ESE LUIS CARLOS GALAN SARMIENTO EN LIQUIDACION RESOLUCION APL AD by rockman17

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									            ESE LUIS CARLOS GALAN SARMIENTO EN LIQUIDACION

                            RESOLUCION APL          -   AD   No. 02267

                                 ( SEPTIEMBRE 19 DE 2007 )


        Por media de la cual se conforma el Comite de Correspondencia y Archivo
             de la ESE lUIS CARlOS GAlAN SARMIENTO EN LlQUIDACION.
                                                                              Pagina 1 de 4


       EL APODERADO ESPECIAL DEL LlQUIDADOR DE LA ESE LUIS CARLOS
       GALAN SARMIENTO EN LlQUIDACION, en uso de sus facultades legales, en
       especiallas contenidas en el Decreto 3202 del 24 de agosto de 2007 y,


                                     CONSIDERANDO:

       Que conforme a 10dispuesto en el literal g) del artfculo 5° del Decreto 3202 de
       2007, son funciones del Liquidador entre otras, todas aquellas que conforme a la
       normatividad existente sobre la materia le correspondan y, que de acuerdo con el
       artfculo 39 del Decreto-Ley de 254 de 2000, es obligaci6n de la liquidaci6n
       conservar "Los archivos de la entidad (...) conforme a 10dispuesto por el Archivo
       General de la Naci6n".

       Que es necesario crear el Comite de Correspondencia y Archivo como instancia
       para evaluar y tomar las decisiones relacionadas con la gesti6n de
       correspondencia, la organizaci6n de los archivos del proceso liquidatorio y del
       Fondo Acumulado existente a la expedici6n del Decreto 3202 de 2007.


                                         RESUEl VE:

       ARTicULO PRIMERO. Crear el Comite de Correspondencia y Archivo de la ESE
       LUIS CARLOS GALAN SARMIENTO EN LlQUIDACION, como instancia asesora y
       de coordinaci6n del Despacho del Apoderado Especial del Liquidador para todo el
       proceso relacionado con el manejo de la correspondencia, la organizaci6n de los
       archivos del proceso liquidatorio y del Fondo Acumulado anterior al 25 de agosto
       de 2007, incluidas las Historias Clfnicas, observando las normas y procedimientos
       archivfsticos dispuestos por el Archivo General de la Naci6n - AGN.


       ARTiCULO SEGUNDO. Politica General del Comite. La poHtica general del
       Comite se define, asf:

       1. En materia de Correspondencia: Manejar en forma sistematizada y lIevar una
          base de datos de toda la correspondencia de entrada y salida con la serie
          documental "Comunicaciones Oficiales" a cargo del responsable de la Central
          Unica de Correspondencia de la ESE En Liquidaci6n, que debera administrar el
          sistema y lIevar el control del sistema de gesti6n de correspondencia que debe
          registrar el trafico documental y los tiempos de respuestas por parte de los
          Responsables de las Areas.

       2. En materia de Archivo: Llevar la organizaci6n de los archivos del proceso
          liquidatorio aplicando las Tablas de Retenci6n Documental - TRD, conforme a
          la metodologfa del AGN, tanto para el archivo del Expediente de la Liquidaci6n
          como para 105papeles y documentosde la liquidaci6n. El Archivo de la
          Liquidaci6n -ARLlQ, se debe manejar en forma centralizada en el sitio que se
          disponga en la sede de la liquidaci6n; en consecuencia, queda prohibido a


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     ESE LUIS CARLOS GALAN SARMIENTO EN LIQUIDACION

                                  RESOLUCION                APL - AD             No. 02267

                                          (SEPTIEMBRE                    19 DE 2007)


 Por media de la cual se conforma el Comite de Correspondencia y Archivo
       de la ESE lUIS CARlOS GAlAN SARMIENTO EN LlQUIDACION.

                                                                                                               Pagina 2 de 4

   partir del 10 de octubre de 2007, conservar cualquier tipo de archivo en las
   oficinas, excepto los documentos sujetos de un tramite mientras este se surte.

   Los inventarios del Fondo Acumulado estan conformados por los archivos de
   contenido administrativo y asistencial y los archivos de Historias Clinicas.

3. Inventarios           Documentales             Fondo Acumulado:
                                                       Se deben elaborar los
   inventarios documentales del Fondo Acumulado existente al 25 de agosto de
   2007, y organizarlos conforme alas Tablas de Valoraci6n Documental- TVD.

4. Centralizaci6n             de archivos:
                                    Todos los archivos administrativos que se
   encuentran en sitios distintos de la sede (mica de la Iiquidaci6n, deberan
   centralizarse en el Archivo Central dispuesto para el efecto. Los archivos de
   Historias Clinicas y de Historias Laborales, se manejaran de acuerdo con el
   procedimiento definido para el efecto.

5. Elaboraci6n TRD y TVD: Se fija como una prioridad del proceso de archivo, la
   elaboraci6n y presentaci6n de las TRD y TVD para la aprobaci6n del Archivo
   General de la Naci6n y su aplicaci6n en la organizaci6n de los respectivos
   archivos.

6. Custodia. fidelidad y depuraci6n de archivos: Los archivos estan
   conformados por los documentos fisicos, bases de datos y medios magneticos.
   Se debe garantizar su debida custodia y fidelidad. Queda prohibido eliminar y/o
   botar documentos y medios magneticos, los cuales se deben ubicar en sitios
   de acopio, previa su verificaci6n por el Responsable del Area y consulta al
   Administrador del Archivo.

   Los archivos depurados se eliminaran y los documentos sin valor
   administrativo, se descartaran mediante acta donde se precisara su
   destinaci6n. Procedera el reciclaje una vez descartado el valor documental de
   los documentos por el Administrador de Archivo.

7. Utilizaci6n papel reciclado: En 10posible, todo borrado de documentos se
   debe imprimir en papel de reciclaje. El papel no reciclado para oficinas, se
   debe almacenar para su destrucci6n y venta.


ARTicULO TERCERO. Integraci6n                                   Comite.        Conformar           el        Comite     de
Correspondencia y Archivo, asi:

Apoderado Especial del Liquidador 0 su delegado
Asesor Coordinador del Despacho del Liquidador
Coordinador Administrativo
Responsable de la administraci6n del Archivo General
Responsable de la Organizaci6n y entrega de Historias Clinicas
Asistira al comite el Coordinador de Controllnterno de Gesti6n.
       ESE LUIS CARLOS GALAN SARMIENTO EN LIQUIDACION

                      RESOLUCION APL          -   AD   No. 02267

                           (SEPTIEMBRE        19 DE 2007)


 Por medic de la cual se conforma el Comite de Correspondencia y Archivo
      de la ESE LUISCARLOS GALANSARMIENTOEN LlQUIDACION.
                                                                        Pagina 3 de 4

PARAGRAFO. Alas reuniones del Comite de Correspondencia y Archivo deberan
asistir cuando se les cite, los Coordinadores de Areas y Responsables de
Procesos que tengan a su cargo el manejo, organizacion y custodia de archivos
del proceso liquidatorio e inventarios documentales de archivo del Fondo
Acumulado, Historias Clinicas e Historias Laborales, quienes deberan presentar
informes sobre el avance de la organizacion tecnica de los mismos.


ARTicULO CUARTO. Secretaria Tecnica. La Secretaria Tecnica del Comite de
Correspondencia y Archivo estara a cargo del Administrador del Archivo de la ESE
EN LlQUIDACION, quien debera coordinar las agendas de las reuniones, lIevar las
actas de las mismas y comunicar las decisiones del comite para su ejecucion y
cumplimiento.


ARTicULO QUINTO.Informes al Comite. Se definen como informes de gestion
regulares del Comite, los siguientes:

   .   Antes del 30 de septiembre de 2007, se debera entregar al Comite un
       informe sobre el estado y organizacion de los archivos al 25 de agosto de
       2007
   .   Informe de gestion correspondencia
   .   Informe avance elaboracion y aplicacion de las Tablas de Retencion
       Documental- TRD.y Tablas de Valoracion Documental-TVD.
   .   Informe avance inventarios y depuracion archivos del Fondo Acumulado.
   .   Informe de avance organizacion y entrega de Historias Clinicas.
   .   Informe sobre estado de organizacion Historias Laborales
   .   Informe Transferencias Documentales.


ARTicULO SEXTO. Reuniones del Comite. El Comite se reunira semanalmente
en la Sala de Juntas del Despacho del Apoderado Especial del Liquidador.


ARTicULO SEPTIMO. Responsabilidad          en materia    de Correspondencia        y
Archivo. Los Coordinadores de Area y Responsables de Procesos, responden por
la observancia de los procedimientos para la gestion y administracion de la
correspondencia y archivo, asi mismo garantizar que los procesos se lIeven al dia
y deberan presentar informe semanal, mensual de la gestion de los periodos que
considere el Comite de Correspondencia y Archivo que se crea mediante la
presente Resolucion.

Los responsables deberan socializar esta resolucion y los demas actos
Administrativos relacionados con el tema, a todos los funcionarios 0 colaboradores
de la liquidacion, como un deber de capacitacion liderado por la Coordinacion
Administrativa.
                         ESE LUIS CARLOS GALAN SARMIENTO EN LIQUIDACION

                                                 RESOLUCION APL       -   AD   No. 02267

                                                         ( SEPTIEMBRE 19 DE 2007 )


                 Por medic de la cual se conforma el Comite de Correspondencia y Archivo
                      de la ESE lUIS CARlOS GAlAN SARMIENTO EN LlQUIDACION.

                                                                                           Pagina 4 de 4


             ARTicULO OCTAVO. Control Interne de Gestion y Control Interne
             Disciplinario. Como responsabilidad que hace parte de las actividades del trabajo
             de las Coordinaciones de Controllnterno de Gestion y Controllnterno Disciplinario
             deberan, en forma conjunta, hacer visitas para verificar el cumplimiento de 10
             previsto en esta Resolucion y demas instructivos de la liquidacion en materia de
             organizacion y custodia de los archivos de la ESE En Liquidacion, sobre 10cual
             deberan presentar informes al Comite.

             AI respecto se recuerda la responsabilidad en materia archivfstica en normas que
             regulan la materia y en especial la prevista en el articulo 23 del Decreto 3202 de
             2007, que ordeno la supresion y liquidacion de la ESE LUIS CARLOS GALAN
             SARMIENTO hoy EN LlQUIDACION.


             ARTicULO NOVENO. Lo no previsto en la presente Resolucion sera definido en
             el acta de Comite de Correspondencia y Archivo.


                                                     COMUNiQUESE Y CUMPlASE


             Se expide en la ciudad de Bogota D.C., a los diecinueve (19) dfas del mes de
             septiembre de dos mil siete (2007).




             Copias: Consecutivo de Resoluciones
                     Coordinadores de Area y Responsables de Archivos
                     Carteleras y Pagina Web

            ~
             Elaboro: Leyla Alarc6n Martfnez
            . Reviso y complement6: Jorge I Reyes Meh§ndez

    ~. ."       prob6:   Ernesto Cuellar Reina

CfJl
    1/



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