GUIA PARA REGISTRAR, VALIDAR Y TRANSMITIR MEDIANTE EL PIPP LA INFORMACIÓN DE PASIVO CIRCULANTE CORRESPONDIENTE AL EJERCICIO FISCAL 2003
Objetivo La presente guía tiene el propósito de orientar a los servidores públicos de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal en el manejo del módulo de Adefas, el cual se incorpora al sistema del Proceso Integral de Programación y Presupuesto (PIPP) en la siguiente dirección electrónica: http://www.shcp.egresos.gob.mx Esta guía se emite con el fin de complementar los procedimientos previstos en los lineamientos que regulan el pago del pasivo circulante correspondiente al ejercicio fiscal 2003, en lo relativo al registro, envío y autorización de los Reportes de Pasivo Circulante de las dependencias, órganos administrativos desconcentrados y ramos generales del Sector Público. Es importante señalar que de conformidad con los lineamientos antes mencionados, las unidades ejecutoras del gasto son las responsables de que los reportes de pasivo circulante que envían para autorización estén debidamente soportados con los documentos de su justificación y comprobación. 1. Plazos y términos En congruencia con lo señalado en los lineamientos, la recepción de Reportes de Pasivo Circulante a través del módulo de Adefas en el PIPP, se llevará a cabo entre el 2 de enero y el 6 de marzo.
Los responsables del proceso de transmisión de los reportes correspondientes por parte de las dependencias serán las Oficialías Mayores o Direcciones Generales de Programación, Organización y Presupuesto o su equivalente.
El proceso de envío de archivos de reportes de Pasivo Circulante estará habilitado en un horario de 8:00 a 18:00 hrs. de lunes a viernes. 2. Carga de la información en el módulo de Adefas Para la carga de la información en el módulo de Adefas se deberá utilizar un archivo en el formato “CSV”, a través de la aplicación de Excel. Una vez elaborado este archivo, se podrá hacer la transmisión hacia el sistema. Con el fin de dar uniformidad a la información que se introducirá en el sistema se ha diseñado una plantilla, la cual puede ser descargada por los usuarios del módulo.
2.1 Descarga de la Plantilla de Pasivo Circulante I. Al ingresar en el módulo de Adefas se visualizarán dos submenús, de los cuales se seleccionará el que corresponde a “Dependencias”, seguido la opción “ ”. Esto le permitirá descargar un archivo con los elementos que deberán introducirse al sistema.
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II. Una vez que se selecciona esta opción, se despliega la pantalla de Descarga de archivos; el sistema brinda la opción de Guardar el archivo de la plantilla (Fmt Integración Adefas.xlt), en el disco duro del usuario para que mediante Excel se introduzca la información del Reporte.
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III. Al empezar la sesión en Excel y abrir el archivo de la plantilla (Fmt Integración Adefas.xlt), la hoja de trabajo mostrará una caja de diálogo con tres opciones, se deberá seleccionar “Habilitar macros”, a fin de habilitar la validación del mismo en el sistema.
2.2 Captura de la información en la Plantilla La información que se solicita en la plantilla es básicamente: la clave presupuestaria con sus diferentes componentes, el monto a autorizar, el beneficiario de la CLC, y una referencia para cuando se trata de pedidos de bienes, contratos o nóminas a fin de que se ingrese información relativa a la comprobación de la ministración. Para que el sistema pueda llevar a cabo la validación y autorización del Reporte de Pasivo Circulante, es muy importante que se introduzca la información de clave presupuestaria utilizando el mismo nivel de agregación del objeto de gasto que se maneja en las adecuaciones presupuestarias (SICP). Es decir, el capítulo 1000, 4000, 8000 y 9000 deberán detallarse a nivel de partida; el resto, a nivel concepto. De no cumplir con este nivel de agregación, las solicitudes serán marcadas con error y rechazadas por el sistema.
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El formato de la plantilla cuenta con los siguientes campos, los cuales serán empleados para la validación del archivo: I. Número de Registros (Círculo 1): Es el equivalente al número de líneas utilizadas en la hoja de trabajo en Excel. II. Monto total (Círculo 2): De igual forma que la anterior, el usuario debe insertar el monto que resulte de la sumatoria de la columna “IMPORTE”; esto sirve para realizar una verificación de la información que contiene el archivo. No influye directamente sobre la información que se guardará en la Base de Datos pero si es utilizado como un dato de control para validar la información ingresada.
III. CLC” (Círculo 3). Corresponde al número de CLC que le asignará la dependencia al
capturarla en el SIAFF. El formato considera 10 posiciones, de las cuales deberá anteponerse “PC” a la numeración de la cuenta por liquidar, (i.e. PC00000001).
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IV. Una
vez
que
haya
terminado
la
captura,
el
usuario
deberá
oprimir
el
icono , para pasar del formato de archivo de Excel (xls) al de texto (CSV), que es el que reconocerá el sistema.
MACRO
V. Una vez realizada esta conversión, el archivo con extensión CSV deberá ser guardado para posteriormente llevar a cabo la transmisión.
2.2 Envío, Validación y Transmisión de Archivos Una vez que el archivo con extensión CSV, se haya guardado exitosamente, el usuario procederá a iniciar una sesión en el PIPP, y mediante el módulo de “Adefas” seleccionará el submenú Envío. ***Es importante tomar en cuenta que, si uno o varios registros son rechazados, toda la CLC será declinada.
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El submenú de Envío se divide en tres pasos: Paso 1: Selección del archivo a Enviar I. El sistema le mostrará al usuario la siguiente pantalla. Debe seleccionar el archivo a enviar (formato CSV), correspondiente al Reporte que envía para su validación y autorización. Cabe señalar que en el tipo de archivo en Excel, deberá indicar le muestre “Todos los archivos”, debido al formato del archivo *.CSV.
II.
Una vez hecho lo anterior, todavía dentro del Paso 1, el usuario procederá a enviar el archivo mediante el icono: “ ” y esperar a que el sistema le muestre el resultado de la recepción de envío, donde obtendrá: la clave del archivo (anotar clave para ubicar las CLC´s en consultas)
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Paso 2: Validar el Archivo Enviado I. El sistema realiza una revisión operativa a la información ingresada en la plantilla con respecto a los controles de verificación establecidos con base a los lineamientos de Pasivo Circulante para el ejercicio fiscal 2003, la revisión abarca desde la Estructura Programática hasta la corroboración de suficiencia de líneas y sublíneas globales de la dependencia.
REFERENCIA PARA IDENTIFICAR CLC´s EN “CONSULTAS”
II. Para dar comienzo a la Validación, el usuario debe dar clic sobre el botón al final del recuadro y de esta forma el sistema arrojará los resultados de la validación comunicando si el archivo fue procesado correctamente o si registraron errores;
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Paso 3: Revisión de la Validación Corresponde a la conclusión de la Validación del archivo enviado. I. En caso de que el archivo registre errores, éstos aparecerán en la caja de diálogo, donde el usuario podrá identificar la naturaleza y ubicación del error en el archivo enviado.
No. LINEA DONDE SE HALLA EL ERROR
ESTATUS DE LA ADEFA
II. El estatus que pueda registrar la validación del archivo enviado se encuentra en la siguiente tabla: Estatus de la Adefa.
Estatus 00 01 02 03 04 05 06 07 08 09 70 80 90 Descripción Registro Correcto EP Incorrecta UR Incorrecta Capitulo 9000 invalido Capitulo 8000 Invalido y diferente de R25 Importe excede del Saldo Ramo 30 R25 para capitulo 8000 Revisión Conceptos 4100 y 4200 Revisión Capitulo 7000 Revisión Concepto 4300 Revisión Pasivo Pagado Enviado a Tesofe Registro Rechazado
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Cabe señalar que el módulo de Validación del sistema contiene las siguientes reglas: Rechazo Automático Si existen campos vacíos o incompletos Si no existe una estructura presupuestaria válida Si se incluyen UR de entidades apoyadas distintas de Órganos Administrativos Desconcentrados Si se incluye en el objeto de gasto partidas del capítulo 9000 (Deuda pública y Apoyos Financieros) Si se incluye en el objeto de gasto partidas del capítulo 8000 que no provengan de Ramo 25 (aportaciones federales y gasto reasignado) Si la suma de las cuentas autorizadas y pagadas excede el monto presupuestado en el Ramo 30.- ADEFAS Cualquiera de los puntos anteriores ocasiona Rechazo y no disminuye la disponibilidad de las líneas/sublíneas del Ramo. Validación para Revisión en la UPCP Si el objeto de gasto incluye partidas del capitulo 8000 y el ramo ordenador es 25 Cuando se incluyan partidas del 4100, 4200 ó 7000 Estos puntos se marcan para la revisión de la UPCP, el usuario deberá entrar al módulo de “-Consultas” para esperar si el archivo fue autorizado o rechazado por la UPCP. 3. Consulta de pasivo circulante I. Las dependencias podrán acceder al módulo de Adefas para consultar el estatus de los archivos enviados, su autorización y pago, mediante el módulo de “Consultas”, el cual requiere de los criterios de selección tanto para el Ciclo y el Ramo.
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II. La Consulta de la Adefa, que pueden ser varias dentro de una misma CLC, se ubica una columna: “ARCHIVO”, donde se visualiza una referencia, idéntica a la clave del archivo que obtuvo el usuario en el envío exitoso del Paso 1: (Selección del archivo a Enviar); la Columna: “CLC”, contiene la numeración designada por el usuario en la plantilla, la cual ahora se muestra con un subrayado, con la finalidad de hacer clic sobre la numeración, permitiendo al usuario visualizar a detalle las Adefas dentro de la CLC, así como su estatus.
VÍNCULO PARA VER DETALLE
Modulo de:
III. El módulo de Consultas, muestra en todo momento el estatus de la CLC, así como sus registros o Adefas que la contienen. Después de haberse llevado acabo la validación del archivo, si ésta se encuentra en estatus de “CLC Correcta y Aprobada”, “CLC en Proceso de Carga” y “CLC Enviada a Tesofe” la Dependencia y/o usuario procederán a elaborar las CLC´s dentro del SIAFF, con excepción del estatus “CLC en Revisión”, el cual significa que la CLC se encuentra en la UPCP para su revisión, de igual forma el estatus de “CLC con Adefas rechazadas”, refiere que la CLC ha sido declinada por completo, debido a uno o varios registros que no cumplan con los criterios antes mencionados de conformidad con los lineamientos para el pago de pasivo circulante 2003. Estatus del Archivo de Pasivo Circulante
Estatus C V T R Descripción CLC Correcta y Aprobada CLC en Revisión CLC Enviada a Tesofe CLC con Adefas Rechazadas
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IV. Una vez realizada la transmisión exitosa de los Reportes de Pasivo Circulante a través del PIPP, se cargarán los registros al módulo de Adefas, donde el usuario de la Dependencia podrá realizar distintas consultas sobre el estatus y las validaciones de los reportes.
A continuación se comunica lo siguiente con la finalidad de aclarar los tiempos y el estatus de la CLC. 1. CLC “Correcta y Aprobada”: Si la CLC contiene la totalidad de las adefas o registros un estatus individual de “Registro Correcto”, significa que el sistema ha completado la validación por parte de la UPCP y por consiguiente la liberación automática de la misma. 2. CLC enviada a TESOFE”: Las CLC´s en estatus de “Correctas y Aprobadas” serán enviadas en forma diaria a las 18:00 hrs. a la Base de Datos de la Tesorería de Federación para conducir a lo siguiente: i. Verificar la suficiencia de la Dependencia, ii. Empatar la información de las CLC´s enviadas por la UPCP con respecto a las recibidas por parte de las Dependencias, iii. Tramitar el pago de la Adefas contenidas en la CLC, iv. Regresar a la UPCP la información relativa a las Adefas pagadas por la TESOFE para hacer del conocimiento de los usuarios mediante el módulo de “Consultas” el estatus de la Adefa como “Pasivo Pagado”, así como la fecha de pago. v. En caso contrario, que la TESOFE informe sobre Adefas o registros rechazados, éstas se harán del conocimiento de la Dependencia mediante el estatus de “Registro Rechazado”. Página 11 de 12
3. CLC en Revisión: Son aquellos registros de la CLC que se encuentran en revisión de la UPCP, la cual se dará paso a observar conforme a la normatividad aplicable. Dependiendo del dictamen de la UPCP se procederá a su rechazo o autorización de la CLC en el módulo. 4. CLC con Adefas rechazadas: Los registros o Adefas dentro de la CLC que no cumplan los requerimientos establecidos con anterioridad permanecerán con este estatus, por consiguiente la Dependencia deberá enviar nuevamente la CLC mediante el módulo de Adefas, después de haber eliminado los registros con error. Cabe mencionar que una vez que las CLC´s que se encuentran en la clasificación de “Enviadas a TESOFE”, los usuarios deberán dar por concluido el proceso cuando el estatus de las Adefas sea “Pasivo Pagado” y aparezca la Fecha de Pago, en caso contrario será “Adefa Rechazada”; ambos resultados podrán ser consultados por el usuario después del tercer día hábil al que enviaron el archivo o la plantilla mediante el PIPP.
Diagrama Operativo – Adefas…
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Diagrama Operativo - Adefas
DEPENDENCIA SISTEMA
(3) Validación Automática Suficiencia R-30 Validación P/Revisión de UPCP
UPCP
TESOFE
(1) Genera Pasivo Circulante
Archivo de Pasivo Circulante
(8) Verifica Suficiencia Ramo y tramita pago
Proceso de Recepción y Validación de Archivo (PIPP)
(5) Revisa y Autoriza ADEFAS, y Consulta saldos (4) Carga archivo (9) Envío de estatus de pago
Proceso SIAFF
¿Archivo ok?
(2) Envía Pasivo Circulante a Validación
(6) Consulta Estatus de Envíos
Modulo ADEFAS
(7a) Envío a TESOFE
Archivo de Pasivo Circulante Procedente BANCO
(7b) Envía CLCs de Pasivo Circ. Autorizado a TESOFE
(10) Actualización Saldos
Archivo de ADEFAS Pagadas