Docstoc

penilaian prestasi

Document Sample
penilaian prestasi Powered By Docstoc
					SISTEM PENILAIAN PRESTASI BOLEH MEMPERTINGKATKAN
KEUPAYAAN, KEBOLEHAN, KECEKAPAN SERTA MEMOTIVASIKAN
KAKITANGAN DI SESEBUAH ORGANISASI.

                                   Azizan Kassim
                             Universiti Teknologi MARA


PENGENALAN

Organisasi kerajaan dan swasta diwujudkan untuk mencapai tujuan dan objektif masing-

masing. Sumber tenaga manusia yang ada di dalam organisasi tersebut merupakan

penggerak penting untuk organisasi mencapai objektifnya dengan berkesan. Satu proses

yang rapi, berkesan dan adil diperlukan oleh sesebuah organisasi untuk menilai prestasi

setiap ahlinya. Penilaian prestasi staf dalam perkhidmatan awam adalah satu proses

berterusan yang melibatkan penetapan objektif, penilaian perlakuan serta pencapaian

kerja staf secara individu dan kumpulan dalam tempoh masa tertentu untuk

mempertingkatkan kualiti dan produktiviti sesebuah jabatan (Per. Perk. Bil 4, 1992).



TUJUAN PENILAIAN PRESTASI

       Sesuatu sistem penilaian yang berjaya dan berkesan perlu berasaskan kepada

prinsip yang sesuai dengan kehendak pencapaian matlamat organisasi. Prestasi yang

dinilai mestilah berasaskan kepada penghasilan kerja yang disumbangkan oleh staf ke ara

pencapaian objektif organisasi yang ditetapkan. Diantara tujuan utama sistem penilaian

prestasi di dalam perkhidmatan awam ialah:

a) Sistem penilaian prestasi di dalam perkhidmatan awam Malaysia diperlukan untuk

mewujudkan satu satu kaedah pengukuran prestasi kerja yang sistematik, menyakinkan

dan menyeluruh.
b) Sistem penilaian prestasi yang sesuai dan relevan diperlukan bagi mengukur prestasi

kerja pegawai dalam pelbagai lapisan, kumpulan dan klasifikasi perkhidmatan di bawah

Sistem Saraan Baru.



c) Sistem penilaian prestasi diperlukan agar kegunaannya boleh dipelbagaikan untuk

fungsi-fungsi pengurusan personel, seperti pergerakan gaji, kenaikan pangkat,

penempatan dan latihan.



d)Peningkatan Ketua-ketua Jabatan Dari Aspek Perancangan Kerja

Sistem penilaian prestasi ini perlu bagi meningkatkan penglibatan Ketua-ketua Jabatan

dan semua peringkat pegawai penyelia dalam tugas-tugas berkaitan dengan penilaian

prestasi pegawai-pegawainya dari aspek perancangan kerja, penyeliaan, motivasi,

kaunselling dan kemajuan kerjaya.



TANGGUNGJAWAB PENILAIAN PRESTASI

Tanggungjawab Umum Ketua –ketua Jabatan.

Ketua-ketua jabatan secara umumnya melaksanakan perkara berikut:

                      a) Menentukan arah haluan, matlamat dan sasaran kerja

                          organisasinya.

                      b) Mewujudkan sistem kerja dan komunikasi yang berkesan bagi

                          pencapaian dan sasaran kerja yang ditetapkan.




                                           2
                      c) Mendapatkan komitmen daripada segenap lapisan anggota

                         organisasinya melalui gaya pengurusan berbentuk penyertaan.

                      d) Memberi penekanan terhadap kemajuan kerjaya anggota-

                         anggota.

                      e) Memastikan sistem penilaian prestasi dilalukan dengan

                         mengikut panduan yang telah dibuat oleh majikan.



Peranan Khusus Ketua Jabatan

Ketua jabatan adalah bertanggungjawab bagi memastikan penilaian

Prestasi dilakasanakan secara adil, saksama dan oblektif supaya

ganjaran yang diberi adalah setimpal dengan prestasi staf. Disamping itu, menerusi

penilaian prestasi, Ketua Jabatan dapat mengenalpasti pegawai-pegawai yang perlu

bimbingan dan latihan untuk memperbaiki dan mempertingkatkan prestasi mereka. Ketua

Jabatan hendaklah mengambil tindakan-tindakan seperti berikut:



                      a) Menetapkan sasaran kerja tahunan secara bersama dengan

                         ketua bahagian untuk dilaksanakan oleh tiap-tiap bahagian

                         selaras dengan strategi.



                      b) Merangka rancangan kerja tahunan secara bersama dengan

                      Ketua-ketua Bahagian dan Unit.




                                            3
                   c) Menetapkan ukuran piawaian bagi setiap aktiviti utama Jabatan

                   yang akan dijadikan asas pencapaian kerja bagi semua bahagian

                   dan unit. Piawaian yang ditetapkan hendaklah munasaqbah, boleh

                   diukur dan dicapai.



                   d) Memastikan kerja-kerja yang dijalankan oleh Ketua Bahagian

                   dan Ketua Unit mengikut jadual kerja yang ditetapkan bagi

                   keseluruhan Jabatan dengan mengadakan sistem penyelarasan,

                   pengawalan dan pengkajian semula.



                   f) Menegenalpasti dan menentukan supaya pegawai yang

                   bertanggungjawab sebagai Pegawai Penilai dan Pegawai Penilai

                   Semula di jabatannya menyediakan laporan penilaian prestasi staf

                   di bawah penyeliaan mereka mengikut peraturan peraturan dan

                   jadual penyediaan yang ditetapkan.



CARA-CARA SISTEM PENILAIAN PRESTASI MENINGKATKAN PRESTASI
STAF

Penilaian prestasi dapat meningkatkan keupayaan staf

                   a)Menerusi sistem penilaian prestasi ketua-ketua jabatan

                   menetapkan

                   ukuran piawaian (standard) bagi setiap aktiviti utama staf dan

                   jabatan yang akan dijadikan asas pencapaian kerja. Piawaian yang

                   ditetapkan hendaklah manasabah, boleh diukur dan dicapai oleh



                                         4
                    staf. Keadaan ini boleh membuatkan staf tidak rasa tertekan kerana

                    sebarang prestasi di bawah piawaian akan dipantau oleh ketua

                    jabatan melalui usaha pengawasan dan bimbingan yang berterusan

                    dan sistematik. Keadaan ini akan membolehkan staf yang dinilai

                    dapat meningkatkan keupayaannya mencapai sasaran kerja

                    tahunannya.



                    b)Merancang kerja tahunan dan menetapkan sasaran kerja tahunan

                    secara bersama di antara staf dengan pegawai penilai dapat

                    meningkatkan keupayaan staf. Aktiviti ini penting di dalam sistem

                    penilaian prestasi kerana cara ini membolehkan staf faham akan

                    tugas dan objektif kerja tahunan mereka. Staf akan nampak jelas

                    tentang apa yang perlu dilakukan untuk mencapai sasaran kerja

                    tahunan. Disamping itu juga pihak ketua jabatan akan membantu

                    staf untuk mencapai sasaran kerja tahunan kerana beliau secara

                    sedar dan tahu apakah yang harus dilakukan oleh staf berkenaan

                    semasa menetapkan sasaran kerja tahunan.



Penilaian prestasi dapat meningkatkan kebolehan staf.

                    a) Di dalam sistem penilaian prestasi ini kemajuan kerja staf dibuat

                    dua kali di pertengahan tahun dan akhir tahun, khasnya untuk

                    mengenalpasti masalah-masalah pelaksanaan. Keadaan ini

                    membolehkan staf memperbaiki prestasinya sebelum hujung tahun.




                                          5
                    Diperingkat ini staf dihantar berkursus untuk mengatasi kelemahan

                    yang ada. Pihak ketua jabatan juga perlu merancang latihan untuk

                    staf yang didapati tidak dapat mencapai sasaran kerja dan ini akan

                    meningkatkan kebolehan staf tersebut untuk meningkatkan

                    produktiviti mereka.


Penilaian prestasi dapat meningkatkan kecekapan staf

                    a) Penilaian yang dibuat secara berterusan dan berdasarkan kepada

                    pencapaian kerja sebenar sepanjang tahun dapat membantu staf

                    meningkatkan kecekapan. Kaunseling dengan tujuan memperbaiki

                    dan mempertingkatkan prestasi akan diberi sekirannya prestasi

                    kerja sebenar tidak menepati sasaran tahunan yang ditetapkan.

                    Sekiranya sasaran kerja tidak dicapai, pengawai penilai akan

                    menegenalpasti punca-puncanya dan menyatakan langkah-langkah

                    yang perlu diambil oleh staf untuk memperbaiki pencapaian

                    sasaran kerja. Keadaan ini akan membolehkan staf meningkatkan

                    kecekapannya melalui langkah-langkah pembaikan yang

                    disarankan oleh ketua jabatan.



                    b) Di dalam sistem penilaian prestasi juga staf yang dinilai

                    digalakan

                    membuat perbincangan dengan pegawai penilai sekiranya

                    menghadapi masalah dalam melaksanakan tugas-tugasnya. Ini

                    dapat memperbaiki dan memepertingkatkan prestasi kerjanya



                                           6
                    dalam tahun yang dinilai. Di dalam sistem penilaian ini juga

                    kesesuaian penempatan staf juga diambil kira.Hanya staf yang

                    sesuai sahaja akan di tempat dibertugas di bahagian tertentu di

                    dalam organisasi. Ini membolehkan hanya staf yang benar-benar

                    boleh melakukan tugas yang diamanahkan melakasanakan

                    perkerjaannya dengan cekap dan berkesan.



Penilaian prestasi dapat mempertingkatkan motivasi staf.



                    a) Penialaian prestasi dijadikan satu penentu pergerakan gaji

                    samada secara melintang, menegak, mendatar dan statik. Pekerja

                    sedaya upaya akan meningkatkan prestasi mereka kerana ganjaran

                    ini. Mereka akan terdorong dengan pergerakan gaji yang tinggi dan

                    meningkatkan usaha untuk mencapai sasaran kerja masing-masing.



                    b) Keputusan penilaian prestasi digunakan oleh jabatan untuk

                    menentukan kesesuaian dan kelayakan untuk kenaikan pangkat dan

                    pemangkuan boleh meningkatkan motivasi staf. Pegawai akan

                    terdorong untuk melaksanakan tugas dengan cemerlang untuk

                    menentukan mereka layak naik pangkat dan maju dalam kerjaya

                    masing-masing.




                                          7
                      c) Sistem penilaian prestasi digunakan untuk menentukan

                      kelayakan untuk penganugerahan khidmat cemerlang, pingat dan

                      bintang kebesaran serta surat penghargaan kepada pekerja. Faktor

                      ini dapat mendorong pekerja untuk melaksanakan tugas dengan

                      cemerlang di dalam organisasi masing-masing. Peluang semua

                      peringkat pegawai untuk berkhidmat cemerlang dibuka disemua

                      tahap perjawatan di dalam sesebuah organisasi.



KESIMPULAN

       Perlaksanaan Sisitem Penilaian Prestasi Perkhidmatan Awam dapat meningkatkan

keupayaan, kebolehan, kecekapan serta motivasi kakitangan awam jika dilakasanakan

dengan penuh tanggungjawab. Pengurusan pelaksanaan sistem penilaian ini perlu

dikemaskinikan agar ianya lebih berjaya. Sistem pemantauan yang telus perlu untuk

memastikan prestasi kerja dan sasaran kerja tahunan pegawai dapat dicapai secara

berkesan. Sistem ini dapat menjamin pencapaian cemerlangan perkhidmatan awam

kerana sistem ini adalah satu alat motivasi yang berkesan untuk mempertingkatkan kualiti

dan produktiviti organisasi.

       Mempelbagaikan kegunaan sistem penilaian prestasi untuk fungsi-fungsi

pengurusan personel seperti pegerakan gaji, kenaikan pangkat, penempatan dan latihan

boleh mendorong ketua-ketua jabatan menjadikannya sebagai alat pendorong pekerja di

bawah seliaannya untuk mencapai sasaran kerja masing-masing demi kemajuan kerjaya

dan organisasi.




                                           8
                                   BIBLIOGRAFI



……….Nota-Nota Kursus Induksi Umum Bil. 41/2001, Pusat Latihan UiTM, Kg. Gajah,
    Perak.

Panduan Pelaksanaan Sisitem Penialaian Prestasi Perkhidmatan Awam Malaysia, Jabatan
       Perkhidmatan Awam, 1993, Percetakan National. Kuala Lumpur. 1993.

Perkeliling Perkhidmatan Bil. 4 Tahun 1992




                                             9

				
DOCUMENT INFO
Shared By:
Categories:
Stats:
views:7361
posted:4/9/2010
language:Malay
pages:9