REPÚBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACION Subdirección Administrativa TÉRMINOS

REPÚBLICA DE COLOMBIA DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACION Subdirección Administrativa TÉRMINOS DE REFERENCIA DEFINITIVOS PARA LA SELECCIÓN DEL INTERMEDIARIO DEL PROGRAMA DE SEGUROS DEL DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACIÓN. BOGOTA D.C. Julio de 2004 1 JUSTIFICACIÓN En cumplimiento de lo establecido en el artículo 62 de la ley 45 de 1990, el cual indica la obligatoriedad del aseguramiento de los bienes propiedad de las entidades públicas y con el fin de obtener las mejores condiciones de mercado, el Departamento Nacional de Planeación requiere del servicio profesional de asesoramiento especializado para el diseño, implementación y contratación del programa de seguros que amparan los bienes e intereses patrimoniales además de aquellos que sea legalmente responsable. En este sentido surge la necesidad de contar con una firma especializada en seguros, como lo son las firmas Corredoras de Seguros las cuales cuentan con cualidades, amplia experiencia en el tema, infraestructura técnica y operativa que le permita dar un manejo optimo a la ejecución de las pólizas de seguros contratadas por la entidad. Las firmas corredoras de seguros prestan asistencia en el diseño e implementación de programas de prevención en pérdidas, salud ocupacional y riesgos profesionales, que permiten a las áreas administrativas soportar con profesionales experimentados su gestión. 1. OBJETO Seleccionar el intermediario de seguros que realizará la intermediación para el cubrimiento de los riesgos de los activos e intereses de propiedad y/o a cargo del Departamento Nacional de Planeación, así como aquellos por los cuales sea o fuere legalmente responsable, y prestar asesoría en el manejo integral de su programa de seguros. 2. REGIMEN JURIDICO APLICABLE Al presente proceso de selección le son aplicables la Ley 80 de 1993, el Decreto Reglamentario No. 1436 del 27 de julio de 1998, el decreto 2170 de 2002, las disposiciones pertinentes del Código de Comercio y demás normas concordantes, y por estos términos de referencia. 3. TERMINOS Y PLAZOS Las ofertas se recibirán el día 2 de agosto de 2004 en la Subdirección Administrativa del Departamento Nacional de Planeación, ubicada en la calle 26 No. 13-19 piso 4 en Bogotá, D.C. hasta las 4 p.m. De dicha diligencia se levantará un acta en la cual se deje constancia de los nombres de los proponentes y la póliza de seriedad de la oferta. 4. ADJUDICACION La adjudicación de la intermediación de los seguros se hará a un solo proponente. 2 5. FIRMA DEL CONTRATO: El adjudicatario una vez se le comunique la selección tendrá un plazo de dos (2) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la comunicación y entrega de la minuta para suscribir el contrato. Una vez perfeccionado el contrato tendrá dos (2) días hábiles a partir del recibo de la copia del contrato para cumplir con los requisitos de ejecución y legalización. Salvo fuerza mayor o caso fortuito debidamente comprobado, si el adjudicatario no suscribe el contrato o no cumple con los requisitos de ejecución y legalización dentro del término señalado, quedará a favor del Departamento Nacional de Planeación, en calidad de multa, el valor de la garantía de seriedad de la oferta constituida, sin perjuicio de las acciones legales conducentes al reconocimiento de responsabilidades no cubiertas por el valor de la misma. En este evento, el Departamento Nacional De Planeación podrá adjudicar el contrato dentro de los dos (2) días siguientes al proponente calificado en segundo lugar. Al adjudicatario y a los demás proponentes no favorecidos, se les devolverá la Garantía de Seriedad de la propuesta una vez cumplidos los requisitos de ejecución del contrato a través de la Oficina Jurídica. 6. • CALIDADES Y CONDICIONES PREVIAS PARA CONCURSAR Solamente podrán participar las sociedades comerciales de intermediación de seguros debidamente inscritas y permanentemente vigiladas por la Superintendencia Bancaria. No estar incurso en las causales de inhabilidad e incompatibilidad establecidas en los artículos 8o y 9o de la Ley 80 de 1993, ni las demás establecidas en la Constitución Nacional y la ley. Con la firma de la propuesta el representante legal de la sociedad oferente afirma bajo la gravedad de juramento, que no se halla incurso en las mencionadas inhabilidades e incompatibilidades. Acreditar que la vigencia de la sociedad intermediaria sea superior a tres (3) años contados a partir de la fecha de presentación de la propuesta. Tener vigentes las pólizas de infidelidad, riesgos financieros y de responsabilidad civil (errores y omisiones) conforme a las normas de la Superintendencia Bancaria. Se aceptan las propuestas presentadas en consorcio o unión temporal. PRESENTACION DE LAS PROPUESTAS El oferente deberá entregar su propuesta en original y una copia debidamente foliadas, con la respectiva carta de presentación firmada por el representante legal. • • • • 7. • 3 • Cada ejemplar deberá entregarse, en sobre sellado y debidamente identificado. No se admitirán propuestas enviadas por correo o presentadas en sitio diferente al señalado en estos términos como lugar de entrega de las propuestas. Una vez presentada la propuesta, la misma no podrá ser completada, adicionada, modificada o mejorada. La oferta deberá contener un índice en el que se indique en forma clara cada uno de los documentos de la misma y los folios correspondientes. La información y documentos deben ser relacionados en el mismo orden en que aparecen en estos términos. • • NOTA: El Departamento Nacional de Planeación se reserva el derecho de solicitar cualquier otro documento que amplíe o respalde la veracidad de la información de las ofertas. 8. DOCUMENTOS ANEXOS A LA PROPUESTA Con la oferta se deberán adjuntar los siguientes documentos: • Carta de presentación de la propuesta, suscrita por la persona natural oferente o por el Representante Legal de la Sociedad, Consorcio o Unión Temporal oferente o el apoderado constituido para el efecto, debidamente autorizado, en la que exprese formalmente la aceptación de los términos de la Invitación, dirigida al Departamento Nacional de Planeación, conforme al modelo que se adjunta en el Anexo No. 1. Certificado expedido por la Superintendencia Bancaria en el cual conste que el intermediario de seguros está debidamente inscrito y autorizado para ejercer su objeto social. Este documento debe haberse expedido con una fecha no superior a treinta (30) días al cierre de esta Invitación. Certificado de Existencia y Representación Legal expedido por la Cámara de Comercio, con fecha no superior a treinta (30) días a la fecha de cierre de esta Invitación. En caso de consorcio o unión temporal, cada uno de los integrantes deberá presentar este certificado, esto es, deberá presentar el documento que acredite la conformación del consorcio o unión temporal con el lleno de los requisitos exigidos en el artículo 7 de la Ley 80 de 1993. Lo oferentes deberán indicar si su participación es a título de Consorcio o Unión Temporal y en el último caso señalarán los términos y extensión de su participación en la oferta y en la ejecución del contrato, los cuales no podrán ser modificados sin el consentimiento previo del DNP. Los miembros del consorcio o unión temporal deben designar la persona que, para todos lo efectos los representará y señalará las reglas básicas que regulen las relaciones entre ellos y su responsabilidad. Cada uno de los integrantes de un consorcio o unión temporal deberán presentar, según sea el caso, los documentos jurídicos y financieros solicitados a los oferentes individuales sin perjuicio del documento de constitución del consorcio o unión temporal. • • • 4 • Original de la póliza de seriedad de la oferta otorgada por una Compañía de Seguros, legalmente establecida en Colombia, a favor del Departamento Nacional de Planeación, constituida en la forma indicada en la presente solicitud de oferta. Fotocopias de las pólizas de infidelidad, riesgos financieros y responsabilidad civil (errores y omisiones) expedidas a favor del oferente según las disposiciones de la Superintendencia Bancaria. Relaciones, certificaciones y documentos requeridos a que se refiere esta invitación. GARANTIA DE SERIEDAD DE LA PROPUESTA Para responder por la seriedad de la propuesta, el proponente, a su costo, debe constituir a favor del Departamento Nacional de Planeación una garantía consistente en una póliza expedida por una Compañía de Seguros legalmente establecida en Colombia, por un valor de $8.000.000,oo y con una vigencia de noventa (90) días calendario, contados a partir de la fecha de presentación de la propuesta. El proponente deberá adjuntar a la propuesta el original de la garantía y el recibo de pago de la prima correspondiente. Si el oferente no presenta el documento requerido, el Departamento Nacional de Planeación se abstendrá de estudiar la propuesta. • • 9. 10. PRORROGA DE LA GARANTIA El Departamento Nacional de Planeación se reserva la facultad, en caso de que el proponente favorecido no suscriba el contrato, de exigir al proponente clasificado en segundo (2o) lugar, la prórroga de la vigencia de la garantía de seriedad de la propuesta, hasta el perfeccionamiento del contrato. 11. PLAZO La duración del presente contrato será igual a la de la vigencia de las pólizas contratadas con su participación. 12. EVALUACION Y FACTORES DE PONDERACION El Departamento Nacional de Planeación, evaluará y calificará cada una de las ofertas siguiendo los parámetros y criterios que se señalan a continuación, conforme lo establece el Decreto Reglamentario No. 1436 de 1998 en cuanto a: 1. 2. 3. 4. Administración de Riesgos en Seguros Capacidad Técnica Infraestructura Operativa Experiencia 300 puntos 200 puntos 150 puntos 350 puntos 5 TOTAL 1.000 Puntos El análisis de orden legal no da derecho a la asignación de puntaje, pero éste conducirá a determinar si el proponente es hábil para participar en el presente proceso de selección. 13. CRITERIOS DE CALIFICACION 13.1 Para calificar la ADMINISTRACION DE RIESGOS EN SEGUROS, se asignan los siguientes valores: Aspecto A. Propuesta de coberturas y condiciones de las pólizas a contratar. Los oferentes deben presentar los criterios técnicos a utilizar para estructurar el programa de seguros, la propuesta de coberturas y condiciones que amparen la totalidad de los riesgos que tiene actualmente contratado el Departamento Nacional de Planeación, así como aquellos otros que considere conveniente. Se asignará este puntaje al (los) oferente(s) que presente (n) el programa de acuerdo a lo solicitado y el lleno de los requisitos, quien no presente dicho programa no obtendrá calificación alguna. B. Programas de seguridad Industrial que realizará para la prevención de riesgos. El proponente deberá ofrecer un programa de seguridad industrial para el Departamento Nacional de Planeación. Para este efecto deberá presentar su programa y cronograma de actividades del período propuesto. Los programas de Seguridad Industrial que se presentaran para la prevención de riesgos deben contemplar la realización de actividades como: asesoría y control en estándares de trabajo seguro, investigación de accidentes profesionales, demarcación y señalización, actualización del Plan de emergencias, inspecciones preventivas – correctivas saneamiento básico industrial, Intervención sobre las condiciones de trabajo ,Actualización plan de emergencias y Actualización panorama de riesgos. Así como también: Manejo de materiales; Evacuación de edificaciones, Seguridad en bodegas de almacenamiento; Prevención y control de riesgos ocupacionales; Manejo de Computadores; Planeación estratégica en salud ocupacional; Planes y programas adicionales incluida la gestión de reinversión por parte de la ARP. Se asignará este puntaje al (los) oferente(s) que presente(n) la propuesta de acuerdo con lo exigido, quien no presente la propuesta Puntaje 100 puntos 100 puntos 6 sin el lleno de los requisitos no obtendrá puntaje. C. Propuesta de prevención de pérdidas. Los proponentes deberán ofrecer un programa de prevención de pérdidas para la totalidad de los ramos contratados en el cual con base en su experiencia, se señalen las recomendaciones, sugerencias y campañas que permitan prevenir o disminuir los riesgos Se asignará este puntaje al (los) oferente(s) que presente(n) su propuesta con el lleno de los requisitos, quien no presente la propuesta sin el lleno de los requisitos no obtendrá puntaje. PUNTAJE TOTAL NOTA: 100 puntos 300 PUNTOS Los oferentes deben presentar la totalidad de los programas, quien no lo presente no obtendrá puntaje. 13.2 Para calificar la CAPACIDAD TÉCNICA, se asignan los siguientes valores entendida como el Recurso Humano puesto a disposición del Departamento Nacional de Planeación: Aspecto Puntaje 60 puntos a. Tipo de Vínculo El personal relacionado como contractual deberá tener como mínimo 5 años de experiencia en seguros (Anexar hojas de Vida y Certificaciones) y llevar vinculado con el proponente mínimo 3 meses. Se puntuará de la siguiente manera por cada persona que presente: Profesional Técnico o Tecnólogo Permanente 10 10 Ocasional 4 3 No Ocasional 2 1 b. Nivel de Formación Del personal vinculado con el oferente se indicará el nivel de formación académica, la cual se calificará de la siguiente manera: Profesional 10 puntos Profesional de la salud con especialización en seguros, con mínimo tres (3) años de experiencia con corredores de seguros 10 puntos Técnico 10 puntos Tecnólogo 10 puntos 40 puntos 7 c. Experiencia en Seguros. Se evaluará la experiencia acumulada del proponente con base en certificado expedido por la Superbancaria donde consta el tiempo que lleva como intermediario de Seguros, por cada 2 años se otorgaran 10 puntos. Serán validas las certificaciones presentadas donde se observe el cambio de razón social, la participación en sociedades o consorcios y en general donde el oferente demuestre su existencia en el mercado. d. Tiempo y clase de dedicación 50 puntos 50 puntos Se evaluará el tiempo y clase de dedicación al servicio del Departamento Nacional de Planeación expresada en horas – hombre – mes (permanente, compartida, exclusiva). A la mejor propuesta se otorgaran 50 puntos, las demás aplicando la regla de tres inversa. PUNTAJE TOTAL 200 PUNTOS 13.3 Para calificar la INFRAESTRUCTURA OPERATIVA, entendida como el conjunto de recursos distintos del humano, se asignan los siguientes valores: Aspecto calificable a. Descripción de la estructura Organizacional, operativa y técnica Obtendrá puntaje el intermediario que describa la estructura Organizacional, operativa y técnica que ofrece tener al servicio del Departamento Nacional de Planeación. Así mismo, el proponente deberá exponer el plan de atención, con su respectivo organigrama, indicando la ubicación del personal ofrecido en la capacidad técnica, que desarrollará para efectos de brindar servicio a la Entidad. Quien la presente obtendrá 100 puntos. Quien no realice esta descripción como se solicita, no obtendrá puntaje. 50 Puntos Puntaje 100 Puntos b. Descripción de la infraestructura en materia de sistemas y comunicaciones, indicando lo siguiente: - Sistemas: Indicar las características del Software que posee para la atención del programa de seguros de la entidad, indicando la fecha de su última actualización, se otorgarán 25 puntos en este ítem. Comunicaciones: Descripción de la infraestructura de comunicaciones indicando su red de atención a nivel nacional, se otorgarán 25 puntos en este ítem. 8 Quien no presente la información aquí requerida o las mismas no cumplan con el lleno de los requisitos no obtendrá calificación. PUNTAJE TOTAL 150 NOTA: De conformidad con el parágrafo del artículo 4º del Decreto 1436 de 1998 no se tendrá como criterio para la evaluación de propuestas en la Infraestructura Operativa, Servicios Adicionales, la entrega de equipos y la instalación en comodato de los mismos, la realización de cursos de capacitación, la asignación de personal en las oficinas del DNP u otros aspectos o actividades que no correspondan al objeto directo del presente proceso de selección. 13.4 Para calificar la EXPERIENCIA DEL INTERMEDIARIO en el manejo del programa de seguros igual o similar al requerido en el presente proceso de selección, independientemente de que se haya prestado en el sector público o privado, se debe detallar ramos, primas y nombre del asegurado, en la siguiente forma y con la asignación de los siguientes valores: Aspecto Calificable a) Certificaciones de manejo de clientes Por cada certificación de clientes privados y/o de oficiales a quienes haya brindado asesoría en procesos de selección de compañías de seguros y cuya sumatoria en primas por entidad sea superior a $ 70.000.000,oo en los cinco (5) ramos de los seguros contratados obtendrá 50 puntos. Estas certificaciones deberán corresponder a clientes atendidos en los tres últimos años (a partir del 1º. De enero de 2000) y deberán contener como mínimo lo siguiente: nombre del cliente, ramos asegurados, primas anuales generadas, calidad del servicio, Asesoría en procesos de Selección de aseguradoras y contratación de programas de seguros del sector estatal, calidad en la asesoría en atención de siniestros y demás información que considere pertinente b) Atención de Siniestros Por cada certificación de siniestros superiores a $50 millones de pesos, que hayan sido atendidos y pagados de manera eficiente, contados a partir del 1o de enero de 2000, obtendrá 50 puntos. c)Experiencia en servicios de Prevención de Pérdidas Por cada certificación de clientes a los cuales les haya brindado asesoría en materia de Valoración de activos, de las cuales una debe contener avalúo de inmuebles, quien presente las certificaciones obtendrá 25 puntos por cada una. PUNTAJE TOTAL 350 puntos Puntaje 150 Puntos 150 Puntos 50 Puntos 9 14. CRITERIO PARA LA SOLUCION DE EMPATES En caso de empate en puntos para dos o más propuestas en el primer lugar se decidirá por aquella que haya obtenido el mayor puntaje en la Evaluación correspondiente a la Experiencia del Intermediario de Seguros, si el empate persiste se acudirá a la que haya obtenido el mayor puntaje en la Evaluación correspondiente a Administración de Riesgos, si aún el empate persiste, se acudirá a la que haya obtenido el mayor puntaje en la Evaluación correspondiente a la Capacidad Técnica, Si aún persiste el empate, se acudirá a los criterios de especialidad del oferente en la atención de entidades y de ramos de seguros similares al Departamento Nacional de Planeación, teniendo en cuenta entre otros aspectos, las certificaciones aportadas y la información incluida en la oferta presentada, seleccionando la oferta que más convenga a los intereses de la entidad. 15. ADJUDICACION El Departamento Nacional de Planeación, adjudicará al oferente que haya obtenido el mayor puntaje en los factores de ponderación, siempre y cuando la propuesta sea la más favorable para la Entidad y en consonancia con el deber de selección objetiva, conforme a lo establecido en el artículo 29 de la Ley 80 de 1993. 16. CONTRATO PARA LA INTERMEDIACION DE SEGUROS El proponente seleccionado deberá cumplir, además de las obligaciones emanadas de estos términos de referencia y de su propuesta, con las consagradas en el Código de Comercio y demás normas vigentes. El contrato resultante de este concurso se suscribirá por el Representante Legal del intermediario seleccionado dentro de los dos (2) días siguientes a la fecha de entrega de la correspondiente minuta por parte del Departamento Nacional de Planeación. La sociedad intermediaria no podrá ceder el contrato sin la autorización previa y formal del Departamento Nacional de Planeación. La garantía de cumplimiento del contrato será constituida en los términos previstos en la Ley 80 de 1993, (artículo 25 numeral 19) por un valor de OCHENTA MILLONES DE PESOS ($80´000.000.) y con una vigencia igual a la del contrato y seis meses más. 17 VALOR DE LOS AMPAROS ULTIMA VIGENCIA Para información de los oferentes se presenta a continuación los valores asegurados actualmente por el Departamento Nacional de Planeación: Incendio: Sustracción : Corriente Débil: $ 3.716.598.137,oo $618.319.584,oo $4.961.738.550,oo 10 - Automóviles: SOAT: Manejo global: Transporte de Valores: Responsabilidad Civil Extra Contractual $752.700.000,oo $9.530.164.oo $100.000.000,oo Hasta $20.000.000,oo $100.000.000,oo 11 CAPÍTULO 2 PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS 2.1. FORMA DE PRESENTACIÓN Las propuestas se presentarán en original y una (1) copia del mismo tenor, identificadas bajo el título Proceso de Selección No. TR 010-04 de 2004, indicando si se trata de original, o copia, cuyos folios estén numerados en forma consecutiva tanto en el original como en las copias. En idioma español, salvo los términos técnicos que se utilicen en idioma distinto, sin tachones, borrones o enmendaduras que hagan dudar sobre el contenido de la propuesta. Cualquier enmendadura que contenga la oferta, deberá ser aclarada y validada por el oferente en la misma propuesta. Si se llega a presentar alguna discrepancia entre el contenido de las copias y el original, prevalece el especificado en el último. 2.2. MODIFICACIONES Y ACLARACIONES DE LAS PROPUESTAS Las modificaciones y/o aclaraciones de las ofertas a que haya lugar antes del cierre del proceso de selección, deberán ser presentadas en las mismas condiciones señaladas para la propuesta en el numeral que antecede, en el lugar y antes de la fecha y hora límite indicadas para la presentación de los ofrecimientos. No se aceptarán propuestas complementarias o propuestas de modificaciones presentadas con posterioridad a la fecha y hora límite de recibo de propuestas. 2.3. LUGAR DE PRESENTACIÓN DE LAS OFERTAS Las propuestas deberán ser presentadas en las dependencias de la Subdirección Administrativa del DNP, ubicada en la Calle 26 No. 13-19 piso 4 de la ciudad de Bogotá, D.C., en la fecha señalada en el presente pliego de condiciones. 2.4. RELACIÓN DE OFERTAS ENTREGADAS. La Subdirección Administrativa llevará un control de las ofertas recibidas, el cual registrará de manera consecutiva: Número. Fecha. Hora. Nombre o razón social del OFERENTE. Persona que efectúe materialmente el acto de presentación por cuenta de aquel. 2.5. CONFIDENCIALIDAD DE LA OFERTA. Los oferentes deberán indicar en su oferta cuáles de los documentos aportados son de carácter reservado e invocar la norma que ampara dicha reserva, para así dar 12 cumplimiento a lo estipulado en el numeral 4º del artículo 24 de la Ley 80 de 1993. Si el oferente no hace pronunciamiento expreso amparado en la ley, se entenderá que toda la oferta es pública. 2.6. VALIDEZ DE LAS PROPUESTAS Las personas que deseen participar en el presente proceso de selección, tendrán en cuenta que sus ofrecimientos deben tener un término de validez igual al de la vigencia de la póliza que garantiza la seriedad de la propuesta, esto es, tres (3) meses contados a partir de la fecha de recibo de propuestas. 2.7. CRONOGRAMA DEL PROCESO DE SELECCIÓN 2.7.1. TÉRMINO DE FIJACIÓN DEL BORRADOR DE TÉRMINOS DE REFERENCIA El borrador de los términos de referencia del presente proceso de selección será fijado en la página web del Departamento Nacional de Planeación, por el término de cinco (5) días hábiles contados a partir del 13 de julio de 2004. Los interesados podrán solicitar aclaraciones o realizar observaciones y sugerencias al DNP sobre dicho documento desde el 13 de julio de 2004, hasta el 19 de julio del mismo año, mediante comunicación escrita dirigida al Grupo de Contratación del DNP o la siguiente dirección electrónica: http://www.dnp.gov.co, de las cuales el DNP dará respuesta escrita. 2.7.2. TÉRMINO PARA RESPONDER LAS ACLARACIONES, OBSERVACIONES O SUGERENCIAS AL BORRADOR DE TÉRMINOS DE REFERENCIA El DNP responderá las aclaraciones, observaciones o sugerencias al Borrador de Términos de Referencia en el transcurso del día 21 de julio de 2004. 2.7.3. PUBLICACIÓN DEL DOCUMENTO DEFINITIVO DE TÉRMINOS DE REFERENCIA El documento definitivo de términos de referencia del presente proceso de selección será fijado en la página web del Departamento Nacional de Planeación, por el término de cinco (5) días hábiles, contados a partir del 22 de julio de 2004. Los interesados podrán solicitar aclaraciones o realizar observaciones sobre dicho documento desde el 22 de julio de 2004 hasta el 28 del mismo mes y año, mediante comunicación escrita dirigida al Grupo de Contratación del DNP o la siguiente dirección electrónica: http://www.dnp.gov.co, de las cuales el DNP dará respuesta escrita. 2.7.4. TÉRMINOS PARA RESPONDER LAS ACLARACIONES Y OBSERVACIONES AL DOCUMENTO DEFINITIVO DE TÉRMINOS DE REFERENCIA Y PARA EFECTUAR LOS AJUSTES O ADENDOS A DICHO DOCUMENTO POR PARTE DEL DNP. El DNP dará respuesta mediante comunicación escrita al solicitante y publicará los adendos producto de las observaciones en la página web, durante los días 29 y 30 de julio de 2004. 13 Todos los adendos que el DNP envíe a los interesados, comunicaciones y avisos que publique, según el caso, con relación al presente proceso de selección, pasarán a formar parte del mismo y por ende, de este Pliego de Condiciones, los cuales se incorporarán al que se encuentra en el Grupo de Contratación para consulta y retiro y en la página web para consulta. 2.7.5. PLAZO PARA LA PRESENTACIÓN DE PROPUESTAS Las propuestas serán presentadas el día 2 de agosto de 2004, entre las 09:00 a.m. y las 04:00 p.m., en las dependencias de la Subdirección Administrativa del DNP ubicadas en la Calle 26 No. 13-19, Piso 4 de la ciudad de Bogotá, D.C. En la fecha y hora señalada, la Subdirección Administrativa declarará el cierre de la fecha de recibo de propuestas, previa verificación de la hora marcando el número telefónico 117 de la E.T.B. y levantará un acta de recibo de propuestas, la cual será suscrita por los funcionarios de dicho Grupo y los interesados y testigos que deseen hacerlo. En dicho documento se extractarán los siguientes términos básicos de cada oferta presentada: Nombre del oferente. Número de folios de la oferta. Carta de presentación, que esté debidamente firmada. Valor de la oferta. Número de la Póliza de la Garantía de Seriedad. Compañía de seguros que la expide. Vigencia y valor de la Póliza. Constancia de cancelación de dicha Póliza. 2.7.6. TERMINO PARA EVALUACIÓN El DNP, evaluará las propuestas durante los días 3 y 4 de agosto de 2004, término durante el cual elaborará los estudios jurídicos, técnicos, económicos y financieros, necesarios para la evaluación de las ofertas y para solicitar a los oferentes las aclaraciones y explicaciones que se estimen indispensables, sin que por ello el oferente pueda adicionar, modificar, completar o mejorar su oferta. 2.7.7. EXHIBICIÓN DE LOS INFORMES DE EVALUACIÓN El DNP colocará a disposición de los oferentes los informes de evaluación de las ofertas, durante los días 6 y 9 de agosto de 2004, los cuales permanecerán en la Secretaría General del DNP en el horario de 8:30 a.m. a 5:30 p.m. para que los oferentes presenten las observaciones que estimen pertinentes, las cuales deberán hacerse por escrito dentro del término señalado. En ejercicio de esta facultad aquellos no podrán completar, adicionar, modificar o mejorar sus ofertas, de conformidad con lo dispuesto en el numeral 8º del artículo 30 de la Ley 80 de 1993. De acuerdo con lo estipulado en el artículo 2° del Decreto 287 de 1996, las observaciones formuladas por los oferentes a los estudios jurídicos, técnicos, económicos y financieros, 14 elaborados por el DNP para la evaluación de las ofertas, serán resueltas en el acto de adjudicación. También podrán consultarse dichos informes, a través de la página web del DNP: http://www.dnp.gov.co. 2.7.8. ADJUDICACIÓN El acto administrativo de adjudicación se hará mediante comunicación dirigida al oferente seleccionado a la cual se anexará la minuta contractual, en la cual se resolverán las observaciones formuladas por los oferentes a los estudios jurídicos, técnicos, económicos y financieros elaborados por el DNP. El acto de adjudicación es irrevocable y obliga tanto al DNP como al adjudicatario, y contra él no procede recurso alguno por la vía gubernativa. 2.7.9. ACTO DE ADJUDICACIÓN EN AUDIENCIA PÚBLICA El DNP, de oficio o por requerimiento del Contralor General de la República, de conformidad con el artículo 273 de la Constitución Política de Colombia, podrá realizar el acto de adjudicación en audiencia pública. Esta audiencia no podrá ser utilizada por los oferentes para revivir el plazo que les otorga la ley para formular observaciones a los estudios jurídicos, técnicos y económicos - financieros elaborados por los evaluadores del presente proceso de selección. 2.7.10. DECLARATORIA DE DESIERTA DEL PROCESO DE SELECCIÓN El DNP declarará desierto el presente proceso de selección únicamente por motivos o causas que impidan la escogencia objetiva del contratista y lo hará mediante acto administrativo en el que se señalarán en forma expresa y detallada las razones que han conducido a esa decisión, de conformidad con lo dispuesto en el numeral 18 del artículo 25 y en el artículo 29 de la Ley 80 de 1993. 2.7.11. TERMINO PARA LA SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO El oferente adjudicatario dispondrá de un término máximo de dos (2) días hábiles, contados a partir de la notificación de que ha sido seleccionado, para la firma del contrato y para la constitución de las garantías que respaldarán las obligaciones contractuales y pago de impuestos. 2.7.12. RENUENCIA DEL ADJUDICATARIO A LA SUSCRIPCIÓN DEL CONTRATO ADJUDICACIÓN AL SEGUNDO CALIFICADO Si el oferente adjudicatario no firma el contrato dentro del término anteriormente indicado, el DNP podrá adjudicar el contrato dentro de los quince (15) días siguientes, al oferente calificado en segundo lugar, siempre y cuando su oferta sea igualmente favorable para la entidad. 15 2.7.13 EFECTIVIDAD DE LA GARANTÍA DE SERIEDAD DE LA OFERTA Si el oferente adjudicatario no firma el contrato dentro del término anteriormente indicado, o dentro del término que se le indique al calificado en segundo lugar, quedará a favor del DNP en calidad de sanción, la garantía de seriedad de la oferta, sin menoscabo de las acciones legales conducentes al reconocimiento de los perjuicios causados y no cubiertos por la garantía. 16 CAPÍTULO 3 3.1. CAUSALES DE RECHAZO DE LA PROPUESTA La propuesta será rechazada cuando se presente al menos una de las siguientes causales: a) b) c) d) Cuando se compruebe confabulación entre los proponentes. Cuando el proponente haya tratado de interferir, influenciar o informarse indebidamente en el análisis de las propuestas. Cuando existan varias ofertas hechas por el mismo proponente, bajo el mismo nombre o con nombres diferentes. Cuando el representante o los representantes legales de una persona jurídica ostenten igual condición en otra u otras personas jurídicas diferentes, que también estén participando en el presente proceso de selección. Cuando la propuesta deje de incluir lo especificado en el pliego de condiciones o no anexe los documentos considerados como esenciales, que de acuerdo con el mismo documento, se requiera adjuntar a la propuesta y cuya ausencia impida la evaluación objetiva de la misma. Cuando el representante legal o cualquiera de sus socios tenga parentesco en segundo grado de consanguinidad o segundo de afinidad con el representante legal o con cualquiera de los socios de una sociedad que formalmente haya presentado propuesta para este, excepto cuando se trate de sociedades anónimas abiertas. Entrega extemporánea de la propuesta o que no haya sido entregada en el sitio indicado por este pliego de condiciones. En el evento en que el Departamento Nacional de Planeación verifique que existe irregularidad en alguno de los documentos presentados. Cuando no se suscriba la carta de presentación de la propuesta por la persona natural proponente o por el representante legal de la firma oferente. Cuando la propuesta fuere presentada por personas naturales o jurídicas que haya intervenido, directa o indirectamente en los estudios previos o participado en la elaboración de los diseños de estos pliegos de condiciones o por personas jurídicas cuyos socios o personas a su servicio hayan tenido tal intervención. Cuando el proponente se encuentre incurso en alguna de las causales de disolución, a las que se refieren los artículos 342, 351, 370 y 457 del Código de Comercio. Cuando la propuesta no responda a las condiciones técnicas del presente pliego de condiciones. En el caso de consorcios o uniones temporales cuando en el documento de constitución se omita la firma de uno de sus integrantes. e) f) g) h) i) j) k) l) m) 17 n) o) Las demás contempladas en la Constitución Nacional, la Ley y en estos Términos de Referencia. Cuando ninguna de las certificaciones de experiencia del proponente cumpla con lo establecido en los presentes términos de referencia. ANEXO 1. CARTA DE PRESENTACION Bogotá., D.C., ______ de __________ de 2004 Señores DEPARTAMENTO NACIONAL DE PLANEACION Ciudad. REF: Proceso de Selección del Intermediario de Seguros para el cubrimiento de los riesgos de los activos e intereses de propiedad y/o a cargo del DNP, así como aquellos por los cuales sea o fuere legalmente responsable y asesorar al DNP en el manejo integral de su programa de seguros. Estimados señores: De acuerdo con las condiciones que se estipulan en la solicitud de oferta presento la siguiente propuesta de intermediación para asesorar al Departamento Nacional de Planeación en el cubrimiento de los riesgos de sus activos e intereses. En mi calidad de proponente declaro: 1. Que conozco los Términos de Referencia y que he estudiado cuidadosamente los documentos del mismo, incluido sus adendos, aclaraciones, así como los demás documentos relacionados con la prestación del servicio, no existiendo de nuestra parte observación alguna. 2. Declaro bajo la gravedad del juramento que toda la información presentada en mi propuesta, es veraz y susceptible de comprobación. 3. Con la firma de la presente carta, manifiesto bajo la gravedad del juramento que no me encuentro incurso en ninguna de las causales de inhabilidad e incompatibilidad establecidas en la Ley 80 de 1993, Ley 45 de 1990 y normas concordantes. 4. Que esta propuesta y el contrato que llegare a celebrar en caso de adjudicación, solo me comprometen como persona natural o a la sociedad, que represento. 5. Que conozco la minuta del contrato y que acepto las cláusulas contenidas en este y en la eventualidad que nos sea adjudicada la presente invitación, me comprometo a 18 suscribir el correspondiente contrato de intermediación de seguros, dentro del plazo fijado por el Departamento Nacional de Planeación. Atentamente, ____________________________________ c.c. de Representante legal Dirección: _____________________________ E. Mail: _____________________________ 19