INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL CERTIFICADO DE TERMINACIÓN by rockman12

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									         INSTRUCTIVO DE LLENADO DEL REGISTRO DE ACCIONES
                   CÓDIGO OOM-CA-PG-005-01 REV. 4




OBJETIVO:            Proporcionar instrucciones precisas para el correcto
                     llenado del Registro de Acciones.


FRECUENCIA DE USO:   Siempre que se identifique una acción correctiva,
                     preventiva o de mejora.


SE ELABORA EN:       Original.


RESPONSABLES:        Coordinador ISO, Representante de la Dirección, Líder
                     Auditor, Responsable de la Acción, Responsable del
                     Seguimiento.



DISTRIBUCIÓN:        Original para Coordinador ISO, Representante de la
                     Dirección, Líder Auditor según sea el caso.
                         RECOMENDACIONES GENERALES


- Lea cuidadosamente el presente instructivo antes de llenar el Registro de Acciones.

- Utilice impresora o máquina de escribir con cinta de color negro.

- Utilice únicamente letras mayúsculas y números arábigos.

- No se permiten borraduras, tachaduras ni enmendaduras.

- Las firmas deben ser autógrafas con bolígrafo de tinta negra.

- Los registros de acciones no podrán ser firmados por ausencia.

- Deberán anexarse las evidencias que resulten necesarias.

NOTA: El Registro de Acciones deberá llenarse con estricto apego a los criterios
establecidos en el presente instructivo, a fin de garantizar la homogeneidad en su
llenado.




                                           2
                             LLENADO DEL FORMATO


ANVERSO                             ANOTAR:

PARTE I: EMISIÓN
( 1 ) Tipo de acción                Una X según corresponda: RAC (Acción
                                    Correctiva), RAP(Acción Preventiva), RAM
                                    (Acción de Mejora).

( 2 ) Folio                         El área que detecta la acción asignará un folio
                                    consecutivo para su identificación el cual deberà
                                    integrarse de la siguiente manera:

                                          Los primeros dos dígitos corresponderán al
                                           origen de la acción de que se trate AI
                                           (Auditoría Interna), AE (Auditoría Externa),
                                           SI (Sistema).
                                          Los siguientes dos dígitos al año de
                                           emisión de la RAC.
                                          Los tres siguientes a un número
                                           consecutivo.
                                          Los últimos a las siglas de la Unidad
                                           responsable.

                                       Ejemplo AI04001DGAIR

( 3 ) Nombre y Firma del Emisor     Nombre y firma de la persona que detecta la
                                    acción correctiva, preventiva o de mejora.
( 4 ) Fecha de Emisión              Con dos dígitos el día y mes y con cuatro dígitos
                                    el año en que se emite el Registro de Acciones.

RESPONSABLE DE LA ACCIÓN
( 5 ) Nombre                        El nombre de la persona responsable de
                                    coordinar el cumplimiento de la acción preventiva,
                                    correctiva o de mejora.

( 6 ) Puesto                        El puesto de la persona responsable de ejecutar
                                    la acción preventiva, correctiva o de mejora.

( 7 ) Fecha                         Con dos dígitos el día y mes y con cuatro dígitos
                                    el año que se le da a conocer la no conformidad
                                    al responsable de la acción.




                                      3
                                           ANOTAR:
( 8 ) Firma                                La firma autógrafa de la persona responsable de
                                           ejecutar la acción, con bolígrafo de tinta negra.
( 9 ) Área o Proceso en que se             Nombre del área o proceso en el que se ejecutará
      detecta la No Conformidad            la acción preventiva, correctiva o de mejora.

(10) Descripción      de    la  No         Describir claramente a qué observación atiende la
     conformidad real / potencial /        acción, señalando el requisito de la norma con
     beneficio de la mejora                que se relaciona. Ejemplo:


PARTE II ANÁLISIS Y SOLUCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD

(11) Herramientas         de    Análisis   Con una X la herramienta de análisis utilizada
     utilizadas: (incluir evidencia)       para definir la acción a ejecutar, incluyendo como
                                           anexo,      sin     excepción,      la    evidencia
                                           correspondiente.

(12) Descripción de la causa raíz de       Detallar de forma clara y precisa la causa raíz de
     la No conformidad                     la No Conformidad con base en la herramienta de
                                           análisis utilizada.


(13) Equipo de trabajo formado para        Nombre, puesto, área de adscripción y firma
     análisis                              autógrafa con bolígrafo de tinta negra de las
                                           personas participantes en el análisis de la causa
                                           raíz y la determinación de la acción preventiva,
                                           correctiva o de mejora (en caso de requerirlo, se
                                           pueden agregar filas).

(14) Solución sugerida      a   la   No    La descripción de la(s) acción(es) preventiva,
     conformidad                           correctiva o de mejora que se sugiere para la
                                           atención de la no conformidad, así como el
                                           nombre del responsable y con dos dígitos el día y
                                           mes y con cuatro el año que se establece como
                                           compromiso para dar cumplimiento.

(15) Responsable de la autorización:       El nombre, puesto y firma autógrafa con bolígrafo
                                           de tinta negra de la persona que autoriza la
                                           acción indicando con dos dígitos el día, mes y
                                           con cuatro dígitos el año de autorización.




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REVERSO                               ANOTAR:
PARTE III: OBSERVACIONES DEL SEGUIMIENTO DE LA VERIFICACIÓN DE
EFECTIVIDAD
(16) FECHA                  Con dos dígitos el día, mes y con cuatro el año en
                            que se realiza el seguimiento.

(17) OBSERVACIÓN                      Descripción puntual de la situación que guarda la
                                      acción preventiva, correctiva o de mejora, sujeta
                                      de seguimiento.

(18) NOMBRE Y FIRMA DEL QUE           Nombre y firma autógrafa con bolígrafo de tinta
     VERIFICA                         negra de la persona responsable de verificar la
                                      efectividad de la acción.

(19) NOMBRE Y FIRMA DEL               El nombre y firma autógrafa con bolígrafo de tinta
     RESPONSABLE                      negra de la persona responsable de ejecutar la
                                      acción.

(20) SÍ                               El responsable de la verificación registrará una “X”
                                      si en el seguimiento se detecta que la acción ha
                                      sido efectiva.

(21) NO                               El responsable de la verificación registrará una “X”
                                      si en el seguimiento se detecta que la acción no
                                      ha sido efectiva.

PARTE IV: VERIFICACIÓN DE LA EFECTIVIDAD DE LA SOLUCIÓN IMPLEMENTADA
(22) Revisión de la Acción       El nombre y firma autógrafa con bolígrafo de tinta
Implantada                       negra de la persona responsable de la Acción, así
                                 como la fecha en la que se concluye la
                                 verificación de la efectividad de la solución
                                 implantada, utilizando dos dígitos para el día y
                                 mes y cuatro para el año.


(23) Aprobación de la Efectividad y   El nombre y firma autógrafa del Miembro de la
Cierre de la Acción Implantada        Coordinación, Coordinador ISO, Representante
                                      de la Dirección o Líder Auditor, según
                                      corresponda, así como la fecha en la que se
                                      aprueba la efectividad y se cierra la acción,
                                      utilizando dos dígitos para el día y mes y cuatro
                                      para el año.




                                         5
                              Nombre del Documento:                                         Código:

                              Registro de acciones                                          OOM-CA-PG-005-01

                              Referencia al punto de la norma ISO-                          Rev. 4
                              9001:2000: 8.5.2 y 8.5.3                                      Hoja: 1 de 2
                                                      Parte I: EMISIÓN
       Tipo de Acción           Folio     Nombre y Firma del Emisor
                                                                                                      (3)
            (1)
RA          RA       RAM         (2)      Fecha de Emisión
                                                                                                      (4)
C           P

                                                 RESPONSABLE DE LA ACCIÓN
Nombre                           (5)                                                                        Firma
Puesto                           (6)
                                                                                                            (8)
Fecha                            (7)

                                       Área o proceso en que se detecta la No Conformidad
Nombre           (9)
                           Descripción de la No Conformidad real / potencial / beneficio de la mejora

(10)

                                  Parte II: ANÁLISIS Y SOLUCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD
                                                 Solución a la No Conformidad
  Herramientas de análisis utilizadas:                   Lluvia de ideas
          (incluir evidencia)
                                                         Ishikawa o Diagrama de Esqueleto de pescado
                       (11)
                                                         Otra (indíquela):

                                        Descripción de la Causa Raíz de la No Conformidad
(12)


           Equipo de Trabajo formado para análisis (no menos de dos personas, se pueden anexar mas nombres)
                                                          (13)
                Nombre                        Puesto                       Área                     Firma



Solución sugerida a la No Conformidad (se debe anexar la información soporte de la solución a la No Conformidad,
                         por ejemplo: plan de acción, formatos, reporte de auditoría, etc.)


Solución sugerida a la No Conformidad: (14)
           Acción
           Responsable
           Fecha Compromiso


                                           RESPONSABLE DE LA AUTORIZACIÓN (15)
Nombre de quien autoriza                                                                                    Firma
Puesto de quien autoriza
Fecha de autorización




                                                               6
                      Nombre del Documento:                                     Código:

                      Registro de acciones                                      OOM-CA-PG-005-01

                      Referencia al punto de la norma ISO-                      Rev. 4
                      9001:2000: 8.5.2 y 8.5.3                                  Hoja: 1 de 2

            Parte Ill: OBSERVACIONES DEL SEGUIMIENTO DE LA VERIFICACIÓN DE EFECTIVIDAD


FECHA                   OBSERVACIÓN                       NOMBRE Y FIRMA          NOMBRE Y         Replanteamiento
                                                          DEL QUE VERIFICA        FIRMA DEL
                                                                                RESPONSABLE          SI      NO

 (16)                           (17)                            (18)                  (19)          (20)     (21)




                 Parte IV: VERIFICACIÓN DE LA EFECTIVIDAD DE LA SOLUCIÓN IMPLANTADA
           Revisión de la Acción Implantada                 Aprobación de la Efectividad y Cierre de la Acción
                         (22)                                                  Implantada
                                                                                   (23)


        Nombre                  Firma         Fecha               Nombre                  Firma        Fecha
              Responsable de la Acción                    Miembro de la Coordinación / Líder Auditor /
                                                               Coordinador de ISO




                                                      7

								
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