DOCUMENTO TÉCNICO ASEGURAMIENTO DE SERVICIOS DE ASISTENCIA EN SALUD ANEXO

DOCUMENTO TÉCNICO ASEGURAMIENTO DE SERVICIOS DE ASISTENCIA EN SALUD ANEXO 1 CAJA NACIONAL DE PREVISIÓN SOCIAL E.P.S S.A. DICEMBRE 18 2003 Bogotá, D.C., ESCISIÓN CAJANAL 2003 _______________________________________________________________________________________ TABLA DE CONTENIDO Pág. INTRODUCCIÓN ............................................................................................. 1. DIAGNOSTICO ESTRATÉGICO ORGANIZACIONAL................................ 1.1 ANTECEDENTES ..................................................................................... 1.2 DIAGNOSTICO ......................................................................................... 1.3 PUNTOS CRITICOS ................................................................................. 1.4 PROPUESTAS ESTRATEGICAS ............................................................ 1.5 PORTAFOLIO DE SERVICIOS ................................................................ 2. MARCO TEORICO Y CONCEPTUAL ....................................................... 2.1 PRINCIPIOS ............................................................................................. 2.2 VISION ..................................................................................................... 2.3 MISION ..................................................................................................... 3. PROPUESTA DE REORGANIZACIÓN ..................................................... 3.1 OBJETIVOS ............................................................................................. 3.2 PROGRAMACION TRABAJO DE REORGANIZACIÓN ........................... 3.3 PROSPECTIVA EMPRESARIAL .............................................................. 4. DEFINICIÓN DE LA ORGANIZACIÓN PROPUESTA ................................ 4.1 ESTATUTO INTERNO ............................................................................. 4.3 ESTRUCTURA INTERNA ........................................................................ 4.2.1 CADENA DE PROCESOS ............................................................. 4.2.2 ESTRUCTURA ORGANICA PROPUESTA .................................... 4.2.3 ASIGNACION RECURSOS ........................................................... 5. INCIDENCIA DE LA PROPUESTA ORGANIZACIONAL ........................... 6. ANEXOS • • • • • • CRONOGRAMA GRAFICOS DE PROCESOS Y DIAGRAMAS DE RELACION PROYECTO DE ACUERDO MODIFICACIÓN DE ESTATUTOS PROYECTO DECRETO ESTRUCTURA PROYECTO DECRETO PLANTA PROPUESTA INCIDENCIAS PROPUESTA DE REORGANIZACION 3 4 4 5 5 6 6 7 7 7 8 8 8 9 9 10 11 11 12 15 17 27 28 Caja Nacional de Previsión Social – Cajanal EPS SA. 2 ESCISIÓN CAJANAL 2003 _______________________________________________________________________________________ INTRODUCCION Ante los nuevos acontecimientos légales que afectan la Caja Nacional de Previsión Social con la reciente publicación del Decreto 1777 de junio de 2003 que escinde de la organización el negocio derivado de la administración de aseguramiento en salud, y su posterior protocolización, mediante escritura pública 5003 de octubre 07 del presente año, convirtiendo la EPS en una sociedad anónima (S.A. EPS), se requiere revisar y fundamentar una nueva estructura organizacional que responda a las necesidades nuevas, tanto de los clientes externos como internos . Por esta razón la Gerencia General de la empresa, tomo la decisión de conformar un equipo interdisciplinario que se encargue de revisar los estudios de diagnostico, realizados anteriormente y las condiciones actuales de las empresa y los requerimientos para la nueva S.A. EPS, con el fin de actualizarlos y establecer una propuesta para reorganizar los procesos y estructurar los negocios efectivamente . Ante las condiciones inmediatos con que se desea responder a los retos establecidos, se requiere dividir el proceso en dos etapas : la primera tendrá como finalidad la adecuación de la estructura de las dos empresas y la asignación de la planta de personal para poder operar ( para entregar en los primeros cinco días de diciembre de 2003). La segunda tratará sobre adecuación , desarrollo y estandarización de procesos, para encontrar efectividad y construir manuales de operación con el fin de avanzar con seguridad y a largo plazo. Esta etapa será dependiente de la primera y se deberá realizar en los dos primeros meses del año 2004. El Informe describe los resultados del análisis y propuesta organizacional, realizados por el equipo de profesionales de CAJANAL. La propuesta, específicamente, está concebida y diseñada para permitirle a la Entidad adaptarse a las nuevas condiciones dentro del Sistema General de Seguridad Social, con la visión de constituir la Empresa en una de las mejores posicionadas en el aseguramiento en salud de Colombia. ¨ El documento se compone de varios capítulos, en donde se plasman los consensos técnicos y aportes del equipo interdisciplinario de reorganización y el aval de los Subdirectores, Gerente General de Cajanal y Junta Directiva de Cajanal E.P.S, con el fin de respaldar decretos de reorganización necesarios para operar con seguridad en corto tiempo y permitir obtener excelente prospectiva hacia el futuro. Caja Nacional de Previsión Social – Cajanal EPS SA. 3 ESCISIÓN CAJANAL 2003 _______________________________________________________________________________________ La propuesta en si, fue concebida a través de cinco (5) orientadores básicos : como hacer las cosas bien, utilizar ciencia y tecnología actualizada , diseñar e implantar sistema de comunicación e información moderno y fundamentar en la organización criterios de calidad y control para medir efectividad. 1. DIAGNOSTICO ESTRATÉGICO ORGANIZACIONAL 1.1 Antecedentes. Los recientes desarrollos de los negocios de la Caja Nacional de Previsión Social en las dos subdirecciones de Prestaciones Económicas y de Salud con apoyo logístico de la Subdirección Administrativa y Financiera no han obtenido los resultados que se esperaban en los últimos años . El Gobierno Nacional recientemente tomo decisiones drásticas para retomar el derrotero de una entidad que se había creado hace 58 años con el fin de garantizar y asegurar servicios en salud y el reconocimiento de pensiones, efectivos a su población afiliada y usuaria los cuales desde hace algún tiempo no viene cumpliendo efectivamente. Por estas razones se realiza la escisión de la Empresa promotora de salud y se crea una sociedad anónima en salud S.A., para buscar corregir el rumbo de la entidad y pueda esta alcanzar el desarrollo de la filosofía social para el cual fue creada . Por estas razones la Gerencia General de la Empresa y siendo fiel a la filosofía expuesta, desarrolla trabajos para darle cuerpo a las decisiones gubernamentales, en primera instancia y prestar así a los usuarios servicios con oportunidad, efectividad y garantía de calidad, que dadas las circunstancias y las condiciones actuales, solamente se lograran con una reorganización institucional . Ante la responsabilidad de una acción técnica, inmediata y efectiva se trazan las políticas institucionales que en corto tiempo permitan tener estudios para resolver el problema, y de nuevo entregar al país una de las mejores E.P.S.s con criterios y estructuras renovadas para el beneficio de todos . Este estudio contiene todas las consideraciones para que los estamentos del Gobierno Nacional( de toma de decisiones) ,con solo su lectura aprecien la movilidad y bondad del proyecto y promulgar su visto bueno para así remozar una entidad que el país requiere y que seguirá generando empleo y buen servicio en cumplimiento de los programas de gobierno. 1.2 Diagnostico. La Caja nacional desde el año de 1994 viene realizando estudios que se inician con la firma Price Waterhouse base para obtener la licencia de funcionamiento. Para los años de 1996 y 1997 se contrata la firma CINSSA S.A y posteriormente Caja Nacional de Previsión Social – Cajanal EPS SA. 4 ESCISIÓN CAJANAL 2003 _______________________________________________________________________________________ en el año 2002 se adelantan estudios con las firmas : Remolina Estrada , Efective Solution y Econometria los cuales en el fondo, compartieron cada una en su época el diagnostico de Cajanal y realizaron propuesta técnicas interesantes. De otro lado y en casi todos los programas anuales los funcionarios de la institución desarrollaron trabajos destinados a actualizar lo realizado por las firmas mencionadas o diseñar modelos conceptualizados, específicamente para procedimientos específicos, organización y métodos de procesos . Este panorama nos lleva a colegir que la Empresa Cajanal siempre ha estado sobré diagnosticada, pero ha faltado decisión para colocar la acción a muchas de las propuestas que antaño se hicieron y que por una u otra causa fracasaron en su cometido de reestructuración o reorganización, sumiendo la empresa cada vez en profundo letargo o retroceso . Las anteriores consideraciones llevan a la institución a una desmejora creciente en la prestación de los servicios, utilización irracional de recursos y deterioro constante de la imagen política a nivel nacional con su cliente interno y externo. Lógicamente el malestar es permanente y las acciones de desorganización del clima laboral y el retiro de los usuarios hacia otras empresas por su insatisfacción no se hacen esperar, causando automáticamente perdida de equilibrio económico para funcionar y perdida de imagen corporativa en forma creciente. Ante esta realidad a Cajanal no le queda otra alternativa: o soluciona sus inconvenientes en forma seria y sobre todo rápida o desaparece. Por lo anterior la Gerencia General actual de la Empresa presenta este estudio como la forma valida para salirle al paso a la situación planteada y obtener en el corto plazo la reactivación de la empresa. 1.3 Puntos Críticos . • Desequilibrio financiero en sus flujos de caja y su presupuesto anual ya que los ingresos obtenidos son inferiores comparativamente a los gastos e inversiones que realiza la Empresa para funcionar, no hay organización efectiva para hacer recaudos y compensación para lograr asignar los presupuestos con eficacia. Información desorganizada para el cliente interno y externo sobre procesos de la empresa, no se da ni en la oportunidad requerida ni por los canales adecuados, no se encuentra definido el verdadero horizonte informático ya que no existen bases de datos confiables . Problemas del recurso humano por falta de información ,educación , capacitación y entrenamiento para cumplir las labores. Prestación de servicios de salud con poca oportunidad y garantía de calidad. • • • Caja Nacional de Previsión Social – Cajanal EPS SA. 5 ESCISIÓN CAJANAL 2003 _______________________________________________________________________________________ • Externalidades negativas como: baja cultura del usuario para acceder a los servicios, abogados aumentando desmedidamente la presentación de acciones de tutelas en contra de la empresa. No hay claridad en la definición del modelo que debe utilizar la empresa para realizar la intermediación de los servicios . Procesos desorganizados y desconectados que no permiten prestar la efectividad misional. • • 1.4 Propuestas estratégicas . Para solucionar los inconvenientes enunciados anteriormente, la empresa debe realizar acciones encaminadas a: Solucionar de inmediato (en el corto Plazo) los puntos críticos negativos para encontrar el equilibrio, especialmente con racionalización y estandarización de recursos. Reorganizar estructuralmente la Empresa para prestar servicios con efectividad y comenzar a desarrollarse con seguridad . Contratación urgente de servicios externos de prestación de servicios de Salud con una red efectiva . Crecer y permanecer en el negocio de aseguramiento de la salud durante el mediano plazo y proyectarse a ser una de las mejores E.P.S.s en el largo plazo . Estas estrategias macro se convierten en el trazador de acción más importante de la Empresa, pues lleva implícita la misión y el desarrollo de esta para obtener la visión con calidad en los procesos. 1.5 Portafolio de Servicios . Dadas las condiciones actuales y considerando las estrategias con las cuales se trabajará la acción en el corto, mediano y largo plazo se definen como portafolio de servicios, la prestación de servicios en el plan obligatorio de salud del régimen contributivo , para el mediano plazo se pueden extender los servicios hacia otros regímenes definidos en la ley 100 y hacia el largo plazo se dejan definidos los servicios en el régimen subsidiado y otros servicios complementarios . 2.MARCO TEORICO Y CONCEPTUAL. En este capítulo se describen los principios, la visión y la misión, que sirven de marco de referencia y orientan el proceso de reorganización y ajuste institucional que está adelantando CAJANAL en la actualidad. Caja Nacional de Previsión Social – Cajanal EPS SA. 6 ESCISIÓN CAJANAL 2003 _______________________________________________________________________________________ 2.1 Principios. El proceso de reorganización que viene adelantando CAJANAL, tiene como base un equipo interdisciplinario conformado por profesionales de CAJANAL, orientado por principios constitucionales de equidad, eficiencia, calidad, descentralización, desconcentración, participación social y concertación, entre otros y, adicionalmente, por los siguientes principios administrativos : • • • • Concepción de la organización con la visión del cliente externo y de la segmentación del mercado, como norte orientador. Responsabilidad social en el logro de la misión como Empresa administradora de aseguramiento social en salud. Predominio de criterios técnicos de eficiencia, efectividad y calidad en el análisis, identificación y diseño de propuestas. Estructura orgánica plana, orientada por productos, adaptable a los cambios del mercado y coordinada matricialmente a través de vínculos formales entre las diferentes áreas de responsabilidad funcional. Organización de grupos de trabajo que puedan ser adaptados con flexibilidad a las necesidades del mercado y de la Empresa. Diseño de una planta de cargos fija con criterios de estándares de trabajo. • • 2.2 Visión. La visión expresada claramente como orientador principal de las acciones empresariales se define como: Ser la Empresa Promotora de Salud que crece , permanece y se consolida en el negocio de aseguramiento de salud, con proyección hacia un posicionamiento entre las mejores del país. 2.3 Misión . El anterior planteamiento conlleva a desarrollar a una redefinición de la Misión, basada en una cultura organizacional centrada en el cliente externo y orientada a satisfacer sus necesidades de aseguramiento social con criterios de calidad y eficiencia, que le permita a la Institución: Caja Nacional de Previsión Social – Cajanal EPS SA. 7 ESCISIÓN CAJANAL 2003 _______________________________________________________________________________________ • Desarrollar estrategias integrales en el aseguramiento de servicios de salud con criterios de calidad , efectividad y rentabilidad para lograr la satisfacción de sus clientes y socios . 3. PROPUESTA DE REORGANIZACIÓN. Por tratarse de una modificación y adaptación de las estructuras funcionales a un marco legal conformado por el decreto 1777 del 26 junio de 2003 y la escritura 5003 protocolizada en la Notaria dieciocho el 7 de octubre del mismo año, (que de cierta forma trazaron líneas de política general para la empresa), se requiere reorganizar los procesos, modificar las estructuras funcionales y reorientar la asignación de recursos para operar con calidad, efectividad y oportunidad en la prestación del servicio , por lo tanto se define la propuesta como una reorganización, con metas fijas y un periodo de transición a corto plazo. 3.1 Objetivos . El principal objetivo es el de reorganizar la empresa en forma inmediata para permitir recuperación del punto de equilibrio técnico y financiero y prestar servicios con calidad y oportunidad en el plan obligatorio de salud del régimen contributivo. Para cumplir el objetivo general se requiere de objetivos específicos que son: • • Mantener número de afiliados en los dos primeros meses de la puesta en marcha de la reorganización, e incrementarlos progresivamente . Lograr en el corto plazo, equilibrio económico del negocio por intermedio de: venta de activos improductivos, reducción de gastos innecesarios e ingreso de capital nuevo mediante venta de acciones de la Empresa . Garantizar la prestación de los servicios a la población afiliada, con calidad y oportunidad, para recuperar imagen corporativa y confianza en los clientes. Diseñar e implementar sistemas modernos de procesos y procedimientos que garanticen el cumplimiento de la función institucional . • • • Establecer sistema de información y comunicación moderno y efectivo para que la organización tenga canales expeditos en la realización de funciones objetivo. Establecer sistemas de control en toda la organización para realizar evaluación de la gestión y retroalimentación oportuna en el desarrollo de todas las acciones empresariales. • Caja Nacional de Previsión Social – Cajanal EPS SA. 8 ESCISIÓN CAJANAL 2003 _______________________________________________________________________________________ • Diseñar e implementar el sistema de calidad integral en la Empresa , para que la gestión sea proactiva y los resultados en la prestación de los servicios sea cada vez mejor y se garantice y certifique el servicio desde que se inicia, durante el proceso y después cuando el usuario lo recibe y abandona la red que lo presta . Adquirir el servicio de una tecnología moderna necesaria, para acortar tiempos de realización de procesos y obtener: seguridad ,calidad y rapidez en la gestión del aseguramiento de los servicios ofrecidos a los usuarios . • o Programación de Trabajos . Para desarrollar el trabajo se conformó un equipo de trabajo interdisciplinario compuesto por la Secretaria General , representantes de la Gerencia, representantes de las oficinas de Planeación , Control y Jurídica , la División del Recurso Humano y el Sindicato de trabajadores, quienes con la colaboración de todos los funcionarios de la empresa tuvieron a su cargo la revisión y actualización de documentos de propuestas de reestructuraciones pasadas y a formulación de la propuesta que se anexa al presente, siguiendo lineamientos de política, definidos por las directivas de la empresa; la programación puntual de los trabajos se muestra en el cronograma ( Anexo No 1) . 3.3 Prospectiva Empresarial. Ante la inminencia de una liquidación si no se realizan rápidamente acciones para contenerla, la principal esperanza que se tiene es que la empresa se reacomode en el corto plazo y demuestre que puede cumplir con la misión y que su resultado en el corto y mediano plazo produce rentabilidad y efectividad en la prestación de servicios . Se espera que el gobierno Nacional y las entidades de regulación den el apoyo necesario a la nueva Empresa para desarrollar planes propuestos y colocarse rápidamente al nivel de la mejores E.P.S.s del país. También hay perspectiva que los afiliados que se retiraron del servicio retornen en el mediano plazo y permanezcan por largo tiempo en nuestra Empresa. Se tiene la certeza de llegar a ser una entidad competitiva y rentable en el mediano plazo para contribuir con el desarrollo del país y los programas de Gobierno. La prospectiva empresarial de todas maneras queda abierta, de tal forma que un grupo funcional se encargue de estudios de investigación a todo nivel, para incursionar en el aseguramiento de otros servicios o incluso hasta en la prestación directa . Caja Nacional de Previsión Social – Cajanal EPS SA. 9 ESCISIÓN CAJANAL 2003 _______________________________________________________________________________________ La ejecución de los procesos de reorganización en el mediano plazo y de acuerdo con características de mercado y necesidades del cliente, pueden generar reestructuraciones de rediseño de proceso o incluso hasta procesos de reingeniería para responder los retos del mercado. La empresa estará atenta a estas influencias con el objeto de responder oportunamente . 4. DEFINICIÓN DE LA ORGANIZACIÓN PROPUESTA. Para la conformación de la propuesta de reorganización se tuvieron en cuenta los principios técnicos que a continuación definimos : La razón de ser, esta comprendida en la satisfacción del cliente tanto interno como externo. La nueva organización debe ser plana y debe estar basada en ejecución de procesos . En la organización se debe tener en cuenta que las estructuras básicas deben conformarse a través de parámetros : legales, funcionales y orgánicos con asignación de recursos físicos ,económicos y humanos . La conformación estructural orgánica de la reorganización, parte de las políticas fijadas por el Estado Colombiano a través del marco legal contemplada en el Decreto 1777. esta se desarrolla mediante una cadena de procesos ( macro ) que a su vez cumple objetivos mediante la aplicación de procedimientos y tareas claramente delimitadas con estandarización y racionalización. Los procesos se concentran en dos unidades funcionales que ejecutan el total de acciones así : la técnica que reúne los procesos directos que genera la operación del negocio y la unidad administrativa que suministra el apoyo misional necesario al desarrollo del negocio del aseguramiento en salud . Se crean unidades regionales con características de sucursal como representantes directos del presidente de la Empresa , se aplican en ellas criterios de desconcentración de funciones, representación legal y funciones operativas, tomando como base un sistema de información de características globales y automatizado, para permitir rápida atención y retroalimentación de los procesos . Los procesos de planeación, control , jurídico y de relaciones económicas externas y auditoria integral se dejan claramente definidos como funciones asesoras de la presidencia . Se utilizan tres subsistemas que permean la organización para encontrar sinergia y son : calidad, control y comunicación e información Caja Nacional de Previsión Social – Cajanal EPS SA. 10 ESCISIÓN CAJANAL 2003 _______________________________________________________________________________________ 4.1 Estatuto Interno. Como marco legal de la empresa existe un acuerdo aprobado por la Junta Directiva bajo el No 014 del 30 de junio de 1999. Como procedimiento a seguir en esta reorganización, se prevé complementar y fortalecer el estatuto con la introducción de los cambios fundamentales tratados en la presente reorganización. Para dejar plasmado el derrotero de la empresa se anexa al presente Estudio el anexo No 2, que contiene la reforma a los estatutos actuales y que debe ser sometida a la aprobación de la Asamblea de Accionistas de la Empresa, la cual por funciones es la máxima autoridad de la organización . 4.2 Estructura Interna. Para identificar y evaluar las diferentes opciones organizativas para CAJANAL, el equipo desarrolló metodología de reingeniería de procesos en cascada descendente, la cual permite analizar y definir el qué hacer de CAJANAL, con la utilización de los parámetros que se mencionan a continuación: • • • • • • • • • Sistema general de seguridad social en salud. Sistemas de aseguramiento social de CAJANAL. Subsistemas de CAJANAL. Productos y servicios . Operaciones de cada subsistema. Macro procesos. Micro procesos. Procedimientos. Tareas. CAJANAL: ESQUEMA DE REINGENIERIA DE PROCEDIMIENTOS SISTEMA GENERAL DE SEGURIDAD SOCIAL EN SALUD MICROSISTEMA CAJANAL PRODUCTOS AL CLIENTE EXTERNO MACROPROCESOS MICROPROCESOS PROCEDIMIENTOS TAREAS MANUALES DE PROCEDIMIENTOS MANUALES DE FUNCIONES ESTRUCTURA ORGANICA Con los planteamientos anteriores se definieron las áreas de negocio que en forma genérica se pueden definir así: Caja Nacional de Previsión Social – Cajanal EPS SA. 11 ESCISIÓN CAJANAL 2003 _______________________________________________________________________________________ • Áreas de operaciones de servicios a clientes externos : definidas como las unidades básicas dirigidas a cliente externo, de acuerdo con las normas y reglamentación del SGSSI (Ej. : áreas de aseguramiento social en salud y prestaciones económicas). Áreas de operaciones de apoyo corporativo y servicios a clientes internos: definidas como los grandes ejes y conjuntos de productos y servicios, que son insumos para el desarrollo de las áreas operativas y clientes internos de la organización (Ej. : producción de servicios y apoyo logístico). • 4.2.1 Cadena de Procesos. Para el desarrollo del negocio de aseguramiento de salud exclusivamente dedicado al Régimen contributivo y especialmente orientado al plan obligatorio de Salud POS se definieron los siguientes macroporocesos ( ver Fig. No 3) . CADENA DE PROCESOS AF ILIAC IO N R E C AU D O C O M P E N S AC IO N AD M IN IS T R AC A SE G U R A M IE N T O P AG O AU D ITO R IA Figura No 3 Cadena de Procesos Cajanal E.P.S. S.A. Dentro de la cadena de procesos y a amanera de ilustración se encuentran consideradas funciones y procesos administrativos que se requieren para la operación del negocio enfocados a: Planeación del negocio. Mercadeo . Caja Nacional de Previsión Social – Cajanal EPS SA. 12 ESCISIÓN CAJANAL 2003 _______________________________________________________________________________________ Venta de servicios y mantenimiento del cliente . Afiliaciones y novedades. Recaudo . Compensación . Aseguramiento de salud . Administración de red de prestación de servicios . Autorización de servicios. Administración de incapacidades e invalidez. Auditoria Integral . Cartera. Recursos financieros . Pagos . En este esquema se comenzaron a definir las funciones y operaciones del negocio que deben quedar en cada uno de los macro procesos para posteriormente ir en forma descendente buscando los procedimientos y tareas para realizar la dinámica con sinergia y producir resultados efectivos . Se determinaron claramente tres áreas definidas así : Área de Presidencia Área técnica . Área administrativa y Financiera . Al tomar como base la cadena de procesos y las operaciones necesarias para producir con éxito, se distribuye por área el que hacer para la adaptación, dejando claro que posteriormente y en la medida en que se tenga la reorganización y adaptación estructural concluida, vendrá una etapa de reingeniería de procesos como una estrategia técnica necesaria para desarrollar el negocio dentro de parámetros de equilibrio técnico-económico y estudiar la posibilidad de otros negocios en los cuales se puede incursionar con éxito. A continuación se muestra por área la asignación así: PRESIDENCIA Caja Nacional de Previsión Social – Cajanal EPS SA. 13 ESCISIÓN CAJANAL 2003 _______________________________________________________________________________________ Auditar integralmente Planear Definir políticas Asesoria jurídica COMITES Gerencia de riesgos Administración del sistema de información y comunicación Control Interno de Gestión Control Disciplinario VICE PRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA Afiliar (comercializar) Recaudar Compensar Contratación de recursos y red Administrar recursos financieros y pagar Atención al cliente Administración sistema de información Políticas administración de recursos : humanos, físicos, financieros, fiscal y tecnológicos. Planeación financiera. Tesorería y pagaduría. Información financiera. Parametrización de contratos administrativos y financieros. Administración activos fijos. Administración de servicios generales y mantenimiento. VICE PRESIDENCIA TECNICA Afiliación (técnica) Carnetizar. Manejar base de datos. Parametrizar negocio y Sistema de Información. Formular políticas del negocio. Expedir autorizaciones. Elaborar estadísticas y cálculos actuariales Administrar incapacidades y licencias. Caja Nacional de Previsión Social – Cajanal EPS SA. 14 ESCISIÓN CAJANAL 2003 _______________________________________________________________________________________ Auditar la prestación del servicio. Realizar investigaciones necesarias para desarrollar el negocio 4.2.2 Estructura Orgánica Propuesta. Par poder desarrollar las funciones y operaciones propias del negocio de salud y especialmente orientado al aseguramiento como es nuestro caso se debe dar a la empresa una estructura de organización con responsabilidades , línea de autoridad y jerarquía para que funcione con efectividad, por esto se plantea para desarrollar el negocio la siguiente estructura orgánica. ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL CAJANAL S.A. ASAMBLEA DE ACCIONISTAS JUNTA DIRECTIVA REVISORIA FISCAL PRESIDENCIA JURIDICA ECONOM ICA AUDITORIA CONTROL INTERNO PLANEACION VICE ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA VICE TECNICA D IR E C C IO N R E G IO N A L E S Figura No 4 Estructura orgánica Cajanal EPS. SA. La estructura orgánica propuesta presentada en este capitulo recoge los principios establecidos con anterioridad y se fundamenta en el achatamiento de la organización, estandarización de procesos y racionalización de procesos y recursos para así adaptar la organización a las condiciones exigidas por el mercado actual. La organización propuesta consta de dos niveles : central y regional. Uno y otro, están integrados y organizados matricialmente. El nivel central es el responsable de la toma de decisiones, dirección y ejecución de actividades relacionadas con la investigación y diseño de políticas, operaciones y procedimientos. Comprende tres grupos de áreas : • Áreas de toma de decisiones y dirección, integradas por : Junta Directiva Revisoría Fiscal Caja Nacional de Previsión Social – Cajanal EPS SA. 15 ESCISIÓN CAJANAL 2003 _______________________________________________________________________________________ Presidencia . Vicepresidencias Regionales Oficina de Control Interno. Oficina de Auditoria Integral Oficina Jurídica. Planeación Económico Externo • Área operativas de servicios finales al cliente externo, integradas por : Las regionales y puntos de atención así: Área de aseguramiento social en salud. Área de administración comercial y Financiera. Las anteriores áreas de operación se organizarán en Presidencia, Vicepresidencias, Oficinas, Direcciones y Grupos de trabajo, las cuales están definidos, como se mencionó anteriormente, según criterios de servicios al cliente externo e interno y se reglamentarán por intermedio de la presidencia de la E.P.S. Para el cumplimiento de las políticas definidas se requiere realizar asignación de funciones especificas y responsabilidades que se deben elaborar y promulgar en forma posterior, por intermedio de manuales de funciones y procedimientos. 1.1.1.1 1.1.1.2 4.2.3 Asignación de Recursos. Para obtener desarrollo efectivo y encontrar rentabilidad tal como se planteo en los principios organizacionales se requiere dotar a los modelos creados de los recursos necesarios para operar con racionalidad de tal forma que se guarde el equilibrio financiero , por tal razón se propone iniciar la operación de los nuevos modelos con los siguientes recursos: 4.2.3.3. Recursos humanos (Planta de personal ) La planta de personal con la cual inicia la nueva Empresa esta definida por la distribución que aparece en el anexo No 5, en donde se determina la planta de Caja Nacional de Previsión Social – Cajanal EPS SA. 16 ESCISIÓN CAJANAL 2003 _______________________________________________________________________________________ personal que por vía de escisión, se da a la SA para que inicie la operación de negocio de aseguramiento en Salud. Dadas las características de escisión de la entidad y teniendo en cuenta que para su transformación se procederá en dos etapas: primero una reorganización que hace realidad la separación de estructuras organizacionales y planta de personal y la segunda que enmarca una reestructuración con racionalización y estandarización de procesos y uso de recursos en forma efectiva, para llevar a la Empresa a una situación nueva, pero importante en el contexto del mercado de las EPS y las prestaciones económicas se plantea como sustentos técnicos los siguientes : • Para realizar la escisión se toma como base el estudio técnico de junio de 2003, con algunas adendas en concordancia con instrucciones dadas en los Comités técnicos-asesores realizados para evaluar el caso de Cajanal tanto en el Ministerio de Protección Social como en el Departamento nacional de Planeación, sin cambiar el sentido ni el contenido básico del documento, (solo se permite, bajo orden expresa, incluir empleos de almacenista, tesorero y control interno disciplinario que no se tuvieron en cuenta, modificar algunas definiciones que se constituyen en actualización o mejora y considerar algunas inclusiones para preservar el orden laboral) . Dichas modificaciones se anexan al documento . • Para la realización de la escisión planteada se tomará como base este documento y por la vía de Asamblea de Accionistas y Presidencia de la empresa, se dará aplicación a lo aprobado una vez los decretos entren en vigencia. • Una vez escindida la Entidad, se procederá a la realización de la Reestructuración, que llevaría a modificaciones de estructura y planta de la Empresa, mejorándola en lo posible y pertinente con criterios de efectividad, racionalidad, trasparencia y buscando rentabilidad tanto social Caja Nacional de Previsión Social – Cajanal EPS SA. 17 ESCISIÓN CAJANAL 2003 _______________________________________________________________________________________ como económica y preservando el orden jurídico y la situación laboral de los empleados . • La acelerada disminución de la población usuaria, obliga a regionalizar los servicios en los departamentos en donde tiene presencia Cajanal, para alcanzar una prestación acorde con las necesidades de los usuarios y recortar en forma prudente pero efectiva los gastos de operación . La regionalización( Facultada por el decreto 1777) trae como los consecuencia, reducción de personal directivo ( 30 directores seccionales por seis directores regionales ) conservando estos funcionarios empleos en gran porcentaje en niveles de operación del negocio, ya que en la mayoría de los Departamentos se mantiene la presencia institucional El ahorro obtenido por este concepto se cifra más o menos en una suma cercana a los $ 69.865.639,00 de pesos mensuales ( Para las dos Empresas), que contribuye al recorte en gastos para obtener rápidamente el punto de equilibrio del negocio . Dadas las características de reestructuración, en el corto tiempo esta decisión permitirá mediante un análisis de cargas y de demanda de servicios recortar aun más la planta en donde el análisis produzca superávit operacional , para obtener el punto de equilibrio se tiene previsto hacer alianzas estratégicas con el ISS o con las otras EPS estatales de tal forma que se compartan gastos o se intercambie población usuaria para reducir gastos de operación , en donde el costo sea imposible de mantener. De todas maneras la Empresa con esta decisión, esta aplanado la organización de manera notable, ya que disminuye dos niveles jerárquicos ( Seccionales y Divisiones ) en la mayoría de Departamentos (excepción Caja Nacional de Previsión Social – Cajanal EPS SA. 18 ESCISIÓN CAJANAL 2003 _______________________________________________________________________________________ realizada de los seis que se convierten en regionales ) y dota a las regionales de características de sucursal que permite, para fines operativos, ser replica de la Presidencia en cada zona de trabajo , mejorando autonomía y efectividad en la operatividad del negocio . Del anterior análisis se desprende que la planta esta completamente financiada bajo el supuesto de que se conservan los ingresos por concepto directo en el negocio . Para mejor ilustración se presenta a manera de resumen una comparación entre la planta actual y propuesta así: COMPARATIVO PLANTA ACTUAL PLANTA PROPUESTA . 1.2 PLANTA PROPUESTA JUN 2003 EICE EPS SA TOTAL ( Vienen de entidad anterior) 210 740 950 PLANTA PROPUESTA E P To Total Disminución 14 214 228 18 632 652 -88 20 32 848 880 -72 El número de cargos propuestos en cada nivel respetan la cadena de procesos y las vinculaciones de éste y su personal con el desarrollo del negocio de EPS en Salud según se observó en la Pág. 12 y en el anexo 2 del presente documento , (se tienen 11 cargos por exigencia de la nueva estructura y los restantes pasan como están) La EPS SA comenzará su operación con 16 cargos nuevos por un valor de $49.604.367,00 y una planta cedida por la EICE de 632 cargos por un valor de $623.946.102,00 para un total de planta de 652 cargos con un valor de $673.550.469,00.( ver anexo No 5) El detalle del cuadro se observa en anexo 5 incluyendo variaciones en nomenclatura y valores con incremento salarial según decreto de diez de diciembre de 2.003 en todo caso las cifras equivalentes, ( salario básico más factor prestacional ) para ver el ahorro total, se pueden ver en el anexo 10 los datos que corresponden a nomenclatura de nueva y valores de salarios base , Caja Nacional de Previsión Social – Cajanal EPS SA. 19 ESCISIÓN CAJANAL 2003 _______________________________________________________________________________________ Es cierto que de todas maneras. ambas plantas se encuentran financiadas y se presenta al final un recorte en cargos y un ahorro en asignaciones mensuales . Otro de los puntos que merece especial atención es el achatamiento que se le da a las Empresas a través de solamente dos niveles jerárquicos y un modelo de trabajo por intermedio de equipos multidisciplinarios para ejecutar labores, que constituyen las instituciones en un modelo de organizacional matricial por productos dejando muy de lado la tradicional estructura en línea y jerarquizada que se traía. Otra de las características relevantes de las propuestas, es la aplicación de enfoque sistémico con subsistemas técnicos trazadores que se requieren para el normal desarrollo y puesta en práctica de la estructura propuesta, estos subsistemas se consideraron enfocados a: sistema de información y comunicación , ingeniería de proceso , control , calidad y utilización de ciencia y tecnología de ultima generación. Además se consideró en el análisis, el especial cuidado que se debe dar al recurso gente, como elemento dinamizador de procesos con desarrollo especializado a través de programas de desarrollo y comportamiento organizacional, para que las estructuras y la reorganización planteada pueda funcionar efectivamente. Estas posiciones nos dan para creer que con la escisión y la distribución del recurso gente en una estructura más formal ,se da el primer paso para acometer todo un programa de reestructuración en beneficio de la Empresa . Para un mejor desarrollo dentro de la Empresa y para no incurrir en complicaciones laborales al realizar los traslados de funcionarios a las dos empresas, se adopto una escala de trabajadores oficiales con equivalencias como se muestra a continuación . Caja Nacional de Previsión Social – Cajanal EPS SA. 20 ESCISIÓN CAJANAL 2003 _______________________________________________________________________________________ Cargo Público. de Empleado Código 2040-23 2040-17 2040-15 2040-12 3010-19 3010-19 3010-19 3010-19 3010-19 3020-09 4065-12 4065-11 4065-10 4065-09 4080-11 4080-10 5040-22 5040-22 5040-22 5140-13 5140-13 5120-11 5120-10 5300-12 Cargo de trabajador O. Profesional especializado Profesional especializado Profesional especializado Profesional especializado Profesional especializado Profesional especializado Profesional especializado Profesional especializado Profesional especializado Profesional Técnico Administrativo Técnico Administrativo Técnico Administrativo Técnico Administrativo Técnico Operativo Técnico Operativo Secretario ejecutivo Secretario ejecutivo Secretario ejecutivo Secretario Secretario Auxiliar Administrativo Auxiliar Administrativo Auxiliar Administrativo Código 1 2 3 4 5 6 7 8 9 1 1 2 3 4 1 2 1 2 3 1 2 1 2 1 Jefe de División Jefe de División Jefe de División Jefe de División Profesional Especializado Profesional Especializado Profesional Especializado Profesional Especializado Profesional Especializado Profesional Universitario Técnico Administrativo Técnico Administrativo Técnico Administrativo Técnico Administrativo Técnico Operativo Técnico Operativo Secretario Ejecutivo Secretario Ejecutivo Secretario Ejecutivo Secretario Secretario Auxiliar Administrativo Auxiliar Administrativo Operario Calificado Caja Nacional de Previsión Social – Cajanal EPS SA. 21 ESCISIÓN CAJANAL 2003 _______________________________________________________________________________________ Conductor Mecánico Conductor Mecánico Conductor Mecánico Auxiliar de Servicios Generales Auxiliar de Servicios Generales 5310-15 5310-11 5310-09 5335-11 5335-09 Conductor Mecánico Conductor Mecánico Conductor Mecánico Auxiliar de Servicios Generales Auxiliar de Servicios Generales 1 2 3 1 2 Esta nomenclatura se utilizará como transición para hacer los traslados correspondientes y una vez se tenga la reestructuración, se elaborará una escala adecuada con movimientos horizontales y verticales, que permita hacer la selección efectiva del recurso gente , tomando en cuenta la formación del individuo y su experiencia relacionada con el cargo ( ver planta de personal con las equivalencias en el anexo No 7). 1.2.1.1 Nivel Regional El nivel regional es el responsable de operativizar e instrumentar las políticas, estrategias y procedimientos definidos por el Nivel Central, varía principalmente en función de los siguientes criterios : • • • • • • Tamaño del mercado actual y potencial (Población). (Grupos Etáreos) Confluencia natural y aglomeración de la población alrededor de zonas de demanda y entrega de bienes y servicios en general. (RED) Afinidad cultural. Referencia y contrarreferencia Factor geográfico Cobertura y distribución de la red de prestación de servicios. Para desarrollar las funciones propias del negocio y tomando en cuenta que dependiendo de las regionales solamente se conciben centros de atención al usuario, la Distribución que se plantea es la siguiente : Caja Nacional de Previsión Social – Cajanal EPS SA. 22 ESCISIÓN CAJANAL 2003 _______________________________________________________________________________________ NORTE NORORIENTE ORIENTE REGIONALES CENTRO OCCIDENTE SUR ORIENTE Fig No 5 Caja Nacional de Previsión Social – Cajanal SA. Distribución regional REGIONALIZACION SEGÚN UBICACIÓN GEOGRAFICA R G N LE E IO A S N TE N R C ID N OR O -O C E TE CN O E TR O IE TE R N O C E TE SU O IE TE C ID N RR N A N O TLA TIC A TIO U N Q IA B G TA OO SA TA D R N NE VA LLE H ILA U SU R CE C LD S A A BYC OAA N SA TA D R N R O TE N N E A IÑ TO A LIM B LIVA O R CROA ODB ME TA C SA A E A NR QU D IN IO C Q E A U TA MGA N A D LE A COO HC G ADT IR R O AAC RUA R R LD PU MA O ISA A A TU Y C SA E R A ZNS MA O A CUA AC GA A U JIR C N IN M R A UD A AC B R /TU A SA A D E N NRS 56,619 30,903 81,099 273,548 30,281 45,666 28,980 Fig No Caja Nacional de Previsión Social – Cajanal SA. Regionalización. Caja Nacional de Previsión Social – Cajanal EPS SA. 23 ESCISIÓN CAJANAL 2003 _______________________________________________________________________________________ Las regionales, de acuerdo a los criterios que se tuvieron en cuenta para su determinación, se clasifican en Tipo Uno (1) con Centros de Atención :A, B, C; y Tipo Dos (2) con Centros de Atención :A, B, C); de Tipo Tres (3) con Centros de Atención A, B, C. La de tipo Uno (1) es especial, denominada la Regional Central, que congrega el mayor volumen de usuarios( 81.099) y sus sede principal es Bogotá D.C. (Centro de Atención 1.1.A Especial), contiene más del 70% de los afiliados (61.375) de dicha Regional .Representa esta Regional Centro aprox. un 30% de las actividades de Cajanal nacional. Bogotá D.C., es también Centro de Atención para Cundinamarca. Las otras Regionales de tipo Dos (2) son: Norte (sede principal Barranquilla, Centro de Atención Tipo 2 1.A.) Occidente (sede principal Cali, Centro de Atención Tipo 2.1.A.), con una población afiliada cada una entre 45.000 y 56.600 afiliados . Representan un 37% de las actividades de Cajanal nacional. Las Regionales de tipo Tres (3) son: Nor-Ocidente (sede principal Medellín, (Centro de Atención Tipo 3.1.A.), Oriente (sede principal Bucaramanga, Centro de Atención Tipo 3.1.A.), Sur Oriente (sede principal Neiva Centro de Atención Tipo 3.1.B) con poblaciones afiliada cada una entre 29000 y 31.000 afiliados. Representan un 33% de las actividades de Cajanal Nacional. Cada Regional, fuera de su sede principal, tiene unas zonas que se denominan Centros de Atención, dado las características y criterios (ya enunciados) de cada una de las actuales seccionales, precisados así: Para la Regional Centro: Tiene a Boyacá como Centro de atención Tipo 1.1.B; Meta como Centro de Atención Tipo 1.2..B; Girardot como Centro de Atención Tipo 1.3.C.; Amazonas como Centro de Atención Tipo 1.3.C° . Caja Nacional de Previsión Social – Cajanal EPS SA. 24 ESCISIÓN CAJANAL 2003 _______________________________________________________________________________________ Para la Regional Norte: tiene los Centros de Atención: Sucre de tipo 2.1.C; Bolívar de Tipo 2.1.B; ,Magdalena de Tipo 2.1.C; Cesar de Tipo2.2.A.; Guajira de Tipo 2.2.C.; San Andrés de tipo 2.3.B. Para la Regional Occidente: tiene los Centros de Atención : Nariño de Tipo 2.1.C.; Quindio de Tipo 2.2.B.; Risaralda de Tipo 2.2.B.; Cauca de Tipo 2.1.B.; Buenaventura de Tipo 2.3.B. Para la Regional Nor-Occidente tiene los Centros de atención: Caldas de Tipo 3.1.C.; Córdoba de Tipo 3.2.B.; Chocó de Tipo 3.3.A.. Para la Regional Oriente tiene los Centros de Atención : Norte de Santander de Tipo3.1.B; Casanare de Tipo 3.3.B.; Arauca de tipo 3.3.C. Para la Regional Sur- Oriente tiene los Centros de Atención : Tolima de Tipo 3.1.A; Caquetá de Tipo 3.3.A.; Putumayo de Tipo 3.3.C.° Nota: 1.A. Especial---------- 61.375 Relaciones 1. A. entre 16.124 ---12.478, 1. B entre 12.477----10.565, 1. C. entre 10.564---- 9.021, 2. A entre 2. B entre 2. C entre 9.020 ---- 6.856, 6.855------4.498, 4.497------3.981, 3. A entre 3.980----- 3.055, Caja Nacional de Previsión Social – Cajanal EPS SA. 25 ESCISIÓN CAJANAL 2003 _______________________________________________________________________________________ 3. B entre 3. C entre 3. C° entre 3.054-----1.779, 1.778------1.204, 1.203------- 699. 5. INCIDENCIA DE LA PROPUESTA ORGANIZACIONAL. Con la nueva estructura organizacional propuesta para CAJANAL, la Entidad espera generar un impacto importante sobre el SGSSI, cuyos detalles se describen a continuación. • En primer lugar, del proceso de reorganización y ajuste propuesto para CAJANAL, se espera que la Institución pueda responder con mayor flexibilidad y, por consiguiente, llegar con servicios de mejor calidad y eficiencia. La sociedad Colombiana conocerá una empresa reorganizada y remozada en sus proceso que prestará servicios con garantía y certificación del cliente que permite lanzar una nueva imagen corporativa y le colaborará al sistema de seguridad social en salud a cumplir con las políticas de estado . Mediante alianzas estratégica se venta de la infraestructura física que posee en algunas seccionales engrosará la capacidad instalada del sistema de red hospitalaria para la prestación de servicios . Continuará como una empresa generadora de empleo para colaborar con el desarrollo de la economía y los planes de gobierno. Establece un gran ahorro en cuanto a utilización de recursos ( ver anexo No 6) y organización flexible, para hacer las labores más adecuadas y entregar servicios con efectividad al cliente • • • • 6 ANEXOS ANEXO No 1 : CRONOGRAMA. Caja Nacional de Previsión Social – Cajanal EPS SA. 26 ESCISIÓN CAJANAL 2003 _______________________________________________________________________________________ ANEXO No 2 : GRAFICOS DE PROCESOS Y DIAGRAMA DE RELACIÓN ANEXO No 3 : PROYECTO DE ACUERDO ESTRUCTURA. ANEXO No 4 : PROYECTO DECRETO ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL. ANEXO No 5 : PROYECTO PLANTA PROPUESTA . ANEXO No 6 : INCIDENCIAS PROPUESTA DE REORGANIZACIÓN. Caja Nacional de Previsión Social – Cajanal EPS SA. 27 ESCISIÓN CAJANAL 2003 _______________________________________________________________________________________ ANEXO No 1 Caja Nacional de Previsión Social – Cajanal EPS SA. 28 ESCISIÓN CAJANAL 2003 _______________________________________________________________________________________ ANEXO No 2 Caja Nacional de Previsión Social – Cajanal EPS SA. 29 ESCISIÓN CAJANAL 2003 _______________________________________________________________________________________ ANEXO No 3 Caja Nacional de Previsión Social – Cajanal EPS SA. 30 ESCISIÓN CAJANAL 2003 _______________________________________________________________________________________ ANEXO No 4 Caja Nacional de Previsión Social – Cajanal EPS SA. 31 ESCISIÓN CAJANAL 2003 _______________________________________________________________________________________ ANEXO No 5 Caja Nacional de Previsión Social – Cajanal EPS SA. 32 ESCISIÓN CAJANAL 2003 _______________________________________________________________________________________ ANEXO No 6 Caja Nacional de Previsión Social – Cajanal EPS SA. 33 ESCISIÓN CAJANAL 2003 _______________________________________________________________________________________ Caja Nacional de Previsión Social – Cajanal EPS SA. 34 ESCISIÓN CAJANAL 2003 _______________________________________________________________________________________ Caja Nacional de Previsión Social – Cajanal EPS SA. 35 _______________________________________________________________________________________ 1.3 _______________________________________________________________________________________ 1. 1. 1. 1. 1. 1. 1. 1. 1. 1. 1. 1. 1. 1. 1. 1. 1. 1. 1. 1. ORGANIZACIONALL 1. 1. 1. 1. 1. 1. 1. PARTE 01: ESTUDIO ESTRATEGICO 1.