GUÍA ADMINISTRATIVA PROVEEDORES Objetivo PARA EL ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD

GUÍA ADMINISTRATIVA PROVEEDORES 1. Objetivo PARA EL ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD DE Establecer la metodología para realizar la selección, clasificación y calificación de los proveedores con criterios de: • • • • Calidad Capacidad de contratación Calificación de la gestión contractual en los procesos de adquisición de bienes y servicios Gestión ambiental 2. Alcance Este procedimiento aplica a todos los equipos de la Empresa que requieran contratar bienes o servicios. 3. Definiciones Bien Es toda cosa susceptible de apropiación, disposición, transformación, intercambio y que presta una función dentro de la Empresa. Bienes y Servicios Ambientalmente Críticos • • Todas las sustancias químicas necesarias para las actividades de operación, mantenimiento y aseo de las centrales. Construcción ó instalación de todo tipo de obras civiles dentro de las centrales, como: edificaciones, sistemas sépticos, mallas perimetrales Capacidad de Contratación Parámetro que permite conocer la capacidad financiera con que cuenta un proveedor para ejecutar un contrato. Certificado de Sistema de Calidad Documento que certifica la conformidad con las normas de calidad ISO, expedido por una entidad debidamente reconocida a escala mundial. Certificado de Sistema de Gestión Ambiental Documento que certifica la conformidad con la norma ISO 14001, expedido por una entidad debidamente reconocida a escala mundial. CIDET Corporación Centro de Investigación y Desarrollo Tecnológico del Sector Eléctrico. Documento de Gestión Ambiental del Proveedor o Contratista Documento elaborado por el proveedor o contratista que certifica en forma resumida el grado de desarrollo de su gestión ambiental y el cumplimiento de la legislación ambiental colombiana. El documento debe contener como mínimo: • Aspectos ambientales significativos de su actividad económica. • • Legislación ambiental aplicable. Documentos que demuestren el compromiso ambiental del proveedor o contratista tales como: política ambiental, procedimientos de control de los aspectos ambientales, misión, visión. Efectividad de la Transferencia de Conocimientos Formación de las capacidades necesarias en los usuarios finales hasta lograr niveles avanzados de dominio en el uso de la herramienta y la profundidad del conocimiento requerido. Algunas preguntas que se deben hacer son: ¿La asesoría cumplió todos los objetivos preestablecidos?, ¿Qué objetivos no se cumplieron y porqué?, ¿Las personas quedaron con capacidades suficientes para la aplicación del instrumento o realización de la tarea definida?, ¿Las personas quedaron en capacidad de ampliar, mejorar y difundir los conocimientos adquiridos?. Metodologías para la Enseñanza y el Aprendizaje: Técnicas que se utilizaron en el entrenamiento y la transferencia de conocimiento, y técnicas para el monitoreo permanente por parte del usuario final durante la fase del logro de destrezas. Algunas preguntas que se deben hacer son: ¿Fue efectiva la enseñanza a través de conceptos, ejemplos y ejercicios, casos, problemas por resolver y otras herramientas didácticas? ¿El instructor se apoyó en demostraciones, gráficos, videos, sonidos, fotos y demás elementos multimedia?, ¿Suministró materiales como guías, memorias y demás?, ¿Evaluaba el aprendizaje que lograban los participantes por medio de una retroalimentación oportuna?, ¿Hacia retroalimentación del aprendizaje logrado por los participantes, por medio de preguntas, ejercicios o prácticas?, ¿Evaluaba la efectividad de la transferencia en cada momento y se retroalimentaba oportunamente?. Pérfil del Sistema de Calidad Documento que presenta en forma resumida la condición actual del proveedor respecto al desarrollo que tiene en cada uno de los aspectos que considera las normas ISO familia 9000 para empresas de manufactura, de bienes y de servicios. Pliegos de Condiciones Documentos de referencia que contienen la información necesaria para que los proponentes presenten sus propuestas a ISAGEN. Contienen básicamente información general del procedimiento de contratación, metodología de evaluación de propuestas, condiciones generales para la ejecución del objeto del contrato, minuta del contrato a celebrar, diseños, planos, especificaciones técnicas del trabajo a contratar y cualquier otra información que se considere conveniente entregar a los proponentes. Proponente Persona natural o jurídica que presenta propuestas de bienes o servicios. Proveedor Persona natural o jurídica que suministra bienes o servicios. Proveedores Cuyas Actividades, Productos Y/O Servicios Sean Criticos Ambientalmente Para Isagen Persona natural o jurídica que suministra bienes o servicios que pueden generar impacto ambiental significativo para ISAGEN. Entre estos se encuentran: proveedores de sustancias químicas, contratistas de obras de infraestructura y proveedores de recursos naturales no renovables (combustibles, etc.). Residuo Especial Objetos, elementos o sustancias que se abandonan, botan, desechan, descartan o rechazan y que sean patógenos, tóxicos, combustibles, inflamables, explosivos, radiactivas o volatilizables y los empaques y envases que los hayan contenido, como también los lodos, cenizas y similares. Quedan incluidos en esta denominación, los residuos que en forma líquida o gaseosa se empaquen o envasen. Residuo Peligroso Es aquel que por sus características infecciosas, tóxicas, explosivas, corrosivas, inflamables, volátiles, combustibles, radiactivas o reactivas puedan causar riesgo a la salud humana o deteriorar la calidad ambiental hasta niveles que causen riesgo a la salud humana. También son residuos peligrosos aquellos que sin serlo en su forma original se transforman por procesos naturales en residuos peligrosos. Así mismo, se consideran residuos peligrosos los envases, empaques y embalajes que hayan estado en contacto con ellos. Sap R/3 Es un sistema integrado de información que abarca todo el ámbito de operaciones de negocios de la Empresa con sus respectivos registros de información contractual, financieros, contables, presupuestales, de tesorería y de gestión del recurso humano. Servicio Es toda actividad de tipo manual y/o intelectual ejecutada por personas naturales o jurídicas y destinada a satisfacer las necesidades de la Compañía. Sistema De Clasificación De Proveedores (S.C.P) Sistema donde se almacena la información referente a: • • • • • • Calificación del proveedor Clasificación de los proveedores en lo concerniente a su actividad económica Experiencia Capacidad de contratación (Ko) Certificación ISO 9000 o perfil del sistema de calidad Certificación ISO 14001 o documento de gestión ambiental. Sustancias Químicas Peligrosas Aquellas sustancias presentes en el ambiente de trabajo que presentan riesgo a la salud y al medio ambiente, tales como: Explosivas, Inflamables (Gases, sólidos y líquidos inflamables), Oxidantes (comburentes), Tóxicas (infecciosas o patógenas), Radioactivas, Corrosivas (irritantes) 4.CRITERIOS 4.1 Para elegir a un proveedor: Se consideran elegibles para figurar en la lista de proveedores los siguientes: • Aquellos que cumplan con las exigencias y excepciones que en materia de perfil o certificado de calidad se establecen en el numeral 5.2 EVALUACIÓN DEL FACTOR DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD de esta guía administrativa. Aquellos proveedores que por las características de los bienes o servicios a adquirir, son los únicos que los pueden suministrar. • • Aquellos proveedores que han suministrado en el pasado, equipos de dependencia tecnológica instalados en los centros productivos. Se considera proveedor no confiable aquel, al que después de promediarle las notas obtenidas en los 10 últimos contratos de como resultado una nota inferior a 50 puntos. Este proveedor debe ser descartado. Para la selección de proveedores que realizan análisis ambientales se exigirá como requisito de participación, que el laboratorio en Colombia que realiza dichos análisis demuestre su acreditación ante el IDEAM (o el cronograma de implementación de dicha acreditación). 4.2 Para la exigencia del factor de aseguramiento de la calidad de los proveedores Presentar certificado de producto (sólo para bienes) o certificado del sistema de calidad con base en la norma ISO 9001 o ISO 9001 versión 2000 o equivalente aplicable según el alcance de la contratación. 4.3 Para la exigencia del certificado del sistema de gestión ambiental Para los proveedores cuyas actividades, productos y/o servicios sean críticos ambientalmente para ISAGEN, la presentación del certificado del sistema de gestión ambiental con base en la norma ISO 14001 se hace en forma gradual tal como se indica a continuación: • A partir del 1o. Octubre de 2003, presentar certificado del sistema de gestión ambiental con base en la norma ISO 14001 o el documento de gestión ambiental. El documento de gestión ambiental es un documento elaborado por el proveedor o contratista que certifica en forma resumida el grado de desarrollo de su gestión ambiental y el cumplimiento de la legislación ambiental colombiana. Este documento debe contener como mínimo: - Aspectos ambientales significativos de su actividad económica. - Legislación ambiental aplicable. - Documentos que demuestren el compromiso ambiental del proveedor o contratista tales como: política ambiental, procedimientos de control de los aspectos ambientales, misión, visión. • A partir del 1o. Enero de 2005, presentar certificado del sistema de gestión ambiental con base en la norma ISO 14001. 5.DESARROLLO 5.1 GENERALIDADES 5.1.1 Calidad Para la suscripción de contratos o emisión de órdenes de compra en cuantías superiores a 500 smlmv, es requisito que el proveedor se encuentre inscrito y clasificado en el Sistema de Clasificación de Proveedores (SCP) de ISAGEN. En el caso de procedimientos de contratación, cuyo presupuesto estimado sea inferior a los 1.000 smlmv, la lista de los posibles proveedores debe ser aprobada por el Ordenador de Gastos responsable del manejo del respectivo contrato, hecho que debe ser documentado para luego iniciar el trámite de solicitud de cotizaciones. Por norma general se establece la presentación del Certificado de Aseguramiento de Calidad del Proveedor (para el caso de certificados vigentes bajo las normas ISO 9000 versión 94) o del Certificado de Sistema de Gestión de Calidad (para el caso de certificados bajo norma ISO 9001 versión 2000) o del Certificado del producto, como requisito para participar en cualquier proceso de contratación, exigencia que no se aplicará para las excepciones mencionadas el numeral 5.2.1 de esta Guía Administrativa. 5.1.2 Ambiental Para el caso de los Proveedores Críticos desde el punto de vista ambiental para ISAGEN, se establece sin excepciones, como requisito de participación en cualquier proceso de contratación, la presentación del Certificado del Sistema de Gestión Ambiental ISO 14001 o del documento de Gestión Ambiental, tal como se indica en el numeral 4.3 "Para la exigencia del certificado del sistema de gestión ambiental". 5.2 EVALUACIÓN DEL FACTOR DE ASEGURAMIENTO DE LA CALIDAD En el caso de exigencia de presentación del certificado de calidad o certificado del producto como requisito de participación, no se incluirá como criterio de evaluación en las fórmulas de ponderación incluidas en los pliegos de condiciones. Cuando no se establezca como requisito de participación la presentación de cualquiera de los Certificados mencionados, en las fórmulas de ponderación incluidas en los pliegos de condiciones, se asignará un valor del diez por ciento (10%) como mínimo del puntaje total al factor de aseguramiento de la calidad. 5.2.1 Excepciones Sistema de Gestión de la Calidad La exigencia de presentación del Certificado de Gestión de la Calidad del proveedor no se aplicará en los casos indicados a continuación: • Aquellas cuyo valor estimado sea igual o inferior a 500 salarios mínimos legales mensuales vigentes, salvo cuando a criterio de la dependencia contratante, el bien o servicio a contratar sea de alta complejidad técnica, involucre alto riesgo para la salud y/o el medio ambiente, la seguridad de las personas, o en general se considere conveniente su aplicación. Aquellas en las cuales no se requieren conocimientos o destrezas especiales, por ejemplo, mantenimientos locativos generales, mantenimiento de prados, limpieza de cunetas, etc. En aquellas en las cuales, con fundamento en las normas de contratación vigente sólo se vaya a invitar a juntas de acción comunal, grupos cooperativos o precooperativos u organizaciones comunitarias o de naturaleza similar. En las que de acuerdo con las normas de contratación vigentes, se vaya a invitar a un solo proponente, lo que no significa que no se deba hacer la verificación del cumplimiento de las especificaciones técnicas requeridas y que si es del caso se exija como requisito de contratación la obtención del o los certificado(s) correspondiente(s). Aquellas en las cuales se vayan a adquirir bienes cuya calidad es conocida previamente por ISAGEN, y no se requiere prestación de servicio asociado por parte del proponente. Cuando previo estudio de mercado no se encuentre pluralidad de oferentes certificados que puedan participar en el proceso de contratación respectivo, el equipo encargado del proceso de contratación determinará si la presentación de dicho certificado se establece como requisito de participación. En casos especiales, cuando se considere que la aplicación de esta guía pueda ocasionar perjuicios a los intereses de ISAGEN, el Gerente General, previo a la iniciación del proceso de contratación, podrá excepcionar su cumplimiento total o parcial. Además de los casos anteriores, tampoco se aplicarán estas disposiciones en las contrataciones de ejecución de obras, que por su magnitud o características presenten alta probabilidad de ejecución por firmas extranjeras o consorcios con ellas, cuando con base en las averiguaciones pertinentes se establezca que en el sector no existen suficientes compañías extranjeras con certificado de Sistema de Gestión de Calidad. En este caso la exigencia del aseguramiento de la calidad se establecerá mediante la • • • • • • • • implantación por parte del contratista, de un plan de calidad durante la ejecución del contrato, con verificación periódica de su desarrollo. En las contrataciones con financiación internacional, cuando la entidad que financia no permita que se pondere el factor de aseguramiento de la calidad, no se aplicará lo estipulado en esta guía. En este caso, el grado de desarrollo del sistema de gestión requerido, se exigirá como requisito de participación, si lo permite dicha entidad. Las excepciones indicadas en este numeral deben quedar debidamente documentadas por el ordenador de gastos correspondiente y se constituirán en documento soporte del proceso de contratación efectuado. 5.3 CLASIFICACIÓN DE PROVEEDORES El Sistema de Clasificación de Proveedores (SCP) de SAP R/3, es una herramienta corporativa que provee información histórica del desempeño de los proveedores de ISAGEN en desarrollo de sus contratos. Cuenta además con información del vencimiento de la inscripción, experiencia del proveedor (consultoría y constructores), capacidad de contratación del proveedor (Ko), información del sistema de gestión de la calidad, certificado del producto, certificado del sistema de gestión ambiental y del vencimiento de los mismos. Este sistema sirve de apoyo en la elaboración de las listas de proponentes y de acuerdo con los resultados preliminares se puede determinar los parámetros de calidad y capacidad financiera en los pliegos de condiciones de tal manera que el universo de proponentes se ajuste a la realidad. Para la clasificación de proveedores se cuenta en ISAGEN con los siguientes formularios disponibles en el equipo de Bienes y Servicios y en Intranet/Herramientas/Instructivos y formatos/Sistema de Incorporación de Bienes y Servicios/Manual de Contratación/Formularios para el sistema de clasificación de Proveedores: • • • Formulario para Proveedores de Bienes Formulario para Proveedores Consultores Formulario para Constructores Estos formularios pueden ser enviados directamente por ISAGEN al Proveedor o reclamados por el Proveedor u obtenidos desde la página WEB de ISAGEN. Una vez el Proveedor haya diligenciado los formularios en papel, los entregará directamente en las oficinas de ISAGEN en Medellín para su inscripción. Recibida la información se procede a su análisis y posterior clasificación en el Sistema de Clasificación de Proveedores (SCP) en SAP R/3. El resultado de este análisis se le envía por escrito al Proveedor, indicándole los datos y características de su inscripción. Durante el proceso de evaluación ISAGEN determina la necesidad de efectuar o no visitas al proveedor para verificar los datos suministrados. La información recibida del Proveedor es conservada en Archivo Central de ISAGEN. 5.4 CALIFICACIÓN DE PROVEEDORES La calificación del Proveedor define la gestión del proveedor en la ejecución de un contrato u orden de compra y la atención a las solicitudes posteriores derivadas de los mismos. Todos los contratos y órdenes de compra independiente de su cuantía deben ser calificados. Una vez ejecutado cada contrato u orden de compra, los equipos de trabajo deben diligenciar el formulario de calificación de proveedores de bienes y servicios disponible en Intranet/Herramientas/Instructivos y Formatos/Formatos/Grupo Bienes y Servicios/Calificación de proveedores. En el numeral 10 - anexos - de esta Guía Administrativa se puede consultar y diligenciar el formulario de calificación de proveedores. 5.4.1 Temas Los temas a calificar se agrupan en dos temas: un tema contractual y otro tema de notificaciones postcontractuales, cada uno de ellos con unos aspectos y estos a su vez con uno o varios factores tal como se definen a continuación: A. Temas contractuales • Aspecto técnico: Mide la tecnología utilizada por el contratista, la aplicación de las normas técnicas durante el desarrollo del contrato y la aplicación de las especificaciones técnicas. Cumplimiento: Mide el cumplimiento del contratista en cuanto a la fecha de entrega pactada en el contrato y a la cantidad entregada contra la cantidad especificada en el contrato. Transferecia de conocimientos: Mide la manera como el contratista logra que el receptor adquiera niveles avanzados en el uso de las herramientas y la profundidad del conocimiento adquirido. Aplica solo a contratos en donde el objeto del contrato indique la transferencia de conocimientos. Aspectos ambientales: Mide la gestión que el contratista realiza a los planes de manejo ambientales durante la ejecución del contrato, definidos en los pliegos de condiciones. Aplica solo a los contratos en donde se especifique la realización de planes de manejo ambiental. Facturación: Mide la efectividad y precisión de la facturación del contratista en desarrollo del contrato. Aplica a todos los contratos. B. Notificaciones postcontractuales Aplica para los contratos ya terminados y solo se registran los eventos por incumplimiento, mala atención a reclamaciones o deficiencias en la prestación del servicio postventa. Estas notificaciones deben quedar debidamente justificadas. 5.4.2 Calificación No necesariamente se tienen que evaluar todos los aspectos indicados, los aspectos que no aplican no se califican y el sistema de manera automática realiza la ponderación a los factores que aplican con el fin de que la calificación siempre tenga como base un 100%. En la columna PA (Puntaje asignado) se debe registrar el puntaje que estime el interventor o administrador del contrato u orden de compra sin sobrepasar el Puntaje máximo de 100 puntos. Esta información debe ser enviada al equipo de Bienes y Servicios para el registro correspondiente en el Sistema de Calificación de de Proveedores. Un proveedor se considera no confiable si la calificación total en un contrato se encuentra por debajo de 50%. . ISAGEN se abstendrá de contratar con este proveedor. El Comité Asesor de Contratación evaluará los casos especiales en los que a solicitud de un Proveedor o de algún equipo de la Empresa se someta a consideración el levantamiento de la sanción. 5.4.3 Clasificación de la calificación: De acuerdo con el puntaje obtenido los proveedores se clasifican de la siguiente manera: • • • • PUNTAJE OBTENIDO CLASIFICACIÓN Altamente confiable: Cumple los requisitos para MAYOR O IGUAL A 75 asegurar la calidad de los productos. Preferirlo al PUNTOS comprar. MAYOR A 50 PUNTOS Y Confiable: Cumple satisfactoriamente con requisitos MENOR DE 75 PUNTOS para asegurar la calidad de los productos. MENOR O IGUAL A 50 Proveedor no confiable: No cumple con los requisitos PUNTOS para asegurar la calidad de los productos. Descartar 5.5 SELECCIÓN DE PROVEEDORES Se consideran elegibles para figurar en la lista de proveedores aquellos que cumplan lo indicado en el numeral 4. CRITERIOS de esta guía administrativa. Para efectuar en SAP R/3 una consulta sobre los proveedores que figuran en el Sistema de Clasificación de Proveedores SCP y que pueden ser elegibles, se sigue la ruta: • • Logística/Funciones Centrales/Sistema Clases/Búsqueda/Búsqueda de objeto en clases. Seleccione una de las clases pertenecientes a uno de los grupos: Proveedores de Bienes y Servicios, Constructores o Consultores, ingresando por el match code del campo clase. Categ.clase: 010 • 6. FLUJOGRAMA No Aplica 7. RESPONSABILIDADES - El equipo Bienes y Servicios es responsable por la administración del sistema de clasificación de proveedores (SCP) y de mantener actualizadas las metodologías de evaluación establecidas en los pliegos de condiciones del Manual de Contratación. - Los equipos de trabajo son responsables de exigir y evaluar cuando sea aplicable, el factor de aseguramiento de calidad en cada uno de los procesos de contratación a su cargo, de acuerdo con las metodologías de evaluación establecidas en los pliegos de condiciones; de la selección y calificación de los proveedores; de promover al interior de sus proveedores la vinculación con los sistema de gestión de calidad y/o ambiental. - El Administrador del maestro de proveedores es responsable de bloquear el proveedor cuando este sea calificado con D. 8. REGISTROS Se conservarán en el Archivo Central los siguientes registros en una carpeta para cada proveedor: IDENTIFICAC CÓDI ALMACENAMI PROTEC IÓN GO ENTO CIÓN RECUPERA TIEMPO DISPOSICI CIÓN DE ÓN RETENC ION SISTE MA DE CALID AD SISTEM A DE GESTIÓ N AMBIEN TAL Si REGISTR Formulario de F020 En archivo En Por nombre 2 años O DE inscripción 4-1 central legajadorINSCRIPCI constructores carpeta ON EN EL SISTEMA DE CLASIFIC ACION DE PROVEED ORES Almacenam Si iento en archivo central . Formulario de F020 En archivo En Por nombre 2 años inscripción 4-2 central legajadorconsultores carpeta Formulario de F020 En archivo En Por nombre 2 años inscripción 4-3 central legajadorproveedores carpeta de bienes y servicios De carácter permane nte De carácter permane nte Almacenam Si iento en archivo central Almacenam Si iento en archivo central Almacenam Si iento en archivo central Almacenam Si iento en archivo central Si . Si CALIFICA Formulario de F020 En archivo En Por nombre CION DE calificación de 4-4 central legajadorPROVEED proveedores carpeta ORES INFORME S DE EVALUACI ON DE PROPUES TAS . Informe de F020 En archivo En Por número evaluación de 4-5 central en la legajador- de contrato propuestas carpeta de carpeta obra pública cada contrato Si No Informe de F020 En archivo En Por número evaluación de 4-6 central en la legajador- de contrato propuestas carpeta de carpeta compraventa cada contrato bienes muebles archivo En Por número Informe F020 En evaluación de 4-7 central en la legajador- de contrato propuestas carpeta de carpeta para concurso cada contrato méritos Informe ajuste F020 En archivo En Por número 4-8 técnico central en la legajador- de contrato económico carpeta de carpeta para concurso cada contrato méritos Certificados No del Sistema aplica de Calidad con base en la norma ISO 9000 o equivalente Certificados No de los aplica sistemas de Gestión Ambiental o Documento de Gestión Ambiental En archivo En Por nombre central en la legajadorcarpeta del carpeta proveedor De carácter permane nte Almacenam Si iento en archivo central No . De carácter permane nte De carácter permane nte De carácter permane nte Almacenam Si iento en archivo central Almacenam Si iento en archivo central Almacenam Si iento en archivo central No . No PERFILES GENERAL ES DEL SISTEMA DE CALIDAD DOCUMEN TOS DE GESTIÓN AMBIENT AL DEL PROVEED OR No En archivo En Por nombre central en la legajadorcarpeta del carpeta proveedor De carácter permane nte Almacenam Si iento en archivo central Si 9. DOCUMENTOS REFERENCIA - Formularios de Registro de Inscripción al Sistema de Clasificación de Proveedores S.C.P. Se encuentra en Intranet en la ruta Intranet/Herramientas/Instructivos y Formatos/Sistema de Incorporación de Bienes y Servicios/Manual de Contratación/Formularios para el sistema de Clasificación de Proveedores. - Política de Gestión de Bienes de Bienes y Servicios No 0139. Se encuentra en Intranet en la ruta Intranet/Herramientas/Aplicativos/Documentos Normativos. - Guía Administrativa para la Incorporación de Bienes y Servicios No. 0140. Se encuentra en Intranet en la ruta Intranet/Herramientas/Aplicativos/Documentos Normativos. - Manual de Contratación. Se encuentra en Intranet en la ruta Intranet/Herramientas/Instructivos y Formatos/Sistema de Incorporación de Bienes y Servicios/Manual de Contratación. 10. ANEXOS.