MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA PREVENCIÓN DEL LAVADO DE ACTIVOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA PREVENCIÓN DEL LAVADO DE ACTIVOS EN ENVÍOS POR SISTEMA DIGITALES INC. INDICE • • • • • • • • OBJETIVO DEL MANUAL ANTECEDENTES DEFINICIONES PROCESO DEL LAVADO DE DINERO ASPECTOS TÉCNICOS DE LA PREVENCIÓN LA PREVENCIÓN DEL LAVADO DE ACTIVOS: RIESGO MULTIPLE PROGRAMA PARA LA PREVENCIÓN Y CONTROL DE LAVADO DE ACTIVOS ORGANISMOS DE APLICACIÓN • POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA PREVENIR E IMPEDIR EL LAVADO DE DINERO • CAPACITACIÓN Y DIFUSIÓN • ORIENTACIÓN A LOS CLIENTES • SITUACIÓN INTERNACIONAL ACTUAL • MARCO LEGAL Y RESPONSABILIDADES • CARACTERÍSTICAS DE LOS ILÍCITOS Y LAS PENALIDADES • PLAN DE ACCIÓN • ANEXOS 1 OBJETIVO DEL MANUAL El presente manual tiene como finalidad fundamental instruir y capacitar al personal de Envíos por Sistema Digitales Inc. sobre cuáles son los puntos a tener en cuenta para prevenir todo tipo de maniobra ilícita relacionada con el lavado de dinero. Asimismo, establece la metodología a seguir en caso de que su personal detecte operaciones sospechosas, conforme a las disposiciones emanadas por la Ley U.S.A. Patriot, quien actúa como Ente Rector en ésta materia. La puesta en práctica de este Manual permite a la institución cumplir los siguientes objetivos: 1. Mantener y acrecentar su cometido de proporcionar servicios a la clientela, rentabilidad a sus accionistas y bienestar a sus empleados. 2. Dar cumplimiento a las normas legales, normas reglamentarias, compromisos gremiales y sanas prácticas relativas a la prevención del uso indebido de los servicios, evitando así riesgos patrimoniales, legales y de reputación. 3. Contribuir al fortalecimiento del sistema de pagos de la economía y al aseguramiento de la confianza del público en el sector financiero. 4. Continuar presentando una imagen interna y pública de intachable integridad profesional. 5. Evaluar continuamente el grado de riesgo de lavado de activos a que está expuesta conforme las disposiciones de la Ley U.S.A. Patriot. ES FUNDAMENTAL QUE TODOS LOS EMPLEADOS DE ENVIOS POR SISTEMAS DIGITALES INC. ENTIENDAN QUE ELLOS CONSTITUYEN LA PRIMERA LINEA DE DEFENSA EN LOS ESFUERZOS DE LA ENTIDAD PARA PREVENIR Y DETECTAR EL LAVADO DE DINERO. ANTECEDENTES El blanqueo o lavado de dinero es la adquisición, utilización, conversión o transmisión de bienes que proceden de alguna de las actividades delictivas relacionadas con las drogas tóxicas, estupefacientes o sustancias psicotrópicas, bandas armadas, organizaciones o grupos terroristas, para ocultar o encubrir su origen o ayudar a la persona que haya participado en la actividad delictiva o eludir las consecuencias jurídicas de sus actos, así como la ocultación o encubrimiento de su verdadera naturaleza, origen, localización, disposición, movimientos o de la propiedad o derechos sobre los mismos, aún cuando las actividades que la generen se desarrollen en el territorio de otro estado Las distintas legislaciones en la materia en el mundo, enumeran como sujetos obligados a las entidades de crédito, las entidades aseguradoras autorizadas para operar en el ramo de vida, las sociedades y agencias de valores, las instituciones de inversión colectiva, las sociedades gestoras de instituciones de inversión colectiva y de fondos de pensiones, las sociedades gestoras de cartera, las sociedades emisoras de tarjetas de crédito y las personas físicas o jurídicas que ejerzan actividad de cambio de moneda, sea o no como actividad principal El lavado o blanqueo de dinero permite a los criminales esconder y hacer legítimas las ganancias que provienen de las diversas actividades ilícitas como el narcotráfico, la prostitución, el secuestro, el tráfico de indocumentados, el tráfico de armas, el terrorismo y la extorsión. Además de favorecer la corrupción, el lavado o blanqueo de dinero agrava las economías y las decisiones con respecto a ella, lo que representa una seria amenaza para las instituciones financieras.. . 2 Al respecto, la Directiva del Consejo de las Comunidades Europeas de 10 de junio de 1991, relativa a la prevención de la utilización del sistema financiero para el blanqueo de capitales, considera que este fenómeno se da, en general, en un contexto internacional, que permite más fácilmente encubrir el origen delictivo de los fondos, y advierte que si las medidas adoptadas exclusivamente a escala nacional, sin tener en cuenta una coordinación y cooperación internacionales, producirían efectos muy limitados. Entre las graves consecuencias del lavado de dinero podemos enumerar las siguientes: a). Evita la detección de actividades criminales; b). Provee nuevos recursos a las actividades delictivas; c). Distorsiona los mercados financieros y d). Destruye la actividad económica real generando un capitalismo virtual. El lavado de dinero, que generalmente implica un conjunto de transacciones múltiples, tiene tres etapas. 1.- Colocación de las ganancias en instituciones financieras, mediante depósitos, giros cablegráficos y otros medios; es decir, colocación física de las ganancias efectivas. 2.- Estratificación. Es el mecanismo mediante el cual se busca distancia de su origen las ganancias procedentes de actividades ilícitas por medio de varias capas de transacciones financieras complejas, diseñadas para obstaculizar el rastro en la auditoria y anonimidad en sus dueños. 3.- Integración. Es el proceso mediante el cual el delincuente trata de transformar los beneficios monetarios derivados de actividades ilícitas con fondos aparentemente de origen legal, es decir el disfrazamiento de las ganancias ilícitas. Volver a colocar las ganancias ahora con apariencia licita. Las consecuencias que trae consigo el lavado de dinero son inimaginables. La globalización en lo general, el avance de la tecnología, y la mundialización de la industria de los servicios financieros, hacen que este delito vaya en aumento y su persecución y castigo sean mucho más complejos. ¿Como seguirle la pista al dinero, sí sólo en Estados Unidos de acuerdo a la revista Business Week, circulan más de dos billones de dólares diariamente? Según cálculos del Fondo Monetario Internacional, el total anual del lavado de dinero oscila entre el 3 y el 5 por ciento de la producción mundial, unos 600.000 millones de dólares. El Grupo de los Siete (G-7), integrado por Estados Unidos, Canadá, Alemania, Francia, Inglaterra, Japón e Italia, da una cifra de 300.000 a 500.000 millones en todo el mundo. En 1989, este grupo ante la amenaza del lavado de dinero a las instituciones internacionales y el sistema bancario, creó el Grupo de Trabajo de Acción Financiera sobre el Lavado de Dinero (GAFI) o FATF, por sus siglas en inglés. Este organismo con capacidad para trazar políticas, se le asignó una grave responsabilidad: hacer un diagnóstico nacional e internacional previo y tomar las medias pertinentes para el lavado de dinero. Actualmente, el GAFI está integrado por 29 países, entre los que se encuentra México, y dos organismos internacionales: la Comisión Europea y el Consejo de Cooperación del Golfo. Un año más tarde, el GAFI emitió "The Forty Recommendations" (las cuarenta recomendaciones), que es hoy en día la norma internacional contra el lavado de dinero. Estas recomendaciones enmarcan principios de acción para que los países de acuerdo a sus propias legislaciones y circunstancias actúen en contra de esta práctica. Aunque no se trata de una práctica obligatoria, un buen número de países han establecido el compromiso político de respetarlas. Una de las obligaciones básicas que plantean las recomendaciones son: 3 1. Declarar delito el lavado de las ganancias procedentes de crímenes graves, y poner en práctica medidas par decomisar y confiscar las ganancias procedentes del crimen. 2. Requerir a las instituciones financieras que identifiquen a todos los clientes, incluyendo a cualquier dueño de propiedad en usufructo, y mantengan constancias apropiadas. 3. Asegurar que haya sistemas adecuados de control y supervisión de instituciones financieras 4. Establecer tratados o acuerdos internaciones y aprobar leyes. En 1999, el GAFI presentó un proyecto conocido como la iniciativa de los países y territorios No Cooperadores (NCCT). En un informe publicado en junio de 2000 establecía que las jurisdicciones con problemas del lavado de dinero grave y sistemático eran: Bahamas, Filipinas, Islas Caimán, Islas Cook, Islas Marshall, Israel, Líbano, Liechtenstein, Nauru, Nrue, Panamá, Rusia, San Cristóbal y Nieves, y San Vicente. En el informe del 2001, se hizo notar que las Bahamas, las Islas Caimán, las Islas Cook, Israel, Liechtenstein, las Islas Marshall y Panamá habían implementado leyes para combatir el lavado de dinero. Las recomendaciones establecen también involucrar a los líderes empresariales del sector privado, especialmente de los servicios financieros, para apoyar las iniciativas del gobierno contra el lavado de dinero y el delito financiero que los países implementen medidas mediante acuerdos cooperativos, de intercambiar con rapidez información importante sobre el lavado de dinero y el delito financiero, de modo que la mundialización actúe contra el lavado de dinero, en lugar de ser su aliado. El dinero sucio busca siempre países con instituciones políticas y financieras débiles y con serios problemas de eficacia de su marco jurídico. Aunque no se puede caer en ingenuidad pensando en que el lavado de dinero pueda eliminarse definitivamente, la cooperación internacional es fundamental para bajar intensidad a este delito que amenaza con destruir hasta las economías más sólidas. El lavado de dinero hace posible ofrecer productos muy por debajo del costo de fabricación, con ventajas competitivas inigualables sobre compañías legítimas, posibilitando el desplazamiento del sector privado por las organizaciones delictivas. Debilitamiento de la integridad de los mercados financieros; pérdidas de control de la política económica; distorsión económica e inestabilidad; pérdida de rentas públicas; riesgos para los esfuerzos de privatización; riesgo para la reputación de las instituciones financieras y un enorme costo social, son sólo algunos de los asuntos pendientes que los gobiernos tienen que resolver en esta materia. Ello requiere pautas mundiales y cooperación internacional ya que el mercado global corre peligro y no solamente en los mercados altamente desarrollados sino también en los mercados en proceso de desarrollo. El lavado de dinero es el motor del crimen organizado; es el que permite que prosiga y documente. Aparte de los problemas de carácter financiero y económico que trae consigo, representa un enorme costo social y político ya que los gobiernos elevan sus presupuestos para desarrollar programas tendientes a lograr una mejor aplicación de la ley, y en el caso de las drogas, elevar sustancialmente sus programas de salud, lógicamente el daño que sufren las familias por esta actividad es irreparable. El poder económico que acumula quien lava dinero hace multiplicar su poder corruptor en prácticamente todos los elementos de la sociedad. Estados Unidos aprobó sus primeras leyes sobre el lavado de dinero en 1986, pensando en que este asunto era sobre todo interno, pero la velocidad con que en nuestros días viaja el dinero, los 4 instrumentos monetarios y los fondos electrónicos sobre las fronteras internacionales, permiten que los criminales, oculten su dinero en miles de lugares en el mundo. La ley de lavado de dinero de 1986, tipificaba a éste como delito federal y se añadían al código penal tres delitos: Ayudar a sabiendas a lavar dinero procedente de actividades delictivas; en una transacción de más de 10 mil dólares que entrañe bienes procedentes de actividades ilícitas, y a todos aquellos individuos contratados para lavar dinero para efectuar operaciones inferiores a los diez mil dólares. La ley Annunzio-Wylie contra el lavado de dinero de 1992, amplía la definición que la ley del secreto bancario hace de las "transacciones financieras", añadiendo una cláusula sobre conspiración. Por lo que hace a la ley de supresión del lavado de dinero de 1994, se ocupa sobre conceptos como conspiración y organizaciones. Antes de la ley sobre lavado de dinero, en Estados Unidos a los acusados se les implicaban otras leyes que tenían que ver con la evasión fiscal, la conspiración, el soborno y el fraude. En un documento del departamento de Hacienda de Estados Unidos, anunció tres medidas para el cumplimento de la Ley USA Patriot, que requerirán a las principales industrias del sector financiero aplicar programas diseñados para evitar que los servicios que ofrecen puedan ser usados para facilitar el lavado de dinero o el financiamiento del terrorismo. Las industrias que tendrán la nueva obligación de aplicar un programa contra el lavado de dinero, como efecto de las regulaciones antes mencionada son: fondos mutuos; operadores de sistemas de tarjetas de crédito; empresas con servicios monetarios, como compañías dedicadas a la transferencia de dinero y pago de cheques; agentes y comerciantes con títulos registrados en la Comisión de Valores y Cambio, así como comerciantes de futuros o comisión y agentes intermediarios registrados en la Comisión de Comercio de Bienes Futuros. China también ha emprendido una campaña contra el lavado de dinero. El 5 de Julio de 2002, el Banco Popular de China, anunció el establecimiento de dos órganos especiales para combatir las actividades de esta índole el Departamento de Supervisión de Transacciones de Pago y el Departamento contra Lavado de Dinero, que siguieron al establecimiento de un grupo de trabajo anterior, creado para enfrentar a la delincuencia en este país el lavado de dinero ha estado floreciendo de manera acelerada en los últimos años. Según informes del gobierno de este país, el dinero "negro" lavado por los sistemas de actividades bancarias subterráneas ilegales alcanza, sólo en la parte continental de China, más de 200 mil millones de yuanes cada año, lo que equivale a casi el 2 por ciento del Producto Interno Bruto de China en el año 2001. Por lo que hace a México, en agosto de 1997 la Asociación de Banqueros y la Secretaría de Hacienda y Crédito Público desarrollaron el Manual Operativo para la Prevención y Detección de Transacciones. Lineamientos que debían implementar los bancos para las operaciones financieras dudosas y como por ejemplo aquellas que superarán los 10 mil dólares; las transferencias electrónicas frecuentes, en especial las hechas a los paraísos fiscales; mismas que debían de reportarlas trimestralmente a las autoridades correspondientes. El documento también establecía escrutinio a los estilos de vida de los empleados bancarios para contrastarlos con sus ingresos. En ese mismo año, el congreso amplió las disposiciones de su legislación existente en contra del lavado de dinero, requiriéndole además de bancos y correduría, a grandes empresas que se dedicaran al intercambio de divisas a reportar todas las transacciones en efectivo que superarán los 10 mil dólares americanos. Asimismo, México estableció órganos especiales de investigación encargados de combatir el lavado de dinero, el narcotráfico y el crimen organizado, como la Fiscalía Especializada, para la Atención de Delitos Fiscales y del Sistema Financiero y la Unidad Especial contra la Delincuencia Organizada, ambas dependientes de la Procuraduría General de la 5 República; y la Subprocuraduría Fiscal Federal de Investigaciones de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público. DEFINICIONES INSTITUCION.- Envíos por Sistemas Digitales Inc. OPERACIONES.- Todas las operaciones activas, pasivas y de servicios, así como las análogas y conexas. INSTRUMENTO MONETARIO.- Los billetes y la moneda de los Estados Unidos Americanos o los de curso legal en cualquier otro país o los recursos que se transfieran por cualquier medio electrónico o de otra naturaleza análoga. GAFI.- GRUPO DE TRABAJO DE ACCION FINANCIERA SOBRE EL LAVADO DE DINERO FINCEN.- RED DE CONTROL DE CRIMENES FINANCIEROS OFAC.- OFICINA DE CONTROL DE ACTIVOS EXTRANJEROS OPERACIÓN INUSUAL.- Aquella que se realice una persona dudosa en razón al monto, frecuencia, tipo y naturaleza de operación; así como a los criterios contenidos en los manuales de operación. OPERACIÓN RELEVANTE.- La que se realice con cualquier instrumento monetario, por un monto superior al equivalente a 10,000 Dlls. De los E.U.A. en moneda nacional o en cualquiera otra de curso legal (Para calculo del importe en moneda nacional se considera el tipo de cambio que publica el banco de México, en el Diario Oficial de la Federación, el día hábil bancario inmediato anterior a la fecha en que se realice la operación). CTR.- INFORMES DE TRANSACCIONES EN EFECTIVO SAR.- REPORTE DE ACTIVIDADES SOSPECHOSAS DEL DELITO DE LAVADO DE DINERO.-Debemos entender por lavado de dinero al método que es utilizado para convertir las ganancias provenientes de ingresos ilegales como si fueran recursos, ingresos, o ganancias legítimas. El "Lavado de dinero", llamado también "blanqueo de capitales" o "legitimación de activos", no sólo se realiza con las ganancias o productos provenientes del narcotráfico, como comúnmente la gente cree, sino que también puede provenir de otras actividades, tales como: del terrorismo, de la venta ilícita de armamentos (especialmente de armas nucleares), del contrabando, de la evasión tributaria, de ingresos ilegítimos de funcionarios corruptos, de secuestros extorsivos, del tráfico de seres humanos y/o de sus órganos, de robos, de falsificación de documentación y de monedas, del juego clandestino, de delitos con manipulación de acciones, de delitos de seguro, de delitos informáticos, de delitos de telemarketing, y de tantas otras actividades criminales. PROCESO DEL LAVADO DE DINERO El proceso se caracteriza por manejar grandes sumas de dinero físico de baja denominación, y tiene como inconveniente su colocación, traslado y depósito. Es por ello que los delincuentes deben realizar una serie de transacciones múltiples, que generalmente ocurren en tres etapas: • Elección del lugar para colocar dinero (“Placement”). 6 El primer paso existe cuando los lavadores, introducen el dinero ilícito en el sistema financiero (bancos y otras entidades financieras). Consiste en sacar el dinero de contrabando del lugar en donde se comercializa la droga, por ejemplo. Por lo tanto, es muy común que se utilice el sistema de pequeñas y frecuentes transacciones en efectivo o pequeños y frecuentes depósitos (y/o giros bancarios) en diversas cuentas corrientes, que fueron previamente abiertas por los lavadores quienes usan documentaciones falsas o empresas “fachada”, y que luego transfieren hacia otro país. Se trata del punto más vulnerable del proceso de prevención del lavado de dinero ya que normalmente instalan comercios que por sus características generan dinero en efectivo, como por ejemplo, restaurantes, video clubes, supermercados, casinos, casas de juego, etc.. • Estratificación (“Layering”). El segundo paso consiste en separar, transformar, y más específicamente disfrazar esa masa de dinero ilícito, en dinero lícito, a través de complejas transacciones financieras para que se pierda su rastro y se dificulte la verificación contable del mismo. Ello generalmente se lleva a cabo mediante giros electrónicos a cuentas anónimas en países donde los delincuentes pueden ampararse en el secreto bancario, o a cuentas de firmas fantasmas. También, depositando ese dinero en efectivo en Instituciones Financieras, a quienes se les solicita que se realicen inversiones en instrumentos monetarios (como depósitos a plazo fijo, compra de activos de fácil disponibilidad, títulos, acciones, etc.), o que ese dinero sea cambiado por órdenes de pago o cheques librados por dichas instituciones financieras, los que luego serán depositados en otras instituciones financieras. En síntesis, en los procesos de transferencias el dinero ilícito se mezcla con sumas millonarias que las instituciones financieras mueven legalmente a diario, lo que favorece al proceso de ocultamiento ilegal. Más aún, el desarrollo de la nueva tecnología (como el caso de Internet) facilita en gran medida el accionar de las organizaciones delictivas en esta etapa ya que en muchos casos otorga rapidez y anonimato. • Integración (“Integration”) La tercera etapa ocurre cuando el lavador logra introducir en la economía o en el mercado de capitales una masa dineraria como si fuera total y absolutamente legítima. Para ello, utilizan empresas creadas especialmente para éste tipo de tareas, (por ejemplo, empresas de importación y/o exportación) y una vez que el dinero está legítimamente introducido en el mercado, éste es nuevamente colocado a plazo fijo o invertido en grandes Bancos, generalmente a nombre de compañías o empresas, (siendo que el delincuente y su familia, generalmente sólo figuran como beneficiarios). Los medios más utilizados en ésta etapa son las inversiones en empresas que producen alta rotación del dinero y de difícil control en cuanto a los valores de las transacciones (compra-venta piedras preciosas, arte, etc.), los que permiten simular ganancias que son reinvertidas en otros negocios de supuesta gran rentabilidad o que facilitan a la organización delictiva seguir con sus actividades (por ejemplo, empresa de transporte de dinero, drogas, químicos relacionados a estupefacientes, agencias de comercio exterior para facilitar el contrabando, etc.) Finalmente, debe tenerse en cuenta que, en el lavado de dinero proveniente del delito, se manejan cifras multimillonarias, que el dinero se mueve, transfiriéndose de un país a otro, -generalmente pasa por aquellos que tienen paraísos fiscales y secreto bancario- y esas transferencias dinerarias, se realizan a través de grandes corporaciones, o de Instituciones Financieras o de grandes Consultoras, o de estudios jurídicos, ingresando luego en lugares tales como por ejemplo Nueva York, Miami, Londres, o Zurich con apariencia legal. ASPECTOS TÉCNICOS DE LA PREVENCIÓN: Los procedimientos que tienen como objetivo reducir o eliminar el riesgo de que los servicios de una organización sean usados para encubrir el origen legal de fondos provenientes del tráfico ilegal de drogas u otras actividades ilegales tienen como base: 7 1) Reconocer la motivación de quien procura obtener el servicio. Un “lavador de activos” está más interesado, al menos en la etapa inicial de su actividad, en recibir el servicio que le permita encubrir el origen ilegal de los fondos, antes que obtener rentabilidad financiera de la operación específica o servicio bancario por medio del cual intente efectuar el “lavado”. 2) Conocer las operaciones por medio de las cuales se trata de lavar los activos, para prevenirlas. 3) Aplicar las técnicas de prevención que impidan el lavado de activos, de las cuales las más importantes son el “conocimiento del cliente” y la advertencia y reporte de “operaciones sospechosas”. En América Latina se presenta una disposición creciente de los diferentes elementos de la sociedad (gobierno, entidades bancarias y financieras, asociaciones empresariales y profesionales) por adoptar y aplicar normas y medidas de prevención. En algunos sectores, sin embargo, subsiste la opinión de que esta responsabilidad es excesiva e injusta (“los bancos no podemos asumir la función de policías”, se dice). Entienden que es un desplazamiento de la responsabilidad de control hacia las instituciones financieras y progresivamente a otras actividades no financieras y profesionales como consecuencia de la falta de disposición y capacidad de los organismos de reprensión para frenar el consumo y tráfico de drogas, y de la administración de justicia para castigar a los delincuentes. LA PREVENCIÓN DEL LAVADO DE ACTIVOS: RIESGO MÚLTIPLE. Si bien los reparos de orden político, jurídico y técnico antes citados deben ser objeto de una consideración respetuosa y objetiva, consideramos que una evaluación más precisa del costo – beneficio del compromiso y responsabilidad que debamos asumir ante estos delitos se basa en la percepción a la vulnerabilidad a los delitos graves: A. ¿Corre nuestro país el riesgo de ser usado para el cultivo de materias primas de drogas ilegales, o para la manufactura de ellas, o como área de tránsito de tales drogas, o como centro para la comisión de otros delitos graves? B. ¿Podemos llegar a ser un mercado de consumo de drogas ilegales? C. ¿Cuán permeables son los organismos de gobierno (Ejecutivo, Legislativo y Judicial) a la corrupción por parte de los narcotraficantes y otros delincuentes? D. ¿Cuán expuestas a esa corrupción están las Fuerzas Armadas, Fuerzas de Policía, cuerpos de Investigación y otros organismos similares? E. ¿Puede la violencia derivada del tráfico ilegal de drogas y otros delitos graves implantarse en nuestra sociedad? F. ¿Son vulnerables las organizaciones laborales, profesionales, empresariales y de otro tipo a la penetración o control de individuos o instituciones ligados al tráfico ilegal de drogas, a otros delitos graves y al lavado de activos? G. ¿Están los servicios de abogados, contadores, agentes de inversión, urbanistas y otros profesionales exentos de ser utilizados por estos delincuentes? H. ¿Puede el dinero del tráfico de narcóticos poner a su servicio medios de información? I. ¿Es posible que empresas legítimas sean penetradas por narcotraficantes u otros delincuentes y puestas al servicio de ellos? 8 J. ¿A pases de los elementos antes enumerados, en qué medida existe también vulnerabilidad a los actos de terrorismo? K. Finalmente, ¿cuál es el riesgo de que empresas bancarias, financieras y de servicios similares sean utilizados para encubrir el origen ilegal de fondos obtenidos del tráfico ilegal de drogas, de actos de corrupción y otros delitos graves o para el financiamiento del terrorismo? La respuesta generalizada es que todos los países están expuestos a cualesquiera de estos riesgos, aunque sea en grados diferentes, a causa de que: 1) El tráfico ilícito de drogas busca rutas y cauces comerciales no convencionales ni racionales, desde el punto de vista geográfico, y dispone de vastos recursos organizativos, económicos y técnicos para alcanzar sus mercados. 2) El consumo de drogas establece una relación de cliente – cómplice, entre consumidores, traficantes y abastecedores. 3) Las inmensas magnitudes de recursos económicos generados por el narcotráfico, el secuestro, la corrupción y otros delitos graves, que opera como una empresa transnacional gigantesca, tienen también un inmenso poder real y potencial para corromper y amedrentar diversos sectores de la sociedad. 4) En algunos países es aún débil la conciencia de estos riesgos y la disposición para enfrentarlos. Otros, con mayor grado de conciencia y disposición, no cuentan con los recursos ni organización suficiente para hacer frente a la violencia e ímpetu corruptor de este tráfico. Por las causas antes mencionadas, los bancos, otras instituciones financieras, e incluso cierto tipo de servicios profesionales y de otro tipo, deben enfocar la prevención del lavado de activos como la Administración de un Riesgo, en forma semejante a la administración de otros riesgos, superando la discusión sobre los aspectos políticos y legales de la prevención, reconociendo ser parte – real o potencial – del problema, y contribuyendo a su solución. A diferencia de otros riesgos que podrían afectar adversamente la integridad física, la reputación, el patrimonio o los resultados de la gestión de una institución financiera, la administración del riesgo de lavado de activos es particularmente delicada porque las leyes establecen para ellas sanciones pecuniarias y penales cuando permiten que sus servicios sean usados en el lavado de activos, ya sea por comisión o por falta de medidas de prevención. Por consiguiente, la administración del riesgo de lavado de activos tiene por objetivo evitar que la institución financiera sea usada por delincuentes o que pueda también ser objeto de responsabilidades legales en caso de que no establezca los programas y procedimientos destinados a prevenir este delito en su ámbito interno. PROGRAMA PARA LA PREVENCION Y CONTROL DE LAVADO DE ACTIVOS OBJETIVOS DEL PROGRAMA Este Programa es el conjunto de normas generales y específicas de Prevención, y otros procedimientos de control que deben ser aplicados por la institución en el marco proporcionado por las normas legales y reglamentarias vigentes. El Programa contiene la indicación de la unidad administrativa responsable de la aplicación, la periodicidad y fecha o período correspondiente. Además, las indicaciones específicas para el control de cumplimiento. Los elementos fundamentales de este Programa son el conocimiento del cliente, la prevención y control de operaciones arriesgadas, el suministro de información a las autoridades y el control de cumplimiento de las normas de prevención y control. 9 El Programa de la institución para la prevención y control del lavado de activos debe tener las siguientes características: a) Permanente: se lleva a cabo durante todo el período de vida de la institución como entidad productora de servicios, sin interrupciones. b) De base legal: tiene como fundamento las leyes del país y las normas de reglamentación emitidas por las autoridades de Supervisión y Control. c) Completo: incluye todo el conjunto básico de elementos que deben ser parte de un Programa de Prevención, en atención a los requerimientos legales y técnicos. d) Integrable: debe generar procedimientos específicos que sean integrados en los procesos de desarrollo y control, y en los respectivos Manuales de Operaciones. e) Real: la institución se propone aplicarlo de manera efectiva y fehaciente. f) Autónomo: el Programa constituye un conjunto distinto del resto de las normas de prevención y control de la institución aplicable a otros riesgos, pero es, sin embargo, coherente e integrado con la política de administración de riesgos de la institución. g) Confidencial: el contenido del Programa y los resultados de su aplicación son de conocimiento limitado a los empleados de la institución y de las autoridades de supervisión y control. h) Equilibrado: su contenido y aplicación está determinado por las bases éticas, legales y reglamentarias, evitando excesos de control que obstaculicen los negocios lícitos y dañen innecesariamente la posición competitiva de la institución. i) De conocimiento general: El personal de la institución a todos los niveles debe conocer el Programa. j) De cobertura nacional e internacional: Debe ser aplicado en todas las agencias y sucursales de la institución financiera en el territorio del país respectivo, y de manera coherente, en las sucursales y agencias del extranjero en atención a las normas legales y reglamentarias respectivas. k) De costos recuperables: el aprovechamiento del proceso de conocimiento del cliente y otros elementos de la prevención y control del lavado de activos, para fines de promoción e impulso de los negocios, debe permitir a la institución prevenir y controlar otros riesgos y por lo menos recuperar los costos directos del programa. El Programa, además de ser la respuesta a una exigencia legal, es un inversión para evitar los costos mayores que podrían ocurrir por el aprovechamiento ilícito de los servicios de la institución, por las sanciones de que pudiera ser objeto debido a incumplimiento de normas legales y por la pérdida de imagen y confianza pública que pudiera experimentar la institución por tales hechos. ORGANISMOS DE APLICACIÓN: En EUA, cada institución financiera cuenta con un Comité de Comunicación y Control, integrada por al menos tres miembros, que ocupen la titularidad de las áreas designadas por el Consejo de Administración o Directivo, debiendo participar consejeros propietarios de los mismos, el director general o funcionarios que ocupen cargos dentro de las dos jerarquías inmediatas inferiores a este. Dicho Comité tiene una serie de funciones y obligaciones en 10 materia de prevención y control al lavado de activos y financiamiento del terrorismo. En caso de que la entidad no cuente con un Comité de Auditoría, el Comité tiene la responsabilidad de aprobar las políticas, criterios, medidas y procedimientos relacionados con esta materia. Las Instituciones deberán contar con un Comité en el que se encuentren representadas las áreas que conforman, cuyos integrantes deberán ser asignados por el Consejo de Administración, de forma que promuevan y faciliten la observancia de las presentes Disposiciones y las mejores prácticas para prevenir, detectar y reportar operaciones con recursos de procedencia ilícita. Las Instituciones designarán a uno de los miembros del Comité como responsable de vigilar que los funcionarios y empleados de la misma cumplan con las presentes Disposiciones, los manuales de operación y otras leyes análogas o conexas en la materia, así como identificar omisiones y las mejoras que permitan al Comité actuar en consecuencia. Las Instituciones vigilarán que la integración del Comité se ajuste en todo momento a las necesidades que se presenten. Los miembros propietarios del Comité designarán a sus respectivos suplentes. El Comité designará a un Presidente de entre sus miembros. Asimismo., el Comité designará a un Secretario, que podrá ser o no miembro del Comité. El Comité se reunirá en las fechas que él mismo determine en su primera sesión, así como cada vez que sea convocado por el Presidente o Secretario. Para que una sesión del Comité se considere constituida, se requerirá que se encuentre la mayoría de sus miembros. El Comité adoptará sus resoluciones por el voto favorable de la mayoría de los miembros presentes en la sesión. En caso de empate, el Presidente tendrá voto de calidad. De cada sesión del Comité se levantará un acta, misma que será firmada por el Presidente y el Secretario de la sesión. El Comité tendrá las siguientes facultades: 1.- Establecer y modificar las disposiciones internas de la Institución, para prevenir y detectar actos u operaciones que puedan ubicarse como sospechosas. 2.- Vigilar, a través de la persona o personas, que el propio Comité determine, el cabal y oportuno cumplimiento dentro de la Institución de las Disposiciones, así como de la normativa interna señalada en el párrafo anterior. 3.- Conocer de aquellos casos que puedan considerarse como Operaciones Inusuales y Preocupantes; así como determinar la procedencia de informar dentro de los 3 días hábiles posteriores a la fecha en que fueron dictaminadas como tales a las autoridades la realización de dichas operaciones, de conformidad con los términos previstos en las Disposiciones. 4.- Ser el Órgano de comunicación de los reportes y demás información que debe remitirse a las autoridades, de conformidad con las Disposiciones y el presente Manual. 5.- Ser el Órgano que dé respuesta a las solicitudes de información originadas en las Disposiciones. 6.- Aprobar programas de capacitación y difusión en materia de prevención y detección de actos u operaciones que puedan ubicarse como sospechosas. 11 7.- Vigilar, a través de la persona o personas que designe, la aplicación de los programas de capacitación y difusión, señalados en el párrafo anterior. 8.- Establecer subcomités u otros grupos de trabajo, que considere convenientes para el ejercicio de sus facultades, fijando su normativa en materia de integración, funcionamiento y facultades. 9.- Coordinar el ejercicio de las atribuciones que este Manual otorga a los funcionarios y empleados de la Institución, estableciendo prioridades y resolviendo las controversias que, en su caso, se lleguen a suscitar. 10.- En general, adoptar cualquier resolución en la materia objeto de este Manual. Es facultad del Comité no informar de una operación que originalmente pudo haber sido considerada como inusual, debiendo conservar los antecedentes y razonamientos del caso, plasmándolos por escrito. El Comité designará de entre sus miembros a un funcionario que se denominará "Oficial de Cumplimiento" Oficial de Cumplimiento: Las normas legales requieren de las instituciones obligadas al cumplimiento de las normas de diligencia debida, designar formalmente a un funcionario, o grupo de ellos, para que sea responsable de coordinar y supervisar directamente la ejecución de los procedimientos establecidos para la prevención del lavado de activos. Debe ser designado por el más alto nivel jerárquico o administrativo de la institución, y reportar sus actividades a la Junta Directiva o a la Gerencia General, o a ambos, según lo establezcan las normas de reglamentación o las disposiciones internas de la institución. Los requisitos fundamentales para ocupar el cargo de Oficial de Cumplimiento son: Conocimientos técnicos en Auditoria y Operaciones. Conocimientos legales relacionados con las funciones del cargo. Capacidad para generar y ejecutar políticas internas. Facilidad de comunicación con fines de Capacitación. El Oficial de Cumplimiento desempeñará, al menos, las funciones y obligaciones que a continuación se establecen: 1)-. Desempeñar la Secretaria del comité de prevención. 2)-. Elaborar y someter a la consideración del Comité, tanto las políticas de identificación y conocimiento del Cliente, como las de identificación de los Usuarios, así como los criterios, medidas y procedimientos que se requieran para el debido cumplimiento de estas Disposiciones y de dichas políticas; Verificar la correcta ejecución de las medidas adoptadas por el Comité. 3)-. Informar al Comité, respecto de conductas, actividades o comportamientos realizadas por los directivos, funcionarios, empleados o apoderados de la Entidad, que provoquen que ésta incurra en infracción a lo dispuesto en la Ley y las Disposiciones de carácter general, o en los casos en que dichos directivos, funcionarios, empleados o apoderados contravengan lo previsto en las políticas, criterios, medidas y procedimientos de prevención y control al lavado de activos 5)-. Hacer del conocimiento del Comité, la apertura de cuentas o celebración de contratos, cuyas características pudieran generar un alto Riesgo para la Entidad; 6)-. Coordinar tanto las actividades de seguimiento de Operaciones, como las investigaciones que deban llevarse a cabo a nivel institucional, respecto de aquellas que deban ser sometidas a 12 consideración del Comité, para efectos de que las dictamine, en su caso, como Inusuales o Preocupantes; 7)-. Enviar a la Autoridad, por conducto de la Comisión, los reportes de Operaciones Inusuales así como aquellos que considere urgentes, informando de ello al Comité, en su siguiente sesión; 8)-. Fungir como órgano interno de consulta respecto de la aplicación de las Disposiciones de carácter general, de las políticas de identificación y conocimiento del Cliente, como las de identificación de los Usuarios y de los criterios, medidas y procedimientos que para tal efecto emita la Entidad; 9)-. Definir las características, contenido y alcance de los programas de capacitación del personal de la Entidad. 10)-. Preparar estadísticas sobre el esfuerzo interno de Prevención: casos discutidos en el Comité, transacciones sospechosas reportadas a las autoridades, número de consultas efectuadas a las autoridades, visitas de inspección a establecimientos, cantidad de normas que han sido objeto de revisión, cuentas canceladas por no cumplir requisitos de Prevención, etc. 11)-. Participar en las actividades de capacitación del personal de la institución en materia de Prevención. 12)-. Servir como enlace directo de la institución con el Organismo de Supervisión y Control y con la Unidad de Inteligencia Financiera para los fines respectivos. 13)-. Participar en la formulación de políticas y normas sobre aprovechamiento de la información de conocimiento del cliente para incremento de oportunidades de negocios de la institución. 14)-. Formular un Programa de Emergencia para el caso en que la institución se viese envuelta en un caso de lavado de activos, para hacer frente a las necesidades de acción con las autoridades, la clientela, la opinión publica, las autoridades y la administración. 15)-.El Oficial de Cumplimiento es un funcionario distinto del Auditor Interno de la institución y sus funciones deben ser estrictamente separadas. Además, es aconsejable que el Oficial de Cumplimiento sea un funcionario dedicado en forma exclusiva a cumplir estas funciones, en la medida que así lo hagan aconsejable el tamaño y complejidad de la institución, y su grado de riesgo a este delito. POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS PARA PREVENIR E IMPEDIR EL LAVADO DE DINERO Especificar de manera completa, ordenada y sistemática las normas de prevención, los aspectos de diligencia debida y los elementos de control que deben ser observados por una institución. A requerimiento de las Autoridades y, con el objetivo de dar cumplimiento a leyes, regulaciones y normas para prevenir e impedir el lavado de activos, el órgano directivo de Envíos por Sistema Digitales Inc. ha decido adoptar formalmente las siguientes políticas y procedimientos, las que deberán oportunamente ser puestas del conocimiento de las autoridades competentes en éstas materias. 13 DILIGENCIA DEBIDA. En general, es el esmero en ejecutar una cosa, ya sea en el ámbito individual, social o de una organización. En relación con la prevención y control del lavado de activos, es el conjunto de normas, métodos, procedimientos o prácticas que permitan prevenir y controlar eficazmente este delito. Las obligaciones de diligencia debida pueden darse por iniciativa de las instituciones o por disposición de las autoridades. Incluyen convencionalmente los aspectos siguientes: 1) Identificación de los clientes. 2) Análisis de las operaciones de los clientes. 3) Registros y archivos de las transacciones. 4) Informes a las autoridades. 5) Advertencia y reporte de transacciones sospechosas. 6) Procedimientos de control interno. 7) Capacitación del Personal. La obligación de contar con normas rigurosas de diligencia debida, establecidas inicialmente para bancos, ha venido extendiéndose paulatinamente a otras instituciones financieras no bancarias y a intermediarios y proveedores de servicios profesionales financieros. NORMAS GENERALES DE PREVENCION Y CONTROL. LA IMPORTANCIA DE CUMPLIR CON LA OFICINA DE CONTROL DE BIENES EXTRANJEROS PARA LAS EMPRESAS DE SERVICIOS MONETARIOS La OFAC, (oficina de control de bienes extranjeros, por sus siglas en ingles) es una oficina del Depto del Tesoro de los EE.UU. y quien esta autorizada por el Presidente para administrar y reforzar los programas y las sanciones del Gobierno Estadounidense. Estos programas incluyen sanciones a personas y entidades cuyos nombres aparecen en las listas de Nacionales Especialmente Designados y Personas Bloqueadas. Las sanciones económicas son usadas por el Gobierno Estadounidense para prevenir que los países, individuos y las entidades, usen el sistema financiero Estadounidense para propósitos que van contra la política extranjera y los objetivos de la Seguridad Nacional de los EE.UU. Lista de Nacionales Especialmente Designados y Lista de Personas Bloqueadas. La OFAC y el Depto de Estado han señalado oficialmente a varios agentes extranjeros y organizaciones de “fachada”, así como terroristas, organizaciones terroristas y narcotraficantes. Las personas señaladas y las entidades identificadas se incluyen en la lista del OFAC que contiene más de 5,000 variantes en los nombres de los individuos, entidades gubernamentales, compañías, buques mercantes localizados en todo el mundo. Para cerciorarse que todas las transacciones ilícitas involucrando países personas y entidades en la lista OFAC no sean procesadas, Envíos por Sistemas Digitales, Inc. deberá verificar con especial atención, que los clientes y sus beneficiarios no se encuentren incluidos en los listados de terroristas y/u organizaciones terroristas que figuren en los listados que para tal efecto publica la OFAC. En el caso de que se detecte que estos aparecen en dichos listados, en ese momento se detendrá la operación para realizar una investigación exhaustiva del cliente y/o beneficiario para descartar en su caso cualquier anomalía en que Envíos por Sistemas Digitales Inc. pudiera estar incurriendo, dando aviso al oficial de cumplimiento de esta situación, para incorporar en su caso al reporte que proceda. Es obligación que todo el personal directivo y operativo que labore en Envíos Por Sistemas Digitales, pase por este filtro, así como también se practicara una búsqueda de coincidencias en los listados que publica la OFAC a Proveedores, Distribuidores, Mayoristas, personal en POS, que 14 quieran realizar contratos y/u operaciones con Envíos por Sistemas Digitales Inc., con el fin de detectar y evitar que se infiltren personas interesadas en participar en toda actividad ilícita relacionada en el lavado de dinero. Las Empresas de Servicios Monetarios, no pueden ignorar la responsabilidad de cumplir con la OFAC. Las Empresas de Servicios Monetarios son una alternativa importante a las instituciones bancarias tradicionales y pueden ser utilizadas por terroristas y traficantes para transferir dinero dirigido a propósitos delictivos. Si las Empresas de Servicios Monetarios no adoptan los procedimientos necesarios para proteger las transacciones, se crean medios que facilitan el movimiento de dinero de delincuentes y amenazan la seguridad nacional. Es ilegal facilitar la transferencia de dinero a una Persona Especialmente Designada, sin importar el monto de la transacción. Contrario a lo que generalmente se cree las regulaciones de la OFAC no hacen excepciones a transacciones pequeñas. Una Empresa de Servicios Monetarios puede ser castigada por procesar una transacción de cualquier monto si una persona es detectada en la lista OFAC que toma parte en la transacción. Impedir e informar todas las transacciones que involucran objetivos sancionables, sin tener en cuenta el monto, puede prevenir un acto terrorista u otra actividad como el Lavado de Dinero que ponga la Seguridad Nacional Americana y los objetivos de su política extranjera. La OFAC recomienda que las Empresas de Servicios Monetarios recolecten toda la información del remitente y del beneficiario antes de realizar alguna transacción. Para determinar si el participante de una transacción esta en la Lista de Personas Especialmente Designadas de la OFAC, la Empresa de Servicios Monetarios debe recolectar toda la información necesaria acerca del remitente antes de que este proceda a realizar la transacción. El principio, “conocer el cliente”, incluye pedir información que compruebe la identidad del cliente para ser comparada con los individuos y entidades de la lista del OFAC. Si la Empresa de Servicios Monetarios no obtiene la información adecuada, se puede impedir la posibilidad de determinar si hay una coincidencia con las listas del OFAC, lo cual pude causar un retraso en la notificación a las autoridades competentes cuando se trate de un criminal. Cuando la Empresa de Servicios Monetarios descubre que una persona especialmente designada de la lista del OFAC esta involucrada en una transferencia de dinero, la OFAC debe ser notificada de inmediato. Es sumamente importante que la Empresa de Servicios Monetarios llame al OFAC si determina que una persona especialmente designada de la lista de la OFAC esta enviando o recibiendo una transferencia de dinero., conocer la ubicación exacta de un terrorista o un narcotraficante conocido, es muy importante para las autoridades correspondientes. Es muy importante mantener esta información actualizada. Envíos por Sistemas Digitales Inc. Realizará la búsqueda en su base de datos para encontrar alguna coincidencia potencial con las listas del OFAC como una obligación para todos, clientes, beneficiarios, proveedores, mayoristas, distribuidores, personal en POS y funcionarios que laboren en esta, para lo cual se deben de seguir ciertos pasos descritos en la próxima sección, para verificar que la coincidencia es real antes de llamar a la OFAC o tomar alguna acción al respecto del hallazgo. Cómo determinar si se encuentra alguna coincidencia con las Listas del OFAC? 1)-. Una vez que establezca que existe una coincidencia con las listas del OFAC o países objetivo, se debe evaluar la calidad de la coincidencia. Compare el nombre del individuo o la entidad que pretende realizar alguna operación, negocio o transacción con el nombre de la lista del OFAC. ¿El 15 nombre en la lista es de un barco o compañía? ¿Es el nombre de un hombre y la persona en la transacción es una mujer, o viceversa? Si la respuesta es si a cualquiera de las 2 preguntas no existe coincidencia valida 2)Compare la entrada completa con la lista del OFAC con toda la información que se tiene, una entrada a esa lista a menudo tiene, por ejemplo, el nombre completo, la dirección, la nacionalidad, el pasaporte, la identificación del contribuyente, el número de cedula, el lugar de nacimiento, nombres anteriores y pseudónimos. 3) Hay similitudes importantes o coincidencias exactas entre la información proporcionada por el individuo o la entidad y la entrada en la lista OFAC? Si la respuesta es si, llame al 1-866-688-5262 Si la respuesta es no, usted no tiene una coincidencia valida. Si creemos que al permitir a una persona hacer negocios en los EE.UU. violaría alguna regulación llamaremos al 1-866-5262 para explicar lo que creemos o sabemos. Poniendo la “debida Diligencia” en práctica. Para determinar si un individuo o una entidad está o no en la Lista OFAC, se debe recolectar la mayor información posible y realizar una comparación entre los datos proporcionados, y los individuos y entidades incluidos en la Lista del OFAC. Para cualquier duda al respecto el Oficial de Cumplimiento se reportará a la línea de emergencias de Cumplimiento al 1-866-5262 o al fax: (480) 833-8656 CONOCIMIENTO DE LOS EMPLEADOS: La institución deposita su confianza en su personal y espera de éste que desarrolle sus labores con honestidad, competencia y alta moral profesional. Para lograr y mantener estos objetivos en cuanto a su personal, la institución debe: Seleccionar cuidadosamente a sus empleados, requiriendo referencias sobre trabajos y actividades profesionales anteriores y presentes, y examinándolas cuidadosamente. 1)-. Establecer Códigos de Ética que comprometan a todo el personal de la institución y refuercen en el plano individual y colectivo las prácticas de moral profesional. 2)-. Vigilar su conducta, en especial de los empleados que tienen cargos relacionados con el manejo de clientes, control de información. 3)-. Establecer procedimientos de control sistemático del manejo correcto de estas operaciones. 4)-. Identificar los conflictos de intereses de tipo general que pueden tener los empleados y los de tipo específico ligados a determinados cargos o funciones. 5)-. Vigilar cuidadosamente conductas de empleados como sería: un estilo de vida pródigo que no corresponda a nivel de salario o ingresos, nivel de endeudamiento no acordes con sus posibilidades financieras, renuencia a tomar vacaciones, recibo de regalos o favores frecuente por parte de clientes, o relaciones estrechas con personas expuestas políticamente. 6)-. Preparar descripciones de todos los puestos de trabajo, en especial de ocupaciones riesgosas como empleados de atención al público (“plataformas), Oficiales de Depósitos, Encargados de Apertura de Cuentas. 7)-. Intensificar la capacitación de los empleados que desempeñan estas operaciones riesgosas. 8)-. Consultar con los Asesores Legales y las propias autoridades, cuando se sospecha o conozca que un empleado de la institución participa en una “operación encubierta” desarrollada por las autoridades. 16 CONOCIMIENTO DEL CLIENTE: Es uno de los elementos fundamental del Programa de Prevención del Lavado de activos, tanto en los aspectos de prevención y control y posibles abusos delictivos como en los de generación, incremento y generación de negocios. De igual manera, los procedimientos para conocimiento del cliente constituyen la base de este Programa. El conocimiento del cliente, en la nueva dimensión que le exige la sociedad y le imponen las normas legales para fines de la prevención del lavado del dinero, significa que en todo momento la institución debe estar en capacidad de conocer la identidad y la actividad del cliente, para evitar que, por comisión u omisión, sus servicios sean utilizados para encubrir la naturaleza, fuente, control o propiedad de fondos que provienen del tráfico ilegal de drogas o de actividades ilegales calificadas como delitos subyacentes al lavado de activos. Este conocimiento debe abarcar a todas y cada una de las personas naturales o jurídicas que mantengan determinada relación con un proveedor de servicios. La institución debe proceder a la determinación y cumplimiento de una política y procedimientos para conocimiento de los clientes que tenga por objetivos: ° Reducir el riesgo de que por comisión u omisión sus servicios sean usados para dar legitimidad a fondos que sean producto del tráfico ilegal de drogas. ° Proteger la reputación de la institución. ° Promover el cumplimiento de las normas legales y sanas prácticas bancarias. ° Advertir oportunamente transacciones sospechosas de lavado de activos. ° Evitar entre otras consecuencias negativas, el decomiso de dinero de clientes y la imposición de sanciones penales, administrativas o pecuniarias a la institución, a sus empleados o a los Directores. Por otra parte, la aplicación de las normas de conocimiento del cliente, conjuntamente con otras medidas de prevención establecidas en este Manual y en el Programa, permitirá a la institución advertir en forma precisa algunas pautas de conductas propias o susceptibles de ser usadas en el lavado de activos, como son: Renuencia a cumplir con los requisitos de dar información o llenar registros. Información insuficiente o sospechosa. Operaciones con características marcadamente poco usuales. Cambios en los patrones de realizar algunas transacciones. Transferencias de fondos con características poco usuales. La identificación del cliente es la primera etapa en el proceso de conocimiento del cliente, que tiene por objetivo establecer con el mayor grado de precisión posible quien es el dueño de la cuenta y responsable por ella. El desarrollo del proceso de conocimiento de la clientela es requisito fundamental para la incorporación en la base de clientes, antes del inicio de las operaciones. Asimismo, es igualmente obligatorio la actualización de los datos del cliente DEFINICION Y TIPOS DE CLIENTES Siguiendo la definición adoptada por la CICAD/OEA (Comisión Interamericana para el Control del Abuso de Drogas, OEA), son clientes todas aquellas personas físicas o jurídicas con las que se establece, de manera ocasional o permanente, una relación contractual de carácter financiero, económico, comercial. Clientes Habituales: los que entablan una relación comercial con carácter de permanencia. Clientes Ocasionales: los que desarrollan una vez u ocasionalmente negocios con los sujetos obligados. 17 En ese sentido es cliente el que desarrolla una vez, ocasionalmente o de manera habitual, negocios con los sujetos obligados. (A manera de ejemplo es cliente el remitente y/o comprador de la tarjeta de prepago, así como el beneficiario). En caso de que existieran dudas acerca de si los clientes están actuando o no por cuenta propia, o certeza de que no lo hacen por cuenta propia, se deberán adoptar las medidas razonables a fin de obtener información sobre la verdadera identidad del beneficiario/propietario final. SUJETOS OBLIGADOS A REQUERIR INFORMACION Y A INFORMAR De acuerdo a la legislación vigente, y a diferencia del pasado, tanto las entidades como sus funcionarios deben desempeñar un papel de colaboración activo, por un lado, en lo que hace al conocimiento del cliente, y, por otro, con las autoridades responsables de la investigación y represión de los actos de lavado de dinero debiendo informarles toda operación sospechosa. a. Recabar de los clientes y beneficiarios la Información para su real y completa identificación. b. Informar hechos u operaciones sospechosas con independencia del monto involucrado. c. Abstenerse de revelar al cliente las actuaciones en curso. d. Los reportes e información a que refieren las disposiciones de carácter general dictadas por las Autoridades, enviadas por las instituciones, funcionario, empleado, miembro del consejo de administración, comisario o auditor externo de la misma, no constituirán violación de las restricciones sobre revelación impuesta por vía contractual o por cualquier disposición legal y no implicara ningún tipo de responsabilidad y no se consideraran indicios fundados en la comisión del delito. Finalmente, es importante que todo el personal de Envíos por Sistemas Digitales Inc. comprenda que un Manual de Procedimientos para la Prevención del Lavado de Dinero, si es correctamente utilizado, se transforma en una excelente herramienta de crecimiento de los negocios, ya que el mejor conocimiento de la clientela favorece la posibilidad de ofrecerle nuevos servicios y mejores condiciones operativas. INFORMACION A SER REQUERIDA PARA ALTA DE CLIENTES Y APERTURA DE FICHAS CLIENTES Formulario de apertura de cuentas: Todo cliente deberá proporcionar previamente la información requerida para identificación del cliente. • Nombre y Apellido(s) • Domicilio • Teléfono • Ciudad • Estado • Zip • Fecha de Nacimiento • Sexo • Actividad • Numero de Seguro Social • Identificación (tipo y número) • Nombre del Beneficiario, • Parentesco con el cliente • Domicilio (Calle, Número, Estado, Ciudad y Código Postal) • Número de Teléfono 18 CASOS EN LOS QUE SE DEBE IDENTIFICAR Se tiene la obligación de identificar a los clientes, ya sean nacionales o extranjeros que hagan: • • • Operaciones individuales consideradas como relevantes, por un monto superior a los $10,000 Dlls. De E.U.A. o su equivalente en moneda nacional o cualquier otra de curso legal, realizando el reporte correspondiente al FINCEN Operaciones múltiples o en forma fraccionada que sumadas en un mismo día excedan el monto antes indicado, realizando el reporte correspondiente al FINCEN Transacciones en las cuales exista duda de que se esta actuando a nombre o por cuenta de otra persona, en este caso, se deberá también identificar a los beneficiarios. De acuerdo a la política seguida por Envíos por Sistemas Digitales INC. Es más estricta que las regulaciones federales por lo que se debe identificar al Cliente que incurra en: 1. Al venderse a un solo cliente una o más tarjetas de prepago que en su suma importen un valor igual o superior a los mil dólares, el dependiente deberá solicitar al cliente copia de una identificación, así como el llenado del formulario OC-01 los cuales deberán ser remitidos con la diligencia debida al Depto. De Cumplimiento para que este a su vez realice las investigaciones que procedan, así como archivar la información. En caso de que el cliente no cubra los requisitos de identificación o proporcione información insuficiente, se rechazará la operación. 2. Se realizaran monitoreos a los POS, por personal diferente a la línea de contacto, para verificar el correcto cumplimiento de estas disposiciones. Son documentos aceptables como identificación: • Licencia de conducir vigente • Pasaporte oficial vigente • Tarjetas federales de identificación o IRS • Tarjeta de residente extranjero • Cedula de identidad extranjera • Tarjeta de empleo emitida por el Gobierno de LOS EE.UU. • Certificado de naturalización A continuación detallamos los documentos inaceptables como identificación: • Tarjetas de cupones de alimentos • Tarjetas del Seguro Social • Licencia de conducir temporal o expirada • Tarjeta de miembro de Clubes y de asociaciones • Tarjetas para canjear cheques • Licencia matrimonial • Tarjeta de socio de biblioteca • Tarjeta de negocios • Licencias de pesca y caza. Bajo ninguna circunstancia se harán excepciones a las reglas aceptables de identificaciones. ACTIVIDADES DE ALTO RIESGO. NEGOCIOS DE SERVICIOS DE DINERO. 19 Esta actividad comprende establecimientos para la remisión o transmisión de dinero, empresas para cambio de cheques y cambio de moneda extranjera. Presenta un riesgo de lavado de activos porque se manejan cuantiosas cantidades de dinero en efectivo e instrumentos monetarios. Un programa para la prevención y control del lavado de activos en estas actividades debe comprender las normas de diligencia debida, particularmente: ℵ Un adecuado perfil del cliente que indique el tipo de transacciones, su periodicidad y cuantía regular. ℵ Establecer límites en las transacciones de personas que no son residentes en el país. ℵ Llevar registros de las transacciones de los clientes y cuando exceden los límites. ℵ Informar a las autoridades los casos en que haya notorios excesos en transacciones. OPERACIONES DE ALTO RIESGO UTILIZADAS PARA EL LAVADO DE TRANSACCIONES U OPERACIONES SOSPECHOSAS: Las transacciones sospechosas son todas aquellas..... “efectuadas o no, complejas, insólitas, y a todos los patrones de transacciones no habituales y a las transacciones no significativas pero periódicas, que no tengan un fundamento económico o legal evidente”. La institución debe estar en capacidad de advertir o deben tomar conocimiento de transacciones o pautas de conducta de clientes que: Requieran una supervisión cuidadosa. Generen una actitud de alerta. Infundan sospechas de lavado de activos. Las vías por las cuales la institución podría llegar a estas situaciones de aprehensión son: 1°. El análisis de las transacciones o pautas de usos de los servicios, por parte del cliente, que haga la institución como consecuencia de la aplicación de las normas de “Conocimiento del Cliente”. 2°. El carácter inquietante que pueda tener por sí misma una transacción que busque efectuar el cliente. 3°. El recibo de informes específicos por parte de alguna organización o fuente fidedigna sobre actividades sospechosas o ilegales del cliente. La naturaleza sospechosa de una transacción puede ser acumulativa. Vale decir, que cuando con mayor frecuencia aparecen elementos sospechosos, tanto mayor sospechas genera una transacción o un conjunto de estas. Prácticamente todos los empleados de la institución que presten servicios a los clientes están en la situación potencial de advertir una transacción sospechosa, y por tanto en el deber de comunicarla al Oficial de Cumplimiento o a otro funcionario responsable de recibir esa información. En mayor grado, el Oficial de Cumplimiento en su gestión diaria debe revisar transacciones que permitan advertir transacciones sospechosas. En general, son fuente de sospecha las conductas de los clientes o las operaciones inusuales, no habituales, no convencionales o excesivas frente a la actividad normal del cliente. 20 El Oficial de Cumplimiento tiene la función de analizar, investigar y determinar si existen elementos suficientes para sospechar que pudiera tratarse de una transacción posiblemente relacionada con el lavado de activos. Dado que los tipos de transacciones que podrían ser utilizadas por un “lavador de dinero” son casi ilimitadas, es difícil definir una transacción sospechosa. Sin embargo, una transacción sospechosa será aquella que no tenga viabilidad legal o coherencia con el patrón de manejo normal de esa cuenta. Por lo tanto el primer paso en el reconocimiento de dicha transacción como sospechosa es saber lo suficiente acerca del patrón normal de uso de los servicios de la institución, para reconocer el carácter inusual de una transacción o de una serie de transacciones. Una metodología de tipo general recomendable en esos casos: 1° Confirmar el carácter sospechoso de una transacción poco usual, por medio de: Comunicación o esclarecimiento. La tendencia de las normas legales es a prohibir que esto se haga directamente con el cliente. Obtener elementos de información indirecta: revisión de la documentación sobre identificación, referencias, y transacciones del cliente dentro de la propia institución, 2° Registrar la transacción en la institución, para fines de Documentación interna. Constancia de registro de la transacción sospechosa, ante las autoridades. Estudio del caso y llegar a una decisión, cuando haya concluido el seguimiento señalado en el punto 1º. Si la institución tuviera una sospecha de que ciertas operaciones se relacionan con el lavado de activos o el financiamiento del terrorismo, debería tomar en cuenta el riesgo de advertir al cliente. Podrá optar por efectuar el procedimiento de diligencia debida y presentar un reporte de transacción sospechosa. Tomar la decisión en la institución sobre la transacción o caso, según establezcan las normas legales vigentes, respecto a: Mantener la relación con el cliente, pero no efectuar la transacción. Cesar la relación con el cliente. Mantener la relación con el cliente y enviar un informe de transacciones sospechosas a las autoridades. Cesar la relación con el cliente y enviar un informe de transacciones sospechosas a las autoridades, informando a las autoridades sobre el cese de la relación con el cliente. En todo caso, si el Oficial de Cumplimiento llegase a la conclusión de que se trata de una transacción sospechosa de lavado de activos, debe someter la decisión de informar a las autoridades, al Comité de Prevención u otro a nivel determinado por la institución. Este planteamiento y la decisión correspondiente deben quedar documentados por escrito en el legajo del cliente y en otros archivos de la institución REGISTROS E INFORMES. Objetivos. La institución debe mantener los registros necesarios sobre transacciones nacionales e internacionales, debidamente centralizados, y en orden cronológico, alfabético o de otro tipo, que permitan: Elaborar una huella de documentación sobre el cliente y las transacciones que le permita responder con prontitud a los requerimientos de las autoridades administrativas o judiciales 21 competentes, y sus propios requerimientos internos (con propósitos comerciales o de control), de tal suerte que sea posible reconstruir una determinada transacción cuando ello fuese necesario. Ampliar o profundizar su conocimiento del cliente, para los fines de Prevención, Mercadotecnia y Administración de riesgos diversos. CONSERVACION DE LA DOCUMENTACION: Tomar nota de que según normas legales, los bancos, otras instituciones financieras y otros sujetos “obligados” deben conservar, por períodos de cinco años, o más; los documentos que acrediten adecuadamente la realización de las operaciones y la identidad de los sujetos que las hubieren ejecutado, o que hubieran entablado relaciones de negocios con las instituciones. Se deberá conservar, para que sirva como elemento de prueba en toda investigación en materia de lavado de activos, la siguiente documentación: a) Respecto de la identificación del cliente, la ficha que el sistema de Envíos por Sistemas Digitales genera, durante un período mínimo de 5 años, desde la finalización de las relaciones con el cliente; b) Respecto de las transacciones u operaciones, el reporte que genera el Sistema de datos de Envíos por Sistemas Digitales INC. Durante un período mínimo de 5 años, desde la ejecución de las transacciones u operaciones. Transacciones Sospechosas (Sólo archivado internamente o proporcionado a las autoridades). NOTA: Los Informes no son un fin en sí mismos, sino un medio para obtener indicaciones y llegar a conclusiones. Por consiguiente los informes deben ser analizados de manera sistemática para lograr elementos de juicio sobre posibles abusos de los servicios. REGISTROS DE CONTROL. ° Informe mensual sobre transferencias enviadas y recibidas. ° Carpeta o expediente de los clientes seleccionados. ° Registro de Transacciones Sospechosas ° Programa y Manual de Prevención. ° Programa Anual de Capacitación. Informes y documentación relativa a su cumplimiento. ° Descripción de puestos relacionados directamente con funciones de servicio y control. INFORMES PARA EL ORGANISMO OFICIAL DE CONTROL. Las normas legales establecen el período durante el cual las instituciones o de otro tipo deben conservar todos los documentos necesarios sobre las operaciones realizadas, tanto nacionales como internacionales, que les permitan atender rápidamente las solicitudes de información de las autoridades competentes. Estos documentos deben constituir una “huella de auditoría” que permita reconstruir las diferentes operaciones con el fin de aportar pruebas, si fuera necesario, en el caso de acciones por conductas delictivas. También deben conservar registros con los datos de identificación de sus clientes, obtenidos a través de los procedimientos de diligencia debida con el cliente, los archivos de cuentas. Las instituciones deberán registrar en un formulario diseñado por la autoridad competente, cada transacción en efectivo en moneda nacional o extranjera que supere los $10,000.00 USD, de conformidad con lo dispuesto por aquélla. Acerca de cada transacción los formularios deberán contener, por lo menos, los siguientes datos: 22 La identidad, y dirección de la persona que físicamente realiza la transacción. La identidad y dirección del beneficiario o destinatario de la transacción, si se cuenta con ellas. • La fecha, hora y monto de la transacción. Ese registro será llevado en forma precisa y completa por la institución el día en que se realice la transacción y, a partir de esta fecha, se conservará durante el término mínimo de cinco años. De especial importancia para el seguimiento del uso de las cuentas es la información que se refiere a: 1. Fecha y monto de las transacciones. 2. Informe de comparación entre el uso de la cuenta y el Perfil de utilización mensual de los servicios. CONFIDENCIALIDAD. La reserva de las operaciones bancarias debe ser mantenida por los empleados y Directivos de los bancos y otras instituciones financieras, por autoridades judiciales y de supervisión, por los medios de información y por el público en general. Ningún empleado de una institución financiera puede violar la confidencialidad de las operaciones, ya que la información pertenece en última instancia a los clientes. El suministro de información, por consiguiente, solamente puede darse siguiendo las normas legales y profesionales relativas a este delicado aspecto de la actividad de una institución financiera. De manera específica, las leyes contemplan responsabilidad por la confidencialidad de las operaciones financieras en los aspectos siguientes: Por parte de la institución financiera y sus empleados, ante las autoridades de Supervisión, los organismos judiciales y terceras personas. Por parte de las autoridades, hasta no haber sentencia ejecutoriada en los casos de lavado de activos. Por parte del Organismo de Supervisión y Control, en lo referente a la información que obtengan de las instituciones financieras. Por parte de las instituciones financieras, respecto a la información sobre “transacciones sospechosas” que proporcionen a las autoridades. Por parte de la Unidad de Investigación Financiera, respecto a los reportes sobre transacciones sospechosas y otra información que reciba de las instituciones o personas. Las instituciones financieras o de otra actividad que sean sujetos obligados, sus directores, funcionarios y empleados deben estar protegidas en la mayoría de los países por medio de disposiciones legales, respecto a la responsabilidad penal y civil por incumplimiento de alguna restricción referida a la divulgación de información impuesta por contrato o por disposición legal, reglamentaria o administrativa, en el caso de que reporten sus sospechas de buena fe a la Unidad de Investigación Financiera u organismo equivalente. PROCEDIMIENTO PARA LA ELABORACION DE REPORTES Las normas legales vigentes establecen la obligación de la institución de compilar un informe interno sobre transacciones sospechosas y dar el informe correspondiente a las autoridades cuando se haya establecido, a juicio de la institución, la naturaleza sospechosa de la transacción o conducta del cliente. La descripción de la actividad u operación sospechosa constituye un aspecto de vital importancia en el diligenciamiento del reporte ya que incide directamente en la forma como se entiendan los hechos asociados a dicha operación. Por esta razón, se recomienda seguir los siguientes lineamientos que le permitirán a la empresa o agente reportante realizar una adecuada descripción de los hechos, para así contribuir al buen desarrollo de análisis posteriores de la operación o actividad sospechosa. • • 23 ℵ Realice una descripción de los hechos, de manera organizada, clara y completa, indicando (donde aplique) la forma en que se relacionan personas, servicios, medios, transacciones, empresas y demás agentes de la operación sospechosa. ℵ Mencione las características de la actividad u operación por las cuales se considera como sospechosa. ℵ Mencione cualquier irregularidad que se haya detectado con las personas o transacciones implicadas en la actividad u operación sospechosa. ℵ Si la empresa o agente recibió alguna declaración, explicación, justificación u otro, que los implicados hayan dado y que se relacione con la actividad u operación sospechosa, menciónela e indique la forma en que se hizo (escrita o verbalmente, a partir de un requerimiento formal, otros). ℵ Mencione si la actividad u operación sospechosa se relaciona con algún reporte realizado anteriormente por la empresa. ℵ No omita ningún dato conocido de la operación y mencione cualquier hecho adicional que pueda contribuir al análisis de la misma. a) Los usos y costumbres de la actividad financiera cambiaria; b) La experiencia e idoneidad de las personas obligadas a informar; c) La efectiva implementación de la regla "conozca a su cliente". El conocimiento de los clientes y del mercado le permitirá a la entidad protegerse adecuadamente del lavado de activos. Las premisas señaladas precedentemente, deberán ser consideradas como herramientas fundamentales para la detección de operaciones sospechosas en forma oportuna. Los reportes de operaciones inusuales tienen los siguientes parámetros: Los sujetos obligados, deben remitir a las autoridades a más tardar dentro de los 30 días naturales contados a partir de que se detecte la operación sospechosa y/o inusual Las entidades, para efectos de determinar si una operación es inusual, deberán considerar las siguientes circunstancias: I. Las condiciones específicas, antecedentes y clasificación de cada uno de sus Clientes, su actividad profesional, giro mercantil u objeto social correspondientes; II. Los tipos, montos, frecuencia y naturaleza de las operaciones que comúnmente realicen sus Clientes y su relación con sus propios antecedentes y la actividad económica conocida del Cliente; III. Los montos inusualmente elevados, la complejidad y las modalidades no habituales de las transacciones que realizan los Clientes y/o Usuarios; IV. Las Operaciones realizadas por un mismo cliente, beneficiario y/o domicilios, considerados para efectos de las Operaciones Relevantes, por montos múltiples o fraccionados que sumados en un día sean iguales a tres mil dólares y/o sumados en treinta días sean iguales o excedan el equivalente en moneda nacional a diez mil dólares de los Estados Unidos de América; 24 V. Cuando los Clientes o Usuarios se nieguen a proporcionar los documentos de identificación o cuando se detecte que presentan información apócrifa; VI. Cuando los Clientes o Usuarios intenten sobornar o intimidar al personal de las Entidades, con el propósito de lograr su cooperación para que se realicen actividades u operaciones inusuales. VII. Cuando los Clientes o Usuarios notoriamente pretenden evadir los parámetros con que cuentan las Entidades para reportar las operaciones relevantes, inusuales o preocupantes. VIII. Cuando se presenten indicios o hechos extraordinarios de difícil explicación, que den lugar a cualquier tipo de suspicacia sobre el origen, manejo o destino de los recursos, o cuando existan sospechas de que dichos indicios o hechos pudieran estar relacionados con actos, omisiones u operaciones que pudieran estar relacionadas con el lavado de activos o financiamiento del terrorismo. IX. Cuando se presuma o existan dudas de que un Cliente o Usuario opera en beneficio, por encargo o a cuenta de un tercero. En el supuesto de que una Operación Relevante, reúna además las características para considerarse como Inusual, las Entidades deberán formular por separado ambos reportes respecto de la misma Operación, haciendo constar tal situación en el reporte de Operación Inusual. Los sujetos obligados, deben remitir a las autoridades a más tardar dentro de los 30 días naturales contados a partir de que se detecte la operación preocupante. Las Entidades, para efectos de determinar si una operación es preocupante, deben considerar las siguientes circunstancias: I. Cuando se detecte que algún directivo, funcionario, empleado o apoderado de la Entidad mantiene un nivel de vida notoriamente superior al que le correspondería, de acuerdo con los ingresos que percibe; II. Cuando, sin causa justificada, algún directivo, funcionario, empleado o apoderado haya intervenido de manera reiterada en la realización de determinadas Operaciones que hayan sido reportadas como Inusuales; III. Cuando existan sospechas de que algún directivo funcionario, empleado o apoderado pudiera haber incurrido en actos, omisiones u operaciones relacionadas con lavado de activos o financiamiento del terrorismo IV. Cuando, sin causa justificada, existe una falta de correspondencia entre las funciones que se le encomendaron al directivo, funcionario, empleado o apoderado y las actividades que de hecho lleva a cabo. PROCEDIMIENTO POR MONTO. Alarmas: 1. En el momento en que el sistema detecte que un cliente quiere enviar una cantidad igual o superior a los tres mil dólares en un solo día, se emitirá una alerta en la pantalla del Depto de Cumplimiento para que este a su vez verifique la transacción y en su caso elabore los reportes internos y ante las autoridades y/o libere la operación al dispersador. 2. Si se reciben depósitos a un mismo beneficiario por uno o más remitentes por una cantidad igual o superior a los tres mil dólares en un solo día, se emitirá una alerta en la 25 pantalla del Depto de Cumplimiento para que este a su vez verifique la transacción y en su caso elabore los reportes internos y ante las autoridades y/o libere la operación al dispersador. 3. Si emiten depósitos de un mismo domicilio y/o se reciben depósitos a un mismo domicilio por uno o más remitentes por una cantidad igual o superior a los tres mil dólares en un solo día, se emitirá una alerta en la pantalla del Depto de Cumplimiento para que este a su vez verifique la transacción y en su caso elabore los reportes internos y ante las autoridades y/o libere la operación al dispersador. Si se presentan cualquiera de los supuestos antes mencionados se elaborará el reporte correspondiente al formato OC-O2 de manera interna y el correspondiente a FINCEN. Monitoreo: 1. El departamento de cumplimiento tendrá acceso al sistema de base de datos, con el fin de monitorear el comportamiento de clientes y beneficiarios en cuanto a las operaciones realizadas en forma mensual, para determinar cuales igualan o exceden el límite de 10,000 usd, en ese lapso y realizar los reportes correspondientes. El registro de todas y cada una de estas, deberá incluir como mínimo los siguientes datos: a) Nombre y apellido del remitente b) Domicilio (calle, número, ciudad, estado y código postal). c) Identificación d) Tipo de operación. e) Fecha de apertura. f) Fecha de la operación. h) Especie transada (cantidad, tipo). i) Monto (en dólares). j) Nombre del Beneficiario k) Domicilio del Beneficiario En caso de ser requerida esta información, deberá ser suministrada a las autoridades competentes, por lo cual el departamento de cumplimiento requisitará el formato OC-02, y lo conservara para futuras aclaraciones. CANCELACION DE OPERACIONES: 1. Si por alguna razón un cliente que cuente con tarjetas que no han sido utilizadas y solicite la devolución de su dinero, deberá solicitarlo por escrito a ESD, explicando el motivo por el cual no utilizo dichas tarjetas, señalando, domicilio, colonia, ciudad, estado, ocupación y anexar una copia de identificación, así como información de cuenta bancaria en la cual se realizara el reintegro de la cantidad en dinero que ampare el valor del envió, más no los gastos originados. (Dicha información será remitida al oficial de cumplimiento para realizar los reportes que corresponda) SISTEMA a).- Validación de Integridad de Reportes y Suficiencia de Datos. La validación de la suficiencia, exactitud y oportunidad de los reportes que se emitan, se realizaran de acuerdo con los procedimientos manuales o automatizados, que de acuerdo con el esquema operativo se implante en la Entidad. 26 b).- Entrega de Información a las Autoridades. Se entregará trimestralmente, a más tardar 20 días hábiles después del cierre de operaciones del último mes, la información requerida por las autoridades en los medios convenidos. Se obtiene acuse de recibido de los reportes entregados. c).- Datos a Entregar a las Autoridades: Cuando la Institución cuente con los elementos para considerar si una operación es elegible para su presentación al Comité de Comunicación y Control, este será considerada es la sección inmediata siguiente del mismo, a fin de que sea sancionada. Por razones de seguridad, se mantendrá en el anonimato el nombre del empleado, funcionario o de la persona física que en su caso haya generado la información, aunque el Comité de Comunicación y Control conservará su identificación, misma que sólo enterará a la autoridad competente a requerimiento expreso de ésta. CAPACITACIÓN Y DIFUSION Envíos por Sistemas Digitales Inc. se compromete a realizar un programa formal de educación y entrenamiento para todos los empleados de la entidad. En tal sentido, difundirá el presente manual y clarificará la normativa aplicable entre sus empleados. Asimismo, desarrollará programas de capacitación por diferentes medios, divulgando los casos especiales, al menos una vez al año, y registrará los asistentes, el material utilizado, y las evaluaciones realizadas en los mismos. OBJETIVOS DEL PROGRAMA DE CAPACITACIÓN: La institución debe llevar a cabo un Programa continuo de capacitación en la Prevención del lavado de activos, con los objetivos siguientes: A) Dar a conocer las políticas, normas y procedimientos de Prevención a clientes, Directores y personal de la institución. B) Asegurar el cumplimiento de tales normar y procedimientos. C Mantener actualizado periódicamente el conocimiento de estas normas y procedimientos. D Alertar especialmente al personal que tiene contacto directo con clientes en la apertura de cuentas y en la prestación de otros servicios. E) Establecer con precisión los riesgos al lavado de activos a que hace frente la institución. F) Incrementar la disposición del personal y otros elementos de la institución para cumplir las tareas de prevención. G) Atender los requerimientos establecidos en las normas de reglamentación y demostrar su cumplimiento por parte de la institución. MEDIOS DEL PROGRAMA. 27 1) Charlas, conferencias y seminarios dentro y fuera de la institución. 2) Distribución de documentación relativa a la Prevención al personal y la clientela. 3) Supervisión continua del cumplimiento de las normas y de su aplicación correcta. CONTENIDO DEL PROGRAMA. La determinación del contenido del Programa de Capacitación está a cargo del Comité de Prevención o del Oficial de Cumplimiento a base de requerimientos de las autoridades y de la propia institución financiera. La coordinación de su desarrollo se deja usualmente a cargo de la Unidad Responsable de Recursos Humanos o de Capacitación. A continuación se presenta el esquema del Programa de Capacitación sugerido para ser desarrollado anualmente. Este programa incluye los siguientes elementos: naturaleza de la acción de capacitación, personal de la institución financiera a que debe dirigirse, tipo de capacitación, periodicidad y fecha. Este programa constituye un conjunto de lineamientos básicos que puede ser obviamente modificado por una institución financiera, en atención a sus propias políticas y procedimientos de prevención, a las exigencias legales del país, y a la estructura y red de servicios de la institución. DIFUSION Las Instituciones estarán obligadas a desarrollar programas de capacitación y difusión al personal responsable de la aplicación de las Disposiciones, sobre los que deberá mantener registro y expedir constancias de habilidades al personal que acredite su conocimiento, para lo cual deberán: a).- Efectuar una vez al año, cursos o reuniones de información, especialmente cuando se modifique el contenido de las Disposiciones o de los formatos de reportes de Operaciones Inusuales u Operaciones Relevantes; b).- Elaborar instructivos para facilitar a su personal el llenado de los reportes de Operaciones Inusuales y Relevantes; c).- Difundir las Disposiciones entre los empleados y funcionarios responsables de su aplicación, así como las normas y manuales de operación interna que se emitan para su debido cumplimiento. d).- Identificar y difundir entre el personal, las prácticas de clientes o usuarios de las Instituciones que se hayan considerado como inusuales por el Comité de Comunicación y Control; e ).- Dar a conocer a los empleados y funcionarios de nuevo ingreso a las áreas de relación con el público y manejo de recursos el contenido de las Disposiciones, este Manual y las prácticas de las Instituciones al respecto; f).- Incorporar en su programa de Capacitación y Difusión las observaciones y recomendaciones de la autoridad competente; g).- Los empleados y funcionarios deben manifestar por escrito su conocimiento de las Disposiciones, del Manual y de las prácticas de la Institución en la materia, así como de la obligación que pueda representarles; h).- La Institución orientará y brindará el apoyo que requieran sus empleados, para que éstos puedan cumplir con las obligaciones derivadas de las Disposiciones y de este Manual. 28 i).- Establecer un código de conducta profesional de observancia institucional, que contenga un apartado en materia de las responsabilidades de sus integrantes para prevenir, detectar y reportar operaciones con recursos de procedencia ilícita; y j).- Contar con los mecanismos que permitan difundir la información respecto de los patrones de lavado de dinero de que tengan conocimiento, así como las medidas establecidas para prevenirlo y detectarlos. AUDITORÍAS Envíos por Sistemas Digitales Inc. implementará auditorias periódicas e independientes del programa global antilavado, para asegurar el logro de los objetivos propuestos. Aspectos Generales Evaluar periódicamente el cumplimiento de los controles establecidos para estas transacciones. Detectar anomalías en el uso de los servicios, por parte de los clientes y los empleados, a fin de hacer las correcciones necesarias de acuerdo con los requisitos legales y la política establecida por la institución Para cumplir este objetivo se recomienda: Efectuar diariamente: 1. Revisión de depósitos y retiros en efectivo mayores US$ 1,000 por transacción y mayores de o US$3,000 por día. 2. Confección de lista de clientes que efectúan estas transacciones para cotejar contra formularios de declaraciones a las autoridades Efectuar semanalmente: Revisión de retiros y depósitos semanales acumulados que hayan excedido los 10,000.00 US$. Exceso en límites de “clientes habituales”. Formularios con declaraciones a las autoridades. Controlar que todos los formularios estén debidamente llenados y preparar el envío al organismo oficial de control. Mensualmente: Consolidar todas las operaciones de un mismo cliente. Límites de clientes habituales. 1. Análisis de depósitos y retiros de clientes habituales en el mes anterior. 2. Control de la numeración de formularios de declaraciones al organismo oficial de Control. 3. Actualización de la lista de límites con fecha de vencimientos. Clientes recurrentes. 4. Análisis de depósitos y retiros totales de clientes para identificar a los clientes corrientes. Anualmente: Documentación de Apertura de Cuentas. Evaluar si se cumple con el proceso completo de conocimiento del cliente al abrir una cuenta en la institución o prestarle un servicio no ocasional. El departamento de Auditoría Interna de la institución, de manera coordinada con el Oficial de Cumplimiento, integrará a sus planes de trabajo las siguientes actividades: 1. Llevar a cabo pruebas de transacciones, para asegurar que la institución está siguiendo las regulaciones prescritas. 29 2. Realizar auditorías sorpresivas a los empleados, para evaluar su conocimiento de las regulaciones y procedimientos. 3. Revisar los procedimientos escritos y programas de adiestramiento en cuanto a su alcance y precisión. 4. Revisar los expedientes de clientes para constatar que existe la información requerida. 5. Reportar todas las anomalías existentes a fin de hacer las correcciones pertinentes de acuerdo a las políticas y procedimientos establecidos por el banco y la legislación bancaria. SITUACION INTERNACIONAL ACTUAL Los ataques terroristas del 11 de septiembre de 2001 destacaron vívidamente la importancia de las leyes y controles contra el lavado de dinero. Los ataques permitieron el reconocimiento aún más grande de la importancia de la cooperación contra el lavado de dinero en todo el mundo. Este reconocimiento encauzó la cooperación internacional y condujo a importantes modificaciones en las leyes contra el lavado de dinero. Un punto importante de atención contra el lavado de dinero en el año fue la tarea cumplida por el Grupo de Acción Financiera (GAFI), la principal entidad multilateral mundial contra el lavado de dinero, que continuó con su práctica en países y territorios no cooperadoras. Al final del año todas las quince jurisdicciones de la lista original fueron retiradas de ella, mientras que ocho jurisdicciones adicionales fueron identificadas como no cooperadoras. El Grupo Egmont de Unidades de Inteligencia Financiera (FIU) ofrece una red para difundir notas y pedidos de información en las oficinas de FIU en todo el mundo. La cooperación entre los 58 miembros del Grupo Egmont y las rápidas respuestas a esos pedidos fueron sin precedentes*. Los ataques terroristas le dieron un fuerte impulso a muchos países para que enmienden y refuercen sus leyes contra el lavado de dinero. En Estados Unidos el Congreso aprobó la Ley para Unir y Fortalecer a Norteamérica mediante la Provisión de Herramientas Apropiadas Requeridas para Interceptar y Obstruir el Terrorismo (USA PATRIOT) del 26 de octubre de 2001. Esta trascendental pieza legislativa determinó cambios importantes en el régimen de Estados Unidos contra el lavado de dinero. El amplio campo de autoridad que concede la Ley USA PATRIOT tendrá influencia importante en las relaciones entre las instituciones financieras de Estados Unidos y sus clientes individuales e institucionales y su actualizacion del 9 de Marzo del 2006 Reconociendo los beneficios inherentes al desarrollo de una red de UIF en 1995, FinCEN (Red de Control de Crímenes Financieros del Departamento del Tesoro de los EE. UU), en colaboración con su contraparte belga, reunieron a un grupo de UIF en el Palais d'Egmont-Arenberg en Bruselas. Actualmente conocidas como el Grupo Egmont, estas UIF se reúnen en forma periódica con el fin de encontrar vías de cooperación, en especial en las áreas de intercambio de información y experiencia. Uno de los logros más significativos de los esfuerzos del grupo fue la creación de un sitio web de seguridad en Internet. El Sistema Web Internacional de Seguridad, permite a los miembros del grupo comunicarse a través de correo electrónico de seguridad, registrar y acceder a información relacionada con tendencias, herramientas analíticas y desarrollos tecnológicos. En otras palabras, este sistema proporciona la capacidad de facilitar el rápido intercambio de información que podría potenciar los esfuerzos de los organismos encargados de hacer cumplir la ley en su lucha contra el lavado de dinero. El Grupo de las Ocho (G-8) naciones, las Naciones Unidas, la Unión Europea, el Grupo de Trabajo de Acción Financiera contra el Lavado de Dinero (FATF), y la Organización de los Estados Americanos, todos han auspiciado conferencias y elaborado recomendaciones diseñadas para lograr mayor cooperación y medidas más enérgicas para combatir el financiamiento del terrorismo. El 28 de septiembre de 2001 el Consejo de Seguridad de Naciones Unidas (UNSC) aprobó la Resolución 1373, que reitera las resoluciones antiterroristas previas 1269 y 1368 de la ONU, y requiere a los estados tomar las medidas señaladas para combatir el terrorismo y el financiamiento del terrorismo. 30 MARCO LEGAL Y RESPONSABILIDADES NORMAS LEGALES DE EE.UU. Si una institución financiera tiene presencia en EE.UU. o si cuenta con algún contacto de negocios bancarios en ese país, como, por ejemplo, tener cuentas “payable through”, una relación de corresponsalía o de otro tipo con un banco de ese país, debe prestar atención a las leyes sobre lavado de activos, ya que la posición del Gobierno de EE.UU. es que el banco del extranjero que realice transacciones o que tenga cuentas en EE.UU. tiene que cumplir con las medidas y responsabilidades contra el movimiento de dineros ilícitos que las leyes norteamericanas imponen a los bancos nacionales. En efecto, la gran mayoría de los bancos de países latinoamericanos realizan transacciones o tienen cuentas con bancos establecidos en EE.UU. En EE.UU. se considera que las “actividades ilegales específicas” que dan lugar al lavado de activos incluyen además del comercio ilegal de drogas y actividades conexas, dineros originados en desfalcos, extorsión, juego ilegal, sobornos, contrabando y otras 170 actividades. Dentro del alcance extraterritorial que las autoridades de EE.UU. asignan a sus leyes sobre Prevención, resaltan los siguientes aspectos: La jurisdicción alcanza a los actos de ciudadanos estadounidenses que ocurran fuera de EE.UU., y a los actos de los ciudadanos de otros países que ocurren parcialmente en EE.UU., si la transacción involucra fondos superiores a los US $10,000.00 originados en actividades ilícitas. En forma resumida comete delito de lavado de activos todo aquel que: Realice o intente realizar una transacción financiera con dinero o propiedades que provengan de una actividad ilegal, o intente o lleve a cabo un movimiento internacional de instrumentos monetarios. Ambas acciones deben tener entre otros propósitos: esconder la naturaleza, ubicación, propiedad o control de los fondos o evitar requerimientos de reportar la transacción. Los directores, empleados o representantes de los bancos pueden ser objeto de decomiso de bienes, pena de prisión máxima de 20 años, y multa de hasta US $500,000. Los bancos, incluso los de origen extranjero pueden ser objeto de multa; suspensión o cancelación de operaciones, o intervención de sus cuentas en sucursales, agencias o bancos corresponsales. Las autoridades estadounidenses han expresado su preocupación e intensificado sus controles sobre los servicios que prestan instituciones de América Latina a través de sucursales o agencias suyas en EE.UU., o por relaciones con bancos que operan en otro país. En mayor grado su preocupación se refiere a los servicios de cuentas “payable through”, de banca privada, de compañías de inversión privada (“private investment companies”) y de los servicios de corresponsalía con bancos del extranjero. También se impulsa la adopción de normas que implicarán un control más estricto en las operaciones que realizan los bancos de origen extranjero en EE.UU. y desde su territorio. En tal sentido, la “Estrategia contra el Lavado de Dinero 2000” enunciada por el gobierno de ese país en marzo de 2000 incluía los siguientes objetivos relacionados directamente con las actividades en el ámbito extranjero: Incrementar el intercambio de información sobre delincuentes extranjeros destacados o bajo sospecha, para revocarles o negarles visa de entrada. Coordinar los esfuerzos de las agencias de aplicación de la ley para analizar el lavado de ingresos por corrupción procedentes del extranjero. Incrementar la disponibilidad de instrumentos legales para identificar, perseguir y capturar activos de origen ilegal del extranjero. Completar la evaluación interna de los llamados “paraísos de delitos financieros”. Negociar la inclusión de las convenciones de la ONU provisiones estrictas para el control del lavado de activos por grupos de criminales organizados en el ámbito internacional. Identificar los métodos usados por los delincuentes para colocar fondos del Mercado Negro de Divisas en el sistema financiero. 31 Adicionalmente, el Servicio de Impuestos de EE.UU. ha establecido la condición a los bancos del extranjero de “Intermediario Calificado” como requisito para efectuar transacciones confidenciales y con reducida retención de impuesto a contribuyentes estadounidenses. La determinación de los Intermediarios Calificados se basa en la aprobación las normas sobre “Conocimiento del Cliente” emitidas por la asociación de bancos de un país, por parte del Servicio de Impuestos. La estrategia para 2002 añade otros objetivos de la política de EE.UU. contra el lavado de activos que tienen repercusión en las instituciones del extranjero, como son: Señalar los países e instituciones que facilitan el financiamiento del terrorismo y el lavado de activos, incluso usando los instrumentos aprovechados por el artículo 311 de la Ley Patriótica. Incentivar a países extranjeros para que adopten y adhieran a las normas internacionales de control del flujo de fondos ilícitos que se hacen por medio de sistemas financieros lícitos o ilícitos y ayudar a países señalados específicamente en el desarrollo y mejoramiento de sus sistemas para controlar el lavado de activos y el financiamiento del terrorismo. A estos objetivos EE.UU. ha agregado un esfuerzo intenso en el plano doméstico y en el plano internacional para combatir el financiamiento del terrorismo, como consecuencia de los actos que tuvieron lugar el 11 de septiembre de 2001. LA LEY “PATRIÓTICA” DE EE.UU. (ACTUALIZADA EL 9 MARZO DE 2006) El 26 de octubre de 2001 fue expedida la “Ley para unir y fortalecer a EE.UU. al proporcionarle los instrumentos necesarios para interceptar y obstruir el terrorismo”, conocida como la ley Patriótica de EE.UU.- 2001 por sus siglas en inglés (en adelante, Ley Patriótica). La Ley Patriótica contiene elementos sobre “conocimiento del cliente” y otros aspectos de la “diligencia debida” que durante algunos años estuvieron pendientes de consideración por la Cámara de Representantes y el Congreso de EE.UU. y nuevos elementos para combatir los actos de terrorismo y sus fuentes de financiamiento, como consecuencia de la reacción a los ataques terroristas que tuvieron lugar en Nueva York y Washington, D. C., el 11 de septiembre de 2001. Las facultades de aplicación fuera de su ámbito territorial que esta ley concede a las autoridades de EE.UU. debe ser motivo de atención muy cuidadosa por parte de los bancos, de otras instituciones financieras y no financieras, y de las autoridades de países latinoamericanos y de otras partes del mundo, en lo referente a: Operaciones de bancos del extranjero en EE.UU. Operaciones de bancos de EE.UU. con clientes del extranjero. Poderes del Departamento del Tesoro de EE.UU. para imponer sanciones. Presentamos a continuación algunas transacciones y otros elementos de sus relaciones con EE.UU. en los cuales los bancos y otras instituciones del extranjero deberán tener normas y medidas especiales de prevención y diligencia debida. Identificación de los verdaderos propietarios de las cuentas. Identificación de los dueños de los bancos. Relaciones con bancos “de papel” o “bancos pantalla”. Actividades de corresponsalía bancaria. Actividades de Banca Privada. Cuentas “páguese a través de” (“payable through accounts”). Cuentas de concentración. Listas de personas u organizaciones sospechosas de terrorismo. Clientes que son figuras políticas prominentes, sus familiares y asociados. Suministro de información a bancos corresponsales en EE.UU. Atención a solicitudes de información por las autoridades de EE.UU. Atención a medidas de aprehensión de fondos originadas en EE.UU. En caso de una vinculación con lavado de activos o terrorismo, la Ley Patriótica permite en alto grado a las autoridades de EE.UU. acceder a la información y fondos de clientes de bancos de EE.UU. en el extranjero o de clientes de bancos del extranjero que tienen relación de corresponsalía con EE.UU. 32 ACTIVIDADES OBLIGADAS A LA “DILIGENCIA DEBIDA”. Las “organizaciones bancarias”, “entidades bancarias” o “instituciones bancarias”, términos equivalentes que comprenden bancos comerciales, Cooperativas, Asociaciones de Ahorro y Préstamos, Cajas de Ahorros y Conglomerados Bancarios. Las “instituciones financieras” que incluyen Instituciones de Seguro de Depósitos, Agentes y Corredores, Empresas de Valores, Banca de Inversión, Compañías de Inversión, Compañías Financieras, Empresas de Cambio de Dinero, Aseguradoras, Empresas de Transferencia de Dinero, Corredores de Mercadería, Casinos y Empresas de Tarjetas de Crédito. Todas estas organizaciones e instituciones están obligadas a establecer programas contra el lavado de activos, verificar la identidad de sus clientes, establecer procedimientos específicos de diligencia debida y reportar transacciones sospechosas. Además se prohíbe a los bancos y empresas de valores mantener relaciones con bancos “de papel” o “bancos pantalla”. Por otra parte, la ley autoriza el intercambio de información entre las instituciones financieras, los organismos de regulación y las agencias de aplicación de las leyes. COOPERACIÓN INTERNACIONAL. El Gobierno de EE.UU. queda facultado para negociar con otros países las formas de incrementar la colaboración para combatir el lavado de activos y el financiamiento del terrorismo, para asegurar el registro de transacciones relacionadas con estos delitos y para obtener información adecuada sobre el origen de transferencias cablegráficas de fondos. CONTRABANDO DE DINERO EN EFECTIVO La ley establece como delito el contrabando de sumas considerables de dinero en efectivo a través de las fronteras de EE.UU. y permite el decomiso del dinero en efectivo cuyo origen y uso propuesto no sea debidamente aclarado a las autoridades. REMISORES INFORMALES DE DINERO. La remisión de dinero sin poseer la debida licencia pasa a ser un delito al cual se le aplican todas las normas y regulaciones contra el lavado de activos. El Departamento del Tesoro emitió en 2002 para emitir las nuevas regulaciones que fuesen necesarias en relación con los remisores informales de dinero. EXPULSIÓN DE EXTRANJEROS. El Gobierno de EE.UU. puede expulsar a cualquier extranjero que esté involucrado en actos de lavado de activos. Igualmente, requiere a las autoridades de Inmigración consultar la lista de tales extranjeros. En resumen, como efectos de la Ley Patriótica tenemos la imposición de los estándares de cumplimiento de EE.UU. en el ámbito internacional y la imposición indirecta del alcance judicial de los organismos de regulación y de los tribunales de EE.UU. a todo el mundo, premiando el cumplimiento con el acceso a los servicios financieros de ese país y castigándolo con la negación de tal acceso. LISTA DE PERSONAS Y EMPRESAS VINCULADAS POR EL GOBIERNO DE EE.UU. CON EL LAVADO DE ACTIVOS Y ACTOS DE TERRORISMO. 33 El Departamento del Tesoro, a través de la Oficina para el Control de Activos Extranjeros (OFAC) he emitido y pone periódicamente al día la lista de “Nacionales Especialmente Designados y Personas Bloqueadas” (SDNBP), a la cual puede accederse por el sitio del Departamento del Tesoro RATIFICACION E IMPLEMENTACION DE LOS INSTRUMENTOS EMITIDOS POR LA ONU. Cada país debe adoptar los pasos inmediatos para ratificar e implementar la Convención Internacional de 1999 de la ONU para la Supresión del Financiamiento del Terrorismo. Así mismo, los países deben implementar de inmediato las resoluciones de la ONU relacionadas con la prevención y supresión de los actos de terrorismo, particularmente la Resolución 1373 del Consejo de Seguridad. II. El delito de financiamiento del terrorismo y el correspondiente lavado de activos. Cada país debe establecer como delito el financiamiento del terrorismo, los actos de terrorismo y las organizaciones terroristas. Además, asegurarse de que tales delitos son establecidos como delitos subyacentes del lavado de activos. III. Incautación y decomiso de activos relacionados con el terrorismo. Cada país debe poner en práctica las medidas para incautar sin demora los fondos y otros activos de terroristas, de las organizaciones terroristas y de quienes financian el terrorismo, en concordancia con las Resoluciones de la ONU relativas a la prevención y supresión del financiamiento de actos de terrorismo. Cada país debe también adoptar e implementar medidas de tipo legislativo o de otro tipo, que permitan a las autoridades competentes la incautación y decomiso de bienes que sean producto de actos de terrorismo o que procedan de organizaciones terroristas, o que se intente usarlas o que hayan sido destinadas a este propósito. IV. Reporte de transacciones sospechosas relacionadas con terrorismo. Las instituciones financieras y otras entidades obligadas a la aplicación de normas contra el lavado de activos deben reportar prontamente a las autoridades competentes cuando sospechen o tengan una base razonable para pensar que determinados fondos están ligados al terrorismo, actos de terrorismo u organizaciones terroristas, o que serán usados con ese fin. V. Cooperación internacional. Cada país debe facilitar a otros países, ya sea sobre la base de Tratados, acuerdos u otro mecanismo para la asistencia legal mutua o para el intercambio de información, en la mayor medida posible, la asistencia respecto a aplicación civil o penal, investigaciones de tipo administrativo, consultas y procedimientos relativos al financiamiento del terrorismo, de los actos de terrorismo y de las organizaciones terroristas. Los países deben también adoptar todas las medidas posibles para asegurarse de no proporcionar refugio a individuos q quienes se atribuya financiamiento del terrorismo, actos de terrorismo o pertenencia a organizaciones terroristas, y emplear procedimientos para extraditarlos cuando sea posible. VI. Métodos alternativos de remisión de fondos. Cada país debe adoptar para asegurarse de que las personas o entidades legalmente constituidas que proporcionan servicios de remisión o transmisión de dinero o valores, tengan licencias y registros, y de que estén sujetos a las recomendaciones relativas a la prevención del lavado de activos por parte de instituciones bancarias y otras instituciones financieras. Esta medida incluye a los sistemas informales para la transmisión de dinero o valores. Además, cada país debe asegurarse que los individuos o entidades presten ilegalmente estos servicios sean sujeto de sanciones administrativas, civiles o penales. VII. Transferencias. 34 Los países deben adoptar medidas para requerir a las instituciones financieras, incluyendo a las empresas de remisión de dinero, que incluyan información precisa y confiable sobre la persona que da origen a la transferencia y del mensaje correspondiente (nombre, dirección y número de cuenta. Esta información debe permanecer con la transferencia o con el mensaje correspondiente a lo largo de la cadena de pagos. Los países deben adoptar medidas para asegurarse de que las instituciones financieras, incluyendo las empresas de remisión de dinero, lleven a cabo un escrutinio cuidadoso para advertir transferencias de fondos sospechosas cuando no contengan los datos completos de la persona que da origen a la remisión. VIII. Organizaciones sin fines de lucro. Los países deben revisar en qué grado son han sido adecuadamente establecidas las leyes y regulaciones relativas con entidades que pueden ser objeto de abuso para el financiamiento del terrorismo. En este sentido, las organizaciones sin fines de lucro son especialmente vulnerables, razón por la cual los países deben asegurarse que no sean objeto de uso impropio.; El GAFI ha llevado a cabo un ejercicio de auto evaluación entre sus miembros y países que no son miembros del grado de adopción y de implementación de sus ocho recomendaciones sobre financiamiento del terrorismo. AUTO EVALUACIÓN DEL FONDO MONETARIO INTERNACIONAL (FMI) Y EL BANCO MUNDIAL (BM). La Junta Directiva del FMI y el Banco Mundial decidieron en abril de 2001 integrar las evaluaciones contra el lavado de activos y el financiamiento del terrorismo en el Programa de Evaluaciones del Sector Financiero (FSAP) y del sector financiero “off shore” (OFC). Este programa FSAP se inició con un plan piloto en coordinación con el GAFI y otros organismos regionales que tiene como bases: Reconocimiento de las 40 Recomendaciones sobre lavado de activos y las 8 Recomendaciones sobre financiamiento del terrorismo del GAFI como estándares internacionales. Suspensión del proceso de “países y territorios no cooperadores” del GAFI como una condición para el programa. Identifica fortalezas, riesgos y debilidades de los sistemas financieros. Evalúa el cumplimiento de estándares y mejores prácticas. Señala necesidades de asistencia técnica. Permite establecer prioridades para satisfacer esas necesidades. CONVENCIÓN DE LA ONU CONTRA LA CORRUPCIÓN. En diciembre de 2003 fue aprobado en reunión efectuada en Mérida, México, la Convención de la ONU contra la Corrupción, instrumento que hará posible, entre otros fines, la recuperación de los fondos sustraídos o robados por funcionarios públicos corruptos. El Convenio contiene disposiciones para facilitar la investigación de casos de lavado de activos (seguimiento, confiscación y decomiso de ingresos derivados de la corrupción) y facilitar las extradiciones de los delincuentes NORMAS INTERNACIONALES DE SUPERVISIÓN BANCARIA. 35 La adopción de las llamadas normas de “Supervisión Efectiva” en el ámbito internacional que impulsa el “Comité de Basilea” incluye como uno de sus cuatro puntos fundamentales, “el derecho de los superiores del país de origen, de recibir información sobre las operaciones internacionales de los bancos que están bajo su supervisión”. Esta llamada supervisión compartida requiere un acuerdo entre los supervisores del país de origen y los países donde el banco se ha establecido sobre cómo recopilar y compartir la información. LAS 40 RECOMENDACIONES DEL GAFI. (20 DE JUNIO DE 2003). El Grupo de Acción Financiera Internacional sobre el Blanqueo de Capitales (GAFI) es un organismo intergubernamental cuyo propósito es elaborar y promover medidas para combatir el blanqueo de capitales, proceso consistente en ocultar el origen ilegal de productos de naturaleza criminal. Estas medidas intentan impedir que dichos productos se utilicen en actividades delictivas futuras y que afecten a las actividades económicas lícitas. El GAFI está actualmente integrado por 26 países2 y dos organismos internacionales. Entre sus miembros se encuentran los principales centros financieros de Europa, América del Norte y Asia. Es un organismo multidisciplinario (condición fundamental para luchar contra el blanqueo de capitales), que reúne a expertos encargados de adoptar medidas sobre cuestiones jurídicas, financieras y operativas. La necesidad de abarcar todos los aspectos relevantes de la lucha contra el blanqueo de capitales se refleja en el conjunto de las cuarenta recomendaciones que el GAFI ha decidido aplicar y cuya adopción se promueve en todos los países. Las Recomendaciones se redactaron inicialmente en 1990. En 1996, las cuarenta Recomendaciones se revisaron para reflejar la experiencia de los últimos seis años y los cambios experimentados en materia de blanqueo de capitales. 2 La referencia hecha a “países” en este documento debe entenderse como aplicada también a “territorios” o “jurisdicciones”. Los veintiséis países y gobiernos miembros del GAFI son: Alemania, Australia, Austria, Bélgica, Canadá, Dinamarca, España, Estados Unidos, Finlandia, Francia, Grecia, Hong Kong, Irlanda, Islandia, Italia, Japón, Luxemburgo, Noruega, Nueva Zelanda, Reino de los Países Bajos, Portugal, Reino Unido, Singapur, Suecia, Suiza y Turquía. 3 Los dos organismos internacionales son: la Comisión Europea y el Consejo de Cooperación del Golfo. Las cuarenta Recomendaciones constituyen el marco básico de lucha contra el blanqueo de capitales y han sido concebidas para una aplicación universal. Abarcan el sistema jurídico penal y policial, el sistema financiero y su reglamentación, y la cooperación internacional. El GAFI reconoció, desde el principio, que los países tienen sistemas jurídicos y financieros diferentes, de modo que todos ellos no pueden adoptar las mismas medidas. Por lo tanto, las Recomendaciones constituyen los principios de acción en materia de blanqueo de capitales que los países deben aplicar, de acuerdo con sus circunstancias particulares y su marco constitucional, dejando a los países cierta flexibilidad en su aplicación, en lugar de obligar a cumplir todos los detalles. Las medidas no son especialmente complicadas o difíciles, siempre que exista voluntad política de actuar. Tampoco comprometen la libertad de llevar a cabo operaciones lícitas, ni amenazan el desarrollo económico. Los países del GAFI se han comprometido claramente a aceptar la disciplina de estar sujetos a una vigilancia multilateral y a evaluaciones mutuas. La aplicación de las cuarenta Recomendaciones por parte de los países miembros se supervisa a través de un doble enfoque: un ejercicio anual de auto evaluación y un proceso más detallado de evaluación mutua según el cual cada país miembro está sujeto a un examen sobre el terreno. Además, el GAFI realiza exámenes horizontales de las medidas adoptadas para aplicar determinadas Recomendaciones. Estas medidas son esenciales para el establecimiento de un marco eficaz contra el blanqueo de capitales. 36 MARCO GENERAL DE LAS RECOMENDACIONES 1. Cada país debería tomar medidas inmediatas para ratificar y aplicar sin restricciones la Convención de las Naciones Unidas contra el tráfico ilícito de estupefacientes y sustancias sicotrópicas (Convención de Viena). 2. Las leyes de confidencialidad de las instituciones financieras deberían ser concebidas de modo que no dificulten la aplicación de las Recomendaciones. 3. Un programa eficaz de lucha contra el blanqueo de capitales debería incluir una mejora de la cooperación multilateral y de la asistencia jurídica mutua en las investigaciones y los procesos en casos de blanqueo de capitales, así como en procedimientos de extradición, cuando sea posible. Una transacción financiera es delito cuando una persona, a sabiendas, realiza o intenta realizar una operación financiera que involucra los ingresos de una actividad ilícita específica con la intención de: • Promover la actividad ilícita en sí. • Ocultar el origen, naturaleza y propiedad de los fondos. • Evadir el requisito de informar. CARACTERISTICAS DEL ILICITO Y PENALIDADES CONSECUENCIAS DEL INCUMPLIMIENTO. La falta de adopción de normas de prevención o el incumplimiento de ellas expone a exigencia de responsabilidades legales y a otro tipo de responsabilidades tanto a los países, a los sistemas financieros y a las propias instituciones financieras, comerciales o de otro tipo de actividad en el ámbito local e internacional. Los países que no tomen medidas para prevenir el lavado de activos y otro tipo de delitos graves son objeto de consecuencias negativas internas y de represalias de la comunidad internacional y de países interesados en promover la adopción de tales medidas, como son: 1. En primero y más funesto lugar, la degradación de los niveles de la salud, la moral y la economía por el aprovechamiento de sus instituciones para fines delictivos. 2. El deterioro de la reputación del país y de sus instituciones. 3. La imposición directa o indirecta de sanciones de tipo comercial o financiero, tales como: - restricciones a sus productos o servicios; - exclusión de acuerdos que ofrezcan ventajas o preferencias en Comercio, Turismo u otra actividad; - limitación a las actividades bancarias o financieras con otros países; - rechazo o supervigilancia más estricta de las actividades internacionales de sus bancos; - acceso vedado o limitado a las fuentes de financiamiento internacional; - degradación de los índices de calificación financiera de los países o de sus instituciones financieras, e, - inclusión de las instituciones o del país en listas discriminatorias. 4. La imposición de sanciones administrativas, civiles o penales establecidas en las leyes a individuos u organizaciones, ya sea por acción u omisión. 5. Los empleados de las instituciones financieras, de cualquier nivel, pueden ser acreedores a las responsabilidades y sanciones establecidas por las propias organizaciones a través de sus Reglamentos Internos o de otros instrumentos normativos internos específicos, por la contravención de las normas de Prevención. 37 Los bancos y otras instituciones financieras suelen estar también expuestos a sanciones gremiales establecidas en “Códigos de Conducta” e instrumentos similares, en caso de que permitan el lavado de activos. Efectos negativos de la falta de Prevención: mala reputación para la institución, pérdida de rentabilidad del negocio, sanciones a Directores o empleados, cancelación de licencias o decomiso de activos de clientes o de la propia institución financiera. Por lo anterior, es de importancia fundamental para la institución financiera conocer: 1. Las leyes del país respectivo. 2. Las normas de reglamentación de dichas leyes. 3. Las leyes de los países con los cuales se desarrollan en mayor grado transacciones bancarias, especialmente de Estados Unidos de América. 4. Los acuerdos de colaboración judicial internacional en materia penal celebrados por los países (TALM). 5. Los acuerdos de intercambio de información entre la Unidad de Inteligencia Financiera del país y el organismo correspondiente de otros países. 6. Leyes del país de origen de la institución financiera. 7. Normas gremiales del país. 8. El Reglamento Modelo, que será la norma común a mediano y largo plazo, a través del proceso de adaptación de las normas del mismo que lleven a cabo los países. 9. Los criterios de las autoridades y la experiencia de aplicación de las normas antes mencionadas. 10. Otras recomendaciones emanadas de organismos internacionales como el GAFI, la ONU y otros. TRATADOS DE ASISTENCIA LEGAL MUTUA EN ASUNTOS PENALES (TALM) En adición a la colaboración judicial internacional que se presta por medio de las Cartas Rogatorias, estos tratados bilaterales abarcan materias como son la aplicación uniforme de normas legales, el intercambio de información y la investigación de delitos. Es importante conocerlos para colaborar en su aplicación y para advertir las sanciones cuya aplicación haya sido convenida con el otro país. La institución financiera debe conocer y contar entre su documentación con los Tratados de este tipo que el país respectivo ha efectuado. Por la importancia de la relación bilateral con EE.UU. en el esfuerzo contra los delitos graves, NUEVOS DELITOS DE LAVADO DE ACTIVOS. La lista de nuevos delitos que puede generar acciones legales contra el lavado de activos son el contrabando de armas, la violación de controles de exportación, el soborno, los actos de corrupción efectuados en el extranjero (soborno y apropiación indebida de fondos) algunos delitos relacionados con el uso de computadoras y algunos delitos susceptibles de extradición. MARCO LEGAL LEGISLACION MEXICANA Mediante Decreto publicado en el Diario Oficial de la Federación el 28 de Diciembre de 1989, se adiciono el artículo 115 bis al Código Fiscal de la Federación, en el cual se encontraba tipificada la conducta de lavado de dinero como un delito de naturaleza fiscal. Dicho precepto se sigue aplicando, conforme a lo previsto en el artículo Segundo Transitorio del Decreto publicado en el Diario Oficial de la Federación el 13 de Mayo de 1996, únicamente para los delitos cometidos durante el periodo en que estuvo en vigor. En 1993, la entonces Comisión Nacional Bancaria emitió la guía para prevenir el lavado de dinero, con base en los principios emitidos por el comité de Basilea; las 40 recomendaciones del Grupo 38 de Acción Financiera Internacional, y el Reglamento Modelo sobre lavado de activos relacionados con el tráfico ilícito de drogas de la Organización de Estados Americanos. Dicha guía tuvo como propósito que los bancos cooperan en los esfuerzos realizados por el Gobierno para evitar el lavado de dinero. Por decreto publicado en el Diario Oficial de la Federación el 17 de Noviembre de 1995, se reformaron las Leyes de Instituciones de Crédito; del Mercado de Valores; General de Organizaciones y Actividades Auxiliares del Crédito; General de Instituciones y Sociedades Mutualistas de Seguros, y Federal de Instituciones de Fianzas, con la finalidad de facultar a la Secretaria de Hacienda y Crédito Público, para dictar disposiciones de carácter general para prevenir y detectar actos u operaciones con recursos, derechos o bienes que procedan o representen el producto de un probable delito. Posteriormente a través del Decreto publicado en el Diario Oficial de la Federación el 13 de Mayo de 1996, se reformo el artículo 400 bis del Código Penal para el Distrito Federal en materia de fuero común y para toda la Republica en el fuero Federal, a efecto de tipificar como delito, la realización de operaciones con recursos de procedencia ilícita, que anteriormente se encontraba previsto en el Código Fiscal de la Federación. EL ARTÍCULO 400 BIS DEL REFERIDO CÓDIGO PENAL PREVÉ LO SIGUIENTE: “Articulo 400 bis .- Se impondrá de cinco a quince años de prisión y de mil a cinco mil días de multa al que por si o por interpósita persona realice cualquiera de las siguientes conductas: adquiera, enajene, administre, custodie, cambie, deposite, de en garantía, invierta, transporte o transfiera, dentro del territorio nacional, de este hacia el extranjero o a la inversa, recursos, derechos o bienes de cualquier naturaleza, con conocimiento de que proceden o representan el producto de una actividad ilícita, con alguno de los siguientes propósitos: ocultar, encubrir o impedir conocer el origen, localización, destino o propiedad de dichos recursos, derechos o bienes, o alentar alguna actividad ilícita. La misma pena se aplicara a los empleados y funcionarios de las instituciones que integran el sistema financiero, que dolosamente presten ayuda o auxilien a otro para la comisión de las conductas previstas en el párrafo anterior, sin perjuicio de los procedimientos y sanciones que correspondan conforme a la legislación financiera vigente. La pena prevista en el primer párrafo será aumentada en una mitad, cuando la conducta ilícita se cometa por servidores públicos encargados de prevenir, denunciar, investigar o juzgar la comisión de delitos. En este caso, se impondrá a dichos servidores públicos, además, inhabilitación para desempeñar empleo, cargo o comisión públicos hasta por un tiempo igual al de la pena de prisión impuesta. En caso de conductas previstas en este artículo, en las que se utilicen servicios de instituciones que integran el sistema financiero, para proceder penalmente se requerirá la denuncia previa de la Secretaria de Hacienda y Crédito Público. Cuando dicha secretaria, en ejercicio de sus facultades de fiscalización, encuentre elementos que permitan presumir la comisión de los delitos referidos en el párrafo anterior, deberá ejercer respecto de los mismos las facultades de comprobación que le confieren las Leyes y, en su caso, denunciar hechos que probablemente puedan constituir dicho ilícito. Para efectos de este artículo se entiende que son producto de una actividad ilícita, los recursos, derechos o bienes de cualquier naturaleza, cuando existan indicios fundados o certeza de que provienen directa o indirectamente, o representan las ganancias derivadas de la comisión de algún delito y no pueda acreditarse su legitima procedencia. 39 Mediante el referido decreto del 13 de Mayo de 1996, se reformo el artículo 180 de dicho ordenamiento para establecer que los requerimientos de información o documentos relativos al sistema financiero, que formule el Procurador General de la Republica o el servidor público en quien se delegue esta facultad, o la autoridad judicial en su caso, se harán por conducto de la Comisión Nacional Bancaria y de Valores, de la Comisión Nacional de Seguros y Fianzas, así como de la Comisión Nacional del Sistema del Ahorro para el Retiro, en el ámbito de sus respectivas competencias; señalando asimismo el citado artículo, que los requerimientos de información o documentos de naturaleza fiscal, se harán por conducto de la unidad de la Secretaria de Hacienda y Crédito Público que determine el titular de ésta. La información y documentos así obtenidos solo podrán ser utilizados en la investigación y para efectos del proceso penal, debiéndose guardar la más estricta confidencialidad. En el mismo decreto, también se reformo el artículo 194 del Código Federal de Procedimientos Penales, a fin de establecer que se califica como delito grave, por afectar de manera importante valores fundamentales de la sociedad, entre otros, el previsto en el artículo 400 bis del mencionado Código Penal. Esta calificación impide que el inculpado tenga derecho durante la averiguación previa o el proceso, a ser puesto en libertad provisional bajo caución. NORMAS ESPECÍFICAS Con base en los antecedentes enunciados, el 10 de Marzo de 1997 se publicaron en el Diario Oficial de la Federación Disposiciones de carácter general a que se refiere el artículo 115 de la Ley de Instituciones de Crédito, en las que se establecen normas especificas para prevenir y detectar operaciones de lavado de dinero en las instituciones, las cuales comprenden la obligación de las propias instituciones de presentar a la Procuraduría Fiscal de la Federación, por conducto de la Comisión Nacional Bancaria y de Valores, reportes sobre operaciones y servicios que realicen con sus clientes y usuarios, por los montos y en los supuestos que en dichas disposiciones se establecen, sin que se transgreda por ello los secretos bancario y fiduciario. Conforme a las citadas disposiciones, cada institución deberá elaborar su respectivo manual de operación para prevenir y detectar operaciones con recursos de procedencia ilícita, en los que se establezcan las políticas y criterios en materia de identificación y conocimiento del cliente; los criterios y bases para considerar a las operaciones como sospechosas y los procedimientos para reportar operaciones relevantes, entre otros aspectos estos manuales deberán ser autorizados y registrados por la Secretaria de Hacienda y Crédito Público con base en la opinión de la Comisión Nacional Bancaria y de Valores, a quien corresponde supervisar su estricto cumplimiento. El 7 de Mayo de 1997 se publico en el Diario Oficial de la Federación un decreto que reforma, entre otros ordenamientos, la Ley de Instituciones de Crédito, con la finalidad de adecuar la terminología que se utilizo en las reformas efectuadas en Noviembre de 1995 a la prevista en la legislación penal federal, así como para establecer expresamente que el cumplimiento de las instituciones de presentar los reportes de operaciones relevantes y sospechosas, no implica trasgresión al secreto bancario y fiduciario. También se establece en dicho decreto disposiciones de carácter general deberán considerar, entre otros aspectos, criterios para la adecuada identificación de los clientes y usuarios de las operaciones y servicios de las instituciones, que consideren sus condiciones especificas, los montos, frecuencia, tipo y naturaleza de las operaciones, las plazas en donde operen; la debida y oportuna capacitación de su personal, y medidas especificas de seguridad en el manejo de las operaciones de las propias instituciones. Los miembros del consejo de administración, comisarios, auditores externos, funcionarios y empleados, deberán abstenerse de dar noticia o información a personas, dependencias o entidades, distintas de las autoridades competentes para recibirla; asimismo, deben observar oportunamente las mencionadas disposiciones; la violación de las mismas será sancionada por la CNBV con multa equivalente del 10% al 100% del acto u operación de que se trate. 40 En el mes de Marzo de 2000 se llevo a cabo la primera ronda de evaluación mutua por parte del Grupo de Acción Financiera Internacional (GAFI o por sus siglas en ingles FATF). El resultado de este proceso de evaluación fue exitoso, ya que el 21 de Junio de ese año, México fue admitido como miembro de Pleno Derecho del referido Grupo multinacional. La incorporación al GAFI constituye el acontecimiento de mayor relevancia en el ámbito de la lucha contra el lavado de dinero en nuestro país, ya que implica el reconocimiento del Organismo más importante del mundo en la materia, de que en un corto plazo, el Gobierno mexicano adopto medidas efectivas para combatir dicha actividad ilícita. Derivado del ingreso de México al GAFI, la SHCP emitió en Noviembre del 2000, modificaciones a las disposiciones de carácter general, en las cuales se establece que las instituciones deberán identificar a las personas que realicen operaciones múltiples o en forma fraccionada que sumadas sean iguales o excedan a 10,000 Dlls. De los EUA, en moneda nacional o en cualquier otra de curso legal, con independencia de la obligación de identificar a sus clientes, o terceros, cuando estos realicen operaciones individuales en cualquier instrumento monetario a partir del monto señalado. Por otra parte, las reformas a que se refiere el párrafo anterior, precisan que para efectos de las operaciones inusuales, además de los instrumentos monetarios señalados para las operaciones relevantes, deberán considerarse los cheques, pagares de tarjetas de crédito o de debito o los recursos que se transfieran por cualquier medio electrónico o de naturaleza análoga. De igual forma se establece que las instituciones deberán presentar sus reportes de operaciones inusuales y preocupantes a más tardar dentro de los tres días hábiles posteriores contados a partir de que estos se dictaminen, en los términos de los manuales de operación de cada institución. Así mismo, se establece que las instituciones deberán tomar medidas razonables para obtener información acerca de la verdadera identidad de las personas en cuyo nombre se realiza una transacción, siempre que existan dudas de que esos clientes podrían no estar actuando en nombre propio. Tanto los servidores públicos de la Secretaría de Hacienda y Crédito Público y de la Comisión Nacional Bancaria y de Valores, como los miembros de los consejos de administración, comisarios, auditores externos, funcionarios y empleados de las organizaciones auxiliares del crédito y casas de cambio, deberán abstenerse de dar noticia o información de los reportes a que se refiere este artículo a personas, dependencias o entidades, distintas de las autoridades competentes expresamente previstas. La violación a estas obligaciones será sancionada en los términos de las leyes correspondientes." PLAN DE ACCION En función de la importancia que Envíos por Sistemas Digitales INC. le asigna a ésta materia, su Directorio se compromete a cumplimentar las siguientes acciones: Primero: Aprobar el presente “Manual de Procedimientos para la Prevención del Lavado de Dinero” y asentarlo en el Libro de Actas que corresponda. Segundo: Comunicar al Personal la implementación del presente “Manual” responsabilidades de distintos funcionarios, y mecanismos de control, destacándose la importancia de la participación activa de todos los niveles para su funcionamiento exitoso. 41 Asimismo, se dispone que a) Todo el personal tiene fácil acceso y disponibilidad a la lectura del presente “Manual” hasta tanto se entregue copia del mismo a los distintos sectores involucrados, y b) Toda intervención en prácticas de prevención o detección será anotada en el legajo del empleado y se tendrá especialmente en cuenta en la evaluación para futuros ascensos. Tercero: Comunicar a las autoridades y a los Bancos o Entidades Corresponsales Nacionales y Extranjeros, con los que se mantengan relaciones comerciales, la implementación de éste “Manual”. Cuarto: Preparar una nota dirigida a sus principales clientes comunicando la adopción del presente “Manual”, manifestando que estas medidas, están dirigidas a la protección de la clientela y a una mejor prestación del servicio. Quinto: Confeccionar un Acta de directorio designando a los funcionarios responsables del organismo de conducción del sistema de prevención y aprobando sus funciones y misiones. Sexto: Promover en forma permanente la capacitación y actualización en ésta materia del Funcionario Responsable, y de los demás funcionarios involucrados, quienes actuarán como docentes del resto del personal. Séptimo: Incorporar al sistema de informática propio de Envíos por Sistemas Digitales INC. elementos que posibiliten una mayor eficiencia en la aplicación del sistema de prevención, impidiendo el procesamiento de determinadas operaciones sin el cumplimiento previo de las condiciones impuestas en el presente “Manual”. Octavo: Implementar auditorías periódicas e independientes del programa global antilavado, para asegurar el logro de los objetivos propuestos por “Envíos por Sistemas Digitales INC.” incluyendo las actualizaciones del presente “Manual” en función de las nuevas experiencias que se vayan recogiendo y del mayor conocimiento en ésta materia. 42 ENVIOS POR SISTEMAS DIGITALES INC. FORMATO OC-01 DATOS DEL CLIENTE NOMBRE APELLIDO(S) REPORTE DE COMPRA DE TARJETAS FECHA DE LA OPERACION DOMICILIO (CALLE, NUMERO, CIUDAD, ESTADO, ZIP) TELEFONO TIPO Y NUMERO DE IDENTIFICACION NOMBRE(S) DEL BENEFICIARIO(S) OCUPACION PARA USO EXCLUSIVO DEL PUNTO DE VENTA NOMBRE DEL ESTABLECIMIENTO NOMBRE DEL RESPONSABLE DOMICILIO (CALLE, NUMERO, CIUDAD, ESTADO, ZIP) TELEFONO FAX No TERMINAL MONTO DE LA COMPRA (SUMA TOTAL) $ No. DE TARJETAS MONTO COMENTARIOS _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ FIRMA DEL RESPONSABLE FIRMA DE CLIENTE ANEXAR COPIA DE LA IDENTIFICACION DEL CLIENTE 43 ENVIOS POR SISTEMAS DIGITALES INC. FORMATO OC-02 DATOS DEL CLIENTE NOMBRE APELLIDO(S) REPORTE DE OPERACIÓN INUSUAL FECHA DE LA OPERACION DOMICILIO (CALLE, NUMERO, CIUDAD, ESTADO, ZIP) TELEFONO TIPO Y NUMERO DE IDENTIFICACION NOMBRE(S) DEL BENEFICIARIO(S) OCUPACION DOMICILIO (CALLE, NUMERO, CIUDAD, ESTADO, ZIP) TELEFONO MONTO DE LA OPERACION (SUMA TOTAL) $ No. DE TARJETAS MONTO PARENTESCO COMENTARIOS _______________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ FIRMA DEL DEPARTAMENTE DE CUMPLIMIENTO 44 ENVIOS POR SISTEMAS DIGITALES INC. FORMATO OC-03 VERIFICACION DE DATOS PARA REALIZAR OPERACIONES COMERCIALES Y/O LABORALES PERSONA FISICA NOMBRE APELLIDO(S) FECHA DE LA SOLICTUD DOMICILIO (CALLE, NUMERO, CIUDAD, ESTADO, ZIP) TELEFONO(S) R.F.C. FECHA Y LUGAR DE NACIMIENTO TIPO Y NUMERO DE IDENTIFICACION (Anexar fotocopia) GIRO/ ACTIVIDAD PERSONAS MORALES NOMBRE O RAZON SOCIAL NOMBRE DEL RESPONSABLE DOMICILIO (CALLE, NUMERO, CIUDAD, ESTADO, ZIP) TELEFONO(S) R.F.C. TIPO Y NUMERO DE IDENTIFICACION DE LA PERSONA RESPONSABLE(Anexar fotocopia) GIRO/ ACTIVIDAD COMENTARIOS _______________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________ NOMBRE Y FIRMA DEL AREA SOLICITANTE AUTORIZACION DEPARTAMENTO CUMPLIMIENTO NOMBRE Y FIRMA 45 TO THE COMMITTEE OF ENVIOS POR SISTEMAS DIGITALES INC. FOR ITS LEGAL KNOWLEDGE AND EFFECTS By means of the present document I declare that I received the training by means of Envios por Sistemas Digitales Inc. In the subject of prevention, control and in order to proved to money laundering, according to the "program of Training" and that this included in the manual of Anti money laundering Updated of ESD Inc. Under protest to say truth, I declare that I have been given the initial training and that I know the reaches and responsibilities that I incur case of not observe "the manual of procedures anti money laundering of Envios por Sistemas Digitales Inc.” This manual is approved and implanted by the committee of ESD INC. Since September 1st 2005. First Session - Manual’s Objective; definition of money laundering; penalty and characteristics illicit; policies and procedures to prevent money laundering; importance of the principle “Knowing its client.” Second Session -Reports that must being filled, and its person in charge, general registry of operations; unusual, suspicious and worrisome operations; reports and their form to fill them in the formats approved by the FinCen; What the list OFAC is and how its works; the opportunity to inform to FinCen so wer avoid criminal accusations; organizational chart of the Company. Also in the training, the staff could visit the site www.fincen.gov so that they know the reaches and responsibilities which they incur if they participate in a criminal activity. By such circumstance manifest that I have the necessary knowledge to prevent money laundering, according to the indicated in the USA PATRIOT ACT. With its respective modifications and updates of the month of March of the 2006, to the law of the Banking Secret, FinCen and to the critical emitted by the regulating authority of the matter and that was compiled in the last meeting of Money laundering Alert celebrated 15 at 17 of March of the 2006, in Miami, Florida the USA, organized by Alert Global Media Inc. Envios por Sistemas Digitales Inc. 46 FORMATO OC-05 CUESTIONARIO QUE TIENE COMO OBJETO PONER A PRUEBA SU COMPRENCION ACERCA DEL” MANUAL ANTI-LAVADO DE DINERO DE ESD” 1.-Una transacción única debe de ser mayor de $10,000 dólares para que se apliquen los requisitos del CTR 4789. 2.- Los requisitos sobre informes de la ley del secreto bancario tienen por objeto crear una pista de papeles que: a).- Exponga a las personas que incurran en una actividad ilegal. b).-Que sirva de prueba de tal actividad 3.- No se exige llenar el CTR 4789 cuando un cliente envía en el mismo día $5,500 dólares a diferentes beneficiarios. 4.- Un cliente envía $7,000 dólares en la mañana. Regresa por la tarde para enviar $4,000 dólares a nombre de su mamá, es necesario llenar el CTR4789. 5.- Un cliente por la mañana adquiere una tarjeta de $500 dólares y por la tarde de ese mismo día, adquiere 2 tarjetas de $300 dólares, es necesario llenar el reporte de compra de tarjetas OC-01. 6.- Un cliente adquiere una tarjeta de $1,000 dólares es necesario que este cuente con alguna identificación y cuales son las permitidas. 7.- Una persona sea vuelto cliente de usted, y adquiere cada semana una tarjeta $200 dólares, pero en una semana compra 4 tarjetas de $200 dólares esta actividad se debe de reportar y en que formato. 8.- Las transacciones que se deben de reportar como sospechosas tienen que ser efectuadas durante el mismo día. 47 9.- Un amigo personal de usted a adquirido tarjetas por un valor total de $10,000 dólares. El no tiene identificación disponible, pero usted sabe que los fondos son legítimos y usted decide no llenar el formulario CTR 4789. Este acto constituye una violación de la ley y del manual antilavado de dinero de ESD. 10.- Los formularios CTR 4789, OC-02 y OC-01 deben de ser remitidos a: FINCEN y/o a las oficinas corporativas de ESD. 11.- El negocio de ESD, sus agentes, oficinas, empleados, distribuidores y cualquier persona que tenga relación directa o de negocios o laborar con ESD esta regida por las leyes:. 12.- La identificación de una persona que adquiere tarjetas por un monto de $10,000 dólares no es requerida si usted llena el formulario CTR 4789. 13.- Si usted es la persona encargada de tomar los datos de un cliente y beneficiario a través de cualquier medio, llámese electrónico o en papel y usted no cumple con lo requisitos legales, es la empresa y no usted, quien enfrenta cargos civiles y penales. 14.- Su mejor arma para combatir y evitar el lavado de dinero es el manual antilavado de dinero de ESD. 15.- La política de ESD, referente a los envíos de $1.000 dólares es más estricta que las regulaciones federales. 16.- Para ESD es muy importante “la diligencia debida” enumere los aspectos que le integran. 17.- Unos de los aspectos fundamentales del manual antilavado de dinero, es el conocimiento del cliente, por lo que es esencial que en 48 toda ficha que se llene se anoten correctamente los datos solicitados, incluyendo la identificación, que documentos son aceptables para ello? 18.- La agencia gubernamental OFAC prohíbe hacer negocios con las personas que aparecen en esta lista. 19.- La lista OFAC se encuentra publicada en la página de Internet. 20.- Cual es el objetivo principal del manual antilavado de dinero? (ESTE DOCUMENTO DEBERA SER CONTESTATO POR LA PERSONA RESPONSABLE DEL PUNTO DE VENTA Y SE DEBERA DE ESCRIBIR SU NOMBRE DE ELLA Y DEBERA SER FIRMADO EN TODAS LAS HOJAS CON FIRMA ORIGINAL Y UNA VEZ VERIFICADO LO ANTERIOR ANEXARLO AL EXPEDIENTE DEL PUNTO DE VENTA Y ARCHIVARLO POR 5 AÑOS, EN EL DOMICILIO DE ARIZONA) 49