hoach dinh nhu cau NVL tai xi nghiep thep va2 vat lieu xay dung HN

Document Sample
hoach dinh nhu cau NVL tai xi nghiep thep va2 vat lieu xay dung HN Powered By Docstoc
					Ngô Nguyên Khôi                                            Chuyên đề
Thực Tập

            Lời mở đầu
      Trong nền kinh tế thị trường, mỗi doanh nghiệp muốn tồn tại và phát
triển phải có những phương án sản xuất và chiến lược kinh doanh có hiệu
quả. Để làm được điều đó, các doanh nghiệp phải luôn cải tiến và nâng cao
chất lượng sản phẩm, tiết kiệm các yếu tố đầu vào, hạ giá thành sản phẩm.
Do đó việc hoạch định nhu cầu và khả năng cung ứng nguyên vật liệu được
coi là nhiệm vụ quan trọng của mỗi doanh nghiệp.
      Mỗi doanh nghiệp sản xuất kinh doanh rất nhiều loai sản phẩm khác
nhau và có xu thế ngày càng đa dạng hoá những sản phẩm của mình. Để sản
xuất mỗi loại sản phẩm lại đòi hỏi một số lượng các chi tiết, bộ phận và
nguyên vật liệu rất đa dạng, nhiều chủng loại khác nhau. Hơn nữa lượng
nguyên vật liệu cần sử dụng vào nhưngc thời điểm khác nhau thường xuyên
thay đổi.
      Vì thế nên việc quản lý tốt nguồn vật tư đảm bảo cho quá trình sản
xuất diễn ra nhịp nhàng, thoả mãn nhu cầu của khách hàng trong mọi thời
điểm. Tổ chức hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu tốt sẽ cung cấp kịp thời,
chính xác cho các nhà quản lý và các bộ phận chức năng trong doanh
nghiệp. Để từ đó có thể đưa ra phương án sản xuất kinh doanh có hiệu quả .
Nội dung của quá trình hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu là vấn đề có tính
chất chiến lược, đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải thực hiện trong quá trình sản
xuất kinh doanh của mình.
      Xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nội là một đơn vị kinh doanh,
sản xuất lớn, chủng loại đa dạng. Chính vì vậy mà việc hoạch định nhu cầu
nguyên vật liệu taị Xí nghiệp rất được chú trọng, và là một bộ phận không
thể thiếu trong toàn thể công tác quản lý của Xí nghiệp.



Chuyên đề tốt nghiệp                                                      1
Ngô Nguyên Khôi                                           Chuyên đề
Thực Tập

           Với nguồn vốn do ngân sách nhà nước cấp cho Xí nghiệp còn
hạn chế nên việc hoạch định chiến lược hoạt động sản xuất kinh doanh là rất
quan trọng và cần thiết.
      Bởi vì chiến lược hoạt động tối ưu là chiến lược làm cho tổng chi phí
nhỏ nhất, khả năng quay vòng vốn nhanh nhất và lợi nhuận cao nhất.
      Do vậy, hoạch định tốt chiến lược sẽ góp phần quan trọng thực hiện
việc nâng cao khả năng hoạt động, hiệu quả sử dụng vốn của Xí nghiệp một
cách tối ưu nhất.
      Sau một thời gian thực tập tại Xí nghiệp, nhận thấy được tầm quan
trọng của công tác hoạch định chiến lược, em đi sâu vào nghiên cứu đề tài:
“Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu tại Xí nghiệp thép và vật liệu xây
dựng Hà Nội".. Với mục đích là nhận thức rõ vai trò, tầm quan trọng của
nguyên vật liệu đối với một doanh nghiệp sản xuất.
   Nội dung cuả chuyên đề ngoài phần mở đầu, được chia làm 3 phần:
      Phần I : Những vấn dề lý luận cơ bản về hoạch định nhu cầu nguyên
vật liệu trong doanh nghiệp.
      Phần II : Thực trạng công tác hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu tại
Xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nội .
      Phần III : Hoàn thiện công tác hoạch định nhu cầu tại Xí nghiệp.
Những giải pháp chiến lược trong thời gian tới.
      Trong quá trình nghiên cứu chuyên đề, em đã nhận được sự giúp đỡ
thường xuyên, tận tình của thầy Phan Huy Đường và của các cô chú trong
phòng kế toán cũng như các phòng nghiệp vụ khác.
      Tuy nhiên do trình độ và thời gian có hạn nên bản chuyên đề này
không tránh khỏi những thiếu xót. Em mong nhận được sự giúp đỡ của thầy



Chuyên đề tốt nghiệp                                                     2
Ngô Nguyên Khôi                                                   Chuyên đề
Thực Tập

      Đường cùng toàn thể các cô chú trong phòng kế toán để bản chuyên đề
thêm phong phú về lý luận và thiết thực hơn với thực tiễn.




       Phần I
       Những vấn đề lý luận cơ bản về hoạch định
       nhu cầu nguyên vật liệu trong doanh nghiệp


I. Thực chất và yêu cầu của hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (NVL)
       1. Khái niệm và đặc điểm nguyên vật liệu
       1.1. Khái niệm
       Nguyên vật liệu là những đối tượng lao động chủ yếu và được thể
hiện dưới dạng vật hoá.
       1.2. Đặc điểm
       Trong quá trình sản xuất cần 3 yếu tố cơ bản, đó là TLLĐ, ĐTLĐ và
SLĐ. NVL là một trong 3 yếu tố cơ bản đó, NVL là đối tượng lao động và là
cơ sở để hình thành nên sản phẩm mới. Quá trình sản xuất tạo ra sản phẩm
mới nguyên vật liệu bị tiêu hao toàn bộ và thay đổi về hình thái chất ban đầu
để cấu thành thực thể sản phẩm, chúng chỉ tham gia vào 1 chu kỳ sản xuất.
Về mặt giá trị NVL chuyển dịch toàn bộ 1 lần vào giá trị sản phẩm mới tạo
ra.
       2. ý nghĩa và yêu cầu quản lý NVL.
       2.1. ý nghĩa




Chuyên đề tốt nghiệp                                                          3
Ngô Nguyên Khôi                                           Chuyên đề
Thực Tập

           Như ta đã biết, chi phí NVL và ĐTLĐ sử dụng trong sản xuất
NVL thường chiếm một tỷ lệ lớn (60 - 80%) trong chi phí sản xuất và giá
thành sản phẩm.
      Thực hiện giảm chi phí NVL sẽ làm tốc độ vốn lưu động quay nhanh
hơn và tạo điều kiện quan trọng để hạ giá thành sản phẩm. Do vậy, mỗi công
đoạn từ việc quản lý quá trình thu mua, vận chuyển bảo quản, dự trữ và sử
dụng NVL đều trực tiếp tác động đến chu trình luôn chuyển vốn lưu động
của doanh nghiệp.
      Tổ chức tốt công tác hoạch định, nhiệm vụ và kế hoạch cung ứng
NVL là điều kiện không thể thiếu, cung cấp kịp thời, đồng bộ NVL cho quá
trình sản xuất, là cơ sở để sử dụng và dự trữ NVL hợp lý. Tiết kiệm ngăn
ngừa hiện tượng tiêu hao, mất mát, lãng phí NVL. Trong tất cả các khâu của
quá trình sản xuất kinh doanh.
      Trong quá trình kinh doanh chiến lược NVL thì việc tồn tại NVL dự
trữ là những bước đệm cần thiết đảm bảo cho quá trình hoạt động liên tục
của doanh nghiệp, các doanh nghiệp trong nền kinh tế thị trường không thể
tiến hành sản xuất kinh doanh đến đâu thì mua NVL đến đó mà cần phải có
NVL dự trữ. NVL dự trữ không trực tiếp tạo ta lợi nhuận nhưng lại có vai
trò rất lớn để cho quá trình sản xuất kinh doanh tiến hành liên tục. Do vậy
nếu doanh nghiệp dự trữ quá lớn sẽ tốn kém chi phí, ứ đọng vốn. Nếu dự trữ
quá ít sẽ làm cho quá trình sản xuất kinh doanh bị gián đoạn, gây ra hàng
loạt các hậu quả tiếp theo.
      Nguyên vật liệu là một trong những tài sản lưu động của doanh
nghiệp, thường xuyên luân chuyển trong quá trình kinh doanh.
      Quản trị và sử dụng hợp lý chúng có ảnh hưởng rất quan trọng đến
việc hoàn thành nhiệm vụ chung của doanh nghiệp.

Chuyên đề tốt nghiệp                                                     4
Ngô Nguyên Khôi                                            Chuyên đề
Thực Tập

           Mặc dù hầu hết các vụ phá sản trong kinh doanh đều là hệ quả
của nhiều yếu tố chứ không phải chỉ do quản trị, hoạch định NVL. Nhưng
cũng cần thấy rằng sự bất lực của một số doanh nghiệp trong việc hoạch
định và kiểm soát chặt chẽ tình hình nguyên vật liệu là một nguyên nhân dẫn
đến thiệt hại cuối cùng của họ.
      2.2. Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu.
      Do đặc điểm, ý nghĩa của NVL trong quá trình sản xuất kinh doanh
đòi hỏi công tác quản lý cần phải thực hiện chặt chẽ ở các khâu sau:
      a. Khâu thu mua: Quản lý về khối lượng, chất lượng, quy cách, chủng
loại, giá mua và chi phí mua cũng như kế hoạch mua theo đúng tiến độ thời
gian phù hợp với kế hoạch sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
      b. Khâu bảo quản: Tổ chức tốt kho tàng, bến bãi, trang bị đầy đủ các
phương tiện cân đo, thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với từng loại vật tư,
tránh hư hỏng mất mát, hao hụt, bảo đảm an toàn.
      c. Khâu sử dụng: Sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sở xác định mức
dự toán chi phí nhằm hạ thấp mức tiêu hao NVL trong giá thành sản phẩm,
tăng thu nhập, tích luỹ cho doanh nghiệp. Tổ chức tốt công tác hoạch định,
phản ánh tình hình xuất dùng và sử dụng trong quá trình sản xuất kinh
doanh.
      d. Khâu dự trữ: Doanh nghiệp phải xác định được mức dự trữ tối đa,
tối thiểu cho từng loại NVL để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh
bình thường không bị ngừng trệ do việc cung cấp hoặc mua NVL không kịp
thời hoặc gây ra tình trạng ứ đọng vốn do dự trữ NVL quá nhiều. Kết hợp
hài hoà công tác hoạch định với kiểm tra, kiểm kê thường xuyên, đối chiếu
nhập - xuất - tồn.
      Bảng số 1: Lịch trình sản xuất

Chuyên đề tốt nghiệp                                                      5
Ngô Nguyên Khôi                                            Chuyên đề
Thực Tập



          Tuần          1    2   3    4      5    6   7    8
          Số lượng                    200                  300


       Để có thể hoạch định được chiến lược NVL trong doanh nghiệp, ta
phải hiểu công tác kế toán NVL thông qua việc phân loại và đánh giá NVL.
       3. Phân loại - đánh giá NVL
       3.1. Phân loại NVL
       Để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp phải sử
dụng nhiều loại NVL khác nhau. Chúng có vai trò, công dụng, tính chất lý
hoá rất khác nhau, và biến động liên tục trong quá trình sản xuất kinh doanh.
Để tổ chức tốt công tác quản lý và hạch toán NVL, đảm bảo sử dụng có hiệu
quả NVL trong sản xuất kinh doanh, cần phải phân loại NVL. Tuỳ theo nội
dung kinh tế và chức năng của NVL mà chúng được phân chia thành các loại
khác nhau. Nhìn chung trong doanh nghiệp NVL được chia thành các loại
sau:
       + Nguyên vật liệu chính: Là đối tượng lao động chủ yếu trong doanh
nghiệp và là cơ sở vật chất chủ yếu hình thành nên thực thể của sảm phẩm
mới.
       VD: Sắt, thép trong công nghiệp cơ khí. Gạch ngói xi măng trong xây
dựng cơ bản. Hạt giống, phân bón trong nông nghiệp.
       Bán thành phẩm mua ngoài cũng phản ánh vào NVL chính như: bàn
đạp, khung xe đạp … trong công nghệ lắp ráp xe đạp, vật liệu kết cấu xây
dựng cơ bản.
       + Nguyên vật liệu phụ: Là đối tượng lao động nhưng không phải là cơ
sở vật chất chủ yếu hình thành nê thực thể sảm phẩm, mà chỉ có tác dụng

Chuyên đề tốt nghiệp                                                       6
Ngô Nguyên Khôi                                            Chuyên đề
Thực Tập

    phụ trong quá trình sản xuất, chế tạo sảm phẩm như: làm tăng chất
lượng NVL chính, tăng chất lượng sảm phẩm hoặc phục vụ cho công tác
quản lý, phục vụ sản xuất.
      VD: Dầu mỏ bôi trơn máy trong sản xuất …
      + Nhiên liệu: Có tác dụng cung cấp nhiệt lượng cho quá trình sản
xuất, kinh doanh như: xăng, dầu, hơi đốt, chất khí, than củi …
      + Phụ tùng thay thế, sửa chữa như: Những chi tiết, phụ tùng, máy
móc, thiết bị phục vụ cho quá trình sửa chữa hoặc thay thế những bộ phận,
chi tiết máy móc thiết bị.
      VD: Vòng bi, vòng đệm, xăm lốp.
      + Thiết bị xây dựng cơ bản: Các loại thiết bị, phương tiện sử dụng
trong xây dựng cơ bản (cả thiết bị cần lắp và không cần lắp như: công cụ,
khí cụ và vật liệu kết cấu dùng để lắp đặt vào công trình xây dựng cơ bản:
thông gió, chiếu sáng, toả nhiệt …).
      + Nguyên vật liệu khác: Là các loại NVL loại ra khỏi quá trình sản
xuất, chế tạo sản phẩm hoặc là phế liệu thu nhập thu hồi trong quá trình
thanh lý TSCĐ và các loại NVL khác chưa đề cập đến trong các loại kể trên.
      Để phục vụ tốt hơn yêu cầu quản lý chặt chẽ NVL cần phải biết cụ thể
và đầy đủ số hiện có và tình hình biến động của từng thứ NVL. Trong hoạt
động sản xuất kinh doanh. Do vậy, doanh nghiệp cần phải phân chia một
cách chi tiết hơn theo tính năng lý hoá học, theo quy cách, phẩm chất NVL.
Doanh nghiệp phân chia NVL trên cơ sở xây dựng và lập sổ danh điểm
NVL. Tuỳ theo số liệu của từng thứ, từng nhóm, từng loại NVL mà xây
dựng mã số cho nó, có thể gồm 1, 2, 3 hoặc 4 thứ số …




Chuyên đề tốt nghiệp                                                    7
Ngô Nguyên Khôi                                                Chuyên đề
Thực Tập

           Số điểm danh NVL
       Loại: NVL chính
       Ký hiệu: 1521


Ký hiệu                        Tên, nhãn hiệu, quy Đơn vị Đơn              giá Ghi
Nhóm       Danh điểm NVL       cách NVL                 tính      hạch toán       chú
1          2                   3                        4         5               6
1521-01 1521-01-01             Thép tròn 6 60 m/m      Kg        60.000
           1521-01-02
           …………..              ………….                    ……..      ………             ….
………. 1521-02-01
           ………
           1521-02-99
           ……..                ……….                     ….        ……              ….
………                            ……….
1521-99 1521-99-01
           1521-99-99          ……….                     ……..      ……..            ….


       Các “chữ số” dùng để chỉ loại NVL thường sử dụng là số hiệu của TK
cấp 1 hoặc cấp 2 … dùng để hạch toán NVL đó các chứ số dùng để chỉ
nhóm NVL là số thứ tự liên tục.
       + Nếu dưới 10 nhóm thì dùng 1 chữ số (từ 1 đến 9)
       + Nếu dưới 100 nhóm thì dùng 2 chữ số (từ 01 đến 99)
       Các chữ số dùng để chỉ thứ NVL là số thứ tự liên tục sắp xếp theo quy
cách, cỡ loại của các thứ nguyên vật liệu trong nhóm.
       + Nếu dưới 1000 nhóm thì dùng 3 chữ số (từ 001 đến 999)
Chuyên đề tốt nghiệp                                                          8
Ngô Nguyên Khôi                                             Chuyên đề
Thực Tập

             Khi lập sổ điểm danh NVL, sau mỗi loại, mỗi nhóm cần phải dự
trữ một số hiệu để sử dụng cho các thứ hoặc loại NVL mới thuộc nhóm đó
xuất hiện sau này. Số điểm danh NVL có tác dụng rất lớn trong công tác
trong việc đưa tin học vào hoạt động hoạch định chiến lược ở đơn vị.
      3.2. Đánh giá NVL
      Đánh giá chi tiết, cụ thể NVL là nhiệm vụ cơ bản của công tác kế
toán. Trong phạm vi chuyên đề này người viết chỉ đánh giá NVL một cách
tổng quát.
      - Đánh giá NVL là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của nó
theo những nguyên tắc nhất định: (nguyên tắc giá phí thực tế, nhất quán,
công khai, thận trọng …)
      a. Đánh giá NVL theo giá thực tế
      * Giá thực tế NVL nhập kho:
      - Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ thuế.
      - Tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp
      + Với NVL mua ngoài
      + Với NVL tự sản xuất
      + Với NVL thuê ngoài gia công chế biến
      + Với NVL nhận đóng góp từ các đơn vị, cá nhân tham gia liên
doanh.
      + Với phế liệu
      + Với NVL được tặng, thưởng.
      * Giá thực tế NVL xuất kho
      Căn cứ vào việc tính giá thực tế nhập để tính giá thực tế xuất.




Chuyên đề tốt nghiệp                                                    9
Ngô Nguyên Khôi                                                 Chuyên đề
Thực Tập

            Giá thực tế      Giá thực tế        Giá thực tế       Giá thực tế
            NVL    tồn + NVL nhập   NVL xuất                      NVL       tồn
                                  =          +
            đầu kỳ       trong kỳ   trong kỳ                      cuối kỳ


        * Phương pháp giá đơn vị bình quân
        - Cả kỳ dự trữ
        - Cuối kỳ trước
        - Sau mỗi lần nhập
        * Phương pháp nhập trước, xuất trước (Fifo)
        * Phương pháp nhập sau, xuất trước (Lifo)
        * Phương pháp trực tiếp
        b. Đánh giá NVL theo giá hạch toán
        Giá hạch toán vật         Số lượng vật tư         Đơn    giá
                             =                        x
        tư nhập (xuất)            nhập (xuất)             hạch toán


        Từ đó mà kế toán có thể tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, tổ
chức ghi chép phản ánh, vận chuyển, tình hình nhập - xuất - tồn. Tính giá
thành NVL thực tế đã thu mua về các mặt hàng: số lượng, chủng loại, giá cũ,
thời hạn … nhằm cung cấp kịp thời, đầy đủ, đúng chủng loại NVL.
        áp dụng đúng các phương pháp và kỹ thuật hạch toán NVL, mở sổ thẻ
kho kế toán chi tiết, thực hiện hạch toán NVL đúng chế độ, đúng phương
pháp quy định kiểm tra việc chấp hành chế độ bảo quản, dự trữ và sử dụng
NVL. Tính toán, xác định chính xác số lượng và giá trị NVL đã tiêu hao và
sử dụng trong quá trình sản xuất kinh doanh.
        Tham gia kiểm kê, đánh giá lại NVL theo đúng chế độ Nhà nước quy
định.

Chuyên đề tốt nghiệp                                                         10
Ngô Nguyên Khôi                                            Chuyên đề
Thực Tập

          A. Phương pháp MRP
      1. Khái niệm
      Mỗi doanh nghiệp sản xuất kinh doanh rất nhiều loại sản phẩm khác
nhau và có xu thể ngày càng đa dạng hoá những sản phẩm của mình. Để sản
xuất mỗi loại sản phẩm lại đòi hỏi phải có một số lượng chi tiết, bộ phận và
NVL rất đa dạng, nhiều chủng loại khác nhau. Hơn nữa, lượng nguyên vật
liệu cần sử dụng vào những thời điểm khác nhau và thường xuyên thay đổi.
Vì vậy, tổng số danh mục các loại vật tư, nguyên liệu và chi tiết bộ phận mà
doanh nghiệp quản lý rất nhiều và phức tạp, đòi hỏi phải cập nhật thường
xuyên. Quản lý tốt nguồn vật tư, nguyên vật liệu này góp phần quan trọng
giảm chi phí sản xuất và hạ giá thành sảm phẩm. Lập kế hoạch chính xác
nhu cầu nguyên liệu, đúng khối lượng và thời điểm yêu cầu là cơ sở quan
trọng để dự trữ lượng nguyên vật liệu ở mức thấp nhất, nhưng lại là một vấn
đề không đơn giản. Các mô hình quản trị hàng dự trữ chủ yếu là giữ cho
mức dự trữ ổn định mà không tính tới những mối quan hệ phụ thuộc với
nhau giữa nguyên vật liệu, các chi tiết bộ phận trong cấu thành sảm phẩm,
đòi hỏi phải đáp ứng sẵn sàng vào những thời điểm khác nhau. Cách quản lý
này thường làm tăng chi phí. Để đảm bảo yêu cầu nâng cao hiệu quả của
hiệu quả sản xuất kinh doanh, giảm thiểu chi phí dự trữ trong quá trình sản
xuất, cung cấp những loại nguyên vật liệu, linh kiện đúng thời điểm khi có
nhu cầu người ta đưa ra phương pháp hoạch định nhu cầu NVL. Hoạch định
nhu cầu NVL là một nội dung cơ bản của quản trị sản xuất, được xây dựng
trên cơ sở trợ giúp của kỹ thuật máy tính được phát hiện và đưa vào sử dụng
lần đầu tiên ở Mỹ vào những năm 70. Cách tiếp cận MRP là xác định lượng
dự trữ nguyên vật liệu, chi tiết bộ phận là nhỏ nhất, không cần dự trữ nhiều
nhưng khi cần sản xuất là có ngay. Điều này đòi hỏi phải lập kế hoạch hết

Chuyên đề tốt nghiệp                                                     11
Ngô Nguyên Khôi                                             Chuyên đề
Thực Tập

    sức chính xác, chặt chẽ đối với từng loại vật tư, đối với từng chi tiết và
từng nguyên liệu. Người ra sử dụng kỹ thuật máy tính để duy trì đơn đặt
hàng hoặc lịch sản xuất nguyên vật liệu dự trữ sao cho đúng thời điểm cần
thiết. Nhờ sự mở rộng ứng dụng máy tính vào hoạt động quản lý sản xuất,
phương pháp MRP đã giúp cho các doanh nghiệp thực hiện được công tác
lập kế hoạch hết sức chính xác, chặt chẽ và theo dõi các loại vật tư, nguyên
vật liệu chính xác, nhanh chóng và thuận tiện hơn, giảm nhẹ các công việc
tính toán hàng ngày và cập nhật thông tin thường xuyên, đảm bảo cung cấp
đúng số lượng và thời điểm cần đáp ứng. Phương pháp hoạch định nhu cầu
vật tư tỏ ra rất có hiệu quả, vì vậy nó không ngừng được hoàn thiện và mở
rộng ứng dụng sang các lĩnh vực khác của doanh nghiệp.
      Lúc đầu nó được gọi là MRP1 vì chủ yếu ứng dụng trong việc xác
định lượng dự trữ nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất, nhưng ngày nay
nó được mở rộng sang các lĩnh vực tài chính, marketing và gọi là hệ thống
hoạch định nhu cầu các nguồn lực (MRP II).
      MRP là hệ thống hoạch định và xây dựng lịch trình về những nhu cầu
nguyên liệu, linh kiện cần thiết cho sản xuất trong từng giai đoạn, dựa trên
việc phân chia nhu cầu nguyên vật liệu thành nhu cầu độc lập và nhu cầu
phụ thuộc.
      Nó được thiết kế nhằm trả lời các câu hỏi:
      - Doanh nghiệp cần những loại nguyên liệu, chi tiết, bộ phận gì?
      - Cần bao nhiêu?
      - Khi nào cần và trong khoảng thời gian nào?
      - Khi nào cần phát đơn hàng bổ sung hoặc lệnh sản xuất?
      - Khi nào nhận được hàng?



Chuyên đề tốt nghiệp                                                      12
Ngô Nguyên Khôi                                              Chuyên đề
Thực Tập

            Kết quả thu được là hệ thống kế hoạch chi tiết về các loại nguyên
vật liệu, chi tiết, bộ phận với thời gian biểu cụ thể nhằm cung ứng đúng thời
điểm cần thiết. Hệ thống kế hoạch này thường xuyên được cập nhật những
dữ liệu cần thiết cho thích hợp với tình hình sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp và sự biến động của môi trường bên ngoài.
       2. Mục tiêu của MRP (Modular Resources and Process – Hệ thống
hoạch định và xây dựng lịch trình về nhu cầu các nguồn lực)
       Sự phát triển và đưa vào ứng dụng rộng rãi phương pháp hoạch định
các nguồn lực trong doanh nghiệp thể hiện ý nghĩa quan trọng của nó trong
thực tế. Vai trò của MRP thể hiện trong những mục tiêu mà hệ thống MRP
nhằm đạt tới. Những mục tiêu chủ yếu của hoạch định nhu cầu các nguồn
lực đặt ra là:
       - Giảm thiểu lượng dự trữ nguyên vật liệu.
       - Giảm thời gian sản xuất và thời gian cung ứng. MRP xác định mức
dự trữ hợp lý, đúng thời điểm, giảm thời gian chờ đợi và những trở ngại cho
sản xuất.
       - Tạo sự thoả mãn và niềm tin tưởng cho khách hàng.
       - Tạo điều kiện cho các bộ phận phối hợp chặt chẽ thống nhất với
nhau, phát huy tổng hợp khả năng sản xuất của doanh nghiệp.
       - Tăng hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh.
       3. Các yêu cầu trong ứng dụng MRP
       Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu, đem lại lợi ích rất lớn trong việc
giảm mức dự trữ trong quá trình chế biến mà vẫn duy trì, đảm bảo đầy đủ
nhu cầu vật tư tại mọi thời điểm khi cần và là phương tiện để phân bổ thời
gian sản xuất hoặc đặt hàng. Những lợi ích này của MRP phục vụ rất lớn vào
việc khai thác sử dụng máy tính trong quá trình lưu trữ, thu thập, xử lý và

Chuyên đề tốt nghiệp                                                      13
    Ngô Nguyên Khôi                                             Chuyên đề
    Thực Tập

         cập nhật thường xuyên các dữ liệu về nguyên vật liệu. Để MRP có hiệu
    quả, cần thực hiện những yêu cầu sau:
          - Có đủ hệ thống máy tính và chương trình phần mềm để tính toán và
    lưu trữ thông tin.
          - Chuẩn bị đội ngũ cán bộ, quản lý có khả năng và trình độ về sử dụng
    máy tính và những kiến thức cơ bản trong xây dựng MRP.
          - Đảm bảo chính xác và liên tục cập nhật thông tin mới trong:
                 + Lịch trình sản xuất
                 + Hoá đơn nguyên vật liệu
                 + Hồ sơ dự trữ nguyên vật liệu
          - Đảm bảo đầy đủ và lưu giữ hồ sơ dữ liệu cần thiết
          B. Xây dựng hệ thống hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu
          1. Những yếu tố cơ bản của hệ thống MRP
          1.1. Toàn bộ quá trình hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu có thể biểu
    hiện bằng sơ đồ sau:



              Đầu vào                        Quá                          Đầu ra
                                            trình
                                            xử lý
  Đơn           Lịch                                                        Những
 hàng
Dự báo          trình                                                     thay đổi
                 sản
                xuất
                                                                           Lịch đặt
                                                                          hàng theo
                                                                           kế hoạch
                                                                           Xoá bỏ
                                                                          đơn hàng


 Thiết        Hồ sơ                        Chương                          Báo cáo
      Chuyên đề tốtđơn                                                        14
 kế sự       hoá nghiệp                  trình máy                         nhu cầu
  thay          NVL                       tính MRP                        NVL hàng
   đổi                                                                       ngày
Ngô Nguyên Khôi                                          Chuyên đề
Thực Tập




     1.2. Để thực hiện những quá trình đó cần biết một loạt các yếu tố đầu
vào chủ yếu như:
     - Số lượng, nhu cầu sản phẩm dự báo
     - Số lượng đơn đặt hàng
     - Mức sản xuất và dự trữ
     - Cấu trúc của sản phẩm
     - Danh mục nguyên vật liệu, chi tiết, bộ phận
     - Thời điểm sản xuất.
     - Thời hạn cung ứng hoặc thời gian thi công
     - Dự trữ hiện có và kế hoạch
     - Mức phế phẩm cho phép

Chuyên đề tốt nghiệp                                                   15
Ngô Nguyên Khôi                                               Chuyên đề
Thực Tập

             Những thông tín này được thu nhập, phân loại và xử lý bằng
chương trình máy tính. Chúng được thu thập từ 3 tài liệu chủ yếu:
         - Lịch trình sản xuất
         - Bảng danh mục nguyên vật liệu.
         - Hồ sơ dự trữ nguyên vật liệu.
         Lịch trình sản xuất chỉ rõ nhu cầu sản phẩm cần sản xuất và thời gian
phải có. Đây là những nhu cầu độc lập. Số lượng cần thiết được lấy ra từ
những người khác nhau. Như đơn đặt hàng của khách, số liệu dự báo. thời
gian thường lấy là đơn vị tuần. Hợp lý nhất là lấy lịch trình sản xuất bằng
tổng thời gian để sản xuất ra sảm phẩm cuối cùng.
         Đó là tổng số thời gian cần thiết trong quá trình lắp ráp sản phẩm. Vấn
đề đặc biệt quan trọng trong MRP là sự ổn định trong kế hoạch sản xuất
ngắn hạn. Rất nhiều Công ty quy định khoảng thời gian của lịch trình sản
xuất trong khoảng 8 tuần.
         Khi xác định bảng danh mục NVL của các loại sản phẩm người ta
thường thiết kế các loại hoá đơn NVL. Trong doanh nghiệp thường dùng 3
loại hoá đơn NVL là hoá đơn theo nhóm bộ phận, chi tiết sản phẩm, hoá đơn
sản phẩm điển hình và hoá đơn cho những NVL bổ sung.
         - Hoá đơn theo nhóm bộ phận, nhóm chi tiết của sảm phẩm (Modular
bills)
         - Hoá đơn theo sản phẩm điển hình. Để bớt khối lượng công việc
trong xây dựng lịch trình sản xuất, người ta phác hoạ một sản phẩm điển
hình. Đây là sản phẩm không có thật nhưng rất cần thiét để lập hoá đơn
NVL cho những loại hàng phát sinh có liên hệ mật thiết với sản phẩm điển
hình gốc này. Lập hoá đơn theo sản phẩm điển hình có lợi rất lớn: tiết kiệm
được thời gian, công sức và các chi phí có liên quan. Trong một số trường

Chuyên đề tốt nghiệp                                                         16
Ngô Nguyên Khôi                                               Chuyên đề
Thực Tập

    hợp, người ta còn lập hoá đơn cho các loại hàng lắp ráp bổ sung. Các
chi tiết này chỉ cần thiết trong từng trường hợp cụ thể có tính chất cá biệt đối
với từng loại sản phẩm chứ không phải sản phẩm nào cũng có.
      Vì vậy loại chi tiết được ký hiệu và quản lý riêng biệt, thường không
dự trữ chúng.
      Hồ sơ dự trữ cho biết lượng dự trữ nguyên vật liệu, bộ phận hiện có.
Nó dùng đê ghi chép, báo cáo tình trạng của từng loại nguyên vật liệu, chi
tiết bộ phận trong từng thời gian cụ thể. Hồ sơ dự trữ cho biết trong nhu cầu,
đơn hàng sẽ tiếp nhận và những thông tin chi tiết khác như người cung ứng,
độ dài thời gian cung ứng và độ lớn lô cung ứng. Hồ sơ dự trự NVL, bộ
phận cần phải chính xác, do đó đòi hỏi công tác theo dõi, ghi chép thận trọng
cụ thể chi tiết. Những sai sót trong hồ sơ dự trữ sẽ dẫn đến những sai sót lớn
trong MRP.
      Những yếu tố đầu ra chính là kết quả của MRP cần trả lời được các
vấn đề cơ bản sau:
      - Cần đặt ra hàng hoá sản xuất những loại linh kiện phụ tùng nào?
      - Số lượng bao nhiêu?
      - Thời gian khi nào?
      Những thông tin này được thể hiện trong các văn bản, tài liệu như
lệnh phát đơn đặt hàng kế hoạch, lệnh sản xuất nếu tự gia công, báo cáo về
dự trữ. Có nhiều loại tài liệu báo cáo hồ sơ NVL, chi tiết bộ phận dự trữ.
      Các báo cáo này gồm có báo cáo sơ bộ và báo cáo thứ cấp. Báo cáo sơ
bộ liên quan đến hoạch định và kiểm soát sản xuất và dự trữ NVL. Những
báo cáo chủ yếu là:
      - Lệnh phát đơn hàng hoặc lệnh sản xuất nếu tự gia công đối với từng
loại NVL, linh kiện.

Chuyên đề tốt nghiệp                                                         17
Ngô Nguyên Khôi                                              Chuyên đề
Thực Tập

           - Đơn hàng phát đi
      - Những thay đổi của đơn hàng kế hoạch.
      * Báo cáo thứ cấp liên quan đến việc kiểm soát và hoạch định kết quả
thực hiện trong quá trình sản xuất.
      - Báo cáo kiểm soát, đánh giá hoạt động của hệ thống dự trữ.
      - Báo cáo về kế hoạch những trục trặc về chất lượng chậm đơn hàng
hoặc cung cấp những bộ phận không đúng yêu cầu.
      2. Trình tự hoạch định nhu cầu NVL
      Xây dựng MRP bắt đầu đi từ lịnh trình sản xuất sản phẩm cuối cùng,
sau đó chuyển đổi thành nhu cầu về các bộ phận chi tiết và nguyên liệu cần
thiết. Trong những giai đoạn khác nhau.
      Từ sản phẩm cuối cùng xác định nhu cầu dự kiến về các chi tiết, bộ
phận ở cấp thấp hơn tuỳ theo cấu trúc của sản phẩm.
      MRP tính số lượng chi tiết, bộ phận trong từng giai đoạn cho từng loại
sản phẩm dự trữ hiện có. Và xác định chính xác thời điểm cần phát đơn hàng
hoặc lệnh sản xuất đối với từng loại chi tiết, bộ phận đó.
      MRP tìm cách xác định mối liên hệ giữa lịch trình sản xuất, đơn đặt
hàng, lượng tiếp nhận và nhu cầu sản phẩm. Mối quan hệ này được phân tích
trong khoảng thời gian từ khi một sản phẩm được đưa vào phân xưởng cho
tới khi rời phân xưởng đó để chuyển sang bộ phận khác. Để xuất xưởng một
sản phẩm trong một vài ngày ấn định nào đó, cần phải sản xuất các chi tiết,
bộ phận hoặc đặt mua NVL, linh kiệm bên ngoài trước một thời hạn nhất
định. Quá trình xác định MRP được tiến hành theo các bước sau:
      Sơ đồ 1: Phân tích kết cấu sảm phẩm.




Chuyên đề tốt nghiệp                                                     18
Ngô Nguyên Khôi                                            Chuyên đề
Thực Tập

            Như trên đã đề cập, phương pháp hoạch định nhu cầu nguyên vật
liệu được tiến hành dựa trên việc phân loại nhu cầu thành nhu cầu độc lập và
nhu cầu phụ thuộc.
      Nhu cầu độc lập là nhu cầu sản phẩm cuối cùng và các chi tiết bộ
phận khách hàng đặt hoặc dùng để thay thế. Nhu cầu độc lập được xác định
thông qua công tác dự báo hoặc đơn hàng. Chất lượng của công tác dự báo
kể cả dài hạn, trung hạn và ngắn hạn sẽ ảnh hưởng rất lớn đến tính chính xác
của MRP.
      Nhu cầu phụ thuộc là những nhu cầu thứ sinh chúng là những bộ
phận, chi tiết, nguyên vật liệu dùng trong quá trình sản xuất nhằm tạo ra sản
phẩm cuối cùng, nhu cầu dự báo, đơn đặt hàng, kế hoạch, dự trữ và lịch trình
sản xuất.
      Để tính tổng nhu cầu phụ thuộc, cần tiến hành phân tích cấu trúc của
sảm phẩm. Cách phân tích dùng trong MRP là sử dụng kết cấu hình cây của
sảm phẩm. Mã hàng mục trong kết cấu hình cây tương ứng với từng chi tiết,
bộ phận cấu thành sảm phẩm. Chúng được biểu hiện dưới dạng cấp bậc từ
trên xuống dưới theo trình tự sản xuất và lắp ráp sảm phẩm. Sử dụng kết cấu
hình cây có những đặc điểm sau:
      - Cấp trong sơ đồ kết cấu: Nguyên tắc chung cấp 0 là cấp ứng với sảm
phẩm cuối cùng. Cứ mỗi lần phân tích thành phần cấu tạo của bộ phận ta lại
chuyển sang một cấp.
      - Mối liên hệ trong sơ đồ kết cấu: Đó là những đường liên hệ giữa 2
bộ phận trong sơ đồ kết cấu hình cây. Bộ phận trên gọi là bộ phận hợp thành
và bộ phận dưới là bộ phận thành phần. Mối liên hệ có ghi kèm theo khoảng
thời gian (chu kỳ sản xuất, mua sắm …) và hệ số nhân. Số lượng các loại chi
tiết và mối liên hệ trong sơ đồ thể hiện tính phức tạp của cấu trúc sản phẩm.

Chuyên đề tốt nghiệp                                                      19
Ngô Nguyên Khôi                                             Chuyên đề
Thực Tập

    Sản phẩm càng phức tạp thì sổ chi tiết, bộ phận càng nhiều và mối quan
hệ giữa chúng càng lớn. Để quản lý theo dõi và tính toán chính xác từng loại
NVL, cần phải sử dụng máy tính để hệ thống hoá, mã hoá chúng theo sơ đồ
cấu trúc thiết kế sản phẩm.
      Kết quả của phân tích sơ đồ kết cấu sản phẩm cần phản ánh được số
lượng các chi tiết và thời gian thực hiện.
      Ví dụ: Sản phẩm hoàn chỉnh được ghi ở cấp 0 trên đỉnh cây. Sau đó là
những bộ phận cần thiết để lắp ráp thành sản phẩm hoàn chỉnh ở cấp 1. Sau
đó mỗi bộ phận này lại được cấu tạo từ những chi tiết khác và các chi tiết
này được biểu diễn ở bậc cấp 2. Cứ như vậy tiếp diễn để hình thành cây cấu
trúc sản phẩm.

          Cấp 0                                         X




          Cấp 1                   B(2)                             C(2)




          Cấp 2            E(4)           D(3)              G(2)          F(2)




          Cấp 3                    H(4)          I(5)




Chuyên đề tốt nghiệp                                                        20
Ngô Nguyên Khôi                                            Chuyên đề
Thực Tập

            Khi phân tích có thể gặp trường hợp một bộ phận, chi tiết có mặt
ở nhiều cấp trong kết cấu của sản phẩm. Trong trường hợp như vậy ta áp
dụng nguyên tắc học cấp thấp nhất.

                                     Y




    A                   B                C                D              E




G       E                                            G        F




        E                                            E                   E




        Theo nguyên tắc này tất cả các bộ phận, chi tiết, đó được chuyển về
cấp thấp nhấy. Nhờ đó tiết kiệm được thời gian và tạo ra sự dễ dàng trong
tính toán. Nó cho phép chỉ cần tính nhu cầu của bộ phận, chi tiết đó một lần
và xác định mức dự trữ đối với chi tiết, bộ phận cần sớm nhất chứ không
phải với sảm phẩm cuối cùng ở cấp cao nhất.
        Ví dụ: Sản phẩm cánh cửa thép của Xí nghiệp thép và vật liệu xây
dựng Hà Nội được phân cấp như sau :



Chuyên đề tốt nghiệp                                                     21
        Ngô Nguyên Khôi                                             Chuyên đề
        Thực Tập




              Cấp
            Cấp                    Cánh cửa thép
            0



Cấp1    Khung cửa               Thanh nan cửa                       Tấm đan cửa



                        Thanh nan          Thanh nan              Mặt             Mặt
                        tròn               dẹt                   trước            sau

Cấp
  Cây               Cây
2 khung 1           khung 2


Cấp3 Khớp nối        Khớp nối
        1,3            2,4


                Từ nguyên tắc này, Xí nghiệp có thể lên kế hoạch tổng quát với nhiều
        phương án vật tư, sản xuất. Khi có đơn hàg cụ thể, dựa trên các nghiệp vụ đã
        thực hiện, Xí nghiệp dễ dàng cho ra một lịch trình sản xuất hoàn chỉnh, có
        thể tiết kiệm chi phí một cách tối đa. Cụ thể được phản ánh ở ví dụ trong
        phần II của bản chuyên đề..
             2.2. Bước 2. Tính tổng nhu cầu
                Tổng nhu cầu chính là tổng số lượng dự kiến đối với một loại chi tiết
        hoặc NVL trong từng giai đoạn mà không tính đến dự trữ hiện có hạơc
        lượng sẽ tiếp nhận được. Tổng nhu cầu hạng mục cấp 0 lấy ở lịch trình sản



        Chuyên đề tốt nghiệp                                                      22
Ngô Nguyên Khôi                                             Chuyên đề
Thực Tập

      xuất. Đối với hạng mục cấp thấp hơn, tổng nhu cầu được tính trực tiếp
số lượng phát đơn hàng của hạng mục cấp cao hơn ngay trước nó.
       Đó là nhu cầu phát sinh do nhu cầu thực tế về một bộ phận hợp thành
nào đó đòi hỏi tổng nhu cầu của các bộ phận, chi tiết bằng số lượng đặt hàng
theo kế hoạch của các bộ phận trung gian trước nó nhân với hệ số nhân nếu
có.
       2.3. Bước 3: Tính nhu cầu thực
       Nhu cầu thực là tổng số lượng nguyên liệu, chi tiết cần thiết bổ sung
trong từng giai đoạn. Đại lượng này được tính như sau:
       Nhu cầu thực = Tổng nhu cầu - Dự trữ hiện có + Dự trữ an toàn
       Trong trường hợp doanh nghiệp chấp nhận một tỷ lệ phế phẩm theo
kế hoạch thì nhu cầu thực cần cộng thêm phần phế phẩm cho phép đó.
Nhưng để đơn giản, chúng ta không tính đến yếu tố này.
       Dự trữ sẵn có là tổng dự trữ đang có ở thời điểm bắt đầu của từng thời
kỳ. Dự trữ sẵn có theo kế hoạch là số lượng dự trữ dự kiến có thể sử dụng để
thoả mãn nhu cầu của sản xuất … Đó là tổng của dự trữ còn lại từ giai đoạn
trước cộng với số lượng sẽ tiếp nhận.
       Lượng tiếp nhận là tổng số bộ phận, chi tiết đủ đưa vào sản xuất
nhưng chưa hoàn thành hoặc là số lượng đặt hàng mong đợi sẽ nhận được tại
điểm bắt đầu của mỗi giai đoạn.
       Đơn hàng phát ra theo kế hoạch là tổng khối lượng dự kiến kế hoạch
đặt hàng trong từng giai đoạn. Lệnh đề nghị phản ánh số lượng cần cung cấp
hay sản xuất để thoả mãn nhu cầu thực. Lệnh đề nghị có thể là đơn đặt hàng
đối với các chi tiết bộ phận ngoài và là lệnh sản xuất nếu chúng được sản
xuất tại doanh nghiệp. Khối lượng hàng hoá và thời gian của lệnh đề nghị



Chuyên đề tốt nghiệp                                                      23
Ngô Nguyên Khôi                                                         Chuyên đề
Thực Tập

     được xác định trong đơn hàng kế hoạch. Tuỳ theo chính sách đặt hàng
có thể đặt theo lô hoặc theo kích cỡ.
      Đặt hàng theo lô là số lượng hàng đặt bằng với nhu cầu thực. Đặt
hàng theo kích cỡ là số lượng hàng đặt có thể vượt nhu cầu thực bằng cách
nhân với 1 lượng cụ thể hoặc bằng đúng lượng yêu cầu trong thời điểm đó.
Bất kỳ lượng vượt nào đều được bổ sung vào dự trữ hiện có của giai đoạn
tiếp theo.
      2.4. Bước 4: Xác định thời gian phát đơn đặt hàng hoặc lệnh sản xuất.
      Để cung cấp hoặc sản xuất NVL, chi tiết cần tốn thời gian cho chờ
đợi, chuẩn bị, bỗc dỡ, vận chuyển, sắp xếp hoặc sản xuất. Đó là thời gian
phân phối hay thời gian cung cấp, sản xuất của mỗi bộ phận.
      Do đó từ thời điểm cần có sản phẩm để đáp ứng nhu cầu khách hàng
sẽ phải tính ngược lại để xác định khoảng thời gian cần thiết cho từng chi
tiết, bộ phận. Thời gian phải đặt hàng hoặc tự sản xuất được tính bằng cách
lấy thời điểm cần có trừ đi khoảng thời gian cung ứng hoặc sản xuất cần
thiết đủ để cung cấp đúng lượng hàng yêu cầu. Theo ví dụ trên, thời gian cần
thiết để cung cấp hoặc sản xuất các chi tiết bộ phận:
             Chi tiết     X      B     C      D     E      F     G      H       I
             Tuần         1      3     2      3     2      4     2      1       1


      Ta có sơ đồ cấu trúc sảm phẩm theo thời gian:


  Tuần 1      Tuần 2    Tuần 3       Tuần 4       Tuần 5       Tuần 6       Tuần 7   Tuần 8


      Mua H
      Mua I                   Sản xuất D

Chuyên đề tốt nghiệp                                                                    24
Ngô Nguyên Khôi                                      Chuyên đề
Thực Tập

                             Mua E                           Lắp ráp
X
                               Mua G
                                              Lắp ráp C
                         Sản xuất F


      Kết quả của quá trình hoạch định nhu cầu NVL linh kiện được thể
hiện trong biểu kế hoạch có dạng:




Chuyên đề tốt nghiệp                                              25
Ngô Nguyên Khôi                                           Chuyên đề
Thực Tập



  Tuần                       1     2    3      4     5     6     7     8
  Hạng mục
  Tổng nhu cầu
  Lượng tiếp nhận theo
  tiến độ
  Dự trữ sẵn có
  Nhu cầu thực
  Lượng tiếp nhận đơn đặt
  hàng theo kế hoạch
  Lượng đơn hàng phát ra
  theo kế hoạch


      C. Phương pháp xác định kích cỡ lô hàng.
      Đối với nhu cầu độc lập thường áp dụng phương pháp EOQ để xác
định kích cỡ lô hàng cần mua. Tuy nhiên đối với những nhu cầu phụ thuộc
vào thì vấn đề trở nên phức tạp hơn do tính đa dạng về chủng loại, số lượng
và thời gian cần thiết của chủng loại, số lượng và thời gian cần thiết của
chúng. Trong MRP khi mua những NVL dự trữ có nhu cầu phụ thuộc, có rất
nhiều cách xác định cỡ lô hàng được áp dụng.
      Thực tế cho thấy không có một cách nào có ưu điểm nổi trội hơn tất
cả các cách khác, vì vậy tuỳ từng trường hợp cụ thể mỗi doanh nghiệp có thể
liệu chọn cho mình một chính sách hợp lý. Một số cách chủ yếu thường
được sử dụng là mua theo lô, cỡ hoặc mua theo mô hình EOQ hoặc mua
theo phương pháp cân đối giai đoạn bộ phận. Việc lựa chọn phương pháp
xác định cỡ lô phải căn cứ vào bản chất của nhu cầu về các loại NVL chi

Chuyên đề tốt nghiệp                                                    26
Ngô Nguyên Khôi                                           Chuyên đề
Thực Tập

    tiết, bộ phận mối quan hệ tương hỗ giữa chi phí đặt hàng và chi phí lưu
kho, số loại NVL.
      1. Mua theo lô
      Nguyên tắc cấp hàng theo nhu cầu thực gọi là cấp theo lô. Theo
phương pháp này là cần bằng nào mua bằng nấy, đúng thời điểm cần, số
lượng mua, đặt hàng bên ngoài hoặc tự sản xuất đúng bằng số lượng cần
thiết đảm bảo cung cấp đủ số lượng NVL hoặc chi tiết, bộ phận. Có thể minh
hoạ cụ thể qua ví dụ ở phần trên.
      Cách làm này thích hợp đối với những lô hàng cỡ nhỏ, đặt thường
xuyên, lượng dự trữ để cung cấp đúng lúc thấp và không tốn chi phí lưu kho.
      Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp sản xuất nhiều loại sảm phẩm
hoặc sảm phẩm có cấu túc phức tạp gồm rất nhiều chi tiết bộ phận thì cần
quá nhiều lô đặt hàng khác nhau sẽ mất nhiều chi phí đặt hàng và không
thích hợp với những phương tiên chuyên chở đã được tiêu chuẩn hoá.
      2. Phương pháp đặt hàng cố định theo một số giai đoạn.
      Để giảm số lần đặt hàng và đơn giản hơn trong theo dõi, ghi chép
nguyên vật liệu dự trữ, người ta có thể dùng phương pháp ghép nhóm các
nhu cầu thực tế của một số cố định các giai đoạn và một đơn hàng hình
thành một chu kỳ đặt hàng.
      Chẳng hạn muốn cung cấp 2 giai đoạn một lần thì lấy tổng nhu cầu
thực hiện của 2 tuần liên tiếp.
      Thời điểm cần có hàng sẽ bằng thời điểm cần có hàng của thời kỳ đầu
tiên trừ đi chu kỳ sản xuất hoặc cung ứng. Phương pháp này tiện lợi, đơn
giản, nhưng lại khó khăn là đối tượng của đơn hàng rất khác biệt nhau. Bởi
vậy, để có cỡ lô hợp lý hơn, người ta áp dụng biến dạng của nó theo nhóm
các giai đoạn không cố định theo phương pháp thử “đúng sai”

Chuyên đề tốt nghiệp                                                    27
Ngô Nguyên Khôi                                             Chuyên đề
Thực Tập

           3. Phương pháp cân đối các giai đoạn bộ phận
      Thực chất cũng là phương pháp ghép lô, nhưng với chu kỳ không cố
định các giai đoạn. Các lô được ghép với nhau trên cơ sở xem xét tổng chi
phí dự trữ đạt tới mức thấp nhất có thể được. Đây là chính sách cơ lô nếu
trong đó lượng đặt hàng và chi phí lưu kho. Phương pháp này không cho
phép xác định cỡ lô tối ưu nhưng lại là phương pháp có chi phí thấp, do đó
nó là cách tiếp cận được sử dụng phổ biến. Phương pháp này cố gắng cân
đối giữa chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho. Thuật thực hiện là lấy tổng nhu
cầu về NVL hoặc chi tiết, bộ phận trong các giai đoạn liên tiếp cho đến khi
có chi phí đặt hàng gần nhất với chi phí lưu kho thành một đơn hàng.
      Về mặt kinh tế, cỡ lô tối ưu được tính theo công thức sau:


                    Chi phí đặt hàng
         EPP    =
                    Chi phí lưu kho 1 đơn vị hàng trong 1 giai đoạn


      Thực tế cỡ lô tìm được sau khi ghép các giai đoạn theo nguyên tắc
cộng dồn sẽ được lựa chọn khi tổng lượng nhu cầu gần nhất với cỡ tối ưu
vừa tính được phương pháp nào tạo ra sự linh hoạt trong hình thành các đơn
đặt hàng mà vẫn quan tâm đảm bảo giảm thiểu được chi phí dự trữ. Nó cũng
làm khoảng cách chênh lệch giữa các cơ lô trong các đơn đặt hàng. Tuy
nhiên cũng cần nhắc lại là nó không phải là giải pháp tối ưu.
      4. Phương pháp xác định cỡ lô theo mô hình EOQ
      Trong một số trường hợp có thể xác định cỡ lô hàng theo mô hình
kinh điển là lượng đặt hàng kinh tế cơ bản (EOQ). Phương pháp này cho chi
phí tối ưu nếu như NVL tương đối đồng nhất. Tuy nhiên, trong những



Chuyên đề tốt nghiệp                                                      28
Ngô Nguyên Khôi                                             Chuyên đề
Thực Tập

    trường hợp nhu cầu phụ thuộc ở các cấp của cấu trúc sảm phẩm quá
nhiều loại, lại chênh lệch nhau lơn thì áp dụng mô hình này sẽ bất lợi.
      Đây là phương pháp có nhiều nhược điểm không được áp dụng trong
quá trình hoạt động của xí nghiệp.
      D. Đảm bảo sự thích ứng của hệ thống MRP với những thay đổi
của môi trường
      1. Sự cần thiết đảm bảo MRP thích ứng với môi trường
      Phương pháp MRP giúp ích rất nhiều cho các doanh nghiệp chủ động
trong quản trị điều hành sản xuất nhằm đáp ứng đầy đủ, nhanh, kịp thời nhu
cầu trên cơ sở giảm thiểu chi phí sản xuất. Để lập MRP cần nhiều thông tin
từ môi trường bên ngoài và nội bộ doanh nghiệp. Hơn nữa MRP chỉ phát
huy tác dụng khi những thông tin đầu vào chính xác phản ánh đúng tình hình
thực tế của môi trường kinh doanh bên ngoài và bên trong doanh nghiệp. Bất
kỳ một sự thay đổi sẽ dẫn đến MRP không còn chính xác. Vì vậy, nó đòi hỏi
phải thường xuyên cập nhật thông tin.
      Những thay đổi chủ yếu của môi trường dẫn đến thay đổi khả năng
ứng dụng thực tế của MRP gồm:
      - Nhu cầu thường xuyên thay đổi làm cho những số liệu dự báo tương
lai phải được điều chỉnh và cập nhật.
      - Đơn đặt hàng từ phía khách hàng cũng thường xuyên được bổ sung
hoặc xóa bỏ.
      - Sự cải tiến, thay đổi của thiết kế sảm phẩm để thoả mãn nhu cầu
ngày càng cao về chất lượng dẫn đến sự thay đổi về các chi tiết bộ phận sử
dụng và lượng dự trữ.




Chuyên đề tốt nghiệp                                                      29
Ngô Nguyên Khôi                                            Chuyên đề
Thực Tập

          - Những trục trặc trong hệ thống sản xuất như hư hỏng máy móc,
thiết bị, thay đổi tiến độ sản xuất và thời hạn giao hàng, cũng làm thay đổi
kế hoạch nhu cầu NVL.
      - Bản thân hệ thống MRP có khả năng hoạch định lại một cách nhanh
chóng, chính xác khi có những thay đổi xảy ra nhờ sử dụng hệ thống máy
tính và những kỹ thuật riêng biệt mang tính chuyên môn cao.
      Do đó, hệ thống MRP phải được cập nhật với những thông tin mới,
đồng thời, cũng phải bảo đảm sự ổn định tương đối cho các hoạt động sản
xuất trong môi trường luôn biến động.
      2. Các kỹ thuật đảm bảo MRP thích ứng với những thay đổi của
môi trường.
      Các biện pháp và kỹ thuật cơ bản nhằm đảm bảo cho hệ thống MRP
không bị lạc hậu, luôn luôn bám sát và phản ánh đúng tình hình hiện tại gồm
có phát hiện tìm hiểu nguyên nhân, hạch toán theo chu kỳ, cập nhật.
      3. Phát hiện, tìm hiểu nguyên nhân.
      Kế hoạch NVL có thể bị phá vỡ do rất nhiều nguyên nhân khác nhau.
Giữa các cấp trong cấu trúc của sảm phẩm có mối quan hệ đáp ứng thoả mãn
nhu cầu về NVL, chi tiết rất chặt chẽ cả về mặt số lượng và thời gian cung
cấp. Sự thay đổi của một loạt NVL, bộ phận ở một cấp có thể dẫn tới phá vỡ
các hợp đồng cung cấp sảm phẩm. Vì vậy việc tìm kiếm, phát hiện các bộ
phận gốc gây ra sự phá vỡ đó để điều chỉnh kịp thời là một trong những biện
pháp đảm bảo cho hệ thống MRP thích ứng với những thay đổi của môi
trường. Người ta nghiên cứu, xem xét mối quan hệ từng cấp giữa các bộ
phận và tình trạng về mặt thời gian trong cấu trúc sảm phẩm, phát hiện
những bộ phận nhạy cảm nhất, dễ xảy ra thay đổi để chủ động dự kiến trước



Chuyên đề tốt nghiệp                                                     30
Ngô Nguyên Khôi                                             Chuyên đề
Thực Tập

    và có những biện pháp phòng ngừa, điều chỉnh, bổ sung làm cho hệ
thống MRP luôn hoạt động tốt.
      4. Hạch toán theo chu kỳ
      Đó là việc tính toán lượng dự trưc sẵn có trong những khoảng thời
gian thường kỳ để thấy được lượng dự trữ trong MRP. Hạch toán theo chu
kỳ đảm bảo rằng dự trữ sẵn có tương ứng với lượng dự trữ ghi trong MRP.
Nhờ có hạch toán chu kỳ, các bộ phận được hạch toán bao gồm việc loại trừ
phể phẩm tại mỗi giai đoạn sản xuất và bảo quản trên cơ sở thường kỳ, các
bộ phận được hạch toán bao gồm việc loại trừ phế phẩm hay mỗi giai đoạn
sản xuất và bảo quản trên cơ sở thường kỳ. Do đó MRP được cập nhật hàng
tuần hàng ngày, phản ánh được những tính toán dự trữ thực tế. Thông tin cập
nhật cho biết được sự thiếu hụt hoặc dư thừa của từng loại bộ phận, nhờ đó
điều chỉnh được kế hoạch tiến độ sản xuất cho thích hợp. Nhờ việc tính toán
và nắm chính xác hồ sơ dự trữ trong quá trình MRP sẽ góp phần đảm bảo
thực hiện đúng tiến độ sản xuất, phân phối và khai thác sử dụng có hiệu quả
hơn máy móc thiết bị và lao động.
      5. Cập nhật thông tin.
      Khi có những công việc mới thì MRP phải được đổi mới. Sự thay đổi
xảy ra trong lịch trình sản xuất, hồ sơ dự trữ hoặc kết cấu sảm phẩm. Khi có
sự thay đổi về thiết kế sảm phẩm.
      Có hai cách tiếp cận là cập nhật thường kỳ (hệ thóng tái tạo) và cập
nhật liên tục. Chúng khác nhau ở tần số cập nhật, đổi mới thông tin.
      Cập nhật thường kỳ phù hợp với hệ thống sản xuất theo loạt. Phương
pháp cập nhật thường kỳ xử lý lại toàn bộ các thông tin và tái tạo lại toàn bộ
MRP từ thời kỳ đầu cho đến thời kỳ cuối cùng. Nó thu thập và xử lý tất cả
những thay đổi xảy ra trong một khoảng thời gian và thường xuyên đổi mới
hệ thống. Sử dụng những thông tin đó để điều chỉnh kế hoạch sản xuất.


Chuyên đề tốt nghiệp                                                       31
Ngô Nguyên Khôi                                            Chuyên đề
Thực Tập

           Hệ thống cập nhật liên tục, chỉ xử lý lại những bộ phận của kế
hoạch đã lập trực tiếp bị ảnh hưởng bởi những thay đổi về thông tin. Phương
pháp này chỉ chú ý đến những yếu tố làm thay đổi hoặc gây rối loạn cho hệ
thống hoạch định nhu cầu và sản xuất, còn những yếu tố khác được cho là
thứ yếu. Do đó cần tập hợp, đánh giá phân loại thông tin theo mức độ tác
động và tính phổ biến của chúng. Kế hoạch sản xuất cơ sở được thay đổi để
phù hợp với những thay đổi đang xảy ra. Khi có một thay đổi xảy ra, nó
được thông báo và sử dụng ngay để hoàn thiện hệ thống. Hệ thống tái tạo rất
phù hợp với những doanh nghiệp có kế hoạch sản xuất tương đối ổn định,
còn hệ thống đổi mới liên tục phù hợp với những doanh nghiệp có kế hoạch
sản xuất thay đổi thường xuyên.
      Nhược điểm của hệ thống tái tạo là có nhiều thông tin bị lạc hậu
nhưng chi phí lại nhỏ và có thể những nguyên nhân gây ra sự thay đổi trong
cùng một thời kỳ tự triệt tiêu lẫn nhau, không mất sức lực và thời gian để
thay đổi hệ thống.
      Nhược điểm của hệ thống thay đổi liên tục là chi phí cao và có rất
nhiều những thay đổi nhỏ không dẫn đến làm thay đổi hệ thống. Ưu điểm
chủ yếu là liên tục có được những thông tin để thay đổi hệ thống.
      6. Thiết lập khoảng thời gian bảo vệ
      Thực chất đó là xác định một khoảng thời gian phải giữ ổn định không
có sự thay đổi MRP, nhằm ổn định hệ thống hoạch định nhu cầu nguyên vật
liệu. Sự ổn định của hệ thống MRP thu được nhờ có khoảng thời gian bảo
vệ. Chẳng hạn doanh nghiệp xác định trong khoảng thời gian 4 tuần, 8 tuần
không có sự thay đổi. Đây có thể coi như những hàng rào chắn về mặt thời
gian để đảm bảo sản xuất ổn định. Sau khoảng thời gian đó mới cho phép có
sự thay đổi trong hệ thống MRP. Trong khoảng thời gian này, khi có sự thay
đổi một loại hàng nào đó sẽ dùng một bộ phận có sẵn và nhờ đó kế hoạch
sản xuất không thay đổi.

Chuyên đề tốt nghiệp                                                    32
Ngô Nguyên Khôi                                           Chuyên đề
Thực Tập

          Trên đây là một số lý luận chung, cơ bản về hoạch định nhu cầu
NVL trong doanh nghiệp. Tuy nhiên trong quá trình hoạt động sản xuất kinh
doanh, không phải doanh nghiệp nào cũng áp dụng một chuẩn mực cho việc
hoạch định nhu cầu NVL theo lý thuyết, mà nó biến đổi linh hoạt tuỳ từng
doanh nghiệp.
      Dựa vào quy mô doanh nghiệp, số lượng sảm phẩm, mức độ sản xuất,
khả năng cung ứng … mà mỗi doanh nghiệp sẽ chọn lọc và áp dụng thực
hiện những chiến lược hoạch định phù hợp nhất, hiệu quả nhất và tạo tính
đồng bộ nhất.
      Do đó ta chuyển sang phần II để nghiên cứu một cách chi tiết, cụ thể
về một doanh nghiệp sản xuất đã khá thành công trong việc áp dụng lý
thuyết vào thực tiễn hoạt động sản xuất kinh doanh.


Phần II
Thực trạng công tác hoạch định nhu cầu NVL tại xí nghiệp thép và vật
liệu xây dựng Hà Nội.


I.Đặc điểm tình hình chung về cơ quan thực tập
      Tên cơ quan : Xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nội trực thuộc
      Công ty vật liệu xây dựng và lâm sản – Bộ thương mại
      1. Qúa trình hình thành và phát triển
      Xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nội – Công ty vật liệu xây
      dựng và lâm sản – Bộ thương mại là một trong những doanh nghiệp
      nằm trong hệ thống doanh nghiệp nhà nước. Được thành lập theo
      quyết định số 0581 TM/TCCB ngày 11/12/1981. Trước đây xí nghiệp
      mang tên là xí nghiệp vật liệu xây dựng III thuộc Công ty vật liệu xây
      dựng và lâm sản Hà Nội.

Chuyên đề tốt nghiệp                                                     33
Ngô Nguyên Khôi                                          Chuyên đề
Thực Tập

    Xí nghiệp có nhiêm vụ chuyên kinh doanh các mặt hàng vật liệu như :
     xi măng, sắt thép, giấy dầu (đa chủng loại ), đồng thời còn làm đại lý
     ký gửi cho tất cả các thành phần kinh tế
     Cùng với sự phát triển của đất nước, nhằm đáp ứng được nhu cầu của
     thị trường cũng như sự tồn tại của xí nghiệp. Năm 1999 Xí nghiệp
     thành lập thêm xưởng sản xuất lấy tên là xưởng cán thép Quang
     Trung, đông thời Xí nghiệp được đổi tên theo quyết định số 0582
     TM/TCCB ngày 08/02/1999 của Bộ thương mại với tên gọi: X í
     nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nội (viết tắt là XN thép và
     VLXD).
     Xí nghiệp nằm trong hệ thống của Công ty vật liệu xây dựng và lâm
     sản. Vì vậy xí nghiệp xí nghiệp là đơn vị thực hiện chế độ hạch toán
     phụ thuộc trong tổng thể hạch toán của Công ty.
     Xí nghiệp được bổ sung con dấu riêng theo thể thức Nhà Nước quy
     định.
     Xí nghiệp có tài khoản tại ngân hàng: Mã số 6640442.
     Trụ sở của Xí nghiệp : Số 463 phố Minh Khai – Phường Vĩnh Tuy –
     Quận Hai Bà Trưng – Thành phố Hà Nội.
     Xưởng cán thép Quang Trung đặt tại phường Phương Liệt – Quận
Thanh Xuân – Thành phố Hà Nội
     Bộ phận thực tập: Phòng Kế toán – Tổng hợp.
     Người trực tiếp giúp đỡ sinh viên thực tập: Thạc sỹ Đặng Thị Rạng –
Trưởng phòng Kế toán.
     Số điện thoại: 04.8622747
     2. Bộ máy tổ chức quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh



Chuyên đề tốt nghiệp             Giám đốc                               34
  Ngô Nguyên Khôi                                         Chuyên đề
  Thực Tập




  Phân
 xưởng
cán thép
   I




        Ghi chú:              Quan hệ chỉ đạo trực tiếp
                              Quan hệ ngang hàng và phối hợp thực hiện
       Mô hình bộ máy của xí nghiệp được hình thành gam có 3 phòng
  nghiệp vụ tham mưu cho giám đốc (như sơ đồ).
        Các phân xửơng chính boa gam 4 phân xưởng và một khối gián tiếp
  như: Ban bảo vệ xí nghiệp, tổ điện nước.
        Giám đốc: là người quyết định việc điều hành hoạt động sản xuất
  kinh doanh của xí nghiệp theo đúng chế độ pháp luật mà Nhà Nước quy định



  Chuyên đề tốt nghiệp                                                   35
Ngô Nguyên Khôi                                            Chuyên đề
Thực Tập

    và đại hội công nhân viên chức, là người chịu trách nhiệm trước Nhà
Nước và tập thể lao động về kết quả kinh doanh của Xí nghiệp
      Trong mối quan hệ tổng thể toàn Xí nghiệp, giams đốc là người chỉ
đạo trực tiếp các phòng ban, là người có quyết định cuối cùng đối với các
vấn đề có liên quan tới trách nhiệm, quyền hạn của toàn Xí nghiệp. Đồng
thời Giám đốc có quyền điều hành, sắp xếp cán bộ dưới sự phối hợp của các
phòng nghiệp vụ.
      Phòng tổng hợp: Có trách nhiệm quản lý về mặt nhân sự và bảo vệ
an ninh cho toàn Xí nghiệp, tham mưu cho lãnh đạo và định ra đường lối xắp
xếp, phân phối lao động một cách hợp lý. Xây dựng kế hoạch cán bộ quản lý
và cán bộ khoa học kỹ thuật trong toàn bộ Xí nghiệp tại mọi thời điểm cho
Giám đốc xây dựng chế độ lương thưởng, bảo hiểm xã hội.
      Hoạch định một cách tổng thể các vấn đề liên quan tới Xí nghiệp, đưa
ra các phương án giải quyết có sự tham khảo của các phòng chức năng
khác,. sau đó trình lên Giám đốc xin duyệt.




      Phòng kế hoạch: Có trách nhiệm theo dõi các công đoạn sản xuất tại
phân xưởng và ra kế hoạch sản xuất trình lên Giám đốc. Trước hết là bám
sát từng công đoạn trong quá trình sản xuất, đó là trách nhiệm cuả bộ phận
chuyên trách sản xuất có nhiệm vụ kiểm tra giám sát, đôn đốc việc sản xuất.
      Bộ phận kế hoạch: chuyên về lập, đưa ra các kế hoạch sản xuát, như
về khả năng sản xuất, số sản phẩm cần đạt chỉ tiêu…



                            Trưởng phòng kế
                                 hoạch
Chuyên đề tốt nghiệp                                                     36
 Ngô Nguyên Khôi                                           Chuyên đề
 Thực Tập




        Phó phòng hoạch                        Phó phòng hoạch
         định kế hoạch
                                                 định sản xuất
                                                       xuất


Nhân viên           Nhân viên            Nhân viên             Nhân viên
  hoạch                hoạch              giám sát              giám sát
 định 1               định 2                 1                      2



       Ghi chú :                 Quan hệ chỉ đaon trực tiếp
                                  Quan hệ ngang hàng phối hợp thực hiện
       Phòng vật tư kỹ thuật: Phụ trách vấn đề trang thiết bị kỹ thuật,
 hoạch , phối hợp với phòng kế hoạch đề xuất kiến nghị về kế hoạch thay thế,
 bảo dưỡng máy móc thiết bị phụ tùng cho quá trình sản xuất.




                            Trưởng phòng kỹ
                              thuật vật tư




         Nhân viên                           Nhân viên giám
         thiết kế                            sát
 Chuyên đề tốt nghiệp                                                     37
Ngô Nguyên Khôi                                           Chuyên đề
Thực Tập




       Ghi chú :                   Quan hệ chỉ đạo trực tiếp
                                   Quan hệ ngang hàng phối hợp thực hiện


       Phòng kế toán: Dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc, có nhiệm vụ
hạch toán hiệu quả sản xuất kinh doanh trong kế toán thống kê, lưu trữ cung
cấp các số liệu thông tin chính xác kịp thời, đầy đủ về tình hình sản xuất
kinh doanh của Xí nghiệp tại mọi thời điểm cho Giám đốc và các bộ phận có
liên quan. Phòng kế toán gam 6 người, đứng đầu là kế toán trưởng chỉ đạo
hoạt động của kế toán viên trong phòng kế toán .
       Kế toán trưởng: có nhiệm vụ điều hành và tổ chức công việc trong
phòng kế toán , hướng dẫn hạch toán chỉ đạo hoạt động của kế toán viên
trong phòng kế toán , giúp Giám đốc công ty ký kết hợp đồng kinh tế, các
chỉ thị về kế toán đều do kế trưởng thông qua. Ngoài ra kế toán trưởng còn
có nhiệm vụ báo cáo tài chính và thm mưu chính sách Xí nghiệp cho Giám
đốc.
       Công tác kế toán ở Xí nghiệp được thực hiện theo thể thức báo số về
Công ty. Tại phòng kế toán, bộ máy kế toán thực hiện từ khâu nhập chứng từ
phân xưởng , xử lý chứng từ đó cho đến khâu ghi sổ và lập báo cáo kế toán
theo từng quý gửi về Công ty. Hiện nay Xí nghiệp đang áp dụng chế độ kế
toán mới ban hành theo quyết định số 1141/TC/CĐKT ngày 1/11/1995 của
Bộ tài chính.
       Về hình thức thanh toán, Xí nghiệp đang áp dụng hình thức kế toán
nhât ký chứng từ . Đay là hình thức lãnh đạo Xí nghiệp đã thực hiện trong
nhiều năm.

Chuyên đề tốt nghiệp                                                    38
Ngô Nguyên Khôi                                            Chuyên đề
Thực Tập

             Trong phần chuyên đề, người viết có đi sâu vào phần nguyên vật
liệu nên chúng ta cần xem xét sơ đồ hạch toán nguyên vật liệu đang áp dụng
tại Xí nghiệp.
         Và cũng từ sơ đồ đó ta thấy được mối quan hệ giữa công tác tổ chức
kế toán có nhiện vụ rất quan trọng không chỉ với công việc hạch toán kế toán
độc lập mà còn nằn trong tổng thể mối quan hệ với các phòng chức năng
khác .




Chuyên đề tốt nghiệp                                                     39
Ngô Nguyên Khôi                     Chuyên đề
Thực Tập



              Chứng từ gốc
              và bảng phân
               bổ vật liệu




              Nhật ký chứng       Thẻ và sổ kế
              từ số 1, NKCT      toán chi tiết
                   số 5             vật liệu



                               Bảng kê tổng
          Sổ cái TK 152       hợp nhập xuất
                               tồn vật liệu




               Báo cáo tài
                  chính




Chuyên đề tốt nghiệp                            40
Ngô Nguyên Khôi                                         Chuyên đề
Thực Tập

             Ghi chú:           Ghi hàng ngày
                               Ghi cuối ngày
                               Đối chiếu kiểm tra
     3. Nhiệm vụ sản xuất
     Xí nghiệp có nhiệm vụ chính là sản xuất các loại thép đáp ứng cho
     nhu cầu nội địa .
     Với nhiệm vụ đó, Xí nghiệp có mạng lưới tiêu thụ sản phẩm rộng
     khắp nước. Biểu hiện là Xí nghiệp đã liên hệ chào hàng (tiếp thị) và
     ký được hợp đồng tiêu thụ sản phẩm, cung cấp vật tư rộng khắp nước.
     Xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nộiưởng sản xuất của Xí
     nghiệp có hơn 300 công nhân lao động (cả trực tiếp và gián tiếp ),
     cùng phối hợp sản xuất dưới phân xưởng cũng như đợc chia ra làm 5
     tổ sản xuất theo từng bước công nghệ, ở mỗi bước công nghệ lại có
     các quy trình nhỏ lẻ khác nhau tạo nên một mạng lới đặc trưng của
     doanh nghiệp sản xuất thép. Các sản phảm cuối cùng có được đánh
     giá là tốt hay không còn tuỳ thuộc vào người tiêu dùng và các điều
     kiện sử dụng , nhưng một công nghệ tốt là điều kiện đảm bảo cho sản
     xuất tốt.
     Các bước công nghệ của Xí nghiệp được sắp xếp một cách hợp lý nên
     có thể tận dụng một cách tối đa sức lao động cũng như nguyên vật
     liệu.




Chuyên đề tốt nghiệp                                                  41
Ngô Nguyên Khôi                               Chuyên đề
Thực Tập




              Sơ đồ công nghệ sản xuất thép



                        Phôi thép


                         Lò nung



                       Máy cán thô


                                                Nước
                       Máy cán tinh




                         Máy cắt




                         Máy nắn




                  Đóng bó thép các
                        loại



Chuyên đề tốt nghiệp                                      42
Ngô Nguyên Khôi                                          Chuyên đề
Thực Tập




4. Tình hình hoạt động sản xuất
     Nhìn chung vài năm trước đây , toàn bộ Công ty cũng như Xí nghiệp
     gặp không ít khó khăn. Một phần do chưa có sự gắn kết hoàn toàn ,
     đồng bộ giữa các phòng ban trong Xí nghiệp cũng như công ty.
     Nhưng phần lớn là do thị trường vật liệu có sự biến động mạnh.
     Nhưng gần đây với sự đoàn kết nhất trí của tập thể cán bộ công nhân
     viên toàn Xí nghiệp cùng với sự năng động, sáng tạo của lãnh đạo Xi
     nghiệp kết hợp với những thử nghiệm trong công cuộc đổi mới từng
     phần của đất nước đã tạo ra nhưngx kinh nghiệm quý báu, khoa học
     công nghệ gắn với nhu cầu phát triển kinh tế xã hội, thích nghi dần
     với cơ chế thị trường.
     Với tinh thần dám nghĩ dám làm, dám chiu trách nhiệm, lãnh đạo Xí
     nghiệp đã từng bước tháo gỡ những khó khăn. Cán bộ công nhân viên
     trong Xí nghiệp vừa học vừa làm kết hợp với kinh nghiệm. Xí nghiệp
     đã từng bước trang bị thêm máy móc thiết bị, công nghệ, đàu tư xây
     dựng kế hoạch phương án tiêu thụ, mua nguyên vật liệu. Đội ngũ công
     nhân viên tay nghề dần được nâng cao và ngày càng hoàn thiện.
     Lãnh đạo Xí nghiệp luôn cố gắng tìm hiểuhu cầu tiêu dùnh của thị
     trường và đưa vào sản xuất những sản phẩm được thị trường chấp
     nhận , kiên trì củng cố thị trường truyền thống, từng bước mở rộng thị
     trường mới, mở thêm nhiều đại lý bán hàng và giói thiệu sản phẩm ở



Chuyên đề tốt nghiệp                                                    43
Ngô Nguyên Khôi                                              Chuyên đề
Thực Tập

   khắp các thị trường . Do vậy mà tình hình snr xuất của Xí nghiệp cũng
      đi vào thế dự định và có chiều hướng phát triển toàn diện .
      Cụ thể việc mua nguyên vật liệu: Xí nghiệp xây dựng kế hoạch chỉ
      đạo linh hoạt, thu mua vật tư với phương châm đâu có vật tư rẻ, có
      chát




      lượng là mua tăng cường khả năng dự phòng vật tư, phuc vụ sản xuất.
      Các kế hoạch về nguyên vật liệu đều được hoạch định, vạch ra một
      cách cụ thể , hoạch định luôn luôn tiến hành trước một bước so với
      nhu cầu, nhưng có tính dến sự biến động của thị trường như: nhu cầu
      thị trường, thị trường tiềm năng…
      Đồng thời cũng tính đến khả năng sản xuất của Xí nghiệp, của người
      công nhân.
         Đó chính là công tác sản xuất của Xí nghiệp : Xí nghiệp đã đưa ra
      cơ chế khoán sản phẩm tới công nhân, có chế độ thưởng phù hợp với
      người lao động, có quy chế thưởng phạt nghiêm minh, quản lý tốtvật
      tư, thực hành tiết kiệm hạ giá thành sản phẩm nhằm nâng cao hiệu quả
      sản xuát kinh doanh.
      Về tiêu thụ sản phẩm: Với phương châm coi trọng người tiêu dùng,
      đưa sản phẩm đến tận tay người tiêu dùng. Có thể nói từ khi thành lập
      thêm xưởng cán thép , kết hợp với việc sản xuất các mặt hàng truyền
      thống, Xí nghiệp đã từng bước ổn định và phát triển.
      Cụ thể ta thấy được qua chỉ tiêu sau:
Năm          Doanh thu (tỷ đồng) Tổng sản Tổng          Lợi nhuận (1000đ)



Chuyên đề tốt nghiệp                                                     44
Ngô Nguyên Khôi                                                 Chuyên đề
Thực Tập


             Kinh       Sản xuất    lượng       quỹ         Kinh         Sản xuất
             doanh                              lương       doanh
                                                (1000đ)
2000         14.652     6.75        68570       686850      282370       52340
2001         12.630     8.64        8627        794860      248965       12852
2002         16.850     8.92        8934        823468      297360       13062




Phương hướng của Công ty trong năm tới, tổng doanh thu đạt 35 tỷ đồng,
sản phẩm sản xuất chính 10.000 tấn, lao động 450 người, lương bình quân
850.000đ/người/tháng.
       Nhìn một cách tổng quan, vài năm gần đây Xí nghiệp hoạt động khá
tốt : cụ thể doanh thu tăng qua các năm với những mức độ khác nhau làm
cho tổng quỹ lương tăng lên và tổng lợi nhuận tăng theo, làm tổng sản lượng
tăng mạnh.
       Xí nghiệp đang thực hiện việc tinh giảm bộ máy biên chế, sắp xếp lại
bộ máy tổ chức, phối kết hợp một cách chặt chẽ giữa các phòng ban nhằm
mục đích tạo đà cho sự phát triển của Xí nghiệp cũng như toàn Công ty.
II. Tình hình chung về công tác cung ứng nguyên vật liệu tại xí nghiệp
       A. Đặc điểm vật liệu của xí nghiệp
       Theo ứng dụng của sảm phẩm mà xí nghiệp sản xuất ra thì sảm phẩm
của xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng là sảm phẩm thuộc hàng công
nghiệp sản xuất ra vật liệu xây dựng, khối lượng sảm phẩm của xí nghiệp
sản xuất ra là rất lớn. Do đó, vật liệu dùng để sản xuất sảm phẩm cũng rất
lớn. Vật liệu của xí nghiệp chủ yếu có sảm phẩm trên thị trường trong nước
như phôi thép, than, các sảm phẩm hoàn thiện từ công nghệ cán thép, đúc
Chuyên đề tốt nghiệp                                                 45
Ngô Nguyên Khôi                                              Chuyên đề
Thực Tập

    gang … Ta thấy vật liệu của xí nghiệp là sảm phẩm của nghành chế
biến và khai thác, vì vậy rất thuận lợi đối với xí nghiệp. Bởi vì vật liệu dùng
trong sản xuất luôn có sẵn trên thị trường Việt Nam. Do vậy, việc thu mua
NVL đối với xí nghiệp cũng dễ dàng. Xí nghiệp không phải đầu tư vốn lớn
cho dự trữ NVL. Giá cả NVL nói chung biến động theo giá thị trường.
      Sảm phẩm của xí nghiệp là sảm phẩm sản xuất phục vụ trực tiếp cho
xây dựng các công trình nhà ở, sinh hoạt. Do đó đòi hỏi sảm phẩm phải có
chất lượng cao, phải đảm bảo được tiêu chuẩn công nghiệp.
Như vậy vật liệu để sản xuất ra sản phẩm phải được kiểm tra kỹ lưỡng theo
quy định trước khi hoạch định mua, đối với vật liệu đã mua về nhập kho
phải được bảo quản tốt.
      Chính vì những đặc điểm này của vật liệu đã có không ít ảnh hưởng
đến sản xuất và quản lý sản xuất của xí nghiệp, từ đó ảnh hưởng đến chi phí
vật liệu trong giá thành sản phẩm.
      Nguồn cung cấp NVL của xí nghiệp bao gồm mua của các Công ty và
tư nhân trong nước.
      2. Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu.
      NVL tại xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng gồm rất nhiều loại và
nhiều thứ có nội dung kinh tế và công dụng khác nhau. Để có thể quản lý
một cách chặt chẽ và tổ chức tổng hợp, hoạch định chi tiết với từng loại
cũng như tiện lợi cho việc xác định cơ cấu vật liệu trong giá thành sảm
phẩm, cần thiết phải nắm rõ được tình hình công tác kế toán phân loại vật
liệu trên cơ sở nội dung kinh tế, vai trò và tác dụng của từng loại NVL. Tại
xí nghiệp hiện nay vật liệu được phân loại như sau:
      * NVL chính (TK 1521):



Chuyên đề tốt nghiệp                                                        46
Ngô Nguyên Khôi                                             Chuyên đề
Thực Tập

           Là đối tượng lao động chủ yếu của xí nghiệp là cơ sở vật chất chủ
yếu để hình thành lên sảm phẩm mới như là phôi thép các loại
      * Vật liệu phụ (TK 1522):
      Là đối tượng lao động tuy không cấu thành lên thực thể sảm phẩm.
Nhưng vật liệu có tác dụng nhất định và cần thiết cho quá trình sản xuất sảm
phẩm như cáp PVC, que hàn, ống nối, giấy giáp …
      * Nhiên liệu (TK 1523):
      Là một loại vật liệu khi sử dụng nó có tác dụng cung cấp nhiệt lượng
cho quá trình sản xuất kinh doanh. Nhiên liệu dùng trực tiếp vào quy trình
công nghệ như sản xuất than củi, củi khô, mỡ chịu nhiệt.
      * Phụ tùng thay thế sửa chữa (TK 1524):
Là chi tiết phục vụ máy móc, thiết bị mà xí nghiệp mua sắm, dự trữ phục vụ
cho việc sửa chữa các phương tiện máy móc, thiết bị cho từng loại máy như:
vòng bi, dây culoa, bu lông, lò xo …
      * Nguyên vật liệu khác (TK 1528):
      Bao gồm: Chổi đánh xi, bột màu, xi măng trắng, ve đỏ , cáp điện.
      Việc phân loại vật liệu giúp cho việc quản lý vật liệu được dễ dạng
hơn. Dựa trên cơ sở phân loại này, xí nghiệp theo dõi được số lượng chất
lượng của từng thứ vật chính, vật liệu phụ, nhiên liệu, phụ tùng thay thế. Từ
đó đề ra hình thức hạch toán phù hợp.
      Công tác quản lý vật liệu: Xuất phát từ việc chi phí vật liệu trong điều
kiện kỹ thuật hiện nay còn chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sảm phẩm: đòi
hỏi công tác quản lý phải chặt chẽ, an toàn về số lượng cũng như chất lượng,
chủng loại ở tất cả các khâu từ thu mua, vận chuyển, bảo quản luôn phải
được đặt ra trong xí nghiệp.



Chuyên đề tốt nghiệp                                                       47
Ngô Nguyên Khôi                                              Chuyên đề
Thực Tập

           Chính vì vậy, quy chế quản lý vật liệu ở xí nghiệp rất được coi
trọng ở phòng kế toán vật. Thực tế chuyên viên theo dõi quản lý vật liệu,
thống kê lưu trữ cung cấp các số liệu chính xác, kịp thời về số liệu nhập xuất
vật liệu thực tế trong kỳ lượng vật tư tồn kho.
      Công tác bảo quản và sử dụng vật liệu cũng được thực hiện một cách
hợp lý thông qua việc áp dụng các biện pháp kỹ thuật tổ chức và kinh tế. Xí
nghiệp tổ chức kho tàng bến bãi thực hiện đúng chế độ bảo quản đối với
từng loại NVL. Bên cạnh đó, xí nghiệp sử dụng hợp lý và tiết kiệm NVL
đảm bảo đúng nội dung thực hiện sử dụng vật liệu trong quá trình sản xuất,
hạn chế sảm phẩm hỏng, tránh được lượng mất mát hư hỏng vật liệu. Thể
hiện xí nghiệp tổ chức việc ghi chép, phản ánh tình hình xuất dùng và sử
dụng vật liệu trong sản xuất kinh doanh. Thực hiện chế độ thu mua theo
đúng tiến độ thời gian. Xí nghiệp tổ chức kho tàng bến bãi. Thực hiện đúng
chế độ bảo quản với từng nguyên vật liệu.
      Chế độ trách nhiệm vật liệu ở xí nghiệp được quy định rõ ràng, cán bộ
vật tư có chế độ thu mua vật liệu, trước hết phải kiểm tra xem xét kỹ lưỡng
chất lượng vật liệu, giá cả và phải chịu trách nhiệm về chất lượng sảm phẩm.
      Thủ tục nhập xuất vật liệu được quản lý chặt chẽ và phải tuân thủ theo
nguyên tắc tính cũ nhu cầu sử dụng phải xuất phát từ nhiệm vụ sản xuất, cụ
thể là sản xuất theo tháng. Căn cứ vào kế hoạch sản xuất của giám đốc xí
nghiệp duyệt và định mức chi phí NVL sản xuất sảm phẩm. Khi có nhu cầu
phát sinh, cán bộ phân xưởng xuất kho lĩnh vật tư do phòng kế toán lập, thủ
kho căn cứ vào số lượng ghi trên phiếu lĩnh vật tư để xuất kho. Trên phiếu
lĩnh vật tư thực tế có ghi rõ ràng từng đối tượng tập hợp chi phí sản xuất.
      * Đánh giá vật liệu:



Chuyên đề tốt nghiệp                                                          48
Ngô Nguyên Khôi                                            Chuyên đề
Thực Tập

           Là xác định giá trị của chúng theo nguyên tắc nhất định, về
nguyên tắc ta thấy kế toán nhập, xuất, tồn kho NVL phải phản ánh theo giá
thực tế.
      Tại xí nghiệp, nguồn cung cấp NVL chủ yếu do mua ngoài. Do vậy,
để thuận tiện cho việc mua bán, xí nghiệp đã đánh giá NVL như sau:
      - Đối với NVL nhập kho: Giá NVL được bộ phận kế toán tính theo
giá thực tế của NVL nhập kho bao gồm: Giá mua theo hoá đơn nhập và chi
phí vận chuyển thực tế phát sinh khi mua bao gồm chi phí bỗc dỡ, vận
chuyển, bảo quản vật tư từ nơi mua về xí nghiệp. Chi phí của bộ phận thu
mua, bộ phận thu mua độc lập, công tác phí của cán bộ thu mua, giá trị vật
tư hao hụt (nếu có) trừ các khoản chiết khấu (nếu có). Vật liệu nhập kho của
xí nghiệp chủ yếu từ nguồn mua ngoài, chi phí thu mua đã tính trong giá
mua của NVL. Vì vậy mà hình thức mà xí nghiệp tổ chức thu mua NVL đã
tính trong giá thu mua NVL, nên trong khi về nhập kho, bộ phận kế toán có
thể tính ngay ra giá thực tế.
      - Đối với NVL xuất kho: Hàng ngày khi xuất kho NVL, các công tác
kế toán, giá trị vật liệu đều phải phối hợp kết hợp với nhau trong quá trình
hoạt động. Vật liệu của xí nghiệp được sử dụng và sản xuất sản phẩm. Các
loại vật liệu này khi xuất kho phải kiểm tra cẩn thận về số lượng cũng như
chất lượng. Khi có nhu cầu về sản xuất vật tư, các phân xưởng phải báo cáo
lên phòng kế hoạch về sản xuất và tiêu hao vật tư.
      Biểu 1
Đơn vị XN Thép và VLXD          Phiếu nhập kho          Mẫu 01-VT
                                                        QĐ số 1141-TC/QD
                           Ngày 5 tháng 2 năm 2001



Chuyên đề tốt nghiệp                                                     49
   Ngô Nguyên Khôi                                          Chuyên đề
   Thực Tập

              Đơn vị bán hàng: Công ty dầu khí Hải Phòng
         Chứng từ số:             025228
         Biên bản kiểm nghiệm
         Nhập vào kho:       NVL chính
Tên, nhãn hiệu, quy Đơn     Số lượng                   Giá đơn vị         Ghi
cách                vị tính Xin nhập     Thực nhập                  Thành chú
                                                                    tiền




Phôi thép 100 x 100   kg     116800      1750          204400000




Cộng                                                   204400000


         Cộng thành tiền: (Viết băng chữ): Hai trăm linh bốn triệu bốn trăm
   nghìn đồng
   Thủ kho      Người giao        Kế toán trưởng           Thủ trưởng đơn vị


         Biểu 2
   Đơn vị: XN Thép và VLXD        Phiếu nhập kho 193         Mẫu 01-VT
                                                          QĐ số 1141-TC/QD
                             Ngày 8 tháng 2 năm 2001


         Đơn vị bán hàng: Công ty vận tải Thành Trang
         Chứng từ số:             025229

   Chuyên đề tốt nghiệp                                                   50
   Ngô Nguyên Khôi                                                 Chuyên đề
   Thực Tập

               Biên bản kiểm nghiệm
           Nhập vào kho:       Nguyên liệu chính


Tên, nhãn hiệu, Đơn           Số lượng                   Giá        Thành tiền   Ghi chú
quy cách             vị tính Xin nhập        Thực nhập   đơn vị




Phôi thép 60 x 60    kg       111241         111241      1620      180166680




                                                         Cộng      180166680


           Cộng thành tiền: (Viết băng chữ): Một trăm tám mươi triệu một trăm
   sáu sáu nghìn sáu trăm tám mươi đồng.


   Thủ kho       Người giao            Kế toán trưởng             Thủ trưởng đơn vị




           Biểu 3.
           Hoá đơn (GTGT)                   Mẫu số 01 GTKT - 311
                 Liên 2 (Giao cho khách hàng)                     BT/99 - B
                                                                        No: 000336
   Ngày 1 tháng 2 năm 2001



   Chuyên đề tốt nghiệp                                                           51
Ngô Nguyên Khôi                                                  Chuyên đề
Thực Tập

             Đơn vị bán :        Công ty dầu khí Hải Phòng
       Địa chỉ:
       Điện thoại:
       Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Chuẩn
       Đơn vị: XN Thép và VLXD
       Địa chỉ:


 STT     Tên hàng hoá, dịch ĐV              Số lượng      Đơn giá    Thành tiền
         vụ
 A       B                          C       1             2          3=1+2


         Phôi thép 100 x 100        Kg      116800        1750       204400000


                            Cộng tiền hàng:                          204400000


 Thuế suất GTGT: 5%                     Tiền thuế GTGT:              10220000
 Tổng cộng tiền thanh toán                                           214620000
 Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm mười bốn triệu sáu trăm hai mươi sáu
 nghìn đồng


       Người mua hàng              Kế toán trưởng             Thủ trưởng đơn vị
       (Ký, ghi họ tên)            (Ký, ghi họ tên)           (Ký, ghi họ tên)


       Biểu 4.
       Hoá đơn (GTGT)                      Mẫu số 01 GTKT - 311
              Liên 2 (Giao cho khách hàng)                    BT/99 - B

Chuyên đề tốt nghiệp                                                             52
Ngô Nguyên Khôi                                                Chuyên đề
Thực Tập

                                                                  No: 000336
Ngày 6 tháng 2 năm 2001


       Đơn vị bán :        Công ty vận tải Thành Trang
       Địa chỉ:
       Điện thoại:
       Họ tên người mua hàng: Nguyễn Văn Chuẩn
       Đơn vị: XN Thép và VLXD
       Địa chỉ:


 STT     Tên hàng hoá, dịch ĐV            Số lượng      Đơn giá    Thành tiền
         vụ
 A       B                        C       1             2          3=1+2


         Phôi thép 60 x 60        kg      111241        1620       180166680

                          Cộng tiền hàng:                          180166680


 Thuế suất GTGT: 5%                   Tiền thuế GTGT:              9008334
 Tổng cộng tiền thanh toán                                         189175014
 Số tiền viết bằng chữ: Một trăm tám mươi chín triệu bảy mươi ngìn không
 trăm mười bốn đồng.
       Người mua hàng            Kế toán trưởng             Thủ trưởng đơn vị
       (Ký, ghi họ tên)          (Ký, ghi họ tên)           (Ký, ghi họ tên)
Biểu 5
Đơn vị: XN Thép và VLXD          Phiếu xuất kho                Mẫu 01-VT

Chuyên đề tốt nghiệp                                                           53
     Ngô Nguyên Khôi                                            Chuyên đề
     Thực Tập

                 Địa chỉ                                            QĐ số 1141-TC/QD
                              Ngày 16 tháng 2 năm 2001


            Họ và tên người nhận hàng:      Ông Ngô Hoàng Hoà
                                            Phân xưởng cán thép I
            Lý do xuất kho:   Sản xuất thép (NVL chính)
STT Tên, nhãn hiệu, quy Đơn vị Số lượng                       Giá               Ghi
     cách                     tính       Yêu cầu   Thực nhập đơn vị     Thành chú
                                                                        tiền




01   Phôi thép (100 x 100) kg            3600      3600
02   Phôi thép (60 x 60)      kg         10.000    10.000




     Cộng                                          13600

     Biểu số 6
     Đơn vị: XN Thép và VLXD         Hoá đơn kiểm phiếu xuất kho số 140
                                     Ngày 20 tháng 2 năm 2001



     Chuyên đề tốt nghiệp                                                      54
Ngô Nguyên Khôi                                          Chuyên đề
Thực Tập

          Họ và tên người mua:
      Xuất tại kho:
      Lệnh điều động số:
      Ngày đi ……..\…….\      ngày đến ……\ …..\


STT   Quy cách sảm phẩm Đơn             vị Số lượng hay Ghi chú
      vật tư                     tính      trọng lượng


01    Phối thép (60 x 60)        Kg        49870




      Biểu số 7
Đơn vị: XN Thép và VLXD      Phiếu xuất kho              Mẫu 02-VT
      Địa chỉ                                                 QĐ
Chuyên đề tốt nghiệp                                                 55
      Ngô Nguyên Khôi                                                   Chuyên đề
      Thực Tập


                    Tên nhãn hiệu sản phẩm: Phối thép 60 x 60


                    Đơn vị tính: kg


TT       Chứng từ Trích yếu                     Số lượng sản phẩm            Ký xác nhận
         S      N                               Nhập    Xuất        Tồn      của kế toán
A        B      C        D                      1       2           3


                         Tháng 1 năm 2001                           50.000
8/2             101      Công ty dầu khí 111241                     161241
                         Hải Phòng
5/2             122      Công ty dầu khí 60.000                     221241
                         Hải Phòng
6/2             125      Phân     xưởng   cán           10.000
                         thép I
20/2            140      Phân     xưởng   cán           49870
                         thép I
                         Cộng T2/2001           60000   500642 490642




             Biểu số 8


      Chuyên đề tốt nghiệp                                                          56
      Ngô Nguyên Khôi                                                     Chuyên đề
      Thực Tập

           Đơn vị: XN Thép và VLXD               Phiếu xuất kho               Mẫu     02-
      VT
               Địa chỉ                                                         QĐ


                       Tên nhãn hiệu sản phẩm: Phối thép 100 x 100
                       Đơn vị tính: kg


TT         Chứng từ Trích yếu                     Số lượng sản phẩm            Ký xoá nhãn
           S      N                               Nhập    Xuất        Tồn      của kế toán
A          B      C       D                       1       2           3


                          Tháng 1 năm 2001                            49500
5/2               93      Công ty vận tải 116800
                          Thành Trang
5/2               138     Phân     xưởng   cán            68590
                          thép I
11/2              87      Công ty vận tải                 45600
                          Thành Trang
20/2              125     Phân     xưởng   cán 36000
                          thép I
                          Cộng T2/2001            162400 164590 47310




      Chuyên đề tốt nghiệp                                                            57
    Ngô Nguyên Khôi                                           Chuyên đề
    Thực Tập



          Biểu số 9:
          Báo cáo tồn kho vật liệu chính


STT Tên vật tư       sản Đơ    Tồn T1        Nhập T2       Xuất T2         Tồn T2
    phẩm                n vị
                        tính


…
3   Phôi (60 x 60)      Kg     50.000        500642        490642          60.000
4   Phôi (100 x 100)    Kg     49000         162400        164490          47310
5   Phôi (85 x 85)      Kg     37000         183170        154720          65450


…


          B. Một số nguyên tắc cung ứng NVL được áp dụng tạo xí nghiệp.
          1. Cung ứng vật tư theo số lượng
          Yêu cầu đầu tiên đối với việc cung ứng NVL cho sản xuất là phải đảm
    bảo đủ về số lượng. Nghĩa là, nếu cung cấp với số lượng quá lớn, dư thừa sẽ
    gây ra ứ đọng vốn (nếu không phải là NVL có tính chất thời vụ). Nhưng
    ngược lại nếu cung cấp không đủ về số lượng sẽ ảnh hưởng đến tính liên tục
    của quá trình sản xuất, kinh doanh. Thực tế cho thấy, các doanh nghiệp
    không hoàn thành nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh phần lớn là do thiếu NVL.
          Trong thực tế, xí nghiệp đã tiến hành phân tích tình hình cung ứng
    NVL theo tỷ lệ % hoàn thành kế hoạch:



    Chuyên đề tốt nghiệp                                                    58
Ngô Nguyên Khôi                                                Chuyên đề
Thực Tập




Tỷ lệ % hoàn thành              Số lượng NVL loại i thực tế nhập kho trong kỳ
                            =
kế hoạch cung ứng               Số lượng NVL loại i cần mua (theo kế hoạch trong kỳ)
NVL loại i (i= i, n )


        Số lượng NVL loại i (i= i, n ) cần mua theo kế hoạch trong kỳ được xác
định bằng nhiều cách. Xí nghiệp áp dụng cách tính lượng NVL cần dùng
theo số lượng thành phẩm hoặc chi tiết cần sản xuất trong kỳ.
                        Mi = q . mi
        Mi: Nhu cầu về số lượng loại NVL i trong kỳ
        q: Số lượng sảm phẩm hay chi tiết sản xuất trong kỳ
        mi: Định mức hao phí NVL i cho một đơn vị sảm phẩm hoặc chi tiết.
        Ví dụ: Trong tháng 5/2002 xí nghiệp nhập số lượng thép thô  16 loại
3: 700574 kg để sản xuất cửa thép cho Công ty XD 26 - BqP
        - Định mức hao phí NVL thép thô này cho 4 đơn vị sảm phẩm cửa
thép là: 1946 kg.
        - Số lượng của thép cần sản xuất là: 350


    Tỷ lệ % hoàn thành kế hoạch cung              700574
                                              =                 = 1,0285
    ứng về khối lượng NVL loại thép thô           350 x 1946

        Hay việc thu mua NVL vượt kế hoạch 2,85%


        2. Cung ứng vật tư theo chủng loại
        Theo phương pháp thực tế xí nghiệp, chial àm 2 loại:


Chuyên đề tốt nghiệp                                                        59
Ngô Nguyên Khôi                                                Chuyên đề
Thực Tập

           - Vật liệu có thể thay thế được: là loại vật liệu có giá trị sử dụng
tương đương, khi sử dụng không làm thay đổi lớn đến chất lượng sảm phẩm.
Khi phân tích loại vật liệu này, ngoài các chỉ tiêu về số lượng, chất lượng
cần chú ý đến chỉ tiêu chi phí (giá cả các loại vật liệu thay thế).
       - Vật liệu không thể thay thế được: là loại vật liệu mà trong thực tế
không có vật liệu khác thay thế hoặc nếu thay thế sẽ làm thay đổi tính năng,
tác dụng của sảm phẩm (cụ thể như: thép thô 3 loại, gang loại 1)
       Ví dụ: Trong năm 2002 doanh nghiệp thực hiện cung ứng vật liệu như
sau:
  STT     Tên vật liệu           Số      lượng Số thực nhập       Hoàn    thành
                                 cung cấp                         về chủng loại
  1       Thép thường tròn       70               80              70
  2       Thép thô vuông         80               90              80
  3       Thép dẹt               30               20              40
  4       Gang loại 1            90               120             90
  5       Thép thô loại 1        40               40              40
          Cộng                   310              350             320


                            350
       Theo số lượng 100%        112,9% (+ 12,9%)
                            310
       Số tuyệt đối: 350 - 310 = 40 (tấn)
       Xí nghiệp đã hoàn thành vượt mức kế hoạch cung ứng vật tư về số
lượng là 12,9%
                               320
       Theo chủng loại: 100%        103,2% (3,2%)
                               310
       3. Cung ứng vật tư về mặt đồng bộ


Chuyên đề tốt nghiệp                                                        60
Ngô Nguyên Khôi                                            Chuyên đề
Thực Tập

           Để sản xuất 1 loại sảm phẩm, cần nhiều loại vật tư khác nhau
theo một tỷ lệ nhất định. Mặt khác các vật liệu này không thể thay thế bằng
các loại vật liệu khác được. Chính vì thế, mà việc cung ứng vật tư phải đảm
bảo tính chất đồng bộ mới tạo điều kiện cho sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp.




      Ví dụ: Có số liệu ở xí nghiệp tháng 6/ 2002
                                                         Đơn vị: Tấn
Tên vật liệu        Số cần Số thực Tỷ lệ % hoàn Số sử dụng được
                    nhập      nhập      thành cung ứng Số lượng        %
Thép thường tròn    70        40        57               30            42
Thép thô loại 1     30        38        126              26            86
Gang loại 1         60        50        80               50            83


      Số lượng vật liệu thực nhập so với số lượng cần nhập đạt tỷ lệ khác
nhau, trong đó đạt tỷ lệ cao nhất là loại vật liệu thép thô loại 1 bằng 126%,
thấp nhất là loại vật liệu thép thường tròn bằng 57%. Nhưng số liệu sử dụng
sẽ phụ thuộc vào nhóm hoặc loại vật liệu đạt tỷ lệ % thấp nhất (vật liệu C).
Do vậy, khả năng kỳ tới, doanh nghiệp chỉ có thể hoàn thành nhiệm vụ kế
hoạch sản xuất cao nhất là 42%.
      Thực tế xí nghiệp đạt 40% trong tháng 6 năm 2002
      Đó gọi là hệ số sử dụng đồng bộ
      4. Cung ứng về mặt chất lượng
      Thực tế xí nghiệp chỉ áp dụng phương pháp chỉ số chất lượng NVL
(ICL), bỏ qua phương pháp hệ số loại không phù hợp. Chỉ số chất lượng NVL

Chuyên đề tốt nghiệp                                                        61
Ngô Nguyên Khôi                                                  Chuyên đề
Thực Tập

       là tỷ số giữa giá bán buôn bình quân của NVL thực tế với giá bán buôn
bình quân cung ứng theo kế hoạch


                                    MiK SiK
              Chất lượng      =
                                    MiK


         MiK: Khối lượng NVL từng loại theo cấp bậc chất lượng loại i kỳ thực
tế và kỳ hạch toán (tính theo đơn vị hiện vật)
         SiK: Đơn giá NVL từng loại theo cấp bậc chất lượng loại i kỳ hạch
toán
         Chất lượng càng lớn hơn 1 chứng tỏ chất lượng NVL thực tế nhập kho
càng cao.
         Ví dụ: Có số liệu của xí nghiệp tháng 8/2002


Thép          Giá mua bình Số cần cung ứng                  Số thực nhập
thường        quân    1    lần Số         lượng Thành tiền Số       lượng Thành tiền
tròn          (1000đ)             (tấn)           (1000đ)   (tấn)          (1000đ)
Loại I        90                  60              7000      80             9000
Loại II       80                  40              3800      30             2600
Loại III      70                  30              2600      30             3500


Cộng                              130             13400     140            15100


                             15100 107 ,85
                     ICL =         :        1,04 %
                              140 103 ,07

                                           13400
                     Theo kế hoạch:                0,79
                                          130x130
Chuyên đề tốt nghiệp                                                          62
Ngô Nguyên Khôi                                            Chuyên đề
Thực Tập

                            15100
           Theo thực tế:            0,82
                           130x140
      Như vậy chất lượng cung ứng thép thường tròn thực tế tốt hơn so với
kế hoạch




5. Cung ứng vật tư theo tính chất kịp thời
      Tháng 8/2001, có số liệu sau ở các xí nghiệp.


    Nguồn vật tư       Ngà      Số lượng Đảm bảo nhu cầu Còn               lại
                       y        (tiền)      trong tháng         không     cần
                       nhập                 Số lượng Số ngày    dùng     trong
                                                                tháng
    1. Tồn đầu tháng 1/4        60          60        12        -
    2. Nhập lần 1      15/4     40          40        8         -
    3. Nhập lần 2      29/4     110         10        2         100
    Tổng cộng                   210         110       22        100


      Xí nghiệp đã tiêu dùng cho sản xuất sảm phẩm bình quân trong một
ngày đêm là 5 tấn thì nhu cầu về vật tư A trong tháng là 150 tấn. Vậy số tồn
đầu tháng là 60 tấn có thể đảm bảo cho sản xuất trong 12 ngày, nhưng vì đến
ngày 15/4 mới nhập được vật tư, nên 2 ngày (13 và 14/4) không có vật tư để
sản xuất. Nhập lần thứ hai vào ngày 29/4 nhưng đến ngày 28/4 không có vật


Chuyên đề tốt nghiệp                                                     63
Ngô Nguyên Khôi                                            Chuyên đề
Thực Tập

    tư để sản xuất (6 ngày). Vậy, do nhập vật tư không kịp thời theo yêu
cầu của sản xuất, nên trong tháng 4 số ngày đảm bảo vật tư để sản xuất chỉ
có 22 ngày, còn 8 ngày doanh nghiệp phải ngừng sản xuất vì không có vật
tư. Trong đó, số lượng vật tư hiện có của doanh nghiệp tính cả trong tháng 4
là 210 tấn. Vượt nhu cầu là 60 tấn. Điều này cho thấy, khi phân tích tình
hình cung ứng vật tư không phải chỉ thông qua các chỉ tiêu về số lượng,
chủng loại, chất lượng mà còn phải xem xét các chỉ tiêu khác nữa
      6. Cung ứng vật tư theo tiến độ và nhịp độ cung ứng.
      Đây là phương pháp mang nặng tính lý thuyết, rất ít doanh nghiệp áp
dụng nguyên tắc này, và nó không tạo ra hiệu quả cho hoạt động sản xuất.


      C. Thực tế tình hình dự trữ NVL tại xí nghiệp.
      Nguyên vật liệu dự trữ bao gồm tất cả các loại NVL chính, NVL phụ,
nhiên liệu, động lực, công cụ lao động đưa vào tiêu dùng sản xuất sảm
phẩm. Dự trữ NVL cho sản xuất là một tất yếu khách quan. Do phân công
lao động xã hội và phát triển chuyên môn hoá sản xuất làm cho sảm phẩm
này của doanh nghiệp trở thành loại vật tư của doanh nghiệp khác nếu sảm
phẩm đó tiêu dùng cho sản xuất. Mặt khác sảm phẩm được sản xuất ở nơi
này nhưng tiêu dùng sảm phẩm đó lại ở nơi khác. Thời gian sản xuất sảm
phẩm không khớp với thời gian và tiến độ tiêu dùng sảm phẩm ấy. Việc vận
chuyển sảm phẩm từ nơi sản xuất đến nơi tiêu dùng được thực hiện bằng
những phương tiện vận tải khác nhau. Trong những điều kiện như vậy, sự
liên tục của quá trình tái sản xuất ở doanh nghiệp chỉ có thể được bảo đảm
bằng cách dự trữ các loại vật tư.
      1. Dự trữ thường xuyên



Chuyên đề tốt nghiệp                                                       64
Ngô Nguyên Khôi                                            Chuyên đề
Thực Tập

           Dùng để đảm bảo vật tư cho sản xuất của xí nghiệp tiến hành
được liên tục giữa hai kỳ cung ứng nối tiếp nhau của bộ phận cung ứng.
      Dự trữ thường xuyên dùng để đảm bảo vật tư cho sản xuất của xí
nghiệp được tiến hành liên tục với điều kiện là lượng vật tư thực tế nhập vào
và lượng vật tư thực tế xuất ra hàng ngày trùng với kế hoạch.
      2. Dự trữ bảo hiểm
      Xí nghiệp chỉ áp dụng trong các trường hợp:
      - Mức tiêu dùng vật tư bình quân trong 1 ngày đêm thực tế cao hơn so
với kế hoạch. Điều này thường xảy ra khi có sự thay đổi kế hoạch sản xuất
theo chiều sâu hoặc kế hoạch sản xuất không thay đổi nhưng mức tiêu hao
NVL tăng lên.
      - Lượng vật tư nhập giữa 2 kỳ cung ứng nối tiếp nhau thực tế ít hơn so
với kế hoạch (trong khi mức tiêu dùng và lượng vật tư vẫn như cũ)
      - Chu kỳ cung ứng giữa hai kỳ cung ứng nối tiếp nhau thực tế dài hơn
so với kế hoạch.
      Trên thực tế tình hình dự trữ bảo hiểm chủ yếu là do nguyên nhân
cung ứng vật tư không ổn định. Chính vì thế, xí nghiệp phải tổ chưc khâu
cung ứng để đảm bảo đến mức tối đa dự trữ bảo hiểm, góp phần nâng cao
hiệu quả sử dụng vốn lưu động.
     3. Dự trữ theo thời vụ
      Phương pháp này thường áp dụng cho các doanh nghiệp sản xuất theo
thời điểm. Xí nghiệp tuy nhiên có áp dụng phương pháp này vào thời điểm
sản xuất đặc biệt cuối cùng (tháng, quỹ …)
      D. Tình hình sử dụng NVL vào sản xuất sảm phẩm của xí nghiệp.
      Sử dụng tiết kiệm NVL là một trong những mục tiêu cơ bản để giảm
chi phí sản xuất, hạ giá thành sảm phẩm, tăng mức lợi nhuận cho doanh

Chuyên đề tốt nghiệp                                                      65
Ngô Nguyên Khôi                                                Chuyên đề
Thực Tập

    nghiệp. Bởi vậy, việc phân tích tình hình sử dụng NVL vào sản xuất
sảm phẩm được xí nghiệp tiến hành thường xuyên định kỳ trên các mặt.
Khối lượng NVL, định mức tiêu hao NVL để sản xuất ra đơn vị sảm phẩm.
      1. Tình hình sử dụng khối lượng NVL vào sản xuất sảm phẩm.
      Chỉ tiêu lượng NVL dùng cho sản xuất sảm phẩm của xí nghiệp.


             Lượng      NVL       Lượng         NVL    Lượng NVL còn
             dùng sản xuất = xuất         cho    sản - lại   chưa     hoặc
             sảm phẩm             xuất sảm phẩm        không dùng đến


      Lượng NVL còn lại chưa dùng đến cuối kỳ kiểm kê thường có sự
chênh lệch không đáng kể. Nếu lượng NVL còn lại chưa hoặc không dùng
đến bằng 0, thì:
      Lượng NVL dùng cho sản xuất sản phẩm = Lượng NVL xuất cho sản
                                                       xuất sản phẩm


  Mức biến động             Khối lượng NVL tiêu dùng thực tế
                      =                                              x 100 %
  tuyệt đối                 Khối lượng NVL kỳ kế hoạch



      Ví dụ:
                                                       Đơn vị: tấn
  Vật liệu           Năm      Tháng    KLNVL dùng thực tế       Kế hoạch
  Thép tròn          2001     6        625                      600
  Gang thô           2002     4        428                      540




Chuyên đề tốt nghiệp                                                           66
Ngô Nguyên Khôi                                            Chuyên đề
Thực Tập

                                                    625
           Mức biến động tuyệt đối tháng 6/2001 =       x100%  104,6%
                                                    600
                                               428
      Mức biến động tuyệt đối tháng 4/2001 =       x100%  79,25%
                                               540
      Như vậy, khối lượng NVL tiêu dùng thực tế cho sản xuất sảm phẩm
thực tế so với kế hoạch 6/2001 tăng 4,16%, 4/2002 giảm 20,75%
      Và như thế theo số tuyệt đối thì 6/2001 xí nghiệp đã sử dụng NVL
không tiết kiệm so với tháng 4/2002.
      * Ngoài ra còn phương pháp phân tích mức tiêu dùng NVL cho sản
xuất đơn vị sảm phẩm, tổng mức chi phí NVL cho sản xuất sảm phẩm. Chỉ
áp dụng cho các doanh nghiệp sản xuất nhỏ, lẻ hoặc các sảm phẩm mang
tính nông sản, thực phẩm.
E. Tình hình thực tế công tác hoạch định nhu cầu NVL tại xí nghiệp.
      1. Tình hình chung về nhu cầu NVL tại xí nghiệp.
      Theo như số liệu đã thu thập và phân tích ở trên tình hình nhu cầu
NVL gần đây là tương đối tốt, cụ thể 2 năm gần nhất 2002, 2003.
      Xí nghiệp đã vận dụng nhiều khả năng khác nhau cho hoạt động
hoạch định nhu cầu chiến lược. Tất cả đều dựa trên cơ sở phân tích hoạt
động cung ứn chi tiết trong năm cũng như các năm trước đó.
      2. Thực tế công tác hoạch định nhu cầu NVL tại xí nghiệp.
      Thực tế xí nghiệp đã áp dụng mô hình hoạch định nhu cầu NVL MRP,
nhưng dưới dạng đã được điều chỉnh cho phù hợp với điều kiện của xí
nghiệp.
      a. Trong sơ đồ quy trình hoạch định:
      * Đầu vào: xí nghiệp có thêm hồ sơ mức độ tương quan của các yếu tố
đầu vào.


Chuyên đề tốt nghiệp                                                     67
Ngô Nguyên Khôi                                              Chuyên đề
Thực Tập

           Nó phản ánh việc dự báo về khả năng đáp ứng nhu cầu cũng như
mức độ tương thích với các yếu tố đầu ra.
       * Quá trình xử lý: xí nghiệp dùng chương trình máy tính MRP như
sau:
       - Hồ sơ hoá đơn NVL, hồ sơ NVL dự trữ và hồ sơ mức độ tương quan
của các yếu tố đầu vào được thực hiện bằng chương trình quản lý Word
accss và Power point.
       - Lịch trình sản xuất được thực hiện bằng phầm mềm quản lý Eras
       * Đầu ra: xí nghiệp không áp dụng việc báo cáo nhu cầu NVL hàng
ngày mà thực hiện 2 tuần một lần cho hoạt động sản xuất.
       b. Trình tự hoạch định nhu cầu
       * Bước 1: Phân tích kết cấu sảm phẩm.
       Xí nghiệp ngoài việc phân loại nhu cầu thành nhu cầu độc lập và nhu
cầu phụ thuộc còn phân thành nhu cầu thiết yếu trong từng giai đoạn. Cụ thể
là trong 3 tháng đầu năm, các quý
       Nhằm tạo ra sự liên tiếp trong quá trình hoạch định giúp cho việc
hoạch định chi tiết, tránh tình trạng thiếu hụt NVL trong quá trình sản xuất.
       * Bước 2: Tính tổng nhu cầu:
       Thực tế, xí nghiệp dùng phần mềm kế toán Excel cập nhật thường
xuyên nhu cầu các tháng, quý. Trên cơ sở đó tỉnh tổng nhu cầu thực tế áp
dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh của xí nghiệp.
       * Bước 3: Tính nhu cầu thực.
       Xí nghiệp loại trừ một tỷ lệ phế phẩm theo kế hoạch không cần thiết
nên nhu cầu thực không có thêm phần phế phẩm.
             Nhu cầu thực = Tổng nhu cầu - Dự trữ hiện có + Dự trữ an toàn
       * Bước 4: Xác định thời gian phát đơn hàng hoặc lệnh sản xuất.

Chuyên đề tốt nghiệp                                                       68
Ngô Nguyên Khôi                                            Chuyên đề
Thực Tập

              Thực tế xí nghiệp xác định thời gian phải đặt hàng hoặc tự sản
xuất = Thời điểm cần có - Khoảng thời gian cung ứng hoặc sản xuất cần
thiết đủ để cung cấp đúng lượng hàng yêu cầu.
        Ví dụ: Có số liệu sau ở xí nghiệp.
        Trong kế hoạch năm 2002, xí nghiệp nhận được 2 đơn đặt hàng làm
cửa sắt cỡ lớn cho Công ty xây dựng cơ giới 26 - Bộ quốc phòng. Cụ thể:
        Làm 2000 chiếc giao vào tuần thứ 4 và 300 chiếc giao vào tuần thứ 8.
Mỗi cánh gồm 4 thanh thép  32 và 2 khung (có kích thước 2 x 3m)
        Các thanh thép được sản xuất tại xí nghiệp, mỗi thành mất 1 tuần.
Khung được nhập ngoài với thời gian cung ứng là 2 tuần.
        Việc lắp ráp cánh cửa mất 1 tuần. Có lịch tiếp nhận (dự trữ ban đầu)
của tuần 1 là 100 thanh thép.
        Thực tế xí nghiệp đã hoạch định theo phương pháp lượng đặt hàng
theo lô (nhu cầu thực)
* Xây dựng lịch trình sản xuất:
Tuần      1         2       3       4        5       6       7       8
Số
                                    200                              300
lượng


        * Xác định kết cấu sản phẩm.

                                  Cánh cửa



                  Khung (2)                          Thanh
                                                   thép (4)



Chuyên đề tốt nghiệp                                                       69
Ngô Nguyên Khôi                                                 Chuyên đề
Thực Tập

           * Thời gian biểu lắp ráp


          Tuần 1       T2     T3       T4         T5       T6      T7       T8


           Sản xuất                           sản xuất
          thanh thép                          thanh thép
                        Lắp ráp                             Lắp ráp
                        cánh cửa                            cánh cửa
         Mua khung                          Mua khung




      Bởi vì phải có 200 cánh cửa để giao vào đầu tuần thứ 4 và do không
có dự trữ sẵn có vào thời kỳ đó nên nhu cầu thực sẽ là 200 cánh cửa. Lịch
tiếp nhận ca tuần thứ 4 sẽ là 200 cánh cửa. Do việc lắp ráp tốn 1 tuần nên
lịch đặt hàng phát ra vào đầu tuần thứ 3. Cũng tương tự như vậy ta có lịch
đặt hàng phát ra vào đầu tuần thứ 7 để tuần thứ 8 có 300 cánh cửa. Lịch đặt
hàng phát ra vào đầu tuần thứ 3, nghĩa là ở thời điểm đó tổng nhu cầu phải
có 200 x 2 = 400 khung. Do không có dự trữ mong đợi nên nhu cầu thực là
400 khung vào đầu tuần thứ 3. Nhưng thời gian đặt hàng vì phải mua ngoài
mất 2 tuần nên phải đặt hàng vào tuần thứ nhất. Tương tự như vậy có tổng
nhu cầu và nhu cầu thực đối với đơn hàng 300 cánh cửa là bằng nhau và
bằng 600 khung. Thời gian đặt hàng phải vào đầu tuần thứ 5.
      Đối với các thanh thép khi xét đơn hàng 200 cánh cửa cũng cần phải
có 800 thanh vào đầu tuần thứ 3. ở đây do có 100 thanh dự trữ nên nhu cầu
thực là: 800 - 100 = 700 thanh. Ta phải phát đơn hàng theo kế hoạch vào đầu
tuần thứ 3 và lịch sản xuất bắt đầu tuần thứ 2.

Chuyên đề tốt nghiệp                                                        70
Ngô Nguyên Khôi                                        Chuyên đề
Thực Tập

           Tương tự với đơn hàng cánh cửa 300 phải phát lệnh đơn hàng
vào đầu tuần thứ 7 với tổng nhu càu là 1200 thanh và lệch sản xuất 1200
thanh phải bắt đầu từ tuần thứ 6.




Chuyên đề tốt nghiệp                                                71
Ngô Nguyên Khôi                                                 Chuyên đề
Thực Tập



        * Đặt hàng theo lô (nhu cầu thực)


              Tuần           1   2   3      4     5   6     7    8
              Số lượng                      200                  300


  Cánh       Tổng nhu cầu                                       200               300
  cửa        Lượng tiếp nhận theo tiến độ
  Thời       Dự trữ hiện có
  gian       Nhu cầu thực                                       200               300
  lắp ráp Lượng tiếp nhận đặt hàng                              200               300
  bằng       theo kế hoạch
  1 tuần     Lượng đơn hàng phát ra theo                  200               300
             kế hoạch


  Khung      Tổng nhu cầu                             400                   600
  cửa        Lượng tiếp nhận theo tiến độ
  Thời       Dự trữ hiện có
  gian       Nhu cầu thực                             400                   600
  lắp ráp Lượng tiếp nhận đặt hàng                    400                   600
  bằng       theo kế hoạch
  2 tuần     Lượng đơn hàng phát ra theo 400                          600
             kế hoạch




Chuyên đề tốt nghiệp                                                        72
Ngô Nguyên Khôi                                             Chuyên đề
Thực Tập



Thanh     Tổng nhu cầu                                800                  1200
gỗ        Lượng tiếp nhận theo tiến 100
Thời      độ
gian      Dự trữ hiện có                   100 100 100
sản       Nhu cầu thực                                700                  1200
xuất      Lượng tiếp nhận đặt hàng                    700                  1200
bằng      theo kế hoạch
1 tuần    Lượng đơn hàng phát ra                700                 1200
          theo kế hoạch


       3. Phương pháp xác định kích cỡ lô hàng
       3.1. Mua theo lô
       Theo phương pháp này là cần bằng nào mua bằng ấy, đúng thời điểm
cần. Xí nghiệp áp dụng phương pháp này là hợp lý bởi các lô hàng của xí
nghiệp đặt thường xuyên, lượng dự trữ cung cấp đúng lúc tốn ít chi phí lưu
kho.
       3.2. Phương pháp cân đối các giai đoạn bộ phận
       Thực chất là phương pháp ghép lô sao cho tổng chi phí dự trữ đạt mức
thấp nhất có thể:
       Cỡ lô được xác định


                        Chi phí đặt hàng
           EPP      =
                        Chi phí lưu kho 1 đơn vị hàng trong 1 giai đoạn


       4. Tổ chức công tác hoạch định

Chuyên đề tốt nghiệp                                                       73
Ngô Nguyên Khôi                                            Chuyên đề
Thực Tập

            Xí nghiệp phân bổ công tác hoạch định cho phòng kế hoạch.
Nhưng thực tế có sự phối hợp chặt chẽ giữa phòng kế hoạch với phòng kế
toán tổng hợp cũng như các phòng ban khác.
      Cụ thể: Để có các số liệu chi tiết về NVL cũng như tình hình nhập
xuất, tồn kho sảm phẩm phục vụ cho việc phân tích, đưa ra kế hoạch thì
phòng kế hoạch cần có sự hỗ trợ của phòng KT - TH.
      Công tác này phân công cụ thể hơn cho cán bộ phòng kế hoạch
      * Cán bộ phụ trách kế hoạch vật tư: chịu trách nhiệm phân tích số liệu
chi tiết mà phòng KTTH cung cấp và khả năng cung ứng của NVL. Từ đó
vạch ra kế hoạch chiến lược. Kết hợp với cán bộ phụ trách kế hoạch tài
chính hoạch định khả năng cung cầu NVL một cách tiết kiệm nhất và hiệu
quả nhất.
      Dưới sự điều phối chung của trưởng phòng kế hoạch, cán bộ phụ trách
vật tư và tài chính thường xuyên báo cáo tình hình một câch chi tiết, cụ thể.
Từ đó, phòng kế hoạch mới đề xuất cho việc hoạch định nhu cầu NVL cho
giai đoạn tiếp theo.




Chuyên đề tốt nghiệp                                                      74
Ngô Nguyên Khôi                                            Chuyên đề
Thực Tập



      Phần III
Hoàn thiện công tác hoạch định nhu cầu NVL tại XN.                   Những giải
pháp chiến lược trong thời gian tới.


      I. Đánh giá chung về công tác
      1. Đánh giá NVL
      Hiện nay, trong nền kinh tế thị trường, cung với yêu cầu của chế độ
hạch toán kinh doanh, mục tiêu của doanh nghiệp đều hướng tới tối đa hoá
lợi nhuận và ngày càng nâng cao lợi ích kinh tế xã hội.
      Vì vậy cần phải có biện pháp quản lý NVL một cách tiết kiệm, sử
dụng đúng đối tượng, đúng mục đích, hao phí ít nhất, mang lại hiệu quả
kinh tế cao nhất. Để đạt được mục đích này, xí nghiệp phải sử dụng đồng bộ
nhiều biện pháp từ khâu kỹ thuật đến quản lý.
      Tại xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nội trong những năm gần
đây với sự đoàn kết và nhất trí của tập thể cán bộ công nhân viên, cùng với
sự năng động sáng tạo của lãnh đạo xí nghiệp với tinh thần dám nghĩ, dám
làm. Xí nghiệp đang từng bước tháo gỡ khó khăn và làm ăn có hiệu quả.
      2. Những ưu điểm cơ bản của công tác hoạch định nhu cầu NVL
tại xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nội
      a. Trước hết xí nghiệp là một doanh nghiệp sản xuất hàng kỳ có nhu
cầu về NVL là rất lớn, hàng loạt nghiệp vụ kinh tế phát sinh, mặt khác do
việc hoạch định nhu cầu NVL trên máy tính còn chưa được chú trọng nên
trình tự hoạch định nhu cầu theo 4 bước áp dụng thực tế là hợp lý.
      b. Đối với công tác hoạch định nói chung, xí nghiệp tổ chức hoạch
định nhu cầu trước khi hoạch định khả năng cung ứng. Trong khả năng cung

Chuyên đề tốt nghiệp                                                    75
Ngô Nguyên Khôi                                            Chuyên đề
Thực Tập

    ứng đã đặc biệt chú trọng đến khả năng cung ứng theo chủng loại và số
lượng. Đây là 2 yếu tố quan trọng trong quá trình hoạch định cung ứng. Vì
thế mà xí nghiệp có điều kiện quản lý tốt việc nhập xuất NVL. Thực hiện hệ
thống định mức NVL, do đó tiết kiệm được chi phí NVL, mang lại hiệu quả
kinh tế cao.
      c. Trong công tác thu mua NVL, phòng cung ứng vật tư của xí nghiệp
có trách nhiệm quản lý chặt chẽ ngay từ khâu giá cũ, số lượng, kiểm tra chất
lượng, vật liệu trước khi lập phiếu nhập kho.
      d. Về bảo quản, dự trữ vật liệu, xí nghiệp dự trữ vật tư ở mức hợp lý,
đủ đảm bảo cho sản xuất và không gây ra ứ đọng vốn. Bên cạnh đó, kho của
xí nghiệp được xây dựng khá tốt, phù hợp với quy mô sản xuất.
      e. Về cách phân loại NVL, xí nghiệp đã dựa vào vai trò, công dụng
vật liệu kết hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh của mình để phân chia
NVL chính, NVL phụ, nhiên liệu. Và phân loại như vậy là hoàn toàn hợp lý,
đảm bảo thích hợp giữa lý thuyết và thực tế.
      f. Đặc biệt xí nghiệp đã áp dung phương pháp dự trữ bảo hiểm với
quỹ dự trữ bảo hiểm tuyệt đối trong từng giai đoạn, điều này thể hiện mức
độ và khả năng sản xuất kinh doanh của xí nghiệp luôn trong tình trạng tốt.
      3. Một số tồn tại cần cải tiến và hoàn thiện
      a. Trong sơ đồ quy trình hoạch định, xí nghiệp lập thêm hồ sơ mức độ
tương quan của các yếu tố đầu vào. thực ra hồ sơ này không cần thiết lắm.
và thực tế xí nghiệp cho thấy hồ sơ này có thể ghép vào với hồ sơ hoá đơn
NVL, hồ sơ NVL dự trữ.
      * Đầu ra: Việc xí nghiệp không áp dụng việc báo cáo nhu cầu NVL
hàng ngày mà thực hiện 2 tuần một lần là chưa hoàn toàn hợp lý. Bởi như
thế thì mức độ cập nhật của thông tin trong hoạt động sản xuất chưa đầy đủ.

Chuyên đề tốt nghiệp                                                      76
Ngô Nguyên Khôi                                              Chuyên đề
Thực Tập

    Thực tế cho thấy rằng phòng kế hoạch thường phải phân tích gộp số
liệu trong vòng 1 tuần, trong khi đó việc cung cầu NVL diễn ra hàng ngày.
Đây chính là lý do giải thích tại sao nhiều lúc NVL của xí nghiệp vượt hay
thấp hơn mức kế hoạch trong ngắn hạn.
        Do đó xí nghiệp cần áp dụng nghiệp vụ quản lý báo cáo NVL hàng
ngày.


        b. Sơ đồ hạch toán NVL đang áp dụng tại xí nghiệp.


      Chứng từ
    gốc và bảng
    phân bổ vật
        liệu


      Nhật ký                                            Thẻ và sổ kế
    chứng từ số                                          toán cho chi
    1 NKCT số 5                                         tiết vật liệu



        Số cái TK                                        Thẻ và sổ kế
           152                                           toán cho chi
                                                        tiết vật liệu



    Báo cáo tài
       chính



                                                (2)




Chuyên đề tốt nghiệp                                                     77
Ngô Nguyên Khôi                                               Chuyên đề
Thực Tập

           Như trên: thực tế trong quá trình hoạt động sơ đồ vẫn chưa hoàn
toàn hoàn thiện. ở vị trí số 2 cần thêm báo cáo nhập xuất NVL.
      Báo cáo này là nhân tố quan trọng trước khi đi đến báo cáo tài chính.
Như đã nói ở phần trên: cán bộ phụ trách kế hoạch vật tư sau khi tiến hành
phân tích các số liệu báo cáo của bộ phận kế toán, cùng với cán bộ phụ trách
tài chính đưa ra quyết định tài chính hợp lý, tiết kiệm chi phí nhất.
      c. Phân loại NVL
      Để thuận tiện trong công tác hoạch định nhu cầu NVL xí nghiệp nên
xây dựng hệ thống danh điểm vật tư. Theo phương pháp này, mỗi thứ vật
liệu màng một số liệu riêng gọi là số danh điểm, mỗi số danh điểm bao gồm
nhiều chữ số sắp xếp theo một thứ tự nhất định. để chỉ loại, nhóm và thứ.
Muốn vậy thì doanh nghiệp phải phân loại tài khoản.
             TK 1521 NVL chính
             TK 1522 NVL phụ
             TK 152 Nhiên liệu
             TK 1524 Phụ tùng thay thế
             TK 1528 NVL khác.
      Trên cơ sở đó, để quản lý tốt từng thứ, loại vật liệu trong từng nhóm.
Toàn bộ các danh điểm vật liệu nêu trên sẽ được thể hiện trên sổ danh điểm
vật liệu. Điều này có ý nghĩa rất quan trọng trong quản lý và hạch toán trên
máy vi tính như tình hình hiện nay của xí nghiệp.


      Mẫu số danh điểm vật tư.


Ký hiệu                                  Tên nhãn hiệu NVL        Đơ    Đơn Ghi
Nhóm vật liệu    Danh điểm vật liệu                               n vị giá    chú

Chuyên đề tốt nghiệp                                                         78
Ngô Nguyên Khôi                                Chuyên đề
Thực Tập


1            2           3                       4      5    6
1521                     Nguyên vật liệu chính
             1521 - 01   Phôi 100 x 100          Kg
             1521 - 02   Phôi 85 x 85            Kg
             1521 - 03   Phôi 60 x 60            Kg
             1521 - 04   Phôi 65 x 65            Kg
1522                     Nguyên vật liệu phụ
             1522 - 01   Trục hàn                Kg
             1522 - 02   Giấy giáp               Kg
             1522 - 03   Dây thép buộc           Kg
             1522 - 04   Dây chì                 Kg
             1522 - 05   Bột sa mốt              Kg
             1522 - 06   Nước thuỷ tinh          Kg
             1522 - 07   Thép V6                 Kg
1523         1523 - 01   Mỡ YC2                  Kg
             1523 - 02   Dầu diexen              Lít
             1523 - 03   Củi khô                 Kg
             1523 - 04   Than cục                Kg
1524                     Phụ tùng thay thế
             1522 - 01   Trục cáp                Kg
             1522 - 02   Chổi than                Cái
             1522 - 03   Bu lông                  Cái
             1522 - 04   Máy khoan                Cái
             1522 - 05   Dây culoa                Sợi



Chuyên đề tốt nghiệp                                        79
Ngô Nguyên Khôi                                            Chuyên đề
Thực Tập


1528                                     NVL khác
                 1522 - 01               ống sứ                Cái
                 1522 - 02               ống nhựa              Cái
                 1522 - 03               Cút nhựa              Cái
                 1522 - 04               Vòng bi               Cái


       d. Việc áp dụng máy vi tính vào công tác hoạch định nhu cầu NVL
       Để việc tiến hành hoạch định tốt hơn nữa, xí nghiệp nên chú trọng
hơn tới hệ thống máy vi tính sẵn có. Số lượng máy vi tính nhìn chung là khá
đầy đủ các chương trình máy tính tương đối cập nhật.
       Cụ thể xí nghiệp, đặc biệt là phòng kế hoạch cần thiết phòng kế toán
tổng hợp trong quá trình hạch toán nhu cầu trên máy.
       Dùng phần mềm “lioness” phân tích các bước trong quá trình hoạch
định. Với việc xây dựng lịch trình sản xuất, xác định kết cấu sảm phẩm, thời
gian lắp ráp một cách cụ thể chi tiết. Từ đó xác định nhu cầu đặt hàng.
Phòng kế hoạch sau khi đưa ra nhu cầu cụ thể từ việc phân tích có thể dùng
chương trình "Metastock" hay “Omni stock” để hoạch định nhu cầu. Tuy là
chương trình phân tích đầu tư chứng khoán nhưng nền tảng cơ bản của nó
vẫn tập trung vào khả năng cung và cầu của hàng hoá.
       Cuối cùng có thể dùng “Power point” để thực hiện một trình duyệt
phân tích báo cáo trước lãnh đạo.
       Hiện nay xí nghiệp mới dùng mạng “lanscape” mạng thông tin nội bộ
trong xí nghiệp cũng như toàn Công ty.
       Nếu có thể, xí nghiệp có thể vào mạng toàn cầu bởi những thông tin
trên mạng là trực tuyến và rất quan trọng đối với xí nghiệp, đặc biệt là


Chuyên đề tốt nghiệp                                                     80
Ngô Nguyên Khôi                                           Chuyên đề
Thực Tập

    thương hiệu và sảm phẩm. Điều này cũng quan trọng hơn khi ta được
chứng kiến hai đợt hội chợ tháng 3 và 4 năm 2003: Hội chợ hàng Việt Nam
chất lượng cao và Hội chợ Expo 2003.


      II. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác hoạch định nhu
cầu NVL tại xí nghiệp.
      1. Phối kết hợp hơn nữa chức năng giữa các phòng ban trong xí
nghiệp.
      Đây chính là một trong những yếu tố rất quan trọng quyết định hoạt
động của doanh nghiệp có tốt hay không. Đối với xí nghiệp đã có sự liên hệ
khá chặt chẽ giữa các bộ phận, nhưng cụ thể hơn: phòng kế toán tổng hợp
phải thường xuyên truyền số liệu, báo cáo tình hình NVL … cho phòng kế
hoạch một cách kịp thời, đầy đủ.
      Phòng tổng hợp và hành chính với chức năng chủ yếu là nắm rõ ràng,
cụ thể tình hình hoạt động của xí nghiệp mọi mặt. Cần bố trí, tổ chức nhiều
cuộc họp giao ban, mở rộng toàn xí nghiệp, qua đó thấy được ưu nhược
điểm trong quá trình hoạt động của xí nghiệp qua từng giai đoạn, thấy được
nhu cầu, đời sống của cán bộ công nhân viên trong xí nghiệp. Phòng kỹ
thuật điều độ sản xuất phải thường xuyên theo dõi, giám sát hoạt động của
các phân xưởng, thấy được khả năng, ưu nhược điểm hoạt động của hệ
thống máy móc. Phù hợp với loại NVL nào? sản xuất bao nhiêu sảm phẩm
trong thời gian bao nhiêu thì phù hợp. Từ đó kết hợp với phòng kế hoạch có
kế hoạch cụ thể cho việc sản xuất.
      2. Chủ động tạo nguồn cung ứng trên cơ sở luôn luôn hoạch định
trước một bước nhu cầu NVL.



Chuyên đề tốt nghiệp                                                    81
Ngô Nguyên Khôi                                           Chuyên đề
Thực Tập

           Đây là hoạt động cần thiết, không thể thiếu mà bất kỳ doanh
nghiệp sản xuất nào cũng phải chủ động thực hiện, tuy nhiên cách thực hiện
và khả năng thực hiện lại khác nhau.
       Đối với xí nghiệp, nhu cầu sản xuất cung ứng diễn ra hàng ngày. Đòi
hỏi đội ngũ cán bộ các phòng ban cần chủ động trong công tác hoạch định.
       3. Hoàn thiện công tác kho bãi, nhằm đẩy mạnh khả năng cung
ứng.
       Hiện tại xí nghiệp có 2 kho NVL với khả năng chưa tương đối lớn, tuy
nhiên xưởng vật liệu xây dựng cơ khí Quang Trung - Thanh Xuân còn hạn
chế về một số yếu tố: điều kiện vận chuyển tới kho, chức hạn chế vật liệu
gang thô do điều kiện nhiệt độ …


       Như vậy cần tập trung hoàn thiện kho này của xí nghiệp, tăng sức
chứa điều kiện tốt hơn … mới đáp ứng được yêu cầu sản xuất cung ứng
ngày càng nhiều của xí nghiệp.




Chuyên đề tốt nghiệp                                                    82
Ngô Nguyên Khôi        Chuyên đề
Thực Tập




Chuyên đề tốt nghiệp               83
Ngô Nguyên Khôi                                             Chuyên đề
Thực Tập



      Kết luận


      Có thể nói rằng nguyên vật liệu là một trong những yếu tố đầu vào
không thể thiếu được của bất kỳ doanh nghiệp sản xuất nào. Trong quá trình
sản xuất, nó được kết tinh vào sảm phẩm và là một bộ phận cấu thành của
giá thành sảm phẩm.
      Có nhiều phương pháp quản lý và hoạch định nhu cầu NVL, mỗi
doanh nghiệp có thể áp dụng các phương pháp phù hợp với điều kiện, tình
trạng của doanh nghiệp mình, tuy nhiên bất kỳ doanh nghiệp nào cũng nhận
thấy sự cần thiết và tầm quan trọng của việc quản lý NVL từ khâu thu mua,
bảo quản, sử dụng, hạch toán cho đến hoạch định tổng hợp chung. Đặc biệt,
tổ chức tốt công tác hoạch định không chỉ góp phần nâng cao hiệu quả sản
xuất mà còn có ý nghĩa thiết thực trong quá trình định hướng cho sản xuất.
      Chuyên đề của em đã trình bày một cách khái quát tình hình hoạch
định nhu cầu nguyên vật liệu tại xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nội.
Qua đó thấy rằng, trong việc hoạch định nguyên vật liệu tại xí nghiệp có
nhiều ưu điểm nhưng cũng còn nhiều tồn tại cần khắc phục.
      Trên cơ sở đó phân tích thực tế và vận dụng lý luận công tác hoạch
định chiến lược nói chung và hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu nói riêng.
ở xí nghiệp, đã có nhiều bước sáng tạo, phù hợp với tình hình thực tế của xí
nghiệp. Khâu quản lý vật tư được thực hiện một cách nghiêm túc, định mức
vật tư được xây dựng chính xác.
      Để góp phần hoàn thiện công tác hoạch định, em đã mạnh dạn đưa ra
một số ý kiến nhỏ. Tuy nhiên, do thời gian thực tập còn hạn chế và trình độ
bản thân còn có hạn chế nên không tránh khỏi sai sót khiếm khuyết nhất

Chuyên đề tốt nghiệp                                                     84
Ngô Nguyên Khôi                                            Chuyên đề
Thực Tập

    định. Vì vậy, em mong nhận được sự đóng góp ý kiến, sự giúp đỡ của
các thầy cô giáo để cho chuyên đề của em có ý nghĩa thực tiễn hơn.


   Trong thời gian thực tập tại xí nghiệp thép và vật liệu xây dựng Hà Nội,
em đã nhận được sự hướng dẫn nhiệt tình của tiến sỹ: Phan Huy Đường và
sự chỉ bảo tận tình của các cô chú, anh chị tại Phòng kế toán - tổng hợp cũng
như các phòng ban khác trong toàn xí nghiệp.
      Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn.




Chuyên đề tốt nghiệp                                                      85
Ngô Nguyên Khôi                                      Chuyên đề
Thực Tập




     Mục tài liệu tham khảo


     1. Giáo trình quản trị sản xuất và tác nghiệp
           TS. Trương Đoàn Thể, Khoa QTKDCN & XD - Bộ môn
           kinh tế công nghiệp - Đại học KTQD - NXB Thống kê - Hà
           Nội 2002
     2. Giáo trình phân tích hoạt động kinh doanh
           Khoa kế toán - Kiểm toán - ĐHKTQD - NXB Thống kê - Hà
           Nội - 2001
     3. Thời báo tài chính số 5/99
     4. Tạp chí ngân hàng - số 7, tháng 4/1998
     5. Báo đầu tư chứng khoán - số 159, ngày 23/12/2002




Chuyên đề tốt nghiệp                                             86
Ngô Nguyên Khôi        Chuyên đề
Thực Tập




Chuyên đề tốt nghiệp               87

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Tags:
Stats:
views:913
posted:4/14/2010
language:Vietnamese
pages:87