Inventario de Productos - AM - 37 by rockman17

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									                 MACROPROCESO                                              ACTIVOS FIJOS

                                                                                                                                PPE-GAN-PI-AM-37
                                        SECRETARIA DE HACIENDA ( F.L.A. - DIRECCIÓN DE RECURSOS
                 DEPENDENCIA
                                                         FISICOS E INFORMATICOS )



        1. PRODUCTO                         CLIENTE O USUARIO
 #       O SERVICIO                                                                    PROCESO                ESCENARIO               VARIANTE
      (Orden cronológico)    Interno Externo              ¿Quién recibe?

                               X               Contabilidad, Oficina de Bienes        Datos Maestros             Creación
          Documentos
 1
        electrónicos SAP
                               X               Contabilidad, Oficina de Bienes        Datos Maestros           Modificación

 2        Acta de alta         X               Oficina de Bienes                           Altas                 Compras

 3     Registro Contable       X               Contabilidad                                Altas                 Compras

     Documento electrónico
 4                             X               Contabilidad, Oficina de Bienes             Altas                 Compras
            SAP
 5   Número de activo fijo     X               Oficina de Bienes                           Altas                 Compras

 6        Acta de Alta         X               Oficina de Bienes                           Altas                Financiera            Donaciones

 7        Acta de Alta                  X      Entidad Donante                             Altas                Financiera            Donaciones

 8     Registro Contable       X               Contabilidad                                Altas                Financiera            Donaciones

     Documento Electrónico
 9                             X               Contabilidad, Oficina de Bienes             Altas                Financiera            Donaciones
            SAP
10 Número de Activo Fijo       X               Oficina de Bienes                           Altas                Financiera            Donaciones

                                               Oficina de Bienes, Entes de Control,
11        Acta de alta         X                                                           Altas                Financiera             Sobrantes
                                               Funcionario Responsable
12     Registro Contable       X               Contabilidad                                Altas                Financiera             Sobrantes
PPH-002 – PRODUCTOS EN PROCESOS IMPACTADOS POR SAP – V 1.0 / 18-05-05                      0fdc49d2-41fc-4d9f-8339-afee2de2ec4d.doc
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                 MACROPROCESO                                              ACTIVOS FIJOS

                                                                                                                                PPE-GAN-PI-AM-37
                                        SECRETARIA DE HACIENDA ( F.L.A. - DIRECCIÓN DE RECURSOS
                 DEPENDENCIA
                                                         FISICOS E INFORMATICOS )



        1. PRODUCTO                         CLIENTE O USUARIO
 #       O SERVICIO                                                                   PROCESO                 ESCENARIO                  VARIANTE
      (Orden cronológico)    Interno Externo              ¿Quién recibe?

13 Número de Activo Fijo       X               Oficina de Bienes                           Altas                Financiera                Sobrantes
                                               Oficina de Bienes, Entes de Control,
14        Acta de Alta         X                                                           Altas                Financiera                Restitución
                                               Funcionario Responsable
15     Registro Contable       X               Contabilidad                                Altas                Financiera                Restitución

16 Número de Activo Fijo       X               Oficina de Bienes                           Altas                Financiera                Restitución

17        Acta de Alta         X               Oficina Jurídica, Oficina de Bienes         Altas                Financiera              Dación de Pago

18        Acta de Alta                  X      Deudor                                      Altas                Financiera              Dación de Pago

19     Registro Contable       X               Contabilidad                                Altas                Financiera              Dación de Pago

20 Número de Activo Fijo       X               Oficina de Bienes                           Altas                Financiera              Dación de Pago
                                               Oficina de Bienes, Funcionario
21        Acta de alta         X                                                           Altas                Financiera                 Permuta
                                               Responsable
22     Registro Contable       X               Contabilidad                                Altas                Financiera                 Permuta

23 Número de Activo Fijo       X               Oficina de Bienes                           Altas                Financiera                 Permuta

                                               Oficina de Bienes, Funcionario                                                         Bienes Recibidos en
24        Acta de alta         X                                                           Altas                Financiera
                                               Responsable                                                                                Comodato
                                                                                                                                      Bienes Recibidos en
25     Registro Contable       X               Contabilidad                                Altas                Financiera
                                                                                                                                          Comodato
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                 MACROPROCESO                                                ACTIVOS FIJOS

                                                                                                                                  PPE-GAN-PI-AM-37
                                          SECRETARIA DE HACIENDA ( F.L.A. - DIRECCIÓN DE RECURSOS
                 DEPENDENCIA
                                                           FISICOS E INFORMATICOS )



        1. PRODUCTO                          CLIENTE O USUARIO
 #       O SERVICIO                                                                     PROCESO                 ESCENARIO                  VARIANTE
      (Orden cronológico)      Interno Externo              ¿Quién recibe?

                                                                                                                                        Bienes Recibidos en
26 Número de Activo Fijo         X               Oficina de Bienes                           Altas                Financiera
                                                                                                                                            Comodato
                                                                                                              Construcciones en
27     Registro Contable         X               Contabilidad, Oficina de Bienes             Altas                                           Propias
                                                                                                                    Curso
                                                                                                              Construcciones en
28 Número de Activo Fijo         X               Oficina de Bienes, Compras                  Altas                                           Propias
                                                                                                                    Curso
                                                                                                                                            Venta por
     Listado de los bienes
                                                 Oficina de Bienes, Funcionario                                                           Obsolescencia,
29 obsoletos, innecesarios o     X                                                           Bajas               Con Ingreso
                                                 Responsable del remate                                                                   Innecesario o
          inservibles
                                                                                                                                            Inservible
                                                                                                                                            Venta por
     Listado de los bienes
                                                                                                                                          Obsolescencia,
30 obsoletos, innecesarios o             X       Entidad Vendedora                           Bajas               Con Ingreso
                                                                                                                                          Innecesario o
          inservibles
                                                                                                                                            Inservible
                                                                                                                                            Venta por
                                                                                                                                          Obsolescencia,
31     Registro Contable         X               Contabilidad                                Bajas               Con Ingreso
                                                                                                                                          Innecesario o
                                                                                                                                            Inservible
                                                                                                                                            Venta por
                                                                                                                                          Obsolescencia,
32        Acta de baja           X               Oficina de Bienes                           Bajas               Con Ingreso
                                                                                                                                          Innecesario o
                                                                                                                                            Inservible
                                                 Oficina de Bienes, Entidad
33        Acta de Baja           X                                                           Bajas               Con Ingreso              Dación de Pago
                                                 Competente

34        Acta de Baja                   X       Acreedor                                    Bajas               Con Ingreso              Dación de Pago


PPH-002 – PRODUCTOS EN PROCESOS IMPACTADOS POR SAP – V 1.0 / 18-05-05                        0fdc49d2-41fc-4d9f-8339-afee2de2ec4d.doc
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                 MACROPROCESO                                                 ACTIVOS FIJOS

                                                                                                                                   PPE-GAN-PI-AM-37
                                          SECRETARIA DE HACIENDA ( F.L.A. - DIRECCIÓN DE RECURSOS
                 DEPENDENCIA
                                                           FISICOS E INFORMATICOS )



        1. PRODUCTO                          CLIENTE O USUARIO
 #       O SERVICIO                                                                      PROCESO                 ESCENARIO                VARIANTE
      (Orden cronológico)      Interno Externo               ¿Quién recibe?

35     Registro Contable         X               Contabilidad                                 Bajas               Con Ingreso            Dación de Pago

36        Acta de Baja           X               Oficina de Bienes                            Bajas               Con Ingreso               Permuta

37     Registro Contable         X               Contabilidad                                 Bajas               Con Ingreso               Permuta
                                                                                                                                          Donación por
     Listado de los bienes a                                                                                                             Obsolescencia,
38                               X               Oficina de Bienes                            Bajas                Sin Ingreso
      entregar en donación                                                                                                                Innecesario o
                                                                                                                                            Inservible
                                                                                                                                          Donación por
     Listado de los bienes a                                                                                                             Obsolescencia,
39                                       X       Donatario                                    Bajas                Sin Ingreso
      entregar en donación                                                                                                                Innecesario o
                                                                                                                                            Inservible
                                                                                                                                          Donación por
                                                                                                                                         Obsolescencia,
40        Acta de Baja           X               Oficina de Bienes                            Bajas                Sin Ingreso
                                                                                                                                          Innecesario o
                                                                                                                                            Inservible
                                                                                                                                          Donación por
                                                                                                                                         Obsolescencia,
41     Registro Contable         X               Contabilidad                                 Bajas                Sin Ingreso
                                                                                                                                          Innecesario o
                                                                                                                                            Inservible
                                                 Oficina de Bienes, Funcionario                                                          Exoneración por
42        Acta de Baja           X                                                            Bajas                Sin Ingreso
                                                 Responsable                                                                                 Faltante
                                                                                                                                         Exoneración por
43        Acta de Baja                   X       Entes de Control                             Bajas                Sin Ingreso
                                                                                                                                             Faltante


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                 MACROPROCESO                                             ACTIVOS FIJOS

                                                                                                                               PPE-GAN-PI-AM-37
                                        SECRETARIA DE HACIENDA ( F.L.A. - DIRECCIÓN DE RECURSOS
                 DEPENDENCIA
                                                         FISICOS E INFORMATICOS )



        1. PRODUCTO                         CLIENTE O USUARIO
 #       O SERVICIO                                                                  PROCESO                 ESCENARIO                VARIANTE
      (Orden cronológico)    Interno Externo             ¿Quién recibe?

                                                                                                                                     Exoneración por
44     Registro Contable       X               Contabilidad                               Bajas                Sin Ingreso
                                                                                                                                        Faltante
                                                                                                                                     Destrucción por
45        Acta de Baja         X               Oficina de Bienes                          Bajas                Sin Ingreso
                                                                                                                                       Inservible
                                                                                                                                     Destrucción por
46        Acta de Baja                  X      Entes de Control                           Bajas                Sin Ingreso
                                                                                                                                       Inservible
                                                                                                                                     Destrucción por
47     Registro Contable       X               Contabilidad                               Bajas                Sin Ingreso
                                                                                                                                       Inservible
   Documento contable de
48                             X               Comodante                              Traslado                  Comodato
         traslado
   Documento contable de
49                                      X      Comodatario                            Traslado                  Comodato
         traslado
50     Registro Contable       X               Contabilidad                           Traslado                  Comodato

                                                                                                           Centros de Costos
51     Registro Contable       X               Contabilidad                           Traslado                                         Innecesario
                                                                                                            y/o Responsable
     Documento Electrónico                                                                                 Centros de Costos
52                             X               Oficina de Bienes                      Traslado                                         Innecesario
           en SAP                                                                                           y/o Responsable
                                                                                                                                       Entrega de
                                                                                                                                     Inventario por
                                                                                                           Centros de Costos
53     Registro Contable       X               Contabilidad                           Traslado                                       Desvinculación
                                                                                                            y/o Responsable
                                                                                                                                      Temporal y/o
                                                                                                                                       Definitiva
                                                                                                                                       Entrega de
     Documento Electrónico                                                                                 Centros de Costos         Inventario por
54                             X               Oficina de Bienes                      Traslado
           de SAP                                                                                           y/o Responsable          Desvinculación
                                                                                                                                      Temporal y/o
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                 MACROPROCESO                                              ACTIVOS FIJOS

                                                                                                                                PPE-GAN-PI-AM-37
                                         SECRETARIA DE HACIENDA ( F.L.A. - DIRECCIÓN DE RECURSOS
                 DEPENDENCIA
                                                          FISICOS E INFORMATICOS )



        1. PRODUCTO                         CLIENTE O USUARIO
 #       O SERVICIO                                                                   PROCESO                 ESCENARIO                  VARIANTE
      (Orden cronológico)     Interno Externo             ¿Quién recibe?
                                                                                                                                          Definitiva

                                                                                                                                          Entrega de
                                                                                                                                        Inventario por
                                                                                                            Centros de Costos
55        Paz y Salvo           X               Oficina de Bienes, Funcionario          Traslado                                       Desvinculación
                                                                                                             y/o Responsable
                                                                                                                                         Temporal y/o
                                                                                                                                          Definitiva
                                                                                                                                      Activar Activo Fijo
56     Registro Contable        X               Contabilidad                            Traslado            Clases de Activos
                                                                                                                                           en Curso
     Documento Electrónico                                                                                                            Activar Activo Fijo
57                              X               Oficina de Bienes                       Traslado            Clases de Activos
           de SAP                                                                                                                          en Curso
                                                Oficina de Bienes, Funcionario                                                        Activar Activo Fijo
58        Acta de Alta          X                                                       Traslado            Clases de Activos
                                                Responsable                                                                                en Curso
                                                                                                                                      Activar Activo Fijo
59 Número de Activo Fijo        X               Oficina de Bienes                       Traslado            Clases de Activos
                                                                                                                                           en Curso
60     Registro Contable        X               Contabilidad, Oficina de Bienes         Traslado            Clases de Activos          Activar un Bien

61    Listado de inventario     X               Oficina de Bienes                   Inventario Físico           Por Norma

62    Listado de inventario             X       Contraloría                         Inventario Físico           Por Norma

63    Listado de inventario     X               Oficina de Bienes                   Inventario Físico            Selectivo

64    Listado de inventario             X       Contraloría                         Inventario Físico            Selectivo


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                  MACROPROCESO                                                ACTIVOS FIJOS

                                                                                                                                      PPE-GAN-PI-AM-37
                                           SECRETARIA DE HACIENDA ( F.L.A. - DIRECCIÓN DE RECURSOS
                  DEPENDENCIA
                                                            FISICOS E INFORMATICOS )



           1. PRODUCTO                        CLIENTE O USUARIO
 #          O SERVICIO                                                                        PROCESO               ESCENARIO               VARIANTE
       (Orden cronológico)    Interno Externo                ¿Quién recibe?

                                                                                              Sistemas de
65           Listados           X                 Todas las dependencias de la entidad
                                                                                              Información
                                                                                              Sistemas de
66           Reportes           X                 Todas las dependencias de la entidad
                                                                                              Información
                                                                                              Sistemas de
67          Formularios         X                 Todas las dependencias de la entidad
                                                                                              Información


2. CUADRO DE MODIFICACIONES
VERSION      FECHA                                                                         CAMBIO
     1.0                            Se colocaron los productos de la dependencia que fueron impactados por Activos Fijos.
     2.0           01-07-05         Se enumeraron los productos de la Dirección de Recursos Físicos e Informáticos.
                                    Se eliminan y adicionan algunos productos de la dependencia y se relacionan con el mapa de procesos de activos
     3.0           07-07-05
                                    fijos.
     4.0           08-07-05         Se eliminaron las solicitudes de donación, ingreso de activos fijos, orden de compra y la entrada de mercancía.
                                    Se actualiza la información del inventario de productos del grupo de bienes, de acuerdo con la información
     5.0           30-08-05
                                    homologada por las entidades territoriales.
     6.0           27-01-06         Se actualiza la información del inventario al eliminar el producto acta de inventario del proceso de inventario físico.
                                    Se eliminan los productos asociados a la variante Obras y Mejoras en Propiedad Ajena y los productos asociados al
     7.0           14-02-06
                                    proceso de Operaciones Periódicas.




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                 MACROPROCESO                                           ACTIVOS FIJOS

                                                                                                                             PPE-GAN-PI-AM-37
                                        SECRETARIA DE HACIENDA ( F.L.A. - DIRECCIÓN DE RECURSOS
                 DEPENDENCIA
                                                         FISICOS E INFORMATICOS )




3. APROBACIONES
ELABORO (FIRMA )                                                         REVISO (FIRMA)



NOMBRE: EFRAÍN CARMONA                                                   NOMBRE: RODRIGO SIERRA

CARGO: ANALISTA DE PROCESOS                                              CARGO: CONSULTOR DE PROCESOS

VALIDO: (FIRMA)                                                          VALIDO: (FIRMA)



NOMBRE: MARTHA ELENA PUERTA                                              NOMBRE: FERNANDO ESCUDERO

CARGO: ANALISTA FUNCIONAL                                                CARGO: ANALISTA FUNCIONAL

VALIDO: (FIRMA)                                                          APROBO: (FIRMA)



NOMBRE: GIOVANNI JAMAICA                                                 NOMBRE: JUAN FELIPE GUTIÉRREZ

CARGO: CONSULTOR FUNCIONAL                                               CARGO: GERENTE DE PROYECTO – GOBERNACIÓN DE
                                                                         ANTIOQUIA




PPH-002 – PRODUCTOS EN PROCESOS IMPACTADOS POR SAP – V 1.0 / 18-05-05                   0fdc49d2-41fc-4d9f-8339-afee2de2ec4d.doc
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