pastikan
             perkara yang diutarakan
         2. Beri Nombor Fail
            > Nombor Kod yang diberikan mengikut
             klasifikasi perkara
         3. Taip perkara dan nombor dalam petak-
             petak
            > Doket Faharasat Abjad (borang Am 80A)
            > Doket Faharasat Nombor (borang Am 89)
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760   03/04/06
       4. Susun Doket Ke Dalam

             > Jilid Abjad – Untuk mengesan Tajuk Fail
             > Jilid Nombor – Untuk mengesan
               Pergerakan Fail

       5. Sediakan

             a) Kulit Fail
             b) Kertas Minit
             c) Tali Hijau (Green Tags)
             d) Penebuk
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760   03/04/06
         6. Rangkaikan

                > Surat disebelah Kanan Fail
                > Kertas minit disebelah Kiri Fail

         7. Catitkan di atas kertas minit

                > Surat masuk – Dakwat Merah
                > Surat Keluar – Dakwat Biru/Hitam

2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760   03/04/06
                         Menulis Minit
         Beri nombor perenggan
         Tulis dengan terang, padat dan
          jelas
         Jadikan satu kandungan jika
          minit terlalu panjang (di taip)
         Mulakan minit ringkasan jawatan
          pegawai yang diminit.

2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam,Tel : 03:79565004 atau 0192697004 fax : 03-79560145 : 03-55112760
10A, Jalan 17/54, 46400 Petaling Jaya Selangor.    Selangor.      Tel : 03:55112750 atau 0192697004 fax               03/04/06
                     Fail Baru
                    Kandungkan surat/dokumen
                    Catat bilangan kandungan fail
                     (enclosure) disudut kanan atas
                     surat (bulatkan);
                    Surat terima : warna merah;
                    Hantar surat : warna biru atau
                     hitam

2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760   03/04/06
              Surat masuk. (warna merah)

                 Surat bth…………….drp………….dikdg pada………………


              Surat keluar. Catat bilangan kandungan,
               tarikh penghantaran, nama agensi
               penerima dan tarikh surat di hantar ke
               atas kertas minit dengan menggunakan
               “rubber stamp” biru atau hitam

                Surat bth ……………dihantar kpd……… pada…………..

2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760   03/04/06
                 PERKARA PERLU SEMASA
                 PENGURUSAN FAIL

                   Satu fail untuk satu perkara sahaja
                   Kandungan fail hendaklah mengikut
                    turutan tindakan dan tarikh
                   Surat masuk hendaklah
                    dikandungkan pada kertas minit
                   Sub-jacket hendaklah dikandungkan

2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760   03/04/06
                  Fail baru hendaklah dibuka jika
                   kandungan telah melebihi 3 cm
                   atau melebihi 100 kandungan
                   mengikut mana yang awal
                  Minit bebas hendaklah
                   dikandungkan
                  Kulit fail baru hendaklah dicatit
                   sebagai kulit 2 atau cover 2 atau
                   jilid 2

2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760   03/04/06
                   Kulit fail yang kotor atau koyak
                    mesti diganti baru dengan
                    mengekalkan yang lama
                   Tarikh buka dan tutup fail
                    hendaklah dicatit diatas fail itu
                   Fail yang ditutup perlu dikepilkan
                    kepada fail baru jika masih
                    diperlukan
                   Semua pergerakan fail mesti
                    melalui pendaftaran atau direkod.
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760   03/04/06
                   Membuka fail sambungan
      • Apabila fail mengandungi 100 kandungan
        atau kurang tetapi ketebalan fail melebihi
        3 cm
      • Fail itu hendaklah ditutup dan dibuka
        sambungan kulit 2 atau seterusnya.
      • Di atas fail perlu dicatat dengan terang
        perkataan:
                                                      DITUTUP-KULIT 2 DIBUKA

      • Di atas kulit baru dicatat nombor rujukan
        yang sama disertai catatan (Klt. 2)

2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760   03/04/06
                 Fail sementara (sampul kecil)
                  Apabila fail yang berkenaan tidak dapat
                   dikesan atau hilang
                  Jika fail sebenar (sama) memerlukan
                   tindakan segera lebih dari seorang
                   pegawai
                  Kulit fail sementara ialah sampul kecil
                     (AM 435A-Pin 1/82)
                  Nombor rujukan dan tajuk fail mestilah
                   sama dengan fail asal
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760   03/04/06
                            TOPIK 3
                     KONSEP SISTEM FAIL DAN
                         KLASIFIKASI FAIL



2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760   03/04/06
                                                Definisi fail
                 Satu folder yang didaftarkan yang
                   mengandungi surat-surat dan
                      dokumen yang tersusun

                  Asal dari perkataan Latin FILLUM
                   bermakna sejenis benang yang
                               tersusun

2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760
                                                      FAIL
                   SALAH SATU DARI JENIS
                    REKOD YANG UTAMA
                   PALING BANYAK DIGUNAKAN



2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760
                                           SISTEM FAIL
          PROSES MELIPUTI:
                      PENGELASAN
                      PENYUSUNAN
                      MENGINDEKS
                      PENYIMPANAN
                      PENGAWALAN

2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760
                                              SISTEM FAIL
             MANUAL FAIL
                   MENGGARISKAN PROSEDUR-PROSEDUR DAN
                    PANDUAN MELAKSANAKAN KERJA

             TESAURUS FAIL
                   MENGANDUNGI SENARAI PERKATAAN
                    BERKAITAN AKTIVITI DAN FUNGSI SESEBUAH
                    JABATAN – HOUSEKEEPING DAN FUNCTIONAL
                   TETAPKAN PERATURAN MENGINDEKS
                   MEMUDAHKAN PEMBUKAAN FAIL


2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760
                                              SISTEM FAIL
             SKIMA FAIL

                   SENARAI FAIL-FAIL YANG DIBUKA
                    BERDASARKAN TAJUK-TAJUK YANG
                    DITENTUKAN DALAM TESAURUS




2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760
                 JENIS-JENIS PENGKELASAN:


               HOUSEKEEPING / FUNCTIONAL
               KESELAMATAN
               KOD




2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam,Tel : 03:79565004 atau 0192697004 fax : 03-79560145 : 03-55112760
10A, Jalan 17/54, 46400 Petaling Jaya Selangor.    Selangor.      Tel : 03:55112750 atau 0192697004 fax               03/04/06
                 Jenis Dan Pengelasan Fail

                 Fail Rahsia – Warna merah
                 Fail Sulit – Warna hijau
                 Fail Peribadi
                     a) Bahagian Pegawai Eksekutif Ke
                         Atas –Warna merah jambu
                     b) Bahagian Kumpulan Biasa –
                         Warna kuning
                 Fail Am (terhad) – Warna putih
                 Sampul Kecil – Warna putih

10A, Jalan 17/54, 46400 Petaling Jaya Selangor.    Selangor.      Tel : 03:55112750 atau 0192697004 fax
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam,Tel : 03:79565004 atau 0192697004 fax : 03-79560145 : 03-55112760
      Fail Am                 : Kerja-kerja persuratan yang melibatkan
                                 tindakan perkara-perkara persuratan am
                                 hendaklah menggunakan fail am.

    Fail Rahsia : Khas digunakan untuk tindakan
                                          surat-surat serta tindakan sulit
                                          pengurus, pegawai kanan yang terlibat
                                          dengan polisi.

       Fail Sulit : Khas digunakan untuk tindakan
                                        perkara-perkara yang tidak merbahaya
                                        keadaan jika maklumat yang disimpan itu
                                        bocor.
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam,Tel : 03:79565004 atau 0192697004 fax : 03-79560145 : 03-55112760
10A, Jalan 17/54, 46400 Petaling Jaya Selangor.    Selangor.      Tel : 03:55112750 atau 0192697004 fax               03/04/06
                 Fail Sampul Kecil

              Untuk surat-surat memerlukan
              tindakan segera tetapi fail asal
              dalama tindakan oleh sesuatu
                 unit dan disimpan untuk
              sementara waktu sehingga fail
                     asal dijumpai atau
                       dikembalikan.
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam,Tel : 03:79565004 atau 0192697004 fax : 03-79560145 : 03-55112760
10A, Jalan 17/54, 46400 Petaling Jaya Selangor.    Selangor.      Tel : 03:55112750 atau 0192697004 fax               03/04/06
             Sistem Simpan Dalam Perhatian
                         (SDP)


             Satu sistem penyimpanan sementara
                bagi tujuan mengasingkan fail
                 sehingga diperlukan semula.




2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760   03/04/06
                                     KLASFIKASI


             Konsep adalah berbeza
               daripada mengfail.


2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760
                      KONSEP
            Memfail
              Satu proses menyusun satu siri
             dokumen (suratan) yang mempunyai
             perkara yang seakan-akan sama
             dalam satu bekas/ folder mengikut
             tarikh dokumen itu sendiri, disusuli
             dengan memberi tajuk, kod, dan
             silang rujuk.
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760
                      KONSEP
         Klasifikasi fail
           Satu proses kerja intlektual yang
          melibatkan pengumpulan
          maklumat kedalam
          kategori/kumpulan yang sama atau
          seakan-akan sama, dimana setiap
          satu kategori/kumpulan rekod itu
          dikenali dengan identitinya sendiri.
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760
             MENGAPA PERLU KLASIFIKASI

              PENYIMPANAN YANG BETUL.
              MUDAH DAN CEPAT DIPEROLEHI.

              PENYELENGGARAAN YANG

               SERAGAM
              KAWALAN KESELAMATAN REKOD




2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760
                      FAEDAH KLASIFIKASI

            PENGESANAN DAN RUJUKAN
            RUJUKAN PENYELIDIKAN.

            PENDOKUMENTASIAN FAKTA
             DAN PERISTIWA.
            PEMELIHARAAN REKOD BAGI
             TUJUAN ARKIB.


2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760
            KLASIFIKASI - FAEDAH
          EKONOMIKAL
          KURANGKAN LATIHAN SEKIRANYA
           SESEORANG PERSONEL BERTUKAR KE
           CAWANGAN LAIN.
          MENGAWAL PENGHASILAN REKOD.



2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760
                  KLASIFIKASI - CIRI-CIRI
                   RINGKAS DAN MUDAH
                   MUDAH DIADAPTASI
                   MUDAH DIKAJISEMULA
                   LOJIK
                   KOMPREHENSIF
                   BERKESAN
                   EKONOMI
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760
                  ASAS UTAMA KLASIFIKASI

                         ABJAD
                         NOMBOR




2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760
                      SISTEM KLASIFIKASI

        TERBAHAGI KEPADA DUA KATEGORI:

                    1.     SISTEM KLASIFIKASI REGISTRI
                    2.     SISTEM KLASIFIKASI PERKARA




2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760
            SISTEM KLASIFIKASI REGISTRI
       Bermula di zaman Rom purba apabila
        hakim-hakim menyusun dokumen
        mahkamah secara kronologi.
       Kaedah paling awal digunakan dalam
        pentadbiran di Malaysia.
       Digunakan untuk menyusun dan
        menyimpan rekod secara teratur
        mengikut nombor seturut tanpa mengira
        perkara.
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760
           Sistem Klasifikasi Registri
                  Contoh:
                   1/1885 –                    Banjir Besar Kuala Lumpur
                   2/1885 -                    Perang Saudara di Selangor
                   3/1885 –                    Pergaduhan di Ampang
                   4/1885 –                    Cukai tambahan
                   5/1885 –                    Masjid Jamek



2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760
                     Sistem Kelasifikasi Registri-
                     KELEMAHAN
        Pewujudan fail tidak terkawal

                •   Tajuk fail diberi sewenang-
                    wenangnya
                •   Functional atau housekeeping?
                •   Fail sambung atau tutup?
                •   Tidak ekonomi (pembelian kulit fail).

2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760
                      SISTEM KLASIFIKASI PERKARA

             SATU PROSES MENGHIMPUN
             DOKUMEN MENGENAI SESUATU
             PERKARA DIBAWAH SATU TAJUK
             KHUSUS (TAJUK UTAMA) DAN TAJUK-
             TAJUK KECIL MENGIKUT PERINGKAT-
             PERINGKAT YANG DITETAPKAN/
             HIRAKI TERTENTU.

2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760
              Sistem Klasifikasi Perkara
         Contoh:
          Perkara Utama             Latihan
              Perkara Khusus        Dalam Negeri
                 Sub Perkara Khusus       UPM
                                     Cuti
                                        Cuti Tahun



2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760
                   Sistem Klasifikasi Perkara-
                   Kelebihan

                  Rekod dapat dingat/dikesan
                   semula melalui perkara
                  Bahan dibawah tajuk,fail dan

                   lokasi yang sama.
                  Pewujudan fail dapat dikawal.



2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760
                 Sistem Klasifikasi Perkara-
                 Kelebihan
             Intergriti, kesinambungan, hubungan
              organik dan kesempurnaan maklumat
              mengenai perkara yang sama
              dikelompokkan didalam satu fail
             Pemberian tajuk dibuat berdasarkan
              perancangan terlebih dahulu
             Maklumat yang sama dapat dikelompokkan
              dibawah satu tajuk perkara yang sama
              mengikut peringkat-peringkat secara lojik
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760
             Sistem Klasifikasi Perkara-
             Variasi
                   Tiga variasi:
                       - sistem abjad
                       - sistem fungsi dan perkara
                       - sistem struktur pentadbiran


2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760
                                  PENGKODAN



2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760
                  PENGKODAN
                        Satu proses memberi simbol
                         kepada perkara-perkara
                         tertentu, digunakan untuk
                         mengenalpasti lokasi fail/folder



2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760
                  KOD
                        Kod-kod yang digunakan terdiri dari
                         data/nombor yang mana mewakili
                         makna-makna tertentu berdasarkan
                         kepada peraturan yang disediakan.
                         Contoh:
                         KKR
                         500
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760
              KOD
                Kod-kod yang digunakan adalah
                 untuk menggantikan nama asal/tajuk
                 bagi mempercepatkan kerja-kerja
                 mengklasifkasi,mengfail dan merujuk.
                 Contoh:
                 Pentadbiran – 100
                 Kewangan – 400
                 Personal - 500
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760
                  KOD
                  Kod agensi pewujud adalah
                  perkara utama/yang perlu
                  didahulukan dalam kerja-kerja
                  mengklasifikasi bagi
                  menunjukkan provenance nya/
                  Jabatan pewujud.

2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760
                  KOD
                  Kod-kod bagi menunujukkan provenance
                  biasanya menggunakan singkatan nama.
                       Contoh:
                       KKR – Kementerian Kerja Raya
                       KKR(CPP) - Kementerian Kerja Raya
                                 (Caw. Pengurusan
                                  Pentadbiran)


2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760
                KOD -SISTEM NOMBOR SETURUT

             Lazimnya digunakan bagi jenis
              pengklasan mengikut sistem nombor
              seturut/sistem blok nombor.
             Contoh: sistem registeri.
               - setiap unit fail diberi nombor
                 seturut tanpa mengira tajuk/perkara
               - susunan juga secara seturut

2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760
                 KOD-SISTEM BLOK NOMBOR
                Sistem ini disediakan berdasarkan kepada
                 nombor seturut dan direkabentuk khusus
                 untuk satu-satu kumpulan rekod.
                 Contoh:
                 100 – Pentadbiran
                 200 – Bangunan
                 300 – Peralatan Pejabat
                 400 - Kewangan

2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760
                 KOD-SISTEM BLOK NOMBOR

                 Kod yang diberikan kepada
                  kumpulan rekod ini kemudiannya
                  dipecahkan kepada perkara
                  utama

                 Contoh:
                 100 – 1
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760
                  KOD-SISTEM BLOK NOMBOR

                   Perkara utama yang diberi kod
                    utama boleh dipecahkan
                    kepada perkara khusus dan
                    diberi kod baru.
                    Contoh:
                    100 – 1/1

2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760
              CIRI-CIRI PENGOLAHAN KOD
           Pendek – setiap simbol kod dihadkan
                      jumlahnya.
                     Nombor/abjad yang digunakan
                      jangan terlalu besar.
           Mudah – elakkan drpd menggunakan kod
                      yang kompleks.
                     Boleh diubahsuai atau ditambah
                      atau dilupuskan.
           Bermakna - simbol kod yang boleh
                        dipraktikkan.
                                                  Contoh kod JPJ/kad pengenalan
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760
                  SIMBOL
             Simbol-simbol yang lazim digunakan
              dalam kod:
                 - tanda sengkang
                 / tanda serong
                 ( ) dalam kandungan
                 . tanda perpuluhan

2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760
                  SIMBOL
             Tanda sengkang dan serong lazimnya
              membawa makna memisahkan.
             Tanda sengkang memisahkan
              kumpulan rekod dengan tajuk utama
              (siri)
             Tanda serong (/) memisahkan tajuk
              utama dengan tajuk khusus

2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760
                  SIMBOL

             Contoh simbol memisahkan:
              100 – 1/1




2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760
                  SIMBOL
             Tanda perpuluhan (.) dan tanda dalam
              kurungan ( ) lazimnya digunakan
              untuk memisahkan provenancenya.
              Contoh:
              KKR.CPP
              KKR(CPP)

2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760
                                                     Contoh
         XXX = Nama Kod Organisasi
         /2. = Kod Kumpulan – Contoh Pengurusan
                               Pejabat
         04/ = Kod Perkara  – Mesyuarat Utama
         1 = Jilid Fail     - Jilid Satu

    Fail dimaksudkan
    xxx/2.04/I-1 = Tempahan                                                  Bilik Mesyuarat Utama

2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760   03/04/06
                     KAWALAN PENYIMPANAN
                    DAN PEMULIHARAAN REKOD




2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760
                             KAWALAN PERGERAKAN DAN
                                  PENYIMPANAN




2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760
                  DEFINISI

                        BILIK REGISTRI
                        BILIK FAIL
                        BILIK PENDAFTARAN FAIL
                        BILIK REKOD
                        PUSAT REKOD
                        ARKIB

2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760
                  REGISTRI

                        SATU UNIT DI DALAM JABATAN/
                         AGENSI KERAJAAN YANG
                         BERTANGGUNGJAWAB
                         MENGENDALIKAN REKOD-
                         REKODNYA



2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760
                  BILIK REGISTRI

                        TEMPAT DI MANA
                         PENGENDALIAN SURAT-
                         MENYURAT DAN FAIL-MEMAIL
                         DILAKSANAKAN SERTA TEMPAT
                         PENYIMPANAN REKOD-REKOD
                         AKTIF


2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760
                       MATLAMAT REGISTRI

                      SEMUA MAKLUMAT JABATAN
                       DIKENDALIKAN DAN DIURUSKAN
                       DENGAN BAIK
                      MEMBERIKAN PERKHIDMATAN YANG
                       BAIK KEPADA PELANGGAN –
                       (DALAMAN dan LUARAN)
                      MEMBEKALKAN MAKLUMAT (REKOD)
                       YANG BETUL PADA MASA YANG
                       DITETAPKAN

2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760
                        JENIS-JENIS REGISTRI

           o Sistem Registri Berpusat
             (Centralised Registry System)
           o Sistem Registri Tidak Berpusat

             (Decentralised Registry System)
           o Kombinasi di antara kedua-dua

             di atas
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760
               SISTEM REGISTRI BERPUSAT

               SEMUA REKOD DISIMPAN DAN
                DIKENDALIKAN DI SUATU
                TEMPAT YANG TERTENTU DAN
                BERPUSAT




2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760
                  SISTEM REGISTRI TIDAK
                  BERPUSAT


              UNIT-UNIT, BAHAGIAN-
               BAHAGIAN SESUATU JABATAN/
               AGENSI KERAJAAN MEMPUNYAI
               REGISTRI MASING-MASING



2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760
                 FUNGSI REGISTRI
            1.        Penerimaan dan Pendaftaran Surat-
                      surat
            2.        Penghantaran Surat

                           SURAT TERPERINGKAT - 2 salinan
                           SURAT TERBUKA - 3 salinan
                              - dihantar
                              - di failkan
                              - fail timbul (float file)
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760
                          3. PROSEDUR PEMBUKAAN FAIL

              AKTIVITI UTAMA UNIT REGISTRI

              SEMAK FAIL SUDAH/BELUM DIBUKA
                Rujukan Tuan

                Buku daftar fail

                Indeks

                Komputer

                Senarai fail



2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760
           4. PROSEDUR KAWALAN PERGERAKAN
              FAIL
             Satu tugas utama merekodkan segala
              pergerakan fail
            Masalah
             Hilang

             Tidak dapat dikesan

             Tersalah letak

             Tersalah hantar

             Diambil sendiri oleh pegawai

             Diedarkan oleh kakitangan bukan dari unit

              registri dsbnya.
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760
                     5. PROSEDUR PENUTUPAN FAIL

                 FAIL AKTIF
                   100 Lampiran

                   1 inci tebal

                     (yang mana terdahulu)

                 FAIL TIDAK AKTIF
                   5 tahun tidak digunakan/rujuk




                 PENGGUNAAN SAMPUL KECIL
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760
                        KAWALAN PENGENDALIAN
                        SISTEM FAIL

              PENGGUNAAN FAIL
              SURAT SELARAS DENGAN TAJUK
              PERGERAKAN FAIL DIREKOD
              CATATAN DIKULIT FAIL BARU
              PERLU BUKA FAIL BARU?


2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760   03/04/06
              MINIT BEBAS
              KULIT FAIL YANG ROSAK/KOYAK
              FAIL LAMA DKEPIL BERSAMA FAIL
               BARU (JIKA PERLU)
              KETEBALAN FAIL (TUTUP)




2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760   03/04/06
                 KAWALAN PENYIMPANAN DAN
                   PEMULIHARAAN REKOD




2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760
                        PENYIMPANAN REKOD
        BILIK REKOD
            RUANG SIMPANAN SEMENTARA BAGI REKOD-REKOD
             SEPARA AKTIF DAN TIDAK AKTIF
            SUPAYA PENGGUNAAN, PENYELENGGARAAN,
             PENGAWALAN TERHADAP REKOD-REKOD TERSEBUT
             MENJADI LEBIH EKONOMI DAN LEBIH CEKAP
            RUANG ‘ HIGH DENSITY STORAGE’
            BILIK SEMENTARA MENUNGGU TINDAKAN
             PEMISAHAN DIAMBIL KE ATASNYA SAMA ADA
             MUSNAH ATAU SIMPAN
            TIDAK BOLEH DISAMATAKRIF DENGAN STOR

2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760
             TEMPAT PENYIMPANAN
          Berbeza antara fail terbuka dan
           terperingkat
          Penyimpanan media lain
             Peta, Pelan & Lukisan Kejuruteraan

                Vertical plan cabinets/ cardboard

                 tubes
             Fotografi

                Folder bebas asid

             Audiovisual & Eletronik

                Kawasan bebas habuk & medan

                 magnet                                                                                                105
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760
       PERSEKITARAN BILIK REKOD
         Persekitaran bilik rekod perlu
         menekankan 3W

               Workers
               Workflow
               Workplace

        > T.R. Schellenberg. Modern Archives Principles &
        Techniques
                                                                                                                       106
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760
                        PEMELIHARAAN REKOD

                     Keseluruhan proses dan
                    pengendalian yang terlibat
                 dalam perlindungan fizikal rekod
                 awam dan arkib awam daripada
                   kerosakan atau kemerosotan
                    dan dalam pemulihan atau
                  pembaikan rekod dan arkib itu
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760
              KESELAMATAN BILIK REKOD
           1.        API : Sistem kawalan kebakaran
                     - Pengesan asap
                     - Pengesan api
                     - Alat pemadam
                     - Gelung Pancutan
                     - Loceng amaran
                     - 45 sentimeter jarak dari siling
                     - Latihan memadam api
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760
                  KESELAMATAN BILIK REKOD
         2. Air :
                  Elakkan tangki air di bumbung
                   bangunan
                  Elakkan paip air melalui bilik rekod



         3. Kawalan kelembapan
                        - Pendingin udara
                        - Alat ‘dehumidifier’
                        - Silica gel
2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760
        4. Kawalan suhu :                                                         6. Bencana Alam :
                   Pendingin udara                                                         - Pelan Tindakan
                   Kipas
                   Peredaran udara
                   Tingkap

         5. Pencerobohan :
                 - Kawalan 24 jam
                 - Kunci
                 - Kawasan Terhad
                 - Pagar Keselamatan Jenis Y Berduri

2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760
                   Musuh-musuh Rekod

         Musuh                                                     Kawalan
                Manusia                                              - Kawasan larangan
                                                                      - Larangan merokok,
                 - Bakar
                                                                         makan,minum
                 - Sabotaj                                            - Perkhidmatan kaunter/
                 - Curi                                                  tingkap
                 - Jual                                              - Bilik kebal
                                                                     - Jauh dari orang awam


2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.       Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760
                 Serangga                                    Kawalan
                 Lipas                                          Bahan kimia
                 Gegat                                          Ubat gegat

                                                                 Pewasapan
                 Bubuk
                                                                 Kontrak pembasmian
                 Anai-anai
                                                                 Makanan
                 Tikus
                                                                 racun
                 Silver fish


2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760
                           PEMISAHAN REKOD

                     PENGASINGAN REKOD
                     PERKARA PERLU DILAKUKAN
                     JADUAL PEMISAHAN REKOD
                     PELUPUSAN REKOD
                     PEMUSNAHAN



2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760
                                      KUMPULAN REKOD
                                     BOLEH DIMUSNAHKAN

                     REKOD TIDAK AKTIF DAN TIDAK
                      DIPERLUKAN LAGI.
                     REKOD YANG ROSAK DAN TIDAK BOLEH
                      DIGUNAKAN LAGI.
                     REKOD YANG TELAH TAMAT TEMPOH
                      SIMPANAN MENGIKUT JADUAL PEMISAHAN
                      REKOD YANG TELAH DIPERSETUJUI OLEH
                      ARKIB NEGARA.


2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760
                          CARA PEMUSNAHAN
                                        BAKAR
                                        RINCIH
                                        TANAM
                                        JUAL


2A-1F, Jalan Boling Padang E/13E, 40150 Shah Alam, Selangor.   Tel : 03:55112750 atau 0192697004   fax : 03-55112760

				
DOCUMENT INFO