Spreadsheets and Excel

Document Sample
Spreadsheets and Excel Powered By Docstoc
					                                    IV-1.1


ส่วนที่ 4

            กระดาษคานวณและโปรแกรม
            Excel
IV-1.2   ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์
                                                                                                             IV-1.3


บทที่ 1
                                   การศึกษาหลักการเบื้องต้นของ
                                   แผ่นงาน
 เวลาโดยประมาณสาหรับบทเรียน        หลังจากจบบทเรียนนี้ คุณจะสามารถ
 นี้คือ 30 นาที                       สร้างสมุดงาน
 แสดงภาพนิ่ง 01 Fundamentals           สร้างสมุดงานจากแม่แบบ
 1 วัตถุประสงค์ของบทเรียน
 แลกเปลี่ยนความคิดเห็นโดยย่อเกี่       เข้าใจองค์ประกอบของหน้าต่าง Microsoft Excel
 ยวกับทักษะที่กล่าวถึงในบทเรียน       เลือกเซลล์
 นี้
                                                                  ่
                                        ใส่ข้อความ หมายเลข และวันทีในแผ่นงาน
                                      ใส่ช่วงของข้อมูล
                                      แก้ไขเนื้อหาของเซลล์
                                      เคลื่อนย้ายระหว่างแผ่นงาน
                                      ตั้งชื่อและบันทึกสมุดงาน
                                      เปิดสมุดงาน
                                      เปลี่ยนชื่อแผ่นงาน
                                      ตัวอย่างและพิมพ์สมุดงาน
                                       ปิดสมุดงานและออกจาก Excel
                                   Microsoft® Excel คือโปรแกรมชั้นเลิศสาหรับจัดการ
                                   จัดรูปแบบและคานวนข้อมูลทางตัวเลข Excel
                                   จะแสดงข้อมูลในรูปแบบแถวและคอลัมน์ พร้อมด้วยเส้นตารางระหว่างแถวและคอลัมน์
                                   คล้ายกับสมุดบัญชีหรือกระดาษกราฟ ดังนั้น Excel
                                   จึงเหมาะสมอย่างยิ่งสาหรับการทางานกับข้อมูลตัวเลข การบัญชี
                                   การค้นคว้าทางวิทยาศาสตร์ การบันทึกสถิติ และงานอื่นๆ
                                   ซึ่งสามารถได้ประโยชน์จากการจัดข้อมูลในรูปแบบตาราง
                                   อาจารย์มักจะบันทึกข้อมูลผลการสอบของผู้เรียนใน Excel
                                   และผู้จัดการมักจะเก็บรายการข้อมูลต่างๆ เช่น
                                   บันทึกสินค้าคงคลังหรือข้อมูลพนักงานใน Excel เมื่อเรียนบทเรียนนี้แล้ว คุณจะรู้ว่า
                                   Excel
                                   ช่วยทาให้การคานวนข้อมูลตัวเลขเป็นเรื่องง่ายและมีรูปแบบการจัดข้อมูลที่หลากหลาย
                                   สาหรับการนาเสนอ ซึ่งรวมทั้งรูปแบบแผนภูมิและรายงาน
                                   IV-1.4                                                  ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์



                                   เพื่อให้คุณสามารถปฏิบัติตามขั้นตอนดังกล่าวในบทเรียนนี้อย่างครบถ้วน
                                   คุณจาเป็นต้องใช้แฟ้ม Employee Information.xls ในโฟลเดอร์ Part IV Lesson01
                                   ในโฟลเดอร์ Computer Fundamentals Practice ซึ่งอยู่ในฮาร์ดดิสก์ของคุณ

                                   การสร้างสมุดงาน
                                   ให้คุณเปิดใช้ Excel ด้วยวิธีใดก็ตามที่คุณใช้เริ่มโปรแกรม Microsoft Windows อื่นๆ
                                   วิธีหนึ่งที่ใช้ทั่วไปคือการคลิกปุ่ม Start ชี้ไปที่ All Programs และเลือก Microsoft
                                                                                                          ็
                                   Excel ในรายการย่อย คุณยังสามารถคลิกไอคอนลัด ถ้ามีอยู่บนเดสก์ทอปหรือบนแถบ
                                   'เปิดใช้งานด่วน'

สมุดงานแต่และเล่มที่เปิดอยู่จะถู   เมื่อคุณเริ่มใช้งาน Excel สมุดงานว่าง ชื่อ Book1 จะเปิดขึ้นมาตามค่าเริ่มต้น
กแสดงเป็นปุ่ม Excel                สมุดงานคือแฟ้มที่สามารถบรรจุแผ่นงานได้หลายแผ่น ในทางกลับกัน
บนแถบงาน                           แผ่นงานคือตารางของแถวและคอลัมน์ซึ่งคุณสามารถใส่ข้อมูลได้ ยกตัวอย่างเช่น
ทาให้สะดวกที่จะกดปุ่มเพื่อแสด      คุณอาจสร้างแผ่นงานงบประมาณสี่แผ่นในสมุดงานเล่มเดียว
งสมุดงานที่ต่างกัน
ถ้าคุณมีโปรแกรมประยุกต์หลาย        โดยแต่ละแผ่นงานมีข้อมูลงบประมาณสาหรับหนึ่งไตรมาสของปีงบประมาณที่กาลังมา
โปรแกรมเปิดอยู่                    ถึง ถ้าคุณเป็นอาจารย์ที่ใช้ Excel
แต่ละโปรแกรมประยุกต์จะมีปุ่ม       คุณอาจสร้างแผ่นงานผลการเรียนในสมุดงานเล่มเดียวกัน
อยู่ในรายการแฟ้มที่เปิดอยู่        โดยแต่ละแผ่นงานจะเก็บบันทึกผลการเรียนของทั้ง
                                   ชั้นเรียนในหนึ่งภาคการศึกษา ดังที่คุณเห็น
                                   สมุดงานช่วยให้คุณรวบรวมแผ่นงานที่มีข้อมูลที่เกี่ยวข้องไว้ด้วยกันได้
                                   หลังจากคุณสร้างสมุดงานแล้ว คุณสามารถบันทึก
                                   สมุดงานนั้นในฐานะแฟ้มเดี่ยวบนฮาร์ดดิสก์ของคุณได้
                                   ในแบบฝึกหัดนี้ ให้คุณเริ่มใช้งาน Excel สร้างสมุดงานมาตรฐาน และปิดสมุดงาน
แสดงภาพนิ่ง 01 Fundamentals
2 การสร้างสมุดงาน                  1     บนแถบงาน Windows คลิกปุ่ม Start ชี้ไปที่ All Programs และเลือก
                                         Microsoft Excel
                                         โปรแกรม Excel จะเปิดขึ้นพร้อม Book1 พร้อมให้คุณใช้งาน
ส่วนที่ 4: บทที่ 1   การศึกษาเบื้องต้นของแผ่นงาน                      V-1.5




2     ในส่วน New ของบานหน้าต่างงาน New Workbook คลิก Blank Workbook
      Excel จะสร้างสมุดงานชื่อ Book2 และบานหน้าต่างงานจะหายไป
                                       IV-1.6                                                ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์



                                       3    ที่เมนู File คลิก Close
                                            Excel จะปิด Book2 และ Book1 จะปรากฏขึ้นมาใหม่
                                                        ้
                                            เปิดแฟ้มนีค้างไว้เพื่อใช้สาหรับแบบฝึกหัดถัดไป

                                       การสร้างสมุดงานจากแม่แบบ
                                       ถ้าคุณต้องการสมุดงานว่างอีกหนึ่งเล่ม คุณสามารถสร้างขึ้นเมื่อใดก็ได้
                                       แม้ว่าคุณจะเปิดสมุดงานอยู่แล้ว Excel ยังมี
                                       แม่แบบซึ่งช่วยให้คุณสร้างสมุดงานที่ถูกจัดเตรียมไว้แล้วเพื่อติดตามข้อมูลบางชนิด
                                       เช่นใบเรียกเก็บเงินและข้อมูลใบสั่งซื้อ หากต้องการสร้างสมุดงานโดยใช้แม่แบบ
                                       ให้คลิก New ที่เมนู File สร้าง ซึ่งจะเปิดบานหน้าต่างงาน
                                       New Workbook ขึ้นมา ภายใต้ส่วน New from template เลือก General Templates




                                       จากกล่องโต้ตอบ Templates คุณสามารถเลือกแท็บ Spreadsheet Solutions หรือ
                                       Business Planner Templates และจากนั้นเลือกหนึ่งในแม่แบบที่ปรากฏ

                                       การทาความเข้าใจส่วนประกอบของหน้าต่าง
                                       ส่วนประกอบหลายชนิดในหน้าต่าง Excel
ตามค่าเริ่มต้น Excel                   เหมือนกับองค์ประกอบในหน้าต่างของโปรแกรม Windows อื่นๆ ภาพประกอบ
จะแสดงแถบเครื่องมือ Standard
และ Formatting
                                       ในหน้าต่อไปนี้ แสดงให้เห็นส่วนสาคัญที่สุดของ Excel
บนแถวเดียวกัน                          โดยสองส่วนสุดท้ายเป็นส่วนใหม่ใน Excel 2002 อันได้แก่หน้าต่าง
สาหรับชั้นเรียนนี้                     สมุดงาน แถบเมนูหลัก แถบสูตร แถบเครื่องมือ Standard และ Formatting กล่อง Ask
คุณควรกาหนดค่า Excel                   A Question และบานหน้าต่างงาน
บนเครื่องคอมพิวเตอร์ของชั้นเพื่อ
ให้แถบเครื่องมือ Formatting
ปรากฏอยู่ใต้แถบงานมาตรฐาน
การจัดเรียงนี้ช่วยให้ผู้เรียนใช้ปุ่ม
ต่างๆ
ที่ต้องใช้ตลอดทั้งแบบฝึกหัดนี้
ส่วนที่ 4: บทที่ 1     การศึกษาเบื้องต้นของแผ่นงาน                           V-1.7




ตารางต่อไปนี้อธิบายส่วนประกอบต่างๆในหน้าต่าง Excel
ส่วนประกอบ                     รายละเอียด
แถบชื่อเรื่อง                  ระบุโปรแกรมที่ใช้งานอยู่และชื่อของสมุดงาน
                               ที่ใช้อยู่
แถบเมนู                        รายการชื่อของเมนูใน Excel
แถบเครื่องมือ                                         ั
                               ช่วยให้คุณเข้าสู่ฟังก์ชนการทางานต่างๆ
                               ที่คุณใช้งานบ่อยได้อย่างรวดเร็ว
                               เช่นการจัดรูปแบบ
                               การจัดตาแหน่งและการรวมข้อมูลในเซลล์
                               แถบเครื่องมือ Standard และ Formatting
                               จะปรากฏขึ้นตามค่าเริ่มต้น
กล่องชื่อ                      แสดงตาแหน่งของเซลล์ที่ใช้งานอยู่
แถบสูตร                        แสดงเนื้อหาของเซลล์ที่ใช้งานอยู่
บานหน้าต่างงาน                 ช่วยให้คุณเปิดแฟ้ม วางข้อมูลจากคลิปบอร์ด
                               สร้างสมุดงานเปล่า และสร้างสมุดงาน Excel
                               โดยใช้ค่าของแฟ้มที่มีอยู่
กล่อง Ask a Question           แสดงหัวข้อวิธีใช้ซึ่งตรงกับความต้องการของคุ
                               ณ เมื่อคุณพิมพ์คาถามลงในกล่อง
                                 IV-1.8                                                ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์



                                 แถบสถานะ                       แสดงข้อมูลเกี่ยวกับคาสั่งที่ถูกเลือก
                                                                และแสดงสถานะ (เปิด หรือ ปิด)ของปุ่ม Caps
                                                                Lock และ Num Lock

                                 แถบเลื่อน                      รวมถึงแถบเลื่อนในแนวตั้งและแนวนอนและลู
                                                                กศรเลื่อนสี่ทิศ
                                                                โดยแต่ละอันถูกใช้เพื่อแสดงพื้นที่ต่างๆของแผ่
                                                                นงาน
                                 ปุ่มเลือกทั้งหมด               ใช้เลือกทุกเซลล์ในแผ่นงาน
                                 แท็บแผ่นงาน                    ช่วยให้คุณแสดงแผ่นงานในสมุดงานที่เปิดอยู่
                                 สมุดงาน                        ตารางของคอลัมน์ (กาหนดโดยตัวอักษร)
                                                                และแถว (กาหนดโดยตัวเลข)
                                                                คอลัมน์และแถวตัดกันเพื่อก่อให้เกิดเป็นเซลล์
                                                                แต่ละเซลล์สามารถอ้างอิงถึงกันได้
                                                                หรืออ้างอิงที่อยู่ได้
                                                                ซึ่งประกอบด้วยพิกัดของคอลัมน์และแถวของเ
                                                                ซลล์นั้น เช่น B3
                                 เซลล์ที่ใช้งานอยู่             เซลล์จะถูกกาหนดโดยเส้นขอบหนาซึ่งจะได้รั
                                                                บผลกระทบเมื่อคุณพิมพ์หรือแก้ไขข้อมูล
                                 ปุ่ม Minimize                  จะลดขนาดหน้าต่างให้เล็กสุดจนเป็นปุ่มอยู่บน
                                                                แถบงาน
                                 ปุ่ม Maximize/Restore Down     เปลี่ยน
                                                                (กลับไปมา)ระหว่างการเพิ่มขนาดใหญ่สุดและ
                                                                คืนหน้าต่างให้กลับไปอยู่ขนาดก่อนหน้านี้
                                 ปุ่ม Close                     ปิดหน้าต่างที่มีปุ่มปรากฏอยู่
                                 คาแนะนาบนหน้าจอ                กล่องโต้ตอบเล็กที่จะปรากฏขึ้นมาโดยแสดงชื่อ
                                                                ของวัตถุหรือปุ่มแถบเครื่องมือถ้าคุณชี้มันด้วยตั
                                                                วชี้

ชี้ที่ส่วนอื่นในหน้าต่าง Excel
                                 ข้อได้เปรียบสาคัญของบานหน้าต่างงาน คือบานหน้าต่างงานจะรวมการดาเนินงานต่างๆ
แสดงให้เห็นว่าคาแนะนาบนหน้า      เช่นการเปิดหรือการสร้างแฟ้มใหม่
จอจะปรากฏขึ้นเมื่อคุณวางตาแห     เข้าไว้ในที่เดียวและให้คุณดาเนินการดังกล่าวเพียงคลิกเมาส์ครั้งเดียว
น่งตัวชี้บนปุ่มต่างๆ             ข้อด้อยเดียวของบานหน้าต่างงานคือการกินพื้นที่อันมีค่าของหน้าจอ
                                 โชคดีที่คุณสามารถแสดงหรือซ่อนบานหน้าต่างงานได้อย่างง่ายดาย บนเมนู View คลิก
                                 Task Pane แล้วโปรแกรม Excel จะซ่อนบานหน้าต่างงาน
                                 ถ้ากาลังแสดงผลอยู่หรือแสดงผลถ้ากาลังถูกซ่อนอยู่
ส่วนที่ 4: บทที่ 1      การศึกษาเบื้องต้นของแผ่นงาน                                V-1.9




ประโยชน์ของการวางกล่องโต้ตอบ Ask a Question ในหน้าต่างหลักของ Excel
คือคุณสามารถได้รับความช่วยเหลืออย่างรวดเร็วในทันทีที่คิดคาถามได้
โดยไม่ต้องปฏิบัติตามขั้นตอนใดๆ ซึ่งอาจทาให้คุณเสียสมาธิไปจากคาถามของคุณ
ด้วยคุณลักษณะนี้คุณจึงไม่จาเป็นต้องไปที่เมนู Help หรือ Office Assistant อีกต่อไป
ในแบบฝึกหัดนี้ คุณต้องทางานกับส่วนประกอบของหน้าต่าง Excel
1     ชี้ไปที่ปุ่ม Chart Wizard บนแถบเครื่องมือ Standard สักสองสามวินาที
      คาแนะนาบนหน้าจอจะปรากฏขึ้น แสดงให้เห็นคาว่า Chart Wizard
2     ชี้ไปที่ Name Box ซึ่งบรรจุที่อยู่เซลล์ A1
      คาแนะนาบนหน้าจอจะปรากฏขึ้น แสดงให้เห็นหัวข้อ Name Box




3     คลิกปุ่ม Toolbar Options ที่ปลายแถบเครื่องมือ Formatting
      เมนูพร้อมตัวเลือกจะปรากฏขึ้น




4     ชี้ไปที่คาสั่งของปุ่ม Add or Remove Buttons
      เมนูพร้อมคาสั่งเพิ่มเติมจะปรากฏขึ้น
IV-1.10                                                        ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์



5    ชี้ไปที่เมนูย่อย Formatting
     เมนูพร้อมตัวเลือกจัดรูปแบบปุ่มจะปรากฏขึ้น




6    วางตาแหน่งตัวชี้บนปุ่มแถบเครื่องมือที่ถูกแสดงขึ้นมาใหม่
     คาแนะนาบนหน้าจอจะปรากฏขึ้นเพื่ออธิบายปุ่มแต่ละปุ่ม
7    เมื่อเสร็จแล้ว คลิกที่ใดก็ได้นอกเมนูที่เปิดอยู่เพื่อปิดเมนู
                ้
     เปิดแฟ้มนีค้างไว้เพื่อใช้สาหรับแบบฝึกหัดถัดไป
                                      ส่วนที่ 4: บทที่ 1       การศึกษาเบื้องต้นของแผ่นงาน                            V-1.11




                                      การเลือกเซลล์
                                      ก่อนที่คุณจะสามารถใส่ข้อมูลลงในแผ่นงาน คุณต้องระบุเซลล์
                                      (จุดตัดระหว่างแถวและคอลัมน์) ที่ต้องการใส่ข้อมูล ขั้นตอนนี้เรียกว่าการเลือกเซลล์
                                      คุณสามารถเลือกเซลล์เดียว แถว คอลัมน์ และกลุ่มของเซลล์ที่อยู่ติดกันและไม่ติดกันได้
                                      หากต้องการเลือกเซลล์เดียว ให้คลิกที่เซลล์นั้น เมื่อเซลล์ถูกเลือก
                                      เส้นขอบสีดาจะล้อมรอบเซลล์นั้น
                                      และเซลล์นั้นกลายเป็นเซลล์ที่กาลังใช้งานอยู่ดังที่แสดงในรูปต่อไปนี้
เมื่อคุณเลือกเซลล์
ข้อความบนตัวเลือกแถว
(ปุ่มสีเทาที่ปลายด้านซ้ายของแถว
)
และตัวเลือกคอลัมน์ของเซลล์นั้น
ๆ
(ปุ่มสีเทาที่ด้านบนสุดของคอลัม
น์) จะปรากฏขึ้นเป็นตัวหนา
คุณลักษณะนี้ทาให้มองเห็น
“พิกัด”
ของแถวและคอลัมน์ที่ถูกเลือกได้
ง่ายขึ้น นอกจากนี้
ที่อยู่ของเซลล์ยังปรากฏใน
Name Box ด้วย



ชี้ตัวเลือกแถวและคอลัมน์
                                      คุณสามารถเลือกทุกเซลล์ในแผ่นงานด้วยการคลิกปุ่ม 'เลือกทั้งหมด'
และสั่งให้ผู้เรียนคลิกที่ตัวเลือกเห   ที่ด้านบนซ้ายสุดของแผ่นงาน
ล่านั้นเพื่อเลือกแถวและคอลัมน์




                                      คุณสามารถเลือกแถวหรือคอลัมน์เดี่ยวในแผ่นงานด้วยการคลิกที่ตัวเลือกแถวหรือคอลัม
                                      น์ที่ต้องการ
                                     IV-1.12                                                  ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์




แสดงภาพนิ่ง 01 Fundamentals          ในแบบฝึกหัดนี้ ให้คุณเลือกแถวทั้งแถวและคอลัมน์ทั้งคอลัมน์ในแผ่นงานที่เปิดอยู่
3
                                     1     คลิกตัวเลือกคอลัมน์สาหรับคอลัมน์ D
การเลือกแถวหรือคอลัมน์ในแผ่น
งาน                                        คอลัมน์ D ถูกเลือกแล้ว
                                     2     คลิกตัวเลือกแถวสาหรับแถวที่ 1
                                           แถวที่ 1 ถูกเลือกแล้ว
                                     3     คลิกตัวเลือกคอลัมน์สาหรับคอลัมน์ B
                                           และลากตัวชี้ไปยังตัวเลือกคอลัมน์สาหรับคอลัมน์ E
                                                         ้
                                           คอลัมน์เหล่านีจะถูกเลือก
                                     4     คลิกเซลล์ใดก็ได้ในคอลัมน์ G
                                           คอลัมน์ B C D และ E จะถูกยกเลิกการเลือก
                                                     ้
                                           เปิดแฟ้มนีค้างไว้เพื่อใช้สาหรับแบบฝึกหัดถัดไป

                                     การเลือกช่วงของเซลล์
อีกวิธีหนึ่งในการเลือกช่วงของค
                                     โดยทั่วไป ช่วงจะถูกระบุโดยค่าอ้างอิงเซลล์แรกและเซลล์สุดท้ายของช่วง
อลัมน์คือการคลิกตัวเลือกคอลัม        โดยมีเครื่องหมาย : คั่นระหว่างกลาง ยกตัวอย่างเช่น ช่วงแนวดิ่งตั้งแต่เซลล์ A1 ถึงเซลล์
น์แรกในช่วง กดปุ่ม Shift ค้างไว้     A9 จะถูกระบุเป็น A1:A9 ยกตัวอย่างเช่น ช่วงแนวนอนตั้งแต่เซลล์ C3 ถึงเซลล์ G3
และจากนั้นคลิกตัวเลือกคอลัมน์        ถูกระบุเป็น C3:G3
สุดท้ายในช่วง                        ช่วงที่ครอบคลุมบล็อกของคอลัมน์และแถวจะถูกระบุโดยที่อยู่ของเซลล์ในมุมด้านบนซ้
ใช้วิธีเดียวกันนี้สาหรับการเลือกช่
วงของแถว                             ายสุดและขวาล่างสาหรับบล๊อกนั้น (C5:F9) ดังแสดงในภาพต่อไปนี้
                                 ส่วนที่ 4: บทที่ 1        การศึกษาเบื้องต้นของแผ่นงาน                             V-1.13




                                 คุณสามารถเลือกช่วงเซลล์ได้ด้วยการลากตัวชี้ไปเหนือเซลล์ต่างๆ
แสดงวิธีการลากเมาส์ไปเลือกช่วง
ของเซลล์                         เมื่อคุณเลือกช่วงเซลล์แล้ว เซลล์แรกที่ถูกเลือกกลายเป็นเซลล์ที่กาลังใช้งานอยู่
                                 เซลล์ที่กาลังใช้งานอยู่มีสีขาว และช่วงเซลล์มีสีฟ้า
                                 ในตัวอย่างนี้ ให้คุณเลือกกลุ่มเซลล์ที่อยู่ติดกันในแผ่นงานปัจจุบัน
แสดงภาพนิ่ง 01 Fundamentals      1     คลิกเซลล์ E3 กดปุ่มเมาส์ค้างไว้ ลากตัวชี้ไปยังเซลล์ E12 และปล่อยปุ่มเมาส์
4 การเลือกช่วงเซลล์                    ช่วง E3:E12 จะถูกเลือก และ E3 จะยังคงเป็นเซลล์ที่ใช้งานอยู่
                                   IV-1.14                                                   ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์



                                   2    คลิกเซลล์ A5 กดปุ่ม Shift ค้างไว้ แล้วคลิกเซลล์ H16
                                        ช่วงจะถูกเลือก และ A5 จะยังคงเป็นเซลล์ที่ใช้งานอยู่




หากต้องการเลือกช่วงเซลล์ที่ไม่ติ   3                                                               ้
                                        เลือกเซลล์ F17 กดปุ่ม Shift ค้างไว้ และจากนั้นกดปุ่มลูกศรชีลงสี่ครั้ง
ดกัน ให้เลือกช่วงแรก กดปุ่ม Ctrl        ช่วงเซลล์จาก F17 ถึง F21 (ถูกแทนที่ด้วย F17:F21) จะถูกเลือก
ค้างไว้
และจากนั้นเลือกช่วงใดก็ได้เพิ่มเ
ติม
                                   การใส่ข้อความในแผ่นงาน
                                   คุณสามารถใส่ข้อมูลพื้นฐานสามชนิดในแผ่นงาน Excel ได้อันได้แก่ ข้อความ ตัวเลข
                                   และสูตร หากต้องการใส่ข้อความหรือตัวเลขในเซลล์
                                   คุณต้องเลือกเซลล์และพิมพ์ข้อมูลลงไป ขณะที่คุณพิมพ์ ตัวอักษรแต่ละตัวจะปรากฏใน
                                   Formular Bar และในเซลล์ที่กาลังใช้งานอยู่ พร้อมกับจุดแทรก
                                   จุดแทรกจะแสดงตาแหน่งของอักขระถัดไป
                                   ข้อมูลข้อความซึ่งบางครั้งเรียกว่าป้ายชื่อ คือสิ่งที่บรรจุตัวอักษร A ถึง Z
                                   หรือตัวอักษรใดๆที่ไม่มีค่าทางตัวเลข บางครั้งการใส่ข้อมูลข้อความหมายรวมถึงตัวเลข
                                   เช่นหมายเลขถนน
แสดงภาพนิ่ง 01 Fundamentals        ตามค่าเริ่มต้น ข้อมูลข้อความจะปรากฏชิดขอบซ้ายในเซลล์
5 การป้อนข้อมูลลงในเซลล์           ถ้าข้อความยาวกว่าความกว้างของเซลล์ที่กาหนดไว้ ข้อความจะ “ล้น”
                                   เข้าไปในเซลล์ข้างเคียง (ถ้าเซลล์นั้นว่าง) หรือจะปรากฏในแบบที่ถูกตัดข้อความ
                                   (ถ้าเซลล์ข้างเคียงไม่ว่าง) อย่างไรก็ตาม
                                   ข้อความจะถูกเก็บไว้ภายในเซลล์เดียวโดยมีตัวอักษรแต่ละตัวที่ถูกใส่ไว้ตอนแรกด้วย
                                   ในแบบฝึกหัดนี้ ให้คุณใส่ข้อความในแผ่นงาน
หลังจากคุณพิมพ์ข้อมูลสาหรับเซ      1    คลิกเซลล์ A1 พิมพ์ ขาย และกดปุ่ม Enter
ลล์                                     ข้อความจะถูกใส่เข้าไว้ในเซลล์ A1 และ A2 จะกลายเป็นเซลล์ที่กาลังใช้งานอยู่
คุณสามารถใส่ข้อมูลด้วยการกด
ปุ่ม Enter Tab หรือปุ่มลูกศร       2    คลิกเซลล์ A3 พิมพ์ เรือนพัก และกดปุ่ม Enter
อะไรก็ตามที่สามารถเคลื่อนจุดแ           เซลล์ A3 จะมีคาว่า เรือนพัก และเซลล์ที่กาลังใช้งานอยู่จะย้ายไปเซลล์ A4
ทรกออกจากเซลล์ได้จะใส่ข้อมูล
ได้
                                  ส่วนที่ 4: บทที่ 1       การศึกษาเบื้องต้นของแผ่นงาน                                V-1.15




                                  3     พิมพ์ คอนโด และกดปุ่ม Enter
                                        คาว่า คอนโด ถูกใส่เข้าไว้ในเซลล์ A4




                                                  ้
                                        เปิดแฟ้มนีค้างไว้เพื่อใช้สาหรับแบบฝึกหัดถัดไป

                                  การใส่ตัวเลขในแผ่นงาน
                                  ข้อมูลตัวเลข จะมีตัวเลขตั้งแต่ 0 ถึง 9 และ ตัวอักขระพิเศษที่สามารถเลือกได้ดังต่อไปนี้
                                   อักขระ                    ถูกใช้เพื่อ
                                   +                         แสดงค่าบวก
                                   - หรือ ()                 แสดงค่าลบ
                                   $                         แสดงค่าจานวนเงิน
                                   %                         แสดงเปอร์เซ็นต์
                                   /                         แสดงเศษส่วน
                                   .                         แสดงจุดทศนิยม
                                   ,                         แยกหน่วยของค่าที่ใส่เข้ามา
                                   E หรือ e                  แสดงค่าข้อมูลในเครื่องหมายเชิงวิทยาศาสตร์
                                                             (เอ็กซ์โพเนนเชียล)

                                  ถ้าคุณเริ่มใส่ค่าด้วยเครื่องหมายบวกเพื่อระบุจานวนเต็มบวก Excel
                                  จะไม่สนใจเครื่องหมายนั้น ถ้าคุณพิมพ์วงเล็บเพื่อระบุจานวนเต็มลบ
                                  ตัวเลขจะปรากฏพร้อมเครื่องหมายลบ ถ้าคุณใส่เครื่องหมายดอลลาร์
                                  เครื่องหมายเปอร์เซ็นต์ เครื่องหมายทับซ้าย
                                  เครื่องหมายจุลภาคหรือเครื่องหมายเอ็กซ์โพเนนเชียล
                                  โปรแกรมจะใส่รูปแบบตัวเลขให้ข้อมูลที่ใส่เข้าไปโดยอัตโนมัติ
พิมพ์รายการแรกในเซลล์ B3          ตามค่าเริ่มต้น ข้อมูลตัวเลขจะปรากฏชิดขอบซ้ายในเซลล์
และจะเห็นว่าข้อมูลถูกใส่เข้าไปเ   ถ้าข้อมูลที่ใส่เข้าไปยาวกว่าความกว้างของเซลล์ที่กาหนดไว้
มื่อคุณเคลื่อนจุดแทรกออกจากเซ     ข้อมูลจะปรากฏในเครื่องหมายเชิงวิทยาศาสตร์ อย่างเครื่องหมายสี่เหลี่ยม (####)
ลล์ ไม่ว่าจะด้วยการกดปุ่ม Enter   หรือถูกปัดเศษ อย่างไรก็ตาม Excel
            ่
ปุ่ม Tab ปุมลูกศร
หรือการคลิกเซลล์อื่น              จะเก็บตัวเลขทั้งหมดไว้ภายในเซลล์ดังที่ถูกใส่เข้ามาตอนแรก
                                      IV-1.16                                                 ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์



                                      ในแบบฝึกหัดนี้ ให้คุณใส่ตัวเลขยอดขายในแผ่นงานของคุณ
คุณสามารถใส่ตัวเลขด้วยการใช้          1    คลิกเซลล์ B3 พิมพ์ 42848 และกดปุ่ม Enter
ปุ่มตัวเลขเหนือตัวอักษรบนแป้น              ตัวเลขจะถูกใส่เข้าไว้ในเซลล์ B3 และ B4 จะกลายเป็นเซลล์ที่กาลังใช้งานอยู่
พิมพ์ของคุณหรือด้วยการกดปุ่ม
Num Lock และใช้ปุ่มตัวเลข             2    พิมพ์ 92346 และกดปุ่ม Enter
Num Lock
                                           ตัวเลขจะถูกใส่เข้าไว้ในเซลล์ B4 และ B5 จะกลายเป็นเซลล์ที่กาลังใช้งานอยู่
เป็นปุ่มที่กดสลับไปมาได้
ไฟแสดงสถานะบนแป้นพิมพ์ขอ                             ้
                                           เปิดแฟ้มนีค้างไว้เพื่อใช้สาหรับแบบฝึกหัดถัดไป
งคุณจะติดเมื่อปุ่ม Num Lock
ถูกเปิด                               การใส่วันที่ในแผ่นงาน
                                      วันที่ในแผ่นงาน Excel
ใส่วันที่ในเซลล์ B1                   จะต้องเป็นตัวเลขเท่านั้นหรือผสมกันระหว่างข้อความและตัวเลข ตัวอย่างเช่น 22
และจากนั้นคลิกขวาที่เซลล์และค
ลิก Format Cells
                                      มกราคม 2547 และ 22/1/2547 คือสองวิธีในการใส่ข้อมูลเดียวกัน เช่นเดียวกับข้อความ
ในกล่องโต้ตอบ Format Cells            วันที่มักถูกใช้เป็นป้ายชื่อของแถวและคอลัมน์ แต่ต่างจากข้อความตรงที่
เลือกรูปแบบวันที่ที่มีอยู่ใน Excel    วันที่ถูกมองว่าเป็นเลขลาดับ นั่นคือวันที่จะเรียงลาดับกันและสามารถ
จากนั้นคลิก Cancel                    ถูกเพิ่ม หักออก และใช้ในการคานวนได้
เพื่อปิดกล่องโต้ตอบโดยไม่ทากา
รเปลี่ยนแปลงใดๆ ลบวันที่ที่คุณ        โปรดระวังเมื่อใช้เลขสองหลักสุดท้ายแทนค่าปี เพราะ Excel จะตีความจากตัวเลขของ
ใส่ในเซลล์ B1                         ปี 00 ถึง 29 ให้หมายถึงปี 2000 ถึง 2029 และตัวเลขของปี 30 ถึง 99
                                      ถูกตีความว่าหมายถึงปี 1930 ถึง 1999
                                      อย่างไรก็ตามรูปแบบปีที่ตั้งเป็นค่าเริ่มต้นไว้คือเลขสองหลัก
                                      แต่ควรพิมพ์ปีด้วยตัวเลขสี่หลักเพื่อหลีกเลี่ยงความคลุมเครือ
หากต้องการเปลี่ยนรูปแบบวันที่         ตามค่าเริ่มต้น วันที่ที่ใส่จะอยู่ชิดขอบขวาในเซลล์
ที่ตั้งค่าไว้ในเครื่องคอมพิวเตอร์ข    หลังจากคุณพิมพ์และใส่วันที่ลงในเซลล์ Excel
องคุณ คลิก Start เลือก Control        เปลี่ยนรูปแบบวันที่ใหม่และแสดงวันที่ในแบบที่ต่างออกไป
Panel คลิก Date Time
                                      รูปแบบของวันที่ถูกแสดงในเซลล์จะเป็นไปตามค่าวันที่เริ่มต้นของคอมพิวเตอร์ของคุณ
Language and Regional
Options คลิก Change the
                                      คุณจะเรียนรู้วิธีการเลือกรูปแบบวันที่ รวมทั้งตัวเลือกปีแบบสี่หลัก ในบทเรียนต่อไป
format of numbers dates and           ในแบบฝึกหัดนี้ ให้คุณใส่วันที่ลงในแผ่นงาน
times คลิกปุ่ม the Customize
เลือกแท็บ Date                        1    คลิกเซลล์ B1 พิมพ์ มกราคม 2547 และกด Tab
และเลือกรูปแบบบนรายการ                     Excel จะย่อวันที่เหลือ ม.ค.-47 และ C1 กลายเป็นเซลล์ที่กาลังใช้งานอยู่
Short Date Format
                                      2    พิมพ์ ก.พ. 2548 และกด Tab
                                           Excel จะใช้รูปแบบวันที่เช่นเดียวกับข้างต้น และ ก.พ. 48 ถูกใส่ไว้ในเซลล์ C1
                                           ขณะนี้ D1 คือเซลล์ที่กาลังใช้งานอยู่
เลือกช่วง C:D4
และแสดงให้เห็นว่าจะใส่ข้อมูลเข้                      ้
                                           เปิดแฟ้มนีค้างไว้เพื่อใช้สาหรับแบบฝึกหัดถัดไป
าสู่เซลล์ในช่วงนั้นได้อย่างไร
เตือนผู้เรียนว่าเมื่อเลือกช่วงสาหรั
บใส่ข้อมูล
ต้องแน่ใจว่าได้ใส่ข้อมูลในเซลล์
ที่ถูกต้องของช่วงนั้น
                                    ส่วนที่ 4: บทที่ 1        การศึกษาเบื้องต้นของแผ่นงาน                                   V-1.17




                                    การใส่ช่วงของข้อมูล
                                    หากต้องการใส่ข้อมูลลงในแต่ละเซลล์ คุณต้องพิมพ์ข้อมูล และจากนั้นกด Enter เมื่อ
                                    คุณมีข้อมูลที่ต้องใส่ต่อเนื่องกัน คุณสามารถเลือกช่วงก่อนเพื่อใส่ข้อมูลได้เร็วยิ่งขึ้น
แสดงภาพนิ่ง 01 Fundamentals         ในแบบฝึกหัดนี้ ให้คุณใส่ตัวเลขยอดขายมากขึ้นในแผ่นงานของคุณ
6 การป้อนข้อมูลลงในช่วงเซลล์        1     คลิกเซลล์ C3 ลากไปยังเซลล์ D4 และปล่อยเมาส์
                                          เซลล์ C3 C4 D3 และ D4 ถูกเลือกแล้ว
                                    2     พิมพ์ 39768 และกดปุ่ม Enter
                                          ตัวเลขจะอยู่ในเซลล์ C3 และ C4 กลายเป็นเซลล์ที่กาลังใช้งานอยู่
เมื่อใส่ข้อมูลลงในช่วงของเซลล์      3     พิมพ์ 90426 และกดปุ่ม Enter
คุณสามารถกด Tab                           ตัวเลขจะถูกใส่ไว้ในเซลล์ C4 และ D3 กลายเป็นเซลล์ที่กาลังใช้งานอยู่
เพื่อย้ายจากเซลล์หนึ่งไปอีกเซลล์
หนึ่งตามแนวนอนและกด Enter           4     พิมพ์ 45122 และกดปุ่ม Enter
เพื่อย้ายจากเซลล์หนึ่งไปยังอีกเซ          ตัวเลขถูกใส่ไว้ในเซลล์ D3 และ D4 กลายเป็นเซลล์ที่กาลังใช้งานอยู่
ลล์ตามแนวตั้ง
เมื่อคุณไปจนสุดคอลัมน์ภายในช่
วง การกดปุ่ม Enter
จะนาคุณไปยังเซลล์ด้านบนสุดข
องคอลัมน์ต่อไปในช่วง


                                    5     พิมพ์ 87409 และกดปุ่ม Enter
                                          ตัวเลขจะถูกใส่เข้าไป และเซลล์ C3 กลายเป็นเซลล์ที่กาลังใช้งานอยู่
                                                    ้
                                          เปิดแฟ้มนีค้างไว้เพื่อใช้สาหรับแบบฝึกหัดถัดไป

                                               ้
                                    การแก้ไขเนือหาในเซลล์
                                    หลังใส่ข้อมูลลงในเซลล์แล้ว คุณสามารถเปลี่ยนเนื้อหาของเซลล์นั้นได้อย่างง่ายดาย
อธิบายสามวิธีเพื่อเข้าสู่โหมดแก้ไ
ข ใน Excel ได้แก่
                                    อย่างไรก็ตาม คุณต้องคลิกเซลล์นั้นสองครั้งก่อนหรือคลิกเซลล์ แล้วคลิกใน Formular
คลิกสองครั้งที่เซลล์                Bar วิธีใดวิธีหนึ่งเหล่านี้จะทาให้ Excel เข้าสู่โหมด 'แก้ไข'
คลิกเซลล์และคลิกในFormula           ซึ่งคุณสามารถตรวจสอบด้วยการตรวจดูว่าคาว่า Edit ปรากฏอยู่ในแถบสถานะ
Barหรือคลิกเซลล์และกดปุ่ม F2        หลังจากนั้น ให้พิมพ์และกดปุ่ม Delete หรือ Backspace เพื่อแก้ไขข้อมูลในเซลล์ เมื่อ
ผู้เรียนสามารถออกจากโหมด            Excel อยู่ในโหมดแก้ไข จะมีสองปุ่มปรากฏขึ้นทางซ้ายของ Formular Bar นั่นคือปุ่ม
'แก้ไข' ด้วยการกดปุ่ม Enter
เพื่อทาการเปลี่ยนแปลง หรือกด        Cancel และ Enter
Esc เพื่อยกเลิกการเปลี่ยนแปลง

                                    คุณสามารถคลิกปุ่ม Cancel หรือกดปุ่ม Esc
แสดงภาพนิ่ง 01 Fundamentals         เพื่อยกเลิกการป้อนข้อมูลก่อนที่จะถูกป้อนเข้าในแผ่นงานได้
7 การแก้ไขเนื้อหาของเซลล์           การคลิกดังกล่าวจะลบสิ่งที่คุณได้พิมพ์ลงไปและทาให้ Excel ออกจากโหมด 'แก้ไข'
                                    IV-1.18                                                     ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์



                                    และยังคืนเนื้อหาเดิมกลับสู่เซลล์ที่กาลังใช้งานอยู่ ถ้าเซลล์นั้นบรรจุข้อมูลไว้
                                    คุณสามารถคลิกปุ่ม Enter เพื่อป้อนข้อมูลให้เสร็จสมบูรณ์
                                    ในแบบฝึกหัดนี้ ให้คุณแก้ไขข้อมูลบางอย่างในแผ่นงานปัจจุบัน
                                    1     คลิกเซลล์ B3 วางตาแหน่งตัวชี้ระหว่าง 2 และ 8 ใน Formula Bar และคลิก
ถ้าคุณคลิกเซลล์และกดปุ่ม F2
โหมด 'แก้ไข' จะถูกเปิดใช้งาน              โหมด 'แก้ไข' จะถูกเปิดใช้งานและจุดแทรกจะปรากฏเป็นตัวชี้รูป I
และจุดแทรกจะถูกวางไว้ที่ปลาย        2     กด Backspace พิมพ์ 6 และกด Enter
ของเซลล์
ให้คุณเพิ่มเนื้อหาปัจจุบันได้             เซลล์ B3 ตอนนี้มีตัวเลข 46848
                                    3     คลิกเซลล์ C4 พิมพ์ 92313 และกดปุ่ม Enter
                                          เซลล์ C4 ตอนนี้บรรจุตัวเลข 92313
                                    4     คลิกเซลล์ C3 พิมพ์ 65452 และคลิกปุ่ม Cancel บน Formula Bar
                                          ข้อมูลที่ป้อนเข้าไปจะถูกยกเลิกและค่าเดิมจะถูกเรียกกลับมา
                                                      ้
                                          เปิดแฟ้มนีค้างไว้เพื่อใช้สาหรับแบบฝึกหัดถัดไป

                                    การเคลื่อนย้ายระหว่างแผ่นงาน
อธิบายว่าสมุดงานเป็นเหมือนกระ       ดังที่อธิบายไว้ข้างต้นของบทนี้ สมุดงาน Excel
ดาษห่อที่ยึดแผ่นงานที่เกี่ยวข้องไ   แต่ละเล่มประกอบด้วยแผ่นงานหลายแผ่น ซึ่งทาให้คุณสามารถรวมแผ่นงานต่างๆ
ว้ด้วยกัน                           ซึ่งมีเนื้อหาเดียวกันไว้ด้วยกันในสมุดงานเล่มเดียว ตามค่าเริ่มต้น
แสดงวิธีคลิกแท็บของแผ่นงานต่า       สมุดงานใหม่จะประกอบด้วยแผ่นงานเปล่าสามแผ่น
งๆเพื่อเปลี่ยนจากแผ่นงานหนึ่งไ
ปอีกแผ่นงานหนึ่ง
                                    สามารถเพิ่มแผ่นงานได้ตามต้องการและสามารถลบแผ่นงานที่ไม่ใช้แล้วได้ถ้าต้องการ
                                    ชื่อของแผ่นงานจะปรากฏบนแท็บด้านล่างของหน้าต่างสมุดงาน



                                    ในแบบฝึกหัดนี้ ให้คุณดูแผ่นงานสองแผ่นในสมุดงานเล่มเดียวกัน
คลิกขวาแท็บแผ่นงานเพื่อแสดงเ        1     คลิกแท็บ Sheet2 ที่ด้านล่างของหน้าต่างสมุดงาน
มนูลัดซึ่งช่วยให้คุณแทรกหรือล             Sheet2 และเนื้อหาจะปรากฏขึ้น แผ่นงานนี้ว่าง
บแผ่นงาน
นอกเหนือจากตัวเลือกอื่นๆ            2     คลิกแท็บ Sheet1 ที่ด้านล่างของหน้าต่างสมุดงาน
                                          Sheet1 และเนื้อหาจะปรากฏขึ้น
                                                    ้
                                          เปิดแฟ้มนีค้างไว้เพื่อใช้สาหรับแบบฝึกหัดถัดไป

                                    การตั้งชื่อและการบันทึกสมุดงาน
                                    เมื่อคุณเสร็จสิ้นการป้อนและแก้ไขข้อมูลในสมุดงาน
                                    คุณจาเป็นต้องตั้งชื่อและบันทึกสมุดงานในฮาร์ดดิสก์
                                    เพื่อที่ข้อมูลนั้นจะยังคงอยู่เมื่อคุณเปิดคอมพิวเตอร์ของคุณครั้งต่อไป
                                       ส่วนที่ 4: บทที่ 1        การศึกษาเบื้องต้นของแผ่นงาน                                 V-1.19




                                       การบันทึกแฟ้มสมุดงานเหมือนกับการบันทึกแฟ้มชนิดอื่นๆในโปรแกรม Windows
                                       ต่าง ๆ ครั้งแรกที่คุณบันทึกสมุดงาน คุณจาเป็นต้องตั้งชื่อและระบุโฟลเดอร์
                                       ที่ต้องการบันทึกสมุดงานไว้ใน
                                       คุณสามารถบันทึกสมุดงานไว้ในโฟลเดอร์บนฮาร์ดดิสก์หรือบนฮาร์ดดิสก์ของเครื่องอื่น
                                       ถ้าคอมพิวเตอร์ของคุณต่อเชื่อมอยู่กับโครงข่าย
                                       คุณยังสามารถสร้างโฟลเดอร์เพื่อบันทึกสมุดงานด้วยการใช้เครื่องมือต่างๆใน Excel
                                       ได้ด้วย หลังคุณบันทึกสมุดงานแล้ว คุณสามารคลิกที่ปุ่ม Save บนแถบเครื่องมือ
                                       Standard เพื่อบันทึกการเปลี่ยนแปลงใดๆ ที่คุณทาหลังการบันทึกครั้งล่าสุด
                                       สมุดงานจะถูกบันทึกด้วยชื่อเดิมและเก็บในที่เดิม
เปิดกล่องโต้ตอบ Save As                ถ้าคุณต้องการบันทึกสมุดงานโดยใช้ชื่ออื่นหรือในโฟลเดอร์อื่น
และแสดงให้เห็นว่าจะสร้างโฟลเ           คุณสามารถทาการเปลี่ยนแปลงเหล่านั้นด้วยการทาขั้นตอนเดิมซึ่งคุณทาเมื่อบันทึกสมุดง
ดอร์ด้วยการใช้ปุ่ม New Folder          านเป็นครั้งแรก เช่นเดียวกับแฟ้ม Windows อื่นๆ
อย่างไร                                ชื่อของสมุดงานสามารถประกอบด้วยอักขระมากถึง 255 ตัว แต่ต้องไม่มีอักขระต่อไปนี้
                                                 /\><*?“|:;

                                       คุณยังสามารถใช้การควบคุมต่างๆ ในกล่องโต้ตอบ Save As
                                       เพื่อกาหนดรูปแบบใหม่สาหรับแฟ้มใหม่ อย่างเช่น คุณอาจจาเป็นต้องบันทึกแฟ้ม Excel
                                       ในรูปแบบต่างกันเพื่อที่คุณจะสามารถใช้แฟ้มร่วมกับบุคคลอื่นซึ่งใช้โปรแกรมกระดาษ
                                       คานวนอื่นได้ หรือแม้แต่สาหรับการใช้ในโปรแกรมที่ไม่ใช่กระดาษคานวน
แสดงภาพนิ่ง 01 Fundamentals
                                       ในแบบฝึกหัดนี้ ให้คุณบันทึกสมุดงานของคุณลงในโฟลเดอร์ที่คุณสร้างขึ้นภายใน
8                                      Excel ได้ คุณยังสามารถบันทึกสมุดงานเป็นแฟ้ม Lotus ได้ (Lotus
การตั้งชื่อและการบันทึกสมุดงาน         เป็นโปรแกรมกระดาษคานวนอีกชนิดหนึ่ง)
                                       1     บนเมนู File คลิก Save As
                                             Excel จะแสดงกล่องโต้ตอบ Save As ขึ้นมา
                                             แฟ้มและโฟลเดอร์ที่ปรากฏในกล่องโต้ตอบนี้จะขึ้นอยู่กับแฟ้มที่ถูกใช้ครั้งล่าสุดเ
                                             พื่อบันทึกสมุดงานบนคอมพิวเตอร์ของคุณ
แถบสถานที่ ในกล่องโต้ตอบ
Open และ Save As
ช่วยให้คุณเข้าถึงแฟ้มที่คุณเก็บไว้
ในโฟลเดอร์ My Documents
ในโฟลเดอร์ Favorites
                 ็
และบนเดสก์ทอปของคุณได้อย่า
งง่ายดาย โฟลเดอร์ History
บนแถบสถานที่
ยังช่วยให้เข้าสู่สมุดงานที่เพิ่งถูกเ
ปิดเมื่อไม่นานนี้ได้อย่างง่ายดายเ
ช่นกัน
ให้อธิบายว่าสมุดงานจะถูกบันทึก
ด้วยนามสกุล .xls
ผู้เรียนจะเห็นนามสกุลแฟ้มในกล่
องโต้ตอบถ้ากล่องกาเครื่องหมาย
Hide file extensions for known
         ถูกยกเลิกบนแท็บ
file types
View ในกล่องโต้ตอบ Folder
Options ใน Windows Explorer
                                IV-1.20                                                  ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์



                                2      คลิกลูกศรชี้ลง Save In และคลิกไอคอนสาหรับฮาร์ดดิสก์ (อาจจะเป็นไดรฟ์ C)
                                3                    ่
                                       คลิกสองครั้งทีโฟลเดอร์ Computer Fundamentals Practice
                                4      คลิกปุ่ม Create New Folder ในกล่องโต้ตอบ
                                       กล่องโต้ตอบ New Folder จะปรากฏขึ้น

คุณยังสามารถสร้างโฟลเดอร์ด้วย   5      พิมพ์ 2004 Sales และคลิก OK
การใช้ Windows Explorer ได้            กล่องโต้ตอบ New Folder จะปิดและกล่องโต้ตอบ Save As
คุณไม่จาเป็นต้องสร้างโฟลเดอร์          จะปรากฏขึ้นพร้อมแสดงโฟลเดอร์ 2004 Sales ชื่อ Book1
ภายใน Excel                            จะปรากฏขึ้นในกล่องข้อความ File name เพราะ Book1 คือแฟ้มที่เปิดอยู่
                                6      เลือกข้อความในกล่องข้อความ File name แล้วพิมพ์ Lodging Sales
                                       และจากนั้นคลิก Save
                                       แฟ้มจะถูกตั้งชื่อและบันทึก
                                7      บนเมนู File คลิก Save As
                                8      ในกล่องโต้ตอบ Save As คลิกลูกศรชี้ลงในกล่องข้อความ Save as type
                                9      เลื่อนและเลือกตัวเลือก WK4(1-2-3)(*.wk4)
                                10     คลิก Save
                                       ตอนนี้แฟ้มของคุณถูกบันทึกด้วยชื่อเดิมแต่อยู่ในฐานะกระดาษคานวนของโปรแก
                                       รม Lotus ดังนั้นแฟ้มจึงมีนามสกุลอื่น
                                11     ปิดสมุดงานแต่เปิด Excel ทิ้งไว้

                                การเปิดสมุดงาน
                                หลังจากคุณบันทึกสมุดงาน Excel
                                คุณสามารถเปิดสมุดงานได้อีกครั้งเมื่อใดก็ตามเพื่อตรวจสอบเนื้อหาและทาการเปลี่ยนแ
                                ปลง Excel
                                จะติดตามสมุดงานสี่เล่มล่าสุดที่คุณเปิดและวางชื่อแฟ้มเหล่านั้นไว้ด้านล่างของเมนู File
                                หากต้องการเปิดแฟ้มที่ไม่ได้อยู่ในรายการนี้ คุณต้องเริ่มต้นด้วยการเปิดกล่องโต้ตอบ
                                Open

แสดงภาพนิ่ง 01 Fundamentals     ในแบบฝึกหัดนี้ ให้คุณเปิดกล่องโต้ตอบ Open เปิดสมุดงานที่มีอยู่ และปิดสมุดงาน
9 การเปิดสมุดงาน
                                1      บนแถบเครื่องมือ Standard คลิกปุ่ม Open
                                       กล่องโต้ตอบ Open จะปรากฏขึ้น
                                2      คลิกลูกศรชี้ลง Look in คลิกไอคอนของฮาร์ดดิสก์และคลิกสองครั้งที่โฟลเดอร์
คุณยังสามารถแสดงกล่องโต้ตอบ            Computer Fundamentals Practice
Open ด้วยการคลิกที่ Open               เนื้อหาของโฟลเดอร์ Computer Fundamentals Practice
บนเมนู File
                                       จะปรากฏในกล่องโต้ตอบ Open
                                    ส่วนที่ 4: บทที่ 1       การศึกษาเบื้องต้นของแผ่นงาน                              V-1.21




คุณยังสามารถเปิดแฟ้มด้วยการค        3     คลิกสองครั้งที่โฟลเดอร์ Part IV จากนั้นที่โฟลเดอร์ Lesson01
ลิกสองครั้งที่ไอคอน Excel                 ชื่อของแฟ้มต่างๆที่ถูกเก็บไว้ในโฟลเดอร์ Lesson01 จะปรากฏขึ้น
ซึ่งอยู่ติดกับชื่อแฟ้มในกล่องโต้ต
อบ Open                             4     คลิกแฟ้ม Employee Information และคลิก Open
                                          กล่องโต้ตอบ Open จะปิดและแฟ้ม Employee Information จะปรากฏขึ้น
ถ้าคุณเปิดสมุดงานที่มีอยู่ Excel    5     ที่เมนู File คลิก Close
จะปิดสมุดงานว่าง Book1                    Excel จะปิดสมุดงาน Employee Information
ซึ่งปรากฏขึ้นเมื่อคุณเปิดโปรแกร
ม                                   6     คลิก File บนแถบเมนู
                                          Excel จะแสดงรายการสมุดงานที่เพิ่งถูกเปิดไม่นานนี้ที่ด้านล่างของเมนู File

                                    7     บนเมนู File คลิก Employee Information
                                          แฟ้มจะเปิดขึ้น
                                                    ้
                                          เปิดแฟ้มนีค้างไว้เพื่อใช้สาหรับแบบฝึกหัดถัดไป

                                    การเปลี่ยนชื่อแผ่นงาน
                                    จากค่าเริ่มต้น แผ่นงานในแต่ละสมุดงาน Excel จะถูกตั้งชื่อเป็น Sheet1, Sheet2 และ
                                    Sheet3
                                    เช่นเดียวกับการตั้งชื่อที่เป็นเอกลักษณ์ให้สมุดงานของคุณจะช่วยให้คุณจาเนื้อหาภายในไ
                                    ด้ การเปลี่ยนชื่อแผ่นงานก็สามารถเตือนคุณถึงเนื้อหาภายในได้เช่นกัน
                                    ในแบบฝึกหัดนี้ คุณต้องเปลี่ยนชื่อให้กับแผ่นงาน
แสดงภาพนิ่ง 01 Fundamentals
10 การเปลี่ยนชื่อแผ่นงาน            1     คลิกสองครั้งที่แท็บ Sheet1
                                          Sheet1 จะถูกเลือกภายในแท็บ

                                    2     พิมพ์ Directory และกด Enter
คุณยังสามารถเปลี่ยนชื่อแผ่นงาน            Directory จะปรากฏในแท็บแผ่นงาน
ด้วยการคลิกขวาที่แท็บแผ่นงานแ
ละจากนั้นคลิกที่ Rename
                                      IV-1.22                                               ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์



                                                     ้
                                           เปิดแฟ้มนีค้างไว้เพื่อใช้สาหรับแบบฝึกหัดถัดไป

                                      การแสดงตัวอย่างและการพิมพ์แผ่นงาน
                                      หลังจากแผ่นงานเสร็จสมบูรณ์ คุณสามารถดูตัวอย่างและพิมพ์เนื้อหาได้
                                      หากต้องการพิมพ์แผ่นงาน คุณต้องเริ่มต้นด้วยการเปิดกล่องโต้ตอบ Print
                                      ในกล่องโต้ตอบนี้
                                      คุณสามารถเปลี่ยนการตั้งค่าการพิมพ์ส่วนใหญ่ แสดงตัวอย่างข้อมูลและพิมพ์แผ่นงานได้
                                      คุณควรตรวจสอบการสะกดคาในแผ่นงานก่อนพิมพ์ คลิกปุ่ม Spelling
                                      บนแถบเครื่องมือ Standard เพื่อเริ่มตรวจสอบการสะกดคาในแผ่นงาน
                                      และก่อนการพิมพ์แผ่นงาน คุณสามารถดูตัวอย่างก่อนพิมพ์ได้ด้วย หน้าต่าง Print
                                      Preview
                                      จะแสดงมุมมองเต็มหน้าของแฟ้มตามที่ควรจะถูกพิมพ์ออกมาเพื่อที่คุณจะสามารถตรวจ
                                      สอบรูปแบบและเค้าร่างโดยรวมก่ อนการพิมพ์จริง




ถ้าคอมพิวเตอร์ของผู้เรียนเชื่อมต่
ออยู่กับเครื่องพิมพ์เครื่องเดียว
คุณอาจสิ้นสุดขั้นตอนต่างๆในบ
ทเรียนนี้โดยไม่ต้องทาการพิมพ์จ
ริงเพื่อหลีกเลี่ยงการติดขัดของเครื่
องพิมพ์ หรืออีกทางหนึ่ง
คุณอาจให้ผู้เรียนเพียงคนเดียวพิม
พ์เพื่อสาธิตขั้นตอนการพิมพ์ให้ผู้เ
รียนคนอื่นๆ ได้ชม




                                      คาสั่งต่างๆที่มีให้ใช้ในหน้าต่าง Print Preview
                                      จะปรากฏเป็นปุ่มอยู่ด้านบนของหน้าต่าง
                                      เลขหน้าปัจจุบันและจานวนรวมของหน้าในแผ่นงานจะปรากฏอยู่ที่มุมล่างซ้ายของหน้า
                                      ต่าง
                                      เมื่อคุณพร้อมที่จะพิมพ์ คุณสามารถพิมพ์สมุดงานทั้งเล่ม แผ่นงานหนึ่งแผ่นในสมุดงาน
                                      หรือเลือกช่วงของการพิมพ์ได้
ส่วนที่ 4: บทที่ 1     การศึกษาเบื้องต้นของแผ่นงาน                        V-1.23




คุณสามารถเลือกช่วงของเซลล์ที่คุณต้องการจะพิมพ์ก่อนเปิดกล่องโต้ตอบ Print
หรือกาหนดช่วงที่ต้องการพิมพ์ในกล่องโต้ตอบ Print ก็ได้
                                      IV-1.24                                                ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์



                                      ในแบบฝึกหัดนี้ ให้คุณแสดงตัวอย่างและพิมพ์แผ่นงานปัจจุบัน
แสดงภาพนิ่ง 01 Fundamentals
11                                    1    คลิกปุ่ม Print Preview บนแถบเครื่องมือ Standard
การดูตัวอย่างและการพิมพ์แผ่นงา             แฟ้มจะปรากฏขึ้นในหน้าต่าง Print Preview
น
                                      2    คลิกที่ใดก็ได้ในแผ่นงาน
ให้สังเกตุว่าตัวชี้เมาส์จะปรากฏเป็         อัตราส่วนขยายจะถูกเพิ่มขึ้น และภาพตัวอย่างจะถูกขยายให้ใหญ่ขึ้น
นรูปแว่นขยายเมื่อวางอยู่เหนือแผ่
นงานในหน้าต่าง Print Preview          3    คลิกที่ใดก็ได้ในแผ่นงานอีกครั้ง
                                           อัตราส่วนขยายจะถูกลดลง และภาพตัวอย่างจะถูกย่อลง
                                      4    คลิกปุ่ม Close บนแถบเครื่องมือ Print Preview
                                           หน้าต่าง Print Preview จะปิด
หากต้องการพิมพ์แฟ้มจากหน้าต่          5    ที่เมนู File คลิก Print
าง Print Preview ให้คลิก Print
บนแถบเครื่องมือ Print Preview              กล่องโต้ตอบ Print จะปรากฏขึ้น
เพื่อเปิดกล่องโต้ตอบ Print            6    คลิก OK
                                           แผ่นงานปัจจุบันจะถูกพิมพ์ออกมา
                                      7    คลิกปุ่ม Save บนแถบเครื่องมือ Standard
                                           แผ่นงานจะถูกบันทึกโดยใช้ชื่อปัจจุบัน
                                                     ้
                                           เปิดแฟ้มนีค้างไว้เพื่อใช้สาหรับแบบฝึกหัดถัดไป

ระหว่างแบบฝึกหัดนี้
                                      การปิดสมุดงานและออกจากโปรแกรม
ให้สังเกตุความแตกต่างระหว่างปุ่       คุณสามารถนาสมุดงานออกจากหน้าต่างโดยการปิดสมุดงานหรือโดยการออกจาก
ม Close                               Excel การปิดสมุดงานปัจจุบันจะปล่อยให้ Excel ทางานอยู่
สาหรับสมุดงานปัจจุบันกับปุ่ม
Close สาหรับ Excel
                                      ในขณะที่การปิดจะเป็นการออกจากโปรแกรม Excel
ให้เน้นความสาคัญของการคลิกปุ่         เมื่อบันทึกสมุดงานแล้ว สามารถปิดหน้าต่างสมุดงานได้ ถ้ายังไม่ได้บันทึกสมุดงาน
ม Close ที่ถูกต้อง
                                      Excel จะเตือนให้คุณบันทึกมันก่อนจะปิดหน้าต่าง เมื่อคุณใช้ Excel เสร็จแล้ว
ปุ่ม Close ที่อยู่เหนือปุ่ม Close     คุณจาเป็นต้องปิดแฟ้มด้วยการใช้คาสั่งของ Excel
Window                                อย่าปิดคอมพิวเตอร์ของคุณในขณะที่โปรแกรมกาลังทางานอยู่
จะถูกใช้เพื่อออกจากโปรแกรม
Excel ให้ระวังอย่าคลิก Close          ในแบบฝึกหัดนี้ ให้คุณปิดสมุดงานและออกจากโปรแกรม Excel
แทนการคลิก Close Window
ถ้าคุณไม่แน่ใจว่าจะคลิกปุ่มใด         1    คลิกปุ่ม Close ที่อยู่มุมบนด้านขวาของหน้าต่างสมุดงาน
ให้วางตัวชี้เมาส์เหนือปุ่มนั้นชั่วข        สมุดงานจะปิดลง
ณะ
คาแนะนาบนหน้าจอจะปรากฏขึ้             2    คลิกปุ่ม Close ที่อยู่มุมบนด้านขวาของหน้าต่าง Excel
นพร้อมบอกชื่อของปุ่มนั้นที่ตัวชี้เ         Excel จะปิด
มาส์ชี้อยู่ให้คุณทราบ
                                   ส่วนที่ 4: บทที่ 1        การศึกษาเบื้องต้นของแผ่นงาน                              V-1.25




                                   สรุปบทเรียน
แสดงภาพนิ่ง 01 Fundamentals
12                                 ในบทเรียนนี้ คุณได้เรียนรู้วิธีการไปยังส่วนต่างๆ ใน Excel และรู้จักการเลือกเซลล์
การปิดสมุดงานและการออกจาก          แถวและคอลัมน์ คุณยังได้เรียนรู้วิธีการป้อนและแก้ไขข้อความในเซลล์
Excel
                                   การสลับไปยังแผ่นงานต่าง การบันทึก เปิด และปิดสมุดงาน
                                   และการเปลี่ยนชื่อและพิมพ์แผ่นงานต่างๆในสมุดงาน
เพื่อปิดสมุดงานทั้งหมดในครั้งเดี
ยว กดปุ่ม Shift                    หากคุณจะเข้าสู่บทเรียนถัดไป
ค้างไว้และจากนั้นคลิกปุ่ม Close
All บนเมนู File
                                   เริ่มโปรแกรม Excel อีกครั้ง
                                   หากคุณไม่ต้องการเข้าสู่บทเรียนอื่น
หากคุณวางแผนให้ผู้เรียนทาแบ        Excel ปิดเรียบร้อยแล้ว
บฝึกหัดการประยุกต์ใช้
อย่าให้ผู้เรียนทาตามขั้นตอนเห      คาถามท้ายบท
ล่านี้จนกว่าจะทาแบบฝึกหัดเสร็
จสมบูรณ์                           1     คุณจะเลือกเซลล์ทั้งหมดพร้อมกันในแผ่นงานได้อย่างไร
                                   2     คุณจะเปิดสมุดงานที่มีอยู่ได้อย่างไร
                                   3     วิธีง่ายที่สุดในการป้อนข้อมูลลงในช่วงเซลล์คืออะไร
                                   4     คุณจะเปลี่ยนชื่อแผ่นงานได้อย่างไร
                                   5     คุณจะปิดสมุดงานที่เปิดอยู่ทั้งหมดพร้อมกันได้อย่างไร
                                   6     สองวิธีในการเลือกช่วงเซลล์มีอะไรบ้าง
                                   7     คุณจะเลือกช่วงเซลล์ที่ไม่อยู่ติดกันได้อย่างไร
                                   8     ความแตกต่างระหว่างการคลิก New บนเมนู File และการคลิกปุ่ม New
                                         คืออะไร
                                   9     อักขระสามตัวที่ไม่สามารถใช้ในการตั้งชื่อสมุดงานมีอะไรบ้าง
                                   10    Name Box แสดงข้อมูลอะไรบ้าง

                                   11    สองวิธีในการนา Excel เข้าสู่โหมด 'แก้ไข' มีอะไรบ้าง
                                   12    คุณจะเคลื่อนย้ายระหว่างแผ่นงานได้อย่างไร
                                   13     สาเหตุหนึ่งสาหรับการแสดงแผ่นงานในหน้าต่าง Print Preview คืออะไร

                                   การประยุกต์ใช้
                                   แบบฝึกหัดที่ 1 สร้างสมุดงานชื่อ MyFirst ในเซลล์ B1, C1 และ D1 พิมพ์ชื่อและ
                                   ปีของอีกสามเดือนข้างหน้า เช่น กรกฏาคม 2547 สิงหาคม 2547 และ กันยายน 2547
                                   เลือกช่วง B2:D3 และใส่ตัวเลขลงในเซลล์
IV-1.26                                                  ความรู้เบื้องต้นเกี่ยวกับคอมพิวเตอร์



สิ่งสาคัญ
คุณต้องทาแบบฝึกหัดที่ 1 ให้เสร็จก่อนไปทาแบบฝึกหัดที่ 2 แต่คุณอาจทาแบบฝึกหัดที่
3-5 ได้โดยไม่ต้องทาแบบฝึกหัดที่ 1


แบบฝึกหัดที่ 2 คลิกเซลล์ C3 และใช้ Formula Bar เพื่อเปลี่ยนตัวเลขในเซลล์
เปลี่ยนชื่อ Sheet1 เป็น MyFirstSheet เลือกคอลัมน์ B และจากนั้นเลือกแถว 5
เลือกช่วง B1:D2 และ B5:D7 พร้อมกัน ดูตัวอย่างแผ่นงานของคุณ
สั่งพิมพ์และบันทึกแฟ้ม
แบบฝึกหัดที่ 3 ในบทเรียนนี้เราได้แลกเปลี่ยนความคิดเห็นถึงข้อเท็จจริงที่ว่า Excel
มีแม่แบบซึ่งถูกออกแบบไว้ล่วงหน้าแล้วมากมายสาหรับให้คุณเลือกใช้ เปิดแม่แบบ
Loan Amortization (ในแม่แบบโซลูชั่นกระดาษคานวณ)
และใส่คาอธิบายวัตถุประสงค์โดยย่อ
ใส่ข้อมูลลงในแผ่นงานเพื่อดูว่ากระดาษคานวณทางานอย่างไร
แม่แบบเช่นนี้จะมีประโยชน์อย่างไรกับคุณบ้าง
แบบฝึกหัดที่ 4 คุณอาจสังเกตุเห็นแล้วว่าในส่วน New from template ของ
บานหน้าต่าง New Worksheet ว่ามีแหล่งแม่แบบอยู่สองแหล่งนอกจากที่ถูกติดตั้ง
ลงบนคอมพิวเตอร์ของคุณด้วยโปรแกรม Excel หนึ่งคือเว็บไซต์ที่คุณอาจรู้จักและ
อีกหนึ่งคือเว็บไซต์ของ Microsoft ถ้าคุณเชื่อมต่ออินเตอร์เน็ต ให้คลิกตัวเลือก
Templates of Microsoft.com และลองค้นหาแม่แบบซึ่งมีอยู่ที่นั่น (แนวทาง:
คุณอาจต้องการค้นหาแม่แบบซึ่งอยู่ในความสนใจส่วนตัวและงานอดิเรกของคุณ)
แบบฝึกหัดที่ 5 ในบทเรียนนี้เราได้เรียนรู้วิธีเลือกช่วงเซลล์ ใช้กล่อง Ask a Question
เพื่อดูว่าจะยกเลิกการเลือกบางส่วนในช่วงโดยไม่ยกเลิกทั้งช่วงและเลือกเซลล์ที่ต้องการใ
หม่ได้อย่างไร

				
DOCUMENT INFO