DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCION PÚBLICA ESCUELA SUPERIOR DE ADMINSITRACION by rockman20

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									DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA FUNCION PÚBLICA ESCUELA SUPERIOR DE ADMINSITRACION PÚBLICA ACUERDO No_____018__________ ( 8 de Octubre de 2004 )

Por el cuál se efectúa Saneamiento Contable de los Estados Financieros de la Escuela Superior de Administración Pública. EL CONSEJO DIRECTIVO DE LA ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACION PÚBLICA En ejercicio de sus facultades constitucionales, legales y estatutarias y especialmente por la Ley 716 de 2001 y Decretos Reglamentarios No. 1282 de 2002; 1914 y 1915 de 2003; Ley 863 de 2003 y Ley 901 de 2004.

C O N S I D E R A N D O: Que el artículo 1º. de la Ley 716 del 24 de diciembre de 2001, establece la obligatoriedad de los entes del sector público de adelantar las gestiones administrativas necesarias para depurar la información contable, de manera que en los estados financieros se revele en forma fidedigna la realidad económica, financiera y patrimonial de las entidades públicas. Que el artículo 2 de la Ley 901 de 2004, establece las condiciones a tener en cuenta en la depuración de saldos contables, entre las cuáles están: a) Valores que afecten la situación patrimonial y no representen derechos, bienes u obligaciones ciertos para la entidad; b) Derechos u obligaciones que no obstante su existencia no es posible realizarlos mediante la jurisdicción coactiva; c) Derechos u obligaciones respecto de los cuales no es posible ejercer su cobro o pago, por cuanto opera alguna causal relacionada con su extinción, según sea el caso; d) Derechos u obligaciones que carecen de documentos soportes idóneos a través de los cuales se puedan adelantar los procedimientos pertinentes para obtener su cobro o pago; e) Cuando no haya sido legalmente posible imputarle a alguna persona el valor por la pérdida de los bienes o derechos; f) Cuando evaluada y establecida la relación costo beneficio resulte más oneroso adelantar el proceso de que se trate; g) Los inmuebles que carecen de título de propiedad idóneo y respecto de los cuales sea necesario llevar a cabo el proceso de titulación para incorporar o eliminar de la información contable, según corresponda.

Parágrafo No. 2º. Los derechos y obligaciones de que trata el presente artículo, y cuya cuantía sea igual o inferior a cinco (5) salarios mínimos legales mensuales vigentes, solo requerirán prueba sumaria para que sean depurados de los registros contables de las entidades públicas”.
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Que el artículo 3º del Decreto 1282de junio de 2002 establece que los representantes legales de las entidades y organismos públicos obligados al saneamiento contable, fijarán las políticas y procedimientos necesarios para garantizar que se identifiquen, clasifiquen y determinen, previo estudio sus tentado, las respectivas partidas contables que deberán ser sometidas a consideración de la instancia correspondiente para su castigo o depuración. Que el Artículo 8º. de la Ley 901 de 2004 establece la competencia y responsabilidad en : “La responsabilidad sobre la depuración de los valores contables estará a cargo del Jefe o Director de la entidad; tratándose de entidades del sector central de conformidad con la reglamentación que para el efecto expida el Gobierno Nacional. En los organismos descentralizados de los distintos órdenes la competencia recaerá sobre el máximo organismo colegiado de dirección, llámese consejo directivo, junta directiva, consejo superior o quienes hagan sus veces y por el director, el gerente o el presidente, según se denomine”. Que la Escuela Superior de Administración Pública, adoptó medidas administrativas relacionadas con el Saneamiento Contable desde año 2002 a través de circulares internas para la depuración de saldos contables que se venían presentando en los Estados Financieros de la entidad . Que persisten a la fecha saldos por cuantías mínimas pendientes de depurar en: Bancos, Deudores y Acreedores Varios, por lo que se hace necesario adoptar medidas para su saneamiento contable. Que la Subdirectora Administrativa y Financiera como Presidente del Comité, en sesión del día 09 de septiembre de 2004, sometió a aprobación del Comité de Saneamiento Contable, las políticas y procedimientos para la depuración de las Cuentas Bancos, Deudores , Acreedores Varios, Cargos Diferidos, Propiedad Planta y Equipo , Bienes Intangibles y Bienes de Arte y Cultura. Que el Comité de Saneamiento Contable ,una vez evaluada la solicitud de que trata el párrafo anterior y de conformidad con lo dispuesto en las leyes 716 y 901 de 2001 y 2004 respectivamente, recomienda al Consejo Directivo de la Escuela Superior de Administración Pública expedir el respectivo acto administrativo para la depuración contable. Que en virtud de lo expuesto.

A C U E R D A:

ARTÍCULO PRIMERO.- Ordenar a la Escuela Superior de Administración Pública, eliminar o incorporar en forma parcial de la contabilidad, las cuentas de: BANCOS, DEUDORES, ACREEDORES VARIOS, CARGOS DIFERIDOS, PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO, BIENES INTANGIBLES Y BIENES DE ARTE Y CULTURA.

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ARTÍCULO SEGUNDO: Para efectos de dar cumplimiento a lo dispuesto en la Leyes 716 de 2001, 863 de 2003 y 901 de 2004, Decretos 1282 del 2002, 1914 y 1915 de 2003 y Circulares Externas Nos.050 del 2002 y 056 del 2003 de la Contaduría General de la Nación, se establecen las siguientes políticas y procedimientos para el Saneamiento Contable de los Estados Financieros de la Escuela Superior de Administración Pública, así: 1. Para la Cuenta de Bancos: Una vez adelantados y agotados los procedimientos indicados en la circular No. 017 del 31 de mayo de 2002 de la Subdirección Financiera de la ESAP que a continuación se relacionan: a) Cruce de saldos de las cuentas por cobrar, contra partidas conciliatorias (notas crédito y consignaciones). b) Con relación a las partidas significativas, cruzar contra los saldos por cobrar por concepto de aportes de Ley 21 de 1982; en caso de no tener efecto este procedimiento, solicitar directamente al banco copia del cheque que fue consignado. c) Adelantados los anteriores procedimientos continúan presentándose partidas por aclarar proceder a solicitar copia de los documentos al banco con copia a la Superintendencia Bancaria. En caso de no recibir respuesta satisfactoria de los bancos y agotados los procedimientos antes citados se continúa presentando partidas conciliatorias por aclarar a diciembre 31 de 2002, se establece para efectos de incorporar partidas conciliatorias la suma equivalente o inferior a 1.5 salarios mínimos legales vigentes. 2. Para la Cuenta de Deudores; Ejecutados los procedimientos indicados en la circular No. 20 del 12 de junio de 2002 de la Subdirección Financiera de la ESAP tales cómo: a) Revisar y analizar los soportes de constitución de las Cuentas por Cobrar, con el fin de establecer si son soportes legales para hacer e fectivo el cobro. b) Verificar con las áreas generadoras de ingresos de la entidad que absolutamente todas las cuentas por cobrar estén constituidas, registradas y notificadas ante cada uno de los beneficiarios. c) Revisar que se esté dando aplicación a las Circulares Nos. 010 y 013 de 17 y mayo 29 de 2001 de la Subdirección Financiera y comunicación del 29 de mayo de 2001 del Grupo de Recaudo y Cartera. d) Circularizar de conformidad con el formato SF-001 adjunto a cada uno de los Deudores, con el propósito de establecer confiabilidad de la información y proyectar la recuperación de cartera. e) Circularizar utilizando el formato SF-002 para las Cuentas por cobrar por Cobrar, que no se tenga certeza de los valores adeudados o que exista incertidumbre en el derecho.
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f) Constituir provisión del 100% para las cuentas consideradas de Difícil cobro, este procedimiento se adelanta con base en el resultado de la circularización. g) Gestionar telefónicamente y mediante comunicación escrita el cobro de cada una de las Cuentas por Cobrar. 3. Para la cuenta Acreedores Varios por concepto de cheques girados y no reclamados hasta diciembre 31 de 2002, se establece para efectos de eliminar de los estados financieros, los términos de caducidad establecidos por la Ley para cada caso. 4. Para las cuentas de Cargos Diferidos, Propiedad Planta y Equipo, Bienes Intangibles y Bienes de Arte y Cultura se deben adelantar los siguientes procedimientos: a) Realizar Inventario Físico de los bienes en bodega y en servicio. b) Efectuar cruce de saldos por grupos de bines de consumo contra el inventario físico de bienes vs Kárdex y saldos contables. c) Realizar cruce de inventario físico contra saldos contables, para los bienes en servicio-Activos fijos. d) Adelantar análisis y depuración de saldos incluida la cuenta bienes en investigación administrativa. e) Determinar sobrantes y faltantes. f) Incorporar los sobrantes de inventarios, por donación, ingreso por convenios, transferencia entre entidades y traslado con Direcciones Territoriales. g) Para los faltantes determinar Responsabilidades y solicitar apertura de Investigación disciplinaria. h) Someter a saneamiento contable , amparándose en el literal d) del artículo segundo de la ley 901 de 2004, en el evento de presentarse faltantes sin determinación de un responsable directo. i) Incorporar en los Estados Financieros de la Entidad, previa toma física los sobrantes de inventarios que no se haya determinado su origen con valores de bienes que aparezcan en el inventario de características similares o por el costo histórico de bienes similares en el mercado. j) Incorporar los Bines inmuebles sin titulación siempre y cuando se cumpla alguno de los requisitos establecidos en el artículo 3. de la ley 901 de 2004. PARÁGRAFO.- Culminados los procedimiento indicados en el artículo anterior y si persisten partidas por aclarar, se establece para efectos de su incorporación o eliminación según el caso en los Estados Financieros la Tabla Costo beneficio
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aprobada por el Comité de Saneamiento Contable en sesiones de fecha nueve (9) y catorce (14) de septiembre de 2004, la cual hace parte integral de este acuerdo. ARTÍCULO TERCERO.- En cumplimiento de lo expuesto en el anterior artículo, los responsables de los Grupos de Tesorería y Recaudo para el caso de las cuentas de Bancos, Deudores y Acreedores Varios, y del Grupo de Inventarios y Almacén para las cuentas de Diferidos, Propiedad Planta y Equipo, Bienes Intangibles y Bienes de arte y cultura, deberán presentar solicitud de Saneamiento Contable invocando el artículo 2º. de la Ley 901 de 2004 ante el Comité Técnico Contable, quien evaluará y verificará el cumplimiento de los requisitos establecidos para cada una de las cuentas. ARTÍCULO CUARTO.- El Presidente del Comité Técnico de Saneamiento Contable, presentará y someterá a aprobación del Consejo Directivo de la Escuela Superior de Administración Pública, las partidas sujetas a Saneamiento Contable. ARTÍCULO QUINTO.- El presente acuerdo rige a partir de la fecha de su expedición.

COMUNIQUESE Y CUMPLASE: Dado en Barranquilla a los ,

FERNANDO ANTONIO GRILLO RUBIANO Director Departamento Administrativo de la Función Pública Presidente del Consejo Directivo Nacional

PATRICIA ROJAS OTALVARO Secretaria General de la ESAP Secretaria del Consejo Directivo Nacional

Elaboró: G. de Contabilidad.

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