TÜDEMSAġ TÜRKĠYE DEMĠRYOLU MAKĠNALARI SANAYĠ ANONĠM ġĠRKETĠ GENEL MÜDÜRLÜĞÜNÜN 4734 SAYILI KANUNUN 3/G MADDESĠ KAPSAMINDA YAPACAĞI MAL VE HĠZMET ALIMLARI ĠÇĠN SATINALMA VE ĠHALE YÖNETMELĠĞĠ
TÜDEMSAġ Türkiye Demiryolu Makinaları Sanayi Anonim ġirketi Genel Müdürlüğünün 4734 Sayılı Kanunun 3/G Maddesi Kapsamında Yapacağı Mal ve Hizmet Alımları Ġçin Satınalma ve Ġhale Yönetmeliği BİRİNCİ KISIM Genel Hükümler BİRİNCİ BÖLÜM Amaç ve Kapsam, Hukuki Dayanak, Tanımlar, Temel İlke ve Sorumluluklar Amaç ve Kapsam Madde 1 — Bu Yönetmeliğin amacı, kârlılık ve verimlilik ilkelerine uygun olarak, serbest rekabet yoluyla ve en uygun fiyatla, Türkiye Demiryolu Makinaları Sanayi A.Ş. Genel Müdürlüğünün yararını göz önünde bulundurmak suretiyle ve Türkiye Demiryolu Makinaları Sanayi A.Ş. Genel Müdürlüğünün Ana Statüsünde belirtilen faaliyetlerini yürütebilmesi için; 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 3 üncü maddesinin (g) bendi limitleri dahilinde ve istisnaya tabi tutulan mal ve hizmet alımlarına ilişkin usul ve esasları düzenlemektir. Türkiye Demiryolu Makinaları Sanayi A.Ş. Genel Müdürlüğünün diğer alımları ile 4734 sayılı Kanunun 3 üncü maddesinin (g) bendinde belirtilen tutarı aşan ve istisnaya tabi tutulmayan mal ve hizmet alımları, bu Yönetmeliğin kapsamı dışındadır. Hukuki Dayanak Madde 2 — Bu Yönetmelik 4734 sayılı Kanunun 2 nci maddesi, 3 üncü maddesinin (g) bendi, geçici 4 üncü maddesinin son fıkrası ve hükümleri uyarınca hazırlanmıştır. Tanımlar Madde 3 — Bu Yönetmelikte yer alan; Satınalma : Mal ve Hizmet alımlarını, İdare : Türkiye Demiryolu Makinaları Sanayi A.Ş. Genel Müdürlüğünü (TÜDEMSAŞ’ı), Ünite : Türkiye Demiryolu Makinaları Sanayi A.Ş. Genel Müdürlüğüne bağlı birimleri, Yönetim Kurulu : Türkiye Demiryolu Makinaları Sanayi A.Ş. Genel Müdürlüğü Yönetim Kurulunu, Genel Müdür : Türkiye Demiryolu Makinaları Sanayi A.Ş. Genel Müdürünü,
Satınalma Birimi : Türkiye Demiryolu Makinaları Sanayi A.Ş. Genel Müdürlüğü ünitelerinden Ticaret ve Pazarlama Dairesi Başkanlığı Satınalma Şube Müdürlüğü birimini, Satınalma ve İhale Komisyonları : Satınalma ve ihale işlemlerini karara bağlamak üzere Genel Müdürlük ünitelerinin bünyesinde oluşturulan komisyonları, Satınalma ve İhale Komisyon Kararı : Satınalma ve İhale komisyonlarınca verilmiş kararı, Ön Yeterlik Komisyonu : İhaleye çıkış şartları, teknik ve idari şartnamelerde istenenler karşısında isteklinin yeterliliğinin olup olmadığını tespit eden komisyonu, Denetim, Muayene ve Kabul Komisyonu : İdare tarafından, alımların kontrolü, denetimi ve kabul işlemleri için görevlendirilmiş en az 3 kişiden oluşturulan komisyonu, İhale Yetkilisi : Yönetim Kurulu ve Yönetim Kurulunca yetki devri yapılmış görevlileri, Mal : Satın alınan her türlü ihtiyaç maddeleri ile taşınır ve taşınmaz mal ve hakları, Hizmet : Bakım ve onarım, taşıma, haberleşme, sigorta, araştırma ve geliştirme, muhasebe, piyasa araştırması ve anket, danışmanlık, mimarlık ve mühendislik, etüt ve proje, harita ve kadastro, imar uygulama, her ölçekte imar planı, tanıtım, basım ve yayım, tercüme ve tercümanlık, temizlik, yemek hazırlama ve dağıtım, toplantı, organizasyon, sergileme, koruma ve güvenlik, mesleki eğitim, fotoğraf, film, fikrî ve güzel sanat, bilgisayar sistemlerine yönelik hizmetler ile yazılım hizmetlerini, taşınır ve taşınmaz mal ve hakların kiralanmasını ve benzeri diğer hizmetleri, Danışman : Danışmanlık yapan, bilgi ve deneyimini idarenin yararı için kullanan, danışmanlığını yaptığı işin yüklenicileri ile hiçbir organik bağ içinde bulunmayan, idareden danışmanlık hizmeti karşılığı dışında hiçbir kazanç sağlamayan ve danışmanlık hizmetlerini veren hizmet sunucularını, Taşıma : Ambalajlama, yükleme, boşaltma, depolama ile bunlara ilişkin nakil işleri ve personel servis hizmetlerini, Talep Sahibi : Satınalma veya ihalenin yapılmasını isteyen üniteyi, Tedarikçi : Mal alımı ihalesine teklif veren gerçek veya tüzel kişileri, Hizmet Sunucusu : Hizmet alımı ihalesine teklif veren gerçek veya tüzel kişileri, Aday : Ön yeterlik için başvuran gerçek veya tüzel kişileri veya bunların oluşturdukları ortak girişimleri, İstekli : Mal veya hizmet alımlarının ihalesine teklif veren tedarikçi veya hizmet sunucusunu, Yerli İstekli : Türkiye Cumhuriyeti vatandaşı gerçek kişiler ile Türkiye Cumhuriyeti kanunlarına göre kurulmuş tüzel kişilikleri, Yüklenici : Üzerine ihale yapılan ve sözleşme imzalanan istekliyi, Yüklenici Vekili : İhale konusu işle ilgili olarak yükleniciden/istekliden noterce düzenlenmiş bir vekaletname ile tam yetki almış, yükleniciyi/istekliyi temsil eden ve idarece kabul edilmiş olan kişiyi, Üçüncü Kişi : İdare ve yüklenici/istekli dışındaki üçüncü kişi veya kişileri, Alt Yüklenici : Alım konusu işin özelliği ve ihtiyaç görülmesi nedeniyle yüklenici adına, yüklenici ile arasındaki ticari veya hukuki ilişkiye bağlı olarak çalışan gerçek veya tüzel kişiyi, Ortak Girişim : İhaleye katılmak üzere birden fazla gerçek veya tüzel kişinin aralarında yaptıkları anlaşma ile oluşturulan iş ortaklığı veya konsorsiyumları, 2
Pilot Ortak : İş ortaklığı olarak teklif verilen ihalelerde iş ortaklığı beyannamesinde pilot ortak olarak atanmış ve iş ortaklığını temsil ve ilzama yetkili olan gerçek veya tüzel kişiyi, İhale Dokümanı : İhale konusu mal veya hizmet alımlarında; isteklilere talimatları da içeren idari şartnameler ile yaptırılacak işin projesini de kapsayan teknik şartnameler, sözleşme tasarısı ve gerekli diğer belge ve bilgileri, Başvuru Belgesi : Belli istekliler arasında ihale usulünde ön yeterliğe katılan aday tarafından yeterliğinin tespitinde kullanılmak üzere sunulan belgeleri, Şartname : Satınalma konusu işlerin; genel, idari, teknik ve özel hususların esas ve usullerini gösteren belgeleri, Teknik Doküman : İdare tarafından istekliye/yükleniciye verilen bütün proje, hesaplamalar, know-how, üretim/imalat bilgileri ve belgeleri ile istekli/yüklenici tarafından sunulan ve idare tarafından onaylanan proje ve benzeri teknik bilgi ve belgeleri, İhale : Bu Yönetmelikte yazılı usul ve şartlarla mal veya hizmet alımları ile yapım işlerinin istekliler arasından seçilecek birisi üzerine bırakıldığını gösteren ve ihale yetkilisinin onayını müteakip sözleşmenin imzalanması ile tamamlanan işlemleri, Teklif : Bu Yönetmeliğe göre yapılacak ihalelerde isteklinin İdareye sunduğu fiyat teklifi ile değerlendirmeye esas belge ve/veya bilgileri, Alternatif Teklif : İhale konusu alımın, ihale dokümanında belirlenen asgari özellik ve şartları sağlamakla birlikte birbirinden farklı teknik özelliklere sahip ürünlerin, asıl teklifin yanı sıra alternatif olarak sunulmasını, Kısmi Teklif : İhale konusu alımın birden fazla kalemden oluşması halinde, alımın tamamına veya bazı kalemlerine teklif verilmesine, ihale konusu alımın tek bir kalem olması durumunda ise farklı şartları ihtiva eden kısımlara ayrılarak ihale konusu alımın tamamına veya bir kısmına/kısımlarına teklif verilmesini, Teklif Tarihi: Teklifin verileceği son gün ve saati, Yaklaşık Maliyet : İhale yapılmadan önce idarece, her türlü fiyat araştırması yapılarak Katma Değer Vergisi hariç olmak üzere bulunan maliyeti, Uygun Teklif : Bedel, nitelik ve diğer şartlar yönünden değerlendirilerek tercih edilen teklifi, Benzer İş : İhaleye konu alımla nitelik ve/veya nicelik bakımından benzerlik gösteren, aynı veya benzer üretim usul ve tekniği gerektiren, tesis, makine, teçhizat ve diğer ekipman ile mali güç, ihtisas ve organizasyon gerekleri itibariyle benzer özellikteki işleri, İş Deneyim Belgesi : İsteklinin ihale konusu iş veya benzer işlerdeki deneyimini ortaya koyan 4734 sayılı Kanun ve uygulama yönetmeliklerinde belirtilen esas ve usullere göre düzenlenen, verilen ve değerlendirilen iş bitirme belgesini, Özel İmalat : Piyasada hazır halde alınıp satılmayan, projelendirme veya bir talep üzerine üretimi yapılacak olan, özel ihtisas ve üretim tekniği gerektiren işleri, Açık İhale Usulü : Bütün isteklilerin teklif verebildiği usulü, Belli İstekliler Arasında İhale Usulü : İdare tarafından davet edilen isteklilerin teklif verebildiği usulü, Pazarlık Usulü : Bu Yönetmelikte belirtilen hallerde kullanılabilen ve İdarenin ihale konusu işin teknik detayları ile gerçekleştirme yöntemlerini ve belli hallerde fiyatı isteklilerle görüştüğü usulü,
3
Doğrudan Temin : Bu Yönetmelikte belirtilen hallerde ihtiyaçların, İdare tarafından davet edilen isteklilerle teknik şartların ve fiyatın görüşülerek doğrudan temin edilebildiği usulü, Sipariş Mektubu : Satınalma ihale kararının kesinleşmesini müteakip yükleniciye siparişin verildiğini belirten mektup ve eklerini, Sipariş Teyit Mektubu : Alımlarda, yüklenici tarafından sipariş mektubu şartlarının kabul edildiğini belirten ve sözleşme yerine geçen onaylı belgeyi, Sözleşme : Mal veya hizmet alımlarında İdare ile yüklenici arasında yapılan yazılı anlaşmayı, Protokol : Kamu kurum ve kuruluşlarıyla, kamu niteliğine haiz kuruluşlarla yapılan sözleşmeyi, Teslim : Alımın, yüklenici tarafından teslim programına uygun olarak idareye teslimini, Kabul : Alımların tamamlanıp komisyonun incelemesi sonucu verilen belgeyi, Muayene ve Kabul işlemleri : İdare ile yüklenici arasında esasları kabul edilen, sözleşmede ve protokolde belirlenen, alımın tamamının veya bir kısmının idarece teslim alınabilmesi için gereken işlemleri, Sair yükümlülükler : Taşıma, montaj, testler, eğitim, bakım ve onarım gibi alımın teslimi dışında yerine getirilmesi gerekli ve ihale dokümanında belirtilen tüm yükümlülükleri, İş : Alım konusu iş ile ilgili olarak ihale dokümanında belirtilen tedarik, taşıma, teslim, montaj, testler, işletmeye alma, eğitim ve bakım ve onarım işlerinin tümünü, İşyeri : Alımın teslim veya montaj edildiği yerler ile sözleşme süresince geçici veya sürekli olarak kullanılan diğer yerleri, İşin Süresi : İşe başlama tarihinden itibaren hesaplanacak olan ve ihale dokümanında belirtilen işlerin veya kısmi kabulün öngörüldüğü hallerde bir bölümünün bitirilmesi veya teslimi için olan zaman aralığını, Ekipman : Alımların teslimi, montajı, taşınması, işletmeye alınması ve kusurlarının giderilmesi için gerekli olan tüm araçlar ve mahiyeti ne olursa olsun tüm gereçleri, Gün, Ay, Yıl : Gün, takvim gününü; ay, Türkiye’de uygulanan takvimde yer alan aylardan biri ile izleyen ayın aynı sayılı günü, izleyen ayda aynı sayılı gün yok ise bu ayın son günü arasındaki süreyi; yıl ise 365 günlük süreyi, İş Günü : Resmi tatil günleri hariç diğer günleri, Yazılı Bildirim (Yazı) : Alımın konusu işle ilgili olarak taahhütlü mektup, telgraf, faks ile veya elden teslim şeklindeki haberleşme biçimini, Amil-i Mütehassıs Firma : Başka üreticisi veya tedarikçisi bulunmayan belli bir malın veya hizmetin patent hakkına veya yed-i vahit belgesine sahip tek yapımcı, tek üretici, tek tedarikçiyi, Standart Form : İhale işlemleri sırasında kullanılacak tutanak ve belgeleri, ifade eder. Temel Ġlkeler Madde 4 — Bu Yönetmeliğe göre yapacağı ihalelerde İdare; saydamlığı, rekabeti, eşit muameleyi, güvenirliği, gizliliği, kamuoyu denetimini, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanmasını ve kaynakların verimli kullanılmasını sağlamakla sorumludur. Ödeneği bulunmayan hiçbir iş için ihaleye çıkılamaz.
4
Sorumluluk Madde 5 — Bu Yönetmeliğin kapsamına giren işlerde, kendilerine görev verilen her kademedeki personel üstlenmiş olduğu görev, yetki ve etkinliği çerçevesinde sorumludur. İKİNCİ BÖLÜM Satın Alma Organları ve Görevleri Komisyonlar Madde 6 — a) İhale Komisyonu : Bu Yönetmelik çerçevesinde, biri başkan olmak üzere, ikisinin ihale konusu işin uzmanı olması şartıyla aşağıda belirtilen en az 7 (Yedi) ve tek sayıda kişiden oluşan ihale komisyonu, yedek üyeleri de dahil olmak üzere görevlendirilir. İdarede yeterli sayı veya nitelikte personel bulunmaması halinde, diğer idarelerden komisyona üye alınabilir. İhale komisyon toplantılarına, başkan ve üyelerin bizzat kendilerinin katılması esastır. Ancak; başkan ve üyelerin izinli, raporlu, geçici görevli bulunmaları halinde, yedek olarak asıl üyelerin yerlerine vekalet eden kişiler toplantıya katılır. İhale komisyonu eksiksiz olarak toplanır. Komisyon kararları çoğunlukla alınır. Kararlarda çekimser kalınamaz. Komisyon başkanı ve üyeleri oy ve kararlarından sorumludur. Karşı oy kullanan komisyon üyeleri, gerekçesini komisyon kararına yazmak ve imzalamak zorundadır. İhale komisyonunca alınan kararlar ve düzenlenen tutanaklar, komisyon başkan ve üyelerinin adları, soyadları ve görev unvanları belirtilerek imzalanır. Gerekli incelemeyi yapmalarını sağlamak amacıyla, ihale ilanının veya duyuru tarihini müteakip 3 (üç) gün içerisinde ihale işlem dosyasında bulunan talep model veya yazısı, idari ve teknik şartname/resim ve ilan metninin birer sureti, ihale komisyonu üyelerine Satınalma Birimince gönderilir ve İhale komisyon üyeleri bu belgeleri inceleyerek 34 üncü maddede belirtilen şekilde işlem yapar. Başka adlar altında komisyonlar oluşturulmaksızın ihale sürecindeki bütün değerlendirmeler ihale komisyonu tarafından yapılır. Bu şekilde kurulacak ihale komisyonunu oluşturacak kişiler; 1) Başkan; Genel Müdür tarafından görevlendirilecek Genel Müdür Yardımcısı/Vekili, 2) Üye; Mali İşler Dairesi Başkanı/Vekili, 3) Üye; Ticaret ve Pazarlama Dairesi Başkanı/Vekili, 4) Üye; Malzeme Dairesi Başkanı/Vekili, 5) Üye; APK Dairesi Başkanı/Vekili, 6) Üye; Uzman olarak ihale konusu işi talep eden ünite Amiri/amirleri/vekilleri, 7) Üye; Uzman olarak ihale konusu işin kullanıcı sorumlusu/sorumlularıdır. b) Özel İhale Komisyonu : 14 üncü maddedeki yetki limitleri dışında uluslararası anlaşmalar gereğince sağlanan dış finansman ile yaptırılacak olan ve finansman anlaşmasında farklı ihale usul ve esaslarının uygulanacağı belirtilen mal veya hizmet alımları, aralarında kabul edilebilir doğal bir bağlantı olan ve bir arada ihale edilmesi gereken mal alımı, hizmet alımı ve yapım işleri, gerekli ve zorunlu görülen işlerde; kuruluş şekli ve yetkileri belirtilmek suretiyle (a) bendindeki esaslar doğrultusunda Genel Müdürlüğün teklifi ve Yönetim Kurulunun onayı ile en az 5 (beş) kişiden oluşturulacak özel ihale komisyonlarıdır. 5
c) Ön Yeterlik Komisyonu : İhaleye çıkış şartları, teknik ve idari şartnamelerde istenenler karşısında isteklinin yeterliliğinin olup olmadığını tespit etmek üzere talep eden ünitenin teklifi ve ihale yetkilisinin onayı ile biri başkan ve iki üye olmak üzere en az 3 (üç) kişiden oluşan komisyondur. Bu komisyon tekliflerin ihale komisyonuna gelmesinden önce istekliden istenen ekonomik, mali, mesleki ve teknik yeterliğe ilişkin belgeleri ile istenen diğer belgelerin incelenmesi ile rapor tanzim edebileceği gibi, ayrıca ihale yetkilisinden onay alınarak yerinde inceleme yapabilir. Ön yeterlik alamayan istekliler ihaleye katılamazlar. Ön yeterlik verildiği hallerde Ön Yeterlik Komisyonunun vereceği yeterlilik belgesi ilgilinin teklif mektubuna eklenir.
Ġhale Komisyonlarının Görevleri Madde 7 — İhale komisyonları, yetkileri çerçevesinde; a) Yapılan ihale kapsamına ve yönetmelik hükümlerine uygun her teklifi açarak inceler, değerlendirir ve istekliler ile yükleniciler tarafından yapılan veya yapılacak talepleri inceleyerek karara bağlar. b) Teklifleri incelerken veya vereceği kararlar için gerektiğinde ilgili birimlerden veya diğer idarelerden yazılı görüş alınarak istişari mahiyette çalışmalar yapar ve çalışmalarını yaparken belgeleri mahallin dışına çıkaramaz, çalışmaları sırasında belgelerin korunması, gizliliğin ve alım emniyetinin sağlanması komisyon üyelerinin müşterek görev ve sorumluluğundadır. c) İsteklilerle doğrudan doğruya ilişki kurulamaz. Ancak, Genel Müdürün onayı ile firmaların iş mahallinde idari ve teknik inceleme yaptırılabilir. Kamu kurum ve kuruluşları ile üniversitelerden bedeli karşılığında görüş isteyebilir. Yeniden fiyat ve tenzilat ve esasa taalluk eden bilgi ve belgeyi isteyemez. d) İsteklilerden teknik konular ile ilgili bazı tamamlayıcı bilgi ve belge alınması gerektiğinde, durum komisyon başkanının talebi doğrultusunda Satınalma Birimi vasıtasıyla yazılı olarak firmalardan istenebilir. Hangi hususlarda, hangi sebeplerle bilgi ve belge istendiği ve alınan bilgi ve belgeler komisyon raporunda belirtilir. e) Yukarıda belirtilen ilkeler doğrultusunda isteklilerin ihale konusuyla ilgili belgeleri incelerken daha önceki benzeri ihalelerle ilgili fiyat ve şartları aynı baza getirerek; kalite, eskalasyon, teslim müddeti, evsaf garantisi, firmaların talep edeceği avansın getireceği faiz yükü ve benzeri gibi hususları göz önünde bulundurarak bir rapor hazırlar. Firma tekliflerinin teknik ve idari şartnameye uygunluğunu saptayarak değerlendirmeye esas fiyat mukayese cetvelini düzenler. Yurt dışı alımlarda navlun, sigorta, gümrük vergisi ve benzeri gibi konularda ilgili kuruluşlardan yazılı görüş alabilir. Düzenlenecek raporda, bu cetveldeki bilgiler özetlenir, firmaların avantaj ve dezavantaj durumları ayrıntılı şekilde belirtilir. f) Tekliflerin değerlendirilmesi aşamasında idare menfaatlerine daha uygun olacağına kanaat getirildiği taktirde, gerekçesini belirtmek suretiyle, alım konusu mal ve hizmetlerin niteliğine ve günün piyasa şartlarına göre; ihale dosyasında öngörülen ihale usulünün değiştirilerek, diğer ihale usullerinden birine ihale yetkilisinin onayı ile dönülmesi yönünde karar alabilir. Ġhale Komisyon Kararları 6
Madde 8 — İhale komisyonlarında kararlar çoğunlukla verilir. Başkan ve üyeler tek oy sahibidir. Üyeler çekimser oy kullanamazlar. Muhalif kalan üye, muhalefet sebeplerini karar altına yazarak imzalar ve ihale komisyonu kararları, ilgili onay mercilerinin onayı ile yürürlüğe girer. Komisyon kararlarında; talepte bulunan ünite, karar konusu mal veya hizmetin cinsi, teklif veren istekli ve fiyatları, teklifin şartnamelere uygunluğu, fiyatın sabit veya eskalasyonlu, özel bir ödeme ve teslim şartı olup olmadığı, seçilen isteklinin adı ve diğerlerine tercih nedeni, tek teklif üzerinden ihale kararı veriliyorsa bunun ve diğer dikkate alınmayan tekliflerin varsa sebep ve gerekçeleri, diğer açıklama ve düşünceler ile ihale yapılmamış ise nedenleri belirtilir. Kararların suret ve fotokopileri, mevzuat gereği zorunluluk bulunan yetkililer ve ilgililer hariç, üçüncü şahıslara verilemez. Ġhale Komisyon Kararlarının Yeniden Ġncelenmesi Madde 9 — Sorumluluklarla ilgili hükümleri saklı kalmak kaydıyla onay mercileri komisyon kararlarına uyup uymamakta serbesttirler. İhale komisyon kararları, ilgili mercii tarafından onaylanmayarak iade edildiği takdirde, iade sebepleri de göz önünde tutularak konu ihale komisyonunca yeniden incelenir. Ġhale Komisyonlarının Göz Önünde Bulunduracakları Hususlar Madde 10 — İhale komisyonları; firmaların ticari durumu ve imkanları, İdare ile olan iş ilişkilerini, taahhütlerine karşı bağlılıklarını, genel olarak iş tutumlarını, yapılacak alımın fiyatını, kalitesini, teslim süresini, yerini, ödeme şartlarını, indirim oranını, diğer tüm teknik ve ticari durumları gibi idarenin menfaatlerini ilgilendiren hususlarını göz önünde tutarak teknik ve idari şartnameye uygun olanlar arasında idareye en yararlı olacak teklifi belirler. Ġhale Komisyon Kararlarının Muhafaza Edilmesi Madde 11 — Alımla ilgili tüm çalışmaları içerecek şekilde hazırlanan ihale komisyon Kararları, Satınalma Birimince her yıl birden başlamak üzere sıra numarası verilerek, bir sureti ait olduğu ihale işlem dosyasında muhafaza edilir. Kararın aslı Mali İşler Dairesi Başkanlığına gönderilir. Ġhale Komisyonu Sekreteryası ve Görevleri Madde 12 — İhale ile ilgili büro işlerini yürütme hizmetidir. Sekreterya işlemleri Satınalma Biriminde ihale komisyonu Raportörlük Şefliğince yürütülür. Şefliğin görevleri şunlardır: a) Satınalma ve ihale komisyonu gündemini tespit ederek üyelere duyurmak, b) Komisyonun toplantısını sağlamak, teklif zarflarından çıkan geçici teminat ile diğer evrakların noksan ve usulüne uygun olup olmadığının ihale komisyonunca kontrolünü müteakip, tespit edilen hususları tutanağa geçirilmesi, komisyon yazışmalarını opsiyon sürelerini dikkate alarak yapmak, c) İhale dosyasının birimine tevdi edildiği tarihten itibaren ihale komisyonu üyelerince istenmesi durumunda gerekli inceleme yapmalarını sağlamak üzere, ihale dosyasını ihale komisyonu üyelerinin incelemesine açmak, 7
d) Tutulan tutanakları ve komisyon kararlarını hazırlayıp üyelere imzalatmak, e) Gizliliğin korunması için gerekli tedbirleri almak. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM İhale Yetkilileri ve Yetki Limitleri Ġhale Yetkilileri Madde 13 — Bu Yönetmelik kapsamına giren işlerde, İhale Yetkilisi olarak; a) Yönetim Kurulu, bütün ihale komisyonlarına, b) Genel Müdür ile Genel Müdür tarafından ihale komisyonu başkanı olarak görevlendirilen Genel Müdür Yardımcısı, 6 ncı maddenin (b) bendinde belirtilen komisyonlar dışındaki bütün ihale komisyonlarına, c) Ticaret ve Pazarlama Dairesi Başkanı, 41 inci maddenin (ı) bendi kapsamında yapılacak alımlarda, 14 üncü maddede belirlenen parasal tutarlara kadar ihale izni vermeye, kararları onaylamaya ve sözleşme yapma izni vermeye veya sözleşme imzalamaya yetkilidirler. Verilen yetkiye ait karar tasdiki ve değişiklik sadece yetki veren İhale Yetkilisi veya Üst İhale Yetkilisince yapılır. Yönetim Kurulu ve Genel Müdürlük bu Yönetmelikle kendilerine verilen yetkileri idarenin ünitelerine devredebilir, yetki devri tamamlanmadıkça alımla ilgili hiçbir işleme geçilmez. Yetki Limitleri Madde 14 — Bu Yönetmeliğin uygulanması, 4734 sayılı Kamu İhale Kanununun 3 üncü maddesinin (g) bendinde belirlenen miktarla sınırlı olduğundan, a) Yönetim Kurulu, yukarıda belirtilen limitin tamamına, b) Genel Müdür, Yönetim Kuruluna tanınan yetki limitinin % 10 una (Yüzde onuna) kadar, c) İhale Komisyon Başkanı, Yönetim Kuruluna tanınan yetki limitinin %5 (Yüzde beşine) kadar, d) Ticaret ve Pazarlama Dairesi Başkanı, 4734 sayılı Kanunun 22 nci maddesinin (d) bendinde belirtilen ve güncellenen parasal limite kadar, yetkilidirler. 41 inci maddenin (g) bendine göre yapılan alımlarda yukarıdaki (b), (c) ve (d) bentlerinde belirtilen yetki limitlerinin 3 (üç) katı uygulanır. Yetki limitleri % 10 una kadar bir üst ihale yetkilisinin onayı ile aşılabilir. Bunun üzerindeki yetki limit aşımı yapılamaz. İKİNCİ KISIM İhaleye Hazırlık BİRİNCİ BÖLÜM Satınalma ve İhale Esasları Satınalma ve Ġhale Esasları 8
Madde 15 — Satınalmalar aşağıdaki esaslara göre yapılır: a) Satın almaların, toplu ve iş programlarına göre yapılması esastır. b) Toplu ve aynı ihale kapsamında satın alınması gereken mal ve hizmetler, bu Yönetmelik ve İhale Kanununda yazılan limitlerden yararlanarak ihale usullerini değiştirecek şekilde parçalara bölünemez. Ancak, temini aciliyet arz eden ve idarenin faydası olan durumlarda bu durumun belgelenmesi ve ihale yetkilisince onaylanması halinde ihtiyaca yönelik olmak üzere parçalı alımlar yapılabilir. c) Satınalma süratle sonuçlandırılarak, alımı yapılan ihtiyaç maddeleri süresi içinde ihtiyaç mahallerine sevk edilir. d) Yatırım projelerinin plânlanan sürede tamamlanarak İdareye kazandırılabilmesi için öngörülen ödeneklerin kullanılmasına imkan verecek süre dikkate alınarak, ihalelerin zamanında yapılması, birden fazla yılı kapsayan ve yatırım niteliği olan işlerde (doğal afetler nedeniyle yapılması gerekenler hariç) ise yılın ilk dokuz ayında ihalenin sonuçlandırılması esastır. Birden fazla yılı kapsayan işlerde ihaleye çıkılabilmesi için, işin süresine uygun olarak yıllar itibariyle ödeneğin bütçelerinde bulunmasını sağlamak üzere programlamanın yapılmış olması zorunludur. e) Ertesi mali yılda gerçekleştirilecek süreklilik arz eden mal ve hizmet alımları için bir önceki mali yıl sona ermeden ihaleye çıkılabilir. f) Yönetim Kurulunun uygun görüşü olmadıkça, 39 uncu maddenin (c ) bendi ile 41 inci maddenin (ı) bendi kapsamında (Doğrudan Temin Usulü) yapılacak alımlarda ayrı ayrı harcamaların yıllık toplamı, İdarenin bütçesine konulacak ödeneklerin %10 (Yüzde onu) unu geçemez. g) İhalelere yabancı isteklilerin katılıp katılmayacağı İdarenin Taktirindedir. Yabancı isteklilere açık ihalelerde, yerli malı teklif eden yerli istekliler lehine en fazla %15 (Yüzdeonbeş) fiyat avantajı uygulanır. h) İhalelerde teklife ve ödemeye esas para birimi Türk Lirasıdır. İstekliler ihalelerde döviz cinsinden fiyat verebilirler. Teklif edilen döviz cinsi fiyatlar, ihale tarihindeki T.C. Merkez Bankası Döviz Satış Kuru veya çapraz kur üzerinden Türk Lirasına çevrilerek sabitleştirilir ve değerlendirme ile ödeme Türk Lirası üzerinden yapılır. Bu konuda idari şartnamelerde düzenleme yapılır. Ġhtiyaç Talep Esasları Madde 16 — Ödeneksiz hiç bir ihtiyaç talebi yapılamaz. İşin özelliği ve tekniği gereği bir yıldan fazla süreyi aşacağı düşünülen hizmet alımlarında veya teslimatı takip eden yıla sarkacağı anlaşılan mal alımlarında, sonraki yıllara ait ödeneğin temin edileceğinin, ilgili yetkili birimlerce tevsik edilmesi gereklidir. Alımlar, ihtiyaç sahibi birimlerce düzenlenen ve gerekli idari ve teknik bilgileri tam olarak kapsayan yetki limitlerine göre onaylı ihtiyaç talep belgelerine dayanılarak Satınalma birimi ve/veya Satınalma organları tarafından ödeneği dahilinde yapılır. Ödeneğin yetmediğinin anlaşılması halinde alım yapılmaz ve durum ödenek tefriki yapan üniteye bir yazı ile bildirilir. Ġhtiyaç Talep Belgelerinin Hazırlanması Madde 17 — İlgili ünitesince ihtiyaç duyulan; 9
a) Mal alım talepleri, stok mevcudu ve ödenek tespiti bakımından Malzeme Dairesi Başkanlığına, b) Hizmet alımı talepleri ise, ödenek tespiti bakımından Mali İşler Dairesi Başkanlığına, bildirilir. Sonuçta ihtiyaç talepleri için, komisyon başkanının yetki limitinde olanların talepte bulunan ünitenin bağlı bulunduğu Genel Müdür Yardımcısı, Genel Müdür ve Yönetim Kurulunun yetkisinde olanlarda Genel Müdürün onayı alınır.
Ġhtiyaç Talep Belgelerinde Bulunması Gereken Bilgiler Madde 18 — İhtiyaç talep belgelerinde, aşağıda belirtilen bilgilerden gerek duyulan kısmı veya tamamı bulunur: a) Talep eden ünitenin adı, b) Talep belgesinin tarih ve numarası, c) Talebin ismi ve niteliği, miktarı, ç) Talebin hangi amaçla kullanılacağı, d) Ödenek miktarı ve durumu (ilgili dairece onaylanmış), e) Talebin teslim edilme süresi veya teslimat programı, f) Talebin özel bir imalat süreci gerektirip gerektirmediği, g) Ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesinde en düşük fiyatın mı esas alınacağı, yoksa fiyat dışı unsurlara göre mi belirleneceği, fiyat dışı unsurların neler olduğu ve kriterleri, h) İhale komisyonunda uzman üye olarak görev yapacak birim sorumlusu, ı) Talebin 4734 sayılı Kanunun 3/g maddesi kapsamında olup olmadığı, i) İsteklilerde ekonomik, mali, mesleki ve teknik yeterliğe ilişkin aranacak belgeler ve bu belgelerin taşıması gereken kriterler, j) İş deneyimi istenilip istenilmeyeceği, istenilmesi halinde hangi işlerin benzer iş olacağı, k) Talebe alternatif teklif verilip verilmeyeceği, l) Talebe kısmi teklif verilip verilmeyeceği, m) Talebin alt yüklenicilere yaptırılıp yaptırılmayacağı, n) İhaleye yabancı isteklilerin katılıp katılmayacağı, o) Proje numarası (varsa) ve tutarı, ö) Garanti süresi, p) Gerekli görülecek diğer bilgiler, (varsa kod numarası). (a), (b), (c), (ç) (d), (e), (h), (ı) bentlerinin talep belgesinde belirtilmesi zorunludur. Taleplerde bulunması gereken yukarıdaki hususlara herhangi bir açıklama yapılmamış veya belirtilmemiş ise; (f) bendi, özel bir imalat gerektirmediği, (g) bendi, en düşük fiyatın esas alınacağı, (i) bendi, belgelerin istenilmeyeceği, (j) bendi, iş deneyim belgesi istenilmeyeceği, (k) bendi, alternatif teklif verilemeyeceği, (l) bendi, kısmi teklif verileceği, 10
(m) bendi, alt yüklenicilere yaptırılamayacağı, (n) bendi, ihaleye yabancı isteklilerin katılamayacağı, olarak değerlendirilir ve buna göre talep belgesi ve talep belgesine göre ise ihale dokümanı hazırlanır. İhtiyaç talep belgeleri hazırlanırken mal alımlarında ambar stok durumları göz önünde bulundurularak ihtiyaç fazlası mevcudun bulunup, bulunmadığının araştırılması yapılır. Belirtilmesi zorunlu olan bilgilerden noksan olan talep belgeleri veya talep yazıları tamamlanmak üzere Malzeme Dairesi Başkanlığınca veya Satınalma birimince, ihtiyaç bildiren birime iade edilir. Ġhtiyaç Taleplerinin Satınalma Birimine Ġntikali Madde 19 — Talepler, ihtiyaç talep belgeleri ile alınacak mal veya hizmetin özelliğine göre kullanılacak teknik şartname, plan, kopya, prospektüs, kroki, firma listesi vb. gibi belgelerle birlikte bir yazı ekinde Satınalma birimine gönderilir. İKİNCİ BÖLÜM Şartnameler ġartnameler Madde 20 — İhale konusu mal veya hizmet alımlarının her türlü özelliğini belirten idari ve gerektiği taktirde teknik şartnamelerin İdarece hazırlanması esastır. Ancak, mal veya hizmet alımlarının özelliği nedeniyle İdarece hazırlanmasının mümkün olmadığı hallerde, teknik şartnameler bu Yönetmelik hükümleri çerçevesinde üçüncü şahıslara hazırlattırılabilir. ġartname Hazırlanması Madde 21 — Şartname hazırlanma esasları aşağıda belirtilmiştir: a) İdari Şartnameler : İdari şartnameler, tip olarak tüm idare bünyesinde kullanılmak üzere bu Yönetmelik hükümleri doğrultusunda Satınalma Birimince hazırlanarak Hukuk Müşavirliğinin mütalaasından sonra Yönetim Kurulunun onayından geçirilmesi esastır. İşin özelliğine göre bu Yönetmelik hükümlerine bağlı kalınarak özel idari şartnameler hazırlanabilir. Bu durumda yine Hukuk Müşavirliğinin mütalaasının alınması zorunludur. b) Teknik Şartnameler : Teknik şartnamelere idari şartname hükümleri konulmaz. Teknik şartnameler, kullanıcı ile APK Dairesi Başkanlığınca müşterek ve en az 3 (üç) uzmandan oluşan bir heyet tarafından hazırlanır ve her sayfası paraf edildikten sonra APK Dairesi Başkanlığına bakan Genel Müdür Yardımcısının onayı ile yürürlüğe girer. Yapılacak değişikliklerde de bu usul aynen uygulanır. Teknik şartnameler ihtiyaç konusu alımın bütün özelliklerini, özellikle malzeme cinsi, karakteristiği, varsa kod numarası, Türk ve Dünya standartları ve normları gibi hususları kapsayacak şekilde ihtiyaç bildiren Ünite tarafından ilgili diğer ünitelerle de işbirliği yapılmak suretiyle hazırlanarak Satınalma birimine gönderilir. Sevkıyat öncesi teknik muayene, test veya denemenin gerekli olup olmadığı, olması halinde, bunun nerede ve hangi aşamada yapılacağı ise sevkıyattan önce, veya gümrük muamelelerinin tamamlanmasını müteakip kullanım alanında yapılacağı ve bu konudaki diğer detaylar belirtilir. İhale konusu ile ilgili teknik resim, (resimler eksiksiz, imzalı ve malzeme normlarını belirtmelidir.) plan, kroki, proje, yazılım, kopya ve benzeri belgeler de şartnameye eklenir. 11
Dış alımlarla ilgili idari ve teknik Şartnameler Türkçe olarak veya gerek duyulduğunda İngilizce olarak düzenlenir. İhale konusu mal veya hizmet alımlarının teknik kriterlerine ihale dokümanının bir parçası olan teknik şartnamelerde yer verilir. Belirlenecek teknik kriterler, verimliliği ve fonksiyonelliği sağlamaya yönelik olacak, rekabeti engelleyici hususlar içermeyecek ve bütün istekliler için fırsat eşitliği sağlar. Teknik şartnamelerde, varsa ulusal ve/veya uluslararası teknik standartlara uygunluğu sağlamaya yönelik düzenlemeler de yapılır. Bu şartnamelerde teknik özelliklere ve tanımlamalara yer verilir. Teknik şartnameler, teknik veya sözleşmeden doğan zorunluluklar nedeniyle yapılacak alım ile belli bir marka oto yedeklerinin alımı, imal edilen bir makinada veya sözleşme gereğince belli bir marka olarak kullanılması zorunluluğunun bulunması gibi haller hariç, rekabeti ortadan kaldıracak şekilde belli bir marka, sistem veya patenti hedef tutacak şekilde hazırlanamaz. Ancak, ulusal ve/veya uluslararası teknik standartların bulunmaması veya teknik özelliklerin belirlenmesinin mümkün olmaması hallerinde "veya dengi" ifadesine yer verilmek şartıyla marka veya model belirtilebilir. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Yaklaşık Maliyet, İhale Onayı ve İhale İşlem Dosyası YaklaĢık Maliyet Madde 22 — Mal veya hizmet alımları ihalesi yapılmadan önce idarece, her türlü fiyat araştırması yapılarak katma değer vergisi hariç olmak üzere yaklaşık maliyet belirlenir. Yaklaşık maliyet; resmi mercilerce ilan edilen fiyatlar, Meslek odaları ve benzeri kuruluşlar tarafından tespit edilen fiyatlar, İdarenin kendi alımlarının güncellenmesinden elde edilen fiyatlar ve ihale konusu malı veya hizmeti üreten veya pazarlayan gerçek veya tüzel kişilerden proforma fatura veya yazılı belge almak suretiyle yapılacak piyasa araştırması sonucunda elde edilen değerler ayrı ayrı veya birlikte değerlendirilerek hesaplanır. Yaklaşık maliyetin piyasadan tespiti araştırılırken; cinsi, özelliği, miktarı, teslim süresi ve şekli vb. gibi fiyata etki eden unsurlar belirtilerek yapılması esastır. Yaklaşık maliyet belirleme çalışmaları esnasında ihtiyaç duyulan bilgi ve belgeler ilgili ünitelerden talep edilebilir veya gerek duyulduğunda talep eden ünite veya diğer ünite çalışanlarının da içinde yer alabileceği ve ihale yetkilisinin onayı ile oluşturulabilecek komisyon marifetiyle de yapılabilir. Ödenek Ayrımına Esas YaklaĢık Maliyetin Tespiti Madde 23 — Ödenek ayrımına esas olacak yaklaşık maliyet tespitleri; a) Mal alımlarında Malzeme Dairesi Başkanlığınca, b) Hizmet alımlarında Mali İşler Dairesi Başkanlığınca, ihtiyaç konusu mal ve hizmetin niteliği ve piyasa koşullarını göz önünde bulundurmak suretiyle 22 nci maddede belirtilen yaklaşık maliyet belirleme esasları kullanılarak tespit ve muhafaza edilir. Ġhale AĢamasında Değerlendirmeye Esas Olacak YaklaĢık Maliyetin Tespiti 12
Madde 24 — Satın alma birimine gelen satınalma talepleri ihaleye çıkılmadan önce Satınalma birimince, ihtiyaç konusu mal ve hizmetin niteliği ve piyasa koşullarını göz önünde bulundurmak suretiyle 22 nci maddede belirtilen yaklaşık maliyet belirleme esasları kullanılarak tespit ve muhafaza edilir. Yaklaşık maliyetin hesabına ilişkin süreçte kullanılan her tür bilgi ve belge dayanakları ile birlikte ihale onay belgesi eki olan yaklaşık maliyet cetvelinde gösterilir. Yaklaşık maliyete ihale ve ön yeterlik ilânlarında yer verilmez, isteklilere veya ihale süreci ile resmî ilişkisi olmayan diğer kişilere açıklanamaz. Tespit edilen yaklaşık maliyete göre ayrılan ödenek yeterli ise ihale işlemi başlatılır. Ödenek yetersiz ise ilgili ünitelere bilgi verilir. İlgili üniteler durumu değerlendirerek varsa ödenek artırımı yapılır veya talep miktarı yeniden tespit edilerek son durum Satınalma Birimine bildirildikten sonra ihale işlemi başlatılır. Ġhale Onayı Madde 25 — İhale edilecek işe ilişkin olarak doğrudan temin de dahil, Satınalma Birimince her bir ihale işlem dosyası için yetki durumuna göre ihale yetkilisinden bir ihale onayı alması zorunludur. İhale onayı alınmadan ihale işlemleri başlatılamaz. Ġhale ĠĢlem Dosyası Madde 26 — İhalesi yapılacak her iş için, alım konularına göre kod numarası verilmek suretiyle bir ihale işlem dosyası düzenlenir. Bu dosyada ihale yetkilisinden alınan onay belgesi ve eki, yaklaşık maliyete ilişkin hesap cetveli, ihale dokümanı, ilân metinleri, adaylar veya istekliler tarafından sunulan başvurular veya teklifler ve diğer belgeler, ihale komisyonu tutanak ve kararları gibi ihale süreci ile ilgili bütün belgeler bulunur. DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Şartnamelerde Yer Alması Zorunlu Hususlar ile İstenilecek Belgeler ve İhaleye Katılamayacak Olanlar Ġdari ġartnamede Yer Alması Zorunlu Hususlar ve Ġstenilecek Belgeler Madde 27 — İhale dokümanında; isteklilere talimatları da içeren idari şartnameler ile yaptırılacak işin projesini de kapsayan teknik şartnameler, sözleşme tasarısı ve gerekli diğer belge ve bilgiler bulunur. Ön yeterlik dokümanında ise adaylarda aranılan şartlara, ön yeterlik kriterlerine ve gerekli diğer belge ve bilgilere yer verilir. Ayrıca, en uygun teklifin sadece en düşük fiyat esasına göre belirlenmesinin mümkün olmadığı durumlarda; işletme ve bakım maliyeti, maliyet etkinliği, verimlilik, kalite ve teknik değer gibi fiyat dışı unsurlar dikkate alınarak en uygun teklif belirlenir. En uygun teklifin fiyat dışı unsurlar da dikkate alınarak belirleneceği ihalelerde, ihale dokümanında bu unsurların parasal değerler olarak ifade edilmesi zorunludur. Parasal değerler olarak ifade edilmesi mümkün olmayan unsurlar için ihale dokümanında nispi ağırlıklar belirlenir. İdari şartnamelerde ihale konusuna göre asgari aşağıdaki hususların belirtilmesi zorunludur: 1) Satın alınacak mal ve/veya hizmetin tanımı, niteliği, ismi, miktarı, özelliği ve mevcut ise Türk Standartları Enstitüsü Standardı ve/veya uluslararası normu, 13
2) İhale konusu işin başlama ve bitirme tarihi, işin ve hizmetin yapılma yeri, malzemenin teslim yeri ve şekli ile şartları, gecikme halinde süre uzatımı verilebilecek haller ve şartları ile uygulanacak cezalar, malın nereden ve nereye yollanacağı, yükleme ve boşaltmanın kime ait olacağı, 3) İdarenin adı, adresi, telefon ve faks numarası, 4) İhale usulü, ihale tarih ve saati ile tekliflerin nereye verileceği, 5) Fiyat esasları, (sabit, eskalasyonlu, FOB, FOT, C+F, CIF ve benzeri), ödeme yeri ve şartları ile avans verilip verilmeyeceği, verilecekse şartları ve miktarı, 6) İhale dokümanında açıklama isteme ve yapılma yöntemleri, 7) Tekliflerin geçerlilik süresi, 8) İhale konusu işin tamamına veya bir kısmına teklif verilmesinin mümkün olup olmadığı ile alternatif teklif verilip verilemeyeceği, 9) Ulaşım, sigorta, vergi, resim ve harç giderlerinden hangisinin teklif fiyatına dahil olacağı, 10) Tekliflerin alınması, açılması ve değerlendirilmesinde uygulanması gereken usul ve esaslar, 11) Teklife eklenecek ve verilmemesi halinde teklifin reddine sebep olacak belgeler, 12) İhale kararının alınmasından sözleşmenin imzalanmasına kadar uygulanması gereken usul ve esaslar, 13) İhalenin sadece yerli isteklilere açık olup olmadığı, 14) İdarenin ceza ve ihalelerden yasaklama hükümleri hariç 4734 sayılı Kanuna tâbi olmadığı, 15) Geçici ve kesin teminat oranları ile teminatlara ait şartlar, 16) Yükleniciler tarafından verilen teminatların haciz edilemeyeceği ve ihtiyat-i tedbir konulamayacağı, 17) İhale saatinden önce ve teklif zarflarının açıldıktan sonra ihalenin iptal edilmesinde idarenin serbest olduğu, 18) Bütün tekliflerin reddedilmesi ve ihalenin iptal edilmesinde idarenin serbest olduğu, 19) Vergi, resim ve harçlar ile sözleşme ile ilgili diğer giderlerin kimin tarafından ödeneceği, 20) Denetim, muayene ve kabul ve tesellüm yeri ve şartlarına ilişkin şartlar, 21) Anlaşmazlıkların çözümü, 22) Gerektiğinde yükleniciden istenecek garantilerin mahiyeti ve şekli, 23) Numune isteniyorsa bu husus, 24) Ambalaj şekli, 25) İsteklilere talimatlar, 26) Diğer lüzumlu hususlar. İsteklilerden, ihaleye katılabilmek için aşağıda belirtilen belgelerin istenileceğinin idari şartnamelerde belirtilmesi zorunludur: 1) Tebligat için adres beyanı ve ayrıca irtibat için telefon ve varsa faks numarası ile elektronik posta adresi, 2) Mevzuatı gereği kayıtlı olduğu Ticaret ve/veya Sanayi Odası veya Meslek Odası belgesi,
14
a) Gerçek kişi olması halinde, ihaleye ilişkin ilanın yapıldığı yıl içerisinde alınmış, Ticaret ve/veya Sanayi Odası veya Meslek Odasına kayıtlı olduğunu gösterir belge, b) Tüzel kişi olması halinde, mevzuatı gereği tüzel kişiliğin siciline kayıtlı bulunduğu Ticaret ve/veya Sanayi Odasından, ihaleye ilişkin ilanın yapıldığı yıl içerisinde alınmış, tüzel kişiliğin sicile kayıtlı olduğuna dair belge, 3) Teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren imza beyannamesi veya imza sirküleri, a) Gerçek kişi olması halinde, noter tasdikli imza beyannamesi, b) Tüzel kişi olması halinde, ilgisine göre tüzel kişiliğin ortakları, üyeleri veya kurucuları ile tüzel kişiliğin yönetimindeki görevlileri belirten son durumu gösterir Ticaret Sicil Gazetesi veya bu hususları tevsik eden belgeler ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirküleri, 4) Şekli ve içeriği şartname ekinde belirlenen teklif mektubu, 5) İstenilmesi durumunda, şekli ve içeriği şartname ekinde belirlenen geçici teminat, 6) İstenilmesi durumunda 30 uncu maddede belirtilen yeterlik belgeleri ve kriterleri, 7) Vekaleten ihaleye katılma halinde, istekli adına katılan kişinin ihaleye katılmaya ilişkin noter tasdikli vekaletnamesi ile noter tasdikli imza beyannamesi, 8) İhale dokümanının satılması durumunda satın alındığına dair belge, 9) İsteklinin iş ortaklığı olması halinde, şekli ve içeriği şartnamede belirlenen iş ortaklığı beyannamesi, 10) İstenilmesi halinde, alt yüklenicilere yaptırılması düşünülen işlerin listesi, 11) isteklinin mevzuat hükümleri uyarınca, ihale tarihinden önceki üç ay içerisinde bağlı bulunduğu ilgili mercilerden alınmış sosyal güvenlik pirim borcu ile vergi borcunun olmadığına dair belgeler, 12) Aşağıda belirtilen hususlarla ilgili olarak şekli ve içeriği şartname ekinde belirlenen taahhütname, a) İflas eden, tasfiye halinde olan, işleri mahkeme tarafından yürütülen, konkordato ilân eden, işlerini askıya alan durumda veya kendi ülkesindeki mevzuat hükümlerine göre benzer bir durumda olmadığına, b) İflası ilân edilen, zorunlu tasfiye kararı verilen, alacaklılara karşı borçlarından dolayı mahkeme idaresi altında bulunan durumda veya kendi ülkesindeki mevzuat hükümlerine göre benzer bir durumda olmadığına, c) İhale tarihinden önceki beş yıl içinde, mesleki faaliyetlerinden dolayı yargı kararıyla hüküm giymediğine, d) İhale tarihinden önceki beş yıl içinde, idareye yaptığı işler sırasında iş veya meslek ahlakına aykırı faaliyetlerde bulunmadığına, e) İhale tarihi itibariyle, mevzuatı gereği kayıtlı olduğu oda tarafından mesleki faaliyetten men edilmiş olmadığına, 13) İdarenin isteyebileceği diğer belgeler. Ġhaleye Katılamayacak Olanlar Madde 28 — Aşağıda sayılanlar doğrudan veya dolaylı veya alt yüklenici olarak, kendileri veya başkaları adına hiçbir şekilde ihaleye katılamazlar: a) 4734 ve 4735 sayılı Kanunlar ile diğer kanunlardaki hükümler gereğince geçici veya sürekli olarak kamu ihalelerine katılmaktan yasaklanmış olanlar ile 3713 sayılı Terörle
15
Mücadele Kanunu kapsamına giren suçlardan ve organize suçlardan dolayı hükümlü bulunanlar, b) İlgili mercilerce hileli iflas ettiğine karar verilenler, c) İdarenin ihale yetkilisi kişileri ile bu yetkiye sahip kurullarda görevli kişiler, d) İdarenin ihale konusu işle ilgili her türlü ihale işlemlerini hazırlamak, yürütmek, sonuçlandırmak ve onaylamakla görevli olanlar, e) (c) ve (d) bentlerinde belirtilen şahısların eşleri ve üçüncü dereceye kadar kan ve ikinci dereceye kadar kayın hısımları ile evlatlıkları ve evlat edinenleri, f) (c), (d) ve (e) bentlerinde belirtilenlerin ortakları ile şirketleri (bu kişilerin yönetim kurullarında görevli bulunmadıkları veya sermayesinin % 10'undan fazlasına sahip olmadıkları anonim şirketler hariç). g) 4734 sayılı Kanunun 53 üncü maddesinin (b) fıkrasının (8) numaralı alt bendi gereğince alınacak Bakanlar Kurulu kararları ile belirlenen yabancı ülkelerin isteklileri. Ayrıca, ihale konusu alımla ilgili danışmanlık hizmetlerini yapan yükleniciler bu işin ihalesine katılamazlar. Bu yasak, bunların ortaklık ve yönetim ilişkisi olan şirketleri ile bu şirketlerin sermayesinin yarısından fazlasına sahip oldukları şirketleri için de geçerlidir. Yukarıdaki yasaklara rağmen ihaleye katılan istekliler ihale dışı bırakılarak geçici teminatları gelir kaydedilir. Ayrıca, bu durumun tekliflerin değerlendirmesi aşamasında tespit edilememesi nedeniyle bunlardan biri üzerine ihale yapılmışsa teminatı gelir kaydedilerek ihale iptal edilir. Ġhale ve Ön Yeterlik Dokümanının Görülmesi ve Satın Alınması Madde 29 — İdare tarafından hazırlanan ve her sayfası onaylanan ön yeterlik dokümanı ile ihale dokümanı adaylar ve istekliler tarafından İdarenin adresinde bedelsiz olarak görülebilir. Genel Müdürün oluru ile Kamu kurum ve kuruluşlarına, yabancı elçilik, konsolosluk ve ataşelikler ile özel hallerde katılımı artırmak için ve amili mütehassıs firmalara gerekli incelemeyi yapmalarını sağlamak amacıyla şartnameler bedelsiz olarak verilebilir. Ancak, ön yeterliğe veya ihaleye katılmak isteyen adayların ve isteklilerin bu dokümanın idarece onaylanmış örneklerini satın almaları zorunludur. Doküman bedellerinin, basım maliyetini aşmayacak ve rekabeti engellemeyecek bir bedelle satılması zorunlu olup, bu dokümanın satış hakkı yalnız Satınalma Birimine aittir. İdare, dokümanın satışına ilişkin olarak bağış, yardım veya başka her ne ad altında olursa olsun ek bir ücret talep edemez, ihale doküman bedelinin bütçesi dışında vakıf, sandık, dernek, birlik gibi hesaba yatırılmasını isteyemez. Bedelini muhasebe birimlerine, idarenin belirteceği banka hesap numaralarına yatıran firmalara makbuzu karşılığında şartnameler Satınalma Birimince satılır. İstek halinde firmalara ödemeli olarak da şartname gönderilebilir. BEŞİNCİ BÖLÜM İhaleye Katılımda Yeterlik Kuralları Ġhaleye Katılımda Yeterlik Kurallarında Ġstenecek Belgeler ve Kuralları
16
Madde 30 — Yeterlilik belgesi istenilmesi durumunda; isteklinin ekonomik ve mali yeterliği ile mesleki ve teknik yeterliğinin belirlenmesinde değerlendirilmek üzere istenecek belgeler aşağıda belirtilmiştir. İşin önem ve özelliğine göre istenilmesi gereken belgelerin hangileri olduğu talep eden ünite tarafından taleple birlikte belirtilir. Belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örnekleri istenir. Bu belgelerden; ihale konusu alım veya benzer nitelikteki alımlarla ilgili deneyimi gösteren iş deneyim belgelerinin noter onaylı olanlarının asılları, ihale üzerinde kalan istekli tarafından ihale yetkilisinin onayından önce idareye ibraz edilir. Noter onaylı belgelerin "aslına uygundur" şerhi taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile "ibraz edilenin aynıdır" veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmez. Ayrıca adaylar ve istekliler, istenen belgelerin aslı yerine ön yeterlik veya ihaleden önce idare tarafından "aslı idarece görülmüştür" veya bu anlama gelecek şerh düşülen suretlerini de teklif veya başvurularına ekleyebilirler. Ancak isteklilerden kalite belgeleri, ürün uygunluk belgeleri gibi kalite ve standartlara uygunluk belge ve sertifikalarının istenilmesi halinde; söz konusu belgelerin aslı veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örnekleri veya ürünlerin ilgili mevzuata ve standartlara uygun olarak imal edildiğini ve piyasaya arz edildiğini gösteren belgelerin mevzuatına uygun olarak çoğaltılmış nüshaları veya malın üzerinde/ ambalajında bulunan kalite ve standartlara ilişkin marka, işaret ve etiket de kabul edilebilir. Yerli veya yabancı isteklilerce sunulacak yabancı ülkelerden temin edilen belgelerin, ait olduğu ülke mevzuatına göre düzenlenmesi ve alındığı ülkedeki Türkiye Cumhuriyeti Konsolosluğunca veya Türk Dışişleri Bakanlığınca onaylı olması gerekir. Ancak Yabancı Resmi Belgelerin Tasdiki Mecburiyetinin Kaldırılması Sözleşmesine taraf ülkelerden sağlanan ve bu sözleşmenin 1 inci maddesi kapsamındaki resmi belgeler, "apostille" kaşesi taşıması kaydıyla belgelerin alındığı ülkedeki Türkiye Cumhuriyeti Konsolosluğu veya Türk Dışişleri Bakanlığı onay işleminden muaftır. Türkiye Cumhuriyeti ile diğer devlet veya devletler arasında belgelerdeki imza, mühür veya damganın tasdik işlemini belirli işlemlere bağlı tutan hükümler içeren bir anlaşma veya sözleşme bulunduğu takdirde, bu ülkelerden sağlanan belgelerin onayı bu anlaşma veya sözleşme hükümlerine göre yaptırılabilir. Belgelerin Türkçe tercümelerinin istenildiği hallerde ise, yurt dışından sağlanan resmi belgeler ile idarece ihale dokümanında belirlenen belgelerin tercümelerinin Türkiye Cumhuriyeti Konsolosluğunca veya Türk Dışişleri Bakanlığınca onaylı olması şarttır. Apostille kaşesi taşıyan belgelerin tercümeleri ile Türkiye Cumhuriyeti Konsolosluğunca veya Türk Dışişleri Bakanlığınca onaylı olması şartı aranmayan belgelerin tercümelerinin yeminli mütercimlerce yapılması ve noter onaylı olması zorunludur. Uluslararası Akreditasyon Forumu Karşılıklı Tanınma Antlaşmasında yer alan ulusal akreditasyon kurumlarınca akredite edilmiş belgelendirme kuruluşları tarafından verilen belgeler ve bunların tercümeleri, bu kuruluşların uluslararası kurallara uygun şekilde akredite edilmiş olduklarının Türk Akreditasyon Kurumu’ndan alınacak bir yazı ile teyit edilmesi durumunda belgelerin verildiği ülkedeki Türkiye Cumhuriyeti Konsolosluğu veya Türkiye’de Dışişleri Bakanlığı onay işleminden muaftır. İdare, Yurt dışında faaliyet gösteren isteklilerin durumu ile ilgili olarak ticaret siciline tescil edildiği yerin Meslek Odası ile ticaret sicil kaydı (istekli şirket ise kuruluşu ve ortakları) 17
hakkında yazışma yapabilir ve isteklinin güvenirliğinin tespiti için bu konuda uzmanlaşmış kuruluşlara yurtdışında araştırma yaptırabilir. Ekonomik ve mali yeterlik ile mesleki ve teknik yeterliğe ilişkin parasal değer ihtiva eden belgeleri, ihalenin veya ön yeterliğin ilk ilan tarihindeki Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankası döviz alış kuru üzerinden veya yabancı para cinsinden teklif verilebilecek durumlarda ise çapraz kurlar üzerinden tekliflerin değerlendirilmesinde esas alınacak para birimine çevirerek değerlendirir. a) Ekonomik ve Mali Yeterliğe İlişkin Belgeler 1- Bankalardan temin edilecek belgeler : Bu belgelerin istenildiği ihalelerde, teklif edilen bedelin % 5’ inden az olmamak üzere istekli tarafından belirlenecek tutarda, bankalar nezdindeki kullanılmamış nakit kredisi veya kullanılmamış teminat mektubu kredisini gösterir, yerli veya yabancı bankalardan alınacak belgelerin (standart formlara uygun ) verilmesi zorunludur. Gerek görüldüğünde bu belgeler, ilgili bankanın genel müdürlüğünden veya şubesinden teyit ettirilebilir. Faks ile yapılan teyitler, banka şubesinin en az iki yetkilisinin imzasını taşımalıdır. İş ortaklığında, bu belgeler ortaklarca hisseleri oranına bakılmaksızın müştereken karşılanabilir. 2- İsteklinin bilançosu veya eşdeğer belgeleri : İsteklinin bilançosunun istenildiği mal alım ihalelerinde, isteklilerce, ihalenin yapıldığı yıldan önceki yıla ait yıl sonu bilançosunun veya gerekli görülen bölümlerinin yoksa bunlara eşdeğer belgelerin verilmesi zorunludur. Bu belgelerin istenildiği durumlarda; (a) Belli sürelerde nakit akışını sağlayabilmesi için gerekli likiditeye ve kısa dönem (bir yıl) içinde borç ödeme gücüne sahip olup olmadığını gösteren cari oranın (dönen varlıklar / kısa vadeli borçlar) en az 0,50 olması, (b) Aktif varlıkların ne kadarının öz kaynaklardan oluştuğunu gösteren öz kaynak oranının (öz kaynaklar/ toplam aktif) en az 0,10 olması, (c) Kısa vadeli banka borçlarının öz kaynaklara oranının 0,75’den küçük olması, yeterlik kriterleri olarak öngörülür ve sayılan üç kriter birlikte aranır. Bu şartları bir önceki yılda sağlayamayan istekliler, son iki yıla kadarki belgelerini sunabilirler, bu takdirde, belgeleri sunulan son iki yılın ortalaması üzerinden asgari değerlerin sağlanıp sağlanmadığına bakılır. Bilançoların veya bilançoların gerekli görülen bölümlerinin, ilgili mevzuatına göre düzenlenmiş ve yeminli mali müşavir veya serbest muhasebeci mali müşavir yada vergi dairesince onaylanmış olması gereklidir. Yayınlanması zorunlu olmayan bilançolarını veya bunların bölümlerini ibraz etmeyen istekliler yukarıda belirtilen kriterleri sağladıklarını yeminli mali müşavir veya serbest muhasebeci mali müşavirce onaylı belgelerle tevsik edebilirler. Serbest meslek erbabının vereceği ilgili mevzuatına göre düzenlenmiş ve onaylanmış serbest meslek kazanç defteri özetinde gösterilen değerlere göre, toplam gelir/toplam gider oranının son yıl değerinin en az (1,25) olması şartı aranır. Bu durumda yukarıda bilançolar veya gerekli görülen bölümler üzerinden hesaplanacak oranlar aranmaz.
18
İsteklinin iş ortaklığı olması halinde, iş ortaklarının her birinin istenen belgeleri ayrı ayrı vermesi ve ortaklardan her birinin (a), (b) ve (c) bentlerinde belirtilen şartları sağlaması zorunludur. Ancak, pilot ortağın hissesinin % 50 den fazla olduğu durumlarda pilot ortağın tek başına aranılan şartları sağlaması yeterlidir. İhalenin yapıldığı yıl içinde kurulan şirketlerde açılış bilançosunun verilmesi yeterli olup bu bilançoların da ilgili mevzuatına göre düzenlenmiş ve yeminli mali müşavir veya serbest muhasebeci mali müşavir yada vergi dairesince onaylanmış olması gereklidir. 3- İsteklinin iş hacmini gösteren belgeler : Bu belgelerin istenildiği mal alım ihalelerinde, isteklilerce ihalenin yapıldığı yıldan önceki son yıla ait, isteklinin toplam cirosunu gösteren gelir tablosu veya ihale konusu iş ile ilgili taahhüdü altındaki ve bitirdiği iş miktarını gösteren belgelerin verilmesi zorunludur. Serbest meslek erbabından satın alınacak mallarda ise, ciro serbest meslek kazanç defteri özeti ile belgelendirilir. Ciro hesabında isteklinin yurt içinde ve yurt dışında yapmış olduğu satış faaliyetlerinden elde edilen gelirler toplamı dikkate alınır. Bu belgelerin; son yıl değerlerinin, toplam ciro için, isteklinin teklif edeceği bedelin % 15 inden, toplam satış geliri için ise, isteklinin teklif edeceği bedelin % 10 undan az olmaması gerekir. İsteklinin öngörülen bu kriterlerden birini sağlaması yeterli kabul edilir. Sunulan gelir tablosu veya serbest meslek kazanç defteri özeti ile taahhüdü altındaki ve bitirdiği iş miktarına ilişkin toplam satış gelirini gösteren belgelerin yeminli mali müşavirce veya serbest muhasebeci mali müşavirce ya da vergi dairesince onaylı olması gerekmektedir. Taahhüdü altındaki işlerin değerlendirilmesinde, işin kamu veya özel sektörde sözleşmeye bağlı olarak sürdürülmesi şartı aranır. İsteklinin, iş ortaklığı olarak taahhüdü altındaki ve bitirdiği iş miktarı o iş ortaklığındaki hissesi oranında dikkate alınır. İsteklinin iş ortaklığı olması halinde, yıllık ciro veya yıllık toplam satış geliri olarak pilot ortaktan asgari değerin % 70’i, diğer ortakların her birinden ise % 30’u istenir. Pilot ortağın ve diğer ortakların tek başına taahhüdü altındaki ve bitirdiği iş miktarı tam olarak, pilot ortağın ve diğer ortakların başka iş ortaklığında taahhüdü altındaki ve bitirdiği iş miktarı o iş ortaklığındaki hisseleri oranında dikkate alınır. İş ortaklığı ortaklarının her birinin istenen belgeleri ayrı ayrı ibraz etmesi zorunludur. İhalenin yapıldığı yıl içinde kurulan şirketlerde ihalenin yapıldığı tarihe kadar olan toplam ciro veya toplam satış gelirini gösteren belgelerin verilmesi yeterli olup, gelir tablosu veya serbest meslek kazanç defteri özeti ile taahhüdü altındaki ve bitirdiği iş miktarına ilişkin toplam satış gelirini gösteren belgelerin yeminli mali müşavirce veya serbest muhasebeci mali müşavirce ya da vergi dairesince onaylı olması gerekmektedir. Gelir tablosundan alınacak toplam yıllık ciro veya toplam satış geliri, gelirin elde edildiği yılın 30 Haziran tarihinden itibaren Devlet İstatistik Enstitüsünce yayımlanan aylık TEFE üzerinden, ihalenin ilk ilan tarihi itibariyle güncelleştirilir. b) Mesleki ve Teknik Yeterliğe İlişkin Belgeler 1- İsteklinin mesleki faaliyetini sürdürdüğünü ve teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren belgeler : Bu Yönetmelik kapsamında yapılacak mal alımı ihalelerinde isteklilerden; (a) Gerçek kişi olması halinde, ihaleye ilişkin ilk ilanın yapıldığı yıl içinde alınmış Ticaret ve/veya Sanayi Odası veya Meslek Odasına kayıtlı olduğunu gösterir belgenin, 19
(b) Tüzel kişi olması halinde, mevzuatı gereği tüzel kişiliğin siciline kayıtlı bulunduğu Ticaret ve/veya Sanayi Odasından, ihaleye ilişkin ilk ilanın yapıldığı yıl içerisinde alınmış, tüzel kişiliğin sicile kayıtlı olduğuna dair belgenin, (c) Gerçek kişi olması halinde, noter tasdikli imza beyannamesinin, (d) Tüzel kişi olması halinde, ilgisine göre tüzel kişiliğin ortakları, üyeleri veya kurucuları ile tüzel kişiliğin yönetimindeki görevlileri belirten son durumu gösterir Ticaret Sicil Gazetesi veya bu hususları tevsik eden belgeler ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirkülerinin, istenilmesi zorunludur. Vekaleten ihaleye katılma halinde, istekli adına katılan kişinin ihaleye katılmaya ilişkin noterden onaylı vekaletnamesi ile vekaleten katılanın noter tasdikli imza beyannamesi istenir. İş ortaklıklarında, iş ortaklığı beyannamesi (standart forma uygun) ile birlikte iş ortaklığını oluşturan gerçek veya tüzel kişilerin her birinin ilgisine göre (a), (b), (c) ve (d) bentlerindeki belgeleri ayrı ayrı vermeleri zorunludur. 2- İş deneyim belgeleri : Bu Yönetmeliğin 29 uncu maddesi uyarınca bu belgelerin istenildiği mal alım ihalelerinde, son beş yıl içinde yurt içinde ve yurt dışında kamu veya özel sektörde gerçekleştirilen ve idarece noksansız ve ayıpsız kabul edilen ihale konusu alım veya ihale dokümanında belirlenecek benzer nitelikteki alımlarla ilgili deneyimi gösteren belgelerin isteklilerce verilmesi zorunludur. İş deneyiminde değerlendirilecek benzer işler; ihaleye konu alımla nitelik ve/veya nicelik bakımından benzerlik gösteren, aynı veya benzer üretim usul ve tekniği gerektiren, tesis, makine, teçhizat ve diğer ekipman ile mali güç, ihtisas ve organizasyon gerekleri itibariyle benzer özellikteki işlerdir. Tanımlarda belirtilen esaslara uygun biçimde, hangi nitelikteki mal alımlarının benzer alım kabul edileceği ilgili idarece tespit edilir ve ön yeterlik ve ihale dokümanı ile ihale veya ön yeterliğe ilişkin ilan veya davet belgelerinde belirtilir. İhale konusu işin özelliği dikkate alınarak istekli tarafından teklif edilen bedelin % 25 inden az ve % 50’sinden fazla olmamak üzere idarelerce belirlenecek bir oranda ihale konusu alım veya ihale dokümanında belirlenecek benzer nitelikteki alımlara ait tek sözleşmeye ilişkin iş deneyim belgesinin ibrazı istenir. İş deneyim belgeleri (standart forma uygun), bir taahhüt kapsamında kamu kurum ve kuruluşlarında yerine getirilen mal tedariklerinde isteklinin başvurusu üzerine, taahhüdün gerçekleştirildiği idare tarafından düzenlenerek sözleşmeyi yapan yetkili makam tarafından onaylanır. Sözleşmenin, idarenin izni ile devredilmesi halinde, devir öncesindeki veya sonrasındaki dönemde işin en az % 70 ini gerçekleştiren yükleniciye iş deneyim belgesi düzenlenir. Alt yüklenicilere de sözleşmenin devri öncesindeki veya sonrasındaki dönemde üstlendikleri işleri bir bütün olarak bitirmeleri halinde iş deneyim belgesi verilir. İş ortaklığı yüklenicilerin gerçekleştirdikleri işlerde, ortakların her birine iş ortaklığındaki hissesini de belirtir iş deneyim belgesi düzenlenir. Yabancı yükleniciler ile yerli yüklenicilerin yurt dışında gerçekleştirdikleri mal tedarikleri ile ilgili olarak, iş sahibi kurum veya kuruluşun o ülke mevzuatına uygun biçimde düzenlemiş olduğu iş deneyim belgeleri kabul edilir. 20
Kamu kurum ve kuruluşlarında yerine getirilen taahhütlerin yüklenicileri, iş deneyim belgesi için; sözleşme, kabul tutanağı, ödeme belgeleri ile varsa tasfiye tutanağı, iş artış olurları ve devir sözleşmesini ekleyerek, ilgili kurum veya kuruluşa başvurur. İbraz edilen belgeler ile bu belgelere dayanılarak düzenlenen iş deneyim belgesinde yer alan bilgilerin doğruluğundan, belge vermeye yetkili kurum ve kuruluşlar ile adına belge düzenlenen kişiler sorumludur. Bir taahhüt kapsamında özel sektörde yerine getirilen mal tedariklerinde ise iş deneyimini tevsik için yükleniciler, işe ait sözleşme ve bu sözleşmenin uygulanmasına ilişkin düzenlenen fatura veya serbest meslek makbuzu suretlerini, ihale veya ön yeterliğe başvuru belgelerine ekleyerek ihale komisyonuna sunarlar. İstekliler tarafından iş deneyimine ilişkin olarak başvuru belgeleri ile birlikte sunulan bu belgeler, ihale veya ön yeterlik aşamasında ihale komisyonunca değerlendirilerek isteklinin iş deneyimine sahip olup olmadığı belirlenir. İhale komisyonu, iş deneyimine ilişkin değerlendirmelerinden, istekli ise verdiği belge ve bilgilerin doğruluğundan sorumludur. İş ortaklıklarında pilot ortağın iş deneyimi, idarece yeterlik kriteri olarak öngörülen orana göre toplam teklif bedeli üzerinden hesaplanacak tutarın % 30’undan az olamaz. Pilot ortağa ait iş deneyim belgesinin idarece belirlenen yeterlik kriterini sağlaması şartıyla, diğer ortaklardan iş deneyim belgesi aranmaz. İş deneyim belgeleri, belge sahibi gerçek veya tüzel kişiler dışındaki istekliler tarafından kullanılamaz, devredilemez, kiraya verilemez ve satılamaz. Bu belge sahiplerinin ortağı bulunduğu tüzel kişilerin ihaleye girebilmesinde, tüzel kişinin yarısından fazla hissesine sahip olması ve her ihalede bu oranın aranması zorunludur. Alt yüklenicilerin iş deneyiminin değerlendirilmesinde; yaptıkları işin esas sözleşme fiyatları ile hesaplanan tutarını geçmemek üzere, sözleşmesinin tamamını bir bütün olarak gerçekleştirip bitirmeleri şartıyla, kendi sözleşmelerinde yazılı bedel esas alınır. Yüklenici ile alt yüklenici arasında yapılacak sözleşmelerde, nevi itibariyle en az bir işin baştan sona yapılmasının öngörülmesi şartı aranır. Şahıs şirketlerinde (komandit şirketin komanditer ortağı hariç) ortakların şirketten ayrılmaları halinde, ortaklık döneminde gerçekleştirilen işlere ait, şirket adına düzenlenmiş olan iş deneyim belgesi ayrılan ortakların hisseleri oranında ihalelerde şahsi iş deneyimi olarak değerlendirilir. Bu belgelerin şirket adına kullanılmasında belge tutarı değerlendirilirken ayrılan ortakların hisselerine isabet eden tutar belge toplamından düşülür. İhale konusu alım veya benzer alımlarla ilgili olarak istenen iş deneyiminin belgelendirilmesinde tek sözleşmeye dayalı olarak alınmış iş deneyim belgeleri değerlendirilir. Birden fazla iş deneyim belgesinin tutarı, toplanarak dikkate alınmaz. İsteklilerin tek başına gerçekleştirdikleri işlere ait iş deneyim belgeleri tam olarak, iş ortaklıklarında ortak olarak gerçekleştirdikleri işlere ait iş deneyim belgeleri ise o iş ortaklığındaki hissesi oranında değerlendirilir. İhale komisyonları, iş deneyim belgelerinde yazılı tutarları; yurt içinde sözleşmenin yapıldığı tarihten itibaren, ihalenin ilk ilan tarihine kadar aylık TEFE üzerinden, yabancı para cinsinden iş deneyim tutarlarını ise, ihalenin ilk ilan tarihindeki Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankası döviz alış kuru üzerinden güncelleştirir.
21
İhale komisyonları isteklilerce ibraz edilen iş deneyimiyle ilgili belgelerdeki bilgilerin tahkiki amacıyla; iş deneyimine ilişkin sözleşme, kabul tutanağı, ödeme belgeleri ve varsa iş artış olurları, ek sözleşme ve devir sözleşmesi gibi belgelerden gerekli gördüklerini isteyebilir. 3- Üretim, imalat kapasitesi, araştırma-geliştirme faaliyetlerini belirlemeye yönelik belgeler: İsteklinin üretim ve/veya imalat kapasitesine ilişkin durumunun ihale konusu işi yerine getirebilmek için uygun olup olmadığının tespiti amacıyla aşağıdaki belgelerden gerekli olanlar istenilebilir: (a) İstekli imalatçı ise imalatçılık belgesi ve/veya kapasite raporu, (b) İstekli yetkili satıcı ise, imalatçının imalatçılık belgesi ile yetkili satıcılık belgesi, (c) Türkiye’de serbest bölgelerde faaliyet gösteren imalatçı veya yetkili satıcı ise yukarıdaki belgelerin yanı sıra serbest bölge faaliyet belgesi. İhale konusu işin özelliğine göre gerek duyulduğu taktirde isteklinin araştırma-geliştirme faaliyetlerinde bulunup bulunmadığı ile varsa bu faaliyetlerini yürüttüğü birimine ilişkin belgeler de ayrıca istenilebilir. İş ortaklığını oluşturan ortaklardan birinin veya pilot ortağın idarece istenen belgeleri vermesi yeterlidir. 4- İsteklinin organizasyon yapısına ve personel durumuna ilişkin belgeler: İhale konusu alımın/işin özelliğine göre, teklif edilen malın üretim aşamalarında istenilen kalite ve özelliklerde üretilebilmesini teminen gerekli yeterliğe sahip personel çalıştırıldığına dair belgeler ile ihale konusu malın ve daha sonra gerektiğinde yedeklerin, yedek parçaların kolay ve hızlı temin edilebilirliği ile servis ve bakım-onarım hususlarında iyi bir organizasyon yapısına sahip olunduğuna ilişkin belgeler istenilebilir. İş ortaklığını oluşturan ortaklardan birinin veya pilot ortağın idarece istenen belgeleri vermesi yeterlidir. 5- Makine ve diğer ekipmana ilişkin belgeler: İdarenin ihtiyacına uygun olarak imal ettirilmek suretiyle satın alınması öngörülen mal alım ihalelerinde, bu imalatın yapılabilmesi ve ihale konusu işin yerine getirilebilmesi için gerekli görülen tesis, makine, teçhizat ve diğer ekipmana ilişkin belgeler istenilebilir. Tesis, makine, teçhizat ve diğer ekipman için kendi malı olma şartının aranmaması esastır. Tesis, makine, teçhizat ve diğer ekipman isteklinin kendi malı ise fatura, demirbaş veya amortisman defterinde kayıtlı olduğuna dair noter tespit tutanağı veya yeminli mali müşavir raporu ya da serbest muhasebeci mali müşavir raporu ile tevsik edilmesi, taahhüt edilerek temin edilecek olması durumunda ise noter onaylı taahhütnamenin ibrazı gerekir. Geçici ithalle getirilmiş veya 3226 sayılı Finansal Kiralama Kanunu hükümlerine göre edinilmiş tesis, makine, teçhizat ve diğer ekipman da, kira sözleşmesi eklenmek ve ihale ilk ilan tarihine kadar olan kiraların ödendiği belgelenmek şartı ile isteklinin kendi malı sayılır. İş ortaklığında tesis, makine, teçhizat ve diğer ekipman, ortaklık oranına bakılmaksızın değerlendirilir. 6- Kalite kontrolden sorumlu olan ilgili teknik personel veya teknik kuruluşlara ilişkin belgeler: İstekliden, kalite kontrolünün ne şekilde gerçekleştirildiğine dair belgeler istenilebilir. Bu belgelerin istenilmesi durumunda;
22
(a) Kalite kontrolünün isteklinin birimi tarafından yerine getirilmesi halinde yeterli personele ve kalite kontrolünün yapılabilmesi için gerekli tesislere sahip olduğuna ilişkin belgelerin, (b) Kalite kontrolünün teknik kuruluşlar tarafından yapılması halinde bu kuruluşun standartlara uygunluğu ile bir akreditasyon kuruluşunca akredite edilip edilmediğine ilişkin belgelerin, verilmesi gerekmektedir. İş ortaklığında ortaklık oranına bakılmaksızın bu belgeleri en az bir ortağın sağlaması gerekir. 7- Uluslararası kurallara uygun şekilde akredite edilmiş kalite kontrol kuruluşları tarafından verilen sertifikalar: İdare, ihale konusu mallara ilişkin olarak alımın niteliğini göz önünde bulundurarak imalatta yeterlik belgesi, ürün belgeleri, kalite uygunluk belgesi, kalite yönetim sistem belgesi, laboratuar yeterlilik belgesi, çevre yönetim sistem belgesi, personel belgelendirilmesine ilişkin olarak sertifika ve belge isteyebilir. Bu belge ve sertifikaların, Türk Akreditasyon Kurumu tarafından akredite edilen belgelendirme kuruluşları veya Uluslararası Akreditasyon Forumu Karşılıklı Tanınma Antlaşmasında yer alan ulusal akreditasyon kurumlarınca akredite edilmiş belgelendirme kuruluşları tarafından düzenlenmesi zorunludur. Bu belgelendirme ve kalite kontrol kuruluşlarının Uluslararası Akreditasyon Forumu Karşılıklı Tanınma Antlaşmasında yer alan ulusal akreditasyon kurumlarınca akredite edilmiş belgelendirme kuruluşu olduklarının Türk Akreditasyon Kurumu’ndan alınacak bir yazı ile teyit edilmesi gerekir. Türk Akreditasyon Kurumu tarafından akredite edildiği duyurulan belgelendirme kuruluşları tarafından verilen belge ve sertifikalar için Türk Akreditasyon Kurumu’ndan teyit alınması zorunlu değildir. İlgili kamu kuruluşlarının düzenlemeleri ile getirilen mecburi standartlara; TSE marka zorunluluğu getirilen sanayi malları için TSE belgesine; Tarım ve Köyişleri Bakanlığı tarafından düzenlenen 560 sayılı Gıdaların Üretimi, Tüketimi ve Denetlenmesine Dair Kanun Hükmünde Kararname kapsamındaki ürünler için gıda sicil ve gıda üretim sertifikasına ilişkin hükümlere şartnamelerde yer verilecektir. 8- Tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları: İdarece gerek görüldüğü takdirde, teklif edilen malın ihale dokümanında belirlenen şartlara uygunluğunu teyit etmek amacıyla numunelerinin, ayrıntılı teknik bilgilerinin yer aldığı katalogların, fotoğrafların ve benzeri tanıtım materyalinin de verilmesi istenilebilir. İdarelerce bunların doğruluğunun teyidi için üretim ve/veya imalat aşaması ile sevkiyat aşamalarında idarece belirlenen uzmanlarca denetlenmesi de talep edilebilir. ALTINCI BÖLÜM İhale İlan Süreleri ve Kuralları, İlan veya Teklif İstenildikten Sonra İlan ve İhale Dokümanında Değişiklik veya Açıklama Yapılması ve İhalenin İptal Edilmesi Ġhale Ġlân Süreleri ve Kuralları Madde 31 — Doğrudan temin hariç ihale ilanlarının, Resmî Gazete’de veya Kamu İhale Bülteni ile mahalli yayın araçlarında yapılması esastır. 23
İhale ilanlarının, ilan edilmesi istenilen sürelerde ilan edilebilmesi için; mahalli yayın araçları için en az 3 (üç) gün, Resmi Gazete veya Kamu İhale Bülteni için 10 (On) gün önce gönderilmesi gerekmektedir. İhale, alım konusunun mahiyetine ve özelliğine göre gerekli görülecek ilgili diğer yerlerde de ilan olunur. İhalenin yapılacağı yerde gazete çıkmaması halinde veya gerek görülmesi halinde ilân, aynı süreler içinde idare ile hükümet ve belediye binalarının ilân tahtalarına asılacak yazılar ve belediye yayın araçları ile yapılır. Bu işlemler bir tutanakla belgelenir. Ayrıca, ihalelere katılımın artırılması amacıyla ihale konusu işi yapabilecek veya teklif verebilecek firma veya kuruluşlara yazılı bilgi verilebilir ve bilgi işlem ağı veya elektronik haberleşme (internet) yolu ile de ayrıca ilan edilebilir. Bütün isteklilere tekliflerini hazırlayabilmeleri için yeterli süre tanımak suretiyle; a) Yaklaşık maliyeti 41 inci maddenin (ı) bendi kapsamında belirtilen limitin üzerinde ve Komisyon Başkanına tanınan yetkinin % 10 (Yüzde onu) na kadar olan ihaleler, ihale tarihinden en az 5 (Beş) gün önce mahalli gazetelerin en az birinde, b) Yaklaşık maliyeti 14 üncü madde ile Komisyon Başkanına tanınan yetkinin % 10 (Yüzde onu) nun üzerinde ve Genel Müdürün yetkisine kadar olan ihaleler, ihale tarihinden en az 10 (On) gün önce Resmî Gazete veya Kamu İhale Bülteninde, c) Yaklaşık maliyeti 14 üncü madde ile Genel Müdüre tanınan yetkinin üzerinde olan ihaleler, ihale tarihinden en az 15 (Onbeş) gün önce Resmî Gazete veya Kamu İhale Bülteninde, en az birer defa yayımlanmak suretiyle ilân edilerek duyurulur. Uluslararası ilan yapılması halinde yukarıda belirtilen asgari ilan sürelerine 12 (Oniki) gün eklenir. Ġhale Ġlânlarında Bulunması Zorunlu Hususlar Madde 32 — İhale dokümanında belirtilmeyen hususlara ilânlarda yer verilemez. İhale ilânlarında aşağıdaki hususların belirtilmesi zorunludur: a) İdarenin adı, adresi, telefon ve faks numarası, b) İhalenin adı, niteliği, türü, miktarı, c) Mal alımı ihalelerinde teslim yeri, hizmet alımı ihalelerinde ise işin yapılacağı yer, d) İhale konusu işe başlama ve işi bitirme tarihi, e) Uygulanacak ihale usulü, f) İhale dokümanının nerede görülebileceği ve hangi bedelle alınacağı, g) İhalenin nerede, hangi tarih ve saatte yapılacağı, h) Teklif edilen bedelin % 3' ünden az olmamak üzere, isteklice belirlenecek tutarda geçici teminat verileceği, ı) İhaleye konsorsiyumların teklif verip veremeyeceği, i) İhalenin (ceza ve yasaklamalarla ilgili hususlar hariç) 4734 ve 4735 sayılı kanunlara tabi olmadığı hususları, j) İdarece gerek görülen diğer hususlar. İlanlarda hata fark edilmesi durumunda, ihale onay merciinin kararı ile, ilan yenilenir veya ihale gününe 5 (beş) günden daha fazla bir süre varsa, değişiklik aynı usulle yayınlanır. İlgili tüm taraflar değişiklikten haberdar edilir. 24
Ön Yeterlik Ġlânlarında Bulunması Zorunlu Hususlar Madde 33 — Ön yeterlik dokümanında belirtilmeyen hususlara ilânlarda yer verilemez. Ön yeterlik ilânlarında aşağıdaki hususların belirtilmesi zorunludur: a) İdarenin adı, adresi, telefon ve faks numarası, b) İhalenin adı, niteliği, türü, miktarı, c) Ön yeterliğe katılabilme şartları ve istenilen belgelerin neler olduğu, d) Ön yeterlik değerlendirmesinde uygulanacak kriterler, e) Ön yeterlik dokümanının nerede görülebileceği ve hangi bedelle alınacağı, f) Ön yeterlik başvurusunun sunulacağı yer ile son başvuru tarih ve saati, g) İdarenin ceza ve ihalelerden yasaklama hükümleri hariç 4734 ve 4735 sayılı Kanuna tâbi olmadığı, h) İdarece gerek görülen diğer hususlar. Ġlan veya Teklif Ġstenildikten Sonra Ġlan ve Ġhale Dokümanında DeğiĢiklik veya Açıklama Yapılması Madde 34 — 31, 32 ve 33 üncü maddelerdeki hükümlere uygun olmayan ilânlar geçersizdir. Bu durumda, ilân bu maddelere uygun hale getirilmedikçe ihale veya ön yeterlik yapılamaz. İlan yapıldıktan sonra ihale ve ön yeterlik dokümanında değişiklik yapılmaması esastır. Değişiklik yapılması zorunlu olursa, bunu gerektiren sebep ve zorunluluklar bir tutanakla tespit edilerek önceki ilanlar geçersiz sayılır ve iş yeniden aynı şekilde ilan olunur. Ancak, teklif ve başvuruların hazırlanmasını etkileyebilecek maddi veya teknik hatalar veya eksikliklerin idarece tespit edilmesi ya da istekli veya adaylarca yazılı olarak bildirilmesi halinde, zeyilname düzenlenmek suretiyle ihale ve/veya ön yeterlik dokümanında değişiklik yapılabilir. Yapılan bu değişikliklere ilişkin zeyilname, son teklif verme veya son başvuru tarihinden en az 5 (Beş) gün öncesinde bilgi sahibi olmalarını temin edecek şekilde ihale veya ön yeterlik dokümanı alanların tümüne yazılı olarak gönderilir veya imza karşılığı elden tebliğ edilir ve son teklif verme veya ön yeterlik son başvuru tarihinden en az 5 (Beş) gün önce bilgi sahibi olmaları sağlanır. Yapılan değişiklik nedeniyle tekliflerin veya başvuruların hazırlanabilmesi için ek süreye ihtiyaç duyulması halinde, teklif verme veya ön yeterlik son başvuru tarihi bir defaya mahsus olmak üzere en fazla 10 (on) gün süreyle zeyilname ile ertelenebilir. Zeyilname düzenlenmesi halinde, tekliflerini vermiş veya başvurularını yapmış olan istekli veya adaylara teklif veya başvurularını geri çekerek yeniden teklif verme veya başvuru yapma imkanı tanınır. Ön yeterlik başvurusu veya teklif verme aşamasında, ihale veya ön yeterlik dokümanında açıklanmasına ihtiyaç duyulan hususlarla ilgili olarak, adaylar ve istekliler son başvuru veya teklif verme gününden 5 (Beş) gün öncesine kadar yazılı olarak açıklama talep edebilirler. Bu tarihten sonra yapılacak açıklama talepleri değerlendirmeye alınmaz. Açıklama talebinin idarece uygun görülmesi halinde idarece yapılacak açıklama, bu tarihe kadar ihale veya ön yeterlik dokümanı alan tüm istekli veya adaylara yazılı olarak bildirilir veya imza karşılığı elden tebliğ edilir. İdarenin bu yazılı açıklaması, teklif verme veya son başvuru gününden en az 5 (Beş) gün önce tüm aday veya isteklilerin bilgi sahibi olmalarını sağlayacak şekilde yapılır. 25
Açıklamada, sorunun tarifi ve idarenin ayrıntılı cevapları yer alır, ancak açıklama talebinde bulunan aday veya isteklinin kimliği belirtilmez. Yapılan yazılı açıklamalar, açıklama yapıldıktan sonra ihale veya ön yeterlik dokümanını alanlara, ihale ve ön yeterlik dokümanı ile birlikte verilir. Ġhalenin Ġptal Edilmesi Madde 35 — İdare, aşağıda belirtilen şekilde ihaleleri iptal etmekte serbesttir. İhalenin iptal edilmesi durumunda idare herhangi bir yükümlülük altına girmez ve ihalenin iptal edilmesi nedeniyle isteklilerce idareden herhangi bir hak talebinde bulunulamaz. Ancak, isteklilerin talepte bulunması halinde, ihalenin iptal edilme gerekçelerini talep eden isteklilere bildirilir. İhalenin iptal edilmesi durumunda, iptal nedenleri gözden geçirilerek yeniden ihaleye çıkılabilir. a) İhale saatinden önce ihalenin iptal edilmesi: İdare, gerekli gördüğü veya ihale dokümanında yer alan belgelerde ihalenin yapılmasına engel olan ve düzeltilmesi mümkün bulunmayan hususların bulunduğunun tespit edildiği hallerde ihaleyi ihale saatinden önce iptal edebilir. Bu durumda, iptal nedeni belirtilmek suretiyle ihalenin iptal edildiği isteklilere ilan edilerek duyurulur. Bu aşamaya kadar teklif vermiş olanlara ihalenin iptal edildiği ayrıca tebliğ edilir. İhalenin iptal edilmesi halinde, verilmiş olan bütün teklifler reddedilmiş sayılır ve bu teklifler açılmaksızın isteklilere iade edilir. b) Teklif zarfları açıldıktan sonrası ihalenin iptal edilmesi: İdare, ihale komisyonu kararı üzerine verilmiş olan bütün teklifleri reddederek ihaleyi iptal etmekte serbesttir. ÜÇÜNCÜ KISIM İhale Süreci BİRİNCİ BÖLÜM Uygulanacak İhale Usulleri Uygulanacak Ġhale Usulleri Madde 36 — İdare tarafından yapılacak mal veya hizmet alımlarının ihalelerinde aşağıdaki usullerden biri uygulanır: a) Açık ihale usulü, b) Belli istekliler arasında ihale usulü, c) Pazarlık usulü. Açık Ġhale Usulü Madde 37 — İhalelerde açık ihale usulünün uygulanması esastır. Açık ihale usulü, bütün isteklilerin teklif verebildiği usuldür. Açık ihale usulü, istenen mal ve hizmet alımının şartnamesindeki hususlar esas alınarak, en uygun teklifte bulunan istekliden alınmasıdır. Açık ihale usulünde, teklifler yazılı olarak alınır. Fiyat ile ilgili teklif mektubu, (isteniyorsa) geçici teminat belgesi, ihale dosyası alındı makbuzu, şartnamelerde istenilen diğer belgeler ile birlikte bir zarfa konularak ağzı kapatılır. Zarfın üzerinde dosya numarasının 26
ve hangi işe ait olduğunun açıkça yazılması zorunludur. Teklif mektuplarında, teklif edilen fiyatın, hem yazı hem de rakamla açık olarak yazılması, kazıntı ve silinti bulunmaması gereklidir. Rakamla yazılan teklif fiyatı ile yazı ile yazılan teklif fiyatı arasında fark var ise, yazı ile yazılan esas alınır. İdari ve teknik şartnameye uygun olan alternatif teklif verilebileceği ön görülmüş ise İhale Komisyonunca alternatif teklifler değerlendirmeye alınabilir. Uygun olmayan şartlı teklifler değerlendirme dışı tutulur.
Belli Ġstekliler Arasında Ġhale Usulü Madde 38 — Alımın, uzmanlık ve/veya ileri teknoloji gerektirmesi nedeniyle açık ihale usulünün uygulanamadığı alımlara ait ihaleler, teklif verebilecek nitelikteki adayları seçmek üzere ön yeterlik değerlendirmesi yapılması suretiyle belli istekliler arasında yapılabilir. 33 üncü maddeye uygun olarak belirlenen ön yeterlik dokümanı ve ön yeterlik ilanında belirtilen değerlendirme kriterlerine göre adayların ön yeterlik değerlendirilmesi yapılır. Belirtilen asgari yeterlik koşullarının sağlayamayanlar geçerli kabul edilmez. Ön yeterlik değerlendirilmesi sonucunda yeterli bulunmayan adaylara da yeterli bulunmama gerekçeleri yazılı olarak bildirilir. İşin niteliğine göre rekabeti engellemeyecek şekilde ihale dokümanı ile davet mektubunda belirtilen değerlendirme kriterlerine göre tekliflerin değerlendirmesi yapılarak 52 nci maddeye göre ihale sonuçlandırılır. İhaleye davet edilebilecek aday sayısının beşten az olması veya teklif veren istekli sayısının üçten az olması halinde ihale iptal edilir. Teklif veren istekli sayısının üçten az olması nedeniyle ihalenin iptal edilmesi durumunda, ihale dokümanı gözden geçirilerek varsa hatalar ve eksiklikler giderilmek suretiyle, ön yeterliği tespit edilen bütün istekliler tekrar davet edilerek ihale sonuçlandırılabilir. Pazarlık Usulü Madde 39 — Aşağıda belirtilen hallerde mal ve hizmet alımları pazarlık usulü ile ihale edilebilir: a) Açık ihale usulü veya belli istekliler arasında ihale usulü ile yapılan ihale sonucunda teklif çıkmaması, b) Doğal afetler, salgın hastalıklar, can veya mal kaybı tehlikesi gibi ani ve beklenmeyen olayların ortaya çıkması üzerine ihalenin ivedi olarak yapılmasının zorunlu olması, c) İdarenin, zaman kaybı bakımından faaliyetlerini olumsuz etkileyebilecek ve önceden öngörülemeyen gelişmelerin meydana gelmesi üzerine ihalenin ivedi olarak yapılmasının zorunlu olması, d) Savunma ve güvenlikle ilgili özel durumların ortaya çıkması gibi ani ve beklenmeyen olayların meydana gelmesi üzerine ihalenin ivedi olarak yapılmasının zorunlu olması, e) İhalenin, araştırma ve geliştirme sürecine ihtiyaç gösteren ve seri üretime konu olmayan nitelikte olması, f) İhale konusu mal veya hizmet alımlarının özgün nitelikte ve karmaşık olması nedeniyle, teknik ve malî özelliklerinin gerekli olan netlikte belirlenememesi,
27
g) Yaklaşık maliyeti 4734 sayılı Kanunun 21 inci maddesinin (f) bendinde belirtilen tutara kadar olan mal veya hizmet alımları. Pazarlık Usulünün Uygulanması Madde 40 — Pazarlık usulünde, istekli/adaylardan istenilen belgelerin tamam olması, ihale dokümanının isteklilerce okunup kabul edildiğine dair imzalarının alınmasını müteakip teknik, fiyat ve diğer konularda görüşme yapılarak ihale sonuçlandırılır. 39 uncu maddenin (b), (c), (d ) ve (g) bentlerinde belirtilen hallerde ilan yapılması zorunlu değildir. Ancak, bu bentlere göre yapılacak ihalelere en az üç istekli davet edilmelidir. 39 uncu maddenin (a), (e) ve (f) bentlerine göre yapılacak ihalelerde istekliler, öncelikle ihale konusu işin teknik detayları ve gerçekleştirme yöntemleri gibi hususlarda fiyatı içermeyen ilk tekliflerini sunar. İdarenin ihtiyaçlarını en uygun şekilde karşılayacak yöntem ve çözümler üzerine ihale komisyonu her bir istekli ile görüşür. Teknik görüşmeler sonucunda şartların netleşmesi üzerine bu şartları karşılayabilecek isteklilerden, gözden geçirilerek şartları netleştirilmiş teknik şartnameye dayalı olarak fiyat tekliflerini de içerecek şekilde son tekliflerini vermeleri istenir. Bu bentlere göre yapılan ihalelerde teklif veren sayısının 3 (Üç) den az olması halinde ihale iptal edilir. 39 uncu maddenin (a), (b), (c) ve (d) bentlerine göre yapılacak ihalelerde, fiyat görüşmesi yapılarak ihale sonuçlandırılır. 39 uncu maddenin (c) ve (g) bentleri kapsamında yapılan alımlarda, sözleşme yapma süresi içinde malın teslim edilmesi, hizmetin yerine getirilmesi ve bunun idarece uygun bulunması halinde, sözleşme yapılması ve kesin teminat alınması zorunlu değildir. Pazarlık, İhale Komisyonu tarafından, yazılı veya sözlü teklif almak veya bedel üzerinden anlaşmak suretiyle yapılır. Pazarlık sonucunda, anlaşmaya varılan fiyat ve gerekli görülecek diğer hususlar bir tutanakla tespit olunur ve bu tutanak, taraflarca imzalanır. İlân yapılacak hallerde, ilânda ihale konusu alanda faaliyet gösteren ve idarece yeterliği tespit edilen adaylar ile görüşme yapılacağı belirtilir. Gerek ilân yapılan gerekse ilân yapılmayan hallerde, sadece 32 nci ve 33 üncü maddeye uygun olarak belirlenen ve ihale dokümanında belirtilen değerlendirme kriterlerine göre yeterliği tespit edilenler ile görüşme yapılır. Alımın, pazarlık usulü ile yapılma gerekçesinin, pazarlığın ne şekilde yapıldığının, ne gibi fiyatlar teklif edildiğinin, alım yapılan firma veya kimsenin niçin tercih edildiğinin pazarlık kararında belirtilmesi zorunludur. Pazarlık sonucu ihale komisyon kararı, yetki limitlerine göre ihale yetkililerince onaylanıp kesinleşmesinden sonra yürürlüğe girer ve diğer işlemler yapılır. Doğrudan Temin Madde 41 — Bu madde ile ihtiyaçların karşılanmasında kolaylık sağlanması amaçlanmış olmakla birlikte, ihtiyaçların bu yönetmelikte sayılan diğer temel ihale usulleri için tespit edilen kurallara (ihale onayı alınması hariç) uyulmaksızın; ihtiyacın niteliğine göre, ilan yapılması, teminat alınması, ihale komisyonu kurulması, isteklilerde belirli yeterlik kriterleri aranması ile şartname ve sözleşme düzenlenmesi gibi zorunluluklar bulunmaksızın, ihale
28
yetkilisince görevlendirilecek kişi veya kişiler tarafından fiyat araştırması yapılarak temin edilmesi mümkün bulunmaktadır. İhale yetkililerince limitler oluşturarak yazılı usuller ihdas edilebilir. (a) ve (b) bentlerine göre yapılacak alımlarda tekliflerin hazırlanması için yeterli süre tanınmak suretiyle davet edilecek istekli ile idarenin ihtiyaçlarını en uygun şekilde karşılamak amacıyla teknik şartlar ve fiyat üzerinde görüşme yapılarak ihtiyaçlar temin edilir. Bu bentlere uygun doğrudan alım taleplerinde amil-i mütehassıs olarak belirlenen firmanın tek üretici veya satıcı olduğunun belgelenmesi zorunludur. Belgelemenin yapılamadığı durumlarda talepte bulunan ünite tarafından oluşturulacak komisyon marifeti ile düzenlenen ve talepte bulunan ünite amirince onaylanan doğrudan alıma ilişkin gerekçeli raporun talep belgeleri ile birlikte Satınalma Birimine gönderilmesi esastır. (a), (b), (c) ve (d) bentlerine göre yapılacak alımlarda, mal veya hizmetin niteliğine göre ihtiyaç olması halinde ihtiyaca uygun bir sözleşme düzenlenebilir ve teminat alınabilir. Yukarıdaki şartlar doğrultusunda, aşağıda belirtilen hallerde ihtiyaçların temini için doğrudan temin usulüne başvurulur: a) İhtiyacın sadece gerçek veya tüzel tek kişi tarafından karşılanabileceğinin tespit edilmesi: Mal alımlarında bu hususun, özel bir düzenleme olan ve 8/6/1983 tarihli ve 18701 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Ticaret ve Sanayi Odaları, Sanayi Odaları, Deniz Ticaret Odaları Muamelat Yönetmeliğinin 50 nci maddesinde tanımlanan ve adına belge düzenlenen kişinin muayyen bir tarihte, muayyen bir malın Türkiye’de fiilen ve münhasıran bir tacirin elinde bulunduğunu gösteren "yed-i vahit belgesi" ile tevsik edilmesi gerekmektedir. Ayrıca, bir taahhüt kapsamında; taahhüt konusu sözleşme veya şartnamede yer alan hükümler nedeniyle belli bir marka veya modelli malın alınmasının zorunlu olduğu hallerde, bu bendin uygulanması mümkün bulunmaktadır. b) Sadece gerçek veya tüzel tek kişinin ihtiyaç ile ilgili özel bir hakka sahip olması: İhale konusu mal alımı, hizmet alım işi; bilimsel, teknik, fikri veya sanatsal v.b. nedenlerle ve münhasır hakların korunması nedeniyle sadece belirli bir mal tedarikçisi, hizmet sunucusu tarafından gerçekleştirilebiliyorsa, ilan yapılmaksızın anılan madde hükmüne göre doğrudan temin yoluyla ihtiyaçların karşılanması mümkün bulunmaktadır. Diğer usullerle temini mümkün olmayan bilimsel yayın, fikir ve sanat eseri, belirli bir akademik kişiden eğitim v.b. mal veya hizmet alımları bu bent kapsamında temin edilebilecektir. c) Mevcut mal, ekipman, teknoloji veya hizmetlerle uyumun ve standardizasyonun sağlanması için zorunlu olan mal ve hizmetlerin, asıl sözleşmeye dayalı olarak düzenlenecek ve toplam süreleri üç yılı geçmeyecek sözleşmelerle ilk alım yapılan gerçek veya tüzel kişiden alınması, Bu kapsamda yapılacak alımlarda, rekabet, saydamlık, ihtiyaçların uygun şartlarla ve zamanında karşılanması ve kaynakların verimli kullanılması ilkeleri ile temel alım usullerinin gereği olarak; daha önce sözleşmeye bağlanmış asıl işin kapsam ve miktarının, idarenin ihtiyacını karşılayacak şekilde tespit edilmesi; toplam süreleri üç yılı geçmemek üzere asıl sözleşmeye dayalı olarak yapılacak alımların ise, ihtiyaca ilişkin asıl sözleşmeye bağlanan mal ve hizmet alımıyla ilgili olarak önceden öngörülmemekle birlikte ihtiyacın gereği olarak ortaya çıkması ve tamamlayıcı nitelikte bir alım olmasına dikkat edilmesi gerekmektedir. d) İdarenin ihtiyacına uygun taşınmaz mal alımı veya kiralanması, 29
e) Özelliğinden dolayı stoklama imkanı bulunmayan ve acil durumlarda kullanılacak olan ilaç, tıbbi sarf malzemeleri ile test ve tetkik sarf malzemesi alımları: İdarelerin ilaç, tıbbi sarf malzemeleri ile test ve tetkik sarf malzemesi gibi ihtiyaçlarını önceden planlayarak temel ihale usulleri ile temin etmeleri esastır. Ancak, özelliğinden dolayı stoklama imkanı bulunmayan ve acil durumlarda kullanılacak olan ilaç, tıbbi sarf malzemesi ile test ve tetkik sarf malzemesi alımlarının doğrudan temin yoluyla karşılanması mümkün bulunmaktadır. Bu bende göre yapılacak alımların, doğası gereği stoklanamayan ve acil durumlar gereği kullanılması zorunlu olan ilaç, tıbbi sarf malzemeleri ile test ve tetkik sarf malzemesi alımlarıyla sınırlı tutulması gerekli olup bu durumlar dışında ihtiyaçların yönetmeliğin diğer hükümlerine göre temin edilmesi zorunludur. Bu tür alımlarının acil bir durum sebebiyle gerçekleştirildiğine ve alım konusu ihtiyacın stoklanmasının mümkün olmadığına ilişkin tevsik edici belgeleri harcama belgelerine eklenir. f) Milletlerarası tahkim yoluyla çözülmesi öngörülen uyuşmazlıklarla ilgili davalarda, idareyi temsil ve savunmak üzere Türk veya yabancı uyruklu avukatlardan ya da avukatlık ortaklıklarından yapılacak hizmet alımları, g) Genel ve katma bütçeli idareler, özel idareler, belediyeler ile bunlara bağlı döner sermayeli kuruluşlar, özel kanunlarla kurulmuş kendilerine kamu görevi verilmiş tüzel kişiliğe sahip kuruluşlar, bağımsız bütçeli kuruluşlar, kamu iktisadi teşebbüsleri ile bu kuruluşların yarıdan fazla sermaye ile ortak oldukları her çeşit kuruluş, müessese ve ortaklıkların sahip oldukları veya ürettikleri mal ve hizmetler; kıymet takdiri yapılmak suretiyle doğrudan doğruya bu kuruluşlardan ihale dokümanları ücretsiz verilmek suretiyle temin edilebilir. Bu durumda teminat alınmaz, ilgili kuruluşlarca yalnızca protokol düzenlenir. h) İdarenin hak sahiplerine sağlayacağı teşhis ve tedaviye yönelik hizmet alımları ile tedavisi idarece üstlenilen kişilerin ayakta tedavisi sırasında reçeteye bağlanan ilaç ve tıbbi malzemelerin kişilerce alımları, ı) 14 üncü maddenin (d) bendinde belirtilen limiti aşmayan, işin niteliğine göre günlük ve küçük ölçekli ihtiyaçlar ile temsil ağırlama faaliyetleri kapsamında yapılacak konaklama, seyahat ve iaşeye ilişkin mal ve hizmet alımlarında, ihale yetkilisince görevlendirilecek kişi veya kişiler tarafından yazılı olarak fiyat araştırması yapılır. Araştırma sonucunda toplanan bilgi ve belgeler bir tutanakta gösterilir. İsteklilerce verilen teklifler talebe göre incelenir ve istenilen şartlara uygun olmayan teklifler gerekçesi belirtilerek değerlendirme dışı tutulur. Teknik yönden gerekirse talep eden ünitenin/birimin görüşleri alınarak ekonomik açıdan ve şartlara göre en uygun teklif veren istekliden/isteklilerden ihtiyaçlar temin edilir. Yapılan işlemlere ait belgeler araştırmayı yapan görevli kişi/kişiler, Satın Alma Şube Müdürü ile İhale Yetkilisi olan Ticaret ve Pazarlama Dairesi Başkanınca "görüldü" şerhi düşülerek imzalanır. Bu bent kapsamında yapılan alımların muayene ve kabul işlemleri, talep eden ünite/birim ile Kalite Kontrol Dairesi Başkanlığının ortak mutabakatı sonucunda yapılır. İsteğe uygun bulunan alımların faturası veya ödemeye esas belgenin aslına, İhale Komisyonu Başkanı olan Genel Müdür Yardımcısı ile Ticaret ve Pazarlama Dairesi Başkanınca talebin tarih ve sayısı ile alımın "uygun olduğu" notu yazılıp imzalandıktan sonra işleme konulmak üzere ilgili birimlere gönderilir. Bu işlemlerde yazılı satınalma kararı ve/veya yazılı sipariş şartı aranmaz, yapılan işlemler bir tutanakla tespit edilir.
30
Belirlenen parasal limitlere bağlı olarak yapılacak ihtiyaç teminlerinde, yapılan fiyat araştırması sonucunda öngörülen parasal limitin aşılacağının tespit edilmesi halinde, ihtiyacın temel ihale usulleri ile temin edilmesi gerekir. Bu bent kapsamında yapılan alımlarda ihale dokümanı ücretsiz verilir. İKİNCİ BÖLÜM Tekliflerin ve Başvuruların Sunulması Tekliflerin Hazırlanması ve Sunulması Madde 42 — Teklif mektubu ve geçici teminat da dahil olmak üzere ihaleye katılabilme şartı olarak istenilen bütün belgeler bir zarfa konulur. Zarfın üzerine isteklinin adı, soyadı veya ticaret unvanı, tebligata esas açık adresi, teklifin hangi işe ait olduğu ve İdarenin açık adresi yazılır. Zarfın yapıştırılan yeri istekli tarafından imzalanır ve mühürlenir. Teklif mektupları yazılı ve imzalı olarak sunulur. Teklif mektubunda ihale dokümanının tamamen okunup kabul edildiğinin belirtilmesi, teklif edilen bedelin rakam ve yazı ile birbirine uygun olarak açıkça yazılması, üzerinde kazıntı, silinti, düzeltme bulunmaması ve teklif mektubunun ad, soyad veya ticaret unvanı yazılmak suretiyle yetkili kişilerce imzalanmış olması zorunludur. Mal alımı ihalelerinde, ihale dokümanında alternatif teklif verilebileceğine dair hüküm bulunması halinde, alternatif teklifler de aynı şekilde hazırlanarak sunulur. Teklifler ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar sıra numaralı alındılar karşılığında İdareye verilir. Bu saatten sonra verilen teklifler kabul edilmez ve açılmaksızın iade edilir. Teklifler iadeli taahhütlü olarak da gönderilebilir. Posta ile gönderilecek tekliflerin ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar İdareye ulaşması şarttır. Postadaki gecikme nedeniyle işleme konulmayacak olan tekliflerin alınış zamanı bir tutanakla tespit edilir. Verilen teklifler, zeyilname düzenlenmesi hali hariç, herhangi bir sebeple geri alınamaz ve değiştirilemez. Ön yeterliğe katılabilme şartı olarak istenen bütün belgeler de yukarıda açıklanan esas ve usullere uygun olarak İdareye sunulur. Teklif Zarflarının Verilmesi Madde 43 — İlan verme yoluyla veya ilana gidilmeksizin satınalma ve ihalelerde, teklif zarfları haberleşme işlerini yürüten birimlerce, zarflar açılmadan ve üzerine geliş ve teslim ediliş tarihi ve saati de yazılarak kaydı yapılır ve derhal alım organına verilir. Alınan teklifler zeyilname düzenlenme şartı hariç hiçbir şekilde iade edilmez. Haberleşme işlerini yürüten birimlerce, üzerinde teklif zarfı olduğunu gösterecek kayıt ve işaret bulunmaması nedeniyle yanlışlıkla açılan zarflar, bir tutanak düzenlenerek, bu tutanakla birlikte başka bir zarfa konulur, zarfın yapıştırıldığı kısım, Haberleşme Şefi, yoksa ilgili memuru tarafından imzalanıp, alım organına verilir. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Teminatlar Teminat Olarak Kabul Edilecek Değerler 31
Madde 44 — Teminat olarak kabul edilecek değerler aşağıda gösterilmiştir: a) Tedavüldeki Türk Parası, b) Bankalar ve özel finans kurumları tarafından verilen teminat mektupları, c) Hazine Müsteşarlığınca ihraç edilen Devlet iç borçlanma senetleri ve bu senetler yerine düzenlenen belgeler. İlgili mevzuatına göre Türkiye'de faaliyette bulunmasına izin verilen yabancı bankaların düzenleyecekleri teminat mektupları ile Türkiye dışında faaliyette bulunan banka veya benzeri kredi kuruluşlarının kontrgarantisi üzerine Türkiye'de faaliyette bulunan bankaların veya özel finans kurumlarının düzenleyecekleri teminat mektupları da teminat olarak kabul edilir. Bu maddenin (c) bendinde belirtilen senetler ve bu senetler yerine düzenlenen belgelerden nominal değere faiz dahil edilerek ihraç edilenler, anaparaya tekabül eden satış değeri üzerinden teminat olarak kabul edilir. Teminat mektupları dışındaki teminatlar ihale komisyonlarınca teslim alınamaz, Mali İşler Dairesi Başkanlığına yatırılması zorunludur. Teminatlar, teminat olarak kabul edilen diğer değerlerle değiştirilebilir. Her ne suretle olursa olsun, idarece alınan teminatlar haczedilemez ve üzerine ihtiyati tedbir konulamaz. Banka Teminat Mektupları Madde 45 — Geçici teminat mektuplarında süre belirtilir. Kesin teminat mektuplarının süresi ihale konusu işin bitiş tarihi dikkate alınmak suretiyle İdare tarafından belirlenir. İlgili mevzuatına aykırı olarak düzenlenmiş teminat mektupları kabul edilmez. Geçici Teminat Miktarı Madde 46 — İhalelerde, teklif edilen bedelin % 3 (yüzde üç) ünden az olmamak üzere, istekli tarafından verilecek tutarda geçici teminat alınır. Geçici teminat, banka teminat mektubu olarak verilirse, teklif para birimi cinsinden verilecektir. Doğrudan alım yapılan hallerde, geçici teminat alınmaz. Ancak idare gerek görürse alımına karar verebilir. Yapılacak alım ve ihalelerde Yönetim Kurulunca belirlenecek bedellere kadar olan işlerde geçici teminat alınmayabilir. Geçici Teminatın Geri Verilmesi Madde 47 — Değerlendirme sonucuna göre ekonomik açıdan en avantajlı bir ve ikinci teklif dışındaki diğer isteklilerin geçici teminatları değerlendirmeyi müteakip İhale Komisyon Kararının onaylanmasından sonra derhal iade edilir. Ekonomik açıdan en avantajlı ikinci sıradaki teklif sahiplerinin geçici teminatı ise, ekonomik açıdan en avantajlı birinci sıradaki istekli/isteklilerin sözleşmeyi imzalamasına/siparişin kesinleşmesine kadar tutulur. Sözleşme imzalandıktan/siparişin kesinleşmesinden sonra iade edilir. İhaleyi kazanan istekli/isteklilerin geçici teminatı ise, sözleşmenin imzalanması ve kesin teminatın alınmasından sonra veya siparişin isteğe uygun sözleşme yapma süresi içerisinde teslim edilmesinden sonra iade olunur. İhaleyi kazanan istekli ile ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi istekliler idarenin isteği dışında sözleşmeyi imzalamaktan kaçınırlarsa, geçici teminatları nakde çevrilerek, irad kaydedilir ve haklarında 4734 sayılı Kanun hükümleri uygulanır.
32
Kesin Teminat Madde 48 — Karara bağlanmış olan iç ve dış alımlarda, taahhütlerin sözleşme şartnamesine uygun olarak yapılmasını sağlamak amacıyla, alım tutarının en az % 6 (Yüzde altı) sı oranında kesin teminat alınır. İdare dilediği takdirde kesin teminat miktarını, bu sınırın üstüne çıkarabilir. Genel olarak geçici teminat alınmayan hallerde kesin teminat da alınmaz. Özel durumlarda yetkili merciinin onayı ile farklı uygulama yapılabilir. Alınan kesin teminat, yüklenicinin isteği halinde teminat olarak kabul edilen değerlerden herhangi biri ile değiştirilebilir.
Kesin Teminatın Geri Verilmesi Madde 49 — İhale konusu işlerin sözleşme ve şartname hükümlerine uygun bir şekilde yerine getirildiği, yüklenicinin bu işten dolayı İdareye herhangi bir borcunun olmadığı tespit edildikten sonra alınmış olan kesin teminat, taahhüt edilen işin hesabı tamamen tasfiye edilerek, kesin kabul işlemlerinin tamamlandığı veya niteliği itibariyle bir deneme süresi geçirmesi gereken işlerin, bu deneme süresi sonunda isteğe uygun olduğu, yüklenicinin veya alt yüklenicilerin taahhüt ettiği işten dolayı herhangi bir borcunun olmadığı, taahhüt konusu işle ilgili olarak Sosyal Sigortalar Kurumundan ilişiksiz belgesinin getirildiği saptandıktan sonra; alınan mal veya yapılan iş için bir garanti süresi öngörülmesi halinde yarısı, garanti süresi dolduktan sonra kalanı, garanti süresi öngörülmeyen hallerde ise tamamı, yükleniciye iade edilir. Piyasadan hazır halde alınıp satılan mal alımı olması halinde, bakım onarım ve nakliye işlerinde Sosyal Sigortalar Kurumundan ilişiksiz belgesi getirilmesi şartı aranmaz. Ancak, malzeme alımlarında, işin bir garanti süresi bulunmakta ise, sözleşmesinde belirtilmek kaydıyla garanti süresi kadar garanti teminatı veya garanti teminatı yerine geçebilecek taahhütname alındıktan sonra kesin teminat iade edilebilir. Yüklenicinin bu iş nedeniyle İdare ve Sosyal Sigortalar Kurumuna olan borçları ile ücret ve ücret sayılan ödemelerden yapılan kanunî vergi kesintilerinin yapım işlerinde kesin kabul tarihine, diğer işlerde kabul tarihine veya varsa garanti süresinin bitimine kadar ödenmemesi halinde, protesto çekmeye ve hüküm almaya gerek kalmaksızın kesin teminatlar paraya çevrilerek borçlarına karşılık mahsup edilir, varsa kalanı yükleniciye geri verilir. DıĢ Alımlarda Teminat Mektuplarının Niteliği Madde 50 — Dış alımlarda her türlü teminatın bir Türk Bankasından alınması yeterlidir. DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Tekliflerin Değerlendirilmesi Tekliflerin Alınması ve Açılması Madde 51 — Teklifler ihale dokümanında belirtilen ihale saatine kadar İdareye verilir. İhale komisyonunca ihale dokümanında belirtilen saatte kaç teklif verilmiş olduğu, zarfların açılıp açılmadığı ve tekliflerin kimlere ait olduğu bir tutanakla tespit edilerek, hazır bulunanlara duyurulur, zarflar açılmadan önce komisyon üyelerince paraflanır ve hemen ihaleye başlanır. 33
İhale komisyonu teklif zarflarını alınış sırasına göre inceler. 42 nci maddenin birinci fıkrasına uygun olmayan zarflar bir tutanak ile belirlenerek değerlendirmeye alınmaz. Komisyonca, üzerinde o alımla ilgili teklif zarfı olduğunu gösteren kayıt ve işaret bulunmaması nedeniyle yanlışlıkla açılan zarflar, bir tutanak düzenlenerek bu tutanakla birlikte başka bir zarfa konulur, zarfın yapıştırıldığı kısım, komisyon başkanı ve üyeleri tarafından imzalanır ve Satınalma birimine verilir. Daha sonra zarflar isteklilerle birlikte hazır bulunanlar önünde alınış sırasına göre açılır ve açılan teklif mektupları komisyon üyelerince paraflanır ve verilen fiyat okunur ve hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilmez. Teklifin okunması, belgelerin nitelik ve nicelik yönünden detaylı incelemesi daha sonra yapılacağından, teklifin uygun olduğu anlamına gelmez. Teklifler ihale komisyonunca hemen değerlendirilmek üzere oturum kapatılır. Tekliflerin Değerlendirilmesi Madde 52 — İhale komisyonları teklifleri, görev ve yetkileri çerçevesinde şartnamelerinde belirtilen esaslara göre detaylı incelemeyi yaparlar. Tekliflerin incelenmesi, karşılaştırılması ve değerlendirilmesinde yararlanmak üzere net olmayan hususlarla ilgili olarak isteklilerden yazılı olarak tekliflerinin açıklanması istenebilir. Ancak bu açıklama, hiçbir şekilde teklif fiyatlarında değişiklik yapılmasını veya ihale dokümanında yer alan şartlara uygun olmayan tekliflerin uygun hale getirilmesi amacıyla istenemez ve yapılamaz. İhale dokümanına göre tekliflerin değerlendirilmesinde; isteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı, teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. Teklifin reddini gerektiren belgelerin verilmemiş olması ve ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun bulunmayan teklifler bir tutanakla tespit edilerek geçersiz sayılır. Bu işlemlere ilişkin hazırlanan tutanaklar ihale komisyonunca imzalanır. Teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz. Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerin eksik olması veya belgelerde önemsiz bilgi eksikliği bulunması halinde, komisyonca belirlenen sürede isteklilerden bu eksik belge veya bilgilerin tamamlanması Satınalma Birimi aracılığı ile yazılı olarak istenir. Belirlenen sürede eksik belge veya bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır. Bu ilk değerlendirme ve işlemler sonucunda belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçilir. Bu aşamada, isteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerine ve tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı incelenir. Uygun olmadığı belirlenen isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır. İhale Komisyonu verilen tekliflerden diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister. İhale komisyonu; a) İmalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması,
34
b) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal veya hizmetlerin temini işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar, c) Teklif edilen mal veya hizmet işinin özgünlüğü, gibi hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir. İhale komisyonunca reddedilmeyen aşırı düşük teklifler, geçerli teklif olarak dikkate alınır. Son aşamada, isteklilerin teklif mektubu eki cetvellerinde aritmetik hata bulunup bulunmadığı kontrol edilir. Teklif edilen fiyatları gösteren teklif mektubu eki cetvelde çarpım ve toplamlarda aritmetik hata bulunması halinde, isteklilerce teklif edilen birim fiyatlar esas alınmak kaydıyla, aritmetik hatalar ihale komisyonu tarafından re'sen düzeltilir. Yapılan bu düzeltme sonucu bulunan teklif isteklinin esas teklifi olarak kabul edilir ve bu durum hemen istekliye yazı ile bildirilir. İstekli düzeltilmiş teklifi kabul edip etmediğini tebliğ tarihini izleyen beş gün içinde yazılı olarak bildirmek zorundadır. İsteklinin düzeltilmiş teklifi kabul etmediğini süresinde bildirmesi veya bu süre içinde herhangi bir cevap vermemesi halinde, teklifi değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatı gelir kaydedilir. Aşağıda belirtilen durumlardaki istekliler ihale dışı bırakılır: a) İflas eden, tasfiye halinde olan, işleri mahkeme tarafından yürütülen, konkordato ilân eden, işlerini askıya alan veya kendi ülkesindeki mevzuat hükümlerine göre benzer bir durumda olan, b) İflası ilân edilen, zorunlu tasfiye kararı verilen, alacaklılara karşı borçlarından dolayı mahkeme idaresi altında bulunan veya kendi ülkesindeki mevzuat hükümlerine göre benzer bir durumda olan, c) İhale tarihinden önceki beş yıl içinde, mesleki faaliyetlerinden dolayı yargı kararıyla hüküm giyen, d) İhale tarihinden önceki beş yıl içinde, idareye yaptığı işler sırasında iş veya meslek ahlakına aykırı faaliyetlerde bulunduğu ispat edilen, e) İhale tarihi itibariyle, mevzuatı gereği kayıtlı olduğu oda tarafından mesleki faaliyetten men edilmiş olan, f) Bu maddede belirtilen bilgi ve belgeleri vermeyen veya yanıltıcı bilgi ve/veya sahte belge verdiği tespit edilen, g) İsteklinin mevzuat hükümleri uyarınca kesinleşmiş sosyal güvenlik pirim borcu olan, h) İsteklinin mevzuat hükümleri uyarınca kesinleşmiş vergi borcu olan, ı) 28 inci maddeye göre ihaleye katılamayacağı belirtildiği halde ihaleye katılan, i) 71 inci maddede belirtilen yasak fiil veya davranışlarda bulundukları tespit edilen. En son aşamada yapılan değerlendirmeler sonucunda ekonomik açıdan en avantajlı ve en uygun birinci ve ikinci teklif belirlenir ve ihale ekonomik açıdan en uygun teklifi veren isteklinin üzerinde bırakılır. İhale komisyonu gerekçeli kararını belirler ve 8 inci madde de belirtilen usullere göre karar yazılır ve ihale komisyon üyeleri tarafından imzalanır. İhale kararının tüm üyelerce imzalandıktan sonra ihale edilen isteklinin yasaklı olup olmadığı araştırılır. İstekli yasaklı değil ise ihale kararı ihale yetkilisinin onayına sunulur. İstekli yasaklı ise geçici teminatı irat kaydedilerek 4734 sayılı Kanunun 58 inci maddesi uygulanır.
35
İhale yetkilisi, karar tarihini izleyen en geç 5 (Beş) iş günü içinde ihale kararını onaylar veya gerekçesini açıkça belirtmek suretiyle iptal eder. İhale; ihale kararının ihale yetkilisince onaylanması halinde geçerli, iptal edilmesi halinde ise hükümsüz sayılır. Zarfların Açılmasından Sonra Yapılacak Ġndirim Teklifleri Madde 53 — Teklifler ilk açıldıkları hali ile geçerlidir. Zarfların komisyon huzurunda açılmasından sonra indirim teklifleri kabul edilemez.
Tekliflerin EĢit Olması Halinde Uygulanacak Usul Madde 54 — Birkaç istekli tarafından aynı fiyatın teklif edilmesi ve bu tekliflerin uygun görülmesi halinde, aynı teklif fiyatında bulunan istekliler pazarlık yapılmak üzere davet edilerek ihale sonuçlandırılır. Alımın Sonuçlandırılması Madde 55 — İhale sonucu, ihale kararının ihale yetkilisi tarafından onaylandığı günü izleyen en geç 3 (Üç) iş günü içinde, ihale üzerinde bırakılan dahil, ihaleye teklif veren bütün isteklilere imza karşılığı tebliğ edilir veya iadeli taahhütlü mektup ile tebligat adreslerine postalanmak suretiyle bildirilir. Mektubun postaya verilmesini takip eden 7 (Yedi) gün kararın isteklilere tebliğ tarihi sayılacaktır. İhaleye katılan isteklilerden teklifi değerlendirmeye alınmayan veya uygun görülmeyenlerin tebliğ tarihini izleyen 3 (Üç) iş günü içinde yazılı talepte bulunmaları halinde idare, talep tarihini izleyen 3 (Üç) iş günü içinde bir yazı ile değerlendirmeye alınmama veya uygun görülmeme nedenlerini belirtir gerekçeler bildirilir. İhale kararının ihale yetkilisi tarafından iptal edilmesi durumunda da isteklilere aynı şekilde bildirim yapılır. DÖRDÜNCÜ KISIM Sözleşme Süreci BİRİNCİ BÖLÜM Sözleşmeye Davet ve Sorumluluklar SözleĢmeye Davet Madde 56 — İhale üzerinde kalan istekliye, tebliğ tarihini izleyen 7 (Yedi) gün içinde kesin teminatı vermek suretiyle sözleşmeyi imzalaması hususu, isteklinin imzası alınmak suretiyle İdarede tebliğ edilir veya iadeli taahhütlü mektup ile tebligat adresine postalanmak suretiyle bildirilir. Mektubun postaya verilmesini takip eden 7 nci (Yedinci) gün istekliye tebliğ tarihi sayılır. Yabancı istekliler için bu süreye 12 (Oniki) gün ilave edilir. SözleĢme Yapılmasında Ġdarenin ve Ġsteklinin Görev ve Sorumluluğu Madde 57 — İdare, belirlenen süre içinde sözleşme yapılması hususunda kendisine düşen görevleri yapmakla yükümlüdür. 36
İhale üzerinde kalan istekli ise; kesin teminatı vererek sözleşmeyi imzalamak zorundadır. Bu zorunluluklara uyulmadığı takdirde, protesto çekmeye ve hüküm almaya gerek kalmaksızın ihale üzerinde kalan isteklinin geçici teminatı gelir kaydedilir. Durum İstekliye yazılı olarak bildirilir. Ekonomik açıdan en avantajlı birinci teklif sahibi sözleşme imzalamazsa ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi 56 ncı madde doğrultusunda sözleşmeye davet edilir. Bu istekli de sözleşme yapmaktan kaçınır ise geçici teminatı irat kaydedilir.
İKİNCİ BÖLÜM Sözleşme Yapılması Tip SözleĢmeler Madde 58 — İhalelerde Hukuk Müşavirliğinin görüşünü müteakip Yönetim Kurulunca onaylanmış tip sözleşmeler uygulanır ve ihale dokümanında belirtilen şartlara aykırı sözleşme düzenlenemez. Ancak, tip sözleşmeye dayalı, özel sözleşme uygulamasını gerekli kılan hallerde hazırlanacak özel sözleşmenin, Hukuk Müşavirliğinin görüşünden geçirilmesi zorunludur. Hizmet alım sözleşmeleri süresi bir yılı aşamaz. İşin özelliği ve tekniği, sözleşme süresinin bir yıldan fazla olmasını gerekli kıldığı hallerde ilgili yetkili mercilerden alınacak izni müteakip, süre bir yıldan fazla olabilir. SözleĢme Ġmzalama Usul ve Esasları Madde 59 — Doğrudan alımlarda sözleşme yapılma zorunluluğu bulunmamaktadır. Diğer alım usullerine göre sonuçlandırılan ihalelerde, istekli / isteklilerin sözleşme yapma süresi içinde malı derhal teslim etmesi veya hizmeti yerine getirmesi hallerinde (işin garanti süresi bulunmuyorsa), yetki limitlerine göre ilgili onay merciin oluru ile sözleşme yapılmayabilir. Bunun dışında kalan mal ve hizmet alımlarında sözleşme yapılır. Sözleşmeler, Genel Müdür Yardımcısı ile Satınalma Birimi Başkanı veya vekilleri tarafından imzalanır. İsteklilerin ortak girişim olması halinde, sözleşme ortak girişimin bütün ortakları tarafından imzalanır. İdari şartnamede belirtilmek şartıyla, Genel Müdürün yetki limitinin 1/2 (Bir bölü iki)’sine kadar sipariş tutarı olan alımlar için yapılacak sözleşmeler notere tasdik ve tescil ettirilmez. Bu limitin üzerinde olan siparişler için yapılacak sözleşmeler ise notere tasdik ve tescil ettirilir. Dış alımlarda sözleşmeler, yabancı firmaların bizzat kendileri tarafından imzalanması esas olmakla birlikte, bu firmaların acentası olmayan hallerde, o firmanın Türk Elçiliğinden onaylı mümessil belgesine sahip ülkemizdeki temsilcileri tarafından da imzalanabilir. SözleĢmede Yer Alması Zorunlu Hususlar Madde 60 — Bu Yönetmeliğe göre düzenlenecek sözleşmelerde aşağıdaki hususların belirtilmesi zorunludur: 37
a) İşin adı, niteliği, türü ve miktarı, hizmetlerde iş tanımı, b) İdarenin adı ve adresi, c) Yüklenicinin adı veya ticaret unvanı, tebligata esas adresi, d) Varsa alt yüklenicilere ilişkin bilgiler ve sorumlulukları, e) Sözleşmenin bedeli ve süresi, f) Ödeme yeri ve şartlarıyla avans verilip verilmeyeceği, g) Sözleşme konusu işler için ödenecekse fiyat farkının ne şekilde ödeneceği, h) Ulaşım, sigorta, vergi, resim ve harç giderlerinden hangisinin sözleşme bedeline dahil olacağı, ı) Vergi, resim ve harçlar ile sözleşmeyle ilgili diğer giderlerin kimin tarafından ödeneceği, i) Varsa Montaj, işletmeye alma, eğitim, bakım-onarım, yedek parça gibi destek hizmetlerine ait şartlar, j) Kesin teminat miktarı ile kesin teminatın iadesine ait şartlar, k) Garanti istenilen hallerde süresi ve garantiye ilişkin şartlar, l) İşin yapılma yeri, teslim etme ve teslim alma şekil ve şartları, m) Gecikme halinde alınacak cezalar, n) Mücbir sebepler ve süre uzatımı verilebilme şartları, o) Denetim, muayene ve kabul işlemlerine ilişkin şartlar, p) İdarenin ceza ve ihalelerden yasaklama hükümleri hariç 4734 ve 4735 sayılı Kanuna tâbi olmadığı, r) Sözleşmede değişiklik yapılma şartları, s) Sözleşmenin feshine ilişkin şartlar, ş) İhale dokümanında yer alan bütün belgelerin sözleşmenin eki olduğu, t) Anlaşmazlıkların çözümü. ÜÇÜNCÜ BÖLÜM Süre Uzatımı Verilebilecek Haller ve Şartları ile Gecikme Cezası, İş Artışı ve Eksilişi ile Fiyat Farkı Verilmesi Mücbir Sebepler Madde 61 — Mücbir sebep olarak kabul edilebilecek haller ve uygulanacak hükümler aşağıda belirtilmiştir: a) Doğal afetler (Yangın, su taşkını, sel, kasırga, deprem, ve benzeri), b) Kanuni grev, c) Genel salgın hastalık, d) Kısmî veya genel seferberlik ilânı, e) Malın yüklü bulunduğu nakil vasıtasının kazaya uğraması, yanması, batması, f) Sözleşme yapılmasından önce yürürlükte bulunan olan kanun ve nizamlardaki değişikliklerden doğan imkansızlıklar, g) Gerek görüldüğünde Kamu İhale Kurumunca belirlenecek benzeri diğer haller. Yukarıda belirtilen hallerin mücbir sebep olarak kabul edilebilmesi ve süre uzatımı verilebilmesi için mücbir sebep oluşturacak durumun; a) Yükleniciden kaynaklanan bir kusurdan ileri gelmemiş bulunması, 38
b) Taahhüdün yerine getirilmesine engel nitelikte olması, c) Yüklenicinin bu engeli ortadan kaldırmaya gücünün yetmemiş olması, d) Mücbir sebebin meydana geldiği tarihi izleyen 20 (Yirmi) gün içinde yüklenicinin idareye yazılı olarak bildirimde bulunması ve bu durumun aynı süre içerisinde yetkili mercilerce onaylanan belgelerin ibraz edilmesi, zorunludur. Süre uzatımı verilmesi, sözleşmenin feshi gibi durumlar da dahil olmak üzere, zamanında yapılmayan başvurular dikkate alınmaz. Mücbir sebeplerden etkilenen Yüklenici, mücbir sebeplerin etkisinden kaç gün içinde kurtulacağını ve bu durumu İdareye bildirmek zorundadır. Bu hallerin belgelenmesi ve İdarece kabul edilmesi halinde süre uzatımı verildiği ve bunun kapsamı yükleniciye bildirilir. Bu durumda yüklenici yeni teslim sürelerini gösterir takvimi en geç 10 (On) gün içinde idareye bildirir. Taraflar, mücbir sebeplerin sonucu olarak sözleşmeden kaynaklanan yükümlülüklerini yerine getirmede meydana gelebilecek gecikmeleri en aza indirmek için azami gayreti gösterirler. Ġdareden Kaynaklanan Sebepler Madde 62 — İdarenin sözleşmenin ifasına ilişkin olarak sözleşmede yer alan yükümlülüklerini yüklenicinin kusuru olmaksızın, öngörülen süreler içinde yerine getirmemesi (yer tesliminin, projelerin onaylanmasının gecikmesi gibi) ve bu sebeple sorumluluğu yükleniciye ait olmayan gecikmeler meydana gelmesi ve işin süresinde bitirilememesi halinde, bu durumun taahhüdün yerine getirilmesine engel olması ve yüklenicinin bu engeli ortadan kaldırmaya gücünün yetmemiş olması hallerinde, yüklenicinin idareye yazılı olarak bildirimde bulunması üzerine, durum İdarece incelenerek gecikme nedeni olarak kabul edilmesi halinde işi engelleyici sebeplere ve yapılacak işin niteliğine göre işin süresi gecikmeyi karşılayacak şekilde işin ilgili kısmı veya tamamı için uzatılabilir. Yükleniciye süre uzatımı verilmesi halinde, yüklenici yeni teslim sürelerini gösterir takvimi en geç 10 (On) gün içinde idareye bildirir. Gecikme Cezası Madde 63 — İdare tarafından bu Yönetmenliğin 61 ve 62 nci maddelerinde belirtilen süre uzatımından ve sözleşme kapsamında yaptırılacak iş artışlarından kaynaklanan haller hariç, iş zamanında bitirilmediği / mal teslim edilmediği takdirde geçen her takvim günü için Yükleniciye yapılacak ödemelerden, geç teslim edilen malzeme bedeli üzerinden %0.2 (Binde iki) oranında ve ayrıca protesto çekmeye gerek kalmaksızın gecikme cezası kesilir. Bu gecikme sözleşmede teslim süresi 40 (Kırk) takvim gününe kadar olanlarda 20 (Yirmi) takvim gününü, 40 (Kırk) takvim gününden fazla teslim süresi olanlarda ise teslim süresinin 1/2 (Bir bölü iki)’sini aşamaz. Ancak Yüklenicinin talebi üzerine İdarece uygun görülmesi halinde cezalı süre uzatılabilir. Kesilecek toplam ceza tutarı hiçbir şekilde ihale bedelini aşamaz. Verilen ek süreler, mücbir sebepten dolayı verilir ise cezasız, diğer hallerde cezalı uzatılır. 39
Gecikme cezası, yükleniciye ayrıca protesto çekmeye gerek kalmaksızın ödemelerden kesilir. Bu cezanın ödemelerden karşılanamaması halinde yükleniciden ayrıca tahsil edilir. Yukarıda belirtilen sürelere rağmen malzemenin / işin teslim edilmemesi halinde sözleşmenin fesih hükümleri yürürlüğe konulur. SözleĢme Kapsamında Yaptırılabilecek ĠĢlerde ĠĢ ArtıĢı ve EksiliĢi ile Fiyat Farkı Verilmesi Madde 64 — Sözleşme bedelinde yapılacak iş eksilişi ve artışı ile fiyat farkı verilmesi işlemleri yetki limitleri dahilinde talep eden birimin mutabakatı ve Genel Müdürlükten Olur alınması şarttır. a) İş Artışı : Öngörülemeyen durumlar nedeniyle bir iş artışının zorunlu olması halinde ve ihtiyacın devam etmesi durumunda, birim fiyat teklif almak suretiyle ihale edilen mal veya hizmet alım işlerinden artışa konu olan işin; 1) Sözleşmeye esas proje içinde kalması, 2) İdareyi külfete sokmaksızın asıl işten ayrılmasının teknik veya ekonomik olarak mümkün olmaması şartlarıyla, sözleşmelerinde % 20 (Yüzde yirmi)’sine kadar sözleşme ve ihale dokümanındaki hükümler çerçevesinde aynı yükleniciye yaptırılabilir. İşin bu şartlar dahilinde tamamlanamayacağının anlaşılması durumunda ise, artış yapılmaksızın hesabı genel hükümlere göre tasviye edilir. Ancak bu durumda, işin tamamının ihale dokümanı ve sözleşme hükümlerine uygun olarak yerine getirilmesi zorunludur. Ek sipariş verilmesi halinde, ek teminat istenmez. Ek sipariş verilmesi halinde İş Deneyim Belgesi, ana sözleşme ve ek sipariş toplamı şeklinde düzenlenir. b) İş Eksilişi : Sözleşme bedelinin % 20’si kadar, işin eksik tamamlanacağının anlaşılması halinde, gerçekleşen iş kadar yükleniciye ödeme yapılır ve sözleşme gerçekleşen miktar / iş üzerinden kapatılır. c) Fiyat Farkı Verilmesi : Sabit fiyat esastır. Fiyatları Kamu idarelerince tespit edilen malların alımlarında yapılan zam kadar fiyat farkı verilebilir. Hizmet alımlarında ise sadece asgari ücretlerdeki artışlar yansıtılır. Ancak, ihale dokümanında açık bir şekilde kararlaştırılmadıkça fiyat farkı verilmez. DÖRDÜNCÜ BÖLÜM Sözleşmenin Devri, Sözleşmenin Feshi ve Uygulanacak Hükümler SözleĢmenin Devri veya SözleĢmenin Feshi Madde 65 — Sözleşmenin devri veya sözleşmenin feshine dair hükümler aşağıda belirlenmiştir: a) İdarenin yazılı izni olmadıkça sözleşme konusu işin bir kısmı veya tamamı, başkasına devredilemez. b) Sözleşme yapıldıktan sonra yüklenicinin taahhüdünü şartname ve sözleşme hükümlerine uygun olarak yerine getirmemesi durumlarında gecikme 20 (Yirmi) günü aştığı takdirde verilmiş bir ceza varsa, idare bu cezayı devam ettirmekte veya sözleşmeyi fesih etmekte ve kalan işi yüklenici nam ve hesabına yaptırıp yaptırmamakta serbesttir. Yüklenicinin Ölümü, Ġflası, Ağır Hastalığı, Tutukluluğu veya Mahkumiyeti 40
Madde 66 — Yüklenicinin ölümü, iflası, ağır hastalığı, tutukluluğu veya özgürlüğü kısıtlayıcı bir cezaya mahkumiyeti hallerinde aşağıdaki hükümler uygulanır: a) Yüklenicinin ölümü halinde, sözleşme feshedilmek suretiyle hesabı genel hükümlere göre tasfiye edilerek kesin teminatları ve varsa diğer alacakları varislerine verilir. Ancak, aynı şartları taşıyan ve talepte bulunan varislere idarenin uygun görmesi halinde, ölüm tarihini izleyen otuz gün içinde varsa ek teminatlar dahil taahhüdün tamamı için gerekli kesin teminatı vermeleri şartıyla sözleşme devredilebilir. b) Yüklenicinin iflas etmesi halinde, sözleşme feshedilerek yasaklama hariç hakkında 68 ve 69 uncu maddeye göre işlem yapılır. c) Ağır hastalık, tutukluluk veya özgürlüğü kısıtlayıcı bir cezaya mahkumiyeti nedeni ile yüklenicinin taahhüdünü yerine getirememesi halinde, bu durumun oluşunu izleyen otuz gün içinde yüklenicinin teklif edeceği ve İdarenin kabul edeceği birinin vekil tayin edilmesi koşuluyla taahhüde devam edilebilir. Ancak, yüklenicinin kendi serbest iradesi ile vekil tayin edecek durumda olmaması halinde, yerine ilgililerce aynı süre içinde genel hükümlere göre bir yasal temsilci tayin edilmesi istenebilir. Bu hükümlerin uygulanmaması halinde, sözleşme feshedilerek yasaklama hariç haklarında 68 ve 69 uncu maddeye göre işlem yapılır. Yüklenicinin SözleĢmeyi Feshetmesi Madde 67 — Sözleşme yapıldıktan sonra mücbir sebep halleri dışında yüklenicinin mali acz içinde bulunması nedeniyle taahhüdünü yerine getiremeyeceğini gerekçeleri ile birlikte yazılı olarak bildirmesi halinde, ayrıca protesto çekmeye gerek kalmaksızın kesin teminat ve varsa ek kesin teminatlar gelir kaydedilir ve sözleşme feshedilerek hesabı genel hükümlere göre tasfiye edilir. Ġdarenin SözleĢmeyi Feshetmesi Madde 68 — Aşağıda belirtilen hallerde İdare sözleşmeyi fesheder: a) Yüklenicinin taahhüdünü ihale dokümanı ve sözleşme hükümlerine uygun olarak yerine getirmemesi veya işi süresinde bitirmemesi üzerine, ihale dokümanında belirlenen oranda gecikme cezası uygulanmak üzere, İdarenin en az 20 (Yirmi) gün süreli ve nedenleri açıkça belirtilen ihtarına rağmen aynı durumun devam etmesi, b) Sözleşmenin uygulanması sırasında yüklenicinin 71 inci maddede sayılan yasak fiil veya davranışlarda bulunduğunun tespit edilmesi. Hallerinde, ayrıca protesto çekmeye gerek kalmaksızın kesin teminat gelir kaydedilir ve sözleşme feshedilerek hesabı genel hükümlere göre tasfiye edilir. SözleĢmenin Feshine ĠliĢkin Düzenlemeler Madde 69 — Gelir kaydedilen teminatlar, yüklenicinin borcuna mahsup edilemez. 67 ve 68 inci maddelere göre sözleşmenin feshedilmesi halinde, idarenin uğradığı zarar ve ziyan yükleniciye tazmin ettirilir. Mücbir Sebeplerden Dolayı SözleĢmenin Feshi Madde 70 — Mücbir sebeplerden dolayı sözleşmenin feshedilmesi halinde, hesabı genel hükümlere göre tasfiye edilerek, kesin teminat iade edilir.
41
BEŞİNCİ KISIM Yasaklar ve Sorumluluklar Yasak Fiil ve DavranıĢlar Madde 71 — İhalelerde ve sözleşmenin uygulanması sırasında aşağıda belirtilen fiil veya davranışlarda bulunmak yasaktır: a) Hile, vaat, tehdit, nüfuz kullanma, çıkar sağlama, anlaşma, irtikap, rüşvet suretiyle veya başka yollarla sözleşmeye ilişkin işlemlere fesat karıştırmak veya buna teşebbüs etmek, b) İsteklileri tereddüde düşürmek katılımı engellemek, isteklilere anlaşma teklifinde bulunmak veya teşvik etmek, rekabeti veya ihale kararını etkileyecek davranışlarda bulunmak, c) Sahte belge düzenlemek, kullanmak veya bunlara teşebbüs etmek, d) Sözleşme konusu işin yapılması veya teslimi sırasında hileli malzeme, araç veya usuller kullanmak, fen ve sanat kurallarına aykırı, eksik, hatalı veya kusurlu imalat yapmak, e) Taahhüdünü yerine getirirken İdareye zarar vermek, f) Bilgi ve deneyimini İdarenin zararına kullanmak, g) Mücbir sebepler dışında, ihale dokümanı ve sözleşme hükümlerine uygun olarak taahhüdünü yerine getirmemek, h) Yüklenicilerin iş ve işlemlerine teknik ve mali yapılarına ilişkin olarak gizli kalması gereken bilgi ve belgeleri ifşa etmek, i) Alternatif teklif verebilme halleri dışında, ihalelerde bir istekli tarafından kendisi veya başkaları adına doğrudan veya dolaylı olarak, asaleten ya da vekaleten birden fazla teklif vermek. Tedarikçilerin Sorumluluğu Madde 72 — Tedarikçiler taahhütleri çerçevesinde kusurlu veya standartlara uygun olmayan malzeme verilmesi veya kullanılması, taahhüdün sözleşme ve şartname hükümlerine uygun olarak yerine getirilmemesi ve benzeri nedenlerle ortaya çıkan zarar ve ziyandan doğrudan sorumludur. Bu zarar ve ziyan genel hükümlere göre tedarikçiye ikmal ve tazmin ettirilir. Hizmet Sunucularının Sorumluluğu Madde 73 — Hizmet sunucuları taahhütleri çerçevesinde kusurlu veya standartlara uygun olmayan malzeme seçilmesi, verilmesi veya kullanılması, tasarım hatası, uygulama yanlışlığı, denetim eksikliği, taahhüdün sözleşme ve şartname hükümlerine uygun olarak yerine getirilmemesi ve benzeri nedenlerle ortaya çıkan zarar ve ziyandan doğrudan sorumludur. Bu zarar ve ziyan genel hükümlere göre hizmet sunucusuna ikmal ve tazmin ettirilir. ALTINCI KISIM Muayene ve Kabul İşlemleri Denetim, Muayene ve Kabul ĠĢlemleri
42
Madde 74 — Teslim edilen mal, hizmet, veya yapılan işin muayene ve kabul işlemleri, İdarece kurulacak en az üç kişilik muayene ve kabul komisyonları tarafından yapılır. Ancak sözleşmesinde hüküm bulunması halinde; imalat veya üretim süreci gerektiren işler, muayene ve kabul komisyonlarının yetki ve sorumluluğunu kaldırmaması şartıyla, ihale dokümanında belirtilen kalite ve özelliklere göre yapılıp yapılmadığı hususunda, İdare tarafından belirli aşamalarda ve aralıklarla denetlenebilir. Taahhüdün tamamlanan ve müstakil kullanıma elverişli bölümleri için kısmî kabul yapılabilir. Yüklenicinin bu sözleşme gereği teslim ettiği mallarda, malzemenin hileli olmasından veya malın teknik gereklerine uygun imal edilmemiş olmasından dolayı zarar ve kayıplar oluştuğu takdirde bu zarar ve kayıplar, Yükleniciye tamamlattırılır veya ödettirilir. 1) Muayene ve kabul işlemleri için burada belirtilmeyen diğer hususlarda Muayene ve Kabul Uygulama yönetmelikleri ile Hizmet İşleri Genel Şartnamesi hükümleri uygulanır. 2) Mal veya yapılan iş yüklenici tarafından İdareye teslim edilmedikçe muayene ve kabul işlemleri yapılamaz. Ancak, satın alınması ve muayenesi aynı anda yapılarak depoya kaldırılacak mallar bunun dışındadır. 3) Bir malın veya yapılan işin komisyon tarafından muayenesine başlanabilmesi için aşağıdaki işlemlerin tamamlanması gerekir: a) Yüklenici malı teslim edip / işi ifa ettikten sonra muayene ve kabul işlemlerine başlanması için idareye yazılı olarak müracaat eder. b) İdare başvurunun alınmasını müteakip en fazla 10 gün içinde muayene ve kabul işlemlerini başlatır. c) İdare tarafından muayene ve kabul işlemlerine başlanması için daha önce kurulmuş olan komisyona talimat verilir. d) İdare tarafından yükleniciye muayene ve kabul işlemlerinin yapılacağı tarih bildirilerek belirtilen yerde, gün ve saatte kendisinin veya yetkili vekilinin hazır olması yazılı olarak bildirilir. 4) Yüklenici tarafından, muayene edilecek malın muayeneye hazırlanmasında yüklenicinin görevleri; a) Tamamının incelenmesini kolaylaştıracak bir düzende bulundurulması, b) Numunenin ve numune alımı ile ilgili her türlü aparat ve malzemenin hazır edilmesi, c) Usulüne uygun ve kolay muayene yapılabilmesi için muayene başlamadan önce belirli bölümlere ayrılmasının sağlanmasıdır. 5) Muayenede aranacak hususlar; ihale dokümanında yazılı şartlardır. Muayeneye sunulan malın önce bütünü incelenerek gerek görülür ise bir numunesi saklı tutulur. Numune, mühürlü durumda, özelliklerinin bozulmasına fırsat vermeden alıkonulur. 6) Ödeme belgelerinin düzenlenmesi aşağıdaki gibidir: a) Yüklenicinin teslim edeceği mal ve yapılan işler götürü olarak, partiler veya bölümler halinde yada tek bir kerede teslim alınacaksa, Yüklenici veya vekilinin hazır bulunması ile Komisyon tarafından her teslimatta; 1) Sözleşme başlangıcından itibaren teslim edilen malların miktarı, 2) Malların yada yapılan işin Sözleşme ve ekinde yer alan teknik şartnameye uygunluğu, bir kabul tutanağı ile tespit edilir. Tutanak sonucunda komisyon malların kalitesini, teknik şartnamede belirtilen özelliklerine uygunluğu ile varsa hatalı ve kusurlu malların 43
oranını ve adedini raporunda belirtir. Komisyon burada yazılanlarla sınırlı olmaksızın varsa ilave görüşlerine de sözleşme ve teknik şartname çerçevesinde komisyonun görev ve yetkileri dahilinde raporunda yer verir. b) Komisyon tarafından, raporun sonuç bölümünde malların hatasız kabulünü yada idari şartnamesinde belli bir orana kadar hatalı malların daha sonra değiştirilmek üzere kabulüne imkan verilmişse bu husus belirtilmek suretiyle kabulü ile malların / işlerin gerekli özellikleri taşımaması yada teknik şartnamesine uymaması halinde reddini içerir rapor düzenlenir ve İdareye sunulur. c) İdare, kabule ilişkin belgeyi ödeme belgesinin eki yapmak suretiyle malın bedelinin ödenmesine ilişkin mevzuatına uygun bir ödeme belgesi düzenleyerek ödeme işlemlerini başlatır. Ancak akreditif ve avans ödemelerinde, ödeme yapılabilmesi muayene kabul işlemlerinden muaftır. d) İdare, Komisyonca kabul raporu düzenlenmesinden sonra Yükleniciye veya vekiline ödemeyi yapar. YEDİNCİ KISIM Diğer Hükümler Repertuar Hazırlanması Madde 75 —Satınalma birimince, iş ilişkisi olan veya ilişki kurulmasında fayda görülen iç ve dış firmalar, iştigal konularına göre sınıflandırılarak, bir repertuar hazırlanır. Firmalarla Olan ĠliĢkilerde Gözetilecek Esaslar Madde 76 — Türkiye Demiryolu Makinaları Sanayi Anonim Şirketinin piyasada aranılan ve güvenilen müşteri durumunu muhafaza edebilmesi için, iş ilişkilerinde firmalara gereksiz külfet yüklememek, zorluk çıkarmamak, alımlarla ilgili açık ihale zarflarının geciktirilmeden açılmasını sağlamak, teslim ve tesellüm işlerini süratle sonuçlandırmak, firmalara yapılacak ödemelerde gereksiz gecikmelere sebebiyet vermemek esastır. Dosyalama ĠĢlemleri Madde 77 — Satınalma birimince, alım konularına göre kod numarası verilmek suretiyle fihrist düzenlenir. Her alım için ayrı bir dosya açılır. Açılan bu dosyalar fihristteki kod numarasına göre numaralandırılır. Dosyalarda; alımla ilgili malzeme talep yazısı veya Oluru, varsa idari ve teknik şartnameler, duyuru ile ilgili belgeler, teklif mektupları, ihale komisyonu tutanağı ve kararlarının suretleri, Yönetim Kurulu takrir ve kararlarıyla makam Olurları suretleri, sözleşme veya sözleşme yerine geçen belgelerin suretleri, varsa muayene ile ilgili analiz raporları, muayene ve tesellüm protokolü veya tutanakları, ödeme emirleri, fatura veya fatura yerine geçen belgelerin fotokopi veya suretleri, alımın mahiyetine göre bulunması gereken diğer belgeler ve yazışmalar tarih sırasına göre saklanır. İşlemleri tamamlanmış olan dosyaların kontrolü yapıldıktan sonra arşive kaldırılır. SEKİZİNCİ KISIM Son Hükümler
44
BaĢlamıĢ ĠĢler Madde 78 — Bu Yönetmeliğin yürürlüğe konulmasından önce ihale edileceği yazılı olarak duyurulmuş, ilan edilmiş veya ilan edileceği bildirilmiş, sipariş edilmiş veya sözleşmeye bağlanmış işler ait olduğu usullere göre sonuçlandırılır. Kaldırılan Hükümler Madde 79 — 28/9/1997 tarihli ve 23124 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanmış olan Türkiye Demiryolu Makinaları Sanayi A.Ş. Genel Müdürlüğü (TÜDEMSAŞ) Alım, Satım ve İhale Yönetmeliğinin mal ve hizmet alımlarına ait hükümleri yürürlükten kaldırılmıştır.
Güncelleme Madde 80 — 4734 sayılı Kanunun 67 inci maddesi ile güncellenen rakamlar, bu yönetmelikte geçen parasal limitler içinde geçerlidir. Yürürlük Madde 81 — Bu Yönetmelik hükümleri Resmî Gazete’de yayımı tarihinde yürürlüğe girer. Yürütme Madde 82 — Bu Yönetmelik hükümlerini Türkiye Demiryolu Makinaları Sanayi A.Ş. Genel Müdürü yürütür.
45
RESMĠ GAZETE SAYISI: 25697
RESMĠ GAZETE TARĠHĠ: 11.01.2005
TÜDEMSAġ TÜRKIYE DEMIRYOLU MAKINALARI SANAYI ANONIM ġIRKETI GENEL MÜDÜRLÜĞÜNÜN 4734 SAYILI KANUNUN 3/G MADDESI KAPSAMINDA YAPACAĞI MAL VE HIZMET ALIMLARI ĠÇIN SATINALMA VE ĠHALE YÖNETMELIĞINDE DEĞIġIKLIK YAPILMASINA DAIR YÖNETMELIK
46
TÜDEMSAġ Türkiye Demiryolu Makinaları Sanayi Anonim ġirketi Genel Müdürlüğünün 4734 Sayılı Kanunun 3/G Maddesi Kapsamında Yapacağı Mal ve Hizmet Alımları Ġçin Satınalma ve Ġhale Yönetmeliğinde DeğiĢiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik MADDE 1 — 6/2/2004 tarihli ve 25365 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan TÜDEMSAŞ Türkiye Demiryolu Makinaları Sanayi Anonim Şirketi Genel Müdürlüğünün 4734 sayılı Kanunun 3/G Maddesi Kapsamında Yapacağı Mal ve Hizmet Alımları İçin Satınalma ve İhale Yönetmeliğinin 2 nci maddesi aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "Madde 2 — Bu Yönetmelik 4734 sayılı Kanunun 2 nci maddesi, 3 üncü maddesinin (g) bendi ve geçici 4 üncü maddesine dayanılarak hazırlanmıştır." MADDE 2 — Aynı Yönetmeliğin 15 inci maddesinin birinci fıkrasının (e) bendi aşağıdaki şekilde değiştirilmiş ve (f) bendi yürürlükten kaldırılmıştır. "e) Ödeneği bulunmayan hiçbir iş için ihaleye çıkılmaz. Ancak ertesi mali yılda gerçekleştirilecek süreklilik arz eden mal ve hizmet alımları için bir önceki mali yıl sona ermeden ihaleye çıkılabilir." MADDE 3 — Aynı Yönetmeliğin 22 nci maddesi aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "Madde 22 — İhale yapılmadan önce idare tarafından, bu Yönetmelikte belirlenen esas ve usullere göre ihtiyaç konusu mal ve hizmet alımının yaklaşık maliyeti tespit edilir. İdare, ihale konusu mal/hizmet alımının yaklaşık maliyetini dikkate alarak 4734 sayılı Kanunun 3 üncü maddesinin (g) bendi ile tanınan istisna kapsamı değerin altında kalıp kalmadığını belirler. Yaklaşık maliyet, bu Yönetmelikte belirlenen esas ve usuller uyarınca ayrıntılı miktar ve fiyat araştırması yapılmak suretiyle gerçekçi biçimde tespit edilir ve dayanakları ile birlikte bir hesap cetvelinde gösterilir. İdarelerce, ihale öncesi tespit edilen yaklaşık maliyet ilan edilmez ve isteklilere veya ihale süreci ile resmi ilişkisi olmayan diğer kişilere açıklanmaz. Mal ve hizmet alımlarında yaklaşık maliyet aşağıdaki esaslara göre belirlenir. a) Mal Alımlarında Yaklaşık Maliyet Tespiti: İdarece ihtiyaç duyulan malların en uygun fiyatla temin edilebilmesi, tedarik edilecek malın bedelinin doğru tahmin edilmesindeki isabet derecesine bağlıdır. Bu nedenle idare maliyet tespiti yaparken aşağıdaki hususlara uyar: 1) İdare, yaklaşık maliyeti tespit ederken geniş kapsamlı araştırma yapar. Tedarik edilecek malın özelliğine göre valilik, belediye, ticaret odası, sanayi odası, meslek odaları, üretim ve satış yapan kamu kurum ve kuruluşları ile borsa ve özel sektör kuruluşlarından fiyat isteyebilecekleri gibi, piyasada ihale konusu malı üreten veya pazarlayan gerçek veya tüzel kişilerden de proforma fatura isteyebilir. Bu durumda yazılarda fiyatı etkileyebilecek; malın cinsi, sınıfı, miktarı, teslim süresi, teslim edilecek parti miktarları, nakliye, sigorta, diğer özel şartlar gibi unsurlar belirtilir. Ayrıca, varsa uyulması gereken standart ile kısa teknik özelliklerin belirtilmesi veya teknik şartnamenin eklenmesi suretiyle katma değer vergisi hariç olmak üzere fiyat bildirilmesi istenir. Bu araştırmaların sonucunda idarece elde edilen bilgi ve belgeler topluca değerlendirilerek, en doğru maliyet tespiti yapılır. Ancak idare, gerçek piyasa fiyatlarını yansıtmayan ve yaklaşık maliyetin hesaplanmasında sapmalara sebep olabilecek fiyat bildirimleri ile proforma faturaları değerlendirmeye almaz. Buna ilişkin gerekçeleri hesap cetvelinde belirtir. 2) İdare, ihtiyaç duyulan mal ile ilgili daha önceki yıllarda alım yapmış iseler; geriye dönük varsa son beş yılın, yoksa alımı yapılan yılların fiyatlarını tablo haline getirir. Türk Lirası bazında yapılmış olan alımlarda geçmiş yılların fiyatları, Devlet İstatistik Enstitüsünce açıklanan Toptan Eşya Fiyatları Endeksi baz alınarak güncellenir ve aritmetik veya ağırlıklı 47
ortalaması alınır. Bulunan bu değerler kullanılmak üzere tabloya işlenir. Döviz cinsinden yapılmış olan alımlarda ise geçmiş yılların fiyatlarının aritmetik veya ağırlıklı ortalaması esas alınır. 3) Yaklaşık maliyetlerin belirlenmesinde (1) ve (2) numaralı alt bentlerde belirtilen yöntemlere ek olarak; ihale yetkilisinin oluşturacağı uzman kişilerce, ihtiyaç duyulan malların üretim metot ve tekniklerinin, ürün yelpazesindeki değişimlerin, mevcut malı ikame edecek malların günlük, haftalık, aylık ve yıllık bazda piyasa araştırmasının yanı sıra internet başta olmak üzere tüm iletişim araçları kullanılarak fiyatlar tespit edilir ve sürekli güncellemesi yapılır. 4) İdare alınacak malın niteliği ve piyasa koşullarını göz önünde bulundurmak suretiyle; (1), (2) ve (3) numaralı alt bentlerden elde edilen değerleri ayrı ayrı veya birlikte değerlendirebilir. Yaklaşık maliyetin hesabına ilişkin süreçte kullanılan her tür bilgi ve belgeye hesap cetveli ekinde yer verilir. Ayrıca tedarik edilmesi istenilen malın özgün nitelikte ve karmaşık olması nedeniyle teknik ve mali özelliklerinin gerekli olan netlikte belirlenememesi veya ilk defa alımı veya üretimi yapılacak bir mal olması ya da idarenin kanun, tüzük ve yönetmeliklere göre istihdam ettiği personelin yeterli nitelik veya sayıda olmaması halinde, talep eden ünite veya diğer ünite çalışanlarının da içinde yer alabileceği ve ihale yetkilisinin onayı ile oluşturulabilecek komisyon marifetiyle de yapılabilir. b) Hizmet Alımında Yaklaşık Maliyet Tespiti 1) Birim fiyat üzerinden teklif alınacak ihalelerde yaklaşık maliyet: Birim fiyat üzerinden teklif almak suretiyle gerçekleştirilecek hizmet alımlarında idarece; her bir iş kaleminin miktarını ve yapım şartlarını gösteren bir cetvel hazırlanır. Bu cetvelde her bir iş kaleminin adı, birim fiyatı, bu fiyata dahil olan maliyetler, birimi ve diğer hususlar gösterilir. Birim fiyata dahil olan maliyetler, iş kalemi ile ilgili her türlü unsurları içerecek şekilde düzenlenir ve bu iş kalemine dahil olmayan başka giderler öngörülmez. 2) Götürü bedel üzerinden teklif alınacak ihalelerde yaklaşık maliyet: Götürü bedel üzerinden teklif almak suretiyle gerçekleştirilecek hizmet alımlarında işin yapımına ilişkin bir cetvel hazırlanır. Bu cetvelde yer alan işçilik, malzeme, ekipman ve diğer unsurlar için belirlenen bedellerin toplamı alınarak yaklaşık maliyet hesaplanır. 3) Personel istihdam edilerek gerçekleştirilecek hizmet alımı ihalelerinde yaklaşık maliyet: Personel istihdam edilerek gerçekleştirilecek hizmet alımı ihalelerinde; Vasıfsız personel için; çalıştırılacak personel sayısı ve saatleri dikkate alınarak, tarım dışında ve 16 yaşından büyük işçiler için belirlenmiş olan asgari ücretin brüt tutarı (işveren payına ilişkin ödemeler de dahil olmak üzere), Vasıflı personel için; yaptırılacak işte görev alacak personel için, işin niteliğine göre belirlenen ücretlerin brüt tutarı (işveren payına ilişkin ödemeler de dahil olmak üzere), esas alınarak hesaplama yapılır. İhale konusu işte çalışacak personele ilişkin yemek, yol ve giyecek gibi maliyetlerin istekli tarafından karşılanmasının öngörüldüğü hallerde, yukarıda yapılan hesaplamalara; yol, yemek ve giyecek gibi maliyetlerin brüt tutarları da eklenerek işçilik maliyeti bulunur ve bu tutarların her biri idari şartnamede açıkça gösterilir. Uygulanması gerekecek iş kazaları ile meslek hastalıkları sigortası prim oranları, işin niteliği ayrıntılı olarak belirtilmek suretiyle ilgili sigorta müdürlüğünden alınacak yazı ile tespit edilerek yaklaşık maliyet hesabı buna göre yapılır. Ayrıca yaklaşık maliyet hesabında dikkate alınan iş kazaları ile meslek hastalıkları sigortası prim oranı idari şartnamenin ilgili maddesinde belirtilir. Vasıflı personel çalıştırılacak işlerde bu personele, isteklinin asgari ücretin üzerinde bir ödeme yapması idarelerce öngörülür ise bunun asgari oranı idari şartnamede açıkça gösterilir. 4) Yaklaşık maliyet hesabında esas alınacak fiyatlar: Yaklaşık maliyetin tespitinde; 4.1- Kamu idare ve müesseselerince hizmetin niteliğine göre belirlenmiş fiyatlar, 4.2 - İhaleyi yapan idare veya diğer idarelerce gerçekleştirilmiş aynı veya benzer hizmetlerdeki fiyatlar ve ücretler, 4.3 - İlgili meslek odalarınca belirlenmiş fiyatlar, 4.4 - İhale konusu hizmeti oluşturan iş kalemlerine ilişkin fiyatların (4.1), (4.2) ve (4.3) numaralı alt bentlere göre tespit edilememesi halinde, yapılacak fiyat araştırması kapsamında; o hizmete ilişkin alınacak fiyat tekliflerinin ortalaması alınmak suretiyle veyahut konusunda uzman bilirkişi ve ekspertizlerden soruşturularak oluşturulacak fiyatlar, esas alınır. İdare yaklaşık maliyet hesabında (4.1), (4.2) ve (4.3) numaralı alt bentlerde belirtilen fiyatları herhangi bir öncelik sırası olmaksızın kullanabilir.
48
5) Fiyat tespitinde uyulması gereken hususlar: 5.1 - Fiyat araştırması için yapılan çalışmalarda fiyat sorulacak kişi ve kuruluşlara yazılan yazıda fiyatı tespit edilecek iş grubu, iş kalemi veya malzemenin ayrıntılı özellikleri ve standardına yer verilir, fiyat istenecek kişi ve kuruluşlara aynı koşulları taşıyan yazılarla başvurulur ve fiyatlar katma değer vergisi hariç istenir. İstenen özellikleri taşımayan veya gerçek piyasa rayiçlerini yansıtmadığı düşünülen fiyat bildirimleri ile proforma faturalar değerlendirmeye alınmaz ve buna ilişkin gerekçeler yaklaşık maliyet hesap cetvelinde gösterilir. 5.2 - İhale edilecek hizmete ilişkin olarak farklı tarihlerde iş kalemi veya iş grubu için alınan fiyatlar, fiyatın alındığı ay dikkate alınmak suretiyle, yaklaşık maliyetin belirlendiği tarih itibariyle Devlet İstatistik Enstitüsü tarafından yayımlanan, her bir iş kalemi veya iş grubuna ait aylık Toptan Eşya Fiyatları Aylık İndeks Bülteninin Tablo-2 deki Toptan Eşya Fiyatları İndeks Sayıları bölümünün "Genel" satırına ait Toplam üzerinden güncelleştirilir. 5.3 - Özelliği bulunan hizmet alımlarında; önceki yıllarda bitirilmiş benzer nitelikteki işlerde oluşan fiyatların piyasa fiyatları ile karşılaştırılması suretiyle bulunan fiyatlar veya benzer nitelikteki hizmetlerde uzmanlık ve deneyimini kanıtlamış kamu ve özel sektör kuruluşları ile gerçek kişilerden soruşturularak oluşturulan fiyatlar kullanılabilir. Yapılan her türlü araştırmaya rağmen fiyatın tespit edilemediği veya tespit edilen fiyatların rayiçleri yansıtmadığının anlaşıldığı durumlarda; idarece re’sen fiyat belirlenir ve gerekçesi ayrıca belirtilir. 5.4 - Yaklaşık maliyet hesabı yapılırken, fiyat farkı ödenip ödenmeyeceği dikkate alınarak; fiyat farkı ödenecek işlerde, yaklaşık maliyetin tespit edildiği tarihteki fiyatların; fiyat farkı ödenmeyecek işlerde ise yaptırılacak hizmetin süresi içinde meydana gelebilecek fiyat değişiklikleri de dikkate alınarak hesaplanan fiyatların esas alınması gerekir. 6) Yaklaşık maliyetin hesaplanması: Hizmetin gerçekleştirilmesi için gerekli iş kalemlerinin bu Yönetmelik hükümlerine göre tespit edilen fiyatlarla çarpımı sonucu bulunan her iş grubuna ait tutarların toplanması ile bulunan genel toplam tutar, katma değer vergisi hariç olarak hesaplanır ve bulunan bu tutara işin niteliği dikkate alınarak % 25 oranını geçmemek üzere kar ve genel gider karşılığı eklenmek suretiyle, yaklaşık maliyet tespit edilir. Buna ilişkin hesap cetveli hazırlayanlarca imzalanmak suretiyle onay belgesi ekine konulmak üzere ihale yetkilisine sunulur. 7) İdarenin malzeme vermesi durumunda yaklaşık maliyet hesabı: İhale edilecek hizmet alımlarında malzeme ve ekipmanın idarece karşılanması durumunda; verilen malzeme ve ekipmanın fiyatları dahil edilmeden, işçilik veya diğer giderler esas alınarak yaklaşık maliyet belirlenir ve yaklaşık maliyet hesap cetveline idarece verilecek malzeme listesi de eklenir." MADDE 4 — Aynı Yönetmeliğin 25 inci maddesine aşağıdaki fıkra eklenmiştir. "İhale onayından sonra Kamu İhale Kurumundan İhale Kayıt Numarası alınır. İlanlarda, davet mektuplarında ve standart formlarda alınan ihale kayıt numarası belirtilecektir." MADDE 5 — Aynı Yönetmeliğin 27 nci maddesinin dördüncü fıkrasının (11) numaralı bendi yürürlükten kaldırılmış ve (12) numaralı bendine aşağıdaki alt bent eklenmiştir. "f) İsteklinin mevzuat hükümleri uyarınca, sosyal güvenlik pirim borcu ile vergi borcunun olmadığına," MADDE 6 — Aynı Yönetmeliğin 30 uncu maddesi başlığı ile birlikte aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "Ġhaleye Katılımda Yeterlik Kuralları ve Ġstenecek Belge ve Kriterleri Madde 30 — İhaleye katılımda yeterlik kuralları ve istenecek belge ve kriterler aşağıda belirtilmiştir. a) Yeterliğin belirlenmesinde uyulacak ilkeler: İsteklilerin ekonomik ve mali yeterlikleri ile mesleki ve teknik yeterliklerinin değerlendirilmesi amacıyla idarece istenilecek her türlü bilgi, belge, doküman ve değerlendirme kriterleri rekabeti engelleyici sonuç doğuracak şekilde belirlenemez. Ayrıca yeterlik değerlendirmesinde kullanılacak kriterler, ihale konusu işin özelliğine göre söz konusu malın/hizmetin istekli tarafından gerçekleştirilebilirliğini ölçecek nitelikte olmalıdır. İhale konusu malın/hizmetin niteliğine göre, bu Yönetmelikte düzenlenen bilgi ve/veya belgelerden yeterlik değerlendirmesi için isteneceklerin ve bu belgelerde aranacak yeterlik 49
kriterlerinin ihale veya ön yeterlik dokümanı ile ihale veya ön yeterliğe ilişkin ilan veya davet belgelerinde belirtilmesi zorunludur. Ortak girişimin yeterli bulunması ortakların veya üyelerin her birinin ayrı ayrı yeterli bulunduğunu göstermez ve ön yeterlik değerlendirmesi sonucu yeterli görülen ortak girişimin ihaleden önce bozulması halinde, davet mektubu geçersiz sayılır. İhale dokümanında kısmi teklif verilmesine imkan tanınan ihalelerde, isteklilerce ihale konusu alımın bir kısmına teklif verilmesi halinde, ekonomik ve mali yeterlik ile mesleki ve teknik yeterlik kriterlerine ilişkin belgelerin değerlendirilmesi, teklif verilen kısımlar/kalemler itibarıyla yapılır. b) Yeterlik değerlendirmesi esası: İdare, yeterlik değerlendirmesinin hiçbir aşamasında puanlama usulü öngöremez. Yeterlik değerlendirmesi bu Yönetmelikte belirlenen usul ve esaslara uygun olarak tespit edilen asgari yeterlik değerlerinin isteklilerce sağlanıp sağlanmadığına göre yapılır. 1) Açık ihale usulünde yeterlik: Açık ihale usulünde, isteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitesini belirleyen ve bu Yönetmelikte belirtilen usul ve esaslara uygun olarak tespit edilen yeterlik kriterleri ile ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı incelenerek, uygun olmadığı belirlenen isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır. 2) Belli istekliler arasında ihale usulünde yeterlik: İşin özelliğinin uzmanlık ve/veya yüksek teknoloji gerektirmesi sebebiyle belli istekliler arasında yapılacak olan ihalelerde, adayların uzmanlık ve/veya yüksek teknoloji bakımından asgari yeterlik koşullarını sağlayıp sağlamadıklarının belirlenmesi için ön yeterlik dokümanı ile ön yeterlik ilanında belirtilen değerlendirme kriterlerine göre ön yeterlik değerlendirmesi yapılır. Ön yeterlik aşamasında istenen bilgi ve belgelerin, bu Yönetmelikte düzenlenen esas ve usullere uygun biçimde belirlenmesi ve değerlendirilmesi zorunludur. Ancak, bankalardan temin edilecek belgeler, adayların iş hacmini gösteren belgeler ve iş deneyim belgeleri üzerinden öngörülecek kriterler, idarece işin niteliğine uygun ve yaklaşık maliyetle uyumlu biçimde, parasal tutar olarak belirlenir ve yeterlik kriterleri olarak istenir. Yapılan ön yeterlik değerlendirmesi sonucunda, belirtilen asgari yeterlik koşullarını sağlayamayanlar yeterli kabul edilmez ve bu kişilere yeterli bulunmama gerekçeleri yazılı olarak bildirilir. Yeterli olduğu tespit edilen bütün adaylara tekliflerini hazırlayabilmeleri için en az 10 (on) gün süre verilerek ihaleye davet mektubu gönderilir. İdarece gerek görülmesi halinde, tekliflerin alınması aşamasında isteklilerin yeterliğinin devam edip etmediğinin tetkiki amacıyla ön yeterlikte istenilen bilgi ve belgeler ile öngörülen kriterlerinin değiştirilmemesi şartıyla yeterlik belgelerinden güncellemeye konu olabileceklerin tekliflerle beraber güncellenerek verilmesi istenebilir. 3) Pazarlık usulünde yeterlik: İşin özelliğinin gerektirmesi nedeniyle pazarlık usulüyle yapılacak ihalelerde, isteklilerin ekonomik ve mali yeterlikleri ile mesleki ve teknik yeterliklerinin belirlenmesi amacıyla istenecek bilgi ve/veya belgeler bu Yönetmelikte düzenlenen esas ve usullere uygun biçimde belirlenir. Ancak, bankalardan temin edilecek belgeler, isteklinin iş hacmini gösteren belgeler ve iş deneyim belgeleri üzerinden öngörülecek kriterler, idarece işin niteliğine uygun ve yaklaşık maliyetle uyumlu biçimde, parasal tutar olarak belirlenir ve yeterlik kriterleri olarak istenir. Sunulan bilgi ve belgeler üzerinden ihale dokümanında belirtilen değerlendirme kriterlerine göre isteklilerin yeterlikleri tespit edilir. 4) Konsorsiyumlar: İşin farklı uzmanlıklar gerektirmesi durumunda, ihaleye konsorsiyumların teklif verip veremeyeceği ihale dokümanında belirtilir. Birden fazla gerçek veya tüzel kişinin konsorsiyum oluşturmak suretiyle ihaleye teklif verebilmelerinin ihale dokümanında öngörülmesi halinde konsorsiyum oluşturmak suretiyle ihaleye teklif verecek istekliler, konsorsiyum oluşturduklarına dair koordinatör ortağın da belirtildiği konsorsiyum anlaşmasını teklifleriyle beraber sunarlar. İhalenin konsorsiyum üzerinde kalması halinde, konsorsiyumdan sözleşme imzalanmadan önce noter tasdikli konsorsiyum sözleşmesini vermesi istenir. Konsorsiyum anlaşmasında ve sözleşmesinde konsorsiyumu oluşturan gerçek ve tüzel kişilerin işin hangi kısmını taahhüt ettikleri ve taahhüdün yerine getirilmesinde koordinatör ortak aracılığıyla aralarında koordinasyonu sağlayacakları belirtilmelidir. c) İstenecek belgeler: Bu Yönetmelikte düzenlenen; isteklinin ekonomik ve mali yeterliği ile mesleki ve teknik yeterliğinin belirlenmesinde değerlendirilmek üzere ihale 50
konusu işin niteliğine uygun biçimde ve bu Yönetmelikte düzenlenen esaslar çerçevesinde mal/hizmeti talep eden ilgili birimce belirlenir. İlk defa gerçekleştirilecek yeni bir hizmet türünün ortaya çıkması veya ilk defa üretimi yapılacak mal olması, daha önce bu hizmeti yerine getirmiş veya mal imal/temin etmiş yeterli sayıda istekli bulunamaması nedeniyle rekabet koşullarının oluşmayacağı ihalelerde belge aranmayabilir. Ancak, İsteklinin mesleki faaliyetini sürdürdüğünü ve teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren belgelerin istenilmesi zorunludur. d) Belgelerin sunuluş şekli: Bu Yönetmeliğin uygulanmasında idare; belgelerin aslını veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örneklerini ister. Aday veya isteklilerin, istenen belgelerin aslı yerine ön yeterlik veya ihaleden önce idare tarafından "aslı idarece görülmüştür" veya bu anlama gelecek şerh düşülen ve aslı kendilerine iade edilen belgelerin suretlerini de teklif veya başvurularına eklemeleri mümkündür. Aday veya istekliler tarafından bu yönde yapılacak başvuruların ihaleden önce idarenin yetkili personelince karşılanması zorunludur. Noter onaylı belgelerin aslına uygun olduğunu belirten bir şerh taşıması zorunlu olup, sureti veya fotokopisi görülerek onaylanmış olanlar ile "ibraz edilenin aynıdır" veya bu anlama gelecek bir şerh taşıyanlar geçerli kabul edilmez. Teklif kapsamında sunulan iş deneyim belgelerinin noter onaylı olanlarının asılları, ihale üzerinde kalan istekli tarafından sözleşme imzalanmadan önce idareye ibraz edilir. Ancak; mal alımında, isteklilerden kalite belgeleri, ürün uygunluk belgeleri gibi kalite ve standartlara uygunluk belge ve sertifikalarının istenilmesi halinde; idarelerce söz konusu belgelerin aslı veya aslına uygunluğu noterce onaylanmış örnekleri veya ürünlerin ilgili mevzuata ve standartlara uygun olarak imal edildiğini ve piyasaya arz edildiğini gösteren belgelerin mevzuatına uygun olarak çoğaltılmış nüshaları veya malın üzerinde/ambalajında bulunan kalite ve standartlara ilişkin marka, işaret ve etiket de kabul edilebilir. Yerli veya yabancı isteklilerce sunulacak yabancı ülkelerden temin edilen belgelerin, ait olduğu ülke mevzuatına göre düzenlenmesi ve alındığı ülkedeki Türkiye Cumhuriyeti Konsolosluğunca veya Türk Dışişleri Bakanlığınca onaylı olması gerekir. Ancak idarelerce ihale dokümanında belirtilen belgeler ile Yabancı Resmi Belgelerin Tasdiki Mecburiyetinin Kaldırılması Sözleşmesine taraf ülkelerden sağlanan ve bu sözleşmenin 1 inci maddesi kapsamındaki resmi belgeler, "apostille" kaşesi taşıması kaydıyla belgelerin alındığı ülkedeki Türkiye Cumhuriyeti Konsolosluğu veya Türk Dışişleri Bakanlığı onay işleminden muaftır. Türkiye Cumhuriyeti ile diğer devlet veya devletler arasında belgelerdeki imza, mühür veya damganın tasdik işlemini belirli işlemlere bağlı tutan hükümler içeren bir anlaşma veya sözleşme bulunduğu takdirde, bu ülkelerden sağlanan belgelerin onayı bu anlaşma veya sözleşme hükümlerine göre yaptırılabilir. İdarelerce belgelerin Türkçe tercümelerinin istenildiği hallerde ise, yurt dışından sağlanan resmi belgeler ile idarece ihale dokümanında belirlenen belgelerin tercümelerinin Türkiye Cumhuriyeti Konsolosluğunca veya Türk Dışişleri Bakanlığınca onaylı olması şarttır. Apostille kaşesi taşıyan belgelerin tercümeleri ile Türkiye Cumhuriyeti Konsolosluğunca veya Türk Dışişleri Bakanlığınca onaylı olması şartı aranmayan belgelerden Türkçe tercümeleri istenenlerin tercümelerinin yeminli mütercimlerce yapılması ve noter onaylı olması zorunludur. Uluslararası Akreditasyon Forumu Karşılıklı Tanınma Antlaşmasında yer alan ulusal akreditasyon kurumlarınca akredite edilmiş belgelendirme kuruluşları tarafından verilen belgeler ve bunların tercümeleri, bu kuruluşların uluslararası kurallara uygun şekilde akredite edilmiş olduklarının Türk Akreditasyon Kurumu’ndan alınacak bir yazı ile teyit edilmesi durumunda belgelerin verildiği ülkedeki Türkiye Cumhuriyeti Konsolosluğu veya Türkiye’de Dışişleri Bakanlığı onay işleminden muaftır. İdare, yurt dışında faaliyet gösteren isteklilerin durumu ile ilgili olarak ticaret siciline tescil edildiği yerin Meslek Odası ile ticaret sicil kaydı (istekli şirket ise kuruluşu ve ortakları) hakkında yazışma yapabilir ve isteklinin güvenirliğinin tespiti için bu konuda uzmanlaşmış kuruluşlara yurtdışında araştırma yaptırabilir. İdare, ekonomik ve mali yeterlik ile mesleki ve teknik yeterliğe ilişkin parasal değer ihtiva eden belgeleri, ilk ilan veya davet tarihindeki Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankası döviz alış kuru üzerinden veya yabancı para cinsinden teklif verilebilecek durumlarda ise çapraz kurlar üzerinden tekliflerin değerlendirilmesinde esas alınacak para birimine çevirerek değerlendirir. Yabancı istekliler, ihale dokümanında istenen belgelerin, kendi ülkelerindeki mevzuat uyarınca dengi olan belgeleri sunarlar. Bu belgelerden yönetmeliğin 52 nci maddesinin 51
dokuzuncu fıkrasının (a), (b), (c), (d), (e) ve (g) bentlerinde sayılanların isteklinin tabi olduğu mevzuat çerçevesinde denginin bulunmaması ya da düzenlenmesinin mümkün olmaması halinde bu duruma ilişkin yazılı beyanlarını verirler. Ancak bu hususun yabancı gerçek kişi isteklinin uyruğunda bulunduğu ya da yabancı tüzel kişi isteklinin şirket merkezinin bulunduğu ülkenin Türkiye’deki misyon şefliklerince veya bu ülkelerdeki Türkiye Cumhuriyeti misyon şefliklerince teyit edilmesi zorunludur. e) Ekonomik ve Mali Yeterliğe İlişkin Belgeler: 1) Bankalardan temin edilecek belgeler: Teklif edilen bedelin % 5’inden az olmamak üzere istekli tarafından belirlenecek tutarda, bankalar nezdindeki kullanılmamış nakit kredisi veya kullanılmamış teminat mektubu kredisini gösterir, yerli veya yabancı bankalardan alınacak belge. Gerek görüldüğünde bu belgelerin ilgili bankanın genel müdürlüğünden veya şubesinden teyidi idarece yapılır. Faks ile yapılan teyitlerin, en az iki yetkilinin imzasını taşıması gerekir. İş ortaklıklarında, bu belgeler hisseleri oranına bakılmaksızın ortaklarca müştereken karşılanabilir. 2) Mal alımında İsteklinin bilançosu veya eşdeğer belgeleri: İsteklilerce, ihalenin yapıldığı yıldan önceki yıla ait yıl sonu bilançosunun veya gerekli görülen bölümlerinin yoksa bunlara eşdeğer belgeleri, bu belgelerin istenildiği durumlarda; 2.1 - Belli sürelerde nakit akışını sağlayabilmesi için gerekli Likiditeye ve kısa dönem (bir yıl) içinde borç ödeme gücüne sahip olup olmadığını gösteren cari oranın (dönen varlıklar/kısa vadeli borçlar) en az 0,50 olması, 2.2 - Aktif varlıkların ne kadarının öz kaynaklardan oluştuğunu gösteren öz kaynak oranının (öz kaynaklar/toplam aktif) en az 0,10 olması, 2.3 - Kısa vadeli banka borçlarının öz kaynaklara oranının 0,75’den küçük olması, yeterlik kriterleri olarak öngörülür ve sayılan üç kriter birlikte aranır. Bu şartları bir önceki yılda sağlayamayan istekliler, son iki yıla kadarki belgelerini sunabilirler, bu takdirde, belgeleri sunulan son iki yılın ortalaması üzerinden asgari değerlerin sağlanıp sağlanmadığına bakılır. Bilançoların veya bilançoların gerekli görülen bölümlerinin, ilgili mevzuatına göre düzenlenmiş ve yeminli mali müşavir veya serbest muhasebeci mali müşavir ya da vergi dairesince onaylanmış olması gereklidir. Yayınlanması zorunlu olmayan bilançolarını veya bunların bölümlerini ibraz etmeyen istekliler yukarıda belirtilen kriterleri sağladıklarını yeminli mali müşavir veya serbest muhasebeci mali müşavirce onaylı belgelerle tevsik edebilirler. Serbest meslek erbabının vereceği ilgili mevzuatına göre düzenlenmiş ve onaylanmış serbest meslek kazanç defteri özetinde gösterilen değerlere göre, toplam gelir/toplam gider oranının son yıl değerinin en az (1,25) olması şartı aranır. Bu durumda yukarıda bilançolar veya gerekli görülen bölümler üzerinden hesaplanacak oranlar aranmaz. İsteklinin iş ortaklığı olması halinde, iş ortaklarının her birinin istenen belgeleri ayrı ayrı vermesi ve ortaklardan her birinin (2.1), (2.2) ve (2.3) numaralı alt bentlerde belirtilen şartları sağlaması zorunludur. Ancak, pilot ortağın hissesinin % 50 den fazla olduğu durumlarda pilot ortağın tek başına aranılan şartları sağlaması yeterlidir. İhalenin yapıldığı yıl içinde kurulan şirketlerde (2.1), (2.2) ve (2.3) numaralı alt bentlerde belirtilen bilanço oranlarını karşılayan açılış bilançosunun verilmesi yeterli olup bu bilançoların da ilgili mevzuatına göre düzenlenmiş ve yeminli mali müşavir veya serbest muhasebeci mali müşavir ya da vergi dairesince onaylanmış olması gereklidir. 3) Hizmet alımında İsteklinin bilançosu veya eşdeğer belgeleri: İsteklinin, ihalenin yapıldığı yıldan önceki yıla ait yıl sonu bilançosunun veya bilançonun gerekli görülen bölümlerinin, yoksa bunlara eşdeğer belgeler, bu belgelerin istenildiği durumlarda; 3.1- Belli sürelerde nakit akışını sağlayabilmesi için gerekli likiditeye ve kısa dönem (bir yıl) içinde borç ödeme gücüne sahip olup olmadığını gösteren cari oranın (dönen varlıklar/kısa vadeli borçlar) en az 0,50 olması (hesaplama yapılırken yıllara yaygın inşaat maliyetleri, dönen varlıklardan ve hakediş gelirleri kısa vadeli borçlardan düşülecektir), 3.2- Aktif varlıkların ne kadarının öz kaynaklardan oluştuğunu gösteren öz kaynak oranının (öz kaynaklar/toplam aktif) en az 0,10 olması (hesaplama yapılırken yıllara yaygın inşaat maliyetleri toplam aktiflerden düşülecektir), 3.3- Kısa vadeli banka borçlarının öz kaynaklara oranının 0,75’den küçük olması, yeterlik kriterleri olarak öngörülür ve sayılan üç kriter birlikte aranır. Sunulan bilançolarda yıllara yaygın inşaat maliyetleri ile hakediş gelirlerinin gösterilmesi zorunludur. Bu şartları bir önceki yılda sağlayamayan istekliler, son iki yıla ait belgelerini sunabilirler, bu takdirde belgeleri sunulan son iki yılın ortalaması üzerinden asgari değerlerin sağlanıp sağlanmadığına bakılır. Bilançoların veya bilançoların gerekli görülen bölümlerinin ilgili mevzuatına göre düzenlenmiş ve yeminli mali müşavir veya serbest muhasebeci mali müşavir
52
ya da vergi dairesince onaylanmış olması gereklidir. Yayınlanması zorunlu olmayan bilançolarını veya bunların bölümlerini ibraz etmeyen istekliler yukarıda belirtilen kriterleri sağladıklarını yeminli mali müşavir veya serbest muhasebeci mali müşavirce onaylı belgelerle tevsik edebilirler. Serbest meslek erbabının vereceği ilgili mevzuatına göre düzenlenmiş ve onaylanmış serbest meslek kazanç defteri özetinde gösterilen değerlere göre, toplam gelir/toplam gider oranının; son yılının veya son iki yıllık ortalamasının en az (1,25) olması şartı aranır. Bu durumda yukarıda bilançolar veya gerekli görülen bölümler üzerinden hesaplanacak oranlar aranmaz. İsteklinin iş ortaklığı olması halinde, ortakların her birinin istenen belgeleri ayrı ayrı vermesi ve ortaklardan her birinin (3.1), (3.2) ve (3.3) numaralı alt bentlerde belirtilen şartları veya serbest meslek kazanç defteri özetinde gösterilen değeri sağlaması zorunludur. Ancak pilot ortağın hissesinin % 50’ den fazla olduğu durumlarda pilot ortağın tek başına aranılan şartları sağlaması yeterli sayılır. 4) Mal alımında isteklinin iş hacmini gösteren belgeler: İsteklilerce ihalenin yapıldığı yıldan önceki son yıla ait, isteklinin toplam cirosunu gösteren gelir tablosu veya ihale konusu iş ile ilgili taahhüdü altındaki ve bitirdiği iş miktarını gösteren belgelerin verilmesi zorunludur. Serbest meslek erbabından satın alınacak mallarda ise, ciro serbest meslek kazanç defteri özeti ile belgelendirilir. Ciro hesabında isteklinin yurt içinde ve yurt dışında yapmış olduğu satış faaliyetlerinden elde edilen gelirler toplamı dikkate alınır. Bu belgelerin; son yıl değerlerinin, toplam ciro için, isteklinin teklif edeceği bedelin % 15 inden, toplam satış geliri için ise, isteklinin teklif edeceği bedelin % 10 undan az olmaması gerekir. İsteklinin öngörülen bu kriterlerden birini sağlaması yeterli kabul edilir. Sunulan gelir tablosu veya serbest meslek kazanç defteri özeti ile taahhüdü altındaki ve bitirdiği iş miktarına ilişkin toplam satış gelirini gösteren belgelerin yeminli mali müşavirce veya serbest muhasebeci mali müşavirce ya da vergi dairesince onaylı olması gerekmektedir.Taahhüdü altındaki işlerin değerlendirilmesinde, işin kamu veya özel sektörde sözleşmeye bağlı olarak sürdürülmesi şartı aranır. İsteklinin, iş ortaklığı olarak taahhüdü altındaki ve bitirdiği iş miktarı o iş ortaklığındaki hissesi oranında dikkate alınır. İş ortaklığı şeklinde teklif veren isteklilerin, yıllık ciro veya yıllık toplam satış geliri olarak pilot ortağın ve diğer ortakların iş ortaklığındaki hisseleri oranında asgari yeterlik kriterini sağlamaları gerekir. İş ortaklığı ortaklarının her birinin istenen belgeleri ayrı ayrı vermesi zorunludur. İhalenin yapıldığı yıl içinde kurulan şirketlerde ihalenin yapıldığı tarihe kadar olan toplam ciro veya toplam satış gelirini gösteren belgelerin verilmesi yeterli olup, gelir tablosu veya serbest meslek kazanç defteri özeti ile taahhüdü altındaki ve bitirdiği iş miktarına ilişkin toplam satış gelirini gösteren belgelerin yeminli mali müşavirce veya serbest muhasebeci mali müşavirce ya da vergi dairesince onaylı olması gerekmektedir. Gelir tablosundan alınacak toplam yıllık ciro veya toplam satış geliri, gelirin elde edildiği yılın 30 Haziran tarihinden itibaren (bir sonraki ayda yayımlanan Haziran ayı indeksi esas alınır.) Devlet İstatistik Enstitüsünce yayımlanan aylık TEFE (Tablo: 2 genel satırındaki indeks) üzerinden, ihalenin ilk ilan veya davet tarihi (ihalenin ilk ilan veya davet tarihinin içinde bulunduğu ay yayımlanan, bir önceki ayın indeksi esas alınır.) itibarıyla güncelleştirilir. 5) Hizmet alımında isteklinin iş hacmini gösteren belgeler: İhalenin yapıldığı yıldan önceki son iki yıla ait, isteklinin toplam cirosunu gösteren gelir tablosu ve ihale konusu iş ile ilgili taahhüdü altındaki ve bitirdiği iş miktarını gösteren belgelerin istenilmesi zorunludur. Serbest meslek erbabının ihalelere katılımında bu durumlar serbest meslek kazanç defteri özeti ile belgelendirilir. Hizmet işleri ile ilgili ciro hesabında isteklinin yurt içinde ve yurt dışında yapmış olduğu hizmet faaliyetlerinden elde edilen gelirler toplamı dikkate alınır. Bu belgelerin; son yıl değerinin, toplam ciro için teklif edilecek bedelin % 15’inden, ihale konusu hizmet işleri ile ilgili gelirleri için ise teklif edilecek bedelin % 10’undan az olmaması gerekir. Bu kriterlerden herhangi birini sağlayan ve buna ilişkin belgeleri sunan istekli yeterli kabul edilir. Sunulan gelir tablosu veya serbest meslek kazanç defteri ile ihale konusu hizmet ile ilgili yeterliğin belirlenmesine ilişkin taahhüdü altındaki ve bitirdiği iş miktarına ilişkin gelirlerini gösteren belgelerin yeminli mali müşavirce veya serbest muhasebeci mali müşavirce ya da vergi dairesince onaylı olması gereklidir. Taahhüdü altındaki işlerin değerlendirilmesinde, işin kamu veya özel sektörde sözleşmeye bağlı olarak sürdürülmesi şartı aranır. İsteklinin, iş ortaklığı olarak taahhüdü altındaki ve bitirdiği iş miktarına ilişkin hizmet gelirleri o iş ortaklığındaki hissesi oranında dikkate alınır. İş ortaklığında; yıllık ciro
53
veya ihale konusu hizmet işleri geliri olarak pilot ortağın ve diğer ortakların iş ortaklığındaki hisseleri oranında asgari yeterlik kriterini sağlamaları gerekir. İş ortaklarının her birinin istenen belgeleri ayrı ayrı vermesi zorunludur. Gelir tablosundan alınacak toplam yıllık ciro veya ihale konusu iş gelirleri, gelirin elde edildiği yılın 30 Haziran tarihinden itibaren (bir sonraki ayda yayımlanan Haziran ayı indeksi esas alınır) Devlet İstatistik Enstitüsünce yayımlanan aylık TEFE (Tablo: 2 Genel satırındaki indeks) üzerinden; hakedişlerden alınacak gelirleri ise hakedişin tahakkuk tarihinden itibaren (hakedişin tahakkuk tarihinin içinde bulunduğu ayda yayımlanan bir önceki ayın indeksi esas alınır) aylık TEFE (Tablo: 2 Genel satırındaki indeks) üzerinden ihalenin ilk ilan veya davet tarihi (ihalenin ilk ilan veya davet tarihinin içinde bulunduğu ayda yayımlanan bir önceki ayın indeksi esas alınır) itibarıyla güncelleştirilir. f) İsteklinin mesleki faaliyetini sürdürdüğünü ve teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren belgeler: İdarece bu Yönetmelik kapsamında yapılacak mal ve hizmet alım ihalelerinde isteklilerden; 1) Gerçek kişi olması halinde, ihaleye ilişkin ilk ilanın yapıldığı yıl içerisinde alınmış, ilgisine göre Ticaret ve/veya Sanayi Odasına ya da ilgili Meslek Odasına kayıtlı olduğunu gösterir belgenin, 2) Tüzel kişi olması halinde, mevzuatı gereği tüzel kişiliğin siciline kayıtlı bulunduğu Ticaret ve/veya Sanayi Odasından, ihaleye ilişkin ilk ilanın yapıldığı yıl içerisinde alınmış, tüzel kişiliğin sicile kayıtlı olduğuna dair belgenin, 3) Gerçek kişi olması halinde, noter tasdikli imza beyannamesinin, 4) Tüzel kişi olması halinde, ilgisine göre tüzel kişiliğin ortakları, üyeleri veya kurucuları ile tüzel kişiliğin yönetimindeki görevlileri belirten son durumu gösterir Ticaret Sicil Gazetesi veya bu hususları tevsik eden belgeler ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirkülerinin, 5) Gerçek veya tüzel kişi olması durumuna göre, ortağı olduğu şahıs şirketleri ile sermayesinin yarısından fazlasına sahip olduğu sermaye şirketlerine ilişkin beyannamenin, istenilmesi zorunludur. Vekaleten ihaleye katılma halinde, istekli adına katılan kişinin ihaleye katılmaya ilişkin noterden onaylı vekaletnamesi ile vekaleten katılanın noter tasdikli imza beyannamesi istenir. İş ortaklıklarında iş ortaklığı beyannamesi ile birlikte iş ortaklığını oluşturan gerçek veya tüzel kişilerin her birinin ilgisine göre (1), (2), (3), (4) ve (5) numaralı alt bentlerdeki belgeleri ayrı ayrı vermeleri zorunludur. g) Mal alımında iş deneyim belgeleri: İsteklinin, son beş yıl içinde yurt içinde veya yurt dışında kamu veya özel sektörde gerçekleştirilen ve idarece noksansız ve ayıpsız kabul edilen ihale konusu alım veya ihale dokümanında belirlenecek benzer nitelikteki alımlarla ilgili deneyimi gösteren belgeler, 1) İş deneyim belgesine ilişkin temel kriterler: İş deneyimi olarak, ihale konusu işin özelliği dikkate alınarak istekli tarafından teklif edilen bedelin % 25 inden az ve % 50’sinden fazla olmamak üzere idarelerce belirlenecek bir oranda ihale konusu alım veya ihale dokümanında belirlenecek benzer nitelikteki alımlara ait tek sözleşmeye ilişkin iş deneyim belgesinin ibrazı istenir. İş ortaklıklarında pilot ortağın, asgari iş deneyim tutarının en az % 30 unu sağlaması gerekir. Ancak, her durumda pilot ortağın iş deneyim tutarının diğer ortaklardan fazla olması ve pilot ortakla diğer ortakların iş deneyim tutarları toplamının asgari iş deneyim tutarının tamamını sağlaması şarttır. Pilot ortağa ait iş deneyim belgesinin idarece belirlenen yeterlik kriterini sağlaması halinde, diğer ortaklardan iş deneyim belgesi aranmaz. İş deneyimini gösteren belgeler, isteklinin ihale konusu alım veya benzer nitelikteki alımlarla ilgili deneyimini ortaya koyan ve bu Yönetmelikte yazılı esas ve usullere göre düzenlenerek verilen ve değerlendirilen; iş bitirme belgesi ve iş durum belgesidir. İş deneyiminde değerlendirilecek benzer işler; ihaleye konu alımla nitelik ve/veya nicelik bakımından benzerlik gösteren, aynı veya benzer üretim usul ve tekniği gerektiren, tesis, makine, teçhizat ve diğer ekipman ile mali güç, ihtisas ve organizasyon gerekleri itibarıyla benzer özellikteki işlerdir. Tanımlarda belirtilen esaslara uygun biçimde, hangi nitelikteki mal alımlarının benzer alım kabul edileceği ilgili idarece tespit edilir ve ön yeterlik ve ihale dokümanı ile ihale veya ön yeterliğe ilişkin ilan veya davet belgelerinde belirtilir.
54
2) İş deneyim belgelerinin düzenlenmesi: İş deneyim belgeleri, bir taahhüt kapsamında kamu kurum ve kuruluşlarında yerine getirilen mal tedariklerinde isteklinin başvurusu üzerine, taahhüdün gerçekleştirildiği idare tarafından düzenlenerek sözleşmeyi yapan yetkili makam tarafından onaylanır. İş deneyim belgesi; yazılı bir sözleşmeye bağlı olarak kamu kurum ve kuruluşlarına taahhüt edilen işlerde, tek sözleşme esas alınarak; 2.1- Gerçekleştirilmiş işlerin yüklenicilerine iş bitirme belgesi, 2.2- İhale dokümanında kısmi kabul yapılmasına ilişkin hüküm bulunan hallerde, sözleşme bedelinin asgari % 70’i gerçekleştirilmiş işlerin yüklenicilerine iş durum belgesi, şeklinde, ilgilinin mesleki tecrübesini tevsik amacıyla düzenlenir. Sözleşme bedelinin, asgari % 70 oranında gerçekleşmiş olmasının tespiti; her türlü fiyat farkları hariç, sözleşme fiyatlarıyla ödenen tutarın sözleşme bedeline oranlanması suretiyle yapılır. Sözleşme bedelinin asgari % 70’i gerçekleştirilmiş işlerde iş durum belgesi düzenlenebilmesi için; işe ilişkin ihale dokümanında kısmi kabul yapılmasına ilişkin hüküm bulunması, yapılan işlerin bedelinin ödenmiş ya da tahakkuka bağlanmış olması, işlerin gerçekleşen kısımlarının miktar, nitelik ve tutarlarıyla ilgili bir ihtilaf ve nizanın bulunmaması, kabul raporunda (geçici kabule konu mal alımlarında geçici kabul tutanağında) sözleşmeye ve şartnamelere aykırılık teşkil eden açık kusur ve eksikliklerin bulunmadığının belirlenmesi koşulları aranır ve bu belgelere, belgenin kabulü içermediğine dair şerh düşülür. Bu Yönetmeliğin 64 üncü maddesindeki düzenlemeler çerçevesinde sözleşme bedelinin %70’inden az olmamak üzere daha düşük bedelle tamamlanan işlerde, bu hususun belirtilmesi kaydıyla, gerçekleştirilen tutar kadar yükleniciye iş deneyim belgesi düzenlenir. Sözleşmenin, idarenin izni ile devredilmesi halinde, devir öncesindeki veya sonrasındaki dönemde sözleşme bedelinin en az % 70’ini gerçekleştiren yükleniciye iş deneyim belgesi düzenlenir. İş ortaklığı yüklenicilerin gerçekleştirdikleri işlerde, ortakların her birine iş ortaklığındaki hissesini de belirtir aynı iş durum veya iş bitirme belgesi düzenlenerek verilir. Kamu kurum ve kuruluşlarında yerine getirilen taahhütlerin yüklenicileri, iş deneyim belgesi için; sözleşme, kabul tutanağı, ödeme belgeleri, faturalar ile varsa tasfiye tutanağı, iş artış olurları ve devir sözleşmesini ekleyerek, ilgili kurum veya kuruluşa başvurur. İbraz edilen belgeler ile bu belgelere dayanılarak düzenlenen iş deneyim belgesinde yer alan bilgilerin doğruluğundan, belge vermeye yetkili kurum ve kuruluşlar ile adına belge düzenlenen kişiler sorumludur. Bir taahhüt kapsamında özel sektörde yerine getirilen mal tedariklerinde ise iş deneyimini tevsik için yükleniciler, işe ait sözleşme ve bu sözleşmenin uygulanmasına ilişkin düzenlenen fatura veya serbest meslek makbuzu suretlerini, ihale veya ön yeterliğe başvuru belgelerine ekleyerek ihale komisyonuna sunarlar. İstekliler tarafından iş deneyimine ilişkin olarak başvuru belgeleri ile birlikte sunulan bu belgeler, ihale veya ön yeterlik aşamasında ihale komisyonunca değerlendirilerek isteklinin iş deneyimine sahip olup olmadığı belirlenir. İhale komisyonu, iş deneyimine ilişkin değerlendirmelerinden, istekli ise verdiği belge ve bilgilerin doğruluğundan sorumludur. Yabancı yükleniciler ile yerli yüklenicilerin yurt dışında veya yurt dışına yönelik gerçekleştirdikleri mal tedarikleri ile ilgili olarak, iş sahibi kurum veya kuruluşun o ülke mevzuatına uygun biçimde düzenlemiş olduğu iş deneyim belgeleri kabul edilir. Yurt dışında özel sektöre gerçekleştirilen mal tedariklerinde ise, düzenlenmişse işe ait sözleşme ve bu sözleşmenin uygulanmasına ilişkin belgeler, sözleşme düzenlenmemişse taahhüdün yapıldığına dair belgeler esas alınır. İstekli verdiği belge ve bilgilerin doğruluğundan sorumludur. 3) İş deneyim belgelerinin değerlendirilmesi:İş deneyim belgeleri, belge sahibi gerçek veya tüzel kişiler dışındaki istekliler tarafından kullanılamaz, devredilemez, kiraya verilemez ve satılamaz. Bu belge sahibi kişilerin ortağı bulunduğu tüzel kişiliğin ihaleye girmesinde bu belgeleri kullanabilmesi için belge sahibinin tüzel kişiliğin yarısından fazla hissesine sahip olması, her ihalede bu oranın aranması ve kabule kadar bu oranın muhafaza edilmesi zorunludur. İş deneyim belgesi sahibi gerçek veya tüzel kişilerin, birden fazla tüzel kişiliğin sermayesinin yarısından fazlasına sahip bulunmaları halinde, iş deneyim belgeleri bu tüzel kişiliklerin sadece birinde kullanılabilir. Yıllara sari alımlarda idare yükleniciden bu ortaklık oranının muhafaza edildiğine dair, Ticaret Sicil Memurluğunun teyit yazısını her yıl istemek zorundadır. Şahıs şirketlerinde (komandit şirketin komanditer ortağı hariç) ortakların şirketten ayrılmaları halinde ise, ortaklık döneminde bitirilen veya en az % 70 oranında gerçekleştirilen işlere ait, şirket adına düzenlenmiş olan iş durum veya iş bitirme belgesi ayrılan ortakların hisseleri oranında ihalelerde şahsi iş deneyimi olarak değerlendirilir. Bu belgelerin şirket adına kullanılmasında belge tutarı değerlendirilirken ayrılan ortakların hisselerine isabet eden tutar belge toplamından düşülür. İsteklilerin tek başına gerçekleştirdikleri işlere ait iş deneyim 55
belgeleri tam olarak, iş ortaklıklarında ortak olarak gerçekleştirdikleri işlere ait iş deneyim belgeleri ise o iş ortaklığındaki hissesi oranında değerlendirilir. İş deneyimlerinin değerlendirilmesinde ihale veya ön yeterlik ilk ilan tarihinden geriye doğru son beş yılda yapılan işler ve iş kısımları dikkate alınır. İş bitirme ve iş durum belgelerinde yazılı sözleşme tutarlarının asgari % 70’lik kısmının ilk ilan tarihinden geriye doğru son beş yıl içinde gerçekleştirilip gerçekleştirilmediği hususu iş deneyim belgelerindeki bilgilerden tespit edilir. Bu tespitin iş deneyim belgeleri üzerinden yapılamadığı durumlarda; o işe ait düzenlenmiş ödeme belgeleri ve faturalar esas alınır. İhale konusu alım veya benzer alımlarla ilgili olarak istenen iş deneyiminin belgelendirilmesinde tek sözleşmeye dayalı olarak alınmış iş deneyim belgeleri değerlendirilir. Birden fazla iş deneyim belgesinin tutarı, toplanarak dikkate alınmaz. 4) İş deneyim belgelerinin güncellenmesi ve komisyonların inceleme yetkisi: İhale komisyonları, iş deneyim belgelerinde yazılı tutarları; yurt içinde sözleşmenin yapıldığı aydan (sözleşmenin yapıldığı tarihin içinde bulunduğu ay yayımlanan bir önceki ayın indeksi esas alınır.) itibaren, ihalenin ilk ilan veya davet tarihine (ihale ilk ilan veya davet tarihinin içinde bulunduğu ay yayımlanan, bir önceki ayın indeksi esas alınır.) kadar Devlet İstatistik Enstitüsünce yayımlanan aylık TEFE üzerinden; yabancı para cinsinden iş deneyim belge tutarlarını ise, ihalenin ilk ilan veya davet tarihindeki Türkiye Cumhuriyet Merkez Bankası döviz alış kuru esas alınmak suretiyle güncelleştirir. İhale komisyonları isteklilerce ibraz edilen iş deneyimiyle ilgili belgelerdeki bilgilerin incelenmesi amacıyla; iş deneyimine ilişkin sözleşme, kabul tutanağı, ödeme belgeleri ve varsa iş artış olurları, ek sözleşme ve devir sözleşmesi, iş ortaklığı sözleşmesi gibi belgelerden gerekli gördüklerini, yurt dışında iş yapanlardan da bu belgelerin muadillerini isteyebilir. h) Hizmet Alımında İş Deneyim Belgeleri: İsteklinin, son beş yıl içinde yurt içinde veya yurt dışında kamu veya özel sektörde sözleşme bedelinin en az % 70’i oranında gerçekleştirdiği veya yapımla ilgili hizmet işleri için geçerli olmak üzere en az % 50’si oranında denetlediği veyahut yönettiği idarece kusursuz kabul edilen ihale konusu iş veya benzer işlerle ilgili deneyimini gösteren belgeler, İş deneyimi olarak, istekli tarafından teklif edilen bedelin % 25’inden az ve % 50’sinden fazla olmamak üzere idarece belirlenecek bir oranda, ihale konusu hizmet veya benzer hizmetlere ait tek sözleşmeye ilişkin iş deneyim belgesinin ibrazı istenir. İş ortaklıklarında pilot ortağın, istenen asgari iş deneyim tutarının en az % 70’ini, diğer ortakların her birinin ise istenen asgari iş deneyim tutarının en az % 10’unu sağlaması gerekir. Ancak diğer ortak veya ortakların iş deneyim tutarı toplamı, asgari iş deneyim tutarının % 30’undan az olamaz. İş deneyimini gösteren belgeler, isteklinin ihale konusu hizmet veya benzer hizmetlerdeki deneyimini ortaya koyan ve bu Yönetmelikte yazılı esas ve usullere göre düzenlenerek verilen ve değerlendirilen; iş bitirme belgesi ve iş durum belgesi ile iş denetleme ve iş yönetme belgesidir. İş deneyiminde değerlendirilecek benzer işler; ihale konusu hizmet veya hizmetin bölümleriyle nitelik ve büyüklük bakımından benzerlik gösteren, aynı veya benzer usullerle gerçekleştirilen, teçhizat, ekipman, mali güç ve uzmanlık ile personel ve organizasyon gerekleri bakımından benzer özellik taşıyan hizmetlerdir. Tanımlarda belirtilen esaslara uygun biçimde, hangi nitelikteki iş ya da işlerin benzer iş kabul edileceği ilgili idarece tespit edilerek ihale veya ön yeterlik dokümanında ve ihale veya ön yeterliğe ilişkin ilan veya davet belgelerinde belirtilir. İlk defa gerçekleştirilecek yeni bir hizmet türünün ortaya çıkması durumunda, daha önce bu hizmeti yerine getirmiş yeterli sayıda istekli bulunamaması nedeniyle rekabet koşullarının oluşmayacağı hizmet alımı ihalelerinde, idareler iş deneyimi aramayabilir. İhale komisyonları, iş deneyimi olarak ibraz edilen belgelerin ihale konusu işe benzerlik ve öngörülen asgari tutarı sağlayıp sağlamadıkları yönünden yapacakları yeterlik değerlendirme işlemlerini bu Yönetmelikte yer alan esaslara göre gerçekleştirirler. i) Mal Alımında; üretim, imalat kapasitesi, araştırma-geliştirme faaliyetlerini belirlemeye yönelik belgeler : Alımın özelliği gözönünde bulundurularak, isteklinin üretim ve/veya imalat kapasitesine ilişkin durumunun ihale konusu işi yerine getirebilmek için uygun olup olmadığı ile yasal olarak ilgili ürünü teklif etme yetkisinin olup olmadığının tespiti amacıyla aşağıdaki belgelerden gerekli olanlar istenilebilir: 1) İstekli imalatçı ise imalatçı olduğunu gösteren belgeler ve/veya sanayi sicil belgesi ve/veya kapasite raporu,
56
2) İstekli yetkili satıcı ise, yetkili satıcı olduğunu gösteren belgeler ve/veya imalatçının sanayi sicil belgesi veya imalatçı olduğunu gösteren belgeler, 3) Türkiye’de serbest bölgelerde faaliyet gösteren imalatçı veya yetkili satıcı ise yukarıdaki belgelerin yanı sıra serbest bölge faaliyet belgesi, ihale konusu işin özelliğine göre gerek duyulduğu takdirde isteklinin araştırmageliştirme faaliyetlerinde bulunup bulunmadığı ile varsa bu faaliyetlerini yürüttüğü birimine ilişkin belgeler de ayrıca istenilebilir. İş ortaklığını oluşturan ortaklardan birinin veya pilot ortağın idarece istenen belgeleri vermesi yeterlidir. j) Hizmet Alımında; kapasite araştırma, geliştirme, standart ve kaliteye İlişkin belgeler: İdare, istekliden üretim ve/veya imalat kapasitesine ilişkin kapasite raporu ile araştırma ve geliştirme faaliyetlerine ve kaliteyi sağlamaya yönelik belgeler, TSE belgesi ve TSEK belgesi gibi belgeler isteyebilir. Bu kalite belge ve sertifikalarının, Türk Akreditasyon Kurumu tarafından akredite edilen belgelendirme ve kalite kontrol kuruluşları veya Uluslararası Akreditasyon Forumu Karşılıklı Tanınma Antlaşmasında yer alan ulusal akreditasyon kurumlarınca akredite edilmiş belgelendirme ve kalite kontrol kuruluşları tarafından düzenlenmesi zorunludur. Bu belgelendirme ve kalite kontrol kuruluşlarının Uluslararası Akreditasyon Forumu Karşılıklı Tanınma Antlaşmasında yer alan ulusal akreditasyon kurumlarınca akredite edilmiş belgelendirme kuruluşu olduklarının Türk Akreditasyon Kurumu’ndan alınacak bir yazı ile teyit edilmesi gerekir. Türk Akreditasyon Kurumu tarafından akredite edildiği duyurulan belgelendirme ve kalite kontrol kuruluşları tarafından verilen belge ve sertifikalar için Türk Akreditasyon Kurumundan teyit alınması zorunlu değildir. Sunulacak hizmetin belirli malları veya bazı malzemeleri de içermesi durumunda söz konusu malzeme ve malların kalitesini sağlamaya yönelik belgeler de istenebilir. Yemek hazırlama ve dağıtımına ilişkin hizmetlerde Tarım ve Köyişleri Bakanlığı tarafından düzenlenen, 560 Sayılı Gıdaların Üretimi, Tüketimi ve Denetlenmesine Dair Kanun Hükmünde Kararname kapsamındaki ürünler için gıda sicil ve gıda üretim sertifikasına ilişkin hükümler şartnamelere konulabilir. Bu bilgi ve belgelerin hangilerinin isteneceği ve bunlara ait asgari yeterlik kriterleri, işin niteliğine göre idarece belirlenir. İş ortaklıklarında, en az bir ortağın bu belgeleri sağlaması yeterlidir. k) Mal Alımında isteklinin organizasyon yapısına ve personel durumuna ilişkin belgeler: İhale konusu alımın/işin özelliğine göre, teklif edilen malın üretim aşamalarında istenilen kalite ve özelliklerde üretilebilmesini teminen gerekli yeterliğe sahip personel çalıştırıldığına dair belgeler ile ihale konusu malın ve daha sonra gerektiğinde yedeklerin, yedek parçaların kolay ve hızlı temin edilebilirliği ile servis ve bakım-onarım hususlarında iyi bir organizasyon yapısına sahip olunduğuna ilişkin belgeler istenilebilir. İş ortaklığını oluşturan ortaklardan birinin veya pilot ortağın idarece istenen belgeleri vermesi yeterlidir. l) Hizmet Alımında isteklinin organizasyon yapısına ve personel durumuna ilişkin belgeler: 1) İsteklinin organizasyon yapısına ve ihale konusu işi yerine getirmek için idarece öngörülen sayıda ve nitelikte personel çalıştırdığına veya çalıştıracağına dair bilgi ve/veya belgeler, 2) İsteklinin yukarıda belirtilen belgelere ilave olarak; isteklinin kendisinin veya yönetici kadrosu ile işi yürütecek teknik personelin eğitimi ve mesleki niteliklerini gösteren belgeler, 3) Temizlik ve güvenlik gibi personel çalıştırılmasına dayalı hizmet alımı ihalelerinde söz konusu hizmette çalıştırılması istenen asgari personel sayısının % 40’ını geçmemek üzere; ihale tarihinden önceki beş (5) yıl içerisinde bu hizmetlerde 120 gün kesintisiz olarak personel çalıştırıldığına dair 4 aylık sigorta prim bordrosu istenebilir. 4) Asgari yeterlik kriteri olarak anahtar teknik personel öngörülmesi halinde, bu personelin ihale konusu hizmetin uzmanı olması, ihale tarihinden önce işe alınmış ve ihale tarihi itibarıyla isteklinin bünyesinde çalışıyor bulunması şartlarının aranması zorunludur. Özel sektörde geçen deneyim süresi ilgili meslek odası üye kayıt belgesiyle, kamuda geçen deneyim süresi hizmet çizelgesi ve/veya meslek odası üye kayıt belgesiyle; isteklinin bünyesinde çalışmakta olduğu hususu ise, personel adına prim ödendiğini veya personelin işe alındığını gösteren sosyal güvenlik kurumu onaylı belgeler ile tevsik edilir. Bu niteliklere sahip gerçek kişi isteklilerden, şahıs şirketi ortaklarından, limited şirketlerde müdürlük görevini yürüten ortaklarından, anonim şirketlerin yönetim kurulu başkanı, yönetim kurulu üyeleri, murahhas müdür ve genel müdür ortaklarından, ortak 57
girişimlerin ise gerçek kişi ortaklarından ve tüzel kişi ortaklarının yukarıda sayılan unvanları taşıyan gerçek kişi ortaklarından isteklinin bünyesinde çalıştığına dair belge aranmaz. İdarenin, ihale dokümanında istediği "Teknik Personel Taahhütnamesi" bu kriter kapsamında değerlendirilemez ve anahtar teknik personel aynı zamanda "Teknik Personel Taahhütnamesi"nde yer alamaz. İş ortaklıklarında, ortaklık oranına bakılmaksızın, pilot ve diğer ortaklara ait anahtar personelin tamamı değerlendirilir. m) Mal Alımında makine ve diğer ekipmana ilişkin belgeler: İdarenin ihtiyacına uygun olarak imal ettirilmek suretiyle satın alınması öngörülen mal alım ihalelerinde, bu imalatın yapılabilmesi ve ihale konusu işin yerine getirilebilmesi için gerekli görülen tesis, makine, teçhizat ve diğer ekipmana ilişkin belgeler istenilebilir. Tesis, makine, teçhizat ve diğer ekipman için kendi malı olma şartının aranmaması esastır. Tesis, makine, teçhizat ve diğer ekipman isteklinin kendi malı ise fatura, demirbaş veya amortisman defterinde kayıtlı olduğuna dair noter tespit tutanağı veya yeminli mali müşavir raporu ya da serbest muhasebeci mali müşavir raporu ile tevsik edilmesi, taahhüt edilerek temin edilecek olması durumunda ise noter onaylı taahhütnamenin ibrazı gerekir. Geçici ithalle getirilmiş veya 10/06/1985 tarihli ve 3226 sayılı Finansal Kiralama Kanunu hükümlerine göre edinilmiş tesis, makine, teçhizat ve diğer ekipman da, kira sözleşmesi eklenmek ve ihale ilk ilan tarihine kadar olan kiraların ödendiği belgelenmek şartı ile isteklinin kendi malı sayılır. İş ortaklığında tesis, makine, teçhizat ve diğer ekipman, ortaklık oranına bakılmaksızın değerlendirilir. n) Hizmet Alımında makine ve diğer ekipmana ilişkin belgeler: İdare, ihale konusu hizmetin yapılabilmesi için gerekli gördüğü tesis, makine, teçhizat ve diğer ekipman ile ilgili bilgi ve belgeleri isteyebilir ve bunlara ait asgari yeterlik kriterleri öngörebilir. Makine, tesis ve ekipman için kendi malı olma şartının aranmaması esastır. Ancak isteklinin kendi malı olan makine, tesis ve ekipman; fatura ya da demirbaş veya amortisman defterinde kayıtlı olduğuna dair noter tespit tutanağı ile veya yeminli mali müşavir ya da serbest muhasebeci mali müşavir raporu ile tevsik edilir. Taahhüt edilerek temin edilecek ekipman için ise, noter onaylı taahhütnamenin sunulması gerekir. Geçici ithalle getirilmiş veya 10/6/1985 tarihli ve 3226 sayılı Finansal Kiralama Kanunu hükümlerine göre edinilmiş ekipman da, kira sözleşmesi eklenmek ve ihalenin ilk ilan tarihine kadarki kiraların ödendiği belgelenmek şartı ile isteklinin kendi malı sayılır. İş ortaklıklarında pilot ve diğer ortaklara ait makine ve ekipman, ortaklık oranına bakılmaksızın tam olarak değerlendirilir. o) Kalite kontrolden sorumlu olan ilgili teknik personel veya teknik kuruluşlara ilişkin belgeler: Mal Alımında, istekliden, kalite kontrolünün ne şekilde gerçekleştirildiğine dair belgeler istenilebilir. Bu belgelerin istenilmesi durumunda; 1) Kalite kontrolünün isteklinin birimi tarafından yerine getirilmesi halinde yeterli personele ve kalite kontrolünün yapılabilmesi için gerekli tesislere sahip olduğuna ilişkin belgelerin, 2) Kalite kontrolünün teknik kuruluşlar tarafından yapılması halinde bu kuruluşun standartlara uygunluğu ile bir akreditasyon kuruluşunca akredite edilip edilmediğine ilişkin belgelerin, verilmesi gerekmektedir. İş ortaklığında ortaklık oranına bakılmaksızın bu belgeleri en az bir ortağın sağlaması gerekir. p) Mal Alımında uluslararası kurallara uygun şekilde akredite edilmiş kalite kontrol kuruluşları tarafından verilen sertifikalar: idare, ihale konusu mallara ilişkin olarak alımın niteliğini göz önünde bulundurarak imalatta yeterlik belgesi, ürün belgeleri, kalite uygunluk belgesi, kalite yönetim sistem belgesi, laboratuar yeterlilik belgesi, çevre yönetim sistem belgesi, personel belgelendirilmesine ilişkin olarak sertifika ve belge isteyebilir. Bu belge ve sertifikaların, Türk Akreditasyon Kurumu tarafından akredite edilen belgelendirme kuruluşları veya Uluslararası Akreditasyon Forumu Karşılıklı Tanınma Antlaşmasında yer alan ulusal akreditasyon kurumlarınca akredite edilmiş belgelendirme kuruluşları tarafından düzenlenmesi zorunludur. Bu belgelendirme ve kalite kontrol kuruluşlarının Uluslararası Akreditasyon Forumu Karşılıklı Tanınma Antlaşmasında yer alan ulusal akreditasyon kurumlarınca akredite edilmiş belgelendirme kuruluşu olduklarının Türk Akreditasyon Kurumu’ndan alınacak bir yazı ile teyit edilmesi gerekir. Türk Akreditasyon Kurumu 58
tarafından akredite edildiği duyurulan belgelendirme kuruluşları tarafından verilen belge ve sertifikalar için Türk Akreditasyon Kurumu’ndan teyit alınması zorunlu değildir. İlgili kamu kuruluşlarının düzenlemeleri ile getirilen mecburi standartlara; TSE marka zorunluluğu getirilen sanayi malları için TSE belgesine; 27/5/2004 tarihli ve 5179 sayılı Gıdaların Üretimi, Tüketimi ve Denetlenmesine Dair Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulu Hakkında Kanun kapsamındaki ürünler için gıda sicil ve gıda üretim sertifikasına ilişkin hükümlere şartnamelerde yer verilecektir. r) Mal Alımında tedarik edilecek malların numuneleri, katalogları, fotoğrafları: idare, gerek görüldüğü takdirde, teklif edilen malın ihale dokümanında belirlenen şartlara uygunluğunu teyit etmek amacıyla numunelerinin, ayrıntılı teknik bilgilerinin yer aldığı katalogların, fotoğrafların ve benzeri tanıtım materyalinin de verilmesi istenilebilir. İdarelerce bunların doğruluğunun teyidi için üretim ve/veya imalat aşaması ile sevkiyat aşamalarında idarece belirlenen uzmanlarca denetlenmesi de talep edilebilir." MADDE 7 — Aynı Yönetmeliğin 34 üncü maddesinin altıncı fıkrası aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "Açıklama talebinin idarece uygun görülmesi halinde idarece yapılacak açıklama, bu tarihe kadar ihale veya ön yeterlik dokümanı alan tüm istekli veya adaylara yazılı olarak bildirilir veya imza karşılığı elden tebliğ edilir. İdarenin bu yazılı açıklaması, teklif verme veya son başvuru gününden en az 3 (üç) gün önce tüm aday veya isteklilerin bilgi sahibi olmalarını sağlayacak şekilde yapılır." MADDE 8 — Aynı Yönetmeliğin 52 nci maddesi aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "Madde 52 — İhale komisyonları teklifleri, görev ve yetkileri çerçevesinde şartnamelerinde belirtilen esaslara göre detaylı incelemeyi yaparlar. Tekliflerin incelenmesi, karşılaştırılması ve değerlendirilmesinde yararlanmak üzere net olmayan hususlarla ilgili olarak isteklilerden yazılı olarak tekliflerinin açıklanması istenebilir. Ancak bu açıklama, hiçbir şekilde teklif fiyatlarında değişiklik yapılmasını veya ihale dokümanında yer alan şartlara uygun olmayan tekliflerin uygun hale getirilmesi amacıyla istenemez ve yapılamaz. İhale dokümanına göre tekliflerin değerlendirilmesinde; isteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı, teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir. Teklifin reddini gerektiren belgelerin verilmemiş olması ve ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun bulunmayan teklifler bir tutanakla tespit edilerek geçersiz sayılır. Bu işlemlere ilişkin hazırlanan tutanaklar ihale komisyonunca imzalanır. Teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz. Ancak, teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla, belgelerde önemsiz bilgi eksikliği bulunması halinde, komisyonca belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanması Satınalma Birimi aracılığı ile yazılı olarak istenir. Belirlenen sürede eksik bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır. Bu ilk değerlendirme ve işlemler sonucunda belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçilir. Bu aşamada, isteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerine ve tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı incelenir. Uygun olmadığı belirlenen isteklilerin teklifleri değerlendirme dışı bırakılır. İhale Komisyonu verilen tekliflerden diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu teklifleri reddetmeden önce, belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenler ile ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister. İhale komisyonu; a) Mal Alımında 1) İmalat sürecinin ekonomik olması, 2) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temininde kullanacağı avantajlı koşullar, 3) Teklif edilen malların özgünlüğü, b) Hizmet Alımında 1) Verilen hizmet ve yapım yönteminin ekonomik olması, 2) Seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin hizmetin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar, 59
3) Hizmet işinin özgünlüğü, hususlarında belgelendirilmek suretiyle yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak, aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu değerlendirme sonucunda, açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir. İhale komisyonunca reddedilmeyen aşırı düşük teklifler, geçerli teklif olarak dikkate alınır. Son aşamada, isteklilerin teklif mektubu eki cetvellerinde aritmetik hata bulunup bulunmadığı kontrol edilir. Teklif edilen fiyatları gösteren teklif mektubu eki cetvelde çarpım ve toplamlarda aritmetik hata bulunması halinde, isteklilerce teklif edilen birim fiyatlar esas alınmak kaydıyla, aritmetik hatalar ihale komisyonu tarafından re'sen düzeltilir. Yapılan bu düzeltme sonucu bulunan teklif isteklinin esas teklifi olarak kabul edilir ve bu durum hemen istekliye yazı ile bildirilir. İstekli düzeltilmiş teklifi kabul edip etmediğini tebliğ tarihini izleyen beş gün içinde yazılı olarak bildirmek zorundadır. İsteklinin düzeltilmiş teklifi kabul etmediğini süresinde bildirmesi veya bu süre içinde herhangi bir cevap vermemesi halinde, teklifi değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatı gelir kaydedilir. Aşağıda belirtilen durumlardaki istekliler ihale dışı bırakılır: a) İflas eden, tasfiye halinde olan, işleri mahkeme tarafından yürütülen, konkordato ilân eden, işlerini askıya alan veya kendi ülkesindeki mevzuat hükümlerine göre benzer bir durumda olan, b) İflası ilân edilen, zorunlu tasfiye kararı verilen, alacaklılara karşı borçlarından dolayı mahkeme idaresi altında bulunan veya kendi ülkesindeki mevzuat hükümlerine göre benzer bir durumda olan, c) Türkiye'nin veya kendi ülkesinin mevzuat hükümleri uyarınca kesinleşmiş sosyal güvenlik prim borcu olan, d) Türkiye'nin veya kendi ülkesinin mevzuat hükümleri uyarınca kesinleşmiş vergi borcu olan, e) İhale tarihinden önceki beş yıl içinde, mesleki faaliyetlerinden dolayı yargı kararıyla hüküm giyen, f) İhale tarihinden önceki beş yıl içinde, ihaleyi yapan idareye yaptığı işler sırasında iş veya meslek ahlakına aykırı faaliyetlerde bulunduğu bu idare tarafından ispat edilen, g) İhale tarihi itibariyle, mevzuatı gereği kayıtlı olduğu oda tarafından mesleki faaliyetten men edilmiş olan, h) Bu Yönetmelik hükümlerine göre idareler tarafından belirlenen bilgi ve belgeleri vermeyen veya yanıltıcı bilgi ve/veya sahte belge verdiği tespit edilen, ı) 28 inci maddeye göre ihaleye katılamayacağı belirtildiği halde ihaleye katılan, i) 71 inci maddede belirtilen yasak fiil veya davranışlarda bulundukları tespit edilen. İhaleye katılan aday veya isteklilerden dokuzuncu fıkranın (a), (b), (c), (d), (e), (g) ve (i) bentlerinde belirtilen durumlarda olmadıklarına dair beyanlarını ortaya koyan yazılı taahhütnamelerin başvuru veya teklifleriyle birlikte, ihale üzerinde kalan istekliden ise bu durumlarda olmadığına dair belgelerin sözleşme imzalanmadan önce istenilmesi zorunludur. Sözleşme imzalanmadan önce sunulacak bu belgelerin, ihale tarihi itibarıyla isteklinin dokuzuncu fıkranın (a), (b), (c), (d), (e) ve (g) bentlerinde belirtilen durumlarda olmadığını göstermesi gerekir. Ortak girişimlerde söz konusu taahhütname ile belgelerin yukarıda öngörülen şekilde bütün ortaklarca ayrı ayrı verilmesi zorunludur. Dokuzuncu fıkranın (c) bendindeki "Türkiye’de kesinleşmiş sosyal güvenlik prim borcu"nun değerlendirilmesinde, isteklinin; a) İlgili mevzuatına göre tahakkuk eden prim borçlarının süresi içinde ödenmemesi halinde kesinleşmiş prim borcu olduğu, b) Prim borcuna karşı dava açılmışsa bu dava kesin hükme (karar düzeltme aşaması dahil) bağlanana kadar kesinleşmiş prim borcu olmadığı, c) Vadesi geçtiği halde ödenmemiş ancak ilgili kurum tarafından belli bir vadeye bağlanarak tecil edilmiş prim borçlarının, vadesindeki ödemeler aksatılmadığı sürece, kesinleşmiş prim borcu olmadığı, d) Prim borcunun 6183 sayılı Amme Alacaklarının Tahsil Usulü Hakkında Kanun’a göre tahsili için ilgili kurum tarafından yapılan her türlü işleme karşı dava açılması halinde açılan dava kesin hükme bağlanana kadar (karar düzeltme aşaması dahil) kesinleşmiş prim borcu olmadığı, 60
kabul edilecektir. Dokuzuncu fıkranın (d) bendindeki "Türkiye’de kesinleşmiş vergi borcu"nun değerlendirilmesinde ise, isteklinin; a) Beyan üzerine alınan veya maktu olarak belirlenip ödemesi belirli tarihlerde yapılan vergilerde ödeme vadesi geçmiş olup ödeme yapılmamış ise kesinleşmiş vergi borcu olduğu, b) Resen, ikmalen veya idarece yapılan tarhiyatlara karşı dava açma süresi geçirilmediği sürece, kesinleşmiş vergi borcu olmadığı, c) Resen, ikmalen veya idarece yapılan tarhiyatlara karşı vergi yargısında dava açılmışsa bu dava kesin hükme (karar düzeltme aşaması dahil) bağlanana kadar kesinleşmiş vergi borcu olmadığı, d) Vadesi geçtiği halde ödenmemiş ancak vergi idaresi tarafından taksitlendirilmiş vergi borçlarının, vadesindeki ödemeler aksatılmadığı sürece, kesinleşmiş vergi borcu olmadığı, e) Vergi borcunun 6183 sayılı Amme Alacaklarının Tahsil Usulü Hakkında Kanun’a göre tahsili için vergi idaresince yapılan her türlü işleme karşı vergi yargısında dava açılması halinde açılan dava kesin hükme bağlanana kadar (karar düzeltme aşaması dahil) kesinleşmiş vergi borcu olmadığı, kabul edilecektir. İsteklinin ilgili vergi dairesinden aldığı vergi borcu olmadığına dair belgede, nakil olduğunun belirtilmesi durumunda kayıtlı olduğu bir önceki vergi dairesinden de vergi borcu olmadığına dair belge alınarak idareye ibraz edilmesi gerekmektedir. En son aşamada yapılan değerlendirmeler sonucunda ekonomik açıdan en avantajlı ve en uygun birinci ve ikinci teklifler aşağıda belirtilen usullere göre belirlenir ve ihale ekonomik açıdan en uygun teklifi veren isteklinin üzerinde bırakılır. a) Mal alımında ekonomik açıdan en avantajlı bir ve ikinci teklifin tespiti 1) İdarece yapılacak mal alımı ihalelerinde, ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesinde en düşük fiyatın uygulanması esastır. 2) Ekonomik açıdan en avantajlı teklifin sadece en düşük fiyat esasına göre belirlenmesinin mümkün olmadığı durumlarda; idare, işletme ve bakım maliyeti, maliyet etkinliği, verimlilik, kalite ve teknik değer gibi fiyat dışındaki unsurları da dikkate alarak, ekonomik açıdan en avantajlı teklifi belirler. 3) İdare ihale konusu malın gereklerini de dikkate alarak yukarıda belirtilen unsurlardan başka unsurları da ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesinde dikkate alabilir. 4) Ekonomik açıdan en avantajlı teklifin fiyat dışındaki unsurlar da dikkate alınarak belirleneceği ihalelerde, idari şartnamede; bu unsurların parasal değerler olarak ifade edilmesi zorunludur. Parasal değerler olarak ifade edilmesi mümkün olmayan unsurlar için idari şartnamede nispi ağırlıkları belirlenir. 5) Değerlendirmeye alınacak fiyat dışı unsurların neler olduğu, parasal değerlerle ifade edilebilenlerin parasal değerleri, bu değerlerin hesaplama yöntemi ve ihale konusu malın özelliği nedeniyle teklif bedeliyle birlikte belli oranlarda değerlendirmeye alınması öngörülüyorsa ağırlık katsayıları, değerlendirmede uygulanacak hesap yöntemleri, parasal değerler olarak ifade edilemeyenlerin ise nispi ağırlıkları, hesaplama ve değerlendirmeye alınmasıyla ilgili usul ve esaslar, ağırlık katsayıları ile her bir fiyat dışı unsurun fiyat dışı unsurların toplam ağırlığı içindeki dağılımları gibi hususlar açıklanır. 6) Yeterlik değerlendirmesinde öngörülen kriterler tekliflerin değerlendirmesinde fiyat dışı unsur olarak öngörülemez ve bu kriterler fiyat dışı unsur olarak kullanılamaz. b) Mal alımında fiyat dışı unsurlar: İhale dokümanında fiyat dışı unsurların dikkate alınacağının belirtilmesi halinde, idareler ayrıntıları idari şartnamelerde düzenlenmek üzere, ihale konusu malın özelliğine göre aşağıda belirtilen unsurlardan tümünü veya bir kısmını dikkate alarak ekonomik açıdan en avantajlı teklifi belirleyebilir: 1) İşletme ve bakım maliyeti: İşletme ve bakım maliyeti, idarelerce satın alınacak malların ekonomik ömürleri ve kapasiteleri çerçevesinde işletilmeleri veya kullanılmaları, bakımları, dolaylı olarak değişken maliyetlerin izlenmesi ve değerlendirilmesi ile kullanım döneminde çıkabilecek olası sorunların giderilmesini kapsar. Satın alınacak malların işletme ve bakım maliyeti, malların kullanım ömrü boyunca ortaya çıkacak maliyetin en önemli bölümünü oluşturmaktadır. Malların kullanım ömrünün tamamı, bir bölümü veya garanti süresi göz önüne alınarak, bu süre içindeki;
61
- periyodik bakım aralıkları, - periyodik bakımların süreleri, - periyodik bakımda değişecek yedek parça ve sarf malzemelerinin maliyeti, - periyodik bakımların işçilik maliyeti, - idarenin arıza, hasar veya kullanım ömrünün dolması nedeniyle ihtiyaç duyacağı ve halen elinde bulunan benzer mallarla ilgili mevcut veriler esas alınmak suretiyle belirli bir çalışma süresi içinde alınması öngörülen yedek parçaların maliyeti, - işletme-bakım maliyeti niteliğindeki diğer maliyetler, değerlendirilir. Ancak bu maliyetler, kullanım ömrü bir yıldan kısa süreli olan mal alım ihalelerinde dikkate alınmaz. 2) Maliyet etkinliği: İhale konusu malın/makinenin/tesisin/üretim hattının/teknoloji transferinin alım bedeli ile üretim için gerekli olan girdi maliyetleri ve malın üretilmesi/makinenin kullanılması için zorunlu olan işletme ve bakım maliyetleri, varsa enerji tüketim maliyeti veya üretim aşamasında kullanılan personel sayısından kaynaklanacak ilave maliyet unsurlarının toplamının nihai üretim içinde minimum seviyede olması suretiyle en fazla faydanın sağlanmasıdır. İdare maliyet etkinliğinin hesabında; bir malın sadece satın alma bedelini değil bir birim ürünün elde edilmesi için satın alma bedeli üzerinden hesaplanacak yıllık amortisman tutarına yukarıda sayılan yıllık işletme dönemi giderlerini de ilave ederek yaklaşık birim üretim ve satış maliyeti unsurlarını da ilave etmek suretiyle yaklaşık bir maliyet belirlemek ve ikame edilebilir mallar arasında en düşük maliyetli malın/makinenin maliyet etkinliğini büyük olarak değerlendirmek durumundadırlar. 3) Verimlilik : Alınması düşünülen mal ile kullanım alanına göre en fazla iş, ürün ve bu gibi çıktıların elde edilmesidir. İstekliler teknik şartnamede yer alan verimliliği garanti ettiklerini belirtirler. Değerlendirmede, fiyat teklifinde bulunulan malların verimliliğinin birim maliyeti hesaplanır. 4) Kalite: Bir malın belirlenen veya olabilecek ihtiyaçları karşılama yeteneğine dayanan özelliklerinin toplamıdır. Malın kalitesi, tasarım, üretim, servis ve bakım gibi birbiri ile ilişkili faaliyetlerin her aşamasından etkilenir. Bu hususların objektif olarak değerlendirilmesi ve belgelere dayandırılması gerekir. 5) Teknik değer: Tedarik edilecek malın kullanım alanına bağlı olarak ileri teknolojiler ile üretilmiş olması, kapasite ve verimlilik açısından yeni dizaynlara uygun olması, sistemin ihtiyaca göre taşınabilir olması, sistem tasarımı, yerleşim birimi, montaj ve aksesuarı, işletme koşullarına uygun olması, iş güvenliği açısından gerekli koşulları taşıması, üretim metot ve teknikleri açısından rakipleri ile yarışabilir olması gibi unsurlardan işin özelliğine göre idarelerce uygun bulunanlar dikkate alınabilir. 6) Özel ilave kriterler: İdarece, ihale konusu malın niteliği gereği dikkate alınmasında yarar görülen eğitim, satış sonrası servis imkanlarının mevcut olup olmadığı, yok etme masrafı gibi özel ilave kriterler idari şartnamede belirlenebilir. Ancak bu kriterlerin ihale konusu malın ekonomik açıdan avantajını ortaya koymaya yönelik olması ve mümkün olduğu takdirde parasal değer olarak ifade edilebilmesi esas olmalıdır. c) Hizmet Alımında Ekonomik açıdan en avantajlı bir ve ikinci teklifin tespiti: 1) Hizmet alımı ihalelerinde ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesinde en düşük fiyatın uygulanması esastır. 2) Ekonomik açıdan en avantajlı teklifin sadece en düşük fiyat esasına göre belirlenmesinin mümkün olmadığı durumlarda idare, ihale konusu hizmetin özelliklerini de dikkate alarak işletme ve bakım maliyeti, maliyet etkinliği, verimlilik, kalite ve teknik değer gibi fiyat dışı unsurları dikkate alarak ekonomik açıdan en avantajlı teklifi belirler. 3) İdare ihale konusu hizmetin gereklerini de dikkate alarak yukarıda belirtilen unsurlardan başka unsurları da ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesinde dikkate alabilir. 4) Ekonomik açıdan en avantajlı teklifin fiyat dışındaki unsurlar da dikkate alınarak belirleneceği ihalelerde, idari şartnamede fiyat dışı unsurların öncelikle parasal değerleri, bu mümkün değil ise nispi ağırlıkları belirlenir. d) Hizmet alımında fiyat dışı unsurlar: Ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesinde dikkate alınacak fiyat dışı unsurların ağırlık katsayısı ihale konusu hizmetin niteliği dikkate alınarak idarece belirlenir ve idari şartnamede gösterilir. Ayrıca her bir fiyat dışı unsurun, toplam ağırlık oranı içindeki dağılımının idari şartnamede gösterilmesi
62
zorunludur. Yeterlik değerlendirmesinde öngörülen kriterler tekliflerin değerlendirmesinde fiyat dışı unsur olarak öngörülemez ve bu kriterler fiyat dışı unsur olarak kullanılamaz. Tüm bu işlemlerden sonra; İhale komisyonu gerekçeli kararını belirler ve 8 inci madde de belirtilen usullere göre karar yazılır ve ihale komisyon üyeleri tarafından imzalanır. İhale kararının tüm üyelerce imzalandıktan sonra ihale edilen isteklinin yasaklı olup olmadığı araştırılır. İstekli yasaklı değil ise ihale kararı ihale yetkilisinin onayına sunulur. İstekli yasaklı ise geçici teminatı irat kaydedilerek 4734 sayılı Kanunun 58 inci maddesi uygulanır. İhale yetkilisi, karar tarihini izleyen en geç 5 (Beş) iş günü içinde ihale kararını onaylar veya gerekçesini açıkça belirtmek suretiyle iptal eder. İhale; ihale kararının ihale yetkilisince onaylanması halinde geçerli, iptal edilmesi halinde ise hükümsüz sayılır." MADDE 9 — Aynı Yönetmeliğin 54 üncü maddesi başlığı ile birlikte aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "Tekliflerin EĢit veya Tek Teklif Olması Halinde Uygulanacak Usul Madde 54 — Tekliflerin eşit veya tek teklif olması halinde ihale aşağıdaki şekilde sonuçlandırılır: a) Mal alımında tekliflerin eşit olması: Ekonomik açıdan en avantajlı teklifin en düşük fiyat esasına göre belirlendiği ihalelerde, birden fazla istekli tarafından en düşük fiyatın teklif edildiği durumda değerlendirilecek fiyat dışı unsurlar, idari şartnamede belirtilir ve birden fazla istekli tarafından aynı fiyatın teklif edildiği ve bunların da ekonomik açıdan en avantajlı teklif olduğu anlaşıldığı takdirde, fiyat dışındaki unsurlar dikkate alınmak suretiyle ekonomik açıdan en avantajlı teklif belirlenerek ihale sonuçlandırılır. Şartların yine eşit olması halinde isteklilerden son fiyatlarını yazılı olarak bildirmeleri istenir. Son fiyatların bildirilmemesi veya bildirilen fiyatların yine eşit olması halinde komisyonca kura çekilerek ihale sonuçlandırılır. b) Hizmet alımında tekliflerin eşit olması: Ekonomik açıdan en avantajlı teklifin en düşük fiyat esasına göre belirlendiği ihalelerde, birden fazla istekli tarafından aynı fiyatın teklif edildiği ve bunların da ekonomik açıdan en avantajlı teklif olduğunun anlaşıldığı durumlarda ihale komisyonu, bu isteklilerce sunulan iş deneyim belgelerinin tutarlarını değerlendirmek suretiyle ekonomik açıdan en avantajlı teklifi belirler ve ihaleyi sonuçlandırır. Şartların yine eşit olması halinde isteklilerden son fiyatlarını yazılı olarak bildirmeleri istenir. Son fiyatların bildirilmemesi veya bildirilen fiyatların yine eşit olması halinde komisyonca kura çekilerek ihale sonuçlandırılır. c) Tek Teklif olması: Mal ve hizmet alım ihalelerinde, ihaleye tek istekli veya birden fazla isteklinin iştirak etmesine rağmen uygun teklifin birden fazla olmaması durumunda, teklif veren ve teklifi uygun bulunan istekliden son fiyatı sorularak ihale sonuçlandırılır." MADDE 10 — Aynı Yönetmeliğin 56 ncı maddesi aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "Madde 56 — İhale üzerinde kalan istekliye, tebliğ tarihini izleyen 7 (Yedi) gün içinde aşağıda belirtilen belgeleri vermek suretiyle sözleşmeyi imzalaması hususu, isteklinin imzası alınmak suretiyle İdarede tebliğ edilir veya iadeli taahhütlü mektup ile tebligat adresine postalanmak suretiyle bildirilir. Mektubun postaya verilmesini takip eden 7 nci (Yedinci) gün istekliye tebliğ tarihi sayılır. Yabancı istekliler için bu süreye 12 (Oniki) gün ilave edilir. Sözleşme yapmak için isteklilerden istenilecek belgeler; a) Kesin teminat, b) İflas eden, tasfiye halinde olan, işleri mahkeme tarafından yürütülen, konkordato ilan eden, işlerini askıya alan veya kendi ülkesindeki mevzuat hükümlerine göre benzer bir durumda olmadığına dair belge, c) İflası ilan edilen, zorunlu tasfiye kararı verilen, alacaklılara karşı borçlarından dolayı mahkeme idaresi altında bulunan veya kendi ülkesindeki mevzuat hükümlerine göre benzer bir durumda olmadığına dair belge, d) Türkiye’nin veya kendi ülkesinin mevzuat hükümleri uyarınca kesinleşmiş sosyal güvenlik prim borcu olmadığına dair belge, e) Türkiye’nin veya kendi ülkesinin mevzuat hükümleri uyarınca kesinleşmiş vergi borcu olmadığına dair belge, f) İhale tarihinden önceki beş (5) yıl içinde, mesleki faaliyetlerinden dolayı yargı kararıyla hüküm giymediğine dair belge,
63
g) İhale tarihi itibariyle, mevzuatı gereği kayıtlı olduğu oda tarafından mesleki faaliyetten men edilmiş olmadığına dair belge," MADDE 11 — Aynı Yönetmeliğin 57 nci maddesine aşağıdaki fıkra eklenmiştir. "Süresi içerisinde sözleşme yapmayan istekliler hakkında 4734 sayılı Kanunun 58 inci maddesi hükmü uygulanır." MADDE 12 — Aynı Yönetmeliğin 59 uncu maddesinin dördüncü fıkrası aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "İdari şartnamede belirtilmek şartıyla, bu yönetmelik kapsamında yapılan alımlara ait sözleşmeler notere tasdik ve tescil ettirilmez. Ancak, özellik arz eden durumlarda sözleşmelerin notere tasdik ve tescil keyfiyeti Genel Müdürlüğe aittir." MADDE 13 — Aynı Yönetmeliğin 78 inci maddesi başlığı ile birlikte aşağıdaki şekilde değiştirilmiştir. "Hüküm Bulunmayan Haller Madde 78 — Bu yönetmelikte hüküm bulunmayan hallerde 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu, 4735 sayılı Kamu Sözleşmeleri Kanunu ve diğer meri mevzuat hükümleri uygulanır." MADDE 14 — Aynı Yönetmeliğe aşağıdaki geçici madde eklenmiştir. "Geçici Madde — Bu Yönetmelik yürürlüğe girmeden önce ihale edileceği yazılı olarak duyurulmuş, ilan edilmiş, sipariş edilmiş veya sözleşmeye bağlanmış işler; duyurunun yapıldığı, ilan edildiği, siparişin verildiği veya sözleşmeye bağlandığı tarihteki Yönetmelik hükümlerine göre sonuçlandırılır." Yürürlük MADDE 15 — Bu Yönetmelik yayımı tarihinde yürürlüğe girer. Yürütme MADDE 16 — Bu Yönetmelik hükümlerini Türkiye Demiryolu Makinaları Sanayi A.Ş. Genel Müdürü yürütür.
64