utiliser des prestataires by Erasmus

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									ICM – IAP / Presse d’entreprise                                        BRIGITTE SARAZIN - MARDI 13 MARS 2007
UTILISER DES PRESTATAIRES                                                                       PAGE 1 SUR 3



Fiche pratique

Comment utiliser au mieux les services d'une agence de communication ?


Préambule
La communication, qu'elle soit institutionnelle, publicitaire, informative, événementielle... et quoiqu'on en dise
ou qu'on en pense, est un métier à part entière. Pour être exercé dans la qualité et l'efficacité, il doit associer
des aptitudes individuelles à des connaissances théoriques, techniques et pratiques. Il doit également faire
appel à des facultés d'adaptation, de travail en équipe, d'analyse et de synthèse. Enfin, il doit mobiliser une
bonne part d'imagination et de créativité tout en maîtrisant les contraintes et sans sacrifier le fond des
messages à la forme.

A quoi ça sert ?
L'agence de communication est une structure plus ou moins grande destinée à rendre service dans un
domaine bien particulier et relativement vaste, celui de la communication.
L'intérêt pour vous est que cette structure vous apporte une valeur ajoutée, qu'elle vous aide dans la
définiton de vos actions de communication, dans la réalisation de vos projets, qu'elle fasse avancer vos
initiatives et vous donne des moyens supplémentaires pour atteindre vos objectifs.
Ce ne doit pas être un intermédiaire supplémentaire et ce n'est ni une imprimerie ni une papeterie ni un
magasin de fournitures de bureau.

Elle peut être utile à différents niveaux :
1 - le conseil
2 - la conception
3 - la rédaction
4 - la création.

Quelles que soient vos compétences en communication, vous pouvez la solliciter dans ces 4 domaines.

Combien ça coûte ?
Le coût de ses prestations variera selon la nature de vos besoins mais aussi selon la fréquence et la durée
de son intervention
• l'intervention sera ponctuelle si elle concerne, par exemple, un projet particulier défini dans le temps.
• elle sera plus régulière dans le cadre d'une mission de conseil et de suivi de plan d'actions. Dans ce cas
   là, nous vous conseillons d'établir avec l'agence un forfait d'intervention mensuel, trimestriel ou annuel
   qui définisse précisément les droits et les devoirs des deux parties.

Une agence de communication est censée adapter sa réponse en fonction de vos besoins et de vos
compétences. Il est donc prudent de se méfier des prestataires qui donnent des réponses et des solutions
"toutes faites" sans avoir pris le temps de vous connaître.
ICM – IAP / Presse d’entreprise                                      BRIGITTE SARAZIN - MARDI 13 MARS 2007
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CAS 1 : Vous êtes responsable de la communication
Vous possédez des connaissances fiables en communication et vous avez une solide expérience.
Vous maîtrisez le sujet, de la phase préliminaire de diagnostic et d'élaboration d'une stratégie, à la
conception d'un plan de communication en passant par sa gestion, son application concrète et tous les
aspects qu'elle revêt (notion de cibles, relations presse, événement, relations publiques, marketing direct,
publicité, information institutionnelle...).
Vous savez conduire une évaluation, en faire l'analyse et en tirer les enseignements.
Vous êtes rompus aux différentes techniques de rédaction (journalistiques, publicitaires, slogan, compte
rendu, affiches...)
Vous connaissez la chaîne graphique, les différents métiers qui interviennent et les fournisseurs à contacter.
Votre service de communication compte un(e) documentaliste et un(e)secrétaire et il est équipé d'un poste
de PAO tenu par un(e)infographiste.

A priori, vous êtes tout à fait en mesure de gérer vos opérations de communication sans faire appel à une
agence de communication.
Pourquoi faire appel à un prestataire extérieur ?
En pratique, il vous sera peut être nécessaire, utile et bénéfique de solliciter un service extérieur pour
assumer une surcharge de travail momentané, pour mener une opération exceptionnelle d'envergure, pour
résoudre des problèmes particuliers et pour renouveler vos solutions.
Par ailleurs, une structure extérieure apporte le regard neutre et l'analyse objective qui peut être utile à un
moment donné.
• Vous êtes en mesure de formuler une commande précise : l'agence de communication, connaissant le
    cahier des charges, rend le service demandé (création de document, gestion relation presse, création
    d'événement...).
• Votre commande est imprécise : l'agence vous aide à cerner votre besoin, à le formuler et à envisager
    les actions adéquates.
Au niveau de la création d'outils de communication, une agence de communication apporte un soutien à la
réflexion, à la rédaction et bien sûr à la conception des supports.



CAS 1 bis : vous n'êtes pas équipé en PAO
Vous pourrez être davantage amené à solliciter les services d'une agence de communication (ou à défaut,
les services intégrés de PAO d'une imprimerie). Elle possède le matériel informatique requis pour assurer
une qualité de réalisation et une adéquation avec les autres outils de travail des partenaires de la chaine
graphique.



CAS 2 : parmi vos fonctions, vous êtes aussi responsable de la communication.
Vous possédez quelques connaissances théoriques que vous savez appliquer et vous avez une petite
expérience. En général, vous ne possédez pas de matériel de PAO.
Vous pouvez gérer au quotidien votre communication interne et/ou externe (réunions, montage, suivi et
réalisation de projets...) avec la collaboration de votre personnel et avec l'aide technique de votre
équipement informatique.

Pourquoi faire appel à un prestataire extérieur ?
Vous serez amené à contacter une agence de communication pour prendre en charge des dossiers
spécifiques et la réalisation, par exemple, de supports d'information périodiques. Le recours à une agence
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de communication s'avèrera d'autant plus utile que vos projets seront complexes et nombreux et que vos
ressources humaines sont limitées.



CAS 3 : Vous savez que vous devez communiquer mais ce n'est pas votre métier.
Vous n'avez pas vraiment d'expérience en communication et vous disposez d'aucune ressources humaines.
Vous sentez bien que vous ne possédez pas toutes les compétences requises pour mener correctement des
actions. Vous identifiez relativement bien les causes d'une situation et en analysez les effets mais faute de
temps, de références et de connaissances théoriques et pratiques, vous manquez d'idées, vous parvenez
difficilement à trouver les solutions à vos problèmes et en général, la mise en oeuvre concrète des actions
vous paraît compliquée.

Pourquoi faire appel à un prestataire extérieur ?
Vous avez tout intérêt à contacter une agence de communication pour dans un premier temps recueillir l'avis
de professionnels et organiser votre stratégie et votre plan de communication. Ensuite, convenez, selon le
budget dont vous disposez, d'un forfait d'intervention pour le suivi et le conseil permanent. Dans ce cas là,
l'agence fonctionne comme un service d'assistance ; au même titre qu'un banquier, qu'un expert comptable
ou qu'un conseiller juridique, elle est le spécialiste à consulter en cas de besoin. C'est lui qui pourra vous
indiquer la marche à suivre, les erreurs à éviter, les choix à privilégier.
A terme, vous aller gagner du temps dans la décision et dans la concrétisation des actions, vous vous
déchargez éventuellement des problèmes matériels et du souci de leur gestion.

								
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