UNIVERSIDAD EAFIT DIRECCION ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA POLITICAS PARA EL MANEJO DE LOS RECURSOS FINANCIEROS 1. ALCANCE Las políticas aquí definidas, para el manejo de los recursos financieros de la Universidad EAFIT, buscan establecer lineamientos adecuados con el fin de optimizar el manejo de los diferentes fondos o recursos disponibles en la Tesorería de la Universidad, procurando la mejor rentabilidad, el mínimo riesgo y su oportuna liquidez. De igual manera, buscan establecer las pautas adecuadas para la contratación de créditos de corto y largo plazo, necesarios para la financiación de su capital de trabajo y de los diferentes proyectos realizados por la Universidad. 2. ORIGEN DE LOS RECURSOS Los recursos que se administran provienen de los ingresos que se generan en el cumplimiento del objeto social de la Institución y de la creación de fondos con dineros internos y externos, con destinación específica. Dichos recursos se agrupan de la siguiente manera: a. Fondo de Funcionamiento: Los ingresos provenientes de la actividad académica de la Universidad alimentan el Fondo de Funcionamiento, el cual, de acuerdo con el comportamiento del flujo de caja, genera excedentes temporales que requieren ser invertidos para optimizar su manejo. Como norma general, dichas inversiones debe realizarse a un plazo de redención máximo de seis meses y en títulos de alta liquidez, dada su relación directa con el capital de trabajo necesario para la actividad semestral de la Universidad. b. Fondo Patrimonial SENA: Según la Reforma Tributaria de 1.995 (Ley 223 de 1995), con los recursos liberados de las obligaciones parafiscales correspondientes al SENA, “… las Universidades deberán constituir un fondo patrimonial cuyos rendimientos se destinen exclusivamente a financiar las matrículas de estudiantes de bajos ingresos, cuyos padres demuestren que no tienen ingresos superiores a cuatro (4) salarios mínimos mensuales vigentes, y a proyectos de educación, ciencia y tecnología.” Lo anterior, en lo referente a los aportes al SENA, fue derogado por la ley 789 de diciembre 27 de 2.002, en su artículo 52, así: “Deróguense en particular los incisos 3º y 4º del parágrafo único del artículo 181 de la Ley 223 de 1995 en lo tocante a mantener la exoneración del pago al SENA, excepto para las universidades públicas”. Los rendimientos del Fondo son de destinación específica, pero su capital base no tiene reglamentación legal que indique su utilización o destinación. Las inversiones en este fondo deberán hacerse, preferiblemente, en títulos de largo plazo que permitan una óptima rentabilidad y el mínimo riesgo posible. c. Fondo Patrimonial EAFIT:
Igualmente, en cumplimiento de la ley 223 de 1995, las diferentes empresas, con el fin de obtener beneficios tributarios, empezaron a hacer donaciones a las Instituciones de Educación Superior, obligando a éstas a constituir, al momento de recibirlas, fondos patrimoniales de destinación específica. Reza la ley 223 en su artículo 249: “Con los recursos obtenidos de tales donaciones, las universidades deberán constituir un fondo patrimonial cuyos rendimientos se destinen exclusivamente a financiar las matrículas de estudiantes de bajos ingresos, cuyos padres demuestren que no tienen ingresos superiores a cuatro (4) salarios mínimos mensuales vigentes, y a proyectos de educación, ciencia y tecnología.” El Fondo Patrimonial EAFIT se constituyó en el año de 1.997, quedando su destinación reglamentada con la Resolución Rectoral No. 01 del 29 de septiembre de 1.997. Las inversiones en este fondo deberán hacerse, preferiblemente, en títulos valores de largo plazo que permitan una óptima rentabilidad y el mínimo riesgo posible. d. Fondo de Estabilización: Se constituyó en septiembre de 2002, con el objetivo de proveer recursos financieros para apoyar las funciones sustantivas de la Universidad: formación universitaria y avanzada, investigación y extensión. En cuanto a los recursos del fondo, éstos provienen de los ingresos ordinarios de la institución; sus aportes son mensuales, se incrementan anualmente con base en el IPC y no podrán ser utilizados hasta el quinto año de haberse constituido, previa autorización de la Rectoría. Una vez trascurrido este período, se podrá utilizar cada año, sólo el 40% de los rendimientos financieros del año inmediatamente anterior; el restante 60% se destinará a la capitalización del fondo. Las inversiones en este fondo deberán hacerse, preferiblemente, en títulos valores de largo plazo, que permitan una óptima rentabilidad y el mínimo riesgo posible. e. Otros Fondos: Se constituyen con recursos propios o de terceros, con destinación específica, de forma temporal y de acuerdo a las necesidades e iniciativas que se presenten en la Institución. Cualquiera que sea el origen de los recursos, los fondos son siempre administrados por la Universidad. Las inversiones en estos fondos podrán realizarse a corto, mediano o largo plazo, de acuerdo con el cronograma específico de los proyectos de la Universidad, buscando una óptima rentabilidad, el mínimo riesgo posible y una oportuna liquidez.
3. COMITE DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS FINANCIEROS a. Origen y conformación. Para garantizar objetividad y transparencia en las decisiones relacionadas con el manejo de los recursos financieros de la Universidad, específicamente aquellas que tienen qué ver con las inversiones permanentes y los requerimientos de endeudamiento de corto y largo plazo, la Dirección Administrativa y Financiera creó el Comité de Administración de Recursos Financieros, conformado, para dos sesiones mensuales, por el Director Administrativo y Financiero, el Asistente de la Dirección, el jefe del Departamento de Tesorería y Cartera, el Coordinador de Tesorería, el jefe del Departamento de Contabilidad y el jefe del Departamento de Costos y Presupuestos. El Comité invitará, eventualmente y para las sesiones que considere necesario, a entidades o expertos en el tema, que apoyen la operatividad y las decisiones financieras a tomar. De cada reunión se levantará un acta, se consignarán en ella las conclusiones y decisiones del Comité y se firmará oportunamente por los respectivos asistentes. b. Principios básicos Son principios básicos para la operatividad del Comité, los siguientes: Las inversiones que se realizan en la Universidad no persiguen un ánimo especulativo en el mercado; se procura optimizar el portafolio de los recursos financieros de la Institución, bajo un esquema conservador y de mínimo riesgo. En el Fondo de Funcionamiento prevalece el pago oportuno de las obligaciones contraídas por la Institución, antes que la potencial rentabilidad de los recursos disponibles. Las inversiones se deben realizar teniendo en cuenta los flujos de caja propios de la Institución, el cronograma de proyectos de la Universidad, el comportamiento de los indicadores macroeconómicos del momento, la calificación de aquellas empresas y su respectivo portafolio, con quienes la Universidad maneja sus inversiones, el sector de la economía al que pertenecen las empresas emisoras de acciones y títulos valores y cualquier otro criterio que permita orientar al Comité, hacia una buena y oportuna decisión financiera. Todas las inversiones deberán realizarse a través de intermediarios autorizados en la Bolsa de Valores de Colombia, sin perjuicio de que puedan realizarse en el mercado primario, en forma directa y con el emisor del título. En cuanto a la valoración del portafolio de renta variable, ésta se hará, como mínimo, cada 6 meses, realizándose simultáneamente los respectivos registros contables. La valoración del portafolio de renta fija se hace a partir de las actualizaciones mensuales que hace el Departamento de Tesorería y Cartera, en las cuales se registran los rendimientos obtenidos en los diferentes títulos.
La evaluación y calificación de las entidades con quien la Universidad realiza sus inversiones, se realizará anualmente y con base en ella, se seleccionarán aquellas de mejor calificación en el mercado financiero. Sin embargo, trimestralmente, se harán evaluaciones de seguimiento, que podrán modificar las selecciones anuales. El Comité evaluará y aprobará el método de evaluación y elaborará el correspondiente instructivo.
c. Funciones del Comité
Analizar y evaluar cuidadosamente los riesgos implícitos en cada título valor que se quiera adquirir. Los riesgos se originan y aparecen por diferentes factores, razón por la cual, el Comité adoptará las políticas y correctivos que considere necesarios para minimizarlos. Definir los procedimientos de adquisición y liquidación de inversiones y velar por su eficaz cumplimiento. Fijar los criterios de valoración del portafolio, tanto desde el punto de vista contable, como desde el punto de vista financiero y de mercado. Revisar y evaluar permanentemente la composición del portafolio de inversiones y el comportamiento del mercado, con miras a tomar decisiones que garanticen el manejo adecuado y el cumplimiento de los objetivos de liquidez, rentabilidad y seguridad. Analizar periódicamente el flujo de caja de la Universidad, con el fin de definir y aprobar los requerimientos de endeudamiento temporal para la Universidad. Analizar y evaluar los proyectos anuales de inversión y proponer a la Rectoría, alternativas de financiación. Analizar y aprobar las cotizaciones y alternativas de inversión y de endeudamiento, propuestas por el Departamento de Tesorería y Cartera. Analizar y aprobar los informes financieros pertinentes a la gestión financiera de la Universidad, específicamente, la relacionada con el portafolio de inversiones y los requerimientos de endeudamiento.
d. Periodicidad de las reuniones El Comité de Administración de Recursos Financieros se reunirá ordinariamente cada 15 días, de acuerdo con el cronograma anual elaborado por el Departamento de Tesorería y Cartera y extraordinariamente, cuando las circunstancias lo exijan.
PAULA ANDREA ARANGO G. Directora Administrativa y Financiera Octubre 23 de 2.006 Versión No. 1