Guide de saisie en ligne by liuqingzhan

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									                                               ULYSSE



                                        GUIDE
                                   SAISIE EN LIGNE

                                      CANDIDATURE

                           LEONARDO MOBILITE
                                                2009




                                                        Version 1




Guide saisie en ligne Leonardo Mobilité 2009                   1
      Ce guide s’adresse aux porteurs de projets qui souhaitent déposer une candidature
Leonardo mobilité. Les étapes de la procédure de dépôt sont les suivantes :
 Attention : n’attendez pas la date limite de dépôt fixée au 06 février 2009 pour saisir votre
                                         candidature.

1 Se connecter au site Ulysse depuis http://ulysse.2e2f.fr ou depuis le site de l’Agence
  (Rubrique programme Leonardo da Vinci, sélectionnez la page public, dans menu de droite,
  allez dans Ressources cliquez sur accès Ulysse).
  Obtenir un compte et un mot de passe
2 Compléter la « fiche organisme », c'est-à-dire les coordonnées du porteur de projet et du/des
  contact/s (« Organisme, Recherche/modifier »). Imprimer la documentation utilisateur
  générale dans les documents à télécharger, sur la page d’accueil du site Ulysse, pour une
  présentation détaillée de la fiche organisme.
3 Créer son dossier (« Leonardo, Recherche d’un dossier »)
4 Compléter le formulaire de candidature (enregistrer les données, imprimer un brouillon)
5 Soumettre la version électronique !!
6 Réceptionner un mail comportant la version à imprimer du formulaire de candidature en
  format PDF non modifiable envoyé par l’Agence.
7 Imprimer la candidature envoyée
  Ajouter les annexes (lettres d’engagement …)
  Signer l’original à l’encre bleue et apposer le cachet de votre organisme
  Photocopier la candidature et les annexes en 3 exemplaires
8
  Une fois votre candidature soumise, il vous reste 10 jours pour envoyer l’original et les 3
  copies à l’Agence, (cachet de la poste faisant foi),
  1 original signé à l’encre bleue et 3 copies avec les lettres d’intention et les annexes
  éventuelles à :
                            Agence Europe Education Formation France
                                  (candidature Leonardo Mobilité-
                                       Précisez la région/académie)
                                                25 quai des Chartrons
                                               33080 Bordeaux Cedex

               Conseils importants pour l’ensemble de la saisie sur Ulysse
1- La saisie s’effectue à partir d’onglets. Ils peuvent contenir :
          - des champs de saisie libre. Le nombre de caractères dans ces champs est limité. Ce nombre
          maximum est indiqué avant ou après le cadre
          - des cases à cocher
          - des listes déroulantes
2- Pour sauvegarder les données, cliquer sur « Enregistrer » sur chaque Onglet de saisie. Faites-le
régulièrement même en cours de saisie pour éviter de perdre des informations !

3- N’appuyez sur la touche Entrée que pour la saisie dans les champs texte. Dans les autres
onglets, cette action fait quitter brutalement votre saisie sans sauvegarde !




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1- ACCES ET MOT DE PASSE

 Depuis l’adresse internet : http://ulysse.europe-education-formation.fr, vous accédez à la page
suivante




- Si vous avez déjà un compte utilisateur Leonardo mobilité ou Erasmus :
       ► Après avoir vérifié que « Vous êtes un organisme » est bien coché, saisissez ce compte (c.à.d. le
       nom d’utilisateur) et le mot de passe qui vous ont été délivrés par l’Agence en 2005 et/ou en
       2006 et/ou en 2007 et/ou en 2008.
       ► cliquez sur Valider.
       Si vous avez perdu votre mot de passe et / ou votre compte, reportez vous au paragraphe « perte de
       mot de passe ou de compte ».
 - Si vous n’avez pas de compte utilisateur :
       ► cliquer sur le bouton « Obtenir un accès », pour obtenir un compte d’accès et un mot de passe,
         délivrés par le logiciel.

L’écran suivant apparaît :
                                                                                   IMPORTANT

                                                                         Pensez à noter vos NOM, MAIL et
                                                                         MOT DE PASSE ainsi que la police
                                                                         de caractère utilisée (majuscule ou
                                                                         minuscule).




    N’utilisez qu’un seul NOM et MOT de PASSE par organisme, même si plusieurs personnes de
    votre organisme participent à la saisie en ligne et même si vous déposez plusieurs projets.

Renseignez le nom de votre organisme, le code postal, l’adresse mail et validez. Un message électronique
contenant votre compte d’accès et votre mot de passe est envoyé par Ulysse à l’adresse mail saisie.

 Conservez précieusement le compte, le mot de passe et l’adresse mail fournis.



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Perte du mot de passe et/ou du compte :

- En cas de perte du compte, vous devez absolument contacter l’Agence par e-mail à l’adresse suivante :
                                              leonardo@2e2f.fr
- En cas de perte du mot de passe, vous devez cliquer sur « Vous avez perdu votre mot de passe » pour
en obtenir un nouveau, délivré par le logiciel à votre adresse mail. Dans l’écran obtenu, saisissez le
compte et l’adresse mail utilisés lors de la première connexion :




2- CREER VOTRE FICHE ORGANISME (OU LA METTRE A JOUR)

       Après vous être identifié en saisissant compte et mot de passe, la page d’accueil suivante
apparaît :




                                                                             Cliquez sur Organismes
                                                                             « rechercher/modifier » pour
                                                                             accéder directement à la fiche
                                                                             organisme dans laquelle vous devez
                                                                             saisir vos coordonnées, le nom du
                                                                             représentant légal, des personnes de
                                                                             contacts, etc… avant de créer
                                                                             votre candidature.




                                                                             Imprimez la « Documentation
                                                                             générale » de la rubrique
                                                                             « Documentation utilisateur, sur la
                                                                             page d’accueil du site
                                                                             Ulysse/Téléchargements.
                                                                             La fiche organisme y est détaillée




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    ► Attention ! Toute modification sur les données de cette fiche organisme doit être impérativement
    signalée à l’agence car cette fiche est utilisée pour toute correspondance avec le porteur de projet. Elle
    doit être constamment tenue à jour.

                                                                                       La zone Titre indique le
                                                                                       type d’établissement.
                                                                                       Ne le reprenez pas dans le
                                                                                       nom, il serait répété deux
                                                                                       fois dans les courriers
                                                                                       adressés.
                                                                                       Ex : ne reprenez pas deux
                                                                                       fois « Lycée Professionnel »




                                                                                       Renseigner le N° de SIRET
                                                                                       Obligatoirement




3- CREER VOTRE CANDIDATURE PAR TYPE DE PUBLIC
En cliquant sur « Recherche d’un dossier », vous accédez à la fenêtre suivante :

                                                                                            Cliquez sur « Créer » pour
                                                                                            créer un projet
                                                                                            .
                                                                                            Rappel : un dossier concerne
                                                                                            un seul public cible : FPI,
                                                                                            PMT ou PROEFP




           ► Si vous souhaitez déposez plusieurs projets, vous devrez revenir sur cette page et créer une
              nouvelle candidature pour chaque projet. Utilisez le même compte et mot de passe
              pour tous.
           ► Vous pouvez rédiger votre candidature en plusieurs fois. Après avoir créé un dossier,
                il est possible de le modifier, le compléter autant de fois que souhaité en cliquant sur
                le bouton « Modifier ». Attention à ne pas créer une nouvelle candidature à
                chaque fois !
           Dès qu’il est soumis (c'est-à-dire envoyé à l’agence) il n’est plus modifiable.


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CREER VOTRE DEMANDE DE CERTIFICAT :
Cliquez sur le bouton Créer une nouvelle demande de certificat. Vous arrivez sur cette page
d’informations :




Si votre organisme remplit les conditions (avoir un rapport final approuvé au cours des 3
dernières années) vous aurez accès au formulaire de candidature demande de certificat. (D’où
l’importance d’utiliser le même compte utilisateur que les années précédentes.)




                                                                                Pour entrer dans une
                                                                                section, positionnez la
                                                                                souris sur son intitulé
                                                                                et cliquez.




Sachez que vous ne pourrez en aucun cas soumettre votre demande de certificat si vous n’avez
pas au préalable soumis votre (vos) candidature(s) FPI/PMT/PRO.

Un message d’alerte s’affiche automatiquement :
Attention ! Vous devez soumettre au préalable votre candidature projet (FPI-PRO-PMT) avant
de soumettre votre demande de certificat.




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4 - COMPLETER LE FORMULAIRE DE CANDIDATURE

        En cliquant sur Créer, vous accédez au sommaire du formulaire de candidature, comprenant les 8
sections du formulaire. Vous devrez commencer par la section 1 puis vous pouvez remplir la suite dans
l’ordre que vous souhaitez.

Pour entrer dans une section, positionnez la souris sur son intitulé et cliquez.


                                                                   8 sections du
                                                                   formulaire de
                                                                   candidature




LA NAVIGATION ENTRE LES 8 SECTIONS :




       Pour vous permettre de vous repérer, une bulle est          Pour passer d’une section à l’autre vous pouvez :
       constamment présente dans le bandeau en haut de             - cliquer sur « section précédente » ou « section
       l’écran, qui précise la section dans laquelle vous vous     suivante »
       trouvez.                                                    - cliquer sur « retour au plan » pour revenir au
                                                                   sommaire. De là, vous devez cliquer sur l’intitulé
                                                                   de la section




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L’ENREGISTREMENT DES DONNEES SAISIES :




- Pour sauvegarder les données saisies, cliquer sur « Enregistrer ». Faites le régulièrement pour éviter de
perdre des données !

- Si vous avez saisi des données que vous ne souhaitez pas sauvegarder, cliquez sur Annuler avant de
changer d’onglet.
PARTICULARITE DE LA SECTION 1 (PROFIL DU PROJET) ONGLET 1 (ORGANISME
CANDIDAT) :

L’onglet « Organisme candidat » reprend les indications que vous avez saisies dans votre fiche
organisme. Si vous souhaitez modifier des données sur l’établissement et sur la personne de contact, vous
devez le faire dans la fiche organisme.
En revanche, dans la candidature de votre projet vous devez remplir les onglets qui suivent
(coordinateur si vous en avez un dans votre projet, infos générales, objectifs, priorités, résumé, déclaration
sur l’honneur).
Pour passer d’un onglet à l’autre, cliquez sur son intitulé.




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PARTICULARITES DE LA SECTION 3 PARTENARIAT.

Dans l’onglet Envoi ci-dessous (= liste des partenaires d’envoi), saisissez chaque organisme français
qui envoie des stagiaires dans un autre pays européen.
Cliquez sur ajouter pour enregistrer chaque organisme. Seules certaines données du partenaire
s’affichent sur la ligne précédente, mais elles sont toutes enregistrées. Vous pouvez modifier les données
en cliquant sur      ou supprimer le partenaire en cliquant sur   placés en fin de ligne.

En bas de page, le nombre total de participants en envoi (=à envoyer) et le nombre de partenaires
d’envoi s’affichent.

Dans l’exemple ci-dessous, il est prévu que deux CFA en France envoient 9 stagiaires chacun.
Le nombre de participants en envoi (= à envoyer) est donc de 18 français, qui partent et sont accueillis en
stage en Europe.


                                                                                            Pour modifier ou supprimer la
                                                                                            ligne




                                                                                            Attention pour enregistrer
                                                                                            chaque organisme, vous
                                                                                            devez cliquer sur
                                                                                            « ajouter ».



                                                                                             « Le nombre de participants
                                                                                             en envoi » est de 18 français
                                                                                             accueillis en stage en Europe,
                                                                                             soit 18 bourses d’envoi
                                                                                             demandées au programme
                                                                                             Leonardo
                             Projet groupé de deux organismes d’envoi

Dans l’onglet Accueil, saisissez tous les lieux de stages en Europe des stagiaires français
(essentiellement des entreprises européennes compte tenu de la définition des stages Leonardo).
Au-delà de 7 partenaires, une page supplémentaire se crée (le nombre s’affiche au milieu après la liste).
En bas de page, le nombre total d’organismes d’accueil et le total de stagiaires français accueillis en
Europe s’affichent, à droite du total Envoi, ce qui permet de vérifier l’égalité entre le nombre de
français partis et accueillis en Europe.

    -    Si vous passez par un organisme intermédiaire (celui-ci figurera alors dans l’onglet
         « Autres »), et que vous ne connaissez pas encore le nom des entreprises d’accueil,
         inscrivez « entreprise n°1 à déterminer », « entreprise n°2 à déterminer », etc…

    -    Dans ce cas, vous pouvez nous joindre en annexe à la version papier la lettre d’intention
         de l’intermédiaire (gage de qualité).



Guide saisie en ligne Leonardo Mobilité 2009                                                                9
                                                                                       Cochez la ou les cases, le
                                                                                       cas échéant




                                                                                      Le nombre de bénéficiaires
                                                                                      accueillis en stage en Europe est
                                                                                      de 18, ce qui correspond au
                                                                                      nombre de stagiaires français
18 entreprises en Europe, soit                                                        envoyés.
un stagiaire par entreprise

   Dans l’onglet Autres, saisissez tous les partenaires qui vous aident dans votre projet (financièrement,
   préparation des stagiaires, aide pour l’hébergement, etc.), y compris les organismes intermédiaires.




                                                                                                  Cette case
                                                                                                  n’est plus à
                                                                                                  renseigner.




   Guide saisie en ligne Leonardo Mobilité 2009                                                          10
                                                                              A = Nb de participants à
                                                                              envoyer sans compter les
TABLEAU Bourses Leonardo demandées :                                          accompagnateurs et les
Modification par rapport aux années précédentes                               personnes ayant des besoins
                                                                              spécifiques.

                                                                              B= nombre de personne
                                                                              ayant des besoins
                                                                              spécifiques

                                                                              C= Nombre
                                                                              d’accompagnateurs

                                                                              D= Total bourses
                                                                              demandées

                                                                           Indiquez la durée
                                                                           moyenne de mobilité
                                                                           d’un participant. Le
                                                                           calcul Nombre Total de
                                                                           semaines se fait
                                                                           automatiquement.
                                                                           Indiquez le montant
                                                                           moyen de la PPLC par
                                                                           participant
Remarque : Le nombre moyen de semaines que vous prévoyez peut être décimal.
Exemple : L’organisme candidat à prévu le départ de 5 participants dont 3 pour 11 semaines et 2
pour 8 semaines.
Ce qui fait un total de 49 semaines et une moyenne de 9,8 semaines.

PARTICULARITES DE LA SECTION 7 – BUDGET
Attention, il faut se référer au tableau des forfaits 2009


                                                                            = Subvention demandée à Leonardo da
                                                                            Vinci + Fonds propres du partenariat +
                                                                            Autres


                                                                                     Saisie libre varie en
                                                                                     fonction du nombre de
                                                                                     participants à envoyer.
                                                                                     Attention les
                                                                                     accompagnateurs n’ont
                                                                                     plus de frais de gestion !


                                                                                            Saisie libre plafonnée à
                                                                                            500 €/bénéficiaire




Pour le calcul de votre subvention, référez-vous aux notes 1 2 3 (cliquez dessus).
Vous avez la possibilité de télécharger le document annexe forfaits 2009.


Guide saisie en ligne Leonardo Mobilité 2009                                                            11
IMPRIMER UN BROUILLON DE VOTRE CANDIDATURE :
   La procédure est la même pour imprimer le brouillon de la demande de certificat.




                                                                        Le bouton « imprimer » vous
                                                                        permet d’éditer un brouillon
                                                                        de votre candidature.
                                                                        ATTENTION : pour
                                                                        visualiser le document, votre
                                                                        navigateur doit autoriser les
                                                                        fenêtres pop up.




  Attention ce document ne peut nous être adressé et ne peut constituer votre
                          dossier de candidature !




Guide saisie en ligne Leonardo Mobilité 2009                                                            12
Vérifiez que vous avez bien complété la totalité du dossier :

1 – Profil du projet :
 Organisme candidat
 Coordinateur (éventuellement)
 Informations générales
 Objectifs
 Priorités
 Résumé
 Déclaration sur l’honneur

2 – Justification de la proposition
 Participants
 Pertinence
 Objectifs
 Projet

3 – Votre partenariat
 Envoi
 Accueil
 Autres
 Bourses Leonardo
 Description envoi
 Description Accueil

4 – Organisation et gestion de projet
 Sélection
 Soutien
 Placement
 Suivi
 Validation
 Gestion
 Evaluation

5 – Diffusion

6 – Enjeux Transversaux (si applicable) et Besoins Spécifiques

7 – Budget total du projet
 Budget
 Justification du budget

8 – Autres projets
 Propositions combinées
 Autres projets




Guide saisie en ligne Leonardo Mobilité 2009                     13
5- SOUMETTRE VOTRE DOSSIER DE CANDIDATURE et DEMANDE DE CERTIFICAT
La procédure est la même pour soumettre la demande de certificat. Sachez que vous ne pourrez en
aucun cas soumettre votre demande de certificat si vous n’avez pas au préalable soumis votre
(vos) candidature(s) FPI/PMT/PRO.
Un message d’alerte s’affichera automatiquement :
Attention ! Vous devez soumettre au préalable votre candidature projet (FPI-PRO-PMT) avant
de soumettre votre demande de certificat.




                                                                        Pour     soumettre      votre
                                                                        candidature,     c'est-à-dire
                                                                        indiquer à l’agence que
                                                                        vous la validez, cliquez sur
                                                                        le bouton «soumettre» en
                                                                        bas du menu général.




La fenêtre suivante s’affiche :




Comme cela est indiqué, si vous cliquez « oui », vous ne pourrez plus apporter de modification à
votre candidature.

Attention : n’attendez pas la date limite de dépôt fixée au 06 février 2009 pour saisir votre
candidature.


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6 – IMPRIMER ET POSTER LA VERSION FINALE DE VOTRE DOSSIER DE CANDIDATURE
Lorsque vous aurez soumis votre candidature, l’agence vous enverra un mail de confirmation de réception
de la version électronique. Ce mail contiendra la dernière version de votre projet en format PDF. Vous
devez
- l’imprimer,
- la signer à l’encre bleue,
- en faire 3 copies
- joindre tous les documents nécessaires (lettres d’intention…).

Pour les établissements du second degré :
    -    si votre établissement relève du Ministère de l’Education Nationale, une copie doit
         également être adressée au Rectorat (service DAERIC) de votre Académie.
    -    Si votre établissement relève du Ministère de l’Agriculture, une copie doit également être
         adressée à la DRAF de votre région.
IMPRIMER ET POSTER LA VERSION FINALE DE VOTRE DEMANDE DE CERTIFICAT
 Lorsque vous aurez soumis votre demande de certificat, l’agence vous enverra un mail de confirmation de
réception de la version électronique. Ce mail contiendra la dernière version de votre projet en format PDF.
Vous devez l’imprimer,
- la signer à l’encre bleue,
- en faire 3 copies
- joindre tous les documents nécessaires (lettres d’intention…).

Guides et aide :
► Sont disponibles sur le site de l’Agence (www.europe-education-formation.fr) dans l’espace
documentation de Leonardo :
L’appel général à proposition, le formulaire de candidature mobilité 2009-document de travail (version
word), une liste de partenaires européens potentiels, la Charte Européenne de qualité pour la Mobilité
partenariat, le lien vers le portail Euroguidance de la mobilité www.mobiloutil.fr.
► Pour tout conseil ou renseignement sur le montage de projet, contactez votre relais académique ou
régional, ou un gestionnaire de l’Agence.

                 Pour toute question sur la saisie de votre candidature en ligne, contacter
                            L’Agence Europe Education Formation France :
  Région                          Académie                       Gestionnaire conseil     Gestionnaire administratif
                                                                                          et financier
  Alsace,           Bourgogne,    Strasbourg, Dijon, Reims,      Gabriel MOREAU           Vincent PICHON
  Champagne-Ardenne,              Besançon,      Nancy-Metz,      05 56 00 94 52          05 56 00 94 32
  Franche-Comté, Lorraine,        Amiens, Lille, Paris, DOM-
  Picardie, Nord Pas de           TOM
  Calais, Paris, DOM-TOM
  Auvergne,         Languedoc-    Clermont-Ferrand,              Emmanuelle BILLY         Sabrina MESNARD
  Roussillon, Rhône Alpes,        Montpellier, Grenoble, Lyon,    05 56 00 94 45          05 56 90 27 00
  Provence       Alpes     Côte   Nice, Aix-Marseille, Corse
  d’Azur, Corse
  Aquitaine, Limousin, Midi-      Bordeaux,           Limoges,   Jean-Pierre REBEILLARD   Charlotte BOP
  Pyrénées, Poitou-Charentes      Toulouse, Poitiers, Créteil     05 56 00 94 68          05 56 00 94 46
  et l’Académie de Créteil
  Basse et Haute Normandie,       Caen, Rouen,       Rennes,     Virginie BIELENDA        Delphine SAUVAGET
  Bretagne, Centre, Pays de       Orléans-Tours,     Nantes,      05 56 00 94 26          05 56 00 94 61
  la Loire et Académie de         Versailles
  Versailles
                                               Service Leonardo Mobilité
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Guide saisie en ligne Leonardo Mobilité 2009                                                                       15

								
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