EJEMPLAR DE CONSULTA EJEMPLAR DE CONSULTA DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS

EJEMPLAR DE CONSULTA EJEMPLAR DE CONSULTA DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS GERENCIA DE ORGANIZACIÓN GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN Y ACTUALIZACION DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN ABRIIL 2003.. ABR L 2003 EJEMPLAR DE CONSULTA EJEMPLAR DE CONSULTA MANUAL GUIA TECNICA PARA LA ELABORACION Y ACTUALIZACION DE MANUALES DE ORGANIZACION CÓDIGO: ARCHIVO: FECHA: EDICIÓN/REVISIÓN: DRH-GU-A-03-002 GUIA_MAN_ORG 15-ABR-03 A 2 DE 30 EJEMPLAR DE CONSULTA EJEMPLAR DE CONSULTA MANUAL GUIA TECNICA PARA LA ELABORACION Y ACTUALIZACION DE MANUALES DE ORGANIZACION CÓDIGO: ARCHIVO: FECHA: EDICIÓN/REVISIÓN: DRH-GU-A-03-002 GUIA_MAN_ORG 15-ABR-03 A INDICE PÁGINA 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. INTRODUCCIÓN MARCO JURIDICO MISION OBJETIVO LINEAMIENTOS GENERALES NORMAS GENERALES PARA LA UTILIZACIÓN DE LAS PLANTILLAS METODOLOGIA PARA LA ELABORACION DEL MANUAL 7.1. 7.2. 7.3. 7.4. 7.5. DETERMINACION DE NECESIDADES RECOPILACIÓN DE LA INFORMACIÓN ANÁLISIS Y ADECUACIÓN DE LA INFORMACIÓN INTEGRACIÓN DE LA INFORMACIÓN PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN 4 5 6 7 8 11 12 8. 9. ACTUALIZACION DE LOS MANUALES DE ORGANIZACION APARTADOS QUE INTEGRAN EL MANUAL DE ORGANIZACIÓN 9.1. ELEMENTOS DE PRESENTACION 9.1.1. CARÁTULA 9.1.2. CÉDULA DE REGISTRO Y CONTROL DE VERSIONES 9.1.3. INDICE 9.1.4. INTRODUCCIÓN 9.1.5. MARCO JURÍDICO 9.1.6. OBJETIVO 9.1.7. POLÍTICAS GENERALES 9.1.8. MISIÓN 9.1.9. VISIÓN 9.2. CRITERIOS PARA REDACTAR FUNCIONES 9.2.1. SUBDIRECCIÓN DE ÁREA 9.2.2. GERENCIA DE ÁREA 9.2.3. COORDINACIÓN Y OFICINA 16 17 10. 11. 12. DIFUSIÓN DE LOS MANUALES DE ORGANIZACIÓN GLOSARIO DE TERMINOS ADMINISTRATIVOS ANEXOS 23 24 26 3 DE 30 EJEMPLAR DE CONSULTA EJEMPLAR DE CONSULTA MANUAL GUIA TECNICA PARA LA ELABORACION Y ACTUALIZACION DE MANUALES DE ORGANIZACION CÓDIGO: ARCHIVO: FECHA: EDICIÓN/REVISIÓN: DRH-GU-A-03-002 GUIA_MAN_ORG 15-ABR-03 A 1. INTRODUCCIÓN La red de calidad que el Gobierno Federal está llevando a cabo en sus Dependencias y Entidades, se refleja en una evolución y mejoramiento de sus estructuras, métodos y sistemas de trabajo. Atendiendo a la importancia de que las áreas que integran la actual estructura del Servicio Postal Mexicano, cuenten con instrumentos administrativos que coadyuven al logro de los objetivos institucionales y sirvan de consulta y apoyo para conocer las atribuciones, estructura orgánica y funciones que les han sido conferidas, se ha elaborado la presente Guía Técnica para normar y orientar la elaboración de los manuales de organización específicos, uniformando los criterios en cuanto a su presentación y contenido, así como inducir con un enfoque metodológico y práctico, el proceso de integración de éstos manuales para su elaboración y/o actualización. Por lo anterior, la Dirección de Recursos Humanos, por conducto de la Gerencia de Organización, prestará la asesoría y apoyo que requieran las áreas del Organismo, para la elaboración, actualización, autorización, validación y registro de sus manuales de organización específicos. El documento se encuentra estructurado en 2 partes, una dedicada al aspecto metodológico que habrá de seguirse para la elaboración de los manuales y la otra referida a los elementos constitutivos que deberán ser considerados tanto para su presentación como para su integración; así como los apartados relativos a la normatividad que debe observarse en los formatos que se utilizarán para la presentación y un glosario de términos administrativos que apoyará al lector en la interpretación y uso de los términos empleados. 4 DE 30 EJEMPLAR DE CONSULTA EJEMPLAR DE CONSULTA MANUAL GUIA TECNICA PARA LA ELABORACION Y ACTUALIZACION DE MANUALES DE ORGANIZACION CÓDIGO: ARCHIVO: FECHA: EDICIÓN/REVISIÓN: DRH-GU-A-03-002 GUIA_MAN_ORG 15-ABR-03 A 2. MARCO JURIDICO Decreto por el que se crea el Organismo Público Descentralizado denominado Servicio Postal Mexicano. Estatuto Orgánico del Servicio Postal Mexicano. Manual de Organización Institucional. 5 DE 30 EJEMPLAR DE CONSULTA EJEMPLAR DE CONSULTA MANUAL GUIA TECNICA PARA LA ELABORACION Y ACTUALIZACION DE MANUALES DE ORGANIZACION CÓDIGO: ARCHIVO: FECHA: EDICIÓN/REVISIÓN: DRH-GU-A-03-002 GUIA_MAN_ORG 15-ABR-03 A 3. MISION ESTABLECER LA NORMATIVIDAD INTERNA Y ORIENTACIÓN PARA LA ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE LOS MANUALES DE ORGANIZACIÓN ESPECÍFICOS DE LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS QUE INTEGRAN EL UNIFORMANDO SU PRESENTACIÓN Y SERVICIO POSTAL MEXICANO, CON INFORMACIÓN CONTENIDO ACTUALIZADA, RESPECTO A SUS ESTRUCTURAS ORGÁNICAS, FUNCIONES Y ATRIBUCIONES DELEGADAS. 6 DE 30 EJEMPLAR DE CONSULTA EJEMPLAR DE CONSULTA MANUAL GUIA TECNICA PARA LA ELABORACION Y ACTUALIZACION DE MANUALES DE ORGANIZACION CÓDIGO: ARCHIVO: FECHA: EDICIÓN/REVISIÓN: DRH-GU-A-03-002 GUIA_MAN_ORG 15-ABR-03 A 4. OBJETIVO PROPORCIONAR A LAS UNIDADES ADMINISTRATIVAS DEL SERVICIO POSTAL MEXICANO, LA ORIENTACIÓN Y LINEAMIENTOS NECESARIOS PARA LA ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE SUS MANUALES DE ORGANIZACIÓN, CON LA FINALIDAD DE HOMOGENEIZAR SU PRESENTACIÓN Y CONTENIDO. 7 DE 30 EJEMPLAR DE CONSULTA EJEMPLAR DE CONSULTA MANUAL GUIA TECNICA PARA LA ELABORACION Y ACTUALIZACION DE MANUALES DE ORGANIZACION CÓDIGO: ARCHIVO: FECHA: EDICIÓN/REVISIÓN: DRH-GU-A-03-002 GUIA_MAN_ORG 15-ABR-03 A 5. LINEAMIENTOS GENERALES 1. Los presentes lineamientos son de observancia administrativas del Servicio Postal Mexicano. general para las unidades 2. La elaboración y actualización de los manuales de organización es responsabilidad directa de los titulares de las unidades administrativas del Servicio Postal Mexicano, quiénes contarán con la orientación y apoyo metodológico del Gerente de Organización. 3. El titular de cada unidad administrativa, deberá elaborar y actualizar los manuales de organización, de acuerdo con sus necesidades y apegándose al contenido y forma de los apartados descritos en el presente documento y vigilará que los manuales aplicables al ámbito de su competencia contengan los lineamientos vigentes establecidos por la autoridad competente. 4. Cada área nombrará a un representante para la elaboración y actualización de su o sus manuales de organización, quien será el enlace con el representante de la Gerencia de Organización. 5. El representante de la Gerencia de Organización será el encargado de coordinar y asesorar a los responsables de cada área para la elaboración y actualización de los manuales de organización, así como el de proporcionar la plantilla vigente de los mismos. 6. La información contenida en los manuales de organización deberá ser acorde a la estructura orgánica vigente autorizada a la unidad administrativa y a las funciones consignadas en el Manual de Organización Institucional. 7. Los Manuales de Organización serán actualizados cuando se susciten modificaciones en la estructura orgánica y/o funciones del Organismo y/o unidades administrativas, cumpliendo de esta manera con su función informativa para la cual fueron elaborados. 8. Las distintas unidades administrativas que forman parte del Organismo, en la integración de sus respectivos Manuales de Organización deberán utilizar los formatos autorizados, a efecto de uniformar la presentación. 9. La redacción de las funciones invariablemente deberá iniciarse con un verbo en infinitivo y en su presentación se deberán agrupar por la afinidad existente entre ellas, manteniendo un orden lógico. 10. En caso de que una función sea de coordinación entre dos o más unidades administrativas, ésta deberá aparecer en ambos, especificando la parte que le corresponde cumplir a cada uno 11. Para los niveles jerárquicos de Gerencia de área que no tengan unidades administrativas subordinadas, se deberán emplear en la redacción de sus funciones, los 8 DE 30 EJEMPLAR DE CONSULTA EJEMPLAR DE CONSULTA MANUAL GUIA TECNICA PARA LA ELABORACION Y ACTUALIZACION DE MANUALES DE ORGANIZACION CÓDIGO: ARCHIVO: FECHA: EDICIÓN/REVISIÓN: DRH-GU-A-03-002 GUIA_MAN_ORG 15-ABR-03 A verbos que denoten el carácter operativo o administrativo de las mismas, en razón a su característica de ejecutantes. 12. La denominación de las unidades administrativas de mando medio y superior del Organismo, deberá ser la misma que aparece en la estructura orgánica y el organograma vigente autorizado y registrado ante la S.H.C.P. 13. La propuesta del manual de organización será presentada en medio impreso y en algún dispositivo electrónico de almacenamiento de información. 14. El titular de la Gerencia de Organización requisitará en las plantillas respectivas (anexos) para la elaboración de manuales de organización los siguientes campos: clave o código, fecha de elaboración, y número de edición o revisión. Esto se hará cuando ya se encuentre validado por el Director de Asuntos Jurídicos y Seguridad Postal. 15. Los titulares de las unidades administrativas que elaboren los manuales de organización, incluirán en el marco jurídico de las leyes referidas: el título, capítulo, sección, artículo, párrafo e inciso que le da sustento; el cuál será revisado y validado por Director de Asuntos Jurídicos y Seguridad Postal. 16. Para la elaboración o actualización de manuales de organización, el Gerente de Organización deberá dar respuesta a las solicitudes presentadas por las unidades administrativas en un plazo máximo de 20 días hábiles contados a partir de la fecha de recepción de la propuesta. 17. Cuando la Gerencia de Organización haga modificaciones a un manual como resultado del análisis del mismo y envíe la propuesta respectiva al área usuaria para su revisión, comentarios o Vo.Bo., ésta tendrá un plazo máximo 10 días hábiles para dar respuesta. Cuando no se obtenga respuesta al mismo se enviará un recordatorio de normatividad pendiente, en caso de no obtener respuesta se informará a su jefe inmediato superior. 18. El titular de la Dirección de Asuntos Jurídicos y Seguridad Postal dará respuesta a las solicitudes de validación de manuales que son remitidas por el titular de la Gerencia de Organización en un plazo máximo de 10 días hábiles, contados a partir de la fecha de entrega de las mismas. 19. Los manuales de organización validados, deberán ser registrados en la Gerencia de Organización, misma que se encargará de hacerlos llegar a los titulares de las unidades administrativas correspondientes para su distribución a los puntos de uso. 20. La copia controlada enviada a los titulares de las unidades administrativas deberá contener el folio respectivo para su distribución a los puntos de uso. 21. La difusión y estricta aplicación de los manuales de organización será responsabilidad de los titulares de las unidades administrativas en el ámbito de sus respectivas competencias. 22. Cuando un manual de organización deba ser actualizado o dado de baja, el titular de la unidad administrativa responsable de su aplicación deberá solicitar dicha actualización o 9 DE 30 EJEMPLAR DE CONSULTA EJEMPLAR DE CONSULTA MANUAL GUIA TECNICA PARA LA ELABORACION Y ACTUALIZACION DE MANUALES DE ORGANIZACION CÓDIGO: ARCHIVO: FECHA: EDICIÓN/REVISIÓN: DRH-GU-A-03-002 GUIA_MAN_ORG 15-ABR-03 A baja por escrito al Gerente de Organización, siendo responsabilidad del primero la sustitución o destrucción de todos los documentos que hayan sido distribuidos dentro de su ámbito de competencia. 23. Los titulares de las unidades administrativas deberán revisar la normatividad que les competa cada doce meses, debiendo informar al Gerente de Organización la continuación de sus vigencia, o bien, enviar sus propuestas de actualización. 24. El documento que dará validez a la elaboración o actualización del manual de organización será la cédula de registro y control de versiones emitida en la Gerencia de Organización. 25. La cédula de registro y control de manuales debe ser firmada por los servidores públicos titulares de las unidades administrativas involucradas, su Jefe Inmediato Superior, el Gerente de Organización y el Director del Área. 26. Concluido el proceso de revisión/validación, los titulares de las áreas involucradas en el manual deberán firmar la cédula de registro respectiva en un plazo máximo de cinco días hábiles a partir de la presentación del formato respectivo. En caso de no firmarla en el plazo establecido se cancelará la solicitud de elaboración/actualización del manual correspondiente. 27. Carecerá de validez institucional toda aquella normatividad que sea aprobada unilateralmente por las unidades administrativas sin la validación del Director de Asuntos Jurídicos y Seguridad Postal, así como del Gerente de Organización, debiendo observar para ello las indicaciones contenidas en la presente guía. 10 DE 30 EJEMPLAR DE CONSULTA EJEMPLAR DE CONSULTA MANUAL GUIA TECNICA PARA LA ELABORACION Y ACTUALIZACION DE MANUALES DE ORGANIZACION CÓDIGO: ARCHIVO: FECHA: EDICIÓN/REVISIÓN: DRH-GU-A-03-002 GUIA_MAN_ORG 15-ABR-03 A 6. NORMAS GENERALES PARA LA UTILIZACION DE LAS PLANTILLAS 1. La hoja de presentación, deberá asentarse en el Manual de Organización utilizando la plantilla No. 1. 2. Las hojas de los apartados de índice, introducción, marco legal, objetivos, misión, visión, deberán asentarse en el Manual de Organización utilizando la plantilla No. 2. 3. Presentar el organograma de estructura orgánica específica de la unidad administrativa en la plantilla No. 3 establecida para los Manuales de Organización, señalando en el encabezado el nombre del área de que se trate. 4. Se deberán incluir las áreas dependientes hasta el nivel de coordinación u oficina. 5. Se utilizarán figuras rectangulares con medidas iguales para representar las distintas unidades administrativas, uniéndolos con líneas horizontales y verticales del mismo grosor. 6. Las unidades administrativas regionales se marcarán en la parte inferior separados de las unidades administrativas centrales por una línea horizontal discontinua, la dependencia jerárquica se indicará con una línea vertical que partirá de la unidad administrativa que los tenga bajo su responsabilidad. 7. Para la presentación de las funciones de las unidades administrativas se utilizará la plantilla No. 4, la cual se empleará al comenzar la descripción de las funciones conferidas a cada unidad administrativa, señalando en el encabezado el nombre de la nomenclatura autorizada de que se trate, asentar las funciones que realiza el área mencionada, la descripción de las mismas irá precedida por una viñeta. 11 DE 30 EJEMPLAR DE CONSULTA EJEMPLAR DE CONSULTA MANUAL GUIA TECNICA PARA LA ELABORACION Y ACTUALIZACION DE MANUALES DE ORGANIZACION CÓDIGO: ARCHIVO: FECHA: EDICIÓN/REVISIÓN: DRH-GU-A-03-002 GUIA_MAN_ORG 15-ABR-03 A 7. METODOLOGIA PARA LA ELABORACION DEL MANUAL ETAPAS PARA ELABORAR UN MANUAL DE ORGANIZACION Entre los principios establecidos en materia de modernización de la Administración Pública Federal, destaca el referente a la corresponsabilidad que deben observar todas las áreas funcionales para el mejoramiento administrativo, para tal efecto cada titular de unidad administrativa elaborará sus propios Manuales de Organización, por lo que será necesaria la participación de los responsables del área en la aportación de información relativa a las funciones que tienen asignadas; para lograr la contribución específica de cada servidor público al objetivo global de integrar sus documentos de apoyo administrativo. Las principales actividades necesarias para la elaboración del manual, son las siguientes: 7.1. DETERMINACIÓN DE NECESIDADES − Evaluar los requerimientos de la unidad administrativa, en función de la normatividad aplicable a sus funciones, evaluando la necesidad de actualización o reemplazo del manual de organización. 7.2. RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN − − − Inicialmente se obtendrá el organigrama del área, para identificar a las unidades administrativas que han de ser consideradas para la elaboración de sus funciones. La información que integrará el Manual de Organización se obtendrá a través de la investigación documental, de la aplicación de cuestionarios y de observación directa. La investigación documental será utilizada para los elementos de presentación, constituidos por el marco jurídico y objetivos generales, a efecto de identificar y consultar los documentos que permitan obtener los datos que estructuren dichos apartados. Para los elementos de organización conformados por los organogramas y funciones de la unidad administrativa, se recomienda para obtener la descripción de las funciones, la aplicación de un cuestionario a los titulares de cada área hasta el nivel de jefes de unidad u oficina con más experiencia en el puesto. Para facilitar el análisis de la información es conveniente que los cuestionarios sean revisados por el titular del área, a quien le corresponderá integrar la información de su área, para validarla. − − 7.3. ANÁLISIS Y ADECUACIÓN DE LA INFORMACIÓN Una vez levantada o recabada la información o cuestionarios, se procederá a su análisis, adecuación, integración y captura, que constituyen las actividades de mayor relevancia. 12 DE 30 EJEMPLAR DE CONSULTA EJEMPLAR DE CONSULTA MANUAL GUIA TECNICA PARA LA ELABORACION Y ACTUALIZACION DE MANUALES DE ORGANIZACION El análisis debe efectuarse para verificar: − CÓDIGO: ARCHIVO: FECHA: EDICIÓN/REVISIÓN: DRH-GU-A-03-002 GUIA_MAN_ORG 15-ABR-03 A Que las funciones señaladas cumplan con las atribuciones conferidas a la unidad administrativa correspondiente en el Estatuto Orgánico y/o Manual de Organización Institucional del Organismo. Que no se presente duplicidad de funciones, es decir, que no se asigne la misma acción a 2 unidades. Que no se encuentren fragmentadas las funciones, sino que en la medida de lo posible, se asignen responsabilidades completas a cada unidad. Que estén marcados los mecanismos de coordinación que deberán mantener las unidades. Que en la descripción de funciones quede incluida la competencia del área y no del responsable. Que las funciones estén redactadas en forma clara y concisa. Que el conjunto de funciones desahogue el total de atribuciones y actividades a cargo de la unidad administrativa. − − − − − − De acuerdo a lo anterior, el responsable de elaborar el manual someterá a consideración del titular del área los ajustes a que haya lugar y solicitará en su caso las definiciones que sean necesarias, a fin de contar con la aprobación de la información que se consigne en las funciones. 7.4. INTEGRACIÓN DE LA INFORMACIÓN − − Comprende el vaciado de la información en las plantillas correspondientes, de acuerdo al orden y definición que se indican en el capítulo 6 de esta guía. Para tal efecto deberán observarse las especificaciones básicas de presentación que dicte la Gerencia de Organización. 7.5. PRESENTACIÓN DE LA INFORMACIÓN Con la finalidad de uniformar la presentación del Manual, las plantillas a utilizar para la descripción de las funciones serán proporcionados por el titular de la Gerencia de Organización. Adicionalmente, se deberán observar las siguientes características tipográficas, las cuales son aplicables a todo el documento salvo las excepciones que se indiquen: − − − − − − Software o aplicación Fuente Tamaño de Fuente Margen Izquierdo Margen Derecho Margen Inferior Word (versión disponible) Arial 10 2.5 cms. 2.5 cms 2.5 cms 13 DE 30 EJEMPLAR DE CONSULTA EJEMPLAR DE CONSULTA MANUAL GUIA TECNICA PARA LA ELABORACION Y ACTUALIZACION DE MANUALES DE ORGANIZACION − Espaciado Sencillo CÓDIGO: ARCHIVO: FECHA: EDICIÓN/REVISIÓN: DRH-GU-A-03-002 GUIA_MAN_ORG 15-ABR-03 A Los títulos de los capítulos deberán escribirse en su totalidad con letras mayúsculas en negrillas y centrados, los de subcapítulos con letras altas y bajas (VERSALES), alineados a la izquierda, además deben estar todos los párrafos del documento justificados. Dejar un renglón en blanco después de cada título y entre cada uno de los párrafos que se anoten, NO DEBE usarse sangría al comenzar la redacción de los párrafos. 7.5.1. Información General En la presentación de la información se utilizarán las plantillas autorizadas por la Gerencia de Organización, como a continuación se describen: − − PORTADA.- Utilizará la plantilla número 1 (ver anexo 1), anotando el nombre del documento y la fecha (mes y año) en los campos respectivos. INFORMACIÓN GENERAL.- Para la información subsecuente se utilizará la plantilla número 2 (ver anexo 2), la cual incluye la siguiente información: ENCABEZADO: a) Logotipo y nombre del Organismo b) Campo de Unidad Responsable.- Nombre autorizado de la Unidad Administrativa responsable de la aplicación del manual. c) Campo de Manual.- Nombre del documento RECUADRO PRINCIPAL.- ubicado al centro, contendrá la siguiente información: • Índice.- Se enumerarán todas las páginas de forma continua utilizando números arábigos. Si existen capítulos que abarquen más de una página se hará referencia sólo a la página inicial. Introducción. Marco Jurídico. Misión Objetivo. Políticas generales • • • • • PIE DE PÁGINA: a) Logotipo de SEPOMEX y número de página y total de paginas (X de XX). 14 DE 30 EJEMPLAR DE CONSULTA EJEMPLAR DE CONSULTA MANUAL GUIA TECNICA PARA LA ELABORACION Y ACTUALIZACION DE MANUALES DE ORGANIZACION 7.5.2. Estructura Orgánica y Funciones − CÓDIGO: ARCHIVO: FECHA: EDICIÓN/REVISIÓN: DRH-GU-A-03-002 GUIA_MAN_ORG 15-ABR-03 A Para la representación de la estructura orgánica se utilizará la plantilla número 3 (ver anexo 3), ésta se podrá hacer desde power point e insertar la imagen o bien diseñando los rectángulos con las plantillas de autoformas, según convenga. Para la descripción de las funciones se utilizarán las plantillas números 4 (ver anexo 4), la cual incluye la siguiente información: ENCABEZADO: a) Logotipo y nombre del Organismo b) Campo de Manual.- Nombre del documento c) Código d) Archivo e) Fecha f) Edición/Revisión Exclusivo para la Gerencia de Organización − PIE DE PÁGINA a) Logotipo de SEPOMEX y número de página y total de paginas (X de XX). RECUADRO PRINCIPAL a) Area.- Se anotará la nomenclatura de cada área que integra la estructura orgánica de la unidad administrativa, en el orden en que aparecen y respetando jerarquías. b) Objetivo.- Se enunciará el objetivo de cada área que integra la estructura orgánica de la unidad administrativa. c) Adscripción.- Se enunciara de cada área que integra la estructura orgánica de la unidad administrativa, el nivel inmediato superior al cual le reporta. d) Funciones.- Se detallarán las diversas funciones que realiza cada área que integra la estructura orgánica de la unidad administrativa respectiva. − Los títulos de los campos irán con la fuente Copperplate Gothic, tamaño 10 con negrillas, para la información subsecuente se utilizará fuente Arial, tamaño 10. 15 DE 30 EJEMPLAR DE CONSULTA EJEMPLAR DE CONSULTA MANUAL GUIA TECNICA PARA LA ELABORACION Y ACTUALIZACION DE MANUALES DE ORGANIZACION CÓDIGO: ARCHIVO: FECHA: EDICIÓN/REVISIÓN: DRH-GU-A-03-002 GUIA_MAN_ORG 15-ABR-03 A 8. ACTUALIZACIÓN DE LOS MANUALES DE ORGANIZACION Para realizar alguna actualización del manual de organización, debe considerarse el último manual vigente registrado con que cuenta la unidad administrativa, a efecto de que éste sea la fuente de información inicial. La actualización del manual de organización se llevará a cabo cuando se presenten los siguientes casos: • Cuando la unidad administrativa haya sufrido cambios en su estructura orgánica o cambios de denominación que afecten su funcionamiento. • Por asignación de nuevas funciones y responsabilidades. • Por el establecimiento de nuevos métodos o sistemas de trabajo. • Como resultado del proceso de simplificación administrativa. • Como el resultado de cambios en la normatividad aplicable. • Por omisión de funciones • Por carencia de validación y registro • Por adaptación de las necesidades que se plasmen en nueva guía técnica para la elaboración y actualización de manuales de organización. En el proceso de actualización se deberá considerar que la información con que se cuenta, correspondan a la realidad funcional y que estén de acuerdo con las normas jurídicas y administrativas establecidas para el efecto. Para la elaboración y actualización de manuales de organización se deberá tomar en consideración lo siguiente: • Cuando se incluyan nuevas funciones o atribuciones al ámbito de competencia de alguna área, solo deberán elaborarse éstas, señalando el o los nombres de las áreas que las realizarán, remitiéndose a la Gerencia de Organización para su dictamen y registro. Dicha documentación (copia vigente y original modificado) será remitida a la Dirección de Asuntos Jurídicos y Seguridad Postal para su validación. • Cuando se modifique alguna función existente, solo deberá remitirse a la Gerencia de Organización, copia de las páginas vigentes y el original de la modificación, a fin de conocer cuales fueron los cambios efectuados, para proceder a su dictamen, validación y registro, toda esta documentación será remitida a la Dirección de Asuntos Jurídicos y Seguridad Postal. Para actualizar un Manual de Procedimientos, la unidad administrativa interesada deberá solicitar por escrito la actualización del Manual respectivo, al Gerente de Organización, debiendo enviar su propuesta de actualización por escrito y en algún medio electrónico de almacenamiento de información. En el proceso de actualización se deberá considerar que la información o datos con que se cuenta, correspondan a la realidad operativa y que estén de acuerdo con las normas jurídicas y administrativas establecidas al efecto. 16 DE 30 EJEMPLAR DE CONSULTA EJEMPLAR DE CONSULTA MANUAL GUIA TECNICA PARA LA ELABORACION Y ACTUALIZACION DE MANUALES DE ORGANIZACION CÓDIGO: ARCHIVO: FECHA: EDICIÓN/REVISIÓN: DRH-GU-A-03-002 GUIA_MAN_ORG 15-ABR-03 A 9. APARTADOS QUE INTEGRAN EL MANUAL DE ORGANIZACION Para integrar el manual de organización, es conveniente tener en cuenta el contenido del mismo, describiéndose a continuación sus apartados, en el orden en que deberán aparecer: 9.1 ELEMENTOS DE PRESENTACIÓN 9.1.1 CARÁTULA.- Deberá observar los siguientes datos: a). Parte Superior: • Figurar en la parte superior de la hoja el logotipo y nombre completo del Organismo. • Hacer referencia al área responsable de su validación, registro y publicación: Dirección de Área y Gerencia de Organización. b). Parte Central: • Especificar que es un Manual de Organización seguida del nombre de la unidad administrativa responsable de su aplicación. c). Parte Inferior: • La fecha (mes y año) de conclusión. 9.1.2. Cédula de Registro y Control de Versiones Es el documento que proporciona formalidad al manual y es elaborado por el Gerente de Organización, una vez que el Director de Asuntos Jurídicos y Seguridad Postal, emite su validación. La cédula de registro del manual contiene la siguiente información: nombre del manual, área de aplicación, tipo de manual, número de registro, fecha de inicio de vigencia, control de modificaciones y firmas del titulares de Unidad Administrativa responsables de la aplicación o área solicitante de la elaboración/actualización manual, su jefe inmediato superior, del Gerente de Organización y del Director de éste. El registro del manual se conforma de acuerdo a lo siguiente: • Los dos primeros dígitos se obtendrán de las iniciales de la Dirección a la cual corresponde, seguidas de un guión (-). • Los siguientes dos lo conforman las iniciales del tipo de manual al cual pertenece (Organización OR), (Calidad CA), seguido de un guión. • El siguiente dígito lo forma el consecutivo de la edición, se utilizarán las letras del abecedario, quedando la letra “A” como el que ocupa la versión original cambiando sucesivamente “B y C”; seguido de un guión. • Los siguientes dígitos estarán conformados por los dos últimos del año en que se registra el manual de procedimientos, seguido por un guión. 17 DE 30 EJEMPLAR DE CONSULTA EJEMPLAR DE CONSULTA MANUAL GUIA TECNICA PARA LA ELABORACION Y ACTUALIZACION DE MANUALES DE ORGANIZACION • CÓDIGO: ARCHIVO: FECHA: EDICIÓN/REVISIÓN: DRH-GU-A-03-002 GUIA_MAN_ORG 15-ABR-03 A Los últimos tres dígitos corresponderán al número consecutivo que se asigna al manual. En los casos en que el Manual sufra varias modificaciones en un periodo menor de 12 meses a partir de su autorización, se podrá anexar una hoja de registro adicional, debiendo especificarse de cuantas fojas consta el registro en el extremo superior derecho de cada una de los formatos respectivos. La siguiente es una muestra del formato: 9.1.3 INDICE Contiene la relación progresiva (utilice numeración romana) de los capítulos que integran al Manual de Organización, así como el número de página que le corresponde a cada uno de ellos. 9.1.4 INTRODUCCION En este rubro se debe explicar en forma clara y sencilla el contenido del documento, su utilidad y los fines que se pretenden cumplir a través del mismo. 18 DE 30 EJEMPLAR DE CONSULTA EJEMPLAR DE CONSULTA MANUAL GUIA TECNICA PARA LA ELABORACION Y ACTUALIZACION DE MANUALES DE ORGANIZACION 9.1.5 MARCO JURIDICO CÓDIGO: ARCHIVO: FECHA: EDICIÓN/REVISIÓN: DRH-GU-A-03-002 GUIA_MAN_ORG 15-ABR-03 A Cada área deberá indicar de acuerdo a su ámbito de competencia, las disposiciones jurídicas vigentes que regulan la organización y operación sustantiva de la unidad administrativa, aplicable al manual en cuestión. Quedando conformado por el Listado de Leyes, Decretos, Reglamentos y Acuerdos que sustenten su funcionamiento; mismo que será validado por la Dirección de Asuntos Jurídicos y Seguridad Postal. La jerarquización para la presentación de este apartado será de acuerdo con el siguiente orden: • • • • • • • • • Constitución Política Leyes Federales y Leyes Orgánicas Tratados y Convenios Internacionales Reglamentos Decretos Acuerdos Oficios Circulares Otros OBJETIVO 9.1.6 En este rubro deberá señalarse en forma clara y concreta los fines que se pretenden alcanzar con la operación y funcionamiento de la unidad administrativa, de conformidad con las atribuciones marcadas por el Reglamento Interior de la Entidad. La presentación del objetivo, se hará en orden de prioridad, sin especificar en su contenido fechas, ni cuantificación de resultados. 9.1.7. POLÍTICAS GENERALES En este apartado se describirán las situaciones que requieran establecerse como obligatorias o que por su importancia, deban enfatizarse, e indicar en su caso las sanciones administrativas que serán aplicadas por incumplimiento; las cuales deberán ser definidas a partir de disposiciones y ordenamientos jurídicos y administrativos que normen el procedimiento. 9.1.8 MISION La Misión debe expresar la razón de ser de cada Unidad Administrativa. ¿QUE ÉS? - LA MISIÓN ES LA RAZÓN DE SER DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA, LA CUAL JUSTIFICA SU EXISTENCIA - JUSTIFICA EL INTERÉS PÚBLICO PARA QUE UNA ENTIDAD RECIBA LOS RECURSOS PÚBLICOS 19 DE 30 EJEMPLAR DE CONSULTA EJEMPLAR DE CONSULTA MANUAL GUIA TECNICA PARA LA ELABORACION Y ACTUALIZACION DE MANUALES DE ORGANIZACION CÓDIGO: ARCHIVO: FECHA: EDICIÓN/REVISIÓN: DRH-GU-A-03-002 GUIA_MAN_ORG 15-ABR-03 A - ES UNA DECLARACIÓN FORMULADA POR EL GRUPO ESTRATÉGICO QUE DESCRIBE SU PROPÓSITO FUNDAMENTAL - UBICA LA IDENTIDAD DEL ORGANISMO Y LA DIRECCIÓN REQUERIDA - DETERMINA DE MANERA SINTÉTICA Y CLARA SU QUEHACER SUSTANTIVO Y ESTRATÉGICO, ASÍ COMO EL FIN PARA EL QUE FUE CREADA COMO SE CONSTRUYE - ¿QUÉ HACE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA? - ¿PARA QUÉ LO HACE? - ¿A TRAVÉS DE QUÉ LO HACE? (PRINCIPAL MEDIO) - ¿A QUIÉN SE DIRIGE? QUE CARACTERISTICAS DEBE CONTENER - GENERAR MOTIVACIÓN Y COMPROMISO ENTRE LOS INTEGRANTES DE LA DEPENDENCIA O ENTIDAD - DEFINIR EL CAMPO DE ESPECIALIDAD Y DELIMITA FRONTERAS DE RESPONSABILIDAD DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA - SER UN PÁRRAFO CORTO 9.1.9 VISION Visión: expresa el estado deseado de la Institución en el largo plazo. ¿QUE ÉS? - ES EL ESCENARIO ALTAMENTE DESEADO POR CADA UNIDAD ADMINISTRATIVA QUE SE QUISIERA ALCANZAR EN EL LARGO PLAZO. COMO SE CONSTRUYE - ¿QUÉ Y CÓMO QUEREMOS SER? - ¿QUÉ DESEAMOS LOGRAR? - ¿CÓMO QUEREMOS QUE NOS DESCRIBAN? - ¿CUÁLES SON NUESTROS VALORES? - ¿QUÉ VALOR QUEREMOS QUE NOS DISTINGA? - ¿HACIA DÓNDE QUEREMOS CAMBIAR? 20 DE 30 EJEMPLAR DE CONSULTA EJEMPLAR DE CONSULTA MANUAL GUIA TECNICA PARA LA ELABORACION Y ACTUALIZACION DE MANUALES DE ORGANIZACION QUE CARACTERISTICAS DEBE CONTENER CÓDIGO: ARCHIVO: FECHA: EDICIÓN/REVISIÓN: DRH-GU-A-03-002 GUIA_MAN_ORG 15-ABR-03 A - PERMITE ESTABLECER EL ALCANCE DE LOS ESFUERZOS POR REALIZAR, DE MANERA AMPLIA Y DETALLADA PARA QUE SEA LO SUFICIENTEMENTE ENTENDIBLE - DEBE SER POSITIVA Y ALENTADORA PARA QUE INVITE AL DESAFÍO Y A LA SUPERACIÓN, JUSTIFICANDO UN ESFUERZO EXTRA DE LA INSTITUCIÓN 9.2. CRITERIOS PARA REDACTAR FUNCIONES La estructura de este apartado se conformará como sigue dependiendo del nivel jerárquico de la unidad administrativa. 9.2.1. SUBDIRECCION DE AREA (Mandos Medios) ESTRUCTURA ORGÁNICA Se deberán representar las distintas unidades administrativas dependientes de la Subdirección de área, inclusive el nivel de oficina que en algunos casos tenga a su cargo. (consultar capitulo 6). FUNCIONES Los verbos a utilizar para iniciar la redacción deberán ser enfocados a administrar, aprobar, asegurar, asesorar, asignar, auditar, autorizar, comunicar, consolidar, controlar, coordinar, desarrollar, determinar, diseñar, distribuir, entrevistar, establecer, estandarizar, estudiar, evaluar, examinar, expedir, facilitar, formular, inspeccionar, instalar, interpretar, planear, presupuestar, programar, proporcionar, recomendar, representar, revisar, supervisar y verificar las funciones que desarrollen las unidades administrativas a su cargo. (consultar capítulo 7) 9.2.2. GERENCIA DE AREA (Mandos Medios) ESTRUCTURA ORGÁNICA Se deberán representar las distintas coordinaciones y/o subjefaturas dependientes de la Gerencia de área, inclusive el nivel de oficina que en algunos casos tenga a su cargo. (consultar capitulo 6) FUNCIONES Los verbos a utilizar para iniciar la redacción deberán ser enfocados a asignar, comunicar, controlar, coordinar, desarrollar, diseñar, distribuir, establecer, evaluar, facilitar, formular, inspeccionar, instalar, organizar, planear, programar, proporcionar, recomendar, revisar, supervisar, verificar y vigilar las funciones que desarrollen las coordinaciones y subjefaturas a su cargo. (consultar capítulo 7) 21 DE 30 EJEMPLAR DE CONSULTA EJEMPLAR DE CONSULTA MANUAL GUIA TECNICA PARA LA ELABORACION Y ACTUALIZACION DE MANUALES DE ORGANIZACION 9.2.3 COORDINACION Y OFICINA. CÓDIGO: ARCHIVO: FECHA: EDICIÓN/REVISIÓN: DRH-GU-A-03-002 GUIA_MAN_ORG 15-ABR-03 A Dado que son las ejecutantes o generadoras de las operaciones, la redacción de sus funciones se iniciará con verbos como: elaborar, imprimir, formular, recopilar, etc. (consultar capítulo 7). M ANDOS SUPERIORES Administrar Asegurar Autorizar Coordinar Controlar Determinar Dirigir Establecer Evaluar Planear Firmar Administrar Aprobar Asegurar Asesorar Asignar Auditar Autorizar Comunicar Consolidar Controlar Coordinar Desarrollar M ANDOS MEDIOS Determinar Diseñar Distribuir Entrevistar Establecer Estandarizar Estudiar Evaluar Examinar Expedir Facilitar Firmar Formular Inspeccionar Instalar Interpretar Planear Presupuestar Programar Proporcionar Recomendar Representar Revisar Supervisar Verificar 22 DE 30 EJEMPLAR DE CONSULTA EJEMPLAR DE CONSULTA MANUAL GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN CÓDIGO: ARCHIVO: FECHA: EDICIÓN/REVISIÓN: DRH-GU-A-03-002 GUIA MAN ORG 15-ABR-03 A 10. DIFUSIÓN DE LOS MANUALES DE ORGANIZACIÓN 1. Una vez validado y registrado, la Gerencia de Organización creará un archivo del manual en formato PDF para su difusión por medio de la red interna. El documento estará disponible sólo para consulta y las impresiones que se realicen contendrán la leyenda “Ejemplar para Consulta”. 2. Los manuales de organización incorporados en la red interna estarán disponibles sólo para consulta, las impresiones que se hagan a éstos contendrán la leyenda “Ejemplar de Consulta” en cada hoja. Estos documentos no estarán registrados en el “Control Documental”, por lo que es responsabilidad del tenedor asegurarse que es la versión vigente. 3. El Gerente de Organización enviará al Director de Asuntos Jurídicos y Seguridad Postal y a los titulares de las unidades administrativas responsables de su aplicación un ejemplar para su difusión a las áreas respectivas dentro del ámbito de competencia, éste contendrá la leyenda “Copia Controlada”, con el sello de su área en tinta azul. 4. El Gerente de Organización llevará el control de la cantidad de copias controladas que emita, en el que se incluirá: el nombre, puesto del titular de la unidad administrativa que lo recibe y número de copia controlada; la recepción del mismo se documentará con el acuse de recepción del mismo. 5. Los originales de los manuales de organización permanecerán bajo custodia del Gerente de Organización, facilitándolo a todo aquél usuario que lo solicite mediante la firma del valeresguardo correspondiente. 6. El Gerente de Organización será responsable que en el expediente de cada manual se encuentre la versión vigente y la inmediata anterior, ésta última debe contener la leyenda “Obsoleto”. 7. El Gerente de Organización recopilará la versión obsoleta, de acuerdo a su control de documentos, las cuales serán identificadas con la leyenda “Obsoleto”. 8. El titular de la unidad administrativa debe llevar el control de la distribución de las copias controladas necesarias para asegurar la difusión del manual en las áreas donde se realiza la actividad documentada. Estas copias deberán contener la leyenda “Copia Controlada” con el sello respectivo en tinta verde. 9. El titular de la unidad administrativa es responsable de asegurar la implantación de la normatividad, la cual debe ser conocida y utilizada por todo el personal que realiza la operación. En caso de detectar que no es funcional deberán solicitar la intervención del Gerente de Organización. 10. Los titulares de las unidades administrativas en donde se apliquen los manuales de organización son los responsables de la sustitución/destrucción de las copias controladas de las versiones distribuidas. 11. Las fotocopias a los documentos no descritos en el presente apartado no son registradas en el control documental y carecen de validez. 23 DE 30 EJEMPLAR DE CONSULTA EJEMPLAR DE CONSULTA MANUAL GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN CÓDIGO: ARCHIVO: FECHA: EDICIÓN/REVISIÓN: DRH-GU-A-03-002 GUIA MAN ORG 15-ABR-03 A 11. Acuerdo Asignación de Funciones Atribuciones Autorizar Controlar Coordinar Dependencia, Entidad Dirigir GLOSARIO DE TERMINOS ADMINISTRATIVOS Resolución o disposición tomada sobre algún asunto por un tribunal, órgano de la administración o persona facultada a fin de que se ejecute uno o más actos administrativos. Delimitar las responsabilidades, obligaciones y operaciones de cada puesto o unidad administrativa. Conjunto de funciones asignadas a una unidad administrativa, como de su competencia, mediante un instrumento jurídico administrativo. Dotar de facultades a una persona para resolver sobre los casos que se presenten en el desarrollo de las funciones que tienen encomendadas. Verificar los resultados obtenidos en relación con un estándar determinado, a fin de corregir las desviaciones para asegurar la obtención de los objetivos establecidos. Integrar las acciones administrativas de una o varias instituciones, órganos o personas para alcanzar un determinado objetivo. Denominación con que se distingue a un organismo del Sector Público o a las unidades administrativas subordinadas a éste. Impulsar, coordinar y vigilar las acciones de cada miembro y grupo de una unidad administrativa, con el fin de que el conjunto de todas ellas se realice del modo más eficaz, para el cumplimiento de los planes. Grado en el cual una organización realiza sus metas. Cumplimiento en el lugar, tiempo y cantidad de las metas y objetivos establecidos. Es el uso más racional de los medios con que se cuenta para alcanzar un objetivo predeterminado. Lista de los órganos que integran una dependencia, ordenados de acuerdo a su jerarquía y especialización. Atribuciones asignadas a los servidores públicos para ejecutar determinados actos administrativos. Conjunto de actividades afines y coordinadas, necesarias para alcanzar los objetivos de la dependencia. Unir y articular los elementos materiales y humanos que la planeación y la organización señalan como necesarios para el adecuado funcionamiento de un organismo social. Es un documento técnico administrativo empleado para presentar de manera ordenada y sistemática la información relativa a la estructura orgánica del Organismo y funciones que se realizan, defiendo la autoridad-responsabilidad conferida a cada uno de los niveles jerárquicos establecidos, así como los canales formales de comunicación y coordinación. Cabe resaltar que éste manual es de gran importancia, ya que constituye un medio para dar fluidez a la comunicación entre el personal que integra el Organismo, además de ser de utilidad para la orientación e integración del personal de nuevo ingreso. Efectividad Eficacia Eficiencia Estructura Orgánica Facultad Función Integrar Manual de Organización Metodología Nivel Jerárquico Secuencia lógica de los pasos que deben realizarse para determinar y resolver problemas administrativos por medio de un análisis ordenado. División de la estructura orgánica que comprende todos los órganos que tiene autoridad y 24 DE 30 EJEMPLAR DE CONSULTA EJEMPLAR DE CONSULTA MANUAL GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN CÓDIGO: ARCHIVO: FECHA: EDICIÓN/REVISIÓN: DRH-GU-A-03-002 GUIA MAN ORG 15-ABR-03 A Nivel Jerárquico Organograma División de la estructura orgánica que comprende todos los órganos que tiene autoridad y responsabilidad similar. Representación gráfica de la estructura orgánica que muestra la posición de las unidades administrativas que la componen y sus respectivas relaciones, niveles jerárquicos, canales formales de comunicación y líneas de autoridad. Coordinar las actividades que se realizan dentro de una Entidad para lograr el mejor aprovechamiento de los elementos materiales, técnicos y humanos en el cumplimiento de los fines que a la propia Entidad corresponden. Unidad administrativa impersonal que tiene a su cargo el ejercicio de una o varias funciones, o parte de ellas, integrada por uno o varios puestos. Fijar los cursos de acción que han de seguirse, estableciendo los principios que han de orientarlos y la secuencia de las operaciones para alcanzar los objetivos determinados. Determinar los tiempos de las actividades a realizar y recursos con que habrán de alcanzarse los objetivos preestablecidos. Unidad de trabajo específica e impersonal, constituida por un conjunto de operaciones que debe realizar, aptitudes que debe poseer y responsabilidades que debe asumir su titular, en determinadas condiciones de trabajo. Disposición normativa de una ley, para el funcionamiento administrativo de las instituciones. Obligación de atender todos los deberes y de ejercer la autoridad con base en las normas de actuación establecidas y en las facultades otorgadas. Es la verificación y comprobación de las actividades emprendidas en el desarrollo de un proceso sistemático de trabajo, acordes con programas y proyectos previamente establecidos. Una de las partes específicas que integran una dependencia, que tiene funciones propias y que indistintamente puede ser dirección, departamento, oficina u otro nivel. Es la inspección constante de las actividades que desarrolla una persona o grupo. Organizar Órgano Planear Programar Puesto Reglamento Responsabilidad Supervisar Unidad Administrativa Vigilar 25 DE 30 EJEMPLAR DE CONSULTA EJEMPLAR DE CONSULTA MANUAL GUÍA TÉCNICA PARA LA ELABORACIÓN Y ACTUALIZACIÓN DE MANUALES DE ORGANIZACIÓN CÓDIGO: ARCHIVO: FECHA: EDICIÓN/REVISIÓN: DRH-GU-A-03-002 GUIA MAN ORG 15-ABR-03 A 12. ANEXOS 26 DE 30 EJEMPLAR DE CONSULTA EJEMPLAR DE CONSULTA ANEXO 1 DIRECCIÓN DE PLANEACION ESTRATEGICA SUBDIRECCION DE DESARROLLO ESTRATEGICO GERENCIA DE ORGANIZACION NOMBRE DEL DOCUMENTO P LA N T IL LA MES AÑO MES AÑO 1 ANEXO 2 EJEMPLAR DE CONSULTA EJEMPLAR DE CONSULTA MANUAL CÓDIGO: ARCHIVO: FECHA: EDICIÓN/REVISIÓN: P LA 28 DE 30 N T IL LA 2 ANEXO 3 EJEMPLAR DE CONSULTA EJEMPLAR DE CONSULTA MANUAL CÓDIGO: ARCHIVO: FECHA: EDICIÓN/REVISIÓN: 8.-ESTRUCTURA ORGANICA SUBDIRECCION DE AREA SUBJEFATURA O COORDINACION 1 P LA SUBJEFATURA O COORDINACION 2 N GERENCIA DE AREA T SUBJEFATURA O COORDINACION 3 29 DE 30 IL LA 3 ANEXO 4 EJEMPLAR DE CONSULTA EJEMPLAR DE CONSULTA MANUAL CÓDIGO: ARCHIVO: FECHA: EDICIÓN/REVISIÓN: AREA OBJETIVO ADSCRIPCIÓN FUNCIONES P A L N T A L IL 4 30 DE 30