Your Federal Quarterly Tax Payments are due April 15th Get Help Now >>

Aspek Penilaian dalam Penyusutan Arsip by mlv18610

VIEWS: 1,912 PAGES: 13

									  Aspek Penilaian dalam Penyusutan Arsip




    Ir. Anon Mirmani, SS, MIM-Arc/Rec.
                  Staf Pengajar DIPI
       Fakultas Ilmu Pengetahuan Budaya –UI




              Disampaikan pada
   Sosialisasi Penyusutan Arsip Keuangan
Departemen Energi dan Sumber Daya Mineral
            18-20 November 2008
Pendahuluan
      Sebuah organisasi yang dinamis seperti Departemen Energi dan
Sumber Daya Mineral sudah pasti menghasilkan arsip seiring dengan jenis
kegiatan pada organisasinya. Dalam perjalanannya arsip yang dihasilkan
karena sengaja diciptakan dan dipelihara oleh sebuah organisasi untuk
memberikan bukti hukum, administrasi dan keuangan. Tetapi organisasi
juga harus sudah mulai merencanakan bila arsip tersebut sudah jarang
digunakan, khususnya arsip keuangan dan administrasi yang tercipta sangat
voluminous untuk segera dinilai kembali dan mengambil keputusan untuk
dimusnahkan.
      Paparan dalam tulisan ini adalah tentang aspek penilaian dalam
rangka   penyusutan arsip keuangan di lingkungan Departemen Energi dan
Sumber Daya Mineral. Tulisan meliputi pembahasan tentang perlunya
penilaian dan pemusnahan arsip dalam sebuah organisasi, proses dan
prosedur penilaian, menggunakan jadwal retensi sebagai dasar penyusutan
arsip dan proses penyusutan arsip.
      Penulis      menggunakan   beberapa   pendekatan    untuk    melakukan
penilaian dan pemusnahan diantaranya adalah pendekatan makro dan
pendekatan pemusnahan informasi sensitif.


Appraisal and disposal planning needs to
  •   identify the records needed to capture sufficient evidence of business
      activities
  •   determine the length of time the records need to be kept
  •   decide and document the format and location in which the records
      need to be kept
   •   determine the ultimate disposal of the records (destruction or
       preservation as archives).


Beberapa istilah yang berhubungan dalam proses penyusutan


 Penilaian Arsip = Appraisal adalah :
Merupakan satu proses untuk menentukan nilai guna dokumen-rekod dan
kemudian menentukan musnah atau permanen berdasarkan pertimbangan
nilaiguna administrasi, hukum, dan kegunaan fiskal;nilaiguna informasional
dan hubungannya dengan arsip lainnya.


 Appraisal adalah
Proses evaluasi aktual atau potensial akuisisi untuk menentukan, bila arsip-
arsipnya memiliki nilaiguna jangka panjang untuk menjamin kebutuhan
preservasi oleh lembaga kearsipan.


 Appraisal adalah
Proses evaluasi kegiatan-kegiatan bisnis untuk menentukan rekod/arsip
yang mana akan dipertahankan dan berapa lama akan disimpan, untuk
memenuhi kegiatan bisnis, pertanggungjawaban organisasi dan harapan
masayarakat karena nilai guna kelanjutan.


 Seleksi adalah
Proses    yang   dilakukan    oleh   seorang   petugas    kearsipan     meliputi
mengidentifikasi, menilai dan menambah arsip yang bernilai guna kelanjutan
untuk memenuhi kebijakan tertulis tentang lembaga/institusi dan atau
tujuan akuisisi yang lain.
 Akuisisi adalah
Proses   untuk    memperoleh     dari   berbagai    sumber   dengan   transfer,
sumbangan, atau penggantian pembelian oleh satu badan arsip yang
diadakan.


 Accession adalah
Transfer fisik dan secara hukum dari kegiatan-kegiatan bahan-bahan yang
sudah didokumentasi. Atau proses transfer bahan-bahan kepada repositori
dalam kegiatan penambahan tunggal.


Teori penilaian
Berkembang : dari pendekatan tradisional ke pendekatan makro
    Pendekatan tradisional memperhatikan Nilai guna arsip yang
      berkelanjutan   berdasarkan :
   • Nilai guna primer dan sekunder
   • Nilai guna fungsi fasilitatif dan substantif
   • Nilai guna kebuktian dan informasional




Juga akan terlihat hubungan 3 entitas yaitu :
   1. Pencipta rekod/arsip
   2. Fungsi dan proses dokumentasi oleh rekod/arsip
   3. Pengguna yang bersentuhan dengan fungsi dan yang pada gilirannya
      akan mempengaruhi keduanya.


Kekuatan macro-appraisal adalah pada visi dan berkaitan.
      Pendekatan penilaian makro adalah berdasarkan fungsi organisasi
yaitu dengan     mengidentifikasi, melihat dokumen arsip yang ada dalam
fungsi bersangkutan. Hal ini berarti kita melihat analisis fungsi dan kegiatan
sebuah organisasi, maka ada perbedaan dengan pendekatan tradisional
yaitu :


Macro-appraisal dan functional analysis


   •   Berbeda dengan pendekatan tradisional – berbasiskan rekod,
       pendekatan bottom-up dan top-down.


   •   Macro-appraisal menilai guna rekod/arsip pada level organisasi -
       pemerintah, busines, departemen atau unit-dibandingkan pada
       dokumen level berkas individu.


   •   Strategi pendekatannya : analisis fungsi organisasi dan
       mengidentifikasi yang sangat berbeda: rekod yang mendukung fungsi
       akan disimpan


Proses penilaian makro adalah proses menganalisa/mengkaji apa yang
tengah berlangsung dalam unit terpilih untuk mengenali fungsi dan kegiatan,
serta menyajikannya dalam skema menyeluruh yang logis. Oleh karena itu,
Suatu analisis fungsi akan menghasilkan :
   1. Pernyataan luas fungsi yang berkaitan dengan tujuan unit
   2. Kegiatan-kegiatan yang menggambarkan fungsi-fungsi tersebut
   3. Kegiatan berulang atau transaksi yang menjelaskan kegiatan turun ke
       yang kecil, tindakan yang dapat dibedakan.


Hal-hal tersebut diatas dapat digunakan melakukan analisis fungsi bisnis
ditambah tujuan dan strategi organisasi, analisis kegiatan bisnis untuk
mengenali seluruh langkah pokok yang membuat kegiatan dan pengenalan
seluruh transaksi yang terdiri dari setiap langkah dalam kegiatam bisnis.
Appraisal proses meliputi :
                         Regulatory environment
                         Organisational needs
                         Ability to conduct business
                         Societies expectations
                         Future research
Landasan Hukum
•   PP No. 34/1979 Tentang penyusutan arsip
•   SE/01/1981 Tentang penanganan arsip inaktif sebagai pelaksanaan
    ketentuan peralihan peraturan pemerintah tentang penyusutan arsip.
•   SE/02/1983 Tentang pedoman umum untuk menentukan nilai guna arsip
•   Undang-Undang No. 8 tahun 1997 Tentang Dokumen Perusahaan.




Kriteria Penilaian arsip
Nilai guna arsip/rekod adalah nilai guna rekod yang didasarkan pada
kegunaan bagi kepentingan pengguna rekod/arsip.


A. Nilai guna Primer (Primary values)
Arsip yang penilaiannya didasarkan pada kegunaan                     dan kepentingan
instansi   pencipta    arsip.   Dasar    penilaian    tidak   saja    kegunaan   dan
kepentingan     dalam menunjang         pelaksanaan    kegiatan      organisasi yang
sedang berlangsung dan kepentingan masa yang akan datang.
       Nilai guna administrasi
        Nilai guna    yang didasarkan pada kegunaan bagi pelaksanaan tugas
fungsi lembaga pencipta arsip.
        Contoh; undangan, dst


       Nilai guna keuangan/fiskal
       Nilai arsip yang berisikan segala hal yang menyangkut transaksi dan
pertanggungjawaban keuangan.
  Contoh; berkas pembayaran biaya pendidikan, berkas gaji, laporan
pertanggungjawaban keuangan, pajak,berkas belanja barang dst.


      Nilai guna hukum
       Arsip yang berisikan bukti-bukti yang mempunyai kekuatan hukum
atas hak dan kewajiban warga negara dan pemerintah.
       Contoh; Undang-undang, peraturan, suratkeputusan,
       instruksi,edaran,perjanjian,laporan,berkas kepesertaan, dst


      Nilai guna ilmiah dan teknologi
       Arsip yang mengandung data ilmiah dan teknologi sebagai akibat atau
hasil penelitian murni atau penelitian terapan.
       Contoh; laporan hasil penelitian


B. Nilai guna Sekunder (Secondary Values)
  Arsip yang penilaiannya didasarkan pada kepentingan organisasi lain atau
kepentingan umum sebagai bahan bukti pertanggungjawaban nasional.


      Nilai guna kebuktian
       Arsip yang mengandung fakta dan keterangan yang dapat digunakan
untuk menjelaskan bagaimana suatu organisasi diciptakan, dikembangkan,
diatur, fungsi dan kegiatan organisasi tersebut, serta hasil/akibat dari
kegiatan yang dilakukan.
       Contoh: Program kerja, rencana kerja, keputusan, prosedur dan tata
kerja, sertifikat perusahaan dst.
      Nilai guna informasional
       Arsip ditentukan oleh isi atau informasi yang terkandung dalam arsip
itu untuk kepentingan penelitian dan kesejarahan, tanpa dikaitkan dengan
organisasi penciptannya. Arsip bernilai sekunder ini dapat diserahkan kepada
Arsip Nasional.
       Contoh: sertifikat organisasi, prosedur kerja, daftar kepesertaan dst


Faktor lain sebagai pertimbangan untuk menilai arsip
   •   Duplikasi
   •   Accesibility
   •   Reliability dan completenes
   •   Cost of retention
   •   Scarcity
   •   Age
   •   Privasi


Keuntungan penilaian
   1. Arsip yang bernilai dapat diidentifikasi dan dilindungi sejak tercipta
       sampai di accesion oleh organisasi.
   2. Dapat mengatur kondisi penyimpanan sejak awal, sehingga dapat
       mengurangi biaya perservasi.


Prosedur Penilaian
    Membuat klas disposal
    Penilaian terhadap arsip yang disimpan permanen
    Melengkapi dokumentasi appraisal
    Diterapkan pada daerah lain
    Laporan untuk review
Alat penilaian arsip
  •   Survey arsip adalah kegiatan untuk engumpulan data melalui survai
      untuk mengetahui lokasi penyimpanan, asal dokumen-rekod, kondisi,
      jenis, kuantitas, kurun waktu,jalan masuk dan sistem penataannya.
  •   Inventory rekod/arsip
      Suatu daftar yang mencatat dan memuat informasi tentang jenis arsip
  sesuai dengan kelompok fungsi dan kegiatan .
      Contoh Rekod inventory (lampiran)


  •   Jadwal retensi arsip
  Jadwal retensi arsip (records disposal schedule) merupakan daftar series
  satu organisasi dengan penunjukkan bagaimana rekod akan dimusnahkan
  sesudah penciptaannya atau sesudah selesai penggunaannya. Yaitu satu
  daftar tentang yang memuat deskripsi ringkas series dokumen-rekod
  (berdasarkan    fungsi dan   kegiatan   organisasi), lama   masa   simpan
  dokumen-rekod aktif/inaktif, serta tindakan atau rekomendasi terhadap
  series arsip yang habis masa simpannya.


      Tujuan pengembangan jra :
  Merupakan dasar atau pegangan dalam program pengurangan atau
  pemusnahan rekod organisasi untuk mencapai efisiensi dan ekonomi
  organisasi karena :
  1. Memusnahkan rekod yang tidak berguna lagi
  2. Memungkinkan bahwa rekod-rekod mungkin dibutuhkan oleh
      organisasi untuk tujuan operasional atau hukum disimpan dalam
      jangka waktu tertentu yang sesuai
  3. Memenuhi kebutuhan hukum dalam retensi
  4. Mengidentifikasi dan memlihara rekod yang kemungkinan untuk
      kepentingan masyrakat atau sejarah
  5. Mensahkan pemusnahan rekod
  6. Mendukung pemeliharaan perlindungan rekod vital


  Jadwal Retensi Arsip membantu organisasi dalam perencanaan ruangan,
  alur kerja dan peralatan secara efektif
  1. Membuang     rekod   in-aktif   dengan   biaya   rendah   untuk   fasilitas
     penyimpanan
  2. Meningkatkan dan memberdayakan penyimpanan serta penelusuran
     rekod aktif yaitu informasi terbaru mudah dan cepat diakses kembali
     bila tidak bercampur dengan rekod yang sudah tidak terpakai
  3. Memberikan peluang media komputer penyimpanan untuk digunakan
     kembali
  4. Perencanaan efektif untuk pertumbuhan masa yang akan datang
  5. Perencanaan grup rekod yang cocok untuk memfasilitasi proses
     pemusnahan.


Penyusutan arsip adalah kegiatan pengurangan arsip dengan                  (PP
34/1979 Pasal 2)


   Memindahkan arsip inaktif dari unit pengolah ke unit kearsipan dalam
     lingkungan lembaga-lembaga Negara atau Badan-badan Pemerintah
     masing-masing.


   Memusnahkan arsip sesuai dengan ketentuan yang berlaku.


   Menyerahkan arsip statis oleh unit kearsipan kepada Arsip Nasional.
Proses penyusutan
  •   Penyiangan
  •   Penyiangan/identifikasi
      Identifikasi merupakan kegiatan pemilahan rekod/arsip berdasarkan isi
  informasi dan kondisi fisik. Isi informasi identifikasi arsip asli dilakukan
  berdasarkan prioritas pertama dan prioritas kedua, yaitu nilai guna
  penelitian dan historis permanen tanpa memperhatikanbentuk arsip.
      Kondisi fisik; dipisahkan berdasarkan media, arsip bebas dari jamur,
  arsip dalam kondisi buruk, rapuh ataurusak harus diperbaiki atau dibuat
  copy lebih dahulu, staple dan penjepit harus dibuang, dokumen yang
  terlipat harus diluruskan
  •   Pembuatan daftar
  •   Berita Acara
      Dokumen pengantar pemindahan arsip yang memuat unsur-unsur
  sebagai berikut:
       Hari/tanggal/bulan/tahun
       Nama yang menyerahkan
       Jabatan yang menyerahkan
       Nama jabatan yang menerima
       Keterangan (tanggal/bln/thn) pemindahan
       Tanda tangan kedua belah pihak.


  •   Pelaksanaan Pemusnahan
  Prinsip-prinsip pemusnahan
        •   Adanya wewenang/otoritas: ada berita acara yang menyertainya
            dan pernyataan wewenang dari pimpinan organisasi.
        •   Timely : tepat waktu sesuai dengan JRAnya.
        •   Aman/rahasia : dilakukan secara aman
        •   Terdokumentasi       :     harus    dicatat    bahwa   telah   dilakukan
            penyusutan arsip di lingkungan organisasi yang bersangkutan.
        •   Kesesuaian/ramah lingkungan : memilihi dengan tepat cara
            pemusnahan     dan       sesuai    dengan     lingkungan   sekitar. Misal
            pembakaran arsip tidak dianjurkan.


  Pemusnahan arsip dapat dilakukan dengan cara :
      1. Peracikan atau pembuburan kertas untuk dijadikan kertas daur
ulang. Umumnya organisasi akan bekerjasama dengan pihak ketiga yang
memiliki kegiatan pembuatan daur ulang kertas.
      2. Secara Kimiawi, cara hampir sama dengan cara pertama.
      3. Dibakar, sangat tidak dianjurkan karena akan menjadikan polusi
udara di lingkungan sekitar.


Penghancuran informasi sensitif
      Dalam   penghancuran           arsip    harus   mempertimbangkan       tentang
informasi sensitive yang berkaitan dengan :
  •   Informasi personal
  •   Informasi keuangan/finansial/komersial
  •   Informasi rahasia
  •   Informasi tentang penyelidikan
  •   Informasi tentang kemungkinan adanya resiko
Kesimpulan tulisan
      Bahwa kegiatan penyusutan sangat perlu direncanakan oleh sebuah
organisasi. Kegiatan penyusutan dilakukan dengan survey arsip yang
memiliki nilai kegunaan bagi organisasi dan lingkungannya dan dituangkan
dalam jadwal retensi arsip. Jadwal retensi arsip menjadi pedoman untuk
melakukan      kegiatan     penyusutan      secara     tepat     waktu     dan
mempertimbangkan       fungsi   dan   kegiatan   organisasi.   Pemilihan   cara
penghancuran arsip juga harus direncanakan dengan memperhatikan isi
informasi yang sensitif.




Sumber bacaan


   • Ham, Gerald F. 1193. Selecting and appraising archives and
     manuscripts. (Archival Fundamentals Series). Chicago : ASA. hal. 25-
     37.

   • ISO/TR 15489-2. Information and Documentation-Records
     Management 2001.

   • Kennedy, Jay. 1998. Records Management : a guide to corporate
     record keeping. 2nd.ed. Melbourne :Addison Wesley Longman.

   • Saffady, William. 2004. Records and Information Management :
     Fundamentals Practice. Kansas : ARMA International

								
To top