HOTEL BASIC ACCOUNTING TRAINING MODULE ENG VIET

Tr raining Modu g ule Hotel Ba H asic Ac ccounti ing     Table of C Conten nt PREFACE… ……………… ……………… ………….…… ……………………………… ……………… 2 …. A. A INTRODU UCING……… …….………… ……………… ……………… …………….… ………………3-13 … 1. Hotel Accounting & Internal C Control……...…………… …………..…… ……………… 3–4 ….. s em….……… ……………… ….…………… ………………………………5–6 … 2. Roles In the Syste 3. Hotel Overview………………… ……………… ………….…… ………...…… ……………… 7–9 ….. ss ……………………………… ……..………8–13 … 4. Acces Control Computerize System…… B. B BASICAC CCOUNTANCY………… …….………… ……………………………… …………..14 – 21 4 1. Accounts Means……………… …..………… ……………………………… ……………… 14 ….. 2. Accou unts Classific cation….…… ……………… ……………… ……..………… ……………… 14 ….. 3. Accou unting Doubl Entry………………………………… le ……………… ….…………… 15 ….. 4. General Ledger… ……………………………… …………..… ………………………………16 … saction Reco ording(Postin ng)….……… ……………………………… ……………… 17 …. 5. Trans 6. Journal…………… ……………… ……………… ……………………………… ……….……… 18 …. ng…………… ……………… ……………… ……………………………… ……………… 19 ….. 7. Postin 8. Trial Balance…..… B ……………… ……………… …………………………………………… 19 …. 9. Comp pound Journal…………… ……………… ……………… ………………………………19 … C. C SIKLUSA AKUNTANSI……………… ……………… ………..…………………… ………………20 … 1. Meaning of Accou unting Cycle e……………… ……………… ……………… ……………… 20 ….. lance…………………………………… ……………… ……………… 20 ….. 2. Adjusted Trial Bal 3. Prepa aring Financi Report………………… ial ……………… ……………… ……………… 20 …… 4. Book Closing…… ……………………………… ………..…… ……………………………… 21 …. 5. After Book Closing.…..……… B …………..…… ……………… ……………… …………………21 6. Rever rsal Journal – End Year……………… ……………… ……………… ………………...21 gustinus Agu us Purwanto, MM © Drs. Ag   Page 1  P Tr raining Modu g ule Hotel Ba H asic Ac ccounti ing     1. PREF FACE In thi module w will stud on Hote Basic Acc is we dy el counting tha has a sp at pecific charac cteristic if to compare wit general bu th usiness accou untancy. In hot accountin the charact tel ng teristic as bel low: ? ? ? ? ? Follow a stand dard Uniform System of Account iss m sued by Ame erican Ho & Motel Association (AH&MA) otel Seg gregation of Duties with section in the accoun hin n nting Departm ment, and cross balan d ncing between the section n n Ot ther than th Profit a he and Loss S Summary th here are an nother De epartmental P Profit and Lo report dif oss fferently based on standa of ard “U Uniform Syste of Accou em unt” Th here are depa artments that expenses b distributed to the oper t be d rating dep partment i.e PTER o PTEB, House Lau e., or undry and L Local Tra ansportation for all depar rtments. As services and production business. d 2. Gene Instru eral uctional Ob bjective By att tending this I house Tra In aining, all of you can und derstand your jobs in the hotel r accoun nting as well as to implem into dai duties in t work plac ment ily the ce. 3. Spec cific Instru uctional Ob bjective After completed at ttending this training with some ses hin ssion, you can n: a. b. To implement i the hotel a doing yo jobs as at Hotel o in and our t Ma anagement Policy. To implement t transactio based on Uniform Sy o the ons n ystem of Ac ccounts. gustinus Agu us Purwanto, MM © Drs. Ag   Page 2  P Tr raining Modu g ule Hotel Ba H asic Ac ccounti ing     Hote Basi Acco el ic ountin ng A. A INT TRODUC CING 1. HOTEL ACCOUN L NTING & INTERN NAL CONTROL Hotel Acc counting to use general standard n l namely: “Un niform System of m Account” issued by Am merican Hot & Model Association (AH&MA). The tel l n Purpose o Accounti of ing & Inter rnal Contro Accounti ols ing and Int ternal Controls se to: erve a. Saf guard the Company’s a fe assets; b. Sec the integ cure grity of the C Company’s re ecords and m management i information; ; c. En nsure that all levels of man nagement co omply with th relevant p he procedures to o ach hieve a high d degree of con nsistency; d. En nsure that the Company o e obtains value for money f e from its use o resources; of ; e. Ac chieve the Co ompany’s obj jectives econ nomically, eff ficiently and effectively. equires the d delegation of duties: Supe f ervisors mus exercise co st ontrol Hotel operation re t elegated to s staff membe and staff members m ers, ff must accoun for nt over the duties de their performance Owing to the fallibil of peop and info e. o lity ple ormation sys stems, internal control pr rocedures are necessary. I e Internal contr are in pl to ensure that rols lace e all info formation is correct, relia and proc able cessed on tim This ena me. ables manage ement to mak decisions that will ach ke hieve Compan objectives ny s. Every employee is involved in the interna control system every d The val of y s n al day. lue internal control is the same w s whether the employee performs con ntrol over his/her own activities, or whether h a r his/her Depa artment Hea / Superv ad visor ensures the correc performan of delegat activities. ct nce ted . gustinus Agu us Purwanto, MM © Drs. Ag   Page 3  P Tr raining Modu g ule Hotel Ba H asic Ac ccounti ing     Divis sion of Int ternal Con ntrol The internal con i ntrol system is roughly divided in preventiv and dete nto ve ective measu ures. a. . Preven ntive measur are an es res ssential part of the inter rnal control system. The are ey design to preve any occu ned ent urrences tha will abuse the organization’s inte at e erests. Preven ntive measur include: res 1. Segregatio of dutie – Establi on es ished by the Hotel’s or e rganization c chart, segregation of duties ensures that m n more than on employee or department is ne e always invo olved in a tra ansaction, red ducing the ch hance for undetected erro or ors falsification of records. n . Segregatio of dutie are based on conflic of interes which sh on es d ct sts, hould always exi between Hotel func ist ctions: custo ody (Cashier administr r); rative (Food & Beverage Manager, for examp ple) recordi ing (Accou unting Departmen for exam nt, mple); and t audit fun the nction (Inco ome Auditor for r, example). Any combin nation of th hese functio is undes ons sirable, as it may expose assets to the risk of loss. 2. Job descr riptions – These highl light staff r responsibilitie and repo es orting procedures and must comply with t Hotel’s o s the organization c chart. Job descr riptions are the respons sibility of Ge eneral Manag and Fina ger ancial Controller, and must b signed by b , be both the emp ployee and D Department H Head. Delegation of duties to a lower lev in the org n o vel ganization m be in wr must riting, indicating relevant in nstructions and authori ization leve els. Neverth heless, delegation of duties d does not ex xcuse Superv visor / Man nagers from their original responsibilities and from e s ensuring tha all instruct at tions are pro operly performed There quires checks de d, escribed abov must be d ve documented at all times to en nsure the per rformance of internal con f ntrol. 3. Audit trai – Audit tr ils rails provide evidence fo financial tr e or ransactions, using supporting documentat g tion to facilit the detection and co tate orrection of e errors or omissions in recordi revenues and cost. ing Budgets – Properly prepared budgets can ensure t y n the detection of unreported revenues an costs by e d nd establishing differences b between bud dgeted and actual figures. 4. b. es nal performed a after the fact They verif the t. fy Detective measure are intern controls p accura of inform acy mation such as stocks an float and ensure that instructions have nd been followed properly. f gustinus Agu us Purwanto, MM © Drs. Ag   Page 4  P Tr raining Modu g ule Hotel Ba H asic Ac ccounti ing     2. A. ROLES SINTHESYSTEM M The Finan ncial Contro oller’s Role The Finan ncial Controller plays a key role in the hotel’s internal co n s ontrol system. H supervise the Acc He es counting De epartment a and ensures the s prevention detection, investigation and correct n, n tion of all in consistencie In n es. addition, h ensures th the Acco he hat ounting Dep partment doe not record any es d revenue or cost transac r ction that is n complete correct and duly author not e, d rized. He ensure complianc with the Hotel Acco es ce ounting Stand dard Manua and al refers staff members to relevant sec f o ction. B. Organizat tion Charts Standard o organization charts for e each region are based o segregatio of on on duties, ava ailability of th staff and the use of a centralized o a decentra he or alized accounting system. Be g ecause these factors ma vary som e ay mewhat, it is not s possible to prescribe a mandator organizati o ry ion chart fo Specific C or Chain Hotel. No exceptions are allowed on the man o nagement lev including “an vel, g accounting function” the Food and Bevera g age Control ller and Income Auditor. C Combination of jobs at th level woul undermine the principles of his ld e segregation of duties a increase the risk of undetected errors in rev n and venue and cost re ecording. In additio to the reporting r on relationships described in the atta ached organizatio charts, the followi on ing reportin relations ng ships should be d maintained d: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. Th Payroll C he Clerk, who p prepares / calculates th actual pa he ayroll, rep ports to Finan ncial Controller. Tim keepers report only to Financial C me o Controller or General Man nager Th Purchasing Manager re he g eports to Gen neral Manage er Th Receiving Clerk reports only to Fin he s nancial Contr roller Th Storeroom Clerk repor only to Fin he m rts nancial Cont troller Th Account R he Receivable C Clerk reports only to Fin nancial Contr roller, wit a function responsibi to the Cr th nal ility redit Manage er Ac ccounts Payab reports to Financial C ble o Controller The Head O Office must approve any exceptions to the repor y rting relation nships in writing. gustinus Agu us Purwanto, MM © Drs. Ag   Page 5  P Tr raining Modu g ule Hotel Ba H asic Ac ccounti ing   FINAN NCE & ACCOUNTIN NG CONTROLLER   HOTEL CHIEF ACC COUNTANT ACCOUNTING SU UPERVISOR PURCHASING  MANAGER    GENER RAL CASHIER  A/P OFFICER  A COST CONT TROL  A/R OFFIC CER  RECEIVER / S STORE  KEEPER R  gustinus Agu us Purwanto, MM © Drs. Ag   Page 6  P Tr raining Modu g ule Hotel Ba H asic Ac ccounti ing     3. HOTEL LOVERV VIEW In the Hot consist De tel epartment as follow: s (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Fro Office D ont Department Ho ousekeeping D Department Food & Bevera Department age Fin nance Depart tment Per rsonnel Department Purchasing Dep partment Sal & Market Departm les ting ment En ngineering De epartment Front Offi Departm fice ment The Front Office Dep t partment is primarily re esponsible fo the contr of or rol reservation guest regi ns, istration, tele ephone servic and guest accounting It is ces g. the first po of refere oint ence for guest queries. The Front Office staff prepares fina ancial accoun nting reports for revenue and s es costs; the business mix reports fo allocation of market s x or segmentation and n; the month end pack h kage. The s staff provides forecast information for n occupancy and revenue targets. y e The Front Office staf is responsi t ff ible for ensu uring that gu registrati is uest ion carried out accordance with Vietna governm t e am ment laws and regulations and d s, that registr ration adhere to the acco es ounting cont trols and pro ocedures rega arding registration and the issu n uance of cred to guests. dit Housekee eping Depar rtment The Hous sekeeping D Department is responsib for the maintenanc of ble ce product qu uality standar in guest r rds rooms and pu ublic areas. T responsi This ibility includes control of co osts, within budget, of t departm the mental payrol and ll expendable supplies. e On daily b basis, the Hou usekeeping s staff prepares the Housek s keeping repo in orts accordance with establi e ished accoun nting procedu ures. gustinus Agu us Purwanto, MM © Drs. Ag   Page 7  P Tr raining Modu g ule Hotel Ba H asic Ac ccounti ing     Food and Beverage D Department The primary responsibi of the Food & Bever ility rage Departm is to ma ment anage the Hotel’s Food & Beverage o operations. T This is inclu udes mainta aining product qu uality, ensurin the satisfa ng faction of cus stomer needs and maxim mizing the departm ment’s contri ibution to th Hotel’s pro he ofit, To fulfill these respon nsibilities, th Food and Beverage D he d Department staff maintains total costs within the budgeted cost percen ntages; autho orizes purchases of Food & Beverage i items; and e establishes th minimum and he m maximum levels of Foo & Beverag stocks to control inven od ge ntory costs. The Food & Beverage Manager, in conjunctio with the General Manager e on and the C Cost Control ller, is respo onsible for e establishing the menu p prices charged to customers in the Hotel’s Food & Be n s everage outlet ts. Finance D Department The Finance Departme if respon ent nsible for com mplying with all the L’an h nmien Resort & S financial policies, pro Spa l ocedures and reporting r d requirements. The departmen monitors and control all revenu and exp nt ls ues penses within the n frame work of the agre budget. k eed The Finance Departme provides the General Manager wit sound bus ent th siness ating to prop posed business activities, cash flow an other fina nd ancial advice rela analyses. T departm The ment’s staff p provides gue accountin services in all est ng points of sales and pr rovides the G General Man nager with s such manage ement accounting services as budget preparation, forecasting and d g daily and mo onthly manageme statistics. ent Personnel Departmen l nt The Personnel Depart tment is resp ponsible for the support and mainten nance of the staf relations in order to m ff n maximize care developm eer ment potentia and al staff performance stand dard, and to minimize sta turnover. aff The Perso onnel Depar rtment assists in the re ecruitment o staff and the of d maintenance of person files. nnel gustinus Agus Purwanto, MM u © Drs. Ag   Page 8  P Tr raining Modu g ule Hotel Ba H asic Ac ccounti ing     The Perso onnel Depar rtment staff must follow the accou w unting procedures established for the app d pointment, tr ransfer and d dismissal of staff. In add dition, the departm must ensure that pa ment ayroll prepar ration is carri out in a t ied timely and accura manner. ate Purchasin Department ng The Purch hasing Depar rtment main ntains the pu urchasing sys stem and fo ollows established procedures to obtain th lowest pos d he ssible prices f the good and for ds services required by th Hotel, and to ensure a he d acceptable sta andards of q quality and service e. This Depa artment perfo orms market surveys to id dentify comp petitive price and es to obtain q quotations fr rom supplier for the pu rs urchase of go oods and ser rvices after they h have been ap pproved. The Purchasing Departmen staff handl all g nt les paper work related to t purchase and receipt o these good and servic k the of ds ces. Sales Dep partment The Sales Departmen staff is responsible for the d s nt development and maintenance of Hote accounts, and for the implem el , mentation of the f company’s sales and marketing strategies. s The Sales Department staff moni itors the bu usiness mix statistics and key d accounts t maximize the Hotel revenue, and provid in form to e l’s des mation regarding t strategy a pricing p the and policy of com mpeting Hotels. These ac ctions ensure that L’anmien R Resort quota ations are in line with the Vietnam m e market or worldwi market. ide The Sales Departmen staff is r nt required to follow com mpany policy and y procedures relating to the accep s o ptance of co ontracts to provide serv rvices, including t allowance of credit to customers. the e o Engineeri Departm ing ment The Engineering Dep partment is responsible for the m e management and t maintenance of the o operations an functions of the Ho nd s otel’s interior and r exterior fac cilities, such as heating, ai conditionin and groun care. ir ng nds The Engin neering Dep partment sta plans pr aff rogrammers to ensures cost controls, p protection of assets and em mployee and guest safety d y. gustinus Agus Purwanto, MM u © Drs. Ag   Page 9  P Tr raining Modu g ule Hotel Ba H asic Ac ccounti ing     4. ACCES CONT SS TROLS: COMPU UTERIZE ED SYSTE EMS CON NTROL An IT Ma anager is res sponsible to control on all compute procedur as ers res below: a. 1. 2. 3. 4. hysical Facil lities Ph Ho otel’s Server must be inst talled accord ding to right specification and n rec commended by the vendo or factory. or . Th Server roo must be cool enoug the tempe he om gh erature, so th air he con nditioning m be turned on. must d Th Server roo must alw he om ways be locked and no persons are not e aut thorized can enter in to th room. his Th Server roo must be protected w fireproo (if use spr he om with of rinkle mu halon an do not u water, u fire extin ust nd use use nguisher foa is am rec commended). Pro otected by U Uninterruptibl Power Sup System. le pply Ma aintenance Contract Th Maintenan Contract must be m he nce t made for Soft tware System and m per riodically ma aintenance to check the capacity of stored disk and o e f k ma aintenance p prevention o “Virus, Fi Corrupte Upgrade, and of ile ed, , De evelop. Responsible of I Manager is to prepar a Log Boo to IT re ok rec cord result m maintenance of vendor consist of Da of Inspec ate ction, Pro ogress Up gr rade, Progress Develop an daily log r nd reports. For Hardware c be also h can have a maintenance contr like Soft ract tware, but to minimiz cost and regular main t ze ntenance L’a anmien Reso & ort Spa to employe IT and ED staffs. a ee DP c. Mo odem Acces ss Mo odem access for software maintenanc must be controlled thr e ce rough am mechanical sw witch, to ensure controll and auth led horized acces Be ss. possible every c computer are have passw e word for open ning. a. Access by using Win Gate. n If Win Gate be used the modem access for email or Inte d m ernet, so need to create the account for each c d t computer an be nd installed the user pa d assword. 5. b. gustinus Agu us Purwanto, MM © Drs. Ag   Page 10  Tr raining Modu g ule Hotel Ba H asic Ac ccounti ing     Can be accessed to internal em access o e o mail only, interna and al external email access or full acce ess. b. Using D Direct Modem m. Using d direct modem can get “fu access”, so must be m m ull o made a policy a below: as Disallow to ope the intern or Dow loading some wed en net wn pictures Disallowed to send ema which is n relating t the s d ail not to job d. Da Backup ata All data back– must be completed w l –up without fail and stored in an app proved data s storage safe m be fire proof. must e. Pa assword To secure the Computerize System, so be suggest to chang the o o ted ge use password every 6 (s months, and for us been resigned er’s six) , ser fro Hotel st om traight away EDP mus delete th user into the y st his o com mputerize sy ystem. f. Us Access ser All users can access to th SMILE S l he System by li imitation to keep seg gregation of a authority as f follow: 1) General Ca ashier can acc to Front Office Men Accountin cess t nu ng; Office Purch hasing Menu full u 2) Purchasing can access to Back O operation, S Stock Menu – viewing on Receivin Menu –vie nly; ng ewing only; n ront Office M Menu Accou unting 3) Income can access to Fr count Receiv vable can ac ccess Front Office Me enu – 4) Credit/Acc Account Re eceivable – fu access. full ess for F Financial C Controller a and Accou unting 5) Full Acce Manager/C Chief Accoun ntant. g o ce 6) Accounting Supervisor can access to Back Offic General Ledger Menu –full access. gustinus Agus Purwanto, MM u © Drs. Ag   Page 11  Tr raining Modu g ule Hotel Ba H asic Ac ccounti ing     Ensure “ “BACK–UP” been imple ” emented dail basis, the EDP staff m ly must prepare a MONT ed THLY LOG – B BOOK as fol llow: MO ONTLYB BACK–U UPLOG G Compute erized System For Period _________ m d ______to___ ___________ ____ Date 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 Backup Disk Direc p ctory Perform by: med Si ignature gustinus Agu us Purwanto, MM © Drs. Ag   Page 12  Tr raining Modu g ule Hotel Ba H asic Ac ccounti ing     RE ECORD OF PA D ASSWO ORD CH HANGE Compute erized System For Period _________ m d ______to___ __________ _____ To ensure the PASSWORD change ever 6(six) mon P D ry nths, so this document m be used must Date Nam of Operat me tor Reason for Changes r Si ignature 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 gustinus Agu us Purwanto, MM © Drs. Ag   Page 13  Tr raining Modu g ule Hotel Ba H asic Ac ccounti ing     B. B 1. BAS ACCO SIC OUNTA ANCY Acco ount mea ans An “a account” to store infor rmation abou classificat ut tion along w with summary of busine transactio ess ons. Essentia to be diff al ferenced on the assets a account, liab bilities accoun and equit accounts. Usually acco nt ty ounts always following t general f s the forms called: “T accounts”. : This T account consists of thre basic parts i.e: ee s Acco ount’s Name in the cente e er Left hand side ;an nd Righ hand side ht The ac ccounts will be recorded an increase on the one s and also must increa on side ase the oth one oppo her osite side acc cordant to th balance sh position. he heet 2. 2 Acco ounts Cla assification Accou types fo Assets ge unt or enerally consist of: Cas on Hand, Cash on B sh , Bank, Accou Receivab Inventor Investme in Progr unt ble; ry; ent ress; Prepaid Other Cu d; urrent Assets Fixed Asse Other As s; ets; ssets. Accou types fo Liabilities generally consist of: T unt or Trade Payabl Tax Paya le; ables; Accru ued Expense Other C es; Current Liab bilities; Lon Term Lo ng oans and O Other Liabili ities. Accou types for Equity con unt r nsist of: Cap pital, Return Earning an Differenc of n nd ces (Reven nues and Exp penses) that called: “Prof or (Loss)” fit ” 3. 3 Acco ounting D Double E Entry The le hand side always calle “Debit” a in the rig hand sid called “Cr eft e ed and ght de redit”, and di ifferent amo ount between Debit and Credit be ca n alled as “BA ALANCE”. In the Accou untancy Dou – Entry, each transactions will b recorded in the at least two uble , be accoun and the d nts, debit transac ctions must b equal with Credit trans be h sactions. System Double – E m Entry this system accorda ance to basic equation of Accountanc c f cy: AS SSETS=LIAB BITLITIES+ +EQUITY gustinus Agu us Purwanto, MM © Drs. Ag   Page 14  Tr raining Modu g ule Hotel Ba H asic Ac ccounti ing     Asset accounts are increase on the side of “DEBIT” a reduced on the side of e n f and “CRE EDIT” Liabili ities Account and Equity increase in “ t y “CREDIT” a decrease in and e “DEB BIT” To fol llow the abo transactio by consist ove on tent will to k keep “Accountancy Equa ation” and ev very record in the book must be sa k ame total be etween Debi ited and Cre edited amoun nt. To un nderstand a B BALANCE n need to know a custom BALANCE for each acc w count as bell low: All Asset Accoun must be DEBIT B A nts e BALANCE Liability Ac ccounts mus be st CRED BALAN DIT NCE Equity (Normally) must be CR REDIT BAL LANCE Rev venue must be CREDIT BALANCE Expenses m be DEB BALANC b E must BIT CE Every BALANCE is not follow a custom BALANC as above m be take y E wing m CE must attenti may be th is a posting mistake or preprogra set up on the system. ion here am n 4. 4 Gen neral Ledg ger Gener Ledger is a set of acc ral counts is used as an acco ounting summ of acco mary ounts. Includ in General Ledger are: de l a. a b. b c. c d. d e. e f. Assets Liabilities Equity Revenue Expenses Owner Dr rawing. Balanc Sheet acco ce ounts (it was called real account – bec cause as a pe ermanent account) consis of: st Assets Liabilities a Equity s and Balanc Sheet acco ce ounts called t permanen accounts b the nt because neve been close er ed Other accounts a Tempora Accounts or called as Nominal Accounts, these r are ary s accoun be closed every end o year and th different p into the E nts d of he put Equity Accou unt. To sim mplify postin in to the G ng General Ledg each busi ger iness account must listed into ts d the Ch of Accou hart unt. gustinus Agu us Purwanto, MM © Drs. Ag   Page 15  Tr raining Modu g ule Hotel Ba H asic Ac ccounti ing     5. 5 Tran nsaction Recordin (Posti ng ing) Postin or recordin a transact has to sy ng ng tion ystem compu uterized: Recor rding Transac ction A tran nsaction is re ecorded into the Subsidia Ledger be ary efore to post into the Ge t eneral Ledge in hotel computerized s er system be sep parated as be ellow: Front Office Modu ules: Point of Sales (P. .O.S), Front Office Gue Accounti Module (F.O; Gate away t est ing Billing System), G g General Cash hier, Accoun Receivabl Module, I nt le Income Aud or dit Modu ule. Back Office Modu O ules: Accou Payable Module, In unt nventory Co ontrol Modu (Cost Co ule ontrol; Receiving; Storer room; Purcha asing). Those modules be e efore comput terize called “ “Manual” used “Journal V Voucher”. 6. 6 Jour rnal When the comput breakdow and Integ n ter wn grated Comp puterize System can not used, so you can used a journal to record any tran u nsaction as b below: a. Sales Jour rnal This journ used to re nal ecord any sa transactio either ca sales or c ales on, ash credit sales (by c credited to Sales and d debited Cash Bank, Acc h, count Receiv vable, Credit Card, Service Ch harge, Gover rnment Tax, and Discoun nt) b. eipts Journa al Cash Rece This journal used to rec cord any cash received/B h Bank Check o Traveler C or Check (by debited Bank Acco d ount and cre edited Sales, Account Rec ceivable, Deposit, Credit Card, and also credited expenses when th is refund the expenses) here d c. Purchases Journal s This journ used to re nal ecord any tran nsaction of p purchasing g goods and ser rvices for hotel o operation (by credited A Account Paya able and deb bited expens or ses inventories s). gustinus Agu us Purwanto, MM © Drs. Ag   Page 16  Tr raining Modu g ule Hotel Ba H asic Ac ccounti ing     d. Cash Paym ment Journa al This journal used to rec cord any tran nsaction of h hotel paymen (by credited nt d Bank Acco ount and deb bited Accoun Payable, Ex nt xpenses or A Assets). e. Payroll Journal This journ used to r nal record any transaction o employee salary and w of wages into the G General Ledge (by credite accrued Salary & Wag and debit to er ed ges ted Salaries & Wages expen nses) f. Adjustments Journal The Adju ustment Jou urnal usually called “St y tandard Jou urnal” as fo ollow: Transport Distribution Journal Pay n yroll Taxes & Employees Relation (PT TER) Distributio Journal S on Salary & Wa ages Distribu ution Journal House Lau l undry Distributio Journal Re on eclassification Journal n 7. 7 Post ting Postin is a proces transferrin transaction from Subs ng ss ng ns sidiary Ledge in to the er Gener Ledger. Posting can do on daily ba as long as the crosses check for ral o asis s balanc on daily basis. Basica the postin must happ periodically the mon cing ally ng pen nth end. ration for po osting in to th General L he Ledger must d doing “Index into the x” Prepar system While doin indexing t computer will to remi you when there is a m. ng the r ind n transa action not bal lance from th Subsidiary Ledgers. he y 8. 8 Tria Balance al e Trial Balance is a li B isting of acco ount balance either cred balances o debit balan es, dit or nces, this Tr Balance u rial used for chec cking the deb transactio exactly sam a mount w bit on me with credit transactions. An ac ccountant ch hecking this Trial Balan for: s nce • • • En nsure all acco ount balances are correct and accurate based on co e ommon bala ances. Ad djustment th Trial Balan when the total debit n equal with total credit by: he nce e not h t Fixing Debit T Transactions Page 17  gustinus Agu us Purwanto, MM © Drs. Ag   Tr raining Modu g ule Hotel Ba H asic Ac ccounti ing     • • Fixing Credit T Transactions Re ebalancing af adjustme fter ent 9. 9 Com mpound J Journal The tr ransaction in the business commonly there is more than three accounts in o s once. This jo ournal to rec cord many tra ansactions in once called: Compound Journals, sam n : d me as nor rmal journal t Compou Journal to debit and total credit must “Balan the und otal d t nce”. gustinus Agu us Purwanto, MM © Drs. Ag   Page 18  Tr raining Modu g ule Hotel Ba H asic Ac ccounti ing     C. C ACC COUNTI ING CYC CLE aning of A Accounti Cycle ing e Mea The ac ccounting cy consist of some steps that must fo ycle s ollow by all a accountants a as below w: To analyze the tran nsaction To jou urnal or key i to the Syst in tem Postin in to the G ng General Ledg ger To pre epare and to print Trial Balance B To pre epare Adjust tment Journa al To po osting the Ad djustment Jou urnal To pre epare and to print the Ad djusted Trial Balance To pre epare Financ Report cial To do monthly Clo o osing To do Year End C o Closing Theor retical Closin must be do one day after end of the month, b in fact th ng one but hey’re many hotels to do monthly clo osing after some days. Adju usted Tri Balanc ial ce The Trial Balance can be adjusted after all t T transaction p posted into th end of mo he onth period The adjustm made b accountan because mi posting, w d. ment by nt iss wrong accoun nt code or miss posit between debit and cr o tion redit. Prep paring Fi inancial R Report The Adjusted Tria Balance can be used as source inform A al n mation for p preparing a Financ Report, i the standa Financial Report must be consist o Profit & L cial in ard t of: Loss Statem Balance Sheet and C ment e Cash Flow Statement g Book Closing Book closing is a p process trans sferring the d different betw ween Sales an Expenses into nd the “E EQUITY – u under RETAI INED EARN NING”. gustinus Agu us Purwanto, MM © Drs. Ag   Page 19  Tr raining Modu g ule Hotel Ba H asic Ac ccounti ing     After Book C Closing After book closin must be done a bala ng ancing betwe debit ba een alance and c credit balanc and to ensure the accu ce uracy closing process. Th balance should only i the g he in Balanc Sheet acco ce ount and in t Sales and Expenses m be zero b the must balances. ersal Journal Reve Any Reversing Journals and t Compute System ha no menu for a “Reve R the er as ersing Journa Entry”, so after closing the transact al g tion need to be reversed must reverse by a e Reversing Journal Entry. gustinus Agu us Purwanto, MM © Drs. Ag   Page 20  Tr raining Modu g ule Hotel Ba H asic Ac ccounti ing     gustinus Agu us Purwanto, MM © Drs. Ag   Page 21  Tr raining Modu g ule Hotel Ba H asic Ac ccounti ing     IM MPOR RTAN NCE NOT TE gustinus Agu us Purwanto, MM © Drs. Ag   Page 22  Training Module Hotel Basic Accounting 1. LỜI NÓI ĐẦU Trong chương trình này chúng ta sẽ nghiên cứu về Kế toán Khách sạn cơ bản với những đặc trưng riêng khi so sánh với kế toán tài chính chung. Kế toán khách sạn có những đặc điểm sau: Áp dụng Hệ thống Kế toán thống nhất (Uniform System of Account) của Hiệp hội Khách sạn Mĩ (AH&MA) Độc lập nghiệp vụ trong từng nhóm trong bộ phận kế toán và cân đối giữa các nhóm. Ngoài Báo cáo tóm tắt “Profit and Loss Summary” còn có báo cáo “Departmental Profit and Loss” dựa theo tiêu chuNn của “Hệ thống Kế toán thống nhất” Có những bộ phận mà chi phí được phân bổ cho hoạt động, như PTER (thuế lương và quan hệ người lao động) hay PTEB, giặt là và đi lại cho tất cả các bộ phận. Là ngành kinh doanh dịch vụ và sản xuất. 2. Mục đích chỉ dẫn chung Khi tham dự khóa đào tạo nội bộ này, tất cả kế toán có thể hiểu rõ công việc kế toán khách sạn và áp dụng vào các nhiệm vụ hàng ngày. 3. Mục đích chỉ dẫn cụ thể Sau khi hoàn thành khóa đào tạo, các kế toán có thể: a. Áp dụng trong khách sạn và thực hiện công việc theo Chính sách Quản lý Khách sạn. b. Thực hiện các giao dịch dựa theo Hệ thống Kế toán thống nhất. © Drs. Agustinus Agus Purwanto, MM  Page 23  Training Module Hotel Basic Accounting KẾ TOÁN KHÁCH SẠN CƠ BẢN A. GIỚI THIỆU 1. KẾ TOÁN KHÁCH SẠN VÀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ Kế toán khách sạn áp dụng tiêu chuNn chung của: “Hệ thống kế toán thống nhất” phát hành bởi AH&MA. Mục đích của Kế toán & Kế toán Kiểm soát N ội bộ và Kiểm soát N ội bộ phục vụ cho việc: a. Đảm bảo tài sản của Công ty; b. Đảm bảo tính toàn vẹn trong hồ sơ của Công ty và thông tin quản lý; c. Đảm bảo rằng tất cả các cấp quản lý tuân theo quy trình thích hợp để đạt được mức độ thống nhất cao; d. Đảm bảo Công ty thu được giá trị tiền bạc từ việc sử dụng các tài nguyên của mình; e. Đạt được mục tiêu của Công ty một cách tiết kiệm và hiệu quả. Hoạt động khách sạn đòi hỏi một phái đoàn nghiệp vụ: Giám sát kiểm soát công việc của các thành viên, và nhân viên chịu trách nhiệm về công việc của mình. Do con người và hệ thống thông tin đều có thể mắc sai lầm, cần thiết phải có quy trình kiểm soát nội bộ. Kiểm soát nội bộ sẵn sàng để đảm bảo tất cả thông tin được chính xác, đáng tin cậy và được thực hiện kịp thời. Điều này giúp quản lý có thể đưa ra những quyết định để đạt những mục tiêu của Công ty. Mỗi người lao động liên quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ hàng ngày. Giá trị của kiểm soát nội bộ là như nhau cho dù người lao động tự kiểm soát hoạt động của họ, hay Trưởng bộ phận đảm bảo việc thực hiện đúng đắn của hoạt động được giao phó. © Drs. Agustinus Agus Purwanto, MM  Page 24  Training Module Hotel Basic Accounting CẤU TRÚC CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ Hệ thống kiểm soát nội bộ đại khái được phân chia thành biện pháp phòng ngừa và biện pháp dò tìm. A. BIỆN PHÁP PHÒNG NGỪA là một phần quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ. Chúng được thiết kế để đề phòng bất kỳ sự cố nào có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận của tổ chức. BIỆN PHÁP PHÒN G N GỪA BAO GỒM: 1. Độc lập nghiệp vụ: - được thiết lập bởi hệ thống tổ chức của khách sạn, sự độc lập nghiệp vụ đảm bảo rằng luôn có hơn một người lao động hoặc bộ phận liên quan đến 1 giao dịch, giảm khả năng mắc những lỗi không được phòng ngừa hoặc sự sai sót hồ sơ. Độc lập nghiệp vụ dựa trên xung đột về lợi ích, điều luôn tồn tại giữa các chức năng của khách sạn: giám hộ (Thủ quỹ), hành chính (vd: Quản lý F&B), lưu hồ sơ (vd: Kế toán); và chức năng kiểm toán (vd: kế toán doanh thu). Không nên có sự kết hợp nào giữa những chức năng này vì nó có thể dẫn đến nguy cơ mất mát tài sản. 2. Mô tả công việc: - nêu ra trách nhiệm, quy trình báo cáo của nhân viên và nó phải phù hợp với hệ thống tổ chức của khách sạn. Bảng mô tả công việc là trách nhiệm của Giám đốc và Kiểm soát tài chính, phải có chữ ký của cả người lao động và trưởng bộ phận. Sự ủy quyền cho cấp độ thấp hơn trong tổ chức phải được viết thành văn bản, chỉ ra những hướng dẫn liên quan và mức độ cho phép. Tuy nhiên, việc ủy quyền không miễn cho Giám sát / Quản lý những trách nhiệm cơ bản của họ và trách nhiệm đảm bảo việc thực hiện đúng đắn tất cả các chỉ dẫn. N hững yêu cầu cần thiết được mô tả trên đây phải được dẫn chứng bằng tài liệu để đảm bảo việc thực hiện của kiểm soát nội bộ. 3. Kiểm toán trên giấy: - kiểm toán trên giấy cung cấp bằng chứng cho các giao dịch tài chính, sử dụng các văn bản Page 25  © Drs. Agustinus Agus Purwanto, MM  Training Module Hotel Basic Accounting liên quan để tạo điều kiện cho việc dò tìm và sửa các lỗi hoặc sự sai sót trong khi lưu lại doanh thu và chi phí. 4. Ngân sách: - N gân sách dự trù phù hợp có thể đảm bảo việc phát hiện các doanh thu và chi phí không được báo cáo bằng cách chỉ ra sự khác biệt giữa số liệu dự trù và số liệu thực tế. B. PHƯƠNG PHÁP DÒ TÌM: là biện pháp kiểm soát nội bộ được thực hiện sau sự kiện thực tế. N ó chứng minh sự chính xác của thông tin như hàng trong kho, hàng dùng hàng ngày (stocks and float) và đảm bảo rằng các chỉ dẫn được tuân theo hợp lý. © Drs. Agustinus Agus Purwanto, MM  Page 26  Training Module Hotel Basic Accounting 2. CẤC VAI TRÒ TRONG HỆ THỐNG A. VAI TRÒ CỦA KIỂM SOÁT TÀI CHÍNH KSTC có vai trò chủ chốt trong hệ thống kiểm soát nội bộ của khách sạn. Đây là người giám sát bộ phận kế toán, đảm bảo việc phòng chống, ngăn ngừa, điều tra và sửa lỗi tất cả sự không nhất quán. N goài ra, KSTC đảm bảo rằng bộ phận kế toán không ghi lại bất cứ giao dịch thu chi nào chưa được hoàn thành, sửa chữa và phê chuNn đúng đắn. KSTC đảm bảo thực hiện đúng CNm nang Tiêu chuNn Kế toán Khách sạn và hướng nhân viên đến những phần liên quan. B. SƠ ĐỒ TỔ CHỨC Sơ đồ tổ chức chuNn cho mỗi bộ phận được dựa vào sự độc lập nghiệp vụ, năng lực nhân viên và việc sử dụng hệ thống kế toán tập trung hay phân quyền. Bởi vì những nhân tố này có thể biến đổi trong một số mặt nào đó, nên không thể quy định một sơ đồ tổ chức bắt buộc cho Á Đông. Không có ngoại lệ nào được cho phép ở mức độ quản lý, bao gồm cả Kiểm soát F&B và Kế toán doanh thu. Sự kết hợp công việc ở mức độ này sẽ hủy hoại nguyên tắc độc lập nghiệp vụ và tăng nguy cơ mắc các sai lầm không được phát hiện trong việc ghi lại doanh thu và chi phí. N goài những mối quan hệ được mô tả trong sơ đồ tổ chức đính kèm, những mối quan hệ sau cần được duy trì: 1. 2. 3. 4. 5. N hân viên kết toán tiền lương, lập/tính toán bảng lương thực tế, báo cáo cho KSTC. N gười chấm công chỉ báo cáo cho KSTC hoặc Giám đốc. Quản lý thu mua báo cáo cho giám đốc. N hân viên nhận hàng chỉ báo cáo cho KSTC. Kế toán kho chỉ báo cáo cho KSTC. Page 27  © Drs. Agustinus Agus Purwanto, MM  Training Module Hotel Basic Accounting 6. 7. Kế toán Công nợ phải thu chỉ báo cáo cho KSTC, và có trách nhiệm chức năng với Quản lý tín dụng. Kế toán Công nợ phải trả báo cáo cho KSTC. Bất kỳ sự ngoại lệ nào phải được Ô. Trường phê duyệt bằng văn bản. © Drs. Agustinus Agus Purwanto, MM  Page 28  Training Module Hotel Basic Accounting SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CƠ BẢN CỦA KHÁCH SẠN GIÁM ĐỐC TC KIỂM SOÁT TC SỔ CÁI TỔNG HỢP CÔNG NỢ PHẢI TRẢ KS GIÁ CNỢ PHẢI THU KT DOANH THU KS F&B KS NGUYÊN VẬT LIỆU KHO TỔNG NGƯỜI NHẬN KIỂM TOÁN ĐÊM © Drs. Agustinus Agus Purwanto, MM  Page 29  Training Module Hotel Basic Accounting 3. TỔNG QUAN KHÁCH SẠN Khách sạn bao gồm những Bộ phận sau: (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) Lễ tân Cư trú Ẩm thực Kế toán N hân sự Thu mua Sales & Marketing Bảo trì BỘ PHẬN LỄ TÂN Lễ tân chịu trách nhiệm kiểm soát việc đặt phòng, đăng ký của khách, dịch vụ điện thoại và tài khoản khách. Đó là điểm tham khảo đầu tiên cho các thắc mắc của khách. N hân viên lễ tân chuNn bị các báo cáo tài chính về doanh thu và chi phí; báo cáo tổng hợp doanh nghiệp về phân phối phân đoạn thị trường; và trọn gói cuối tháng (monthend package). N hân viên lễ tân cung cấp các thông tin dự báo về mục tiêu khách lưu trú và mục tiêu doanh thu. N hân viên lễ tân chịu trách nhiệm đảm bảo rằng việc đăng ký của khách được thực hiện phù hợp với quy định, luật pháp Việt N am, và việc đăng ký tuân theo các thủ tục, sự kiểm soát kế toán liên quan đến việc đăng ký và bảo đảm uy tín đối với khách. BỘ PHẬN CƯ TRÚ Bộ phận cư trú chịu trách nhiệm về việc duy trì các tiêu chuNn chất lượng sản phNm trong phòng của khách và các khu vực công cộng. Trách nhiệm này bao gồm kiểm soát giá trong vòng ngân sách, kiểm soát bảng lương bộ phận và các nguồn cung có thể mở rộng. Hàng ngày, nhân viên cư trú chuNn bị Báo cáo cư trú phù hợp với quy trình kế toán đã công bố. © Drs. Agustinus Agus Purwanto, MM  Page 30  Training Module Hotel Basic Accounting BỘ PHẬN ẨM THỰC (F&B) Trách nhiệm chính của bộ phận Nm thực là quản lý hoạt động Nm thực của khách sạn. Điều này bao gồm duy trì chất lượng sản phNm, đảm bảo đáp ứng nhu cầu của khách và đóng góp tối đa cho lợi ích của khách sạn. Để hoàn thành trách nhiệm này, nhân viên F&B duy trì tổng chi phí trong vòng % chi phí dự trù; quản lý việc thu mua thực phNm và đồ uống; thiết lập mức độ tối thiểu và tối đa về dự trữ hàng Nm thực để kiểm soát chi phí hàng tồn kho. N gười quản lý Nm thực, phối hợp với Tổng giám đốc và Kiểm soát giá F&B, chịu trách nhiệm thiết lập giá cả menu tính cho khách trong các quầy Nm thực của khách sạn. BỘ PHẬN KẾ TOÁN Bộ phận kế toán chịu trách nhiệm về việc tuân theo tất cả chính sách tài chính, quy trình và yêu cầu báo cáo của Khách sạn. Bộ phận này giám sát và quản lý tất cả các doanh thu và chi phí trong khuôn khổ ngân sách được phê duyệt. Phòng kế toán cung cấp cho Tổng giám đốc những lời khuyên kinh tế đúng đắn liên quan đến hoạt động thương mại, lưu chuyển tiền tệ và các phân tích tài chính khác. N hân viên kế toán cung cấp dịch vụ kế toán cho khách trên mọi điểm bán hàng và cung cấp Tổng giám đốc những dịch vụ kế toán quản lý như ngân sách dự trù, dự báo và các số liệu quản lý hàng ngày, hàng tháng. PHÒNG NHÂN SỰ Phòng nhân sự chịu trách nhiệm giúp đỡ và duy trì mối quan hệ của nhân viên để tăng cường tối đa tiềm năng phát triển nghề nghiệp, tiêu chuNn hoạt động, và hạn chế việc thay thế nhân viên. Phòng nhân sự trợ giúp quá trình tuyển dụng nhân viên và lưu các hồ sơ nhân sự. N hân viên phòng nhân sự phải tuân theo các quy trình kế toán được thiết lập cho việc hẹn gặp, điều chuyển và sa thải nhân viên. N goài ra, phòng nhân sự phải đảm bảo việc lập bảng lương đúng lúc và chính xác. © Drs. Agustinus Agus Purwanto, MM  Page 31  Training Module Hotel Basic Accounting BỘ PHẬN THU MUA Phòng thu mua duy trì hệ thống thu mua và tuân theo các quy trình đã thiết lập để đạt được giá cả thấp nhất cho hàng hóa và dịch vụ được khách sạn yêu cầu, và để đảm bảo tiêu chuNn chất lượng và dịch vụ có thể chấp nhận được. Bộ phận này thực hiện khảo sát thị trường để xác định giá cả cạnh tranh và thu thập bảng báo giá từ các nhà cung cấp để mua hàng hóa và dịch vụ sau khi được phê duyệt. N hân viên thu mua xử lý tất cả các công việc giấy tờ liên quan đến việc thu mua và biên lai các hàng hoá, dịch vụ này. PHÒNG SALE N hân viên phòng sale chịu trách nhiệm cho sự phát triển, duy trì tài khoản khách sạn, và thực hiện các chiến lược buôn bán, tiếp thị của khách sạn. N hân viên sale giám sát thống kê thương mại và khách hàng quảng cáo chính để tăng tối đa doanh thu của khách sạn, và cung cấp thông tin liên quan đến chiến lược và chính sách giá cả của các khách sạn cạnh tranh. N hững hành động này đảm bảo bảng giá Khách sạn là song hành với thị trường Việt N am. N hân viên phòng sale được yêu cầu phải tuân theo chính sách và quy trình của công ty liên quan đến việc thỏa thuận các hợp đồng cung cấp dịch vụ, bao gồm việc tạo ra uy tín với khách hàng. PHÒNG BẢO TRÌ Phòng bảo trì chịu trách nhiệm quản lý, duy trì hoạt động và chức năng của cơ sở nội thất và ngoại thất của khách sạn như máy sưởi, điều hòa và dây nối đất. N hân viên phòng bảo trì đưa ra kế hoạch để đảm bảo kiểm soát giá, bảo vệ tài sản và đảm bảo an toàn cho khách và người lao động. © Drs. Agustinus Agus Purwanto, MM  Page 32  Training Module Hotel Basic Accounting 4. KIỂM SOÁT TRUY CẬP: KIỂM SOÁT HỆ THỐNG MÁY TÍNH Quản lý IT có trách nhiệm kiểm soát tất cả các hoạt động máy tính như sau: A. ĐIỀU KIỆN VẬT LÝ 1. 2. 3. 4. 5. B. Server (máy chủ) của khách sạn phải được cài đặt đúng chi tiết kỹ thuật và theo khuyến cáo của người bán hoặc nhà sản xuất. Phải bật điều hòa không khí để đảm bảo nhiệt độ đủ lạnh cho phòng server. Phòng server phải luôn được khóa và không ai không có thẩm quyền được vào. Phòng server phải được bảo vệ với hệ thống phòng cháy (nếu dùng loại phun, phải là halon và không dùng nước mà nên dùng bọt dập lửa). Được bảo vệ bởi Hệ thống giữ điện (UPS). HỢP ĐỒNG BẢO TRÌ Phải có Hợp đồng sửa chữa cho Hệ thống phần mềm và bảo dưỡng định kỳ để kiểm tra dung lượng đĩa lưu trữ, phòng chống virus, file hỏng, nâng cấp và phát triển. Trách nhiệm của quản lý IT là lập Log Book (nhật ký) để ghi lại kết quả bảo dưỡng của người bán, bao gồm ngày kiểm tra, tiến trình nâng cấp, tiến trình phát triển và các báo cáo hàng ngày. Phần cứng cũng cần có các hợp đồng bảo dưỡng như phần mềm, nhưng để giảm tối đa chi phí và bảo trì thường xuyên của khách sạn cho nhân viên IT và nhân viên EDP (xử lý dữ liệu điện tử). C. MODEM ACCESS TRUY CẬP MODEM Truy cập modem để bảo trì phần mềm phải được kiểm soát thông qua switch để đảm việc truy cập được quản lý và chấp thuận. Mỗi máy tính có thể cần có password để mở. 1. TRUY CẬP DÙNG WINGATE Page 33  © Drs. Agustinus Agus Purwanto, MM  Training Module Hotel Basic Accounting Nếu dùng WinGate để truy cập vào modem cho email và Internet, vậy cần phải tạotài khoản cho mỗi máy tính và cài đặt password cho người dùng. Người dùng chỉ được truy cập email nội bộ, email nội bộ và bên ngoài hoặc truy cập toàn bộ. 2. SỬ DỤNG MODEM TRỰC TIẾP Dùng trực tiếp modem có thể đạt được “truy cập toàn bộ”, vì vậy phải có quy định sau: Không cho phép mở internet hoặc download một số tranh ảnh. Không cho phép gửi email không liên quan đến công việc. D. SAO LƯU DỮ LIỆU Tất cả việc sao lưu dữ liệu phải được hoàn thành không có sai sót và được lưu giữ trong kho dữ liệu an toàn, được phòng hỏa. E. MẬT KHẨU Để đảm bảo hệ thống lưu trữ thông tin trong máy tính, nên thay đổi password người dùng 6 tháng một lần, và đối với người dùng đã nghỉ làm trong khách sạn, EDP phải ngay lập tức xóa tên người dùng này trong hệ thống máy tính. F. TRUY CẬP CỦA NGƯỜI DÙNG Tất cả người sử dụng có thể truy nhập vào hệ thống thông tin khách sạn (SMILE) một cách có giới hạn để giữ nguyên tắc phân quyền như sau: 1. 2. Tổng Thủ quỹ có thể truy cập vào FO Menu Accounting Thu mua có thể truy nhập hoàn toàn vào Back Office Purchasing Menu, chỉ được xem Stock Menu và Receiving Menu; KT doanh thu có thể truy nhập FO Menu Accounting; Page 34  3. © Drs. Agustinus Agus Purwanto, MM  Training Module Hotel Basic Accounting 4. 5. 6. KT công nợ / tín dụng phải thu có thể truy nhập hoàn toàn vào FO Menu - Account Receivable. KSTC và Quản lý kế toán / kế toán trưởng có thể truy cập toàn bộ; Kế toán tổng hợp có thể truy cập toàn bộ vào Back Office General Ledger Menu. © Drs. Agustinus Agus Purwanto, MM  Page 35  Training Module Hotel Basic Accounting Đảm bảo thực hiện “Sao lưu” hàng ngày, nhân viên EDF phải lậpLogBook hàng tháng như sau: NHẬT KÝ BACKUP HÀNG NGÀY Date/ngày Backup Disk Directory/ Thư mụ đĩa sao lưu 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 Performed by/ Người thực hiện Signature/Ký tên © Drs. Agustinus Agus Purwanto, MM  Page 36  Training Module Hotel Basic Accounting Để đảm bảo thay đổi Password 6 tháng một lần, phải sử dụng tài liệu này: RECORD OF PASSWORD CHANGE BẢNG THAY ĐỔI PASSWORD Date/ Ngày 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 Name of user/Tên người sử dụng Reason of change/Lý do thay đổi Signature/Ký tên © Drs. Agustinus Agus Purwanto, MM  Page 37  Training Module Hotel Basic Accounting B. 1. KẾ TOÁN CƠ BẢN Ý NGHĨA TÀI KHOẢN Một “tài khoản” dùng để lưu thông tin về sự phân loại cùng với tóm tắt các giao dịch thương mại. Cần phân biệt tài khoản Tài sản, tài khoản Nợ và tài khoản Vốn góp. Tài khoản thường luôn tuân theo mẫu chung gọi là “Sơ đồ chữ T”. Sơ đồ chữ T này gồm 3 phần cơ bản như sau: Tên tài khoản ở giữa; Phía tay trái; và Phía tay phải Các tài khoản được ghi tăng thêm ở một bên và cũng phải tăng bên đối diện phù hợp với vị trí bảng cân đối. 2. PHÂN LOẠI TÀI KHOẢN Các loại tài khoản cho Tài sản thường bao gồm: Tiền mặt đang có, tiền mặt gửi ngân hàng, công nợ phải thu, hàng tồn kho, đầu tư đang tiến triển, đã trả trước, tài sản lưu động khác, tài sản cố định, tài sản khác. Các loại tài khoản Nợ thường bao gồm: tiền hàng phải trả, thuế phải trả, chi phí tích lũy, các khoản nợ ngắn hạng khác, vay dài hạn và nợ khác. Các loại tài khoản cho Vốn góp gồm: Vốn (tự có), lãi phải trả và những chênh lệch (về doanh thu và chi phí) được gọi là “LÃI HAY LỖ” 2. KẾ TOÁN KÉP Phía bên tay trái luôn được gọi là “Bên nợ” và bên tay phải được gọi là “Bên có” và lượng chênh lệch giữa bên nợ và bên có được gọi là “Số dư”. © Drs. Agustinus Agus Purwanto, MM  Page 38  Training Module Hotel Basic Accounting Trong Kế toán kép, mỗi giao dịch sẽ được ghi lại trong ít nhất hai tài khoản, và giao dịch Bên nợ phải tương đương với giao dịch Bên có. Hệ thống Kế toán kép: hệ thống này tuân theo đẳng thức cơ bản của kế toán: TÀI SẢN (ASSETS) = NỢ (LIABILITIES) + VỐN GÓP (EQUITY) Tài khoản Tài sản tăng ở “bên nợ” và giảm ở “bên có”. Tài khoản Nợ và Vốn góp tăng ở “bên có” và giảm ở “bên nợ”. Để thực hiện giao dịch trên nhất quán, phải giữ “đẳng thức kế toán” và mỗi ghi chép trong sổ phải có cùng tổng giữa lượng ghi nợ và lượng ghi có. Để hiểu được bảng Cân đối, cần nắm được Cân đối thông thường cho mỗi tài khoản như sau: Tất cả Tài khoản tài sản phải là Số dư bên nợ Tài khoản Nợ phải là Số dư bên có Vốn góp (thông thường) phải là Số dư bên có Doanh thu phải là Số dư bên có Chi phí phải là Số dư bên nợ Mỗi Cân đối không tuân theo Cân đối thông thường ở trên phải được lưu ý, có thể có sự nhầm lẫn khi post hoặc việc cài đặt được chương trình hóa trước trên hệ thống. 4. SỔ CÁI TỔNG HỢP/sổ cái tài khoản Sổ cái tổng hợp là một tập hợp tài khoản được dùng như một tóm tắt kế toán của tài khoản. Sổ cái tổng hợp bao gồm: a. b. c. d. e. f. Tài sản Nợ Vốn góp Doanh thu Chi phí Chủ đầu tư rút tiền Page 39  © Drs. Agustinus Agus Purwanto, MM  Training Module Hotel Basic Accounting Tài khoản Balance Sheet (tài khoản tài sản và nợ/tài khoản trong bảng tổng kết tái sản) (được gọi là tài khoản thực vì giống như một tài khoản cố định) bao gồm: Tài sản Nợ, và Vốn góp Tài khoản Balance Sheet được gọi tài khoản cố định vì không bao giờ khóa sổ/kết toán. Các tài khoản khác là Tài khoản tạm thời hoặc được gọi là Tài khoản không thực, những tài khoản này được khóa vào cuối năm và sự chênh lệch chuyển vào Tài khoản Vốn góp. Để đơn giản hóa việc post vào Sổ cái tổng hợp, mỗi giao dịch thương mại phải được liệt kê trong Đồ biểu kế toán. 5. GHI CHÉP GIAO DNCH Post hoặc ghi lại một giao dịch phải được lưu trữ trong hệ thống máy tính: GHI LẠI GIAO DNCH Một giao dịch được ghi lại trong Sổ phụ (Sổ cái chi tiết) trước khi post vào Sổ cái tổng hợp trong hệ thống máy tính của khách sạn được phân chia thành: ĐƠN VN FO Điểm bán, module tài khoản khách FO (FO; Gate away Billing System), Thủ quỹ tổng hợp, module Công nợ phải thu, module Kiểm toán doanh thu. ĐƠN VN BACK OFFICE Module Công nợ phải trả, module quản lý kho hàng (kiểm soát giá; thu nhận; kho; thu mua). © Drs. Agustinus Agus Purwanto, MM  Page 40  Training Module Hotel Basic Accounting Những module trước khi lưu trữ trong máy tính thành “Manual” (cẩm nang) thì dùng “Journal Voucher” (chứng từ sổ nhật ký/chứng từ chuyển khoản). 6. NHẬT KÝ Khi máy tính có sự cố và hệ thống lưu trữ thông tin không sử dụng được, chúng ta có thể dùng nhật ký để ghi lại các giao dịch như sau: A. NHẬT KÝ BÁN Nhật ký này dùng để ghi lại bất kỳ giao dịch bán hàng nào, kể cả bán lấy tiền mặt hay bán thẻ tín dụng/bán chịu/bán trả góp (bằng cách ghi có đối với Mức tiêu thụ và ghi nợ Tiền mặt, ngân hàng, công nợ phải thu, thẻ tín dụng, phí dịch vụ, thuế nhà nước và chiết khấu). B. NHẬT KÝ THU TIỀN MẶT Nhật ký này được dùng để ghi lại bất kỳ khoản tiền mặt nào được nhận/séc ngân hàng hoặc séc du lịch (bằng cách ghi nợ Tài khoản ngân hàng và ghi có Mức tiêu thụ, công nợ phải thu, ký quỹ, thẻ tín dụng, và cũng ghi có những chi phí khi có sự hoàn lại chi phí) C. NHẬT KÝ MUA HÀNG Nhật ký này dùng để ghi lại tất cả giao dịch mua hàng và dịch vụ cho hoạt động khách sạn (bằng cách ghi có Công nợ phải trả và ghi nợ chi phí hoặc hàng tồn kho). D. NHẬT KÝ CHI TIỀN MẶT Nhật ký này được dùng để ghi lại tất cả giao dịch thanh toán của khách sạn (bằng cách ghi có Tài khoản ngân hàng và ghi nợ Công nợ phải trả, chi phí hoặc tài sản). © Drs. Agustinus Agus Purwanto, MM  Page 41  Training Module Hotel Basic Accounting E. NHẬT KÝ LƯƠNG Nhật ký này được dùng để ghi lại bất kỳ giao dịch nào về lương và tiền công người lao động vào trong sổ cái tổng hợp (bằng cách ghi có Lương và tiền công tích lũy và ghi nợ vào chi phí lương và tiền công). F. NHẬT KÝ ĐIỀU CHỈNH Nhật ký điều chỉnh thường gọi lại “Nhật ký chuẩn” như sau: - Nhật ký Phân bổ vận tải - Nhật ký Phân bổ thuế Lương & quan hệ người lao động (PTER) - Nhật ký Phân bổ Lương và tiền công - Nhật ký Phân bổ giặt là của công ty - Nhật ký Tái phân loại - Nhật ký Chi phí tích luỹ - Nhật ký Tích luỹ đảo ngược. 7. POSTING Posting là quá trình chuyển các giao dịch từ Sổ phụ sang Sổ cái tổng hợp. Posting có thể thực hiện hàng ngày miễn là có sự kiểm tra chéo cân đối hàng ngày. Cơ bản, việc posting phải thực hiện định kỳ vào cuối tháng. Để posting vào sổ cái tổng hợp, cần phải làm “Thư mục” trong hệ thống. Khi làm thư mục, máy tính sẽ nhắc nhở khi có giao dịch không cân đối từ các sổ phụ. 8. BẢNG CÂN ĐỐI TÀI KHOẢN Bảng cân đối tài khoản là một danh sách số dư tài khoản, kể cả số dư bên có hay số dư bên nợ. Bảng cân đối tài khoản này được dùng để kiểm tra giao dịch nợ có cùng số tiền chính xác với các giao dịch có. © Drs. Agustinus Agus Purwanto, MM  Page 42  Training Module Hotel Basic Accounting Kế toán kiểm soát Bảng cân đối tài khoản này để: 1. 2. Đảm bảo tất cả cân đối tài khoản là đúng và chính xác dựa trên những cân đối thông thường. Điều chỉnh Bảng cân đối tài khoản khi tổng nợ không cân bằng với tổng có bằng cách: · Sửa Giao dịch nợ · Sửa Giao dịch có Cân đối lại sau khi điều chỉnh 3. 9. NHẬT KÝ GHÉP Giao dịch trong thương mại thường có hơn ba tài khoản trong một lần. Nhật ký này được dùng để ghi lại nhiều giao dịch trong một lần và được gọi là nhật ký ghép. Giống như nhật ký thường, nhật ký ghép có tổng nợ và tổng có “Cân bằng”. C. CHU KỲ KẾ TOÁN Ý NGHĨA KỲ KẾ TOÁN Kỳ kế toán bao gồm các bước mà tất cả các kế toán phải tuân theo như sau: Phân tích giao dịch Ghi nhật ký hoặc lưu vào hệ thống Posting vào sổ cái tổng hợp Chuẩn bị và in Bảng cân đối tái khoản Chuẩn bị Nhật ký điều chỉnh Posting Nhật ký điều chỉnh Chuẩn bị và in Bảng cân đối tài khoản đã điều chỉnh Chuẩn bị Báo cáo tài chính Khóa sổ hàng tháng Khóa sổ cuối năm Trên lý thuyết, khóa sổ phải được thực hiện một ngày sau ngày cuối tháng, nhưng thực tế nhiều khách sạn khóa sổ hàng tháng sau đó vài ngày. © Drs. Agustinus Agus Purwanto, MM  Page 43  Training Module Hotel Basic Accounting BẢNG CÂN ĐỐI TÀI KHOẢN ĐÃ ĐIỀU CHỈNH Bảng cân đối tài khoản có thể điều chỉnh sau khi tất cả các giao dịch được post vào thời gian cuối tháng. Việc điều chỉnh được kế toán thực hiện vì nhập sai, mã tài khoản sai hoặc sai vị trí giữa bên có và bên nợ. CHUẨN BN BÁO CÁO TÀI CHÍNH Bảng cân đối tài khoản đã điều chỉnh có thể được dùng như nguồn thông tin để chuẩn bị cho Báo cáo tài chính. Báo cáo tài chính chuẩn phải bao gồm: Tổng kết lãi lỗ Bảng cân đối kế toán Báo cáo lưu chuyển tiền tệ KHÓA SỔ/ KẾT TOÁN Khóa sổ là quá trình lưu chuyển sự chênh lệch giữa doanh thu và chi phí vào trong “Vốn góp - dưới Lãi giữ lại” SAU KHI KHÓA SỔ Sau khi khóa sổ phải thực hiện cân đối giữa số dư nợ và số dư có để đảm bảo quá trình khóa sổ chính xác. Số dư chỉ có trong tài khoản Tài sản và nợ, còn trong Doanh thu và Chi phí phải có số dư zero. (tổng số bên nợ và bên có ngang nhau) NHẬT KÝ THAY ĐỔI/đảo ngược Tất cả Nhật ký đảo ngược và hệ thống máy tính không có menu “Khoản mục nhật ký đảo ngược”, vì thế, sau khi khoá sổ, giao dịch cần được đảo ngược phải dùng Nhật ký đảo ngược để sửa. © Drs. Agustinus Agus Purwanto, MM  Page 44