bookeeper job description

Document Sample
bookeeper job description Powered By Docstoc
					JOB DESCRIPTION:                       Saint Rose of Lima Bookkeeper (Benefits eligible)

REPORTS TO:               Pastor  and Finance Council                       Areas of responsibility
                          Responsible to the Pastor
                          Archdiocesan Norms Required                        1 ACCOUNTS PAYABLE
                                                                                A RECEIVE BILLS
POSITION SUMMARY:         Responsible for Parish Bookkeeping Functions.         B OBTAIN APPROVAL
                                                                                C ENTER INTO CMS
TIME:                     Average 30 hours per week.                            D PRODUCE CHECKS THROUGH CMS
                                                                                 E OBTAIN AUTHORIZED SIGNATURE
PAYABLES/RECEIPTS:                                                               F STUFF AND MAIL CHECKS
                                                                                G FILE PAYABLES
           Prepares payment of all invoices and recording of all receipts       H RESOLVE DISPUTES
           Utilizing computerized accounting system
           Maintains payable files to back up computerized system            2 PAYROLL
           Maintains and reconciles petty cash                                   A ENTER NEW EMPLOYEES INTO PAYCHECK
           Handles banking                                                       B MODIFY EMPLOYEES IN PAYCHECK
           Prepares monthly bank reconciliations                                 C ENTER HOURS AND SALARY INTO PAYCHECK
           Sets up and maintains investment accounts                            D DOWNLOAD PAYCHECK REPORTS
           Prepares adjusting journal entries                                    E VERIFY ACCURACY OF REPORTS
                                                                                 F PRODUCE CHECKS AND STUFF
PAYROLL:                                                                        G DISTRIBUTE CHECKS
                                                                                H FILE REPORTS
           Prepares bymonthly payroll                                            I PRODUCE AND MAINTAIN ATTANCE REPORTS
           Prepares end of month, quarterly and annual tax reports
           Produces Form W‐2 and 1099                                        3 GENERAL LEDGER
                                                                                A MAKE JOURNAL ENTRIES
FINANCIAL REPORTS:                                                              B ENTER RECEIPTS
                                                                                C RECONCILE ACCOUNTS
           Runs end of month reports for various committee/council                      a    CHECKING ACCOUNT
           Compiles annual Financial Statement for St. Rose Archives                    b    7 INVESTMENT ACCOUNTS
           Prepares the Annual Report for Archdiocese                                   c    INVENTORY ACCOUNTS
                                                                                D PRODUCE CMS STATEMENTS (BALANCE SHEET AND STATEMENT OF ACTIVITIES)
BUDGET:                                                                         E CHECK STATEMENTS FOR AREAS OF CONCERN
                                                                                 F ENTER DATA INTO STATEMENTS FOR FINANCE COUNCIL
           Compiles payroll budget figures                                      G PRODUCE OFFERTORY REPORT
           Inputs budget into computer                                          H DISTRIBUTE REPORTS
                                                                                 I PRODUCE OTHER CMS REPORTS
MISCELLANEOUS:                                                                   J CLOSE MONTH IN CMS
                                                                                K BACK UP FINANCIAL SYSTEM
           Maintains Vacation/Sick leave records                                 L ASSIST WITH BUDGET PROCESS
           Attends Finance Council Meetings
                                                                             4 OTHER
                                                                                A MAINTAIN TITHE SPREEDSHEET
                                                                                   a        WRITE TITHE LETTERS
                                                                                B GIFT CERTIFICATES
                                                                                      a     ORDER CERTIFICATES
                                                                                      b     PICK UP CERTIFICATES 
                                                                                      b     FILL BOXES WITH STARTUP INVENTORY
                                                                                      c     BALANCE BOXES AFTER SALES
                                                                                      d     PREPARE DEPOSIT
                                                                                C BULLETIN REPORT AND FINANCIAL FACT
                                                                                D ARCHDIOCESE REPORTS AS REQUESTED
                                                                                E MAINTAIN PERRSONAL FILES
                                                                                F ATTEND FINANCIAL COUNCIL MEETINGS
                                                                                      a     WORK WITH FINANCIAL COUNCIL MEMBER AS NEEDED
                                                                                G ATTEND ARCHDIOCESE MEETINGS AS REQUESTED
                                                                                H BANKING
                                                                                      a     VERIFY RECEIPTS
                                                                                      b     TRANSFER FUNDS AS NEEDED
                                                                                      C     MAKE WIRE TRANSFERS
                                                                                 I MAINTAIN DIRECT DEBIT PROGRAM
                                                                                      a     ENTER AND DELETE PEOPLE AS NEEDED
                                                                                      b     PRODUCE BATCH REPORT
                                                                                      c     TRANSMIT FUNDS
                                                                                 J WORK WITH PARISHIONERS AS NEEDED
                                                                                K WORK WITH STAFF AS NEEDED

Shared By: