(Microsoft Word - 08, Bijlage 1, tabel bij resultaten audit

Document Sample
(Microsoft Word - 08, Bijlage 1, tabel bij resultaten audit Powered By Docstoc
					                                                        Tabel bevindingen en aanbevelingen als gevolg van uitgevoerde audits interne controle 2008
                                      Normenkader 2008                                                                                      Audits interne Controle
Programma                      Wetgeving extern Wetgeving intern (raadsbesluiten)                        Proces                 Bevindingen c.q aanbevelingen                         Stand van zaken
   activiteiten
1. burger centraal
   Fysieke en digitale          Wet openbaarheid   Legesverordening                                      Zie o.a. bouwleges, zwembad, secretarieleges
   dienstverlening              van bestuur
   Klantevredenheidsonderzoeken Gemeentewet
   Externe communicatie

2. economie en werk
   Economische zaken           WRO                 Algemene verkoopvoorwaarden
                                                   bouwterreinen
  Bedrijventerreinen                               Uitgiftebeleid industrieterreinen                     Grondverkopen          Geen opmerkingen
                                                   Raadsbesluit uitgifteprijzen industrieterreinen

                                                   Bouwverordening                                       Bouwvergunningen, zie programma 8
3. zorg en welzijn
   Bibliotheek                 Algemene wet        Algemene subsidieregeling                             Verstrekte subsidies   Opnieuw ( In 2007 ook ) zijn                          Termijnoverschrijdingen
                               bestuursrecht                                                                                    termijnoverschrijdingen geconstateerd. (o.a. latere   informatief voorleggen
                                                                                                                                afrekeningen )                                        aan de raad. Op basis
                                                                                                                                Er is een foutieve beschikking afgegeven; dit is      van eerder besluit heeft
                                                                                                                                hersteld.                                             de raad ermee
                                                                                                                                In de beschikking bij verstrekking worden (veelal)    ingestemd deze
                                                                                                                                eisen gesteld aan het tijdstip met betrekking tot     overschrijdingen voor
                                                                                                                                indienen van de eindrapportage. Daarnaast wordt       rechtmatig te houden
                                                                                                                                veelal een tussentijdse rapportage gevraagd. Het
                                                                                                                                verdient aanbeveling de monitoring van indienen
                                                                                                                                van rapportages en aanmaning voor het niet
                                                                                                                                voldoen aan de rapportageverplichting aan te
                                                                                                                                scherpen. Indien geen beoordeling van de naleving
                                                                                                                                van de subsidievoorwaarden wordt uitgevoerd.
  Gezondheid                   Welzijnswet         Verordening bijdrage maaltijdvoorziening              Gelet op beperkt financieel belang niet getoetst in 2008
                                                   ouderen
  Maatschappelijk werk         Wet kinderopvang    Verordening kinderopvang                              Kinderopvang           Volgens artikel 10 van de Verordening                 Dezelfde constatering
                                                                                                                                Kinderopvang en de toelichting daarop dient voor      als in 2007. In principe
                                                                                                                                elk tegemoetkomingsjaar een nieuwe aanvraag te        onrechtmatig ,
                                                                                                                                worden ingediend. Voor bestaande clienten per 1       voorleggen aan de raad
                                                                                                                                januari 2008 is voor het tegmoetkomingsjaar 2008
                                                                                                                                de tegemoetkoming ambtshalve toegekend.
                                                                                                                                Formeel betekent dit dat deze betalingen niet
                                                                                                                                correct zijn.
                                                                                                                                Aanbevolen wordt het beleid en uitvoering op
                                                                                                                                elkaar af te stemmen. Geopteerd is voor
                                                                                                                                aanpassing van de verordening.
  Lijkbezorging                                    Lijkbezorgingsrechten                                 Begraafrechten         Geen opmerkingen
                                                   Verordening beheer gemeentelijke
                                                   begraafplaatsen
  WMO                          Wet                 Verordening maatschappelijke ondersteuning            WMO                    Geen opmerkingen
                               maatschappelijke    gemeente Rijssen-Holten 2007
                               ondersteuning
                               (WMO)
                                                   Verordening inburgering gemeente Rijssen-             Getoetst via SISA
                                                   Holten

21-04-2009                                                                                           1 van 7                                                                               9:47
                                                           Tabel bevindingen en aanbevelingen als gevolg van uitgevoerde audits interne controle 2008
                                          Normenkader 2008                                                                                 Audits interne Controle
Programma                          Wetgeving extern Wetgeving intern (raadsbesluiten)                   Proces                 Bevindingen c.q aanbevelingen                           Stand van zaken
   activiteiten
4. sport
   sportaccommodaties              WMO                Privaatrechtelijke tarieven                       Verhuur                Aanbevolen wordt vóór verwerking van de facturen
                                                                                                        accommodaties          in de financiële administratie controle te verrichten
                                                                                                                               op de juistheid van de BTW en de boeking
                                                                                                                               daarvan.
                                                      Investeringsregeling sportaccommodaties           Er is sprake van een beperkt financieel belang

5. integrale veiligheid
   Openbare orde                   Brandweerwet       Brandweerrechten                                  Er is sprake van een beperkt financieel belang
   Brandweer                       Rampenwet          Legesverordening                                  Zie o.a. bouwleges, zwembad, secretarieleges
                                   Gemeentewet        Privaatrechtelijke tarieven                       Er is sprake van een beperkt financieel belang
                                                      APV                                               Er is sprake van een beperkt financieel belang
                                                      Bouwverordening                                   Bouwvergunningen, zie programma 8
6. verkeer en vervoer
   Verkeer                         Wegenwet           Bouwverordening                                   Bouwvergunningen, zie programma 8
   Parkeren                        Wegenverkeerswet   Legesverordening                                  Zie o.a. bouwleges, zwembad, secretarieleges
7. toerisme en vitaal platteland
   Recreatie
                                   Boswet

  Markten                                             Marktgeldverordening                              Marktgelden            Bij steekproef ook losse standplaatsen toetsen
                                                                                                                               door op een later tijdstip in de morgen de
                                                                                                                               steekproef uit te voeren.
                                   Reconstructiewet
                                                      Privaatrechtelijke tarieven                       Verhuur overig         a. Het proces van inningen van huren pachten
                                                                                                        (inningen)             beschrijven met bijzondere aandacht voor de
                                                                                                                               interne controlemaatregelen en de
                                                                                                                               verantwoordelijkheden en bevoegdheden van de
                                                                                                                               betrokken medewerkers.
                                                                                                                               b. Maak een aansluiting met alle objecten met die
                                                                                                                               te verhuren zijn in de gemeente (Kadaster) om vast
                                                                                                                               te stellen of de opbrengsten volledig zijn.
                                                                                                                               (vastgoedbeheer)
                                                                                                                               c. Kijk nog eens naar de wijze van archivering van
                                                                                                                               dossiers over pachtovereenkomsten.
                                                                                                                               d. Actualiseer de pacht- en verhuurprijzen.
8. wonen
  Bouwen en wonen                  Woningwet          Legesverordening                                  Zie o.a. bouwleges, zwembad, secretarieleges
                                                      Bouwverordening                                   Bouwvergunningen        Het verdient aanbeveling de invoer van tarieven in
                                                                                                                                het systeem zichtbaar te laten controleren door
                                                                                                                                een tweede medewerker
                                   Huursubsidiewet    Subsidiëring monumenten                           Er is sprake van een beperkt financieel belang
                                                      Subsidiëring rieten daken                         Er is sprake van een beperkt financieel belang
  Stadsvernieuwing                                    Subsidieregeling stads- en dorpsvernieuwing       Dit betreft een “slapende” verordening
  Ruimtelijke ordening             WRO
                                   Besluit WRO
                                                      Procedureregeling planschadevergoeding            Planschade             Geen opmerkingen
                                                      Exploitatieverordening gronden                    In 2008 is geen gebruik gemaakt van deze verordening

21-04-2009                                                                                          2 van 7                                                                                9:47
                                                   Tabel bevindingen en aanbevelingen als gevolg van uitgevoerde audits interne controle 2008
                                  Normenkader 2008                                                                                   Audits interne Controle
Programma                  Wetgeving extern Wetgeving intern (raadsbesluiten)                     Proces                 Bevindingen c.q aanbevelingen                        Stand van zaken
  activiteiten


                                              Algemene verkoopvoorwaarden                         Zie programma 2, onderdeel grondverkopen
                                              bouwterreinen
                                              Reglement inschrijving en toewijzing                Zie programma 2, onderdeel grondverkopen
                                              kavelzoekenden 2004 (gewijzigd in 2005 en
                                              2007)

  Grondexploitatie         Onteigeningswet    Samenwerkingsovereenkomst Veeneslagen-              Via afzonderlijke accountantsklaring
                                              west
                                              Grondprijzen kavels in Veeneslagen West en          Zie programma 2, onderdeel grondverkopen
                                              verkoopprijzen in vastgestelde prijsklassen
                                              voor 2007
                                              Verordening VROM Startersregeling Rijssen-          Startersregeling       Aanbevolen wordt bij het gebruik van digitale
                                              Holten                                                                     handtekeningen de autorisatie in het proces te
                                                                                                                         borgen.
                                                                                                                         De uitvoering van een specifieke beheersmaatregel
                                                                                                                         ( toetsen van gegevens met gegevens Svn )
                                                                                                                         expliciet vastleggen.

9. onderwijs en educatie
   Basisonderwijs          Wet primair        Verordening voorzieningen huisvesting               Onderwijshuisvesting Geen opmerkingen
                           onderwijs          onderwijs



                                              Materiële financiële gelijkstelling onderwijs       Er is sprake van een beperkt financieel belang
  Voortgezet onderwijs     Wet voortgezet
                           onderwijs
                                              Verordening godsdienst- en                          Er is sprake van een beperkt financieel belang
                                              levensbeschouwelijk vormingsonderwijs

  Volwasseneneducatie      Wet educatie en
                           beroepsonderwijs
  Leerplicht               Leerplichtwet



  Leerlingenvervoer                           Verordening leerlingenvervoer                       Leerlingenvervoer      Geen opmerkingen

10. werk en bijstand
  Bijstandsverlening       WWB                Verordening bijdrageregeling bijzondere             WWB/IOAW/IOAZ          In het besluit bijdrageregeling bijzondere bijstand is In principe
                           IOAW, IOAZ         bijstand gemeente Rijssen-Holten                                           opgenomen dat aanvragen voor maatschappelijke onrechtmatig,
                                              Maatregelenverordening Wet werk en bijstand                                participatie moeten worden ingediend van 1             voorleggen aan de raad
                                              gemeente Rijssen - Holten 2007                                             september tot en met 31 december. In de praktijk
                                              Beleidsplan handhaving WWB                                                 zijn ook eerder ingediende aanvragen in
                                              Toeslagenverordening WWB 2007                                              behandeling genomen en geaccordeerd.
                                                                                                                         Aanbevolen wordt het beleid en uitvoering op
                                                                                                                         elkaar af te stemmen. Geopteerd is voor
                                                                                                                         aanpassing van de verordening.


21-04-2009                                                                                    3 van 7                                                                              9:47
                                                     Tabel bevindingen en aanbevelingen als gevolg van uitgevoerde audits interne controle 2008
                                    Normenkader 2008                                                                                  Audits interne Controle
Programma                    Wetgeving extern Wetgeving intern (raadsbesluiten)                    Proces                 Bevindingen c.q aanbevelingen                        Stand van zaken
  activiteiten
  Reïntegratie                                  Reïntegratieverordening gemeente Rijssen-          Reïntegratie           Geen opmerkingen
                                                Holten
                                                Verordening cliëntenparticipatie Wet werk en
                                                bijstand Gemeente Rijssen-Holten 2006
  Kwijtschelding             Invorderingswet                                                       Kwijtschelding         Geen opmerkingen
                             (kwijtschelding
                             heffingen)

                             Wet kinderopvang                                                      Zie programma 3, zorg en welzijn
11. wijk- en gebiedsbeheer
  Openbaar groen                                Kapverordening                                     Er is sprake van een beperkt financieel belang

  Wegen                      Wegenwet
  Straatreiniging
                             Wegenverkeerswet
  Milieu                     Wet milieubeheer
  Afval                                         Verordening hondenbelasting                        Zie algemene dekkingsmiddelen, onderdeel hondenbelasting
                                                Verordening reinigingsheffingen                    Reinigingsheffingen    Het tarief voor de groene containers is onjuist
                                                                                                                          ingevoerd. Het totale effect is echter slechts 40.
                                                                                                                          Verder zijn geen onrechtmatigheden
                                                                                                                          geconstateerd.
                                                                                                                          Enkele procescontroles kunnen niet worden
                                                                                                                          uitgevoerd. Aanbevolen wordt hierop het ic-plan
                                                                                                                          aan te passen.
                                                                                                                          Om de volledigheid van aanslagen te controleren
                                                                                                                          verdient het aanbeveling om een steekproef uit te
                                                                                                                          voeren vanuit de administratie van de
                                                                                                                          gemeentewerf.
                                                                                                                          De controle op de inbreng van de verordening
                                                                                                                          zichtbaar vast te leggen.
  Riolering                  Wet              Algemene verordening ondergrondse                    Er is sprake van een beperkt financieel belang
                             bodembescherming infrastructuren Rijssen-Holten 2006

                             Wet geluidhinder

                                                Legesverordening                                   Zie o.a. bouwleges, zwembad, secretarieleges

                                                Verordening rioolrechten                           Rioolrechten           De controle op de juiste invoer van de verordening
                                                                                                                          wordt niet vastgelegd. Het verdient aanbeveling
                                                                                                                          deze controle vast te leggen
                                                Verordening rioolaansluitrecht                     Er is sprake van een beperkt financieel belang
                             Gemeentewet
  Verspreide gronden                            Privaatrechtelijke tarieven                        Er is sprake van een beperkt financieel belang
12. algemeen
  Bestuur                    Gemeentewet        Legesverordening                                   Zie o.a. bouwleges, zwembad, secretarieleges

  Burgerzaken                Nieuw burgerlijk
                             wetboek
                             GBA


21-04-2009                                                                                     4 van 7                                                                             9:47
                                                    Tabel bevindingen en aanbevelingen als gevolg van uitgevoerde audits interne controle 2008
                                   Normenkader 2008                                                                                 Audits interne Controle
Programma                   Wetgeving extern Wetgeving intern (raadsbesluiten)                   Proces                 Bevindingen c.q aanbevelingen                           Stand van zaken
  activiteiten
                            Kostenwet
                            invordering
                            rijksbelastingen
                                               Procedureverordening                              Zie programma 8
                                               bestuursschadevergoeding                          wonen, planschade
                                               Verordening geldelijke voorzieningen raads-       Zie ondersteunende processen, onderdeel salarisadministratie
                                               en commissieleden
                                               Uitkerings- en pensioenverordening                Zie ondersteunende processen, onderdeel salarisadministratie
                                               wethouders

Algemene dekkingsmiddelen
  Belastingen               Gemeentewet

                            Algemene wet
                            inzake
                            rijksbelastingen
                            Invorderingswet                                                      Zie programma 10, onderdeel kwijtschelding
  Heffingen                                                                                      Belastingen            Aanbevolen wordt a. de controle op de juistheid
                                                                                                 algemeen               van de aanslagen en b. de controle van de layout
                                                                                                                        van het belastingkohier in februari en c. de controle
                                                                                                                        op leegstand zichtbaar vast te leggen
                                               Verordening baatbelastingen                       Gelet op beperkt financieel belang niet getoetst.
                                               Verordening hondenbelasting                       Hondenbelasting        Voor fysieke controle verdient het aanbeveling een
                                                                                                                        planning op te stellen om inzicht te krijgen in de
                                                                                                                        dekking en voortgang van de controles, zodat
                                                                                                                        binnen een bepaalde tijd alle wijken zijn
                                                                                                                        gecontroleerd
                                               Verordening forensenbelasting                     Forensenbelasting      Geen opmerkingen
                                               Verordening toeristenbelasting                    Toeristenbelasting     Geen opmerkingen
                                               Verordening OZB                                   Onroerende             Zichtbaar vastleggen van :
                                                                                                 zaakbelasting OZB      a. controle op de juistheid van invoer
                                                                                                                        verordeningen
                                                                                                                        b. controle op leegstand
                                                                                                                        c. controle op de proefdrukken
                                                                                                                        Controle uitvoeren op de juistheid van uitval bij het
                                                                                                                        draaien van een kohier
                                                                                                                        Uitvoeren van de controle op de volledigheid van
                                                                                                                        het verwerken van beschikkingen opgelegd door
                                                                                                                        Waarderen naar Heffingen.
                                                                                                                        Het verdient aanbeveling de controle-
                                                                                                                        beheersingsmaatregelen ten aanzien van
                                                                                                                        verwijderde items op te nemen in het ic-plan.
                                                                                                 WOZ                    De volledigheid van ingelezen VMU-mutaties in
                                                                                                                        VWS (Civision) vaststellen.
                                                                                                                        Vaststellen dat alle bijgebouwde objecten zijn
                                                                                                                        getaxeerd.




21-04-2009                                                                                   5 van 7                                                                                9:47
                                                      Tabel bevindingen en aanbevelingen als gevolg van uitgevoerde audits interne controle 2008
                                  Normenkader 2008                                                                                   Audits interne Controle
Programma                  Wetgeving extern Wetgeving intern (raadsbesluiten)                     Proces                 Bevindingen c.q aanbevelingen                         Stand van zaken
  activiteiten
                                                                                                                         De controle op volledigheid van de beschikkingen
                                                                                                                         bouwvergunningen materieel te toetsen. Dit
                                                                                                                         betekent niet alleen procescontroles maar ook
                                                                                                                         beoordelen of de controle volledig is uitgevoerd
                                                                                                                         (alle afgegeven bouwvergunningen in controle ) en
                                                                                                                         of de mutaties juist en volledig zijn verwerkt in
                                                                                                                         Civision.
 Gemeentefonds
 Eigen middelen
Ondersteunende processen
 Financiën                 BBV                   Verordening 212 gemeentewet

                           Btw-                                                                   Overige                Aandacht voor juiste toepassing van gemengde
                           compensatiefonds                                                       kosten/crediteuren     BTW op facturen
                                                                                                                         Aandacht voor de juiste verwerking van BTW bij
                                                                                                                         het toepassen van een
                                                                                                                         betalingskorting/kredietbeperking
  Personeel                Ambtenarenwet         Rechtspositieverordeningen                       Salarisadministratie   Opnieuw opvragen nog ontbrekende
                           CAR/UWO               (intranet/personeel/interne verordeningen)                              loonbelastingverklaringen
                           Sociale- en fiscale                                                                           In het interne controleplan de risico’s bij
                           wetgeving                                                                                     beheersmaatregel 7 uitbreiden met “boetes in het
                                                                                                                         kader van de Wet Walvis”.
  Inkoop                   Europese              Aanbestedingsnota                                Inkoop en              Een contract is onderhands aanbesteeed in 2008         Onrechtmatig en niet te
                           regelgeving                                                            aanbesteding           voor een periode van 3 jaar. Motivatie voor            herstellen; strijdigheid
                                                                                                                         onderhandse aanbesteding was de gedachte dat er met hogere regelgeving
                                                                                                                         sprake was van een “werk”. Hiervoor gelden hoge
                                                                                                                         aanbestedingsgrenzen. Achteraf blijkt er sprake te
                                                                                                                         zijn van een “dienst”. Bedrag van dit contract is
                                                                                                                         83.700 per jaar.
                                                                                                                         Omdat er sprake is van een dienst had dit contract
                                                                                                                         europees aanbesteed moeten worden.
                           Wet FIDO                                                               Treasury               Bij de uitgezette leningen is 1 keer gebruik
                                                                                                                         gemaakt van het participatiefonds van BCM. Dit
                                                                                                                         wordt verkocht onder de noemer “deposito”, maar
                                                                                                                         is feitelijk een ander product en valt daarmee
                                                                                                                         formeel buiten het treasurystatuut. Navraag leert
                                                                                                                         dat het product FIDO-proof is. Afspraak is gemaakt
                                                                                                                         dat bij de eerstvolgende bijstelling van het
                                                                                                                         treasurystatuut wordt meegenomen
                                                                                                  Hypotheken             Geen opmerkingen
                                                                                                  Zwembad                In de tarieventabel is een speciaal (hoger) tarief
                                                                                                                         opgenomen voor de gehandicaptensport-
                                                                                                                         verenigingen. Motivatie is een hogere
                                                                                                                         watertemperatuur. Technisch is dit echter
                                                                                                                         nauwelijks mogelijk. Daarom is het niet billijk een
                                                                                                                         hoger tarief te factureren. Dit gebeurt in de praktijk
                                                                                                                         ook niet. Aanbevolen wordt het speciale tarief voor
                                                                                                                         gehandicaptensportverenigingen te verwijderen

Legenda symbolen

21-04-2009                                                                                    6 van 7                                                                                9:47
                                          Tabel bevindingen en aanbevelingen als gevolg van uitgevoerde audits interne controle 2008
             akkoord
             akkoord, wegens beperkt financieel
             belang niet getoetst.
             Voorleggen aan de raad
             Parkeren voor audit 2009
             Audit 2008 wordt nog verricht.
             Niet akkoord




21-04-2009                                                                 7 van 7                                                     9:47